CAPITULO II

MARCO TEORICO - TECNOLÓGICO

Antecedentes Teóricos y Tecnológicos

En el 2007 la empresa ContenidoWeb desarrolló un Sistema de Gestión de

Documentos basado en un programa informático utilizado para rastrear y archivar

documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados. En el

sentido más amplio, los sistemas de Gestión de Documentos pueden variar mucho,

desde una simple caja de zapatos hasta un completo Sistema de Gestión de Contenido

Empresarial.

ContenidoWeb (2007) indica con respecto a los Sistemas de Gestión de

Documentos:

Los sistemas de Gestión de Documentos evolucionaron hasta que

los sistemas fueron capaces de manejar cualquier tipo de formato

que pudiera ser guardado en una red. Las aplicaciones crecieron y

maduraron conforme fueron creciendo y madurando los

documentos electrónicos, las herramientas de colaboración,

seguridad y funcionalidades de auditoría. (p. 1)

A tal efecto, un Sistema de Gestión de Documentos, controla el período de

vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación,

publicación, exportación, quien y cuando lo usa o elimina durante el periodo de vida

que tiene el documento dentro de la empresa. Implica el control total de la

información; un sistema de administración de documentos eficaz debe integrarse a

todos los sistemas que usa la organización por lo que debe ser flexible y sencillo de

usar.

En el 2008, la empresa Document Control Systems, Puerto Rico, desarrollo un

Sistema para el Manejo de Documentos en el Caribe y Latinoamérica llamado

Aquarius, el cual es un software para el control de documentos que permite tener

control, acceso y orden en sus documentos de la forma más simple, útil, eficiente y

sencilla. Se vende por licencia o por uso ilimitado. Posee 3 suite: DCM (Document

Control Systems), WEB Server y ERM. Aquarius WEB permite el acceso remoto y

simultaneo vía el explorador de Internet. Esta es una forma económica de adquirir

licencias para la visualización de documentos dentro de su red Lan o Internet.

La empresa Document Control Systems (2008) señala al respecto:

Aquarius Web provee una interfase visual sencilla en donde se

visualiza del lado izquierdo la lista de los fólders o documentos y del

lado derecho la imagen del documento. Permite búsquedas

complejas, anotaciones, acceso controlado y no permite alterar los

documentos originales. (p. 1)

Este software es ideal para auditorias y multiusuarios simultáneos,

promoviendo el aumento en la productividad empresarial así como la disminución de

costos en uso y desperdicio de papel. De igual forma, otorgar la solución costo-

eficiente a empresas e instituciones grandes y medianas que aún no han logrado el

manejo óptimo de sus documentos. Con dicho software se pueden lograr resultados

inmediatos e importantes en el ahorro de papel, incremento de productividad y

mantener la satisfacción de los clientes gracias al servicio eficiente, responsable y

proactivo.

Para el 2008, la compañía DocuWare AG, Alemania, desarrolló un Sistema de

Gestión de Documentos titulado DocuWare, el cual se encarga organizar en un

archivador central todos los documentos en papel y documentos electrónicos, por

ejemplo comprobantes, cartas, facturas, planos, archivos y correos electrónicos. La

versión básica del sistema de gestión documental dispone de todas las funciones

necesarias para registrar, editar y gestionar documentos. Es compatible con todos los

formatos de firmas electrónicas. La gestión de registros integrada garantiza un acceso

seguro, controlado y protocolizado a los datos almacenados electrónicamente. Todas

las personas autorizadas pueden acceder al archivador central por Internet en

cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo.

Slawomir Stasiak (2008), Director de Operaciones del Equipo de

Planificación y Desarrollo para Gestión de Procesos de la compañía DocuWare AG

señala al respecto:

Gracias a la solución DocuWare el tiempo de recuperación se ha

reducido de 24 horas a escasos segundos. El coste de la recuperación

también ha disminuido. Es posible compartir los documentos

archivados y, en un momento posterior, se puede crear un sistema de

flujo de trabajo. (p. 1)

En este sentido, el almacenamiento electrónico y la gestión documental

transforma información valiosa en algo infinitamente más útil, haciéndola más

accesible. Toda la información se reúne y ordena lógicamente, poniéndola al alcance

de todos. La gestión documental es una tecnología madura y probada que ha

permitido a miles de empresas incrementar sus beneficios y reducir sus costes.

La empresa WSI Internet Consulting & Education desarrolló en el 2009 un

Sistema de Administración de Documentos, el cual actúa como una central en línea

(un centro de colaboración) que almacena los archivos, y permite hacer seguimiento

de revisiones, autores y más. Puesto que es un sistema en línea, los empleados o

miembros de equipo de la empresa pueden tener acceso a él desde cualquier lugar

que tenga una conexión a Internet. El acceso al sistema, a carpetas y archivos

específicos se puede controlar con nombres de usuario y contraseñas individuales.

Pamela Zenner-Richards (2009), Gerente de Área de la empresa WSI

Internet Consulting & Education señala con respecto al sistema:

El Sistema de Administración de Documentos puede ser usado por

diferentes equipos o departamentos, permitiendo a los usuarios

únicamente acceso a los archivos que les han sido asignados. Es una

solución flexible que hace la colaboración más eficiente y simplifica

incluso necesidades de archivo complejas. (p. 1)

Este sistema de archivo es completamente personalizable para adaptarse a las

necesidades de la empresa que lo utilice, permitiendo realizar seguimiento de

revisiones, autores, calificaciones de documentos y comentarios, y basado en los

permisos del usuario, este sólo puede tener acceso a los archivos que se les han

asignado.

Bases Teóricas y Tecnológicas

En esta investigación existen una serie de antecedentes que corresponden al

contenido del mismo, los cuales permitieron la documentación necesaria para realizar

un análisis cuidadoso con criterios definidos y sustentados en bases reales.

Sistema

Senn James (2010) un sistema “Es un conjunto de componentes que

interactúan para alcanzar algún objetivo, de hecho son todo lo que rodea al ser

humano”. (p. 88)

Es una combinación de partes reunidas para obtener un resultado o formar un

conjunto. Sistema es un conjunto de elementos que se relacionan entre si para lograr

una meta común. En términos generales, un sistema es todo lo que rodea el contexto

del ser humano.

Sistemas de Información

Según Burch John (2006) dice que:

Un Sistema de Información se define como sigue: Un ensamblaje

formal sistemático de componentes que ejecutan operaciones de

procesamiento de datos para (a) satisfacer los requerimientos,

procesamiento de datos legales a transaccionales, (b) proporcionar

información a la gerencia para el apoyo de las actividades de

planificación, control y toma de decisiones, (c) proporcionar una

variedad de reportes que sean requeridos por entes externos. (p.186)

Un Sistema de Información, es una colección de información, procedimientos,

construido, diseñado y mantenido para coleccionar, registrar y mostrar la

información.

Montilva Jonás (2005) lo define:

Un sistema de información es un sistema caracterizado porque: (1)

es abierto, interactúa con su ambiente mediante el intercambio de

información y se adapta a las necesidades del ambiente que los

contiene; (2) es un sistema hombre – maquina, permite el uso de

maquinas (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de

transformación los cuales son controlados y dirigidos por el hombre;

(3) su entrada esta constituida por datos y su salida por información,

el proceso de transformación de datos constituye la función esencial

del sistema de información. (p. 88)

De lo anteriormente dicho se puede decir que un Sistema de Información es

un conjunto de elementos que interactúan entre si, con la finalidad exclusiva y

excluyente el almacenamiento, procesamiento y la difusión de la información

contenida en documentos de cualquier especie.

Funciones de un Sistema de Información

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Según Senn James (2010) lo define como:

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los

datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden

ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se

proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las

automáticas son datos o información que provienen o son tomados

de otros sistemas o módulos. (p. 40)

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las

terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los

escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el Mouse, entre otras.

Almacenamiento de Información: Según Senn James (2010):

El almacenamiento es una de las Información o capacidades más

importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta

propiedad el sistema puede recordar la Información guardada en la

sección o proceso anterior. Esta Información suele ser almacenada

en estructuras de Información denominadas archivos. La unidad

típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros,

los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM).

(p. 42)

Procesamiento de Información: Según Senn James (2010) lo define:

Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de

acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos

cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en

el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta

característica de los sistemas permite la transformación de datos

fuente en información que puede ser utilizada para la toma de

decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de

decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que

contiene un estado de resultados o un balance general de un año

base. (p. 43)

Salida de Información: Senn James (2010) lo define como:

Es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la

información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las

unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes,

cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros.

Es importante aclarar que la salida de un sistema de información

puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.

En este caso, también existe una interfase automática de salida.

(p.46)

Automatización

Según Caballos Juan (2005) Automatizar significa:

Someter toda cosa que se realice manualmente para que se sometan a

la simplificación mediante un proceso de automatización con un

personal debidamente entrenado y capacitado para manejar todas

indicaciones remplazando a ciertos trabajos humanos especiales por

procesar mecánicos para lograr fácilmente identificar oportunidades

de mejorar errores y repetición del trabajo, alto costo mala calidad,

demoras prolongaciones y acumulación de tareas, controles

innecesarios, reducir tiempo de procesos. (p. 3)

Stoner George (2009) al respecto sobre la Automatización expone: “La

automatización de oficinas no es más que la Sustitución de las operaciones manuales

(constituidas por el trabajo de escritorio, particularmente mecanografía y archivo) por

máquina, integrando varias formas de procesamientos de información a través de las

computadoras”. (p. 56)

Por lo tanto, automatizar se trata de convertir en automáticos o involuntarios

determinados procesos corporales o manuales, aplicando procedimientos instantáneos

a un aparato, proceso o sistema. La automatización solo es viable si al evaluar los

beneficios económicos y sociales de las mejoras que se podrían obtener al

automatizar, estas son mayores a los costos de operación y mantenimiento del

sistema. La automatización de un proceso frente al control manual del mismo

proceso, brinda ventajas y beneficios de orden económico, social, y tecnológico.

Sistema Automatizado

Según Owen Bishop (2006) “Un sistema automatizado es aquel donde se

transfieren tareas de producción, realizados habitualmente por operadores humanos

de un conjunto de elementos tecnológicos”. (p. 589)

Un sistema automatizado consta de dos partes principales:

Parte de Mando: Es la estación central de control o autómata. Es el elemento

principal del sistema, encargado de la supervisión, manejo, corrección de

errores, comunicación, etc.

Parte Operativa: Es la parte que actúa directamente sobre la máquina, son los

elementos que hacen que la máquina se mueva y realice las acciones. Son por

ejemplo, los motores, cilindros, compresoras, bombas, relés, etc.

A continuación se muestra una figura donde se señala la relación que tiene

cada una de las partes principales de un sistema automatizado.

FIGURA N° 3. Partes Principales del Sistema Automatizado.

Fuente: Owen Bishop (2009)

Base de Datos

Martin James (2007) lo define: “Una base de datos es una colección de datos

interrelacionados, almacenados en conjunto sin redundancia perjudicial o innecesaria;

su finalidad es la de servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible”.

(p.48)

Según Caballos Juan (2005) señala que:

Una de las tareas más importantes en el desarrollo de un sistema

de información es el referente al modelaje y diseño de la base de

datos. El modelaje se refiere a la técnica que permite interpretar

los requerimientos de información de una organización;

obteniéndose así un esquema conceptual el cual se transforma en

un conjunto de estructuras relacionales y mecanismos que

aseguran la integridad de una base de datos. Esta transformación

se conoce como diseño de una base de datos. (p. 103)

ACCIONADORES

PROCESO

PRE ACCIONADOR

CAPTADOR

UNIDAD

DE

CONTROL

INTERFAZ

Hombre - Máquina

COMUNICACIÓN

con Unid. Control

Aplicación Web

En la ingeniería de software se denomina aplicación web a aquellas

aplicaciones que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a través

de Internet o de una intranet mediante un navegador. En otras palabras, es una

aplicación software que se codifica en un lenguaje soportado por los navegadores

web en la que se confía la ejecución al navegador.

Las aplicaciones web son populares debido a lo práctico del navegador web

como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, así como a la facilidad

para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software a miles

de usuarios potenciales. Existen aplicaciones como los webmails, wikis, weblogs,

tiendas en línea y la propia Wikipedia que son ejemplos bien conocidos de

aplicaciones web.

Sergio Luján Mora (2007) señala:

Es importante mencionar que una página Web puede contener

elementos que permiten una comunicación activa entre el usuario

y la información. Esto permite que el usuario acceda a los datos

de modo interactivo, gracias a que la página responderá a cada

una de sus acciones, como por ejemplo rellenar y enviar

formularios, participar en juegos diversos y acceder a gestores de

base de datos de todo tipo. (p. 1)

Gestión Documental

Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y

prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una

organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el

tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar

la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de

racionalización y economía.

David Herrera (2009) señala:

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació

debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos

y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los

hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en

tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya

gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que

crecía el tamaño de los fondos documentales. (p. 1)

Sistemas de Gestión de Documentos

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema

computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar

documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente

soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas

de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de

administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset

Management.

Flujo del Sistema de Gestión Documental

Está conformado por los siguientes elementos:

Bases de Datos:

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones

comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la

proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están

sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la

organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en

el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.

Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales

problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué

parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto

existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente

contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la

opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y es por ello

por lo que se las puede considerar documentos de gestión.

Hardware:

o Escaneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales,

una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los

cuales serán guardados o almacenados.

o Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los

usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha

información, para su modificación o revisión.

o Software.

o Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la

documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones

informáticas para: la gestión documental, administración de archivos

digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.

Redes:

Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se

encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede

acceder a la información por Internet.

Usuarios:

A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos

digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la

consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a

cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores:

Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados

se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación

física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de

acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

Bases Legales

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Año 1999).

Artículo 108: Los medios de comunicación social, públicos y privados, deben

contribuir a la formación ciudadana. El Estado garantizará servicios públicos, de

radio, Televisión, Redes de Bibliotecas y de informática, con el fin de permitir el

acceso universal a la información, los centros educativos deben incorporar el

conocimiento y aplicación de las nuevas tecnologías a su innovación, según los

requisitos que establezca la ley.

Artículo 110: El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la

tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones, los servicios de

información necesaria por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo

económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía

nacional, para el fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara

recursos suficientes y creará el sistema nacional de los principios éticos y legales que

deben mejorar las actividades de investigación científica, humanística y tecnológica.

Estos artículos señalan, en lo referente a la comunicación y los medios de

comunicación, estos deben contribuir a la formación ciudadana y para ello, han

desplegado leyes nacionales que buscan normar la función formadora y comunicativa

que tienen los Medios de Comunicación Social, de igual forma es estado debe

garantizar diversas fuentes de información que con el propósito de que los

venezolanos tengan acceso a la información universal, y que los centros educativos

enseñen a utilizar las diversas tecnologías como el Internet, la cual es uno de los

medios de comunicación e información más importante que existe hoy en día.

Ley Orgánica de Ciencias, Tecnología e Innovación (Año 2010).

Artículo 03: Son sujetos de esta Ley:

1. La Autoridad Nacional con competencia en Ciencia Tecnología, Innovación y

sus aplicaciones, sus órganos y entes adscritos.

2. Todas las instituciones y personas naturales que generen, desarrollen y

transfieran conocimientos científicos, tecnológicos, de innovación y sus

aplicaciones.

3. Los ministerios del Poder Popular que comparten, con la autoridad nacional

con competencia en ciencia, tecnología, innovación y sus aplicaciones, la

construcción de las condiciones sociales, científicas y tecnológicas para la

implementación del Plan Nacional de Desarrollo Económico-social.

4. Las comunas que realicen actividades de ciencia, tecnología, innovación y sus

aplicaciones.

Este artículo apoya el desarrollo de los conocimientos científicos y

tecnológicos en la administración, aplicación de actividades, por parte de las

instituciones públicas o privadas que generen o desarrollen este tipo de actividades,

los cuales pasan a formar parte del sistema nacional de ciencias y tecnología e

innovación.

Decreto 3390 (Año 2004).

Artículo 1. La Administración Pública Nacional empleará prioritariamente

Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos, en sus sistemas, proyectos y

servicios informáticos. A tales fines, todos los órganos y entes de la Administración

Pública Nacional iniciarán los procesos de migración gradual y progresiva de éstos

hacia el Software Libre desarrollado con Estándares Abiertos.

Este decreto sobre la aplicación del software libre en la administración pública

venezolana abre una oportunidad para alcanzar la soberanía tecnológica del Estado

venezolano, utilizando los estándares abiertos en sus proyectos y servicios

informáticos.

Proyecto Nacional Simón Bolívar (Periodo 2007 – 2013)

El Proyecto Nacional Simón Bolívar en su directriz Nº 4 menciona al Modelo

Productivo Socialista, el cual dentro de sus enfoques, en los literales “O” y “P”

menciona:

O. Se hará un énfasis particular para impulsar el logro de un desarrollo tecnológico

interno que posibilite la autonomía relativa de las actividades productivas y de

servicios necesarias para alcanzar y sostener el desarrollo, mediante el fortalecimiento

de la capacidad de innovar, importar, modificar y divulgar tecnologías orientadas

primordialmente a la satisfacción de las necesidades humanas que, a su vez,

favorezcan el desarrollo científico.

P. El desarrollo de un sistema de innovación se logrará mediante la consolidación de

una estructura socio-institucional y legal, de capital social, de redes de agentes

interesados, de conocimiento de las necesidades de la sociedad, de las experiencias

alcanzadas y de los recursos necesarios. Contará con una cada vez mayor

participación de los ciudadanos, para que aumente el conocimiento, y se reduzcan

drásticamente las diferencias nacionales de acceso al mismo.

Estos enfoques mencionan a la tecnología como una herramienta que permita

fortalecer todas aquellas actividades productivas que puedan ofrecer bienestar a la

sociedad, aplicando sistemas de información que satisfagan las necesidades y

requerimientos presentados en una comunidad, institución u organización,

encontrándose relacionado con este proyecto ya que el mismo trata de solventar una

necesidad existente en una institución pública.

Dentro de sus objetivos también menciona:

Fomentar la ciencia y la tecnología al servicio del desarrollo nacional y

reducir diferencias en el acceso al conocimiento.

Se traza como objetivo promover la ciencia y la tecnología al desarrollo de la

nación, es decir, crear soluciones aprovechando este recurso ya que mediante

su aplicación y desarrollo pueda ser útil en distintas áreas.

Definición de Términos

-A-

Automatización: Es convertir en automáticos los movimientos que antes eran

naturales.

-B-

Base de Datos: Conjunto de ficheros dedicados a guardar información relacionada

entre sí, con referencias entre ellos de manera que se complementen con el principio

de no duplicidad de datos. Dependiendo de cómo se vinculen dan lugar a Bases de

Datos jerárquicas, relacionales, etc.

-D-

Diagrama: Es una forma de representar gráficamente un fenómeno, proceso u

organización determinado.

Documento.

Es un escrito que contiene información. Tradicionalmente, el medio de un

documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto

es lo que se denomina hacer un documento manuscrito) o por un proceso mecánico

(mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).

-I-

Informática: Es la ciencia del tratamiento automático de la información mediante un

computador (llamado también ordenador o computadora).

Institución: Se refiere a grupo organizado estable. También se utiliza como

equivalente a reglas y procedimientos que caracterizan la actividad de un grupo.

-O-

Organización: es el manejo de las acciones y actividades que coordinadamente

realizan las personas para lograr fines; para otros, el acento recaería en los rasgos

específicos de las relaciones que posibilitan y promueven la conformación de estas

agrupaciones humanas, tales como la subordinación jerárquica y la exigencia de altos

niveles de especialidad y perfiles conductuales que deben poseer las personas para

formar parte de estas entidades.

-P-

Proceso: Es un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos o pasos y crea

un producto de valor para otro usuario, formando una cadena orientada a obtener un

resultado final. De su diseño y documentación depende el éxito de la gestión.

-S-

Sistema: Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una

actividad para alcanzar un objetivo operando sobre los datos para proveer

información.

Sistema de Información: es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el

fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

-U-

Usuarios: También llamado cliente o dueño, es el participante más importante, es

para quien (o quienes) se construye el sistema.