Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Un Enfoque Holístico.

Ing. Alfredo Armijos De la Cruz, PMP®II Jornadas de Auditoría y Contaduría Pública Autorizada

Overview de la Presentación

Principios y Fundamentos de BPM

Estructura y Organización de BPM

Ciclo de Vida de BPM

Tecnologías de BPM

Preguntas y Respuestas

Overview de la Presentación

“Proporcionar al auditorio una visión holística del Business Process Management (BPM), comodisciplina integradora que engloba técnicas y herramientas de gestión de procesos de negocio ytecnología de la información.”

Parte I - Principios y Fundamentos de BPM

Overview de la Presentación¿Qué es un Proceso de Negocio?

Un proceso de negocio es un conjunto de actividades que impulsadas por eventos yejecutándolas en una cierta secuencia crean valor para el cliente interno o externo.

Las actividades son acciones sobre un objeto, es decir, el proceso de transformación ocurre através de las actividades del proceso, las cuales consumen tiempo y recursos.

Los eventos son ocurrencias externas que inician un proceso, es decir, un proceso no se iniciapor si sólo, algo tiene que ocurrir y el proceso reacciona ante ese suceso.

Overview de la Presentación¿Qué es Gestión de Procesos de Negocio - BPM?

Business Process Management es un conjunto demétodos, herramientas y tecnologías utilizadaspara diseñar, representar, analizar y controlar losprocesos de negocio de una organización.

Es un enfoque centrado en los procesos paramejorar el rendimiento que combina lastecnologías de la información con metodologías deproceso y gobierno.

Es una colaboración entre personas de negocio ytecnólogos para fomentar procesos de negocioefectivos, ágiles y transparentes.

BPM abarca personas, sistemas, funciones,negocios, clientes, proveedores y socios.

Overview de la PresentaciónPilares de la Gestión de Procesos de Negocio

BPM

Reglas de Negocio

Capital Humano

Estructura Organizacional

Funciones y Roles

Infraestructura Física

Tecnología de la Información

Overview de la PresentaciónEvolución de la Ingeniería de Procesos hacia el BPM

Parte II – Estructura y Organización de BPM

Overview de la PresentaciónLa Organización como Entidad Vertical

En esta tipo de enfoque se evidencia que:

• La organización se visualiza como una agregación dedepartamentos independientes unos de otros y quefuncionan autónomamente.

• La dirección marca objetivos, logros y actividadesindependientes para cada departamento.

• La suma de los logros parciales da como resultado ellogro de los objetivos globales de la organización.

• La descripción gráfica de la organización vertical es elorganigrama.

• En una estructura organizacional u organigrama cadacasilla representa departamentos y jerarquías dentrode la organización.

Overview de la PresentaciónLa Organización como Entidad Horizontal

En esta tipo de enfoque se evidencia que:

• La organización se visualiza como un conjunto de flujosde producto y/o de servicio, que de formainterrelacionada consiguen el producto y/o serviciofinal recibido por el cliente.

• La dirección parte de objetivos cuantificables en lassalidas globales de la organización y es capaz dedesglosar estos objetivos totales, en objetivosparciales e interrelacionados dentro de la organización.

• La descripción gráfica de la organización horizontal esla cadena de valor o red de procesos.

• En la cadena de valor se representan actividades ogrupos de actividades que aportan valor al producto/servicio recibido finalmente por el cliente.

Overview de la PresentaciónIntegrantes de un Centro de Excelencia BPMIngeniero de Procesos

Responsable de construir y orquestar

procesos ejecutables, a partir de las soluciones de negocio resultantes

del análisis de procesos

Ingeniero de Desarrollo y Servicios

Dueño de Proceso

Miembro de la alta dirección de la empresa con responsabilidad de plasmar la estrategia en

sus procesos de negocio como

instrumento de gestión

Analista de Procesos

Arquitecto SOA

Ejecutivo de NegocioResponsable de

proporcionar conocimiento local sobre el negocio, es

decir integra la cadena que crea valor para los

clientes

Agente de Cambio

Responsable de proveer los lineamientos y las

actividades de identificación de

impactos y propuestas de acciones de

mitigación.

Gestor de Proceso

Responsable de impulsar las propuestas de mejora y mantener la

comunicación con clientes y proveedores internos o externos de

la organización

Responsable de definir qué eventos se deben

supervisar, diagnosticarproblemas de los

procesos y prescribir soluciones alrendimiento.

Responsable de automatizar las

soluciones de negocio y adaptaciones de

desarrollo por medio de la programación.

Responsable de diseñar una

arquitectura de software que cumpla con los procesos y

servicios a automatizar e integrar

Parte III - Ciclo de Vida de BPM (PLM)

Overview de la PresentaciónCiclo de Vida de Procesos de Negocio (PML)

Overview de la PresentaciónFase I – Estrategia de Procesos de Negocio

Esta fase tiene como objetivo identificar lacantidad de procesos a mejorar, los factorescríticos de éxito y adoptar los pasos a seguircon cada uno de ellos.

Durante esta etapa se debe:

• Relevar y priorizar los procesos importantesde la cadena productiva para construir lacadena de valor de la compañía

• Identificar los procesos de negocio que noagregan valor y eliminarlos del inventario.

• Determinar también los objetivos de lamejora, en términos de costo, tiempo,alcance, calidad, riesgos, recursos, etc.

Overview de la PresentaciónFase II – Diseño de Procesos de Negocio

Esta fase consiste en analizar los procesos denegocio existentes, para lograr identificar lasoportunidades de mejoras que permitanoptimizar dichos procesos.

Durante esta etapa se debe:

• Identificar el nivel de madurez de losprocesos a mejorar.

• Realizar el levantamiento de la situaciónactual o “AS-IS”.

• Identificar y clasificar oportunidades demejoras a partir del modelo de madurezaplicado.

• Realizar el diseño de la situación deseada o“TO BE”; representando los procesos talcomo quedarán con las mejorasimplementadas.

Overview de la PresentaciónFase III – Implementación de Procesos de Negocio

Esta fase consiste en buscar la adaptación de laorganización a la nueva forma de trabajar y, porotro lado, automatizar e integrar lasoportunidades de mejoras diseñadaspreviamente en la fase anterior.

Durante esta etapa se debe:

• Implementar las oportunidades de mejoradiseñadas sobre las bases empíricas de losprocesos de negocio.

• Automatizar la ejecución de las tareas deprocesos de negocio que son controladas deforma manual.

• Orquestar los procesos y soluciones denegocio automatizados, a través de unaarquitectura de software empresarial

Overview de la PresentaciónFase IV – Monitoreo de Procesos de Negocio

Esta fase consiste en monitorear de formaconstante los procesos de negocios de lacompañía, con el objeto de proporcionar unabase de cambio para acciones de mejoramientoestratégico a medida que maduran los procesosde negocio.

Durante esta etapa se debe:

• Evaluar las métricas e indicadores paracuantificar el rendimiento de los procesos denegocio.

• Monitorear el comportamiento en línea delos procesos de negocio.

• Coordinar el control de gestión operativocon las áreas de negocio de la organización.

Parte IV - Tecnologías de BPM

Overview de la PresentaciónPlataformas y Herramientas para BPM

• Herramientas que apoyan la implementación técnica o automatización de los procesos llamadasBPMS (Business Process Management System).

• Herramientas que apoyan la administración y ejecución de reglas de negocio en formaindependiente de los sistemas que las utilizan, llamadas Motores de Reglas o BRMS (BusinessRules Management Systems).

• Herramientas que apoyan los procesos de análisis y Gobierno Corporativo (BPM Governance),llamadas plataformas BPA (Business Process Analysis) o también EAT (Enterprise ArchitectureTools).

• Herramientas que permiten implementar junto a los procesos los indicadores de control degestión en tiempo real, llamadas BAM (Business Activity Monitoring).

• Herramientas que permiten la orquestación de servicios entre los sistemas de BPMS con lossistemas del back-office, llamadas SOA Suite.

• Herramientas que permiten analizar los datos históricos de los procesos ejecutados para detectardesviaciones del comportamiento deseado o descubrir nuevos patrones. A estos entornosanalíticos se les llama herramientas de minería de procesos o Process Mining Tools.

Overview de la PresentaciónPlataformas y Herramientas para BPM

• Herramientas que apoyan la implementación técnica o automatización de los procesos llamadasBPMS (Business Process Management System).

• Herramientas que apoyan la administración y ejecución de reglas de negocio en formaindependiente de los sistemas que las utilizan, llamadas Motores de Reglas o BRMS (BusinessRules Management Systems).

• Herramientas que apoyan los procesos de análisis y Gobierno Corporativo (BPM Governance),llamadas plataformas BPA (Business Process Analysis) o también EAT (Enterprise ArchitectureTools).

• Herramientas que permiten implementar junto a los procesos los indicadores de control degestión en tiempo real, llamadas BAM (Business Activity Monitoring).

• Herramientas que permiten la orquestación de servicios entre los sistemas de BPMS con lossistemas del back-office, llamadas SOA Suite.

• Herramientas que permiten analizar los datos históricos de los procesos ejecutados para detectardesviaciones del comportamiento deseado o descubrir nuevos patrones. A estos entornosanalíticos se les llama herramientas de minería de procesos o Process Mining Tools.

Overview de la PresentaciónProveedores de Plataformas y Herramientas BPM

Parte V - Casos de Éxito y Referencias BPM

Overview de la PresentaciónHistorias de Éxito - Aplicaciones BPM en el Mundo

Parte VI - Preguntas y Respuestas