C A_nexos_)

1.- LISTA DE MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES

2.- PROCEDIMIENTOS DE GESTiÓN ADMINISTRATIVA EN ELALMACÉN ESPECIALIZADO

Procesos d.1 Sisl.m. d. Suministro d. M.dicamentos .Insumos en.1 Minist.n. d. S.lud· DIGEMID

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud - D1GEMID

LISTA DE MEDICAMENTOS FOTOSENSIBLES

27. Riboflavina

26. Ranitidina

19. Metoclopramida

20. Metronidazol

29. Salbutamol

23. Primaquina, fosfato

21. Nitrofurantoína

24.Propranolol, clorhidrato

22. Nistatina

28. Rifampicina

25. Pirimetamina

31.Trimetoprima - Sulfametoxazol

32.Tiamina, clorhidrato

30. Tetraciclina

35. Retina (Vitamina Al

36. Warfarina

33.Trifluoperazina. clorhidrato

34. Verapamilo, clorhidrato

Anexo 1

Beferencja:Guía para la Evaluación Técnica Organoléptica de la Calidad de losMedicamentos (PACFARM. Marzo-199B. Pág. 11 l.

1. Ácido ascórbico

2. Aminofilina

11. Ergometrina

8.Diazepam

7.Dexametasona

6. Dapsona

12. Ergotamina

10. Epinefrina

3. Carbidopa-Ievodopa

5. Clorpromazina, clorhidrato

4. Clorfenamina

15. Furosemida

13. Espironolactona

17.Hidralazina

9. Doxiciclina

14. Furazolidona

18. Isoniacida

16. Haloperidol

Anexo 2

PROCEDIMIENTOS DE GESTiÓN ADMINISTRATIVAEN EL ALMACÉN ESPECIALIZADO

1. Del ingreso de los bienes:

a. El internamiento de los bienes se efectúa previa verificación cuantitativa yevaluación cualitativa de los bienes, de conformidad con las cantidades,especificaciones técnicas señaladas en los documentos de adquisición yprotocolo de análisis del lote a ingresar.

b. La conformidad de la recepción será suscrita por el responsable del almacéngeneral en el rubro «Recibí Conforme» de la orden de compra-guía deinternamiento. De haber alguna observación en el momento de la recepción- sea por diferencias en cantidad, productos diferentes a lo expresado en eldocumento de entrega, en mal estado de conservación o incumplimientoen la presentación de documentación técnicos - no deberá recibirse losproductos observados e informar a la Oficina de Logístíca o la que hagasus veces, a efectos de realizar el reclamo respectivo.

c. En caso de que los bienes procedan de una donación o remesa, el Jefe delAlmacén General elabora la nota de entrada a almacén-N EA; y la copiadel documento de ingreso (orden de compra-guía de internamiento o notade entrada a almacén) será remitida al Área de Información de Logística(Sistema Kárdex) para efectos de registrar el ingreso de los medicamentose insumas médico-quirúrgicos, en las tarjetas de existencia valorada dealmacén.

d. Los medicamentos e insumas se ubican en zonas previamente asignadaspara su internamiento, agrupándose según criterios técnicos (formafarmacéutíca, orden alfabético, nivel de rotación, etc.); de esta manera suidentificación será ágil y oportuna. Se regístra el ingreso en las tarjetas decontrol visible, la misma que será colocada junto al grupo de bienesingresados.

e. El responsable del Almacén General elabora el Pedído Provisional deAlmacén-PPA, por el total de los bienes ingresados al AlmacénEspecializado, documento que será suscrito por:

Solicitante: DIREMID o Jefatura de Farmacia.

Autoriza la salida de los bienes: Jefe del Almacén General.

Recibí conforme: Jefe del Almacén Especializado.

"Adaptado del Anexo 2 de Directiva del SISMED.

Procesos del Sistema de Suministro de MedicamentDs eInsumos en el Ministerio de Salud· QIGEMIO

2. De la salida de bienes del Almacén Especializado deMedicamentos:

a. Los medicamentos e insumos que tengan fecha de expiración más cercanaserán los primeros en ser distribuidos, bajo responsabilidad del jefe delAlmacén Especializado.

b. Para la distribución de los bienes que se remiten a los CLAS, centros desalud, puestos de salud y hospitales que no sean unidades ejecutoras. seemplea el formato Guia de Remisión acorde con las disposiciones emitidaspor la SUNAT, que será formulado por el jefe del Almacén Especializado yvisado por el Director de Medicamentos, Insumos y Drogas o quien hagasus veces autorizando su atención.

c. En cumplimiento de lo establecido en la norma 10005 -Segregación defunciones-la preparación del pedido debe ser efectuada por persona distintaa la que efectúa la entrega del mismo.

d. La salida de los medicamentos e insumos se registra en las tarjetas decontrol visible del Almacén Especializado.

3. De la elaboración del pedido comprobante de salida:

a. La Dirección de Medicamentos, Insumos y Drogas o Jefatura de Farmacia- según corresponda - elabora el Pedido Comprobante de Salida en formamensual, en función del consolidado de los Informes de Consumo Integrado(ICI) de medicamentos e insumos, que reporten durante el mes lasdependencias de salud de su ámbito jurisdiccional.

• El Pedido Comprobante de Salida se emitirá según detalle: Un PECOSApor la atención de usuarios cubiertos por el seguro integral de salud.

• Un PECOSA por la atención de usuarios cubiertos por la DGSPIntervenciones Sanitarias.

• Un PECOSA por la exoneración a usuarios indigentes (medicamentosadquiridos con el adquiridos en el Fondo Rotatorio entregadosgratuitamente).

• Un PECOSA por la atención de usuarios por demanda (venta). Un PECOSApor la donación de medicamentos a usuarios indigentes (medicamentos einsumos recibidos en donación entregados gratuitamente).

b. El Pedido Comprobante de Salida deberá ser suscrito por los siguientesservidores o funcionarios:

Procesos del Sistema d. Suministro de Medicamentos elnsumos In el Ministerio dI Salud· D1GEMIO

• Solicitante: Director de Medicamentos o jefe del servicio de farmacia, segúncorresponda.

• Jefe de Abastecimiento: Director de Logística o el que haga sus veces.

• Jefe de Almacén: Jefe del Almacén General de la Dirección de Logistica.

• Recibi Conforme: Jefe del Almacén Especializado a jefe del Servicio deFarmacia.

c. El Pedido Comprobante de Salida, una vez formulado, será remitido a laOficina de Logistica para el registro, control y valorización en las tarjetasde existencia valorada por el Área de Información (Sistema Kárdex).

d. El plazo para la emisión del Pedido Comprobante de Salida es dentro delos primeros diez días hábiles del mes siguiente al mes informado.

4. Del control de stock:

a. Bajo su responsabilidad, el jefe del Almacén General de Logística efectúainventarios selectivos sorpresivos en el Almacén Especializado o deFarmacia, según corresponda, en un horario que no interrumpa la atenciónal público usuario.

b. Es responsabilidad del jefe del Almacén Especializado determinar los stocksmáximos, minimos y de seguridad, asi como solicitar en forma oportunala reposición de los bienes. Esto evita que se presenten situaciones dedesabastecimiento o sobrestock en cada ítem que se encuentra en elAlmacén Especializado, así como de emitir un reporte de los bienesexistentes en el Almacén Especializado, con indicación expresa de susfechas de expiración.

Procesos del Sislsma de Suminisllo de Medicamenlos eInsumos en el Minisleno de Salud· DIGEMIO

Procesos del Sistema de Suministro de Medicamentos eInsumos en el Ministerio de Salud· D1GEMID

PROCESOS DEL SISTEMA DE SUMINISTRODE MEDICAMENTOS E INSUMaS

M6dulo M6dulo M6dulo M6dulo M6dulo1 11 111 V VI

Selección • Estimación • Adquisición • Gestión • Sistemade y Programa- da de de

Medica- ción de Me- Medicamen- Stock Informaciónmentas dicamentos tos

e Insumas elnsumos

El objetivo de todo sistema de suministro de medicamentos e insumas esmantener el abastecimiento permanente y oportuno, para garantizar quelleguen a los usuarios de acuerdo con sus necesidades; asi como optimizar losrecursos asignados, para lo cual es necesario que además del cumplimientode las Buenas Prácticas de Almacenamiento, exista una adecuada gestión destock, a fin de lograr una mayor eficiencia administrativa y técnica en elsuministro.

La gestión de stock de medicamentos e insumas en los diferentes niveles influyedirectamente en la calidad de atención brindada en los establecimientos desalud. Si los medicamentos no están disponibles con frecuencia, los usuariosse ven afectados y el personal de salud se desmotiva, lo cual trae consigo lapérdida de confianza en el sistema de salud y como consecuencia, los pacientesacuden cada vez menos a los establecimientos.

Los establecimientos de salud, ya sean grandes o pequeños (incluyendo losAlmacenes Especializados), son responsables de almacenar y administrar losstocks de medicamentos e insumas, por lo cual es necesario establecer sistemasque garanticen:

• El mantenimiento de registros exactos y actualizados.• La elaboración técnica de requerimientos o pedidos.• La optimización de stocks.

Un buen control de inventario facilita la organizaclOn y gestión demedicamentos e insumas, es por ello que debe ser perfeccionado paragarantizar un suministro fiable. Para cumplir este objetivo, el personal debeser entrenado en los procedimientos de gestión de stock.

Este módulo de capacitación pretende proporcionar medios efectivos quecontribuyan a los propósitos arriba señalados. Para ello desarrolla aspectosfundamentales vinculados a la gestión de stocks de medicamentos e insumas.

El módulo se inicia con la presentación de la base legal que enmarca estasactividades, para luego especificar sus objetivos. El primer capítulo desarrollala importancia de la información oportuna y precisa, y presenta lospríncipales documentos que se utilizan en la gestión de stocks.

En el segundo capítulo se desarrollan conceptos básicos y metodologíasapropiadas para el análisis y definición de los requerimientos de medicamentose insumas.

El tercer capitulo hace referencia a las principales estrategias pararacionalizar los recursos disponibles (optimización de stocks) y finalmente, sepresenta el último capítulo de indicadores de evaluación de todo elproceso.

Procm, d.l Simm. d. Suministro d. M.dicamOfl!OI • InsumOl Ofl .1 Mini.!"i, d. S.lud . OIGEMIO

• Resolución Ministerial N" 283-2003-SA/DM. Reglamento de Altas.Bajas y Enajenaciones del MINSA - Sede Central. Del 13/03/2003www.minsa.gob.pe/portal/normas legales

• Ley N" 27444: Ley de Procedimientos Administrativos Generales. Del11 /04/200 1.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Resolución Ministerial N° 1753-2002-SNDM: Se aprueba el SISMED.Del 10/11/2002www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Resolución de Contralorfa N" 123-2000-CG. Modifica diversasnormas técnicas de control interno para el sector público. Del 23/06/2000.www.contraloria.gob.pe

Procesos dol Sistema de SuminislrO de Medicamentos e Insumos en 01 MinislBrio de Salud· DIGEMIO

Resolución Ministerial N° 585-99-SNDM: Se aprueba el Manual deBuenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos yAfines. Del 04/12/1999.www.minsa.gob.pe/infodigemid/normatividad/dispoindex.htm

Resolución Jefatural N" 335-90-INAP/DNA: Se aprueba el Manualde Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional. Del25/07/1990www.sbn.gob.pe/s bn 1/wbienes_muebles/leg islacion_BM/Legislacion_BM2002bb.htm

Resolución de Contralorra N" 072-98-CG: Se aprueban normastécnicas de control interno para el Sector Público (02 julio 1998) Norma300-02. Unidad de Almacén. Del 02/07/1998www.contraloria.gob.pe

Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA: Se aprueban normasgenerales del Sistema de Abastecimiento (octubre 1980). SA.05: Unidaden el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes. Del 17/08/1980.www.sbn.gob.pe/sbn 1/wbienes_muebles/leg islacion_BM/Legislacion_BM2002bb.htm.

• Resolución Ministerial N° 367-2005-MINSA, Modifica la Directivadel Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos e InsumasMédico- Quirúrgico SISMED. Del 19/05/2005.www.minsa.gob.pe/porta If13co nsuItas/buscarno rma .asp

• Decreto Ley 22056: Ley que crea el Sistema de Abastecimiento (29 dic77). Corresponde al sistema de abastecimiento asegurar la unidad.racionalidad. eficiencia y eficacia de los procesos técnicos. Del 29Diciembre 1977www.elperuano.gob.pe

•

•

•

•

•

•

Pmces.. del Si'teme de Sumini,'m de Medicamentos e Insum.. ar. el MiniSlario de Selud . DICEMID

Objetivos específicos:

«Lograr que el personalresponsable aplique herramientas

de gestión para mantener unsistema de suministro demedicamentos e insumas

permanente y eficiente, a fin delograr disponibilidad y

optimizaci6n de recursos"

Aplicar herramientas de gestión para mantener un sistema de suministropermanente y eficiente a los establecimientos de salud, a fin de logrardisponibilidad y optimización de recursos.

1. Analizar y utilizar la información existente en el sistema de suministro demedicamentos e insumos de la DISA, para asegurar la disponibilidad delos mismos.

2. Conocer y manejar los métodos para calcular los requerimientos y laexistencia máxima y mínima de los medicamentos en los establecimientosde salud, a fin de establecer el punto de reposición para prevenir períodosde desabastecimiento y sobrestock.

3. Aplicar adecuadamente las herramientas de gestión de stocks paraoptimizar los procesos del sistema de suministro de medicamentos einsumos.

Objetivo General:

Promos dol Si.toma d. Sumini.tro d. M.dicamentos o Insumos en .1 Mini.terio d. Satud . DIGEMID

Lea con atención el siguiente caso:

El Almacén Especializado de una DISA presenta sobrestock de

medicamentos e insumos de poca o nula rotación, como Bicarbonatode Sodio 8.4% en ampolla, Cloruro de Sodio al 20% y Cloruro de Po.tasio

14.4%, entre otros. Asimismo, presenta períodos prolongados de

desabastecimiento de medicamentos trazadores, entre los que seencuentran el Paracetamol 500 mg en tableta, Amoxicilina 500 mg en

cápsula, Ibuprofeno 400 mg en tableta, y grandes cantidades de

medicamentos para Intervenciones Sanitarias vencidos en añosanteriores (Isoniazida 100 mg, Cloroquina 250 mg, Etamoutol 400 mgen tableta).

Pese a esta situación, la DISA sigue adquiriendo los medicamentos quetiene en sobrestock, y los que se encuentran en desabastecimiento no

cubren la demanda de los establecimientos de salud.

A pesar de que esta DISA cuenta con un formato actualizado del Informe

de Consumo Integrado (ICI) de los establecimientos de salud al 90%, el

Director General recibe constantes quejas provenientes de losestablecimientos por el frecuente desabastecimiento, lo cual ocasionaque los usuarios manifiesten su desconfianza por el servicio que reciben.

Reflexionemos sobre el caso presentado:

~ ¿Qué le parece el caso expuesto?

~ ¿Le es familiar?

~ ¿Qué acciones debe tomar el personal involucrado en la gestión de stockpara revertir la situación presentada en el almacén especializado?

~ ¿Conoce algunas herramientas de gestión que permitan mejorar el controlde stocks de los medicamentos e insumos en los almacenes? ¿Cuáles?

~ ¿Cuáles son las funciones de la Oficina Logística de la DISA respecto de lagestión de stock?

La información que se presenta a continuacíón pretende responder a éstas y aotras interrogantes que suelen presentarse en el desarrollo de las actividades.

¿Qué entendemos por Gestión de Stock?

La Gestión de Stock es el conjunto de actividades técnico-administrativasdestinadas a optimizar los procesos del suministro de medicamentos e insumos.Consiste en controles basados en la política de rotación de inventarios y tienecomo finalidad mantener la continuidad del abastecimiento.

La importancia de la Gestión de Stock radica en la oportuna disponibilídad demedicamentos e insumos en los establecimientos de salud, lo cual se traduceen la satisfacción de los usuarios.

Pro,,,,. del Si.leme de Sumini.tro de Uedicamenr,. e Insumos en el MiniSleri. de Salud· DIGEUID

Procesos dol Si'l8m. do Sumini'tro do Medicamentos e Insumos en .1 Minill"i. de Salud· OIGEMIO

Para una Gestión de Stock satisfactoria son esenciales los registros de datosexactos o confiables sobre el comportamiento y niveles de stock de losmedicamentos e insumos.

.... - ..."-- - --

En nuestro caso se contaba con el 90%de informes lel de los establecimientos,pero estos no se usaban correctamente

en el análisis de abastecimiento delalmacén especializado.

Estos registros, junto a un efectivo control de inventarios, constituyen la fuentede información necesaria para realizar los cálculos que determinarán el nivelde stock y las necesidades de abastecimiento. Es por ello que los registros dedatos deben ser estandarizados, actualizados y exactos, pues de ellos dependela precisión de los cálculos realizados para la gestión de stock. Si se cuentacon el equipamiento adecuado, algunos de ellos pueden realizarse de manerainformatizada.

1.1. Registros (documentos) que se utilizan enel SISMED para la Gestión de Stock:

Los registros utilizados en el SI5MED son los siguientes:

PECOSA Mensual

Tarjetas de Con1roI Visible (TCV) Por movimienlD

Ordenes de COI11Jl'I (OIC) Según ingreso--~.

ALMACÉN GENERAL Gulas de Remisión (GR) Según ingreso-

Nota de Entrada al Almacén (NEA) Según ingreso

Ta~atas Kordox Según ingroso

Podido Provisionol da Almacén (PPA) Según ingroso

Ta~otos da Control Visibla (TCV) Por movimiento

Cortificados vio protocolos de análisis Según ingroso

Registro Sanrtario de medicamentos e Según ingreso

insumas

ALMACÉN ESPECIALIZADO Pedido Provisional de Almacén (PPA) Según ingreso

Guia de Remisión (GR) Según distribución

Infonne de Consumo Integrado (ICI) Mensual

Infonne de Movimiento Económico de DISA Mensualu Hospital (IME)

Ta~etas de Control Visible (TCV) Por movimiento

Gula de Remisión (GR) Según ingresoESTABLECIMIENTO DE SALUD

Infonne de Consumo Integrado (lCI) Mensual

Infonne de Movimiento Económico (IME) Mensual

Procesos dlll Sistema do Suministro de Medicamentos 8 Insumos sn el Ministerio de Salud - DI6EMID

1.2. Uso de la Tarjeta de Control Visible y el Kardex:

fl~~,¡:,J,::('''" ,oto, \'-.::;:1: ;:...-: .

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TARJETA DE Controlar en unidades físicas el • Es de uso exclusivo del almacén.

CONTROL movimiento de entrada y salida, asr como • Permanece junto a los medicamentos eVISIBLE DE el saldo de cada medicamento ylo insumo insumos.ALMACÉN almacenado.

• Permite 11e\W el control de medicamentos

e insumos de manera exacta.

• Esün a carvo da la oficina daSuministrar información sobra al __(Dirección da Logística).

TARJETA DE movimiento da _ V_ daEXISTENCIAS modicamentos ........ daIa1macén, · Se mantienen en-.__

VALORADAS DE encal__V"- _.ALMACÉN debidInente vaIorizBdu.

Pro"IOS del Sistema de Suminislro de Medicamentos e Insumos en el Ministerio de Salud· DIGEMID

El llenado de la Tarjeta de Control Visible (TCV) y del Kardex deben realizarsebajo estricta concordancia con la descripción del medicamento o insumoinventariado. Del mismo modo, se deben mantener actualizadoslos registros.

Se debe controlar que lo registrado en la Tarjeta de Control Visible y Kardexcorresponda al conteo físico. Si se identifican diferencias, se debe investigarlas causas y enviar un informe al nivel inmediato superior.

El control de inventarios a través de Tarjetas de Control Visible y Kardexpermite una vigilancia permanente de los movimientos de losmedicamentos e insumas.

•

•

•

En el Anexo 1 se presenta el formato de Tarjeta de Control Visible de Almacén,con la guía para el llenado correcto.

Se recomienda anotar en cada una de las Tarjetas de Control Visible la cantidadmáxima y cantidad mínima de cada uno de los medicamentos e insumos, a finde facilitar al Responsable del Almacén Especializado o de farmacia la adecuaday oportuna elaboración del requerimiento correspondiente.

Recuerde que el registro en estosdocumentos debe ser exacto y

mantenerse actualizado si se deseagarantizar un buen abastecimiento

de medicamentos e insumos.

1.3. Uso de medicamentos trazadores:

Los medicamentos trazadores constituyen un número de medicamentosrepresentativos, también denominados medicamentos indicadores omedicamentos índices. 41

Son definidos por los establecimientos de salud y su disponibilidad permiteatender las principales enfermedades de su jurisdicción.

Criterios para la definición de medicamentos trazadores

• El número de medicamentos trazadores puede estar entre 15 y40.

• Los medicamentos seleccionados deben formar parte del PetitorioNacional de Medicamentos Esenciales, según la morbilidad de lazona.

• Preferentemente, su disponibilidad a escala nacional e inter­nacional debe ser suficiente para establecer comparaciones.

Por lo general se evitará la inclusión de medicamentos con preciosunitarios muy elevados.

" GESTIÓN DEL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS. Management Sciences lor Health- MSH - 2002.

1------------------------4ProcBSOS del Sistema de Suministro de MBdicamBnlos 8 Insumos en el Ministerio de Salud· DICEMID

Según los criterios antes mencionados. el número de medicamentos trazadoressometidos a evaluación y aprobados por el nivel de atención son:

• Hospitales = 36

• Centros de Salud = 26

• Puestos de Salud = 16

Existen varios documentos y

herramientas que, usadosadecuadamente, nos proporcionan

información para lograr un

abastecimiento de medicamentos einsumos de calidad, permanente y

oportuno.

Promos d.1 Si.lOm. d. Sumini'lro d. M.dicamanlo•• In,umos an .1 Mini'l"i. d. S.lud • OIGEMIO

El requerimiento o pedido de medicamentos e insumos constituye la solicitudde abastecimiento que los establecimientos realizan al Almacén Especializadoo subalmacén para lograr mantener un nivel de suministro adecuado paracubrir las necesidades de los usuarios. Este utiliza una metodología quecombina métodos y variables que permitan la disminución del tiempoempleado en esta actividad, a la vez que garanticen la disponibilidad demedicamentos e insumos. Los variables y métodos recomendados a usar sonlos siguientes:

Variables:Nivel Máximo y Minimo.Cantidad Máxima y Mínima.Periodo de Abastecimiento.Punto de Reposición.Lapso de Abastecimiento.Meses de Provisión.

Métodos:Consumo Histórico Ajustado.Perfil Epidemiológico o de morbilidad.

2.1. Variables recomendadas para establecerrequerimientos:

Cantidad máxima (Stock Máximo):Es el número máximo de unidades de un medicamento o insumo al que puedellegar el Nomostock sin afectar la demanda terapéutica de las personas, encondiciones regulares de consumo, en una determinada zona y por un periododeterminado, sin tener riesgo de sobrestock o vencimiento. Se determinamultiplicando el Nivel Máximo por el CPMA.

Cantidad Mínima (Stock Mínimo):Es el número minimo de unidades de un medicamento o insumo al que puedellegar el Normostock sin afectar la demanda terapéutica de las personas encondiciones regulares de consumo, en una determinada zona y por un periododeterminado, sin tener riesgo de desabastecimiento. Se determinamultiplicando el Nivel Minimo por el CPMA.

Cantidad para el Lapso de Reabastecimiento:Es el Lapso de Reabastecimiento expresado en cantidad de medicamento oinsumo. Se determina Multiplicando el Lapso de Reabastecimiento por elCPMA.

Cantidad Optima Disponible (COD):Es la cantidad de un medicamento o insumo equivalente al Normostock.

Procesos del Sis1ema de Suministro de Medicamentos 8 Insumos en el Ministerio de Salud· OIGEMID

Disponibilidad:Es la condición de un medicamento o insumo de encontrarse listo para utilizarseen la cantidad necesaria (Cantidad Optima Disponible) y en buen estado deuso (calidad). en un Establecimiento de Salud, Almacén Especializado oSubalmacén en razón de atender las necesidades terapéuticas de las personasen un momento determinado.

Establecimiento de Salud:Entiéndase por establecimiento de Salud aquellos que realizan, en reglmenambulatorio o de internamiento, atención de salud con fines de prevención,promoción, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, dirigidas a mantener orestablecer el estado de salud de las personas. Se clasifican en Establecimientoscon internamiento y sin internamiento. Incluyéndose en ellos a los Centros deSalud, Puestos de Salud, Hospitales e Institutos Especializados (D:S. 013-2006­SA - Aprueban Reglamento de Establecimientos de Salud y Servicios Médicosde Apoyo).

Lapso de reabastecimiento:Es el intervalo de tiempo, expresado en meses, comprendido entre el momentoen que se solicitan los medicamentos y/o insumos y el momento que sonrecibidos por el solicitante.

Meses de Provisión (Meses de Stock Disponible):Cantidad de medicamento o insumo disponible en un momento determinadoexpresado en número de meses y que es determinado en base al ConsumoPromedio Mensual Ajustado. Se determina dividiendo el stock existente (saldo actualo inventario) entre el CPMA.

Nivel Máximo:Es el número de meses máximo de stocks o existencias de un medicamento oinsumo que puede existir en el establecimiento de salud sin generar sobrestocko riesgo de vencimiento. Es determinado por cada Unidad Ejecutora y/oEstablecimiento de Salud de acuerdo a su realidad.

Nivel Mfnimo:Es el número de meses mínimo de stocks o existencias de un medicamento oinsumo que puede existir en el establecimiento de salud sin generar substocko riesgo de desabastecimiento. Es determinado por cada Unidad Ejecutora y/o Establecimiento de Salud de acuerdo a su realidad.

Normostock:Cantidad de un medicamento o insumo mayor al stock mínimo y menor alstock máximo existente en un Establecimiento de Salud, Almacén Especializadoo Sub-almacén suficiente para atender las necesidades terapéuticas de laspersonas en una determinada zona y en un determinado momento y que esdeterminado en base al Consumo Promedio Mensual Ajustado (CPMA).

Perrodo de abastecimiento:Es el tiempo (expresado en meses) que transcurre entre un pedido y otro.

Procesos del SislBma de SUllil1islrO de Medicamentos e Insumos en .1 Ministerio de Salud· DIGEMID

Pro, .... d.1 Si.t.m. d. Sumini.tro d. M.dicam.ntos • In.umos .n .1 Ministerio d. S.lud . OIGEMIO

2

24

4Centro de Salud

Puesto de Salud

"R.M. N° 1753-2002-SAlDM Aprueba el SISMED ( 05 Nov. 2002).

Es importante precisar que la directiva del SISMED establece. de manerageneral. los Niveles Máximos y Mínimos de stock de medicamentos e insumos,según se detalla:

No obstante. la misma directiva establece que estos niveles máximos ymínimos de stock pueden ser modificados según las características de la zonao realidad epidemiológica 42

Punto de Reposición:También se conoce como existencia de alerta y se define como el momentoideal para iniciar las acciones correspondientes a la reposición de existenciasa fin de mantener las existencias mínimas. Se determina sumando a la CantidadMínima la Cantidad para el Lapso de Reabastecimiento.

2.2. Métodos recomendados para establecerrequerimientos:

-----------------0Los métodos recomendados para determinar requerimientos son los mismosque se usan en el Proceso de Estimación de Necesidades, métodos que fueronampliamente desarrollados en el segundo módulo de esta serie. Para efectosde una mejor comprensión de la aplicación de la metodología para laelaboración de requerimiento, haremos una breve descripción de cada métodoy la manera cómo se aplica para la determinación del requerimiento.

2.2.1. Método del Consumo Histórico Ajustado:

También llamado método de Griffiths, este método estima las necesidades demedicamentos e insumos tomando como base el consumo real en un períododeterminado (6 meses, 1 año, etc.). Si un medicamento o insumo se agotó enalgún momento durante ese período, entonces el consumo ajustado sólo seaplicará al lapso en el cual el medicamento o insumo mantenia niveles deexistencia mayores a un tratamiento.

El método de consumo promedio mensual ajustado utiliza como condiciónprevia el dato del período de desabastecimiento por cada uno de losmedicamentos e insumos.

Los pasos a seguir para determinar un requerimiento adecuado son:

a) Determinar el consumo promedio mensual ajustado (CPMA) para cadamedicamento e insumo.

b) Identificar el nivel máximo y mínimo para cada medicamento e insumo(en meses).

c) Determinar la cantidad máxima y mínima para cada medicamento einsumo.

d) Determinar el stock actual de cada medicamento e insumo.

e) Determinar el requerimiento de medicamentos e insumos.

f) Identificar el punto de reposición para cada medicamento e insumo.

Determinar los meses de provisión.

al Determinación del Consumo Promedio Mensual Ajustado(CPMA)

Es el consumo promedio que presenta un establecimiento durante un períodoajustado al número de días de abastecimiento. Lo recomendable es emplearun tiempo de 12 meses (365 días). En caso de no contar con esta información,se empleará el consumo de los últimos 6 meses.

ProtolOS del Si.'ema de Suministro de Med¡tomenlos • In.umos en .1 Mini.'eri. d. Salud· 01 GEMID

Procesos del SiSlema de Suminimo de Medic.menlos e Insumas en el Ministerio de S.lud ·OIGEMIO

Fórmula para hallar el Consumo Promedio Mensual Ajustado CPMA:

Período deAbastecimiento

3 meses

Período deAbastecimiento

(meses)

+

+

Período sin existencias(en días)

Período de Cálculo(30 días)

x

Número de días con stock menora un tratamiento.

365 días (1 año) o el número totalde días en los que se calculó el consumo.

Cantidad de medicamentos e insumosque se han consumido en un año (o unmínimo 6 meses).

30 días (1 mes).=

=

=

=

Nivel Mlnimo2 meses

Nivel Mínimo(meses)

=

=

Período determinado(en días)

Consumo de un períododeterminado

Nivel Máximo

Nivel Máximo

CPMA=

b) Determinación de los Niveles Máximos y Mínimos.

• Si sólo se tiene el dato de consumo de un mes (Consumo del último mes)se trabajará con éste; posteriormente se irá completando la información.

• Si no se cuenta con el dato de consumo de los últimos 6 meses. se trabajarácon el número de meses de los que se disponga información, hasta alcanzarlos 6 meses de consumo como mínimo.

Por ejemplo, un centro de salud hace su pedido cada tres meses, es decir, tieneun periodo de abastecimiento de tres meses, entonces:

En caso de que el establecimiento decida mantener un nivel de stock máximosuperior a 4 meses, éste se calcula sumando el nivel mínimo establecido por elSISMED (2 meses) con el período de abastecimiento del establecimiento (enmeses), como se indica a continuación:

Período sin existencias

Consideraciones a tomar en cuenta:

Período de Cálculo

Donde:

Período determinado

Consumo de un períododeterminado

cl Determinación de la Cantidad Máxima y Mínima

el Determinación del requerimiento:

CPMA

CPMA

x

x

5 m.~. J=

NivelMinimo

NivelMáximo

=

=

CantidadMinima

CantidadMáxima

PIOCCSOS del Sislema rle Suministro de Medicameolos e Insumos en 01 Ministerio de Salud· OIGEMIO

Stock actual de cada medicamento e insumo.

Cantidad máxima para cada medicamento e insumo.

Cantidad Mínima:

Cantidad máxima:

•

•

d l Determinación del stock actual de cada medicamentoe insumo:

Para determinar el requerimiento se necesita la siguiente información:

Corresponde al stock físico existente en el Almacén Especializado. subalmacény Establecimientos de Salud (DISA/DIRESA) o Almacén Especializado yFarmacia (Hospital/Instituto Especializado) en el preciso instante que se iniciael cálculo del requerimiento.

A partir de la cantidad máxima y mínima de cada medicamento e insumo secalcula el requerimiento.

Expresión de los niveles máximos y mínimos que se establece desarrollandola siguiente fórmula:

Procesos dal SisIBma da Suminislro da Madicamenlos e Insumos en el Minislario de Salud - DI GEMID

• Si el stock actual del medicamento o insumo es MAYOR a la cantieJ,máxima, NO se hará el pedido o requerimiento.

CPMAx

Stock(ActueQ

CPMA

Cantidad paralapso de

Reabastecimiento

I

Lapso deReabastecimiento

(meses)

StockActual

CentldedMblme

CantidadMfnima +

=

=

Meses de =Provisión

Cantidad paraLapso de =

Reabastecimiento

Punto deReposición

Requerimiento

• Si el stock actual es MENOR a la cantidad mínima, el requerimientose debe realizar inmediatamente.

• Si el stock actual es MENOR a la cantidad máxima, entonces se debarealizar el pedido de medicamentos.

En primer lugar, identificar la cantidad de medicamentos e insumos necesanpara cubrir el Lapso de Reabastecimiento:

Permite identificar la cantidad de meses de abastecimiento con los que se cuentaa partir del stock existente.

Punto de Reposición (P-R):

g) Determinación de los Meses de Provisión (Meses de stockdisponible)

f) Identificación del Punto de Reposición de cadamedicamento e insumo

EJERCICIO:

Determinar el requerimiento de medicamentos de un Establecimiento de Saludde la sierra central, considerando los datos de consumo y stock que aparecenen el Cuadro N° 01. Asimismo, determinar los Meses de Provisión (meses destock disponible) y el Punto de Reposición de cada uno de los medicamentos einsumos, considerando que el tiempo de demora de abastecimiento (Lapso deReabastecimiento) es de seis (6) días.

Procedimiento para desarrollar el ejercicio:

1. Determinar el consumo total de un grupo de medicamentos a partir deconsumos mensuales de un periodo (mínimo 6 meses). Se recomiendaescoger un periodo donde no hubo quiebre de stocks (Columna a).

2. Calcular el Consumo Promedio Mensual Ajustado usando la fórmularespectiva y registrar el resultado en la columna c.

3. Considerar los niveles mínimos y máximos establecidos en la directiva delSISMED (nivel mínimo de dos meses y nivel máximo de cuatro meses).

4. A partir del consumo promedio mensual ajustado y los niveles mínimos ymáximos, proyectar la cantidad mínima (Columna d) y la cantidad máxima(Columna e).

5. Determinar el requerimiento de cada medicamento (columna g) restandoa la cantidad máxima el stock actual (columna f).

6. Para concluir con el análisis del requerimiento, determinar los Meses deProvisión y Punto de Reposición.

• Punto de Reposición:Sumar al dato de cantidad mínima (Columna dI, el consumo o cantidadde medicamentos para cubrir el Lapso de Reabastecimiento (días dedemora del abastecimiento expresado en meses), que para el ejercicio es 6días (Columna h).

• Meses de provisión (Meses de stock disponible):Utilizar el dato de stock a la fecha que se realiza el requerimiento (para elejercicio en el cuadro N° 01 la fecha es el 30 de noviembre del 2004) ydividirlo entre el Consumo Promedio Mensual Ajustado (Columna i).

Recordemos utilizar todas las variablesdisponibles para nuestro análisis, así elrequerimiento será completo y reflejará

nuestras necesidades reales.

PromOl dal Si.tama da Suministro da MadicamanlOl a IRlumOl an al Minim,i. da Salud· DIGEMID

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CUADRO N° 01;

REQUERIMIENTO DE UN GRUPO DE MEDICAMENTOS - METODO DEL CONSUMO HISTORICO AJUSTADO

470 400 2660 2 441 lIZ 11M ,.17

118 11 1.8 J4 28 11 10

310 410 1l0~540 41i 83l 1114 IllIO12 11 12 Ji 4 13 ZI 52 4318 15 14 '2 15 30 10 llIO

35Q 3BJ1 j70 2290 375 710 1I0Il Ill1035 Z9 30 111 5 Z9 SI 111 111 31

I8~tl~t~J ~1113 1601 3212 aao 112

AlCOHOL MEIlICINAl 70', 2SO m FCO - 4 1 11 11 5

JERINGA OESCARTABlf. 5mL C/. 21 x1IIZ. UNO .70 _1110 _70 ___ 5QQ_J - 12 164__328 __ 271

LRM = lapso de RellbastecitT8llo axpresado en mesn • 0.2 (~II seis diasl

2.2.2. Método de Perfil Epidemiológico o de Morbilidad:

Este método se utiliza para la elaboración de los requerimientos paraIntervenciones Sanitarias (enfermedades definidas por la Dirección Generalde Salud de las Personas DGSP como la tuberculosis y la malaria. entre otras)y nos puede ayudar a obtener una mayor precisión de los niveles de stock ycantidad a suministrar, siempre que la proyección del número de casos y losesquemas de tratamiento sean datos confiables.

Los pasos a seguir para determinar un requerimiento adecuado son:

a. Contar con criterios de programación de medicamentos e insumosmédico quirúrgicos establecidos por la Dirección General de Salud delas Personas (DGSP).

b. Proyectar el número de casos establecidos por la DSf'

c. Identificar el nivel máximo y mínimo para cada medicamento e insumo(en meses).

d. Determinar la cantidad máxima y mínima para cada medicamento einsumo.

e. Determinar el stock actual de cada medicamento e insumo.

f. Determinar el requerimiento de medicamentos e insumos.

g. Identificar el punto de reposición para cada medicamento e insumo.

h. Determinar los meses de provisión.

El método de perfil epidemiológico es realizado por el responsable del SISMEDy el químico farmacéutico responsable del Almacén Especializado. Serecomienda que el requerimiento final cuente con el visado del responsablede las intervenciones sanitarias. Los establecimientos de salud también puedenelaborar sus requerimientos mediante este método, siempre que cuenten conla ínformación requerida sobre casos y criterios de programación demedicamentos.

a. Criterios de programación de medicamentos e insumosmédico quirúrgicos:

Estos criterios son definidos por la DGSP en las guías de atención, segúnlos daños cubiertos por las Intervenciones Sanitarias. Ellos incluyen lacantidad fija de medicamentos consumidos por tratamiento oprocedimiento y el factor por pérdídas.

Pracesos dal SisI8lta d. Suministro di Medicamentos B Insumos lA al Ministerio di Salud - DIGEYIO

Promos do; SlslOma d. Suministro d. M.di"m.nlos o Insumos en el Ministori, do Salud - DIGEMID

d. Determinación de la cantidad máxima y mfnima

Esquemade

tratamiento

Esquemade

tratamiento

x

x

Número de casosesperados para elnivel mlnimo

Número de casosesperados para elnivel máximo

=

=

Este paso consiste en determinar la cantidad de medicamentos que serequiere para mantener los niveles máximos y mínimos calculados.

Se requiere la cantidad de casos proyectados para los niveles máximominimo, expresado en número de meses. La finalidad es determincuántos tratamientos se deben tener como mínimo en un establecimieny cuántos como máximo.

Conocida también como metas de número de casos o procedimientcubrir. es la cantidad de casos que se espera atender. Estos son calculaa partir del análisis epidemiológico de un daño cubierto por IIntervenciones Sanitarias definidas por la DSP.

Se obtiene al multiplicar el número de casos esperados por la cantidad demedicamentos e insumas necesarios por tratamiento.

Esta información es suministrada por la Dirección de Salud de las Persade la DISA.

CantidadMáxima

CantidadMáxima

Cantidad Mínima:

Cantidad máxima:

c. Determinación del nivel máximo y mfnimo:

b. Proyección del número de casos:

f. Determinación del requerimiento:

e. Determinación del stock actual de cada medicamento einsumo:

Promos del Si.lema de SuminiSirO de Medicamenlos e Insumo. en el MiniSlOlio d. Salud - OIGEMIO

Stock(Actual)

CantidadMáxima

=

Con estos datos. se aplica la fórmula siguiente:

OLa cantidad máxima y minima de cada medicamento e insumo y,

Esta operaclon puede efectuarse también usando hojas de cálculocomputarizadas. A partir de la cantidad máxima se calcula el requerimientodel establecimiento. luego se suman las cantidades obtenidas para cadamedicamento.

°EI stock actual de cada medicamento e insumo

Corresponde al stock físico existente en el establecimiento al momento deiniciar el cálculo del requerimiento.

Para determinar el requerimiento se requiere contar con la informaciónsiguiente:

Si el stock actual del medicamento e insumo es MAYOR a la cantidadmáxima, NO se hará el pedido o requerimiento del medicamento e insumo.

Si el stock actual es MENOR a la cantidad máxima, entonces se debe realizarel pedido de medicamentos e insumos.

Si el stock actual es MENOR a la cantidad mínima. el requerimiento sedebe realizar inmediatamente.

Requerimiento

°

°

°

Procesos del Sistema d. Suminislro de Meditilmenlos 8 Insumos In el Ministerio de Salud· OIGUUD

g) Identificación del punto de reposición para cadamedicamento e insumo:

CPMA

x

Cantidad paraLapso de

Reabastecimiento

I

LaPlO deReeblsteclmiento

(m_)

StockActual

CantidadMlnima +=

Meses de =Provisi6n

Punto deReposicl6n

Cantidad paraLaPlO de ...

Reeba.teclmlento

Permite identificar con cuantos meses de abastecimiento se cuenta a partirdel stock existente.

Para ello, debe identificarse en primer lugar la cantidad de medOe insumas necesarios para cubrir el Lapso de Reabastecimiento:

Punto de Reposición:

h) Determinación de los Meses de Provisión (Meses de stockdisponible:

Procedimiento Práctico (Rápido) para realizar el Requerimientode medicamentos e insumos por el Método del Perfil deMorbilidad

Para realizar el requerimiento de medicamentos e insumos para lasIntervenciones Sanitarias por el Método del Perfil de Morbilidad en formapráctica las variables que se utilizan son:

1. Cantidad de medicamentos por esquema de tratamiento. de acuerdo alas Guias de Atención (Protocolos o Normas Técnicas) definidas por la

DGSP.

2. Número de casos programados para un periodo determinado. Estaproyección también la realiza la DGSP. A partir de este dato se obtiene laproyección de casos mensual que se estima atender.

3. Periodo de Requerimiento.

4. Stock de seguridad. Este es determinado por cada Unidad Ejecutora. deacuerdo a su realidad y al Lapso de Reabastecimiento por el proveedor.El stock de seguridad debe estar proyectado en cantidad demedicamentos de acuerdo al número de casos que se estima podríanaparecer por contingencias no programadas para un determinadoperiodo.

5. Stock actual existente en el momento en que se procede a realizar elrequerimiento.

El Ejercicio siguiente esta desarrollado utilizando este procedimiento. en dondese esclarece lo anteriormente mencionado.

EJERCICIO:

Determinar el requerimiento de medicamentos de una Dirección de Salud paralas atenciones de tuberculosis. considerando el número de casos y stock. segúnlos datos establecidos en el Cuadro N° 02.

Para el desarrollo del ejercicio se recomienda el uso del cuadro N° 02.

Promos del Sislema d. SuminillrO de M.d¡tamenios e Insumos en el MiniSlerio de Salud· OIGEMIO

Procedimiento para desarrollar el ejercicio:

1. Registrar en la columna «aa la cantidad de medicamentos segúnesquemas de tratamiento (para nuestro ejemplo se ha seleccionaestrategia de Tuberculosis) y en la columna «ba el número de eprogramados para el año 2005 (Número de casos anual).

2. Calcular el número de casos mensual aplicando la fórmula respeindicada en el columna «ca y registrarla en esta misma columna

3. Determinar la cantidad de medicamentos, por esquema, para unmultiplicando el número de casos mensual por el esquema de tratami(columna «da)

4. Calcular la cantidad de medicamentos, por esquema, necesarios paraperiodo de requerimiento (3 meses para el ejemplo). multiplicandocantidad mensual por el periodo de requerimiento (columna «ea).

5. Determinar un stock de seguridad para afrontar contingencias de consuno programadas. Para el ejemplo se ha considerado una cantidad necesariapara atender 1 mes de consumo. Su cálculo se realiza multiplicando lacantidad necesaria mensual por 1 mes (columna «h)

6. Determinar la cantidad máxima necesaria de medicamentos, por esquemade tratamiento, para el periodo de requerimiento, adicionando a la cantidadnecesaria para 3 meses, indicado en la columna «e», la cantidad necesariapara un stock de seguridad de 1 mes, indicado en la columna «f». El resultadose registra en la columna «ga

7. Calcular la cantidad total por medicamento, consolidando losmedicamentos comunes en los diferentes esquemas de tratamiento. Porejemplo, sumar las cantidades máximas de Rifampicina x 300mg tab tantopara el esquema 1 adulto, esquema I niño, esquema 11 adulto y esquemaVIH/SIDA - TB (columna «ha)

8. Registrar el stock actual de aquellos medicamentos vigentes y que novencerán en los próximos 6 meses (de acuerdo al periodo derequerimiento). Se deberá tener en cuenta si existen medicamentos entránsito ya sea de una distribución o redistribución pendiente paraconsiderarlos como próximos ingresos. El stock se registra en la columna.j.

9. Finalmente determinar el requerimiento restando al consolidado por tipode medicamentos para 3 meses (columna «h») el stock actual (columna«¡») el resultado se registra en la columna «ja

Una vez finalizado el análisis. las cantidades obtenidas para elrequerimiento se deben trasladar a la columna trrequerimiento»del formato ICI.

Pro,",os d.1 Sistema d. Suministro d. M.dicamenlos • Insumos .n .1 Minislerio d. Salud· DICEMID

CUADRO N° 02

REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS ESTRATEGIA DE TUBERCULOSIS - METODO DEL PERFILEPIDEMIOLOGICO O DE MORBILIDAD

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2641 221288,626 865,878 288,626 __ ',154,504

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132,600

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lAS 150 3.600

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~. I CUADRO N° 02 (Continuación)~

; I REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS ESTRATEGIA DE TUBERCULOSIS· METODO DEL PERFIL§: EPIDEMIOLOGICO O DE MORBILIDAD (Continuación)::!¡;=m~m~

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Ciprofloxacino (CX) 500mg lAB 32.400 I 8,000 _ 1 24.400- - --

E51I'8plomicina Su"alo (S) 59 INY 1.400 &50 ¡ 750- 1- . -

Etambutol (El 400mg lAB 254,700 200.000 54.700- - --.Etionamida (El) 250 mg lAB 48.&00 I

20,000 I 28,600-

[900'000lsoniacida (H) 100mg lAB 1,259,172 l. 359,172

Kanamicina (K) 19 INY 3,600 1,200

t2,400

-,

Pirazinamida (ZI 500mg lAB 221,100 1 125.000 96.100-Rilampicina IRI 300 mg lAB 182,264 I 150.000 32.264I--

t•Rilampicina IR) 100 m¡¡l5mL FeO 3,168 2,500 I 668

_.1Jeringa descartable 5mL e/a 21xl1/2 UNO 7,000 800 6,200

Pro",us jll Sistlm. dI Sumini.tro dI Mldi...ont.. I Insum.. on 01 Mini.I";o do S.lud . DtGIMID

Esta es la metodologfa que el

responsable del 515MED debe aplicar

para elaborar un requerimiento

adecuado y evitar los problemas de

disponibilidad en

los establecimientos de salud

La optimización consiste en buscar la mejor manera de controlar Imedicamentos e insumos con la finalidad de mantener un abastecimieadecuado.

3.1. Situaciones que ponen en nesgo los stocks:

3.1.1. Deterioro:

Se presenta principalmente por la inadecuada manipulación de losmedicamentos, accidentes, o el tiempo de permanencia en los almacenes ofarmacias.

• Lo ideal es que el porcentaje por deterioro sea de 0%.

• Para evitar la ocurrencia de estos se recomienda llevar estricto control delas compras. ventas y/o distribuciones, costos y rotaciones del inventario.

• En caso de encontrarse algún medicamento o insumo deteriorado, serecomienda colocarlo en un área exclusivamente designada para ellos.

• Se recomienda. además, hacer un control semanal y realizar el trámitepara dar de baja a dichos medicamentos e insumos, siempre y cuando secuente con las evidencias del deterioro (frascos, ampollas, etc.).

3.1.2. Obsolescencia:

• El riesgo de obsolescencia de los insumos induce a menores compras y,desde luego, a menores inventarios. Sin embargo, produce un dobleimpacto en el inventario: el insumo antiguo vence y por lo tanto se vuelveobsoleto, mientras el nuevo se agota con frecuencia.

• Para evitar la obsolescencia se recomienda una actividad interdisciplinariacon el cuerpo médico, que incluye un estricto control de las prescripcionesmédicas y el conocimiento completo, por parte de los prescriptores, dellistado básico de la institución. Asimismo, el Comité Farmacológicodesempeña un papel fundamental.

3.1.3. Vencimiento:

Para minimizar las pérdidas por vencimiento es necesario ejercer control sobrelas fechas de vencimiento, para lo cual se debe hacer uso continuo del Reportede Fechas de Vencimiento del software del SISMED.Asimismo se recomienda:

P""SOI dol Sistoma do Suministro do M.dicamonIO$ o Insumas ...1Minilt"io do Salud· OI&EMIO

• Registrar en un formato las fechas de vencimiento, al ingreso de losmedicamentos e insumos al almacén o farmacia.

• Revisar los medicamentos e insumos, considerando los datos de formatosmanuales y/u hojas de cálculo.

• Verificar los medicamentos e insumos que vencen ese mismo mes o en losseis meses siguientes.

• Elaborar un reporte y tramitar con el proveedor su cambio o devolución, sies que procede. Para el caso de medicamentos e insumos en riesgo devencimiento, elaborar oportunamente un plan de redistribución para evitarpérdidas por sobrestock y vencimiento.

• Los medicamentos e insumos vencidos deben ir al almacén especializado,acompañados de un informe técnico fundamentando las razones delvencimiento. Este informe formará parte del expediente administrativo debaja de bienes de la DISA. La devolución de medicamentos e insumos alAlmacén Especializado se realiza para evitar potenciales daños a la saludpública, independientemente de las acciones administrativas a las queconlleve la investigación de las causas del vencimiento.

3.1.4. Sustracción:

Su magnitud depende del grado de compromiso, motivación y sentido deidentificación del personal con la institución.

Para evitar estas situaciones se recomienda:

• Tener un control de vigilancia, que incluya la revisión del personal y de susobjetos de mano al ingreso y salida del almacén y/o servicio de farmacia.

• Permitir solamente el ingreso de personal autorizado.

3.2. Las devoluciones: Procedimiento que favorece laGestión de Stock

Las devoluciones favorecen la movilización de stocks de medicamentos entreestablecimientos, a fin de evitar pérdidas de recursos por diversos factores.Para realizar las devoluciones de medicamentos e insumos de losestablecimientos de salud al almacén o subalmacén especializado, deben existirmotivos debidamente justificados, como por ejemplo:

• Sobre stock: Se refiere a medicamentos e insumos que se tienen en exceso.Se debe establecer en cada Unidad Ejecutora periodos mínimos de tiempopara la devolución de estos medicamentos, con el fin de facilitar suredistribución a otros establecimientos y evitar pérdidas por vencimiento(devolución interna).

Pro",.. d.1 Sill••• d. S••i.ill" d. IlIdi ' l 1Mi.ill"i. d. S.lud - DIGEMID

Procesos d.1 Sist.ma d. Suministro d. M.dicam.nlos • Insumos en .1 Minist"i. d. Salud· DIGEMID

• Coordinar la elaboración del PECOSA con el Almacén General.

Interna (establecimientos de una unidad ejecutora).

Entre diferentes instituciones.

Entre unidades ejecutoras del MINSA.

• Registrar las salidas ylo ingresos en el software y la Tarjeta de ControlVisible, anotando en la columna «observaciones» el motivo por el cual salióo ingresó.

• El responsable del Almacén Especializado o la persona encargada debeverificar que los medicamentos e insumos a devolver coincidan con loseñalado en el PECOSA.

• Alteración de la Calidad: Se refiere a medicamentos e insumos alteradosen su calidad antes de su fecha de vencimiento o por malos resultados enel control de calidad (alertas DIGEMID). Estos productos, una vez devueltospor todos los establecimientos de la DISA, se devolverán al proveedor(devolución externa).

• Elaborar el informe, indicando las causas de la devolución al proveedor.

• Coordinar con el proveedor para que éste recoja los medicamentos yloinsumos.

• Efectuar la entrega al proveedor en la fecha y hora señalada, firmando éstela conformidad del PECOSA.

• Identificar los medicamentos e insumos alterados en su calidad antes de lafecha de vencimiento ylo los lotes correspondientes a las alertas DIGEMID.

• Cuando el proveedor retorne los medicamentos ylo insumos, reingresarloscon una nota de entrada al almacén, a fin de que queden aptos para sudistribución.

Las redistribuciones se pueden realizar a través de:

Es una estrategia de optimización de nivel de stock. Esta permite movilizarmedicamentos e insumos en sobrestock, stock crítico ylo riesgo de vencimientoentre establecimientos de salud (redistribución interna) y entre unidadesejecutoras y otras entidades (redistribución externa).

Transferencia

Devolución

Donación

Pasos recomendados para la devolución al Proveedor:

3.3 Redistribución interna o externa:

Se recomienda la elaboración de un plan de redistribución de medicamentose insumos debidamente sustentado, después del análisis de la información.

3.3.1. Principales actividades que debe contemplar un plande redistribución:

1. Análisis de la información de medicamentos e insumos del SISMED porprestador o establecimiento de salud.

2. Elaboración del informe técnico que sustente el plan de redistribución.

3. Aprobación del plan de redistribución por la máxima autoridad de laentidad.

4. Comunicación oficial a los establecimientos de salud que cuentan consobrestock o stock crítico. sobre los medicamentos e insumos que debendevolver al Almacén Especializado y el plazo.

5. Devolución interna de los medicamentos por parte de los establecimientosde salud al Almacén Especializado.

6. Verificación cualitativa y cuantitativa de los medicamentos devueltos.

7. Ubicación y ordenamiento en el Almacén Especializado.

8. Reingreso documentarío de los medicamentos devueltos al AlmacénEspecializado.

9. Distribución de los medicamentos reingresados a establecimientos quelos requieran.

3.3.2. Caracteristicas de la devolución dentro de un proceso deredistribución:

En un proceso de redistribución sólo se acepta la devolución por motivos desobrestock o stock critico. La devolución se debe realizar bajo el formato _Notade Devolución., con una fecha de vencimiento mínima de tres meses.

Pra,,,.. d.1 S;st••• d. S••inistro d. lI.di"••nt... 1...... ID .llIini",,;. da S.I.d - DIGEIIID

Procedimiento recomendado para las devoluciones internas"de medicamentos e insumos:

• El establecimiento de salud deberá registrar en el formato «Nota deDevoluciones» los medicamentos e insumos que devolverá a la DISA.indicando las causas de la devolución.

• El Almacén Especializado recibirá la "Nota de Devoluciones» y losmedicamentos ylo insumos.

• El responsable del Almacén Especializado o la persona encargada verificaráque los medicamentos e insumos coincidan con lo señalado en el formatode devoluciones.

Si no coinciden, no recibirá los medicamentos ylo insumos.Si coinciden, recibirá los medicamentos ylo insumos, evaluará lascaracterísticas externas y firmará la copia del formato.

• Si los medicamentos e insumos están en buen estado, serán ubicados enlos estantes para su posterior distribución, después de formalizar su ingresoen la Tarjeta de Control Visible (TCV).

• Si los medicamentos e insumos no son utilizables, serán colocados lejosde los estantes.

• Se registrarán las devoluciones en el software y en la Tarjeta de CcontrolVisible, anotando en la columna «observaciones» el motivo de la devolución.

En el Anexo 2 se presenta el formato de Nota de Devolución con su guia parael registro, establecido por la directiva del SISMED.

3.3.3.Transferencias:

Las transferencias se realizan entre las unidades ejecutoras del MINSA.generalmente en caso de sobre stock (medicamentos e insumos que se tienenen exceso), o stock crítico (próximos a su vencimiento).

3.3.4. Donaciones:

Se denomina donación a la entrega de medicamentos e insumos que realiza laDISA u Hospital Unidad Ejecutora a otras instituciones, o también a la entregaproveniente de organismos o países extranjeros, así como de institucioneslocales.

43 Manual de procedimientos operativos del sistema de suministro de medicamentos e insumasmédico quirúrgicos-SISMED Huánuco.

Pro,m. dol Si.lom. do Sumini.lro do 1I0diClmento. o Insumo. en 01 lIinisterio do S.lud . OI&EIIIO

Para aceptar la donación de medicamentos e insumos se recomienda losiguiente:

• Los medicamentos e insumos donados deben responder a las necesidadesde la población afectada y ser de utilidad terapéutica de acuerdo con eltipo de morbilidad de la zona, y/o responder a la capacidad resolutiva de lainstitución que los recibe.

• Las cantidades donadas deben concordar con las necesidades a fin de evitarproblemas de almacenamiento y riesgos de vencimiento por sobrestock.

• Los medicamentos e insumos donados deben tener una adecuadaidentificación en los rotulados de las etiquetas del envase mediato einmediato. Asimismo, deben cumplir con las especificaciones necesariaspara su fácil identificación, como indicar la denominación comúninternacional y presentar la fecha de vencimiento en el idioma del paisreceptor.

Principios básicos sobre donaciones de medicamentos:

Los medicamentos e insumas son los principales tipos de suminIstrosmovilizados, sobre todo en situaciones de desastre. Por ello la OrganizaciónMundial de la Salud ha establecido directrices sobre donativos, las cuales tienencomo objetivo mejorar la calidad de los donativos de medicamentos y evitarlas dificultades mencionadas.

Las directrices sobre donativos de medicamentos de la OMS se basan en cuatroprincipios básicos ":

Beneficio máximo para la institución y/o pais receptor: La donaciónde medicamentos debe tener como sustento las necesidades expresadas ydeben evitarse las donaciones no solicitadas.

Respeto de los lineamientos y de la autoridad de la institución y/o pa[s receptor: Las donaciones de medicamentos deben realizarse deacuerdo con las políticas oficiales del país receptor y las dísposicionestécnico administrativas existentes.

Idénticas normas de calidad para todos: Si la calidad de unmedicamento o insumo es inaceptable para el pa[s donante, será tambiéninaceptable como donativo.

Comunicación eficaz entre donantes y receptores: Esto deberealizarse con el fin de evitar el envío de donaciones sin previo aviso.

En el Anexo 3 se presentan las directrices recomendadas por la OMS para lasdonaciones.

.. DIRECTRICES SOBRE DONAnvOS DE MEDICAMENTOS. Revisión de 1999.

Pro",,, del Si.lem. de Suminiuro de Medicementos e In.umos en el Mini.terio de Salud· OIGEMIO

_II'AIIIIII

Donación

••smuClUIS••IIMES

E.llCUTlIUSIR ••U

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mAIUCIMIUTD(...,

La redistribución es la mejorestrategia para evitar problemas

de sobrestock o stock crItico

Devolución(sobrestock Istock crítico)

Distribución / 1/ Transferencia

mAlUClIllElTllS

ProclSos dll Si.tlm, dI Sumini.tro d. Mldicamlntos I In.umos In II Mini.t"i. dI S,lud . DIGEMID

3.3.6. Flujo de la redistribución:

3.3.5. Esquema de la redistribución:

3.4 Control de inventarios:----------------~O

Los medicamentos e insumos almacenados requieren un control frecuente,con el objetivo principal de comparar las existencias físicas con el movimientode entrada y salida. Esto permite determinar la eficiencia y alimentar el sistemade información, que permitirá tomar decisiones técnico-administrativas encuanto a la programación de compras, redistribuciones, distribuciones ydevoluciones, entre otras.

3.4.1. Inventario físico de almacén:

El inventario consiste en el recuento de los medicamentos e insumos que seanpropiedad de una institución. Es una forma de verificación física que consisteen constatar la existencia o presencia real de los medicamentos e insumosalmacenados, revisar su estado de conservación o deterioro y sus condicionesde seguridad.

Finalidad:

Llevar a cabo un registro de la existencia, cantidad, características, condicionesde uso, valor y personas responsables de su manejo.

Objetivos:

Todo inventarie tiene que fijarse objetivos bien definídos:

• Conocer con exactitud la cantidad de medicamentos e insumos delestablecimiento de salud.

• Llevar el control del uso de los medicamentos e insumos, verificando quese mantenga la cantidad y calidad adecuadas a las necesidades delestablecimiento.

• Conocer, a través de las características de los medicamentos e insumos, suimportancia y valor para un adecuado manejo.

• Llevar un estricto control de las entradas y salidas de los medicamentos einsumos del almacén.

• Asignar responsabilidades al personal encargado del uso y manejo de losmedicamentos e insumos para garantízar su cuidado y correcta utilización.

• Vigilar la disponibilidad de medicamentos e insumos.

• Determinar que las existencias fisicas inventariadas correspondan al registroen los libros contables.

Pro..sas d.1 Si.l.m. d. S••ini.!ro d. lI.di.llllnl... In......n .1 lIini.!,,¡. d. S.I.d . DIGEIIIO

3.4.2. Tipos de Inventario:

a. Inventario Masivo:

• Incluye a todos los medicamentos e insumos almacenados y forma partedel inventario físico general.

• Requiere de un programa apropiado y sirve de sustento de lose~financieros de la entidad.

• Se realiza cerrando el almacén por uno o varios dlas.

b. Inventario Selectivo:

• Comprende un grupo de medicamentos e insumos previamenteseleccionados.

• Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario verificar losregistros de stock, y la concordancia entre las Tarjetas de Control V=isiblesde almacén y las Tarjetas de Existencias Valoradas.

• Se realiza sin paralizar las actividades del almacén. Sólo se detienetemporalmente la documentación y despacho del grupo de medicamentose insumos en inventario y por el tiempo que demore el mismo.

Recuerde que realizar Inventariosperiódicos es una buena manera de

ejercer el control sobre los stocks de

medie.mentos 8 insumas.

Pro"'OI d.1 Sist.m. d. SUllinistro d. M.dicallonlOl • InsulIOI on .1 Minislari. d. S.lud . DIGEMID

Métodos de inventario:

Las existencias de medicamentos e insumos se controlan por los métodos deinventario general, inventario periódico e inventario permanente.

~.

, ,~ ....J

Se realiza para la totalidad de los medicamentos e insumos al final

del periodo fiscal. coo fines contables.

General. la información obtenida de este inventario sirve para:

· Evidenciar si hubo pérdida oganancia durante el ejercicio.

· Elaborar el presupuesto de la próxima vigencia.

· Identificar medicamentos e insumos deteriorados ovencidos.

Periódico.Se realiza en intervaJos prefijados por la institución. según las

políticas o períodos técnicamente calculados.

Se realiza cada vez que se produce un movimiento del medicamento

Permanenteoinsumo. Ayuda adetectar más rápidamente cualquier

mconsistencia que se pueda presentar en ~ manejo del inventario,

permitiendo agilidad en la acción correctiva.

Los inventarios periódicos y permanentes sirven para reponer existencias,independientemente del aspecto contable y de la simple verificación.

Etapas del inventario:

a. Preparación del Inventario:

Le corresponde a la Dirección de Logistica precisar las instrucciones,plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades para la verificaciónde los bienes del almacén.

Entre las condiciones previas, tenemos:

• Ordenamiento del almacén:

El principio del orden debe mantenerse en los almacenes, en todomomento. Sin embargo, para la realización de inventarios el orden sehace aún más necesario.

Promos d.1 Si.I.". d. Su"ini.tr. d. IhdiCl".ntDl • InSUIIDl en .1 Míní.terio d. Salud· DIGEMID

• Documentación:

• Medios o instrumentos:

Recomendaciones para el conteo físico de medicamentos einsumos durante el inventario:

Se registrará la fecha y el resultado del conteo fisico en el software y en laTarjeta de Control Visible, con lapicero rojo, y se escribirá en observaciones«conteo físico» y el nombre de la persona que lo efectúa.

Durante el conteo no se atenderá al público, a excepción de emergencias.

En caso de existir diferencias con lo registrado en el software o la Tarjetade Control Visible, se volverá a contar y revisar toda la documentaciónrelacionada con el medicamento o insumo.

'" Busca constatar la veracidad de las existencias del grupo de medicamentose insumos sobre los cuales se tiene interés, sin importar su ubicación.

'" El equipo de verificadores empieza por un punto determinado del almacény continúa el control de todos los medicamentos e insumos almacenados,sin excepción alguna.

Para efectuar inventarios es importante contar con Tarjetas de ExisValorada y Tarjetas de Control Visible de almacén actualizadas. Se recola suspensión de la recepción de pedidos por un período prudencial aninicio del inventario. Asimismo, se recomienda prever los despachos, aevitar problemas de disponibilidad en los establecimientos de salud.

El equipo de verificadores debe contar con medios adecuados (catálogos.petitorio nacional de medicamentos esenciales, etc.), que le permitan certificarlas medidas, denominaciones y códigos de cada uno de los medicamentos einsumos.

Cuando se trate del inventario fisico general, se designará una comisión enque deben participar especialistas en los bienes a inventariar, con el finrealizar la verificación técnica. En esta comisión no participará personalalmacén.

• Equipo de verificadores:

• Por barrido:

b. Formas de efectuar el Inventario:

• Por selección:

•

•

•

Promos del Sislema de Suministro de Medicamentos e Insumos en el Ministeri, de Salud· DIGEMID

PromDS d.1 Si.I.II. d. Su.ini.lfI d••lIdi....nIDS • InlUlIOS .n .llIini.lI<i. d. Salud· DIGEIlID

los sobrantes se incorporan en Jos registros de

existencias, formulando la respectiva Nota de Entrada al

Almacén.

Realizar el ajuste respectivo en el Kardex y TCV. anulando

la salida del medicamento ylo insumo sobrante y

registrando la salida del medicamento ylo insumo faltante,Esta acción será sustentada con el informe de la comisiónde verificación. previa determinación de responsabilidades,

BjIIo ..._yll_o_.e:avo II..-............. de. P*dide. tIntO peaDIrie como edI, ativ., ....

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a. Documentos o fuentes no registradas en las Ta~etas

de Existencias Valoradas (Kardexl o en las Ta~etas

de Control Visible (lCV).

c. Entrega de un medicamento y/o insumo similar, en

lugar del Que figura como sobrante (implica que la

misma cantidad del medicamento y/o insumosobrante debe figurar como faltante en etmedicamento vIo insumo similar entregado).

b. Me<bcamentos y/o insumos entregados al usuario

en menor cantidad que Jo registrado en la guía o enel respectivo PECOSA de consumo.

,. Sobrantes:

Acciones ante diferencias de inventarios

>- Faltantes:

Si en el proceso de verificación se encuentran bienes sobrantes:

En Jos resultados del inventario es posible encontrar medicamentos o insumossobrantes o faltantes. A esta situación se le denomina «diferencia deinventarios.. , ante lo cual se procederá de la siguiente manera:

Si se determinan medicamentos ylo insumos faltantes al comparar los registrosde existencias y el inventario físico realizado, se procederá de la siguienteforma:

3.5. Conteos físicos permanentes:

Es una forma de verificación física que consiste en contar la exiatpresencia de los medicamentos e insumas almacenados y constatar suy fechas de vencimiento, con la finalidad de corregir oportunadesviaciones o errores que se hayan suscitado en la distribución o d

Recomendaciones para el conteo físico de medicamentos e insumas.

• Realizar mensualmente el conteo de, por lo menos, los medicamtrazadores, considerando que al término de cada trimestre deben hacontabilizado y verificado todos los medicamentos e insumas del alo farmacia.

• Si existen diferencias con lo registrado en el software o la Tarjeta de Cavisible, se debe volver a contar y revisar toda la documentación relaciocon el medicamento o insumo.

• Registrar la fecha y el resultado del conteo físíco en la tarjeta de cavisible, con lapicero rojo, y escribir en observaciones «conteo físico. Vnombre de la persona que lo efectúa.

• Al final de cada conteo mensual deberá elaborarse un informe dirigido aljefe inmediato superior, incluyendo los resultados correspondientes.

Si el responsable del SISMED

hubiera realizado conteos físicos

permanentes, se habrían evitado losmedicamentos en sobrestock y

vencidos al efectuar oportunamente

acciones de redistribución.

PraCllos dol Sistoma do Sumini.lra do Modicamentos o In.umos en 01 Mini.torio do Salud· OIGEMIO

3.6. Baja de bienes:

En la directiva del SISMED se encuentra la Guía Técnica Administrativa para labaja de medicamentos e insumos, cuyo objetivo es regular el procedimientode baja de aquellos medicamentos e insumos no aptos para el consumohumano en el Ministerio de Salud y sus dependencias desconcentradas ydescentralizadas". Se adjunta como anexo al presente módulo (Anexo 4).

En concordancia con lo establecido en la Guía Técnica Administrativa, acontinuación se presentan algunas consideraciones que deben tenerse encuenta en el proceso de baja de medicamentos e insumos.

• Las dependencias facultadas para dar de baja medicamentos e insumosson: Nivel Central, DISA, Institutos Especializados, Hospitales y Redesque son Unidades Ejecutoras, y organismos públicos descentralizados (INS).

• Toda unidad ejecutora debe contar con un Comité de Altas, Bajas yEnajenaciones, cuya responsabilidad es evaluar las solicitudes de baja demedicamentos e insumos, recomendar su baja, proyectar la resolucióncorrespondiente y presenciar la destrucción de los mismos.

• Los integrantes del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones son nombradosmediante resolución emitida por el director general o jefe de la dependencia.

• Los centros y puestos de salud no pueden constituir el Comité de Altas,Bajas y Enajenaciones, por lo que deben informar la existencia demedicamentos e insumos expirados a la dirección de medicamentos oequivalente, a fin de tramitar la baja correspondiente.

• El proceso de baja de los medicamentos e insumos se realiza enconcordancia con la normatividad vigente.

• Los medicamentos e insumos sujetos a baja son aquellos expirados, rotos,alterados y otros no utilizables, y que son considerados no aptos para elconsumo humano.

• El trámite de baja es iniciado por la Dirección de Medicamento, lnsumos yDrogas o, en el caso de Hospitales, Institutos Especializados, Departamentosy Servicios de Farmacia, mediante solicitud dirigida al Director de la OficinaGeneral de Administración.

• Los medicamentos e insumos expirados son internados en el almacén delogística o en un depósito especial dispuesto por el Comité de Gestiónpatrimonial.

• El Comité de Gestión Patrimonial es quien elabora el informe técnico y loeleva al Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.

" Directiva del SISMED

Promo, d.1 Si'l.m. da Suministro d. Ihdicamon'o, a Insumo, In .1 Mini""io da Salud· DIGEMID

• Todas las sesiones del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones debenregistradas en un libro de actas.

• La Dirección de Administración es quien elabora la resolución para la baosegún el proyecto del Comité de Altas, Bajas y Enajenaciones.

• La destrucción se lleva a cabo siempre y cuando se cuenteaprobación de la Dirección de Administración.

• La dirección de medicamentos o servicio de farmacia, según corresponda,señalará las medidas sanitarias para la destrucción de los medicamentos einsumos.

• En todo acto de destrucción o eliminación se contará con la presencia deun notario público, quien levantará un acta suscrita por los integrantes delcomité de altas, bajas y enajenaciones y del comité de gestión patrimonial.

Retomando el caso inicial, entre los problemaspresentados figuraban el sobrestock, elvencimiento y el desabastecimiento demedicamentos e insumos en el Almacfln

Especializado. Esto generó quejas constantesde los responsables de los establecimientos desalud y de los usuarios. Sucede cuando no serealiza un efectivo control de stocks y un uso

adecuado de la información disponible.

La aplicación de este módulo permitirá mejorarel desempeño del personal responsable y

consecuentemente, beneficiará a los usuariosdel servicio.

Procesos del Sistema da Suministro da "'aditamentos 8 Insumos en el Minislerio de Salud· OIGEMIO