Proyecto SAPI - ICYTEGSistema de Administración de Procesos Institucionales para el Instituto ICYTEG

Administración Estratégica de las Tecnologías de Información

Equipo 1

Problemática Central Encontrada

• Problema Central

• Descripción del problema• El sistema actual no permite la generación de reportes lo que a su vez

inhibe la aplicación de Business Inteligence• Existen aun procesos que se realizan de manera manual como:

Recepción de pagosEmisión de Títulos y grados.

• La falta de automatización de Procesos genera fallas en la actualización de datos en el sistema es así que por ejemplo los pagos hechos por los alumnos no se reflejan de forma inmediata en el Sistema lo que genera desconfianza por parte de los alumnos que son los clientes del instituto.

Necesidades y requerimientos de los Participantes

• Análisis Partisan

Acerca de los sistemas de Información Gerencial

• Es una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y brindan informes a quienes administran una organización, estos informes son resúmenes de las actividades rutinarias e informes de excepción; tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración.

¿Para que incorporar un SIG en el Instituto ICYTEG?

• Integrar los sistemas, para lograr mayor eficiencia.• Mantener la ventaja competitiva• En el nivel operativo apoya a los encargados de las operaciones rutinarias de la

empresa, como vender, comprar, depósitos, etc.• En el nivel de conocimientos ayuda a las personas que trabajan con documentos

como contadores.• Permitir la consulta de los pagos mediante la plataforma y se vean reflejados.• Respuesta de Control Escolar en impresión de constancias en menos tiempo.• Atender al alumno y tener herramientas eficientes para la entrega de cualquier

documento y/o algún movimiento de pago de los alumnos.• Tener acceso al sistema y dar respuestas oportunas.• Actualización de información en sistema.• Confiabilidad en la información proporcionada para la toma decisiones.

Beneficios de Incorporar un Nuevo Sistema

Gráfica 1. Comparación de los dos sistemas actual y nuevo.

Evaluación del desempeño actual contra el rendimiento esperado de la nueva solución

Gráfica 2. Evaluación del rendimiento del sistema escala 1 a 100.

Alternativas de Solución.

•Outsourcinga) Desarrollar un Sistema Nuevob) Mejorar el Sistema Actual

• Internoa) Desarrollar un Sistema Nuevob) Mejorar el Sistema Actual

Análisis FODA de las soluciones

• FODA Outsourcing

Análisis FODA de las soluciones

• FODA Desarrollo Interno

Tabla de beneficios

Análisis de Riesgos

Costos y Fuentes de Fondeo

• El costo total del proyecto se estima en 973.080 USD para el desarrollo e implementación del sistema. A partir de esto, los costos anuales recurrentes serían de 10.000 USD. Los costos iniciales incluyen capacitación, infraestructura e insumos como se muestra en siguiente cuadro.

Solución Elegida

• Mediante un Análisis de Modesto, Moderado y Elaborado llegamos a la siguiente conclusión:

• El desarrollo interno (solución modesta) es económico, pero no cubre todas las necesidades que el instituto necesita, sólo abarcará un 70% de los objetivos.

• La solución elaborada considera la inclusión de sistemas probados como ERPs, Datawarehouse y BI que pueden cubrir al 100% las necesidades del instituto pero a un precio muy alto.

• Se considera que el instituto en un tiempo determinado debe recuperar lo invertido y no se debe pasar del presupuesto que se tiene destinado para un proyecto que mejore los procesos del mismo.

• Por lo tanto el modelo más adecuado para cubrir las necesidades del Instituto ICYTEG y alcanzar sus expectativas, es el nivel de servicio “Moderado” cuya solución es la del Outsourcing implementando un sistema totalmente nuevo.