Tecnicas Auditorias de Calidad

TTTTCNICAS DE CNICAS DE CNICAS DE CNICAS DE AUDITORAUDITORAUDITORAUDITORAS INTERNASAS INTERNASAS INTERNASAS INTERNAS

DE CALIDADDE CALIDADDE CALIDADDE CALIDAD

AUDITORAUDITORAUDITORAUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD (8.2.2)AS INTERNAS DE CALIDAD (8.2.2)AS INTERNAS DE CALIDAD (8.2.2)AS INTERNAS DE CALIDAD (8.2.2)

Para quPara quPara quPara qu????

La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados auditoras internas para determinar si

el sistema de calidad:

- Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma ISO 9001 y con los requisitos del sistema de Calidad establecidos.

- Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz

Se debe:- Planificar un programa de auditora- Definir los criterios, alcance, frecuencia y metodologa de auditora- Garantizar la imparcialidad y objetividad del proceso de auditora- Los auditores no deben auditar su propio trabajo- Definir un procedimiento documentado-La Direccin responsable del rea auditada debe asegurarse de que se toman las acciones-Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin.

AUDITORAUDITORAUDITORAUDITORAS INTERNAS DE CALIDADAS INTERNAS DE CALIDADAS INTERNAS DE CALIDADAS INTERNAS DE CALIDAD

CONCEPTOSCONCEPTOSCONCEPTOSCONCEPTOS(ISO 9000, ISO 19011)(ISO 9000, ISO 19011)(ISO 9000, ISO 19011)(ISO 9000, ISO 19011)

Proceso: Proceso: Proceso: Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que transforman los elementos de entrada en resultados

AuditorAuditorAuditorAuditoraaaa: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de evidencias de evidencias de evidencias de auditorauditorauditorauditoraaaa y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de criterios de criterios de criterios de auditorauditorauditorauditoraaaa....

Criterios de Criterios de Criterios de Criterios de auditorauditorauditorauditoraaaaconjunto de polticas, procedimientos o requisitos.

Evidencia de la Evidencia de la Evidencia de la Evidencia de la auditorauditorauditorauditoraaaa::::registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios criterios criterios criterios dededede auditorauditorauditorauditoraaaa y que son verificables.

Hallazgos de la Hallazgos de la Hallazgos de la Hallazgos de la auditorauditorauditorauditoraaaa::::resultados de la evaluacin de la evidencia evidencia evidencia evidencia de la de la de la de la auditorauditorauditorauditoraaaa recopilada frente a los criterios de criterios de criterios de criterios de auditorauditorauditorauditoraaaa....

AuditorAuditorAuditorAuditor: Persona con la competenciacompetenciacompetenciacompetencia para llevar a cabo una auditorauditorauditorauditoraaaa....

Equipo Auditor: Equipo Auditor: Equipo Auditor: Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditorauditorauditorauditoraaaa, con el apoyo si es necesario de expertos texpertos texpertos texpertos tcnicoscnicoscnicoscnicos....

Experto TExperto TExperto TExperto Tcnico: Pcnico: Pcnico: Pcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditorequipo auditorequipo auditorequipo auditor....

Programa de Programa de Programa de Programa de AuditorAuditorAuditorAuditoraaaa: C: C: C: Conjunto de una o ms auditorauditorauditorauditorasasasas planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

Plan de Plan de Plan de Plan de AuditorAuditorAuditorAuditoraaaa: : : : Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditorauditorauditorauditoraaaa....

Alcance de la Alcance de la Alcance de la Alcance de la AuditorAuditorAuditorAuditoraaaa: E: E: E: Extensin y lmites de unaauditorauditorauditorauditoraaaa. . . .

Competencia: Competencia: Competencia: Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Conclusiones de la Conclusiones de la Conclusiones de la Conclusiones de la auditorauditorauditorauditoraaaa ::::Resultado de una auditorauditorauditorauditoraaaa que proporciona elequipo auditorequipo auditorequipo auditorequipo auditor tras considerar los objetivos de laauditora y todos los hallazgos de la hallazgos de la hallazgos de la hallazgos de la auditorauditorauditorauditoraaaa....

Cliente de la Cliente de la Cliente de la Cliente de la auditorauditorauditorauditoraaaa ::::Organizacin o persona que solicita una auditorauditorauditorauditoraaaa.

Auditado:Auditado:Auditado:Auditado:Organizacin que es auditada.

PRINCIPIOS DE AUDITORPRINCIPIOS DE AUDITORPRINCIPIOS DE AUDITORPRINCIPIOS DE AUDITORAAAA

Auditores:

-Conducta tica: confianza, integridad, confidencialidad y discrecin

- Presentacin ecunime. informar con veracidad y exactitud

-Debido cuidado profesional: La aplicacin de diligencia y juicio al auditar

PRINCIPIOS DE AUDITORPRINCIPIOS DE AUDITORPRINCIPIOS DE AUDITORPRINCIPIOS DE AUDITORAAAA

Auditora:

- Independencia

- Enfoque basado en la evidencia

AUDITADOAUDITADOAUDITADOAUDITADO CLIENTECLIENTECLIENTECLIENTE

AUDITORAUDITORAUDITORAUDITOR

QUIENES INTERVIENEN EN UNA AUDITORQUIENES INTERVIENEN EN UNA AUDITORQUIENES INTERVIENEN EN UNA AUDITORQUIENES INTERVIENEN EN UNA AUDITORA?A?A?A?

COMPETENCIA DEL AUDITORCOMPETENCIA DEL AUDITORCOMPETENCIA DEL AUDITORCOMPETENCIA DEL AUDITOR

Fiabilidad y confianza del proceso de auditora

DemostraciDemostraciDemostraciDemostracin de:n de:n de:n de:

-Cualidades o atributos personalesCualidades o atributos personalesCualidades o atributos personalesCualidades o atributos personales-Conocimientos y habilidadesConocimientos y habilidadesConocimientos y habilidadesConocimientos y habilidades

ATRIBUTOS PERSONALESUn auditor debera ser:

tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;

de mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;

diplomtico, es decir con tacto en las relaciones con las personas;

observador, es decir activamente consciente del entorno fsico y las actividades;

perceptivo, es decir instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones;

verstil, es decir se adapta fcilmente a diferentes situaciones;

tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos;

decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el anlisis y razonamientos lgicos; y

seguro de s mismo, es decir, acta y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

TALLER

DEFINICIN REQUISITOS DECOMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO

GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAGESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAGESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAGESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos.

NTC ISO 19011 (5)NTC ISO 19011 (5)NTC ISO 19011 (5)NTC ISO 19011 (5)

Un programa de auditora tambin incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de manera eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos

GESTION DE UN PROGRAMA GESTION DE UN PROGRAMA GESTION DE UN PROGRAMA GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIADE AUDITORIADE AUDITORIADE AUDITORIA

AV H

P

Implementar

Establecer

Seguimiento

Revisar

Mejorar


PROGRAMA DE AUDITORAS

Responsabilidad Representante de la DireccinDesignado _______________Equipo de Auditores de la Empresa

Con base en:

- Informes de auditoras internas y externas- Reclamos de los clientes- Reprocesos y sobrecostos- Objetivos de calidad- Acciones correctivas y preventivas- Mejoramiento contnuo- Solicitud o exigencia del cliente


Contenido Objetivos y amplitudRecursos

Procesos o areas a auditarResponsables y entrevistados Auditor o auditoresFecha

LugarHora de la auditoraDuracin



Aprobado por: __________________

Frecuencia: ________________

FIRMA AUDITADOPROCESO REA A AUDITAREQUIPO DE AUDITORIA

FECHA AUDITORIA LUGAR

HORA DE AUDITORIA DURACIN

FIRMA AUDITOR PRINCIPAL


Aprobado por: _________________________

Objetivos: _________________________

Amplitud:_______________________________

Recursos_______________________________________

TALLER

PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS

Con base en el mapa de procesos, y el listado de candidatos a auditores, elabore

el programa de Auditoras Internas para el ao 2006)


AV H

P

- Revisin de la documentacin- Plan de auditora- Lista de chequeo- Notificacin

- Reunin de apertura- Desarrollo entrevista- Revisin auditora- Reunin de cierre- Informe de auditora

- Seguimiento

- Solicitud y toma de acciones correctivas y preventivas

DESARROLLO DE LA AUDITORA


PREPARACIN DE LA AUDITORA

- Revisin de la documentacin- Plan de auditora- Lista de chequeo

PLAN DE AUDITORA:

- Objetivo de la auditora- Alcance de la auditora- Criterios y documentos de referencia- Fecha y lugar- Actividades, hora y duracin - Participantes


LISTA DE CHEQUEO

Gua para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones establecidas

Instrumento para reportar resultados y obtener conclusiones

Items a verificar Documentos a revisar Cargo a entrevistar Hallazgo o resultado

REQUISITO HALLAZGO CRITERIOS

Lista de chequeo Auditora Interna

Reunin de apertura presentacin de los participantes, incluyendo una

descripcin general de sus funciones;

confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de auditora;

confirmacin del horario de la auditora y otras disposiciones pertinentes con el auditado, como la fecha y la hora de la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia entre el equipo auditor y la direccin del auditado, y cualquier cambio de ltima hora;


confirmacin de los asuntos relacionados con la confidencialidad;


mtodos y procedimientos que se utilizarn para realizar la auditora,

confirmacin de los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado;

confirmacin del idioma que se va utilizar durante la auditora;

confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser informado del progreso de la misma;

mtodo de presentacin de la informacin, incluyendo la clasificacin de las no conformidades;

informacin acerca de las condiciones bajo las cuales la auditora puede darse por terminada; y

informacin acerca de cualquier sistema de apelacin sobre la realizacin o las conclusiones de la auditora.


Ayuda prctica NTC ISO 19011 (6.5.1)

TALLER

(Tarea)

Preparar la auditora (plan de auditora) para el proceso asignado utilizando la lista de chequeo, la NTC ISO 9001 y los documentos existentes.

Preparar la reunin de apertura

CONDUCCIN REAL DE LA AUDITORA

Actitud positiva, profesional y constructiva, tratando de obtener del auditado una actitud cooperativa, abierta y honesta de parte del auditado

Puntos a tener en cuenta por parte del auditor:

- Reunirse primero con el representante del rea/proceso/procedimiento

- Hablar siempre con los que realizan la tarea- Explicar el propsito de la visita- Ser calmado, corts y transmitir confianza- No hablar con altivez ni actuar con suficiencia- Hablar en forma clara y cuidadosa

RECOPILACIN Y VERIFICACIN DE LA INFORMACIN(NTC ISO 19011, 6.5.4)

Entrevistas

Observacin de actividades

Revisin de documentos

TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS

Se debe hacer preguntas abiertas y eficaces. Aquellas que invitan a un SI o NO cierran la conversacin.

- COMO - POR QU- DONDE - QUIEN- CUANDO- QU

TCNICAS PARA HACER PREGUNTAS

P Cmo planifica? - Describa el proceso...- Cmo ha establecido loscontroles para..- Cmo ha establecido los requisitos para..

H Cmo implementa? - Qu actividades?- Cmo realiza la verificacin..?

V Cmo mide? - Permtame el resultado - Cuales son los indicadores...- Cmo realiza el seguimiento?

A Qu acciones? - Qu acciones correctivas, preventivas...

- Cmo retroalimenta?

REVISIN DE LA AUDITORA(ISO 19011, 6.5.5, 6.5.6)

Revisin y conclusin de las listas de chequeo.Estudio de las notas y/o comparacin de las mismas con los miembros del equipoListado de no cumplimientos/ Redaccin de no conformidades

REUNIN DE CIERRE(ISO 19011, 6.5.7)

Proceso constructivo dirigido al mejoramiento del sistema.Se presentan las observaciones, hallazgos y conclusiones a la Direccin del auditado.

INFORME DE AUDITORA(ISO 19011, 6.6)

Despus de la auditora y de la reunin de cierre , se debe elaborar un informe escrito. Debe ser un registro completo, preciso, conciso y claro.

INFORME DE AUDITORA(ISO 19011, 6.6)

Fecha de la auditora Objetivo y alcance de la auditora Auditados y entrevistados Equipo Auditor Documentos de referencia y criterios de la auditora Resumen de los principales puntos (aspectos relevantes,

aspectos por mejorar) Hallazgos de la auditora (No conformidades y

observaciones emitidas) Conclusiones de la auditora Firma del auditor Firma del auditado y de la Direccin del rea auditada

NO CONFORMIDADES

No conformidad: Incumplimiento de un requisito (NTC ISO 9000)

CLASIFICACIN: Mayores:

- Hay algn rompimiento total de algn requisito o instruccin de trabajo crtico para la calidad del producto o el funcionamiento del sistema de calidad

- Hay ausencia total de algn procedimiento exigido por la norma- Hay varias faltas menores relativas a un procedimiento o requisito,

que al sumarlas sugieren un rompimiento total o importante

Menores:Incumplimiento en un procedimiento o instruccin o deficiencia en el

funcionamiento del sistema que no lo afecta de manera importante

Observacin:Recomendaciones sobre buenas prcticas o sugerencias para la mejora

NO CONFORMIDADES

Redaccin:

Descripcin de la no conformidad

Documentos y su revisin aplicable

Parmetro del incumplimiento

Area, procedimiento, proceso

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