REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA

“GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”VICERRECTORADO ACADEMICO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALESESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PASANTIA LABORAL

EVALUACION DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE COBRANZA. COORDINACION ADMINISTRATIVA. UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO NUCLEO CIUDAD GUAYANA. (2013)

Autor: Diquez, Gabriel C.I.N°: 20.224.409

Tutor Académico: Licdo. Jose Garcia Tutor Metodológico: Licda. Luisa Delfin Tutor Industrial: Licda. Gailmar Mora

Ciudad Guayana, Junio, 2013

CAPITULO I

MARCO CONTEXTUAL

1.1 Identificación de la Empresa

Los inicios de la Universidad Nororiental privada Gran Mariscal de Ayacucho

se remontan al año 1985, cuando el Dr. Eduardo González Reyes, acompañado de

otros visionarios, impulsó su creación, esfuerzo que se vio materializado mediante

Decreto Presidencial No. 1.511 publicado en la Gaceta Oficial No. 33.692 del 03

de abril de 1987 que autorizó su funcionamiento con el nombre de Universidad

Nororiental (UNOR), teniendo como sede principal la ciudad de Barcelona,

Estado Anzoátegui, Venezuela. La adopción del nombre “Universidad Nororiental

Privada Gran Mariscal de Ayacucho”, incluyendo el acrónimo UGMA, se

concretó en 1993 con la incorporación de la Sociedad Civil Promotora de la

Universidad, presidida por el Dr. Arístides Maza Tirado, quien con el resto de

integrantes, añadió el esfuerzo necesario en materia de gerencia y motivación, que

permitió alcanzar el grado de desarrollo que hoy presenta. Contaba la UGMA para

entonces (1993), con las carreras de Odontología, Economía e Ingeniería de

Mantenimiento, Mención Industrial, que integraron las Facultades de

Odontología, Ciencias Económicas y Sociales e Ingeniería, con la posterior

incorporación de Salud Bucal, Administración de Empresas e Ingeniería

Ambiental y Recursos Naturales respectivamente. Más tarde, el 25 de noviembre

de 1994 se aprobó la creación de la Facultad de Derecho y luego, en 1996, el

Consejo Nacional de Universidades (CNU) autorizó la creación del Núcleo de la

Región Guayana, con sedes en Ciudad Bolívar, Puerto Ordaz y San Félix.

Culminó este proceso en febrero del 2000 cuando, previa evaluación de las

instalaciones, el Consejo Nacional de Universidades (CNU) ratificó la creación de

los Núcleos de Anaco, Cumaná y Maturín. El Rector fundador de la UGMA fue el

Dr. Eduardo González Reyes, quien dio paso en 1993 al Dr. Genaro Mosquera

Castellanos, desempeñando éste el cargo hasta 1997, cuando es designado el Dr.

Milton Granados Pomenta, de larga trayectoria en la más alta posición de la

UGMA que finaliza en diciembre de 2010, cuando cede el paso al actual Rector,

MSc Edgar Ortiz Ordaz, quien ocupó previamente los cargos de Vicerrector

Académico y Vicerrector Administrativo. La UGMA es una referencia

institucional educativa privada relevante en la Venezuela contemporánea, ya que

su comunidad está integrada aproximadamente por 17.500 estudiantes, 1.100

docentes y 400 empleados y obreros, cifras que la mantienen como una de las

principales universidades privadas del país y definitivamente la más importante

del oriente y la región de Guayana.

1.2 Misión - Visión, Organización y Funciones

Misión

La UGMA como Comunidad Académica, generadora, constructora,

transmisora de saberes y con sentido de pertinencia social, forma integralmente a

profesionales para el hacer, ser y convivir, con capacidad crítica, valores éticos,

morales, sensibilidad social, aptitudes y conocimientos que les permitan contribuir

con el desarrollo científico, tecnológico, humanístico y cultural del país

Visión

Ser una comunidad Académica líder de la Educación Superior Privada en el

oriente y sur del país, abierta a la sociedad y tolerante a la pluralidad de ideas.

Orientada a la creación y difusión del conocimiento con pertinencia social y a la

formación de profesionales competentes y emprendedores comprometidos

éticamente con los valores y principios de nuestra sociedad y con el desarrollo

regional y nacional.

Organigrama

La Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho presenta una

organización formal, de resultados satisfactorios en todos los niveles,

comprendida por direcciones y divisiones donde se visualiza una estructura

vertical en función de la jerarquía de los cargos y una horizontal en el vínculo de

cargos similares (Ver GRAFICO 1).

Cabe destacar que cuenta con empleados calificados para dar cumplimiento

con todas sus funciones para el desarrollo de las tareas, es importante resaltar que

la autoridad y responsabilidad constituyen los pilares fundamentales de esta

empresa permitiendo promover la eficiencia de la organización.

GRAFICO 1 Estructura Organizacional elaborada por el autor

Funciones

El Analista de Cuentas por Cobrar: Tiene la responsabilidad de registrar

diariamente y de forma automatizada en el Sistema Administrativo, todas las

operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar de los estudiantes. Entre sus

funciones más importantes tenemos:

Solicitud de facturas y puntos de cuentas (reintegro de dinero) de los

estudiantes.

Emitir estados de cuentas y solvencias administrativas a los estudiantes de

pregrado y postgrado.

Emitir aranceles (constancias de estudio, notas simples y certificadas, buena

conducta, reparación, intensivo, retiro de la institución, otros) a los estudiantes

de pregrado y postgrado.

Realizar listado de convenios (BAUXILUM, SIDOR, VENALUM,

CÁMARA DE COMERCIO, etc.) y aplicar notas de créditos a los estudiantes

beneficiarios (BAUXILUM, SIDOR, VENALUM, CÁMARA DE

COMERCIO, etc.)

Informar a la coordinación administrativa el estatus de las cuentas por cobrar

de cada una de las escuelas: FACES, Ingeniería, Derecho y década una de las

especializaciones y diplomados.

Revisar a diario los ingresos recibidos y enviarlos a la Coordinación

Administrativa.

Apertura y cierre de periodo académico previamente autorizado.

Llevar un analítico de las cuentas por cobrar de todos los participantes de

Pregrado y Postgrado por periodos.

1.3. Ambiente Organizacional

A pesar de ser una coordinación Integrada por cinco personas, el clima

organizacional es agradable, el personal es bien tratado por su superiores, existe

flexibilidad de parte de los supervisores hacia sus subordinados, hay

responsabilidad y compromiso individual y mucha colaboración con sus

compañeros, se observa que se reconoce el trabajo realizado por los analistas

todos trabajan de forma integrada, para lograr los objetivos y políticas de la

coordinación y por ende de la universidad.

1.4. Políticas económicas, sociales y tecnológicas.

Políticas Sociales:

Ofrecer a las estudiantes adecuadas instalaciones educativas, deportivas,

culturales y acceso a la información necesaria para su formación

profesional.

Desarrollar una política de extensión que promueva la investigación de la

U.G.M.A con la comunidad, contribuyendo a consolidar sus valores y la

configuración.

Políticas Tecnológicas

Capacitar a sus profesionales en la más avanzada metodología y estrategias

de enseñanzas.

Ofrecer al estudiante una excelente formación académica sustentada en los

últimos adelantos de la ciencia, la tecnología y las humanidades que le

permitan una visión integral del mundo moderno e impulsar la investigación

científicas – tecnológica para contribuir el desarrollo oriental.

Coordinación

Administrativa

(Dpto. Cuenta por cobrar)

Misión: registrar diariamente y de

forma automatizada, todas las

operaciones relacionadas con las

cuentas por cobrar de los

estudiantes.

FORTALEZAS: DEBILIDADES:

1. Respuesta efectiva a todas las

solicitudes Administrativas.

2. El Dpto. es de fácil acceso a la

comunidad estudiantil.

3. Se realiza cobranza a través Punto de

Venta.

4. Personal académicamente preparado

para el cargo.

1. El sistema está centralizado por

Barcelona.

2. El sistema no procesa pagos por

transferencia bancarias.

3. Congestionamiento en el Dpto.

por tramites que podrían ser ejecutados

a través de la página web.

OPORTUNIDADES: ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO

1. La población estudiantil

está interesada en las

carreras ofrecidas en la

universidad.

2. Estrecha relación con el

Banco Caroní.

(F1-O1) Aprovechar las respuestas

efectivas para seguir atrayendo a la

población estudiantil.

(F3-O2) Aprovechar la estrecha relación

que se tiene con el Banco Caroní para

colocar puntos de ventas fijos en todas las

sedes de la universidad.

(D1-O1) Aprovechar el interés en la

población estudiantil para descentralizar el

sistema y así ser más eficientes.

(D2,D3-O2) Usar la estrecha relación con el

Banco Caroní para innovar el sistema y

poder procesar pagos a través de

transferencias bancaria por medio de la

página web.

AMENAZAS: ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA

1. Mal funcionamiento del sistema

eléctrico nacional.

2. Inestabilidad económica en el país

3. Problemas sociales en el estado

(Protestas, paros sindicales,

inseguridad).

4. Deserción estudiantil en las

universidades de la zona.

(F1-A1) Aprovechar las respuestas

efectivas a todas las solicitudes

administrativas a través de una buena

atención al cliente para aminorar las quejas

por el mal funcionamiento del sistema

eléctrico nacional.

(F4-A5) Dar a conocer el perfil académico

del personal a toda la población estudiantil

de la zona a través de la pagina web

(D1-A1) Comprar un sistema de respaldo

eléctrico para cada núcleo, que cubra la

demanda energética del departamento para

que cuando se vaya la luz en Barcelona no

falle el sistema en los otros núcleos.

(D3-A3) Actualizar la plataforma de la

página web para que la comunidad

estudiantil pueda realizar trámites varios a

través de la misma y no existan protestas de

los estudiantes

1.5. Detección de necesidades

Matriz FODA

CAPÍTULO II

PLANTEAMIENTO DE LA PASANTÍA

2.1 Definición de la Pasantía

La pasantía es una actividad pedagógica obligatoria, de contenido práctico, cuya

finalidad es contribuir a la formación profesional de los estudiantes mediante el

cumplimiento de programas preestablecidos entre la Facultad y las Empresas

seleccionadas en las áreas de especialización de los estudiantes de las diferentes

Escuelas. La pasantía coloca al estudiante en contacto con el mundo empresarial y el

mercado laboral dándose a conocer como futuros profesionales.

Se conoce como pasantía a la práctica profesional que desempeñan los estudiantes,

generalmente durante los últimos años de la carrera o inmediatamente después de

graduados, para poner en práctica los conocimientos y las facultades aprendidas.

Podríamos decir que el pasante, tal como se denomina al individuo que desempeña

una pasantía, es un aprendiz que lleva adelante la pasantía con el claro objetivo de

lograr experiencia en su campo de estudio o profesión.

2.2 Cronograma de Actividades y/o tareas asignadas

En él se describe las actividades a realizar en el tiempo previsto, con la finalidad

de asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Ver cuadro Nro. 2.

Cuadro Nro. 2 Cronograma de actividades

Realizado por el autor (2013)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 13 14 15 16

Inducción a las áreas de la Coord. Administrativa: RRHH, Ctas.

por Cobrar, SHA y Serv. generales

Revisión y Conocimiento del Archivo del Dpto. de RRHH

Recepción de las solicitudes de los trabajadores

Conocimientos de Formas del IVSS 14.100 14.02 14.03

Manejo de expedientes. Estadísticas del personal Docente

y Administrativo

Conocer y evaluar los procedimientos de las cuentas por

cobrar

Identificar las fortalezas y debilidades del Dpto. Cuentas por

cobrarEmitir aranceles a los estudiantes

Presentación del informe

ACTIVIDADES MARZO ABRIL MAYO JUNIO

12Presentación de áreas y Dptos. Dela Coord. Administrativa. Misión,Visión y Objetivos.

2.3 Objetivos de la Investigación

2.3.1 Objetivo General

Evaluar los Procedimientos Administrativos de cobranza en el departamento de

Cuentas por Cobrar de la Coordinación Administrativa de la Universidad Nororiental

Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad Guayana.

2.3.2 Objetivos específicos

- Revisar la gestión de cobro que efectúa la Coordinación Administrativa de la

Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad

Guayana.

- Considerar las fortalezas y las debilidades existentes en el proceso de

cobranzas de la Coordinación Administrativa de la Universidad Nororiental

Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad Guayana.

- Calificar los procedimientos que se efectúan en el departamento de cuentas

por cobrar de la Coordinación Administrativa de la Universidad Nororiental

Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad Guayana.

2.4 Importancia y Justificación

Importancia

La importancia de este estudio radica en que evaluar los procedimientos de

cobranza en cualquier empresa debería ser una necesidad ya que a medida que se

vayan examinando los procedimientos se puede saber cuáles son las fortalezas o

debilidades que sufre el mismo y con eso se puede determinar cuáles son las medidas

que se deben tomar para mejorar los procesos para que sean lo más eficientes posible.

Teniendo procedimientos simples pero eficientes se lograría disminuir

considerablemente el índice de morosidad por parte de la clientela.

El reto que enfrenta el Departamento de Cobranza es el de identificar claramente

cuáles cuentas presentan un riesgo superior al permitido y dirigir principal atención

hacia ellas. Sin embargo, no es menos crucial, saber diferenciar entre las cuentas

anteriores, cuáles deben ser evaluadas para un aumento de límite o sencillamente se

recuperarán solas mediante los pagos necesarios.

Justificación

Evaluar consiste en analizar o estudiar, en este caso los procedimientos

administrativos, con el fin de determinar el grado de eficiencia en el que se están

aplicando, apreciar los resultados de la acción y compararlos con el plan establecido,

permitiéndonos estimar las causas de las desviaciones y las posibles medidas de

corrección.

2.5 Referencia Teórica

Procedimiento de cobranzas

El Procedimiento administrativo es el medio o conjunto de procedimientos que

tienen como objetivo obtener un resultado determinado, ya sea en el campo de la

ciencia, tecnología, las artes o en otra actividad. Es el proceso a través del cual se

busca transformar la realidad para determinados propósitos.

Chiavenato (2001), define un procedimiento de cobranza como el conjunto de

operaciones necesarias para transformar un activo exigible - documentado o no -

(Créditos) en un activo líquido (Disponibilidades). Comienza con la existencia de un

derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y trae como resultado

el ingreso de dinero o algún título representativo de dinero - cheque u orden de pago.

Horngren, Harrison, Bambre (2003) señalan que las cuentas por cobrar son los

derechos monetarios sobre las empresas o individuos. Las cuentas por cobrar de un

negocio son la cantidad que deberá cobrarse a los clientes.

Partiendo de todas estos conceptos se puede definir que las cobranzas es el

esfuerzo que hace la empresa después de que haya expirado el plazo de pago

convenido entre el deudor y el acreedor, considerando que uno de ellos incumplió con

el compromiso pactado.

Los procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados

sistematizadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y

ordenada, porque el propósito de un buen procedimiento de cobranza es la

maximización del cobro y minimización de las pérdidas de cuentas por cobrar.

A fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los

siguientes pasos preliminares para establecer un procedimiento adecuado de

cobranza:

Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el

recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la acción drástica.

El Recordatorio

Este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas

anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es

prevenir casos de mora en el pago.

La práctica común, tanto en organizaciones comerciales que venden si el

consumidor como a empresas mayoristas, minoristas o detallistas en general, como

los distribuidores y representantes, convienen en enviar al cliente un AVISO DE

VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIÓN de la cuenta, en la cual figuran

detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados

sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y

conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar.

Este aviso debe ser moderado e impersonal, dándole al cliente la sensación que no

ha sido individualizado, sino que está recibiendo idéntico trato como a todos los

demás clientes que se encuentran en esa situación.

De igual forma, este aviso debe mandarse aún en el caso de que el cliente

estuviese al día en sus pagos, por una razón de precaución o para reforzar el control

de la cobranza. Se incluye en esta calificación al TALONARIO DE CUPONES, que

también es usado frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener

mayor control de sus avisos de vencimiento.

Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la vía más

rápida y segura. El uso de “Courier” o contratar empresas de mensajería son las más

apropiadas para este servicio.

Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud

con que se entrega o remite el primer aviso, así como conseguir su atención al

requerimiento de pago, si estas actitudes captan la intención de deudor, entonces

obtendremos una respuesta rápida a nuestro requerimiento.

Pero la técnica más recomendable para clientes locales, son las llamadas

telefónicas porque demandan atención, hace que la persona requerida suspenda sus

actividades y permite conseguir respuestas rápidas, además de concluirse con

facilidad, establece una relación personal y privada.

Exigir Respuestas

Los deudores que no reaccionan ante el primer aviso deberán ser automáticamente

objeto del siguiente paso; al cabo de un determinado número de días (de 3 a 5 días

después de la fecha de vencimiento); por medio de cartas de cobranza y llamadas

telefónicas más insistentes, no sólo se recordara al deudor que está en mora, sino

también se le solicitará una respuesta del porqué de su tardanza en el pago de su

deuda.

El tono seguirá siendo amable y cortés, pero con la salvedad de que ya hubo un

primer aviso. De todos modos es lógico suponer que existe algún motivo justificado o

injustificado a la falta de pago, como por ejemplo, iliquidez transitoria, llegada tarde

de la mercadería pocas perspectivas de ventas, etc.

El objeto principal de esta segunda etapa es provocar alguna reacción del deudor,

con el fin de averiguar la demora en el pago y así tratar de dar alguna solución al

problema presentado. Se recomienda, en caso de que el cliente sea local, después de

enviar el segundo recordatorio, que el cliente sea visitado por el cobrador.

Posteriormente si este no responde a las cartas enviadas, se le hace recordar por

medio de diferentes instrumentos de cobranza; que su cuenta se ha vencido y que su

requerimiento al cumplimiento de la deuda es urgente.

Insistir en el Pago

Si los anteriores pasos fracasan, la cobranza pasa a una etapa de insistencia o

persecución. Este procedimiento busca ejecutar un programa de acciones sucesivas

para aplicarse a intervalos regulares según sea que el deudor no responda a los

esfuerzos de cobranza. En este caso la actitud será distinta, porque a estas alturas ya

puede sospecharse que el cliente tiene mala voluntad o que no tenga intenciones de

cancelar la deuda; por lo tanto se justifica una actitud más drástica en las acciones de

cobro; Este paso puede comprender diversos intentos de apercibimiento, severidad y

puede insistirse mediante.

- Teléfono.

- Cartas Notariales.

- Vistitas del Jefe de Cobranza.

Un proceso de confrontación severa por parte del Jefe o Encargado de Cobranzas

puede ayudarnos a tener una idea del comportamiento y las actividades del deudor.

Si el crédito fue dado con Fianza o Aval, la persecución se efectúa para ambas

partes. Se recomienda que el resultado de estas acciones sean comunicada a la

Gerencia para prever las acciones correspondientes.

Adoptar Medidas Decisivas

En el caso de fracasar los anteriores pasos, se debe tomar una medida decisiva o

drástica. (Vencidos los diez días después de la última notificación por escrito). En el

ínterin de tiempo es recomendable que se haga un último análisis de la situación del

cliente antes de tomar decisiones drásticas.

Los deudores que no responden satisfactoriamente a la presión de las gestiones

antes detalladas, pueden ser clasificados en dos grupos:

Primer grupo

Se hallan incluidos aquellos deudores que están dispuestos a pagar, pero que se

encuentran imposibilitados de hacerlo a corto plazo, (iliquidez transitoria). En este

caso es recomendable prestarles asistencia, permitiéndoles pagos parciales y

prórrogas incluida una reprogramación de su deuda si el caso lo amerita.

Segundo grupo

Se hallan aquellos deudores que estando en condiciones de pagar no lo hacen o se

resisten a hacerlo. En este caso la empresa puede tomar la decisión de pasar la deuda

a un abogado especialista, un gestor de cobranza o al asesor legal si la empresa lo

tuviera. Las acciones inmediatas serán sobre la cobranza judicial o extrajudicial

(Cobranza Judicial).

Si existiera un contrato que lo permita, como ocurre en las ventas a plazos (con

retención de propiedad), quizás convengan ejecutar el cobro mediante embargo

preventivo o entrega de los bienes según cláusulas establecidas.

No es posible establecer normas generales de cobranza para todo tipo de clientes

sean estos naturales o jurídicos por lo que se recomienda elaborar un reglamento

operativo y dinámico de cobranza para cada tipo de negocios que requieran una

cobranza efectiva y sobre todo preventiva, tal como lo señalamos en el punto anterior.

CAPÍTULO III

DESCRIPCIÓN DE LA PASANTÍA

3.1 Descripción de Actividades

El proceso de ejecución de la pasantía comienza con el ingreso a la organización

en calidad de pasante, para luego ser ubicado en un departamento cuya actividad se

adapte a la carrera estudiada y al título del informe.

3.1.1 Técnico Administrativas

3.1.1.1 Objetivos planteados:

1. Revisar la gestión de cobro que efectúa la Coordinación

Administrativa de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de

Ayacucho Núcleo Ciudad Guayana.

Este objetivo se formuló mediante la observación directa y la recopilación de

evidencias. Dicho en forma simple, es algo subjetivo revisar ciertos trabajos ya que

la "gestión" no es una profesión. No hay requisitos legales o culturales establecidos

con respecto a la educación o al conocimiento para que un individuo devenga en

gerente, no hay parámetro de por medio.

En el particular, comenzando la observación desde el departamento hasta la

actividades vinculada con cobrar, se pudo establecer una gestión funcional, esto es,

se trabaja en departamentos con una definición poco clara de la jerarquía y no se

concentra la atención en el resultado de las actividades de cada persona.

Se puede identificar fallos y aciertos en la actividad, demasiados desvíos que se

pueden tabular.

2. Considerar las fortalezas y las debilidades existentes en el proceso de

cobranza de la Coordinación Administrativa de la Universidad

Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo Ciudad

Guayana.

La herramienta estratégica ideal para plasmar la misión, la visión, las metas, los

objetivos y las estrategias de una empresa, departamento o actividad, es el Plan de

trabajo, pero, realizando correctamente el análisis FODA se pueden establecer las

estrategias Ofensivas, Defensivas, de Supervivencia y de Reordenamiento necesarias

para cumplir con los objetivos empresariales planteados. Útil para la consecución de

los objetivos.

Cuadro Nro. 2 Matriz FODA (Actividad de cobranza)

Factores Internos FORTALEZAS: DEBILIDADES:

MATRIZ FODA

1. Rapidez en cuanto a

los diferentes

procedimientos.

2. Sistema automatizado

1. Tiempo de ocio entre

solicitudes.

2. Falta de métodos

operativos ante

cualquier anomalía.

3. Inseguridad relativa

del sistema

Factores externos OPORTUNIDADES: AMENAZAS:

1. Actualización

permanente del

software (Uxxi)

2. Métodos operativos

de trabajo.

1. Fallas Eléctricas

2. Virus informáticos

3. Calificar los procedimientos que se efectúan en el departamento de

cuentas por cobrar de la Coordinación Administrativa de la

Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho Núcleo

Ciudad Guayana.

Debería ser el objetivo más fácil de lograr, lamentablemente la unidad no cuenta

con MOT (Método operativo de trabajo), por lo cual dificulta y desafía la razón de ser

de este objetivo.

Este se lograra mediante el análisis de los datos suministrado por los objetivos que

lo antecede. Para ello se establecerán las diferentes estrategias que servirán como

directriz del proceso.

3.1.1.3 Métodos, técnicas y procedimientos aplicados

Observación directa: ya que se estuvo en contacto directo con el área, se observa la

necesidad de realizar la investigación. Haciendo referencia a la observación directa,

Arias (2006) expresa lo siguiente:

“La observación es una técnica que consiste en visualizar o captar

mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o

situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de

unos objetivos de investigación preestablecidos” (Pág. 69)

Matriz FODA:

La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier

situación, individuo, producto, empresa, etc, que esté actuando como objeto de

estudio en un momento determinado del tiempo.

Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular

que se esté estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la

matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar

decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en el futuro.

El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la

situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc.)

permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de

ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

3.1.2 Actividades de Campo

No se realizó actividad de campo ya que el desarrollo del informe no lo amerita.

3.2 Análisis de Resultado

Tomando en cuenta los datos y sus diferentes variables, se puede considerar las

siguientes estrategias:

(F1-O1) Mantener actualizado el software y tener un plan de mantenimiento

preventivo a los ordenadores.

(F1-O2) Hacer los lineamientos para cada actividad, para así mantener o

aumentar la capacidad de respuesta del proceso.

(F2-01) Estar a la vanguardia en cuanto a sistemas de cobranzas, seguros y

eficaces, que no generen ambigüedades en el proceso.

(F2-O2) Permitir al sistema tener opciones de ayuda para las diferentes facetas

en la actividad, permitir al operador consultar cualquier anomalía posible, sin

necesidad de llamar o crear retrasos a los usuarios.

(D1-O1) Delegar mayor funciones al operador, permitiendo hacer mas

actividades en el ordenador correspondiente al puesto.

(D2-O1) Permitir al sistema integrar pestaña de auto ayuda y esquema del

proceso.

(D3-O1) Hacer el sistema más seguro, no permitiendo al operador salir del

software destinado al cargo.

(D3-O2) Cada operador del sistema deberá tener una clave única y que

jerárquica, que esta pueda discriminar el ingreso o no al sistema, esta clave de

poder ser cambiada a voluntad del operador.

(F1-A1) Tener un sistema alternativo de energía eléctrica

(F2-A2) Limitar a los operadores a utilizar el software y herramientas

destinadas a su trabajo, con el fin de no introducir virus al sistema.

(D1-A1) Tener métodos alternativos cuando ocurra eventualidades con el

servicio eléctrico.

(D1-A2) Destinar tiempo para hacer mantenimiento y escáner al sistema en

busca de virus o patrones anormales en el ordenador.

(D2-A1) Formato y divulgación del mismo ante cualquier anomalía en el

sistema eléctrico.

3.2.1 Alcances y Logros en los Aspectos Técnicos – Laborales

Con el informe se deduce obtener situaciones positivas para la Universidad

Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, ya que la información que se obtuvo

puede servir para llevar con sistemas más avanzados y apropiados las cobranzas de la

empresa.

También se analizaron las gestiones de cobro que realiza la Universidad

Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, con el objetivo de saber si estas son

efectivas.

Todas las actividades desarrolladas en la pasantía dieron a conocer todos los

procedimientos, gestiones fortalezas y dificultades encontradas en el área de cuentas

por cobrar de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho. Dichas

dificultades no han sido superadas ya que se necesita presupuesto para establecer

primero un sistema más avanzado para llevar a cabo los procedimientos de cobranzas

a los estudiantes. La manera de realizar los trabajos de cobranzas son centralizados, lo

que proporciona rigidez al proceso, convirtiéndose en tarea tediosa tanto para el

personal encargado como para los usuarios del mismo, debido a que cada sede no

cuenta con una taquilla que les ahorre el traslado a la sede principal del núcleo para

tramitar cualquier asunto relacionado con la cancelación de deudas. Asimismo la

Universidad tiene como medida no manejar dinero en efectivo en ninguna de sus

operaciones, por esta razón los pagos realizados por los alumnos se manejan a través

de depósitos bancarios o pagos a través de punto de venta.

A través de la observación directa que se realiza dentro del departamento

administrativo se puede notar que existen diferentes factores que intervienen en el

escenario; como insuficiencia en el tiempo invertido para la recuperación en las

cuentas por cobrar, es por eso que las mismas no son exigidas al momento preciso,

deficiencias en el sistema informativo utilizado para manejar la nómina estudiantil y

status de los alumnos, escasos recursos económicos destinados a la optimización del

proceso de cobranzas, grandes márgenes de error por parte de los alumnos al

momento de realizar los depósitos bancarios de pago con los códigos emitidos por el

sistema para tal fin, poco aprovechamiento de la tecnología informática y de

telecomunicación.

3.2.2 Vinculación del Trabajo con las Asignaturas de la Carrera

Las prácticas profesionales, permiten al estudiante emplear en un los

conocimientos adquiridos en su formación universitaria, y de esa forma tener la

oportunidad de ejercer actividades en roles y contextos organizacionales sobre

situaciones reales, con la colaboración y guía del personal conocedor del campo

laboral. Entre las asignaturas vinculadas con la pasantía laboral están las siguientes:

- Contabilidad IV está vinculada al trabajo porque dicha materia presenta todo lo

referente a las cuentas por cobrar y todo lo concerniente al tema.

- Sistemas y Procedimientos Administrativos está asignatura está ligada a la pasantía

debido a que existen métodos de planeación y control, tanto para los proyectos, como

para las diferentes actividades que se realizan en la organización. Estos son métodos

gráficos que permiten representar hechos. Ellos expresan gráficamente las distintas

operaciones que componen un procedimiento, estableciendo su secuencia cronológica

entre esos métodos podemos mencionar: La Gráfica de Gantt y el Organigrama.

- Administración de Recursos Humanos la cual consiste en la planeación,

organización, desarrollo y coordinación, así como también control de técnicas,

capaces de promover el desempeño eficiente del personal, los conocimientos

adquiridos en dicha materia fueron aplicados en la pasantía durante varias semanas.

- Gerencia Estratégica está cátedra se vincula porque se aprende todos los pasos y

pautas para realizar una matriz FODA, en el desarrollo del informe sirvió mucho ya

que el material de apoyo de esta materia es excelente.