CAPÍTULO 1. 1.- EL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD EN LA COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA 1.1. La Comisión Nacional del Agua. La Comisión Nacional del Agua es un órgano desconcentrado de la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT), que ha tenido éxito por los grandes proyectos hidráulicos que sustentan el desarrollo agrícola, el manejo integral del agua; la Comisión ha respondido al reto de administrar este preciado recurso. Esto ha sido posible gracias al esfuerzo de generaciones de servidores públicos comprometidos con nuestro país, su obligación es redoblar esfuerzos que con su talento, han estado forjando a esta gran institución. Cristóbal Jaime Jaques dice que la CNA. “Es un organismo joven desde 1989, que esta nutrido de personal con experiencia, ésta es su gran fortaleza, por lo que de ella habrán de echar mano para enfrentar los grandes desafíos del presente y del futuro.” 1 La creación de la CNA, tiene por objeto conformar una institución moderna y eficiente, que haga posible la administración integral de las aguas nacionales, para atender las necesidades sociales, económicas y ecológicas del país. La Comisión se concibe como la instancia que ha instrumentado el Gobierno Federal para dar unidad, congruencia y direccionalidad a las acciones que éste realiza en materia de agua, para lograr un uso y distribución más eficiente del recurso; mejorar su calidad en beneficio de la población, así como; modernizar y construir la infraestructura hidráulica que requiere el desarrollo actual y futuro de México. Cumplir con estos propósitos, demanda la participación activa y responsable de todos los sectores que se benefician con el servicio del agua. Esta participación debe traducirse en la concertación y ejecución de acciones para enfrentar y resolver los problemas de contaminación, desperdicio y mal uso del agua, de deficiencias en la operación y conservación de infraestructura existente, así como la aportación de la sociedad en el financiamiento de las obras que se requieren.

1 14-01-03. Atenta nota de Cristóbal Jaime Jaques DIRECTOR GENERAL DE LA Comisión Nacional del Agua, A Gerente, Subgerentes y, Jefes de proyecto de la Gerencia de Innovación y Calidad, en la que expresa el 14 aniversario de la CNA agradeciendo el esfuerzo de todos los colaboradores de esta institución, fotocopia, Archivo de Trámite de la GIC, Dirección General, Correspondencia de entrada, p. 1.

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1.2. Memoria Institucional. Antonia Heredia dice: “Dentro de la historia es fundamental para nosotros el conocimiento de las instituciones.” 2 Entiendo por memoria institucional que son todos aquellos inicios o antecedentes históricos de una institución. Por lo tanto a continuación vamos a conocer los inicios y desarrollos históricos y actuales de esta gran institución como es la Comisión Nacional del Agua. “En los siglos XVII y XVIII, el agua potable en la nueva España era considerada el bien común para los habitantes de una Ciudad o Villa; por ello, el vecindario podía obtener el recurso de manera gratuita en las fuentes públicas. En la Nueva España, el uso de agua potable quedo reglamentado mediante dos Cédulas, la primera del 18 de noviembre de 1803 y la segunda el 22 de junio de 1807. En ellas las autoridades coloniales declaraban que el “vecindario de las ciudades” era el único dueño de las aguas que corrían por las cañerías públicas. Los vecinos tenían prioridad por el usufructo del agua.” 3 En Puebla en 1799, Antonio de Santa María Inchaurregui, maestro mayor de arquitectura, al hacerse cargo de los ramos de cañerías, presenta un proyecto para mejorar el servicio del agua pero no se llevó a cabo por falta de recursos. En 1807 los particulares con acceso a una merced de agua eran 238 y para mediados del siglo XIX la cifra era ya de 433. El primer bando, el 20 de diciembre de 1824, estipulaba que todos los mercedados debían presentar sus títulos al cañero mayor, encargado de arreglar los desperfectos de las tomas. El segundo bando, emitido el 1 de abril de 1838 por Rafael Espinoza, perfecto del estado, reglamentó con mayor precisión el servicio de agua de la ciudad. A finales del siglo XVIII, los avances tecnológicos y científicos redefinieron el sistema de abasto y distribución de agua en línea. “En Londres, París, Baltimore y Nueva York, se construyeron nuevos “sistemas en red” que pretendían distribuir el agua potable a un mayor número de usuarios. En 1825 José Manzo después de una estancia en la ciudad de Nueva York donde observó el “sistema en red”, presenta al Ayuntamiento un proyecto de reforma al antiguo sistema de agua, con el cual llegaría a todas las casas. En febrero de 1842, José Florencio Arrellano propuso al Ayuntamiento otro plan para el abastecimiento y la distribución de agua potable; con el sistema de cañerías que él proponía, podían generarse ganancias. El 20 de julio de 1855 Ignacio Guerrero y Manzano presentaron al Ayuntamiento el proyecto de instalar un sistema de cañerías de fierro para abastecer de agua potable a todas las casas de la ciudad. El Cabildo acordó aprobar el proyecto de Guerrero pues la corporación no podía hacerse cargo de la obra por falta de fondos. El Ayuntamiento cedió por 44 años la administración del agua en la ciudad de Puebla a la empresa de Guerrero. Casi al mismo tiempo otros empresarios intentaron formar una compañía similar en la ciudad de México en 1856 dos de estos solicitaron al Ayuntamiento de México la concesión del ramo de aguas Francisco de Garay y su socio ingles Archibaldo Hope.

2 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica, 7a. ed., Sevilla, Ed. AGN, 1995, p. 72. 3 COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. Boletín del Archivo Histórico del Agua, México, Ed. Nueva Época, 2003, p. 13.

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Los proyectos de cañerías de Puebla y, el de la ciudad de México nos permiten inferir que los empresarios creían que exportar el sistema de distribución de agua podría redituarles pingües ganancias porque con esta actividad ejercerían el monopolio del agua, ya que la concesión también establecía la obligatoriedad de conectarse al nuevo sistema. El 25 de enero de 1861 Ignacio Guerrero informaba a los mercedados que ellos eran responsables de las pensiones de agua, por tratarse de un impuesto municipal vigente. El 8 de febrero de 1862 José María González Mendoza, gobernador del estado señala el decreto de 1861, era improcedente para los propietarios que recibierón en sus fincas la mejora de las aguas. Por lo que el reparto de agua por todas las ciudades era satisfactorio, el 6 de diciembre de 1872 el Gobernador aprobó el reglamento para el servicio y uso de aguas de la ciudad.” 4 El antecedente más remoto de la actual Comisión lo constituye el Ministerio de Fomento, Colonización, Industria y Comercio creado el 22 de abril de 1853, que tenía a su cargo entre otras, las funciones de fomento agropecuario, a las cuáles se incorpora más tarde la función de irrigación. El 6 de octubre de 1936 fue emitido el decreto presidencial que ordenó la aplicación de un amplio programa de reparto agrario en La Laguna, región asentada en la Cuenca del Nazas y el Agua Naval que comparten los estados de Coahuila y Durango, el decreto estaba sustentado en un activo movimiento campesino que había conseguido asignación de tierras ejidales desde 1917, “en este año por decreto de Venustiano Carranza los habitantes de Villa Juárez y Bermebejillo recibieron las primeras dotaciones de tierra. El marco de aplicación de la legislación sobre agua en el escenario lagunero de 1936, momento de singular importancia porque por primera vez se aplicaron en la laguna las legislaciones recientemente creadas para regular el agua, tales como la ley de irrigación (1926), la ley de aguas de propiedad federal (1934) y su reglamento (1936).” 5 Los derechos de agua: específicamente, influyerón en el diseño de la ley de aguas de jurisdicción federal emitida en 1910 primer ordenamiento en la materia bajo el Gobierno Republicano. El 6 de octubre de 1936, fecha que aun mantiene un alto contenido simbólico en la memoria colectiva lagunera, Lázaro Cárdenas emitió un histórico decreto ordenando el reparto agrario en la región. “El nuevo ordenamiento fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de agosto de 1939 bajo el título de reglamento para la distribución de las aguas del Río Nazas, en el distrito de riego de la región lagunera, estados de Coahuila y Durango. En virtud del reglamento, la autoridad pública es decir, La Comisión Nacional de Irrigación, estaría a cargo de la Gerencia del Distrito de riego.” 6 Después de la inestabilidad política y social que vivió el país en la segunda mitad del siglo XIX y principios del siglo XX el Estado Mexicano en 1921 asumió la administración de recursos hidráulicos creando La Dirección de Irrigación de La Secretaría de Agricultura y Fomento, la cual tenía como principal función organizar el servicio hidráulico, estudiar grandes proyectos de irrigación para construir y operar las obras de riego. En 1924, la Dirección de Irrigación deja de funcionar por razones presupuestales, quedando sus atribuciones a cargo del departamento de

4 Ibid, p. 14-17. 5 Ibidem, p. 21. 6 Comisión Nacional del Agua.... P. 23-24.

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reglamentación e irrigación de la dirección de aguas, que funcionó solamente hasta 1925. Las labores de dicho Departamento fueron las bases para la creación de la Comisión Nacional de Irrigación, (CNI) con lo que se consolidó la reglamentación del uso de las aguas de propiedad federal. Por lo tanto en 1926 surgió La Ley sobre Irrigación de Aguas Federales. Comisión Nacional de Irrigación. (CNI). La vida institucional de la CNI se identifica en 3 periodos. Primeramente “De 1926-1931 comprende el estudio y formación de los proyectos para obras de riego encargados por J. G. White Engineering Corp. De 1932-1934 la Comisión se dedica a continuar con los trabajos de construcción en los Distritos iniciados en las presas de Charcas y el Gallinero del estado de Guanajuato; comenzó así mismo la formación de los sistemas de riego, número 7; el Nogal, Muzquiz Coahuila, número 9, Ciudad Juárez Chihuahua y, número 10 Culiacán Sinaloa. De 1934-1940 se formuló el programa de gobierno conocido como plan sexenal el cual entro en vigencia con el General Lázaro Cárdenas como Presidente de la República.” 7 Subsecretaría de Infraestructura Hidráulica. Con motivo de la reestructuración de la organización interna de la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos (SARH), esta Subsecretaría apoya sus funciones en las Direcciones Generales de Administración y Control de Sistemas Hidrológicos, captaciones, conducciones de agua, irrigación, drenaje de seguimiento y, control de obras hidráulicas. La Subsecretaría de Infraestructura Hidráulica desarrolló diversos programas constructivos que, en conjunto, permitierón alcanzar los siguientes logros: Durante septiembre de 1985 abrierón al cultivo de riego hectáreas nuevas para obras mayores y menores hasta Agosto de 1986 se incorporarón 43441 hectáreas (HA) al riego, destacando entre las obras ejecutadas con esta finalidad. Dentro de esta Subsecretaría participó la Comisión Nacional de Zonas Áridas en el periodo comprendido de septiembre a diciembre 1985; “en coordinación con la Secretaría de la Defensa Nacional, se llevó a cabo el programa denominado Plan Acuario que consiste en el reparto del agua potable a las comunidades rurales y colonias marginadas de las zonas áridas, distribuyéndose 1 800 000 m3 de agua, en beneficio de 1 100 000 habitantes en 1300 localidades.” 8

7 Ibidem, p. 48. 8 SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y RECURSOS HIDRÁULICOS. Informe de Labores 1985-1986, 2a. ed., México, Ed. Talleres Gráficos de la SARH, 2001, p. 123-125.

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Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT). Los primeros antecedentes de la política ambiental en México fueron en los años cuarenta, con la promulgación de ley de conservación de suelo y agua. Tres décadas más tarde, al inicio de los años setenta, se promulgó la ley para prevenir y controlar la contaminación ambiental. En 1972, se dió la primera respuesta directa de organización administrativa del gobierno federal para enfrentar los problemas ambientales del desarrollo desde un enfoque eminentemente sanitario, al instruirse la Subsecretaría para el mejoramiento del ambiente en la Secretaría de Salubridad y Asistencia. Propiamente el antecedente orgánico de la CNA, se ubica en el año de 1921, cuando se crea dentro de la Secretaría de Agricultura y Fomento, la Dirección de Irrigación, a la que le asignan las funciones de organización de servicio hidrológico, el estudio de grandes proyectos de irrigación, así como la construcción y operación de las obras de riego. La Ley sobre Irrigación en Aguas Federales del 9 de enero de 1926, dio origen a la Comisión Nacional de Irrigación, que siguió dependiendo de la Secretaría de Agricultura y Fomento. Mediante reformas a la Ley de Secretarías y Departamentos de Estado, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 1 de enero de 1947, se creó la Secretaría de Recursos Hidráulicos y tuvo como atribuciones principales, las de la Comisión Nacional de Irrigación, excepto las relacionadas con los distritos de riego y conservación de suelos, que las siguió desempeñando la Secretaría de Agricultura y Ganadería. Con fundamento en el artículo 10 de la citada ley y, mediante acuerdos y decretos presidenciales, las direcciones de aguas, ingeniería sanitaria y de obras hidráulicas, que dependían respectivamente de las Secretarías de Agricultura y Ganadería, de Salubridad y Asistencia y de Comunicaciones y de Obras Públicas, pasaron a depender de la Secretaría de Recursos Hidráulicos, cuyas facultades y funciones quedaron establecidas en el artículo 12 de la Ley de Secretarías y Departamentos de Estado, el 24 de diciembre de 1958; así como la Ley Federal de Aguas de fecha 11 de enero de 1972. Las Secretarías de Agricultura y Ganadería y de Recursos Hidráulicos quedaron fusionadas al expedirse la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, que entró en vigor el 1 de enero de 1977; dando origen a la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos. A lo largo de cuatro décadas (1940-1980), la estrategia de desarrollo nacional se centró en el impulso a la industrialización a través de la sustitución de importaciones. El medio fundamental fue la intervención directa del estado en la economía, que incluía la protección de un mercado interno. La industrialización subordina el desarrollo de las demás actividades económicas, particularmente las del sector primario, generó un modelo de explotación intensiva de los recursos naturales, así como un desarrollo urbano industrial que no previó sus efectos ambientales, ni reguló adecuadamente sus resultados en términos de manejo de residuos, emisión de contaminantes a la atmósfera o descarga en los cuerpos de agua.

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A partir de 1982, la política ambiental mexicana comenzó a adquirir un enfoque integral y se reformó la constitución para crear nuevas instituciones y precisar bases jurídicas y administrativas de la política de protección ambiental. En este año fue creada la Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología (SEDUE), para garantizar el cumplimiento de las leyes y reorientar la política ambiental del país y en este mismo año se promulgó la Ley Federal de Protección al Ambiente. En 1987, se facultó al Congreso de la Unión para legislar en términos de la concurrencia a las tres órdenes de gobierno, en materia de protección al ambiente. Con base en esa reforma y con base en las leyes anteriores. En 1988 fue publicada la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente (LEGEPA), misma que hasta la fecha, ha sido la base de la política ambiental del país. Por decreto presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación “el 16 de enero de 1989 se crea la Comisión Nacional del Agua, (CONAGUA) en calidad de órgano administrativo desconcentrado de la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos, como autoridad federal en materia de administración del agua, protección de cuencas hidrológicas y vigilancia en el cumplimiento de las normas sobre descargas y tratamientos del agua.” 9 La Comisión Nacional del Agua se integró a partir del personal y los recursos provenientes de la Subsecretaría de Infraestructura Hidráulica; de la Dirección General del Servicio Metereológico Nacional, de la Comisión de Aguas del Valle de México; de la Comisión del Lago de Texcoco; de las Coordinaciones Regionales y de las Subdelegaciones de Infraestructura Hidráulica y Residencias Generales de la Construcción y Operación, de las Delegaciones de la Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos en los Estados de la República. Como primer paso dentro del marco institucional el Ejecutivo Federal Durante el acto de instalación de la Comisión, el presidente Carlos Salinas de Gortari manifestó: “La Comisión Nacional del Agua es el instrumento para llevar a cabo el manejo integral del gasto, el financiamiento y el ingreso, de modo que articule eficientemente los esfuerzos nacionales en la creación de obras hidráulicas y sistemas de aprovisionamiento, distribución usos y aprovechamiento de agua, ejercerá un balance para que a la cantidad corresponda también la calidad del agua, y enfrentará los usos múltiples de la misma al nivel de cuencas hidráulicas, con equidad y sentido de futuro debe avanzar y consolidarse como dependencia administrativa y ventanilla única para atender las demandas del agua sin burocratizar ni crear trabas, sin poner obstáculos, sino resolviéndolos debe llevar a cabo las grandes obras de construcción hidráulica y la tarea de eficacia administrativa. Estas declaraciones definieron una forma de actuar y de apoyar el cambio cuantitativo y cualitativo que conforma el proceso modernizador del país, la Comisión Nacional del Agua una nueva institución, construida sobre los cimientos de una tradición hidráulica por más de 68 años, ha generado escuela y profesionalismo. Con el apoyo de ésta capacidad institucional, la Comisión inicia una nueva etapa de la tarea gubernamental en relación con el agua.” 10

9 SECRETARIA DEL MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES. Página de Internet. http//www.semarnat.gob.mx/portal/queessemarnat/queeslasemarnat.htm.[en línea] México [24/05/04], disponible en web: p. 1-2. 10 SECRETARÍA DE AGRICULTURA Y RECURSOS HIDRÁULICOS. Memoria Sexenal de las Entidades y Órganos Desconcentrados 1988-1994, México, Ed. Talleres de Impresora Eficiencia, 1999, t. II, p. 14.

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La creación de la Comisión Nacional del Agua obedece a la necesidad de concentrar en un solo órgano administrativo, la administración integral del agua y el cuidado de la conservación de su calidad, así como la planeación, construcción, operación y conservación de las obras hidráulicas que requiere el país. En el cumplimiento de estos propósitos se sustentan los cambios que ha experimentado la institución y que han incrementado sus responsabilidades, como el asumir la dirección de la operación de los distritos de riego y propiciar su transferencia a los usuarios; así como la asignación y ejercicio de diversas facultades en materia de recaudación. Para fortalecer el funcionamiento de la Comisión Nacional del Agua, “por decreto presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 16 de abril de 1991, se dispone la creación de su consejo técnico, que al ser integrado por los titulares de las principales dependencias involucradas en la política hidráulica, ha constituido para la Comisión, una sustancia de apoyo invaluable para avanzar en el cumplimiento de los propósitos que le dieron origen. Mediante este decreto que reforma, adiciona y deroga diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de diciembre de 1994, se crea la Secretaría del Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca, a la que se asigna entre otros, el despacho de los asuntos relativos a formular y condicionar la política nacional en materia de aguas, con ello la Comisión Nacional del Agua queda adscrita a esta nueva dependencia.” 11

Comento que la CNA por ser una institución muy importante ante la sociedad cumple objetivos establecidos para administrar el agua, conociendo su historia podemos ver los avances de ello. 1.3. Gerencia de Innovación y Calidad. La creación de la Gerencia de Innovación y Calidad tiene origen en el marco del programa de Innovación y Calidad Gubernamental de la oficina de la Presidencia de la República, que tiene como propósito superior el mejorar la capacidad de gobernar para atender las expectativas de la sociedad, y recuperar con ello la confianza en sus autoridades, su implementación se realizó en la Comisión Nacional del Agua, a partir del 18 de julio del 2001, autorizado por el directorado de la Dirección. El origen de establecer una cultura de innovación y calidad “nace del Modelo de Innovación y Calidad Gubernamental de la Presidencia de la República, emitido por el Licenciado Ramón Muñoz Gutiérrez, que presta sus servicios como coordinador del programa a partir de febrero del 2001.” 12

La GIC ha logrado dar un cambio social en la Comisión Nacional del Agua porque recurre a la innovación para mejorar en una actividad, encargándose de brindar ideas.

11 COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. Manual de Organización de la Estructura Básica, versión 1:01, México, 1998, p. 5-10. 12 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD. Manual de la Calidad, Subdirección General de Administración, México, CNA, 2002, p. 7.

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Que es innovación y calidad. Es una estrategia de cambio social, hacia el interior de la Administración Pública Federal. Un programa gubernamental orientado a la administración por resultados. Su visión se centra en recuperar la confianza de los ciudadanos en sus instituciones. Busca transformar al gobierno en una institución competitiva de clase mundial. Esta fundamentado en códigos de ética y valores compartidos. Tiene como soporte el fomento a la cultura del trabajo en equipo. Requiere de la participación de todos los servidores públicos. Incorpora los procesos clave a la Norma ISO 9001:2000. Como podemos ver la Gerencia de Innovación y Calidad es un área responsable en la toma de decisiones para beneficio colectivo, acatando el código de ética a través de sus 12 principios del Gobierno de la República que son: Bien común. Integridad. Honradez. Imparcialidad. Justicia. Transparencia. Rendición de cuentas. Entorno cultural y ecológico. Generosidad. Igualdad. Respeto. Liderazgo. Ahora bien, pienso que esta Gerencia es el área que ha desempeñado proyectos de mejora para la CNA. Por lo que pasando el tiempo generará información importante; es por ello que a través de sus logros ha ocupado un lugar muy especial e importante dentro de la Comisión Nacional del Agua.

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1.3.1. Misión, Visión y Objetivos. Misión James Stoner plantea que la misión “es la meta general de la organización, basada en las premisas de la planeación que justifica la existencia de una organización, mientras que Peter Drucker señala que es la declaración duradera de objetivos que identifica una organización de otra similar. Misión es la razón de ser de la organización, la meta que moviliza nuestras energías y capacidades.” 13

Por lo tanto la Misión de la Gerencia de Innovación y Calidad es: Establecer una cultura de innovación y calidad en el personal de la Comisión Nacional del Agua (CNA), a través de herramientas de mejora, para el cumplimiento de los objetivos. En opinión personal considero que la misión refleja el cumplimiento de estos objetivos mediante un por un proyecto concreto, especifico, propuesto y establecido. Visión. La manera de ver las cosas a futuro nos hace pensar que debemos analizar las metas y objetivos que se desean alcanzar por lo tanto, La Visión “es un conjunto de valores y definición de un estado deseado ideal que se pretende alcanzar.” 14

Por lo que se refiere la GIC mediante su visión pretende. Ser un área normativa, supervisora y vanguardista de las herramientas de mejora para la innovación y calidad a proporcionar al capital humano de la CNA, para utilizar en forma eficaz y eficiente los recursos institucionales en beneficio de la sociedad. En lo particular para mi, la visión es ver los resultados deseados a futuro brindando un buen servicio a quienes dependen de ello. Objetivos. Estos nos indican la forma de actuar en el trabajo, dentro de la GIC los objetivos que se consideran son: “Realizar por lo menos una mejora al sistema de gestión de la calidad en cada revisión al sistema. Mantener niveles del 80 % de satisfacción al usuario. Cumplir los programas de la Gerencia de Innovación y Calidad en los tiempos establecidos.”15

13 GESTIOPOLIS. Página de Internet. http://gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/35/valores.htm.[En linea] Mexico, [27/08/04] disponible en web. 14 Ibidem, p.1 15 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD... p.12.

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Hablando de objetivos el principal para el archivo es emplear la mejora, para optimizar la prestación del servicio, para que al proporcionar la información requerida esta sea de manera rápida y oportuna. 1.3.2. Estructura Orgánica. En cuanto a la estructura orgánica, los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejen el entramado de la organización. “Normalmente las instituciones están divididas en departamentos (secciones: Administrativa, negociado, oficinas). A cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la función.” 16

Entiendo por estructura orgánica que son todos aquellos departamentos que componen un área establecida de una institución. Los departamentos o áreas que componen la Gerencia de Innovación y Calidad son las que generan información para la unidad de archivo de trámite. Cabe mencionar que este organigrama se encuentra estructurado en forma vertical lo que denota que las líneas verticales significan subordinación donde una persona es inferior de otra y depende de ella y, las líneas horizontales significan coordinación por lo tanto las personas que se describen en cada recuadro son las encargadas de cada departamento que compone la GIC y, se encuentran en un nivel de mando, donde reúnen esfuerzos para lograr un objetivo común por lo que observamos la estructura orgánica de la Gerencia. Las líneas llenas sin interrupciones, indican la autoridad formal, las líneas de relación o mando significan comunicación y la vía jerárquica. Las líneas llenas verticales presentan autoridad sobre un subordinado. Las líneas horizontales señalan especialización y correlación. Las líneas de puntos ó discontinuas son relaciones de coordinación y algunos las utilizan para señalar las relaciones funcionales. Cuando la línea cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura geométrica (cuadrado, rectángulo) indica mando, autoridad. La línea llena que cae ó se coloca a los lados de la figura geométrica o recuadros, representa la relación de apoyo, que hay entre compañeros de trabajo. Cuando se destaca una unidad, se hace por un medio recuadro, bastaría coloreado y, ponerlo de relieve para cada unidad que se valla a resaltar, este detalle se utiliza para llamar la atención sobre las unidades que se quiere. La fecha de elaboración de esta estructura orgánica fue en noviembre del 2002. Este organigrama fue utilizado para darle una posición al archivo de trámite, considero que es parte importante para la GIC, porque el archivo debe tomarse en cuenta porque en él se resguarda todo tipo de información que es de utilidad para la Gerencia. 16 Ibidem, p. 272-273.

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ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

DIRECCIÓ

GERENCIA DE INNO

SUBGERENCIA DE ORGANIZACIÓN

PARA EL CAMBIO.

SUBGE D

CALI

ARCHIV

TRÁM

SUBGERENCIA DE

PROGRAMACIÓN

ASISTENTE

SISTEMCALI

HERRAMIENTAS DE MEJORA CONTINUA.

JEFE DE

HERRADE MCON

ACTUA DIRE

RESPONSL

DOCUME

SUBDIRECCIÓN GENER

VACIÓN Y CALIDAD.

RENCIA E DAD.

SUBGERENCIA

DE INNOVACIÓN.

SUBG

INTERV

O DE ITE.

ENLACE ADMINISTRATIVO.

A DE DAD. .

ABLE DE A NTACIÓN.

JEFE DE DEPARTAMENTO Y

DE PROYECTOS. .

ANALISTA.

SECRETARIA.

JPR

ERENCIA DE ENCIONES.

N GENERAL.

DEL GERENTE.

EFE DE OYECTO.

PROYECTODE MIENTAS EJORA

TINUA.

LIZACIÓNCTIVA.

AL DE ADMINISTRACIÓN

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1.3.3. Funciones. Heredia Herrera Antonia nos dice que “La sistematización de cualquier fondo documental habrá de partir del conocimiento profundo de la institución que lo origina; funciones, actividades u órganos que lo integran.” 17

De la CNA considero necesario tener conocimiento de las funciones que se realizan dentro de un área o departamento, como loes la Gerencia de Innovación y Calidad. Esta Gerencia se dedica a realizar eventos de integración para el personal de la Comisión Nacional del Agua, para entorno a una nueva cultura de calidad. Realiza proyectos para promover la certificación de procesos de la CNA en materia de ISO 9000. Implanta el modelo de dirección de calidad de INTRAGOB en la CNA de acuerdo a los lineamientos de la oficina de la Presidencia, así como también el programa de innovación y calidad del Gobierno Federal. Mantiene la certificación de los sistemas de gestión de calidad vigentes en la Gerencia de Innovación y Calidad. En lo que se refiere a funciones de un archivo Antonia Heredia nos informa que “tradicionalmente son tres las funciones, referidas a los documentos de archivo: Recoger, conservar y servir. Son funciones muy amplias, como ya veremos al hablar de una administración de archivos que no se limitan a la materialidad de la recogida y al almacenamiento, sino que existe un control y canalización de la producción documental, una perdurabilidad y el servicio que conllevará; difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.”18

Se considera que recoger es recibir los documentos para su archivación y guarda; conservar es tenerlos en un lugar apropiado para utilización de la institución y, servir para proporcionar información de los documentos que se requiera de esta forma se estará dando un buen servicio a los usuarios. 1.4. El Archivo de Trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad. Para entender que es un archivo de trámite primero iniciaremos con el significado de archivo. “Es de origen griego y ha sido definida en el diccionario ingles de Oxford como: 1) Un lugar en el que se guardan los documentos públicos u otros históricos importantes. 2) Un registro o documento histórico para ser preservado”.19

17HEREDIA HERRERA, Antonia. ... p. 72. 18 Ibid, p. 95. 19 SCHELLENBERG, Theodore Roosvelt. Archivos Modernos, Principios y Técnicas, México, Ed. AGN, 1987, p 37.

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Entendiendo la definición de archivo puedo decir que estoy de acuerdo que es el lugar en el que se guardan documentos importantes pero no siempre son históricos y no todos se preservan porque de acuerdo a la utilidad administrativa que presentan pueden ser preservados o no. El Archivo de Trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad se localiza en Av. Insurgentes Sur 1942 PH. 2, Colonia Florida en el cual donde hay una sola persona que se encarga de controlar este archivo que es la Asistente del Gerente. El archivo de trámite es un factor dinámico de información, lo cual es indispensable, esencial, vital para realizar actividades para el personal que labora en esta institución. 1.4.1. Situación Actual. Al hablar de situación actual me refiero a la forma y al estado en que se encuentra actualmente el archivo. De acuerdo al diagnostico aplicado en la Gerencia de Innovación y Calidad el tipo de archivo al que se hace referencia es de trámite. El área en la que se encuentra es apropiada para la guarda de documentos. El mobiliario en el que están resguardados los documentos es de madera. Como medidas de seguridad cuenta con un extintor. De acuerdo a la observación realizada se detecto que el archivo cuenta con una silla y un escritorio. Los documentos se guardan en carpetas registradoras. Estos se conservan en buenas condiciones, los originales se resguardan en un lugar bajo llave y se manejan copias por separado. Cuenta con un método de consulta, una base de datos. Dentro de los recursos materiales lo que más se utiliza son carpetas registradoras, lápices, perforadora, engrapadora, etiquetas, y todo material de papelería que es de utilidad en el archivo. Hasta ahora hay una persona encargada del archivo. Dentro de los procesos técnicos se tiene la documentación clasificada por áreas divididas por asuntos. La información es consultada a diario solo por personal autorizado. Como instrumento de descripción tiene un inventario topográfico para localizar los documentos pero aun así no se encuentran, se extravían por desconocer la organización de estos.

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Lo que respecta a instrumentos normativas se cuenta solo con un reglamento y finalmente dentro de los recursos tecnológicos, el archivo cuenta con una computadora, un teléfono, una fotocopiadora e impresora. 1.4.1.1. Usuarios. Cuando hablamos de usuarios muchas veces no sabemos como distinguirlos ante nuestro trabajo, mas sin en cambio son personas que necesitan de nuestro servicio es por ello que los podemos llamar usuarios internos y externos. Alvear Sevilla, define a los usuarios externos como “aquellas personas que no son parte de nuestro grupo u organismo llámese empresa, hospital, fábrica, etc. y a los usuarios internos los distingue como aquellas personas que pertenecen al mismo grupo y directamente recibe el producto de nuestro trabajo.” 20

Coincido con la definición de usuarios internos que son personas que son parte del mismo grupo u organismo y, los externos se distinguen como personas que no pertenecen al mismo pero en si los dos tipos de usuarios reciben el mismo servicio brindado sin ser distinguidos como internos o externos. El tipo de usuarios que hay, son internos, es personal que labora dentro de la Gerencia de Innovación y Calidad y, los externos son personas foráneas pertenecientes a la CNA y personal que trabaja en esta dependencia perteneciente a otras áreas.

1.4.1.2. Servicios.

El servicio que ofrece es la consulta y préstamo de documentos a personas internas de la institución. El horario de servicio es de 9:00 a.m. a 3:00 p.m. y de 4:00 p.m. a 6:00 p.m. Los requisitos de préstamo de documentos son: Ser personas que laboren dentro de la Gerencia de Innovación y Calidad. En caso de ser de otra área deberán enviar un oficio al gerente de la GIC informando la requisición de documentos. Entregar solicitud de préstamo de documentos al encargado del archivo. Presentar original y copia de identificación en horario de servicio.

Para el fotocopiado de documentos. El usuario debe entregar hojas blancas para sacar copias. Para el servicio de fax solo se pedirá autorización al encargado del archivo.

20 ALVEAR SEVILLA, Celina. Calidad Total, Conceptos y Herramientas Prácticas; México, Ed. Limusa Noriega, 1999, p.56.

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1.4.1.3. Tipología Documental. La especificación tipológica es totalmente necesaria para el administrador documental, en primer lugar porque los tipos de documentos van a distinguir las series documentales que “son las agrupaciones indispensables tanto a efectos de clasificación como de inventariación, en segundo lugar, porque esa determinación es uno de los elementos precisos para la catalogación.” 21

Es verdad un documento distingue una serie documenta por el tipo de asunto que se maneja de acuerdo a la información que contienen los documentos. La tipología documental “es un elemento a consignar dentro de los datos internos. La especificación de la tipología es el resultado de un estudio a fondo del documento, de sus génesis, de su tramitación, incluso de su formato que nos lleva de la mano a su contenido solo con su denominación, por cuanto la disposición de todos estos considerando son el testimonio de una actividad especifica que facilita una información determinada.” 22

Todo tipo de documento nos proporciona información que es de nuestro interés, por eso es importante conocer que tipo de documentación es la que se maneja dentro de un organismo institucional. La tipología documental se refiere como su nombre lo dice al tipo de documentos que contienen los expedientes, que son los que nos proporcionan datos substanciales, hasta el punto de facilitar la descripción de información para cada archivista y pueda ser proporcionarla a los usuarios. La tipología documental que se maneja y produce en la Gerencia de Innovación y Calidad se encuentra representada en la lista siguiente:

21 HEREDIA HERRERA, Antonia... p. 136. 22 Ibidem, p. 364-365.

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TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DE LA GIC. • Oficios. • Acuses. • Circulares. • Manuales. • Bitácoras. • Programas de trabajo. • Invitaciones. • Licitaciones. • Cartas de informes. • Cartas de agradecimiento. • Autodiagnósticos. • Solicitudes de cuenta de acceso al sistema institucional. • Formatos de inventario de equipo informático. • Formatos de control de software y hardware instalado. • Formatos de salida de traslado de bienes. • Formatos de salida de muebles. • Hojas de salida de material de Papelería. • Contratos. • Reportes de lecturas de fotocopiado. • Ordenes de servicio de instalación de fotocopiadoras. • Solicitudes de requerimiento de papelería. • Facturas. • Ordenes de salida de bienes muebles. • Contratos de trabajo. • Listas de verificación. • Especificaciones. • Viáticos. • Planes de calidad. • Guías de localización de documentos. • Procedimientos documentados. • Instrucciones de trabajo. • Planes de trabajo. • Registros. • Reportes de auditoria. • Minutas. • Informes de revisión al SGC. • Reportes de análisis de la evaluación del programa de

eventos de integración. • Reportes de medición de los objetivos de la calidad. • Cuestionarios para la detección de necesidades de

capacitación del personal de la CNA. • Constancias de cursos aprobados del IMNC.

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• Reconocimientos. • Informes de auditoria. • Informes de no-conformidad de auditoría. • Planes de auditoría. • Notificaciones de auditaría. • Catálogos de auditores. • Diplomas y comprobantes de estudios (constancias,

certificados). • Programas anuales de auditorías. • Concentrado de acciones correctivas. • Reportes de acción preventiva. • Normas de calidad. • Contenidos de registros y Reportes de proceso de

control de producto no conforme. • Reportes de procesos de auditorías internas. • Reportes de procesos de gestión de materiales. • Reportes de proceso de capacitación de personal. • Reportes de proceso de acciones preventivas. • Reportes de proceso de revisión al sistema. • Reportes del proceso de elaboración y control de

documentos. • Reporte del proceso control de los registros. • Evaluaciones de la importancia del trabajo en el

Sistema de Gestión de la Calidad. • Revisiones de los procesos del SGC. • Manuales de capacitación. • Inventarios de equipo de cómputo de personal

involucrado en el SGC. • Hojas de resguardo de material informático. • Formatos de mantenimiento preventivo y correctivo a

bienes de cómputo. • Documento de la política de calidad. • Documento de los objetivos de la calidad. • Código de ética. • Manual de la calidad. • Cuestionarios de política de calidad y, seguimiento de

entendimiento. • Copias de credencial de elector y licencias de manejo. • Cartas de recomendación. • Cartillas militares.

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CAPÍTULO 2. 2. EL ARCHIVO DE TRÁMITE, LA CALIDAD TOTAL Y LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 2.1. Ciclo Vital del Documento. De la Rosa Ruiz nos describe que “El ciclo vital del documento, comúnmente se considera como la vida de los documentos que puede dividirse en tres etapas: Fase activa, Fase Semiactiva y Fase Inactiva.” 23

Las tres edades de los documentos. Wyffels, en 1972, planteó el ciclo vital del documento como “aquel que darían lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría esta en relación con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto, sino que tienen una vida propia. Como otros y se contemplan desde el nacimiento, el crecimiento, y la muerte”.24

Respecto a esta teoría considero que un documento desde que se genera adquiere valores primarios como son administrativo, legal, contable y fiscal, en la fase activa el documento como su nombre lo dice esta activo y en constante uso, terminada su vigencia pasa a una segunda etapa donde su consulta se da de manera esporádica por lo que es resguardado dentro del archivo de concentración como antecedente de un asunto, cuando este concluye y tiene utilidad con fines de investigación pasa a la fase inactiva dentro del archivo histórico; de no ser así este se considera sin ningún valor y se le desecha. Esas tres etapas del ciclo vital del documento corresponden respectivamente, con los denominados documentos activos, semiactivos e inactivos. 2.1.1. Fase Activa En esta fase el documento es generado y tiene un uso constante. Tiene valor primario, administrativo, legal, fiscal y contable. Tiene utilidad institucional. En la fase activa como su nombre lo indica el documento esta activo, lo que quiere decir que es utilizado constantemente. La primera etapa: “es de circulación y tramitación por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solución por el asunto que se ha iniciado. La documentación forma parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestión.” 25

Los documentos circulan frecuentemente porque la utilidad de estos, es necesaria para su consulta en cualquier momento.

23 ROSA RUIZ, Adriana de la. Técnicas de Correspondencia y Control de Gestión, Guía de Auto-aprendizaje, Modalidad de Educación Abierta y a Distancia, México, ENBA-SEP, 1998. p.18. 24 Ibíd., p. 18 25 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit. p. 173.

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2.1.2. Fase Semiactiva La segunda etapa: En ella, “una vez recibida la respuesta o solución al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera etapa. Esta fase corresponde a una archivación intermedia en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollándose el valor secundario.” 26

El documento aun tiene valores primarios, “su uso es esporádico y se conserva en forma precaucional y tiene valor institucional.” 27

De acuerdo a las dos definiciones anteriores de la fase semiactiva, comento que en esta etapa los documentos son guardados para posibles consultas ya que en esta fase van perdiendo el valor que tenían en el archivo de trámite. Así como el documento pasa por una fase semiactiva también pasa por una inactiva. 2.1.3. Fase Inactiva La tercera etapa o edad: “el documento asume un valor permanente y se ceñirá a ser consultada por su valor cultural e informativo con fines de investigación. Su archivación y conservación serán definitivas.” 28

Pocas son las veces en que los documentos llegan a la fase inactiva para su conservación definitiva porque no todos tienen valores secundarios. Adriana de la Rosa Ruiz nos dice que “en la fase inactiva el documento pierde los valores primarios descritos y adquiere valores secundarios, informativo, testimonial, evidencial y es de utilidad social. Si los valores secundarios que adquiere no justifican la existencia del documento se le considera sin ningún valor y se le desecha.” 29

De acuerdo a lo que Adriana de la Rosa nos expone entiendo que en la fase inactiva si un documento no amerita a ser resguardado, este se desecha por no tener ningún valor secundario. En la fase inactiva, los documentos y archivos “se resguardan en el Archivo General de la Nación para protegerlos y permitir su consulta al público.” 30

Los documentos consultados por el público son aquellos que sirven de investigación porque forman parte del patrimonio nacional y son considerados como históricos, es por ello que se guardan en el AGN. Considero que la CNA siendo ésta una entidad pública se rige por los lineamientos del AGN, pero respecto a la conservación de los documentos de la Gerencia estos se 26 Ibid, p.173. 27 ROSA RUIZ, Adriana de la...., p.18. 28 HEREDIA HERRERA Antonia..., p.173. 29 ROSA RUIZ, Adriana de la..., p.18. 30GUYLENE ETHIER, y Otros. Introducción al Manejo de Documentos, Guía Práctica con Ejercicios para Documentación y Archivonomía, México, Ed. Trillas, 2000, p.19-20.

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resguardan en el archivo histórico del agua. De esta manera se puede entender la relación que hay entre esas dos instituciones. Observando el diagrama siguiente puedo decir que estoy en desacuerdo con el autor porque los documentos pueden ser reciclados desde la primera fase del ciclo vital del documento pudiendo ser reciclados desde la selección documental dentro del archivo de trámite, estaría de acuerdo siempre y cuando por error hayan sido enviados los documentos sin valorar hasta el archivo histórico. El ciclo vital del documento se ilustra en el diagrama siguiente. Valoración.

Ciclo vital del documento.31

2.2. Archivo de Trámite. El archivo de trámite contiene documentos de asuntos, “estos están en movimla toma de decisiones e indispensables para el desarrollo de la actividad oderivan.” 32

Por lo general es el que tenemos de forma personal en una oficina, el cualinmediato, recurrente y activo. 2.2.1. Definición. El archivo de trámite “es el que contiene los aspectos profesionales de ldocumentos desde su creación, preservación y uso durante la fase administ

31 Ibid. p.20. 32 Ibidem, p.354.

FASE ACTIVA. FASE SEMIACTIVA. FASE INACTIVA.

ARCHIVO DE TRÁMITE

DESTINOFINAL

RECICLADO

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

VALORACIÓN PRIMARÍA

TRANSFERENCIA PRIMARÍA.

VALORACIÓN SECUNDARÍA

TRANSFERENCIA SECUNDARÍA.

CONTIENE VALORES ADMINISTRATIVOS.

LEGALES, CONTABLES Y

FISCALES.

DETECCIÓN DE VALORES.

TESTIMONIALES. EVIDENCIALES. INFORMATIVOS.

SU RESGPERM

PARA SU CFINES DE IN

Y DI

ARCHIVO HISTÓRICO

iento frecuente para función de la cual

lo llamaría: archivo

a administración de rativa del ciclo vital

UARDO ES ANENTE

ONSULTA CON VESTIGACION

FUSIÓN.

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del documento con valores primarios (legales, fiscales y administrativos). Establece el principio de control sobre los documentos, cualquiera que sea su soporte o formato.” 33

Es el conjunto de documentos cuyo asunto, trámite ó gestión esta vigente y se encuentra en constante uso. Como archivo inmediato digo que es el que tenemos a disposición de manera personal en una oficina y, éste a su vez es pequeño porque solo lo consulta una persona y sabe localizar la documentación que requiere puesto que la información que tienen los documentos es de suma importancia para su consulta y, es vigente dentro del ciclo vital del documento. Como archivo recurrente considero que es el sitio donde se encuentra la información que esta en constante movimiento o que debe ser fácilmente localizable en cualquier momento cada vez que sea requerida. Hablando en términos archivísticos, archivo activo lo identifico como un sinónimo del archivo de trámite que es otro nombre al que se le conoce a este y, se define como el lugar donde los documentos se distinguen del uso corriente de otros, los cuales se requiere conservar por razones de carácter administrativo, legal, fiscal y contable. Archivo activo “es el que contiene expedientes en trámite o movimiento.” 34

Entiendo que un archivo activo es el lugar en el que son consultados continuamente los expedientes de cualquier área de una institución y, que esta activo para consultar información de la documentación en cualquier momento. 2.2.2. Importancia. Su importancia radica en que es un factor dinámico de información textual, la cual es indispensable, esencial, vital, imprescindible para realizar las actividades, operaciones, funciones y desarrollo de una sociedad, entidad, empresa, institución sean las últimas públicas ó privadas; de áreas médica, educativa, química, física, contable, deportiva, recreativa, normativa, o de temas o asuntos económicos, políticos, social, cultural, religioso, etc. El archivo de trámite es la fase más importante por ser el proceso que sigue un documento desde su ingreso a una oficina hasta que este se resuelva y tenga solución o en su caso termine la gestión del asunto que trata. A la vez es la antesala de un archivo de concentración y de un archivo histórico. Los documentos se conservan en el archivo de tal manera que puedan ser consultados cuando se necesitan para la toma de importantes decisiones y acciones administrativas; cumpliendo con esto el objetivo y finalidad por los que fue generado.

33 GRUPO TRIBASA. Manual de Políticas Corporativas del Archivo de Trámite, México, 1999. p. 2. 34 Glosario de Terminología Archivística y de Ciertas Expresiones. México, SEP, 1980, p.14.

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Al cumplir con los pasos de organización del archivo de trámite se puede evitar una explosión documental, porque estarán ordenados, clasificados y se evitarán las causas y consecuencias que son: La duplicidad de copias de los documentos. Falta de espacio para el manejo y guarda de la información. Pérdidas y traspapeleo de documentación, etc. 2.2.3 La Correspondencia como parte del Archivo de Trámite. La correspondencia se basa en comunicaciones a través de documentos escritos, fluyendo desde un punto de origen hasta el destino. Son documentos de transito no importando lo lejanos o cercanos que estén, por lo tanto de acuerdo a la información que contienen estos, formaran parte de la unidad de archivo de tramite. Sea un documento creado expresamente por ser conocido por un destinatario, como parte de un trámite. “Este documento se convierte en correspondencia en el momento en que deja las manos de la entidad o dependencia que lo originó y emprende el camino hacia su destinatario. Una vez en poder del éste, el documento que narra perderá el carácter de correspondencia y transformándose entonces en un documento en trámite” 35

La correspondencia al ser generada y esta al tener un mensaje importante pasa a ser un documento en trámite. 2.2.3.1. Correspondencia de Entrada.

Desde un punto de vista de una dependencia u oficina, “correspondencia de entrada” es aquella que llega proveniente de distintas fuentes y utilizando diversos conductos. Se puede dividir en tres clases. Interior: La que se recibe de las oficinas que forman parte de la misma institución y que se encuentran dentro de la misma área urbana. Interior foránea: es la que se recibe de oficinas y funcionarios de la propia institución, ubicadas físicamente fuera del área urbana en donde se encuentran las oficinas centrales de una institución. Exterior: es la que procede de otras instituciones sea del sector público, privadas ó particulares cruzando la frontera de personalidad jurídica de nuestra institución. La correspondencia de entrada también se divide en: Oficial: la que proviene del sector público.

35 ROSA RUIZ, Adriana de la. Op. cit. 89.

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Particular: “la proveniente de instituciones o empresas del sector privado, o bien, de personas físicas.” 36

Como podemos observar la correspondencia de entrada como su nombre lo dice es la que nos llega de otros departamentos, lugares apartados, de instituciones públicas, privadas distinguiendo el tipo de documento que nos es enviado de otros lugares. 2.2.3.2. Correspondencia de Salida. Desde el punto de vista de una dependencia u oficina, “correspondencia de salida” aquella que se genera en su interior y cuyo destino sean otras dependencias, unidades administrativas o personas físicas, se le clasifica del siguiente modo: Interior local: es la que se dirige a oficinas o funcionarios de la misma institución que trabajan en el área urbana. Interior foránea: es la que se dirige a oficinas, funcionarios o empleados que laboran en la misma institución pero en otra entidad federativa. Exterior: “es la que se dirige a otras instituciones, públicas o privadas o a personas físicas.” 37

Así como la correspondencia de entrada es toda la que llega de otro lugar, también hay correspondencia de salida que en su caso es lo contrario de correspondencia de entrada, porque la correspondencia de salida es aquella que sale de una institución ya sea a las diferentes áreas de esta, como también enviando a otras instituciones externas. Un mismo documento es “correspondencia de salida desde el punto de vista de la unidad que lo esta despachando hacia su destinatario y será “correspondencia de entrada” desde el punto de vista de la unidad que lo esta recibiendo.” 38

Estoy de acuerdo en que un documento cuando sale de una institución y es enviado a otra persona se le considera correspondencia de salida, pero también en el lugar donde se recibe, se le conoce como correspondencia de entrada porque de algún modo entra documentación proveniente de otro lugar. En el caso de las administraciones públicas, donde toda la correspondencia que ingresa pasa por el registro de entrada y la que se envía afuera por el registro de salida, “llevará una serie de diligencias (fecha y número de registro) que junto con los asientos de dichos registros, sirven para certificar legalmente los actos de recepción y envío.” 39

Si es verdad para llevar un control de la documentación que llega y sale es necesario llevar un registro.

36 Ibid, p. 89-90. 37 Ibidem, p.90. 38 ROSA RUIZ, Adriana de la.... p. 91. 39 HEREDIA HERRERA Antonia. Op. cit. p.164.

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2.3. Calidad Total. En el manual de capacitación de Quintiles Innovex la definición de calidad es la siguiente: Calidad “es un estilo de vida, es una cultura, donde lo principal es el trabajo, el servicio, la entrega completa.” 40

Todo trabajo requiere calidad, quien lo desempeña lo debe hacer con entrega ofreciendo un buen servicio a los usuarios. La organización internacional ISO estableció la siguiente definición de la calidad en la cual se aplica cualquier producto o servicio: “conjunto de cualidades propiedad o características que forman parte de un producto o servicio. Las cualidades se refieren a las condiciones de uso de un producto o servicio.” 41

Hoy en día el ser humano ofrece un servicio o producto destacándose a través de la experiencia, y la calidad es uno de los factores que le ayudan a cumplir sus objetivos de servicio. La calidad “es una carrera continua de la búsqueda del mejoramiento e involucra a todos los ámbitos del desarrollo. Alude a una situación, condición y aspiración simultánea de responder a un requerimiento de tipo personal, económico, político o social.” 42

La calidad es un elemento que aclara y difiere las decisiones, siempre queremos la mejor e incluso estamos dispuestos a dar más por obtenerla (“la calidad cuesta”, se decía cuando intuitivamente se aceptaba que la calidad es el mejor negocio). 2.3.1. Tipos de Calidad.

La producción moderna de productos y servicios esta dividida en 2 partes principales. La función de diseño: que es el proceso que determina “qué y cómo”, qué producto ó servicio y cómo hacerlo; desde la definición del producto los materiales a utilizar, hasta el método de producción. La función de producción: que es el proceso de producir (hacer) el producto o dar el servicio y de acuerdo al “como” determinado por el diseño. De esto se derivan dos conceptos o tipos de calidad. Calidad en el diseño = calidad de diseño. Calidad en la producción = calidad de producción o conformancía.

40 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD... p.12. 41 Ibidem. p. 9-10 42 MAGGI YAÑEZ, Rolando Emilio, y Otros. Desarrollo Humano y Calidad, los Valores en la Vida Social y Profesional, 2ª. ed., México, Ed. Publicaciones Cultural, 1999. p. 42.

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La calidad de diseño es el producto o servicio esperado, es la calidad de venta, es la intención de la empresa. Es el grado en el cual el desempeño del producto cumple con las necesidades o requerimientos del consumidor. La calidad de producción o conformancía es el producto o servicio resultante; es la calidad del trabajo de producción; es la realidad de la empresa. Calidad del diseño: también se le llama calidad objetivo. Calidad de aceptación “también se le llama calidad compatible pues una indicación de la medida en que los productos reales se ciñen a la calidad del diseño si hay discrepancia entre la calidad de aceptación, esto significa que hay defectos o correcciones. Cuando la calidad de aceptación sube, el costo baja.” 43

Para ofrecer calidad en un servicio primero se tiene que ver el tipo de calidad que se va a emplear, en este caso para un manual de procedimientos se toma en cuenta la calidad de diseño, pero si este presenta errores nos podemos dar cuenta de que no se esta cumpliendo al 100 % de calidad, sin embargo si el manual esta bien estructurado como el usuario lo requirió se estará cumpliendo con una calidad total. 2.3.2. Principios de Calidad. Se han identificado ocho principios de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño. “Estos a su vez, constituyen la base de familia de normas NMX-CC de los sistemas de gestión de calidad.”44

a) Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberán comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes.

b) Liderazgo: los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la

organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.

c) Participación del personal: el personal, a todos los niveles, es la esencia de una

organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.

43 KAORU, Ishikawa. ¿Que es el Control Total de Calidad?, La Modalidad Japonesa, Bogotá, Ed. Norma., 1994, p.54. 44 INSTITUTO MEXICANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Norma Mexicana ISO 9000:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad, Fundamentos y Vocabulario, México, CONTESISCAL, 2001, p. 1-2.

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d) Enfoque basado en procesos: un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

e) Enfoque de sistema para la gestión: identificar, entender y gestionar los

procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.

f) Mejora continua: El desempeño global de la organización debería ser un

objetivo permanente de ésta.

g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

h) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: una organización y sus

proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

Los principios de calidad permiten que nos desempeñemos como lideres en el trabajo dando el 100% y un poco mas de nuestro esfuerzo para cumplir con nuestros objetivos de servicio ya sea en una asesoría o en una organización documental. 2.3.3. Política de la Calidad

La política de la calidad “proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.” 45

La política de calidad sirve para cumplir objetivos y metas dentro de una institución. Dentro del archivo de trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad “se debe asegurar que la política de calidad debe:

a) Ser apropiada a los propósitos de la organización. b) Incluir los compromisos para cumplir los requisitos y mejorar continuamente la

efectividad del sistema de gestión de calidad.

c) Proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.

d) Ser comunicada y entendida dentro de la organización.

e) Ser revisada para su continua adecuación.”46

45 Ibidem, p. 6/42 46 INSTITUTO MEXICANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. Norma Mexicana ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos, México, CONTESISCAL, 2001, p. 9.

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Para emplear la política de calidad esta debe ser elaborada de acuerdo a los propósitos de la institución para ello, ésta debe ser analizada y entendida por el personal que desempeñara las actividades que se les encomiende y, a su vez debe ser revisada para cualquier adecuación en el trabajo. 2.3.4. Plan de la calidad. El plan de la calidad es uno de los documentos más utilizados dentro del sistema de gestión de calidad el cual se define como: “Documento que específica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especifico.” 47

Estoy de acuerdo que un plan de calidad es un documento en el que se plasman las ideas que se van a llevar acabo en un proyecto o trabajo a realizar. Entiendo que un plan de la calidad es un documento que determina toda actividad o proyecto para establecerlo dentro de una institución. 2.3.5. Plan de Acción Correctiva y Preventiva.

El plan de acción correctiva y preventiva se define, como la “Aplicación de medidas correctivas: son los ajustes que se deberán hacer a los planes y programas de trabajo en ejecución, de conformidad con las desviaciones observadas en la etapa de evaluación, para actualizar los programas a partir de nuevos lineamientos y objetivos, en esta etapa es muy importante la toma de decisiones ya que de ello dependerá el logro de los objetivos y cumplimiento de las metas.” 48

El plan de acción correctiva es entendido como el plan que sigue lineamientos correctos para ejecutar un proyecto.

Para un plan de acción preventiva se le considera como el plan que previene un error cometido y este no vuelva a surgir.

Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción preventiva: “acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra citación potencialmente indeseable.” 49

47 Ibidem, p. 12. 48 HEREDIA HERRERA Antonia... p. 208. 49 TRANSFORCE, S.A. DE C.V. Op. cit. 20

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Estas acciones su mismo nombre lo indican la correctiva es para corregir un error detectado y la preventiva es para prevenir que este no sea repetido. Un error que no deseamos que se ve puede ser detectado y eliminado inmediatamente sin que este se vuelva a cometer de nuevo.

2.3.6. Sistema de Administración de la Calidad.

El sistema de administración de la calidad se le conoce como: “Serie de elementos que interactúan o que están interrelacionados, para establecer y cumplir con una política y objetivos con el fin de dirigir y controlar una organización respecto a la calidad.” 50

Para asegurarnos de que estamos cumpliendo con la calidad se deben considerar la política y los objetivos establecidos de una institución, trabajando adecuadamente y cumpliendo con sus requisitos. Un sistema de administración y calidad “solo se logra a través de su desarrollo y mantenimiento continúo, enriqueciendo con más y mejores elementos pero también consolidándolos para que estos perduren y se mantengan dentro del estilo o forma de hacer las cosas al interior de una organización.” 51

El sistema de gestión de calidad se enfoca a ofrecer lo mejor para futuros servicios. Es un requisito de ISO 9001:2000. Se refiere a las características que el sistema debe reunir de tal manera que se establezca formalmente y se documente el alcance, los procesos y su secuencia, los métodos para asegurar que la operación y control de estos procesos es efectiva del sistema en su totalidad son dos los aspectos fundamentales que enfatizan por un lado el que se desarrollen los componentes del sistema en forma integral, no por separado, y por las actividades relacionadas con la elaboración y control de la documentación. Los requisitos e incisos que contiene “el sistema de gestión de calidad, son los siguientes: Requisitos generales. Requisitos de la documentación. Generalidades. Manual de la calidad. Control de los documentos y control de los registros.” 52

El SGC también contiene requisitos que se enfocan a la documentación y son cumplidos para implantar procesos que deben ser ejecutados a través de manuales de calidad, para dar cumplimiento como requisito de ISO 9001:2000. El sistema de administración de la calidad como su nombre lo índica, se refiere a la administración, por lo que el archivo de trámite forma parte de ésta, por medio de la gestión de los documentos. 50 Ibidem, p. 5. 51INSTITUTO MEXICANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN. .. p. 1-10. 52TRANSFORCE, S.A. DE C.V.... p. II-2

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La UNESCO ha definido la gestión de documental como “una parte del proceso administrativo relacionada con la aplicación de principios de economía y eficacia tanto en la iniciación, seguimiento y uso de los documentos, como en su eliminación.” 53

La gestión de documentos ligada íntimamente a la valoración de esto, “comprende: la planificación, el control, la dirección, la organización, la promoción y otras actividades de gestión relativas de los documentos antes de llegar a los archivos de trámite, incluyendo el manejo de correspondencia, formularios, microformas, técnicas de automatización de datos, etc. La eficacia del sistema se traducirá en la obtención de calidad y cantidad de documentos producidos, evitando la acumulación irracional; simplificación de actividades, coordinación entre órganos productores y archivo; eliminación sistemática, información al día, información complementaria, en definitiva fluidez y eficacia.” 54

Dentro de la gestión documental los procesos que se relacionan con la elaboración de un documento es cuando inicia su existencia, su seguimiento es cuando este se consulta y, después de no ser consultado es eliminado cuando ya no es de utilidad para los usuarios. Por lo tanto el Sistema de Gestión de Calidad tiene algo en común con los archivos por lo que un “sistema de archivo se configura con un conjunto de actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos, para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización, descripción, y servicio de los documentos.” 55

La gestión de documentos permite trabajar con calidad en los archivos porque de manera eficiente se puede evitar una explosión documental porque sabemos cuanto tiempo van a ser resguardados y a través de la valoración podrán ser administrados.

En definitiva, “un sistema de archivos dependerá en primer lugar de la organización político-administrativa del país, y será centralizado, federal, etc. siendo así uno o suma de varios. Cada uno de ellos estará integrado por unos órganos ejecutivos y otros consultivos y asesores y su número y entidad dependerán del numerado, centros y del ámbito jurisdiccional de los mismos.”56

El SGC tiene que ver con los documentos a través de los procesos de administración documental en los archivos que pueden ser manejados en cualquier lugar. Considero que la organización de documentos se desarrolla en el sistema de archivos por lo que los órganos institucionales son los que generan diferentes tipos de documentos para que estos sean administrados.

53 HEREDIA HERRERA Antonia... p. 177. 54 Ibid, p. 178. 55 SCHELLENBERG, Theodore Roosvelt… p. 207. 56 Ibid, p. 210.

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2.3.7. Programa de Trabajo. Los programas de trabajo son tareas que formando parte de los objetivos institucionales tienen que lograrse en un plazo previamente fijado. “Los programas de trabajo, dependiendo de la institución que se trate pueden recibir muy distintos nombres: Programa de trabajo, Plan global, Plan de trabajo, Proyecto de trabajo y Campaña de trabajo.” 57

Proyecto de trabajo: “Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto ó servicio único y utiliza recursos. En el diagrama siguiente se muestra la forma de cómo un proyecto es planeado dándonos cuenta de que tiene un inicio y un fin, a su vez nos índica los recursos que debemos utilizar para lograr la meta ó objetivo al cual queremos llegar.

DIAGRAMA DE PROYECTO DE TRABAJO. Concepto Esfuerzo Producto ó Servicio.

Personas Materiales Dinero / Equipo Tiempo

Inicio Fin.”58

2.4. Norma ISO 9001:2000. La norma ISO 9001:2000 “enfatiza la importancia de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de los procesos que son necesarios para el sistema de gestión de la calidad, y para gestionar las interacciones de esos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organización.” 59

Entiendo que la norma ISO 9001:2000 nos permite cumplir con los objetivos establecidos de una institución para que esta mejore sus servicios hacia los usuarios. 2.4.1. Definición La ISO 9001:2000 “Es una norma que establece los requerimientos para que una empresa defina e implante un sistema de gestión de calidad de acuerdo a sus propias necesidades. En otras palabras: Definir y estructurar un conjunto de herramientas en todas las áreas de una empresa con la finalidad de prevenir y controlar la calidad de sus productos que es ocasionada por las actividades propias de ésta.” 60

57 ROSA RUIZ, Adriana de la... p. 194. 58 RAMÍREZ VÁZQUEZ, Pedro. Manual del Taller, Sistema de Planeación Estratégica, Conceptos y Herramientas, Versión 3.1, México, Strategia Consulting Group, 2002, p. 66. 59 INSTITUTO MEXICANO DE NORMALIZACION Y CERTIFICACION. Orientación Acerca del Enfoque Basado en Procesos para los Sistemas de Gestión de la Calidad, México, CONTESISCAL, 2003 p. 3. 60 BUREAU VERITAS MEXICANA, S.A. DE CV. Introducción a la Gestión de la Calidad ISO 9001. 2000, Manual del Participante, México 2003 p. 4.

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De acuerdo a la definición puedo decir que la norma ISO 9001:2000 es la forma de trabajar de una empresa buscando prestigio para vender sus productos o servicios. Es una norma que contribuye a que las empresas mejoren sus servicios lo que las hace exitosas. Es una plataforma para mejorar las comunicaciones mediante la eliminación de barreras. Es un vehículo para mejorar la productividad y la rentabilidad al otorgar dominio a cada una. Esta norma también “Es un motivador para hacer de la capacitación y el aprendizaje, las bases de mejora continúa.” 61

Al hablar de ISO 9001:2000 sabemos que nos referimos a la calidad, a través de ésta se alcanza la comunicación de diferentes áreas de una institución pública o privada y utiliza esta norma para mejorar alcanzando el éxito esperado para vender un producto o un servicio. 2.4.2. Síntesis Histórica La ISO 9001: 2000 es la norma internacional para la administración de la calidad. Por lo tanto forma parte de la familia de normas ISO 9000, que es la serie de estándares (normas) requeridos como modelo de sistema de administración de la calidad (no esta orientada al producto/servicio sino al sistema). Esta organización de la cual México forma parte, fue creada con el propósito de normalizar prácticas de trabajo y los productos de la industria nuclear, aeroespacial y militar, principalmente, en aquellos años de posguerra; sin embargo a partir de la década de los 50´s y 60´s amplió su ámbito de acción emitiendo normas para las industrias alimenticia, farmacéutica, eléctrica, química y otras más. “Es una organización privada con sede en Ginebra Suiza, desde su fundación en 1947 se ha abocado a desarrollar un lenguaje administrativo común en el mundo emitiendo más de 12000 estándares entre los que sobresalen los famosos ISOS 9000, que incluyen 23 normas” 62

ISO son las siglas en ingles de la organización internacional para la estandarización. La integran más de 160 países, entre ellos México, con el propósito de emitir normas y estándares internacionales desarrollando un lenguaje técnico internacional que facilite el libre comercio proponiendo elementos que brindan una igualdad de oportunidades técnicas y comerciales a todos los productores en un escenario económico globalizado; la misión de la ISO es hacer normas. A la fecha ha emitido normas técnicas de productos y sistemas “entre las que destacan las normas de administración para el aseguramiento de la calidad ISO 9000 mismas que se sitúan en el

61 TRANSFORCE S.A. DE CV. Manual de Capacitación del Programa Integral de Calidad, México INNOVEX –QUINTILES, 2003. p. 5, 2a. parte. 62 PERALTA ALEMAN, Gilberto. Calidad para la Globalización, México, Ed. Esfinge, 2004, p. 120.

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mundo como una herramienta administrativa para asegurar sistemática y científicamente la calidad.” 63

En México la principal institución relacionada con las normas ISO es el Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. ISO como vocablo proviene del griego Isos que significa igual por lo que cabe aclarar que ISO son unas siglas y no una palabra. En la actualidad, este organismo internacional del mundo emite una infinidad de normas orientadas todas ellas a homologar o estandarizar las prácticas en los distintos ramos industriales y de servicios. A principios de la década de los 80´s, varios países europeos tenían la firme intención de integrar un solo bloque económico, sin embargo, esto era difícil en virtud de que en cada uno existía diferente normatividad para productos y prácticas de trabajo que debía ser cumplida por cada fabricante o productor que quería o tenia la intención de exportar sus productos a otros países europeos. Por tal motivo, y con él animo de simplificar y homologar estos diversos criterios, se solicitó a ISO en Ginebra Suiza, la elaboración de una norma internacional para los sistemas de administración de la calidad, lo cual conocemos hoy bajo el nombre de ISO 9000. Al interior de ISO operan diversos comités técnicos encargados de emitir diversas normas para las distintas actividades productivas. Uno de estos comités, el comité técnico 176, fue el responsable de elaborar la norma ISO 9000, y es también el responsable de hacerle revisiones periódicas y cambios convenientes para hacerla más práctica y útil a los usuarios de la misma. Hoy en día, la norma ISO 9000 ya esta, como es del conocimiento de muchos, en su tercera versión. “La primera versión fue la de 1987, la segunda en 1994 y, recientemente en diciembre del año 2000 salió publicada la ISO 9000 versión 2000.” 64

Es bueno saber las veces en que la Norma ISO 9000 ha ido trascendiendo en cada una de sus actualizaciones para cumplir los requisitos de éste estándar. “Las series ISO 9000 publicadas por primera ocasión en 1987, pero hasta 1994 se publicó su primera revisión; la que los sistemas de gestión eran novedosos para muchas organizaciones que se comprometen en los establecimientos de calidad basados en estas normas. En estas circunstancias, el comité técnico 176 consideró hacer modificaciones sustanciales en las normas, podrían interrumpir la revisión de 1994, fue relativamente menor y se enfocó a eliminar las inconformidades internas. Sin embargo; las revisiones del año 2000 representan un cambio sustancial a fin de tomar en cuenta el desarrollo en el campo de la calidad y considerable experiencia. Existe actualmente sobre la implementación de las normas ISO 9000.” 65

63 Ibidem, p. 121. 64CENTRO DE CAPACITACIÓN DE CALIDAD Y DESARROLLO EMPRESARIAL. El Sistema de Administración de la Calidad, La Nueva Familia de Normas ISO 9000: 2000. p. 1-2. 65 PERALTA ALEMAN, Gilberto... p. 179.

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Para mejorar a través de la calidad es necesario que las normas ISO 9000 sean revisadas y actualizadas para dar cumplimiento a objetivos establecidos del área en la que estemos trabajando. 2.5. Información. Se habla de información porque es la que nos transmite datos importantes que son de nuestro interés en un documento. Información: “cúmulo de datos llenos de significado que comunican algo. La información es el contenido de la comunicación. Información es el objeto o cosa, mientras que comunicación es la acción de mover ese objeto o cosa.” 66

Para entender que es información primeramente se hablará de lo que es un documento e información diferenciándolos a través de sus conceptos. Antonia Heredia, nos transmite que los archivos e información son inseparables en cuanto que los archivos están formados por documentos y estos son portadores de información. No puede hablarse de archivos sin documentos, sin en cambio puede haber documentos sin existir archivos. Los documentos integran el patrimonio documental, forman parte de los archivos y de los depósitos documentales, pueden estar sueltos o agruparse fondos y colecciones. La íntima relación entre archivo, documentos e información, establece una triple dimensión en el objeto de la archivística. Documento en un sentido muy amplio y genérico “es todo registro de información independiente de su soporte físico, abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano; libros, revistas, fotografías, films, microfilmes, microfichas, laminas, transparencias, mapas, informes, normas técnicas, patentes, cintas grabadas, discos, sellos, cuadros de manera general todo lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones y este sometida la intervención de una inteligencia ordenadora.” 67

Actualmente el término información es algo traído y llevado. Se habla de su volumen, de la explosión de la información provocada por el avance de las tecnologías relacionadas con su tratamiento y transmisión. Hasta hace unos años “la información transmitida por los documentos estaba dosificada a través de los libros y de los documentos escritos de archivo.” 68

Por lo que respecta la información es transmitida a cualquier lugar donde nos encontramos principalmente a través de un documento que este a su vez forma parte de los archivos; como un medio de comunicación.

66 ibidem, p. 14. 67 HEREDIA HERRERA, Antonia. p. 121-122. 68 Ibid, p. 126.

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La palabra informar “significa originalmente “dar forma a” y la información es capaz de formar a la persona anterior se consigue proporcionando ciertas diferencias en su interior o exterior.” 69

Considero que la información nos proporciona datos por medio de documentos de alguna manera nos transmiten un mensaje como un medio de comunicación. 2.5.1. Control de Información Para el control de información se debe especificar que mecanismos de control se van a utilizar, los cuales tienen por finalidad, verificar en que grado o medida se va cumpliendo el proceso de control de acuerdo a lo programado en una actividad. La información se debe indicar, como y cuando y en que se registrara, como reportes, libretas de registro, etc. La información derivada de las actividades realizadas por la institución en el servicio. Estos datos serán fundamentales para el manejo estadístico y asistencial del control de información. Es por ello que la información será controlada a través de su medio de soporte en el que se encuentra documentado, por lo tanto el control es el proceso que asegura que se satisfacen los objetivos, a través de la información obtenida de la ejecución del proceso, esto significa que la información del proceso se compara con aquello que fue planificado y se toman decisiones según los resultados. Diferentes tipos del sistema de control preliminar son medidas que tratan de asegurar que la calidad de los materiales de entrada satisfacen las especificaciones requeridas; control concurrente que involucran, directamente a los gestores en la gestión del funcionamiento de un proceso dado; lo cual enlaza el uso de objetivos y resultados para proporcionar las bases para el cambio, mejoras y acciones continuas. “El control implica la elección de que controlar el desarrollo de características y técnicas de medida, medición, evaluación y, toma de acciones necesarias como resultado.”70

Siempre para llegar a algo esperado se deben seguir paso a paso los avances de control de la información para la toma de decisiones. Dentro de la Archivonomía, para el control de la información se tomará en cuenta el círculo de Deming donde se consideraron sus 4 pasos que son: planear, hacer, verificar, y actuar.

69 Ibidem, .p. 141. 70 JAMES, Paúl. Gestión de la calidad total, un texto Introductorio, Madrid, Ed. Prentice Hall, 1997, p. 204.

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2.5.2. Pasos del Círculo de Control. (Circulo de Deming).

El control y la mejora son dos procesos administrativos y se aplican de acuerdo a cuatro funciones como pasos secuenciales a seguir, conocidos como círculo de Deming. Objetivos generales.

1. Planear. a) Objetivos. b) Métodos.

4. Actuar. a) Remedio b) Prevención

2. Hacer. a) Capacitar b) Seguir el plan.

3. Verificar. a) Datos b) Conformidad

Circulo de Deming. Este proceso administrativo “fue definido y denominado círculo de Deming por el Dr. Kaoru Ishikawa; según su interpretación de la explicación del Dr. W. E. Deming (norteamericano) sobre una nueva forma de producir y rediseñar productos, en su curso de control estadístico de calidad a empresarios japoneses en Tokio, 1950. El circulo de Deming nos presenta la forma de llevar un buen plan de trabajo para lograr nuestros objetivos, desempeñando actividades; asegurando que se realizan con calidad”.71

El círculo “define un proceso lógico, sistemático y ordenado, para asegurar objetivos, enfatizando en la acción (Actuar), describiendo 6 pasos. 1. Determinar metas y objetivos; estos pueden determinarse por medio de políticas. 2. Determinar métodos para alcanzar las metas: normalización del trabajo. 3. Dar educación y capacitación. 4. Realizar el trabajo. 5. Verificar los efectos de la realización. 71 TRANSFORCE S.A. DE C.V….p.18.

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• Verificar causas. • Verificar por medio de los efectos.

6. Tomar la acción apropiada.”72

Respecto a los 6 pasos en el circulo de Deming nos damos cuenta de que para lograr metas esperadas de un plan se debe planear un proyecto; haciendo las actividades correspondientes, verificando que estas se realicen bien, en caso de detectar un error se presenta la fase de actuar para corregir y continuar con un buen plan de trabajo para lograr los objetivos esperados.

Círculo de Deming. 2.5.2.1. Planear. (Qué Hacer y Cómo Hacerlo).

a) Objetivos. Definir objetivos específicos; distinguir objetivcapacidad y otras facilidades. Ejemplo: especificaciones (docuproducto o servicio. b) Métodos.- definir los métodos para lograr los objetivos procesos (operaciones de control o factores a controlar) y, proc El primer paso del círculo de Deming, planear va ser utilizobjetivos a los que se pretende llegar para el control de la idescribirán los métodos que se utilizarán para cumplir con los 72 KAORU, Ishikawa…. p. 54-55.

Tomar acción

apropiada

Determinar metas y

objetivos.

Dar

cap

Realizar el

trabajo.

Verificar los efectos de la realización. Verificar.

Actuar.

Determinar Métodos dealcanzar

o de deseo, mento que es

establecer esedimientos.

ado en el arnformación, objetivos.

educación y

acitación.

Planear

Hacer

considerando equipo, tablece requisitos) del

tándares en insumos,

chivo para definir los por lo que también se

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2.5.2.2. Hacer. (Hacer lo Planificado).

a) Capacitar: dar educación, a través de la capacitación, adiestramiento o entrenamiento al personal en calidad, los objetivos específicos y los métodos para lograrlos. b) Seguir el Plan.- desarrollar las operaciones y actividades de control del proceso, de acuerdo a lo establecido en la fase de planeación. Para el segundo paso de hacer, se establecerá la capacitación, esto tomando en cuenta los métodos a seguir para poder controlar la información proponiendo la forma de organizar la documentación del archivo de trámite siguiendo el plan que se establece a través de los objetivos y métodos capacitando al personal que realizará las actividades en el archivo. 2.5.2.3 Verificar. (Las Cosas Pasaron según se Planificaron).

a) Datos: obtener datos o información correcta para la toma de decisiones y acciones. Las consignas: “tiene que ser así”, “siempre ha sido así”, no son validas. b) Conformidad en resultados.- verificar la conformidad de los resultados con los objetivos. De acuerdo a lo establecido en las metas y objetivos se espera el cumplimiento de un requisito. En cumplimiento con el tercer paso, verificar del circulo de deming, se estudiarán los datos con los que se cuenta detectando un error de control para la información por lo que se llegará a la conformidad establecida dentro del estudio de verificación de la marcha que llevan el plan elaborado para cumplir con los procesos de organización y control de la documentación. 2.5.2.4 Actuar. (Como Mejorar la Próxima Vez).

Tomar acciones correctivas, las cuales puede ser de dos tipos: a) Remedio.- detectar de inmediato el error, para el problema. b) Prevención.- prevenir la reocurrencia, removiendo la causa del problema, lo que implique investigación y análisis. Cuando se tenga un problema: “primero, remedio inmediato. Después prevenir la reocurrencia, esto último a la larga es mas conveniente, ambas acciones conducirán a modificar lo contenido en el plan (paso 1) y/o hacer (paso 2).” 73

Como cuarto paso se llegará a la fase de actuar donde se le dará remedio a un problema detectado en el archivo de trámite, un ejemplo de ello es cuando no existe una base para controlar la información; es ahí donde se puede dar una solución para controlarla o en su caso prevenir a tiempo el problema a través de un análisis que se pueda realizar al momento. De esta manera podríamos utilizar el círculo de control ó de Deming en sus 4 pasos que son: planear, hacer, verificar y actuar en el estudio de Archivonomía. 73 TRANSFORCE S.A. DE C.V…. p. 19-20.

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2.6. Instrumentos de Control Documental. Existen instrumentos de control de uso interno y, “nos van a permitir cuantificar y valorar el servicio de un archivo entre otros:

1. Registros de préstamos que reflejarán la salida y entrada de documentos y nos apuntarán la mayor ó menor demanda por parte de unas y otras dependencias.

2. Registro de consultas internas.

3. Registro de expurgos.” 74

Para calificar un buen servicio dentro de un archivo es necesario contar con registros que son los que permiten controlar el tipo de información que se consulta de los documentos dentro de los archivos. En la fase del ciclo de vida de los documentos, “la de los archivos de gestión o de oficina, la documentación esta orientada a su utilización por parte de los usuarios internos, principalmente la propia unidad administrativa que los generan que también otras dependencias de la misma identidad. Así mismo cabe la consulta por parte de los responsables políticos en el desempeño de sus funciones, de las personas físicas o jurídicas interesadas en un procedimiento, así como de los ciudadanos en virtud del derecho de acceso a la documentación pública. Para que tanto la consulta como el préstamo se hagan en condiciones de seguridad para los materiales, se elaboran los instrumentos de control sobre el uso y servicio de los documentos.” 75

Es verdad es necesario contar con instrumentos de control sobre el uso y servicio para el préstamo y consulta de documentos porque de esta manera se evita la perdida de estos y pueden ser localizados en cualquier momento. 2.6.1. Reglamento. Un reglamento “Es un elemento descriptivo de normas a seguir para llevar acabo el funcionamiento de una institución o una actividad para cumplir ya sea de manera personal y/o organizada.” 76

Un reglamento nos ayuda a llevar acabo el buen funcionamiento de cualquier institución de una manera ordenada y organizada. Éste cuenta con lineamientos y normas a seguir respetándolas estrictamente porque son de carácter obligatorio y se deben cumplir.

74 JAMES, Paul …. p. 214. 75 CRUZ MUNDET, José Ramón, y otros. Información y Documentación Administrativa, Madrid, Ed. Tenos, 1998. p. 238. 76 Ibidem, p. 214.

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Dentro del archivo los reglamentos sirven para dar acceso a los documentos asegurando protección del derecho de confidencialidad personal y administrativo de la información, por lo que se considera un instrumento de control documental. 2.6.2. Manual de Políticas. Es un documento que incluye intenciones o acciones generales de la administración. El manual de políticas es la descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de objetivos, por lo que su importancia radica en declarar políticas, proporcionando soluciones rápidas al logro de objetivos de un organismo. Un manual de políticas “es el que documenta todo lo que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización. En el se deben contestar las preguntas sobre lo que hacen (políticas) cada una de las áreas para administrarlas y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido.” 77

Un manual de políticas nos rige para cumplir las actividades a realizar en un archivo para la toma de decisiones respecto al servicio que se ofrece. 2.6.3. Manual de Procedimientos. Un manual de procedimientos “Es el manual que documenta cómo hace cada área para administrar y controlar los procesos, este control incluye desde la determinación de las necesidades del cliente hasta la entrega del producto o realización del servicio evaluando el nivel de servicio post-venta.” 78

Un manual de procedimientos es el que documenta cada una de las actividades que se desarrollan dentro de un área, en este caso en el archivo de trámite siguiendo cada uno de los pasos que tiene un procedimiento. 2.6.3.1. Definición. El manual de procedimientos “Es un documento que describe de manera ordenada, cada una de las diferentes actividades que realizan las unidades administrativas de una dependencia y establece la normatividad para ejecutar dichas actividades, precisando las áreas que intervienen y el responsable de realizarlos.”79

El manual de procedimientos consigna de forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

77 ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, México, Ed. Panorama, 2000. p. 24. 78 Ibid, p. 24. 79 Ibidem, p. 19.

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2.6.3.2. Importancia.

La importancia del manual de procedimientos consiste en describir la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas, señalando quien, como, cuando, donde y para que han de realizarse. 2.6.3.3. Elementos Constitutivos. Portada: Se diseña con el nombre y logotipo de la institución, también el nombre del documento. Presentación: En esta se plasma el nombre del documento y quien lo autoriza. Índice o contenido: En el índice o contenido se relacionarán los capítulos y subcapítulos que constituyan la estructura del documento utilizando números romanos para el primer caso y arábigos para el segundo en forma progresiva. El nombre de los capítulos que integran el documento se escribirá con letra mayúscula y los subcapítulos con mayúsculas y minúsculas. “En el extremo derecho de la hoja, se anotan con números arábigos la página con que aparece cada uno de los capítulos y subcapítulos.” 80

Todo manual a elaborar dentro de sus elementos constitutivos debe tener una portada, una presentación, un índice pero también existen otros elementos que componen un manual que nos indican como deben estar plasmados cada uno de los capítulos y subcapítulos entre otros elementos. Hoja de autorización del área (firmas de aprobación del área). La autorización del manual de procedimientos en el ámbito de la GIC en la CNA, estará a cargo de los titulares (gerente, subgerente, jefes de proyecto) de la unidad administrativa responsable de la aplicación y operación del mismo. La GIC a través de la Subdirección General de Administración será la responsable de dictaminar el manual de procedimientos. Los departamentos administrativos de la Gerencia de Innovación y Calidad en la Comisión Nacional del Agua deberán presentar sus proyectos de manuales de procedimientos, así como designar al personal, facilitar el análisis, dictaminación y formalización del manual. Introducción: “Su objetivo es explicar al usuario del manual, los motivos y propósitos que se pretenden cumplir a través de éste, además incluye información de su objetivo general, finalidad y contenido del documento, ámbito de aplicación y, en su caso, prever quienes son los destinatarios o usuarios del manual, así como especificar como y cuando se harán las revisiones y actualizaciones. Se elabora en un máximo de dos cuartillas.” 81

80 COMISION NACIONAL DEL AGUA. Guía Técnica para la Elaboración de Manuales Administrativos, México, 1998, p. 22. 81 Ibid, p. 22.

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Todo trabajo a elaborar debe constar de una introducción para darle entrada a lo que contiene un manual de procedimientos. Política de Calidad: En esta se describe la intención que se tiene para lograr un objetivo. Antecedentes. Estos son plasmados para saber la historia de la institución que género el manual. Marco jurídico: El marco jurídico debe contener los principales ordenamientos vigentes, en orden cronológico, desde los más antiguos a los más recientes, que regulen los procedimientos de la unidad administrativa en cuestión. Objetivo del manual. En el se describe el fin al que se pretende llegar. Propósito y Alcance. En el propósito se define la actividad que va ser realizada, y en el alcance se define el lugar en que va ser aplicado el manual. Bitácora de revisiones y modificaciones a los procedimientos. Es hecha cuando se van hacer correcciones al manual de procedimientos. Por otra parte se tomarán en cuenta los siguientes elementos: Normas generales de operación. Son las actividades asignadas a los servidores que se encargan de elaborar, revisar y aprobar los documentos. Procedimientos. Son todos aquellos procesos que se aplicaran dentro del archivo de trámite. Formatos. Son aquellos documentos que se implementaran en el desarrollo de procedimientos. Anexos. En ellos se describe todo material todo material que sirve de apoyo para el desarrollo del manual. Lista de distribución. En ella se plasman los nombres de quien recibe copias controladas del manual. Glosario de términos a los procedimientos contenidos en el manual. Se plasman los significados de palabras que contiene el manual de procedimientos. Información general para la aplicación del manual. Aquí se describe el área que genera el documento, poniendo datos de localización para cualquier duda o aclaración. Instructivo del manual de procedimientos. Es la forma de realizar el documento describiendo los pasos a seguir para su elaboración.

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2.7. Diagrama. Es la representación gráfica de la estructura organizativa, es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización; el diagrama tiene doble finalidad:

a) Desempeña un papel informativo al que permite que los integrantes de una organización y de las personas vinculadas a ella conozcan a nivel global, sus características generales.

b) De instrumentos para análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las

representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada. Un diagrama “Es un organigrama o carta de organización que expresa gráficamente la estructura orgánica de una institución o parte de ella y, las relaciones de subordinación entre las dependencias que la componen. Típicamente estas últimas se representan con rectángulos y las relaciones de subordinación con líneas rectas.” 82

Dentro de un procedimiento un diagrama “Es una representación gráfica de un hecho, actividad, situación, movimiento o una relación cualquiera generalmente mediante símbolos convencionales.” 83

Diagrama “es un dibujo geométrico que representa gráficamente las variaciones de un fenómeno.” 84

De acuerdo a las definiciones anteriores un diagrama es una herramienta importante para representar procesos que nos conducen a un resultado, de manera fácil, detallada y sintetizada; ante un grupo de personas. 2.7.1. Tipos de Diagramas.

En término general y obedeciendo al tipo de estructura los diagramas se dividen en: Verticales, Horizontales, Circulares. De bloque y Mixtos.

A continuación analizaremos, cada uno de ellos.

Diagrama Vertical: Es el que representa con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan según su jerarquía de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente.

82 Ibidem, p.15. 83 VERA SMITH, Fernando, y otros. Diagramas de Flujo, México, Ed. Trillas., 1995. Pág. 12. 84 GARCIA PELAYO, Ramón. Diccionario Enciclopédico Ilustrado, 4ª.ed., México, Ed. Ediciones Larousse, 1998. t.I, p. 264.

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Diagrama Horizontal: Es una modalidad del organigrama vertical, porque representa a la estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposición, en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo.

Diagrama Circular: En este tipo de diagrama los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de adentro hacía afuera y en orden de importancia. Diagrama de Bloque: “En este tipo de diagramas se demuestran los más importantes movimientos de información y destacadas acciones que se producen en un procedimiento, éste diagrama no analiza a fondo cada etapa del proceso debido a la poca cantidad de símbolos que utiliza, ubica rápidamente al lector sobre su objetivo perseguido por el procedimiento.” 85

En este tipo de diagrama solo se representa de manera general un procedimiento porque solo son 3 símbolos los que nos indican el inicio, el proceso y el fin de un procedimiento. Diagrama Mixto: Es la combinación de los diferentes tipos de diagramas. Regularmente éste tipo de diagrama se utiliza cuando se tiene la necesidad de usar los símbolos de los diferentes diagramas ya mencionados, combinándolos unos con otros para poder estructurar un diagrama, ejemplo: un vertical puede estar estructurado en conjunto con un horizontal, de esta manera recibe el nombre de diagrama mixto.

Para efecto del presente trabajo dentro de la clasificación de diagramas se me hace importante mencionar el Diagrama de Pareto y el Diagrama de Ishikawa, que son diagramas que se utilizan para realizar mejoras y, el mencionar un ejemplo de estos va a permitir que se entienda el conocimiento de estos diagramas para saber como se elaboran, uno muy importante para el desarrollo del manual de procedimientos es el Diagrama de Flujo que va ser utilizado para diseñar cada uno de ellos. 2.7.1.1. Diagrama de Pareto.

El diagrama de Pareto es una gráfica de barras que representa en forma ordenada de mayor a menor, los problemas sujetos a estudio, tales como: defectivos, fallas, errores, devoluciones, demoras, accidentes, bajas de ventas, etc. El diagrama de Pareto “es generalmente el primer paso para la realización de mejoras, ya que nos permite decidir objetivamente por cual problema empezar. No se puede resolver todo a la vez y prevenir su recurrencia; problema tras problema es la única manera.” 86

Un ejemplo del uso de este diagrama dentro de los archivos se puede utilizar la medición de calidad de servicio hacia el usuario. Por lo que el diagrama de Pareto es generalmente el primer paso para la realización de mejoras, nos permite decidir objetivamente por cual problema empezar.

85 KLEIN, Miguel Jorge: Cursogramas, Técnicas y Casos, 3a. ed. Buenos Aires, Ed. Ediciones Macchi, 1998, p. 5. 86 CENTRO DE CAPACITACIÓN DE CALIDAD Y DESARROLLO EMPRESARIAL.... p. 36-37.

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Factores a analizar. Fecha de análisis: 1 al 7 de enero del 2005. Número de inspeccionados: 10 Problema. Minutos de servicio. Acumulado.

A- No atención (solo están ahí). 5 5 B- Personal conversando. 4 9 C- No hay personal. 10 19 D- Haciendo otras cosas. 5 24 E- Malos modales. 4 28

Porcentaje de incumplimiento. Porcentaje de cumplimiento.

5x100/ 28=17.85 % 17.85% 4x100/ 28=14.28 % 32.13% 10x100/ 28=35.71 % 67.84% 5x100/ 28=17.85 % 85.69% 4x100/ 28=14.28 % 99.97% Total: 99.97 %

Representación gráfica de porcentajes analizados según Pareto.

100_____ . 99.97 % 90______ 80______ . 85.69% 70______

60______ . 67.84% 50______ 40______

30______ . 32.13 % 20______ . 17.85% 10____ 5 ______ 4 ______ C

Solución: No haycon una mejora al 100%)

Este ejemplo solo se menciona realizar cuando se presente un pr

A person.

para daroblema

Dal. (Es aqu

nos cuenta y a éste se

Bí donde s

de que p le pueda

E e estudiara el problema para cumplir

uede ser útil en cualquier actividad a dar una solución.

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2.7.1.2. Diagrama de Ishikawa.

Este diagrama “fue desarrollado por el Dr. Kaoru Ishikawa en la universidad de Tokio, Japón, en 1953 y desde entonces ha contribuido en la solución de problemas de calidad al mejorar los procesos de producción y servicio.” 87

Este diagrama es utilizado para darle una solución a un problema detectado en un proceso desarrollado y, es una de las herramientas que se utilizan para mejorar la calidad de trabajo dentro del archivo.

“Diagrama de Causa y Efecto” Material. Maquina. Medicion.

Efecto Hombre Método. (Caracteristicas de calidad).

Factores Causales. Características. En el diagrama “el efecto aparece a la derecha y, al mismo tiempo la meta del sistema, es alcanzar las caracteristicas de calidad. Las palabras que aparecen en los extremos de las ramas son causas en el control de calidad (cc) las causas dadas en esta ilustracion se llaman factores causales.” 88

Este diagrama muestra la relación entre las características y, los factores causales, por lo cual Kaoru lo ha denominado diagrama de causa y efecto. “El Dr. Juran en su manual de control de calidad (CC) de 1962 le pusó al diagrama de causa y efecto, el nombre de “Diagrama de Ishikawa” y ahora se conoce con ese nombre, por su forma tambien ha recibido el apodo de “Diagrama de Espinas de Pescado”.89

El diagrama de causa y efecto es una herramienta que divide las causas que originan o influyen en cierto problema o característica de calidad (efecto). Problema = resultado real Característica de calidad = resultado esperado ó deseable.

87 Ibidem, p. 40. 88 TRANSFORCE S.A. DE C.V...., p. 58. 89 Ibid, p. 59.

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El diagrama de causa y efecto juega un papel muy importante para organizar datos verbales (información verbal), para analizar problemas reales o potenciales (características de calidad), con el fin de identificar, analizar y seleccionar sus causas y tomar las acciones necesarias.

Resolver un problema= mejorar Prevenir un problema= control.

El objetivo directo de los diagramas causa-efecto “es la solución de la causa de un problema, en lugar de la solución de los síntomas de un problema dado. El diagrama es básicamente un conjunto de ramas (máquina, materiales, hombres y métodos) que son dibujadas sobre uan afirmación específica del problema.” 90 Considero que el diagrama de Ishikawa puede ser aplicado para detectar algún problema de cumplimiento de elaboración del manual de procedimientos, como puede ser la falta de una persona para elaborarlo, la falta de equipo, de material, etc. En si pueden ser mínimos los detalles para llegar a una mejora para la elaboración del manual. Al estudiar el efecto de un problema a través de las ramas del diagrama de Ishikawa podemos saber los problemas que impiden el desarrollo de un proceso, por medio de estas ramas se encuentra una solución. A continuación veremos un ejemplo del diagrama de Ishikawa en un Archivo.

90 CENTRO DE CAPACITACIÓN DE CALIDAD Y DESARROLLO EMPRESARIAL...p. 199-200.

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Falta de Crirerios diferentes de organización. Instrumentos Entendimiento diferente. de control y Motivación inadecuada. descripción. No hay un curso de capacitacion. Guarda de documentos, sin valorar Ocasionan explosión documetal Todos tienen acceso al archivo Equipo de seguridad Guardan los expedientes en otro lugar de ubicación. Batas, guantes Cubrebocas, etc. Papelería Efecto Sistema de Seguridad Desconocimiento archivístico. Miedo a preguntar. No saben trabajar en equipo Ventilación. Falta de capacitación Extintores. Detectores de humo. Falta de comunicación en el archivo Falta de personal experto en archivos. Mala actitud del personal (sueño, desmotivacion, presion,etc) Falta de equipo de cómputo y fotocopiado.

Equipo

Personal (Recursos Humanos)

Método. (Forma de trabajo ó proceso de lo que se esta

haciendo).

Material. (Insumos) bienes que se utilizan para

producir.

Organización y control de la documentación

del Archivo de Trámite.

DI MA DE ESPINAS DE PESCADO.

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AGRA

2.7.1.3. Diagrama de Flujo. Los diagramas de flujo son importantes para la elaboración de los manuales de procedimientos puesto que son una herramienta utilizable para cortar palabras a través de símbolos.

Diagramas de flujo: “son instrumentos relativamente simples que ilustran el flujo del proceso que esta siendo examinado; en este flujo se muestra la secuencia de eventos de este proceso. Son particularmente útiles para comprender la configuración de las entradas, el proceso y las salidas.”91

Un diagrama de flujo nos permite entender fácilmente los procesos que se llevan a cabo dentro de una organización, porque de manera sintetizada transmiten información que es fácil de entender.

• Definición. Diagrama de flujo “Es una representación pictórica de los pasos de un proceso, útil para determinar como funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres.” 92

Los diagramas de flujo “son medios gráficos que sirven principalmente para:

• Describir las etapas de un proceso y entender como funciona. • Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos.

• Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por

un proceso.

• Identificar a los clientes y proveedores de un proceso.

• Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado, identificando las oportunidades de mejora.

• Diseñar nuevos procesos.

• Documentar el método estándar de operación de un proceso.

• Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados.

• Hacer presentaciones directivas.” 93

91 Ibidem, p. 198. 92 TRANSFORCE S.A. DE C.V.... p. 12. 2a. parte. 93 Ibid, p. 39.

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Los diagramas de flujo apoyan en el desarrollo de tareas a realizar en una institución; planeando, diseñando, documentando gráficamente los procesos a seguir para lograr los objetivos propuestos de un proyecto.

• Importancia. Los diagramas de flujo “son parte importante del desarrollo de procedimientos, debido a que por su sencillez gráfica permite ahorrar muchas explicaciones. De hecho, en la práctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente herramienta para empezar el desarrollo de cualquier procedimiento.” 94

Es importante porque nos expresa los procesos que se llevan a cabo dentro de un archivo de manera gráfica cortando palabras, siendo de mejor entendimiento.

• Ventajas. Todo diagrama de flujo nos “muestra ventajas en las que:

• Ayudan a que un equipo realice su tarea de diagnóstico para logar mejoras.

• Genera teorías sobre las posibles causas principales de un problema.

• Identifica las formas apropiadas para separar los datos para su análisis.

• Proporcionan una compresión del conjunto.” 95 Cuando los miembros de un equipo conocen perfectamente su parte del proceso, pero no conocen bien el proceso completo, el diagrama de flujo les suministra la información que les hace falta logrando así una mejor comprensión.

• Facilitan la comunicación.

Los diagramas de flujo hacen que una persona o equipo explique (sin tantas palabras y confusiones) el proceso a otras personas y departamentos.

• Descubren los clientes ignorados previamente.

Algunos equipos se enfrentan con la sorpresa de que se hacen muchos planes sin haber identificación primero, todos los clientes importantes. Todos suponen que todo el mundo sabe quienes son los clientes. Pero resulta que sin la disciplina de la preparación del diagrama de flujo se pueda ignorar o pasar por alto algunos clientes internos muy importantes. En el caso de procesos críticos, es vital identificar claramente a todas las personas o departamentos involucrados.

94 Ibidem, p. 39. 95 ÁLVAREZ TORRES, Martín G.... p. 17.

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• Descubren las oportunidades para mejorar.

La mayoría de los diagramas de flujo exhiben subprocesos o ciclos que son necesarios para ocuparse de las actividades excepcionales no estándar, incluso, se detectan muchas actividades que no le agregan valor a la organización, por lo que al momento de documentar los procesos debemos cuestionar la realización de este tipo de actividades.

• Hacen más fácil establecer los límites.

Cuando nos ponemos a planificar/replanificar algún procedimiento, pronto nos damos cuenta de que tenemos que establecer un límite a nuestra tarea. “La razón es que cada proceso interactúa con otro. Por último, todos los procesos de la organización se ven afectados, pero los efectos van disminuyendo conforme nos alejamos más y más a nuestra tarea específica. Es imposible perseguir estas interacciones hasta el final, acabaríamos por planificar el trabajo de toda la organización (los manuales son los que documentan todo este trabajo). Por tanto es necesario establecer un límite según el nombre del procedimiento y del alcance. Abarcar hasta donde nos indique el sentido común”.96

Parte de las ventajas de los diagramas de flujo es que en ellos se expresan las tareas de un plan específico para desarrollar actividades y estas puedan ser plasmadas en un manual de procedimientos.

• Simbología. La simbología de los diagramas de flujo como su nombre lo dice es aquella que se compone de símbolos que son utilizados para diseñar los diagramas de flujo de un procedimiento que es documentado en un manual. Martín G. Álvarez Torres nos describe a continuación la siguiente simbología que va ser utilizada en el desarrollo de diagramas de flujo, por cada uno de los procedimientos que se mencionaran el manual de procedimientos del archivo de trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad en la Comisión nacional del agua. 96 Ibidem, p. 42-43.

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SIMBOLOGÍA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.

DESCRIPCION. SIMBOLO.

Termina Inicio o fin del proceso.

Entrada/ salida. Información y elemento de entrada o salida de un proceso

Actividades. Conjunto de operaciones.

Operaciones. Transformaciones. Unidades que componen la actividad en un proceso.

Decisión. Bifurcación en diferentes caminos.

Conector fuera de página. Utilizado para continuar en la siguiente pagina.

Tarea alternativa. Representa una tarea que no forma parte del proceso que se documenta, pero importante de referencia.

Flujo. La flecha indica la dirección del flujo.

Documento. Procedimiento o documento de referencia.

Base de datos. Indica el registro o extracción de datos informáticos.

Espera. Indica que para pasar al siguiente símbolo y pueda tener lugar, ha de pasar un tiempo determinado. (El tiempo se indica dentro del símbolo).

Conector. Identifica dos símbolos alejados.

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97 Ibíd. p. 43.

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2.7.1.4. Otros Diagramas. Para enriquecer el conocimiento de los archivistas se mencionarán otros diagramas que son herramientas de utilidad de la gestión de la calidad conocidas como las siete antiguas herramientas y las siete nuevas herramientas de la gestión de la calidad, las cuales se describen a continuación en el siguiente cuadro. Siete antiguas herramientas de la gestión de la calidad

Siete nuevas herramientas de la gestión de la calidad

1. Diagramas de flujo. 2. Hojas de control. 3. Histogramas. 4. Diagramas de Ishikawa (causa-

efecto ó Diagrama de espinas de pescado).

5. Diagramas de Pareto. 6. Diagramas de dispersión. 7. Gráficos de control.

1. Diagramas de afinidad. 2. Diagramas de interrelación. 3. Diagramas de árbol. 4. Diagramas matriciales. 5. Matriz de análisis de los datos. 6. Diagramas de flechas. 7. Gráfico de proceso de decisión

del programa.

De acuerdo a lo descrito en el cuadro anterior observamos que algunas herramientas ya han sido mencionadas como: los diagramas de flujo, diagramas de causa-efecto o de Ishikawa (diagramas de espinas de pescado), diagramas de Pareto. Ahora bien se describe una breve definición de las herramientas faltantes entre ellos los otros diagramas para conocimiento previo y, su uso dentro del sistema de administración de calidad. Hojas de Control: “Son usadas con el propósito de recoger datos, estas involucran cálculos de frecuencias, a veces, se usan tablas. El proceso consiste simplemente en el recuento de la frecuencia de una categoría dada y su anotación.” 98

Una hoja de control nos proporciona datos numéricos para calcular frecuencias de un problema. Histogramas: “Son una representación gráfica de un conjunto de datos dados y son utilizados, por ejemplo; para visualizar los datos generados en las hojas de control. Por lo tanto, los histogramas son útiles para evaluar el modelo y forma de la distribución que refleja la población de la que se extrajeron los datos. Por lo tanto, se pueden tomar decisiones en base a esto.” 99

Los histogramas utilizan hojas de control para graficar los porcentajes de avance de un programa de trabajo. Diagramas de Dispersión: “Están basados en la aplicación del análisis de regresión y la representación gráfica del resultado. El diagrama es establecido evaluando la relación entre dos conjuntos de variables. La tendencia o correlación estadística desarrollada por el análisis de 98 JAMES, Paul. ... p. 198-199. 99 Ibíd., p. 199.

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regresión proporciona una base para interpretación del diagrama. Las relaciones son determinadas sobre la base de la existencia de una correlación positiva (+1), negativa (-1) o nula (0).” 100

Un diagrama de dispersión como su nombre lo dice es el análisis de datos que están dispersos y se señala la relación que hay de estos datos para llegar a un resultado esperado. Gráficos de Control: Es una representación gráfica de una característica de la calidad que ha sido medida. Diagrama de Afinidad. Es utilizado para generar un gran número de ideas y hechos relacionados con un área del problema indicado, este método esta basado en el desarrollo de modelos relacionados y agrupaciones. “Es esencialmente un método de intuición, implica generar ideas por inspiración súbita y luego agruparlas por temas afines (semejantes ó análogos). El diagrama de afinidad fue creado en base al “método KJ” desarrollado por Jiro Kawakita”.101

Considero que este tipo de diagrama es utilizado para evaluar ideas de problemas detectados y llegar a una solución. Ejemplo de uso del diagrama de afinidad en un archivo de trámite. Tema: ¿Cómo lograr dar un buen servicio?

Lista de ideas.

A. Motivar al personal. B. Lograr los objetivos de servicio.

C. Participación del personal.

D. No quejas o y reclamaciones de los usuarios. E. Buen asesoramiento de servicio. F. Excelente administración de los documentos. G. Alto espíritu de cambio en el personal. H. Actitud progresiva para mejorar el servicio. I. Personal con entusiasmo.

100 Ibidem, p. 202. 101 ÁLVAREZ TORRES, Martín G.... p. 47.

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1er. Agrupación de orden de ideas. Personal. Servicio Usuarios. Documentos. A. Motivar al personal. C. participación del personal. G. alto espíritu de cambio en el personal. I. personal con entusiasmo.

B. lograr los objetivos de servicio. E. buen asesoramiento de servicio. H. actitud progresiva para mejorar el servicio.

D. no quejas o reclamaciones de los usuarios.

F. excelente administración de los documentos.

Revisión y, 2ª agrupación de ideas. Personal. Servicio Documentos. A. Motivar al personal. C. Participación del personal. G. Alto espíritu de cambio en el personal. I. Personal con entusiasmo.

B. Lograr los objetivos de servicio. E. Buen asesoramiento de servicio. H. Actitud progresiva para mejorar el servicio. D. No quejas o reclamaciones de los usuarios.

F. Excelente administración de los documentos.

En esta segunda agrupación la idea D se agrupo. Orden de ideas de acuerdo a las ideas generales. Personal. Servicio Documentos. A. Motivar al personal. C. Participación del personal. G. Alto espíritu de cambio en el personal. I. Personal con entusiasmo.

B. Lograr los objetivos de servicio. D. No quejas o reclamaciones de los usuarios. E. Buen asesoramiento de servicio. H. Actitud progresiva para mejorar el servicio.

F. Excelente administración de los documentos.

ACUERDO FINAL.

Adecuada administración de documentos, sin quejasy reclamaciones de los usuarios.

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Diagramas de Interrelación: “Esta técnica proporciona un medio para tomar una idea básica y desarrollar nexos lógicos entre las categorías aparentemente relacionadas a través del uso en procesos de pensamiento lateral. Esta técnica se suele utilizar después de usar el diagrama de afinidad.” 102

Como podemos ver las herramientas de calidad tienen relación para evaluar acuerdos y, llegar a una solución del principal problema detectado en una organización. Diagramas de Árbol: “Son los que planifican las rutas y las tareas relevantes que están asociadas para logra un proyecto dado.” 103

Este tipo de diagrama nos indica los pasos a seguir para lograr implantar un proyecto planeado y obtener un buen resultado de éste. Diagramas Matriciales: “Los diagramas matriciales desarrollan relaciones gráficas entre características, funciones y tareas. Esto lo hacen secuencialmente proporcionando conexiones lógicas.” 104

Considero que un diagrama matricial nos presenta el mayor problema detectado del avance de un proyecto y es por el que se tiene que empezar a estudiar una solución. Matriz de Análisis de los Datos: “Esta técnica toma los datos relevantes de un diagrama matricial y representa gráficamente sus relaciones en términos de cantidad y fortaleza. Esencialmente es una técnica de análisis factorial.” 105

Una matriz de análisis de datos presenta información a analizar de acuerdo estadísticas que han sido graficadas para obtener datos relevantes de un estudio de trabajo. Diagrama de Flechas: El método de diagrama de flechas es utilizado para hacer la programación óptima con objeto de llevar acabo un plan y controlar su progreso efectivamente. “Este método utiliza flechas para indicar la secuencia en el trabajo, necesaria de seguir, para desarrollar un programa por medio de un network (red) controlando el proceso durante su desarrollo.” 106

Entiendo que el autor nos explica que un diagrama de flechas nos presenta el flujo de seguimiento de un plan de trabajo a desarrollar en un proyecto. Estos diagramas de flechas “son técnicas de planificación, su uso ha sido relegado generalmente a la construcción o industrias de ingeniería pesada.” 107

Considero que los diagramas de flechas son utilizados en una organización para analizar a detalle la planificación de una actividad a realizar. 102 JAMES, Paúl ... p. 202 103 Ibíd., p. 203. 104 Ibidem, p. 203. 105 Ibidem, p. 203. 106 TRANSFORCE S.A. DE C.V..... p. 65. 107 JAMEZ, Paúl…… p. 203.

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Gráfico del Proceso de Decisión del Programa: “Esta herramienta se usa para cuantificar cada evento posible y sus soluciones. Es una medida dirigida a la acción que trata de determinar acciones que contrarrestan, problemas anticipados.” 108

Esta herramienta nos indica porcentajes de un resultado analizado de acciones estudiadas para darle una solución a un problema detectado. Todos estos diagramas y gráficas se mencionan para conocimiento de los archivistas aunque solo apoyan el desarrollo de este trabajo, considero importante plasmarlos. Aunque no apoyen el desarrollo de un manual de procedimientos. 108 Ibíd., p. 204.

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CAPÍTULO 3.

3. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD EN LA COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA APLICÁNDO LA NORMA ISO 9001:2000 3.1. Formato. El control de gestión se nutre de la información que proporcionan los responsables de llevar acabo los programas de trabajo; por esta razón es necesario establecer un sistema que permita a través del uso de formatos efectuar el seguimiento, evaluación y control de las actividades programadas y emergentes. Los formatos que se utilicen para el control de gestión deberán registrar y facilitar la evaluación de los avances, “esto es facilitar la comparación entre los datos obtenidos de los varios ciclos de control que se llevan acabo. En estos formatos “se deberá registrar y evaluar la información referente a: Nivel de trabajo, ya sea programa, subprograma, plan, proyecto, campaña o actividad. Órgano responsable de las acciones. Calendarización y cumplimiento de metas. Unidad de medida apropiada para evaluar las acciones. Recursos humanos, materiales y financieros utilizados en la ejecución de los programas. Avance físico de las obras.” 109

Un formato nos muestra campos que se deben llenar en una tabla diseñada, siendo el documento en el que se plasman datos que nos facilitan la información que requerimos de algo en particular. Formato: “son todas aquellas formas o documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la organización. Estos forman parte de la normalización de la organización.” 110

De acuerdo a al definición anterior un formato forma parte del trabajo que se desempeña en cualquier área de una institución porque en los formatos se registra información importante que es de nuestro interés; por lo tanto un formato apoya en el desarrollo de procedimientos por lo que considero importante diseñarlo para elaborar el manual de procedimientos que se propone. 3.1.1. Uso El uso de formatos nos permite darle presentación a cada uno de los procedimientos que se plasmaran en el manual de procedimientos del archivo de trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad en la Comisión Nacional del Agua. Para ello los formatos se usan para:

109 Ibidem, p. 208. 110 ÁLVAREZ TORRES, Martín G.... p. 45.

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1) Recopilar y analizar información. 2) Documentar el avance y situación de un producto a través de un proceso.

3) Monitorear y rastrear información.

4) Hacer comparaciones de un periodo a otro.

5) Solicitar actividades específicas. (materiales, documentos, información. etc.)

6) Obtener aprobaciones / autorizaciones.

7) Servir como base para la innovación y mejora continua.

Estos documentos (formatos) dentro de una organización “tienen que ver con clientes, proveedores, procesos, colaboradores, gerencias, direcciones, sindicato, gobierno, comunidad, etc.” 111

El uso de formatos tiene que ver con la elaboración de procedimientos, porque a través de un formato se identifican los procesos que se desempeñan de una actividad dentro de un manual. 3.1.2. Diseño. Para el diseño del formato a utilizar en la elaboración del manual de procedimientos se considero que este tuviera el logotipo del lado superior izquierdo de la institución a la que se hace la propuesta en este caso la Comisión Nacional del Agua. También del lado superior derecho el nombre de la subdirección que aprueba el formato la Subdirección General de Administración debajo de esta el nombre de la Gerencia de innovación y calidad que es el área que se encargara de diseñar el formato. En la parte media del formato se tendrán varios recuadros el primero tendrá el nombre del procedimiento, nombre de la institución, la vigencia y página. Habrá debajo de estos cuadros otro que será estructurado con las palabras NO. donde ira plasmada el numero de actividad a realizar. A lado de este cuadro ira actividad en la que se mencionara el nombre de esta, continuando a lado se escribirá el responsable que tendrá que realizar dicha actividad y por ultimo se describirán las operaciones a realizar para dar cumplimiento a cada una de las actividades plasmadas por cada procedimiento. Al llegar a la fase de diseño “es muy importante tomar en cuenta los siguientes requisitos:

1) Definir claramente el (los) objetivo (s) o propósito del formato. 2) Dar una codificación especial, para que sea fácilmente identificado y del dominio

general. 111 Ibíd., p. 45.

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3) Conocer perfectamente los requisitos de todas las áreas involucradas, para asegurar que a todas les sea útil.

4) Solicitar en todos los cuadros ó renglones del formato únicamente información útil y

comprensible (en lenguaje sencillo). Esto se evalúa muy fácilmente, cuando un formato no se llena completamente ó cuando los usuarios le ponen información adicional (no solicitada) es señal de que el formato requiere mejoras. Un buen formato es aquel que se llena al cien por ciento (100 %) y, no pide información ni de más ni de menos, justo lo que se necesita, facilitando así la comunicación entre personas y áreas.

5) Usar de preferencia materiales (papel bond, cartulina, etiqueta adherible, etc.) y

tamaños estándar (carta, media carta o cuarto de carta). Esto implica su reproducción y abastecimiento.

6) Evaluar la cantidad de copias que realmente se necesitan.

7) Evitar la repetición de formatos similares. Esto además de eliminar desperdicio, evita

muchas confusiones y errores.

8) Foliar todo lo que son órdenes de trabajo, requisiciones, solicitudes, remisiones, facturas, recibos, contra recibos, reportes y todos los formatos donde toda la secuencia en el tiempo y el control sean factores muy importantes. Esto asegura un mejor seguimiento y rastré habilidad.

9) Al usar formatos de color, es conveniente que de preferencia también los colores

enfaticen y refuercen a simple vista el tipo de información requerida. Por ejemplo, si se tiene una etiqueta de aprobación de material, convendría que fuese verde. Si un material es de dudosa calidad, el color podría ser anaranjado, si el material esta rechazado, el color indicado podría ser el rojo.

10) Depurar toda la papelería para evitar contaminación y confusión con los nuevos

formatos. Por lo cual, es conveniente destruir todo lo que sea obsoleto.

11) Definir el tiempo que se deben guardar los formatos llenos (registros y evidencias). Este tiempo debe estar claramente estipulado en alguna política y debe estar en función del tipo particular de registro, de acuerdo a requerimientos legales, fiscales, contractuales o directivos.” 112

Un formato facilita la tarea de entender un procedimiento porque claramente se diseñara para plasmar las actividades que se desarrollaran dentro del archivo de trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad en la CNA. 112 Ibíd., p. 46.

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3.1.3. Importancia. Los formatos formarán parte de los manuales, por lo que es importante que en una sección claramente definida se anexen, presentando un formato lleno como ejemplo y cuando se considere conveniente, también su instructivo de llenado, en alguna política o procedimiento. Apoya en la tarea de elaboración de procedimientos y para recopilar información que es de utilidad para las personas. Es importante que también los formatos por política sean revisados con alguna frecuencia razonable, hacerlo cuando menos una vez al año. Además, “es conveniente conocer a simple vista el nivel de revisión que tienen estos documentos agregándoles algún código especial.”113

3.2. Procedimiento. Un procedimiento “es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos ó más personas realizan un trabajo.” 114

Es la sucesión cronológica y secuencial de operaciones conectadas entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento “involucra actividades y tareas del personal, la determinación de tiempos de realización, el uso de recursos materiales y tecnológicos, la aplicación de métodos de trabajo y, de control para el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.” 115

Nos permite seguir de manera ordenada las actividades a realizar dentro de un área o departamento. 3.2.1. Elaboración de Procedimientos. Todo procedimiento “deberá tener un nombre que permita identificar el contenido del mismo y deberá constar de la siguiente información.

• Portada.

• Presentación.

• Índice ó contenido.

• Introducción. • Marco jurídico.

113 Ibidem, p. 47. 114 Ibidem, p. 35. 115 COMISION NACIONAL DEL AGUA… p. 27.

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• Antecedentes (solo si es necesario).

• Objetivo. Es un fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la realización de una sola operación o de una actividad concreta, de un procedimiento, de una función o de todo el funcionamiento de la institución.

Se iniciara con un verbo en infinitivo, deberá evitarse el uso de adjetivos calificativos y responderá a las siguientes preguntas: ¿Qué se hace?, ¿para qué se hace? y ¿mediante qué se hace? • Normas de operación: en este apartado se incluirá información relativa a normas

generales o específicas, según corresponda a la magnitud y naturaleza del procedimiento. Normas: ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado con la característica de ser rígido en su aplicación y conlleva sanciones para quienes no las observan. Las normas deberán considerar disposiciones oficiales acerca de horarios, requisitos y trámites imprescindibles, así como de los responsables, recursos y usuarios que intervengan de manera determinante en la operación del procedimiento. • Descripción del procedimiento: “el procedimiento deberá establecer en secuencia lógica

las actividades a realizar y definir en forma clara y concisa: quién, cuándo, cómo y donde se ejecutan dichas actividades.

Se deberá describir cada actividad, iniciando con un verbo en presente, ejemplo: solicita documentos en forma mensual, registra datos semanalmente, etc. Así mismo, se deberá mencionar el nombre oficial de las formas o reportes requeridos para realizar las actividades. Verificar que en las casillas del diagrama de flujo se asiente en forma breve la descripción de las actividades. En los procedimientos se deberán especificar los órganos y/o puestos que intervengan en la ejecución de los mismos. Cuando un mismo órgano o puesto sea el responsable de realizar una serie de actividades de manera continua, solo se anotará su nombre en la primera de las actividades. Se deberá numerar las actividades en forma progresiva aun en los casos en que existan varias alternativas de decisión. • Diagrama de flujo. • Formatos e instructivos del procedimiento: se considerarán los formatos oficiales de

acuerdo con su orden de aparición en los procedimientos que integran el manual. Los formatos deberán contener en el ángulo superior derecho, el número de anexo, asignando en la descripción del procedimiento.

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Cuando un formato se utilice en dos ó más procedimientos deberá aparecer solo una vez en este capítulo. Cada uno de los formatos que se anexan en el manual requerirá invariablemente de instructivos de llenado donde se especificarán detalladamente lo que se debe anotar en los espacios de la forma. Cada espacio de esta se debe identificar con un número progresivo, iniciando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, hasta cubrir todos los campos del formato.

• Glosario de términos (en su caso). • Información general (en su caso).”116

Los pasos anteriores para la ejecución del manual de procedimientos son tomados de los lineamientos establecidos por la CNA en la elaboración de manuales administrativos por lo que dentro de la elaboración de los procedimientos “existe una metodología la cual se describe a continuación. Levantamiento del inventario de procedimientos. Es indispensable levantar un inventario de procedimientos, que incluya a aquellos que se inician y terminan en la propia área, así como los que se realizan en forma parcial y provienen o son complementados en otras unidades administrativas. Antes de iniciar la elaboración de un procedimiento, se deberá realizar un inventario de los procedimientos existentes, los cuales pueden estar o no documentados. En ambos casos deben quedar relacionados en el inventario inicial, con el propósito de efectuar un diagnóstico que nos permita identificar las deficiencias y necesidades de los mismos. Recopilación de información. Es una etapa fundamental para la elaboración de los procedimientos sujetos a estudio y consiste en recabar documentos u otras fuentes de información, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan diseñar los procedimientos tal y como operan en el momento. Es importante señalar que cuando se investigan los procedimientos, ya sea para implantarlos, mejorarlos o sustituirlos es necesario, como primer paso, establecer de forma clara y precisa los objetivos que se desean alcanzar con su estudio, a fin de que posteriormente se propongan y analicen las alternativas de acción más viables y que presenten mayores facilidades para su ejecución. Con ello se estará en posibilidad de planear la estrategia general a seguir en la recopilación de la información. Determinación de las fuentes de información. La recolección de la información sobre procedimientos ya establecidos o por implantarse, puede obtenerse conforme a las fuentes siguientes: 116 Ibíd., p. 27-32.

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Archivos de la dependencia. Consultar y revisar exhaustivamente la información sobre procedimientos de trabajo, para obtener el mayor número de documentos existentes, acerca de las actividades y operaciones que son efectuadas por las unidades administrativas. En ellos también se localizarán las bases jurídico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades de la institución. Servidores públicos. Se requiere acudir directamente con los servidores públicos responsables de las áreas y con los empleados encargados de la ejecución de las actividades, los cuales puedan aportar información muy valiosa para el análisis, diseño e implantación de los procedimientos. Áreas de trabajo. Como complemento a cualquiera de las fuentes de información anteriores, esta el visitar las áreas de trabajo donde se aplica el procedimiento, con el objeto de observar la realidad operativa en todos sus ámbitos y niveles, para tener una idea precisa de las condiciones, medios y personal que ejecuta los procedimientos. Lo anterior se traducirá en procedimientos idóneos acordes a la realidad operativa y al mejoramiento continuo de los procesos. Métodos de recopilación de información. Para obtener la información correspondiente a los procedimientos, se recomienda utilizar alguno o una combinación de los métodos que a continuación se enuncian: Investigación documental. Consiste en la selección y análisis de aquellos textos que contienen datos de interés relacionados con los procedimientos de trabajo. Investigación de campo. Este método, es a través de una serie de actividades que se llevan acabo directamente en la organización, donde las principales fuentes de información son los responsables de la ejecución del procedimiento. Los encargados de la elaboración del manual, se basan en la observación directa de los procedimientos en todas las unidades administrativas y mediante el apoyo de la realización de entrevistas y cuestionarios aplicados a dichos responsables. Análisis de la información. Para poder diseñar, simplificar o mejorar los procedimientos, se requiere realizar un examen detallado de la información que se recopiló, de acuerdo a las fuentes de información, a la investigación documental y de campo.

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El análisis consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información que se integraron con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa. Para llevar acabo esta parte de la metodología se deber observar los siguientes puntos: Verificar que cada procedimiento que conforma el manual, contenga la información correcta y completa, entre otros: marco jurídico, objetivo, normas de operación, descripción y diagrama del procedimiento, formatos e instructivos de llenado que se utilizan. En caso de tratarse de un procedimiento específico, se aplicará el mismo criterio. Revisar que la redacción del texto sea clara, concisa y sencilla. Cuidar que a lo largo del documento se mantengan bien especificados los nombres de los procedimientos que integran el manual.”117

La metodología que existe para la elaboración de procedimientos considero importante aplicarla porque de alguna forma nos ayuda a hacer las cosas con calidad. Historial de Cambios. Detalla el historial de cambios (FO-GIC-RG-01) que se hacen al procedimiento indicando. Revisión: Índica el número de revisiones hechas al procedimiento aprobado, iniciando su emisión con revisión (0) cero y posteriormente cada revisión con 1, 2, 3, etc. Páginas afectadas: se pone el número de página que se modifica. Motivo y descripción del cambio: describir brevemente que se modifica. Formatos: los formatos serán a diseño libre pero al pie de página deberán contener la siguiente información:

FO-BBB-CO-XX (código del formato). Revix (revisiones) ref.: (Número de control del procedimiento al que pertenece). Su contenido deberá cumplir con: Nombre del formato. Cuando sea más de una hoja, indicar la paginación. Se recomienda: incluir nombre de quién registra la información y, en su caso, de quién revisa y aprueba. Aprovechar todo el espacio de la hoja. 117 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.... p. 20-21.

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Modificaciones a los Documentos. Éste mismo se lleva a cabo para las revisiones de los documentos, los cuales deben ser remitidos y aprobados por la misma área que emitió el original. El Representante de la gerencia mantiene actualizado el historial de cambios (FO-GIC-RG-00) de todos los documentos del sistema. Responsable del área emisora: da a conocer al personal, que le aplica el documento, su contenido y comunica que la versión pertinente se encuentra disponible para que sea adoptado en la fecha que entra en vigor y resuelve cualquier duda que haya surgido, asegurando así, que el personal comprenda el contenido actualizado. Jefe de proyecto de la Subgerencia de Intervenciones. Resguarda todos los documentos del sistema de gestión de la calidad en archivo electrónico (diskette) identificando el nombre, clave y estado de revisión. Con este paso termina el procedimiento. 3.2.2. Revisión y Aprobación de Procedimientos. El elaborador / revisador del procedimiento. Determina si la política ó procedimiento es nuevo; luego continúa en el siguiente paso. Si ya existe y, solamente se va a revisar entonces pasa a la revisión del procedimiento verificando, este completo y adecuadamente desarrollado. Determina la necesidad de elaborar un nuevo procedimiento. Lo somete a consideración del gerente del área (GIC). Si es aceptado, debe mecanografiar el procedimiento con el procesador de palabras que usa la organización, para facilitar las revisiones y el control de los cambios indicando en la parte superior de la primera hoja la palabra borrador seguida del nombre del procedimiento y de la fecha de elaboración. Para la elaboración de procedimientos se usarán los títulos como guía para propósito, alcance, responsabilidades, definiciones, responsable de la revisión del procedimiento, revisión del procedimiento, documentos aplicables y anexos. Diagrama de flujo, procedimiento, lista de distribución. Asigna el nombre más adecuado al procedimiento a que se va desarrollar, nombre del procedimiento y deberá iniciar con el texto PROCEDIMIENTO PARA y el nombre del procedimiento, éste debe continuar con un verbo de acción escrito en infinitivo (elaborar, comprar, contratar, seleccionar, etc.). Finalmente debe complementar nombre del procedimiento con la descripción especificada. Solicita al gerente del área emisora el código consecutivo del procedimiento que le corresponde.

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Define el propósito del procedimiento de una manera clara y concreta. Define de manera precisa el alcance del procedimiento. Redacta las responsabilidades de todos los personajes involucrados en el procedimiento que se consideran necesarias; comprender para llevarlo a buen efecto. Los personajes involucrados, son personas que participan directa ó indirectamente en él. Procedimiento. Persona que desempeñará las actividades. Se entiende por persona, el nombre y puesto de las personas que realizarán las actividades. Por ejemplo: el archivista. Actividad (iniciando con un verbo de acción). Define la lista de distribución incluyendo las áreas correspondientes en donde se encuentran los usuarios. Revisa que el procedimiento este completo y adecuadamente desarrollado. Todos los párrafos ahí incluidos deben contener solo información útil. No se debe escribir ni de más ni de menos, solamente lo que se necesita para cumplir con su propósito. Si esta realizando la revisión anual, para mejorar el actual procedimiento, es muy importante recopilar y tomar en cuenta: a) Las sugerencias de mejora que hayan estado haciendo los usuarios. b) Las observaciones derivadas de las auditorias de calidad. c) La funcionalidad del correspondiente procedimiento en la vida diaria. Imprime en hojas de computadora el procedimiento y lo somete a consideración del gerente, de la Gerencia y de las demás áreas, ya sea por medio de entrevistas individuales a través de juntas, o enviando una copia a cada uno de ellos. Las personas que reciben un procedimiento a revisión tienen un plazo de 8 días naturales para regresar sus comentarios y observaciones respectivos. Si no se tienen comentarios se dará por aceptado. El aprobador del procedimiento. (Gerente del área). Revisa que el procedimiento sea congruente en la política de calidad y con las demás políticas y procedimientos de la organización. Aprueba los procedimientos. Si los aprueba, continua con el punto siguiente. En caso contrario, la devuelve al elaborador.

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Para cada personaje involucrado. Asígnele un número consecutivo de preferencia el orden en que van apareciendo en el procedimiento. A cada personaje, solamente le puede corresponder un número. Describa clara y detalladamente todas y cada una de sus responsabilidades involucradas o asociadas al procedimiento en cuestión. Use un número consecutivo para designar las responsabilidades de cada personaje, empiece siempre la redacción de la responsabilidad con un verbo de acción. Las responsabilidades deben presentar información (lineamientos y directrices) complementaria y suficiente para realizar correctamente el procedimiento. Las responsabilidades, deben contestar cualquier duda que el usuario del procedimiento pueda tener. Asigna al responsable idóneo del procedimiento, mismo que se encargará de hacer revisiones y modificaciones correspondientes. Define los procedimientos mismos, se encargará de hacer las revisiones y modificaciones. Enlista los documentos aplicables y/o anexos de apoyo al procedimiento. Elabora el diagrama de flujo, de acuerdo a las guías mostradas en el manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. Desarrolla el procedimiento correspondiente. Si se trata de un procedimiento, siga la técnica del libro. La secuencia y descripción de cada paso a desarrollar debe corresponder, exactamente a lo mostrado en el diagrama de flujo. Durante el desarrollo del procedimiento se recomienda que la persona ó departamento que desempañará la actividad ó acción se indique en letras minúsculas, subrayadas y resaltadas (negritas), las acciones que se realicen; pueden ser indicadas por medio de la numeración del procedimiento para que efectué las modificaciones pertinentes. El elaborador del procedimiento. Imprime el procedimiento en hojas blancas, “tomando en cuenta las siguientes consideraciones.

• Si es un nuevo procedimiento, quita la primera hoja la palabra borrador el nombre del procedimiento y la fecha indicada.

• Numera todos los anexos (formato, documento, etc.) que forma parte del

procedimiento.

• La portada (formato para los procedimientos) debe contener el nombre del procedimiento el código asignado, el nombre de la persona que lo elaboró, el nombre de la persona que lo aprobó, la fecha de aprobación/ revisión, las páginas donde se localizan los títulos del contenido para un procedimiento.

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Firma en el renglón de elaboró de la portada. Obtiene la firma del gerente del área en el renglón aprobó. Entrega el original del procedimiento al gerente del área emisora. La secretaria ó el gerente del área emisora. Recibe el original del nuevo procedimiento y lo da de alta en el control correspondiente. En la portada correspondiente verifica y anota el nivel de revisión (letras, A, B, C) etc. Anota la fecha de emisión. Esta es la fecha que se reproducirán las copias de las áreas incluidas en la lista de distribución. Anota el nombre de la persona quien esta registrando y dando de alta el procedimiento correspondiente. Pagina todos los formatos y, les pone un código en todas las hojas, Imprimiendo todos los procedimientos correspondientes. Distribuye las copias actualizadas del procedimiento documentado con el sello control de copias, a las áreas que se encuentran en la lista de distribución y, retira la copia anterior por lo que pasan a ser obsoletas. La revisión continuará cuando esto sea aplicable. Destruye todas las copias obsoletas retiradas de las áreas. Para ello, sella con la leyenda cancelado el procedimiento correspondiente a la versión anterior en su poder y lo archiva. Incorpora la política ó procedimiento nuevo ó revisado en el manual correspondiente.118

Estoy de acuerdo que es necesario revisar cada procedimiento, indicando quienes son los responsables de elaborarlos, revisarlos y aprobarlos para que estos puedan ser plasmados dentro del manual de procedimientos; por eso es importante seguir las indicaciones que se nos presentan para que los procedimientos sean aplicados en el archivo de trámite. 3.3. Diagrama de Flujo. Tomado en cuenta la definición de los diagramas de flujo ó flujogramas que emplean símbolos gráficos para representar los pasos de un proceso. También permiten describir la secuencia de las distintas etapas y su interacción para un buen entendimiento de los procedimientos expresados hacia las personas a las cuales les presenta un proyecto de mejora. Comento que un diagrama de flujo debe ser tomado en cuenta como apoyo en la elaboración del manual de procedimientos por lo que dentro de la GIC presentara varias ventajas. 118 Ibidem, p. 65-70

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3.3.1. Ventajas.

• Favorecen la compresión del proceso en donde el cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos de un buen diagrama de flujo que es el que reemplaza varias páginas de texto.

• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se

identificarán los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

• Muestran las interfases cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan,

facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

3.3.2. Elaboración de Diagramas de Flujo. Todo diagrama de flujo forma parte de un procedimiento por lo que considero que éste debe ser diseñado para entendimiento de las personas que forman un equipo de trabajo. Para la elaboración de diagramas de flujo se recomienda que tenga un máximo de veinte pasos. Los pasos que se recomienda seguir “para la elaboración de un procedimiento son: Enliste las personas o departamentos que participan en el procedimiento, dividiendo una hoja blanca en tantas columnas como personas o departamentos participen en el procedimiento. Utilice los símbolos mostrados en la simbología de los diagramas de flujo y defina la secuencia lógica, detallada y completa de los pasos que siguen las personas o departamentos involucrados en el procedimiento. Asegúrese de que todas las líneas y conectores estén debidamente unidos. Sobre todo, los rombos de decisión deben indicar el camino que siguen los “si y los no”. Verifique que todos los textos dentro de cada símbolo empiecen con un verbo de acción (comprar, firmar, revisar, aceptar, aprobar, devolver, sellar, etiquetar, etc.). Revise que el diagrama este completo, que todo lo que se hace en la realidad, corresponda a lo allí plasmado. Sométalo a consideración de otras personas. Pruebe la validez del diagrama, verificando que no se mezcle lo que es, con lo que debiera ser. Una vez aprobado el diagrama inicie con el desarrollo del procedimiento correspondiente, utilizando el formato del procedimiento maestro para elaborar, controlar y revisar políticas y procedimientos. Identifique en el diagrama de flujo cada actividad con el número que le corresponde dentro del procedimiento correspondiente.”119

119 ÁLVAREZ TORRES, Martín G..., p. 43.

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Estoy de acuerdo en seguir las recomendaciones para elaborar los diagramas de flujo porque por cada procedimiento que se establezca dentro del archivo de trámite se debe tener un diagrama que especifique el entendimiento de actividades. 3.4. Elaboración del Manual de Procedimientos. Los manuales de procedimientos “son instrumentos que permiten conocer el funcionamiento interno de la institución, consignan las operaciones a seguir para la realización de las funciones de toda la organización o de una o más unidades administrativas, dependiendo de su ámbito de aplicación, se considera a los manuales de procedimientos como administrativos, ya que facilitan la interacción de las unidades administrativas ó instituciones gubernamentales.” 120

La aplicación del manual de procedimientos dentro del archivo de trámite va a permitir que la tarea de organización de los documentos sea práctica y emotiva para tener un buen control de la información. La elaboración del manual de procedimientos ha sido realizada en base a la norma de calidad ISO 9001:2000, tomando en consideración los lineamientos de la Comisión Nacional del Agua respecto a la elaboración de manuales administrativos. (VER PAGINAS 72 A LA 175). 3.4.1. Lista de Distribución. La lista de distribución como su nombre lo dice “Es la lista de áreas incluidas que recibirán una copia de la política, procedimiento ó formato por parte de la Gerencia emisora (GIC) una vez que el documento sea debidamente aprobado, cuando haya dos ó más personas involucradas de un mismo departamento, no hace falta darle una copia a cada persona, con una copia para el manual del área correspondiente es suficiente.”121

El archivo, como centro de control documental, elabora una relación de individuos, unidades administrativas, departamentos internos y externos que deben recibir los distintos documentos para su uso. Los receptores serán seleccionados por individuos conocedores de la organización, que integra la Comisión Nacional del Agua. Los nombres de los responsables de las unidades receptoras de documentos “deben ser registrados en la lista de distribución, la cual también deberá ser revisada cada vez que un documento sea actualizado y distribuido, para comprobar si han variado los destinatarios.”122

Teniendo una lista de distribución se puede llevar un control de los documentos que son entregados a las diferentes áreas de la institución.

120 Ibidem, p. 19. 121 JAMEZ, Paul…. p. 137. 122 Ibidem, p. 181.

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3.5. Estructura Procedimental del Archivo de Trámite. La estructura procedimental se define como la forma práctica de hacer ó realizar una actividad a disposición dentro de un lugar, en este caso del archivo de trámite. En donde el formato diseñado para los procedimientos, en la parte superior izquierda se ve el logotipo de la CNA, en la parte superior derecha esta la leyenda Subdirección General de Administración y, en el siguiente renglón tiene el nombre de la Gerencia de Innovación y Calidad que es el área que representa el manual. Tiene un recuadro donde se escribe el nombre del procedimiento este debe iniciar con la palabra PROCEDIMIENTO PARA; a lado de éste hay varios cuadros donde debe ir Comisión Nacional del Agua, que es la institución que representa a la Gerencia; tiene otro apartado que dice vigencia a partir de, donde se pondrá en la parte de abajo el mes y año, que índica la fecha en que quedará vigente el procedimiento, se escribirá la página abajo del cuadro de número, puesto que esta en blanco para ser llenado. Continuando con la explicación, este formato tiene un campo llamado No, que abrevia la palabra número, que se refiere al consecutivo que representa las actividades de los procesos a realizar; después dice actividad, aquí se pone el nombre de ésta; de acuerdo a lo que se esta haciendo; hay también una parte que dice responsable, donde se define quien es el que lleva la responsiva para realizar una actividad y, en la parte de operación se describe lo que el responsable debe hacer para dar cumplimiento al procedimiento. A continuación se escribirán las personas responsables que tendrán que apegarse a autorizaciones, entregas, elaboración, bajas de documentos, depuraciones, transferencias, etc. Los responsables son: El mensajero: Es la persona interna que la CNA le envía a la GIC. El jefe de proyecto de la documentación. Asistente gerencial. El encargado de la unidad de correspondencia. Servidor público: Son todas aquellas personas que laboran en la CNA. Empleado de la empresa de mensajería, responsable de cumplir con su labor. Empresa de mensajería: es responsable del envío de la documentación. Destinatario: Es la persona a la que va dirigida la documentación o sobre que se envía en este caso el servidor público. Archivista: Es quien realiza servicio social dentro de la GIC. Representante de la Gerencia. Es el encargado y responsable del manejo de información. Gerente: Revisa información y autoriza bajas y transferencias documentales. Responsable de la documentación: Se encarga de retirar documentos de punto de emisión. Encargado del archivo de concentración: Maneja información semiactiva. Usuario interno: Personal que realiza sus funciones dentro de la Gerencia. Usuario externo: Personas que forman parte de la CNA, que pertenecen a otra área o departamento. Jefe de archivo: toma el mando. La estructura procedimental es la forma en que están diseñados los procedimientos que se realizan; también para saber quienes son los responsables de cumplir con una actividad, para llevar a cabo la elaboración de documentos, el control de los registros, la revisión y selección de éstos, autorizaciones de baja, así como también la depuración documental, dentro del archivo de trámite.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA

GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD EN LA

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA.

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PRESENTACIÓN.

De acuerdo al capítulo 4.2. de la norma ISO 9001: 2000 tiene a bien expedir el presente. Manual de procedimientos del archivo de trámite de la GIC en la CNA. Contiene las normas a las que deberán apegarse los departamentos administrativos que integran a la GIC. La Subdirección General de Administración por conducto de la Gerencia de Innovación y Calidad, es responsable de la expedición del presente documento, así como de asesorar a las unidades administrativas en su aplicación, elaboración, actualización y validación de los documentos.

______________________ _____________________ EL GERENTE EL SUBGERENTE

__________________________________________________

EL SUBDIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.

MEXICO, D. F. A: _____________________________________________ DE 2005.

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CONTENIDO. I. Introducción. II. Política de Calidad de la Gerencia de Innovación y Calidad y del Archivo de Trámite. III. Antecedentes Históricos de la GIC. IV. Marco Jurídico. V. Objetivo del Manual. VI. Propósito y Alcance. VII. Bitácora de Revisiones y Modificaciones a los Procedimientos. VIII. Normas Generales de Operación. IX. Procedimientos.

1. Correspondencia de entrada. 2. Correspondencia de salida. 3. Apertura de expedientes. 4. Foliación 5. Clasificación 6. Expurgo 7. Archivación. 8. Préstamo 9. Consulta. 10. Valoración documental. 11. Depuración de documentos. 12. Transferencia primaria de documentos 13. Elaboración y control de los documentos. 14. Distribución de documentos. 15. Control de los registros. 16. Calidad de servicio.

X. Formatos. XI. Anexos. XII. Lista de Distribución. XIII. Glosario de Términos de los Procedimientos Contenidos en el Manual. XIV. Información General para la Aplicación del Manual. XV. Instructivo del Manual de Procedimientos.

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HOJA DE AUTORIZACIÒN DEL AREA.

FIRMAS DE APROBACIÓN

ELABORÓ

___________________________________ ____________________________

(NOMBRE) (CARGO)

____________________________________________

(FIRMA)

REVISÓ.

___________________________________ ____________________________

(NOMBRE) (CARGO)

____________________________________________ (FIRMA)

APROBÓ.

___________________________________ ____________________________

(NOMBRE) (CARGO)

____________________________________________

(FIRMA)

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I-INTRODUCCIÓN.

Este manual de procedimientos es un instrumento de control documental que sirve de apoyo para cada uno de los departamentos administrativos de la Gerencia de Innovación y Calidad y, de las demás áreas de nivel central, regional y estatal de la Comisión Nacional del Agua para formular sus procedimientos y lograr los siguientes objetivos. Identificar, documentar y dar a conocer sus procesos operativos en el archivo de trámite. Agilizar los trámites y/ o servicios internos y externos que realizan con un enfoque de mejora continua. Fortalecer la cultura de servicio. El presente manual de procedimientos contiene los lineamientos generales y conceptos, para elaborar los procedimientos, la forma de su presentación, formalización, control y actualización, como temas complementarios se incluye el glosario de términos que incorpora los más recientes conceptos en la materia y, el de información general que deberán reunir los manuales administrativos de procedimientos con el objeto de que se lleve acabo bajo un criterio uniforme. Este documento contiene el marco jurídico en el cual se basa, las normas generales, las responsabilidades de cada área, descripción de cada procedimiento, los recursos a emplear, lineamientos, objetivos vigentes y el diagrama de flujo correspondiente. Por lo que deberá ser actualizado periódicamente por las unidades administrativas responsables de las actividades que se mencionan.

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II. POLÍTICA DE CALIDAD DE LA GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD. Promover en la Comisión Nacional del agua un establecimiento de una cultura de innovación y calidad por medio de eventos de integración, proyectos de mejora, transformación y, Sistemas de Gestión de la Calidad de acuerdo a sus requerimientos a través de la mejora continua. POLÍTICA DE CALIDAD DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA GIC. Centralizar la normatividad de los procedimientos cumpliendo con la Política de Calidad de la Gerencia de Innovación y Calidad de acuerdo a sus proyectos de mejora.

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III.-ANTECEDENTES DE LA GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD. La creación de la Gerencia de Innovación y Calidad “tiene origen en el marco del programa de innovación y calidad gubernamental de la oficina de la Presidencia de la República, que tiene como propósito superior el mejorar la capacidad de gobernar para atender las expectativas de la sociedad, y recuperar con ello la confianza en sus autoridades, su implementación se realizó en la Comisión Nacional del Agua, a partir del 18 de julio del 2001, autorizado por el directorado de la dirección. Dentro de los antecedentes, El origen de establecer una cultura de innovación y calidad “nace del modelo de innovación y calidad gubernamental de la Presidencia de la República, emitido por el Licenciado Ramón Muñoz Gutiérrez, que presta sus servicios como coordinador del programa a partir de febrero del 2001.”123

123 GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD. Op. cit p. 7.

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IV. MARCO JURÍDICO.

Leyes. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal D.O.F. 29-12-1976. Art. 20 y Art. 37 Fracción XXV. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D.O.F. 13-03-2002 Art. 8 Fracción V. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-06-02 Art. 3 Fracción III y V. Art. 4. Códigos. Código Penal para el D.F. en Materia de Fuero Común y para toda la Republica en Materia de Fuero Federal. Art. 214 Fracción IV. Decretos. Decreto por el que se crea la Comisión Nacional del Agua. D.O.F. 16-I-1989. Decreto por el que los Titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y Servidores Públicos D.O.F. 02-09-1988. Art. 6. Reglamentos. Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación. Art. 48 Fracción II. Lineamientos. Lineamientos Generales para la Organización, y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal D.O.F. 20-02-04. Normas. Norma ISO 9001: 2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000) Requisito 4.2. de la documentación. Guías. Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Políticas y Procedimientos de la Comisión Nacional del Agua. Estructura Básica. Manuales. Manual de Gestión de la Calidad de la GIC, sección 4. Sistema de Gestión de la Calidad.

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V. OBJETIVO DEL MANUAL.

Estructurar los procesos de organización del Archivo de Trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad de la Comisión Nacional del Agua para dar cumplimiento a la norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000) y, lograr un enfoque sistemático en el sistema de administración de la calidad. Que permita a los departamentos administrativos identificar, documentar y agilizar sus procesos operativos, así como mejorar el servicio interno y externo mediante su actualización permanente y el fortalecimiento de la cultura de calidad en el servicio, orientada a elevar la mejora continua.

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VI. PROPÓSITO.

Establecer los lineamientos para mantener el control de la documentación del Archivo de Trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad, reconociendo y desarrollando un buen trabajo orientado a resultados. A través de los procedimientos establecidos.

ALCANCE. Este manual se aplica a todas las áreas funcionales y al personal responsable que colabora en la Gerencia de Innovación y Calidad de la Comisión Nacional del Agua, para cada ocasión elaborando, controlando y actualizando documentos que integran al archivo de trámite.

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VII. BITÁCORA DE REVISIONES Y MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS.

Esta se desarrolla cuando al manual de procedimientos se le va a implementar una modificación ó en su caso una revisión; actualización para fines administrativos por lo tanto, en el cuadro de estado de revisión se señalarán los cambios, así como en la fecha de emisión se pondrá el día, mes y año en el que se lleva acabo el manual, se señalará el proceso de historial de cambios, y se hará por medio de una bitácora de revisiones y modificaciones a los procedimientos contenidos en éste, llenando el formato que a continuación se presenta:

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS. (PROCEDIMIENTOS). Tipo de documento _____________________________________ Número de

control Nombre del documento

Revisión número.

Fecha que entra en

vigor

Motivo Referencia Distribución

Esta hoja será entregada cada vez que se emite ó actualice un procedimiento. Este formato se llenará cuando se haga una modificación ó un cambio al manual de procedimientos, para dar cumplimiento a la norma ISO 9001: 2000 en el Requisito 4.2. Control de los Documentos.

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VIII. NORMAS GENERALES DE OPERACIÓN.

Del Gerente de la Gerencia de Innovación y Calidad. Aprobar los procedimientos para su implantación. Del jefe de proyecto del sistema de calidad. Revisar los procedimientos para su aplicación. Del jefe de proyecto de documentación. Elaborar y mantener actualizados los procedimientos al menos una vez al año o antes si fuera necesario. Resguardar en papel y/o archivo electrónico, los documentos que soportan al sistema de gestión de la calidad dentro del archivo de trámite. Aplicar los procedimientos en todas las áreas involucradas con el archivo de trámite. De los subgerentes. Vigilar que se lleve acabo lo establecido en este manual de procedimientos. Conservar y mantener las copias controladas que le sean asignadas en su área de competencia. Mantener actualizado el manual de procedimientos de archivo de trámite de la GIC. Del personal de la Gerencia de Innovación y Calidad que cubre el sistema del archivo de trámite. Apegarse a lo establecido en este manual. Informar a su jefe inmediato cualquier error o desviación que detecte en los documentos para proceder a su revisión y adecuación. Responsable de documentación. Encargado de verificar que todo documento que ingrese a la GIC este completo. Asigna el número de control de los documentos de origen externo e interno tomando como referencia su listado maestro de control de documentos, conforme a la clave alfanumérica. (Esta se puede ver en la parte final de los anexos).

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IX. PROCEDIMIENTOS.

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1.-PROCEDIMIENTO PARA LA

CORRESPONDENCIA DE

ENTRADA.

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PROCEDIMIENTO “A”

“PROCEDIMIENTO PARA LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA”.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “A” Desarrollar los procesos a seguir para la revisión de documentos que llegan a la Gerencia de Innovación y Calidad en la Comisión Nacional del Agua.

ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “A” Recepción de correspondencia de entrada. Revisión de documentos Firma y sellado de documentos recibidos. Registro de correspondencia de entrada. Captura de correspondencia en base de datos. Verificación del total de documentos Reprografía de documentos. Despacho de correspondencia. Distribución de documentos. Firma del servidor público en copia de acuse.

MP: GIC-01.

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PROCEDIMIECORRESPONDEN

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

NO ACTIVIDAD RE 1

Recepción de correspondencia de entrada.

2

Revisión de documentos

Resdo

3

Firma y sellado de documentos recibidos.

4

Registro de correspondencia de entrada.

5

Captura de correspondencia en base de datos.

6

Verificación del total de documentos

NTO PARA LA CIA DE ENTRADA.

SPONSABLEMensajero Entrega toda

a la GIC a la u

ponsable de la cumentación

Revisa que toGerencia de Inal área ó sepúblicos que c Si no es así, loque lo entregprocede a poeste con fechacuse de recib

Asistente gerencial

De pertenecerprocede a poeste con fechacuse de recib

Asistente gerencial

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Asistente gerencial

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Asistente gerencial

Se encargará desto incluyencomunica al áenvió para inllegó incomplecorreo electrónson de carácte

OPERACIÓNla documentacinidad de corre

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an dirigidos aolaboran dentro

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do anexos. Derea ó con la formar que lata y pueda envico ó a través

r urgente.

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MP: GIC-01.

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SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO ACTIVIDAD R

7

Reprografía de documentos.

8

Despacho de correspondencia.

9

Distribución de documentos.

10

Firma del servidor público en copia de acuse.

S

PROCEDIMIECORRESPONDEN

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

NTO PARA LA CIA DE ENTRADA.

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Reproduce cfotocopiandolos servidoremás de acuse

Asistente gerencial

Se encarga dque va dirigidentro de la

Mensajero Distribuye documentos diferentes ár

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MP: GIC-01.

88

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

MENSAJERO JEFE DDO

INICIO.

REVISDOCUM

RECEPCIÓN DE

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

DOCUMMPCO

FIRMA

DOCU

DIAGRAMA DECORRESPONDEN

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

FLUJO PARA LA CIA DE ENTRADA.

E PROYECTO DE LA CUMENTACIÓN

IÓN DE ENTOS

ENTOS LETOS

COORDINA CIÓN DE

ENVÍO DE DOCUMENTOS FALTANTES.

Y SELLADO DE MENTOS

CO

COEN

VDD

SI

NO

ASISTENTE GERENCIAL

REGISTRO DE RRESPONDENCIA DE ENTRADA.

CAPTURA DE RRESPONDENCIA BASE DE DATOS.

ERIFICACIÓN EL TOTAL DE OCUMENTOS

SI

N

1

COQUE

DOCUINC

O

SERVIDOR PÚBLICO

89

MUNICA SE ENVIO

LA MENTACION OMPLETA

MP: GIC-01.

2

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

MENSAJERO JEFE DDO

DISTRIBUCIÓN DE

DOCUMENTOS.

DIAGRAMA DECORRESPONDEN

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

FLUJO PARA LA CIA DE ENTRADA.

E PROYECTO DE LA CUMENTACIÓN

AG

RE

DO

CO

SISTENTE ERENCIAL

PROGRAFIA DE

CUMENTOS

DESPACHO DE RRESPONDENCIA.

1

SERPÚ

DOC

F

RECCORR

DE

FISE

PÚ

VIDOR BLICO

ENVIO DE UMENTACION ALTANTE

FIN

2

MP: GIC-01.

EPCIÓN DE ESPONDENCIA ENTRADA

RMA DEL RVIDOR

BLICO EN

90

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

2.-PROCEDIMIENTO PARA LA

CORRESPONDENCIA DE

SALIDA.

MP: GIC-01.

91

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “B”

“PROCEDIMIENTO PARA LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA”.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “B” Registrar y controlar la correspondencia de salida dentro de la Gerencia de Innovación y Calidad de la Comisión Nacional del Agua. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “B” Elaboración de etiquetas para poner en el sobre. Elaboración de formato de salida de correspondencia. Registro y captura de correspondencia de salida. Revisión y verificación de formato de correspondencia de salida. Despacho de correspondencia a destinatario. Distribución de correspondencia Envió de correspondencia foránea. Recepción de correspondencia. Respuesta de correspondencia Archivación de correspondencia de salida. Guarda de expediente.

MP: GIC-01.

92

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Elaboración de etiquetas para poner en el sobre.

2

Elaboración de formato de salida de correspondencia.

3

Registro y captura de correspondencia de salida.

PROCEDIMIECORRESPONDE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

NTO PARA LA

NCIA DE SALIDA.

RESPONSABLE Asistente Gerencial

Elabora enombre dnúmero, cy, estadcorrespondnombre ddelegaciónla correspo

Asistente Gerencial

Elabora corresponddonde espy del descontenido posteriormcopias de

Asistente Gerencial

Anota cada enviar pmandaronla computde corresplos campoconsecutivnombre elaboraciónombre destinatarió departadocumento Después correspondGerencial correspond(s), a envia

OPERACIÓN tiqueta de datos esel remitente, direccióolonia, C. P, delegacióo al que se eencia y elabora otrel destinatario, su , ciudad, estado al quendencia. el formato de saencia y procede a s

ecífica el nombre del tinatario, dirección, c

del sobre que sente se firma y, se le

este formato firmado. a uno de los documentara saber que docum

y, de que tratan por loadora registra la baseondencia de salida; ds número (que se o de salida de docdel documento, fen, asunto, fecha ddel remitente, nomo, lugar donde se envímento al que va a .

se procede al eencia, donde la

entrega a la unencia todo (s) el (lr.

cribiendo n, (calle, n) ciudad nvía la a con el dirección, se envía

lida de u llenado remitente iudad, el e envía, anexan 5

os que va entos se tanto en

de datos entro de

refiere al umentos) cha de

e envío, bre del a, el área llegar el

nvío de Asistente idad de os) sobre

MP: GIC-01.

93

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 4

Revisión, verificación y registro de formato de correspondencia de salida.

Euc

5

Despacho de correspondencia a destinatario.

M

6

Distribución de correspondencia

7

Envió de correspondencia foránea

Euc

PROCEDIMIECORRESPONDE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

NTO PARA LA

NCIA DE SALIDA.

RESPONSABLE ncargado de la nidad de orrespondencia

Procederácorrespondde salida dvan enviarlos envía. El encacorrespondformatos base de daenvío.

ensajero interno Se encargenviar

Mensajero Distribuyede los diferentes

ncargado de la nidad de orrespondencia

Llama a lque pasedocumentalos recibemidiendo cobro de e Emite cobunidad derecibido documentadiferentes Mexicana,mete en utrasladadoiniciar su d

OPERACIÓN a llevar una revisiencia, verificando ele cada uno de los sobr, que estén firmados

rgado de la uniencia registra cada u

que contiene cada sobtos, ya registrados pro

ara de despachar todo

la correspondencia a servidores públicos áreas que componen aa empresa de mensajn a recoger sobción a enviar, en ese y, pesa todos los

capacidad de peso parnvió y elaborar factura

ro y, le firma al encarg correspondencia el de entrega de paqución; para ser entreáreas y Estados de la R carga la documentacn carro ó camioneta

a la empresa de menistribución.

ón de la formato es que se

por quien

dad de no de los re en su cede a su

sobre a

cada uno de las

la CNA ería para res con momento sobres,

a efectuar .

ado de la acuse de etería de gado en epública

ión y, la para ser sajería e

MP: GIC-01.

94

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 8

Recepción de correspondencia

9

Respuesta de correspondencia

10

Archivación de correspondencia de salida.

11 Guarda de expediente

PROCEDIMIECORRESPONDE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

NTO PARA LA

NCIA DE SALIDA.

RESPONSABLE Servidor Público Recibe do

los datos éste, le firprocede adocumentade corresp

Servidor Público Revisa el aoficios quelos mismoinicio del documento

Archivista Archivarácorrespondgeneradorantecedendocumento

Archivista Guarda lalugar de trámite.

OPERACIÓN cumentos en donde con el nombre del dema de recibido al menl análisis del asunción para iniciar la ondencia. sunto de cada uno de contiene cada sobre y

s pasos que se llevan aprocedimiento de salids

en la carpeencia de salida

a, el acuse que servte del asunto del cua. carpeta u expedienorigen dentro del ar

coincidan stinatario sajero y,

to de la respuesta

los sigue cabo al a de

ta de del área irá como l trata el

te en su chivo de

MP: GIC-01.

95

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

ASISTENTE GERENCIAL

ENCARUN

CORRE

ELABORACION DE ETIQUETAS

ELABORACION Y LLENADO DE

FORMATO DE SALIDA DE

CORRESPONDENCIA ANEXANDO 5 COPIAS.

REGISTRO Y CAPTURA DE CORRESPONDENCIA

DE SALIDA

ENTREGA DE SOBRES A LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIAR

CORRVE

FORM

INICIO.

REGIQU

ECORRE

DIAGRAMA DECORRESPONDE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

A

FLUJO PARA LA NCIA DE SALIDA.

GADO DE LA IDAD DE SPONDENCIA

MENSAJERO

EVISION DE ESPONDENCIA, RIFICANDO

ATO DE SALIDA

STRO DE FORMATOS E CONTIENE CADA

SOBRE

NVÍO DE SPONDENCIA.

POR MENSAJERO INTERNO.

DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

A SU DESTINATARIO

3

EMPRESA DE

MENSAJERIA

SEP

POR M NSAJERÍA. E

RVIDOR ÚBLICO

MP: GIC-01.

96

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

DIAGRAMA DECORRESPONDE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

ASISTENTE GERENCIAL

ENCARGADUNIDAD

CORRESPON

FLUJO PARA LA NCIA DE SALIDA.

O DE LA DE DENCIA

MENSAJERO

M

DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA

3

EMPRESA DE

ENSAJERIA

SERVPÚB

RECEPCION DCORRESPONDEN

FIRMA ACUSE DE REDEL MENSAJER

RESPUESTA DE

RRESPONDENCIA.

CO

ANALISIS DEL ASDEL DOCUMEN

ARCHID

DOCUM

GUAREXPE

EN EL ADE TR

F

NO

IDOR LICO

E CIA

CIBIDO O

UNTO TO.

VACIÓN E ENTOS.

DA DE DIENTE

RCHIVO ÁMITE.

IN.

SI

MP: GIC-01.

A

97

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

3.-PROCEDIMIENTO PARA LA

APERTURA DE

EXPEDIENTES Y/O

CARPETAS.

MP: GIC-01.

98

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “C”

“PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE EXPEDIENTES Y/O CARPETAS” OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “C” Describír la apertura de los expedientes cuando se maneje un nuevo asunto dentro de la Gerencia de Innovación y Calidad. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “C” Recepción de documentos. Verificación de existencia de carpeta y/o expediente. Apertura de expedientes. Integración de documentos. Clasificación de documentos. Foliación de documentos. Etiquetado de carpetas y/o expedientes. Control de Registro y captura de de carpetas y/o expedientes y tipología documental en base de datos. Guarda de expedientes.

MP: GIC-01.

99

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD

1 Recepción de documentos.

2

Verificación de existencia de carpeta y/o expediente.

3

Apertura de expedientes.

4

Integración de documentos.

5 Clasificación de documentos.

6 Foliación de documentos.

7 Etiquetado de carpetas y/o expedientes.

8 Control de Registro y captura de carpetas y/o expedientes y tipología documental en base de datos.

9

Guarda de expedientes.

PROCEDIMIEAPERTURA DE EXPED

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

NTO PARA LA

IENTES Y/O CARPETAS.

RESPONSABLE OPERACIÓN Archivista Recibe de cada una de las áreas la

documentación para archivar. Archivista Verifica si dentro del archivo de trámite

existe una carpeta o expediente que trate del mismo asunto; si es así integra los documentos a éste

Archivista Procede a la apertura del expediente con el nombre del asunto que se va a manejar

Archivista Integra los documentos que tienen que ver con el asunto.

Archivista Asigna al expediente un número de clasificación cuando este ya este abierto, codificándolo para su localización dentro del archivo de trámite.

Archivista Asigna un número de folio de forma ascendente a cada uno de los documentos para su identificación dentro del expediente.

Archivista Le pone una etiqueta para identificación a cada una de las carpetas o expedientes para ser localizados dentro del archivo de trámite.

Archivista Lleva el control de registro de expedientes y/o carpetas capturando en la base de datos, la tipología documental del nuevo expediente.

Archivista Guarda las carpetas o expedientes localizando el lugar de origen donde pertenecen dentro del archivo de acuerdo al número de clasificación.

MP: GIC-01.

100

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

D

E

DIAGRAMA DEAPERTURA DE EXPED

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

FLUJO PARA LA IENTES Y/O CARPETAS.

ARCHIVISTA.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.

FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS

DE FORMA ASCENDENTE.

COLOCACIÓN DE ETIQUETA

A CARPETA Ó EXPEDIENTE.

INTEGRACIÓN DE DOCUMENTOS AL

EXPEDIENTE.

ASIGNACIÓN DE NÚMERO

E CLASIFICACIÓN A

REGISTRO DE EXPEDIENTE

N BASE DE DATOS.

VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA

DE EXPEDIENTE.

NO

SI

APERTURA DE EXPEDIENTE.

4

MP: GIC-01.

INICIO.

101

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

DIAGRAMA DEAPERTURA DE EXPED

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

FLUJO PARA LA IENTES Y/O CARPETAS.

ARCHIVISTA.

FIN.

GUARDA DE EXPEDIENTE.

CAPTURA DE TIPOLOGÍA

DOCUMENTAL.

MP: GIC-01.

4

102

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

4.- PROCEDIMIENTO PARA LA

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

MP: GIC-01.

103

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “D”

“PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “D” Clasificar los documentos a través de la nomenclatura ó codificación señalada por la GIC. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “D” Separación de documentos por áreas y por asunto. Consulta de lista maestra de codificación para identificación. Asignación de numeración a expediente de acuerdo a la clasificación alfanumérica. Elaboración de etiqueta con nomenclatura asignada. Pegado de etiqueta al expediente de acuerdo a su clasificación. Perforación e integración de documentos al expediente de acuerdo a su clasificación. Guarda de expediente o carpeta dentro del archivo de trámite.

MP: GIC-01.

104

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Separación documentos por áy por asunto.

2

Consulta de maestra codificación identificación.

3

Asignación numeración expediente de acua la clasificaalfanumérica.

4

Elaboración etiqueta nomenclatura asignada.

5

Pegado de etiqueexpediente de acua su clasificación.

6

Perforación integración documentos expediente de acua su clasificación.

7 Guarda de expedieo carpeta dentro dearchivo de trámite

PROCEDIMIENTO PADOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

RA LA CLASIFICACIÓN ENTAL.

RESPONSABLE OPERACIÓN de

reas Archivista Apartará los documentos por

nombre del área que es la que los genera separándolos de acuerdo al tipo de asunto que tratan, según su información.

lista de

para

Jefe de proyecto de la documentación

Consultará la lista maestra de codificación para identificar los documentos.

de a

erdo ción

Jefe de proyecto de la documentación

Asignará un número de acuerdo a la lista de codificación (clasificación alfanumérica).

de con

Archivista Elaborará una etiqueta con la nomenclatura asignada.

ta al erdo

Archivista Posteriormente viene el pegado de la etiqueta en el expediente en la parte inferior derecha con la clasificación plasmada de ésta.

e de al

erdo

Archivista Perfora e integra cada uno de los documentos en el expediente ó carpeta que le corresponde de acuerdo a su clasificación.

nte l

.

Archivista Guardará el expediente ó carpeta dentro del archivo de trámite.

MP: GIC-01.

105

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

DIAGRAMA DECLASIFICACIÓ

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

ARCHIVISTA

INICIO

SEPARACION DE DOCUMENTOS

ELABORACION DETIQUETA CON

NOMENCLATURASIGNADA ALEXPEDIENTE.

PEGADO DE ETIQUEN PARTE INFERI

DERECHA DELEXPEDIENTE.

PERFORACIONINTEGRACION D

DOCUMENTOS ENEXPEDIENTE.

GUARDA DE EXPEDIENTE EN

ARCHIVO DETRÁMITE

FIN.

FLUJO PARA LA N DOCUMENTAL.

JEFE DE PROYECTO DE LA DOCUMENTACION.

CONSULTA DE LISTA MAESTRA DE CODIFICACION

PARA IDENTIFICACION.

ASIGNACION DE CLAVE A EXPEDIENTE DE ACUERDO A LA

LISTA MAESTRAE A

ETA OR

E E EL

EL

MP: GIC-01.

106

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

5.- PROCEDIMIENTO PARA LA

ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS.

MP: GIC-01.

107

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “E”

“PROCEDIMIENTO PARA LA ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “E” Instruir los procesos de Archivación que se harán dentro del Archivo de Trámite. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “E” Leer el (los) documento (s). Ubicar el número de expediente al que pertenece el documento. Recepción, Revisión y Verificación de documentos. Corrección de Archivación apoyándose con la carpeta de contenido de expedientes. Integración de documentos al expediente. Foliación de documentos. Captura de índice de contenido de nuevos documentos integrados para llevar acabo su registro. Impresión del registro de control de los documentos e integrarlo al expediente. Guarda del expediente.

MP: GIC-01.

108

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Leer el (los)documento (s).

2

Ubicar el númerode expediente alque pertenece eldocumento.

3

Recepción, Revisión yVerificación dedocumentos.

4

Corrección deArchivación apoyándose con lacarpeta decontenido deexpedientes.

5

Perforación e Integración de documentos al expediente.

PROCEDIMIENTO PARDOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

A LA ARCHIVACIÓN DE ENTOS.

RESPONSABLE OPERACIÓN Servidor público Leerá el documento para saber el

asunto que trata para mandarlo a archivar

Servidor público Ubicará el número de expediente al que pertenece el documento; esto se hará leyendo la carpeta de contenido de expedientes en donde especificarán las áreas de la CNA y, que asuntos son los que manejan para ello contarán con un número de carpeta o expediente, en él que se pondrá un número de clasificación para ser identificado fácilmente.

Archivista recibirá los documentos que fueron mandados a archivar y los revisará, verificando que los documentos pertenezcan al expediente ó carpeta lefort al que el servidor público envió

Archivista De no pertenecer el documento en el expediente buscara en la carpeta de contenido de expedientes a donde pertenece el documento el archivista buscará el expediente localizando el asunto que tratan los documentos

Archivista Perfora e integra los documentos al expediente.

MP: GIC-01.

109

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 6

Foliación dedocumentos.

7

Captura de índicede contenido denuevos documentosintegrados parallevar acabo suregistro.

8

Impresión delregistro de controlde los documentose integrarlo alexpediente.

9 Guarda delexpediente.

PROCEDIMIENTO PARDOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

A LA ARCHIVACIÓN DE ENTOS.

RESPONSABLE OPERACIÓN Archivista Asignará un número de folio a cada

uno de los documentos para identificarlo dentro del expediente de manera ascendente.

Archivista Actualizará escribiendo los nuevos documentos integrados para llevar un buen control y registro de éstos

Archivista Imprime y guarda al principio del expediente el registro.

Archivista Guardará en su lugar de ubicación dentro del archivo de trámite el expediente.

MP: GIC-01.

110

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

SERVIDOR PUBL

INICIO.

LEER DOCUMENTOS

PARA SABER SU ASUNTO.

UBICAR NÚMERO DE EXPEDIENTE EN CARPETA DE

ARCHIVO.

DIAGRAMA DEARCHIVACIÓN D

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

FLUJO PARA LA E DOCUMENTOS.

ICO ARCHIVISTA

RECEPCÓN Y REVISIÓN DE

DOCUMENTOS

VERIFICAR SI PERTENECEN LOS

DOC. AL EXPEDIENTE

INDICADO.

CORRECCIÓN DE

ENVIÓ AL EXPEDIENTE

CORRESPONDIENTE.

BUSQUEDA DE EXPEDIENTE AL

QUE PERTENECEN LOS

PERFORACIÓN E INTEGRACIÓN

DE LA

ASIGNACIÓN DE NÚMERO

DE FOLIO A

NO

SI

MP: GIC-01.

5

111

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN.

GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

SERVIDOR PUBL

DIAGRAMA DEARCHIVACIÓN D

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

FLUJO PARA LA E DOCUMENTOS.

ICO ARCHIVISTA

CAPTURA DE NUEVOS DOCUMENTOS EN EL

ÍNDICE DE LA BASE DE DATOS.

IMPRESIÓN E INTEGRACIÓN

GUARDA DEL EXPEDIENTE

EN SU LUGAR DE UBICACIÓN

DEL ARCHIVO DE TRÁMITE.

FIN.

5

MP: GIC-01.

112

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

6.-PROCEDIMIENTO PARA LA

FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS.

MP: GIC-01.

113

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “F”

“PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “F” Describir la foliación de documentos dentro del archivo de trámite. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “F” Asignación de número de folio. Verificación de folios. Elaboración de fe de erratas. Registro de folios en base de datos.

MP: GIC-01.

114

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Asignación de núde folio a document

2

Verificación de folio

3

Elaboración de feerratas

4 Registro de foliosbase de datos.

PROCEDIMIEFOLIACIÓN DE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

NTO PARA LA DOCUMENTOS.

RESPONSABLE OPERACIÓN mero os

Archivista Asignará un número de folio a los documentos que se van a integrar a la carpeta ó expediente.

s Responsable de la documentación

Verifica que el número de folio de los documentos estén puestos en el orden de no ser así, se procede a la elaboración de una fe de erratas.

de Responsable de la documentación

Explica el error que se cometió dentro del proceso de foliación, si una hoja no fue foliada ó el folio fue repetido, a través de ésta, corrige el error.

en Archivista Registra los folios de manera secuencial en la base de datos.

MP: GIC-01.

115

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

DIAGRAMA DEFOLIACIÓN DE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

ARCHIVISTA

INICIO.

ASIGNACIÓN DE NÚMEROS DE FOLIO

A LOS DOCUMENTOS.

REGISTRO DE FOLIOS EN BASE DE DATOS.

FIN.

FLUJO PARA LA DOCUMENTOS.

RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACION.

VERIFICACIÓN DE ERRORES

DE LOS FOLIOS.

ELABORACIÓN DE FE DE ERRATAS.

SI

NO

MP: GIC-01.

116

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

7.- PROCEDIMIENTO PARA LA

VALORACIÓN DOCUMENTAL.

MP: GIC-01.

117

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “G”

“PROCEDIMIENTO PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “G” Valorar cada uno de los documentos tomando en consideración el ciclo vital del documento para darles un periodo de guarda dentro del archivo de trámite. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “G” Revisión de documentación y análisis de la información. Selección y separación de documentos por asunto. Archivación de documentos por asuntos en la carpeta ó expediente que le corresponda. Elaboración de formato de valoración documental. Especificación de tiempo de guarda dentro del archivo de trámite. Transferencia documental al archivo de Concentración. Uso institucional de los documentos en archivo histórico. Verificación de la importancia de la información para retención y/o depuración de documentos. Elaboración de acta de baja documental. Autorización del acta de baja documental. Depuración de documentos.

MP: GIC-01.

118

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Revisión de documentación y análisis de la información.

2

Selección de documentos separándolos por asunto.

3

Archivación de documentos por asuntos en la carpeta ó expediente que le corresponda.

4

Elaboración de formato de valoración documental.

5

Especificación de tiempo de guarda dentro del archivo de trámite según el periodo de validez que tiene el documento.

6

Transferencia documental al archivo de concentración

PROCEDIMIENTO PADOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

RA LA VALORACIÓN ENTAL.

RESPONSABLE OPERACIÓN Archivista y/o

Asistente Gerencial Revisar y analizar los documentos, verificando el asunto que tratan y, los separará según su tipo de información.

Archivista Selecciona y separa cada uno de los documentos por asunto.

Archivista Acomoda dentro de la carpeta ó expediente los documentos que tratan del mismo asunto.

Archivista Elaborará formato de valoración documental, de acuerdo al ciclo vital del documento describirá el plazo de vigencia.

Responsable de la documentación

Dentro del formato de valoración documental especificará el tiempo de guarda dentro del archivo de trámite; según el periodo de validez que tiene el asunto del documento

Responsable de la documentación

Si el documento es caducado, se llevará acabo la transferencia primaría de los documentos y, se le dará un nuevo período de guarda dentro del archivo de concentración.

MP: GIC-01.

119

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 7

Uso institucional de los documentos en archivo histórico.

8

Verificación de laimportancia de lainformación pararetención y/odepuración dedocumentos.

9

Elaboración deacta de bajadocumental.

10

Autorización delacta de bajadocumental.

11 Depuración dedocumentos.

PROCEDIMIENTO PADOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

RA LA VALORACIÓN ENTAL.

RESPONSABLE OPERACIÓN Responsable de la documentación

Cumplida su vigencia dentro del archivo de concentración los documentos se analizarán y, revisarán verificando que tengan utilidad histórica, si es así, se hará la transferencia secundaría de documentos donde éstos, servirán de uso institucional dentro del archivo histórico.

Responsable de la documentación

Verificará la importancia de la información que contienen los documentos para su retención y, si la información no es importante se procede a la depuración.

Archivista y/o Asistente Gerencial

Elaborará un acta de baja documental para depurar los documentos.

Gerente Autorizará el acta para llevar acabo la depuración de la documentación

Archivista y/o Asistente Gerencial

Iniciará la destrucción total de los documentos que se encuentran en el archivo.

MP: GIC-01.

MP: GIC-01.

120

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

DIAGRAMA DE VALORACIÓN

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

ARCHIVISTA Y/0 ASISTENTE

GERENCIAL

INICIO.

REVISION Y ANALISIS DE LA

DOCUMENTACION

SELECCIÓN Y SEPARACIÒN DE

DOCUMENTOS POR ASUNTO

ARCHIVACION DE DOCUMENTOS

ELABORACION DE FORMATO DE VALORACION DOCUMENTAL

VERIFICACION DE

CADUCIDAD DEL

DOCUMENTO

TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS

NO

SI

FLUJO PARA LA DOCUMENTAL.

RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACION

GERENTE ENCARGADO DEL

ARCHIVO HISTORICO

ESPECIFICACION DE TIEMPO DE

GUARADA EN EL ARCHIVO DE

TRÁMITE

INDICACION DE PERIODO DE GUARADA DENTRO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION

6

MP: GIC-01.

121

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

DIAGRAMA DE VALORACIÓN

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

ARCHIVISTA Y/0 ASISTENTE

GERENCIAL

TRANSF RENCIA SECUNDARIA DE

DOCUMENTOS

E

ELABORACIÓN DE

ACTA DE BAJA DOCUMENTAL

DEPURACION DE DOCUMENTOS

FIN.

FLUJO PARA LA DOCUMENTAL.

RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACION

GERENTE ENCARGADO DEL

ARCHIVO HISTORICO

CUMPLIMIENTO DE VIGENCIA DENTRO DEL ARCHIVO DE

CONCENTRACION

LOS DOCUMENTOS

PERMANECERAN EN EL ARCHIVO

DE CONCENTRACION.

USO INSTITUCIONAL

EN EL ARCHIVO

HISTÓRICO.

AUTORIZACIÓN DE ACTA DE

BAJA DOCUMENTAL

NO

SI

MP: GIC-01.

6

122

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

8.-PROCEDIMIENTO PARA EL

EXPURGO DOCUMENTAL.

MP: GIC-01.

123

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “H”

“PROCEDIMIENTO PARA EL EXPURGO DOCUMENTAL”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “H” Separar la documentación duplicada de los expedientes que están dentro del archivo de trámite, depurar la que no tiene un valor administrativo y, transferir la que presenta utilidad legal en el archivo de concentración. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “H” Organización de los documentos. Establecimiento de periodo de conservación en archivo de trámite. Revisión y separación de documentos sin valor primario. Separación de expedientes que cumplen periodo de conservación en archivo de trámite. Análisis de documentos en cada expediente. Separación de copias, fotocopias, faxes y material diverso. Eliminación de documentos sobrantes de expedientes. Integración de expedientes con originales y copias para guarda y transferencia primaria. Transferencia a archivo de concentración.

MP: GIC-01.

124

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Organización de documentos.

2

Establecimiento periodo de conservaen archivo de trámit

3

Revisión y separaciódocumentos sin primario.

4

Separación expedientes cumplen periodo conservación en arcde trámite.

5

Análisis de documeen cada expediente.

6

Separación de cofotocopias, faxesmaterial diverso.

PROCEDIMIENTODOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

PARA EL EXPURGO ENTAL.

RESPONSABLE OPERACIÓN los Archivista Se encargará de organizar los

documentos por asunto de acuerdo a la serie documental que esta manejando.

de ción

e.

Responsable de la documentación

Para el caso de los documentos originales el responsable de la documentación es el que definirá la conservación definitiva de estos para que permanezcan dentro del archivo de trámite.

n de valor

Archivista Durante la revisión de documentos se hará una separación de los documentos que no tienen valor.

de que

de hivo

Archivista Ya realizada la selección de documentos se procede a darle un periodo de valoración donde se determina la vigencia administrativa en la que permanecerán guardados dentro del archivo de trámite.

ntos Archivista Analiza los expedientes detectando documentos como borradores

pias, y

Archivista Separa copias, fotocopias, faxes y material diverso que es repetitivo procediendo a ser eliminado.

MP: GIC-01.

125

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 7 Eliminación

documentos sobrde expedientes.

8 Integración expedientes originales y copias guarda y transfereprimaria.

9

Transferencia a arcde concentración.

PROCEDIMIENTODOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

PARA EL EXPURGO ENTAL.

RESPONSABLE OPERACIÓN de

antes Archivista De no tener ninguna utilidad los

documentos se eliminarán por completo.

de con

para ncia

Archivista Integra los documentos que permanecerán guardados en el archivo de trámite con los documentos originales hasta cumplir su etapa de vida dentro de éste, para después ser transferidos al archivo de concentración.

Archivista Si se encontró información relativamente caducada durante su periodo de guarda dentro del archivo de trámite, estos procederán a ser transferidos al archivo de concentración para ser guardados en éste y, darle un nuevo periodo de guarda.

hivo

MP: GIC-01.

126

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

ARCHIV

INICIO

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS POR

ASUNTO DE ACUERDO A SU SERIE

DOCUMENTAL.

DIAGRAMA DE FLUJDOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

ANALISIS DE DOCUMENTOS EN CADA

EXPEDIENTE

7

SEPRACIOÓN DE EXPEDIENTES QUE

CUMPLIRAN PERIODO DE CONSERVACIÓN EN

EL ARCHIVO DE TRÁMITE.

REVIS ÓN Y SEPARAC ÓN DE

DOCUMENTOS SIN VALOR PRIMARIO.

II

DETERMINACIÓN DE VALORES PRIMARIOS.

O PARA EL EXPURGO ENTAL.

ISTA RESPONSABLE DE LA

DOCUMENTACION.

127

ESTABLECIMIENTO DE PERIODO DE

CONSERVACIÓN EN ARCHIVO DE TRÁMITE.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

DIAGRAMA DE FLUJDOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

ARCHI

ELIMINACION DE DOCUMENTOS SOBRANTES DE EXPEDIENTES.

FIN.

7

SEPARACIÓN DE COPIAS, FOTOCOPIAS, FAXES Y MATERIAL

DIVERSO

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES CON

ORIGINALES Y COPIAS PARA GUARDA Y TRANSFERENCIA

PRIMARIA.

TRANSFERENCIA PRIMARIA DE

DOCUMENTOS.

O PARA EL EXPURGO ENTAL.

VISTA RESPONSABLE DE LA

DOCUMENTACION.

128MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

9.-PROCEDIMIENTO

PARA LA TRANSFERENCIA

PRIMARÍA DE

DOCUMENTOS.

MP: GIC-01.

129

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “I”

“PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “I” Seleccionar y transferir los documentos que se les aplicará la transferencia documental primaria para el manejo eficiente, oportuno y correcto de la documentación que se despacha del archivo de trámite y se recibe en el archivo de concentración ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “I” Separación de documentos a transferir. Elaboración de formato de transferencia primaria de documentos del archivo de trámite. Autorización para transferir los documentos. Captura de documentos a transferir. Envío de documentación al archivo de concentración (transferencia primaria) Recepción de documentos transferidos al archivo de concentración. Cotejo de información de documentos contenidos en los expedientes con la relación o el listado entregado Registro de altas de expedientes y documentos transferidos. Control de documentación. Guarda y custodia de la documentación

MP: GIC-01.

130

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

PROCEDIMIENTO PARA LA

TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS.

NO. ACTIVIDAD RESPONSABLE OPERACIÓN 1

Separación de documentos a transferir.

Archivista Separa los documentos a transferir aplicando el método de valoración tomando en cuenta el ciclo vital del documento

2

Elaboración de formato de transferencia primaria de documentos del archivo de trámite.

Archivista Elabora formato de transferencia de documentos del archivo de trámite.

3

Autorización para transferir los documentos.

Archivista

Gerente

Pide autorización al Gerente de Innovación y Calidad a través de un oficio para transferir los documentos. El gerente autoriza el formato de transferencia firmando el oficio

4

Captura de documentos a transferir.

Servidor público Procede a la captura de documentos a transferir en la base de datos de documentos de transferencia primaria.

5

Envío de documentación al archivo de concentración (transferencia primaria

Archivista Envía al archivo de concentración los documentos que son identificados como documentos de transferencia primaria.

6

Recepción de documentos transferidos al archivo de concentración.

Encargado de archivo de

concentración

Al llegar los documentos al archivo de concentración el encargado realiza la recepción de documentos

7

Cotejo de información de documentos contenidos en los expedientes con la relación o el listado entregado

Encargado de archivo de

concentración

Coteja la información de documentos contenidos en los expedientes con la relación o listado entregado.

MP: GIC-01.

131

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

PROCEDIMIENTO PARA LA

TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS.

NO. ACTIVIDAD RESPONSABLE OPERACIÓN 8

Registro de altas de expedientes y documentos transferidos.

Encargado de archivo de

concentración

Registra los nuevos documentos transferidos a este archivo dándolos de alta en su base de datos.

9 Control de documentación

Archivista dentro del archivo de concentración asignará el nuevo número de expediente; quedará registrado para su control, tomando en cuenta la nomenclatura que tenia en el archivo de trámite, para ello escribirá dentro de la base de datos; en los campos de captura, número, nombre de la carpeta ó expediente, clasificación anterior, (se señala la misma del archivo de trámite), clasificación actual, (número de clasificación que tendrá en el archivo de concentración, se puede utilizar la misma que mantenía dentro del archivo de trámite) de no ser así, se pone otro número de control de expediente), área (se identifica como la Gerencia de Innovación y Calidad), total de documentos, fecha de traslado, fecha de alta en el archivo de concentración. De esta forma quedarán controlados.

10 Guarda y custodia de la documentación

Archivista Procede a la guarda de documentos asignando un lugar al área que envía la documentación para que puedan ser encontrados de manera rápida y sean guardados en el mismo orden, le va a servir a la Gerencia de Innovación y Calidad para su custodia, para cualquier fin ó interés de esta.

MP: GIC-01.

132

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE

DOCUMENTOS.

ARCHIVISTA GERENTE RESPONSABLE DE LA

DOCUMENTACION

ENCARGADO DEL ARCHIVO DE

CONCENTRACION

INICIO

SEPARACION DE DOCUMENTOS A

TRANSFERIR

ELABORACION DE FORMATO DE

BAJA DOCUMENTAL

AUTORIZACIÓN DE FORMATO DE TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL

CAPTURA DE REGISTRO

DE DOCUMENTOS A TRANSFERIR

ENVIO DE DOCUMENTACION DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION

RECEPCION DE DOCUMENTOS

TRANSFERIDOS.

COTEJO DE INFORMACION DE

DOCUMENTOS CONSIDERANDO

LISTADO

MP: GIC-01.

8

133

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE

DOCUMENTOS.

ARCHIVISTA GERENTE RESPONSABLE DE LA

DOCUMENTACION

ENCARGADO DEL ARCHIVO DE

CONCENTRACION

CONTROL DE DOCUMENTACION

DENTRO DEL ARCHIVO DE

CONCENTRACION.

REGISTRO DE DOCUMENTOS

TRANSFERIDOS EN BASE DE DATOS

GUARDA Y CUSTODIA DE

DOCUMENTOS.

FIN

MP: GIC-01.

8

134

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

10.-PROCEDIMIENTO PARA EL

PRÉSTAMO DE

DOCUMENTOS.

MP: GIC-01.

135

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “J”

“PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS.”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “J” Cumplir con las políticas de préstamo de la GIC dentro del archivo de trámite. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “J” Llenado de solicitud de préstamo. Autorización de préstamo. Préstamo de expedientes y/o carpetas. Firma de conformidad de préstamo. Consulta de información de documentos. Devolución de documentación en préstamo. Revisión de carpeta o expediente devuelto. Firma de conformidad de documentación faltante y/o firma de conformidad de devolución. Guarda de expediente y/o carpeta.

MP: GIC-01.

136

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Llenado de solide préstamo.

2 Autorización préstamo.

3

Préstamo expedientes carpetas.

4

Firma conformidad préstamo.

5

Consulta información documentos.

6

Devolución documentación préstamo.

7

Revisión de cao expeddevuelto.

8

Firma conformidad documentación faltante y/o firmconformidad devolución.

9 Guarda expediente carpeta.

PROCEDIMEL PRÉSTAMO D

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

IENTO PARA E DOCUMENTOS.

RESPONSABLE OPERACIÓN citud Usuario interno o

externo Llenará la solicitud de préstamo de documentos y la presentará al Gerente para su autorización.

de Gerente de la GIC.

Autorizará la solicitud de préstamo de documentos firmándola.

de y/o

Archivista procederá al préstamo de expedientes y/o carpetas requeridas por el usuario, entregando la documentación solicitada y,

de de

Usuario Firmará de conformidad de préstamo

de de

Usuario Consultará la información de los documentos que solicitó.

de en

Usuario Al terminar de consultar la documentación prestada, ésta la devolverá al archivista ó al responsable de la documentación (jefe de archivo).

rpeta iente

Archivista revisará las carpetas ó expedientes que estén completos

de de

a de de

Archivista De estar completo el expediente el archivista ó jefe de archivo firmará de conformidad de devolución; comprobando que la documentación esta completa.

de y/o

Archivista Guardará el expediente devuelto en el lugar que le corresponde dentro del archivo de trámite.

MP: GIC-01.

137

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

USUARIO INTERNO O EXTERNO

GERL

INICIO.

LLENADO DE SOLICITUD DE

PRESTAMO.

FAUT

PR

FIRMA DE CONFORMIDAD

ESTAMO. DE PR

CONSULTA DE INFORMACION.

DEVOLUCION DE DOCUMENTOS.

DIAGRAMA DEL PRÉSTAMO D

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

E FLUJO PARA E DOCUMENTOS.

ENTE DE A GIC

ARCHIVISTA JEFE DE ARCHIVO.

IRMA DE ORIZACION

DE ESTAMO.

PRESTAMO DE EXPEDIENTES REQUERIDOS

POR EL USUARIO.

REVISION DE DOCUMENTOS

QUE ESTEN COMPLETOS.

ELABORACION DE REPORTE

FIRMANDO DE CONFORMIDAD DE DOCUMENTACION

FALTANTE.

SI

NO

MP: GIC-01.

9

138

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

USUARIO INTERNO O EXTERNO

GERL

DIAGRAMA DEL PRÉSTAMO D

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

E FLUJO PARA E DOCUMENTOS.

ENTE DE A GIC

ARCHIVISTA JEFE DE ARCHIVO.

FIRMA DE CONFORMIDAD

DE DOCUMENTACION

COMPLETA.

GUARDA DE EXPEDIENTES

EN EL ARCHIVO DE

TRÁMITE.

FIN.

MP: GIC-01.

9

139

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

11.-PROCEDIMIENTO

PARA LA CONSULTA

DOCUMENTAL.

MP: GIC-01.

140

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “K”

“PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DOCUMENTAL”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “K” Cumplir con los lineamientos establecidos por el gerente de la GIC mediante el proceso de consulta. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “K” Presentación de identificación del personal. Recepción de vale de consulta firmado. Búsqueda de expedientes ó carpetas. Acceso a la sala de consulta. Requisición de Cantidad mínima y máxima de expedientes para consulta. Elaboración de oficio de prórroga de consulta de expedientes fuera de la GIC. Autorización de oficio de prórroga de consulta. Entrega de documentación. Revisión de documentación Presentación de anomalías de la documentación. (Mutilaciones, roturas, etc.) Reporte e informe de anomalías presentadas en los documentos. Guarda de expediente.

MP: GIC-01.

141

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD

1

Presentación de identificación del personal.

2

Recepción de vale de consulta firmado.

3

Búsqueda de expedientes ó carpetas.

4 Acceso a la sala de consulta.

5

Requisición de Cantidad mínima y máxima de expedientes para consulta.

6

Elaboración de oficio de prórroga de consulta de expedientes fuera de la GIC.

7

Autorización de oficio de prórroga de consulta.

8 Entrega de documentación.

PROCEDIMIENTO PDOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

ARA LA CONSULTA ENTAL.

RESPONSABLE OPERACIÓN Servidor público Para consulta de la documentación

se identificará con credencial dentro del archivo de trámite de la GIC.

Archivista Recibirá el vale de consulta firmado por el gerente de la GIC.

Archivista procede a la búsqueda del expediente requerido por el usuario y se lo entrega

Archivista le da acceso al usuario a la sala de consulta

usuario El usuario requerirá de 1 a 2 expedientes como cantidad mínima y, hasta 4 expedientes como cantidad máxima de consulta de expedientes ó carpetas.

Usuario Elaborará un oficio para pedir una prórroga de consulta de expedientes.

Gerente El gerente autorizara oficio de prorroga.

Usuario Entregará la documentación al jefe de archivo de trámite, al término de consulta de información contenida de los documentos de cada expediente.

MP: GIC-01.

142

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD

9

Revisión de documentación

10

Presentación de anomalías de la documentación. (Mutilaciones, roturas, etc.)

11

Reporte e informe de anomalías presentadas en los documentos.

12 Guarda de expediente.

PROCEDIMIENTO PDOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

ARA LA CONSULTA ENTAL.

RESPONSABLE OPERACIÓN Encargado de archivo. Revisará la documentación que se

encuentre en buenas condiciones de ser así; se guardará el expediente en el archivo de trámite localizando su ubicación dentro de éste.

Encargado de archivo Si la documentación presenta anomalías como roturas, mutilaciones ó haga falta de documentos

Encargado de archivo Esto se reportará a través de un formato firmado por el usuario y, se presentará el informe al Gerente de la GIC

Archivista Guardará el expediente en su lugar de ubicación dentro del archivo de trámite en las condiciones que se encuentre, después de haber pasado el informe al gerente.

MP: GIC-01.

143

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

SERVIDOR PÙBLICO

ARC

INICIO.

PRESENTACION DE IDENTIFICACION DEL SERVIDOR

PÚBLICO. REDECO

REQUIS CION DE DAD

MIN MA O MAXIMA DE

EXPEDIENTES.

ICANTI

I

BUSEX

ACS

CO

ELABORACION DE DE

PRORROGA DE CONSULTA FUERA

DE LA GIC.

OFICIO

ENDOCU

DIAGRAMA DE FLUJDOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

O PARA LA CONSULTA ENTAL.

HIVISTA JEFE DE ARCHIVO

GERENTE.

CEPCION VALE DE NSULTA

QUEDA DE PEDIENTE.

CESO A LA ALA DE NSULTA.

AUTORIZACION FIRMADA DEL

OFICIO DE PRORROGA.

TREGA DE MENTACION

REVISION DE LA DOCUMENTACION.

MP: GIC-01.

10

144

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

SERVIDOR PÙBLICO

ARC

REPORTE DE ANOMALIAS A TRAVES DE UN

INFORME DIRIJIDO AL GERENTE.

GEX

SI

DIAGRAMA DE FLUJDOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMEROMES

O PARA LA CONSULTA ENTAL.

HIVISTA JEFE DE ARCHIVO

GERENTE.

PRESENTACIONDE

ANOMALIAS EN LOS

DOCUMENTOS.

UARDA DE PEDIENTE.

FIN.

.

MP: GIC-01.

10

NO

145

146

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

12.- PROCEDIMIENTO

MP: GIC-01.

PARA

LA ELABORACIÓN

Y CONTROL

DE DOCUMENTOS.

147

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “L”

“PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “L” Establecer la metodología y estructura para elaborar y controlar los documentos del archivo de trámite de la GIC con el fin de asegurar su uniformidad y enfoque consistente. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “L” Elaboración de documentos. Aprobación de documentos para su adecuación, antes de su emisión. Revisión y actualización de los documentos, como sea necesario y reaprobarlos. Seguridad de identificación de los cambios y el estado de revisión vigente de los documentos. Aseguramiento de que las ediciones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en los puntos de uso. Verificación de conservación de documentos, estos estén legibles y fácilmente identificables. Revisión de documentos de origen externo para su identificación y control de su distribución. Prevención del uso no intencionado de los documentos obsoletos y se aplique una identificación adecuada, si se conserva para cualquier propósito.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO ACTIVIDAD 1

Elaboración documentos.

2

Aprobación documentos para adecuación, antes demisión.

3

Revisión y actualizade los documecomo sea necesarreaprobarlos.

4

Seguridad identificación de cambios y el estadrevisión vigente dedocumentos.

5

Aseguramiento de las ediciones pertinde los documeaplicables edisponibles en puntos de uso.

6

Verificación conservación documentos, estos legibles y fácilmidentificables.

PROCEDIMIENTO PAR CONTROL DE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

A LA ELABORACIÓN Y

DOCUMENTOS.

148

RESPONSABLE OPERACIÓN de Representante de

la Gerencia. Elaborará los documentos.

de su

e su

Representante de la Gerencia.

Los documentos son sometidos a aprobación antes de ser emitidos, para validar su aplicación y su funcionalidad.

ción ntos, io y

Representante de la Gerencia.

Estos serán revisados y actualizados cuando sea necesario. (Esto solo cuando se les hace un cambio o corrige un error). Los cambios se identificarán, así como el resultado actual de los documentos

de los

o de los

Representante de la Gerencia.

Para asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en el lugar de uso

que entes ntos stén los

Representante de la Gerencia.

verificará el lugar de conservación de los documentos

de de

estén ente

Representante de la Gerencia.

Tiene la seguridad de que son legibles, para que sean fácilmente identificables se les establece una codificación.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO ACTIVIDAD 7

Revisión documentos de orexterno para identificación y code su distribución.

8 Prevención del usointencionado de documentos obsoletse aplique identificación adecusi se conserva cualquier propósito.

PROCEDIMIENTO PAR CONTROL DE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

A LA ELABORACIÓN Y

DOCUMENTOS.

149

RESPONSABLE OPERACIÓN de

igen su

ntrol

Representante de la Gerencia.

La identificación de los documentos de origen externo esta controlada en su uso así como su distribución.

no los

os y una ada, para

Representante de la Gerencia.

Se evita el uso no intencionado de documentos obsoletos. Cuando requerimos retenerlos se les da una identificación adecuada y, se conserva para cualquier propósito de uso.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

INICIO

ELABORACION DEL DOCUMENTO

SEGURIDAD DE IDENTIFICACION DE CAMBIOS Y ESTADO DE

REVISION VIGENTEDE

DOCUMENTOS.

ASEGURAMIENTO DE QUE LAS EDICIONES

PERTINENTES DE LOS DOCUMENTOS

ESTEN DISPONIBLES EN

SU PUNTO DE USO

N

SI

SI

DIAGRAMA DE ELABORACIÓN

DOCUM

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

11

FLUJO PARA LA Y CONTROL DE ENTOS.

150

GERENTE RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACION

APROBACION DE DOCUMENTOS

PARA SU ADECUACION Y

EMISION.

REALIZACION DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO.

SEÑALAR DOCUMENTO EN

LUGAR DE DISPOSICION DE

USO.

NO

O

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

REPRESENTANTE DE LA GERENCIA

VERIFICACION DEL LUGAR

DE CONSERVACION

REVISION DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

RETENCION E IDENTIFICACION ADECUADA DEL

DOCUMENTO SI SE CONSERVA.

FIN.

SI

PROCEDIMIENTO PAR CONTROL DE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

11

A LA ELABORACIÓN Y

DOCUMENTOS.

151

GERENTE RESPONSABLE DE LA DOCUMENTACION

CAMBIO DE LUGAR DE

CONSERVACION DE LOS

DOCUMENTOS.

PREVENCION DEL USO NO

INTENCIONADO DE LOS DOCUMENTOS

OBSOLETOS.

MP: GIC-01.

NO

152

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

13.-PROCEDIMIENTO

PARA LA DISTRIBUCIÓN

DE DOCUMENTOS.

MP: GIC-01.

153

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “M”

“PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “M” Cumplir con la actualización de la emisión de documentos determinando el número de copias para su distribución en los diferentes departamentos de la GIC. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “M” Actualización de la hoja de control de emisión y revisión. Elaboración de memorandum interno para emisión de documentos. Determinación de número de copias de documentos. Reproducción de copias necesarias. Distribución de documentos. Llenado de hoja de control de documentos y datos. (Ver en anexos). Actualización de la hoja de control de documentos en campos de captura de la base de datos. Guarda de cambios actualizados.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Actualización dhoja de controemisión y revisión

2

Elaboración memorandum inpara emisión documentos.

3

Determinación número de copiadocumentos.

4

Reproducción de cnecesarias.

5

Distribución documentos.

6

Llenado de hojcontrol de documy datos. (Veranexos).

7

Actualización dhoja de controdocumentos en cade captura de la badatos.

8 Guarda de camactualizados en badatos

PROCEDIMIENTO PADE DOCU

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

RA LA DISTRIBUCIÓN MENTOS.

154

RESPONSABLE OPERACIÓN e la l de .

Jefe de proyecto de la

documentación

Se encargará de actualizar la hoja de control de emisión y revisión de documentos.

de terno

de

Responsable de la documentación

Elaborará memorandum interno para la emisión de los documentos.

de s de

Jefe de proyecto de la

documentación

Determinará el número de copias controladas para su reproducción.

opias Archivista Reproducirá el número determinado de copias necesarias para ser distribuidas

de Mensajero Distribuye las copias controladas de los documentos reproducidos, a las diferentes áreas.

a de entos en

Jefe de proyecto de la

documentación

Se encargará del llenado de hoja de control de documentos y datos entregándola al jefe de archivo.

e la l de mpos se de

Responsable de la documentación

Actualizará los cambios en la base de datos capturando la hoja de control de documentos y datos

bios se de

Guardará los cambios actualizados en base de datos.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

JEFE DE PROYECTO DE LA DOCUMENTACION

R

DO

DIAGRAMA DEDISTRIBUCIÓN D

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

INICIO

ACTUALIZACION DE HOJA DE CONTROL

DE EMISION Y REVISION.

DETERMINACION DE NUMERO DE COPIAS DE DO ENTOS A

DISTRIBUIR. CUM

LLENADO DE HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y

DATOS.

FLUJO PARA LA E DOCUMENTOS.

155

ESPONSABLE DE LA

CUMENTACION

ARCHIVISTA MENSAJERO

ELABORACION DE MEMORANDUM INTERNO PARA

EMISION Y REVISION.

REPRODUCCION DE COPIAS

DETERMINADAS.

DISTRIBUCION DE

DOCUMENTOS.

CAPTURA DE REGISTRO DE

DOCUMENTOS A TRANSFERIR

FIN

MP: GIC-01.

156

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

14.- PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE LOS

REGISTROS.

MP: GIC-01.

157

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “N”

“PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “N” Describir la legibilidad, identificación, control, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “N” Legibilidad de los registros. Facilidad de identificación y recuperación. Control necesario para identificación de registros. Almacenamiento de registros. Protección de registros. Recuperación de registros. Tiempo de retención y disposición de los registros.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Legibilidad de losregistros.

2

Facilidad deidentificación yrecuperación.

3

Control necesariopara identificación deregistros.

4 Almacenamiento de registros.

PROCEDIMIENTO PARREGI

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

A EL CONTROL DE LOS

STROS.

158

RESPONSABLE OPERACIÓN Servidor público Elaborará el documento el cual debe

ser legible para un buen entendimiento de su contenido.

Servidor público Al recibir un documento como registro se le asigna un número de control a través de un consecutivo; el cual será identificable con facilidad por lo que también éste servirá de ayuda para recuperación del mismo. Para efectos de recuperación este número quedará registrado en la base de datos que la asistente gerencial controlará.

Responsable de la documentación

El control necesario para la identificación de los registros se capturará en la base de datos y, los expedientes ó carpetas que contengan estos registros contarán con un índice de contenido y una codificación a través de un número; sino lo tiene se le asignará, para control de estos, los cuales quedarán documentados en carpetas ó expedientes. En caso de estar codificados se procederá a su almacenamiento.

Archivista El almacenamiento de los registros se establece por medio de su guarda dentro de los expedientes correspondientes al asunto al que se refieren ó tratan.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD R5 Protección de

registros. R

6 Recuperación de registros.

R

7 Tiempo de retención y disposición de los registros.

8 Eliminación de los registros.

R

PROCEDIMIENTO PARREGI

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

A EL CONTROL DE LOS

STROS.

159

ESPONSABLE OPERACIÓN esponsable de la documentación

Dentro del proceso de protección de registros estos quedarán respaldados a través de una copia o reproducción, esto será aplicable para efectos de pérdida y control. Para ello los registros originales permanecerán guardados bajo llave y, se tendrá una copia controlada afuera para que estos sirvan de consulta para el servidor público que colabora en esta gerencia.

esponsable de la documentación

Si tenemos guardados los registros originales estos servirán de recuperación; por si fueran extraviados, se haría por medio de una copia controlada, en su caso verificar con el área que generó el documento para que sea recuperado.

Archivista El tiempo de retención se llevará acabo tomando en cuenta el ciclo vital del documento, valorando los documentos de acuerdo al asunto que tratan, señalando el tiempo que van a estar custodiados para que estén a disposición y consulta. Por lo que respecta a los registros de calidad, estos están establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como el funcionamiento efectivo del sistema.

esponsable de la documentación

Los registros de calidad que permanecieron legibles, fácilmente identificables y recuperables. En donde se definen los controles necesarios para la legibilidad, almacenamiento, protección, acceso, disposición, cumplido el tiempo de retención de estos se procede a su eliminación.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

SERVIDOR PUBLICO

INICIO.

LEGIBILIDAD DE LOS REGISTROS.

IDENTIFICACION DE LOS

REGISTROS.

DIAGRAMA DE FLUJOLOS RE

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

PARA EL CONTROL DE GISTROS.

160

ARCHIVISTA RESPONSABLE DE LA

DOCUMENTACION.

CONTROL PARA LA

IDENTIFICACION DE LOS

REGISTROS.

ALMACENAMIENTO DE LOS REGISTROS.

CODIFICACION DEL REGISTRO PARA SU

CONTROL.

PROTECCION DE LOS REGISTROS.

RETENCION DE LOS REGISTROS.

FIN.

MP: GIC-01.

161

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

15.-PROCEDIMIENTO

MP: GIC-01.

PARA LA CALIDAD

DE SERVICIO.

162

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

PROCEDIMIENTO “Ñ”

“PROCEDIMIENTO PARA LA CALIDAD DE SERVICIO.”

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO “Ñ” Garantizar la calidad de un buen servicio a los usuarios del archivo de trámite de la GIC. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO “Ñ” Atención de servicio. Cumplimiento de requisitos reglamentarios. Satisfacción del usuario. Eficacia y eficiencia del servicio. Encuesta de satisfacción del servicio. Contestación de encuesta. Deposito de encuesta en buzón de sugerencias y comentarios. Extracción de encuestas depositadas en buzón de sugerencias y comentarios. Recepción y análisis de encuestas. Elaboración de propuesta de mejora de calidad de servicio.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

NO. ACTIVIDAD 1

Atención de servicio

2

Cumplimiento drequisitos reglamentarios.

3 Satisfacción dusuario

4

Eficacia y eficiencdel servicio.

5

Encuesta dsatisfacción dservicio.

6 Contestación dencuesta.

7

Deposito de encuesen buzón dsugerencias comentarios.

8

Extracción dencuestas depositaden buzón dsugerencias comentarios.

9

Recepción y análisde encuestas.

10

Elaboración dpropuesta de mejode calidad dservicio.

PROCEDIMIENTO PSERV

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

ARA LA CALIDAD DE ICIO.

163

RESPONSABLE OPERACIÓN . archivista Mostrará una buena actitud hacia el

usuario brindándole atención acerca del servicio que requiere

e Usuario Cumple con los requisitos reglamentarios del archivo de trámite que el archivista le índico.

el Archivista cumple con el servicio deseado por éste, satisfaciendo al usuario

ia Archivista Muestra eficacia y eficiencia hacía él usuario para cumplir con el objetivo de brindar un buen servicio.

e el

Archivista Entregará una encuesta al usuario acerca de la satisfacción del servicio que se le brindó.

e Usuario

Contesta la encuesta

ta e y

Usuario

Deposita en buzón de sugerencias y comentarios la encuesta.

e as e y

Asistente gerencial

Extrae las encuestas y las entrega al gerente.

is Gerente Recibe las encuestas y, las analiza detectando que el usuario quedó ó no satisfecho; viendo como resultado una buena calidad de servicio.

e ra e

Gerente De ser lo contrarío, de que hay fallas en ésta, donde el usuario queda insatisfecho se propondrá una mejora de calidad de servir para satisfacer las necesidades del usuario.

MP: GIC-01.

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

ARCHIVISTA USUAR

INICIO.

ATENCION DE SERVICIO.

CUMPLIMIEREQUISI

REGLAMEN

EFICACIA Y EFICIENCIA

DE SERVICIO. SATISFADEL SERBRINDAD

USUA

ENTREGA DE STA DE

SERVICIO. ENCUE

CONTESTAO LLENAD

ENCUES

DEPOSITENCUEST

BUZONSUGEREN

DIAGRAMA DE FLUJOSERV

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

PARA LA CALIDAD DE ICIO.

164

IO ASISTENTE GERENCIAL

GERENTE.

NTO DE TOS TARIOS

CCION VICIO

O AL RIO

CION O DE TA.

O DE A EN DE CIAS

REVISION Y EXTRACCION

DE ENCUESTAS DEL BUZON.

RECEPCION Y ANALISIS DE ENCUESTAS.

MP: GIC-01.

12

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN. GERENCIA DE INNOVACIÓN Y CALIDAD.

ARCHIVISTA USUAR

DIAGRAMA DE FLUJOSERV

COMISIÓN NACIONAL DEL AGUA. VIGENCIA A PARTIR

DE: PÁGINA

AÑO NÚMERO

MES

PARA LA CALIDAD DE ICIO.

165

IO ASISTENTE GERENCIAL

GERENTE.

CUMPLIMIENTO

DE CALIDAD DE SERVICIO.

PROPUIESTA DE MEJORA

DE SERVICIO.

FIN.

NO

SI

12

MP: GIC-01.

166

X. FORMATOS.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA.

No. Fecha de llegada

Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos Requiere respuesta

Si/No

Fecha de Respuesta

Notas de Observación

Estantería

MP: GIC-01.

167

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA. No. Fecha Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos Notas de

Observación No. de Estantería.

MP: GIC-01.

168

ROTULADO DE CAJAS PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.

Institución _________________________ Área: ______________________________

Fecha de Transferencia

Folio Num.

Caja Num. Descripción de

Información

Responsable de

Transferencia

Teléfono y Extensión

Observaciones.

Nombre de quien autoriza. Firma de autorización.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. No. de caja No. de

registro de expediente

Fecha de expedición día/mes/año

Descripción de l

contenido de expediente.

Tiempo de guarda

años/meses

Depuración mes/año

Ubicación topográfica. estante/entrepaño/pasillo/no de caja/No. de expediente ó

carpeta

Observaciones.

Nombre de quien autoriza. Firma de autorización.

CAMPOS DE CAPTURA DE LA BASE DE DATOS DENTRO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

Institución: _________________________________________ Folio: ____________

No. Nombre de Expediente

Clasificación Anterior

Clasificación Actual

Área Total de Documentos

Fecha de Traslado

Fecha de alta al Archivo de

Concentración.

MP: GIC-01.

169

XI. ANEXOS.

Claves alfanuméricas del listado maestro de control de documentos.

Tipo de Documento Gerencia ó Departamento Número Secuencial. PR (Producción) DG (Dirección General) 01 NE (Normas de Empaque) AD (Administración) 02 LV (Lista de Verificación) VE (Ventas) 03 FO (Formato) SI (Sistemas) 04 EM (Especificación de Materiales)

MA (Aseguramiento de Materiales)

05

IT (Instructivo de Trabajo) AC (Calidad) 06 TF (Técnica de Fabricación)

PR (Producción) 07

EO (Estándar de Operación)

IC (Ingeniería de Calidad) 08

EG (Especificaciones Generales)

CC (Crédito y Cobranza) 09

PC (Plan de la Calidad) GIC (Gerencia de Innovación y Calidad)

10

HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS. (PROCEDIMIENTOS).

Tipo de documento _____________________________________

Número de control

Nombre del documento

Revisión número.

Fecha que entra en

vigor

Motivo Referencia Distribución

Esta hoja será entregada cada vez que se emite ó actualice un procedimiento.

MP: GIC-01.

170

XII. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.

Área 01 Dirección General. Área 02 Subdirección General de Administración. Área 03 Gerencia de Innovación y Calidad. Área 04 Subgerencia de Organización para el Cambio. Área 05 Subgerencia de Calidad. Área 06 Subgerencia de Programación. Área 07 Archivo de Trámite.

MP: GIC-01.

XIII. GLOSARIO DE TÉRMINOS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTENIDOS EN EL MANUAL. APERTURA DE EXPEDIENTES: Es el nacimiento de un expediente asignándole un nombre para la guarda de documentación especial. ARCHIVACIÓN: Es la guarda de documentos dentro de un expediente ordenándolos de manera cronológica. CALIDAD: La calidad es una carrera continua de la búsqueda del mejoramiento e involucra a todos los ámbitos del desarrollo. Alude a una situación, condición y aspiración simultánea de responder a un requerimiento de tipo personal, económico, político o social. CALIDAD DE SERVICIO: Es la forma de demostrar que se esta dando buen servicio a los usuarios dentro de un archivo de trámite. CONSULTA: Es la búsqueda de información que contiene un documento que es de nuestro interés. CLASIFICACIÓN: Consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados ó clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. CONTROL DE LOS REGISTROS: Es la forma de controlar cualquier información proveniente de instituciones externas. CORRESPONDENCIA DE ENTRADA: Es aquella que llega proveniente de distintas fuentes y utilizando diversos conductos. CORRESPONDENCIA DE SALIDA: Es aquella que se genera en su interior, cuyo destino sean otras dependencias, unidades administrativas ó personas físicas. DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS: Es aquella que se efectúa cuando se analizan los plazos de vencimiento de los documentos que forman parte de los expedientes, los cuales deben ser destruidos del archivo de trámite, por haber superado todas sus etapas de vigencia y utilidad dentro del archivo. DIAGRAMA DE FLUJO: Son instrumentos relativamente simples que ilustran el flujo del proceso que esta siendo examinado; en este flujo se muestra la secuencia de eventos de este proceso. Son particularmente útiles para comprender la configuración de las entradas, los procesos y las salidas.

171

172

DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS: “Es la representación gráfica de una operación ó flujo de datos dentro del sistema.”124

Todo procedimiento tiene un diagrama donde de manera grafica se representa el flujo de actividades. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Es la entrega de un documento elaborado a diferentes áreas asignadas de una institución. ELABORACIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS: Es la forma de dar a conocer un nuevo documento para su aprobación dentro de una organización. EXPURGO: Es la selección de un documentación guardada dentro de un archivo dándole un tratamiento de valoración separando copias de documentos originales dejando solo el documento principal que sirve de utilidad institucional siendo de carácter informativo, administrativo, legal ó fiscal. FE DE ERRATAS: Es el documento que afirma un error de un documento aclarando su corrección. FOLIACIÓN: Es la numeración secuencial que se le asigna a un documento a través de un folio. PRÉSTAMO: Es el servicio que se le ofrece al usuario. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARÍA: Es el paso de los documentos del archivo administrativo al de concentración, después de haber sido valorados y seleccionados. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de la información en el cual se establecen criterios de disposición, plazos de vigencias y sugerencias de producción; locales, mobiliario, entre otros. 124 BURCH JR, John G. Sistemas de Información Teoría y Práctica, México, Ed. Limusa, 1981, p. 544.

MP: GIC-01.

MP: GIC-01.

173

XIV. INFORMACIÓN GENERAL PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL. Para cualquier aclaración o consulta sobre el presente manual de procedimientos favor de dirigirse ó comunicarse a: Área: Gerencia de Innovación y Calidad. Subgerencia de calidad. Subgerencia de organización para el cambio. Domicilio: ____________________________________________________________ Teléfono: __________________________________ Ext. _______________________

MP: GIC-01.

174

XV.- INSTRUCTIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. OBJETIVO: Describir la forma de elaborar el manual de procedimientos del archivo de trámite de la Gerencia de Innovación y Calidad en la Comisión Nacional del Agua.

DATOS INSTRUCCIONES. LOGOTIPO Y NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

Se plasmará el logotipo y el nombre de la dependencia (Comisión Nacional del Agua) en el lado superior izquierdo.

LEYENDAS Tendrá la leyenda Subdirección General de Administración y Gerencia de Innovación y Calidad del lado superior derecho

CÓDIGO Se le asignará un número codificado al manual en la parte inferior derecha (MP: GIC/01)

PORTADA Dentro de la portada constará con los datos logotipo, leyenda, código y en la parte media se anotara el nombre del manual.

PRESENTACIÓN. El manual de procedimientos contará con una explicación redactada del manual; misma a la que se le agregarán las firmas del gerente, el subgerente y el subdirector general de administración y la fecha.

INDICE Ó CONTENIDO. El manual tendrá un índice ó contenido para saber que elementos están plasmados en él.

HOJA DE AUTORIZACIÓN DEL ÁREA.

En ella aparecerán las firmas de aprobación donde se escribirá el nombre, cargo y, las firmas de quien elaboró, revisó y aprobó el manual (documento).

INTRODUCCIÓN Esta estará redactada por quien elabora el manual. POLÍTICA DE CALIDAD En este manual se describirá la política de calidad de la

Gerencia de Innovación y Calidad y, a su vez la política de calidad del archivo de trámite de la GIC.

ANTECEDENTES. Se documentará dentro del manual de procedimientos los antecedentes de la GIC.

MARCO JURIDICO En el se mencionará la normatividad con la que se elaboró este manual.

OBJETIVO DEL MANUAL Se mencionará el objetivo al que se pretende llegar dentro del archivo de trámite

PROPÓSITO Y ALCANCE Para el propósito se mencionará la intención de lo que se desea hacer y, en el alcance se describirá a quien aplica el manual en este caso a las áreas funcionales.

BITÁCORA DE REVISIONES Y MODIFICACIONES A LOS PROCEDIMIENTOS

En esta se detallan los cambios del manual en caso de modificación al documento (manual de procedimientos).

NORMAS GENERALES DE OPERACIÓN

Se mencionarán las responsabilidades de cada uno de los trabajadores que participan en la elaboración del manual.

MP: GIC-01.

175

DATOS. INSTRUCCIONES. PROCEDIMIENTOS Se describirán cada uno de los procedimientos que se

llevan acabo dentro del archivo de trámite, mencionando el nombre del procedimiento, objetivo, las actividades de éste, la descripción de las actividades y finalmente su diagrama de flujo.

FORMATOS Dentro de este apartado se plasmarán los formatos que forman parte de los procedimientos.

ANEXOS En el caso de anexar algún documento que forma parte del manual, éste quedará descrito en este apartado.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN En esta lista se escribirán las áreas a las que se les distribuirá el manual, esto con el fin de tener un control de los documentos.

GLOSARIO DE TÉRMINOS Constará de un glosario de términos de los procedimientos contenidos en el manual para describir su significado.

INFORMACIÓN GENERAL PARA LA APLICACIÓN DEL MANUAL

En esta parte se mencionará el área que elabora el manual, el domicilio, teléfono y extensión, para cualquier duda acerca del manual.

INSTRUCTIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Dentro del instructivo se describen los datos que contiene el manual así como también se detallarán las instrucciones para llevar acabo los datos correspondientes del manual acompañados de un objetivo.

MP: GIC-01.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. Los manuales de procedimientos elaborados y diseñados en base a la norma de calidad ISO 9001: 2000 son una herramienta muy importante para trabajar dentro de los archivos por lo que nos ayudan a laborar de manera eficiente cumpliendo con los requisitos establecidos dentro del sistema de Gestión de Calidad. Es recomendable contar con un instrumento de control documental para saber como están documentados los procesos de organización del archivo de trámite, concentración e histórico. Esto con la ayuda de diagramas de flujo. El sistema de administración de la calidad es un requisito a cumplir hoy en día dentro de las instituciones por lo que es recomendable conocer en que consiste la norma ISO 9001: 2000 para cumplir con los objetivos y metas de las diferentes áreas y departamentos de una organización. Es de gran satisfacción cumplir con normas que nos rigen para dar cumplimiento a nuestra labor como archivistas, ya sea administrando documentos, capacitando personal, sirviendo a los usuarios que acuden a consultar información al archivo; en sí demostrar que trabajamos con calidad, es una de las tareas más importantes que nos ayudan a ser reconocidos en cualquier empresa ó institución. Trabajar con calidad depende mucho del esfuerzo y entusiasmo que presentamos en el lugar que nos encontremos, como profesionales tenemos la obligación de enseñar y, servir a quienes dependen de nuestro trabajo. Satisfactoriamente aplicando mis conocimientos archivísticos en la CNA, me permitió conocer su memoria institucional dentro de ella participa un área muy importante la GIC en la que conocí el tipo de información que se maneja dentro de su archivo de trámite, identifique su situación actual, el tipo de usuarios que se tienen así como el servicio que ofrece y la tipología documental que maneja. Conociendo el estudio del ciclo vital del documento aprendí que este pasa por tres fases: activa, semiactiva e inactiva en la que los documentos tienen un periodo de guarda dentro de los archivos empezando en el archivo de trámite que es el que esta en constante uso para consulta inmediata de la documentación para ello la correspondencia pasa a formar parte del archivo de trámite porque son documentos que se generan para darle seguimiento a un asunto. Es muy importante cuidar nuestro trabajo, para ello la calidad total es la que nos permite realizar nuestra labor bien desde la primera vez. De esta manera demostramos ante la sociedad que lo que hacemos esta bien, también los principios de calidad, su política, los planes de calidad como el de acción correctiva y preventiva. Retomando el sistema de administración de calidad es el que nos ayuda cumplir los objetivos establecidos dentro de una organización respecto a la calidad documentando los procesos y su secuencia a través de un programa de trabajo. La norma ISO 9001:2000 es la que establece los requerimientos para que una institución defina e implante un SGC de acuerdo a sus necesidades. En el área en la que se desarrollo este trabajo da

MP: GIC-01.

cumplimiento a esta norma. Es muy interesante conocer parte de su historia por medio de una síntesis histórica supe que tuvo su sede en Ginebra Suiza en el año de 1947. La información forma parte de nuestra labor y debemos saber como controlarla por lo tanto el Círculo de Deming, esta formado por pasos a seguir, para organizar la documentación a través de una planeación, haciendo, verificando y actuando. Con el propósito de mejorar y cumplir con lo planificado en este caso la GIC, presento la necesidad de contar con un instrumento de control documental, sabemos que existen reglamentos, manuales de políticas y de procedimientos, que son de gran importancia para nuestro conocimiento. Un reglamento nos presenta lineamientos y normas a seguir respetándolas de manera estricta, porque son de carácter obligatorio y se deben cumplir. Los manuales de políticas son documentos que nos detallan lineamientos a seguir para la toma de decisiones dentro de los archivos. Un manual de procedimientos es el que nos determina cada una de las actividades que realizan las unidades administrativas de una dependencia. Los diagramas son parte del entendimiento de un equipo de trabajo como sabemos son de suma importancia, los mas comunes son los horizontales, verticales, circulares, mixtos y de bloque; existen otros tipos de diagramas que son factibles para el SGC, el diagrama de Pareto que representa de manera ordenada los problemas sujetos a estudio, el diagrama de Ishikawa divide las causas que influyen en un problema siendo un resultado real del cual se muestra una característica de calidad que es el resultado esperado o deseable. El diagrama de flujo es una herramienta utilizable para cortar palabras a través de símbolos, facilitando el entendimiento de un equipo de trabajo. También hay otros tipos de diagramas que considero que son parte del enriquecimiento del estudio de la Archivonomía que son empleados en el SGC, como los histograma, las hojas de control, los diagramas de dispersión, de afinidad, de interrelación, de árbol, matriciales de flechas; así como gráficos de control de procesos de decisión de programa y la matriz de análisis de datos. Estos son utilizados para dar soluciones a problemas anticipados en un área o departamento de una organización. Los formatos forman parte de los procedimientos por lo tanto su uso es de gran importancia, los cuales también son diseñaos para la elaboración de manuales, los cuales son sometidos a revisión para su aprobación. Los diagramas de flujo nos describen la secuencia de las distintas etapas de un procedimiento expresado de manera entendible hacia las personas. Dentro de sus ventajas favorecen la compresión de los procesos mostrándolos por medio de figuras geométricas que utiliza simbólicamente para su elaboración, formando parte del manual de procedimientos que por ser un documento de suma importancia para documentar las actividades que se emplean en el archivo de trámite. Para control de este tipo de archivo es necesario tener una lista de distribución que nos permite saber a quien les fue entregado un ejemplar del documento distribuido en este caso el manual de procedimientos del archivo de trámite de la GIC; estructurado con logotipo y leyenda de la CNA,

177

poniendo el nombre del área responsable de generar el documento la GIC. Después se escribe el nombre del procedimiento con la leyenda procedimiento para, dando cumplimiento a la norma ISO 9001:2000, la vigencia que tiene éste, página, actividad, nombre del responsable y las operaciones que se realizaran de acuerdo a sus funciones para trabajar con calidad. Concluyendo este trabajo expongo que los archivistas tenemos el conocimiento previo para demostrar que el trabajo es elaborado con calidad porque día a día utilizamos la innovación a través de nuevas ideas, para mejorar el servicio hacia los usuarios internos ó externos y, capacitar a quienes necesitan tener el conocimiento archivístico para saber como organizar sus documentos y, estos puedan ser guardados dentro de sus archivos, contribuyendo a una mejor conservación, teniéndolos debidamente ordenados. Trabajar con calidad depende mucho del esfuerzo y entusiasmo que presentamos en el lugar que nos encontremos, como profesionales tenemos la obligación de enseñar y, servir a quienes dependen de nuestro trabajo.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS. Comisión Nacional del Agua: Es un órgano desconcentrado de la Secretaria del Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT), que ha tenido éxito por los grandes proyectos hidráulicos que sustentan el desarrollo agrícola, el manejo integral del agua; la Comisión ha respondido al reto de administrar este preciado recurso. Decreto: disposición tomada por el jefe de un estado, resolución de carácter político ó gobernativo, ley dictada por el poder ejecutivo; como procedimiento de extrema urgencia, que será refrendada más tarde por el parlamento. Memoria institucional: es la descripción de antecedentes de una institución. Norma ISO 9001: 2000: Es una norma que establece los requerimientos para que una empresa defina e implante un sistema de gestión de calidad de acuerdo a sus propias necesidades. En otras palabras: Definir y estructurar un conjunto de herramientas en todas las áreas de una empresa con la finalidad de prevenir y controlar la calidad de sus productos que es ocasionada por las actividades propias de esta.

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SIGLAS.

CNA: Comisión Nacional del Agua. GIC: Gerencia de Innovación y Calidad. HA: Hectárea. ISO: Organización Internacional de Estandarización. SGC: Sistema de Gestión de Calidad. SEMARNAT: Secretaria del Medio Ambiente y Recursos Naturales. CNI: Comisión Nacional de Irrigación. SEDUE: Secretaria de Desarrollo Urbano y Ecología. LEGEPA: Ley General de Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente. CONAGUA: Comisión Nacional del Agua. FO-GIC-RG-O1: Formato de la Gerencia de Innovación y Calidad-Registro-Cero, Uno. CC: Control de Calidad. NMC: Norma Mexicana de Calidad. IMNC: Instituto Mexicano de Normalización y Certificación. MP-GIC/01: Manual de Procedimientos de la Gerencia de Innovación y Calidad, Cero, Uno. CONNTESISCAL: Comité Técnico de Normalización Nacional de Sistemas de Calidad. CENCADE: Centro de Capacitación de Calidad y Desarrollo Empresarial. UNESCO: Organización de la Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

180

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183

184

CARPETAS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA GIC.

VISTA DEL ARCHIVO DE TRÁMITE.

185

CARPETAS QUE CONTIENEN DOCUMENTACIÓN GENERAL DE LA GIC.

CARPETAS LEFORT CON DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

186