Organización de Archivo

de Trámite de la UTZMGÁrea Coordinadora de Archivo

Índice

Administración de documentos

Administración de correspondencia

Documento

Expediente

Clasificación de la información

Formato portada de expedientes

Administración de documentos

Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de

un Sistema Institucional de Archivos

Art. 11 Ley General de Archivos

“II. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión

documental;

Metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos, a lo

largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos

operativos y las estructuras archivísticas.

Administración de documentos Archivación de documentos

Clasificar

Ordenar

Describir

… la

documentación

Gestión de la información

Producción

Ciclo vitalGestión de la

Información

Integración

Clasificación y

ordenación

Descripción

Acceso

Valoración

Conservación

Difusión

Administración de documentos

Ciclo Vital

Fase del Ciclo Vital Usos de la Información Sistema Institucional

de Archivos

Activa Uso frecuente para la

atención de trámites y

asuntos

Archivo de Trámite

Semiactiva Uso de referencia,

conservación precautoria

Archivo de

Concentración

Histórica Uso

Testimonial/investigación

Archivo Histórico

Administración de correspondencia

Correspondencia de Entrada

A. Revisión de contexto y contenido

B. Recepción (acuse de recibo)

C. Registro (en formatos o sistemas oficiales y estandarizados)

D. Turno al área que atenderá el asunto

Administración de correspondencia

Control de Gestión

-Seguimiento (mediante papeleta de control o sistema automatizado)

-Nombre y logotipo de la UTZMG

-Fecha

-Nombre del área generadora

-Nombre del remitente

-No. De referencia del documento

-Indicaciones

-Firma de recibido

Administración de correspondencia

Correspondencia de salida

a. Revisión

b. Registro (en formato oficial o sistema)

c. Despacho

d. Control y seguimiento de envío

Integración de la Información

Archivística

Serie documental

ExpedienteDocumento

Documento de archivo

Definición

A aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal ocontable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos

obligados, con independencia de su soporte documental;

Art. 4 fracción XXIV (Ley General de Archivo)

Documento de archivo Definición

A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,

correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares,

contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o

bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las

facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus

servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.

Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito,

impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico

Documento de archivo

Características

1. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo

2. Posee valores administrativos, legales, fiscales

3. Con frecuencia es exclusivo y único

4. Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas

5. Es referencia y testimonio de la acción gubernamental

6. Debe estar plenamente identificado con datos que permitan

su agrupación archivística, esto es, deben contener datos de

contexto y contenido

Documento de archivo

Varios formatos, en un solo concepto archivístico

Multisoporte en papel

OficioMemorándum

Circular o atenta nota

Documento de Archivo

Documento de Archivo

Contexto y contenido del documento de

archivo

1. Logotipo institucional2. Unidad Administrativa

Productora3. No. de identificación asignado

al documento4. Breve extracto del asunto que

trata5. Fecha del documento6. Destinatario7. Contenido8. Emisor9. Copias marcadas10. Siglas del funcionario que

elabora el documento y de quien lo elaboró

Documento electrónico 1.Considerar como documentos de archivo electrónicos para su registro y, en su caso

incorporación al sistema de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo, aquéllos que sirvan de sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas, y que cumplan con las características siguientes:

a) Los documentos electrónicos y los digitalizados

relacionados con la gestión de asuntos y trámites:

b) Las bases de datos o reportes propios o que

provengan de otros sistemas de información distintos a

los utilizados por las unidades administrativas, y

c) Los que propicien la trazabilidad de metadatos que

sean creados para el sistema o herramienta, a fin de

mantenerlos o preservarlos en el tiempo.

Documento electrónico

Clasificar los documentos de archivo electrónicos, con plena equivalencia a los

expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de

clasificación archivística.

Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivos

electrónicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC

que cumplan con las características de seguridad de la información establecidas en las

disposiciones aplicables en la materia.

Identificarlos utilizando información que comprenda los datos de identificación

establecidos para soporte papel, a fin de mantener los documentos de archivo

electrónicos a través del tiempo con base en su vigencia documental.

Documento electrónico

Información requerida para la identificación de los documentos de archivo electrónico.

I. Vinculo a anexos, cuando existan;

II. Nombre y versión del sistema o formato en que se captura, yIII. Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento.

archivo electrónicos en el tiempo.

I. Software: fecha, nombre y versión del nuevo software;

II. Hardware: fecha, nombre y características del nuevo servidor o equipo institucional de almacenamiento

III. Reporte de eventos: cambio de la función a otro departamento, subdirección o dirección en la unidad administrativa.

IV. Reporte de anomalías en formatos y contenido de los documentos de archivos electrónicos, y

V. Reporte de siniestros o daños al material digital.

VI. Mantener accesible a su lectura los documentos de archivo electrónicos, en los términos y por el plazo que se establezca en el catálogo de disposición documental

VII. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico en los equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC

Expediente

A la unidad documental compuesta por documentos de archivo,

ordenados y relacionados por un mismo asunto,

actividad o trámite de los sujetos obligados;

Art. 4 fracción XXIX(Ley General de Archivo)

Expediente

1. Documento con el que inicia el proceso de gestión o tramitación

regulado por una norma o procedimiento o una disposición jurídica

específica.

2. Documentos asociado al primer documento y que trata del mismo

asunto.

3. Expediente resultado del proceso de gestión.

Características del Expediente Se integra en forma lógica y cronológica

Debe estar integrado con documentos originales y/o copias que obren

como originales

Debe foliarse para asegurar la integridad de los documentos que lo constituyen; lo

cual debe ser en forma consecutiva y continua de una carpeta a otra (carpeta 2 de

3), el número de folios que corresponde se coloca en el margen superior derecho,

como se indica en la figura (máximo de 200 a 250 folios)

Debe ser manejable (espesor máximo 10 cm.)

Se identifica con una portada estandarizada

Formato carátula del expediente

CARÁTULA ÚNICA DE EXPEDIENTE

Fondo:

Sección:

Serie: Código:

Subserie: Código:

Unidad Administrativa

Nombre del Expediente

Descripción:

Fecha apertura del expediente

Fecha cierre del expediente

Valor documental: Administrativo Legal Contable/fiscal

Plazo de conservación:

AT AC Total

Conservación Histórica:

SI NO

Condiciones de acceso a la información:

P R C

Periodo de reserva:

Localización topográfica

No. Estante No. Entrepaño

Archivo de trámite

Archivo de concentración

EjemploFondo

Sección

Sub_fondo

Utzmg

UTI

Serie

Transparencia y Acceso a la Información

Solicitudes de transparencia

Expedientes

Documentos

Conjunto de documentos

producidos orgánicamente por un

sujeto obligado, que se identifica

con el nombre de éste último

Cada una de las divisiones del fondo,

basada en las atribuciones de cada

sujeto obligado de conformidad con las

disposiciones legales aplicadas

División de una sección que

corresponde al conjunto de

documentos producidos en el

desarrollo de una misma

atribución general y que versan

sobre una materia o asunto

específico