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Capitulo I

Conceptos Básicos

1.1 Introducción

Los procesadores de palabras son los programas que más se usan en las computadoras, no

hay oficina, empresa u hogar donde no se requiera de la redacción de documentos, de

hecho, lo primeros programas que se diseñaron para microcomputadoras fueron los

procesadores de palabras.

Los procesadores de palabras tienen las siguientes ventajas:

Se corrige el texto en pantalla.

Se tiene autoformato

Tiene corrección de ortografía

Se tiene tipografía

Se cuenta con diseño gráfico

Los textos se almacenen en discos

Se obtienen tantas copias como sean necesarias

1.2 Ejecución del Word

Si aparece en pantalla el icono del Word en la línea inferior de la pantalla, solamente se da

doble clic sobre él, si no, es necesario dar un clic sobre el botón de Inicio (ícono de ventana

en la esquina inferior izquierda de la pantalla), luego se da in clic sobre el ícono del word.

Hay que recordar que para abrir una ventana se dan dos "clics" cuando el cursor del ratón

esta sobre el icono de la ventana que se desea abrir, o bien se da un clic en los comandos

o botón de Inicio.

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1.3 La Pantalla de Trabajo

Una vez que se inicia la ejecución del Word, aparece la pantalla de trabajo como se

muestra a continuación:

La primera línea se llama Barra de Ventana, ya que contiene la cabecera de la ventana del

Word, del lado derecho están los botones para maximizar, minimizar o cerrar la ventana, y

el centro se tiene la palabra "Microsoft Word" para identificar el programa y después el

nombre del archivo en el cual se trabaja. Si al documento no se le ha asignado nombre se

llamara "Documento 1", al momento que se le asigne un nombre este aparecerá en

pantalla.

La segunda línea es la Barra de Comandos, aparecen los comandos con que cuenta el

programa, se podrá entrar a cada uno de ellos al ubicar el cursor del ratón sobre la palabra

correspondiente y dar un clic en el ratón.

En la tercera línea se denomina Barra de herramientas y aparecen algunos iconos que

equivalen a comandos de uso frecuente, en lugar de llamar al comando, solamente se da un

clic cuando el cursor del ratón esta sobre el icono deseado. Esta línea es opcional, es decir,

puede aparecer en pantalla o no, generalmente sí aparece.

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La cuarta línea tiene otros iconos que corresponden especialmente a tipografía y a

justificados. Esta línea también es opcional.

La ultima línea de la parte superior corresponde a la regla, ahí se marcan los espacios y los

márgenes.

En la parte inferior de la pantalla aparece la Barra de estado, en donde se especifica el

número de página, la columna y el renglón en donde esta ubicado el cursor y otros datos más.

1.4 Escritura

El espacio central de la pantalla es el área de escritura, ahí, directamente se puede escribir

el texto deseado.

Al estar tecleando un párrafo, no se deberá teclear el Enter para brincar de línea, el

programa automáticamente lo hará; solamente se tecleara Enter hasta el final del párrafo,

de otra manera el programa perderá en control de los márgenes y se dificultará la tarea

de edición.

En pantalla aparecerán dos cursores y una marca, el primer cursor es el del ratón, tiene

forma de flecha, se moverá a través de la pantalla al trasladar el ratón de un lugar a otro;

sirve para seleccionar los comandos o para mover rápidamente el cursor de texto o para

marcar el texto mismo.

El otro cursor es el de texto, tiene la forma de una línea vertical e indica la posición

donde aparecerá el siguiente caracter que se teclee. Avanzará una posición cada vez que

se escriba una letra, también podrá moverse con las teclas de flechas o bien se moverá

a donde el cursor del ratón indique si el cursor del ratón está dentro del área de escritura y

se le da un clic. Al iniciar un documento nuevo, el cursor de texto aparece en la esquina

superior izquierda.

Siempre habrá en el texto una marca que indica el fin del documento, es una línea

horizontal. El cursor del texto nunca podrá estar más abajo de la línea de fin de documento,

al ir tecleado las frases la línea del fin se irá desplazando hacia abajo automáticamente.

1.5 Edición

Si se ha cometido un error y es percatado inmediatamente, se puede regresar la escritura

presionando la tecla de retroceso con borrado, se encuentra en la parte superior derecha del

área de las teclas que corresponden a las letras.

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Si ya se han escrito algunas líneas, es posible mover el cursor a través del texto para hacer

modificaciones (edición) del documento. Para modificar el texto es necesario ubicar

el cursor de texto en la posición donde se desea hacer el cambio, el traslado del cursor se

puede hacer con las teclas de flechas o haciendo la indicación con el cursor del ratón.

Existen dos maneras de trabajo: Inserción y Sobreescritura. Si se está en modo de

inserción, al momento de teclear alguna letra o palabra en medio de un texto, el programa

abrirá un espacio en el texto; si se trabaja en el modo de sobreescritura, las letras que se

van tecleando van borrando las letras que existian antes, ya que no se abren nuevos

espacios. Al iniciar un texto se esta en modo inserción, al presionar la tecla "insert" el

modo cambiara de uno a otro.

Al ubicar el cursor en cierta posición se pueden borrar los caracteres de la derecha o de la

izquierda. Para borrar los caracteres de la izquierda se usa la tecla de retroceso con

borrado (la que se menciono al principio), para borrar el texto de la derecha se usa la tecla

"Delete" o "Borrar" en español, que se encuentra en la parte superior derecha del teclado.

Para separar un párrafo en dos, se posiciona el cursor en el lugar de la división y se teclea

"Enter". Para juntar dos parrafos se borran los espacios que existen entre ellos.

1.6 Grabar

En Word se tienen dos formas de grabar, el "Guardar Como" y el "Guardar". En la

primera opción se graba el texto en un archivo que indique el usuario (es necesario mencionar

el nombre del archivo), en la segunda opción el texto se guarda en un archivo cuyo nombre

aparece en la parte superior de la ventana, es decir, ya no pregunta el nombre.

Cuando un texto se guarda por primera vez se recomienda el "Guardar como" para poder

dar el nombre del archivo, de otra manera se recomiendo el comando "Guardar".

Para grabar un texto es necesario apuntar con el ratón el comando "Archivo", es el

primero de la línea de comandos.

Después s e selecciona la opción Guardar como, aparece la opción de guardar en el equipo

o en otra parte, se selecciona guardar en el equipo y luego aparece la siguiente ventana

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En la parte superior de la ventana se especifica el directorio en donde se grabará el archivo,

normalmente es el disco A cuando se trabaja en red, en caso de querer cambiar la unidad de

disco, con el ratón se debe señalar el botón derecho de ese mismo espacio.

En el centro aparece la lista de los archivos existentes

Una vez que ya están las especificaciones correctas, se da un clic sobre el botón Aceptar.

Para regrabar el archivo se opta por la opción "Guardar" solamente, ya no pregunta por

el nombre.

1.7 Salir de Word

Para salir de Word se selecciona la opción Archivo, luego se da clic en la opción Salir.

En caso de que no se haya grabado el archivo con el que se trabajó, el programa pregunta

si se desea grabar, se deberá señalar el botón de Si o No.

Dr. Jesús Alberto Mellado Bosque

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Capítulo II

Control de Archivos

2.1 Lectura de Archivos

Para leer (poner en pantalla) un archivo, con el que se había trabajo anteriormente, ya sea

para hacerle modificaciones, para grabarlo con otro nombre o para

imprimirlo, es necesario volver a seleccionar el comando Archivo, luego se

selecciona la opción Abrir..., la ventana que aparece es la siguiente:

Para indicar el archivo con que se va a trabajar, se puede escribir el nombre correspondiente

en la casilla “Nombre del Archivo” o bien señalar con el cursor de ratón el nombre del

archivo que se encuentra en el recuadro central. Una vez señalado el archivo se da un clic

sobre el botón de aceptar.

Si el archivo se encuentra en un disco diferente o en un subdirectorio diferente al actual, el

señalamiento del disco y subdirectorio se especifica en la parte superior de la ventana .

En caso de que el archivo a leer sea de los últimos cinco con que se ha trabajado

recientemente, no es necesario seleccionar la opción abrir, ya que al final de los comandos

de la opción Archivo, aparecen los nombres de esos archivos; dando un doble clic sobre el

nombre, equivale a traerlo a pantalla.

2.2 Creación de un Documento Nuevo

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Para empezar con un documento nuevo, se pueden lograr de dos

maneras:

a) Escribir sobre el documento en blanco que aparece al iniciar la

ejecución del Word, o bien,

Seleccionar el comando Archivo, luego seleccionar la opción Nuevo.

Word .contiene algunos machotes de documentos estándar, como puede ser carta de

recomendación, solicitud de empleo, envío e fax, etc. es por eso que al solicitar un

documento Nuevo el programa pregunta cuál formato se desea. Se debe contestar

“Documento vacío”

Se pueden tener varios documentos abiertos en pantalla

2.3 Cerrar un Documento

En otros programas, el traer un documento nuevo a pantalla o al leer uno existente, se

elimina el que ya se tiene en pantalla, pero eso no sucede en el Word, el leer un archivo no

elimina el que se tiene en pantalla, se sobrepone, pudiéndose tener en pantalla hasta cinco

documentos abiertos simultáneamente. Si ya no se va a trabajar con un documento, lo

mejor es cerrarlo (quitarlo de pantalla) antes de trabajar con el siguiente. Para cerrar un

documento se selecciona la opción Archivo, luego se selecciona Cerrar.

Nota: El Cerrar un documento no significa que se guarde, es importante guardar

los archivos antes de retirarlos de pantalla

Puede darse el caso de que no exista ningún archivo abierto en pantalla, es tales

circunstancias en la línea de comandos solamente aparecerá la opción Archivo y Ayuda.

2.4 Presentación Preliminar

Al estar trabajando en la pantalla es difícil apreciar la ubicación del texto

respecto a la página completa, ya que no se muestra la página como quedará

impresa, por eso, antes de imprimir el documento, es conveniente revisarlo

con el comando de Presentación Preliminar. Para lograrlo, se selecciona el

comando Archivo del menú principal, luego se debe seleccionar Imprimir. La pantalla que

aparece es la siguiente.

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Normalmente la hoja aparece a un tamaño del 10% del normal, si se desea ampliar la

página (que sí cabe en pantalla) se puede señalar el botón que está a la derecha del número

10% y señalar un porcentaje más grande.

En la parte superior de la pantalla aparecen ciertas opciones que permiten modificar la

ubicación del texto, pero es mejor hacer los señalamientos desde el área de trabajo.

En caso de que el documento tenga más de una página, con las teclas de "Avanza pág." y

"Re. pág" se puede avanzar o retroceder. Para regresar al área de trabajo se señala el botón

"Cerrar".

2.6 Imprimir

Para imprimir el documento que está en pantalla, se debe escoger el comando

Archivo y después el comando Imprimir, la pantalla que aparece es como se

muestra a continuación.

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En el recuadro de Imprimir debe aparecer el nombre del archivo. Más abajo se especifican

el número de copias, en caso de querer aumentar el número, se señala el botón que está a la

derecha y que señala hacia arriba.

En el recuadro de "Intervalo de páginas" se dan las condiciones para imprimir ciertas

páginas en especial, generalmente no se usa. Si las condiciones ya son las correctas, se

señala el botón "Aceptar" .

Es importante hacer notar que la impresora debe tener encendido el foquito de "On line" o

"En línea" para que pueda imprimir.

Dr. Jesús Mellado Bosque

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Capítulo III

Tipografía

3.1 Marcar texto

Para realizar algunas modificaciones al texto es necesario marcarlo. La marca se hace de la

siguiente manera.

La canción no fue escuchada....

c

a b d

a) Se posiciona el cursor del ratón al inicio del texto a modificar.

b) Se presiona el botón izquierdo del ratón y se mantiene presionado.

c) Sin soltar el botón, se mueve el ratón hasta señalar el final del texto a marcar. El texto

deberá cubrirse de negro.

d) Soltar el botón del ratón

El mover el cursor a la derecha marcará los caracteres que se cubran, al mover el

cursor hacia abajo se marcarán renglones completos.

3.2 Cambio del tipo de letra

El cambio del tipo de letra se puede hacer de dos maneras: se puede escribir el texto y luego

cambiarle el tipo de letra, o bien, se puede especificar con anticipación el tipo de letra y luego

escribir el texto.

Si se desea cambiar el tipo de letra de un texto ya escrito, primero se marca el texto, luego se

selecciona la opción Formato, en seguida se selecciona el comando Fuentes y aparece la

siguiente ventana.

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En el recuadro superior izquierdo aparece el tipo de letra que está en vigencia, abajo aparece

la lista de los tipos de letras disponibles (Times, Courier, Roman, Script, etc.), de la lista se

escoge el tipo de letra dando un clic sobre el nombre correspondiente. Es importante hacer

notar que en el recuadro inferior derecho aparece un ejemplo del tipo de letra.

Se siguen los mismos pasos para seleccionar un tipo de letra aún cuando no se ha escrito el

texto, después de haber hecho el cambio, todo lo que se escriba será con las nuevas

especificaciones.

Hay dos tipos de letras, las "True Type" (Marcadas con el signo TT) y las que no lo son. En

los tipos de letra TT, la forma que tienen las letras en pantalla es como aparecerán en el papel,

en las otras, se tendrá un formato estándar en pantalla mientras que en papel tendrán su diseño

final.

3.3 Tamaño de las letras El tamaño de las letras se mide en puntos. Una letra pequeña pero legible (como el de los

libros de bolsillo) es de 10 puntos. el texto de un documento de oficina es de 12 puntos.

Para cambiar el tamaño de la letra de un texto se siguen los mismos pasos del punto anterior.

se usa la misma ventana, solamente que ahora el cambio se hace en el recuadro central, que

dice precisamente Tamaño. Es importante hacer notar que no todos los tipos de letras tienen

la opción de todos los tamaños, por razones lógicas, algunos tipos de letras, al hacerlos

pequeñas se hacen ilegibles, mientras que al hacerlos muy grandes se pierde su forma. Las

letras normales tienen desde 6 hasta 30 puntos.

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3.4 Atributos de las letras

Los principales atributos de las letras son los siguientes:

Cursiva : ligeramente inclinada.

Negrita : de doble ancho o repintada.

Subrayada : con una linea sencilla o doble bajo el texto.

Tachada : Cada letra se cruza encima de ella, se usa en cheques.

Superíndice : Ligeramente arriba del renglón.

Subíndice : ligeramente abajo del renglón.

Oculto : El texto no se muestra a la impresión.

Mayúscula : Cambiar todo el texto a mayúsculas

Para su aplicación se siguen los mismos pasos que los incisos anteriores.

Capítulo IV

Manejo del Texto

4.1 Copiar texto

Para copiar un texto se siguen los pasos siguientes.

a) Marcar el texto a copiar.

b) Seleccionar el comando Edición.

c) Seleccionar el comando Copiar (dentro de Edición).

d) Ubicar el cursor en la posición donde se desea la copia.

e) Seleccionar el Comando Edición.

f) Seleccionar el comando Pegar (dentro de Edición).

4.2 Borrar texto

Los pasos para borrar un texto son los siguientes:

a) Marcar el texto a borrar.

b) Seleccionar el comando Edición

c) Seleccionar el comando Borrar

Copiar Pegar

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En caso de que se haya borrado algo que no se quería y se desea recuperar, los pasos son los

siguientes.

a) Seleccionar Edición b) Seleccionar Deshacer.

Para poder recuperar lo borrado la instrucción Deshacer se debe ejecutar inmediatamente,

después de realizar cualquier otro manejo con el comando Edición, se eliminará la posibilidad

de recuperar un texto.

4.3 Mover texto

Para mover un texto se siguen los pasos siguientes.

a) Marcar el texto a mover. d) Ubicar el cursor en la nueva posición

b) Seleccionar el comando Edición. e) Seleccionar el Comando Edición.

c) Seleccionar el comando Cortar. f) Seleccionar el comando Pegar.

Capítulo V

Buscar y Reemplazar

5.1 Buscar

En documentos muy extensos es difícil ubicar palabras, es por eso que el Word ofrece esta

facilidad, el buscar alguna palabra clave para localizar algún párrafo o bien mover la

pantalla hasta un punto determinado.

Para activar la pantalla de buscar se selecciona primero el comando Edición, después se

selecciona el comando Buscar; la ventana que aparece es la siguiente.

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En el primer espacio, donde dice precisamente buscar, se escribe la palabra a localizar, luego

se da un clic sobre el botón de Aceptar.

Existen varias opciones de rastreo. Se puede buscar la palabra en todo el documento, también

se puede buscar de donde está el cursor hacia abajo o de donde está el cursor hacia arriba, las

tres opciones se puede escoger en el recuadro donde dice Dirección. Una palabra será

buscada sin importar las letras, mayúsculas o minúsculas, que se hayan utilizado al escribir

la palabra, en principio "Escritorio" es igual a "escritorio"; si se desea que coincidan las

minúsculas y mayúsculas en la búsqueda se debe dar un clic sobre el botón de Coincide

Mayú/Minu.

Supongamos que alguien busca la palabra "escrito", refiriéndose a un documento, el

programa también localizará "escritorio" aunque solamente marque la primera parte de la

palabra; si se desean palabras completas de debe dar un clic sobre el botón de Palabras

completas. Las otras opciones no son cotidianas.

Una vez que se haya encontrado una palabra, ésta se marca con negro en el texto y se ubica

en pantalla, pero la ventana de buscar no desaparece, ya que permite buscar la siguiente

palabra en el texto, en lugar de aparecer el botón de Aceptar, se cambiará por Siguiente,

para que el usuario pueda localizar la siguiente palabra en el texto. Cuando ya no existen

palabras en el texto el programa lo hace saber.

5.2 Reemplazar

El reemplazar una palabra o conjunto de palabras tiene casi la misma estructura que el punto

anterior. Primero se selecciona el comando Edición, después se selecciona el comando

Reemplazar. La ventana que aparece es la siguiente:

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En el renglón de Buscar se pone la palabra que se va a reemplazar, en el renglón de

Reemplazar se pone la palabra que va a sustituir la anterior. Una vez escritas las dos

palabras se da un clic sobre el botón de Aceptar. La forma de hacer el remplazo es el

siguiente: El programa señalará en pantalla la palabra encontrada, el botón de Aceptar se

trasforma en Reemplazar, si realmente se desea el remplazo se deberá dar un clic sobre ese

botón, luego el programa buscará la siguiente palabra. Este procedimiento ayuda a

seleccionar las palabras a seleccionar, pero si se desea hacer el remplazo rápido en todo el

documento, se debe dar un clic sobre el botón de Reemplazar todo, así el programa no

preguntará si se desea reemplazar, hará todos los cambios automáticamente. Las opciones

son las mismas del punto anterior.

Capítulo VI

Formato de Párrafos

6.1 Espaciado

Para definir el espaciado entre renglones se puede hacer de dos maneras, primero escribir el

texto, marcarlo y después definir el espaciado o viceversa. Para indicar el espaciado se marca

todo el texto, se selecciona el comando Formato, después el comando Párrafo. La ventana

que aparece es la siguiente:

Hay tres tipos de espaciado, el Anterior al Párrafo, el posterior al Párrafo y el de interlínea.

En ciertos documentos es necesario especificar el espacio antes y después de párrafos para

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ubicarlos adecuadamente respecto al inicio de la página o de imágenes, en textos normales

esos espaciados generalmente no se usan. El espacio entre líneas es más cotidiano, puede ser

sencillo, doble o triple. Para especificar los espaciados se usa la parte central de la ventana.

6.2 Sangría

En algunos textos se explica que la sangría es el número de espacios que se deja antes de

iniciar la primera letra del primer renglón de cada párrafo, en Word no es así, la sangría es el

número de espacios que un párrafo (todas las líneas) se recorre a la derecha en el margen

izquierdo o a la izquierda en el margen derecho.

Para especificar la sangría de un párrafo se usa la misma ventana del punto anterior,

solamente que se actualizará la parte izquierda de la ventana. Se deberá actualizar los datos

que tienen cada uno los espacios donde dice Izquierda, Derecha o Especial. Si se requiere

de una sangría especial se marca en el recuadro inferior.

Es importante verificar cómo quedará el texto en el ejemplo que aparece en el recuadro

inferior de la ventana. Una vez hechos los cambios se da un clic en Aceptar.

Si se desea una sangría donde sólo la primera línea se recorre a la derecha, se escoge

“Sangría francesa” en el espacio que dice Especial.

6.3 Alineación de párrafos

El Alineación se refiere al proceso de acomodo de las líneas del inicio y del final de cada

renglón. Existen cuatro alineaciones. Alineación izquierdo: los renglones se alinean al

margen izquierdo sin importar como queden del lado derecho. Alineación Derecha: se ajustan

a lado derecho los renglones sin importar como quedan a la izquierda (casi no se usa), Para

el centrado y el justificado a ambos márgenes, automáticamente se insertarán espacios entre

las palabras para que el renglón se ajuste a ambos márgenes.

El justificado, al igual que las opciones anteriores, se puede especificar antes o después de

escribir el texto.

Para indicar el justificado se usa la ventana del punto anterior, es

decir, se marca el párrafo luego se dan los comandos Formato y

Párrafo, pero el justificado se indica en el espacio que está abajo

a la derecha. Hacer cambios al justificado (especialmente centrar) es muy común al

momento de escribir un documento, es por eso que en la línea de botones estándar aparecen botones especiales, con solo dar un clic sobre ellos equivale a hacer una selección.

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6.4 Márgenes

Los márgenes requieren de una ventana especial, es necesario seleccionar el comando

Archivo, después el comando Prepara Página, la ventana que aparece es la siguiente.

Aparecen en la parte superior cuatro opciones: Márgenes, Tamaño de Papel, Fuente de

Papel y Diseño de Página, debe aparecer al frente la opción de Márgenes, de los contrario,

se debe dar un clic sobre esta opción.

En la parte izquierda de la pantalla aparecen cinco casillas que dicen Superior, Inferior,

Izquierdo, Derecho y Encuadernación. En los cuatro primeros se indican los márgenes

respectivos y el último es un espacio adicional en el lado izquierdo de la hoja para

encuadernar.

En algunos textos se usa el encabezado y pie de página, dos textos que aparecen en todas las

hojas del documento, en la parte inferior izquierda se especifica la distancia de tales textos

respecto al margen superior e inferior.

Hay ocasiones que las páginas van a ser parte de un libro, donde dos páginas comparten una

misma hoja, para indicar esto se da un clic sobre la opción de páginas paralelas, para que los

márgenes de encuadernación se intercalen.

Al centro de la ventana existe una muestra de cómo quedará un texto respecto al tamaño de

una hoja normal. Si se desean esos márgenes para todos los documentos que se hagan en

esa computadora se selecciona Predeterminar.