Comunicacin Efectiva

Sesin 2 / 2

Noviembre de 2011.

Mini MBA

Mxico

Emprende

Iniciaremos la sesin con la fase del anlisis de una

audiencia cuando se dar una presentacin:

2

Persona a

persona

Presentacin

un auditorio

Escucha

activa

Anlisis EstrategiaTransmi-

sin

Matriz

Conocimiento

/ Receptividad

Oral: persuasinEscrita: mejores prcticas

Preguntas

de anlisis

del

auditorio

PreparacinLenguaje

no verbal

Q&A

Estructura Elementos de apoyo

Presentacin

a un auditorio

Persona a

persona

Para que un mensaje genere impacto debe de estar

adecuado para el auditorio al que va dirigido.

3

Qu debes

preguntarte

acerca de tu

auditorio?

Al igual que en la comunicacin persona a persona, cuando

se prepara una presentacin se debe comenzar por el

anlisis de la audiencia.

4

Preguntas que te debes hacer:

1. Quines son?

2. Quines son los lderes de opinin?

3. A quin debes considerar como

parte de tu auditorio? (audiencia

primaria y secundaria)

4. Qu debes investigar sobre ellos?

(demogrficos, creencias, preferencias)

5. Cmo puedes obtener

informacin?

Qu haras en el siguiente caso?

5

Caso

1. Quines son?

2. Quines son los lderes de opinin clave?

3. A quin debes considerar como parte

de tu auditorio?

4. Qu debes investigar sobre ellos?

5. Cmo puedes obtener informacin?

Te toca ir a un evento PYME a dar

una conferencia acerca de tu

empresa cmo haras tu anlisis

del auditorio?

La estrategia de una presentacin debe tomar en cuenta

tanto la estructura de la presentacin como los elementos

visuales que se utilizarn para impactar al pblico.

6

Escucha

activa

Persona a

persona

Presentacin

un auditorio

Matriz Tcnicas

de

influencia

Preguntas

del

auditorio

Anlisis EstrategiaTransmi-

sin

Estructura Elementos de apoyo

PreparacinLenguaje

no verbal

Q&A

Persona a

persona

Presentacin

a un auditorio

Antes de planear la estructura de tu presentacin, plantate

las preguntas que se deben de contestar a lo largo de la

misma.

Qu es lo que mi auditorio quiere saber?

Qu es lo que quiero que aprendan?

Estructura

Despus, acomoda tus mensajes utilizando una pirmide de

comunicacin y agrega introduccin y conclusin.

8

Situacin Complicacin Pregunta Respuesta (Idea

rectora)

Mensajes de la pirmide

Idea rectora (Respuesta )

Apoyo nivel 1 (razonamiento)

Apoyo nivel 2 (Datos)

Introduccin

Conclusin

Cuerpo

Estructura

Una vez que se ha planeada la estructura bsica del

documento, se debe traducir en un storyboard.

9

Tip: no utilices tu computadora para hacer la planeacinEstructura

La creacin del storyboard consiste en traducir cada mensaje de la pirmide a una lmina.

Introduccin

Mensaje principal

Argumento1

Argumento2

Argumento3

ARGUMENTO

Soporte 1

Soporte 2

Soporte 1Datos

Soporte 2Datos

1 2

543

Ttulo del documento

Nombre del cliente

Fecha

Utiliza action titles que te vayan llevando a travs de la

historia.

Si los juntramos, deberan formar un texto coherente

Estructura

Es importante planear muy bien el inicio y el final de la

presentacin, ya que es lo que el auditorio ms recordar.

La curva de recordacin

de una presentacin

Inicio Final

-

+

Record

aci

n

Cmo se te ocurre que puedes iniciar o terminar una

presentacin para elevar el nivel de recordacin?

Estructura

Una buena tcnica para elevar el nivel de recordacin es la

repeticin:

1. Diles los puntos que les

vas a decir

2. Dselos.

3. Diles lo que les acabas

de decir

Estructura

Otra cosa importante es ganarse el corazn utilizando las

palabra correctas, es decir, poner el mensaje utilizando

beneficios y no caractersticas.

Beneficios vs. Caractersticas

Lavadora de platos con mxima

potencia y amplio espacio

vs.

Tu libertad

Estructura

Algunas mejores prcticas en la utilizacin de material de

apoyo para presentaciones:

14

1. Mantenlo sencillo

2. Disea un layout o formato

3. Utiliza los colores a tu favor

4. Mantn congruencia en los tipos y tamaos de letra

5. Utiliza las animaciones con cautela

6. Acomoda la informacin en diagramas y grficas

Elementos de Apoyo

1. Mantener las presentaciones sencillas es un arte...

15

Eso es lo que me gusta de l.. Mantiene sus presentacionessimples.

ESTAMOS QUEBRADOS!

Elementos de Apoyo

Pero hay que pensar que la mayora de los problemas de

comunicacin entre las personas, se deben a una falta de

claridad por parte del emisor del mensaje.

16

Elementos de Apoyo

Utilizar un exceso de texto es un error frecuente en las

presentaciones.

17

Principales debilidades en la organizacin actual

La estructura actual de Grupo Inmobiliario Carmelita tiene

numerosas deficiencias que deben ser corregidas en un

proceso de reasignacin de responsabilidades

No existe ninguna persona en la compaa que se encargue del manejo directivo como un comit, directores, subdirectores, etc

Hemos observado que no hay lneas definidas de autoridad y responsabilidad para actividades importantes o ubicaciones geogrficas

Es posible que el conflicto real se encuentre entre el departamento de produccin y el de administracin (v.g., quin determina las proyecciones?)

Inadecuados razonamientos de cunta autonoma deber garantizar las regiones en las distintas fases de las actividades de la compaa, y qu tipo de

autoridad en cada una deber realizarse por el Corporativo

Discutiremos cada uno de estos puntos en los siguientes captulos

Elementos de Apoyo

Si hacemos un esfuerzo de sntesis, podemos evitar muchas

palabras de poca utilidad.

18

Principales debilidades en la organizacin actual

No existe ninguna persona en la compaa que se encargue del manejo directivo como un comit, directores, subdirectores, etc Hemos observado que no hay lneas definidas de autoridad y responsabilidad para actividades importantes o ubicaciones geogrficas Es posible que el conflicto real se encuentre entre el departamento de produccin y el de administracin(por ejemplo, quin determina las proyecciones?) Inadecuados razonamientos de cunta autonoma deber garantizar las regiones en las distintas fases de las actividades de la compaa, y qu tipo de autoridad en cada una deber realizarse por el Corporativo

Discutiremos cada uno de estos puntos en los siguientes captulos

La estructura actual de Grupo Carmelita tiene numerosas

deficiencias que deben ser corregidas en un proceso de

reasignacin de responsabilidades

De esta forma, podemos realizar una lmina mucho ms

limpia y con informacin relevante.

19

Las debilidades de la organizacin se deben a la

falta de claridad en los roles y responsabilidades

1. Vaco de responsabilidad en manejo directivo

2. Ausencia de lneas definidas de autoridad

3. Conflicto entre produccin y administracin

4. Tensin entre autonoma regional y autoridad corporativa

Elementos de Apoyo

2. Utilizar un mismo layout o formato a lo largo de toda la

presentacin simplifica el trabajo, ahorra tiempo y deja una

mejor impresin al auditorio

20

.

Persuadir Proponer

Interesar Explicar/informar

Receptividad

Co

no

cim

ien

to

Objetivo de la comunicacinUSO DE

COLORES

TAMAO DE

LETRA

TAMAO Y

POSICIN

DEL TTULO

COLOR DEL

FONDOElementos de Apoyo

3. Los colores excesivos confunden al auditorio...

21

Compaa A

Compaa B

Compaa C

Compaa D 10

20

20

40

16

15

25

33

20

25

30

20

27

23

30

16$ millones

Elementos de Apoyo

CRECIMIENTO DE LA PARTICIPACIN DE MERCADO

... utiliza los colores a tu favor para resaltar el mensaje de la

grfica.

22

1998 1999 2000 2001

Ca A

Ca B

Ca C

Ca D 10

20

20

40

16

15

25

33

20

25

30

20

27

23

30

16

$ millones

La compaa D presenta el mayor crecimiento

Elementos de Apoyo

Crecimiento de la participacin de mercado

S cuidadoso con los colores que eliges ya que el contraste

de colores puede dificultar la lectura de la informacin.

23

Fondo oscuro

con texto claro

Fondo oscuro

con texto oscuro

Fondo claro

con texto oscuro

Fondo claro

con texto claro

Limiten el uso

de coloresElementos de Apoyo

Otras formas de resaltar un mensaje dentro de una

diapositiva son:

24

Flechas So whats

Llamadas

Elementos de Apoyo

4. Utiliza letras cmodas para tu auditorio y mantn una

congruencia entre los tamaos y tipos de letras que

utilices.(esto es tamao 24)

25

Esta oracin est escrita en texto sencillo utilizando letra tamao 14

Esta oracin est escrita en texto sencillo utilizando letra tamao 24

Esta oracin est escrita en negritas con letra tamao 36

Y esta letra es tamao 48!

Elementos de Apoyo

5. Trata de mantenerte alejado de las animaciones que slo

distraen al auditorio.

26

Agencia como socio integrador

De (1960s)

Anunciante

AgenciaTradicional

Hasta (1990s)

Annciante como integrador

Anunciante Agencia

Tradicional

TiendaInternet

Mercadotecnia Directa

Promocin

ConsultorMerca Consultor

Marca

FirmaDiseo

Comprador Medios

ConsultorIntegracin

6. Acomoda la informacin en diagramas o grficas

1. Diagramas conceptuales

2. Grficas

Conceptos Secuencias Subdivisiones

1. Pie

2. Barras-Columnas

3. Lneas

4. Diagrama de dispersin

Elementos de Apoyo

Existen tres tipos de diagramas para organizar conceptos:

28

Diagrama de T

para contrastar

Diagrama de Venn

para traslapes

Matriz

para interaccin

Qu ejemplos se te ocurren de casos en los

que utilizaras cada una de ellas?

Elementos de Apoyo

Tambin se pueden varios tipos de grficas segn el objetivo

de transmisin de mensaje:

29

Partes de un todo

como proporciones

Comparacin varios

conceptos

Cambios en tiempo o

frecuenciaPatrones de correlacin

Elementos de Apoyo

Por ltimo, las tablas nicamente se deben de utilizar en una

presentacin si son estrictamente necesarias pero hay que

tener cuidado de que no se vean as:

30

Lombrices atrapadas por ave

Elementos de Apoyo

Es importante que si se utilizan tablas, la informacin

contenida en ellas se muestra de forma clara y

comprensible.

31

Lombrices atrapadas por ave4:00 AM 5:00 AM 6:00 AM 7:00 AM 8:00 AM 9:00 AM 10:00 AM

Cuervo 10 9 9 5 3 2 0

Golondr. 7 7 6 4 3 1 1

Paloma 6 5 5 3 2 0 0

Aguila 3 3 3 2 1 0 0

Avestruz 0 0 2 1 0 0 0

Prom 5.2 4.8 5 3 1.8 0.6 0.2

Elementos de Apoyo

Y lo ms importante... sealar de forma eficiente el mensaje

que queremos recalcar dentro de la tabla:

32

04:00 a.m. 05:00 a.m. 06:00 a.m. 07:00 a.m. 08:00 a.m. 09:00 a.m. 10:00 a.m.

Cuervo 10 9 9 5 3 2 0

Golondr. 7 7 6 4 3 1 1

Paloma 6 5 5 3 2 0 0

Aguila 3 3 3 2 1 0 0

Avestruz 0 0 2 1 0 0 0

Prom 5.2 4.8 5 3 1.8 0.6 0.2

Lombrices atrapadas por ave

Solo las golondrinas pueden atrapar lombrices despus de las 9am

Elementos de Apoyo

Principales mensajes de esta seccin...

El primer paso de la preparacin de una presentacin es el estudio de la audiencia.

Organiza tu mensaje de acuerdo a tu objetivo y tradcelo en un storyboard.

Repite al principio y al final lo que les has dicho.

Los tips fundamentales para las presentaciones eficaces son:

Sencillez

Cantidad de informacin exacta

Resaltar el objetivo en grficas y representaciones

33

Hay alguna pregunta?

Por ltimo, analizaremos las mejores prcticas para

transmitir un mensaje de forma efectiva a un auditorio.

34

Escucha

activa

Anlisis EstrategiaTransmi-

sin

Persona a

persona

Presentacin

a un auditorio

Comunicacin

corporativa

Matriz Tcnicas

de

influencia

Pregunta

s del

auditorio

PreparacinLenguajeno verbal

Q&A

Estructura Elementos de apoyo

Existen tres tcnicas efectivas que nos pueden ayudar a

prepararnos para una presentacin:

35

1. Vocalizacin

2. Relajacin y

concentracin

3. Visualizacin

Preparacin

La vocalizacin es una tcnica fsica que nos ayuda a

prepararnos para tener una mejor soltura y diccin a la hora

de hablar.

36

Qu hacer?

Pon un lpiz en tu boca y trata de hablar

Saca la lengua lo ms que puedas y trata de

hablar

Canta

Preparacin

Otras tcnicas de concentracin consisten en suspirar y

rerse

37

Ejercicio:

Colcate frente a otra persona y suspira lo ms

profundo que puedas el

nombre de la otra

persona

La tcnica de relajacin consiste en concentrarse en la

respiracin para reducir las ondas cerebrales a un estado de

concentracin y creatividad.

Tipos de ondas

cerebrales Beta 15-30 HzDespierto, estado de

conciencia con alerta

normal

Alfa 9-14 Hz

Relajado, calmado,

meditacin, estado

creativo.

Theta 4-8 Hz

Relajacin profunda y

meditacin, resolucin

de problemas.

Delta 1-3 Hz

Estado de sueo

profundo sin soar

Objetivo: reducir las ondas cerebrales

Tcnica: 1. Cerrar los ojos 30

segundos.

2. Abrirlos hasta la mitad

5 segundos

3. Cerrar 30 segundos

4. Abrir un cuarto del

camino por 5 seg.

5. Concentrarse en

respiracin

Preparacin

La tcnica de visualizacin se basa en coordinar a las dos

partes de nuestra conciencia y proyectarlas hacia el xito.

Libro: The Inner Game of Tennis. Timothy Gallwey.

Objetivo: mentalizarse para ganar.

Tcnica: 1. Reducir la pltica interna

negativa para ser uno

2. Dejar de lado la

racionalizacin excesiva e

imaginarse ganando.

Preparacin

La tercer tcnica consiste en aumentar la autoestima a

travs de frases repetitivas.

Libro: The psicholoy of Selling de Brian Tracy

Objetivo: mentalizarse para aumentar la autoestima.

Tcnica:

1. Repetirse varias veces lo

buen orador que eres.

2. Repetir varias veces lo

mucho que te gusta cmo

eres.

Preparacin

Qu tipo de lenguaje influye ms en la comunicacin?

41

verbal (palabras)

vocal (volumen, tono, ritmo,

modulacin, etc.)

movimientos corporales (expresin

facial, postura, cercana, etc.)Len

guaje

no v

erb

al

El elemento de mayor influencia cuando nos comunicamos

es el lenguaje no verbal.

42

7%

38%

55%

Tipos de lenguaje y su influencia en la comunicacin personal

verbal (palabras)

vocal (volumen, tono, ritmo,

modulacin, etc.)

movimientos corporales (expresin

facial, postura, cercana, etc.)Len

guaje

no v

erb

al

Ejercicio de tarea: Qu observaron en los videos que

vieron para preparar la clase?

43

Cules son las principales diferencias entre los tres estilos de presentacin?Qu tienen en comn?Qu refleja de ellos la forma en la que estn vestidos?Cmo utilizan sus manos? tienen algo en la mano?Cmo utilizan su cuerpo para transmitir su mensajeCules son sus estrategias para mantener la atencin del pblico?Qu tipo de apoyo visual utilizan?

Una parte de la comunicacin no verbal implica la correcta

variacin del ritmo y tono de la voz.

RITMO Detente en los mensajes ms

importantes y acelera en

los menos relevantes.

TONO - Incrementa el tono

cuando quieras recuperar

la atencin de tu auditorio

o en los mensajes ms

importantes.

LNV

El otro aspecto de la comunicacin no verbal reside en el

lenguaje corporal que es transmitida bsicamente por:

Expresin

facial

Postura

Extremidades

LNV

Hay dos tips bsicos para tener una buena comunicacin

corporal. El primero es que debe de ser NATURAL:

Expresin facial:

Una sonrisa agradable

te acerca al pblico Manos

Utilzalas de forma que te

sientas cmodo y se vea

natural. Gesticular demasiado

trasmitir tensin, pero no

moverlas parece poco

natural.

Postura

Estar derecho mejora la

proyeccin de tu voz y

transmite confianza y

fortaleza

http://www.youtube.com/watch?v=Jxi-OlkmxZ4&feature=related

LNV

El segundo es que debe de ser CONGRUENTE:

Qu gusto que

nos acompae tu

mam en las

vacaciones!!

Que el audio cheque con el video.

LNV

Algunos otros puntos importantes para tu presentacin:

Llega temprano para preparar la proyeccin y evitar cualquier falla tecnolgica

48

Evita el uso de

muletillas (este,

ehm).

Habla de

forma clara y

pausada y

enuncia

correctamente

Da importancia tu

arreglo y viste

con algo que te

haga sentir

cmodo

Punt

o

Punt

o

Punt

o

Mantn contacto

visual con

alguien amigable

en el auditorio

Evita el uso de

laser para

apuntar.

49

Tips para contestar preguntas de forma efectiva:

Escucha atentamente la pregunta,

parafrasea para asegurarte que

hayas entendido y que todos

escuchen la pregunta; y responde

lo que se te pregunt!

Toma preguntas de

distintas zonas del

auditorio

S honesto si no sabes

la respuesta, dilo!

Preprate anticipando

preguntas

Pide que se presenten antes

de hacer la pregunta y pon

reglas de limites de tiempo o

preguntas por persona para

evitar que alguien

monopolice el micrfono.

Agradece y da seguimiento a cada pregunta que se te hace.

Qu haras si hay alguien en el auditorio que realiza alguna

pregunta o interrupcin agresiva?

50

Q&A

Qu haras si hay alguien en el auditorio que realiza alguna

pregunta o interrupcin agresiva?

51

Una mejor prctica que se puede llevar a cabo en este tipo

de situaciones es preguntar al resto del auditorio si tienen

otros puntos de vista.

NUNCA hay que perder el control ni mostrarse defensivo.Q&A

Tambin estn las preguntas que nos desbalancean y nos

sacan del tema; y para ello, hay que aprender a utilizarlas

para regresar al mensaje clave.

Q&A

Primero que nada, es necesario tener muy claro cuales son

los mensajes que se quieren transmitir.

53

Cules son los mensajes clave?

Cules son los hechos que sustentan a los mensajes clave?

Qu preguntas pueden surgir?

Preparacin

Q&A

La clave para responder de forma efectiva es utilizar la

tcnica de PUENTEO que te permite establecer una

conexin de regreso con tu mensaje clave.

54

Tcnica de Puenteo

1. Reconoce la pregunta

2. Haz el puente hacia el mensaje clave

que quieres dar y menciona los

hechos

3. Concluye mencionando la importancia

de lo que dijiste

Ejemplo: Cmo pueden decir que la ciudad es segura despus del acontecimiento de la semana pasada?

Respuesta: No estoy en posibilidades de contestar acerca de ese acontecimiento en particular ya que la investigacin contina abierta pero lo que s puedo

comentarles es que actualmente tenemos un programa de Ciudad Segura para

el Bicentenario la cual implica

Lo que es importante de recalcar es que existe la preparacin suficiente

Algunas frases que se pueden utilizar para cada paso de la

tcnica de puenteo son:

55

1. Reconoce la pregunta

2. Haz el puente hacia el

mensaje clave que

quieres dar y menciona

los hechos

3. Concluye mencionando

la importancia de lo que

dijiste

No conozco la respuesta a esa pregunta por lo pronto, pero prometo reflexionarlo

Es tema complejo y no tenemos suficiente tiempo pero podemos planear una segunda

entrevista

Lo que es importante recordar es

No puedo elaborar en ese tema porque no se ha cerrado la investigacin pero lo que s puedo

comentar es que

Lo que quisiera recalcar es

Tienes un buen punto, pero nuestra preocupacin ms importante en estos

momentos es

Eso me recuerda

Es por eso que pensamos

Cuando analizamos todos los factores que acabo de mencionar

Lo que significaQ&A

Principales mensajes de esta seccin...

Existen tres tcnicas efectivas que nos pueden ayudar a prepararnos para una presentacin:

1. Vocalizacin

2. Relajacin y concentracin

3. Visualizacin

Hay dos tips bsicos para tener una buena comunicacin corporal.

Ser NATURAL

Ser CONGRUENTE (que el audio cheque con el video)

Lo mas importante para aplicar todos estos tips es prepararse: practica antes!

56

Hay alguna pregunta?

BIBLIOGRAFIA

57

The Story FactorAnnette Simmons

Perseus Books Group

Get to the PointElizabeth Danziger

Three Rivers Press

The Pyramid Principle Barbara Minto

Financial Times Press

Guide to Managerial Communications Mary Munter

Prentice Hall Series

Say it with Charts Gene Zelazny

McGraw Hill

Say it with Presentations Gene Zelazny

McGraw Hill

Influencing peopleEssential managers

DK

OutliersMalcom Gladwell

Little, Brown & Co.

Siguientes pasos:

1. Realizar la evaluacin del mdulo que se abrir al

finalizar esta sesin.

2. Inscribirse en la liga del prximo mdulo cuando la

reciban.

Gracias

Mini MBA Mxico Emprende.

contacto@icome.com.mx

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