I G N A C I O G I L P E C H U Á N J U A N C O L L A D O

BUSINESS INTELLIGENCE

INTRODUCCIÓN

•  BUSINESS INTELLIGENCE: Competir con Información •  Objetivo: mejorar la orientación de la empresa al

cliente, procesos, nuestra gestión económica, etc.. •  Necesidad: •  Internacionalización de mercados •  Intensificación de la dinámica competitiva •  Capacidad de rápida respuesta de gestión: •  Qué ocurrió? – Dónde? - Por qué? – Qué ocurriría si…? – Qué

está ocurriendo? – Qué queremos que ocurra?...

UTILIDAD DEL B.I.

•  Determinar:

INTRODUCCIÓN

•  “Cada vez tenemos más información y menos tiempo para analizarla” •  Sabemos que existe, que se puede localizar, pero o no hay

tiempo o cuesta esfuerzo.(“desbordamiento”, “velocidad”) •  Todo muy teórico, “ojala tuviéramos un buen sistema de

información”.

•  Objetivo básico del BI: “apoyar de forma sostenible y continuada a las organizaciones para mejorar su competit ividad, facil itando la información necesaria para la toma de decisiones” •  Padre del término (Howard Dresner – Consultor de

Gartner Group).

CONCEPTO DE B.I.

•  Mediante tecnologías y Metodologías busca convertir datos en información buscando descubrir “conocimiento”. •  “BI es un proceso interactivo para explorar y analizar

información estructurada sobre un área (normalmente almacenada en un datawarehouse), para descubrir tendencias o patrones, a partir de los cuales derivar ideas y extraer conclusiones.”

•  “El proceso de BI incluye la comunicación de los descubrimientos y efectuar los cambios”.

•  “Las áreas incluyen clientes, proveedores, productos, servicios y competidores por lo menos”.

MUCHAS HERRAMIENTAS

UTILIDADES EN TIEMPO REAL

MULTIPLES CASUISTICAS

¿QUÉ APORTA EL BI A UNA EMPRESA?

•  Ahorra tiempo y costes en tareas repetitivas. •  Información privilegiada para responder a

problemas de negocio. •  Herramientas para tomar decisiones estratégicas,

tácticas y operacionales de manera más efectiva. •  Indicadores para aprender de los errores del

pasado, al disponer de datos históricos con información relevante.

MEJORA LA COMPETITIVIDAD

EJEMPLO

•  Empresa conservera

•  Este caso práctico se refiere a uno de las mayores empresas conserveras de Galicia, con presencia internacional, más de 500 empleados y cerca de 725.000.000 € de facturación.

•  A pesar de que en el sector conservero es bien conocida la estacionalidad de las ventas (el consumo de atún en conserva se dispara en verano, debido a su participación en las ensaladas) y en diciembre (con motivo de la navidad), esta empresa no había sido capaz de optimizar la cantidad de producto finalizado que debía almacenar en stock para maximizar sus beneficios.

•  Mediante la implantación de un sistema de soporte a la decisión (DSS), y tras el análisis minucioso de los datos históricos que guardaba la compañía, resultó posible rediseñar todo el proceso logístico y de almacenamiento productivo hasta el punto de incrementar la rentab i l idad económica de la mi sma (independientemente de la producción y la demanda) en un 10%.

TIPOS DE HERRAMIENTAS B.I.

B.I. Propietarios B.I. Open Source

DIFERENCIAS ENTRE HERRAMIENTAS

COSTES IMPLANTACION

EJEMPLO 1

•  Supongamos un supermercado con un ticket de ventas de la siguiente forma: •  A partir de aquí

podemos saber: •  Importe total vtas/día. •  NºTickets /hora o por tiempo •  NºTickets/Cajero •  Vtas.por artículo •  NºTickets al día •  Importes en dinero y visa •  Importe medio por Ticket •  Nº medio de tickets por día, hora, cajero/a.

EJEMPLO 1

•  Esta información nos facilitaría: •  Reponer existencias acumulando la cantidad de ventas

por artículo. •  Asignar los turnos de cajeros según el número de tickets

vendidos por hora. •  Ver los productos más vendidos. •  Ver el medio de pago más utilizado.

•  Si bajaran las ventas podríamos identificar: •  Disminución del número de tickets.->(A)vienen menos

clientes •  Disminución del ticket medio (importe).->(B)compran

menos •  Combinación de ambas

EJEMPLO 1

•  Las actuaciones (A) o (B) son muy diferentes: •  A.- Promocionar nuestro supermercado (atraer clientes). •  B.- Buscar que nos compren más (potenciar consumo).

•  Necesitamos más información. Identificamos que: •  Los sabados: días de mayores ventas. •  Los miercoles: días de ventas más bajas.

•  Necesitamos más información: por ejemplo ¿era próximo a festivo?¿hizo mal tiempo?, .. •  Analizamos por producto: si encontramos productos

caducados en donde bajan ventas.-à rápida respuesta

EJEMPLO 1

•  Utilidad de información adicional: quizás hay relaciones entre productos •  (quien compra espaguetis tiene una alta probabilidad de

comprar un bote de tomate frito)-> Información muy útil para promociones o ubicación de los productos.

•  Si hemos hecho una promoción: ¿qué efectividad ha tenido? ->para mejorarla en el futuro.

EJEMPLO 2

•  Supongamos que tenemos “2 centros de un mismo supermercado”. •  Podemos comparar la información entre ellos y aplicar las

mejoras de uno sobre los otros.

•  Supongamos que aparecen “diferencias significativas entre ambos”: •  ¿Los clientes son distintos? •  ¿la ubicación del producto es distinta? •  ¿hay problemas de aprovisionamiento en uno de ellos?

•  Supongamos 2 Supermercados •  ¿Puedo vender información para Negociar mejor?

PRIMERAS CONCLUSIONES

•  Afecta a la cuenta de pérdidas y ganancias. •  No puede ser un proceso puntual -> sino automatizado. •  Según los ejemplo, ¿quién necesitaría el BI? •  El jefe de compras: qué se vende; tendencias; … •  El jeje de ventas: colocación de productos; qué productos

tienen más rotación –o con existencias que deseamos reducir-; …

•  Responsable de negociación: con bancos->flujos de efectivo; uso de tarjetas; etc..

•  Responsable de marketing: efectividad de las promociones.. •  Responsable de personal: asignar turnos según afluencia;

calendarios, etc..

BENEFICIOS DEL B.I.

•  Básicamente: Ayudan a la toma de decisiones (reduciendo incertidumbre). •  Más avanzados: •  Beneficios tangibles: reducción de costes; generación de

ingresos; reducción de tiempos para diferentes actividades, etc..

•  Beneficios intangibles: disponer de información “reconocida” generará una cultura de uso de la misma y mejora progresiva.

•  Beneficios estratégicos: mejora de la formulación estratégica conociendo mejor clientes, mercados, productos, …

EJEMPLOS DE BENEFICIOS

•  Beneficios tangibles (generación de ingresos): •  Mejorar la adquisición de clientes y su conversión mediante el uso de la segmentación. •  Reducir la tasa de abandono de clientes, incrementar su fidelidad, teniendo en cuenta cuál es su

valor. •  Incrementar los ingresos por crecimiento de las ventas. •  Aumentar los resultados, consiguiendo que nuestros clientes actuales compren más productos o

servicios. •  Evitar las pérdidas producidas por las ventas de nuestros competidores. •  Aumentar la rentabilidad por el acceso a información detallada de productos, clientes, etc. •  Conocer mejor cuáles son las características demográficas de nuestra zona de influencia. •  Hacer crecer la participación de mercado. •  Reducir el tiempo de lanzamiento de nuevos productos o servicios. •  Mejorar aquellas actividades relacionadas con la captura de datos. •  Analizar la cesta de la compra y la afinidad de venta entre los productos. •  Facilitar la adopción de los cambios en la estrategia. •  Proveer el autoservicio de información a trabajadores, colaboradores, clientes y proveedores. •  Medir la efectividad de las campañas rápidamente y ser capaces de hacer los ajustes durante el

ciclo de vida delas mismas. •  Optimizar las acciones de marketing. •  Identificar clientes rentables en segmentos no rentables. •  Analizar a la competencia cuando establecemos precios. •  Crear nuevas oportunidades.

EJEMPLOS DE BENEFICIOS •  Beneficios tangibles (reducción de costes):

•  Negociar mejores precios con los proveedores, identificar a los proveedores más importantes, gestionar descuentos por cantidades de compra; permitir el análisis del cumplimiento de los proveedores y asignar las compras de acuerdo con ello; medir el nivel de calidad, servicio y precio.

•  Reducir o reasignar el personal necesario para llevar a cabo los procesos. •  Incrementar la productividad con información más inmediata y mejor.

•  Aumentar el control de costes. •  Disminuir los gastos.

•  Eliminar ineficiencias y reducir los costes operativos al generar “una sola versión de la verdad”. •  Menguar pérdidas detectando fraude. •  Reducir los créditos incobrables.

•  Hacer bajar las reclamaciones (por ejemplo en el sector seguros). •  Eliminar las sobreproducciones de productos. •  Proveer inventarios “just-in-time ”; gestionar los inventarios de productos acabados; mejorar la gestión de materias primas y

productos acabados; reducir los costes de mantenimiento del stock. •  Acortar los tiempos de respuesta a las peticiones de informes. •  Analizar los problemas, reparaciones y defectos y proveer la información para hacer un seguimiento y corregir los problemas

recurrentes. •  Reducir el tiempo para recoger la información para cumplir con las normativas legales. •  Evaluar el rendimiento de los activos y generar las alertas cuando el mantenimiento preventivo se debe llevar a cabo. •  Proveer el suministro dentro del plazo.

•  Hacer un seguimiento de los problemas de los productos desde el inicio de su vida hasta el fin. •  Retirar los viejos equipos para disminuirlos costes de actividad.

•  Reducir las devoluciones de productos. •  Analizar la productividad de los empleados. •  Dar soporte a las reclamaciones de facturación.

•  Abaratar los costes de las acciones de marketing. •  Hacer un mejor seguimiento de las acciones delictivas.

•  Saber qué comisiones se deben pagar. •  Hacer decrecer las pérdidas de créditos, analizando la utilización de los clientes, asignando un análisis de riesgo.

EJEMPLOS DE BENEFICIOS

•  Beneficios intangibles : •  Optimizar la atención a los clientes. •  Aumentar la satisfacción de los clientes. •  Mejorar el acceso a los datos a través de consultas, análisis

informes. •  Información más actualizada. •  Dotar a la información de mayor precisión. •  Conseguir ventajas competitivas. •  Controlar mejor de la información. •  Ahorrar costes. •  Menor dependencia de los sistemas desarrollados. •  Mayor integración de la información

EJEMPLOS DE BENEFICIOS

•  Beneficios Estratégicos :

•  Mayor habilidad para analizar estrategias de precios. •  Y para identificar y nutrir a aquellos clientes con mayor

potencial. •  Mejorar la toma de decisiones, realizándola de forma más

rápida, informada y basada en hechos. •  Mayor visibilidad de la gestión. •  Dar soporte a las estrategias. •  Aumentar el valor de mercado