informes.- Este es un documento oficial mediante el cual una o más personas, dan cuenta

a la autoridad superior o similar sobre un hecho o actividad. Este debe ser un texto sobre

y objetivo donde el informante nunca expresara opiniones personales o juicios de valor,

sino que debe ceñirse a la realidad de los hechos. Un informe necesita ser claro y preciso,

además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier

persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a

través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.

Auditorias.- Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o

parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y

oportunidades de mejora, y esta es mediante la aplicación articulada y simultánea de los

procedimientos de evaluación contable y/o financiera, de legalidad y de gestión, para

determinar, con conocimiento y certeza razonable, la calidad de su información. También

se puede decir que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los

objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si

estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

Estudios de tiempo y movimiento.

Estudios de tiempos: Actividad que implica la técnica de establecer un estándar de tiempo

permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del

trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras

personales y los retrasos inevitables.

Estudios de movimientos: Análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el

cuerpo al ejecutar un trabajo

DEFINICIÓN

La Auditoría de Personal es el conjunto de actividades planeadas y realizadas sistemáticamente para verificar, analizar, evaluar y mejorar las funciones de personal.

Se trata entonces de un método de control de calidad de toda la Gestión del Talento Humano junto con las sugerencias para su mejoramiento.

Enfocada de esta manera, la Auditoría de Personal es un instrumento de diagnóstico de los problemas del área humana, constituyéndose asi en el sustento básico para el diseño del programa de personal, tal como se estableció en el primer capitulo de este libro. Tenemos entonces un sistema en continuo mejoramiento

LA AUDITORIA DE PERSONAL

Se puede perder gran parte del esfuerzo que se realiza en el desarrollo de todas las demás funciones de la Gestión del Talento Humano, si éstas no fuesen analizadas y evaluadas sistemáticamente. Por su importancia y complejidad, la gestión de personal requiere ser revisada para buscar su continuo mejoramiento. Lo contrario es suponer que en esta área de la empresa todo sale bien y por lo tanto es innecesario esforzarse para buscar su mayor eficiencia mediante el análisis de hechos y opiniones validamente recabado.

Es saludable para la empresa practicar revisiones periódicas para controlar la calidad del programa de personal. Aún en las industrias donde se administra la fuerza laboral sin la estructura organizativa que suministran los programas de personal, es necesario admitir que siempre se puede mejorar lo que se está haciendo para beneficio de los trabajadores y de la Institución.

La mayoría de las organizaciones medianas y grandes realizan auditorías administrativas y financieras, pero sólo un pequeño porcentaje de ellas evalúa la gestión de personal. Indiscutiblemente se requiere algo más que una auditoría administrativa y financiera para detectar el estado de salud de una institución. La Auditoría de Personal es una forma de control y como tal debería ser parte integral de toda auditoria empresarial.

Mientras la evaluación del desempeño mide los niveles del producto final del sistema de la gestión humana, que es el desempeño laboral, la Auditoría de Personal suministra información sobre los resultados específicos obtenidos mediante la ejecución del programa de personal. Es decir, la Auditoría de Personal ofrece la oportunidad de conocer las desviaciones entre los resultados obtenidos y los objetivos planeados. al mismo tiempo que apunta hacia las causas del posible desfase al detectar el grado de cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y presupuestos.

PROPÓSITO E IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA DE PERSONAL

La meta fundamental de la Auditoría de Personal es alcanzar la excelencia de la

gestión humana, mediante la identificación de sus aspectos fuertes y débiles.

Al implementar la Gestión del Talento Humano con la ayuda de programas de

personal, la Auditoría de Personal se realiza con el propósito de verificar si los

mismos se están aplicando correctamente y si los resultados alcanzados son

congruentes con los objetivos establecidos. Cuando no se están obteniendo los

resultados esperados, los auditores determinan las causas de las desviaciones y

dificultades. Para esto, analizan las políticas, procedimientos, normas y

presupuestos diseñados para alcanzar los objetivos propuestos, sugiriendo los

cambios que deban hacerse para mejorar la eficiencia del sistema. Es decir, la

Auditoria de Personal no sólo muestra los problemas sino sus posibles causas y

soluciones.

La Auditoría de Personal suministra información confiable para identificar las

funciones del sistema de la Gestión del Talento Humano que requieren mayor

atención y en los cuales se deben invertir los recursos disponibles para tener un

mayor rendimiento en términos de productividad laboral.

En síntesis, ésta función es importante por cuanto permite descubrir los problemas

de personal y sus causas. Como consecuencia contribuye a mantener el control

de la Gestión del Talento Humano. Además, hace notorios los aportes del sistema

a los objetivos superiores de la empresa.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA DE PERSONAL

La Auditoría de Personal cubre todas las funciones del sistema de Gestión de

Personal y está dirigida tanto al departamento de personal como a las demás

divisiones de la empresa que tienen bajo su responsabilidad la conducción de la

fuerza laboral.

Existen dos enfoques de la Auditoría de Personal: el enfoque coyuntural que

justifica el esfuerzo de revisión y evaluación de la gestión humana sólo cuando

surgen problemas graves en la empresa. Según esta forma de ver las cosas, la

auditoría se hace esporádicamente y en reacción a las crisis que aparecen en la

compañía. Esto ocurre generalmente en organizaciones que administran el

personal sin objetivos, políticas, procedimientos y normas adecuadamente

establecidas.

El otro enfoque es sistemático y planeado, según el cual la auditoria se realiza

periódicamente para revisar y evaluar el Programa de Personal vigente. Aunque

aquí la revisión se hace sobre hechos cumplidos, esta auditoría tiene alcance

prospectivo en la medida que suministra información válida para la elaboración de

los programas futuros, anticipando así la solución de los problemas de personal.

En el mejor de los casos, la Auditoría de Personal actúa sobre los objetivos,

políticas, procedimientos, normas y presupuestos establecidos para ejecutar la

gestion humana. Indaga sobre las desviaciones entre los resultados obtenidos y

los objetivos planeados en cada uno de los subprogramas de personal. Examina

las políticas, procedimientos y normas, haciendo notar las áreas en las cuales no

existen o no han sido comunicadas a toda la Institución y analiza críticamente las

bases teóricas en las cuales se sustentan estos elementos de los subprogramas

de personal.

Para evaluar los resultados alcanzados en la gestión de personal, la auditoría

debe basarse en datos estadísticos tales como:

o Rotación de los trabajadores

o Accidentalidad

o Tiempo y costo de entrenamiento.

o Ausentismo

o Utilización y costo de los beneficios laborales

o Movilidad interna del personal (ascensos y traslados)

o Sanciones disciplinarias

o Reclamos

o Evaluación del desempeño de los trabajadores

o Productividad por trabajador.

Cuando no se tienen objetivos prefijados que sirvan de criterio de medición de la

eficiencia de la gestión humana, es necesario apelar a estándares basados en

experiencias de otras organizaciones, corriendo el riesgo de no responder a la

filosofía, propósito y demás características propias de cada empresa.

EL INFORME DE LA AUDITORÍA DE PERSONAL

Toda la labor de los auditores se concreta en un informe que constituye el

instrumento de retroalimentación para la Gestión del Talento Humano. Por esto, la

auditoría debe ser algo más que una descripción subjetiva de la situación de la

Gestión de Personal.

Al concluir su tarea, los auditores elaboran un informe con los hallazgos,

conclusiones y recomendaciones. Sin embargo, la auditoría no puede tener un

carácter fiscalizador sino de apoyo, mediante el destacamento tanto de los

aspectos positivos como negativos de la Gestión del Talento Humano. Lo anterior

hace necesaria la existencia de registros de personal técnicamente elaborados.

El informe de auditoría de personal contiene, como mínimo, la siguiente

información sobre el área de personal:

o Desviaciones de los resultados con respecto a los objetivos propuestos para

cada uno de los subprogramas de personal.

o Principales logros y contribuciones de la Gestión del Talento Humano.

o Fallas en la aplicación de las políticas, normas, procedimientos y presupuestos.

o Grado de adecuación de las políticas, normas, procedimientos y presupuestos,

en relación con los resultados alcanzados.

o Problemas existentes y sus posibles causas. Estos problemas pueden consistir

en las desviaciones de los objetivos o en nuevas situaciones indeseables que

enfrenta la Institución.

o Conclusiones sobre los aspectos fuertes y débiles de la Gestión del Talento

Humano de la empresa.

o Recomendaciones en términos de nuevos objetivos, políticas, normas,

procedimientos y presupuestos.

o Dificultades y limitaciones encontradas en la implementacion de la funcion de

Auditoría de Personal.

El informe de auditoría de personal debe ser conocido por todos los gestores del

talento humano de la empresa, es decir: el departamento de personal, los

directivos de línea y la alta gerencia.