CAJA CHICA

Es un monto que dispone la empresa solamente para gastos menores no mas de 1000 bs, que, dependiendo de la empresa se tiene que realizar un arqueo de caja chica ya sea quincenal o mensual.

Para hacer el arqueo se registran todos los gastos realizados y luego se le saca el 13% de las facturas presentadas

La caja chica es un fondo que la empresa emplea `para los gastos menores de la empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.

ARQUEO DE CAJA CONCEPTO:

Se define al Arqueo de Caja como la operación de recuento y l a verificación del saldo de los caudales de Caja.

Dicho de otra manera Arqueo de Caja es una operación por medio de la cual se comprueba si el saldo que arroja el libro, es conforme o no.

ARQUEO DE CAJA

Una sana política de control interno en lo referente a la Caja establece que cada cierto tiempo y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por una persona autorizada de la empresa en lo referente a los fondos de la Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se está haciendo de este dinero, por parte de las personas responsables.

Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.

PASOS PARA ELABORAR UNA PLANILLA DE CAJA CHICA

Esta planilla de Caja Chica permite manejar la contabilidad de la caja chica durante el año y así llevar un registro detallado de los movimientos realizados, así como también revisar un resumen anual. Esta planilla está compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla. Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero hasta diciembre, y la última -Anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año

EL FONDO DE CAJA CHICA

es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques.

Los fondos de Caja Chica estarán destinados exclusivamente para gastos de la Institución, tales como: Comunicaciones, transporte local (taxi, micro), papel de escritorio, material de limpieza (montos pequeños), fotocopias y útiles de escritorio y oficina (montos pequeños), etc. “Gastos considerados menores”, siempre y cuando no existan los artículos requeridos en almacenes y estos sean respaldados por certificación de inexistencia por dicha unidad.

UTILIZACIÓN DEL FONDO.

- El Fondo de Caja Chica se utilizará para pagar la adquisición en efectivo de bienes, servicios y otros pagos que no tienen el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques, tales como:

a. Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades;

b. Adquisición de registros oficiales;

c. Adquisición de mapas, planos, etc.;

d. Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía, en caso de que no exista disponibilidad de aquellos, a través de la correspondiente Unidad de Bodega, en cantidades indispensables para no paralizar las labores;

e. Adquisición de útiles de aseo y limpieza.

f. Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas para instalaciones de agua, energía eléctrica, teléfono, plomería, albañilería de los inmuebles u otras de similares características;

g. Pago de documentos, formularios o solicitudes oficiales;

h. Pagos efectuados que se deriven de la obtención de derechos o registros notariales, autenticación y certificación de documentos, reconocimientos de firmas, del Registro de la Propiedad, fiscales, municipales, bancarios, judiciales y otros de similar naturaleza;

i. Envío de correspondencia, pago de fletes;

j. Gastos judiciales de diversa índole;

k. Gastos que se originen en los eventos de capacitación;

l. Pago de transporte público dentro de la ciudad en el trámite de documentos oficiales, movilización de mensajeros;

m. Movilización de empleados o funcionarios, con la autorización del Vicepresidente o máxima autoridad del área en el vale de caja para transporte detallados en Anexo Nº 2, por valores mínimos y razonables;

n. Pago de fotocopias o reproducción de documentos que no puedan ser atendidos por el centro de copiado de la Empresa;

o. Servicios de anillados, empastados, impresiones y transparencias;

p. Certificación de cheques;

q. Bienes de menor cuantía, autorizado por el Vicepresidente o máxima autoridad del área de acuerdo a lo establecido en los artículos 10, 11 y 22 del presente Reglamento