Capacitación PLAN DE COMPRAS 2022

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CapacitaciónPLAN DE COMPRAS 2022

Santiago Echeverri Mesa

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PLAN DE FORMACION KOMPRAS1. Compras en la cadena de valor

2. Estructura y equipo de trabajo, cultura 1K

3. Estrategia y plan de compras

4. El cliente interno como aliado

5. El proveedor (Sondeos de mercado y registro)

6. Solicitud de cotizaciones

7. Negociación con proveedores

8. Formalización y ANS (Acuerdos de niveles de servicio).

9. Administración de compras y logística de pedidos.

10. Indicadores de compras y abastecimiento

11. Modelo de gestión de indicadores

12. Comprando el futuro, tendencias de abastecimiento.

13. Compras sostenibles.


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03• Planeación y objetivos de abastecimiento

• Pronósticos y presupuestos

• Análisis de costos y gastos

• Análisis de los productos y servicios comprados

• Estrategias y plan de compras

• Plan de implementación

ESTRATEGIAS Y PLAN DE COMPRAS

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INCERTIDUMBRE

GESTION DEL CAMBIO

CONSCIENCIA

DEDIQUE TIEMPO A LO ESTRATEGICO

La estrategia es el único camino por el cual la organización genera valor.

NECESIDADES MASLOW

BICICLETA ESTÁTICA

OBJETIVOS ESTRATEGICOSDE COMPRAS

¿Cuáles son los objetivos de su empresa?

SATISFACER AL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO

GARANTIZAR EL ABASTECIMIENTO

OPORTUNIDAD EN EL ABASTECIMIENTO

COMPLETO

GARANTIZAR LA CALIDAD

DESARROLLAR ALIANZAS CON PROVEEDORES

GENERAR SINERGIAS

ASEGURAR LA CADENA DE PROVEEDORES

DISMINUIR EL RIESGO

VISION INNOVADORA

Y CON RECURSOS LIMITADOS

EFICIENCIA

MENOR COSTO TOTAL

• Directos

• Indirectos

• De oportunidad y evitados

AHORROS EN COSTOS

AHORROS

• Unitarios

• Consumo

• Innovación

RENTABILIDAD

COMPETITIVIDAD Y LIDERAZGO

SOSTENIBILIDAD EN EL LARGO PLAZO

TRANSFORMAR LAS COMPRASAtender de manera proactiva sus necesidades futuras

TRANSFORMACION DE COMPRAS

COMPRAS ESTRATEGICASCOMPRAS TRADICIONALES

• Costo mas bajo posible por unidad

• Altos volúmenes para generar descuentos por escala

• Negociación, análisis, conocimiento

• Base de suministro local conocida

• ¿Qué comprar? ¿a quien?

• Enfoque reactivo para mejorar fallas

• Mejor valor posible y costo total de propiedad.

• Mayor calidad posible por el menor costo posible.

• Negociación mesurada, solucionar, colaborar, habilidades multifuncionales basadas en respeto mutuo y compromiso.

• Red de trabajo global de proveedores.

• Comparar para identificar la mejor oferta

• Enfoque proactivo para prevenir fallas

OBJETIVOS

MEGA Y PROPOSITOS SUPERIORES




• Analisis de los productos y servicios comprados



ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO


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LLEGAMOS TARDE

PLANEACION DE DEMANDA

• Conocer con precisión cuál es el tamaño y el volumen de la demanda, cuál es la capacidad de compra, las cifras del consumo y las pautas del comportamiento más probable.

• Permite realizar una compra más estratégica y genera mayor valor con los proveedores.

GESTIÓN PROACTIVA DE REQUERIMIENTOS

• ¿Qué va a comprar?

• ¿Cuándo va a comprar?

• ¿Quién va a comprar?

• ¿A qué precio va a comprar?

• ¿A quién va a comprar?

1. Pronósticode ventas

• Surge del ejercicio comercial y de las proyecciones de ventas.

2. Plan de producción y operaciones

• Lo genera el área de operaciones o producción acorde al sistema productivo y la capacidad del mismo.

3.Presupuestos

de compra• Hoja de ruta del área de compras y abastecimiento

PRONÓSTICOS

Reducir la incertidumbre acerca de lo que puede acontecer en el futuro proporcionando información cercana a la realidad.

“prognosticus” aventurar lo que sucederá en un futuro a partir de ciertos indicios.

PRONOSTICOS DE COMPRAS

Práctica de abastecimiento estratégico que consiste en interpretar la información histórica y las variables del mercado para definir unos escenarios futuros certeros.

TECNICAS CUALITATIVAS

Se basan en la revisión de la estructura actual de compras, la evaluación de cargas, la opinión personal o juicio de los usuarios internos, externos y clientes finales para determinar el pronóstico.

TECNICAS CUANTITATIVAS

Se basan en el manejo de datos numéricos históricos para obtener un pronóstico preciso y se soportan en la suposición de que el comportamiento de los datos históricos permanece durante un periodo de extensión significativa en el futuro.

PREDECIR

• Cada vez que se aplica un indicador se obtienen “índices”, valores que miden el cumplimiento de un objetivo y la evolución.

• Un conjunto de índices se utiliza para “predecir” la tendencia del cumplimiento de dicho objetivo.

INCERTIDUMBRE

En un mundo cambiante los históricos no reflejan el futuro de las compras ya que cada vez hay nuevos requerimientos de los clientes, y hay nuevas ofertas de valor en el mercado de proveedores.

ERROR

• Zona de agotados: la demanda real es mayor que el pronóstico: No hay algo que se necesita y se afectan las ventas.

• Zona de exceso de inventario: la demanda real es menor que el pronostico.

AJUSTAR LOS MODELOS

PRESUPUESTO DE COMPRA









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VISIBILIDAD DE LOS EGRESOS

• Aprovechamiento de los datos de egresos con el fin de ganar visibilidad en la reducción de costos, aumentar las oportunidades, mejorar el rendimiento y el cumplimiento del área.

• Primer y último paso del proceso de abastecimiento estratégico que impulsa valor total.

GASTO DESAGREGADO Y DESORDENADO

AGRUPARLO

CLASIFICAR LAS COMPRAS

• USO DEL PRODUCTO O SERVICIO

• TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO

• PRESUPUESTAL

• AREA O PROCESO ENCARGADO

NIVELES DE CLASIFICACION

Los necesarios que permita una estrategia más especifica

• FAMILIAS

• CATEGORIAS

• GRUPOS

• SUB 1….

• SUB 2…

• SUB 3…

• ITEMS

TIPO DE GASTO

NO CORE

CLASIFICACIONES

Organización de

Naciones UnidasUnión Europea

Código CIIU

CLASIFICACION A LA MEDIDA DEL CLIENTE

LA QUE MUESTRE LA

REALIDADSU EMPRESA

COSTOS

SOBRECOSTOS

Muchas veces están ocultos.

TCO DIRECTO

Producto comprado

Proceso de comprar (definir el requerimiento, buscar, negociar, tomar decisión, aprobar, pedido, contrato)

Infraestructura (software, telefono, internet, escritorio, oficina, servicios admon, software)

Empáque

Transporte y logística

Accesorios

Mejoras

Financieros

TCO INDIRECTO

Costo oportunidad

Ineficiencias

Desabastecimiento

Riesgos

Depreciación

Mantenimiento

Garantías

Reparaciones

Rendimiento

Costos de uso

Servicios de soporte

Entrenamiento

Adecuaciones

Almacenaje









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• QUÉ SE COMPRA

• CUÁL ES EL PROPOSITO

• CUÁL ES EL IMPACTO

• A QUÉ PRECIO COMPRAN

PROUCTOS Y SERVICIOS A COMPRAR

ENTENDER LA OPERACIONProcesosEstructura

TRANSACCIONALIDADY

ESTACIONALIDAD

ENTENDER EL PANEL DE PROVEEDORES

PRECIOS HISTORICOS Y DE MERCADO

RIESGOS

Impacto en caso de desabastecimiento

RIESGO

Incumplimiento

RIESGOS

Oferta de proveedores

RIESGOS

Capacidad de negociación

RIESGOS

Capacidad financiera de los proveedores

RIESGOS

Facilidad de sustituirse o reemplazarse

RIESGOS

Velocidad en los cambios

RIESGOS

Complejidad tecnica

REGULACIONES

Regulaciones y normatividad

IMPACTO FINANCIERO

LONG TAIL

CORE BUSINESS SPEND TAIL

Fum

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Lavado

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70%

30%

COMPRAS NO CORE + MÁSTransaccionesProveedores y sustitutosIntermediariosDesgaste operativoProductos rutinariosProductos cuellos de botella

- MENOSCompras CoreDineroVolumenNegociaciónSistematizaciónRiesgoCentralizaciónControlProductos Estratégicos Productos Palanca

20 %

40 %

60 %

80 %

100 %

30%Compras $

NO CORE

NO ESTRATEGICAS

MATRIZ DE COMPRAS (Kraljic)Im

pac

to F

inan

cier

o

Impacto Operativo

PALANCA ESTATÉGICO

RUTINARIO CUELLO BOTELLA

ESTRATEGICOSIm

pac

to F

inan

cier

o

Riesgo de Suministro

• Estos productos o servicios son cruciales para la organización, se caracterizan por un número reducido de proveedores o un proceso de abastecimiento complejo.

• El poder de negociación esta equilibrado.• Existen pocos productos sustitutos.• Su desabastecimiento puede frenar la

continuidad de la organización• No hay muchos proveedores calificados

ESTATÉGICO

PALANCAIm

pac

to F

inan

cier

o


PALANCA

• Son productos que absorben un alto porcentaje de los ingresos.

• Es fácil cambiar de proveedor• La calidad del producto es estandarizada

por lo que el riesgo inherente al suministro es bajo.

• El poder de negociación esta en manos del comprador.

• Commodity con una cantidad respetable de proveedores y/o productos sustitutivos.

• Compra rutinaria de costo elevado.

CUELLOS DE BOTELLAIm

pac

to F

inan

cier

o


• Especificaciones complejas• Pocas alternativas de producto• Número de proveedores limitado• Impacto directo en el negocio• El poder de negociación se encuentra en

el proveedor

CUELLO BOTELLA

RUTINARIOIm

pac

to F

inan

cier

o


• Muchos productos sustitutivos. • Gran cantidad de proveedores.• Producto o servicio con bajo impacto en

el negocio.• Elevado número de transacciones y

gasto bajo

RUTINARIO

MATRIZ DE KOMPRAS

ANALISIS POR CUADRANTE

DISEÑO DE SUBESTACIONES

MANTENIMIENTOS, ADECUACIONES Y REPARACIONES EN UNIDADES DE COMPRESIÓN

ARBITRAMIENTO

ASESORÍAS Y/O CONSULTORÍAS TRIBUTARIAS

SERVICIOS PÚBLICOS

ASESORÍAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN

GESTIÓN DE RESIDUOS

ASESORÍAS Y ESTUDIOS SOCIALESASESORÍAS Y/O CONSULTORÍAS EN

TECNOLOGÍA

SERVICIOS FINANCIEROS

SERVICIOS DE INTERMEDIACIÓN

ADUANERA

OPERACIÓN DE SUBESTACIONES

SUMINISTROS PARA LÍNEAS DE TRANSMISIÓN

SERVICIOS Y CONSULTORÍAS HIDROELÉCTRICA

SERVICIOS TOPOGRÁFICOS

SERVICIOS DE GEOTECNIA

COMBUSTIBLES

SERVIVIOS CONTABLES

SERVICIOS NOTARIALES

INTERMEDIACIÓN BANCARIA EN INSTRUMENTOS FINANCIEROS

MATERIALES PARA LÍNEAS DE TRANSMISIÓN

ENLACE DE COMUNICACIONES

AVALUOS

FIDUCIAS

ASESORÍA EN MERCADO REGULATORIO

CONTRATOS DE CONEXIÓN

ASESORÍAS Y/O CONSULTORÍAS EN RIESGOS Y SEGURIDAD

ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

ESTUDIOS FINANCIEROS

LICENCIAS DE CONSTRUCCCIÓN

IMP

AC

TO/R

IESG

O

GASTO $ 1.638.595

0,4

82

1

ANALISIS POR CATEGORIA

29

167

774

Cantidad de proveedores

$5

1.5

98

.29

9

$3

4.9

85

.57

3

$2

4.9

81

.17

0

$1

8.8

65

.00

0

$1

6.3

82

.87

5

$1

3.9

02

.20

0

$8

.19

0.0

00

$7

.50

2.0

00

$7

.34

5.0

00

$6

.91

0.3

54

$2

.94

7.0

00

$2

.64

0.0

00

$2

.60

0.0

00

$2

.11

2.0

18

$1

.74

7.6

68

$1

.58

1.5

54

$1

.22

0.0

00

$1

.12

3.3

00

$9

72

.00

0

$8

55

.00

0

$8

35

.00

0

$8

26

.05

0

$7

63

.21

2

$5

65

.00

0

$5

12

.50

0

$4

91

.14

4

$2

61

.36

6

$2

60

.00

0

$1

0.7

56

0

20

40

60

80

100

120

140

160

$-

$10.000.000

$20.000.000

$30.000.000

$40.000.000

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VALOR COMPRADO LÍNEAS

Cantidad de Documentos de Compra

Cantidad de Líneas

PROVEEDORESESTACIONALIDAD

SUB

CAT

EGO

RÍA

S

IMPERMEABILIZACIÓN

INSTALACIÓN DE REPUESTOS

REPARACIONES

SEGUROS

SERVICIOS DE ASISTENCIA

SERVICIOS DE PINTURA

SERVICIOS DE TRAMITES Y PERITAJE

SERVICIOS Y SUMINISTROS PARA BASES

SERVICIOS Y/O SUMINISTROS DE TANQUES

SUMINISTROS DE FERRETERÍA

$2

0.5

78

.30

4

$3

5.1

84

.50

0

$2

4.4

70

.83

5

$2

2.1

15

.07

3

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5.7

65

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8

$3

5.3

01

.39

0

$2

0.4

52

.25

6

$1

8.0

67

.73

8

$3

.86

0.7

78

$7

.18

9.1

77

0

20

40

60

80

100

120

140

$-

$5.000.000

$10.000.000

$15.000.000

$20.000.000

$25.000.000

$30.000.000

$35.000.000

$40.000.000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 11

VALOR COMPRADO DOCUMENTOS DE COMRPA LÍNEAS





• Estrategias y planes de compras




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ENFOQUE ESTRATEGICO

• Analizar

• Diseñar

• Visibilizar

• Conformidad

• Gobernabilidad

• Mejora

ESTRATEGIA

Conjunto de acciones que se llevan acabo para lograr un determinado fin.


Se refiere a tomar decisiones de gestión de la cadena de

suministro con la intención de crear un valor distintivo y para

lograr una ventaja competitiva.

Metodología enfocada en la reducción del costo total de los bienes y servicios

contratados, consiste en un proceso lógico y secuencial que analiza la

demanda interna de la empresa, su posición frente al mercado de oferta y el

poder de negociación de la Compañía frente a sus Proveedores

Implica transformar un departamento de compras en un centro

de ganancias. Reducir costos y optimizar los procesos de

compras de manera sostenible.

GESTION ESTRATEGICA DE COMPRAS

• Alinearse con la estrategia de la compañía

• Integrarse con la cadena de valor y la organización

• Realiza seguimiento a corto y mediano plazo

FACTORES DE EXITO

Accesibilidad a Información

Compromiso Organizacional

Entendimiento del Mercado

Análisis del Costo Total

Modificación de enfoque hacia Proveedores

Cambios en la función administrativa

Cultura / Proceso de Mejora Continua

TACTICAS DE ABASTECIMIENTO

Mejor

precio

Mejores

procesos

CONCENTRACION DE VOLUMENES

Consolidación de las compras

Redistribución de volúmenes entre proveedores

Agrupación con otras familias de compras

Concentrar volúmenes de las áreas o regiones

Unificar servicios compatibles

Ampliar horizontes de compra

RECONFIGURAR ESPECIFICACIONES

Desglozar el producto o servicio

Estandarización y normalización

Simplificar la complejidad de las

compras

Evaluación de productos sustitutos

Racionalizar

Revisar especificaciones y

acuerdos de servicio

MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

Reingeniería conjunta con el proveedor

Redefinir procesos de abastecimiento

Desarrollo y automatización

Integración logística

I + D conjunto

Planificar e integrarse con las áreas

Optimización del proceso mejorando los canales de comunicación.

Mejora de Productividad y de Procesos

Mejora de Logística y Distribución

Mejora de Servicio y lealtad de los clientes

APROVISIONAMIENTO GLOBAL

Expandir el ámbito geográfico

Agrupación con otros negocios

Vigilancia prospectiva

Obtener ventajas competitivas

Alinearse con otros compradores

Ampliar coberturade la cadena

REESTRUCTURAR LA RELACION CON PROVEEDORES

Desarrollar proveedores claves

Alianzas estratégicas de largo plazo

Consorcios de compras

Desarrollar la cadena de abastecimiento

Herramientas de gestion de proveedores

Negociación de intereses

Revisa el modelo de relación con los principales proveedores

Integración vertical

Captar valor del total de su red de proveedores

MEJOR PRECIO

Renegociar precios.

Comparar los proveedores con la competencia.

Definir un proceso de cotización y negociación

Evaluar el costo total de la propiedad

Control del presupuesto

Mejorar condiciones

Los resultados de la gestión de compras deben ser visibles en la cuenta de resultados.

ESTRATEGIA PARA CADA CATEGORIA

ESTRATEGIAS POR CATEGORIAS

PRODUCTOS PALANCA Ofertas

Competitivas

PRODUCTOS ESTRATEGICOS

Alianza con Proveedores

PRODUCTOS RUTINARIOS

Sistema de Contratación

PRODUCTOS CUELLO DE BOTELLA

Asegurar el Suministro

Riesgo en Suministro

Imp

acto en

el Be

neficio

$

ESTRATEGICOS

• Alianzas estratégicas

• Integración vertical

• Enfoque de valor a largo plazo

• Marketing de Proveedores

• Gestión de Riesgos

PALANCA

• Buscar, benchmark de soluciones y proveedores

• Aprovecha el poder de negociación y conseguir una buena propuesta de valor.

• Negociar, uilizar mecanismos como Licitaciones, subastas, fijación de precios, acuerdos marco o pedidos abiertos de aprovisionamiento.

• Integración Vertical

• Audit Proveedores

CUELLOS DE BOTELLA

• Control de Inventarios y Aprovisionamiento.

• Contratos a largo plazo

• Clausulas de penalización en los contratos

• Búsqueda de Proveedores

• Benchmark de Productos

RUTINARIO

• Tercerización de Compras.

• Agrupación de Proveedores

• Carrito de Compras

• Implementación TICS

• Rediseño de Procesos

• Negociar precios

PLAN DE COMPRAS

• Instrumento que nos indica hacia donde dirigirse con la gestión de compras y que hacer para lograr los objetivos.

• Tácticas o acciones que se realizaran para el logro de los objetivos, deben ser creativas y evaluadas en función del impacto en los resultados.





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1. Entender

2. Proyectar

3.Transformar

CRONOGRAMA

PRESUPUESTO POR

CATEGORIAS

PLAN DE COMPRAS Y PROCESOS

PANEL DE PROVEEDORES

EQUIPO DE TRABAJORESPONSABLE

HERRAMIENTAS Y TECNOLOGIA

PROJECT MANAGER

GESTION DE INDICADORES

Evaluación de satisfacción

La próxima semana enviaremos las memorias

Próxima capacitación COMPRANDO EL FUTURO


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MUCHAS GRACIAS



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