INFORME Y

SEGUIMIENTO

DE LAS

AUDITORIAS

Informe final de la auditoria

Seguimiento de la auditoria

Fase final de la auditoría:

relaciones entre auditado

y equipo auditor

Señalar claramente el hecho (por ejemplo, el documento y su versión, números de registro, fechas, datos, etc.).

Evitar ser una opinión, algo subjetivo.

Identificarse directamente con el requisito aplicable (por ejemplo, requisito, procedimiento, etc.)

Las situaciones que pueden conformar una no conformidad son planteadas a los interlocutores de la organización durante el transcurso de la auditoría dando la oportunidad de expresar sus opiniones y realizar todo el esfuerzo posible para resolver en caso de ocurrir, cualquier opinión divergente.

El equipo auditor analiza los registros y observaciones “in situ”, mediante las cuales, y basándose en evidencias objetivas se verifica si se está operando de acuerdo con los requisitos de la norma en la que se basa la auditoría.

En el caso de que el auditor jefe lo considere necesario, se realizarán reuniones del equipo auditor durante la auditoría.

Es preciso verificar el cumplimiento del plan de auditoría y la necesidad de modificaciones al mismo, en su caso.

Se plantean dudas de los auditores y/o expertos para consultar a la organización si es necesario.

Es importante homogeneizar los criterios del equipo auditor, en aras de la mayor objetividad posible.

Auditor jefe

Recordar los objetivos de la auditoría ya mencionados en la reunión de apertura.

Agradecer la asistencia y cooperación con el equipo auditor.

Recordar el carácter de muestreo de la auditoría, es importante que la organización lo tome en consideración.

Explicar de forma clara y comprensible a los interlocutores designados por la misma, la manera en la que deben tratarse las no conformidades y los pasos que la organización tiene que seguir para salvarlas.

Responder a las preguntas y observaciones realizadas por la organización.

En caso de recibir cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de auditoría se clarifican con las contrapartes y, si es posible, se resuelven. Si no se resolvieran, las dos opiniones se registran posteriormente en el informe de auditoría.

Entonces ya es necesario realizar la firma del listado de las evidencias detectadas, dejando copia en la organización.

Cerrar la reunión dando por finalizada la

auditoría.

Informe de la

auditoria

Corrección formal (en el estilo, sintaxis, y por supuesto, en la ortografía).

Rigurosidad en su contenido.

Objeto y alcance de la auditoría.

Contenido detallado del plan de auditoría.

Identificación de componentes del equipo auditor y de los representantes del auditado.

Fecha de la auditoría.

Identificación clara e inequívoca del auditado.

Identificación de los documentos de referencia contra los cuales se ha realizado la auditoría (por ejemplo la norma ISO 9001:2008).

Listado conteniendo las “no conformidades” detectadas.

Resumen de los resultados de la auditoría, incluyendo la apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con la norma aplicable del sistema de la calidad y la documentación relacionada.

Descripción, en el caso de haber “no conformidades” de las recomendaciones

para solventarlas.

No conformidades

graves

Se deben a la ausencia de un requisito de la norma o cualquier no conformidad cuyo efecto pueda resultar perjudicial para la integridad de un producto o servicio.

Indican que el sistema falla.

Afectan o pueden afectar directamente a la calidad del producto o servicio.

Deben solventarse de inmediato.

No conformidades

leves

Significan que existe un defecto más leve que en el anterior caso, del sistema respecto a los requisitos de la norma con que se audita.

Se trata de fallos del sistema esporádicos, no sistemáticos ni repetidos.

No afectan directamente a la calidad del producto o servicio.

Deben ser subsanados, pero no resulta tan urgente hacerlo ya.

Observaciones

las Observaciones no son una desviación, propiamente dicha. Se trata circunstancias que sin suponer incumplimientos propiamente dichos, pueden ocasionarlos en algún momento si no se corrigen.

Pueden ser oportunidades de mejora.

No necesitan de acciones correctoras. Requieren que se analice y que la organización auditada tome acciones si es preciso, pero no es necesario someter dichas acciones al equipo auditor

Característica del

informe final de

auditoria

Presentación pulcra y esmerada

Redacción objetiva y asertiva

Manejable

Exactitud

Enjuiciar el sistema

Seguimiento de la

auditoria

Consiste en verificar que se ha establecido un plan para dar respuesta a dicho informe y subsanar las no conformidades detectadas.

El auditado

Presentará evidencias de haber corregido el problema detectado en la no conformidad.

Se presentará en el informe de solicitud de la acción correctiva o preventiva.

Podrá evidenciarlo bien por medios documentales que certifican que la acción se ha implantado o bien por medios físicos como fotografías, muestras, etc.

El auditor

Verificará que en el plazo que otorgó al auditado para resolver las no conformidades, se ha presentado el informe de solicitud de las acciones correctivas o preventivas.

Verificará que cada una de las evidencias que han dado lugar a la no conformidad tiene la correlativa evidencia y el formato de solicitud de acción correctiva aprobado.

Comprobará que la acción que se ha implantado se ajusta eficazmente a la solución de la no conformidad.

En caso extremo, cuando tenga dudas suficientes de que se ha realizado, el auditor puede acudir a comprobar in situ la realización de las actuaciones propuestas.

El auditor

En el caso de tratarse de auditorías de certificación se seguirá auditando el sistema de gestión, de forma semestral o anual, hasta que llegue el momento de la recertificación que se realiza a los tres años.