BALANCE DE COMPROBACINElBalance de Comprobacinrepresenta las sumas del debe y del haber del libro diario, las cuales tienen que ser equivalentes a las sumas del debe y del haber del libro mayor, es decir, mediante el balance de comprobacin se comprueba o se verifica si los importes de ambos libros coinciden correctamente. Este hecho indica que por cada cargo existe una cantidad igual de abono.No estarn obligados a presentar el Balance de Comprobacin:a. Las empresas supervisadas por la Superintendencia de Banca y Seguros y AFP: empresas bancarias, empresas financieras, empresas de arrendamiento financiero, empresas de transferencia de fondos, empresas de transporte, custodia y administracin de numerario, empresa de servicios fiduciarios, almacenes generales de depsito, empresas de seguros, cajas y derramas, administradoras de fondo de pensiones, cajas rurales de ahorro y crdito, cajas municipales, entidades de desarrollo a la pequea y microempresa (EDPYMES)y empresas afianzadoras y de garantas.b. Las cooperativas.c. Las entidades prestadoras de salud.d. Los concesionarios de transporte de hidrocarburos por ductos y de distribucin de gas por red de ductos.e. Los sujetos que durante el ejercicio gravable 2011 obtuvieron nicamente rentas exoneradas.f. Las Empresas Administradoras de Fondos Colectivos slo por las operaciones registradas considerando el plan de cuentas del Sistema de Fondos Colectivos.

Procedimiento para el ingreso de informacin:

El programa tiene dos opciones para el ingreso de la informacin: En forma manual. Importando un archivo de texto.Con el Plan Contable Empresarial se han incorporado nuevas cuentas al Balance de Comprobacin, en total 1055 cuentas, algunas con cdigo a 5 dgitos.Manualmente:Consiste en el ingreso directo de la informacin de cada casilla. Para ello deber seleccionar la opcin "Detalle", e ingresar al asistente "Registro de Datos Balance de Comprobacin". En este asistente se le mostrarn habilitadas, de acuerdo con el tipo de cuenta elegida, todas las casillas en las que deber consignar informacin. Es necesario que consigne informacin en todas las casillas habilitadas. En caso no tener informacin que declarar deber consignar "0".

Importando un archivo de texto:Requiere de la preparacin previa de un archivo de texto y la ejecucin del proceso de importacin de datos a travs de la seleccin de la opcin "Importar". Para efectos de la preparacin del archivo con la informacin a importar deber tomar en cuenta el formato del archivo de importacin.Para mayor facilidad, se adjunta una hoja de clculo Excel, el cual puede ser reemplazado con su informacin y posteriormente copiarlo a un archivo de texto (bloc de notas) con el nombre que se da en las instrucciones. Donde no tenga importe que declarar consigne cero (0). No ingrese los nmeros con formato de millares.Solamente debe consignar sus montos en las casillas de:Saldos incialesMovimiento del ejercicio yTransferencias y cancelaciones.Las casillas de Sumas del Mayor, Saldos, Cuentas de Balance, Resultados por Naturaleza y el Resultado del Ejercicio, que corresponde a la cuenta 891, se calculan automticamente.Es necesario que lea las instrucciones para generar el archivo de texto, que servir para la importacin de la informacin al Balance de Comprobacin del PDT.El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo est en orden, sino nicamente que la contabilidad est cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habrselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldr correcto y sin embargo la contabilidad estar mal realizada.La revisin de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y Saldos ser lo que nos d la garanta de que todo est en orden.A diferencia del Balance final, el balance de comprobacin de sumas y saldos no requiere de periodificacin contable, del clculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboracin.A estos Balances se refiere el artculo 28 del Cdigo de Comercio, al sealar que: "Al menos trimestralmente se transcribirn (al libro de inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de comprobacin"En este sentido podemos entender el Balance de comprobacin como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de comprobacin como estime necesarios.