Gestin documental con SharePointAutomatizacin del Proceso de Publicacin DocumentalNecesidadesAutomatizar el proceso de elaboracin de procedimientosEstructurar la documentacin empresarial de acuerdo a procesos empresarialesAgilizar los tiempos de revisin y autorizacin de documentosMedir el uso y aplicacin de los procedimientosSolucin a necesidadesCategorizacin gil de los documentos empresarialesSeguimiento del proceso de elaboracin, revisin y aprobacinFacilidad de acceso y operacin

Como?Uso de formatos con InfoPath 2007 Flujo de trabajo de SharePoint para la aprobacin de un documento con envos de notificaciones por correo electrnicoTablero de control del estado de aprobacin de un documentoIntegracion completa con Microsoft Office 2007DemostracinUn gerente o jefe de rea Solicitante solicita la creacin de un procedimiento para su departamento especificando la informacin general del mismo y asignando a un responsable Persona Asignada interno para su gestin

DemostracinUn encargado del rea de procedimientos Lder de Proyecto atiende la solicitud y colabora con el solicitante y la persona asignada en recabar la informacin necesaria para crear la versin borrador del documento

DemostracinEl Lder de Proyecto somete a autorizacin el documento borrador

DemostracinUna vez autorizado el procedimiento el responsable del rea de procedimientos prepara y aplica la seguridad al documento para proceder a publicarlo en la Intranet

Costo beneficioEl costo en tiempos de autorizacin de un procedimiento no automatizado es de 21 dasGestin de aprobadoresIdentificacin de cuellos de botellaEl costo en tiempos de autorizacin de un procedimiento automatizado es de 4 dasReglas de escalamiento Facilidad de uso e informacin accesible todo el tiempoConsolidacin del contenidoSolicita la creacin, modificacin, eliminacin o suspensin de un procedimiento

Solicitante

Organizacin y Mtodos asigna un lder y notifica a persona asignada y solicitante

Lder de Proyecto revisa e inicia el anlisis

Persona AsignadaPoner solicitud en anlisis

Solicitante

Persona AsignadaNueva

Modificacin

Suspensin

Eliminacin

Lder de Proyectoanaliza la informacin adjunta a la solicitud

Lder de Proyectoanaliza la informacin adjunta a la solicitudObtiene copia de la versin publicada actualmente

falta informacin?Poner solicitud en generar borrador

Se genera borrador acorde al estndar

Lder de Proyectoingresa contenido del procedimiento en el documentoNOSolicitar mas informacinSI Ya se envi la informacin?SI

1ASomete a Aprobacin

Lder de Proyectotermina el procedimiento borradoresta de acuerdo?

1A

involucrados

involucradoAprueba

Lder modifica procedimiento

SIDar comentarios y sugerencias

NOse requiere reunin?NOSIInvolucrados se renen

hubo respuesta de todos?Es eliminacin o suspensin?SISe elimina y se manda al histrico

SISe libera el documento borrador y notifican

NOInvolucrados

NO

Accede al sitio de Gerencia de Organizacin y Mtodos

Subsitio de Procedimiento 001

Subsitio de Procedimiento 002

Subsitio de Procedimiento 003

Subsitio de Procedimiento 004

Subsitio de Procedimiento 005

Procedimiento en Formato XPS

Flujo del Procedimiento

Formulario del Procedimiento

Tablero de Control

Usuario Final