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Diseño de un Manual de Auditoría Interna de la Calidad para la UFG bajo un enfoque ISO 9001:2000

136

BIBLIOGRAFIA

ISO 9001:2000

Gestión de la Calidad – Requisitos

ISO 19011:2002

Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y ambiente

FORMACION DE AUDITORES DE SISTEMAS DE CALIDAD

Asociación Española de Normalización y Certificación.

Centro de Formación, España, 2000

MANUAL DE AUDITORÍA DE CALIDAD

David Mills,

Ediciones Gestión, 1ª Edición, Barcelona 2000.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION MECANIZADO PARA LA PLANIFICACION DEL

TRABAJO DOCENTE DE LOS DECANATOS DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA BAJO

EL ENFOQUE ISO 9001:2000

Hector Ramirez, Pablo Reyes,

TESIS UFG 2002.

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE AUDITORÍA AMBIENTAL, PARA EVALUAR EL

CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS EMPRESARIALES Y NORMATIVA LEGAL APLICADAS A LA

PROTECCION DEL MEDIO AMBIENTE

Marta Zalazar, Hugo Castro

TESIS UFG 2001.

A ESTIÓN DE CALIDA


137

GLOSARIO TECNICO

ACCION CORRECTIVA

Es la acción a tomar para eliminar una no conformidad.

ACCION PREVENTIVA

Es la acción que evita la aparición de las no conformidades potenciales.

AUDITADO

Es la entidad sobre la que se realiza la auditoría.

AUDITOR

Es la persona cualificada para realizar auditorias de calidad.

AUDITORIA

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y

evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta que puntos los criterios de auditoría se

cumplen.

AUDITORIA EXTERNA

Es aquella que realiza otra entidad de una empresa con el fin de establecer una relación

contractual o bien obtener un certificado.

CLIENTE DE AUDITORIA

Es la persona o entidad que solicita la realización de la auditoría.

CRITERIO DE AUDITORIAA

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia

DOCUMENTO

Es información y su medio de transporte.


138

EVIDENCIA DE AUDITORIAA

Registros, declaraciones de hecho u otra información relevante para los criterios de auditoría.

EVIDENCIA OBJETIVA

Es un comprobante de un hecho relativo a la calidad de un bien o servicio o a la implantación

de un sistema de la calidad. Una evidencia objetiva puede ser de naturaleza cuantitativa o

cualitativa y se basa en observaciones, medidas o ensayos que son verificables.

INSPECCION

Es una medición de los procesos, se verifica la aplicación de un procedimiento.

ISO(Organización Internacional de Normalización)

Es una federación mundial de organismos nacionales de Normalización.

MANUAL DE CALIDAD

Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización.

MEJORA CONTINUA

Consiste en buscar continuamente la eficacia de los procesos de la organización, más que

esperar a que un problema le revele las oportunidades para la mejora.

NO CONFORMIDAD

Es la falta de cumplimiento de los requisitos especificados.

OBSERVACIÓN

Es la constatación de un hecho realizada en el marco dl proceso de auditoría y justificada por

evidencias objetivas.

PROCEDIMIENTO

Es la forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.


139

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA

Son las actividades que sirven para la verificación y registro de la implantación y eficacia de

las acciones correctoras.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (SGC)

Conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar la organización, en lo relativo a

la calidad.


140

ANEXOS ANEXO 1: LEY DE EDUCACION SUPERIOR, (VIGENTE DESDE 30-11-95)

ANEXO 2: REGLAMENTO DE LA ADMINISTRACION ACADEMICA DE LA

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA.

ANEXO 3: PERFIL DEL PUESTO DE AUDITOR DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD

FRANCISCO GAVIDIA (TOMADO DEL MANUAL DE FUNCIONES).

ANEXO 4: PROPUESTA: PERFIL DEL PUESTO DEL AUDITOR INTERNO DE LA

CALIDAD DE LA UFG.

Eliminado: ¶


141

APENDICES APENDICE 1: "MANUAL DE AUDITORIA INTERNA DE LA CALIDAD PARA LA

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA BAJO UN ENFOQUE ISO 9001:2000"

APENDICE 2: PERFIL DEL PUESTO DEL AUDITOR INTERNO DE CALIDAD DE LA

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA.

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

"MANUAL DE AUDITORIA INTERNA DE LA CALIDAD PARA LA UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA BAJO UN ENFOQUE ISO 9001:2000"

AUTORES: BACILIO FLORES

CAROLINA QUIJADA ROXANA ALFARO

SAN SALVADOR, DICIEMBRE-2003 EL SALVADOR, C.A.

MANUAL DE AUDITORIA INTERNA DE LA CALIDAD

UFG

Eliminado: INDICE(con Hipervinculos)¶


UFG

INDICE Pág.

INTRODUCCIÓN 1

1. GENERALIDADES 3

1.1 3

1.2

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

REFERENCIAS NORMATIVAS 3

1.3 3

1.4

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA 10

2. PLANEAMIENTO Y PROGRAMACION DE LA AUDITORIA 12

2.1 PROGRAMA DE AUDITORIA 12

2.1.1 OBJETIVOS Y ALCANCES DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 14

2.1.2 RESPONSABILIDAD, RECURSOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA

DE AUDITORIA

14

2.1.3 IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 15

2.1.4 REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 16

2.1.5 SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA 16

2.2 PLAN DE AUDITORIAS 17

2.3 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIAS 18

2.3.1 PREPARACION DE LA AUDITORIA 18

2.3.2 EJECUCION DE LA AUDITORIA EN EL LUGAR DE TRABAJO 19

2.3.3 ELABORACION Y PRESENTACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA 24

2.3.4 REUNION FINAL 25

2.3.5 TERMINACION DE LA AUDITORIA 26

2.3.6 SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA 26

3. EJECUCION DEL PROCESO DE AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD DE CALIDAD DE LA UFG

27

3.1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE LA UFG 28

3.2 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 31

3.3 GESTION DE LOS RECURSOS 35

3.4 REALIZACION DEL PRODUCTO 37

3.5 MEDICION, ANÁLISIS Y MEJORA 42

4. ANEXOS 46

Eliminado: ¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶¶

Eliminado: ¶

Eliminado: INTRODUCCION

Eliminado: I

Eliminado: GENERALIDADES

Eliminado: 3

Eliminado: 7


UFG

INTRODUCCION

La Universidad Francisco Gavidia ha implantado su Sistema de Gestión de la Calidad, el cual

contempla la existencia de un manual de calidad que ha sido diseñado para coordinar y

enfocar los esfuerzos hacia la Gestión de la calidad en cada una de las actividades donde se

desarrollan funciones operativas, con el fin de cumplir con los requisitos del alumno cuando éste

obtiene los servicios educativos.

El sistema de Gestión de la Calidad es evaluado mediante auditorias internas de calidad a fin de

verificar su eficacia continua, actualización y conformidad con los requisitos de la norma ISO

9001:2000.

El presente manual de auditoria interna de la calidad ha sido diseñado para apoyar al proceso

de auditoría interna de la calidad que es efectuado por el equipo de auditoria de la UFG.

El manual está estructurado por cuatro secciones, cuyo contenido hace referencia a cada etapa

principal del proceso de auditoría.

En la sección 1: Generalidades, presenta las generalidades de la auditoría, el objeto y

campo de aplicación, referencias normativas, términos y definiciones, además se destacan los

principios de auditorias los cuales son fundamentales en todo proceso de auditoría.

En la sección 2 : Planeamiento y Programación de la Auditoría; se presentan los

aspectos a tomar en cuenta al desarrollar un programa y un plan de auditoría interna, esto es

considerado como la planeación de la auditoría. A continuación se presenta una orientación

para los auditores, de como ejecutar una auditoria en el lugar de trabajo del auditado, generar

hallazgos y preparar las conclusiones.

La sección 3 : Ejecución del Proceso de Auditoría Interna del SGC, de la UFG, es la

médula del manual de auditoria, ya que se desarrollan los requisitos normativos de la ISO

9001:2000 y su aplicación al Sistema de Gestión de la calidad de la UFG, se hace mención de las

evidencias que debe buscar el auditor cuando audita un determinado requisito de la norma.

1 Eliminado: i


UFG

La sección 4 : Anexos, estos anexos son importantes porque poseen formatos que el auditor

puede utilizar al ejecutar la auditoria, así como una copia no controlada del procedimiento de

auditoría interna de la calidad de la UFG para ayudar a los auditores o a cualquier usuario

interesado en conocer de la auditoría.

2

Eliminado:

Eliminado: contiene una traducción certificada de la norma ISO 9001:2000 y

Eliminado: una

Eliminado: y de las normas ISO 9000.¶

Eliminado: ii


UFG

3

1.0 GENERALIDADES En una auditoría, para verificar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Calidad, se deben

determinar las áreas a revisar de acuerdo al alcance establecido, comenzando por evaluar la

aptitud de la dirección hacia la implementación, con el objetivo de sugerir las acciones correctoras.

1.1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN El presente Manual es aplicable a la Universidad Francisco Gavidia, como un apoyo para el

desarrollo de sus auditorías internas al Sistema de Gestión de la Calidad, en todos los niveles de la

institución donde se realicen operaciones fundamentales que afectan la gestión de calidad,

principalmente lo relativo al proceso enseñanza aprendizaje, el cual es documentado en el Manual

de la Calidad.

1.2 REFERENCIAS NORMATIVAS

Los documentos siguientes han sido utilizados como una orientación al desarrollo del presente

Manual:

ISO 9001:2000, Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos

ISO 19011:2002, Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y

ambiental.

1.3 TERMINOS Y DEFINICIONES ACCION CORRECTIVA

Es la acción a tomar para eliminar una no conformidad.

ACCION PREVENTIVA

Es la acción que evita la aparición de las no conformidades potenciales.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Extensión y límites de la auditoría.

ASESORIA ACADEMICA


UFG

4

Se trata del proceso en donde el estudiante es orientado por un docente idóneo, para que ejecute

el procedimiento de inscripción de asignaturas de una forma efectiva y cumpliendo la normativa

vigente para tal fin.

AUDITADO

Es la persona responsable sobre la que se realiza la auditoría.

AUDITOR

Es la persona cualificada para realizar auditorias de calidad.

AUDITORIA DE LA CALIDAD

Examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los

resultados relativos a la calidad cumplen con las disposiciones previamente establecidas, y si estas

disposiciones se llevan a cabo en forma efectiva y son adecuadas para alcanzar los objetivos

establecidos.

CLIENTE

Persona que solicita los servicios educativos de la UFG - el estudiante.

COMPETENCIA

Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA.

Consecuencia de la auditoría, proporcionada por el equipo auditor, después de la consideración de

los objetivos de la auditoría y de todos los hallazgos de la auditoría.

CONTROL

Comprobación o inspección de un proceso o actividad.

DECANO


UFG

5

Funcionario responsable de las diferentes facultades, en el caso del Centro Regional de Occidente,

las funciones de decano le conciernen al director.

DOCUMENTO

Es información y su medio de transporte.

EFICIENCIA

Está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los

recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño

establecido.

EQUIPO AUDITOR

Uno o más auditores que realizan una auditoría, ayudado por expertos técnicos si es necesario.

EVIDENCIA OBJETIVA

Es un comprobante de un hecho relativo a la calidad de un bien o servicio o a la implantación de

un sistema de la calidad. Una evidencia objetiva puede ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa

y se basa en observaciones, medidas o ensayos que son verificables.

EVALUACIÓN

Parte de Enseñanza – Aprendizaje, mediante el cual el docente emite juicios de valor sobre los

aprendizajes significativos de los estudiantes.

EXPEDIENTE ACADEMICO

Carpeta física que contiene la documentación de los requisitos de ingresos del estudiante. El

expediente académico de cada estudiante se tiene también en forma electrónica y contiene el

registro de las asignaturas aprobadas, asignaturas reprobadas y movimientos académicos

realizados en cada ciclo académico.

HALLAZGO DE AUDITORIA


UFG

6

Es un resultado de la evaluación de las evidencias de la auditoría frente a los criterios de

auditoría.

INSPECCION DE CALIDAD

Actividad que consiste en constatar la correcta aplicación de los procedimientos con el fin de que

se cumplan los objetivos propuestos. Esta actividad es desarrollada por los docentes delegados por

el decano en calidad de inspectores.

MANUAL DE CALIDAD

Es el documento base del sistema de gestión de la calidad que establece toda la filosofía de

implantación del modelo de calidad adoptado. Establece el alcance del sistema, los requisitos para

su cumplimiento y la política y los objetivos de calidad de la UFG.

MEDICION

Actividad por la cual se comprueba por métodos establecidos, el cumplimiento de las

especificaciones o estándares definidos en los procesos de servicio.

MEJORA CONTINUA

Consiste en buscar continuamente la eficacia de los procesos de la organización, más que esperar

a que un problema le revele las oportunidades para la mejora.

METODO

Es la forma sistemática y ordenada por la cual se realiza una medición o actividad de control.

METODOLOGÍA DE APRENDIZAJE

Conjunto de estrategias de enseñanza aprendizaje, empleados por el docente en el aula.

NO CONFORMIDAD

Es la falta de cumplimiento de los requisitos especificados.

OBSERVACIÓN


UFG

7

Es la constatación de un hecho realizado en el marco del proceso de auditoría y justificada por

evidencias objetivas.

OFERTA ACADEMICA

Es el documento que contiene la programación de asignaturas, los horarios, números de grupos de

cada asignatura y códigos de aula; que en conjunto suman distintas alternativas que poseen los

estudiantes en el desarrollo de la actividad de inscripción de asignaturas durante el inicio de su

estudio.

ORGANIGRAMA

Esquema de la organización de la Universidad.

PEA

Proceso Enseñanza - Aprendizaje, mediante el cual el docente (como mediador) y el estudiante

(como protagonista), constituyen nuevos procedimientos que tienen un significado nuevo para el

estudiante.

PLAN DE AUDITORIA

Descripción de las actividades in situ y los preparativos de una auditoría.

PLAN DE CALIDAD

Documento que específica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe

aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

PLAN DE ESTUDIO O PENSUM:

Corresponde al conjunto de asignaturas de una carrera universitaria específica. Cada plan de

estudios contiene el correlativo de asignaturas, un código que identifica al plan de estudio, el

nombre de la asignatura, el código de asignatura y las unidades valorativas correspondientes.

PLAN DE INSPECCION


UFG

8

Es un formato definido para implantar la metodología de seguimiento de inspección de calidad de

los procesos.

PLANTA DOCENTE

Conjunto de docentes seleccionados en una facultad para impartir las diferentes asignaturas del

ciclo electivo, consignados en la oferta académica.

PRESUPUESTO

Cálculo o cómputo anticipado de los ingresos y gastos de la UFG.

PROCEDIMIENTO

Es toda instrucción definida por cualquier medio (escrito, electrónico o magnético) que establezca

ordenada y cronológicamente lo que las personas designadas tienen que hacer y que están ligadas

a sus funciones operativas o administrativas.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Conjunto de una o más auditorías, planificadas para un período de tiempo específico y dirigidas

hacia un propósito específico.

REGISTRO

Son evidencias del seguimiento o cumplimiento de las instrucciones definidas en los documentos.

RECURSOS DIDÁCTICOS

Medios empleados por el docente para facilitar el proceso enseñanza - aprendizaje.

REVISIÓN DE EXPEDIENTE ACADEMICO

Consiste en verificar la situación académica del estudiante, se revisa que el expediente tenga toda

la documentación requerida, el CUM obtenido según reglamento, servicio social entre otros.

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Percepción del cliente, en este caso los estudiantes sobre el grado en que se han cumplido sus

requisitos.


UFG

9

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA

Son las actividades que sirven para la verificación y registro de la implantación y eficacia de las

acciones correctoras.

SERVICIO NO CONFORME

Servicio que se presta incumpliendo la forma prevista de ejecutarlo que genera insatisfacción al

cliente.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (SGC)

Conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar la organización, en lo relativo a la

calidad.

SISTEMATIZACION

Es un proceso metodológico que se basa en ordenar o dar a la organización un conjunto de

elementos en el cual todos sus miembros participen.

SUGERENCIA

Idea o planteamiento brindado por el cliente: alumno con la finalidad de mejorar o modificar un

servicio, un problema o una insatisfacción.

1.4 PRINCIPIOS DE AUDITORIA


UFG

10

La auditoría se caracteriza por depender de un número de principios. Estos hacen a la auditoría

una herramienta eficiente y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionando

información sobre la cual se puede actuar para mejorar el desempeño. La adhesión a esos

principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría que sean

relevantes y suficientes.

Los principios siguientes se asocian a los propios auditores:

Conducta ética- el fundamento de la profesionalidad.

La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción son esenciales en la auditoría.

Presentación imparcial- la obligación de informar con sinceridad y exactitud.

Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y no resueltos o de

las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado.

Cuidado profesional debido- la aplicación de diligencia y criterio en la auditoría.

Los auditores proceden con cuidado de acuerdo con la importancia de la tarea que deben

desempeñar y la confianza puesta en ellos por las autoridades de la organización o por otras

partes interesadas.

Los principios de auditoría adicionales están relacionados con el proceso de auditoría. Un auditor

es por definición independiente y sistemático y estas características están estrechamente

relacionadas con los siguientes principios de auditoría:

Independencia- la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la

auditoría.

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estan libres de sesgo y

conflicto de intereses. Los auditores mantienen un estado de ánimo objetivo a lo largo del

proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones estarán basadas sólo

en la evidencia.

Evidencia - la base racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fidedignas y

reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.

La evidencia en la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información

disponible, ya que una auditoría es llevada a cabo durante un período de tiempo y con


UFG

11

recursos finitos. El uso apropiado de la toma de muestras está estrechamente relacionado con

la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.


UFG

12

2.0 PLANEAMIENTO Y PROGRAMACION DE LA AUDITORIA

2.1 PROGRAMA DE AUDITORÍA El propósito de un programa de auditoría es planear el tipo y número de auditorías e identificar y

facilitar los recursos necesarios para llevarlas a cabo. El programa de auditorías puede incluir

auditorías con diversidad de objetivos, también la UFG puede establecer más de un programa de

auditoría.

La alta dirección de la UFG debe otorgar la autoridad para la gestión del programa de auditoría. El

responsable de la gestión del programa de auditoría es el Director de Calidad con el apoyo del

equipo de auditores, los cuales deben:

Establecer los objetivos y alcance del programa de auditoría.

Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos del programa de auditoría.

Asegurarse de la implementación del programa de auditoría.

Asegurarse de que los registros del programa de auditoría se mantienen.

Controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría.


UFG

13

En la siguiente figura9 se ilustra la aplicación del ciclo Planificar - Hacer - Verificar - Actuar a la

gestión de el programa de auditoría.

9 Norma ISO 19011:2002

Autoridad para el programa de auditoría.

Definición del programa de auditoría.

Objetivos/alcance Responsabilidades

Recursos

Implementación del programa de auditoría.

Evaluación del auditor Dirección de actividades de

auditoría. Registro

Seguimiento y revisión del programa de auditoría

Identificación de. oportunidades de mejora.

Mejora del programa de

auditoría.


UFG

14

2.1.1 OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORIA.

OBJETIVOS

Deben establecerse los objetivos del programa de auditoría para dirigir la planificación y realización

de las auditorías. El objetivo puede ser obtener la certificación, mejorar el sistema de calidad,

evaluar a un proveedor, identificar riesgos potenciales que afecten al sistema, detectar la mala

prestación de un servicio, etc.

ALCANCE

Habrá que definir claramente que elementos del sistema de calidad van a ser auditados y con que

profundidad. El alcance estará influenciado por:

La frecuencia y cantidad de las auditorias que se realicen.

Los resultados de las auditorias previas o de la revisión de un programa de auditoría previo

mediante las cuales se identificaron las áreas de mayor recurrencia en términos de no

conformidades o los requisitos normativos en que la UFG haya incurrido en no conformidades.

Cambios significativos en las operaciones de los procesos.

Cambios organizativos.

Programación de actividades de mejora continua.

2.1.2. RESPONSABILIDADES, RECURSOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

RESPONSABILIDADES

El responsable de gestionar el programa de auditoría, Director de Calidad, debe tener

conocimientos generales de los principios de auditoría, la competencia del auditor y la aplicación

de técnicas de auditoría.

El Director de Calidad debe:

Definir, implementar, controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría.

Identificar y proveer recursos para el programa de auditoría.


UFG

15

RECURSOS

Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditoría debe tenerse en cuenta:

Recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades

de auditoría.

Los procesos para alcanzar y mantener la competencia del auditor y para mejorar el

desempeño del auditor.

La disponibilidad de los auditores.

La duración de las auditorías.

Transporte y alojamiento(cuando sea necesario).

PROCEDIMIENTOS.

Los procedimientos del programa de auditoría deben incluir:

La planificación y el programa de auditorias.

La seguridad en la competencia de los auditores y del jefe del equipo auditor.

La realización de las auditorías.

El mantenimiento de los registros del programa de auditoría.

2.1.3 IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA.

La implementación del programa debe incluir:

La codificación de cada auditoría programada sistema año - código lógico( 00-000),primeros

dos dígitos = año, tres dígitos finales = orden lógico de programación.

La comunicación del programa de auditoría al Rector, Comité de calidad, equipo de auditoría,

Directores, Decanos, Coordinadores y encargados de área.

Asegurarse de la designación de los auditores.

Asegurarse del comportamiento de los auditores de acuerdo con el programa de auditoría.

Asegurarse del control de los registros de las actividades de auditoría.

Asegurarse de la revisión y aprobación de los informes de auditoría.

Asegurarse del seguimiento de la auditoría, si procede.


UFG

16

2.1.4 REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

Los registros de auditoría son considerados como registros de calidad, los cuales son custodiados

por el Director de Calidad, para demostrar la implementación del programa de auditoría y deben

incluir:

a) Registros de auditorias individuales, tales como:

Planes de auditoría interna

Informes de auditoría interna

Informes de no conformidades/oportunidades de mejora

Informes de acciones correctivas y preventivas

Seguimiento de acciones correctivas y preventivas

b) Resultados de la revisión del programa de auditoría.

c) Registros del personal de auditoría, tales como:

Evaluación de auditores

Formación de auditores

2.1.5 SEGUIMIENTO Y REVISION DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

La implementación del programa de auditoría debe seguirse y revisarse trimestralmente para

asegurar si se han cumplido los objetivos y para identificar las oportunidades de mejora.

El seguimiento debe llevarse a cabo mediante el uso de indicadores de desempeño que midan, por

ejemplo:

La aptitud del equipo de auditoría para implementar el plan de auditoría

La conformidad con los programas y calendarios de auditoría

El tiempo tomado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditoría

Los resultados de la revisión del programa de auditoría pueden llevar a cabo a acciones

preventivas y correctivas y a la mejora del programa de auditoría.

ANEXOS:

ANEXO 1: PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LA CALIDAD

ANEXO 2: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA


UFG

17

2.2 PLAN DE AUDITORÍA

El auditor jefe es responsable de preparar el plan de auditoria que de la información necesaria al

equipo auditor y al auditado. Este plan debe facilitar el calendario y la coordinación de las

actividades de auditoría, acordando las fechas, las unidades a evaluar, la disponibilidad de los

auditados, etc. Recogerá estos datos documentados y los hará de conocimiento del Director de

Calidad y del auditado.

El plan de auditoría debe contener la siguiente información:

Los objetivos y el alcance de la auditoría

La identidad de las personas que tienen responsabilidad directa con las áreas a auditar. Por lo

general es la persona de más alto rango.

Los documentos de referencia (tales como la norma del sistema de calidad, manual de calidad

y procedimientos)

La fecha en que ha de realizarse.

La identidad de los miembros del equipo de auditoría asignados y sus responsabilidades.

La identificación de las áreas o procesos que se van a auditar.

La fecha y la duración prevista para cada actividad principal de la auditoría.

Distribución de recursos necesarios.

El plan de auditoría se debe diseñar con flexibilidad y con la posibilidad de efectuar cambios en

función de la información que se vaya recogiendo.

El plan debe ser revisado y aceptado por el auditado antes de que comiencen las actividades de

auditoria en el lugar de trabajo. Si el auditado objeta alguna de las previsiones del plan de

auditoría, deben comunicarse inmediatamente al auditor jefe. La solución debe buscarse entre el

auditor jefe y el auditado.

ANEXOS:

ANEXO 3: PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD


UFG

18

2.3 REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

Esta sección proporciona al auditor y equipo de auditoria los fundamentos y principios sobre el

"Cómo auditar" de una manera lógica. Es de aclarar que esta es una guía general, ya que, lo

determinante en una auditoría son los criterios y principios de cada auditor.

2.3.1 PREPARACION DE LA AUDITORIA

Los documentos de trabajo que se suelen usar en las auditorias de calidad son:

Listas de comprobación.

Formularios para recoger las observaciones de la auditoria.

Formularios para consignar las evidencias que soportan las conclusiones obtenidas por los

auditores.

Los documentos de trabajo se pueden retener, al menos, hasta que se termine la auditoría.

Aquellos que contengan información confidencial del auditado y por consiguiente de la UFG deben

ser guardados adecuadamente durante todo el tiempo por los miembros del equipo de auditoría.

Se analizará que función cumple cada uno de estos documentos en la realización de la auditoria.

Listas de comprobación

Son guiones preparados por el auditor o equipo auditor para realizar, de una manera ordenada y

secuencial, la auditoria.

Se recogen, a modo de cuestionarios, todos aquellos datos, preguntas, problemas, puntos etc, que

son necesarios estudiar más a fondo, que no quedan claros en la documentación, o aquellos que

se eligen para revisar.

Los fines con los que se elaboran estas listas son:

Recopilar ordenadamente la información aplicable expresada en forma de cuestiones.

Establecer una secuencia ordenada en el proceso real de auditoria.

Evitar improvisaciones sobre temas fundamentales.

Recopilar y anotar respuestas que servirán de aclaración a la hora de tomar decisiones.


UFG

19

No es obligatorio que el auditor utilice estas listas. Sin embargo suelen ser especialmente útiles

para auditores inexpertos, ya que proporcionan un guión recordatorio que asegura la continuidad y

profundidad de la auditoría, evitando pérdidas de tiempo en busca de información no esencial.

Por el contrario, su uso presenta un inconveniente importante; si el auditor se ciñe excesivamente

al contenido de la lista y no hace preguntas en el transcurso de la auditoría puede perder la

oportunidad de obtener informaciones interesantes que ayuden a la mejora del sistema. Hay que

tener en cuenta que las listas de chequeo se preparan con la visión limitada, contenida en los

documentos requeridos al auditado y, frecuentemente, se obtiene nueva información durante el

desarrollo de la auditoría.

Formularios

Generalmente se cuenta con formularios en los que el auditor recoge observaciones de las

auditorías y las evidencias objetivas de no cumplimiento del sistema de la calidad que soportan las

conclusiones obtenidas. Además, estas hojas suelen incorporar un espacio para indicar el apartado

o párrafo incumplido del documento de referencia contra el que se audita.

Este tipo de formularios son conocidos como “informes de desviaciones” o “informes de no

conformidad”1011, el auditor utilizará el informe de no conformidad/oportunidad de mejora anexo

al procedimiento de auditoría de la UFG. Se emplean como documento formal para poner en

conocimiento del auditado los fallos o incumplimientos detectados en la auditoría. Estos

formularios también pueden incluir un espacio para que el auditado consigne las observaciones

que estime oportunas y, en su caso, las acciones correctoras para solucionar las deficiencias.

2.3.2 EJECUCION DE LA AUDITORÍA EN EL LUGAR DE TRABAJO

Una vez que el auditor o equipo de auditores han preparado la auditoría, el siguiente paso es la

realización de la misma.

Los pasos que componen la ejecución de la auditoría son:

1. Reunión inicial

2. Desarrollo de la auditoría

10ANEXO 4: INFORME DE NO CONFORMIDAD/OPORTUNIDAD DE MEJORA

Eliminado: ¶

Eliminado: ¶


UFG

20

1. Reunión inicial

Toda auditoría de calidad debe comenzar con una reunión del equipo auditor con los responsables

de la actividad a auditar. En ella se recuerdan los objetivos y alcance de la auditoría y se confirma

la agenda.

Esta reunión debe ser corta, ya que su única finalidad es dar un comienzo formal al proceso de

auditoría. El orden del día de una reunión inicial puede ser el siguiente:

Se presentan los miembros del equipo de auditoría asignado al auditado.

Se recuerda el objeto y alcance de la auditoría.

Se confirma que el plan de auditoría es satisfactorio y se puede cumplir.

Se presenta un resumen de los métodos y procedimientos que se van a utilizar.

Se invita al auditado a que pregunte a los auditores aquello que quieran.

Se cierra la reunión para comenzar con la auditoría.

Este orden del día es un ejemplo que puede ser válido, pero no es el único. Cada auditoría es

diferente y los puntos pueden variar:

2. Desarrollo de la Auditoria

Tras la reunión inicial, el equipo auditor siguiendo el plan de auditoría, se dirigirá a las áreas o

departamentos para comenzar la evaluación.

Esta fase de la auditoría comprende dos actividades fundamentales: la elección y toma de muestra

para encontrar evidencias y el posterior estudio de los datos obtenidos.

Las muestras que proporcionan evidencias objetivas se obtienen a través de:

Entrevistas

Observación de actividades

Revisión de documentos

Es importante lo que el auditado dice en su documentación pero debe probarlo en la practica.


UFG

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Ayuda práctica- Fuentes de información y de llevar a cabo entrevistas

Las fuentes de información escogidas pueden ser:

a) Entrevistas con empleados.

b) Observación de actividades.

c) Documentos, tales como la política, los objetivos, los procedimientos.

d) Registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de auditorías.

e) Informes de otras fuentes, tales como clientes.

f) Bases de datos computarizadas e Internet.

Las entrevistas son uno de los medios importantes de recabar información y se deben de llevar a

cabo de una manera adaptada a la situación y a las personas entrevistadas. El auditor debe

considerar lo siguiente:

a) Las entrevistas se deben llevar a cabo con personas de diferentes niveles y funciones que

desarrollen tareas dentro del alcance de la auditoría.

b) Las entrevistas deben llevarse a cabo durante las horas normales de trabajo.

c) Se debe de hacer lo posible para tener calmado o tranquilo al entrevistado.

d) Se debe explicar la razón para la entrevista.

e) La entrevista puede consistir inicialmente en preguntar a la persona que describa su trabajo.

f) Deben evitarse las preguntas que predisponen las respuestas.

g) Los resultados de las entrevistas deben ser resumidos y revisados con la persona que ha sido

entrevistada.

h) Se le debe agradecer a la persona su participación y cooperación.

El objeto con el que se desarrolla la auditoría no podrá realizarse de forma correcta si el auditor no

dispone de pruebas y evidencias objetivas en las que pueda fundamentar sus conclusiones. Por

ello, el auditor debe ser capaz de encontrar hechos sobre los que construir sus conclusiones y,

además, poder probarlos.

Las siete reglas básicas para realizar una auditoría con éxito son:

Seguir el plan de auditoría, desviándose únicamente por razones justificadas.


UFG

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Escribir todas las observaciones de la auditoría, tanto deficiencias como situaciones aceptables,

anotando detalles específicos que se puedan comprobar: números de referencia, fechas,

nombres, etc.

Verificar la información obtenida a través de entrevistas con otras fuentes independientes

como la observación física, la medición y los registros.

No solicitar ejemplos, pedir la lista de planos, de contratos, etc. y elegir muestras al azar, o ir a

los archivos y elegir la carpeta.

Anotar los indicios de no conformidad, si parecen importantes, aún cuando no hayan sido

incluidos en la lista de no conformidades a investigar.

Ante una no conformidad, comprobar si ésta es fortuita o sistemática, analizando otras

muestras.

Seguir con especial cuidado los puntos abiertos en auditorías anteriores.

Es importante que exista una continua comunicación entre los propios auditores sobre como se

está desarrollando la auditoría y lo que ha encontrado cada uno de ellos, para tener una visión

global y actuar en consecuencia.

Si es necesario para la consecución de los objetivos de la auditoría, se pueden realizar cambios en

los planes y tareas de los auditores, con la aprobación del auditado. Incluso el auditor jefe puede

decidir suspender la auditoría si considera que no se van a poder satisfacer los objetivos de la

misma.

Una vez auditadas todas las áreas, el equipo de auditores se reunirá para revisar las observaciones

que se habrán recogido por escrito durante la realización de la auditoría.

En la revisión se identificarán cuáles son las no conformidades y se evaluará su gravedad. Del

resultado de este estudio, surgirá el informe que se presentará al auditado en la reunión final.

a. Generación de hallazgos.

Los hallazgos de auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de

auditoría e identificar una oportunidad para la mejora.

El equipo de auditoría debe reunirse cuantas veces sea necesario para revisar los hallazgos de

auditoría que fueron auditados.


UFG

23

Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las soportan también deben registrarse.

Para hacerlo se emplean los formularios de “informes de no conformidad”12, redactándolos de una

forma clara y sencilla para que cualquier persona pueda entender y dejar constancia del

incumplimiento detectado mediante la descripción de la evidencia objetiva y su contraste con la

norma de referencia utilizada.

En el momento de determinar las no conformidades, los auditores deben considerar que:

La base para la evaluación está en los requisitos de la norma aplicable u otros documentos de

referencia.

Para toda no conformidad deberán existir evidencias objetivas

Se debe evaluar el efecto que produce la no conformidad.

Las no conformidades también se deben clasificar. Se deben revisar por el auditado para obtener

el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es precisa y que las no conformidades se han

comprendido. Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier divergencia de

opinión concerniente a las evidencias y/o hallazgos de la auditoría.

b. Preparación de las conclusiones.

Antes de presentar el informe de auditoría, el equipo auditor debe preparar las conclusiones para:

a) Revisar los hallazgos de la auditoría

b) Tomar acuerdos sobre las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta el grado de

incertidumbre de la auditoría.

c) Preparar recomendaciones, si esta especificado por los objetivos de la auditoría.

d) Discutir el seguimiento si es necesario.

12 ANEXO 4: INFORME DE NO CONFORMIDAD/OPORTUNIDAD DE MEJORA DETECTADA


UFG

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2.3.3 ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME DE AUDITORIA.

Con las conclusiones obtenidas del estudio de los datos que se realizó en el paso anterior, se

procederá a la elaboración del informe final de la auditoría. El auditor jefe dirigirá su elaboración y

será el responsable de que sea preciso y completo.

El informe de auditoría está conformado por:

Informe de no conformidad/oportunidad de mejora detectada

Resumen de auditoría interna de calidad13

El informe deberá ir fechado y firmado por el auditor jefe y deberá contener, según los casos, los

siguientes elementos:

Objetivo y alcance de la auditoría.

Detalle del plan de la auditoría, identificación de los miembros del equipo auditor y de los

representantes del auditado y fecha de la auditoría.

Identificación de los documentos de referencia contra los cuales se ha realizado la auditoría

(norma del sistema de calidad, manual de calidad del auditado, etc.)

Relación de las no conformidades detectadas, adjuntándose todos los formatos de no

conformidad elaborados.

Apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con la norma

aplicable del sistema de la calidad y la documentación relacionada.

En la redacción del informe es preciso tener en cuenta una serie de reglas prácticas:

Escribir lo más claro posible, sin retóricas.

Utilizar la expresión “no conformidad” en lugar de defecto o deficiencia.

Ser detallado, no dar generalidades (por ejemplo: no decir: “no se cumple un

procedimiento”, sino “no se cumple el procedimiento XYZ..”)

13 ANEXO 5: RESUMEN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

Eliminado: ¶


UFG

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No emplear frases: “me parece que...”, “en mi opinión...”, “es probable que...” ya

que expresan ideas subjetivas.

No proponer soluciones ni acciones correctoras. Debe hacerlo el auditado.

y muy importante:

No hacer ninguna afirmación que no esté respaldada por un hecho real encontrado

durante la auditoría.

Ser detallado en la exposición, para la presentación y para la definición de la acción

correctora correspondiente.

2.3.4 REUNION FINAL

La reunión final debe ser realizada para presentar los hallazgos de auditoría y las conclusiones de

tal manera que sean comprendidas y reconocidas por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si

es necesario, en el período de tiempo para presentar el plan de acciones correctivas. Cuando el

alcance de la auditoría ha sido pequeño, la reunión final puede consistir en comunicar los hallazgos

de la auditoría y las conclusiones de la misma.

En el momento en que se ha finalizado la ejecución de la auditoría, el auditor o equipo de

auditores mantendrá una nueva reunión con los responsables de las áreas auditadas. En esta

reunión se presenta el informe final con las no conformidades detectadas en la auditoría al

auditado, de tal modo que se asegure que se entienden claramente los resultados de la auditoría y

que se aceptan.

Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de auditoría o a las conclusiones entre el

equipo auditor y el auditado deben discutirse y si es posible, resolverse. Si no se resuelven, las dos

opiniones deben registrarse.

Si esta especificado en los objetivos de la auditoría, se deben presentar recomendaciones de

mejora. Se debe enfatizar que las recomendaciones no son de obligado cumplimiento.

El auditado debe ser quien decida que acciones correctoras se van a implantar. En algunos casos,

la definición de estas acciones se hace en esta reunión; en otros, el auditado necesitará cierto

tiempo para definir las acciones adecuadas y las comunicará al equipo auditor posteriormente.


UFG

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2.3.5 TERMINACION DE LA AUDITORÍA

Los documentos que pertenecen a la auditoría deben conservarse o destruirse por común acuerdo

entre las partes participantes. Si se requiere revelar los contenidos de un documento de auditoría,

el auditado debe ser informado tan pronto como sea posible. No se debe revelar el contenido de la

información obtenida durante la auditoría sin la aprobación del auditado.

La realización de la auditoría se completa cuando todas las actividades incluidas en el plan de

auditoría han finalizado y el informe de auditoría ha sido aprobado y distribuido.

2.3.6 SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA La auditoría se da por concluida con el envío del informe al auditado y al Director de Calidad. No

obstante tanto el auditor como el auditado deben realizar una serie de acciones de seguimiento

para asegurar la correcta implantación y eficacia de las medidas correctoras a las desviaciones

encontradas.

El auditado está obligado a responder al informe de la auditoria dentro del plazo establecido por

ambas partes, definiendo las acciones correctoras y el período de ejecución, desarrollando para tal

fin un plan de acciones correctoras, preventivas y oportunidades de mejora. El auditor solamente

es responsable de evaluar la implantación de las acciones planificadas para solventar la no

conformidad. En el caso que las no conformidades no fueran especialmente graves, el

seguimiento de las acciones correctoras se reduce a la comunicación escrita del auditado de la

implantación de la acciones correctoras propuestas. Si la implantación de la acción correctiva no es

satisfactoria, se programará nueva fecha de seguimiento tantas veces como sea necesario hasta

su total cumplimiento. Si, a juicio del auditor, las no conformidades fueran graves se debe realizar

una auditoria extraordinaria para comprobar la correcta implantación y la eficacia de las medidas

establecidas.

Lo importante no es "cerrar la acción correctora" con cualquier medida, sino buscar la que mejora

el Sistema de Gestión de la calidad y por lo tanto a la universidad.


UFG

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3.0 EJECUCION DEL PROCESO DE AUDITORIA INTERNA DEL

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA UFG INDICACIONES AL AUDITOR:

El presente proceso de auditoría interna ha sido diseñado para su fácil comprensión en una tabla

guía, la cual deberá utilizarse simultáneamente con el informe de no conformidades/oportunidades

de mejoras detectadas (anexo 4).

Esta tabla guía, define sus encabezados así:

REF. ISO 9001: Número y literales de los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 a los que hace

referencia.

REQUERIMIENTOS NORMATIVOS: Requisitos de la Norma ISO 9001:2000.

RESPONSABLE: Persona responsable de dar cumplimiento al requerimiento normativo (auditado).

EVIDENCIA DOCUMENTAL: Procedimientos y registros requeridos por la norma, así como los

requeridos por la UFG. La evidencia documental deberá ser siempre solicitada al auditado, la cual

deberá revisarla, analizarla y compararla con la evidencia in situ.

EVIDENCIA IN SITU (EN EL LUGAR DE TRABAJO): Guía a seguir para obtener evidencia del

cumplimiento del requisito de la norma. Es importante mencionar que la evidencia in situ en

algunos requerimientos normativos se hará directamente con el responsable, en otros casos esta

evidencia deberá ser apoyada con clientes o personal de la UFG con el fin de verificar la veracidad

del cumplimiento del requisito normativo.


UFG

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3.1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

OBJETIVOS: Verificar que la Alta Dirección de la UFG tenga establecido, documentado e

implementado y que mantenga un Sistema de Gestión de la Calidad, que mejore continuamente su

eficacia de acuerdo a los requisitos la norma internacional ISO 9001:2000.

REF. ISO

9001

REQUERIMIENTOS NORMATIVOS

RESPONSABLE EVIDENCIA DOCUMENTAL

EVIDENCIA IN SITU

4.1 a)

Debe verificar que los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la calidad y su aplicación se encuentren identificados.

Director de Calidad

Macro Proceso de Enseñanza Aprendizaje (Procesos).

(Anexo 6)

Identificar que en cada uno de los procesos: - se definan las entradas y salidas. - que defina los clientes de los procesos y sus requisitos. - que defina a los dueños de los procesos.

4.1 b)

Debe verificar que se mantenga una secuencia e interacción entre los procesos.

Director de Calidad Macro Proceso de Enseñanza Aprendizaje (Flujos)

Identificar que en cada uno de los procesos: - se definan las interfases por medio de flujos. -se documenten donde sea necesario, a criterio del auditor.

4.1 c), 1e)

Debe verificar que se determinen los criterios y métodos necesarios para asegurarse que tanto la operación como el control (Seguimiento, Medición y Análisis), de estos procesos sean eficaces.

Director de Calidad PRC-02: No conformidades y acciones de mejora, PRC-03: Planificación, Realización y Seguimiento de Auditorías de Calidad, PRC-05: Seguimiento y medición de la satisfacción del cliente. PEA-04: Seguimiento de la ejecución y evaluación del PEA.

Verificar que en estos procedimientos se hayan determinado los criterios y métodos necesarios para asegurar la eficacia de la operación y el control de los procesos.

4.1 d) Debe verificar la disponibilidad de recursos e información necesaria para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos.

Director de Calidad - Presupuesto asignado para el Sistema de Gestión de la Calidad. - Manual de Funciones.

Identificar: - La disponibilidad de los recursos. - En el Manual de funciones las responsabilidades e interrelación entre los puestos de trabajo.


UFG

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REF. ISO

9001



EVIDENCIA IN SITU

4.2.1 a)

Debe verificar que la organización posea la Declaración documentada de los objetivos y política de calidad.

Director de Calidad

Acta actualizada de Comité de Calidad.

Verificar que las actas de UFG, declaren los objetivos y la política de calidad, las cuales deben estar firmadas por la alta dirección. Asimismo que los objetivos que los objetivos institucionales, se encuentren relacionados con la política de calidad.

4.2.1 b) Un Manual de la Calidad VVeerr 44..22..22 aa)),, bb)),, cc)) 4.2.1.c) Debe verificar que existan los

procedimientos documentados requeridos en esta norma.

Director de Calidad. PRC-01: ”Control de Documentos y Registros de Calidad” PRC-02: “No Conformidades y Acciones de Mejora” PRC-03: “Planificación, Realización y Seguimiento de las Auditoría Internas de Calidad”. Los cuales están referidos en el Manual de Calidad. (Ver anexo 7)

Verificar que los procedimientos que tiene la UFG coincidan con los requeridos por la norma: 4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 8.2.2 Auditoría interna 8.3Control de servicios no conformes. 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva

4.2.1 d) Debe verificar que existan otros documentos necesarios por la UFG para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Director de Calidad. Listado de procedimientos de trabajo, declarados en Manual de Calidad.

(Ver anexo 8) Debe existir un control maestro de la documentación y un control de cambios y actualizaciones por documento. (PRC-01: “Control de Documentos y Registros de Calidad)

Identificar que estos procedimientos tengan definidos los alcances de planificación, operación y control.

4.2.1 e) Debe verificar que existan los registros requeridos por la norma.

Director de Calidad. Deben existir registros que denoten la responsabilidad de su control, actualización y conservación temporal (4.2.4). 14 (Ver anexo 9)

Corroborar que los registros existentes coincidan con los requeridos por la norma incluyendo los que sean necesarios para el Proceso Enseñanza Aprendizaje.

14 LOS REGISTROS EXIGIDOS POR LA NORMA ISO 9001 SE IDENTIFICAN COMO 4.2.4 EN ESTE MANUAL


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EVIDENCIA IN SITU

4.2.2 a),b),c)

Debe verificar que tenga establecido un manual de calidad que incluya: el alcance del SGC, así como los detalles y la justificación de cualquier exclusión, los procedimientos documentados establecidos para el sistema de Gestión de la calidad y la descripción de la interacción entre los procesos

Director de Calidad. - Manual de la Calidad - Registro del PRC-01: Lista de Documentos Controlados.

-Verificar que el manual contenga el alcance del SGC, así como la justificación de cualquier exclusión solamente en el cap. 7, y la lista de los procedimientos documentados para el SGC en anexos. - Verificar en la lista de documentos controlados, que este documentado el control de elaboración y modificaciones del manual.

4.2.3 a), b),

c), d),e) f), g)

Debe verificar que la UFG tenga un procedimiento escrito para el control de documentos requeridos por el SGC, el cual defina los controles para: a)aprobar, los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. b) revisar los documentos cuando sea necesario. c) asegurarse de que se identifican los cambios. d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles. e) asegurarse de que los documentos aparecen legibles y fácilmente identificables. f)asegurarse de que se identifiquen los documentos de origen externo y se controla su distribución. g)prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

Director de Calidad PRC-01: Control de documentos y Registros del Calidad.

Debe verificar durante el proceso de auditoría la disponibilidad de los documentos apropiados, de su aprobación y de su correcto estado de revisión en el lugar de trabajo, como también debe verificarse el control de documentos de origen externo al SGC.


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REF. ISO

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EVIDENCIA IN SITU

4.2.4 Debe verificar que la organización contenga registros que evidencien la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz del S.G.C. Debe verificar que la organización tenga establecido un procedimiento documentado para el control de los registros, el cual defina los controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los registros.

Director de Calidad. -Registros de calidad PRC-01: Control de Documentos y Registros de Calidad.

-Debe verificar durante el proceso de auditoría la disponibilidad de los registros apropiados y de su correcto estado de revisión en el lugar de trabajo. -Verificar que el procedimiento cumple con lo requerido por la norma, para el control de los registros de calidad.

3.2 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION.

OBJETIVOS: Verificar que la Alta Dirección proporcione evidencia de su compromiso con el

desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la mejora continua

de su eficacia.

REF. ISO

9001

REQUERIMIENTOS RESPONSABLE EVIDENCIA DOCUMENTAL

EVIDENCIA IN SITU


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REF. ISO

9001


EVIDENCIA IN SITU

5.1. a), b), c)

Debe verificar que la Alta Dirección ha comunicado a los diferentes niveles de la organización, la importancia de satisfacer los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. También debe establecer la política y objetivos de calidad.

Consejo Directivo. Acta de aprobación de Objetivos de Calidad y Política de Calidad.

Verificar la aprobación de la política de calidad y de los objetivos de calidad. Ya no es aceptable el simplemente firmar la política de calidad y delegar el resto al representante de la dirección. Se puede comprobar el compromiso de la alta dirección a través de una entrevista sobre: a) la participación personal en el desarrollo y diseminación de la política de calidad b) el conocimiento del estado del SGC, sus fortalezas y áreas de mejora c) el conocimiento de los logros en calidad.

5.1. d) Debe verificar que la Alta Dirección lleva a cabo revisión al SGC.

Rector, Consejo Directivo y Comité de Calidad

Acta de la revisión anual del SGC. Gráficos y tabulaciones de resultados si se tienen.

Verificar que el acta haya sido firmada en la fecha respectiva y que sus resultados muestren el compromiso de la alta Dirección por mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad. Se puede comprobar el compromiso de la alta dirección, de cómo opera el SGC, solicitando: a) Resultado de auditorias b) Estado de las acciones

correctivas y preventivas c) Desempeño del proceso

enseñanza aprendizaje

d) Medición de la Satisfacción de los estudiantes

e) Necesidades de recursos entre otros .

5.1.e) Debe verificar que se asignen los recursos para el buen desarrollo del SGC.

Dirección admón. y dirección financiera.

- Presupuesto asignado por la organización para el desarrollo del SGC.

Verificar que el presupuesto asignado satisfaga las necesidades para mantener el Sis0tema de Gestión de la Calidad.


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EVIDENCIA IN SITU

5.2 Debe verificarse que la organización es capaz de determinar y cumplir con los requisitos del alumno, con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente.

Rector. - Acta de la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad, definidos en el documento Declaración de Objetivos estratégicos y operativos de calidad.

Es importante mencionar que por el giro de la institución orientada a la prestación de servicios, los requisitos no son establecidos por los alumnos por lo que se da énfasis a la satisfacción de sus expectativas; el auditor debe verificar que en el Acta y los objetivos de calidad se ha establecido un enfoque de satisfacción al cliente. Algunos puntos útiles para determinar la satisfacción del alumno son: a)La Voz del cliente • Inv. de mercado. • Entrevistas con los alumnos. • Quejas, recomendaciones. b) Ambiente de Trabajo • Los periodos de servicios

designados (horarios). • Disponibilidad y facilidad de

servicios (factibilidad de horarios).

5.3 a), b) y c)

Debe verificar que la política de calidad sea conforme a los propósitos de la universidad, asi como el cumplimiento de los requisitos y la mejora continua, dicha política debe ser la base para el establecimiento de los objetivos de calidad.

Rector - Acta de la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad, contemplados en doc. Declaración de objetivos Estratégicos y Operativos.

- Se deberá verificar en la política: • Que su enfoque sea educativo. • Que este firmado por la alta

dirección para garantizar su compromiso de cumplirla.

• Verificar que los objetivos de calidad han tomado de referencia la política de calidad.

5.3.d) Debe verificar el medio de comunicación y entendimiento de la política de calidad.

Rector PRC-07: Sistematización de la comunicación interna, vertical, horizontal y circular.

- Verificar si se está cumpliendo el procedimiento de comunicación a través de la evidencia de la utilización de sus anexos, solicitando registros de cómo ha sido comunicado, por ejemplo: Memorando, Acta Firmada de Política de calidad, comunicación en línea, hojas volantes, etc. - Hacer entrevistas con miembros de la organización para verificar la comprensión del mismo.

5.3.e) Debe verificar la revisión de la política de calidad, para su continua adecuación.

Rector y Comité de Calidad.

- Acta de revisión anual del SGC.

- Verificar si se ha revisado la política de calidad y si se encuentra actualizada.

5.4.1

Debe verificarse que los objetivos estratégicos estén definidos, y que estos sean medibles y coherentes con la política de calidad para cada unidad funcional.

Rector y Comité de Calidad

- Declaración de objetivos estratégicos. - Acta de la Política de Calidad. - Parámetros para la medición de objetivos de la calidad.

- Solicitar aleatoriamente los objetivos operacionales de una sección, luego comparar que sean coherentes con la política de calidad. - Solicitar registro del grado de cumplimiento de los objetivos y la necesidad de implantar acciones de mejora continua.


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EVIDENCIA IN SITU

5.4.2 a)

Debe verificar que la alta dirección, asegure la planificación del SGC , para cumplir con los requisitos generales. (sección 4.1)

Rector, Director de Gestión de la

Calidad

- Presupuesto general de la Universidad. - Documentación de los procesos operativos y de Gestión de la Calidad. - Programación de proyectos de mejora continua de la calidad y productividad.

- Verificar que las actividades de la planificación sean adecuadas al servicio de la educación.

5.4.2 b)

Debe verificar que se mantiene la integridad del SGC cuando se planifican e implementan cambios.

Director de Gestión de la Calidad.

- Registro de seguimiento a los proyectos y cambios definidos de mejora continua.

- Verificar que tenga registrados cambios y que no hayan afectado al Sistema de Gestión de la Calidad.

5.5.1 Debe verificarse que la alta dirección defina las responsabilidades y autoridad dentro de la organización.

Rector - Manual de Descripción de Funciones. - Organigrama General de la Universidad.

- Verificar que el personal tiene conocimiento de sus responsabilidades y funciones, luego corroborar la información con lo descrito en el Manual de Descripción de Funciones. - Verificar que la autoridad y comunicación entre los puestos esté definida en el Organigrama General. - Cada puesto de trabajo debe tener en su poder copia controlada de sus funciones respectivas.

5.5.2 a), b) y

c)

Verificar que la alta Dirección haya designado a un miembro de la dirección para: -Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos. - Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC. - Asegurar la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles.

Rector - Acta o Registro firmado del nombramiento como Director de Gestión de la Calidad por el Rector.

- Hacer entrevistas aleatorias al personal de la universidad con el fin de verificar si tienen conocimiento del nombramiento del director de calidad, así como si éste les ha dado a conocer las necesidades y requisitos de los clientes.

5.5.3 Verificar que la Alta Dirección tiene establecido los procesos de comunicación dentro de la organización.

Director de la calidad

Procedimiento PRC-07: Sistematización de la Comunicación interna vertical, horizontal y circular.

-Entrevistar al personal aleatoriamente sobre los medios de comunicación de: objetivos, problemas de calidad, planes de mejoramiento y necesidades de los clientes, los cuales deberán ser comunicados a través de correo electrónico, memorándum y reuniones (de acuerdo a lo especificado en el PRC-07).


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EVIDENCIA IN SITU

5.6.1 Verificar que se realice la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad de la UFG para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua.

Rector Acta de revisión anual al SGC, efectuadas por la Dirección (4.2.4).

- Verificar que el registro incluya la evaluación de las oportunidades de mejora. - Verificar que el período de revisión del Sistema de Gestión de Calidad se cumple como mínimo una vez al año.

5.6.2 Verificar que la información de entrada para la revisión del SGC incluye: a) Resultados de auditorías. b) Retroalimentación del cliente. c) Desempeño de los procesos y conformidad del producto. d) Estado de las acciones correctivas y preventivas e) Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección. f) Cambios que podrían afectar al SGC. g) Recomendaciones para la mejora.

Rector, Director de Calidad.

Gráficos Tabulaciones Matrices comparativas, entre otros documentos que evidencien resultados de los procesos de medición.

Verificar que utilicen todos los registros según lo establecido por la norma en los literales a) al g).

5.6.3 Verificar que los resultados de la revisión por la Dirección incluyan todas las decisiones y acciones relacionadas con: a) La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos. b) La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente. c) Necesidades de recursos.

Rector, Director de la

Calidad

Acta de Revisión anual del SGC

Verificar los acuerdos en los cuales se registran todas las decisiones y acciones relacionadas con lo establecido por la norma según los literales a) al c).


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3.3 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

OBJETIVOS: Verificar que la UFG determina y proporciona los recursos necesarios para

implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y para buscar la satisfacción de sus

alumnos.

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EVIDENCIA IN SITU

6.1 Verificar si la UFG tiene los mecanismos para determinar y proporcionar los recursos para: a) Implementar y mantener el SGC. b) Aumentar la satisfacción del alumno cumpliendo con sus requisitos.

Director Financiero. Presupuesto operativo de la UFG.

- Verificar que el presupuesto operativo, incluya la dotación de recursos, para la gestión de calidad y para el logro de la satisfacción de los alumnos. - Solicitar registro (por ejemplo factura de compra) y verificar si está asignado en el presupuesto. - Verificar que mecanismos utilizan para aumentar la satisfacción de los alumnos, por ejemplo: registros de seguimiento de atención al cliente. - Debe verificar el cumplimiento de los objetivos operativos, a las funciones y niveles que se auditen, ya que cualquier falla en el logro de los resultados deseados, puede indicar una falta en la asignación de recursos.

6.2.1 Debe verificar que la organización cuenta con el personal idóneo que realice actividades que afecten la calidad y productividad (eficiencia y eficacia).

Gerente de Recursos Humanos

PRH-01: “Desarrollo de actividades formativas en el personal, detección de necesidades formativas en el personal”, PRH-03: “Evaluación del desempeño del personal docente” PRH-04: “Reclutamiento y selección del personal” Manual de funciones.

Verificar que existen registros, que proporcionen evidencia de: detección de necesidades formativas, capacitaciones, evaluaciones, dentro de la UFG. Verificar en los expedientes de los catedráticos, que han sido contratados con base a la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Comparar perfil del docente vrs. Competencia.

6.2.2. a)

Debe verificar como la organización determina la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del producto.


PRH-01: “Desarrollo de actividades formativas en el personal, detección de necesidades formativas en el personal”,

Plan de capacitación y registros de detección de necesidades de capacitación

6.2.2 b) Gerente de Recursos Humanos

PRH-01: “Desarrollo de actividades formativas en el personal, detección de necesidades formativas en el personal”,

- Entrevista aleatoria con el personal que realiza trabajos que afectan la calidad del alumno, acerca de las capacitaciones recibidas. - Debe solicitar registro de capacitación a la unidad de RRHH, para confirmar la veracidad de la información obtenida en las entrevistas.


UFG

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REF. ISO

9001


EVIDENCIA IN SITU

6.2.2 c) Debe verificar la evaluación del desempeño del personal que afecta la calidad.

Gerente de Recursos Humanos.

PRH-03 “Evaluación de Desempeño del Personal docente”

Debe solicitar Registros de la Evaluación del desempeño individual para el personal que ha sido evaluado y verificar que se haya calificado de acuerdo a las ponderaciones establecidas en sus responsabilidades.

6.2.2 d)

Debe asegurarse de que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades.


PRH-03 “Evaluación de Desempeño del Personal docente”

- Evaluar el nivel de compromiso del personal docente en la UFG y la importancia de sus actividades en la consecución de los objetivos de la calidad.

6.2.2 e) Debe verificar el control de los registros de la formación, experiencia y habilidades recibida por el personal docente.


- Expediente Individual del Personal que realiza trabajos que afectan la calidad de formación del alumno. (4.2.4)

- Debe verificar que los expedientes incluyan los registros actualizados de formación, experiencia y habilidades recibidas del personal.

6.3 a) b) y c)

Debe verificar que la organización determine, proporcione y mantenga la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio académico ofertado.

Director Administrativo.

Manual de la Calidad, sección de Infraestructura. Registros de: orden y limpieza, seguridad y mantenimiento.

- Debe verificar la existencia de las instalaciones y equipo declarados en el manual de calidad. - Debe verificar el mantenimiento adecuado para las instalaciones y el equipo necesario para la prestación de los servicios. - Debe solicitar el reporte de quejas de clientes, para verificar si se relacionan con la infraestructura y el equipo de la universidad.

6.4 Debe verificar como gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del servicio académico ofertado.


Programa de Actividades de Esparcimiento, Orden y Limpieza y Seguridad Industrial.

- Debe entrevistar aleatoriamente al personal de la Universidad, con el fin de determinar en que actividades de esparcimiento, orden y limpieza y seguridad industrial ha participado. - Debe verificar el resultado de la entrevista con el programa de actividades de esparcimiento, orden – limpieza y seguridad industrial. - Debe verificar evidencias fotográficas u otro medio audiovisual para corroborar las actividades. - Debe solicitar el reporte de quejas de clientes, para verificar si se relacionan con el ambiente de trabajo.


UFG

38

3.4 REALIZACION DEL PRODUCTO

OBJETIVOS: La UFG debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del

Proceso Enseñanza Aprendizaje, la cual debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos

del SGC.

REF. ISO

9001


EVIDENCIA IN SITU

7.1

Verificar que la UFG haya planificado y desarrollado los procesos necesarios para la prestación de los servicios académicos ofertados.

Decanos de las diferentes facultades y Encargados de las diferentes unidades de apoyo.

Planes de Calidad de los procesos incluidos en el Alcance del Sistema de Calidad.

Verificar que la UFG ha planificado y desarrollado los procesos necesarios para la prestación de sus servicios mediante el Plan de Calidad, el cual debe ser ejecutado por el personal responsable del área y debe tener establecido lo siguiente: Las fases del proceso aplicables. Actividades, las cuales deberán identificar los puntos críticos de los procesos. La relación de doc. y especificaciones a cumplir, de acuerdo con los proced. Operativos documentados. Responsables de ejecutar y supervisar la actividad. Los recursos necesarios para su consecución. Los registros necesarios para proporcionar confianza con la conformidad de los servicios prestados y resultantes del proceso. (4.2.4)

7.2.1 a) Verificar si la UFG tiene determinado en sus procesos, los requisitos especificados por el cliente (alumno).

Por la naturaleza del giro de la institución orientada a la prestación de los servicios, los requisitos son establecidos por la misma y no por el alumno, pues él solo elige que alternativa del servicio desea utilizar.

7.2.1 b) Verificar si la UFG tiene determinado en sus procesos, los requisitos no establecidos por el alumno, pero necesarios para el uso especificado.

Decanos de las diferentes facultades y encargados de las diferentes unidades de apoyo.

Procedimientos de Trabajo, declarados en el Manual de Calidad. (Anexo 8)

Verificar que la UFG, ha considerado en todos sus procedimientos de trabajo, los requisitos no especificados por el alumno, pero esperados por él. Por ejem: Tiempo, atención, infraestructura, orden y limpieza.

7.2.1.c) Verificar si la UFG ha determinado en sus procesos, los requisitos legales y reglamentarios, relacionados con el servicio académico ofertado.

Dirección Académica y Decanos de las diferentes facultades

Reglamento de Administración Académica de la UFG.

Verificar que los procesos se han determinado de acuerdo al Reglamento de Administración Académica de la UFG y que éste cumple con los artículos declarados en la Ley de Educación Superior. Ejemplo: Deberá verificar que la ejecución del Procedimiento de Nuevo Ingreso (PIA-01), da cumplimiento al art.14a. de la Ley de Educación Superior: “Son requisitos de ingresos para iniciar estudios de educación superior haber obtenido el título de bachiller ó poseer un grado equivalente obtenido en el extranjero y reconocido legalmente en el país” y que a éste se le da cumplimiento en el Reglamento de Administración

Eliminado: ¶

Eliminado: ¶


UFG

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REF. ISO

9001


EVIDENCIA IN SITU

Académica (capítulo VI, art.24): ”Comprobar la calidad de Bachiller con el título expedido validamente en la República”.

7.2.1 d) Verificar si la UFG, en sus procesos ha determinado los requisitos adicionales de dicha institución.

Dirección Académica y Decanos de las diferentes facultades.

Reglamento de Administración Académica.

-Verificar que los expedientes de los alumnos cumplan con los requisitos establecidos por la UFG, como por ejem: Certificación de partida de nacimiento, Identificación personal de conformidad con la ley, la comprobación de haber realizado la la Prueba de Aprendizaje y Aptitudes para Egresados de Educación Media (PAES) . -Verificar que se les proporciona a los alumnos de nuevo ingreso por medio escrito los estatutos y demás requisitos internos de la UFG

7.2.2 Verificar que la UFG, haya revisado los requisitos relacionados con el servicio académico ofertado.

-Dirección Académica -Decanos de las diferentes facultades y encargados de las diferentes unidades de apoyo.

- Plan de Estudio - Registros de los resultados de la revisión y actualización de los requisitos del Plan de Estudio. (4.2.4).

Verificar que existan registros de las revisiones del plan de estudio y las acciones resultantes, en lo referente a: - Pérfil de la salida del profesional - Justificación y objetivos de la carrera - Organización del pénsum - Programas de asignaturas

7.2.3 Verificar que la UFG, haya determinado e implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los alumnos.

Dirección de Desarrollo Estudiantil

-Instructivo Académico. -Lista de Registros contenidos en el PRC-05 “Seguimiento de la Satisfacción del Cliente”.

-Verificar que los instructivos académicos se encuentren a disposición de los alumnos. - Verificar el registro de: * Quejas, reclamos y sugerencias en el Sistema de Medición de la Satisfacción del estudiante. * Control Estadístico de la medición de la satisfacción del cliente. * Comunicación telefónica, escrita y por correo electrónico. * Verificar que esté activa la página web, para realizar consultas por parte de los alumnos en cuanto a su status académico, así como para realizar sugerencias a la institución.

7.3.1 a),b),c)

Verificar que la UFG, durante la planificación del diseño y desarrollo del Proceso Enseñanza Aprendizaje determina: las etapas de diseño y desarrollo, la revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo y las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.

Rector, Consejo Directivo y Decanos de cada Facultad.

- Planes de Estudio Académicos de cada facultad. - Diagrama de Diseño y Desarrollo de los planes de Carrera de la UFG (Anexo 10)

- Verificar que el diseño y desarrollo de los Planes de Estudio de cada facultad identifica las siguientes etapas: * Etapa de diseño * Etapa de validación * Etapa de revisión y verificación. * Implementación. * Supervisión y Ajuste. Estas etapas deberán ser identificadas en el Diagrama de Diseño y Desarrollo de los Planes de Carrera de la UFG y debe verificarse su ejecución. - Verificar que la supervisión y ajuste de los planes de estudio se realizan cada 5 años para las carreras de licenciatura e ingeniería y arquitectura y cada 3 años


UFG

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REF. ISO

9001


EVIDENCIA IN SITU

para las carreras técnicas y profesorados conforme a lo establecido por la Ley de Educación Superior (art. 8 y art.10).

7.3.2 Verificar que la UFG, ha determinado los elementos de entrada relacionados con los requisitos del servicio y que se mantienen los registros.

Dirección Académica y Decanos de cada Facultad.

- Plan de estudio de una carrera específica. - Registro que contenga los elementos de entrada para el diseño y desarrollo de los planes de estudio. (4.2.4) - Ley de Educación Superior, vigente desde 30-11-95 - Reglamento de Administración Académica de la UFG.

Verificar que en plan de estudios, se han tomado en cuenta los elementos de entrada declarados en el registro: - Que en el diseño y desarrollo de los planes de estudio, se han considerado los antecedentes y avances científicos. - Que en el diseño y desarrollo de los planes de estudio, se han considerado los requisitos de la realidad salvadoreña. - Los requisitos legales según la Ley de Educación Superior: Art.7 : L a duración de los planes de estudio para las carreras técnicas es de 2 años como mínimo y de 64 unidades valorativas. Art. 8: La duración de los planes de estudio de Profesorados es de 3 años y 96 unidades valorativas. Art. 10: La duración de los planes de estudio de estudio de Ingeniería, Arquitectura y Licenciatura es de 5 años y 160 unidades valorativas. Art. 56: Los planes de estudio deberán ser aprobados por el MINED. Requisitos establecidos por el Reglamento de Administración Académica UFG: - Art. 8: Los planes de estudio, deben ser aprobados por el Consejo Directivo. Art. 9: La aprobación de las reformas a los planes de estudio, procederá simultáneamente con la aprobación del plan de absorción. - Solicitar evidencia de que los elementos de entrada son revisados, según la ley y según su obsolescencia.

7.3.3 Verificar que se proporcionan los resultados de diseño y desarrollo, de tal manera que permitan la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo.

- Decanos de cada facultad. - Dirección Académica.

-Planes de Estudio y -Materiales Educativos.

-Verificar que en el plan de estudio se encuentren declarados los elementos de entrada que fueron considerados para el diseño y desarrollo del mismo. -Verificar que los Planes de Estudio sean aprobados antes de la prestación del servicio, por el Consejo Directivo, luego por el Ministerio de Educación y además controlado por la Corte Suprema de Justicia para el caso de las carreras judiciales. En lo que se refiere a los materiales didácticos deberá verificarse el control interno que dependerá del catedrático y supervisión por los decanos.

7.3.4, 7.3.5, 7.3.6

Verificar que se realicen revisiones, verificaciones y validaciones, en las etapas adecuadas del Diseño y Desarrollo de los planes de estudio y otros materiales educativos, planificados en el numeral 7.3.1

Decanos de Cada Facultad.

Registros de los resultados de : -La revisión del Diseño y Desarrollo de los planes de estudio. (4.2.4). -La verificación del

- Verificar en los registros que los planes de estudio y otros materiales educativos, que han sido revisados sistemáticamente, para evaluar la capacidad de los resultados e identificar cualquier problema y proponer acciones necesarias.

Eliminado: ¶


UFG

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REF. ISO

9001


EVIDENCIA IN SITU

Diseño y Desarrollo de los planes de estudio. (4.2.4) - La validación del Diseño y Desarrollo de los planes de estudio (4.2.4)

Revisar los registros para determinar que se haya verificado el diseño y desarrollo de los planes de estudio y materiales educativos. Revisar los registros para determinar que se hayan validado los planes de estudio y materiales educativos.

7.3.7 Verificar que se identifican y registran los cambios del diseño y desarrollo de los planes de estudio y otros materiales educativos.

Decanos de Cada Facultad.

Resultados de la revisión de los cambios (4.2.4)

- Verificar en los registros que los cambios del diseño y desarrollo de los planes de estudio y materiales educativos son registrados y aprobados nuevamente. - Verificar que los cambios del diseño y desarrollo de los planes de estudio y materiales educativos estén identificados.

7.4.1 Verificar que la UFG, se asegure de que el producto adquirido cumple con los requisitos de compra especificados, así como la evaluación y selección de los proveedores, de acuerdo con los requisitos de la Universidad.

Director Administrativo

Procedimiento PDA-01 “Compras y evaluación de Proveedores” . - Lista de los registros contenidos en el PDA-01 (4.2.4).

- Verificar en el PDA-01 se determine la metodología de compras y la evaluación de los proveedores, las cuales se llevan a cabo a través de los siguientes registros: * Requisición de compras. * Listado de proveedores aceptados. * Clasificación de proveedores. * Evaluación de los proveedores. * Desaprobación de proveedores aceptados.

7.4.2 Verificar que la información de compras describe el producto a comprar.


Requisición de Compras.

Verificar que en las Requisiciones de compras se encuentran las especificaciones técnicas de los materiales y servicios solicitados y aprobados.

7.4.3 Verificar que la UFG establece e implementa la inspección para asegurarse que el producto cumple con los requisitos de compra especificados.


Registros de inspección. Solicitar y verificar un registro de la inspección que asegure que el producto comprado cumple con los requisitos especificados. Verificar los registros de las acciones pertinentes cuando el producto no cumple con los requisitos especificados.

7.5.1 Verificar que la UFG, planifica y lleva a cabo la prestación del servicio educativo bajo condiciones controladas.

Dirección Académica y Decanos.

PEA-01 Planificación del proceso Enseñanza-aprendizaje PEA-02 “Ejecución del proceso Enseñanza- Aprendizaje” PEA-03 "Evaluación del proceso enseñanza aprendizaje" PEA-04 "Seguimiento de la ejecución y evaluación del proceso de enseñanza aprendizaje" Listado de inventario de equipo.

-Solicitar programa de asignatura de una materia específica, para verificar que el proceso enseñanza-aprendizaje se ha planificado. -Solicitar el Registro de planificación por unidad de estudio, para verificar que el proceso ensanza-aprendizaje se ejecuta conforme a éste. -Solicitar el registro de notas on-line y estadísticas de las evaluaciones realizadas durante el ciclo lectivo, para verificar el proceso de ensañanza-aprendizaje es evaluado. -Solicitar el registro de plan de inspección de calidad en el aula, para verificar que al proceso enseñanza-aprendizaje se le da seguimiento de la ejecución y evaluación. -Verificar que existe un control del inventario de equipo y recursos didácticos necesarios para el desarrollo de los procesos.

Eliminado: ¶

Eliminado: ¶

Eliminado: ¶

Eliminado: ¶


UFG

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REF. ISO

9001


EVIDENCIA IN SITU

7.5.2 Verificar que la UFG valida los procesos de ensañanza-aprendizaje.

Administración Académica, decanos y docentes.

a) Programa de Estudio de una asignatura específica. b) Registro de evaluaciones parciales. c) Registro de los análisis de los resultados de las evaluaciones parciales y programa de estudio4.2.4)

a) Verificar los criterios definidos para la revisión y aprobación de los programas de estudio y de las evaluaciones parciales a las que son sometidos los estudiantes. b) Verificar que en los registros de los análisis de los resultados se haya considerado la tasa de repitencia, ausentismo y deserción escolar para el desarrollo de los programas de estudio y evaluaciones parciales.

7.5.3 Verificar que la UFG identifica el estado de la calidad del servicio ofrecido con respecto a los requisitos de seguimiento y medición.

Administración Académica

- Expedientes de las asignaturas impartidas (4.2.4) - Expediente del alumno. (4.2.4)

-Solicitar registro o cualquier documento que evidencie que se han analizado los expedientes de las asignaturas impartidadas. -Verificar en las aulas que se esta prestando el servicio de acuerdo al programa de la asignatura. -Verificar en el expediente del alumno que las notas se encuentren actualizadas.

7.5.4 La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma.

Por la naturaleza del giro de la institución orientada a la prestación de los servicios, la universidad no cuenta con documentos originales que requieran de la protección de éstos, por lo que este requisito normativo no aplica en su desarrollo.

7.5.5 La organización debe preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto.

Por la naturaleza del giro de la institución orientada a la prestación de los servicios, que no requieren la preservación de productos, este requisito normativo no aplica en su desarrollo.


UFG

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REF. ISO

9001


EVIDENCIA IN SITU

7.6 La organización debe determinar el seguimiento y la medición a realizarse y los dispositivos de medición y seguimiento necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados.

La universidad no cuenta con dispositivos o instrumentos de medición que necesiten calibración o cumplir con estándares metrológicos que intervengan directamente en la calidad de los servicios que se prestan por lo que este requisito normativo no aplica en su desarrollo.


UFG

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3.5 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

OBJETIVOS: La UFG debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición,

análisis y mejora en la prestación de los servicios educativos.

REF. ISO 9001


EVIDENCIA IN SITU

8.1 Verificar que la UFG planifique e implemente los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora, para: a) Demostrar la conformidad del servicio. b) asegurarse de la conformidad del sistema de Gestión de la calidad. c) mejorar continuamente la eficacia del SGC.

Director de Calidad.

En el contenido de este capítulo (Medición, análisis y mejora) se le da cumplimiento a lo requerido por la norma en esta sección de generalidades, en el desarrollo de los siguientes numerales.

8.2.1 Verificar que la UFG, realiza el seguimiento de la información de satisfacción o insatisfacción de los requisitos del alumno.

Dirección de Calidad y Director de desarrollo estudiantil.

PRC-05 “Seguimiento y medición de la satisfacción al Cliente”

Es importante mencionar que por el giro de la institución orientada a la prestación de servicios, los requisitos no son establecidos por los alumnos por lo que se da énfasis a la satisfacción de sus expectativas. El auditor deberá verificar: El cumplimiento del procedimiento de seguimiento y medición de la satisfacción del cliente. En Internet, el funcionamiento y mantenimiento del Sistema de evaluación on-line. Solicitar registros que evidencien los resultados obtenidos de la evaluación on-line. Solicitar registros de las acciones correctivas emanadas de la insatisfacción del cliente, luego verificar que hayan sido ejecutadas eficientemente. Solicitar registros de quejas, reclamos o sugerencias. Un resultado del control estadístico de la medición de la satisfacción del cliente. Verificar que los formularios de quejas estén disponibles para los alumnos que no pueden accesar a internet. * Realizar entrevistas aleatorias a los alumnos para verificar si sus quejas y sugerencias son atendidas.


UFG

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REF. ISO 9001


EVIDENCIA IN SITU

8.2.2 Verificar que la UFG, lleve a cabo a intervalos planificados, auditorías internas de calidad del SGC y desarrolle actividades de seguimiento de la implantación eficaz de las acciones correctivas.

Dirección de Calidad.

PRC-03 “ Planificación, realización y seguimiento de auditorías internas de calidad”. (ver anexo 12)Registros de: Programa de auditorías internas de calidad. Plan de auditoría interna de calidad. Informe de no conformidades y oportunidades de mejora. Registro de acciones correctivas y preventivas. Programa de seguimiento de acciones correctivas y preventivas.

-Verificar que en el procedimiento de planificación realización y seguimiento de auditorías internas de calidad estan definidas las responsabilidades y requisitos para la planificación y la realización de auditorías, para informar de los resultados y para mantener los registros. -Seleccionar al azar una auditoría planificada en el programa y verificar que las no conformidades detectadas y acciones correctivas o preventivas resultantes hayan sido puestas en práctica.

8.2.3 Verificar que la UFG aplica métodos para el seguimiento y medición de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Verificar que la UFG lleva a cabo acciones correctivas cuando no se alcancen los resultados planificados.

Director de calidad - Procedimiento PRC-03 “Planificación, realización y seguimiento de auditorías internas de calidad” - Procedimiento PEA-04 “Seguimiento de la Ejecución y Evaluación del PEA” - Procedimiento PRC-02 “No conformidades y Acciones de mejora”.

- Verificar que la UFG da cumplimiento al Procedimiento PRC-03 para auditar los procesos de apoyo al PEA y que se utilizan los registros. - Verificar a través del registro de plan de inspección de calidad en el aula y estadísticas de evaluación, que se desarrollen inspecciones. -Verificar que el procedimiento de no conformidades y acciones de mejora contenga la metodología de mejora ante hallazgos de no conformidades resultantes del plan de inspecciones, solicitar el registro de No conformidades y acciones de mejora (ver anexo 11).

8.2.4 Verificar que la UFG mide y hace seguimiento a las características críticas de los servicios educativos.

Director de calidad - Procedimiento PEA-04 “Seguimiento de la Ejecución y Evaluación del PEA”

- Verificar a través del registro de plan de inspección de calidad en el aula y estadísticas de evaluación, que se desarrollen inspecciones.

8.3 Verificar que la UFG realiza un control de los servicios "no conformes" y los somete a procesos de corrección para demostrar su conformidad.

Director de calidad PRC-02 “No Conformidades y Acciones de Mejora”.

-Solicitar registro de No conformidades y acciones de Mejora. -Verificar que el procedimiento de control de servicio no conforme se esté ejecutando correctamente.


UFG

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REF. ISO 9001


EVIDENCIA IN SITU

8.4 Verificar que la UFG determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

Dirección de Calidad

- Gráficos de los Resultados estadísticos. - Cuadros de Control.

Verificar que los resultados de los análisis estén relacionados a: Satisfacción o insatisfacción del cliente. Resultados de inspecciones de calidad y la conformidad de los requisitos del cliente. Resultados de evaluaciones académicas.

8.5.1 Verificar que la UFG mejore continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad


-Registros de Situaciones diagnosticadas. -Planificación de la Mejora.

Solicitar evidencia de situaciones diagnosticadas para mejorar y además solicitar la Planificación de la mejora. Evaluar que dicha planificación se haya programado en base al cumplimiento de la política de calidad, objetivos de calidad, resultados de auditorías internas de calidad, análisis de datos la implantación de acciones correctivas y preventivas y las actividades de revisión del sistema de Gestión de la Calidad.

8.5.2 Verificar que la UFG tome acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir.

Dirección de calidad.

Procedimiento PRC-02 "No conformidades y acciones de mejora”.

-Verificar en el Procedimiento de No conformidades y acciones de mejora: las no conformidades, originadas por reclamos de los clientes, resultados de auditorias de calidad, de la revisión de la dirección, por incumplimiento de los procedimientos o de los objetivos de calidad. Determinación e investigación de las causas que las origina. La evaluación de la necesidad de adoptar acciones para asegurar que las no conformidades no vuelvan. La determinación de las acciones correctoras necesarias y su implantación. El registro de las acciones adoptadas. Revisión y verificación de la eficacia de las acciones adoptadas. Escoger al azar una acción correctiva y solicitar el registro de No conformidades y acciones de mejora, para luego evaluar el proceso en donde se detectó la no conformidad y verificar que se haya implantado la acción correctiva y que no haya posibilidades de que vuelva a ocurrir.


UFG

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REF. ISO 9001


EVIDENCIA IN SITU

8.5.3 Verificar que la UFG tome acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia.


Procedimiento PRC-02 "No Conformidades y Acciones de Mejora".

Verificar que el Procedimiento de No conformidades y acciones de mejora establezca: Identificación de las no conformidades potenciales. Determinación y metodología para implantar las acciones correctivas y preventivas necesarias. El registro de las acciones adoptadas. La revisión y verificación de la eficacia de las acciones adoptadas. Escoger al azar una acción preventiva y solicitar el registro de No conformidades y acciones de mejora, para luego, evaluar el proceso en donde se detectó la no conformidad y verificar que se haya implantado la acción preventiva y que no haya posibilidades de que ocurra.


UFG

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4.0 ANEXOS

Los anexos 1,3,4,5,11 han sido tomados del procedimiento de Planificación, realización y

seguimiento de las auditorias internas de calidad de la UFG, los cuales han sido modificados de

acuerdo a los requisitos considerados de la Norma ISO 19011.

ANEXO 1: PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

ANEXO 2: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA.


ANEXO 4: INFORME DE NO CONFORMIDAD/OPORTUNIDAD DE MEJORA DETECTADA.

ANEXO 5: RESUMEN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

ANEXO 6: MACRO FLUJO DEL PROCESO ENSEÑANZA APRENDIZAJE DEZAJE DE LA UFG.

ANEXO 7: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO, DECLARADOS EN EL MANUAL DE LA

CALIDAD DE LA UFG, REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2000.

ANEXO 8: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO, DECLARADOS EN EL MANUAL DE LA

CALIDAD DE LA UFG.

ANEXO 9: REGISTROS DE CALIDAD REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2000

ANEXO 10: DIAGRAMA DE DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PLANES DE CARRERA DE LA UFG.

ANEXO 11: FORMULARIO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES DE MEJORA

ANEXO 12: PROCEDIMIENTO PRC-03, PLANIFICACIÓN, REALIZACION Y SEGUIMIENTO DE LAS

AUDITORIAS INTERNAS DE LA CALIDAD.

MANUAL DE AUDITORIA INTERNA DE LA CALIDAD UFG

49

ANEXO 1: PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

OBJETIVO:

PERIODO:_____________________________________

CODIGO FECHA

INICIO

FECHA

FINALIZACION AREA AUDITADA PROCESO

RESPONSABLE

DEL AREA

TIPO DE

AUDITORIA

REQUISITO DE

LA

NORMA ISO

9001:2000

DOCUMENTACION

DE REFERENCIA A

AUDITAR

AUDITORES

RESPONSABLES

DIRECTOR DE CALIDAD UFG

Eliminado: A

Eliminado: R


50

ANEXO 2: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

OBJETIVO DEL PROGRAMA:

PERIODO:_____________________________________ AUDITORIAA

REALIZADA CODIGO AREA A AUDITAR PROCESO

SI NO

FECHA

INICIO

FECHA DE

FINALIZACION O

CIERRE ACCIONES

CORRECTIVAS

TIEMPO DE

RETRASO

(DÍAS)*

AUDITORES

ASIGNADOS

LOGRO DE

OBJETIVOS(EN

PORCENTAJE)

OBSERVACIONES

ELABORADO POR:

AUDITOR JEFE

VERIFICADO POR:

DIRECTOR DE CALIDAD

TIEMPO DE RETRASO: (FECHA FINALIZACION REAL-FECHA FINALIZACION PROGRAMADA)


UFG

51


FECHA: CODIGO: OBJETIVO: ALCANCE: TIPO DE AUDITORÍA: DOCUMENTAL

INTEGRAL

PARCIAL

AREAS A AUDITAR Y RESPONSABLE PRINCIPAL

AREA PROCESO RESPONSABLE

AUDITOR O EQUIPO AUDITOR DESIGNADO:

AUDITOR: RESPONSABILIDAD:

DOCUMENTACION DE REFERENCIA

FECHAS DE LA AUDITORIA

INICIO FINALIZACION ACTIVIDAD

RECURSOS:

F: F: F: DIRECTOR DE GESTION

DE CALIDAD AUDITOR JEFE RESPONSABLE DEL AREA

A AUDITAR


UFG

52

ANEXO 4: INFORME DE NO CONFORMIDAD/OPORTUNIDAD DE MEJORA

DETECTADA.

AREA AUDITADA:_____________________________ FECHA:_______________

No. No conformidad/oportunidad de mejora

detectada

Requisito

normativo

afectado

Evidencia

Objetiva

Responsable del seguimiento

de la no conformidad (no

conformidad/oportunidad de

mejora)

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE

DEL AREA AUDITADA: _________________________

NOMBRE Y FIRMA DEL AUDITOR:________________________


UFG

53

ANEXO 5: RESUMEN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

Responsable Area auditada Area auditada Fechas de auditoría

Auditor o equipo designado Auditor jefe Auditores

Areas auditadas:

Objetivo:

Alcance:

Documentación de referencia:

RESUMEN DE NO CONFORMIDADES DETECTADAS

Ref. Normativa afectada Total Ref. No. de No conformidad

4. Requisitos Generales

4.1 Requisitos generales

4.2 Requisitos generales de documentación

5. Responsabilidad de la Dirección

5.1 Compromiso de la Dirección

5.2 Enfoque al cliente

5.3 Política de calidad

5.4 Planificación

5.5 Administración

5.6 Revisión por la dirección

6. Gestión de recursos

6.1 Suministro de recursos

6.2 Recursos humanos

6.3 Instalaciones

6.4 Entorno de trabajo

7. Realización del producto

7.1 Planificación de los procesos

7.2 Procesos relacionados con el cliente

7.3 Diseño y/o desarrollo


UFG

54

7.4 Compras

7.5 Operaciones de produccion y servicio

8. Medición, análisis y mejora

8.1 Planificación

8.2 Medición y seguimiento

8.3 Control de las no conformidades

8.4 Análisis de datos

8.5 Mejora

Total de no conformidades detectadas Firma del auditor jefe

Fecha: Responsable del área auditada:

Nombre: Firma:

Se anexa a este resumen los informes de auditoría que reflejan las evidencias objetivas que

han sido evaluadas y que sustentan las no conformidades detectadas. Según programación

posterior el auditor designado evaluará la implantación de las acciones pertinentes.


55

ANEXO 6:MACRO FLUJO DEL PROCESO ENSEÑANZA APRENDIZAJE DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO

GAVIDIA.

Planificación Académica

Procesos de Ingresos

Asesoría Académica

Registro Académico

Proceso de Formación

Proceso de Graduación

1- Oferta Académica. 2-Definir Planta Docente. 3- Planificar Actividades. 4- Definición de aulas. 5- Horarios de Clase. 6- Seguimiento.

1- Recibe Información. 2 al 5- Tipos de ingresos. NI IE RI AI 6- Presentar documentación y apertura o actualización de expediente. 7- Pago de Aranceles.

1- Presentar documentos. 2- Docente asesora inscripción de asignaturas.

Registro de Ac-ciones Académ. 1-Cambios. 2- Retiros. 3- Adiciones. 4-Certificaciones. 5-Digitalizaciones 6-Constancias. 7-Cambio de carrera. 8-Traslados. 9-Tercera

t í l

1- Proceso de enseñanza Aprendizaje: Planificación. Ejecución. Evaluación. 2- Reportes. 3 y 4 Uso de recursos.

1- Estado de Egreso. 2-Definición de temas a investig. 3-Asignación de asesor. 4-Ejecución de proyecto. 5-Defensa: Aprobación o ajuste. 6-Revisión y cierre de expediente. 7-Acto de graduación.


UFG

56

ANEXO 7: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO, DECLARADOS EN EL

MANUAL DE CALIDAD DE LA UFG, REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2000.

Procedimientos de Calidad (PRC):

PRC-01 Control de Documentos y Registros de Gestión de la Calidad.

PRC-02 No Conformidades y Acciones de Mejora.

PRC-03 Auditorías Internas de Calidad.


UFG

57

ANEXO 8: LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO, DECLARADOS EN EL MANUAL DE LA CALIDAD DE LA UFG

Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad

Procedimientos de Calidad (PRC):

PRC-01 Control de Documentos y Registros de Calidad.

PRC-02 No conformidades y acciones de mejora .

7PRC-03 Auditorías Internas de Calidad.

PRC-05 Seguimiento y medición de la satisfacción del cliente

PRC-07 Sistematización de la Comunicación Interna Vertical, Horizontal y Circular.

Otros Procedimientos del Sistema

Procedimientos de Ingresos Académicos (PIA)

PIA-01 Nuevo ingreso

PIA-02 Ingreso por equivalencia

PIA-03 Estudiantes de reingreso

Procedimientos de Planificación Académica (PPA):

PPA-01 Oferta académica

PPA-02 Definición de planta docente

Procedimientos de Ingresos de Colecturía (PIC):

PIC-07 Pago de Aranceles.

Procedimientos de Asesoría Académica (PAA)

PAA-02 Asesoría al estudiante

Procedimientos de Registros Académicos (PRA)

PRA-01 Inscripción de asignaturas

PRA-02 Movimientos académicos

PRA-03 Certificaciones parciales de notas


UFG

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Procedimientos de Enseñanza Aprendizaje (PEA)

PEA-01 Planificación

PEA-02 Ejecución

PEA-03 Evaluación

PEA-04 Procedimiento de seguimiento de la ejecución y evaluación del PEA

Procedimientos de Graduación (PGR):

PGR-01 Egreso (licenciatura e ingeniería)

PGR-02 Definición de investigación

PGR-03 Asesoría

PGR-04 Ejecución de investigación

PGR-05 Defensa de investigación

PGR-06 Acto de Graduación

Procedimientos de Biblioteca (PDB):

PDB-01 Préstamo de Documentos Convencionales y Electrónicos.

PDB-02 Devolución de Documentos Convencionales y Electrónicos

Procedimientos de Servicios Informáticos (PSI):

PSI-01 Procedimiento para la creación de cuentas de correo electrónico

PSI-02 Reserva y Control de tiempo de máquina para prácticas individuales en las redes locales

PSI-03 Reserva y control de acceso de usuarios en en las PC´s de pasillos y bibliotecas

PSI-04 Reserva de uso de computo para prácticas asistidas en redes locales

PSI-05 Utilización de PC´s reservadas para profesores en redes locales.

PSI-06 Solicitud de equipos audiovisuales

PSI-07 Procedimiento de mantenimiento preventivo y correctivo de hardware y software.


UFG

59

Procedimientos de la Dirección Administrativa (PDA):

PDA-01 Compras y evaluación de proveedor

Procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos(PRH)

PRH-01 Desarrollo de actividades formativas, detección de necesidades formativas del personal.

PRH-02 Evaluación del desempeño del personal no docente

PRH-03 Evaluación del desempeño del personal docente

PRH-04 Reclutamiento y selección del personal.


UFG

60

ANEXO 9: REGISTROS DE CALIDAD REQUERIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2000 Apartado Registro

5.6.1 Revisiones efectuadas por la dirección.

6.2.2 (e) Educación, formación, habilidades y experiencia

7.1 (d) Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante

cumplen los requisitos.

7.2.2. Resultados de la revisión de los requisitos relativos al producto y acciones

originadas por la misma.

7.3.2. Elementos de entrada para el diseño y desarrollo relativos a los requisitos

del producto.

7.3.4. Resultados de las revisiones del diseño y desarrollo y las subsiguientes

acciones necesarias.

7.3.5. Resultados de la verificación del diseño y desarrollo y las subsiguientes


7.3.6. Resultados de la validación del diseño y desarrollo y las subsiguientes


7.3.7 Resultados de la revisión de los cambios del diseño y desarrollo y las

subsiguientes acciones necesarias.

7.4.1 Resultados de las evaluaciones de los suministradores y las subsiguientes

acciones necesarias que se deriven de las mismas.

7.5.2. (d) Los requeridos por la organización para demostrar la validación de los

procesos en los cuales la salida resultante no pueda ser verificada por el

subsecuente de seguimiento o medición.

7.5.3 La identificación única del producto, cuando la trazabilidad sea un requisito.

7.5.4 Propiedad del cliente que ha sido perdida, dañada o que se ha visto que no

es adecuada para su uso.


UFG

61

7.6 (a) Base utilizada para la calibración o verificación de los equipos de medida

cuando no existan patrones nacionales o internacionales.

7.6 Validez de los resultados previos de medición cuando se detectó que el

equipo de medición no esta conforme a los requisitos.

7.6 Resultados de la calibración y verificación de los equipos de medición.

8.2.2 Resultados de las auditorias internas y acciones de seguimiento.

8.2.4 Indicación de la persona /s responsable del lanzamiento del producto.

8.3 Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier acción

tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.

8.5.2 Resultados de las acciones correctivas.

8.5.3 Resultados de las acciones preventivas


62

ANEXO 10: DIAGRAMA DE DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PLANES DE CARRERA DE LA UFG

Rectoría Consejo

directivo UFG Ministerio de

Educación

1. Indice 2. Generalidades de la carrera 3. Justificación de la carrera 4. Objetivos de la carrera 5. Perfil de salida de profesional 6. Organización del pensum 7. Forma de evaluación de la carrera 8. Plazo de actualización del plan de

estudios 9. Requisitos especiales de graduación 10. Programas de asignaturas

Aprobación del proyecto de plan de carrera

Recibe proyecto de plan de carrera

Revisión de proyecto de plan de carrera por

MINED

Conforme a requisitos de instructivos

Aprobación de plan de carrera

Emisión de acuerdo a ejecutivo de aprobación de carrera

Decanato

Elaboración del perfil del proyecto

Elaboración estudio de mercado

Elaboración de proyecto de Plan de Carrera(instructivo DNS1, DNS2 y

DNS3)

Incorpora observaciones del MINED a proyecto de plan de carrera

Remite plan de carrera ajustado

Implementación

Aprobación del perfil(rectoría)

Con formato: Numeración yviñetas

Eliminado: DECANATO


UFG

63

ANEXO 11: FORMULARIO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES DE MEJORA RC-06

No. de ficha:

Persona que detectó:

Origen de la no conformidad Reclamo del cliente Medición de la satisfacción del cliente Auditorías internas/externas Medición y seguimiento de los procesos Otros casos

Fecha de detección:

Descripción de la no conformidad

Fecha:_______________ Acción inmediata para solucionar la no conformidad

Acción realizada por: _______________ Fecha:_________________________ Análisis de la causa

Análisis realizado por:____________________ Fecha:_________________________

¿Se requiere acción de mejora? Si No / Correctiva preventiva

Acción de mejora a implantar:

Responsable:________________________ Fecha de implementacion: _________________ Verificación de la implementacion:

Responsable:_______________________ Fecha de verificación:__________________ Verificación de la efectividad:

Responsable:_______________________ Fecha de verificación: __________________

PERFIL DE PUESTO UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

1

TITULO DEL PUESTO: Auditor Interno de Calidad

UNIDAD: Dirección de Calidad

REPORTA A: Director de Calidad

LE REPORTAN: Ninguno

RELACIONES INTERNAS: Con todas las unidades que componen la Universidad.

RELACIONES EXTERNAS: Ninguna

REQUISITOS MINIMOS:

Educación requerida:

- Graduado de una carrera superior Universitaria, con

especialización adicional en pedagogía.

- Conocimiento de Sistemas de Gestión de la calidad.

- Conocer a fondo las normas ISO 9000:2000

Limite de edad: Indiferente

Sexo: Indiferente

EXPERIENCIA:

Haber laborado 2 años como mínimo en la Institución.

6 meses como mínimo en el involucramiento de actividades del Sistema de Gestión

de la Calidad de la Universidad.

40 horas de formación en auditoría.

Eliminado:

Eliminado: ¶

Eliminado: ¶

Eliminado: ¶


2

Haber participado en 4 auditorías con una duración mínima de 20 horas en total

como auditor en prácticas.

CUALIDADES PERSONALES a) Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto;

b) De actitud abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista

alternativos;

c) Diplomático – de mucho tacto en las relaciones con la gente;

d) Observador – constante y activamente consciente de los entornos físicos y las

actividades;

e) Perspicaz – instintivamente conciente y capaz de entender y adaptarse a la

situación;

f) Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones;

g) Tenaz – persistente orientado sobre la consecución de los objetivos;

h) Decisivo – alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento lógico

y el análisis;

i) Independiente – actúa y funciona independientemente a la vez que se

relaciona eficazmente con otros;

DESCRIPCION GENERICA DEL PUESTO:

El auditor interno de calidad es el responsable de ejecutar las auditorías internas al

Sistema de Gestión de la Calidad de la UFG de acuerdo al programa diseñado por la

Dirección de Calidad. Debe documentar las observaciones e informar los resultados de la

auditoría.

Eliminado: días e

Eliminado: a


3

RESPONSABILIDADES:

Colaborar en la planificación de las auditorías.

Ejecutar las auditorías en el tiempo asignado.

Documentar las observaciones.

Informar los resultados de las auditorías.

Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la

auditoría.

Conservar y salvaguardar con discreción los documentos relativos a la auditoría.

Someterse a las evaluaciones requeridas por la Dirección de Calidad y la Universidad.

Asistir a las capacitaciones requeridas por la Dirección de Calidad y la Universidad.

PODER DE DECISION:

ACTIVIDAD A Total

B Actue, luego

informe

C Consulte antes

de actuar

Ejecución de auditoría en el lugar de trabajo del

auditado.

X

Solicitar documentación al auditado, relacionado

con la auditoría.

X

Recolección de evidencias X

Determinación de no conformidades y

oportunidades de mejora.

X

Conformidad con las acciones correctivas o

preventivas propuestas por el auditado

X

Cierre de no conformidades y oportunidades de

mejora.

X

Eliminado: ¶¶¶

[1] Eliminado DISCOVERY 11/01/2004 15:41:00

TABLA 3: ESCALA DE EVALUACION 133

Página 11: [2] Eliminado DISCOVERY 11/01/2004 15:43:00

PERFIL DEL AUDITOR INTERNO DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD

FRANCISCO GAVIDIA.


TABLA 3: ESCALA DE EVALUACION

ESCALA DE EVALUACION Areas de conocimiento y

habilidades

Método de evaluación

PTJE. DESCRIPCION

6 40 o más horas de formación como auditor interno de calidad.

3 Menos de 40 y más de 20 horas de formación como auditor interno de calidad.

Revisión de los registros

de formación. 0 Menos de 20 horas de formación como auditor interno de calidad.

6 Haber realizado cuatro o más auditorias internas dentro de los últimos tres años.

3 Haber realizado dos o tres auditorías internas dentro de los últimos tres años.

Procedimientos, procesos y técnicas de auditoría Revisión de

los registros de auditoría.

0 No ha realizado auditorías internas dentro de los últimos tres años. Incluye a los que han realizado una auditoría en los últimos tres años.

6 Ha recibido capacitación sobre el sistema de gestión de la calidad de la UFG, el manual de calidad y el procedimiento de auditoría.

3 Ha recibido capacitación sobre el sistema de gestión de la calidad de la UFG, sin conocer el manual de calidad y el procedimiento de auditoría.


de formación.

0 No ha recibido capacitación sobre el SGC de la UFG. 6 Contesta entre el 75-100% de preguntas sobre el Manual de Calidad

de la UFG. 3 Contesta entre el 50-75% de preguntas sobre el Manual de Calidad de

la UFG.

Sistemas de Gestión y otros documentos de

referencia. Examen oral

1.5 Contesta menos del 50% de preguntas sobre el Manual de Calidad de la UFG.

6 Ha trabajado para la UFG al menos durante dos años. Revisión de los registros de empleo. 0 Ha trabajado para la UFG menos de dos años.

6 Ha recibido capacitación sobre estatutos de la UFG y Ley de Educación Superior.

3 Conoce los estatutos de la UFG y Ley de Educación Superior, pero no esta documentado como capacitación.

Situaciones de la organización

Leyes, reglamentos y

otros requisitos


de formación. 0 No ha recibido capacitación, ni conocer sobre los estatutos de la UFG

y Ley de Educación Superior.


Leyes, reglamentos y otros requisitos

Capacidad para identificar y entender la aplicación de las leyes y reglamentos pertinentes relativas a los procesos y productos o servicios.

Haber asistido a un curso de formación sobre las leyes pertinentes para las actividades y proceso, objeto de esta auditoría.


de formación.


Puntaje total obtenido:

Puntaje máximo: 36

Resultado de la evaluación:

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