23 de julio del 2004 Nm. 2

VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO Y

CAPACITACIN PROFESIONAL

Comisin de Auditora

P a p e l e s d e T r a b a j o

2

Haz clic en el tema que deseas consultar, para regresar a esta pgina haz clic en los cuadros amarillo y rojo que

aparecen al final de cada seccin.

CONTENIDO CONCEPTO 3 OBETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 3 NORMATIVIDAD 3 CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 3 PAPELES DE TRABAJO ELABORADOS POR EL CLIENTE 4 INFORMACIN QUE DEBEN CONTENER LOS PAPELES DE TRABAJO 4 CRUCE DE NDICES 4 MARCAS EN LOS PAPELES DE TRABAJO 5 REDACCIN CLARA Y PRECISA 5 IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO 5 CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO 5 CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO 5

C.P.C. Manuel C. Gutirrez Garca Presidente C.P.C. Jos Besil Bardawil Vicepresidente de Desarrollo y Capacitacin Profesional C.P. Juan Francisco Fernndez Andrea Director Ejecutivo

Comisin de Auditora C.P.C. Ramn Martnez Lin Presidente C.P.C. Juan Anaya Prez Vicepresidente C.P.C. Jos Antonio Snell Torres Secretario Integrantes: C.P.C. Antonio Bojorgues Garca C.P.C. Miguel ngel Brizuela Gonzlez C.P.C. Francisco Daniel Corts C.P. Alberto E. Hernndez Cisneros C.P.C. Gerardo Herrera Hurtado C.P.C. Jorge Lpez Rodrigo C.P. ngel Osorio Fernndez C.P.C. Ignacio Pineda Luna C.P.C. Jos Arturo Rangel Gonzlez C.P.C. J. Ignacio Toussaint Purn C.P.C. Graciela Velsquez Lespron C.P.C. Horacio Ziga Gmez

3

CONCEPTO Todo trabajo relacionado con la auditora debe estar plasmado en papeles de trabajo, de acuerdo a nuestro Boletn 3010 de normas y procedimientos de auditora, denominado documentacin de la auditora. Existen varias definiciones de los papeles de trabajo, sin embargo, mencionaremos una que dice que es el conjunto de documentos que el auditor debe formular, en los que har constar el anlisis de las cuentas que revisa, los hechos descubiertos al practicar una auditora y una serie de pruebas escritas que tienen por objeto respaldar el dictamen del auditor, demostrar la calidad y extensin del trabajo ejecutado y cumplir con la norma de evidencia suficiente y competente.

OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Asimismo, en el Boletn 3010 de normas y procedimientos de auditora, nos menciona que el objetivo de la documentacin de la auditora, es ampliar el concepto bsico de los papeles en cuanto a su forma, contenido, propiedad, custodia y confidencialidad, ya que en los papeles de trabajo se acumulan diversas particularidades del negocio que se examina, no obstante que el auditor contar con una memoria privilegiada a travs de sus papeles de trabajo, ya que pasado el tiempo, no es posible que precise con toda exactitud las caractersticas de una operacin o de un hecho.

NORMATIVIDAD Los papeles de trabajo, que tambin se denominan cdulas de auditora, deben mostrar la evidencia suficiente y competente de lo que el auditor ha revisado, y en su conjunto, le sirve de base para apoyar su opinin. Los papeles de trabajo deben ser completos y lo suficientemente detallados, ya que si cumple con estas dos caractersticas, dichos papeles de trabajo hablaran por si solos, de tal forma que el auditor que los consulte o los revise conserva una conversacin tan rica y satisfecha de su contenido; es bonito hablar con los papeles de trabajo, esto sucede cuando los papeles se encuentran completos y lo suficientemente detallados, es triste hablar con papeles de trabajo que se encuentran totalmente mudos por carecer de informacin. CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Por la diversidad de los papeles de trabajo, es conveniente y se requiere en pensar en una clasificacin de los mismos, esto es con la finalidad para que en el momento en que se haga indispensable consultarlos, ya sea antes o despus de haber concluido el trabajo, se nos facilite su localizacin; para esta clasificacin no existen criterios uniformes por lo tanto existen diversas maneras de clasificarlos, sin embargo existe una divisin general llamadas sumarias y analticas. Una clasificacin sencilla para elaborar y localizar los papeles de trabajo, es asignndoles ndices, se acostumbra estandarizar los ndices con el objeto de facilitar al auditor y a sus asistentes una localizacin rpida de los mismos, y ahorrar tiempo en el trabajo. Hay auditores que les asignan los siguientes ndices:

4

Utilizan una letra A, B, C... etc., para las cuentas de activo;

Utilizan doble letra AA, BB, CC,... etc., para las cuentas de pasivo y capital;

Utilizan nmeros 10, 20, 30... etc., para las cuentas de resultados;

Utilizan nmeros romanos I, II, III... etc., para los papeles de trabajo del archivo permanente.

PAPELES DE TRABAJO ELABORADOS POR EL CLIENTE Hay papeles de trabajo que deben ser elaborados por el cliente; actualmente, el auditor ha logrado que su cliente le prepare ciertos papeles de trabajo, enunciando de manera no limitativa, los siguientes: Relaciones analticas de unas cuentas; Integraciones mensuales tanto de compras como de ventas; Vaciados de declaraciones mensuales; Vaciados de pagos de nminas;

Este tipo de informacin el auditor externo la usar durante su examen. Esta colaboracin por parte del cliente, representara para l una reduccin de tiempo y por lo tanto, un menor costo por los servicios de auditora.

INFORMACIN QUE DEBEN CONTENER LOS PAPELES DE TRABAJO En los papeles de trabajo, generalmente se incluye por mencionar algunos, la siguiente informacin:

Extractos o copias de asambleas de accionistas; Informacin de la estructura organizacional; Evidencia de la planeacin; Programa de trabajo; Evidencia del estudio y evaluacin del control interno; Anlisis de operaciones; Naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos; Evidencia de la supervisin; Declaraciones recibidas del cliente.

CRUCE DE NDICES Dentro de los papeles de trabajo tambin tendremos que mencionar los famosos cruces de ndices, que no es ms que cruzar cifras y datos que aparezcan simultneamente en dos o ms cdulas (sumarias V.S. analticas), cualquier operacin realizada por una empresa, afecta simultneamente a dos renglones de sus estados financieros, por lo que es frecuente que una cifra anotada en una cdula aparezca en otra que tenga relacin con una que a su vez conste en otra cdula..

5

MARCAS EN LOS PAPELES DE TRABAJO

En los papeles de trabajo se acostumbra poner marcas con el propsito de ahorrar tiempo, estas marcas pueden ser estandarizadas de representacin simblica, de tal forma que su significado representen en hecho, un procedimiento o una tcnica, de esta forma se suple la descripcin de una partida examinada, es recomendable que al principio del expediente de los papeles de trabajo se definan los smbolos que sern utilizados as como su significado, es muy comn que las marcas se anoten con determinado color a travs de lpiz o plumn.

REDACCIN CLARA Y PRECISA En los papeles de trabajo debe usarse redaccin clara y precisa, hay personas que dicen que mientras mejor se conoce una operacin, situacin, etc., menos palabras ser necesario usar para anotarlas en las cdulas, por lo tanto quien formule el papel de trabajo, debe hacerlo con el menor nmero de palabras posibles y sin esfuerzo. Es importante que en los papeles de trabajo exista letra legible, ya que si las cifras, conceptos y conclusiones, etc., son ilegibles, da lugar a que se lea una cosa diferente a la anotada. IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son de suma importancia para el auditor ya que de ellos obtendr toda la informacin que requiere para proceder a lo siguiente: Elaborar el dictamen; Elaborar la carta de observaciones; Sirven de fuente de informacin posterior a las autoridades fiscales; Comprobar que el auditor realiz un trabajo de calidad profesional; Demostrar que cumpli con toda la normatividad establecida; Sirven de gua para la realizacin de futuros trabajos, etc.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO Toda la informacin que contienen los papeles de trabajo son datos de los estados financieros de la compaa examinada, por tal motivo dicha informacin debe considerarse de carcter confidencial. CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben conservarse siempre bajo el control directo del auditor, es obvio que los papeles de trabajo realizados, son el nico lugar donde constan los resultados obtenidos y donde se obtienen los datos para formular el dictamen o informe segn corresponda, por lo que las medidas que se tomen para garantizar su conservacin fsica, nunca estarn de ms. Como nos menciona el Boletn 3010 de normas y procedimientos de auditora en su prrafo 30, los papeles de trabajo son propiedad del auditor, y a peticin expresa podr poner a

6

disposicin de su cliente parte o extractos de los mismos sin que stos constituyan un sustituto de los registros contables. Tambin menciona que el auditor deber aplicar los procedimientos necesarios para asegurar la custodia y confidencialidad de sus papeles de trabajo, y deber conservarlos por el tiempo que sea necesario con el objeto de satisfacer las necesidades de su prctica y cualquier requerimiento legal o profesional. COLEGIO DE CONTADORES PBLICOS DE MXICO. Presidente: CPC Manuel C. Gutirrez Garca. El Material aqu reproducido es propiedad del CCPM, queda estrictamente prohibida su reproduccin total o parcial sin previa autorizacin por escrito. DERECHOS RESERVADOS Prohibida su reproduccin total o parcial.