BIENVENIDOS

ASAMBLEA GENERAL DE

COPROPIETARIOS

AÑO 2013

ADMINITRATIVA ADMINITRATIVA ADMINITRATIVA INFORME DE GESTION ADMINITRATIVA

ABRIL A DICIEMBRE DE 2012

ADMINISTRATIVO MANTENIMIENTO ASEO

SEGURIDAD PROYECTOS DE

INVERSION

ADMINISTRATIVO

ASEO

MANTENIMIENTO

SEGURIDAD

PROYECTOS DE INVERSION

ADMINISTRATIVO

1. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS SE ENCUENTRAN ARCHIVADOS 100% :

AZ CON LOS DOCUMENTOS JURÍDICOS

- Rut

- personería jurídica

- fot. cedula del representante legal

- hoja de vida

CARPETAS DE CADA INMUEBLES DE LAS TRES TORRES

CARPETA DE CIRCULARES

CARPETA CON LAS HOJAS DE VIDA DE CADA UNO DE LOS FUNCIONARIOS DE

SEGURIDAD Y ASEO

ACTAS DE ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS (AUDIO)

ACTAS DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN (AUDIOS)

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

- administración.

- contador

- revisor fiscal

CONTRATOS DE MANTENIMIENTO.

PÓLIZA DE ÁREAS COMUNES.

PROVEEDORES

COTIZACIONES.

2. CARPETA DE ALQUILER DEL SALÓN SOCIAL

3. CARPETA DOCUMENTOS CONSTRUCTORA

- Planos estructurales

- Documentos cartas varias.

- Reclamaciones formato locativas

- Actas locativas zonas comunes.

- Actas de entregas de zonas comunes

CONTABILIDAD

4. LOS DOCUMENTOS CONTABLES SE ENCUENTRAN ARCHIVADOS 100% :

AZ CORRESPONDIENTE A CADA MES (ENERO A DICIEMBRE 2012) CONTIENE:

- Cuentas de cobro

- Recibos de Caja

- Comprobantes de Egreso con sus respectivos soportes

- Extractos Bancarios del mes

- Conciliación Bancaria

- Balance general del mes

- Estado de Resultados

- Cartera

- Ejecución presupuestal

- Auxiliares

- Informe Revisor fiscal

1. CARPETA CUENTAS DE COBRO RADICADAS A SOLUCIONES INMOBILIARIAS

2. Se realizaron los pagos a los proveedores en fechas oportunas, siendo estos los más

representativos :

SEGURIDAD (COOVISER)

ASEO (UNIVERSAL DE LIMPIEZA).

ASCENSORES (MITSUBISHI)

MANTENIMIENTO DE JARDINES (JORGE FRANCO)

MANTEMINITO BOMBAS (PUMP SERVICE)

3. Se entregaron las cuentas de cobro todos los meses del 1 al 5 de cada mes.

4. Se entregaron los recibos de caja todos los meses del 1 al 5 de cada mes.

5. Se realizaron constantemente ajustes a las cuentas de los propietarios.

6. Se realizaron los pagos de la retención en la fuente en las fechas oportunas.

7. Se realizaron los pagos de los servicios públicos en las fechas oportunas (energía, acueducto,

teléfono)

8. Se celebraron las reuniones mensuales de Consejo de Administración para realizar la revisión y

aprobación de los informes financieros y entrega de gestión administrativa.

CONTABILIDAD

Informe contable Se programó un cronograma de trabajo debido a que la situación contable, en cuanto a conciliaciones

de cuentas de los inmuebles se encontraba supremamente alto, esto debido a que inicialmente la

cuenta de recaudo de administración era con la entidad bancaria BANCOLOMBIA, la cual no tenia como

identificar el pago de cada uno de los apartamentos, solo podíamos descargarlo si el propietario

realizaba la entrega del soporte de pago en la administración, esto genero que la cuenta creciera hasta

llegar a mas de 22.9 millones, razón por la cual al tomar la administración este fue un punto crítico y a

su vez de mucha responsabilidad logrando a 31 de Diciembre del 2012, reducirlo a 10.2 millones.

También se puede sumar a lo anterior el cambio tan seguido de administraciones en el primer

semestre del año, generó impacto en las comunicaciones, con algunos propietarios, que no viven en la

copropiedad y que tiene sus inmuebles arrendados o simplemente compraron por inversión.

A la fecha y después de coordinar y conciliar con los propietarios, se entregaron los soportes a la

administración y se comenzó a realizar un trabajo muy puntual en cada uno de estos casos, los cuales en

su mayoría fueron:

La referencia no era la correcta en el momento del pago.

Pagos por transferencias electrónicas y no enviaban los soportes

La cuota no era la correcta en la mayoría venían cancelando menos.

Apartamentos con inmobiliarias que no habían entregado sus soportes de pagos realizados en la

entidad Bancolombia y se encontraban por identificar.

Propietarios que se encontraban fuera del país y fueron llegando en el transcurso del segundo

semestre a conciliar sus cuentas.

CONTABILIDAD

Informe contable

La administración instalo más formas y facilidades para que los propietarios realizaran sus pagos de administración por diferentes medios:

Se realizo la cancelación de la cuenta de Bancolombia ya que esto generaba el incremento en nuestra cuenta por identificar.

Se instalo el punto pago (DATAFONO) en la portería principal para que los propietarios realicen el pago de administración y adicionalmente les da la oportunidad de cancelar todos los servicios públicos y demás pagos de acuerdo a la necesidad de cada uno.

El Centro Virtual de Pagos CPV

Ya tenemos identificada en nuestra base contable cuales son los inmuebles que cancelan mensualmente por transferencia electrónica.

También se realizo la apertura de la cuenta de ahorros en el Banco Av. Villas, lo anterior para tener la cuenta independiente que por Ley debe existir en las copropiedades de Régimen de Propiedad Horizontal para el fondo de imprevistos. Se realizo la presentación ante la DIAN de: Información Exógena, actualización de Rut, Medios Magnéticos Distritales, presentación mensual de la retención en la fuente.

MANTENIMIENTOS GENERALES

La Administración realizó una organización de proveedores que realizaran los mantenimientos preventivos a los equipos principales lo cual es de vital importancia para la conservación y el buen funcionamiento a largo plazo de los mismos, ya que esto garantiza el buen funcionamiento y fiabilidad, lo cual no existía en la copropiedad; por lo tanto en el semestre de junio a diciembre se realizaron a nivel general, los siguientes mantenimientos PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS:

1. Bombas de agua potable de la torre 1 y 2 2. Bombas de aguas lluvias de la torres 1 y 2 3. Planta eléctrica. 4. Citófonos. 5. Ascensores torre 1 y 2 6. zonas verdes y jardines 7. Cajas de inspección de aguas negras 8. Cajas de inspección de aguas lluvias 9. Canales de sótanos 10. Canales de cubiertas 11. Parque infantil 12. Lavado de tanque de agua potable torre 1 y 2 (toma de muestra de agua antes y después

certificada ) 13. Fumigación de zonas comunes (cuarto principal de basuras, shut de las torres, parqueaderos,

puntos fijos, zonas sociales, 14. Limpieza general los parqueaderos con aserrín y ACPM 15. Mantenimiento y arreglos a los equipos antiguos del gimnasio. 16. Se han realizado dos mantenimientos preventivos de garantía a los equipos nuevos del gimnasio 17. Mantenimiento a rejillas de accesos vehiculares 18. Mantenimiento, arreglos e instalaciones de guardas de diferentes zonas comunes (zonas

sociales, administración, cafetería, cuartos de maquinas, cuarto de aseo) 19. Mantenimiento y arreglo a las puertas de acceso vehicular de visitantes y sótanos. 20. Mantenimiento, arreglo y cambio de repuestos a la puerta de acceso peatonal portería principal. 21. Cambio de motores a los brazos hidráulicos de las puertas de acceso vehicular visitantes. 22. Cambio de varios repuestos a la puerta de acceso vehicular sótanos

VIGILANCIA

CONTRATO VIGILANCIA COOPERATIVA COLOMBIANA DE VIGILANCIA ESPECIALIZADA “ COOVISER CTA.

EL 12 DE MAYO DE 2012 SE RENOVO EL CONTRATO HASTA EL 12 DE MAYO DE 1013 CON TODOS LOS VALORES AGRAGADOS ANTERIOMENTE EXPUESTOS. A PARTIR DEL AÑO ESTOS VALORES QUEDARAN A NOMBRE DEL CONJUNTO.

SERVICIO HUMANO

5 PUESTOS 24 HORAS

15 PERSONAS 5 PUESTOS 24 HORAS DE VIGILANCIA FIJA CON TURNOS DE DOCE (12X24) HORAS DURANTE EL MES INCLUIDO SÁBADOS, DOMINGOS Y FESTIVOS, CON COMUNICACIÓN

ROBOS, ATRACOS O PÉRDIDAS GENERADAS DENTRO DEL CONJUNTO

NINGUNO AFORTUNADAMENTE NO TUVIMOS NINGÚN ROBO, ATRACO DENTRO DEL CONJUNTO

DOTACIÓN PERSONAL BUENO LA DOTACIÓN Y EL PORTE DEL UNIFORME DEL PERSONAL DE VIGILANCIA HA SIDO INTACHABLE Y ADEMÁS CUENTAN CON LA DOTACIÓN ADECUADA SEGÚN EL CLIMA. SU SALARIO Y PRESTACIONES HAN SIDO CANCELADAS DENTRO DE LOS TÉRMINOS DE LEY Y PACTADOS A LA FIRMA DEL CONTRATO

REUNIONES DE EMPLEADOS SEGURIDAD

TOTAL 6 EL CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN SOBRE LA EMPRESA DE SEGURIDAD SE REALIZA POR MEDIO DE MEMORANDOS Y REUNIONES MENSUALES CON TODO EL PERSONAL DE SEGURIDAD INCLUYENDO EL SUPERVISOR Y GERENTE DE LA EMPRESA.

ADMINITRATIVA ADMINITRATIVA ADMINITRATIVA

VALORES AGREGADOS INSTALADOS POR

LA EMPRESA DE SEGURIDAD SIN NINGÚN

COSTO

TIPO DE ELEMENTOS DETALLES

CANTIDAD

PORTATIL ADMINISTRACION 1

12 Camaras a Color para Exteriores 660 tvlLente Barifocal 4 A12 mm36 Leds shyp Sony se instalaran en ParqueaderosVisitantes y la Área Perimetral

10

10 CAMARAS shyp sony 540 tvl lente Varifocal 2.8 a 9mm estas cámaras se instalaran en los ascensores las entradas a las torres y en la recepción y porteria Administracion

8

DVR de 32 Entradas

Velocidad 960 Frames tiempo RealSoporta 8 discos Duros 1000 sataVideo 1BNC / 1VGA/ HDMIUSB Control Remoto y Mouse

2

se entrega con 2 discos 1000sata

Monitor de 32" 1

Cable UTP Categoria 6 y Duplex 14 1000 MTRS

UPS de 700 w 2

Monitor de 22" 1

FOTOGRAFIAS DE LOS SITIOS DONDE SE HAN INSTALADO CCTV Y ADECUACIONES ACSESO

VEHICULAR

LISTADO DE EQUIPOS INSTALADOS

TORRE 1: 2 CÁMARAS ASCENSORES - 1 CÁMARA PASILLO SUB SÓTANO- 1 CÁMARA SÓTANO - 1 CÁMARA ENTRADA PRIMER PISO

TORRE 2: 2 CÁMARAS ASCENSORES - 1 CÁMARA PASILLO SUB SÓTANO- 1 CÁMARA SÓTANO - 1 CÁMARA ENTRADA PRIMER PISO

TORRE 3: 2 CÁMARAS ASCENSORES

SÓTANOS: 6 CÁMARAS- ENTRADA VEHICULAR: 3 CÁMARAS – ENTRADA PEATONAL:1 CÁMARA

ENTRADA ADMINISTRACIÓN: 1 CÁMARA

PERÍMETRO: 6 CÁMARAS –PLAZUELA: 1 CÁMARA –ENTRADA GUARDERÍA: 1 CÁMARA

DOS REFLECTORES PERIMETRALES

UN CONTROL DE RONDAS

SALON DE JUEGOS 1 CAMARA

GIMNASIO 1 CAMARA

DOS SISTEMAS DE GRABACIÓN DIGITA PC

UN MONITOR LCD DE 32 PULGADAS

UNA UPS DE 1 KVA

UN CONTROL DE RONDAS CON 9 PUNTOS DE MARCACIÓN

DOS GARITAS DE SEGURIDAD

ADMINITRATIVA ADMINITRATIVA ADMINITRATIVA CONTROL DE ACCESO VEHICULAR EL

CUAL ESTA EN PERIODO DE PRUEBA

DEBIDO A QUE SE REALIZO UN ESTUDIO

DE SEGURIDAD PARA PONERLO EN

FUNCIONAMIENTO

CONTROL DE ACCESO VEHICULAR

LOS RESIDENTES DEBEN IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN EL SISTEMA PARA

REALIZAR UN EFECTIVO REGISTRO Y OPERACIÓN DEL SISTEMA.

EL SENTIDO DE INGRESO Y SALIDA DE LOS VEHÍCULOS SE REALIZARA POR EL LADO

IZQUIERDO DEL CONDUCTOR, ESTO CON EL FIN DE DAR FACILIDAD A LA MARCACIÓN DE

LA TARJETA.

SE DEBE REALIZAR LA CORRESPONDIENTE MARCACIÓN REFLECTORA EN EL PISO COMO

MUESTRA LA FIGURA.

PARA LA SALIDA VEHICULAR EL RESIDENTE DEBE REALIZAR LA APROXIMACIÓN N A LA UNIDAD

LECTORA POR EL LADO IZQUIERDO, UNA VEZ SE ENCUENTRE FRENTE A LA UNIDAD DEBE ACERCAR

LA A UNA DISTANCIA NO MAYOR A 5 CMT , EN ESTE MOMENTO LA UNIDAD EMITIRÁ UNA SEÑAL

AUDIBLE QUE INDICA QUE A SIDO REGISTRADA LA TARJETA, ENSEGUIDA SE DARÁ APERTURA

AUTOMÁTICA DEL PUERTA VEHICULAR.

TAMBIÉN SE ENCENDERÁ UNA LUZ INTERMITENTE DE COLOR ROJO QUE INDICA QUE EL MOTOR

DE LA PUERTA ESTA ACCIONADO Y QUE DEBE ESPERAR A QUE ESTA SE APAGUE PARA SEGUIR CON

EL RECORRIDO, PARA LO CUAL ES IMPORTANTE INSTALAR UN AVISO DE ADVERTENCIA DE IGUAL

MANERA HABRÁ UNA LUZ EN CADA ENTRADA VEHICULAR INDICANDO QUE HAY UN VEHÍCULO EN

TRANSITO LO CUAL INDICA QUE SI USTED ESTA INGRESANDO O SALIENDO DEBE ESPERAR EL PASO

DEL OTRO VEHÍCULO.

LAS TARJETAS SON DE USO EXCLUSIVO DEL EDIFICIO Y LA RESPONSABILIDAD DEL MANEJO

COMPETE AL PROPIETARIO DEL PARQUEADERO DE MODO TAL QUE EL USO INADECUADO O

PRÉSTAMO A TERCEROS ES DE COMPLETA RESPONSABILIDAD DEL PROPIETARIO , DE IGUAL

MANERA EN CASO DE PERDIDA DEBERÁ NOTIFICARSE EN FORMA INMEDIATA A LA

ADMINISTRACIÓN PARA REALIZAR EL CORRESPONDIENTE BLOQUEO DE LA TARJETA Y DEBERÁ

SOLICITAR LA REPOSICIÓN EN LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y TENDRÁ UN VALOR DE $70.000

LOS CUALES DEBEN SER CANCELADOS A LA ADMINISTRACIÓN.

EN CASO QUE EL PROPIETARIO DEL PARQUEADERO DECIDA ARRENDARLO SERÁ EL QUIEN

ENTREGUE LA TARJETA AL ARRENDATARIO Y COMUNIQUE RESPECTIVA Y OPORTUNAMENTE A LA

ADMINISTRACIÓN SE RECUERDA QUE ESTA PROHIBIDO EL ARRIENDO DE PARQUEADEROS A

PERSONAS NO RESIDENTES DEL EDIFICIO

ASEO CONTRATO ASEO UNIVERSAL DE LIMPIEZA

CON ESTA EMPRESA TENEMOS UN SERVICIO DE UN AÑO A PARTIR DE MAYO 2012 A MAYO DE 2013

PERSONAL HUMANO 14 PERSONAS SE CUENTA CON DOS MUJERES Y DOS HOMBRES.

MANTENIMIENTOS LAVADO GENERAL DE ZONAS COMUNES:

AL CONJUNTO

GENERALES.

DEL CONJUNTO.

CONTRATO ASEO UNIVERSAL DE

LIMPIEZA

CON ESTA EMPRESA TENEMOS

UN SERVICIO DE PRESTACIÓN

DE ASEO A PARTIR DE MAYO

2012 A MAYO 2013

SERVICIO HUMANO 4 PERSONA DE 7 A

4:30 PM

DOS MUJERES DOS HOMBRES

EN MATERIA DE ASEO,

SERVICIO PRESTAD A LA FECHA

BIEN DANDO BUENOS

RESULTADOS EN EL CUAL SE HA

REALIZO UNA ARDUA LABOR

EN LOS PARQUEADEROS,

SCHUT DE BASURAS, PASILLOS,

ESCALERAS, PORTERÍA, POR LO

QUE ESTA EMPRESA NOS HA

DEMOSTRADO A PESAR DE QUE

SOLO CONTAMOS CON TRES

(4) PERSONAS SE MANTIENE

LIMPIO Y ASEADO EN TODOS

LOS ASPECTOS.

ASEO

MANTENIMIENTOS LAVADO GENERAL 5

PARQUEADEROS (SOTANOS Y VISITANTES)

PUNTOS FRENTE AL CONJUNTO

PUNTOS FIJOS

BAÑOS GENERALES.

ZONA PERIMETRAL DEL CONJUNTO.

SHUT DE BASURAS

CUARTO PRINCIPAL DE BASURAS

ESCALERAS

ASCENSORES

PASILLOS

REUNIONES DE

CONTROL CON EL SUPERVISOR 6

EL CONTROL DE LA

ADMINISTRACIÓN SOBRE LA

EMPRESA DE ASEO SE REALIZA

POR MEDIO DE

MEMORANDOS,

CRONOGRAMAS DE TRABAJO Y

REUNIONES MENSUALES CON

TODO EL PERSONAL

INCLUYENDO LA SUPERVISORA.

COMPRAS REALIZADAS PARA ADECUACIONES DE

LAS ZONAS COMUNES

A continuación relaciono todas las compras realizadas para embellecer, acondicionar, adecuar

las zonas comunes:

1. Impresora Epson 300 para documentos contables

2. Carteleras informativas para todas las zonas sociales y portería principal.

3. Compra de sonido y tres micrófonos para eventos especiales del conjunto

4. Botiquín, camilla de primeros auxilios y buzón de sugerencia administración.

5. Tapetes para la portería principal.

6. Dispensadores de toallas de manos , champú de manos, papel higiénico para:

Baños sociales primer y segundo piso.

Gimnasio

7. Canecas de basura para baños sociales primer y segundo piso

8. Canecas de basura multiusuario para zona plazoleta peatonal

9. Canecas de basura para los shut de puntos fijos y cuarto principal.

10. Lokers para el personal de seguridad y aseo.

11. Caja fuerte para ubicarla en la oficina de administración.

12. Horno microondas.

13. Cafetera

14. Avisos de seguridad e higiene industrial.

15. Carteleras para los ascensores de la torre tres

16. Compras varias adecuación oficina de administración

17. Materas gigantes para decoración de las torres 1,2,3, y portería principal.

18. Tarjetas de aproximación para el acceso vehicular.

19. Implementos y herramientas para el todero.

EVENTOS ESPECIALES

A continuación relaciono los eventos realizados durante el semestre de junio a diciembre de 2012:

DIA DE LOS NIÑOS

EVENTOS ESPECIALES

A continuación relaciono los eventos realizados durante el semestre de junio a diciembre de 2012:

AEROBICOS