Auditorias de Sistemas de Gestion de Calidad

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MSc. Percy Castro Rangel

Gestin de la Calidad Total


Auditoras de Sistemas de Gestin de Calidad

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Auditora - Definiciones

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Proceso sistemtico, independiente y

documentado, para obtener y evaluarse y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de

determinar la extensin en que se cumplen los

criterios de auditora

ISO 19011:2002

Auditora

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ISO 19011:2002 (requisitos para la realizacin de las

auditoras de un SGC ISO 9001 y, para el SGA especificado

en ISO 14001) contiene:

Los principios de la auditora Gestin de los programas de auditora Actividades de Auditora La competencia de los auditores

ISO 19011:2002

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Conducta tica Presentacin confiable Debido cuidado profesional Independencia Evidencia

Principios de la Auditora

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De Primera Parte (interna) De Segunda Parte (externa) De Tercera Parte (externa)

Tipos de Auditora

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Planificacin de auditoria:

Gestin de un programa de auditoria, Establecimiento de los objetivos, Competencias del equipo auditor.

Planificacin de Auditora

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Ejemplos de programa de Auditora:

Serie de auditorias internas que cubren el sistema de gestin en toda la organizacin;

Ciclo de tres aos de auditorias de certificacin y seguimiento por una entidad certificadora;

Ciclo de evaluaciones de segunda parte a proveedores existentes.

Gestin del Programa de Auditora

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Gestin del Programa de Auditorias

Autoridad para el programa

Definir el programa - Objetivos / extensin - procedimientos - recursos - responsabilidades

Implementar programa - Lista de auditores - Desarrollo plan de auditoria - Evaluacin de auditores - Seleccin equipo de auditora - Direccin de actividades de auditora - Registros

Seguimiento y revisin del Programa - Identificar oportunidades de mejora

Competencia de auditores

Actividades de auditora

mejorar el programa Actuar

Planear

Hacer

Verificar

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Ejemplo de un Programa de Auditorias

CLAVE DE AUDITORIA PLAN DE AUDITORIA

Auditoria programada

Auditoria completa y satisfactoria

Auditoria completa e insatisfactoria

Seguimiento de accin correctiva de auditora de fecha Auditora de seguimiento de accin correctiva terminada y satisfactoria

Proceso/Procedimiento/ Departamento

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC

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Funciones y responsabilidades de:

Lder del Equipo Miembros del Equipo

Funciones y Responsabilidades del Equipo Auditor

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Preparacin de la auditora in situ (debido a que se debe tener una aproximacin al lugar / procesos) (Fase 1). Entre Fase 1 y Fase 2, el tiempo no debe exceder los 6 meses.

Contacto inicial con el auditado. Revisin documental. El plan de auditora (itinerario). Auditora basada en procesos. Documentos de trabajo. Lista de verificacin de auditora.

Realizacin de la Auditora

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Cmo conducir una auditora eficaz basada en procesos? Revisin con el

responsable de la Direccin

Revisin de procesos Revisin de registros

de procesos clave

Acuerdo sobre el alcance

Entender la secuencia de actividades

Entender el funcionamiento de

Revisin documentos Plan de auditoras Elaborar check list

Seguimiento y cierre de la auditora

Reunin de cierre Presentar hallazgos

Informe de auditora y SACs

Realizacin de auditora Identificar mejoras

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Para:

Establecer los canales de comunicacin. Obtener informacin para seleccionar el equipo

auditor.

Solicitud de la documentacin y registros. Hacer acuerdos apropiados.

Contacto inicial con el auditado

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Para:

Confirmar los criterios de auditora. Aclarar el alcance de auditora. Acordar mtodos de auditora. Resolver cualquier malentendido.

Visita Pre-Auditora (Fase 1)

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Documentos y Registros:

La Poltica y objetivos documentados; Los procedimientos documentados del sistema de

gestin;

Otros documentos necesarios. Estos pueden incluir: o Evaluacin de riesgos,

o Instrucciones necesarias,

o Certificados de competencias y formacin.

Revisin documental

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Debe proporcionar la informacin necesaria al

equipo auditor, el auditado y al cliente de la

auditora. Debe permitir la calendarizacin y la

coordinacin de las actividades de auditora.

Plan de Auditora

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Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Mapeo de Proceso In

cre

me

nto

en

el n

ive

l de

de

talle

Los procesos pueden ser mapeados partiendo cada proceso en sus partes constitutivas (subprocesos) para incrementar el nivel de detalles.

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Analizando el proceso / Cuestiones clave a considerar

Recursos

con qu?

Entradas?

Proceso

Salidas?

Controles cmo?

Anlisis

qu resultados?

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Preparando para la auditora construyendo un diagrama

Recursos - con qu? - Materiales - Equipo - tiles - Mantenimiento - Instrumentos de medida - Calibracin - Mejora de trabajo

Entradas? - Requisitos de Direccin - Requisitos de clientes - Requisitos legales - Materiales o servicios de los

proveedores - Salidas de otros procesos

Salidas? - Entregables al cliente - Producto especificado,

conocimiento del servicio - Materiales desechables - Entradas de otros procesos.

Controles - cmo? Procesos de ayuda y procedimientos

- Procedimiento, instrucciones de trabajo - Plan de control - Mtodos de prueba, mtodos de calibracin - Control de proceso estadstico - Planes de accin

Anlisis - qu resultados? Indicadores de funcionamiento - Objetivos conseguidos - Cliente satisfecho - Entregado a tiempo - Cumplimiento de presupuesto

Recursos - con quin? Competencia, habilidades, formacin - Dueo de proceso - Lderes de equipo, operadores - Roles & responsabilidades - Descripcin de puesto - Competencia y habilidades - Formacin in situ y registros - Cursos de formacin y registros - Valoraciones de funcionamiento - Comunicaciones

Proceso Objetivos de procesos

Pasos de las actividades Diagramas de flujo

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Considerar:

Los procesos que toman lugar, Procedimientos relevantes, Documentos en uso, Registros, Requisitos del sistema de gestin, Requisitos legales.

Check List de Auditora

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Actividades de auditoria

Inicio de la auditoria

Reporte de auditoria

Definir objetivos, alcance y criterio Determinar viabilidad de la auditora Nombrar lder del equipo Establecer equipo de auditora Establecer contacto inicial con el auditado

Revisar documentos y registros relevantes del sistema de gestin y determinar su adecuacin

Conducir reunin de apertura Comunicacin durante la auditora Recoleccin y verificacin de informacin Generar hallazgos de auditora Preparar conclusiones de auditora Conducir reuniones de cierre

Preparar plan de auditora Asignar trabajo al equipo auditor Preparar documento de trabajo

Preparar reporte de auditora Aprobar reporte de auditora

Conduccin de auditoras de seguimiento

Conduccin de revisin de los documentos

Preparar actividades de auditoria en sitio

Conduccin de actividades de auditoria en sitio

Termino de auditoria

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Proceso de Auditoria en Sitio

Fuentes de informacin

Recopilacin de informacin mediante muestreo apropiado

Informacin

Hallazgos de auditora

Conclusiones de auditora

Verificacin

Evaluacin contra criterios de auditora

Revisin

Evidencia de auditora

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Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los criterios

de auditora y que son verificables.

ISO 19011:2002

Evidencia de Auditora

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Personas Procesos Equipos / herramientas / materiales

Documentos

La informacin relevante para la Auditora se obtiene de:

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Los hallazgos de auditora sern:

Identificados Documentados Registrados Evaluados contra los criterios de Auditora para

determinar los hallazgos de la auditora.

Hallazgos de la Auditora

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Examinar las evidencias de la auditora

Hacer preguntas abiertas Hacer referencias a las listas de

verificacin

Tomar notas: Preguntar Mirar - Escuchar

Realizacin de la Auditora

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Seis palabras importantes:

Cmo? Qu? Dnde? Cundo? Quin? Por qu?

Tcnicas para hacer preguntas

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No debe:

Dejar que le desven del tema. Dejarse influenciar o engaar. Ahogarse en un tema. Permitir que el auditado marque el ritmo de la

auditora.

Hacer suposiciones o presunciones.

Control de la Auditoria

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Debe:

Estar preparado Ser puntual Insistir que la persona entrevistada contesten por ellos mismos

Hablar lo menos posible Evitar malentendidos

Hacer preguntas claras y concisas Ser educado y tranquilo Felicitar.

Control de la Auditoria

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Auditados agresivos Auditados tmidos Personas ausentes Documentos extraviados Muestras preparadas con anticipacin (eljalas usted) Casos especiales Asuntos locales y costumbre culturales Chantajes emocionales

Estar preparado para:

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Hallazgos de Auditora Declaracin de Hallazgos Solicitud de Accin Correctiva (SAC)

Oportunidades de Mejora

Revisin de la Auditora

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Un hallazgo de Auditora puede ser una:

No Conformidad Oportunidad de Mejora

Hallazgos de la Auditora

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No Conformidad es el incumplimiento de un requisito.

Puede ser un fallo:

Por no cumplir con la Norma No implantar un proceso u otro documento

necesario

No implantar un requisito legal o contractual.

No requisito = no no conformidad

No Conformidad

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Incluye:

Visin global del hallazgo. Descripcin de la no conformidad Ejemplos de evidencias de auditora Un resumen del requisito

Declaracin de Hallazgos

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Mayor Menor

Clasificacin de SACs

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Auditor identifica NC

Ciclo tpico de Accin Correctiva

Auditor escribe declaracin de

hallazgo

NC clasificada y expedida

El Dpto. investiga y cuantifica

El Dpto. identifica causa raz

Se determina AC

Revisar / evaluar riesgos

NC cerrada

Verifica efectividad

El Dpto. aplica AC

Aprueba AC

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Puntos fuertes que pueden beneficiar a otras reas de la organizacin.

reas que preocupan. Deficiencias a las que el Auditor ha otorgado el

beneficio de la duda. Sugerencias de actuacin para mejorar la

efectividad del sistema de gestin y una reduccin

progresiva del riesgo medioambiental.

Oportunidades de Mejora

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Presentacin de hallazgos Informe de la auditora

Cierre de la auditora Accin Correctiva Estado de una SAC Revisin por la Direccin Seguimiento y cierre.

Informe de Auditora y Seguimiento

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Explicar todos los hallazgos y evidencias de forma cuidadosa y precisa;

Estar preparado para sustentar y justificar hallazgos; Evitar complicarse en argumentaciones; Disculparse ante un error y modificar o retirar la SAC

si es necesario;

Rechazar soluciones rpidas como nica solucin al hallazgo.

Reunin de Cierre

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Accin tomada para eliminar las causas de una conformidad detectada, situacin indeseable para

prevenir su recurrencia

Accin Correctiva

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Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial o de otra situacin potencial

indeseable

Accin Preventiva

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La revisin por la Direccin debe considerar:

Acciones correctivas respecto a las SACs; El anlisis de datos de las auditoras, accidentes e

incidentes;

La implantacin de acciones preventivas para eliminar ms problemas o problemas adicionales;

Oportunidades de mejora.

Mejora Continua

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