Autor - CEDIArepositorio.cedia.org.ec/bitstream/123456789/573/5/Manual...variedad de datos digitales...

Av. 12 de Abril S/N – Universidad de Cuenca Telf: +59374051000 Ext 2361

http://dspace.cedia.org.ec/

CEDIA (Consorcio Ecuatoriano para el Desarrollo de Internet Avanzado)

Autor:

Ing. Josefina Siguencia ([email protected])


mailto:[email protected]




El objetivo de nuestro repositorio digital dspace de CEDIA para el poryecto PNUD es hacer uso de esta herramienta con el propósito de que se pueda administrar contenido digital del proyecto siendo usado como una solución para este proyecto, en donde se puede tener información tanto de acceso publico como privado y puedan compartir información. Adema de busca tener una gran variedad de datos digitales como por ejemplo perfiles territoriales cantonales que pueden ser en diferentes formatos como: .pdf, .doc, xls, ppt, jpg. Se pueden colocar información como libros, tesis, revistas, imágenes, datos de investigación y otros contenidos. Los datos son organizados como ítems que pertenecen a una colección y cada colección a una subcomunidad o comunidad.

El repositorio digital CEDIA esta estructurado por Comunidades, cada comunidad contiene subcomunidades y colecciones. Las subcomunidades a su vez contienen Colecciones donde se almacenan los contenidos digitales relacionados con ellas. Cada colección esta compuesta de ítems que son el elemento básico de archivo y cada ítem es propietario de una colección.

En Dspace se indexa metadatos por: Autor, Tipo, Resumen, Fecha publicación, Palabras Claves

Al depositar la información a nuestro repositorio digital CEDIA se indexa en google.





Existen diferentes tipos de Usuarios en DSpace:

Usuarios Visitantes

• Son usuarios los que pueden revisar información digital que se tiene en el repositorio • Pueden descargase información digital. • Utilizar las diferentes formas de búsquedas normales, avanzadas y otras búsquedas como

por Comunidades, Autor, Titulo, Materia, Fecha.

Usuarios Registrados en Repositorio Digital DSpace

• Son usuarios que pueden revisar información digital que se tiene en el repositorio • Pueden descargar información digital. • Utilizar diferentes formas de búsqueda: normales, avanzadas y otras búsquedas como por

Comunidades, Autores, Titulo, Materia, Fecha. • Pueden utilizar el menú de Servicios:

Alertas Mi Dspace Editar Perfil

• Pueden suscribirse a una comunidad • Pueden subir información digital, si cuentan con los permisos necesarios para ciertas

colecciones o áreas. • La información que sube puede ser enviada a un usuario administrador que recibe, revisa

y aprueba a que se suba esa información al repositorio digital Dspace.

Usuarios Administradores de DSpace

• Son usuarios que pueden revisar información digital que se tiene en el repositorio • Pueden descargar información digital. • Utilizar diferentes formas de búsqueda: normales, avanzadas y otras búsquedas como por

Comunidades, Autores, Titulo, Materia, Fecha. • Utilizar el menú de Servicios:

Alertas Mi Dspace Editar Perfil

• Tienen la opción de utilizar Administración: Comunidad SubComunidad Colección Usuarios Grupos Ítems





Registrar Metadatos Registrar Formatos Beatstream Flujo de Trabajo Autorización Editar Noticias Editar Licencias Supervisores Estadísticas Papelera

• Pueden subir información digital. • Puede recibir, revisar y aprobar la información que esta enviada por los usuarios

registrados en DSpace.





USUARIOS REGISTRADOS EN DSPACE

A. Enviar, Subir Información Digital al Repositorio Dspace

1. Estar registrado el usuario, es decir tener un usuario para acceder al dspace. 2. Ingresar al sitio http://dspace.cedia.org.ec/

3. Clic en Mi DSpace en donde podrá acceder con su correo electrónico que es su usuario y su contraseña.

4. Una vez estado entrado. Damos clic en Comenzar un nuevo envió, en donde enviara la información o el documento que quiere subir y una vez revisado y aprobado por la persona autorizada en este caso el administrador, se publicara la información subida.






5. Elegimos la colección o área a la que tiene acceso el usuario, en la que se va a subir la información.

6. Describir el Item, luego de seleccionar la colección se empieza con el envió o deposito de la documentación.

• Inicio:

Lea las opciones que le dicen si no cumple ninguna de ellas no secciona ninguna. De clic en siguiente.

• Describir Llenamos los datos: Autor: Puede ser una persona, organización o servicio responsable de la creación del contenido del artículo. Se escribe primero el apellido y luego nombres nunca escribir todo con mayúsculas.





Título: Ingresar el titulo completo que se debe usar para reconocer la documentación. Serie: Algunas de las colecciones en DSpace tienen número de serie como es el caso de reportes técnicos o avances de investigación. Si la colección entra en esta categoría, debería aparecer por defecto un número en la casilla Series Nombre de serie que UD. no debe cambiar, pero tendrá que rellenar el número asignado en la casilla del número de reporte. Ejemplo:

Identificador: Si conoce un número o código único que identifique este artículo algún sistema, por favor ingréselo aquí. Pulse la flecha a la derecha de la casilla, y seleccione una de las opciones del menú desplegable. Las opciones se refieren a:

Govt.doc # - Government Document Number - e.g. NASA SP 8084 ISBN - International Standard Book Number - e.g. 0-1234-5678-9 ISSN - International Standard Serial Number - e.g. 1234-5678 ISMN - International Standard Music Number - e.g. M-53001-001-3 URI - Universal Resource Identifier - e.g.. http://www.dspace.org/help/submit.html Other - Un identificador único asignado al artículo usando un sistema diferente de los anteriores.

Tipo: Indicar el tipo de genero que se ajuste mejor a la documentación, en el caso de varios tipo de la lista, puede tener presionada la tecla “ctrl” o”shift”.

Lenguaje: Se selecciona el idioma principal del documento, en el caso de varios idiomas, puede tener presionado la tecla “ctrl”.


http://www.dspace.org/help/submit.html

http://www.dspace.org/help/submit.html




Nota: Las colecciones en Dspace están numeradas, como los informes técnicos o documentos de trabajo, si la colección esta en esa categoría se debe tener un valor por defecto en la serie con nombre y numero de serie. Se puede añadir más autores si existen, no puede usar tildes y letras Ñ y ñ.

Damos clic en Siguiente

Palabras Claves: o Subject Keywords, aquí van palabras claves en cada caja de texto que tiene el documento que va a subir, las palabras claves deben estar en minúsculas. Resumen: o Abstract, va el resumen del material. No tiene un límite de palabras el resumen. Debe ingresar un resumen para el beneficio de los usuarios finales. Patrocinadores: o Sponsor, aquí se incluye el proyecto o contrato que ha financiado el trabajo si lo hubiere. Si su artículo es producto de una investigación patrocinada, puede ingresar la información del patrocinador(es), este campo es de forma libre en donde puede ingresar cualquier nota. Descripción: Se puede incluir cualquier comentario que se considere necesario como que el trabajo ha sido presentado en un congreso.





Damos Clic en siguiente

• Subir Seleccionar la información digital a almacenar en el repositorio digital Dspace. Damos Clic en el botón Seleccionar archivo y seleccionamos el archivo a subir que pueden estar en los siguientes formatos:





Damos Clic en Siguiente para continuar.

Nota: El nombre del documento a subir no debe tener tilde o la letra Ñ o ñ.





• Verificar Describe como esta el archivo. Si todo esta correcto damos Clic en siguiente para continuar caso contrario nos permite modificar si algo no esta bien.

• Licencia Tenemos que aceptar la licencia





• Completo Indica que se ha enviado correctamente el documento para ser revisado y

aprobado por el usuario autorizado si lo tiene, caso contrario se sube automáticamente al repositorio DSpace.

7. Clic en Mi Dspace para revisar que documentos usted a enviado.





Para ver la información de los envíos aceptados damos Clic en el botón “Ver los envíos aceptados “.

EJEMPLO PARA SUBIR INFORMACIÓN AL DSPACE

1. Haciendo directamente clic en “Mi Dspace”, se mostrara una página que le pide usuario y contraseña.

Si accede por primera vez que poner su correo electrónico y dar clic en “olvido su contraseña” le pide que ingrese su correo y le envía a su correo electrónico un link en donde puede colocar su contraseña.

2. Damos clic en comenzar un nuevo envió para subir la información. Aquí también tenemos

los envíos finalizados y envíos que están en proceso de revisar. Ya que los coordinadores del proyecto serán los encargados de aprobar todo la información de todas las colecciones que se suban al dspace.





3. Seleccionar a la colección que va a subir la información en este caso a Documentación,

podrán acceder a subir información solo a las colecciones que tengan permisos.

4. Descripción del Item: luego de seleccionar Procedemos a llenar los metadatos para los ítems que vayamos a subir





5. Si la colección a donde sube el ítem tiene un usuario que tiene que aprobar primero que le avisa al correo electrónico automáticamente podemos ver en “Mi dspace” en Envíos en proceso de revisión.

Y también si no se finalizo el envió puede retomarlo dando clic en “Abrir” y luego en editar, visualizar o borrar.

6. Los usuarios asignados en este caso los coordinadores de proyecto tendrían que aprobar

el envio solicitado.





Puede aprobar o rechazar la tarea. También tiene la opción editar metadatos en caso de que algo no este correcto.





B. Buscar Información en Repositorio Digital Dspace

1. Normalmente en el menú Buscar, en búsqueda avanzada escribimos que queremos buscar.

2. Puede buscar con búsqueda avanzada en el menú Buscar, en búsqueda avanzada escribimos que queremos buscar.





3. Pueden buscar en menú Consultar, donde puede buscar por:

• Comunidades Damos Clic en cualquier comunidad y colección.





Podemos dar Clic en Titulo, Autor, Fecha o Materia. En donde le muestra una lista de todos los ítems o documentos que se tiene.





• Fecha

• Autor

• Titulo





• Materia

Nota: Todas las diferentes búsquedas que realice le llevan al mismo resultado, depende de como le es mas fácil buscar la información.

C. Suscripciones: sirven para recibir a su correo electrónico cada vez que se introduzca un

ítem a dicha colección. Para suscribirse en una colección, elegimos la colección y damos clic en suscribir.





Podemos eliminar la suscripción en el caso de que no lo desea.





NUEVA Estructura del proyecto PNUD “Estimación de Vulnerabilidad Cantonal en el Ecuador (PNUD-SNGR)”

Estimación de Vulnerabilidad Cantonal en el Ecuador (PNUD-SNGR)

1. Metodología y Guía (subcomunidad)

Resumen Proyecto/Carta presentación (archivo) (acceso público)

Metodología (colección) (acceso público)

Taller de Formación de formadores (colección) (acceso público)

2.1 Preliminares – Perfil Territorial Cantonal con enfoque de Gestión de Riesgos Cantones (una colección por cada cantón) (acceso privado)

“En este punto tienen que colocar informes borradores. Además este punto es de acceso privado para todos los Usuarios tanto Coordinadores como Universidades que tienen el acceso asignado. “

2. Perfil Territorial Cantonal con enfoque de Gestión de Riesgos. (subcomunidad)

Cantones (una colección por cada cantón) (acceso público)

3.1 Análisis de Vulnerabilidad Cantonal (subcomunidad)

Cantones (una colección por cada cantón) (acceso privado) “En este punto tienen que colocar informes borradores. Además este punto es de acceso privado para todos los Usuarios tanto Coordinadores como Universidades que tienen el acceso asignado. “

3. Análisis de Vulnerabilidad Cantonal (subcomunidad)

Cantones (una colección por cada cantón) (acceso público)

4. Gestión de Información PNUD-SNGR (Subcomunidad)

Documentación (Colección – acceso con clave) Información Geoespacial de Instituciones Rectoras (Colección – acceso con clave)


http://dspace.cedia.org.ec/handle/123456789/291

http://dspace.cedia.org.ec/handle/123456789/291




5. Gestión de Información por Universidades (Subcomunidad) “Se ha modificado los

accesos en este punto, todos los Usuarios tanto Coordinadores como de las Universidades tienen acceso a que puedan ver información de las demás instituciones educativas”

ESPE (Subcomunidad)

Cantones (subcomunidad, una por cada cantón) Documentación (Colección – acceso con clave) Información Geoespacial de Municipios (Colección – acceso con clave)

UTN (Subcomunidad) Cantones (subcomunidad, una por cada cantón)

Documentación (Colección – acceso con clave) Información Geoespacial de Municipios (Colección – acceso con clave)

UEB (Subcomunidad) Cantones (subcomunidad, una por cada cantón)


UNL (Subcomunidad) Cantones (subcomunidad, una por cada cantón)


ESPOL (Subcomunidad) Cantones (subcomunidad, una por cada cantón)


ESPOCH (subcomunidad)


UCUENCA (Subcomunidad)


Enlace para ver en el Dspace: http://dspace.cedia.org.ec/handle/123456789/291

Los Puntos resaltados con negrita son los cambios que se ha realizado en la estructura del proyecto.

Nota:

Es importante tener presente que antes de subir información Revisar que los nombres de los archivos “No tengan Tildes”, caso contrario no se podrá ver el documento.


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