Administración de Ventas

ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

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Sesión No. 11

Nombre: Control

Contextualización

Te has preguntado ¿Cuáles son los logros y objetivos planteados? El proceso de la fuerza de ventas es un ciclo con partes muy específicas, que al

realizarlas nos llevan al logro de las metas y objetivos planteados generalmente

por la dirección. Para poder llegar a ellos, es importante la constante medición

del proceso y costos de los mismos, esto permitirá asegurar las metas y

comprender el momento en que exista alguna desviación que pueda

comprometer el éxito del equipo o de algún vendedor por el logro de sus cuotas

previstas.

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Introducción al Tema

Te has preguntado ¿Cómo podemos estar seguros del avance logrado por

la fuerza de ventas?

La fuerza de ventas avanza cada día, paso a paso a través del proceso de la

venta para generar demanda y negocios, y con ello, logros económicos y

beneficios para sus clientes. Durante el trabajo diario de cada vendedor, es

probable que los recursos utilizados puedan estar mal distribuidos en alguno de

los procesos debido a alguna sobrecarga de trabajo y, quizás, se encuentren

descuidando otras. Por ejemplo, tal vez se esté utilizando demasiado tiempo

para el seguimiento de un cliente en especial y se descuide el número de

llamadas diarias que sean necesarias.

El gerente de ventas debe conocer los avances de cada uno de los vendedores

con indicadores precisos que le permitan comprender si existen problemas en

alguna parte del proceso de venta, Enrique Díez comenta al respecto: “un plan

sin control conduce, generalmente, al incumplimiento de las metas fijadas” (Díez,

2004: 187). El seguimiento personal que la gerencia realice también puede

ayudar a detectar prácticas eficientes de algunos vendedores que pueden ser de

utilidad a todo el equipo para mejorar y ser más eficientes.

Por otro lado, las direcciones general y de ventas necesitan tener conocimiento

sobre los avances logrados durante el periodo, conocer si el porcentaje de logros

es adecuado o si se deben realizar ajustes en la organización para tener los

resultados deseados.

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Explicación

Medición de Resultados

¿Qué es?

El control es una de las funciones de la administración que nos permite evaluar

en todo momento el trabajo: “las funciones de la administración son planeación,

organización y dotación del personal, dirección y control” (Hartley 2007: 389); por

tanto, es el último paso que se debe de realizar para asegurarnos que las tareas

se cumplen de acuerdo a nuestra planeación y objetivos originales.

El proceso de ventas es una de las primeras bases que se deben de tomar para

medir a cada uno de los vendedores, “el éxito de las ventas es el resultado de la

intensidad y agudeza del trabajo del vendedor. La evaluación del desempeño es

el componente de la autoadministración que brinda dirección sobre la intensidad

que debe tener el trabajo del vendedor, así como la oportunidad de determinar

cuáles estrategias funcionan mejor“ (Weitz; Castleberry; Tanner, 2005: 525).

La gerencia de fuerza de ventas debe conocer los parámetros o indicadores

necesarios para lograr las ventas acordadas, cada uno de los vendedores puede

tener diversos objetivos dependiendo de sus capacidades, tipos de productos o

mercados; por lo tanto, el seguimiento continuo es personal y está relacionado

con los resultados esperados, mismos que deben estar seccionados por

periodos específicos. Por ejemplo, la cuota de venta anual puede ser dividida en

12 meses y contar con parámetros mensuales.

Existen otros parámetros de medición que se verán a detalle más adelante,

como lo son los resultados mensuales esperados por la dirección, de forma muy

específica podemos contar el número de clientes, número de ventas logradas,

volumen de facturación, porcentaje de recompra, etc.

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Indicadores de Medición Comprendiendo la necesidad de la medición de resultados, podemos entender

que se debe medir el trabajo diario de los vendedores contra los resultados

obtenidos. Durante éste tema uniremos una variable más que son una lista de

criterios cualitativos del vendedor.

Díez en su libro “Gestión de la fuerza de venta” hace mención a Stanton y

Buskirk, quienes clasifican los indicadores o criterios de medición en

cuantitativos y cualitativos, donde los cuantitativos se subdividen en factores

de entrada y salida como veremos a continuación:

A. De entrada

I. Visitas por día

II. Días trabajados

III. Tiempo dedicado a las ventas

IV. Gastos directos de venta

• Total

• En porcentaje de ventas

• En porcentaje de cuotas (Díez, 2004: 189)

V. Otros:

• Llamadas telefónicas

• Número de reuniones con distribuidores

• Número de quejas de clientes

• Número de displays o asistencias a ferias

• Etcétera

Los factores de salida se refieren a aquellos que generen una salida de

inventario o un avance en el desarrollo de la empresa:

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B. De salida

I. Volumen de ventas

• En unidades físicas y monetarias

• Por producto

• Por correo, teléfono y entrevistas

II. Cuotas de venta

III. Participación del mercado

IV. Margen bruto

V. Pedidos.

• Número de pedidos • Valor medio de los pedidos • Pedidos por visita

VI. Clientes (Díez, 2004: 189).

Dentro de los factores de salida debemos medir cuáles fueron los logros,

resultado del esfuerzo medido en los factores de entrada, es decir, comprender

el volumen de ventas que se logró con dicho esfuerzo y la cuota de venta

alcanzada.

La participación en el mercado corresponde a lo que se ha alcanzado en relación

con lo que ha logrado la competencia, esta medida es principalmente a nivel

global de la fuerza de ventas de una empresa; si se requiere ser más específicos

por razones de motivación, se puede conocer el porcentaje que un solo

vendedor pueda obtener en relación a todo lo adquirido por la industria.

El aspecto personal del vendedor en relación con sus clientes, su aspecto o su

forma de ser tanto dentro como fuera de la empresa, permitirán que la

personalidad de la empresa y su imagen sea permeada hacia el mercado con

mayores beneficios. Por eso, cuidar los aspectos personales de los vendedores

es de gran importancia, es decir, su motivación y su cooperación con sus

compañeros, de tal forma que el ambiente interno sea agradable y lo puedan

proyectar entre los clientes.

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Conclusión

La medición de los resultados de la fuerza de venta permitirán principalmente

localizar las desviaciones a tiempo y corregirlas, evitando con ello pérdidas de

recursos y la consecuente falta de alcance de las metas anuales impuestas.

Para lograrlo debemos medir cada una de las actividades principales del

vendedor que lo lleven a cerrar un negocio y por supuesto, compararlas con los

logros obtenidos. De esta manera no sólo se corregirán errores, sino que se

podrá generar conocimiento del mercado y las actividades que requiere para

generar capacitación y re-direccionar ordenadamente los esfuerzos de la fuerza

de ventas a tiempo, para el feliz alcance de las metas establecidas.

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Para aprender más

¿Cuáles son los factores cualitativos de un vendedor?

Los factores cualitativos se refieren directamente a actitudes y aptitudes de los

vendedores:

A. Esfuerzos de los vendedores

• Cómo distribuyen el tiempo

• Planificación y preparación de las visitas

• Calidad de las presentaciones de ventas

• Capacidad para superar objeciones y para cerrar ventas.

B. Conocimiento

• Del producto

• De la empresa

• De las políticas de empresa

• De los productos y estrategias competidoras

• De los clientes

C. Relaciones con los clientes

D. Aspecto personal y salud

E. Rasgos de personalidad

• Espíritu de cooperación

• Riqueza de recursos

• Aceptación de responsabilidad

• Capacidad para tomar decisiones

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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un mapa

conceptual expliques el proceso de venta como base, tomando en cuenta las

distintas dimensiones.

Puedes realizarlo en cualquier programa especializado en mapas conceptuales,

al final tendrás que guardarlo como imagen en formato JPG, con la finalidad de

subirlo a la plataforma de la asignatura.

Recuerda que esta actividad te ayudará a entender el proceso de ventas como

base, lo cual te facilitará el estudio de Administración y fuerza de Ventas.

Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo

siguiente:

Tus datos generales

Referencias bibliográficas

Ortografía y redacción

Título

Resumen

Representación gráfica

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Bibliografía

• Diéz, E. (2004). Gestión de la fuerza de ventas. Argentina: Editorial

Deusto.

• Hartley, R. (2007). Administración de ventas. México: Grupo Editorial

Patria.

• Weitz, B.; Castleberry, S.; Tanner, J. (2005). Ventas. Estados Unidos:

McGraw-Hill.