\LM . CUn .rlSOCS ÍElA M A S

Lo.=: c u r s o g r a m a s o d iagramas de los circui tos adminis t ra t ivos o grá­ficos de procedimiento , no .son otr,i cop.3 que la represen tac ión gráfi­ca de los procedimientos o r u t i n a s . ' s tos últimos son la secuencia s i s t emát ica d^ acciones que hay que cumplir para a lcanzar cada una de las distintas finalidades de la admin i s t rac ión .

Estos gráficos o d iagramas constituyen una he r ramien ta fundimental para la simplificación y normalización de la t a rea admin i s t ra t iva .

A . VENTAJAS DEL USO DE CU RSOG RA ?v1A S.

iVIediante la utilización de es te método gráfico .se logra :

1. Mos t ra r en real idad objetivamente como funcionan los com-pKjnentes del s i s t e m a , facilitando el anál is is de su eficien­c i a .

2 . Reemplazar con ventajas los métodos de descr ipción n a r r a ­tivos y de cues t iona r ios . La visualización de un proceso facilita el examen de sus componentes y r epe rcuc iones . El mecanismo de lectura de los ot ros métodos es meaos c laro y más lento, siendo más difícil la localización de de ­ficiencias al tener que vincular párrafos a is lados ea n a r r a ­ciones generalmente e x t e n s a s .

3 . Un uso accesible de los convecionalismof- ce expres ión que s e convir t ieron en un lenguaje senci l lo y adecuado como s is tema infornaativo en s í m i s m o .

4 . Que cualquier proceso desde e l más s imple hasta el más compleio, pueda s e r relevado y d e s c r i t o .

. 5 . Adver t i r más fácilmente las debilidades y defectos de un c i r cu i t o .

6 . Fac i l i t a r la actualización de los circuitos modificados, mos­trando con mayor claridad los cambios in t roducidos .

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89

B . FUND/A MENTOS PARA LA SELECCIÓN

Lo.v gráficos de procedimiento comúnmente utilizados pueden c las i f icarse en alguno d e los s iguientes grupos

1 . Con encolumnado s imple de á r e a s , unidades orgánicas y puestos de trabajo y secuencia global cronológica de las acc iones . !• s dec i r donde cada columna del gráfico ana­liza un á r e a , una unidad orgánica o un puesto de t r aba jo . Se t ra ta de un multicolumnado que analiza hasta los pues ­tos de trabajo en que el flujo sigue una secuencia global y cronológica para todo el p r o c e s o .

" . Con encolumnado s imple de los formular ios y secuencia cronológica de las acc iones . Es decir que cada columna del gráfico analiza un e jemplar de un fo rmula r io . En e s ­te tipo de anál is is la secuencia del flujo es global y c r o ­nológica para todo el juego del formular io .

3 . Con encolumnado doble de á r e a s , unidades orgánicas y pues­tos de trabajo y de formularios y secuencia parc ia l cronoló­gica de las acc iones , y.ste s i s t ema es una combinación de los an te r io res en donde tenemos una doble e n t r a d a : puesto de trabajo y fo rmula r io . La secuencia es cronológica y se mantiene al igual que los o t ros s i s t emas pero con motivo de la forma doble de en t rada su anál is is es pa rc ia l , es d e ­c i r los flujos no se estudian en conjunto sino por sec tores ( á r e a s , unidades o rgán icas o puestos de t rabajo) .

Los métodos a u t i l izar para r e p r e s e n t a r los procedimientos cuan­do la finalidad q u e s e busca es su util ización a nivel genera l , d e ­ben s e r c laros y sin demasiados detal les que compliquen la i nme­diata comprensión de las i d e a s .

Cuando la .sin^.bología es conaplicada, los altos eiecutivo.s no d i s ­ponen generalmente del tiempo suficiente para es tud ia r su in t e r ­pretación y los de menor nivel pueden tener dificultades para cap­t a r l a .

Simbologfa Básica :

Se utilizan los símbolo? utilizados por la Amer ican Standard Me­chanical Engineering (ASIVIE), son de fácil ejecución y han

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demostrado ser suficientemente claros desde el punto de vista conceptual. í n el fondo los dos grandes campos, el de la ad­ministración y el de la ejecución de la producción, son muy similares y se puede establecer un paralelismo entre ambos. Personas y máquinas aparecen en los campos, pero a la pro­ducción o el servicio en el segundo le corresponden la infor­mación en el pr imero.

Para la realización de cursogramas administrativos, o r ep re ­sentación gráfica de los procedimientos, se propone:

a) Empleo del método gráfico de encolumnado vertical o multi-columna, en el que la secuencia de las acciones de cada sector o puesto de trabajo se representa en una misma co­lumna, siguiendo el desarrollo en sentido descendente.

b) La adopción de los símbolos ASME como base de la simbo-logía.

A continuación se desarrolla el método propuesto de la siguien­te forma:

Simbología básica. Simbología combinada. Análisis de las diferencias entre los símbolos de demora y archivos. Ubicación de los símbolos Normas de diagramación. Encolumnado. Ejemplo de aplicación.

Se desarrollan a continuación los símbolos considerados básicos detallando su graficación, denominación y descripción:

Formulario:

Se dibuja teniendo en cuenta la forma y las proporciones del for­mulario que representa. En el interior del símbolo se indica la denominación (en el centro), el código del formulario (ángulo inferior izquierdo) y el código de ejemplar (a continuación del có digo del formulario y separado del mismo por un guión).

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91

La codificación de los e jemplares e s : O para el or ig ina l , 1 para la p r imera copia, 2 para la segunda copia, y a s í s u c e s i ­vamen te .

Es te símbolo se ut i l iza:

a) en la apar ic ión o emisión del formulario en el p rocedi ­miento, graficando todos los e jemplares que in terv ienen.

b) en e l desglose de fo rmula r ios , indicando los e j empla res que in terv ienen.

c) cuando la clar idad del gráfico a s í lo aconse ja .

Lote de formularios o t a lonar io :

Representa el procesamiento en conjunto de un número de te rmi ­nado o no, de juegos o e jemplares de uno o var ios formularios Incluye el uso de e jemplares adheridos a un t a lona r io .

Cantidad grande de ejem.plares:

Representa a los formular ios que se emiten e n :

a) un gran número de e j e m p l a r e s , o

b) un número de e jempla res no normal i zado .

Se siguen las mismas indicaciones es tablecidas para el s ímbolo " fo rmula r io" , salvo que no se indica el código de los e jempla ­res .

L ib ro :

Representa a los r eg i s t ro s con hojas encuadernadas que forman un to mo .

Se siguen las m i s m a s indicaciones que para " fo rmula r io" , salvo que no se indica la cantidad de hojas pues se considera al libro como un e j e m p l a r .

Observac ión : la principal distinción de su graficación consiste en la raya ve r t i ca l que se coloca en e l m.argifl i zqu ie rdo .

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Juego do Foriaular io Loto o Ta lonar io

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Cant idad erando do o j e n p l a r o s

Co.-rmr.i ca<5o

Libro

Represen tac ión de For taular los

Curso y dirección del p roceso :

La línea representa la conexión en t re las acciones suces ivas y la flecha el sentido de la c i r cu lac ión .

Conexión secuenc ia l : La línea llena se gráfica para indicar la concatenación de una acción con o t ra y el sentido del p r o c e s o . Además puede indicar que se efectúa un t ras lado f ís ico.

Base de información: La línea cortada se gráfica para indicar un t ras lado de información que se forma de o t ro cu r so , p roceso , formular io , e t c . No debe haber desplazamiento f ís ico.

cOi.uxi').. Í ; : :CIM;CIAI.

DC r.FCJRMACIOI.

93

Operación:

Representa toda acción que se ejecuta para elaborar, modificar, t ranscribir o incorporar información.

Al costado del símbolo se indica la denominación de la acción.

Control:

Representa toda acción de verificación o cotejo.

Al costado del símbolo se indica el tipo de control.

De mora:

Representa toda detención transitoria del proceso. Este puede estar condicionado a un acontecimiento.

Al costado del dmbolo sé indica el lapso de espera o el aconte­cimiento que condiciona la continuación del proceso.

Archivo:

Representa el ordenamiento sistemático y la guarda de formula­rios o documentación.

Al costado del símbolo se indica el tipo de archivo y puede in­dicarse el lapso.

Transitorio:

Guarda temporal para su posterior consulta o procesamiento.

Definitivo: Guarda en forma permanente para su eventvial con-s ulta.

Destrucción:

Representa la eliminación o inutilización * formularios o docu-me ntos .

94

Proceso ex te rno :

Representa la iniciación o conclusión de un curso de acción que se origina o finaliza en un proceso ajeno a la e m p r e s a .

Al costado del símbolo se puede indicar e l proceso de que se t r a t a .

OPERACIÓN í NUMÉRICO

CONTROL ! ANOTA

DET'IORA í HASTA FIH DE MES

ARCHIVO TRANSITORIO : FICHERO

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95

Al te rna t iva :

Representa , en la secuencia del procedimiento, un punto llegado al cual se plantea una disyuntiva que implica una opción en t re dos o más cursos de acción pos ib les . Por ende se inician dos o más ca minos .

A r r i b a del símbolo se indica el objeto que plantea la decisión lógica . Al lado de cada sal ida se indica e l tipo de opción de que se t r a t a .

ACEPTA - ^

PRUEBA DE IMPRENTA

•riCHAZA

SÍMBOLO D £ ALTERNATIVA

E m p a l m e :

Represento la comunicación o la continuación do o con otro p ro ­ceso o procedimiento distinto del graf icado.

En su in ter ior se indica la denominación del proceso de que se t r a t a .

Procedimiento o proceso que es continuación de o t r o . Indica la conexión con un procedimiento de origen

Que exis te un procedimiento in te rca lado: Indica la conc-ión con ot ro procedimiento al cual llega y del cual vuelve .

Que e l procedimiento continúa en o t r o : Indica la conexión con o t ro procedin-ilanto en el que ae continúa la secuencia de acc iones .

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PROCESO Z

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Simbología Combinada :

Se desar ro l la a continuación las explicaciones sobre combina­ción de los s ímbolos básicos detallando su graf icac ión , deno­minación y desc r ipc ión .

Se originan en la conjugación de dos símbolos básicos o de un símbolo básico oon alguna o t ra identificación.

Representa la real ización s imultánea de ambas t a r e a s , t a l e orno s e r í a un endoso de responsabi l idad .

Al costado del símbolo se indica la denominación de la acción y el tipo de con t ro l .

OPERACIO!; Y CONTROL ; ABALIZA Y FlRlAA

Demora con archivo t r ans i t o r io ;

Representa toda detención t empora r i a del procedimiento , durante la cual se conservan ordenados los formular ios o documentación en forma s is tepat ica para facil i tar la localización p o s t e r i o r .

\ 7 ) DEMOPA COIv ARCHIVO TRANSITORIO : POR TÍUMERO ^ DE CLIEÍITES HASTA FUI DE IIES

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97

Archivo o demora; numéricos, cronológicos o alfabéticos

Representa las demoras o archivos;

A: Alfabético

C: Cronológico

N: Numérico.

La letra se coloca en el interior del símbolo.

ALPAP-L-TICO CRONOLÓGICO KÜMERICO

Análisis de los símbolos de demoras y archivos:

Dado aue las diferencias existentes entre los distintos símbolos de demoras y archivos resulta algo sutil, a continuación se ana­lizan las principales características distintivas que existen entr^ los símbolos de :

a) demora b) Demora con archivo transitorio c) archivo transitorio d) archivo definitivo

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CARACTERÍSTICA Kfipera de Acont

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Ubicai-ión de los si'mliolo.s.

Las posibles ubicaciones de los s ímbolos dentro del c u r s o g r a -ma pin idea s e r :

a) Iniciales

b) Intermedias

c) Finales

Son síiTibolos de ubicación inicia, los que originan cursos ck- a c ­ción, no siendo necesar io que llegue a ellos una línea de curso y dirección del p roceso , dado que el símbolo es el punto de par­t i da .

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Son símbolos de ubicación intermec'i.q aquellos a los cuales l l e ­ga y sale un curso de acc ión .

Son símbolos de ubicación final .aquellos en los cuales t e rmina un curso de acción.

P a r a s impl i f icar la utilización de la simbología adoptada y nor ­ma l i za r su aplicación se es tablecen las siguientes d i spos ic iones :

Líneas de curso y dirección del p r o c e s o :

Se utilizan l íneas rec tas ver t ica les y horizontsl&s . La vincula­ción en t re las mismas se efectúa niediante un t razado de un cuar to de c i rcunfe renc ia .

Uniones de líneas de cu r so y dirección del p roceso :

Las uniones de e s t a s l íneas se efoctúan mediante unos t razos curvos (un cuarto de c i rcunferencia) en el sentido de la c i r c u ­lación.

Cruces de líneas de curso y dirección del p r o c e s o :

P a r a los c ruces de líneas se utilizan puentes de media circun­ferencia de acuerdo a las necesidades de graf icación.

LINEAS UNIONES

CRUCES

100

Lineas de curso que llegan a los símbolos y parten de ello.^.

Los símbolos tienen únicamente una línea de llegada y una O más de salida según se analiza a continuación:

1 . Los símbolos de libro, operación, control, operación y con­trol, demora, demora con archivo transitorio, archivo tran­sitorio, archivo definitive, proceso externo, empalme con procedimiento o proceso que es continuación de otro y em­palme que existe con un procedimiento intercalado, sólo t ie­nen una línea de salida.

?,. Símbolo de alternativa: El símbolo de alternativa puede te ­ner dos o más líneas de salida. Cada una de el las lleva anotada la opción de que se t ra ta .

3 . Salida de formularios en coniunto: Se dibujan los formula­rios y se unen por barras oblicuas los vértices de los e em-plares que salen juntos. L? línea de salida se dibuja a par ­tir de un punto intermedio de la barra que une los vér t ices .

4 . Distribución de formulario.';: Se dibujan los ejemplares a distribuir. Partiendo de cada uno de los ejemplares, indivi­duales o en conjunto, que PC distribuyen, se dibujan las lí­neas de sal ida.

5. Distribución de ejemplares de un lote o de un talonario de formularios: Se tiene en cuenta lo establecido para formu­larios ( c y d ) salvo la llegada que s e conecta con la línea cortada.

Líneas de tra.?lado de información.

Se dibuja con línea cortada que une los dos puntos del proceso en­tre los cuales hay intercambio de información ,en un solo sentido o en ambos, según lo indica la flecha.

101

COTEJA Y FIR.HA O INFORMA

I 1 LINFAS PS mSLADO DE IKIOI MAGIOH

Emisión de fo rmula r ios :

La emisión de un formulario se gráfica en todos los casos con e l s ímbolo de operación, dibujándose a continuación e l formular io con todos s u s e j e m p l a r e s .

E¡-:iTE

E.MISION DE FORMULARIOS • i ! I

10 '

Formula r io s indis t intos:

Cuando en una a l ternat iva , un formulario pueda reempl . izar indist intamente a o t ro , se dibuja uno solo y se anotan en él las denominaciones de ambos formular ios , indicando que se ref iere a uno u o t r o .

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Formula r io s que se agregan a las l íneas del curso del p roce so .

En todos los casos se dibujará el formular io vinculado por medio de un t razo lleno a la línea principal del cu r so del p r o c e s o .

COiTECCIOIIA

COKFORÍ^A

Forntilarlo que ee abroga a l a s l i nea s del curso -del nrocoso.

Operación 6cControl oobro un ejeraplar do un fornula-r i o

F^peración o control sobre un ejemplar de un formulario.

Cuando sea necesario indicar específicamente el eiemplar de un formulario sobre el que se hará una operación o control, se di­bulará indicándo^?e la operación o control sobre la línea del cur­so del proceso del formulario que interesa , luego se unirán las líneas .

Encolumnado:

La denominación del procedimiento encabeza el gráfico. El ancho de las columnas depende del espacio requerido por la graficación

104

en cada una de las áreas de responsabilidad o de trabajo.

Cada columna se encabeza con la denominación de la función responsable .

En el caso general en el que interesa representar áreas de responsabilidad, unidades orgánicas y puestos de trabajo cada columna se encabeza con las respectivas denominaciones.

Dentro de cada área de responsabilidad,o unidad gráfica, o puesto de trabajo, según el caso, la columna de la extrema izquierda indica la supervisión.

De esta manera pueden verse gráficamente los ámbitos de su­pervisión y control.

A continuación se presenta un cursograma del procedimiento pago :> proveedores. Se propone hacer un análisis de dicha ilustración.

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