Butlletí ITGD. Núm. 112. Enero 2016
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1 Innovación tecnológica y gestión documental ENERO 2016 I Nº 112
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Butlletí d'Innovació Tecnològica i Gestió Documental
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1
Innovación tecnológica y gestión documental
ENERO 2016 I Nº 112
2
06 Noticias
04 Editorial
07 Jornadas
3
08 Publicaciones
SUMARIO
10 Estándares
12 Normativa
15 Licitaciones
16 http://
4
EDITORIAL
Un nuevo boletín
Este año ya hará 10 (¡112 meses!) que, de manera ininterrumpida y
en versión catalana y castellana, vamos haciendo con mucha ilusión el
Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD), promovido
desde la Subdirecció General d’Arxius i Museus del Departament de
Cultura. Coincidiendo con la edición del número de enero de 2016 os
queremos presentar un nuevo boletín, renovado en su diseño y
estructura, más dinámico en su planteamiento y soportado en un
formato abierto que facilita su difusión en las redes sociales.
Los objetivos que nos planteamos en esta nueva etapa del boletín
coinciden con los que dieron lugar a su nacimiento, incluso ahora aún
con más énfasis y actualidad: incidir en el fomento del uso de las
tecnologías de la información y la comunicación (TIC) aplicadas a la
gestión de documentos y favorecer su comprensión y relación con los
procesos de gestión de documentos y de los instrumentos técnicos
archivísticos que tienen que favorecer su lógica y gobernanza. Este
hecho es ya una realidad creciente en el Sistema d’Arxius de Catalunya
(en especial, en los departamentos, entes y organismos de la
Administración de la Generalitat de Catalunya que forman parte del
sistema general de gestión de la documentación administrativa) pero
también en el mundo local, universidades, sector privado, etc. Nuestro
modesto boletín pretende ser, en la medida de sus posibilidades, un
pequeño referente mensual que favorezca la difusión y el conocimiento
de estos aspectos de una forma cercana y amena.
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El nuevo boletín se ha reestructurado en alguna sección y aspira a
seguir haciéndolo; sin embargo, podréis seguir encontrando
recopilaciones de diferentes normativas, artículos o publicaciones de
interés recientes, jornadas, congresos, buenas prácticas a nivel nacional
e internacional, recomendaciones, etc.
Como siempre, estamos abiertos a vuestros comentarios y
sugerencias y os queremos agradecer, una vez más, el compromiso que
nos demostráis mes a mes desde hace años.
¡Esperamos que el nuevo ITGD pueda continuar siendo de vuestro
interés!
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NOTICIAS
Grupo de Trabajo estatal por los Documentos,
Expedientes y Archivos Electrónicos Constituido el grupo de trabajo multidisciplinar (profesionales archiveros
y de las tecnologías de la información y la comunicación) para tratar la
documentación en entornos electrónicos. La iniciativa pretende llegar a
acuerdos respecto a la estrategia de gestión documental, las
estructuras de metadatos, las herramientas de archivo, los procesos de
ingreso o transferencia y el archivo único, entre otros aspectos. El grupo
está formado por representantes de 15 comunidades autónomas, la
Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP), la Conferencia
de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE) y La Conferencia de
Archiveros de Universidades Españolas (CAU). Para más información:
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/
'Born-digital' records a minefield for archivists Los Archives New Zealand muestran la situación de las agencias
públicas en relación a su madurez en la gestión documental. En este
artículo se indica a grandes rasgos cómo se encuentra el sector público
respecto a la gestión de documentos, especialmente, los que se
encuentran en soporte electrónico tras más de una década de
proyectos estratégicos. Refleja que los sistemas de las agencias
neozelandesas conservan un gran volumen de información y
documentación valiosa que debe ser gestionada correctamente,
hacerlo de otra manera comporta un alto un riesgo para la
administración. http://futureproof.records.nsw.gov.au/
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JORNADAS
Standing on the Digits of Giants: Research data
preservation and innovation Data Congres Fechas: 8 de marzo de 2016
Lugar: Londres (Reino Unido)
Más información:
http://www.alpsp.org/Seminars/Standing-on-the-Digits-of-Giants/31078
Preservation and Archiving Special Interest
Group (PASIG) 2016
Meeting Fechas: 9 a 11 de marzo de 2016
Lugar: Praga (República Checa)
Más información:
http://pasig.schk.sk/wordpress/
A French archivist association forum Fechas: 30 de marzo a 1 de abril de 2016
Lugar: Troyes (Francia)
Más información:
http://forum2016.archivistes.org/
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PUBLICACIONES
Repositórios digitais confiáveis para documentos
arquivísticos: ponderações sobre a preservação
em longo prazo Este artículo, publicado por la Escola de Ciência da Informação da
Universidade Federal de minas Gerais hace una reflexión sobre los
requisitos para el desarrollo de un repositorio digital de confianza que
asegure la integridad y la autenticidad a largo plazo de los documentos
electrónicos que se depositen.
Para acceder al documento:
http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1413-
Destruction of source or original records after
digitisation, conversion or migration Los National Archives of Australia
publican una disposición por la
cual se permite la destrucción de
documentos y datos después de
un proceso de digitalización, copia
o migración de un sistema a otro,
siempre que se realice según unas
garantías. Aun así, no podrán ser
conservados más tiempo de lo que
se haya establecido necesario. Para acceder al documento:
http://www.naa.gov.au/records-management/agency/
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Guía CNN-STIC de conformidad con el Esquema
Nacional de Seguridad El Centro Criptológico Nacional (CNN) hace pública a la nueva guía
CNN-STIC 809 sobre la Declaración y Certificación de conformidad con
el ENS, donde se determinan las condiciones para alcanzar el
cumplimiento normativo de este esquema.
Para acceder: https://www.ccn-cert.cni.es/
Desarrollo de la e-Administración en Europa El Portal de administración electrónica
ofrece un conjunto de documentos que
han contribuido hasta ahora a la
evolución de un nuevo entorno
electrónico a nivel europeo. Entre estos
documentos destacan las ‘Fichas de
situación y evolución de la
administración electrónica en la Unión Europea’, la ‘Estrategia de
Lisboa’ o los ‘Planes de acción de administración electrónica’ (durante
2011 hasta 2015). http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/
Padronização dos formatos de arquivo Las universidades brasileñas Universidade Federal do Rio Grande do Sul y
Universidade Federal de Santa Maria presentan un artículo técnico
relativo a la preservación de documentación electrónica a largo plazo
y las posibles soluciones a tener en cuenta, como es el cambio de
formatos. El artículo Padronização dos formatos de arquivo: Um
caminho para preservar documentos arquivísticos digitais profundiza en
la evaluación de los formatos de archivo.
https://www.academia.edu/20804022/
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ESTÁNDARES
ISO 11799:2015 Publicada la ISO 11799:2015. Information
and documentation. Document storage
requirements for archive and library
materials en la página oficial de la
organización International Organization for
Standardization.
Para acceder a la ficha del estándar:
http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/
Modelo Conceptual de Descripción Archivística La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA)
pone a disposición pública, a través de su página web, el borrador de la
Parte 3 del modelo correspondiente a los Atributos. La fecha de
finalización de la consulta pública es el 20 de abril de 2016.
Para participar: http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/
Recomendación UIT-T Y.3600 La Unión Internacional de telecomunicaciones, organismo dependiente
de la Organización de las Naciones Unidas, publica la primera norma
internacional sobre Big Data, Recomendación UIT-T Y 3600. Grandes
volúmenes de datos. Requisitos y capacidades basados en la
computación en la nube. Esta norma internacional detalla los requisitos,
las capacidades y los casos de utilización de datos masivos,
especialmente los basados en la nube.
http://www.itu.int/itu-t/recommendations/rec.aspx?rec=12584
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Guidance for implementing ‘documented
information’ El Grupo técnico ISO TC46/SC11 Archives/records management publica
la guía extensa Guidance for implementing ‘documented information’
clause using processes and controls of ISO 30301:2011 Management
system for records. El objetivo de la cual es mostrar cómo los procesos y
controles en ISO 30301:2011 pueden ayudar a implementar los requisitos
en este aspecto. Para acceder:
http://www.iso.org/iso/documented_information.pdf
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NORMATIVA
Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 5 de enero de 2016 se publica la aprobación
del texto refundido de la Ordenanza municipal reguladora de la
administración electrónica del Ayuntamiento de Ullastrell.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&01/
En el DOUE nº. L3/16 del 6 de enero de 2016 se publica el Reglamento
de ejecución 2016/7 de la Comisión de 5 de enero de 2016 por el cual
se establece el formulario normalizado del documento europeo único
de contratación. http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/
En el BOP de Lleida nº. 6 de 12 de enero de 2016 se publica el edicto de
aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la Administración
electrónica del Ayuntamiento de Seròs.
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/
En el BOP de Girona nº. 9 de 15 de enero de 2016 se publica la
aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la administración
electrónica del Ayuntamiento de Canet d'Adri.
https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/9/20169062.pdf
En el DOGC nº. 7040 de 19 de enero de 2016 se
publica el anuncio del Ayuntamiento de Alfarràs
sobre aprobación definitiva de la Ordenanza
reguladora de la Administración electrónica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_
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En el BOP de Girona nº. 12 de 20 de enero de 2016 se publica el edicto
de aprobación definitiva de la Ordenanza de la administración
electrónica del Ayuntamiento de Sant Julià de Ramis.
https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/12/2016120191.pdf
En el BOP de Barcelona de 22 de enero de 2016 se publica la
aprobación definitiva de la Ordenanza municipal reguladora de la
Administración electrónica del Ayuntamiento de Arenys de Munt.
https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&01/
Evaluación En el BOE nº. 2 de 2 de enero de 2016 se publica la resolución de 22 de
diciembre de 2015 por la cual se autoriza la eliminación de series
documentales generadas por las gerencias catastrales conservadas en
los archivos catastrales y en los archivos históricos provinciales.
http://www.boe.es/boe/dias/2016/01/02/pdfs/BOE-A-2016-38.pdf
En el mismo BOE se publica la resolución de 22 de diciembre de 2015 por
la cual se autoriza la eliminación de series documentales generadas por
las unidades de coordinación de las haciendas territoriales conservadas
en los archivos de las delegaciones especiales y territoriales de
economía y hacienda y a los archivos históricos provinciales.
http://www.boe.es/boe/dias/2016/01/02/pdfs/BOE-A-2016-39.pdf
En el BOE nº. 18 de 21 de enero de 2016 se publica la Resolución de 28
de diciembre de 205, de la Subsecretaría, por la cual se autoriza la
eliminación de series documentales comunes de la Administración
General del Estado custodiadas en los archivos del Ministerio de
Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente y de sus Organismos
Públicos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-557
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En el mismo BOE se publica la resolución de 28 de diciembre de 2015, de
la Subsecretario, por la cual se autoriza la eliminación de series
documentales custodiadas en los archivos del Departamento.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-558
Transparencia En el DOGC nº. 7039 de 18 de enero de 2016 se publica el edicto sobre
aprobación inicial de la Ordenanza de transparencia, acceso a la
información y reutilización del ayuntamiento de Igualada y entes
vinculados.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/
En el DOGC nº. 7044 de 25 de enero de 2016 se publica el anuncio del
Ayuntamiento de Tossa de Mar sobre la aprobación inicial de la
Ordenanza municipal reguladora de transparencia y acceso a la
información pública.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/
En el BOP de Lleida nº. 18 de 28 de enero de 2016 se publica el edicto
de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la transparencia y
de la administración electrónica del Ayuntamiento de la Portella.
https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/
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LICITACIONES
Custodia de documentación En el BOE nº. 23 de 27 de enero de 2016 se publica el anuncio de la
Universidad politécnica de Valencia de
licitación para el servicio de custodia
documental de archivos.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id
=BOE-B-2016-2373
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http://
Portal del Patrimonio cultural de Aragón
Este mes destacamos el nuevo Portal del Patrimonio cultural de Aragón
que recoge el Sistema de Información del Patrimonio Cultural Aragonés
(SIPCA), del cual forma parte del proyecto DARA, Documentos y
Archivos de Aragón. Este proyecto cooperativo, integrado por más de
60 archivos entre administraciones, asociaciones y fundaciones
privadas, da acceso a través de Internet.
Este sitio web se estructura en 5 grandes apartados mediante los cuales
se puede conocer la actualidad y acceder al Boletín del proyecto
(DARA-novedades), obtener más información sobre el proyecto y como
participar en caso de que seas un archivo de Aragón, consultar las
preguntas frecuentes sobre temas de investigación y realizar búsquedas
básicas, adelantadas o geográficas (DARA-maps) de archivos y
documentos. Una de las novedades del nuevo portal es el apartado
dedicado a la transparencia, donde se irá publicando información
considerada de interés para el usuario, de momento se pueden
encontrar estadísticas y conocer a los participantes del proyecto.
http://www.sipca.es/dara/
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BUTLLETÍ ITGD
El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una
publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General
d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión
documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de
contenidos relativos a:
- La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y
preservación
- La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos
y aplicaciones informáticas que la hacen posible
- Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
- El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de
información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una
recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y
artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD
dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los
profesionales del sector.
El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite
de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.
También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS?
La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema
d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes
competencias:
- Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación
operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i
Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
- Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius
Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de
Catalunya
- Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos
relacionados con la aplicación de las tecnologías de la
información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES
Si estás interesado en recibir este boletín,
rellena el breve formulario que encontrarás
en el siguiente enlace:
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de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la
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carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció
General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja),
08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico:
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