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Módulo N° 01 ORGANIZACIÓN DOCUMENTALTEORÍA Y PRÁCTICA

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I. QUE ES UN ARCHIVO

Según COOK M. MILLAR L. ROPER M (2009:16) Ninguna entidad gubernamental u organización empresarial podría sobrevivir sin llevar registro de sus actividades. Ninguna oficina podría funcionar bien si tuviera que depender solamente de la memoria para recordar cada transacción efectuada. Sin documentos, cualquier administración organizada dejaría de funcionar rápidamente. Los documentos, y más específicamente la información que contienen, son uno de los recursos cruciales que una organización necesita para realizar sus operaciones eficazmente. Así como una organización podría continuar sin financiamiento, personal y suministros materiales, no podría funcionar si no mantuviera documentos y el acceso a los mismos.1

Según el Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos, la gestión documental es “un área de la administración general que se encarga de garantizar la economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos Administrativos durante todo su ciclo de vida

I.1 Imágenes

Preste atención durante un minuto en las siguientes imágenes y señale si los siguientes ejemplos corresponden a uno de los casos que les toca a vivir en el día a día.

II. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. CONCEPTOS Y ALCANCES

La organización es una función de los archivos y gestión documental que consiste en brindar clases, orden y signos que permitan la localización y control de los documentos de archivo. Los productos de la organización son los instrumentos de gestión de archivos, así:

1 COOK M. MILLAR L. ROPER M. (2009) Organización y control de archivos de trámite. Programa de capacitación de la Administración del Sector Público. AGN México.

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a. El Cuadro de Clasificación de Documentos.b. La Guía de Organización de Documentos.

III. LA IDENTIFICACIÓN:

Uno de los objetivos principales de la identificación es asegurar, mediante su resultado, la clasificación y valoración de las series documentales. De hecho, podemos decir que la identificación es inseparable de la evaluación documental: identificación y evaluación documental constituyen necesariamente un paso previo ineludible para proceder de manera coherente a la clasificación, descripción y recuperación de los documentos y de la información. Dicho de otro modo, la identificación es el primer paso de un proceso secuencial, puesto que proporciona una caracterización de la estructura del fondo documental imprescindible para la evaluación y organización de documentos.2

En todo proceso de organización de un archivo se deben respetar dos principios básicos de clasificación (entiéndase como organización) del archivo, estos son:

1. El principio de procedencia o respeto de fondos: Este es el principio fundamental de la práctica archivística moderna. Básicamente significa que “los archivos de quien creo los documentos no deben ser mezclados con los creados por otros”. Defendido como la conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. “Este principio se constituye en fundamento de la función archivística, su entendimiento y aplicación en el proceso de elaboración de tablas valoración documental y soluciona el tradicional obstáculo que se opone a la fácil consulta y acceso de los archivos.

2. El principio de estructura o de orden original: Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos “deben ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo”. Definido por el AGN como: conservación de los documentos dentro del fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo, “para efectos de elaboración de TVD debe ser entendido como el principio que hace referencia a la secuencia lógica, en la que se producen los documentos, en la ejecución de los trámites para la resolución de los diferentes asuntos”

2 GAVILAN, C (2009) Gestión de Fondos Documentales: Identificación, descripción, valoración y selección. Temas de Biblioteconomía. México

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Estimado participante a partir de estos dos principios entendemos básicamente como clasificamos nuestros archivos, por ello la clasificación consiste en el análisis de las características de la entidad o institución que determinan la estructura donde se debe colocar los documentos. Antes de ordenar un archivo debemos crear esa estructura conociendo la estructura de este, en tal sentido los documentos deben estar plenamente identificados y conocer su procedencia y orden de acuerdo a la forma en que fueron generados (funciones, actividades, procedimientos, procesos, trámites, etc).

El objetivo fundamental de la identificación es conocer a la entidad productora de documentos, en el ejercicio de sus competencias, su evolución organizativa a lo largo del tiempo, los procedimientos administrativos sobre los que se ha venido rigiendo, y todas las disposiciones o regulaciones que afectan a los trámites que desarrolla. Con este conocimiento se pueden establecer series documentales, que son componentes básicos e imprescindibles para la gestión documental de archivos en una organización. El resultado obtenido gracias a la identificación documental será la organización integral del fondo documental por series documentales, lo cual quedará reflejado en varios instrumentos documentales específicos. Además, el hecho de disponer de un fondo documental organizado íntegramente permite ofrecer como valor añadido principal la posibilidad de establecer un Cuadro de Clasificación eficaz, permitiendo además asentar sobre todo ello posteriormente las bases de otra serie de procesos como son la valoración, la descripción, el acceso, etc. (RTA 2014:5) 3

La clasificación de documentos nos permite acelerar la ubicación o búsqueda de documentos e información, la clasificación nos permite identificar agrupaciones documentales y brindarles una denominación unívoca.

III.1 AGRUPACIONES DOCUMENTALES

III.1.1 El Documento de Archivo:

Los documentos de archivo como unidad de toda gestión se pueden agrupar y trabajar en conjunto nos permite tratarlos como unidad en distintas acciones de naturaleza archivística y administrativa. Su definición nos permite asociar el tratamiento que le corresponde y diferenciar de otros tipos de documentos que no ameritan un tratamiento archivístico y por ende no conllevan una responsabilidad archivística administrativa.

Entendemos al documento de archivo a aquel que ha sido producido (emitido y recibido) por un productor (oficinista, secretaria, director, servidor) en el ejercicio de una o mas funciones o actividades) bajo un 3 RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN RTA. (2014) Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) Directrices - Identificación y Clasificación. Euro social. Madrid

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sistema de producción (trámite, procedimientos, asuntos) y que son testimonio o prueba administrativa, legal, fiscal, jurídica de uno o más actos o procedimientos. Todo documento de archivo tiene estructura (tipo documental), contenido (acción y tema). 4

III.1.1.1Características de los Documentos de Archivo:

Los documentos de archivo tienen características que le son propias y les ayuda a diferenciarse de otros tipos de documentos como los documentos hemerográficos, bibliotecológicos, referencia, bibliográficos, etc. Sin embargo en materia de gestión de documentos tenemos que diferenciar los documentos de archivo en soporte tradicional (papel, pergamino, etc) del documento electrónico, a los primeros le corresponden como características:

a. La integridad: Todo documento de archivo debe conservar su integridad o relación de parte con un todo, es decir podemos tener documentos de archivo físicamente separados pero debe existir referencia con su totalidad para poder interpretarlos como documentos de archivo.

b. La Inalterabilidad: Los documentos de archivo deben conservar su carácter de inalterabilidad y así poder dar fe del contenido que representan, en tal sentido los archivos no conservan documentos alterados o adulterados que puedan sustentar fraudes o delitos.

c. El carácter original: De esta forma son resultado de un acto natural propio de una función (se producen), los documentos no son creaciones intelectuales a las que le son propias el derecho de autor.

d. No generan derecho de autor: así de acuerdo al párrafo anterior los documentos no pueden ser retirados de un centro documental o un archivo.

e. Tienen distintos caracteres según su utilización, pueden ser testimoniales, dispositivos y/o informativos, cada uno de ellos no menoscaba al otro pero si determina el valor de cada pieza.

f. Se valoran de acuerdo a la función o actividad que les da origen.

III.1.1.2Los documentos de oficina:

En nuestras oficinas los documentos nacen para cumplir una tarea o función administrativa, nacen vigentes, su conservación definitiva se

4

? HEREDIA HERRERA, A (2011) Lenguaje y vocabulario archivístico. Algo más que un diccionario. Ed. Junta de Andalucía. Sevilla

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debe a procesos de evaluación posterior. Cada entidad debe conservar una política de gobierno o procedimientos propios para garantizar su racionalización y conservación. En la actualidad conocemos a la administración como gestión, de esta forma los documentos que nacen de esta función son conocidos como documentos de gestión, generados en un trámite específico. Existen muchos errores en su identificación, algunos de ellos son estos:

1. Los documentos se agrupan según su tipo documental lo que incluso les da nombre: Por ejemplo Informes, Memos, Cartas, Oficios,

2. Los documentos de archivo se pueden clasificar por materias, temas, asuntos particulares, orden cronológico, etc.

3. Podemos conservar documentos de apoyo informativo como fuentes de información y por lo tanto son documentos de archivo,

4. Las normas legales al ser material de consulta de la oficina son parte de nuestros archivos.

5. Mis oficios remitidos a entidades públicas son el testimonio concreto de lo que remití a cada entidad.

6. Todo documento que no corresponde al ejercicio de nuestras funciones pero es recibido en la entidad es correspondencia.

7. Los documentos de archivo pueden clasificarse de acuerdo a su importancia en documentos más importantes, documentos menos importantes.

8. Podemos organizar los documentos de archivo de una parte (muestra) del total de documentos que disponemos en nuestras oficinas.

9. Para organizar los documentos de archivo debemos primero reconocer aquellos documentos que existen en las oficinas.

10. Los documentos de archivo pueden ser clasificados según su tipo documental.

III.1.2 Las Series Documentales:

Toda clasificación busca agrupar documentos de acuerdo a una función administrativa, legislativa, específica, etc. Las agrupaciones nos permiten orientar el tratamiento de los documentos y ubicarlos correctamente, es decir nos permiten ubicar los documentos para su control y “movimiento”, si es cierto los documentos de archivo son orgánicos y como tal son el producto de una función específica.

La serie documental es la agrupación de documentos que tienen ciertas características comunes, siendo la primera de las agrupaciones por funciones, los documentos tratados como serie documental son transferidos, evaluados, eliminados como unidad.5

5 SNA 002 Organización de documentos, aprobado mediante Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J

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Existe confusión entre la conformación o denominación de una serie documental y los expedientes, dossiers y material informativo. Un expediente es una sucesión de documentos relacionados a un procedimiento o proceso concreto. En ese sentido es un conjunto documental o documento compuesto por distintos “tipos documentales”, el expediente se elabora en virtud de una secuencia de actos administrativos o procedimentales en tiempos específicos y están relacionados a un asunto particular o trámite específico. La serie documental sin embargo engloba distintos asuntos particulares, incluso expedientes, y ellos son el reflejo de un procedimiento o asunto principal. Como el conjunto de expedientes entrelazados de una misma función o la integración de documentos agrupados de una forma específica que resuelven una actividad o trámite.6

III.1.2.1Características de las series documentales:

1. Las series documentales son únicas. Testimonian actividades que son realizadas por una unidad responsable, según el principio administrativo de que una misma función no puede ser realizada por dos diferentes unidades administrativas. A lo más, pueden ser compartidas, y en este caso, se tendrán que definir las responsabilidades de cada unidad administrativa en el mismo proceso o actividad y, esto, tendrá que quedar delimitado en la integración de los expedientes.

2. Las series documentales pueden estar presentes de manera transversal en una entidad. Éstas se originan comúnmente en los organismos cuya estructura es descentralizada y de grandes dimensiones. Algunas series documentales pueden ser compartidas por áreas administrativas de la misma función que se encuentran repartidas a lo largo de las zonas regionales donde se encuentre asentada una organización.

3. Las series documentales están repartidas a lo largo de todo el ciclo documental. Su ciclo comienza con los expedientes integrados y gestionados en su fase activa o de trámite, luego continúan cuando son transferidos a la fase intermedia, y posteriormente, se mantienen cuando aquellos documentos o expedientes son seleccionados para una conservación definitiva por su valor histórico.

III.1.2.2 Identificación de las Series documentales:

Son distintas las formas de identificar las series documentales.

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1. Reconocer el procedimiento, por ejemplo: procesos judiciales de tipo mercantil, laboral, penal, civil; documentos que sustentan una relación laboral o un proceso de compra como es el caso de las licitaciones públicas, etc.

2. Reconocer la actividad por ejemplo: el registro contable a través de los libros mayores; la supervisión de una obra por medio de las bitácoras; el registro del comportamiento de una planta por conducto de los libros “relatorios” o de relatoría, etc.

3. Establecer una forma o tipología documental, por ejemplo: las actas de un consejo de administración, los libros del registro civil: nacimiento, matrimonios, defunciones, etc.

4. Establecer la relación derivada de su creación, recepción o utilización, por ejemplo: los documentos compilados de las intervenciones realizadas en un reactor nuclear, etc.

5. Analizar las funciones y actividades de la organización.6. Identificar funciones y actividades.7. Estudiar los orígenes y los documentos continuos, y toda

aquella información que sea relevante para entender este proceso.

8. Estructurar de lo más general que corresponden a las competencias y a las funciones del organismo hasta las actividades más precisas con las cuales, se identifican los documentos y expedientes.7

III.1.3 Las Secciones Documentales:

Si distinguimos un fondo documental como un todo producido por una entidad, una sección documental es una división o parte de ese todo, asignado a los órganos, dependencias, unidades orgánicas, etc. Las secciones documentales nos reflejan al productor específico de las series documentales. Existe mucha confusión sobre las secciones documentales, una sección documental no es una unidad orgánica propiamente sino los documentos producidos por cada unidad orgánica. A una unidad orgánica le puede corresponder una o más de una sección documental. Por ejemplo en el área de logística, podemos separar al área en tres secciones documentales de acuerdo a la naturaleza de las funciones, así:

Unidad Orgánica LogísticaSecciones Documentales (I) Mantenimiento

AdquisicionesControl Patrimonial

7 AGUILERA MURGUIA R (2011) La identificación de las Series Documentales. Administración de documentos y Archivos. Textos Fundamentales. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros. Madrid

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AlmacénSecretaría de Logística

(1)Corresponde también la denominación de sub-secciones documentales

III.1.4 Fondo Documental:

El fondo corresponde a la totalidad de los documentos producidos en una entidad en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo en una acepción más general podemos identificar como fondo a una familia, una empresa, una persona (archivo personal), entidad pública o privada.

IV. LA CLASIFICACION

Es una operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo documental con la finalidad de describirlos, controlarlos y establecer vínculos.

Ventajas:a. Acelerar, la recuperación de la información y por lo tanto el

trámite administrativo de la institución.b. Ahorrar, espacio en el almacenamiento físico.c. Archivar, los documentos con unos criterios uniformes, aspecto

fundamental para el personal que trabaja en las oficinas.

La clasificación responde a las necesidades administrativas por las que un organismo se estructura en unidades, estableciendo relaciones jerárquicas entre las mismas. De acuerdo al principio de procedencia de los fondos, los documentos se agrupan sobre una clase “organizadora u orgánica” por medio de su división en series. Este método produce las clasificaciones orgánicas, los denominados cuadros de clasificación orgánico-funcionales, en dos niveles no homogéneos analíticamente: los órganos o sujetos productores como estructura analítica y las series documentales como categorías documentales de clasificación. 8Existen distintas formas y métodos de clasificación de documentos, pero en archivos existen básicamente tres sistemas:

A. Sistema de Clasificación FuncionalB. Sistema de Clasificación OrgánicaC. Sistema de Clasificación Funcional Orgánica

De los tres sistemas de clasificación el tercero es el que se aplica en el Perú, de esta forma los documentos deben ser divididos de acuerdo a su procedencia específica (sección documental) y teniendo en cuenta su función o actividad (serie documental).8 MONTEJO A (1997) La Clasificación de Fondos Archivísticos Administrativos. Revista Métodos de Información Vo.4Nº 17-18. Mayo. Madrid. Pág. 52

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Por ejemplo si disponemos una carta que remite el gerente de un banco sobre operaciones financieras a un cliente, el cargo corresponde a la gerencia que procede esta misiva, si es de operaciones será la SECCIÓN OPERACIONES y la serie será la función que cumple esa carta, así por ejemplo NOTIFICACIONES DE DEUDA.

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Tabla N° 1En particular recomendamos emplear toda la estructura de un archivo para denotar la producción de una determinada área o procedimiento.

Entidad Museo de la Nación del Perú

Sector Cultura

Dependencia Ministerio de Cultura

Función Administrar los bienes de la entidad

Actividad Controlar el ingreso y salida de almacénProductor General

Oficina de Almacén

Productor Específico

Operador Logístico de Almacén

Nombre del Instrumento

Registro de Ingresos y Salidas

Fecha de Producción

21-05-1945

Fecha de Acumulación

21-05-1975

Data Crónica 1975 – 2015

Tipo documental RegistroTrámite o Procedimiento

1. Requerimiento


Sector Cultura




Oficina de Almacén






21-05-1945


21-05-1975


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1. Requerimiento


Sector Cultura




Oficina de Almacén






21-05-1945


21-05-1975



1. Requerimiento


Sector Cultura




Oficina de Almacén






21-05-1945


21-05-1975



1. Requerimiento

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Sector Cultura




Oficina de Almacén






21-05-1945


21-05-1975



1. Requerimiento

El Cuadro de Clasificación de Documentos:

Básicamente existen dos tipos de cuadros de clasificacion

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