Entrega de EjerciciosAutomatizacin de Procesos Administrativos 1

Cap. 1:1, 3, 5, 6, 8, 9

Captulo 1Ejercicio 1Concepto de Automatizacin

1. Identifique dos tareas que no ameritan ser automatizadas, explicando por qu.

En una cohetera, no podra automatizarse el taller de fabricacin por una maquina que hiciera los cohetes, ya que es ms econmico y seguro pagarles a empleados para que lo hagan.

Las personas generalmente cuelgan el telfono al saber que un mensaje automtico est al otro lado del aparato. En el servicio de cobranzas, no podran sustituirse a los empleados de cobros por robots puesto que este proceso requiere de negociacin y la respuesta a muchas interrogantes que solo robots demasiado caros podran tratar de hacer.

2. Identifique dos tareas que ameritan ser automatizadas, sealando cmo sugiere que se haga y por qu debe hacerse.

En la empresa donde trabajo existen 8 analistas de tiempo real con horarios de 8.5 horas diarias empezando desde las 5:00 am y terminando a las 10:00 pm. Cada uno de los analistas necesita, manualmente, marcar las actividades fuera de planeamiento para cada uno de los agentes de su departamento, lo cual hace en algunas ocasiones, que el trabajo sea imposible de realizar o demasiado impreciso. Esta es una tarea que necesita ser automatizada pues al tener un software ms actualizado del sistema que ya se usa, este podra marcar esas actividades fuera de planeamiento automticamente y entonces los analistas solo verificar los posibles errores y/o organizar el da con mayor eficiencia.

La manera en que los semforos dan va podra automatizarse si estos tuvieran sensores que reconocieran la cantidad de vehculos y el tiempo en espera transcurrido. De esta manera no tendramos que depender de los dos o tres minutos que esperamos siempre en un semforo y la polica de trnsito no tendra que hacer esta actividad, sino que tendran ms tiempo para regular las leyes de trnsito para la seguridad de todos.

3. Identifique dos tareas que hayan sido exitosamente automatizadas, cmo lo hicieron y cmo se realizaban anteriormente.

En lugar de hacer cola en el banco para sacar dinero, hoy en da existen cientos de cajeros electrnicos que permiten a los usuarios sacar dinero. Incluso, ya se pueden hacer depsitos y pagos a tarjetas de crdito en algunos de ellos.

Las compras por internet han automatizado la tarea de salir de casa para comprar algo.

Ejercicio 3Anlisis de tareas

Debe seleccionar dos tareas que se realizan en una oficina. Debe analizar cada una de estas tareas, estudiando quines las realizan, cmo lo realizan, con qu lo realizan y cundo. Tambin debe responder a la pregunta: Por qu se realiza? O visto desde otro ngulo: es importante que se realice?

Ejercicio 5Conceptos bsicos de administracin

1. Defina con sus palabras las actividades bsicas de la administracin.

La planeacin: establece la visin, la palabras las actividades bsicas de la administracin.

La planeacin: establece la visin, la misin y los objetivos de la organizacin.La organizacin: coordinacin de los recursos para que se puedan llevar a cabo los planes a fin de alcanzar las metas.La ejecucin: La realizacin de todos los planes EL control: Permite que las acciones vayan en la direccin correcta

2. Explique la importancia de ubicar una tarea de oficina dentro de las actividades administrativas.

Es importante colocar una tarea administrativa para que todo lo que hemos planeado y organizado se manifieste, y para que dicha manifestacin nos de experiencia para planear, organizar y controlar muchas ms.

3. Explique que es administracin.

Es el cumplimiento de una funcin bajo el mando de otro. Es la actividad que permite saber qu se quiere lograr y cmo se va a lograr de una manera organizada y controlada, permitiendo que todos los involucrados trabajen juntos.

Ejercicio 6Causas de la automatizacin

1. Explique las cinco razones ms comunes por las que se hace necesario automatizar.

En capacidad se requiere de un acceso ms rpido a la informacin, si aumentan los clientes, ventas o el volumen. En el control se requiere mayor exactitud, Comunicacin integracin y comunicacin en las diferentes reas de la organizacin, Costo, monitoreos y reduccin de costos. Y competitividad en el marco de la competencia la automatizacin ayuda a la atraccin de los clientes deja un margen de ventaja competitiva.2. Seleccione una oficina y describa su situacin actual. Posteriormente analice 2. Seleccione una oficina y describa su situacin actual. Posteriormente analice si se puede aplicar una o ms de estas razones comunes.

Ferretera La Central es una ferretera que ha estado abierta desde hace ya varios aos en los que ha ganado clientela y ha ampliado su surtido de productos a la venta. Son tres empleados, entre ellos la duea. Los tres empleados hacen lo mismo, limpiar, atender, con excepcin de cobrar, actividad que nicamente la duea desempea.Capacidad: La necesidad de personal suficiente para realizar las funciones que el negocio amerite. Control: Un anlisis para que las actividades que realizan los empleados sean equitativas y no trabaje uno ms que otro.Comunicacin: La necesidad de segmentar las actividades de cada uno de los empleados.Costo: Maneras en las cuales la ferretera tuviera ms entradas.Competitividad: A razn de que todo est ms organizado, la ferretera tendr que ser ms competitiva y productiva.

Ejercicio 8ResumenTrminos Conceptos ms importantes

A. Resuma con sus palaras los trminos o conceptos explicados en este captulo.

1. Qu es administrar?Es el proceso de planear en base a metas que son controladas y que requieren la colaboracin de recursos trabajando entre s.

2. Qu es eficiencia y qu es eficacia?Eficiencia en el hecho de hacer ms cosas en menos tiempo. Eficacia es el hecho de hacer tales cosas.

3. Qu es un administrador?Es el encargado de velar por que se lleven a cabo todas las actividades administrativas.

4. Qu diferencia existe entre automatizar y mecanizar?Automatizar es actividades administrativas.

4. Qu diferencia existe entre automatizar y mecanizar?Automatizar es modificar los procesos para realizar las actividades con la menor participacin humana. Mecanizar es implantar mquinas para la elaboracin de una actividad.

5. Explique cada una de las actividades administrativasLa planeacin: establece la visin, la misin y los objetivos de la organizacin.La organizacin: coordinacin de los recursos para que se puedan llevar a cabo los planes a fin de alcanzar las metas.La ejecucin: La realizacin de todos los planes EL control: Permite que las acciones vayan en la direccin correcta.

6. Defina las cinco causas ms importantes por las que se deciden automatizar las empresas.En capacidad se requiere de un acceso ms rpido a la informacin, si aumentan los clientes, ventas o el volumen. En el control se requiere mayor exactitud, Comunicacin integracin y comunicacin en las diferentes reas de la organizacin, Costo, monitoreos y reduccin de costos. Y competitividad en el marco de la competencia la automatizacin ayuda a la atraccin de los clientes deja un margen de ventaja competitiva.

7. Explique cada una de las categoras en que se clasifican las tareas administrativas. De un ejemplo.Tcnicas, Comerciales, Financieras, De seguridad, Contables y Administrativas

8. Explique qu consideraciones se deben tomar en cuenta, en lo referente al equipo, cuando se desea automatizar.Se debe tener en cuenta que no solo es de comprar el equipo, debe de tener un respaldo de un sistema para usarlo, se deben establecer equipo, debe de tener un respaldo de un sistema para usarlo, se deben establecer claramente los procedimientos. Equipar implica conocer las capacidades de los equipos.

9. Explique cul es el objetivo de la automatizacin de oficinas.Automatizar es modificar los procesos para realizar las actividades con la menor participacin humana.

10. Defina qu es productividad.Es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformacin de insumos en productos. Es decir que es el indicador que refleja qu tan bien son utilizados los recursos al momento de generar los productos.

11. Explique cada una de las categoras en las que se clasifican las tareas administrativas.Tcnicas, Comerciales, Financieras, De seguridad, Contables y Administrativas12. Explique la formula de la productividad.

Productividad=SalidasInsimos

13. Explique qu no es automatizar.Poner a funcionar equipo de cmputo.Comprar equipo electrnico de comunicaciones.Hacer cambios o mejoras en procedimientos Utilizar Microsoft Office para realizar las tareas en la oficina o cualquier software de oficinas existente.Cambiar procedimientos sin estudiar acerca del equipo que se requiere, y otros factores importantes que hagan fracasar la automatizacin.

14. Defina el trmino sistematizacin.Es visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y mtodos de trabajo que en ella se realizan, para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fcilmente incorporarse y entender cmo llevar a cabo el trabajo

15. Defina tres de los roles administrativos cmo llevar a cabo el trabajo

15. Defina tres de los roles administrativos descritos por Mintzberg.

16. Enumere las cuatro divisiones de las habilidades administrativas de acuerdo a Katz.

17. Compare las definiciones de misin y visin. En qu se diferencian.Visin es lo que se tiene propuesto alcanzar, Misin es cmo se pretende alcanzar la visin.

18. Qu es un organigrama y qu tipos existen?

Es una representacin grfica de la organizacin de la empresa.Existen de tres tipos: por su alcance, contenido y presentacin.