INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE XALAPA

INGENIERIA INDUSTRIAL

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

PROFR. JUAN MANUEL CARRIÓN DELGADO

CAPÍTULO 1, 2, 3 Y 4

EQUIPO 5

ALUMNOS:

BARRADAS AGUILAR ESAU

DOMÍNGUEZ MONTERO MIGUEL ÁNGEL

FLORES FERNÁNDEZ ERIKA

FUENTES PORTILLA FERMÍN

MOTA ANDRADE ISELA

CAPÍTULO 1: CONCEPTOS RELATIVOS A LA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Es un proceso que

consiste en establecer

primero un plan e

implementarlo

después para alcanzar

el objetivo.

¿QUÉ ES?

BENEFICIO

Tener un cliente satisfecho, sin importar si usted es el cliente de su propio proyecto o una empresa a la que el

cliente paga para llevarlo a cabo.

ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

PROYECTO

Esfuerzo por lograr un

objetivo especifico

mediante una serie

especial de actividades

interrelacionadas y la

utilización eficiente de los

recursos.

EL OBJETIVO SE DEFINE A PARTIR DE:

ALCANCE

PROGRAMACOSTOS

RECURSOSMARCO TEMPORAL

ESPECÍFICO

CLIENTE ESFUERZO ÚNICO

ACTIVIDADES INTERDEPENDIENTES

EL PROYECTO SIGUE:

CLIENTE

Es aquel que

aporta los

fondos

necesarios para

su realización.

Persona

Empresa

Grupo de dos o más personas o empresas

La consecución exitosa se ve limitada

por:

Alcance

Costo

Programa

Satisfacción del

cliente

ALCANCE

Llamado alcance del trabajo.

Es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que

las entregas cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto.

COSTO Es la cantidad que el

cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto.

Se basa en un presupuesto que abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que servirán para llevar a cabo el proyecto.

PROGRAMA

Es el cronograma que

especifica cuando

empezaran y terminaran

las actividades.

CIRCUNSTANCIAS IMPREVISTAS QUE PONEN EN PELIGRO EL OBJETIVO:

El costo de algunos materiales pueden ser

más alto que la estimación inicial.

El mal tiempo puede ocasionar retrasos.

Quizá haya que rediseñar o modificar alguna pieza muy

compleja de maquinaria automatizada para que cumpla

con las especificaciones del desempeño.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

CICLO DE VIDA DEL

PROYECTO

PRIMERA FASE

SEGUNDA FASE

TERCERA FASE

FASE FINAL

PRIMERA FASE

Consiste en descubrir una

necesidad, un problema o

una oportunidad, pudiendo

suceder que el cliente pida

propuestas a individuos, a

un equipo de proyecto o a

empresas para que

atiendan la necesidad o

resuelvan el problema.

SEGUNDA FASE

Consiste en encontrar una solución a la

necesidad o al problema.

TERCERA FASE Llamada también Ejecución del Proyecto.

Consiste en implementar o poner en practica la solución propuesta.

FASE FINAL

Consiste en el terminado. Una vez hecho eso,

se efectúan algunas actividades de cierre como

confirmar que se haya realizado todo lo

solicitado y que el cliente lo haya aceptado.

PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DEL

PROYECTO

Significa planear el

trabajo y después

trabajar según el plan.

Incluye establecer un

plan y después

llevarlo a cabo.

PASOS DE LA PLANEACIÓN:

1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.

2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en

“piezas” importantes, o paquetes de trabajo.

3. Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto.

4. Presentar gráficamente las actividades bajo la

forma de un diagrama de red.

5. Hacer un estimado de tiempo de la duración

que tendrá que completar cada actividad.

6. Hacer un estimado de costos para cada

actividad.

7. Calcular el programa y el presupuesto de un

proyecto, para determinar si el mismo se puede

terminar dentro del tiempo requerido, con los

fondos asignados y con los recursos

disponibles.

PLANEACIÓN

Determina que se necesita hacer, quien lo hará,

cuanto tiempo se necesitará y cuanto costará.

El resultado es un plan de línea base.

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

Tener un cliente satisfecho, tanto si

usted es el cliente de su propio proyecto.

Completar el alcance total del proyecto con

calidad, a tiempo y dentro del

presupuesto proporciona una gran

sensación de satisfacción.

CAPÍTULO 2: IDENTIFICACIÓN DE

NECESIDADES

Reconocimiento de una necesidad

Problema, oportunidad

Emisión de una solicitud de propuesta (SDP)

El cliente tiene que definir con claridad el problema o la necesidad.

Recopilar información sobre la magnitud del problema.

Magnitud del beneficio de la mejoría

Determinar el presupuesto del proyecto.

SELECCIÓN DE PROYECTOS Evaluar oportunidades o necesidades, para

después decidir cuál se convertirá en proyecto.

Pros y Contra

s

Benefi-cios

Conse-cuencias

Ventajas

Desventa-jas

SELECCIÓN DE PROYECTOS

1. Establecer conjunto de

criterios para evaluar

oportunidades.

2. Listar suposiciones

3. Recabar datos e

información.

4. Evaluar las oportunidades a

partir de criterios.

PAUTAS PARA UN PROYECTO DE UNA SOLICITUD DE PROPUESTA (SDP):

1. Proporcionar una descripción del trabajo (DDT).

2. Incluir los requisitos del cliente, que definen las especificaciones y atributos.

3. Especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el contratista o equipo del proyecto.

4. Relacionar cualesquiera artículos suministrados por el cliente.

5. Expresar las aprobaciones que requiere el cliente.

6. Mencionan el tipo de contrato que piensa usar el cliente.

7. Expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente.

8. Expresar el programa requerido para la terminación del proyecto.

9. Proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista.

10. Señalar la fecha de vencimiento para la cual el cliente espera las propuestas de contratistas.

11. Incluir criterios de evaluación.

No todos lo ciclos de vida de proyectos

incluyen la preparación de una solicitud

de propuesta por escrito y las

posteriores propuestas de los

contratistas.

SOLICITUD DE PROPUESTAS

Que el cliente publique

un anuncio en ciertos

periódicos de negocios .

Identificar un grupo

seleccionado de

contratistas,

enviándoles una copia

de la SDP.

CAPÍTULO 3: SOLUCIONES PROPUESTAS

DECISIÓN DE LICITAR/ NO

LICITAR

Al tomar una decisión de licitar/no licitar, el contratista puede tomar en cuenta algunos

factores:

• Ampliación de capacidades

• Misión

• Riesgo• Competencia

Reputación Fondos del cliente

Recursos para

proyecto

Recursos para

propuesta

DESARROLLO DE UNA PROPUESTA

GANADORA

En la propuesta el contratista tiene que convencer al cliente de que :

Una propuesta es un documento vendedor; no es un informe técnico.

Solicitud de propuesta para solicitar propuestas competidoras de los contratistas, para ser seleccionada por el cliente como ganadora.

Es el mejor contratista para solucionar el problema

Dejara satisfecho al cliente.

Complementara el proyecto dentro del presupuesto al programa

Lograra los resultados deseados

Aprovecha su experiencia exitosa con proyectos

anteriores similares

En la propuesta el contratista tiene que resaltar los

factores únicos que lo diferencian de

sus competidores.

Las propuestas deben de estar redactadas en

forma sencilla y concisa no deben ser

ampulosas o redundantes.

Las propuestas tienen que ser especificas en

atender los requisitos del

cliente tal como los

expresa en la SDP.

Por ultimo las propuestas tienen que ser realistas a los

ojos del cliente en términos del alcance, el costo y el programa.

PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA

El desarrollo de una propuesta amplia para un proyecto se debe considerar como un proyecto en si mismo.

Los clientes no pagan a los contratistas por propagar propuestas. Los contratistas absorben estos costos como costos normales de mercadotecnia al realizar estas operaciones se espera obtener contratos y utilidades sobre los mismos.

CONTENIDO DE LA

PROPUESTA

Con frecuencias las propuestas se organizan en tres secciones: técnicas, administrativas y de costos.

SECCIÓN TÉCNICA

Convencer al cliente de que el

contratista comprende la necesidad o el problema y que

puede proporcionarle la solución menos riesgosas y mas

benéficas.

SECCIÓN ADMINIS-TRATIVA

Convencer al cliente de que pueda

hacer el trabajo

propuesto y lograr los resultados deseados.

SECCIÓN DE COSTOS

Convencer al cliente de

que el precio del contratista

para el proyecto

propuesto es realista y razonable.

FIJACIÓN DE PRECIOS

Al determinar el precio para el proyecto, el contratista considera las siguientes

partidas.

CONFIABILIDAD DE LOS ESTIMADOS DE COSTOS

El contratista debe tomar el

tiempo necesario para pensar con

cuidado el proyecto y estimar los

costos con un alto nivel de

detalle.

RIESGO

Si el proyecto propuesto incluye una actividad que no se ha llevado

a cabo antes.

VALOR DEL PROYECTO PARA EL CONTRATISTA

Tal vez existan situaciones en las que el contratista este dispuesto a aceptar un precio ajustado o bajo.

PRESUPUESTO DEL CLIENTE

Un contratista que conozca la cantidad de dinero que el cliente

ha presupuestado para el proyecto no debe

presentar el precio que exceda lo que se tiene

disponible.

COMPETENCIA

Se espera que muchos contratistas presente propuestas como respuesta a

la SDP de un cliente.

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO

Normalmente la SDP proporcionara instrucciones acerca de la fecha de vencimiento de presentación de la propuesta, y el nombre y la dirección de la persona a quien se debe entregar.

EVALUACIÓN DE LA PROPUESTAS POR EL CLIENTE

Los clientes evalúan las propuestas de los contratistas en diferentes formas.

Algunos observan primero los precios de las propuestas y seleccionan.

Otros clientes eliminan las propuestas que exceden sus presupuestos.

CRITERIOS PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS DE LOS CLIENTES

Cumplimiento con la descripción del

trabajo y los requisitos del cliente

presentados en la SDP.

Lo correcto y practico del enfoque

propuesto por el contratista para

solucionar el problema.

CRITERIOS PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS DE LOS CLIENTES

La experiencia y el éxito del contratista en proyectos

similares.

La experiencia del personal clave que será asignado a

trabajar en el proyecto.

La capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del contratista para planear y

controlar el proyecto.

Precio

CRITERIOS PARA EVALUAR LAS PROPUESTAS DE LOS CLIENTES

Realismo del programa del contratista.

TIPOS DE CONTRATO

CONTRATOS DE PRECIO FIJO

En un contrato de precio fijo, el cliente y el contratista acuerdan precio para el trabajo propuesto.

El precio sigue fijo a menos que el cliente y el contratista estén de acuerdo en cambiar.

CRITERIOS DE REEMBOLSO DEL COSTO

En este contrato, el cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales con independencia de la cantidad, mas alguna utilidad acordada.

Esto representa un alto riesgo para el cliente, puesto que los costos pueden exceder lo propuesto.

CLAUSULAS DEL CONTRATO

1. Exposición falsa de los costos.2. Aviso de exceso en los costos o demoras en el

programa.3. Aprobación de los subcontratistas.4. El equipo o la información a proporcionar por el

cliente.5. Patentes.6. Divulgación de información confidencial.7. Consideraciones internacionales.8. Cancelación.9. Condiciones de pago.10. Pagos por primas/penalidades.11. Cambios.

CAPÍTULO 4: EL PROYECTO

ADMINISTRACION DE PROYECTOS EN EL MUNDO REAL

INGENIERIA MILITAR

Las instalaciones militares se diseñan, se constituyen y mejoran mediante la ingeniería

militar.

Ejemplo:

Proyecto Fort Drum Airfield, con un costo de 37 millones de dólares, que forma parte de una reconstrucción de la base aérea y de eliminación del cierre en Griffiss Air Force Base (Nueva York).

Para esto se asignó la misión a un equipo de proyectos. El proyecto parecía simple a primera vista, sin embargo

hubo factores que complicaron las cosas.

El proyecto no tendría éxito si no se conocían de antemano su propósito y sus objetivos primarios.

El director escogido para este proyecto era un ejecutivo práctico. Se formó el equipo

encargado de su realización.

Gracias a una buena administración del proyecto, el equipo concluyó el diseño exitosamente y a tiempo, sin rebasar el presupuesto y alcanzando todos los

objetivos.

ASÍ

PLANEACION DEL PROYECTO

La tercera fase del ciclo de vida del proyecto tiene dos partes:

1. Hacer su planeación detallada.

2. Poner en práctica ese plan.

REALIZACION DEL PROYECTO

El equipo, dirigido por el gerente, pondrá en practica

el plan y realizará las actividades o elementos de trabajo de acuerdo con él.

El ritmo de la actividad aumentará según se vayan incluyendo más y diversos recursos al desarrollo de las tareas del proyecto.

CONTROL DEL PROYECTO

Establecer el plan de línea

base

Durante cada periodo de presentación de informes

Iniciar el proyecto

Esperar hasta el próximo periodo de presentación

de informes

Recopilar información sobre el desempeño real

(programa, costos)

Incluir los cambios en el plan del proyecto (alcance,

programa, presupuesto)

Calcular el programa, el presupuesto y los

pronósticos del proyecto, actualizados

Analizar la situación actual en comparación con el plan

(programa, costos)

¿Se necesitan acciones

correctivas?

Identificar las acciones correctivas e incluso cambios relacionados

NO

SI

TERMINACION DEL PROYECTO

La cuarta y última fase del ciclo de vida del proyecto es terminarlo.

El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el

futuro.

EVALUACION INTERNA POSTERIOR A LA TERMINACION

DEL PROYECTO

El gerente debe de realizar dos tipos de reuniones:

Las individuales con los miembros del equipo.

En grupo con el equipo del proyecto.

LAS INDIVIDUALES CON LOS MIEMBROS DEL EQUIPO.

Permiten a los integrantes proporcionar sus impresiones personales.

Alientan hablar abiertamente. Pueden mencionar cualquier problema

en relaciones de trabajo. El gerente del proyecto tiene que

asegurar que se mantendrá como confidencial.

EN GRUPO CON EL EQUIPO DEL PROYECTO.

Desempeño técnico Desempeño en cuanto a

costos Desempeño del programa Planeación y control del

proyecto Relaciones con el cliente Relaciones de equipo Comunicación Identificación y solución del

problema recomendaciones

RETROALIMENTACION DEL CLIENTE

Se le deben de hacer tres pasos:

• Preguntar al cliente sobre cualquier otro proyecto que pudiera hacer- quizá sin tener que pasar por el proceso competitivo.

Primer:

• Solicitar autorización para utilizar al cliente como referencia a otros clientes.

Segundo:

• Que el gerente le haga una encuesta con los resultados a la satisfacción del cliente.

Tercero:

CANCELACION DEL PROYECTO

Circunstancias que requieran que un proyecto se cancele antes de que se termine.

Circunstancia que puede ocasionar que se finalice anticipadamente un proyecto es un cambio en la situación financiera de la compañía.

Circunstancias en que también los pueden cancelar los clientes por descontento.

FORMA PARA EVITAR LA CANCELACION DE UN PROYECTO DEBIDO AL DESCONTENTO DEL CLIENTE:

Es importante idear un plan antes de iniciar el proyecto.

El compromiso se logra con la participación.

Programe reuniones regulares y personales con el cliente.

Pregúntele periódicamente si esta satisfecho con el avance del proyecto.

Otra actividad que se tiene que realizar durante la fase de terminación es asegurarse de que se hayan cobrado todos los pagos del cliente.

Por ultimo, ningún proyecto exitoso debe terminarse sin algún tipo de celebración.

Otra actividad importante durante la fase de terminación es realizar reuniones de evaluación posteriores a la conclusión del proyecto.