Boletín del Archivo General de la Nación - agn.gob.mx · María José Rhi Sausi Garavito...

Boletín del Archivo General de la Nación7a época, año 3, núm. 12, abril-junio 2012

Azumbilla, Chapulco y Rancho de Balderrama; Tehuacán, Puebla y Cumbres de Acultzingo; Orizaba, Veracruz, 1777

AGN, Catálogo de mapas, planos e ilustraciones, Tierras, vol. 1001, exp. 4, f. 54. (903)

Boletín del Archivo General de la Nación

Secretaría de Gobernación

Dr. Alejandro Alfonso Poiré RomeroSecretario

Mtro. Ernesto González CancinoOfi cial Mayor

Archivo General de la Nación

Dra. Aurora Gómez Galvarriato Freer Directora General

Dra. María Gabriela Recio CavazosDirectora General Adjunta de Administración de Acervos Históricos

Mtro. Alberto de la Fuente GuerreroDirector de Publicaciones y Difusión

Mtro. Marco Antonio Silva MartínezJefe del Departamento de Publicaciones

C. Víctor Manuel Barajas IslasJefe del Departamento de Imprenta

Diseño y formación: Elisa Cruz CabelloAsistencia editorial: Idalia González, Carlos Alday, Ezequiel Chavira

Legajos. Boletín del Archivo General de la Nación, séptima época, año 3, número 12, abril-junio de 2012, es una publicación trimestral del Archivo General de la Nación, donde se publica y distribuye, con domicilio en Eduardo Molina s/n, Col. Penitenciaría, Delegación Venustiano Carranza, C. P. 15280, México, D. F.

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Editor responsable: Marco Antonio Silva Martínez.

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Licitud de título y licitud de contenido otorgado por la Comisión Califi cadora de Publicaciones y Revistas Ilustradas de la Secretaría de Gobernación número: 15036.

ISSN-0185-1926

Legajos. Boletín del Archivo General de la Nación se terminó de imprimir en septiembre de 2012 en la imprenta del Archivo General de la Nación.

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Dr. Pedro Ángeles Jiménez Instituto de Investigaciones Estéticas,Universidad Nacional Autónoma de México

Arch. Alicia Barnard Amozorrutia Consultora independiente,Proyecto InterPARES (colaboradora)

Dra. Diana Birrichaga GardidaFacultad de Humanidades,Universidad Autónoma del Estado de México

Mtro. Alberto de la Fuente Guerrero Dirección de Publicaciones y Difusión,Archivo General de la Nación (Coordinación Editorial)

Dra. Leticia Gamboa OjedaInstituto de Ciencias Sociales y Humanidades,Benemérita Universidad Autónoma de Puebla

Dra. Aurora Gómez Galvarriato Freer Dirección General, Archivo General de la Nación

Dr. Javier Mac Gregor Campuzano División de Ciencias Sociales y Humanidades, Universidad Autónoma Metropolitana Iztapalapa

Consejo Editorial

Dra. Graciela Márquez ColínCentro de Estudios Históricos,El Colegio de México

Mtra. Sandra Peña Haro Instituto de Investigaciones sobre la Universidad y la Educación,Universidad Nacional Autónoma de México

Dr. Carlos Armando Preciado de Alba División de Ciencias Sociales y Humanidades,Universidad de Guanajuato

Dra. Gabriela Recio Cavazos Dirección General Adjunta de Administración de Acervos Históricos, Archivo General de la Nación

Mtra. María José Rhi Sausi GaravitoDepartamento de Economía,Universidad Autónoma Metropolitana-Azcapotzalco

Mtra. Alicia Salmerón Castro Instituto de Investigaciones Dr. José María Luis Mora

Dr. Juan Voutssas Márquez Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información,Universidad Nacional Autónoma de México

ATENCIÓN investigador (a) de temas históricos y de archivística

Es una publicación trimestral especializada en historia y archivística editada por el Archivo General de la Nación desde 1930.

El propósito de esta revista es la publicación de textos originales basados en investigaciones fundamentalmente académicas que contribuyan al estudio, difusión y reinterpretación de temas relacionados con la historia y la archivística, así como a la divulgación del acervo documental que resguarda el Archivo General de la Nación de México.

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Tabla de contenido

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49

55

73

87

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La naciente Ley Federal de ArchivosAlberto de la Fuente Guerrero

Decreto por el que se expide la Ley Federal de Archivos

Acuerdo por el que se agrupa el organismo descentralizado denominado Archivo General de la Nación al sector coordinado por la Secretaría de Gobernación

PORTALES DE LA ARCHIVÍSTICA

La “autenticidad” en documentos de archivo digitales: una ontologíaJuan Voutssas Márquez

“AN” digital: programa de preservación y acceso a los documentos digitales del Archivo Nacional de BrasilClaudia Carvalho Masset Lacombe Rocha

La implantación de la legislación sobre protección de datos en la administración municipal: cuestionamiento teórico y estudio de casoAlejandro Delgado Gómez

Sistema de modernización archivística. Propuesta del Sistema de Gestión Documental en la Universidad de SonoraPatricia Ríos García

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Imagen de portadaAzumbilla, Chapulco y Rancho de Balderrama; Tehuacán, Puebla y Cumbres de Acultzingo; Orizaba, VeracruzMaría Inés Ortiz Caballero

La pluma y la espada: 200 años del Ilustrador NacionalAlberto Álvarez Ferrusquía

Fotografías de la familia Moctezuma de ChilapaArnold Lebeuf

Normas para la entrega de originales

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9Legajos, número 12, abril-junio 2012

El pasado 23 de enero el Diario Ofi cial de la Federación publicó la Ley Federal de Archivos. ¿Cuáles son los puntos relevantes de esta ley? ¿Cómo está estructurada? ¿Cómo podrían llegar a impactar el manejo y organización de los archivos en el país? ¿Qué papel le confi ere al Archivo General de la Nación?

A fi nales de 2011, más precisamente el 8 de diciembre, el pleno de la Cámara de Diputados aprobó por unanimidad, con 310 votos a favor, un decreto para crear la Ley Federal de Archivos (LFA). Los legisladores encontraron con ello un punto de confl uencia más allá de las posturas partidistas, para beneplácito de los archivistas de todas las entidades federativas. Pocas veces en la historia legislativa de México se encuentran casos como éste, en que no se emite ningún voto en contra de una ley. Eso habla, de entrada, no sólo de las bondades que puede traer al propio país contar, por primera vez, con una ley de alcance federal que involucra a toda la archivística nacional, sino también de una gran visión de largo alcance, y un profundo compromiso histórico, mostrado por el cuerpo legislativo en su conjunto. Más de un mes después, el 23 de enero de 2012, se publicó la LFA en el Diario Ofi cial de la Federación, entrando al día siguiente en vigor.

Pero la votación y la publicación fueron tan sólo los pasos fi nales de todo un proceso previo, al cual contribuyó signifi cativamente la intensa labor que efectuaron algunos investigadores, historiadores destacados, el sector de los archivistas y la Administración Pública Federal, así como especialistas y funcionarios del propio Archivo General de la Nación, para que los conceptos jurídicos relevantes fueran aceptados, para que el texto legislativo correspondiera con una realidad palpable y susceptible de ser modifi cada. Se trataba en lo posible de partir de las carencias

LA NACIENTE LEY FEDERAL DE ARCHIVOS

Alberto de la Fuente Guerrero*

* Director de Publicaciones y Difusión, AGN.

10 Legajos, número 12, abril-junio 2012

materiales, de los defectos en los procesos, de las lagunas legales, para de ahí ir conformando un hilvanado de artículos que, a la postre, permitieran subsanar dichas carencias, defectos y lagunas. Para ello se contó siempre con la experiencia del personal del Archivo General de la Nación, así como del apoyo incondicional del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (IFAI).

Con la LFA se busca fortalecer la conservación, consulta y difusión de los archivos en el país en posesión de los Poderes de la Unión y organismos autónomos, así como de instituciones y particulares. Entre otros benefi cios, se otorga al Archivo General de la Nación (AGN) la responsabilidad rectora que presupone la formulación e implantación de políticas públicas en la archivística nacional, y cambia su clasifi cación de órgano desconcentrado a organismo descentralizado. Esta nueva denominación legal signifi ca un salto enorme para el AGN en comparación con la independencia, autonomía y poder previos, ya que le otorga patrimonio y personalidad jurídica propios al mismo. En otras palabras, le da poder pera ejercer sus funciones de manera efi ciente.

¿Cómo está estructurada la LFA? Ésta se integra de 56 artículos divididos en cinco capítulos:

1. Se señalan las disposiciones generales de la ley.2. Se establece la política en materia de organización y administración

de los archivos.3. Se indican las autoridades responsables de la aplicación de las

disposiciones contenidas en la ley.4. Se establece el Registro Nacional de Archivos como el instrumento

catastral del AGN para el registro y difusión del patrimonio documental.

5. Se considera la creación del Sistema Nacional de Archivos como un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación permanente entre los archivos públicos de los tres ámbitos de gobierno, los privados, del sector social y de las instituciones de educación superior.

La ley también establece las disposiciones que permitirán la organización


y conservación de los archivos en posesión de todos los entes públicos e instaura la fi gura del Consejo Nacional de Archivos, el cual tiene a su cargo crear una política nacional archivística que proponga directrices que tiendan a homologar los procesos archivísticos.

Por otro lado, la LFA fortalece al Archivo General de la Nación como órgano rector de la archivística nacional y principal repositorio del acervo histórico de la administración pública federal:

a) al elevar su mandato a nivel de ley, reemplazando las atribuciones otorgadas por el Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación,

b) al determinar que presida el Consejo Nacional de Archivos;c) al dotarlo de personalidad jurídica y plena autonomía de gestión de

sus recursos, reconociéndolo como órgano descentralizado; yd) al hacer que el nombramiento de su Director(a) General sea a través

del titular del Ejecutivo Federal, retomando una tradición histórica del siglo XIX.

Cabe esperar que la implementación de esta ley nos aproxime más al nivel de las grandes democracias, que dan cada vez más un mayor peso a la preservación de la memoria nacional. En lo particular, gracias a esta Ley, el Archivo General de la Nación evitará el extravío o la destrucción de documentos patrimoniales, complementará algunos conceptos legales sobre el acceso a la información (nacidos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental) y permitirá determinar las condiciones de infraestructura y recursos mínimos requeridos para que los archivos del gobierno federal conserven de forma más adecuada los documentos administrativos e históricos.

En el articulado de la LFA se plantean entre otras cosas mecanismos de coordinación y vinculación que han brillado por su ausencia, permitiendo fortalecer la estructura institucional, al establecer un sistema institucional de archivos cuyo objetivo es regular la organización y conservación de los archivos. Con esto se provee el marco jurídico necesario para que las mejores prácticas de la archivística se implanten en diferentes instituciones.


La LFA en la Reunión Nacional de Archivos

Resulta interesante citar a la doctora Aurora Gómez Galvarriato, Directora General del Archivo General de la Nación, quien se refi rió a la Ley Federal de Archivos durante su discurso inaugural de la XXXIV Reunión Nacional de Archivos, en los siguientes términos:

Esta ley, de gran trascendencia histórica para la archivística nacional, establece los criterios básicos sobre los que ha de erigirse un Sistema Nacional de Archivos que en nuestra visión articulará algún día a todos los archivos del país a través de prácticas homogéneas que estén a la vanguardia a nivel internacional, y que construyan y protejan la memoria documental de corto y largo plazo de nuestro país.1

Acerca de la coordinación de los archivos y del papel rector del AGN, su directora afi rmó:

La Ley de Archivos recién aprobada, establece las disposiciones que permitirán la creación y consolidación de sistemas institucionales de archivos que integren el proceso archivístico: de trámite, concentración e histórico bajo la tutela de un coordinador de archivos que deberá tener un papel más prominente y una preparación y jerarquía dentro de la administración pública. La Ley fortalece al Archivo General de la Nación como órgano rector de la archivística nacional y principal repositorio del acervo histórico de la administración pública federal y lo constituye como un organismo descentralizado con mayor autonomía y capacidad de acción.2

Sobre el nuevo Consejo Nacional de Archivos, que dos días después de este discurso se conformó dentro de la misma reunión nacional, la doctora Gómez señaló:

1 Aurora Gómez Galvarriato Freer, Discurso inaugural, XXXIV Reunión Nacional de Archivos.2 Idem.


Si bien la ley atañe sobre todo al orden federal de gobierno, no olvida la necesidad de generar un ámbito archivístico común para todo el país. A través de la fi gura del Consejo Nacional de Archivos, un órgano colegiado conformado por representantes de todos los archivos del país, la Ley permitirá establecer directrices que puedan guiar a los archivos en toda la nación. Esta Reunión Nacional de Archivos servirá para conformar el primer Consejo Nacional de Archivos tal y como lo marca la Ley. La Ley nos abre grandes oportunidades como archivos pero también nos impone grandes desafíos. (…) El resultado positivo de esta transformación benefi ciará a todos los archivos del país y permitirá que haya un mayor reconocimiento y apoyo al trabajo de todos los que trabajamos en los archivos, por parte de las instancias gubernamentales, y de la sociedad entera.3

Es de notarse el compromiso que el Archivo General adquiere y con gusto asume en ésta que será, sin duda, una nueva era en la archivística nacional. Esta era es también asumida por los propios archivistas, tal y como consigna Villanueva Bazán en su artículo “A propósito de la Ley Federal de Archivos”:

Y es que la LFA llega en un momento en que el conocimiento archivístico en México busca tomar un lugar importante dentro de la sociedad mexicana; en un momento en que las tecnologías de la información y la comunicación se hacen cada vez más presentes en las diversas actividades de nuestra existencia creando con ello necesidades no sólo de información sino de formas adecuadas de organizarla y de hacerla más accesible. Los nuevos retos que plantean esas tecnologías, hacen oportuna su aparición que, de cualquier modo, como hemos dicho, llevaba muchos años esperando ser.4

Acuerdo sobre la sectorización del AGN

3 Por cierto, durante dicha reunión uno de los temas que se desarrolló en las mesas fue precisamente el de la Ley y sus implicaciones normativas. Las ponencias pueden consultarse en la página del archivo (www.agn.gob.mx) en la sección correspondiente a la XXXIV Reunión Nacional de Archivos.4 Véase http://www.archivo.udg.mx/colaboracion/proposito-de-la-ley-federal-de-archivos


Tres meses después de la aparición de la LFA, se publicó en el Diario Ofi cial de la Federación (30 de abril de 2012) el Acuerdo por el que se agrupa el organismo descentralizado denominado Archivo General de la Nación al sector coordinado por la Secretaría de Gobernación. Con esto comienza a hacerse efectiva una nueva era de los archivos nacionales.

En las páginas siguientes reproducimos los textos íntegros tanto de la Ley Federal de Archivos como del citado acuerdo de sectorización del AGN.

Bibliografía

Acuerdo por el que se agrupa el organismo descentralizado denominado Archivo General de la Nación al sector coordinado por la Secretaría de Gobernación, en http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/dof/2012/abr/DOF_30abr12.pdf

Gómez Galvarriato, Aurora. Discurso inaugural, Reunión Nacional de Archivos, en http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/reuniones/2012/tabasco/tabasco.html

Ley Federal de Archivos. Diario Ofi cial de la Federación, 23 de enero de 2012, en http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5230610&fecha=23%2F01%2F2012

Villanueva Bazán, Gustavo. “A propósito de la Ley federal de Archivos”. En Conexión archivística, revista electrónica de la U. de G. (http://www.archivo.udg.mx/colaboracion/proposito-de-la-ley-federal-de-archivos)


Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Presidencia de la República.

Felipe de Jesús Calderón Hinojosa, Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, a sus habitantes sabed:

Que el Honorable Congreso de la Unión, se ha servido dirigirme el siguiente

DECRETO

“El Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos, decreta

Artículo Único.- Se expide la Ley Federal de Archivos.

TÍTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

Capítulo Único

Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científi ca o cultural.

DECRETO POR EL QUE SE EXPIDE LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS


Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refi ere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Artículo 3. La interpretación de esta Ley en el orden administrativo corresponde:

I. Al Archivo General de la Nación, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal; y

II. A la autoridad que se determine en las disposiciones secundarias aplicables a los otros sujetos obligados.

Artículo 4. Para efectos de la presente Ley y su ámbito de aplicación se entenderá por:

I. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino fi nal de los documentos de archivo;

II. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;

III. Archivo administrativo actualizado: Aquél que permite la correcta administración de documentos en posesión de los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial, de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno;

IV. Archivo de concentración: Unidad responsable de la admi-nistración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino fi nal;

V. Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa;


VI. Archivo histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional;

VII. Archivo privado de interés público: Documentos o colecciones que ostenten interés público, histórico o cultural en poder de particulares;

VIII. Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino fi nal de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el Comité de Información en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos;

IX. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fi scales o contables, y que no contenga valores históricos;

X. Catálogo de disposición documental: Registro general y siste-mático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasifi cación de reserva o confi dencialidad y el destino fi nal;

XI. Clasifi cación archivística: Proceso de identifi cación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;

XII. Comité de Información: Instancia respectiva de cada sujeto obligado, establecida en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

XIII. Comité: El Comité Técnico Consultivo de los archivos del Ejecutivo Federal al que refi ere el artículo 37 de la Ley;

XIV. Consejo Académico Asesor: El integrado por académicos y


expertos destacados en disciplinas afi nes a la archivística, al que refi ere el artículo 36 de la presente Ley;

XV. Consejo Nacional de Archivos: El integrado por los representantes de los archivos de los tres niveles de gobierno, de los órganos constitucionales autónomos, de instituciones académicas y de archivos privados;

XVI. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo;

XVII. Cuadro general de clasifi cación archivística: Instrumento técnico que refl eja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;

XVIII.Dependencias y entidades: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, incluidas la Presidencia de la República, los órganos administrativos desconcentrados, y la Procuraduría General de la República;

XIX. Destino fi nal: Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fi n de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;

XX. Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fi scal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren;

XXI. Documento electrónico: Aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura;

XXII. Documento histórico: Aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la institución generadora pública o privada, que integra la memoria colectiva de México y es fundamental para el conocimiento de la historia Nacional;

XXIII.Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;


XXIV. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifi ca con el nombre de este último;

XXV. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasifi cación archivística y sus datos generales;

XXVI. Instituto: El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos;

XXVII. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que des cri-ben las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental);

XXVIII. Ley: Ley Federal de Archivos;XXIX. Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido

y estructura de los documentos de archivo y su administración a través del tiempo, y que sirven para identifi carlos, facilitar su búsqueda, administración y control de su acceso;

XXX. Órganos constitucionales autónomos: El Instituto Federal Electoral, la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, el Banco de México, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía, las universidades y las demás instituciones de educación superior a las que la ley otorgue autonomía, así como cualquier otro establecido en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;

XXXI. Patrimonio documental de la Nación: Documentos de archivo u originales y libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confi ere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del país;

XXXII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca


de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

XXXIII. Reglamento: Reglamento de la Ley Federal de Archivos o el do cumento normativo equivalente que emitan los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal;

XXXIV. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

xxxv. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específi co;

XXXVI. Sujetos obligados:

a) El Poder Ejecutivo Federal, la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República;

b) El Poder Legislativo Federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión Permanente, la Auditoría Superior de la Federación y cualquiera de sus órganos;

c) El Poder Judicial de la Federación y el Consejo de la Judicatura Federal;

d) Los órganos constitucionales autónomos;e) Los tribunales administrativos federales; yf) Cualquier otro órgano federal;

XXXVII. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria);

XXXVIII. Valor documental: Condición de los documentos que les confi ere características administrativas, legales, fi scales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios);


XXXIX. Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identifi cación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y

XL. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fi scales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

Artículo 5. Los sujetos obligados que refi ere esta Ley se regirán por los siguientes principios:

I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos;

II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;

III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para refl ejar con exactitud la información contenida; y

I. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

Artículo 6. Son objetivos de esta Ley:I. Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización

y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la efi ciencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;

II. Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los archivos que contienen información pública gubernamental;

III. Regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fi n de que éstos se preserven


actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad;

IV. Garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e históricos; para hacer efi ciente la gestión pública y el acceso a la información pública; así como para promover la investigación histórica documental;

V. Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados;

VI. Promover el uso y difusión de los archivos históricos generados por los sujetos obligados, favoreciendo la investigación y resguardo de la memoria institucional de México;

VII. Favorecer la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados;

VIII. Establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales en materia de archivos; y

IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental.

Artículo 7. Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión.

TÍTULO SEGUNDO

DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Capítulo IDe la organización de los archivos

Artículo 8. Cuando la especialidad de la información o la unidad administrativa lo requieran, la coordinación de archivos de los sujetos obligados propondrá al Comité de Información o equivalente, del que deberá formar parte, los criterios específi cos de organización y conservación de archivos, de


conformidad con las disposiciones aplicables y los lineamientos que a su efecto expidan el Archivo General de la Nación y el Instituto, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal; o bien, la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados, de conformidad con las directrices que establezca el Consejo Nacional de Archivos.

Las instancias a que se refi ere el artículo 31 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental observarán las disposiciones en materia de esta Ley. Los titulares de dichas instancias o unidades administrativas podrán determinar los criterios específi cos en materia de organización y conservación de sus archivos, de conformidad con los Lineamientos expedidos por el Archivo General de la Nación y los criterios del Consejo Nacional de Archivos, según corresponda.

Artículo 9. Los sujetos obligados asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, así como, en su caso, por los criterios específi cos que apruebe su Comité de Información o equivalente.

Los órganos internos de control del Poder Ejecutivo Federal, así como las áreas que realicen funciones de contraloría interna en los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, en el ámbito de sus respectivas atribuciones.

Artículo 10. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas.

Artículo 11. El responsable del área coordinadora de archivos deberá cubrir el perfi l que se estipule en el Reglamento; será nombrado por el titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal,


y formará parte del Comité de Información o su equivalente como asesor en materia de archivos, con voz y voto.

Artículo 12. El responsable del área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:

I. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables;

II. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente el establecimiento de criterios específi cos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes que contengan información y documentación clasifi cada como reservada y/o confi dencial, a fi n de asegurar su integridad, de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables;

III. Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, el cuadro general de clasifi cación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico;

IV. Coordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico;

V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el sujeto obligado;

VI. Elaborar y presentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de Internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento;


VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino fi nal de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados; y

VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información del sujeto obligado las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

Artículo 13. Cada sujeto obligado deberá nombrar a los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico respectivamente.

Artículo 14. En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.

Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser debidamente capacitado para cumplir con las funciones inherentes a sus funciones, las cuales son las siguientes:

I. Integrar los expedientes de archivo;II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que

ha sido clasifi cada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter;

III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasifi cación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasifi cada; y

V. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.


Artículo 15. Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas, legales, fi scales o contables.

El responsable del archivo de concentración deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligado distintos al Poder Ejecutivo Federal.

El responsable del archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:

I. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental;

II. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;

III. Valorar en coordinación con el archivo histórico los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental; y

I. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.

Artículo 16. Las dependencias y entidades deberán transferir sus documentos con valores históricos al Archivo General de la Nación, de conformidad con las disposiciones que para ello establezca este último.

Los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal podrán convenir con el Archivo General de la Nación, las transferencias secundarias correspondientes. En caso contrario, deberán contar con un archivo histórico propio.

Artículo 17. El archivo histórico estará adscrito al área coordinadora de archivos y se constituirá como fuente de acceso público, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, y difundir su acervo e instrumentos de consulta.

El responsable del archivo histórico deberá contar con conocimientos


y experiencia en historia y archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, o por el titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, el cual deberá contar con un nivel mínimo de director de área. Tendrá las siguientes funciones:

I. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, de la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados;

II. Recibir, organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; y

III. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.

Capítulo IIDe la Administración de los Archivos

Artículo 18. Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluirá al menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos:

I. Registro de entrada y salida de correspondencia;II. Identifi cación de documentos de archivo;III. Uso y seguimiento;IV. Clasifi cación archivística por funciones;V. Integración y ordenación de expedientes;VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente;VII. Transferencia de archivos;VIII. Conservación de archivos;IX. Prevaloración de archivos;X. Criterios de clasifi cación de la información; yXI. Auditoría de archivos.


Artículo 19. Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:

I. El cuadro general de clasifi cación archivística;II. El catálogo de disposición documental;III. Los inventarios documentales;

a) General,b) De transferencia; yc) De baja; y

IV. La guía simple de archivos.

El Archivo General de la Nación, para el caso del Poder Ejecutivo Federal, o bien, las instancias que determine el Consejo Nacional de Archivos en el caso de los demás sujetos obligados, proporcionarán la asesoría técnica para la elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística, en los términos que determine el Reglamento.

El Archivo General de la Nación podrá proporcionar la asesoría a la que refi ere el párrafo anterior a los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal previa suscripción de los convenios correspondientes.

Artículo 20. Los sujetos obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 18 de la Ley para documentos de archivos, así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad deberá contar, además, con los instrumentos de control y consulta señalados en el artículo 19 de la Ley.

En la preservación de archivos electrónicos en el largo plazo, sea por necesidades del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación en el largo plazo, el cual deberá cumplir las especifi caciones que para ello se emitan.

Cuando los sujetos obligados hayan desarrollado o adquirido herramientas


informáticas de gestión y control para la organización y conservación de documentos de archivo, deberán ser adecuadas a los lineamientos a que se refi ere el artículo anterior. Artículo 21. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, emitirá los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, tanto en formato físico como electrónico, a los que refi ere el artículo anterior, aplicables a las dependencias y entidades, los cuales deberán contener como mínimo disposiciones que tengan por objeto:

I. Aplicar invariablemente a los documentos de archivo electrónico los mismos instrumentos técnicos archivísticos que corresponden a los soportes tradicionales;

II. Mantener y preservar los metadatos que sean creados para el sistema;

III. Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística; y

IV. Establecer los procedimientos que registren la actualización, migración, respaldo u otro proceso que afecte a los documentos electrónicos y que documenten cambios jurídico-administrativos, tecnológicos en sistemas y programas o en dispositivos y equipos, que se lleven a cabo e infl uyan en el contenido de los documentos de archivo electrónico.

Asimismo, el Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, emitirá lineamientos para la creación y funcionamiento de los sistemas que permitan la organización y conservación de la información de los archivos administrativos del Poder Ejecutivo Federal de forma completa y actualizada, a fi n de publicar aquélla relativa a los indicadores de gestión, ejercicio de los recursos públicos y con alto valor para la sociedad.

La autoridad que establezcan las disposiciones secundarias aplicables a


los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal deberá emitir los lineamientos que señala el presente artículo, de conformidad con las directrices que para tal efecto emita el Consejo Nacional de Archivos.

Artículo 22. Las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán notifi car al Archivo General de la Nación a más tardar el 15 de abril de cada año, el listado de documentos desclasifi cados el año previo y que hayan sido objeto de reserva con fundamento en el artículo 13, fracciones I a IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Artículo 23. Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en términos del acuerdo emitido por la Secretaría de la Función Pública o la instancia que corresponda en los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal, deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y control archivístico que se encontraban bajo su custodia.

Si a la fecha en que el servidor público se separe del empleo, cargo o comisión no existe nombramiento o designación del servidor público que lo sustituirá, la entrega del informe se hará al servidor público que se designe para tal efecto.

Artículo 24. En caso de que alguna dependencia o entidad de la Administración Pública Federal o alguna de sus unidades administrativas desaparezca, se extinga o cambie de adscripción, la autoridad correspondiente dispondrá lo necesario para que todos los documentos de archivo y los instrumentos de consulta y control archivístico sean trasladados a los archivos que correspondan de conformidad con esta Ley y demás disposiciones aplicables.

El instrumento jurídico por el que se determine la desaparición de una dependencia o una unidad administrativa, o el cambio de adscripción de esta última; o bien, la liquidación, extinción, fusión, enajenación o transferencia de una entidad, señalará la dependencia, entidad o instancia a la que se transferirán los archivos respectivos.


Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal será obligación del liquidador remitir al Archivo General de la Nación copia del inventario de la documentación que se resguardará.

TÍTULO TERCERO

DE LOS SUJETOS OBLIGADOS DISTINTOS DEL PODER EJECUTIVO FEDERAL

Capítulo Único

Artículo 25. Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, establecerán mediante reglamentos o acuerdos de carácter general las autoridades encargadas de aplicar esta Ley y demás disposiciones secundarias a que se refi ere dicho ordenamiento.

Para la aplicación de la Ley y emisión de regulación secundaria, los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal atenderán las directrices y criterios que emita el Consejo Nacional de Archivos.

TÍTULO CUARTO

DEL ACCESO A LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y AUTORIZACIÓN DE SALIDA Y ENAJENACIÓN DE DOCUMENTOS

Capítulo Único

Artículo 26. Para el acceso a los documentos de los archivos históricos de los sujetos obligados y del Archivo General de la Nación no será aplicable el procedimiento de acceso previsto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, por lo que el acceso a los mismos se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios archivos.

Los documentos contenidos en los archivos históricos y los identifi cados como históricos confi denciales no serán susceptibles de clasifi cación como reservados en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.


Artículo 27. La información clasifi cada como confi dencial con fundamento en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, respecto de la cual se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservará tal carácter por un plazo de 30 años a partir de la fecha de creación del documento que la contenga, o bien de 70 años tratándose de datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. Estos documentos se identifi carán como históricos confi denciales.

Los documentos históricos confi denciales permanecerán en el archivo de concentración de los sujetos obligados por el plazo previsto en el párrafo anterior. Una vez cumplido dicho plazo, dichos documentos deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación o archivo histórico correspondiente, y no podrán ser clasifi cados en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Artículo 28. Los sujetos obligados podrán solicitar al Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo Federal, o a su archivo histórico en los demás casos, la custodia de los documentos identifi cados como históricos confi denciales cuando las condiciones físicas de su archivo de concentración no garanticen el debido resguardo de los documentos o pongan en riesgo la conservación de los mismos durante el plazo que establece el artículo 27 de la presente Ley.

Sin perjuicio de lo anterior, el Archivo General de la Nación o los archivos históricos, según corresponda, podrán ordenar la transferencia a sus acervos de los documentos históricos confi denciales de los sujetos obligados para su custodia, cuando determinen que los archivos de concentración no cuentan con las condiciones óptimas para garantizar la debida organización y conservación de los mismos por el plazo antes señalado.

Los documentos históricos confi denciales transferidos al Archivo General de la Nación o a los archivos históricos en calidad de custodia no formarán parte del archivo histórico de acceso público, hasta que concluya el plazo establecido en el artículo 27 de la presente Ley.


Artículo 29. El acceso a los documentos considerados como históricos confi denciales deberá observar lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y la presente Ley.

Cuando el Archivo General de la Nación o la autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal reciban una solicitud de acceso a documentos históricos confi denciales que tengan bajo su custodia, deberán orientar al solicitante respecto del sujeto obligado responsable de la información.

Durante el plazo que establece el artículo 27 de la Ley, el titular de la unidad administrativa que realizó la transferencia primaria al archivo de concentración de los documentos considerados históricos confi denciales, será el responsable de atender las solicitudes de acceso relacionadas con dichos documentos. Artículo 30. El Instituto o la autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal podrán determinar procedente el acceso a información confi dencial con valor histórico cuando:

I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin el acceso a la información confi dencial, y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información confi dencial, ni ninguna que pueda hacer identifi cable a su titular;

II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso;

III. El acceso benefi cie de manera clara y evidente al titular de la información confi dencial; y

IV. Sea solicitada por un biógrafo autorizado por el titular de la información confi dencial.

Artículo 31. No podrán salir del país documentos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos federales, entidades federativas, municipios y casas curiales, así como documentos originales relacionados


con la historia de México y libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles, sin la autorización previa del Archivo General de la Nación.

Artículo 32. En los casos de enajenación por venta de un acervo o documento declarado patrimonio documental de la Nación, y en general cuando se trate de documentos acordes con lo previsto en el artículo 36, fracciones I y II, de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, el Ejecutivo Federal, a través del Archivo General de la Nación, gozará del derecho del tanto en los términos que establezca el Reglamento respectivo.

Artículo 33. Los archivos o documentos en poder de los particulares y de entidades públicas podrán ser recibidos en comodato por el Archivo General de la Nación para su estabilización.

En los casos que posterior a la estabilización citada en el párrafo anterior, el Archivo General de la Nación compruebe que los archivos privados de interés público y sus documentos se encuentran en peligro de destrucción, desaparición o pérdida, éstos podrán ser objeto de expropiación, mediante dictamen emitido por el Archivo General de la Nación, previa opinión técnica del Consejo Académico Asesor, en los términos de la legislación aplicable.

Artículo 34. El procedimiento y términos para la comprobación citada en el artículo anterior se establecerán en el Reglamento.

TÍTULO QUINTO

DEL CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS

Capítulo IDe la Integración del Consejo Nacional de Archivos

Artículo 35. Se crea el Consejo Nacional de Archivos como el órgano colegiado que tiene por objeto establecer una política nacional de archivos públicos y privados, así como las directrices nacionales para la gestión de documentos y la protección de la memoria documental nacional.


I. El Consejo Nacional de Archivos será presidido por el Director General del Archivo General de la Nación.

II. El funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos será conforme a lo dispuesto en esta Ley y, en su caso, en su Reglamento.

Artículo 36. Son atribuciones del Consejo Nacional de Archivos las siguientes:

I. Establecer directrices y criterios para la aplicación de esta Ley y su Reglamento para los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal;

II. Establecer las directrices o criterios nacionales para el funcionamiento de los archivos que integren el Sistema Nacional de Archivos destinadas a la gestión, conservación y acceso a los documentos de archivo;

III. Promover la interrelación de los archivos públicos y privados para el intercambio y la integración sistémica de las actividades de archivo;

IV. Fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados en los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno;

V. Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función archivística, propiciando la cooperación e integración de los archivos;

VI. Establecer criterios para la descripción de documentos y fuentes de información relevantes para el conocimiento y difusión de la historia de México, existentes en archivos y colecciones públicas y privadas, nacionales;

VII. Promover la gestión, preservación y el acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales;

VIII. Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologías de la información, la gestión de documentos en entorno electrónico y las medidas para su preservación;

IX. Estimular la formación técnica de recursos humanos en materia de archivos;


X. Recomendar medidas para la investigación en los archivos públicos y privados;

XI. Estimular la sensibilización de la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos como centros de información esencial, y de los históricos como parte fundamental de la memoria colectiva;

XII. Integrar a los representantes de archivos de instituciones o entidades que no se encuentren previstos en su conformación y que por su participación en el Sistema Nacional de Archivos deban incluirse; y

XIII. Fomentar la organización y celebración de foros, congresos, conferencias; elaboración de estudios, capacitaciones e intercambios de experiencias en materia de archivos.

Artículo 37. El Consejo Nacional de Archivos estará integrado por:

I. El Director General del Archivo General de la Nación, quien lo presidirá;

II. Un representante de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, designado por el Comité Técnico de los Archivos del Ejecutivo Federal;

III. Un representante de los archivos del Poder Judicial Federal, designado por la Judicatura Federal;

IV. Dos representantes de los archivos del Poder Legislativo Federal, designados por el Presidente de la Cámara de Diputados y el Presidente de la Cámara de Senadores;

V. Un representante de los archivos del Banco de México;VI. Un representante de los archivos de la Comisión Nacional de

Derechos Humanos;VII. Un representante del Instituto Federal Electoral;VIII. Un representante del Instituto Nacional de Geografía, Estadística

e Informática;IX. Un representante de los archivos de los estados y del Distrito

Federal, electo en la Reunión Nacional de Archivos;X. Un representante de los archivos de los municipios, electo en la

Reunión Nacional de Archivos;


XI. Un representante de los archivos de los poderes judiciales estatales y del Distrito Federal, electo en el Encuentro Nacional de Archivos Judiciales;

XII. Un representante de los archivos de los poderes legislativos estatales y del Distrito Federal, electo en la Reunión Nacional de Archivos;

XIII. Un representante del Instituto;XIV. Un representante de los institutos o consejos de transparencia

estatales y del Distrito Federal, designados por la Conferencia mexicana de acceso a la información pública;

XV. Un representante de las instituciones de docencia, investigación, o preservación de archivos designado por la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior;

XVI. Un representante de los archivos universitarios elegido por la Red Nacional de Archivos de Educación Superior; y

XVII. Un representante de la Asociación de Archivos y Bibliotecas Privadas.

Artículo 38. El Consejo Nacional de Archivos sesionará en la sede del Archivo General de la Nación de la siguiente forma:

I. Los integrantes del Consejo Nacional de Archivos que se mencionan en el artículo anterior podrán nombrar un suplente.

II. El Consejo Nacional de Archivos solo sesionará si se reúne un quórum de la mitad más uno de sus miembros.

III. Las decisiones se tomarán por mayoría de votos de los miembros presentes en la sesión, y el Director General del Archivo General de la Nación tendrá voto de calidad en caso de empate.

IV. El Consejo Nacional de Archivos contará con un Secretario Técnico, nombrado por el Archivo General de la Nación.


Capítulo IIDel Sistema Nacional de Archivos

Artículo 39. El Sistema Nacional de Archivos es un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación permanente entre los archivos públicos de los tres ámbitos de gobierno, los privados y los del sector social, para la gestión, preservación y acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales.

El Sistema Nacional de Archivos se conducirá de conformidad con las disposiciones previstas en esta Ley, su Reglamento y los criterios y directrices que emita el Consejo Nacional de Archivos.

Artículo 40. El Sistema Nacional de Archivos se integra por los archivos del Poder Ejecutivo Federal, el Poder Judicial de la Federación, el Poder Legislativo Federal, los organismos constitucionales autónomos, los organismos autónomos por ley, las entidades federativas y el Distrito Federal, los municipios o demarcaciones territoriales, las universidades e instituciones de educación superior, los archivos privados declarados de interés público, y aquellos archivos privados que soliciten ser considerados como parte de este sistema y acepten aplicar sus directrices.

TÍTULO SEXTO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Capítulo IDe la operación del Archivo General de la Nación

Artículo 41. El Archivo General de la Nación es el organismo descentralizado rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Tendrá su domicilio legal en la Ciudad de México y contará con autonomía de gestión y personalidad jurídica propia para el cabal cumplimiento de su objeto general, objetivos específi cos y metas.


Los recursos económicos generados por el Archivo General de la Nación serán destinados para el cumplimiento de sus atribuciones.

Artículo 42. El Archivo General de la Nación contará con un Consejo Académico Asesor que le asesorará con los conocimientos desarrollados en las instituciones académicas especializadas en las disciplinas vinculadas con sus funciones con el fi n de alcanzar el mejor desarrollo de sus atribuciones.

El Consejo Académico Asesor estará integrado por académicos y expertos destacados, de acuerdo con lo que disponga el Reglamento.

La Secretaría Técnica del Consejo Académico Asesor estará a cargo del Archivo General de la Nación.

Artículo 43. El Archivo General de la Nación contará con un órgano consultivo en materia de administración de documentos y archivos del Gobierno Federal, que se denominará Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal.

Las actividades del Comité deberán estar estrechamente vinculadas con las que correspondan al Archivo General de la Nación, en su carácter de entidad normativa del Ejecutivo Federal en materia de administración de documentos y archivos.

El Comité estará conformado por dos representantes ofi ciales de cada una de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal, los que fungirán como miembros titular y suplente, respectivamente, quienes deberán ser designados formalmente por el Ofi cial Mayor, o equivalente, de la dependencia o entidad que representen.

El Comité operará y se conducirá de conformidad con las disposiciones previstas en el Reglamento.

Artículo 44. El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes atribuciones:

I. Presidir el Consejo Nacional de Archivos, y proponer la adopción de directrices nacionales en materia de archivos;

II. Resguardar el patrimonio documental que custodia, las transferencias secundarias de los documentos con valor histórico


generados por el Poder Ejecutivo Federal y, en su caso, otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, así como aquellos documentos en posesión de particulares que, en forma voluntaria y previa valoración, incorpore a sus acervos;

III. Declarar patrimonio documental de la Nación a aquellos acervos o documentos que sean de interés público y se ajusten a la defi nición prevista en esta Ley;

IV. Autorizar los permisos para la salida del país de documentos declarados patrimonio documental de la nación; de aquéllos documentos originales relacionados con la historia de México y de libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles;

V. Reunir, organizar, preservar y difundir el acervo documental gráfi co, bibliográfi co y hemerográfi co que resguarda, con base en las mejores prácticas internacionales, adecuadas a la realidad nacional;

VI. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino fi nal de la documentación de los sujetos obligados del poder ejecutivo federal;

VII. Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal;

VIII. Desarrollar investigaciones en materias históricas y archivísticas encaminadas a la organización, conservación y difusión del patrimonio documental que resguarda y de los archivos de las dependencias y entidades;

IX. Gestionar la recuperación e incorporación a sus acervos de aquellos archivos que tengan valor histórico;

X. Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos históricos del Poder Ejecutivo Federal;

XI. Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y colecciones necesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, así como promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del patrimonio documental del país;

XII. Proporcionar los servicios complementarios que determine el Reglamento de esta Ley y otras disposiciones aplicables;


XIII. Determinar lineamientos para concentrar en sus instalaciones el Diario Ofi cial de la Federación y demás publicaciones de los Poderes de la Unión, de las entidades federativas, del Distrito Federal y de los municipios o demarcaciones territoriales;

XIV. Establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfi co, bibliográfi co y hemerográfi co necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional, con base en las mejores prácticas internacionales adecuadas a la realidad nacional;

XV. Integrar un acervo bibliohemerográfi co especializado en materia de archivos y temas afi nes;

XVI. Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta Ley, hacer las recomendaciones a las dependencias y entidades para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones reglamentarias, así como hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control o de las autoridades que correspondan, las afectaciones del patrimonio documental, a efecto de que se establezcan las responsabilidades correspondientes;

XVII. Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones educativas públicas o privadas;

XVIII. Participar y organizar foros y eventos nacionales e internacionales en la materia;

XIX. Coadyuvar en los mecanismos para otorgar recursos materiales y económicos a los archivos en peligro de destrucción o pérdida;

XX. Promover el registro nacional de archivos históricos públicos y privados, así como desarrollar actividades relacionadas con este;

XXI. Realizar convenios con municipios e instituciones, en el marco del cumplimiento de sus objetivos;

XXII. Cooperar con otros organismos encargados de la política del gobierno nacional en la educación, la cultura, la ciencia, la tecnología, la información y la informática en materia de archivos;

XXIII.Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo Federal;


XXIV. Elaborar en coordinación con el Instituto los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal;

XXV. Desarrollar sistemas para la creación, mantenimiento y preservación de documentos electrónicos que asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad a través del tiempo;

XXVI. Expedir copias certifi cadas, transcripciones paleográfi cas y dictámenes de autenticidad de los documentos existentes en sus acervos así como determinar las políticas y procedimientos para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público usuario, previo pago de los derechos correspondientes;

XXVII. Proponer la adopción de Normas Ofi ciales Mexicanas en materia de archivos y coadyuvar en su elaboración con las autoridades correspondientes;

XXVIII.Proponer ante la autoridad competente el rescate de documentos históricos de propiedad pública federal que se encuentren indebidamente en posesión de particulares; y XXIX. Las demás que le confi eran otras disposiciones jurídicas aplicables.

Artículo 45. El Archivo General de la Nación podrá celebrar convenios de colaboración o coordinación, según corresponda, con los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal, con entidades federativas, el Distrito Federal y municipios, así como con particulares, con el propósito de desarrollar acciones que permitan la modernización de los servicios archivísticos, el rescate y administración del patrimonio documental de la Nación, en el marco de la normatividad aplicable. Asimismo, podrá establecer vínculos con otros archivos internacionales afi nes.

Sección PrimeraDel Órgano de Gobierno

Artículo 46. Para el estudio, planeación y despacho de los asuntos que le competen, el Archivo General de la Nación contará con un Órgano de Gobierno que estará integrado por:


I. Un presidente, que será designado por el Presidente de la República; yII. Los designados por los titulares de las siguientes dependencias y

entidades:

a) Secretaría de Gobernación;b) Secretaría de Hacienda y Crédito Público; yc) Secretaría de Educación Pública.

El Director General del Archivo General de la Nación formará parte del Órgano de Gobierno con voz pero sin voto, y contará con las atribuciones previstas en el artículo 59 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y las demás que le confi era el reglamento respectivo.

Artículo 47. El Órgano de Gobierno tendrá las atribuciones previstas en artículo 58 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, así como aquellas que le confi era el reglamento respectivo.

Sección SegundaDel Director General

Artículo 48. El Director General del Archivo General de la Nación será nombrado por el Presidente de la República y deberá cubrir los siguientes requisitos:

I. Ser ciudadano mexicano;II. Tener grado académico de Doctor en Historia o contar con

experiencia mínima de cinco años en la dirección de un archivo histórico o área sustantiva del mismo;

III. No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso;IV. Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación;V. No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad

o afi nidad hasta el cuarto grado o civil con cualquiera de los miembros del Órgano de Gobierno; y

VI. No haber sido Secretario de Estado, Jefe de Departamento Administrativo, Procurador General de la República, Senador,


Diputado Federal o Local, dirigente de un partido o asociación política, Gobernador de algún Estado o Jefe del Gobierno del Distrito Federal, durante el año previo al día de su nombramiento.

Capítulo IIDel Registro Nacional de Archivos Históricos

Artículo 49. El Registro Nacional de Archivos Históricos es un instrumento catastral del Archivo General de la Nación para registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del país resguardado en los archivos históricos del Poder Ejecutivo Federal, y de manera potestativa, de otros archivos públicos y privados. El registro integrará los datos sobre los acervos y la infraestructura de los archivos, así como sobre los documentos declarados patrimonio documental de la Nación.

Los archivos privados que sean benefi ciados con fondos federales deberán de registrarse en el Registro Nacional de Archivos Históricos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por el Archivo General de la Nación.

El Reglamento de la Ley establecerá la forma de organización y funcionamiento del Registro Nacional de Archivos Históricos.

Artículo 50. Los archivos adscritos al Registro Nacional de Archivos Históricos deberán incorporar y luego actualizar anualmente los datos sobre sus acervos, conforme a las disposiciones y requisitos que establezca el Archivo General de la Nación.

Los particulares propietarios de documentos o archivos declarados como patrimonio documental de la Nación, inscritos en el Registro Nacional de Archivos Históricos, informarán sobre cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado físico o patrimonial.

Artículo 51. Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en el Registro Nacional de Archivos Históricos, contarán con asistencia técnica por parte del Archivo General de la Nación y se estimulará su organización, conservación, difusión y consulta.


Capítulo III

De la Sección de Archivos Presidenciales

Artículo 52. El Archivo General de la Nación tendrá a su cargo la sección de archivos presidenciales.Al término de cada mandato, la Presidencia de la República deberá efectuar las transferencias secundarias que conforme a su catálogo de disposición documental procedan.

Artículo 53. El Archivo General de la Nación emitirá los lineamientos conforme a los cuales deberá efectuarse la transferencia secundaria prevista en el artículo anterior.

TÍTULO SÉPTIMO

DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES

Capítulo Único

Artículo 54. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes:

I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o histórico;

II. Extraer documentos o archivos públicos de su recinto para fi nes distintos al ejercicio de sus funciones y atribuciones;

III. Trasladar fuera del territorio nacional archivos o documentos públicos declarados patrimonio documental de la nación, sin la anuencia del Archivo General de la Nación;

IV. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos públicos;

V. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos sin causa justifi cada;


VI. Poner en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos históricos;

VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos;

VIII. No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 7 de la presente Ley; y

IX. Omitir entregar algún archivo o documento bajo su custodia al separarse de un empleo, cargo o comisión.

Artículo 55. Los servidores públicos que contravengan esta Ley y sus disposiciones reglamentarias se harán acreedores a las medidas de apremio y sanciones establecidas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Las responsabilidades administrativas serán independientes de las del orden civil o penal que procedan.

Artículo 56. Los usuarios de los archivos públicos y privados y los particulares que posean archivos privados de interés público deberán contribuir a la conservación y buen estado de los documentos.

Cualquier mal uso, perjuicio material o sustracción de documentos realizada por los particulares a los que refi ere el párrafo anterior, será sancionada de conformidad con la normatividad aplicable.

TRANSITORIOS

Artículo Primero. La presente Ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Ofi cial de la Federación.

Artículo Segundo. Los sujetos obligados deberán designar a los responsables de los archivos a que se refi eren los artículos 11 y 13 de la Ley, así como elaborar los documentos de control y consulta archivísticos establecidos por el artículo 19 de la presente Ley, a más tardar 18 meses después de la entrada en vigor de la presente Ley.


Artículo Tercero. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, según sea el caso, expedirá los lineamientos a que se refi eren los artículos 21 y 44, fracción XXIV, de la presente Ley, en los 12 meses posteriores a la publicación de la presente Ley.

Artículo Cuarto. Los documentos con datos personales sensibles que hayan sido transferidos a un archivo histórico o al Archivo General de la Nación antes de la entrada en vigor de esta Ley, permanecerán en dichos archivos y conservarán su carácter de confi dencial hasta que cumplan el plazo que establece el artículo 27 de la presente Ley.

En tanto no concluya el plazo señalado en el párrafo anterior, el acceso a los mismos procederá de acuerdo con lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Artículo Quinto. El Archivo General de la Nación autorizará la permanencia de los archivos históricos de las dependencias y entidades que hayan sido creados antes de la entrada en vigor de la presente Ley, para lo cual evaluará las condiciones físicas, materiales y administrativas en que se encuentran los archivos, a fi n de verifi car la debida conservación, organización y difusión de la documentación, y determinar la conveniencia de la permanencia de los archivos o la transferencia de sus documentos con valor histórico al acervo del Archivo General de la Nación.

Artículo Sexto. El Archivo General de la Nación expedirá los lineamientos a que se refi eren los artículos 44, fracciones VI y XIII, y 52, a más tardar 2 años después de la entrada en vigor de la presente Ley.

Artículo Séptimo. El Archivo General de la Nación expedirá los lineamientos para la estructura y funcionamiento del Consejo Académico Asesor en los siguientes 180 días hábiles posteriores al inicio de vigencia de la presente Ley.

Artículo Octavo. El Ejecutivo Federal expedirá el Reglamento de la Ley Federal de Archivos dentro del año siguiente a su entrada en vigor.


Artículo Noveno. El Archivo General de la Nación publicará en su portal electrónico las disposiciones y requisitos para incorporar y actualizar los datos en el Registro Nacional de Archivos Históricos, a más tardar dentro de los 180 días hábiles posteriores a la publicación de la presente Ley.

Artículo Décimo. Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal deberán establecer las autoridades a las que refi ere el artículo 25 de la presente Ley a más tardar 1 año después de su entrada en vigor.

Artículo Decimoprimero. Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal deberán establecer los mecanismos para elegir y nombrar a los representantes del Consejo Nacional de Archivos a las que refi ere el artículo 35 de la presente Ley a más tardar 1 año después de su entrada en vigor.

Artículo Decimosegundo. Se derogan todas aquellas disposiciones legales o reglamentarias que contravengan la presente Ley.

México, D. F., a 8 de diciembre de 2011.- Sen. Jose Gonzalez Morfi n, Presidente.- Dip. Emilio Chuayffet Chemor, Presidente.- Sen. Ludivina Menchaca Castellanos, Secretaria.- Dip. Balfre Vargas Cortez, Secretario.- Rúbricas.” En cumplimiento de lo dispuesto por la fracción I del Artículo 89 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, y para su debida publicación y observancia, expido el presente Decreto en la Residencia del Poder Ejecutivo Federal, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a dieciocho de enero de dos mil doce.- Felipe de Jesús Calderón Hinojosa.- Rúbrica.- El Secretario de Gobernación, Alejandro Alfonso Poiré Romero.- Rúbrica.


Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Presidencia de la República.

Felipe De Jesús Calderón Hinojosa, Presidente de los Estados Unidos Mexicanos, en ejercicio de la facultad que me confi ere el artículo 89, fracción I, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, y con fundamento en los artículos 90 de la propia Constitución; 27, 31, 37, 48, 49 y 50 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y 46, fracción I, de la Ley Federal de Archivos, y

CONSIDERANDO

Que la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal faculta al Ejecutivo Federal para agrupar por sectores defi nidos a las entidades paraestatales, considerando su objeto en relación con la esfera de competencia que las leyes confi eren a las Secretarías de Estado;

Que en la Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Ofi cial de la Federación el 23 de enero de 2012, se crea el Archivo General de la Nación como un organismo descentralizado, rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Ejecutivo Federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal;

Que hasta antes de la entrada en vigor de la referida Ley, el Archivo General de la Nación era un órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación y los artículos transitorios de la misma no establecieron un régimen para la transición de dicho órgano a un organismo descentralizado;

Que el objeto del Archivo General de la Nación se encuentra vinculado con la esfera de competencia que las leyes confi eren a la Secretaría de Gobernación, y

ACUERDO POR EL QUE SE AGRUPA EL ORGANISMO DESCENTRALIZADO DENOMINADO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN AL SECTOR

COORDINADO POR LA SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN


Que la referida Ley Federal de Archivos establece que el Presidente del Órgano de Gobierno del Archivo General de la Nación será designado por el Presidente de la República, he tenido a bien expedir el siguiente

ACUERDO POR EL QUE SE AGRUPA AL ORGANISMO DESCENTRALIZADO DENOMINADO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN AL SECTOR COORDINADO

POR LA SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN

ARTÍCULO PRIMERO.- El organismo descentralizado denominado Archivo General de la Nación, queda agrupado en el sector coordinado por la Secretaría de Gobernación.ARTÍCULO SEGUNDO.- La Presidencia del Órgano de Gobierno del Archivo General de la Nación estará a cargo del Secretario de Gobernación.

TRANSITORIOS

PRIMERO.- El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el Diario Ofi cial de la Federación.SEGUNDO.-El Órgano de Gobierno del Archivo General de la Nación deberá instalarse dentro de los treinta días naturales siguientes a la entrada en vigor del presente Acuerdo.La Secretaría de la Función Pública, dentro del plazo señalado en el párrafo anterior, designará a los Comisarios Públicos, propietario y suplente, quienes como integrantes del Órgano de Vigilancia del Archivo General de la Nación asistirán, con voz pero sin voto, a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Órgano de Gobierno del organismo, con las atribuciones que les otorga la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, su Reglamento y demás disposiciones aplicables.Asimismo, la Secretaría de la Función Pública designará en los términos de los artículos 37, fracción XII de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y 62, fracción I de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, al titular del Órgano Interno de Control con el que contará el Archivo General de la Nación, así como a los titulares de las áreas de auditoría, quejas y responsabilidades de dicho órgano, quienes en el ámbito de sus respectivas competencias, ejercerán las facultades previstas en la Ley Orgánica


de la Administración Pública Federal, la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y en los demás ordenamientos aplicables.TERCERO.- Los recursos humanos, fi nancieros y materiales que actualmente se encuentran asignados al Archivo General de la Nación como órgano administrativo desconcentrado de la Secretaría de Gobernación pasarán a formar parte del patrimonio del nuevo organismo descentralizado, en un plazo que no exceda de ciento ochenta días naturales contados a partir de la entrada en vigor del presente Acuerdo, debiéndose llevar el proceso de entrega-recepción mediante la suscripción de las actas respectivas, con intervención del Órgano Interno de Control del organismo.CUARTO.- Los asuntos que al momento de la entrada en vigor del presente Acuerdo se encuentren en trámite del Archivo General de la Nación como órgano administrativo desconcentrado de la Secretaría de Gobernación, serán atendidos hasta su conclusión por el Archivo General de la Nación en su calidad de organismo descentralizado, en términos de las disposiciones jurídicas aplicables.QUINTO.- Los derechos de los trabajadores adscritos al Archivo General de la Nación como órgano administrativo desconcentrado de la Secretaría de Gobernación serán respetados conforme a la ley.SEXTO.- La Secretaría de Gobernación realizará las acciones necesarias para que la implementación del presente Acuerdo se realice con los recursos aprobados a dicha dependencia, por lo que no requerirán recursos adicionales para tales efectos y no incrementarán su presupuesto regularizable, para el presente ejercicio fi scal y los subsecuentes.

Dado en la Residencia Ofi cial del Poder Ejecutivo Federal, en la Ciudad de México, a veinte de abril de dos mil doce.- Felipe de Jesús Calderón Hinojosa.- Rúbrica.- El Secretario de Gobernación, Alejandro Alfonso Poiré Romero.- Rúbrica.- El Secretario de Hacienda y Crédito Público, José Antonio Meade Kuribreña.- Rúbrica.- El Secretario de la Función Pública, Rafael Morgan Ríos.- Rúbrica.

PORTALESDE LA ARCHIVÍSTICA


En los últimos años, y con el advenimiento mundial de la enorme expansión de información digital, las comunidades de archivos y bibliotecas digitales han hecho valiosas aportaciones a la gestión de enormes cantidades de datos e información, cada una desde sus diferentes perspectivas y enfoques. Sus correspondientes disciplinas combinadas con otras disciplinas emergentes aportan además una contribución fundamental a la innovación del conocimiento para garantizar el acceso permanente a los documentos digitales. Una de estas disciplinas emergentes que propone innovadoras soluciones técnicas para la representación y gestión del conocimiento es el área de la web semántica, que se apoya en las recomendaciones del World Wide Web Consortium –W3C– y cuyo propósito es lograr un mejor acceso a la información por parte de una gran cantidad de instituciones y usuarios a través de las Tecnologías de Información y Comunicaciones –TIC– con la ayuda de la web. El uso de representaciones semánticas, establecidas por esa disciplina en combinación con los principios archivísticos modernos para el tratamiento de los documentos de archivo digitales de un cierto patrimonio documental puede ser una gran solución para mejorar la descripción documental y el acceso en los sistemas de información archivística. A este nuevo conjunto de principios y propuestas para la descripción formal documental se le ha empezado ya a denominar representaciones semánticas y a los archivos con ellas construidos archivos semánticos.

La idea central es que con mejores representaciones semánticas de los documentos de archivo digitales se pueden crear dentro de los sistemas de gestión archivística nuevas representaciones formales de los atributos de esos documentos que se desea mantener sin cambios durante diferentes generaciones, lo cual ayudaría en un futuro a diseñar e implementar mejores

* Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información, UNAM.

LA “AUTENTICIDAD” EN DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES: UNA ONTOLOGÍA

Juan Voutssas Márquez*


estrategias de migración y/o transferencia. En los archivos, la forma debe ser fi ja y el contenido estable, pero las tecnologías no lo serán. Sabemos que uno de los principales problemas en la actualidad y en el futuro para el mantenimiento de los documentos de archivo digitales consiste en cómo hacer frente a las tecnologías cambiantes: equipos y dispositivos, programas, sistemas operativos, formatos, etcétera. Todos estos elementos tienen un impacto directo y modifi can el uso, gestión y preservación de esos documentos de archivo; por lo tanto, es necesario combinar los conocimientos archivísticos actuales con la formalización adecuada de la información bajo estos nuevos enfoques semánticos, no sólo como una solución para una mejor gestión de ellos, sino para su mejor preservación ulterior.

Las representaciones semánticas permitirán también a la larga una mejor preservación de los documentos de archivo ya que con ellas se asegura de mejor forma la autenticidad de los contenidos a lo largo de generaciones tecnológicas de equipos, programas y formatos. Considerando además que los documentos de archivo digitales que sean transferidos a archivos históricos raramente serán descartados de sus sistemas de información, el número de ellos crecerá de manera muy signifi cativa difi cultando con el tiempo su adecuada y oportuna recuperación. Estas representaciones podrían ayudar a un acceso efi ciente a pesar de su creciente volumen.

Si bien la disciplina semántica aporta la metodología para hacerlo, será muy necesario que sean las propias comunidades archivísticas quienes formalicen con su ayuda la descripción de esos atributos relevantes en una representación apropiada de los documentos de archivo, ya que tienen la experiencia y el conocimiento sobre el tema. Por ello es importante que los profesionales de los archivos comiencen a conocer estas propuestas. Bajo las anteriores premisas, los atributos de los documentos de archivos digitales deben ser apropiadamente identifi cados y representados. Obviamente esto se hace hoy en día, pero no bajo este enfoque “semántico”.

Hemos mencionado que los archivos semánticos se basan en los principios de la “Web Semántica”. En la Web actual, básicamente, la recuperación se hace mayormente por parte del programa buscador el cual trata de ubicar dentro de las páginas web las palabras que hemos introducido en él, –tanto palabras contiguas como sueltas–, y va encontrando una palabra en una


página y otra palabra en distinta página; si acaso, palabras juntas en una misma página. Por ello entrega las innumerables cantidades de páginas recuperadas de las cuales la inmensa mayoría es irrelevante y de donde el acceso a la información se convierte en una tarea difícil y frustrante. La recuperación actual se hace por medio de palabras, pero prácticamente sin contexto, sin signifi cado para los buscadores: en resumen, sin semántica.

En una explicación sencilla, la web semántica no es una nueva marca o modelo de navegador; no es un producto que se compre: es un concepto más amplio que se construye colectivamente. Pretende ser una web extendida, dotada obviamente de mayor signifi cado para que cualquier usuario dentro de ella pueda encontrar respuestas más certeras y pertinentes a sus preguntas de forma más rápida y sencilla gracias a un conjunto de “componentes”, pero en especial, a una información mejor pre-defi nida, con contexto, con semántica. Esa información pre-defi nida de manera formal, normalizada y universal, es precisamente la que conforma las representaciones semánticas a las que ya hemos hecho alusión. Gracias a ellas, podremos dotar a la web de más signifi cado para sí misma, para sus programas y para sus buscadores; tendrá por lo tanto más efi ciencia, y debido a ello se podrán obtener mejores soluciones a problemas habituales en la búsqueda de información gracias a la utilización de una infraestructura común, mediante la cual será posible compartir, procesar y transferir información de forma sencilla.

Para lograr ese propósito, la web semántica ha introducido toda una estructura conceptual conformada por ciertos componentes, algunos que ya existían y otras nuevas “herramientas” cuyas primeras versiones de prueba ya se han empezado a defi nir y utilizar. Hay componentes tecnológicos, conceptuales, accesorios, etcétera. Véase el diagrama del anexo 1 para observar su estructura conceptual.

Podemos ver que existen capas “tecnológicas” que tienen que ver más con equipos, programas, redes, etcétera, y podemos ver que hay capas “conceptuales”, tales como las del XML, el RDF y el OWL, estándares que pretenden ayudar a convertir la web en esa infraestructura global en la que es posible compartir y reutilizar datos y documentos entre diferentes tipos de sistemas y usuarios. Como puede observarse, es una estructura compleja de la cual hoy queremos analizar exclusivamente la derivada de “OWL” –Web Ontology Language–, una herramienta para desarrollar vocabularios específi cos


para asociar esos recursos formalmente. Lo que hace OWL es proporcionar un lenguaje para defi nir ontologías estandarizadas que pueden ser utilizadas a través de diferentes sistemas. ¿Qué son estas ontologías? ¿Cuál es su utilidad en la ciencia archivística moderna?

El término ontología ha sido utilizado tradicionalmente durante siglos por la fi losofía, –en particular por la metafísica–, y tiene que ver con la ciencia de lo que “es”, del “ente”, así como de sus propiedades trascendentales; su esencia es el estudio del “ser” en lo que “es” y en “cómo es”. En tiempos más recientes, el término ha sido adoptado por diversas disciplinas y pretende además de defi nir al ser, establecer las categorías fundamentales de las cosas a partir del estudio de sus propiedades, sistemas y estructuras. Por tanto ha devenido en nuevos y diversos conceptos.

Nicola Guarino y Pierdaniele Giaretta1 llevaron a cabo en 1995 un estudio al respecto del cual se desprenden siete enfoques de los que el concepto de ontología tiene sendas interpretaciones: 1) El “tradicional”, ontología como disciplina fi losófi ca. 2) Ontología como un sistema conceptual informal. 3) Ontología como una explicación formal semántica. 4) Ontología como una especifi cación de una conceptualización. 5) Ontología como una representación de un sistema conceptual a través de un teoría lógica, caracterizada ya sea por: las propiedades específi cas formales, o bien sólo por sus fi nes específi cos. 6) Ontología como el vocabulario utilizado por una teoría lógica. 7) Ontología como una especifi cación o meta-nivel de una teoría lógica.

Estas interpretaciones tienen diversas utilidades para distintas disciplinas, además de la fi losofía: la lingüística y la literatura, la inteligencia artifi cial, la informática, la teoría del conocimiento, etcétera; y como veremos, también puede tener utilidad para la ciencia archivística.

Robert Neches2 estableció que: “una ontología defi ne los términos básicos y las relaciones que componen el vocabulario de una cierta área temática, así como las reglas para la combinación de términos y relaciones para defi nir extensiones para ese vocabulario”.

Según Swartout una ontología es: “un conjunto de términos estructurados

1 Guarino, Nicola; Giaretta, Pierdaniele, Ontologies and Knowledge Bases: Towards a Terminological Clarification, en: http://www.loa-cnr.it/Papers/KBKS95.pdf 2 Neches, Robert et al., en: Artificial Intelligence Magazine, pp. 36-56.


que describen un tema o ‘dominio’. Su propósito es proporcionar una estructura básica para una base de conocimientos”.3

Para Uschold:

[…] una ontología es un conjunto de agrupamientos o ‘clases’ con diversos tipos de relaciones entre ellas. La principal ‘clase’ es aquella que describe la taxonomía4 de la ontología y es su columna vertebral. Las relaciones tienen propiedades cuya mayor utilidad es la de poder hacer inferencias a partir de ellas acerca de las clases... La ontología es el término utilizado para referirse a la comprensión compartida y puede ser utilizada como un marco unifi cador para resolver los problemas... Una ontología necesariamente implica o representa algún tipo de visión del mundo con respecto a un determinado dominio o tema. El mundo vista a menudo se concibe como un conjunto de conceptos (por ejemplo, entidades, atributos, procesos), sus defi niciones y sus interrelaciones, lo que se conoce como una conceptualización.5

Para Silvia Arano

[…] una ontología es una representación formal y explícita de la estructura conceptual de un campo de conocimiento. La ontología es el soporte semántico de las palabras que se describen como objetos lingüísticos en una base de datos léxica o terminológica. Las relaciones conceptuales representadas en una ontología son muy variadas y dependen del campo de conocimiento a estructurar. Una ontología se construye con el objetivo de compartir y reutilizar la información almacenada que, después de haber sido formalizada, puede ser interpretada tanto por personas como por programas informáticos.6

3 Swartout, William, et al., en: http://ksi.cpsc.ucalgary.ca/KAW/KAW96/swartout/Banff_96_final_2.html4 “Una taxonomía es un vocabulario controlado que se organiza en una jerarquía. Cada término designa una categoría, tipo o clase. Sólo hay un tipo de vínculo, que significa ‘es una variedad de’ y corresponde a una relación de subclase. Hablando estrictamente cada nodo en una taxonomía tiene exactamente un ‘padre’, pero el término ‘taxonomía’ a menudo se refiere a las jerarquías con múltiples ‘padres’. A veces también se utiliza para referirse a las redes con más de un tipo de enlace”. Uschold, Michael, Ontologies: Principles, Methods, and Applications, p.5 Ibid., pp. 93–155.6 Arano, Silvia. “Thesauruses and Ontologies” en: Hipertext.net - Anuario Académico Sobre Documentación Digital y Comunicación Interactiva.


Para la informática –de manera breve y sencilla–, básicamente el término “ontología” es la formulación programable de un vocabulario específi co para describir el conocimiento común acerca de una cierta realidad en un campo del conocimiento dado. En la terminología del medio se acostumbra denominar con frecuencia “artefactos” a los conceptos y al vocabulario específi co, y “dominio” al área temática o campo del conocimiento que se pretende defi nir. Más específi camente, el “artefacto” por lo general consiste en una estructura conceptual muy completa y exhaustiva dentro de ese campo del conocimiento o “dominio”, y se construye con la fi nalidad de facilitar la comunicación y la compartición de la información entre usuarios, bases de datos y sistemas informáticos dentro de ese “dominio”. Es decir, su aplicación pretende ir más allá de una organización o región: toda una comunidad específi ca interesada en ese campo de conocimiento.

Un uso común tecnológico actual de este concepto de ontología lo encontramos en la inteligencia artifi cial y en otras aplicaciones donde este tipo de estructuras conceptuales tienen particular relevancia. Por ejemplo, tienen una gran aplicación en la representación del conocimiento y un impacto directo en la construcción de algoritmos y programas para el almacenamiento y recuperación de información.

Bajo estos particulares enfoques de nuestro interés, como conclusión puede establecerse que las ontologías son entidades construidas que permiten describir formalmente con un vocabulario el conocimiento común y compartido sobre un cierto tema.

Su importancia radica en que con ellas podemos lograr en un futuro compartir información entre personas, máquinas y programas de una manera unifi cada y coherente, la cual llevará a una recuperación más precisa, pertinente y oportuna de esa información.

Al igual que los tesauros, las ontologías tienen que ser construidas, una por una, para un cierto campo o área del conocimiento, –un “dominio” como ya mencionamos–: la microbiología, la astronomía, la bibliotecología, la ciencia archivística, etcétera. Y como cada de uno de esos campos a su vez es muy extenso, deben construirse ontologías especiales más detalladas para sub-campos o áreas específi cas de ese ámbito del conocimiento. Ésa es una labor profundamente intelectual, no delegable a máquinas, –al menos no por ahora–. Y como mencionamos, es recomendable que sean hechas


por expertos en el “dominio” o tema a desarrollar. Por lo mismo, en particular para la ciencia archivística deben ser construidas no una, sino toda una serie de ontologías en campos específi cos dentro de esta gran área del conocimiento. Y es deseable que sean construidas por profesionales de la archivística.

Parte del problema de esta construcción consiste en que no sólo hay que compilar y sistematizar el conocimiento común acumulado acerca de una cierta área, sino además integrar el nuevo conocimiento y las características emergentes que impone el advenimiento de desarrollos tecnológicos, en especial el desarrollo y auge de los documentos de archivo digitales.

Así, por ejemplo, tenemos el conocimiento común adquirido alrededor de la “autenticidad” de un documento de archivo, requisito indispensable para su gestión y preservación. Durante mucho tiempo, la diplomática ha tratado de establecer esto con respecto a los documentos de archivo “tradicionales” en papel, pero es necesario replantear este conocimiento a la luz de los documentos de archivo digitales. Varios intentos se han hecho al respecto. Por ejemplo, el proyecto internacional de investigación archivística InterPARES7 desarrolló un glosario de terminología en preservación de archivos digitales, poniendo especial énfasis en estos atributos y características “modernos” impuestos por el desarrollo y uso de documentos de archivo digitales. Con el propósito de ir más allá de un glosario, el proyecto elaboró unas “ontologías” básicas así como documentos complementarios acerca de algunos temas de particular interés y que tienen que ver con lo que hoy nos ocupa. En especial, es de nuestro interés la denominada “Ontología C”: “confi anza de un documento de archivo”.

Sabemos que en cada organización que maneja documentos de archivo tenemos que establecer sus requisitos de autenticidad; esto es, las especifi caciones de los elementos de forma y contexto que necesitan ser preservados para mantener la autenticidad de cierto tipo de documento de archivo digitales. También debemos establecer los requisitos básicos de autenticidad8 y los requisitos de referencia de autenticidad.9 Toda organización

7 InterPARES = The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems o Investigación Internacional Sobre Documentos de Archivo Auténticos y Permanentes en Sistemas Electrónicos. 8 Condiciones mínimas necesarias para permitir al preservador avalar la autenticidad de las copias de los documentos de archivo digitales de un productor y que se encuentran bajo su custodia.9 Condiciones que sirven al preservador como base para la evaluación acerca de la autenticidad


emprende esta tarea por diversos caminos, tratando de defi nir todos y cada unos de los elementos que le permitan asumir esa autenticidad. Las fuentes para esas defi niciones son por lo general diccionarios de archivística. Si comparamos entre ellos sus defi niciones de “autenticidad” veremos que son semejantes pero no idénticas; algunas de ellas incluyen elementos que no se encuentran en otros, etcétera.

Por ejemplo: “autenticidad: condición indispensable en cualquier documento de archivo de cualquier época, que supone que un documento está revestido de formalidades precisas; está redactado por quien dice ser su autor y en la fecha consignada, que el contenido responde a la voluntad de quien lo valida y no ha sufrido alteración”.10

[…] autenticidad: 1) cualidad de auténtico, referida al documento, aquel que está acreditado de cierto y positivo por los caracteres, requisitos o circunstancias que en él concurren, tales como la estructura de la información, la presencia de fi rmas, sellos, fórmulas de redacción y los demás elementos diplomáticos necesarios. 2) Inmunidad ante todo tipo de alteración, manipulación o falsifi cación; cualidad por la que se puede probar que un documento de archivo es lo que pretende ser, ha sido producido o enviado por la persona y en la fecha que se presumen.11

Si analizamos estas defi niciones, muy actuales, e inclusive agregáramos más, podemos concluir que son correctas, se parecen mucho y nos dan una buena idea del término. Pero podemos plantear una serie de cuestiones adicionales. ¿Cuáles son los componentes de la autenticidad? ¿Tienen éstos a su vez sub-componentes? ¿La autenticidad es a su vez parte de algo superior? ¿Cuáles son las relaciones y/o condiciones para esos sub-componentes? Contestar estas interrogantes no sería imposible, pero para hacerlo tendríamos que meditar y analizar mucho; tal vez pergeñar una y otra vez algunas páginas, cuadros o tablas hasta lograr algún resultado lógico y coherente. Es un hecho que podemos partir de lo que dicen los diccionarios, pero no podemos contestar directamente estas preguntas a partir de ellos.

de los documentos de archivo digitales durante la valoración, especialmente para aquellos que se pretende sean transferidos a un archivo histórico.10 Heredia, Antonia. Lenguaje y vocabulario archivísticos: algo más que un diccionario, p. 52. 11 Cruz Mundet, José Ramón, Diccionario de Archivística, p. 32.


Lo anterior es debido a que los glosarios sólo están hechos para defi nir términos sueltos, pero no dentro de un contexto o estructura que además de defi nir los términos, los interrelacione, los jerarquice, e indique las condiciones que deben darse para combinar o llegar a esos términos. Es decir, se consultan diccionarios, pero no una ontología. Y la razón principal de esto es simplemente porque prácticamente no existen en el campo de la archivística, y menos en la archivística digital.

Es por ello que el proyecto InterPARES decidió realizar unas ontologías básicas, con el propósito de comenzar a experimentar en el establecimiento de este tipo de herramientas –o “artefactos”, si usamos la terminología del medio– y de esta forma comenzar este camino en el desarrollo de estas herramientas más modernas para la representación del conocimiento archivístico y, –por supuesto–, desarrollado por comunidades archivísticas profesionales.

ONTOLOGÍA “C”: CONFIANZA DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO (trustworthiness)


Si observamos esta representación, podemos inferir de ella algunos puntos interesantes:

En primer lugar, nosotros siempre hemos hablado de la autenticidad de un documento como atributo indispensable para su preservación, pero vemos que la autenticidad por sí misma no es sufi ciente; es sólo uno de tres elementos que conforman la confi anza de un documento de archivo. Podemos ver de ello que en realidad debemos buscar la confi anza de un documento, la cual “se da a un documento de archivo por su grado de” fi abilidad, autenticidad y exactitud. Dicho de otra forma, la autenticidad no es un fi n en sí misma; es un medio para buscar y lograr la confi anza en un documento de archivo. Comenzamos así a ver componentes y sub-componentes, lo cual nos empieza a dar mayor luz sobre el concepto.

Podemos ver además que cada uno de los tres componentes de la confi anza tienen sub-componentes y condiciones o relaciones: la fi abilidad “se establece examinando” la completitud del documento y su procedimiento de producción; la autenticidad “está dada por” la integridad y la identidad del documento analizadas en un contexto, y fi nalmente la exactitud “es el grado en que un documento de archivo tiene” precisión, pertinencia, veracidad y corrección. Ahora sí, podemos ver todos los elementos que están en cuestión, sus relaciones, ascendientes, descendientes, condiciones, etcétera.

Si agregamos además a esta representación las defi niciones de los términos, de forma adyacente o embebida, tenemos entonces una representación estructural completa de la “autenticidad”, tenemos de manera contigua e integral el conocimiento común y compartido sobre este “dominio” o tema. Una “ontología de la confi anza de un documento de archivo”, la cual es más completa que sólo la defi nición de “autenticidad” y que por supuesto, la contiene.


ONTOLOGÍA “C”: CONFIANZA DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO (trustworthiness)

La cualidad de un documento de archivo de ser fidedigno, fehaciente, cuando reúne las características de fiabilidad, autenticidad y exactitud:es decir, puede establecer, declarar o afirmar hechos; es evidente su carácter sin alteraciones ni corrupciones y su información es precisa,correcta, veraz, y pertinente.

FiabilidadCualidad de un documento de poder

establecer, declarar o sostener el acto o hecho del que es relativo y es establecidad determinando la

competencia del autor y examinandotanto la completitud en la forma del documento de archivo como el nivel

de control ejercido durante su proceso de producción.

AutenticidadAcreditación de un documento

de archivo de ser lo que pretende ser sin alteraciones o corrupciones. Los documentos

auténticos son los que han mantenido su identidad e

integridad al paso del tiempo gracias a la evidencia de

su carácter, requisitos o circunstancias inherentes.

ExactitudGrado en el que datos,

información, documentos o archivos son precisos, correctos,

veraces, libres de errores o distorsiones,

y pertinentes a un asunto o materia.

Procedimientode producciónEl procedimiento que regula la formación de

un documento de archivo y/o la forma

en que ese documento participa en un cierto

acto.

CompletitudCaracterística de un

documento de archivo que se refiere a la presencia dentro

del mismo de todos los elementos requeridos

por el productor y el sistema jurídico

para ser capaz de generar consecuencias.

Junto con “carácter primitivo” y “efectividad” de un documento es una

cualidad básica de un documento de archivo

original.

IntegridadCualidad de un

documento de archivo

de estar completo e

inalterado en todos

sus aspectos

esenciales.

ContextoEl entorno procedimental,

documental y tecnológico en el que

el documento de archivo fue

producido y usado en el tiempo.

se da a un documento de archivo por su grado de:

es el grado en que un documento de archivo tiene:

ambas analizadas en un:

está dada por:

se estableceexaminando:

PrecisiónCualidad de un documento de

archivo de apegarse

estrictamente en cada detalle de

su forma y contenido a un

estándar, guía o convención

establecidos.

CorrecciónEstado de un documento de archivo cuyo

contenido y forma satisfacen los

requerimientos establecidos por el productor y el sistema jurídico de tal forma que el documento de archivo alcance

las consecuencias o produzca los

efectos para los cuales fue concebido.

VeracidadCualidad de un documento de archivo de que su contenido

concuerde con el estado real de su asunto.

PertinenciaCualidad

de un documento de archivo de que su contenido

sea relevante al propósito para el cual fue creado o es utilizado.

CONFIANZA

Identidad

El conjunto de característi-cas inherentes a un

documento de archivo que lo identifican de forma única y

lo distinguen de otros documentos de archivo.


El análisis detallado de la misma nos puede dar más y más información, contexto y respuestas conforme lo estudiemos. Por ejemplo, muchas personas piensan que “exactitud” y “precisión” de un documento de archivo son sinónimos o –sabiendo que no lo son– les cuesta mucho describir la diferencia. De esta ontología, podemos ver que no son lo mismo, que la precisión es un sub-componente de la exactitud y que ninguna tiene una relación directa con la autenticidad, sino con la confi anza. Las defi niciones precisas están ahí, pero más importante aún, el contexto y las interrelaciones.

Aparte de la utilidad que este tipo de representación tiene para la comprensión de los términos, podemos ver que esto nos puede ayudar mucho a establecer los requisitos de autenticidad para los documentos de archivo dentro de nuestra organización, así como todos y cada uno de sus componentes. Podemos entonces establecer más claramente requisitos para salvaguardar integridad, identidad, precisión o completitud de un documento. Esto facilitará a la larga su manejo y ulterior preservación, toda autenticidad guardada.

Útil como es lo anterior, no es todo; volvamos al punto inicial de nuestra refl exión: los “archivos semánticos”. La ventaja informática para la recuperación y acceso a unos documentos de archivo así guardados es que esta representación ontológica sí puede ser programada en un sistema para que los términos puedan ser recuperados de manera más efi ciente vía un programa de gestión archivística y/o la web. Programar las relaciones, interdependencias, componentes, sub-componentes de los términos a partir de las defi niciones de diccionario resulta muy difícil, por no decir imposible; programar todo eso a partir de la ontología es mucho más simple. Existe además otra gran ventaja adicional: si es hecho por expertos en el tema, es relativamente fácil hacer equivalencias de las ontologías en otros idiomas. De hecho, la ontología aquí presentada fue hecha originalmente en inglés, y luego transformada al castellano. Ello hace que puedan programarse ambas en un sistema, con lo cual los buscadores semánticos encontrarán lo mismo independientemente del idioma en el que se pregunte, con las equivalencias exactas asignadas a los términos, sin ambigüedades. Por ejemplo, exactitud tendrá el mismo peso que “accuracy”, su equivalente exacto con la ontología en inglés; no podrá ser confundida con “precisión” por cualquier programa traductor, ya que la ontología al ser programada hace las equivalencias


exactas de los términos que son y los que no. Las ontologías bilingües nos permiten por un lado, ayudar a la comprensión de los términos al ser explicados y contextualizados en nuestra lengua, y por otro lado mantiene a la vez la accesibilidad total por parte de buscadores o sistemas internacionales al tener los equivalentes correctos en inglés. Este no es un simple proceso de traducción de diccionario: es un proceso cognoscitivo, de orden y defi nición, de estructura coherente. Los términos de la ontología no son simples traducciones, y mucho menos encargadas a una máquina. Ahí está el tristemente célebre ejemplo de record por “registro” en vez de por “documento de archivo”. Éstas son las limitaciones de los sistemas tradicionales de representación y recuperación de información a las que me refería en un principio y por ello estas nuevas soluciones pueden ayudar a esos programas.

Es necesario subrayar en este momento que la ontología presentada aquí es sólo un ejemplo; es una cierta representación de un conocimiento, pero no necesariamente es única. Puede haber más de una ontología para representar el mismo conocimiento; depende de quién la hace, los enfoques, el énfasis, los intereses, etcétera. No es una representación ecuménica de una cierta realidad; es sólo una de las posibles representaciones de esa realidad. De hecho, el énfasis o “modelo” de aproximación defi ne de inicio cada posible representación del conocimiento. Continuando con el ejemplo de la “autenticidad” como “dominio” o tema a defi nir, podemos encontrar varios enfoques: OAIS12 hace énfasis en la integridad a través de los metadatos, RLG-NARA lo hace en la confi anza por medio de la certifi cación13 e InterPARES, como ya analizamos, lo hace reforzando la autenticidad por medio del control del proceso y los atributos. Y éstos no son los únicos enfoques posibles,

Por lo anterior, una gran ventaja de las ontologías así desarrolladas consiste en que cada comunidad puede desarrollarlas de acuerdo con sus intereses, o bien tomar alguna de las ya existentes y adaptarla a su contexto. Esto último, además de que ahorra una buena cantidad de esfuerzo al

12 OAIS = Open Archival Information System. Consultative Committee for Space Data Systems. 2002. Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS).” Washington, D.C.: CCSDS Secretariat. 13 RLG-NARA = Research library Group-National Archives and Records Administration. Disponible en: http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf


respecto, ayuda a que las ontologías ya creadas sobre conceptos básicos de archivística vayan estandarizándose a lo largo de las comunidades de esta disciplina, lo que favorece la normalización y a través de ésta la estabilización de términos y conceptos, algo particularmente útil en estos tiempos de cambio e innovación, y favorecerá a la larga el intercambio de datos e información electrónica. No se trata de llegar al extremo de desear que exista “una y sólo una” ontología para un concepto, una defi nición universal –todos los extremos son malos– pero sí de generalizar el uso de cada una de ellas a lo largo de las comunidades y organizaciones archivísticas con el propósito de homogeneizar ciertos conceptos fundamentales, como se ha hecho ya en otras disciplinas.

Esto es sólo un ejemplo de lo que los documentos de archivo semánticos pueden lograr con una mayor calidad de construcción; al ser semánticamente ricos y con ayuda además de apropiados y mejores metadatos pueden ser defi nidos y ligados de tal forma con otros documentos similares que permitan su óptima búsqueda, integración, reuso, preservación, minería de datos e interoperabilidad por medio de mejores descripciones funcionales de sus contenidos, que garanticen mejores interacciones con programas propios y externos para que puedan explotarlos adecuadamente. Estos programas podrán así resolver problemas bien defi nidos, a través de operaciones bien defi nidas que se llevarán a cabo sobre datos existentes bien defi nidos.

Los principios y recomendaciones provenientes de la disciplina semántica aquí enunciados no están ya totalmente descritos ni cerrados. Todo lo contrario; apenas han comenzado su desarrollo y están evolucionando cada día. Hoy hemos estudiado sólo un ejemplo de lo que puede hacerse y por qué. Actualmente existen buenas bases acerca de los caminos y acciones a seguir, pero la mayor parte está aún por ser investigada, descubierta e implementada. Determinar qué tipo de conocimiento contextual sobre los archivos digitales y sus documentos, sus equipos, programas, formatos, estándares, normas, metadatos, etcétera, es un paso crucial que apenas está iniciando. Las decisiones que los responsables de las comunidades archivísticas tomen son fundamentales al respecto. Los aspectos semánticos y pragmáticos de los materiales digitales son cruciales para que los usuarios puedan ser capaces de acceder, comprender y usar los objetos digitales en el futuro.


Equipos, programas, formatos y redes pueden ser estrechamente interconectados con una mejor representación del conocimiento sofi sticado y modelos de gestión para que las comunidades en el futuro se vean habilitadas con un acceso rápido, pertinente y oportuno y con su presentación más apropiada, multimedios inclusive.

En la medida en que podamos comprender y contribuir con estas nuevas representaciones podremos desarrollar conceptos, estándares, normas y tecnologías que ayuden a los sistemas a “entender” más la información digital para que puedan lograr mejores recuperaciones, y aún más: con ayuda de las representaciones semánticas podremos lograr no sólo recibir resultados más exactos en la búsqueda de información, sino también integrar mejor información de diferentes fuentes, lograr documentos integrados para comparar, asegurar una óptima preservación de los mismos y aspirar a toda una nueva clase de servicios automatizados relacionados con los quehaceres propios de las organizaciones archivísticas.

Referencias Bibliográfi cas:

(Todas las referencias electrónicas han sido verifi cadas como exactas y disponibles al 1 de junio del 2012.)

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W3C – World Wide Web Consortium. 2010. “OWL - Web Ontology LanguageOverview”. Sitio Ofi cial del Consorcio. Disponible en: http://www.w3.org/TR/owl-features/


Unicode es una codificación de textos que permite utilizar y visualizar en pantalla los caracteres de diferentes idiomas. Esto permite expresar información para la recuperación dentro de la web semántica en cualquier alfabeto.URI son las siglas de Uniform Resource Identifier, o Identificador Uniforme de Recursos. Es un sistema de identificación única para algún tipo de documento, no necesariamente computacional; por ejemplo el “ISBN” para libros o el “DOI“ para artículos son URI‘S. Cuando se trata de recursos que pueden ser accedidos vía internet como un sitio web se le denomina URL o Universal Resource Locator, Localizador Universal de Recursos. XML + Espacio de Nombres. La capa más técnica de la web semántica. En esta capa se agrupan las diferentes tecnologías que hacen posible que datos, sistemas y programas puedan entenderse entre ellos, por ejemplo los descriptors XML de los documentos. “XML es “eXtended Markup Language“ o “Lenguaje Extendido de Marcado“; un estándar para describir todo tipo de documentos de acuerdo con una forma normalizada y entendible por máquinas. Espacio de nombres: Un conjunto de nombres que es usado para denominar tipos de elementos y nombres de atributos y en el cual cuando se reúnen objetos de diferentes orígenes que tienen nombres iguales se procede a eliminar ambigüedades ya que éstas no deben existir; esto se logra añadiendo el URL u otro origen del objeto a su nombre. Por ejemplo, una copia del mismo documento que existe en dos sitios Web simultáneamente.RDF. Marco de Descripción de Recursos“ o Resource Description Framework. Esta capa define un lenguaje universal con el cual podemos representar metadatos de nuestro documento de manera tal que puedan ser leídos por diferentes programas de variadas plataformas.Ontología o vocabulario ontológico - Especificaciones explícitas de conceptualizaciones del conocimiento, al agregar nuevas clases y propiedades para describir los recursos.Lógica Lógica asociada a las búsquedas o recuperaciones del documento y programable en un sistema.Pruebas Pruebas aplicables al documento en su caso, para establecer autenticidad, propiedad, legalidad, etcétera.Software confiable - software de confianza asociado para explotar el documento.Firma digital Firma electrónica que puede agregarse al documento para autenticarlo si se desea.Cifrado Tipo y llaves de cifrado o encriptado del documento si se desea que exista en esta forma.

Anexo 1. Diagrama conceptual de la web semántica. Berners-Lee, Tim. 2001.


Anexo 2. Ontología “C” Original en inglés. Tomada de: InterPARES. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. Interpares 2 Terminology Database and Ontologies. Disponible en:http://www.interpares.orghttp://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_ontology.pdf

ONTOLOGY “C”:Trustworthiness of a Record

is conferred to a record by its degree of

is established by

examining the records

is the degree to which records are

both analyzed within a:

is given by:

Trustworthiness

The quality of a record of being trustworthy to establish, state or declare facts through its attributes of reliability, authenticity and accuracy: due to its process of creation and completeness, identity, integrity and context it has evident nature of being exempt of tampering, alteration or corruption and therefore its information is precise, correct, truthful and pertinent.

Reliability

The trustworthiness of a record as a statement of fact. It exists when a record can stand for

the fact it is about, and is established by examining the completeness of the record's form and the amount of control exercised on

the process of its creation

Authenticity

The trustworthiness of a record as a record; i.e., the quality of a record that is what it purports to be and that is free

from tampering or corruption

Accuracy

The degree to which data, information, documents or

records are precise, correct, truthful, free of error or distortion,

or pertinent to the matter.

Completeness

The characteristic of a record that refers to

the presence within it of all the elements

required by the creator and the

juridical system for it to be capable of

generating consequences. With

primitiveness and effectiveness, a

qua-lity presented by an original record.

Creation

ProcedureThe procedure governing the

formation of the record and/or its

participation in the act.

Precise

The quality of a record that

strictly conforms in every detail of content and form to an established

standard, guideline or convention.

Correct

The state of a record whose

content and form fulfill the

requirements set by the creator and

the juridical system for the record to reach

theconsequences or

produce the effects for which it

was intended

Truthful

The quality of a record

whose content is in

accordance with the actual state of affairs.

Pertinent

The quality of a record

whose content is relevant to

the purpose for which it is

created and / or used.

Context

The procedural, documentary and technological environment in which the record was created and used over time.

Identity

The whole of the characteristics of a

document or a record that uniquely identify it and distinguish it from any other document or

record.

Integrity

The quality of being complete

and unalte-red in all essential

respects.


Desde el año 2000, con la creación del Comité Ejecutivo de Gobierno Electrónico en Brasil (e-Gov Brasil) y la publicación de su política y directrices, la Administración Pública Federal Brasileña ha sido fuertemente alentada a registrar sus actividades exclusivamente en formato digital. En la actualidad, muchas agencias del gobierno ya están registrando sus actividades en sistemas electrónicos y, en consecuencia, están produciendo documentos nacidos digitales.

A fi nales de 2011 el Ministerio de Planifi cación, Presupuesto y Gestión (MP – Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão) y el Instituto de Tecnología de la Información (ITI – Instituto de Tecnologia da Informação) iniciaron una acción conjunta para implementar un Plan Nacional de Desmaterialización de Procesos, cuyo principal objetivo es impulsar la acción ya iniciada por el gobierno electrónico. Se está elaborando una base normativa para proporcionar confi abilidad a las agencias gubernamentales en la producción de documentos digitales, con respecto a la aceptación legal del documento digital y el uso de aplicaciones tecnológicas y procedimientos para garantizar su autenticidad. Además, habrá un proyecto piloto que sirva como una muestra y estímulo.

Como consecuencia de este programa, se espera un aumento signifi cativo en la producción de documentos digitales en el gobierno. Esto apunta a la urgencia, cada vez mayor, del Archivo Nacional de Brasil (ANB) de prepararse para recibir, preservar y dar acceso a los documentos digitales.

El ANB es responsable por la gestión documental, el tratamiento técnico, la preservación y la divulgación del patrimonio documental producido y acumulado por las agencias del gobierno federal, independientemente

“AN” DIGITAL: PROGRAMA DE PRESERVACIÓN Y ACCESO A LOS DOCUMENTOS DIGITALES DEL ARCHIVO NACIONAL DE BRASIL

Claudia Carvalho Masset Lacombe Rocha*

* Supervisora de Documentos Digitales en la Coordinación-General de Gestión de Documentos. Presidente del Comité de Documentos Electrónicos del Consejo Nacional de Archivos y Directora del equipo brasileño en el Proyecto InterPARES.


de su soporte. Su acervo variado se compone de documentos textuales, cartográfi cos, iconográfi cos, registros sonoros e imágenes en movimiento. En los últimos años, con el objetivo de facilitar el acceso a los documentos, parte del acervo ha sido digitalizado y el acceso se hace mediante consultas digitales. Actualmente la institución tiene una gran cantidad de documentos digitales, que deben ser almacenados, organizados y conservados adecuadamente.

Es importante señalar que los documentos digitales plantean una serie de difi cultades con respecto a su preservación y acceso, que son resultantes de sus características. Entre otras, se pueden destacar las siguientes: los documentos digitales requieren hardware y software específi cos para mediar su acceso, son más fácilmente manipulados y están sometidos a la obsolescencia del hardware, software y formatos, así como a la fragilidad de los soportes digitales. Como consecuencia, las actividades de tratamiento técnico, preservación y acceso a los documentos digitales difi eren con respecto de las aplicadas al acervo no digital.

La preocupación con estos temas llevó a la creación del Comité de Documentos Electrónicos (CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos) en el Consejo Nacional de Archivos (Conarq), que funciona desde 1996, y a la formación de de un grupo de trabajo en documentos digitales en el Archivo Nacional de Brasil en 2003. En los últimos años, los dos han participado en acciones de gobierno y han presentado directrices para orientar la gestión y la preservación de documentos digitales auténticos.

En 2004, el Conarq, vinculado al ANB, emitió la Carta para la Preservación del Patrimonio Archivístico Digital Brasileño, que presenta los principales retos y apunta la necesidad de acciones, en consonancia con iniciativas nacionales e internacionales, e incluyendo la participación de agencias gubernamentales de apoyo a la investigación, de las universidades y de otras entidades de los sectores público y privado.

El Conarq también ha aprobado resoluciones relativas a los documentos digitales:

Resolución núm. 20, de 16 de julio de 2004: prevé la inclusión de los documentos digitales en los programas de gestión documental de las agencias del gobierno.


Resolución núm. 24, de 3 de agosto de 2006: establece lineamientos para la transferencia de documentos digitales para archivos públicos.

Resolución núm. 25, de 27 de abril de 2007: prevé la adopción de los requisitos del e-ARQ Brasil por los integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

La publicación del e-ARQ Brasil por el Conarq fue un hito importante para la gestión de documentos digitales en Brasil. Este documento fue preparado por la CTDE basado en normas internacionales, teniendo en cuenta la prácticas archivísticas brasileñas y la normativa específi ca vigente; indica las especifi caciones funcionales y técnicas, y los metadatos para guiar la adquisición y/o la especifi cación de sistemas informatizados de gestión archivística de documentos. En 2010, el MP apuntó, en una normativa,1 la necesidad de entrar en conformidad con el e-ARQ Brasil para los sistemas de gestión archivística de las agencias del gobierno federal. Hoy en día, se puede comentar que el e-ARQ es una referencia ampliamente utilizada para la gestión de documentos digitales en el país.

En ese contexto, y siguiendo con las acciones en marcha, en marzo de 2010, el ANB inició el Programa Permanente para la Preservación y Acceso a los Documentos Archivísticos Digitales – “AN” Digital, que tiene como objetivo dotar a la institución de infraestructura básica para recibir, describir, almacenar, preservar y proporcionar acceso a los documentos archivísticos digitales. Esta infraestructura no se limita a las soluciones tecnológicas, tales como el desarrollo e implementación de un sistema informatizado o la adquisición de equipos. También incluye la formación de especialistas, además de la defi nición de procedimientos, normas y de una política de preservación digital para el Archivo Nacional de Brasil.

Los desafi os del “AN” Digital

Una serie de desafíos se avecinan con el “AN” Digital y el principal es garantizar la autenticidad y el acceso a los documentos bajo su custodia.

Los documentos archivísticos registran las actividades de una

1 Artículo 11, inciso II, alinea f da Instrução Normativa SLTI núm. 4, del 12 de noviembre de 2010.


institución o persona, y sirven como prueba de estas actividades, tanto para la investigación histórica o académica, como para garantizar los derechos de los ciudadanos. Como los documentos digitales pueden ser fácilmente manipulados sin dejar rastro, la defi nición de los procedimientos y del sistema debe tener como principal objetivo la manutención de su autenticidad.

Para garantizar el acceso a largo plazo se enfrentan difi cultades debidas a la obsolescencia tecnológica y la fragilidad de los soportes digitales. Para solucionar esos inconvenientes debe hacerse un monitoreo constante del acervo digital y deben aplicarse estrategias de preservación digital siempre que sea necesario.

Por otra parte, debe tenerse en cuenta que el acervo del “AN” Digital contiene documentos archivísticos, los cuales tienen características propias, que los diferencian de otras formas de registro de información. Es importante considerar estas características en el momento de defi nir los procedimientos y el sistema que van a constituir el “AN” Digital; sobre todo con respecto al mantenimiento de la forma fi ja, contenido estable y el vinculo archivístico entre los documentos que registran la misma acción, así como la identifi cación del contexto de la producción.

Un documento es un registro de información en un soporte fi jo, cualquiera que sea el soporte. El mantenimiento de la forma documental y del contenido registrado en el documento son cruciales para determinar su autenticidad. Por lo tanto, la defi nición de los procedimientos para el procesamiento técnico, el almacenamiento y la preservación en el “AN” Digital debe garantizar la forma fi ja y el contenido estable de los documentos.

El vínculo archivístico es una característica fundamental del documento archivístico. Según Luciana Duranti, es lo que convierte el documento (document) en documento archivístico (record).

Aparece por primera vez cuando un documento es retenido y por lo tanto conectado a otros en el curso de una acción, pero es incremental, ya que el tejido conectivo que une un documento archivístico a los demás a su alrededor se encuentra en continuo desarrollo y crecimiento hasta que la agregación a la cual pertenece ya no está sujeta al crecimiento, es decir, hasta que la actividad que produce esta agregación se cierra.2

2 Cf. DURANTI, Luciana, “The archival bond”, Archives and Museum Informatics, núm. 11, pp. 213-218, 1997.


El vínculo archivístico puede ser expresado por el orden físico de los documentos en la agregación a la que pertenece el documento, y también por el código de clasifi cación o número de protocolo o registro. Por lo tanto, la solución tecnológica a implementar tiene que garantizar el mantenimiento del vínculo archivístico entre los documentos en las funcionalidades relativas al almacenamiento y al acceso. Téngase en cuenta que los metadatos son esenciales para explicitar el vínculo archivístico.

Por último, el registro, mantenimiento y recuperación de los contextos de producción (jurídico-administrativo, documental, procedimental, de procedencia y tecnológico) en forma de metadatos es muy importante para respaldar la presunción de autenticidad del documento archivístico, rescatar su historia archivística, así como apoyar los procedimientos de preservación digital.

Organización del programa “AN” Digital

El Programa “AN” Digital se compone de trece proyectos, que están organizados en cuatro áreas de acción: prospección, modelo de negocios, sistema de preservación, acceso y administración del programa. Estos proyectos fueron organizados en tres etapas sucesivas y varios de ellos deben ocurrir simultáneamente. La primera etapa se caracteriza por la búsqueda de aportes teóricos con el fi n de subsidiar la especifi cación de los requisitos del sistema de preservación y acceso, su integración con sistemas legados y la defi nición de los procedimientos que serían implementados en el “AN” Digital. La segunda etapa corresponde a la elaboración y aprobación del sistema y en la tercera etapa debe ocurrir la implantación de un proyecto piloto.

Los proyectos del área de acción “Prospección” fueron todos iniciados en la primera etapa del programa. Los tres proyectos están dirigidos al acopio de información externa al Archivo Nacional de Brasil, para subsidiar la confi guración del “AN” Digital. El primer proyecto, “Visitas técnicas a instituciones de preservación digital”, ya fue concluido y tenía como meta conocer in loco algunas experiencias de programas similares y buscar alianzas para la cooperación. El segundo proyecto, “Investigación aplicada en preservación digital”, se ha realizado mediante la participación del Archivo Nacional de Brasil en el Proyecto InterPARES, como director del TEAM Brasil.


El tercer proyecto, “Identifi cación de los documentos digitales”, tiene como meta recoger información sobre los documentos digitales producidos por agencias del gobierno federal, para subsidiar la escala prevista del sistema.

En la área de acción “Modelo de Negocio” están previstos dos proyectos, que también van a ser desarrollados en la primera fase del programa, en los cuales se toman decisiones políticas que apoyen la confi guración del “AN” Digital. El cuarto proyecto, “Modelado de procesos”, tiene como objetivo conocer el impacto de la preservación digital en la estructura organizativa y en los procesos actuales del Archivo Nacional de Brasil y predecir la necesidad de ajustes, nuevos procesos, e incluso de re-estructuración de la institución habida cuenta de las nuevas actividades relativas a los documentos digitales. El proyecto cinco, “Enfoque del Archivo Nacional para preservación digital”, se tradujo en un documento con la defi nición de la política de preservación digital del “AN” Digital que presenta los principios generales del programa, así como las directrices para la entrada, la preservación y el acceso a los documentos digitales custodiados por el Archivo Nacional. Estas defi niciones servirán de base para la especifi cación de requisitos del sistema de preservación y acceso del “AN” Digital.

El área de acción “Sistema de preservación y acceso” se refi ere al sistema informático y a los procedimientos del “AN” Digital. Son tres proyectos que se desarrollarán de forma consecutiva en cada una de las tres etapas del programa: proyecto del sistema, desarrollo del sistema y ejecución del proyecto piloto.

La cuarta y última área de acción se refi ere a la administración del programa. Fue creada para apoyar la gestión de los diversos proyectos: recursos, plazos, entrega de productos y formas de ejecución.

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ProspecciónModelo de negocios

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Administración del programa

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Principios generales

El “AN” Digital está basado en un conjunto general de principios, que fueran inspirados en las defi niciones del Proyecto InterPARES,3 tal como se presenta adelante:

1. El “AN” Digital debe actuar como custodio de confi anza.

El Archivo Nacional de Brasil es responsable de la custodia legal y física de los documentos transferidos al mismo, cualquiera que sea el soporte. Su misión es el recibimiento, preservación y acceso a estos documentos, actuando como un depositario de confi anza y garantizando la autenticidad de estos documentos. Para que ANB pueda cumplir con el papel de custodio de confi anza de los documentos digitales, el “AN” Digital deberá: 1) actuar con neutralidad, es decir, demostrar que no tiene ninguna razón para modifi car los documentos bajo su custodia y no permitir que terceros puedan alterar estos documentos, sea de manera accidental o intencionalmente, 2) estar preparado con los conocimientos y habilidades que sean necesarios para el cumplimiento de su misión, 3) implementar un sistema para preservar la confi anza, que sea capaz de garantizar la autenticidad de los documentos.

2. El “AN” Digital debe ser capaz de garantizar la autenticidad de los documentos digitales.Para tal efecto es necesario evaluar la autenticidad de los documentos en el momento de su recepción y luego ser capaz de mantener la autenticidad, mediante la adopción de métodos para asegurar que el documento no ha sido manipulado, alterado o falsifi cado.

3. Las copias de documentos generadas por el “AN” Digital para fi nes de preservación son consideradas auténticas.

3 InterPARES 2. Policy Framework: a Framework of Principles for the Development of Policies, Strategies and Standards for the Long-term Preservation of Digital Records, march 2008. Disponible en:http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2(pub)policy_framework_document.pdf


En la transferencia de documentos digitales para el Archivo Nacional de Brasil, son transmitidas copias de esos documentos, que van a ser incluidas y mantenidas en su repositorio digital. Las copias de los documentos digitales recibidos en el repositorio del “AN” Digital con fi nes de preservación se consideran copias auténticas, con valor de original. Además, solamente el ANB tiene autoridad para designar como auténtica una copia de un documento bajo su custodia.

4. El “AN” Digital debe garantizar el mantenimiento de todos los componentes digitales de los documentos digitales recibidos, para permitir la presentación de esos documentos en el futuro.

Los componentes digitales de un documento son las cadenas de bits necesarias para presentar su contenido y forma; ellos almacenan datos de contenido, de forma y de estructura. Se puede entender, de una manera simplista, que los componentes digitales son los archivos informáticos necesarios para la presentación de un documento.

Todos los componentes de cada documento digital tienen que ser identifi cados, almacenados y relacionados de tal manera que el repositorio sea capaz de recuperarlos todos y presentar el documento completo y con la misma forma documental de la primera vez. Las cadenas de bits (componentes digitales) se pueden cambiar, como resultado de una conversión para fi nes de preservación, pero los nuevos componentes deben continuar con la capacidad de presentar el documento sin alteraciones. En caso de que se produzca algún cambio en la presentación del documento, sus efectos deben ser evaluados y registrados en los metadatos.

5. Los derechos de propiedad intelectual relativos a los documentos recibidos por el ANB deben ser identifi cados de forma explícita y gestionados por el repositorio.

La preservación digital supone la producción de copias para el acceso y la preservación, la cual puede resultar en cambios en la cadena de bits o en la presentación del documento. Los derechos de propiedad intelectual deben estar registrados en los metadatos, una vez que pueden infl uir en


las decisiones de migración (sea conversión, sea refrescamiento).4 Por estas razones, se deben considerar los derechos de propiedad intelectual en la evaluación de la viabilidad de preservación de los documentos digitales.

6. El grado de confi dencialidad y la restricción del acceso debida a información sensible relacionados a los documentos recibidos deben ser identifi cados de manera explícita y gestionados en el repositorio del “AN” Digital.

Del mismo modo que con los documentos convencionales, el ANB debe controlar el acceso a los documentos digitales que tienen algún grado de confi dencialidad y/o que registren información de materia sensible, en conformidad con la legislación y normas de control de acceso vigentes. Se debe registrar en metadatos estas restricciones, para que el repositorio pueda controlar el acceso de manera automatizada.

7. La descripción archivística es fundamental para apoyar la presunción de autenticidad de los documentos.

La organización de los documentos estructurada en fondos, series y subseries, combinada con la descripción archivística funciona como un sistema de autenticación colectiva de los documentos en el fondo al que pertenecen. La descripción es como un certifi cado colectivo de autenticidad, puesto que perpetúa las relaciones de los documentos de un determinado fondo, según lo explicado en el historial (respecto a los aspectos administrativos, custodiales y tecnológicos) y en el área de objetivo y contenido de las series y subseries, así como en la representación jerárquica de los documentos.

4 Los procedimientos de migración para apoyar la preservación digital más habituales son la conversión y el refrescamiento. La conversión puede llevarse a cabo mediante el cambio de un formato a otro o de un sistema informático a otro. Este procedimiento cambia la cadena de bits y procura preservar la presentación original del documento con el fin de permitir su acceso. El refrescamiento consiste en copiar los datos de un soporte a otro sin cambiar su codificación para evitar la pérdida de datos provocada por el deterioro del soporte. En este tipo de migración no se produce ningún cambio en las cadenas de bits.


Entrada, preservación y acceso a los documentos en el “AN” Digital

En la política de preservación digital se defi nirán también lineamientos y procedimientos relativos a la entrada, la preservación y el acceso a los documentos en el repositorio del “AN” Digital.

Primero, es importante aclarar que el repositorio del “AN” Digital tiene como principal objetivo la preservación de los documentos contenidos en el mismo y no el acceso a ellos, que se realizará preferiblemente a través del SIAN5 (Sistema de Informações do Arquivo Nacional). Así, el repositorio se integrará con el SIAN, de modo que: (a) el acceso a los documentos para los usuarios externos se hará siempre a través del SIAN; (b) no exista duplicidad de procesamiento de información en el SIAN y en el repositorio y que sea posible importar/exportar datos entre los dos.

El repositorio del “AN” Digital deberá preservar documentos nacidos digitales transferidos para el ANB y matrices de documentos digitalizados (copias de documentos no digitales bajo la custodia del ANB). Además, en primer momento, serán recibidos solamente documentos inactivos, puesto que la preservación digital es muy costosa. Por lo tanto, el mantenimiento de los documentos digitales activos o semi-activos quedará bajo la responsabilidad de sus productores, y será el Archivo Nacional de Brasil la institución que guiará a las agencias del gobierno en relación con la preservación digital en estas fases.

Con respecto a la entrada de documentos digitales, se destacan los siguientes aspectos:

1. El repositorio del “AN” Digital será capaz de aceptar el ingreso, el mantenimiento, la preservación y el acceso a documentos de texto estructurado formateado, imagen raster (mapa de bits), registro sonoro, documento fílmico y base de datos relacional. Se podrán aceptar otros

5 SIAN es un sistema integrado de informaciones del Archivo Nacional de Brasil, que tiene un módulo de consulta a los documentos organizado por fondos, y permite explorar el acervo institucional. Las informaciones son presentadas en hasta cinco niveles de descripción e incluyen: titulo, código de referencia, fechas, productores, historial, condiciones de acceso, entre otros.


tipos de documentos, sin embargo por el momento no se garantizará su preservación y acceso a largo plazo. Más adelante, otros tipos de documentos digitales más complejos serán también soportados por el repositorio.

2. Al ingresar los documentos en el repositorio, éstos serán normalizados,6 es decir, serán convertidos para un formato de archivo predeterminado como el estándar de preservación. Este procedimiento será realizado de forma automática por el repositorio, considerándose los formatos más habitualmente utilizados por las agencias del gobierno. Los documentos que se presenten en formatos de archivo distintos a los defi nidos como estándar de preservación y a los cuales les serán proporcionados convertidores automáticos, deberán ser convertidos por el productor antes de ser de enviados al Archivo Nacional. La copia en el formato recibido también se mantendrá; pero a la copia normalizada se le considerará como el original, que será utilizada para acceso y sometida a procedimientos de preservación y control. Al igual que ocurre en otros repositorios digitales, la elección de formatos de archivo dará prioridad a las especifi caciones abiertas, estándares consolidados, independientes de plataforma, siempre que sea posible; ya que esto permite una mayor durabilidad al documento digital.

3. No se aceptarán los documentos cifrados, con fi rmas digitales o cualquier otro tipo de protección dependiente de tecnología. Las formas de autenticación dependientes de tecnología, como la fi rma digital, están sujetas a obsolescencia tecnológica y su migración o actualización puede resultar sumamente difícil. La conversión de estos documentos como estrategia de preservación digital implicará la pérdida de la fi rma digital. Así, cuando sea el caso, la fi rma digital debe ser verifi cada, desechada del documento y las informaciones deben ser registradas en metadatos. Esta decisión está en conformidad con la Resolución núm. 24 del Consejo Nacional de Archivos, que establece los lineamientos para la transferencia de documentos digitales a los archivos públicos.

6 Normalización es una estrategia de preservación digital que consiste en reducir el número de formatos de archivo en un repositorio de objetos digitales, con el fin de simplificar su mantenimiento. La menor diversidad en tipos de archivos a ser gestionados torna menos compleja su preservación.


Las estrategias de preservación digital que van a ser adoptadas por el “AN” Digital, además de la normalización, incluyen:

1. Monitoreo de formatos en uso, para apoyar el planeamiento de migraciones en la medida que los formatos de archivo quedaran obsoletos o inadecuados.

2. Conversión, o sea, la actualización de formatos de archivo, y sus versiones, siempre que sea necesario, debido al avance de la tecnología y la obsolescencia tecnológica. Las conversiones deberán ser registradas en los metadatos de los documentos, y cualquier cambio inevitable en la forma documental, como resultado de un proceso de conversión, deberá ser documentado (alteraciones y justifi caciones) para apoyar la autenticidad del documento en el futuro.

3. Control de integridad de las cadenas de bits, por medio de asignación y verifi cación de código hash, para apoyar la autenticidad en el largo plazo.

El acceso a los documentos digitales se llevará, preferentemente, por medio del SIAN. En general, el acceso directo en el repositorio está restringido a los expertos del Archivo Nacional de Brasil (para el tratamiento técnico de los documentos) y a las agencias del gobierno (solamente para envío de documentos en el momento de la transferencia). Los usuarios del ANB solamente podrán acceder al repositorio directamente en casos especiales. Dentro de los procedimientos y controles para el acceso delineados en la política de preservación digital, se destacan:

1. Una vez fi nalizado el proceso de transferencia, los metadatos descriptivos y una copia de acceso de los documentos serán exportados del repositorio digital para el SIAN.

2. Se defi nen formatos de archivo para acceso a los documentos, que pueden ser diferentes de los formatos de preservación.

3. El acceso directo al repositorio sólo se puede hacer después de la inscripción y la liberación de usuario y contraseña.

4. El acceso a través del SIAN se puede hacer a nivel local (en la sala de consultación) o a través de internet, sin necesidad de registrarse.


5. El acceso a través del SIAN es gratuito, incluidas las copias descargadas en formato ya disponible. Si es necesaria una copia en mejor resolución, debe hacerse una solicitud especial al Archivo, para la cual se cobrará una tarifa de reproducción.

Todavía hay un largo camino por recorrer antes de que el “AN” Digital entre en operación. Se está realizando una encuesta sobre la producción de documentos digitales en las agencias del gobierno federal, para orientar algunas decisiones en la implementación del sistema de preservación. Luego de ello, se llevará a cabo el proyecto y desarrollo del sistema. Esperamos pasar el año que viene a la segunda etapa del programa y llegar al fi nal de 2013 con una primera versión aprobada en operación.


Introducción

El presente artículo se aplica a la tarea de describir el modo en que las previsiones acerca de la protección de datos de carácter personal pueden aplicarse en el marco de la Administración Municipal y, de manera específi ca, en el contexto del archivar electrónico. Para ello, se hace uso de un estudio de caso, el del Archivo del Ayuntamiento de Cartagena, no porque sea un ejemplo exclusivo de buenas prácticas –creemos que es un ejemplo de buenas prácticas entre otros muchos existentes–, sino simplemente porque es el lugar en el que lleva a cabo su trabajo el autor del presente texto.

No obstante, antes de articular el estudio de caso, es preciso problematizar la noción de protección de datos de carácter personal, dado que, por una parte, sobre la misma pueden aplicarse muchas perspectivas –la jurídica, la tecnológica, la documental, la del sector privado, etc.–, y, por otra, la Ley Orgánica 15/1999, del 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal,1 y el Real Decreto 1720/20072 que la desarrolla no aparecen en condiciones de aislamiento, sino en combinación con otras muchas leyes que tratan diferentes aspectos de la privacidad y el acceso, y que deben tomarse en cuenta. No podemos olvidar, en este sentido, el reciente Anteproyecto de Ley de Transparencia,3 ampliamente publicitado, duramente cuestionado

LA IMPLANTACIÓN DE LA LEGISLACIÓN SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS EN LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL: CUESTIONAMIENTO

TEÓRICO Y ESTUDIO DE CASO

Alejandro Delgado Gómez*

*Ayuntamiento de Cartagena-Archivo Municipal.

1 España. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Disponible en: http://www.boe.es/boe/dias/1999/12/14/pdfs/A43088-43099.pdf (consulta: 14 de mayo de 2012). En lo sucesivo LOPD.2 España. REAL DECRETO 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Disponible en: http://www.boe.es/boe/dias/2008/01/19/pdfs/A04103-04136.pdf (consulta: 14 de mayo de 2012). En lo sucesivo RDLPOD.3 España. Anteproyecto de ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen


por instituciones públicas y asociaciones profesionales, pero cuya inevitable aprobación –aunque difícilmente pueda tomarse en serio siquiera sea porque ni en un solo punto del articulado se piden responsabilidades reales ni se establecen procedimientos serios de auditoría– no es posible ignorar.

En el marco del presente artículo, orientado como se ha dicho por el archivar electrónico, se prioriza la perspectiva documental, de tal modo que la primera parte del mismo plantea más problemas que soluciones, o, en sentido estricto, analiza algunos de los matices confl ictivos que desde el punto de vista del archivar puede tener la legislación vigente, tanto en las interrelaciones entre diferentes leyes, como en las interrelaciones entre la propia legislación y la realidad tecnológica y archivística. En la segunda parte del artículo, el estudio de caso, esperamos poder despejar algunos de estos confl ictos.

La problematización de la noción de datos de carácter personal

La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD) defi ne “datos de carácter personal” como “cualquier información concerniente a personas físicas identifi cadas o identifi cables”. Desde el punto de vista documental, esta defi nición ya comienza a ser problemática, en la medida en que identifi ca datos e información, dos conceptos diferentes y susceptibles de tratamiento también diferenciado. “Datos” son “unidades mínimas de información con signifi cado”,4 mientras que “información” es “un ensamblaje de datos de los que se pretende su comunicación a lo largo del espacio y el tiempo”.5 Parecería, pues, que aquello que se protege no son solamente datos, sino particularmente información, en la medida en que, si bien los primeros tienen signifi cado, es en su reunirse en una pieza de información que, además, se mueve en el tiempo y el espacio, donde este signifi cado adquiere valor más pleno, puesto que se pone en un contexto determinado y es en este contexto en el que el signifi cado proporciona evidencia.

Gobierno. Disponible en: http://www.leydetransparencia.gob.es/anteproyecto/ (consulta: 14 de mayo de 2012).4 InterPARES 2 Terminology Database. Disponible en: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm (consulta: 14 de mayo de 2012).5 Idem.


Las defi niciones aportadas por el Reglamento que desarrolla la LOPD no contribuyen a mejorar las cosas. El Reglamento refi na la defi nición de “datos de carácter personal” del siguiente modo: “cualquier información numérica, alfabética, gráfi ca, fotográfi ca, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identifi cadas o identifi cables”, es decir, tipifi ca la información a la que se aplica la protección, y por ende los soportes en los que esta información se inscribe, y deja la puerta abierta a ampliar esta tipifi cación a un “cualquier otro tipo” que, en el entorno digital, como veremos, resulta particularmente confl ictivo.

Además, el Reglamento introduce el concepto de “documento”, en gran medida ausente de la LOPD, al que defi ne como “todo escrito, gráfi co, sonido, imagen o cualquier otra clase de información que puede ser tratada en un sistema de información como una unidad diferenciada”. Esta defi nición no coincide con la defi nición archivística de documento, que es “una unidad indivisible de información constituida por un mensaje fi jado en un soporte (registrado) de manera sintácticamente estable. Un documento tiene forma fi ja y contenido estable”.6 Tampoco coincide con la defi nición de documento de archivo, que es “un documento realizado o recibido en el curso de una actividad práctica como instrumento o resultado de tal actividad, y guardado para acción o referencia”.7 Es decir, de la conceptualización elaborada por el cuerpo regulador acerca de la protección de datos están ausentes, en primer lugar, las características de forma fi ja y contenido estable de los documentos, adoptando una perspectiva datacéntrica, más que docucéntrica, que no nos preocuparía demasiado, dada la tendencia de los universos archivísticos hacia el datacentrismo, de no ser porque, por una parte, ese propio cuerpo regulador reconoce que la información puede ser “de cualquier otro tipo”, lo cual incluye al documento con una forma fi ja y un soporte estable; y, por otra parte, otros cuerpos legales como la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos8 y sus derivados, sí parecen adoptar una aproximación docucéntrica susceptible de entrar en confl icto con la percepción de la LOPD y su Reglamento de

6 Idem.7 Idem.8 España. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Disponible en: http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf (consulta: 14 de mayo de 2012).


desarrollo, si bien este docucentrismo se va diluyendo a medida que tales derivados afi anzan su redacción.9

En segundo lugar, nos preocupa que del cuerpo regulador acerca de la protección de datos esté ausente la noción de evidencia, que desde el punto de vista archivístico es más amplia que el convencional “valor probatorio” o valor ante los tribunales, en la medida en que afecta a todos los agentes sociales, y no sólo por motivos jurídicos, sino también, por ejemplo, éticos, testimoniales, cívicos o científi cos.10 Además, en tanto refl ejo de acciones, y como vendría a sugerir la reciente eclosión de la disciplina de la ciencia forense digital, la evidencia puede estar contenida tanto en datos, como en información o en documentos.

Para colmo, tanto la LOPD como su reglamento afi rman explícitamente que los datos están contenidos en cualquier tipo de soporte físico. Así, dice la Ley en su artículo 2, “la presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado”; y el Reglamento, también en su artículo 2, “el presente reglamento será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado”. Aunque se suele pensar de la LOPD y de su Reglamento en términos informáticos, lo cierto es que las precedentes afi rmaciones vienen a signifi car que un documento analógico también contiene datos que deben ser protegidos.

Algunas de las consecuencias de esta falta de rigor terminológico, o, en sentido estricto, de esta percepción unilateral de las defi niciones aportadas por la LOPD y su Reglamento de desarrollo son, por ejemplo, que los documentos analógicos que contienen datos de carácter personal están sujetos también a otras regulaciones y no se pueden “cancelar” ni por supuesto destruir,11 sino más bien tratar su confi dencialidad de otras

9 A este respecto, confróntese, por ejemplo, el conjunto de normas técnicas de interoperabilidad. Disponible en:http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=P60215901274203521811&langPae=es (consulta: 14 de mayo de 2012).10 Delgado Gómez, Alejandro, El centro y la equis: una introducción a la descripción archivística contemporánea.11 España. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Disponible en: http://www.boe.es/boe/dias/1985/06/29/pdfs/A20342-20352.pdf (consulta: 14 de mayo de 2012).


maneras, alguna de las cuales viene apuntada por el propio Reglamento. Otra consecuencia sería el hecho de que, por ejemplo, una base de datos puede recibir, dependiendo del punto de vista que se adopte, el tratamiento simultáneo de datos, información y documento, siéndole por tanto de aplicación diferentes regulaciones, en cierto modo contradictorias entre ellas: si una base de datos es un documento, entonces no se puede alterar, de tal modo que no se podrían cancelar, bloquear, rectifi car, borrar los datos que contiene. La casuística derivada de las confl ictivas defi niciones de la LOPD y el Reglamento de desarrollo, en combinación con otras regulaciones y textos legales, constituye sin duda un problema que quizá no existiría si el legislador hubiera consultado a un archivero, cuya especialidad son los datos, la información y los documentos; o si se hubiera previsto en el Consejo Consultivo la fi gura de tal especialista.

Una segunda faceta problemática, desde el punto de vista de la ciencia de los archivos, de la LOPD y regulaciones asociadas, es la del inevitable choque entre el derecho al recuerdo y el derecho al olvido, o, en otros términos, entre el derecho al acceso y el derecho a la intimidad.12 Bien es cierto que la Constitución de 1978 recoge el derecho a la intimidad como fundamental; pero no es menos cierto que en su artículo 20.1 también recoge el derecho “a comunicar o recibir libremente información veraz por cualquier medio de difusión”,13 es decir, el derecho a lo que en otras tradiciones se conoce como libertad de información, o derecho a acceder a la misma. Indudablemente, tanto por el contexto en el que se inscribe, dentro del texto constitucional, como por el indicio de que nunca se desarrolló un documento normativo con carácter de ley orgánica acerca de libertad de información o derecho de acceso, los padres de la Constitución no estaban pensando en los archivos cuando redactaron el mencionado artículo. Resulta signifi cativo también el hecho de que la normativa sobre acceso se encuentra dispersa en numerosos y en ocasiones contradictorios textos normativos, a diferencia, por ejemplo,

12 Iacovino, Livia, “Privacy as a human right in Italian data protection law and its impact on records as evidence and memory”. Disponible en:http://socialstudies.cartagena.es/images/PDF/vol2n2/iacovino_privacy.pdf (consulta: 14 de mayo de 2012)13 España. Constitución, 1978. Disponible en: http://www.boe.es/aeboe/consultas/enlaces/documentos/ConstitucionCASTELLANO.pdf (consulta: 14 de mayo de 2012).


de las tradiciones Westminster, que suelen contar con legislación específi ca a este respecto, cuando no de legislación que trata de manera conjunta ambos derechos, el de acceso y el de privacidad. En cualquier caso, aunque quizá no mencionado como derecho fundamental, el derecho de acceso está previsto en la propia Constitución, en su artículo 105, que establece la regulación del “acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas”. La legislación posterior, si bien como hemos dicho de manera confusa y contradictoria, ha venido sancionando este derecho, y la realidad de los últimos treinta años ha mostrado que la transparencia y el derecho a obtener información acerca del buen hacer, o más a menudo el mal hacer, de los poderes públicos por parte de la ciudadanía, debería haber sido explícitamente desde el principio un derecho fundamental. Si no lo es, esto no lo excluye del discurso archivístico, que debe conciliar el necesario derecho a la intimidad, sobre el que se concentra la LOPD y su reglamentación asociada, con el derecho de acceso, recogido en otras leyes14 –incluido el cuestionable Anteproyecto de Ley de Transparencia mencionado– y, en cualquier caso, un imperativo ético.

Además, y como no puede ser menos en un entorno tecnológico permanentemente cambiante y en evolución, la legislación sobre protección de datos ya se ha quedado por detrás de los más recientes desarrollos tecnológicos. Éste parece ser un mal inevitable, habida cuenta de que no resulta previsible el que la tecnología se detenga, o al menos se estabilice, en algún momento, mientras que una ley ha de tener cierto grado de estabilidad, no puede cambiarse todos los días. El argumento de que la ley adopta una forma concreta en la jurisprudencia no resulta de mucho recibo, dado que, en el perpetuum mobile de las actuales tecnologías de la información y de las comunicaciones, por ejemplo, un acto delictivo cometido haciendo uso de unas determinadas tecnologías puede ser objeto de un tratamiento jurídico dado y, en otro lugar o momento, otro acto de iguales características, pero que se realiza utilizando unas tecnologías más avanzadas, puede ser objeto de un tratamiento jurídico diferente, puesto que el tratamiento anterior no

14 España. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Disponible en: http://www.boe.es/boe/dias/1992/11/27/pdfs/A40300-40319.pdf (consulta: 14 de mayo de 2012).


puede servir de precedente, en la medida en que los medios utilizados no existían cuando el acto delictivo se llevó a cabo por primera vez.

En este sentido, nos preocupan particularmente una propiedad y un fenómeno emergente en el actual entorno de las tecnologías de la información y las comunicaciones. La propiedad a la que nos referimos es la proliferación, o la extrema sencillez con la que pueden multiplicarse las copias de datos, información o documentos. Esto no es por naturaleza malo; antes al contrario, la realización de copias redundantes para optimizar la posibilidad de que los datos sobrevivan es una buena práctica frecuentemente recomendada. Sin embargo, y aunque nuestras regulaciones sobre protección de datos prevén el tratamiento que se debe dar a las copias o a los datos comunicados, en un entorno en el que hacer una copia es cuestión de segundos y en el que, dependiendo de la calidad de los procedimientos, varias copias, con sus correspondientes copias de seguridad, pueden encontrarse en diferentes manos y comunicarse por diversos medios, no podemos dejar de preguntarnos si realmente tenemos el control de nuestros datos. A la misma pregunta nos conduce el análisis del fenómeno emergente que mencionábamos, el llamado Cloud Computing. Partimos de la base de que, en efecto, el trabajar en la nube es económico, ecológico, efi caz, efi ciente y, sobre todo, extremadamente barato. Puesto que atravesamos una de las peores crisis fi nancieras globales jamás conocidas, el uso de la nube, en algunas de sus variantes, parece una apuesta de futuro. Pero, y aunque la LOPD y sobre todo el Reglamento tratan fi guras como las del responsable del fi chero, el encargado del tratamiento o los posibles sub-contratistas a emplear, así como los requisitos, condiciones y responsabilidades que deben satisfacer cada uno de ellos, en un entorno tan extremadamente difuso como el de la nube, tampoco podemos dejar de preguntarnos en qué momento el control sobre nuestros datos puede llegar a perderse. En este sentido, dos líneas de exploración adicional son necesarias a nuestro juicio: en primer lugar, el modo en que la proliferación de copias o las medidas de seguridad sobre la producción de las mismas podría ponerse bajo control; y, en segundo, la inexistencia de un derecho digital internacional que trate de manera conjunta aspectos tales como la privacidad, la vigilancia, la transparencia, el derecho de acceso y el derecho de olvido.

Por último, en esta primera parte, dedicada como hemos dicho a la


problematización de la noción de protección de datos en el marco del archivar electrónico, debemos examinar el tratamiento que reglamentariamente se da precisamente a este archivar. Lo primero que llama la atención, por supuesto, es que el Reglamento contenido en el Real Decreto 1720/2007 no considere el archivar como una medida de seguridad para los fi cheros y tratamientos automatizados, a ningunos de los niveles básico, medio y alto, y que sólo mencione el archivo como medida de nivel básico para fi cheros y tratamientos no automatizados. Es decir, con respecto al archivar, el Reglamento sólo aplica un artículo, el 106, en el que se dice que:

[…] el archivo de los soportes o documentos se realizará de acuerdo con los criterios previstos en su respectiva legislación. Estos criterios deberán garantizar la correcta conservación de los documentos, la localización y consulta de la información y posibilitar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectifi cación y cancelación. En aquellos casos en los que no exista norma aplicable, el responsable del fi chero deberá establecer los criterios y procedimientos de actuación que deban seguirse para el archivo.15

Sin embargo, los capítulos III y IV del título VIII, dedicados a las medidas de seguridad aplicables a los fi cheros y tratamientos de distinto nivel, se encuentran plagados de procesos de seguridad que cualquier archivero consideraría de su competencia y a los que por tanto debe prestar la debida atención.

Además, la LOPD declara, y el Reglamento desarrolla, un tratamiento especial cuando los datos sean susceptibles de ser utilizados a efectos estadísticos, históricos o científi cos, remitiendo a la legislación sectorial específi ca y añadiendo además el Reglamento un breve procedimiento en la sección segunda del capítulo VII del título IX. Tal procedimiento se limita a obligar acerca de informar y documentar la petición de exención del tratamiento general por parte del responsable del fi chero, así como a indicar el plazo de resolución. No obstante, y como sucediera en el párrafo anterior, puesto que una de las obligaciones del archivo es precisamente la conservación a lo largo del tiempo de información con fi nes estadísticos,

15 RDLPOD. Disponible en: http://www.boe.es/boe/dias/2008/01/19/pdfs/A04103-04136.pdf (consulta: 14 de mayo de 2012).


históricos y científi cos, entre otros, el archivo debe prestar atención especial a este implícito procedimiento de exención.

Es decir, las obligaciones del archivo se multiplican, con respecto a la protección de datos, y en relación con otras áreas organizativas, en la medida en que debe atender a los datos resultantes de: a) su actuar cotidiano, b) sus relaciones con otras áreas organizativas, y c) sus relaciones con agentes externos orientados por la investigación. Además, debe atender al tratamiento de datos, información y documentos, y no sólo en soporte digital, sino también en soporte analógico. Por último, como adelantamos, debe gestionar no sólo el derecho a la intimidad, sino también el derecho al acceso, no sólo por parte del afectado, sino también por parte de otros agentes, recogido en legislación dispersa. Una tarea cualquier cosa menos sencilla, y, como se ha visto, mal reconocida, si es que en algún momento se reconoce en absoluto.

No obstante, imaginamos que tal tarea es posible, y en lo que sigue exponemos, mediante un estudio de caso, el modo en que el Archivo Municipal de Cartagena ha intentado cumplir con sus obligaciones legales.

Estudio de caso: la protección de datos en el Archivo del Ayuntamiento de Cartagena

Como es natural, el proceder del Archivo Municipal en lo que concierne a la protección de datos no se produce en condiciones de aislamiento, sino en el marco de la política general del ayuntamiento a este respecto. Aunque éste no dispone aún de un código tipo, sí cuenta con una política y varios instrumentos que se concretan en:

Directrices generales de seguridad. Recomendaciones para la creación de documentos relativos a la

protección de datos. Planes formativos, y Auditoría de cada uno de los fi cheros existentes en el Ayuntamiento,

en la que se detallan las características de todos ellos, así como su nivel de seguridad de acuerdo con la LOPD.


Por otra parte, y sobre todo en lo que hace a documentos digitales, el Archivo parte del consolidado principio de que, en digital, la conservación comienza con la creación, e incluso antes, durante la fase de diseño del sistema, de tal modo que sus sistemas de conservación se encuentran integrados con los sistemas pertinentes de producción, a efectos de una mejor y más efi caz gestión archivística, no post hoc, posición inviable en entornos digitales, sino ab initio, es decir, desde que los datos se crean en otro sistema.

Esta concepción de los procesos archivísticos, en conjunción tanto con la política general del ayuntamiento como con la legislación vigente, obliga al Archivo a disponer de aplicaciones informáticas que operen de manera distribuida, puesto que el Archivo no se encuentra en condiciones de aislamiento, sino integrado con otros sistemas, y, en consecuencia, que permitan extremar las medidas de seguridad, tanto para preservar la privacidad de los datos recogidos acerca de terceros, que son los datos que concurren a la formación de expedientes, y que en un ayuntamiento, con pequeñas excepciones, contienen de manera casi constante información de carácter personal; como para preservar la privacidad de los datos de los propios usuarios del sistema. Puesto que, por otra parte, la legislación obliga a recabar datos únicamente para los fi nes para los que han sido concebidos y, como se adelantó, deja la puerta abierta para que cualquier soporte incluidas las bases de datos pueda ser considerado documento, soluciones técnicamente económicas como la mera transferencia de responsabilidad sobre un solo servidor, de producción y de conservación, no es viable: habida cuenta de que cabe la posibilidad de que el Archivo conserve datos para la recuperación de documentos, en términos legales, o de la posibilidad de que conserve datos con fi nes estadísticos, históricos o científi cos; y habida cuenta de que en el entorno de producción los datos se cancelan, modifi can o borran, circunstancias que no tienen lugar en el entorno de conservación, la transferencia física tanto de datos en cuanto datos, datos en cuanto documentos, y datos en cuanto relativos a documentos, es necesaria, y a su vez está necesitada de particulares niveles de seguridad.

Por estos motivos, el Archivo decidió la utilización de un producto propietario que presentaba dos características técnicas críticas y una característica organizativa que garantizaba seguridad adicional. Esta característica organizativa era el hecho de que la compañía responsable del


desarrollo del software contaba con certifi cación ISO 27001 en varios aspectos concernientes a seguridad. Por supuesto, las garantías, en entornos digitales, son siempre asunto de grado, y nada está nunca seguro al cien por cien; pero el reconocimiento de que se están cumpliendo ciertos procedimientos normativos consolidados siempre contribuye a incrementar ese grado de confi abilidad. En lo que se refi ere a las características técnicas, por una parte, el software seleccionado funciona enteramente sobre tecnologías web, lo que permite operar de manera distribuida e integrada con otras aplicaciones; por otra, dicho software se adecúa a estándares técnicos en los que la seguridad constituye un foco de interés primordial, por ejemplo, ISO 15489, ISO 23081, ISO 16175, ISO 30300 o, desde otra perspectiva, MoReq2010, lo cual tiene como consecuencia el desarrollo de funcionalidades muy estrictas para gestionar tanto el control sobre los datos como el control sobre los usuarios de los mismos, y por parte de dos agentes: el servicio de informática, que gestiona tales controles desde el punto de vista tecnológico; y el propio Archivo, que gestiona tales controles desde el punto de vista documental, lo cual permite incrementar la seguridad, en la medida en que se aplican dos criterios no coincidentes pero complementarios, que, en su conjunto, dan cumplimiento a los requisitos de seguridad establecidos en la LOPD y, particularmente, en su Reglamento de desarrollo. Otras características del software en cuestión quedan al margen del asunto del presente artículo, de modo que, en lo que sigue, describimos sólo las funcionalidades de seguridad en uso en el Archivo Municipal de Cartagena. Por supuesto, como se dijo al inicio, la que se describe es una implantación específi ca, y otras muchas implantaciones son posibles. La descripción siguiente es extremadamente somera por motivos de espacio, pero debería servir al menos para obtener una idea general del modelo de implantación propuesto.

El software citado cuenta con tablas de perfi les de usuario y de grupos de usuario. Desde la primera se defi nen los privilegios de obtención de documentos para los distintos niveles de uso común en el entorno archivístico, o para niveles defi nidos ad hoc; y desde la segunda aquellos archivos, o contenedores de registros, a los que se tendrá acceso. Cada usuario individual tiene asignado un perfi l y un grupo, a partir de los cuales se regulan las condiciones de acceso y uso en los módulos de consulta y de circulación.

De igual modo, el software mencionado defi ne por defecto perfi les


administrador, supervisor y usuario, cada uno de ellos refi nable en función de diferentes criterios, disponiendo el administrador de todos los privilegios para defi nir condiciones de acceso, tanto sobre los usuarios como sobre los registros y partes del mismo, y pudiendo, por lo demás, defi nir tantas condiciones de acceso como grupos de usuarios diferenciados existan.

La aplicación permite la restricción de la visibilidad de los datos, tanto a nivel de registro, como de campo (entendido en el contexto del software de referencia como contenedor de campos) y subcampo (campos en sentido convencional), permitiendo además la defi nición de diferentes fi cheros de indización, de tal manera que no se pueda acceder a información a la que no se tiene derecho navegando por los índices.

Las restricciones de acceso a los usuarios vienen dadas por la asignación de niveles a los grupos de usuarios, de tal manera que un usuario que no tenga derecho a ello jamás verá información que no corresponda a su nivel, ni siquiera tendrá constancia de la existencia de la misma.

Además, el software que nos ocupa dispone de pista de auditoría inalterable en la que quedan refl ejadas todas las acciones realizadas por los usuarios, así como el usuario que la realizó, la fecha y la hora, la dirección IP, y, si procede, detalles acerca de la acción. Los registros de esta pista de auditoría nunca se borran, y sólo el administrador tiene acceso a ellos. De igual modo, el administrador puede confi gurar la pista de auditoría para determinar cuáles son las acciones relevantes a dejar consignadas, quedando esta misma acción del administrador refl ejada en la pista.

El uso de herramientas fl exibles permite que todas las opciones de la aplicación puedan confi gurarse y reconfi gurarse por parte de usuarios autorizados, por regla general aquel perfi l defi nido como administrador por el sistema, desde el front-end y sin especiales destrezas en informática. Esto incluye la confi guración de parámetros generales, consultas, vistas, permisos de usuarios, pantallas de interrogación y vista de resultados, etcétera.

El procedimiento de derechos de acceso a los registros en el software que nos ocupa es igual para usuarios externos e internos. Deben confi gurarse, también para usuarios externos o grupos de usuarios, tantos archivos como resulten necesarios. Los datos mínimos de estos archivos, que se crean desde el formulario “Archivos”, son un código identifi cador y un nombre para cada uno de ellos, así como los índices a los que irán a parar los


términos de indización que cada uno de ellos genere, a efectos de restringir el acceso mediante navegación a datos no permitidos y mantener la limpieza del sistema de indización. Además, mediante el formulario “Grupos de usuarios” deben crearse tantos como resulten necesarios, asignándoles un código y una identifi cación textual. En el formulario “Alta de usuarios” se crearán también los usuarios individuales pertenecientes a cada grupo, indicando, junto a los datos personales que se consideren necesarios, una palabra de paso y una contraseña, así como el archivo al que pertenece, el o los grupos a los que está asignado, los formularios de consulta previamente confi gurados de los que podrá hacer uso, el idioma por defecto y las fechas de alta y baja. En el formulario “Restricciones de menú” se indicarán las opciones de menú a que tendrá derecho cada grupo de usuarios. Además, en el momento de confi gurar las plantillas de introducción de datos y las vistas de usuario pueden determinarse, en primer lugar, los campos que permanecerán ocultos y, en segundo, simplemente los campos que no se mostrarán en pantalla. Por último, las unidades productoras y usuarios que dependen de ellas deben describirse como entidades en el software, a efectos de establecer, mediante aplicación del principio de herencia, sus derechos y restricciones de consulta, uso de plantillas y petición de documentos. En la descripción, los usuarios individuales heredan los privilegios de la unidad de la que dependen.

El software objeto del presente estudio de caso, con el fi n de asegurar la coherencia de los datos, funciona mediante el procedimiento de creación de plantillas de introducción de datos para distintos tipos de usuarios. Estas plantillas permiten que el usuario con privilegios de administrador defi na desde el comienzo y sin posibilidad de alteración por parte de usuarios no autorizados, las características que deben tener los datos a introducir: valores por defecto (por ejemplo, un literal, la fecha del sistema, el identifi cador del usuario, un contador), campos ocultos, campos obligatorios/opcionales, repetibilidad de campo, nivel superior al que se asociarán por defecto los registros, formato de los datos (fecha en sus distintas variantes, texto, etc.), posibilidad de asociar funciones a determinados campos (por ejemplo, rellenar con ceros por la izquierda, copiar o mover el contenido de un campo a otro campo, sustituir el contenido de un campo). De este modo, la coherencia queda maximizada, y minimizado el paralelo riesgo de cometer


errores. En cualquier caso, la aplicación permite defi nir “archivos fi cticios”, con el objeto de validar los datos antes de cambiarlos al archivo real correspondiente.

Por último el software en uso en el Archivo Municipal del Ayuntamiento de Cartagena permite el tratamiento homogéneo de documentos analógicos y digitales, y se ha integrado de manera exitosa tanto con procesos de gestión de otras áreas organizativas, como con aplicaciones de seguridad desarrolladas por el propio Ayuntamiento, de tal manera que el grado en que los datos, la información y los documentos quedan protegidos frente a accesos no autorizados en el sistema de conservación puede considerarse óptimo, dentro de las limitaciones, como se ha indicado y la propia legislación reconoce, inevitables en los entornos digitales.

Conclusiones

En el presente artículo se ha pretendido explicar, y argumentar a partir de circunstancias reales y no abstractas, que la protección de datos de carácter personal no es en modo alguno una alegre y positivista tarea, para realizar la cual sólo es necesario aplicar procedimientos bien defi nidos. Antes al contrario, se ha argumentado que se trata de un proceso lleno de indefi niciones y contradicciones legales, técnicas y tecnológicas, y se ha intentado explorar, desde el punto de vista del archivo, el modo en que estas indefi niciones y contradicciones convierten el proceso en uno de los más complejos del contemporáneo quehacer archivístico, particularmente en entornos digitales.

No obstante, también se ha pretendido mostrar que estos problemas pueden solventarse, aplicando tanto unos mecanismos de refl exión detallados como unas tecnologías que aborden de frente los aspectos negativos o confl ictivos, más que la mera aseveración del éxito no contrastado. Para ello, se ha descrito de manera muy somera una implantación práctica que hasta el momento no ha devuelto fracasos, lo cual no implica, por supuesto, que no pueda devolverlos en algún punto del futuro, dado el actual estado del arte, en permanente evolución y escasamente reglado, de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.

En cualquier caso, esperamos haber dejado claro que los procesos de


protección de datos, como cualquier otro proceso de creación, gestión y uso de los mismos, tanto en los sistemas de producción como en los de conservación, son cualquier cosa menos sencillos, requieren un cuidadoso cuestionamiento de la legislación, que no por serlo es infalible, y una aportación en condiciones de igualdad de diferentes disciplinas, incluida la archivística o gestión de documentos. Finalmente, habida cuenta de la naturaleza invisible, invasiva, inestable, distribuida, multipropósito y evolutiva de las actuales tecnologías de la información y de las comunicaciones, ninguna implantación tecnológica de los requisitos legales puede tener éxito sin un permanente esfuerzo de investigación y desarrollo transdisciplinares.

Bibliografía

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InterPARES 2 Terminology Database. Disponible en: http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm.


Antecedentes

Los archivos son refl ejo fi el del desarrollo de cualquier institución, porque son el resultado de la gestión administrativa y, por lo tanto, consecuencia de su quehacer. En ellos se plasman las relaciones orgánicas y funcionales que de manera natural se materializan en los documentos de archivo, y que encuentran pleno sentido al ocupar un lugar determinado en un conjunto de documentos.

Por esto y debido a la importancia que implica el resguardo, organización, descripción, conservación y acceso a los documentos de archivo, que refl ejan la trayectoria de una institución, se hace necesaria la implementación de un Sistema de Modernización Archivística que permita lograr una gestión institucional basada en la calidad y la transparencia de sus servicios.

En este sentido, el Archivo Histórico de la Universidad de Sonora (AHUS) a través de la Secretaría General Académica, la Secretaría General Administrativa, la Dirección de Vinculación y Difusión; y la Coordinación de Proyectos Especiales Administrativos, asume su responsabilidad para contribuir en la gestión y modernización integral de los archivos de la institución; y dar cumplimiento al capítulo VIII denominado Del Sistema de Archivo, de los lineamientos para la transparencia y acceso a la información en la Universidad de Sonora, con apego en las disposiciones federales y estatales en materia de archivos y de acceso a la información.1

Por este motivo en el AHUS se inicia el Sistema de Modernización

SISTEMA DE MODERNIZACIÓN ARCHIVÍSTICA. PROPUESTA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EN LA UNIVERSIDAD DE SONORA

Patricia Ríos García*

* Patrimonio Cultural Universitario, Universidad de Sonora.

1 México, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de 2004; México, Ley de acceso a la información pública del Estado de Sonora. Boletín Oficial del Estado de Sonora, 25 de febrero de 2005.


Archivística que incluye la administración de archivos de acuerdo a su ciclo vital, la gestión documental, la normatividad, el uso de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, la infraestructura, los servicios y principalmente el recurso humano.

Para cumplir con los objetivos del Sistema de Modernización Archivística se diseñó un plan de acción que tuvo como fi nalidad:

Elaborar el diagnóstico de la situación actual de los archivos Analizar la información de cada unidad administrativa Capacitar a los responsables de archivos de trámite Integrar equipos de trabajo para el diseño de instrumentos de control

y consulta Elaborar la propuesta de cuadro de clasifi cación de cada unidad Elaborar la propuesta de catálogo de disposición documental Asesorar y dar seguimiento a las unidades responsables de la

institución.

Como se ha mencionado anteriormente, la primera acción que se realizó para determinar la magnitud del problema en cuanto al control y organización de los documentos de archivo de la institución, fue el diagnóstico general de la situación actual de los archivos en la Universidad de Sonora.

El plan de trabajo se desarrolló en una primera fase durante los meses de enero y febrero de 2008, incluyendo un seminario de inducción con la fi nalidad de sensibilizar a los funcionarios de la institución, además de hacerlos partícipes de las propuestas de solución.

Una vez que se obtuvo la aprobación y participación de las autoridades universitarias, se llevó a cabo un programa de capacitación dirigido a los responsables de archivos de trámite, que fueron designados por estas mismas autoridades, para dar seguimiento y apoyo al desarrollo de este proyecto. De esta actividad, se derivó la integración de equipos de trabajo, por áreas afi nes, para iniciar, mediante el análisis de organigramas, funciones sustantivas y de apoyo, la elaboración de los instrumentos de control y consulta, dando como resultado la información básica para obtener una propuesta de Cuadro general de clasifi cación archivística de acuerdo a las funciones de la institución.


De manera simultánea, el Archivo Histórico llevó a cabo un programa de rescate de archivos, como una estrategia de recuperación de documentos con valor histórico, con el objetivo de que los responsables de archivo dimensionaran el valor real de los documentos bajo su custodia; debido a que se detectó el resguardo de documentos como una debilidad. En este programa se rescataron en 2008 los archivos inactivos de 15 unidades responsables, sumando un total de 1,193 cajas de archivo, de las cuales 469 se quedaron en el Archivo de Trámite de cada unidad responsable, 419 se ubicaron en el Archivo de Concentración, 18 fueron al Archivo Histórico, 287 se enviaron a reciclaje sumando un total de 715.8 metros lineales.

La segunda fase, consistió en la capacitación del personal de mandos medios, a los que se les impartió un curso-taller para conocer el estado actual de sus archivos, diseñar los instrumentos de control y consulta –bási camente el cuadro de clasifi cación archivística y la propuesta para el Catálogo de disposición documental–.2 En este programa se capacitaron 316 personas de 75 unidades responsables y 365 ofi cinas.

FIGURA 1. GESTIÓN UNIVERSITARIA

2 Instrumento que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información y el destino final.

GESTIÓN

UNIVERSITARIA

DOCENCIA INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN

GESTIÓN

ADMINISTRATIVAGESTIÓN

ACADÉMICA

ÓRGANOS DE GOBIERNO

Y DE APOYO


Como resultado de esta capacitación se obtuvo el diagnóstico particular de los archivos inactivos, que permitió conocer el volumen, tipo de organización, fechas de la información, condiciones de conservación y acceso de los documentos, con la fi nalidad de defi nir las acciones con miras a su rescate y transferencia al Área de Concentración del AHUS.

El organigrama general y particular de cada unidad responsable, así como sus funciones, fueron otros de los documentos que se analizaron para conocer las relaciones orgánicas internas de la universidad; la descripción de las funciones de las áreas que conforman la unidad responsable, son de vital importancia, porque a partir de ellas se derivan los asuntos que permitirán defi nir las series documentales y diseñar el anteproyecto de Cuadro general de clasifi cación archivística y del Catálogo de disposición documental.

Otro de los aspectos que se tomaron en cuenta fue la ubicación física de los espacios, que permitió conocer la localización física de los archivos, mediante la nomenclatura de los edifi cios y la distribución interna de los mismos.

La respuesta de las unidades responsables de la Universidad de Sonora ha sido positiva ante las actividades derivadas de este proyecto y consideran muy importante brindar el apoyo para la modernización y organización de sus archivos.

Propuesta de diseño del Sistema de Gestión Documental

Tomando como referencia los modelos de gestión documental y la experiencia de las primeras acciones para establecer la gestión documental en la Universidad de Sonora, se propone un modelo que abarque el ciclo vital del documento, sustentado en el Sistema Integral de Archivos, dentro de una concepción global y única que contemple los documentos producidos y recibidos en toda la universidad, sea cual sea su fecha y soporte material, hasta su conservación defi nitiva como testimonio histórico de sus actividades.

El Sistema Integral de Archivos de la Universidad de Sonora es el conjunto de archivos universitarios (trámite, concentración e históricos), integrados a partir de un marco normativo, regulador y coordinador del funcionamiento del sistema, así como de una estructura operativa que


involucra el quehacer cotidiano de esos archivos, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.

La gestión documental es la administración efi ciente del diseño, planifi cación, producción, organización, selección, transferencia, conservación y control de los documentos, con el fi n de asegurar una adecuada gestión universitaria y la preservación de la memoria institucional, mediante la aplicación de normas archivísticas y de gestión de la calidad.

La gestión documental debe ser una función transversal que implique a toda la universidad y deberá contemplar los siguientes aspectos:

Administrativos. Las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplifi cación de trámites y la efi ciencia de la administración. En este sentido, la actividad administrativa se caracteriza por su evidencia documental, porque en los documentos quedan materializadas las acciones o actos de la administración universitaria; por lo tanto son parte fundamental para el cumplimiento de las funciones de la institución. Para lograr la efi ciencia administrativa se deberán analizar los procedimientos administrativos que permitan la eliminación de procedimientos innecesarios, la creación de modelos de documentos estandarizados y adecuados a su función, entre otros.

Económicos. El análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la adecuada asignación de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos. Considerados la base del sistema; contempla el Sistema Integral de Archivos, el ciclo vital del documento, los principios de procedencia y de orden original. Los instrumentos que sustentan el Sistema de Gestión Documental son el Cuadro general de clasifi cación archivística y el Catálogo de disposición documental, que se presentan en este trabajo.

Asimismo se deben considerar los requisitos previos para su implementación:

Se requiere el posicionamiento del Archivo para intervenir en la


gestión administrativa, su adscripción orgánica debe estar en los órganos de competencia general.

El marco legal que sustente el Sistema Integral de Archivos y el Sistema de Gestión Documental, como herramienta normativa del sistema.

Los recursos humanos, económicos, materiales, de infraestructura y de tecnologías de la información.

Los componentes del Sistema de Gestión de Documentos son:

• Archivo de Trámite. Son las unidades de Archivo de las instancias universitarias que reúnen, organizan y facilitan los documentos activos, que producen y reciben en el ejercicio de sus funciones, para la toma de decisiones y para garantizar la continuidad en la gestión universitaria, de acuerdo con las políticas, lineamientos y procedimientos establecidos.

• Archivo de Concentración. Son las unidades de Archivos confor-madas por los documentos semiactivos que pueden contener valores administrativos, legales, fi scales o contables y técnicos, que son transferidos por los archivos de trámite para guarda precaucional, una vez que éstos han dejado de tener utilidad inmediata y consulta frecuente en las ofi cinas. La consulta del archivo de cada unidad que se custodia en el Archivo de Concentración es accesible sólo al titular o al personal autorizado por él mediante ofi cio.

• Archivo Histórico. Es la unidad de Archivo responsable de adminis-trar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional. Es aquel que está integrado por documentos de archivo con valor evidencial, testimonial e informativo de trascendencia para la Universidad de Sonora, cuya conservación es permanente y de consulta pública para fi nes académicos, de investigación histórica y de extensión de la cultura.


El Sistema de Gestión Documental dentro del Sistema Integral de Archivos, comprende los procesos archivísticos que se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Trámite, Concentración e Histórico), los cuales son:

1. Producción de documentos. Comprende la creación y diseño de documentos y formatos que responden a las necesidades de uso y fi nalidad de cada unidad administrativa y académica. Se deberá contemplar la normalización de la producción documental en cuanto a sus características internas y externas (de impresión, selección de soportes documentales, tamaños, logotipo, tipo de letra, fi rmas autorizadas, reprografía, control de nuevos documentos, entre otros).

2. Recepción de documentos. Implica la verifi cación y control de los documentos. Se debe verifi car que estén completos, que correspondan a la competencia de la entidad para efectos del registro

FIGURA 2. ESQUEMA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL


e inicio del trámite. Los documentos se pueden recibir por diferentes medios: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico, entre otros. Una vez verifi cado, debe asentarse el sello de recibido dejando constancia de fecha, hora y persona que recibe, asignación de número de control y registro de datos de documentos enviados y recibidos, según sea el caso.

3. Distribución de documentos. Se relaciona con el fl ujo de entrega de documentos internos y externos, considerando el medio de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, mensajería externa, trámite en línea, entre otros.

4. Trámite de documentos. Seguimiento del documento desde su producción o recepción hasta la culminación del asunto. En éste se contempla la identifi cación del trámite, período de vigencia, tiempo de respuesta y preparación del documento de respuesta.

5. Organización de los documentos. Este apartado incluye la clasifi cación, ordenación y descripción del expediente. Se requiere la aplicación del Cuadro general de clasifi cación archivística, del Catálogo de disposición documental y la aplicación de la norma ISAD (G). La organización y descripción documental permite ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición fi nal.

6. Consulta de documentos. Se refi ere al acceso a los documentos con el fi n de conocer la información que contienen. La recuperación de los documentos se logra mediante la disponibilidad y actualización de los instrumentos de consulta: guías, inventarios, catálogos e índices.

7. Conservación de documentos. Conjunto de medidas preventivas y correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Debe contemplar un programa de prevención de desastres, mantenimiento de instalaciones, monitoreo y control de condiciones ambientales, aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, entre otros.

8. Disposición fi nal de los documentos. Consiste en la selección de los documentos con miras a su conservación permanente, temporal o eliminación, conforme al Catálogo de disposición documental en cualquier etapa del ciclo vital.


El Sistema de Gestión Documental está integrado por el Sistema de Clasifi cación, Sistema de Descripción, Sistema de Conservación y Sistema de Acceso. En este trabajo se presenta únicamente el Sistema de Clasifi cación.

Sistema de Clasifi cación. Propuesta de Cuadro general de clasifi cación archivística para la Universidad de Sonora

La clasifi cación no es sólo una organización de papeles, sino un esquema estructurado de organización de grupos y series documentales, que comparten criterios homogéneos por ser resultado del mismo procedimiento administrativo. Las series refl ejan los asuntos que son responsabilidad de las unidades productoras y consecuentemente se integran con documentos de archivo vinculados entre sí, mismos que se ordenan con base en esta clasifi cación de asuntos, siendo el instrumento para su clasifi cación el presente Cuadro general de clasifi cación archivística.

La estructura del Cuadro general de clasifi cación, se establece conforme a la fracción III del lineamiento sexto de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, atendiendo los siguientes niveles:

I. Primero: (fondo) conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifi ca;

II. Segundo: (sección) cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables, y

III. Tercero: (serie) división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específi co.

Para la organización documental es necesario diseñar un Cuadro general de clasifi cación archivística3 acorde a las necesidades de la universidad. Este

3 El Cuadro general de clasificación archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. En: México. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de 2004 p. 2.


cuadro permitirá contar con una visualización completa de las competencias, atribuciones, funciones y relaciones jerárquicas de nuestra institución de educación superior.

El Archivo General de la Nación en México, establece que el Cuadro general de clasifi cación archivística, responde a una triple necesidad:

1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.

2. Facilitar su localización, es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental.

3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su efi caz control y manejo.

La estructura del cuadro es jerárquica y diferenciada por fondos, secciones y series; que son los grupos documentales que conforman el acervo de la institución. De tal manera que los documentos de archivo se integren en expedientes; los expedientes similares forman una agrupación llamada serie y ésta a su vez, es concentrada en una sección, que integra un fondo. El contar con el Cuadro general de clasifi cación archivística permitirá organizar correctamente un archivo.

La organización documental, implica dos procesos vinculados: la clasifi cación y la ordenación. La clasifi cación es el proceso intelectual que consiste en agrupar un conjunto de documentos en clases o grupos, para establecer la estructura de un archivo. Esto es identifi car y agrupar expedientes homogéneos con base en las funciones de la institución.

La ordenación es la acción de unir de manera coherente los grupos o unidades de un conjunto documental, bajo reglas o criterios establecidos. Estos grupos, que pueden ser series o expedientes, deben recibir un orden individual para facilitar su custodia y recuperación; tales como: por asunto, numérico, alfabético, alfanumérico, geográfi co, onomástico, toponímico, entre otros.

En relación con los niveles de clasifi cación del cuadro, el primer nivel, denominado fondo es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifi ca.4


En nuestro caso, se establece como Fondo: Universidad de Sonora y por su estructura orgánica se consideran siete subfondos:

FIGURA 3. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS TIPOS DE GESTIÓN

CUADRO 1. SUBFONDOS DE LA UNIVERSIDAD DE SONORA

Código Descripción

ORGO Órganos de gobierno, colegiados y de consultoríaADCE Administración CentralSGAC Secretaría General AcadémicaSGAD Secretaría General AdministrativaVURC Vicerrectoría Unidad Regional CentroVURN Vicerrectoría Unidad Regional NorteVURS Vicerrectoría Unidad Regional Sur

Después del subfondo, se añade un nivel de color para identifi car el tipo de gestión que se desarrolla en la universidad, facilitando la comprensión de la competencia que puede tener cada unidad administrativa o académica, en las cuales pueden converger una o más gestiones, las cuales son:

4 Archivo General de la Nación, Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística. México, AGN: Dirección del Sistema Nacional de Archivos, s/a. p. 12.


El segundo nivel que corresponde a sección, es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.5 Dicho de otra manera, son las subdivisiones del fondo identifi cadas con competencias y funciones defi nidas e independientes. Las secciones propuestas en la Universidad son:

Secciones comunes:1C LEGISLACIÓN

2C ASUNTOS JURÍDICOS

3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

4C RECURSOS HUMANOS

5C RECURSOS FINANCIEROS

6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

7C SERVICIOS GENERALES

8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

9C COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

10C CONTROL DE AUDITORÍAS

11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

Secciones sustantivas:1S ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA

2S ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

3S SERVICIOS AL ESTUDIANTE Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL

4S SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

5S SERVICIOS DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA Y MULTIMEDIA

6S LABORATORIOS, TALLERES Y CAMPOS EXPERIMENTALES

7S DESARROLLO DE PERSONAL ACADÉMICO

8S ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE LA DOCENCIA

9S PROGRAMACIÓN EDUCATIVA

10S PROGRAMAS DE ESTUDIO

11S EVALUACIÓN ACADÉMICA

12S PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN

5 Idem.


13S FINANCIAMIENTO Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN

14S EVALUACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

15S PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE LA EXTENSIÓN

16S EXTENSIÓN ACADÉMICA, CIENTÍFICA Y TECNOLÓGICA

17S DIFUSIÓN CULTURAL

18S SERVICIOS A LA COMUNIDAD

19S COMUNICACIÓN EDUCATIVA

20S PRODUCCIÓN EDITORIAL

21S PATRIMONIO CULTURAL

22S VINCULACIÓN

En el tercer nivel se encuentra la serie, que es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general o asunto específi co; es decir, es un conjunto de expedientes que tienen el mismo procedimiento administrativo y el nombre que se le asigna debe refl ejar el asunto de que se trate.

Las series pueden ser sustantivas o comunes. Las primeras, son aquellas que refl ejan la razón de ser de la institución, y las segundas son las que se requieren como apoyo para que las sustantivas se cumplan.

Es importante mencionar, que la propuesta del Cuadro general de clasifi cación archivística de la Universidad de Sonora es producto del análisis de la información obtenida a través de los cursos-talleres a cargo del Archivo Histórico y realizados dentro del Sistema de Modernización Archivística que forma parte de las acciones de modernización de la Secretaria General Administrativa. El cuadro se encuentra en etapa de validación para que, una vez validado, se convierta en un modelo a seguir con miras a mejorar la organización de archivos, la gestión universitaria y pueda ser un referente para otras instituciones de educación superior en México.

El sistema de clasifi cación que se propone es funcional, por ser más permanente que el orgánico, ya que con frecuencia las mismas funciones administrativas y operativas continúan a pesar de los cambios en la estructura administrativa. También sucede que una función puede ser compartida por dos o más unidades administrativas.

Las series documentales son la columna vertebral que sostiene la organización y la descripción documental, por lo que se realizó un


análisis exhaustivo de la información recibida, de tal manera que de una identifi cación inicial de casi 800 series documentales, el cuadro se ha estado actualizando; en septiembre de 2010, se presentaron 5 niveles, 34 secciones y 288 series documentales.

Para la ordenación se establecieron códigos compuestos por números, letras y colores, éstos últimos, para facilitar visualmente las agrupaciones, correspondiendo el color blanco a la gestión administrativa –que como se ha mencionado, se tomó como referencia el Cuadro de clasifi cación propuesto por el Archivo General de la Nación–, el azul a la gestión de apoyo académico, el amarillo a la gestión de la docencia, el verde a la gestión de la investigación y el color naranja a la gestión de la extensión.

La implantación de la gestión de documentos se debe considerar como una parte inherente a las políticas y procedimientos que forman el modelo de gestión administrativa de una institución. El tratamiento de los documentos desde su producción en las ofi cinas hasta su ingreso en las unidades de Archivos, se debe llevar a cabo mediante instrumentos de unifi cación de criterios metodológicos, técnicos y de archivo. Se concreta en la aplicación de un cuadro de clasifi cación uniforme, un método de descripción documental y un calendario de conservación, así como con los instrumentos normativos y de trabajo complementarios: reglamentos, manuales de gestión de los documentos, formularios estandarizados y bases de datos.

DOCUMENTOS DELARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN


Imagen de portadaAzumbilla, Chapulco y Rancho de Balderrama; Tehuacán, Puebla y Cumbres de Azumbilla, Chapulco y Rancho de Balderrama; Tehuacán, Puebla y Cumbres de

Acultzingo; Orizaba, VeracruzAcultzingo; Orizaba, Veracruz

María Inés Ortiz Caballero*

El mapa con que se ilustran los forros de la presente edición es al mismo tiempo documento y testimonio gráfi co de un litigio para el otorgamiento de una merced de aguas en 1777.1 El 10 de enero de ese año se presentó don Manuel Joseph de Cardenas (sic) ante el alcalde mayor del Partido de Tehuacán, Marcos Chapin, solicitando se le diera testimonio y merced de unas aguas que le cedió don Thomas de Espinoza.

El señor Cardenas refi rió que en 1773 don Thomas había “denunciado”2 ante el Juzgado de Orizaba el descubrimiento de unos “destiladeros”3 de

* Jefa del Departamento del Centro de Información Gráfica, AGN.

1 AGN, Mapas, Planos e Ilustraciones, núm. 903.2 Entiéndase por denunciar: notificar o dar aviso.3 Entiéndase por Destiladero: un manantial.


agua que emanaban de las cumbres de Acultzingo, Partido de Orizaba; asimismo, encontró otros manantiales que surgían de las cumbres de Chapulco y dio noticia ante el Juzgado de Tehuacán. Don Manuel relató que ambos descubrimientos le fueron cedidos por el señor De Espinoza.

Fueron objeto del litigio los sitios: Cañada de Tsomplantla, Cañada de San Francisco y Cumbres de Acultzingo.

Como parte del protocolo para tramitar una merced, el alcalde mayor debió notifi car a los involucrados para descartar un perjuicio, especialmente a los indios, así que informó al gobernador y naturales del pueblo de Chapulco sobre la “denuncia” que realizaba don Manuel Cardenas, quien solicitaba merced de dichas aguas, considerándolas como realengas.

Don Ramón Rosas de Santiago, gobernador de Chapulco y demás naturales de dicho pueblo se presentaron ante el alcalde mayor, argumentando que esas aguas les pertenecían de inmemorial tiempo atrás, de una merced hecha por el virrey Álvaro Manrique de Zúñiga, marqués de Villamanrique.

Procedió el juicio y ambas partes presentaron sus testigos y fundamentos sobre la legítima posesión de los manantiales. Los naturales de Chapulco aseguraban que esas tierras y aguas les correspondían “que les dio posesión don Alonzo Sánchez Montero, teniente general que fue de la Provincia”.4

Por su parte, los testigos de don Manuel Cardenas aseguraban que ninguna persona hacía uso de las mencionadas cumbres, literalmente no tenían dueño, sólo en tiempo de lluvia las aguas bajaban del cerro y llegaban al Rancho de Balderrama, donde había dos tomas de agua para riego, reafi rmando que no pertenecían a ninguna persona en particular.

En marzo del mismo año, el caso se llevó a la Real Audiencia de la Ciudad de México, ante el juez privativo de ventas y composiciones de tierras y aguas, baldíos o realengas, don Francisco Xavier de Gamboa, por cuestiones de jurisdicción, ya que los sitios reclamados están en el límite de Orizaba y Tehuacán de las Granadas, dicho juez ordenó se hiciera la “vista de ojos” del terreno y se formara el mapa.

Los agrimensores Dionisio de Roxas y Francisco Moreno fueron nombrados peritos para realizar el mapa y ubicar los “destiladeros” de agua.5

4 AGN, Tierras, col. 1001, exp. 4, fojas 6-6v.5 Ibíd., foja 72


Los peritos dibujaron el mapa y explicaron su recorrido, señalando cada lugar con una letra y calculando el número de varas o leguas de un punto a otro. Dionisio y Francisco iniciaron su viaje visual en el Rancho de Balderrama, señalado con la letra E y dirigiéndose hacia el norte, por el camino Real y llegaron a la Cumbre de Acultzingo (M), objeto de las diligencias mencionadas. Siguiendo el recorrido, a unas cuantas leguas encontraron una cruz sobre un montón de piedras, que indica la división de las jurisdicciones, ubicando los “destiladeros” en la jurisdicción de Orizaba. Los señores agrimensores observaron que este lugar era justamente donde nacían las aguas y corrían en dirección hacia Tehuacán, pasando por la Cañada de San Francisco Pala. Una vez ubicados allí, hacia el noreste, observaron la Cumbre del Atajo (N), localizándose a unas leguas de allí otra cruz grande con la función de señalar la división de los Partidos de Orizaba y Tehuacán, en ese lugar se encuentran los “destiladeros” de Tzompantlan. Siguiendo el recorrido, caminando en dirección sur, hacia Azumbilla, pasaron por unas ruinas de lo que pareció ser una iglesia, en un pueblo abandonado, glosado en el mapa como “Iglesia de Santiago” (F), rebasado este punto, se enfi laron por las faldas del cerro Mazatianguiso y linderos de las tierras de Chapulco y del Mayorazgo Cadena, el cual comprendía desde la letra N a la letra A, cerca de la iglesia y de allí rumbo al sur. La letra S indica la división de las tierras del pueblo de Chapulco y el mayorazgo mencionado. En dirección al sureste, con la letra R, se delimitan las tierras del mismo pueblo y la hacienda nombrada Chapulco, regresando casi al punto de origen, es decir, el rancho de Balderrama.

Una vez en esa zona, los agrimensores Dionisio y Francisco señalaron algunos puntos importantes dentro de la comunidad de Chapulco. Entre la letra A y O se encuentran los límites del rancho nombrado el paraje de los Saladillos. Los habitantes decían que el mismo virrey don Luis de Velasco les otorgó la merced en 1561. Se observa también el lindero del pueblo y rancho de Balderrama (T), la letra B señala la capilla de Azumbilla, barrio del pueblo de Chapulco, la letra C indica la casa del cacique don Marzelo, del punto C al V se localiza un ojo de agua para uso de todo el pueblo.

Del punto U al Z se encuentran otros tres ojos de agua, este sitio es conocido como el centro del barrio de Azumbilla; en el camino del punto Z al G se halla un “horno de cal”, lo que posiblemente revela que esa región


poseía rocas calizas para la producción de cal. Finalmente, hacia el oriente se observa el confín de los cerros de Chapulco para dirigirse al pueblo de Huejotzingo (P).

El mapa se concluyó en agosto de 1777 y es un ejemplo de un tipo de documento que hoy día podemos estudiar, no sólo como testimonio de un juicio sino como una obra gráfi ca que representa la realidad de aquellos hombres de Chapulco y su tiempo.

La signifi cación del mapa se centra en su propósito utilitario, pues simplemente respondió a un requisito más del procedimiento para otorgar una merced; su objetivo era ubicar y localizar unas aguas. El documento es la representación de un entorno plasmado a partir de una abstracción de colores y formas de la naturaleza, que produce una composición lógica para quien tenía ante sus ojos tal paisaje.

La composición del plano muestra cierto movimiento, generado por los colores y las sombras que pretenden crear volumen, especialmente en los cerros; así como una perspectiva inconsciente o primitiva. El mapa incluye elementos de la tradición europea; por ejemplo, se observa el dibujo de un pitipié, instrumento para medir la escala de un mapa y calcular las distancias; además están la rosa de los vientos y las mismas glosas, estos atributos confi rman que quien realizó el mapa tenía sufi ciente instrucción académica.

En relación con el juicio, éste siguió su curso, se mandó hacer un avalúo de las tierras de ambas jurisdicciones, se llevó a cabo un pregón por treinta días, para después proceder al remate, el cual fue verifi cado en favor de don Manuel Cardenas.

Sin embargo, el gobernador de Chapulco y los habitantes del mismo pueblo se manifestaron en contra de tal resolución, continuando el juicio por varios años más, hasta el año de 1800, sin que se haya dado un veredicto fi nal.


Desde sus comienzos, la guerra por la Independencia de México se libra en dos frentes: los insurgentes combaten con la espada en el campo de batalla tanto como lo hacen con la pluma a través de su propia prensa escrita, prensa de combate.

El 20 de diciembre de 1810, a escasos tres meses del grito de Dolores, por encargo del propio Miguel Hidalgo, Francisco Severo Maldonado edita en Guadalajara el primer número de El Despertador Americano, órgano inicial de la prensa insurgente cuyo propósito es atraer adeptos a la causa independentista a partir de la difusión de los objetivos de lucha, tarea que realizará a lo largo de siete números publicados entre diciembre de 1810 y enero de 1811.

De dos a ocho páginas, entre 500 y 2,000 ejemplares, tiraje posible aprovechando la presencia en Guadalajara de una de las pocas imprentas de la Nueva España, El Despertador Americano publica su último número el 17 de enero de 1811 coincidiendo funestamente con la derrota de las tropas de Hidalgo en Puente de Calderón. El retiro de los independentistas rumbo al norte y la subsecuente captura realista de Guadalajara dan fi n al primer esfuerzo de la prensa insurgente, prensa de combate que se ve necesariamente afectada por los altibajos de la guerra.

Tras la captura y muerte de Hidalgo en julio de 1811, el foco insurreccional se desplaza al sur del país; la Suprema Junta Nacional Americana se forma en Zitácuaro y José María Morelos combate a los realistas en Cuautla a partir de febrero de 1812. Es en ese momento, en el cénit de la insurgencia,

LA PLUMA Y LA ESPADA: 200 AÑOS DEL ILUSTRADOR NACIONAL*

Alberto Alvarez Ferrusquía**

* Una versión de este texto se presentó durante la ceremonia por el bicentenario de la publicación del primer número del Ilustrador Nacional, realizada en abril de 2012 en el Archivo General de la Nación.

** Jefe del Departamento de Organización y Descripción Documental, Archivo General de la Nación.


cuando la prensa independentista resurge en Sultepec con la publicación del primer número del Ilustrador Nacional dirigido por el padre José María Cos, un típico letrado criollo.

En principio en desacuerdo con los métodos independentistas, especialmente con la violencia desatada durante la toma insurgente de Guanajuato, Cos es comisionado por los notables de su natal Zacatecas para averiguar las intenciones de los insurrectos que, bajo el mando de Iriarte, rondan la ciudad; para su sorpresa, a su llegada al campamento rebelde éstos lo reciben jubilosos como si fuese ya uno de ellos: con salvas y la entrega de una imagen de la virgen de Guadalupe, bandera de la insurgencia. Sin convencerse de la causa, sospechoso a ojos realistas a pesar de haber informado a Calleja de su misión, Cos es detenido por las autoridades y enviado a la ciudad de México para ser interrogado por el virrey. Tras ser puesto en libertad, viaja de regreso al norte sólo para ser nuevamente detenido, esta vez por los alzados que lo consideran espía realista y lo trasladan a Zitácuaro, sede de la Junta Nacional, cabeza del gobierno insurgente. Víctima de las circunstancias, perdido cualquier crédito que pudiese tener ante los realistas, se decanta fi nalmente por la causa independentista a la que sirve con su pluma en principio mediante la redacción de los célebres planes de Paz y Guerra fechados en marzo de 1812 y, posteriormente, ya instalada la Junta Nacional con base en Sultepec, mediante la creación del nuevo órgano de la prensa insurgente: el Ilustrador Nacional.

Carente de una imprenta, el padre Cos se ve obligado a la elaboración artesanal en madera de sus propios tipos móviles, carente de tinta la sustituye por una mezcla de aceite y añil, tintura usada localmente en la confección de rebozos.

Asombra el tesón de este hombre que, en el primer número del nuevo periódico, defi ne así una obra a la que, con legítimo orgullo, denomina “Imprenta Nacional”:

Una imprenta fabricada por nuestras propias manos entre la agitación y el estruendo de la guerra y en un estado de movilidad, sin artífi ces, sin instrumentos y sin otras luces que las que nos han dado la refl exión y la necesidad, es un comprobante incontestable del ingenio americano siempre fecundísimo en


recursos e incansable en sus extraordinarios esfuerzos por sacudir el yugo degradante y opresor.

Con un costo de un real por número y un descuento por suscripción de cuatro números mensuales por tres reales, el Ilustrador Nacional se publica semanalmente a partir del 11 de abril de 1812. Seis páginas el primer número y cuatro páginas los cinco números siguientes cuya intención, según el propio periódico es:

Por él sabréis a fondo las pretensiones de la nación en la actual guerra, sus motivos y circunstancias y la justicia de nuestra causa: él os instruirá del estado actual de nuestro gobierno político, militar y económico: tratará de las fuerzas de nuestros ejércitos, los jefes de ellos y sus operaciones sobre el enemigo: en contraposición a la conducta del intruso gobierno, se darán los detalles con verdad y exactitud, se comunicarán los partes que se nos dirijan, y por último sabréis los esfuerzos de la nación por conseguir su libertad.

En el segundo número (18 de abril), mediante un artículo intitulado “Motivos de la guerra contra el intruso gobierno y justicia de ello”, se explican los motivos de la guerra independentista a partir de la exposición de los acontecimientos políticos sucedidos en España con la invasión napoleónica; al fi nal del número, un párrafo extra titulado “Quautla” da a conocer los triunfos alcanzados por Morelos en dicha ciudad sitiada por los realistas.

En los números 3 y 4 (25 de abril y 2 de mayo, respectivamente) aparecen comunicados dirigidos a Ignacio López Rayón, presidente de la Junta Nacional; en ellos se informa de acciones militares rebeldes realizadas en Toluca y, en la parte fi nal del número 4, se da a conocer la decisión de la junta de aplicar la pena capital a un reo, indio gobernador de Coyoacán, por su adhesión a la tiranía europea y por haber entregado combatientes insurgentes al virrey Venegas.

En el número 5 (9 de mayo), mediante una nota encabezada “Ejemplo de imparcialidad” se narra el trato justo dado por la Junta Nacional a los europeos a los que se convoca a actuar en reciprocidad con los americanos; bajo el ya citado título “Quautla” se continúa con información militar sobre


el sitio y se cuestiona el tratamiento que la prensa, al servicio del gobierno realista, ha dado a esa y otras batallas, denunciando su falsedad y engaño.

El número 6 (16 de mayo), bajo el título “Sitio de Quautla por Calleja y rompimiento de él por el benemérito Morelos” es un recuento de los pormenores del sitio y de la indigna conducta del mando y tropa realista; hacia el fi nal de esa edición se hace saber nuevamente del trato justo dado por los insurgentes a los europeos que se hallan en su campo.

De la importancia del Ilustrador Nacional para la causa insurgente da cuenta la reacción del gobierno realista. El 3 de junio de 1812 el virrey Venegas emite un Bando mediante el cual hace saber a la población novohispana que:

Habiendo llegado a mis manos un periódico sedicioso intitulado Ilustrador Nacional, impreso en Sultepec con el objeto de alucinar al vulgo, sin embargo de que aun éste no puede dejar de conocer las imposturas que refi ere, lo criminal y fútil de sus proposiciones y lo vago y desatinado de su estilo, di vista de él a la junta de Seguridad y buen Orden, y conformándome con lo que me ha consultado, prohíbo por el presente la circulación de dicho periódico y todos los demás papeles incendiarios que con cualquier título se den a luz a los rebeldes a nombre de la junta intrusa que los preside.

El 9 de junio un edicto del cabildo eclesiástico se suma a la condena:

Una de las más principales obligaciones del ministerio pastoral es evitar que el enemigo del hermoso campo de la iglesia, venga a esparcir semilla alguna dañosa que pueda, creciendo emponzoñarla. Tal es sin duda la que pretende sembrar entre nosotros el papel periódico Ilustrador Nacional impreso en Sultepec en estos últimos días y del que se han extendido ya en la capital algunos ejemplares […] mandamos bajo precepto de santa obediencia y so las penas establecidas en el derecho canónico contra los autores y encubridores de libelos famosos y sediciosos, qual califi camos ser el anunciado periódico […] prohibiendo a todos nuestros fi eles leer, retener y propagar tales libelos que contienen proposiciones cismáticas e injuriosas: y mandamos a los predicadores que combatan desde el púlpito contra esta nueva máquina infernal que ha inventado el padre de la discordia para arrancar de nuestro suelo la semilla de la paz.


La “máquina infernal” dejó de publicarse en mayo de 1812, no por la condena de las autoridades realistas, sino por al ser sustituida por una versión técnicamente mejorada derivada de la adquisición y traslado clandestino a Sultepec de una imprenta de tipos metálicos adquirida por la insurgente sociedad de Los Guadalupes que permitirá, a partir del 27 de mayo de 1812, la impresión de un nuevo periódico denominado Ilustrador Americano.

La historiografía de la prensa insurgente conoce sólo los citados seis números del Ilustrador Nacional publicados semanalmente entre los sábados 11 de abril y el 16 de mayo de 1812.1

En el AGN se encontró el ejemplar número 8 del Ilustrador Nacional

Nos complace por tanto anunciar el hallazgo en el acervo del Archivo General de la Nación de un ejemplar del número 8, fechado el 30 de mayo de 1812, intitulado “Copia del parte dado por el Sr. prevendado Brigadier Dr. D. Francisco Lorenzo de Velasco al Exmo. Sr. Ministro Licenciado D. Ygnacio Rayón”. El ejemplar reproduce el parte militar, fechado en Lerma el 20 de mayo, en el que Lorenzo de Velasco informa sobre acciones militares realizadas en las inmediaciones de Toluca y forma parte de un proceso inquisitorial contra don Juan Lorenzo Velasco por diversas herejías como hablar mal de las imágenes religiosas, tener amistades ilícitas, así como burlarse del sacramento; y corresponde al fondo Inquisición (caja 1,597, expediente 2). El expediente incluye denuncias, declaraciones, la copia de un sermón elaborado por el acusado y un ejemplar del Ilustrador Nacional, número 8, cuyo párrafo fi nal vale la pena citar como profético para la causa insurgente: “Americanos: ved aquí clara y decididamente la protección suprema que nos dispensa el Dios de los exercitos: no temáis el número que quieren aparentar los vándalos; porque el ecsito feliz de las batallas no está decretado, sino para los que defi enden la mejor y más santa causa de la religión y de la patria”.

1 Véase: Manuel Arellano, Periodismo Insurgente, México, PRI, 1976; María del Carmen Ruiz Castañeda et-al., El periodismo en México, 450 años de historia, México, UNAM, 1980; Gerardo Lara González, Letras de Madera, Sultepec y el periodismo insurgente, Toluca, Instituto Mexiquense de Cultura, 2009; José María Miquel i Vergés, La Independencia en México y la prensa insurgente, México, El Colegio de México, 1941.


2 Documentos importantes para la Historia del Imperio Mexicano. Escogidos entre muchos manuscritos e impresos cuya circulación impidió constantemente el gobierno español, 1821. En la imprenta de Alejandro Valdés.

El AGN cuenta también con un ejemplar del número 5, que forma parte de un expediente relativo a la publicación del citado bando para prohibir la circulación del Ilustrador Nacional y papeles subversivos de los insurgentes (Indiferente Virreinal, caja 4,239, expediente 7). El expediente incluye un ejemplar del bando y un original del número 5 impreso en sus característicos tipos de madera, hallazgo relevante puesto que, si bien es conocido el contenido del penúltimo número del periódico, las recopilaciones facsimilares publicadas de los números conocidos del Ilustrador (1 a 6) recuperan originales sólo para los números 1, 3 y 4; los números 2, 5 y 6 son transcripciones tomadas de recopilaciones documentales posteriores.2

Letras de madera, palabras como espadas, conmemoramos en este 2012 200 años del humilde y luminoso Ilustrador Nacional.


ILUSTRADOR NACIONAL, NÚMERO 5


ILUSTRADOR NACIONAL, NÚMERO 8


Esta familia, descendiente de los caciques de Chilapa y al mismo tiempo de las familias reales de la triple alianza prehispánica, se asentó en terrenos importantes situados en La Joya, al noreste de Chilapa1 y limítrofe del municipio de Olinalá, en Totoltzintla, Ajuatetla y el rancho de Xiotla.

Las fotografías fueron copiadas en formato digital (escaneadas) por mí durante mi trabajo de recopilación de archivos de esta familia y al empezar a escribir la historia de los caciques de Chilapa. Esta labor de investigación comprende también el registro de la memoria familiar de los descentientes actuales del clan.

1. La primera imagen fue escaneada en 2008 a partir de una fotografía original propiedad de Cristina Moctezuma de Chilapa, hija de Antonio Moctezuma (el tercero de quienes están de pie, empezando de la izquierda) e hija pequeña de Andrés Moctezuma (segundo en el mismo orden). Cristina comenta que su abuelo reunió a los hombres de la familia para ir a atrapar a un “revolucionario”, quien de hecho no era más que un bandido que aterrorizaba la región en provecho propio. Cuando lo atraparon, lo ataron y lo remitieron a las autoridades de Chilapa para hacer justicia. El bandido fue fusilado en el campo ante un paredón del cementerio. El alcalde del pueblo llamó al fotógrafo local (Armando Salmerón) para inmortalizar ese evento.

Era urgente poder identifi car a los personajes de esta foto histórica, pues Cristina murió al año siguiente, en 2009 a la edad de 87 años (nacida el 24 de julio de 1922). No obstante, la memoria individual es vacilante. En 2010 conocí en Naucalpan a su hermano Andrés, quien corrigió algunas de

FOTOGRAFÍAS DE LA FAMILIA MOCTEZUMA DE CHILAPA

Arnold Lebeuf*

* Profesor-investigador de la Universidad Jagielónica de Cracovia.

1 Un cariño excesivo de Don Joseph Moctezuma, Lebeuf, Arnold (advertencia, prólogo y epílogo), Mexico, Tlilan Tlapalan/AGN, 2009.Lebeuf, A., “Origen y genealogía de los Moctezuma, caciques de Chilapa”, en Estudios Latinoamericanos, núm. 29, Varsovia, 2009.


De izquierda a derecha, parados: Luis Moctezuma, hijo de Mariano Moctezuma, sobrino de Andrés Moctezuma; Leobardo Nava-Sevilla; Antonio Moctezuma-Pineda, hijo de Andrés Moctezuma; Demetrio Sevilla, esposo de Juvenal Moctezuma, hija de Hilario Moctezuma, sobrina de Andrés.

De izquierda a derecha, sentados: Margarito Andraca, esposo de Theodora Moctezuma (Lola); Andrés Moctezuma, hijo de Miguel de Olinalá (El Chanon); Leonardo Ortega, amigo de la familia.

Foto copiada por Arnold Lebeuf en Chilapa en el año 2008 del original ubicado en la casa de Cristina Moctezuma, hija de Antonio Moctezuma, el tercero del rango superior. Derechos reservados.

LOS MOCTEZUMA DE CHILAPA EN LA REVOLUCIÓN


las identidades proporcionadas por Cristina. Estas diferencias demuestran bien que es indispensable anotar sobre las fotos antiguas la identidad de las personas representadas, pues lo mismo de la primera a la segunda generación se perciben diferencias notorias entre los recuerdos del hermano y la hermana. Apenas un siglo después no es posible introducir un nombre en tales documentos. Este comentario concierne a todos los álbumes de familia, pues cada vez que muere un anciano es una página de la historia que se borra. Ofrezco en seguida dos listados, pero es seguro que la memoria de Andrés sea la que deba creerse.

En el listado de Cristina se subrayan en cursivas los datos divergentes corregidos por Andrés.

Lista de Cristina Moctezuma Lista de Andrés Moctezuma

Luis Moctezuma, hijo de Teodomiro Moctezuma, sobrino de Andrés.

Luis Moctezuma, hijo de Mariano Moctezuma, sobrino de Andrés.

Leobardo Nava Moctezuma, hijo de Amanda (Manchi) Moctezuma. Leobardo Nava Moctezuma.

Antonio Moctezuma Pineda, hijo de Andrés Moctezuma.

Antonio Moctezuma Pineda, hijo de Andrés Moctezuma.

Ermencio Sevilla, esposo de Juvenal Moctezuma, hija de Hilario Moctezuma, sobrina de Andrés.

Demetrio Sevilla, esposo de Juvenal Moctezuma, hija de Hilario Moctezuma, sobrina de Andrés.

Margarito Andraca, esposo de Teodora (Lola) Moctezuma,

Margarito Andraca, esposo de Teodora (Lola) Moctezuma,

Andrés Moctezuma, hijo de Miguel Moctezuma de Olinalé, conocido como ”El Chanon”.

Andrés Moctezuma, hijo de Miguel Moctezuma de Olinalá, conocido como ”El Chanon”.

Leonardo Ortega, amigo de la familia.

Leonardo Ortega, amigo de la familia.

2. La segunda imagen es una copia escaneada de una foto del álbum familiar de Jorge Salmerón de México, Distrito Federal, hijo de Romualda Moctezuma, una hija de Andrés Moctezuma. Puede verse a Antonio Moctezuma, hijo de Andrés Moctezuma, montado a caballo antes de partir para incorporarse a la revolución y a su hermana Romualda Moctezuma, quien le entrega su arma y sus municiones.


Agradecimientos

Este trabajo, como el resto del estudio sobre la familia Moctezuma de Chilapa, los archivos del cacicazgo de Chilapa y del Mayorazgo de Guerrero Dávila y Moctezuma, ha sido apoyado generosamente por el Instituto de Historia de las Religiones y la cátedra de fi losofía de la Universidad Jagielónica de Cracovia, Polonia, así como por una beca de la Secretaría de Relaciones Exteriores de México en 2011.

LA REVOLUCIÓN EN CHILAPA, GUERRERO

Antonio Moctezuma con su hermana Romualda Moctezuma.Antonio, padre de Cristina, Andrés y Cheyo Moctezuma; Romualda, madre de Jorge Salmerón.

Álbum de fotografías de la familia de Jorge Salmerón, México, D. F. Colectada por Arnold Lebeuf.Derechos reservados.


ExposicionesEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

extiende una cordial invitación al coloquio y a la inauguración de la exposición:

▪ ▪ ▪ EXPOSICIÓN ▪ ▪ ▪

Sala de Banderas, Del 8 de noviembre de 2012 al 3 de mayo de 2013

19:00 hrs

Sería difícil comprender cabalmente el devenir del México actual sin tornar la mirada al mundo virreinal novohispano, una época fascinante y rica en expresiones, cambios e intercambios sociales, culturales, artísticos, científi cos, técnicos, económicos y políticos, que aún perviven como herencia material e inmaterial de la sociedad que les dio origen.

Conozca la historia, la conformación y el panorama del México virreinal a través de las extraordinarias fuentes que todavía se conservan

MESA I “Los mares del mundo colonial”

MESA II

“Pesos de oro y plata en México y el mundo”

MESA III

“Nueva España y la defensa del imperio”

MESA IV

“Aspectos religiosos y sociales en la Nueva España”

Agradeceremos confi rmar su asistencia al teléfono: 51 33 99 00, ext. 19306o al correo electrónico: [email protected]

▪ ▪ ▪ COLOQUIO ▪ ▪ ▪

8 de noviembre de 201210:00 hrs


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1. Sólo se recibirán materiales inéditos.

2. El envío de colaboraciones deberá hacerse cumpliendo debidamente cada uno de los siguientes puntos:

a. Los trabajos deberán presentarse a doble espacio, con fuente ARIAL de 12 puntos, en versión word para windows, sin sobrepasar las 30 cuartillas incluyendo notas, cuadros, gráfi cos, mapas, apéndices y bibliografía.

b. Sólo se aceptarán trabajos escritos en español.c. Las ilustraciones, gráfi cas, cuadros y tablas se numerarán de modo

consecutivo. Se indicará su lugar de ubicación en el texto. Deberán incluirse en archivo por separado en formato “imagen” (tiff o jpg a 300 dpi).

d. El manuscrito irá precedido de una página con los datos del autor(es), fi liación académica, dirección profesional, teléfono de contacto y dirección de correo electrónico.

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3. Notas al pie de página

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por una coma, p. o pp. seguido por el número(s) de página(s). Ejemplo: Sierra, Evolución política, p. 34.c. Para artículos o capítulos de libros deberá seguirse el siguiente

modelo: Apellidos seguidos por una coma, título resumido entre comillas

seguido por una coma, p. o pp. seguido por el número(s) de página(s). Ejemplo: John Tutino, “Soberanía quebrada”, p. 34.d. Las referencias de diferentes autores se separarán con un punto y coma.


4. Siglas y bibliografía

a. Se incluirán sólo los libros o artículos citados en el texto, así como las siglas a los archivos a los que se hace referencia.

b. Las referencias bibliográfi cas se presentarán después de las siglas, en orden alfabético.

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Libros Apellidos, nombre(s), título en itálica, lugar de edición, editorial, año

de edición. Capítulo en libro Apellidos, “título”, en autor(es) compilación o edición nombre y

apellido, título resumido en itálica, páginas del capítulo. Artículo Apellidos, nombre(s), “título artículo”, en nombre de revista en

itálica, vol., número, año, páginas.

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Legajos. Boletín del Archivo General de la Nación, 7a época, núm. 12,se terminó de imprimir en septiembre de 2012

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