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CAPITULO II

MARCO TEORICO SOBRE: MANUAL, CONTROL INTERNO,

CONTROL INTERNO FINANCIERO Y FLUJO DE DISPONIBILID ADES

DE EFECTIVO.

A MANUAL

1. DEFINICIÓN

Es un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar

(manual). Se concentra en forma sistemática, una serie de elementos administrativos

para un fin concreto: orientar y uniformarla conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa.

Es una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para

operara en un determinado sector; una guía que permite encaminar en la dirección

adecuada los esfuerzos del personal operativo."

2. IMPORTANCIA

Su importancia es en sentido general el objetivo que se persigue con los manuales

es el de instruir a las personas acerca de aspectos tales como objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc., precisar las funciones y

relaciones para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones,

contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la

uniformidad en el trabajo, servir como medio de integración y orientación al personal

de nuevo ingreso, entre otras.

3. CARACTERISTICAS

Con el objeto de analizar en forma breve las características de los manuales de

organización, de procedimientos y de puestos de trabajo; podemos decir lo siguiente:

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• Los manuales de organización contienen instrucciones formales de

organización que existen y se generan entre las diferentes unidades que se

describen en él.

• Los manuales de procedimientos comprenden instrucciones fundamentales

sobre lo métodos funcionales y operativos que el personal de una empresa,

adopta o sigue a efecto de ejecutar los diferentes tramites y procesos de

trabajo establecido.

• Los manuales de descripción de puestos, son medios que nos permiten

conocer el hacer funcional por cada puesto de la organización, también su

ubicación en la estructura como lo que hace y los requisitos que se

renecesitan cumplir para el mejor desempeño.

De acuerdo con lo expresado en cada uno de los apartados anteriores, los manuales

de organización son los que describen el esquema básico estructura en la cual se

realizan procesos, mecanismos y métodos de funcionamiento de la organización y

siendo necesarios los diferentes agrupamientos en puestos de trabajo que llevan los

procesos y que se representan en el organigrama de la empresa.

Por lo tanto podemos afirmar que los tres manuales se complementan dada la

interdependencia entre ellos y podemos decir que estos pueden representarse en un

solo manual general.

4. TIPOS DE MANUALES.

4.1 MANUAL DE OBJETIVOS Y POLITICAS:

Como su nombre lo indica, reúne un grupo de objetivos propios de la empresa,

clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a

esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar

adecuadamente las políticas1

1 RODRÍGUEZ VALENCIA, JOAQUÍN: Como Utilizar y elaborar manuales administrativos, Manual de Políticas, Cap. 6

32

4.2 MANUAL DE CONTABILIDAD:

Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente

de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.

Este manual puede contener aspectos tales como: estructura organizativa del

departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,

manejo de registros control de la elaboración de la información financiera.

4.3 MANUAL DE FINANZAS:

Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles

de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la

organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y

suministros de información financiera.

4.4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

Son como una explicación, y comentario de las cartas de organización. En ocasiones

contienen, adicionalmente una síntesis de las descripciones del puesto y las reglas

de coordinación interdepartamental.

4.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos

en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la

organización compatibles con dichos procedimientos.2

5. ESTRUCTURA

5.1 IDENTIFICACIÓN O PORTADA

Este documento debe incorporar la siguiente información: 2http://www.monografías.Com/trabajos16/normas-y-procedimientos.shtml. [consultado 11/11/2006]

33

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial de la organización.

• Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe

anotarse el nombre de la misma.

• Lugar y fecha de elaboración.

• Número de revisión (en su caso).

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

• Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma

y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe

colocarse un guión o diagonal.

5.2 INTRODUCCIÒN

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e

importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima

autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

5.3 ÍNDICE

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del

documento.

5.4 OBJETIVOS

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;

facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que

tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando

adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de

otras ventajas adicionales.

34

5.5 AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIM IENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración pública

federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y

a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos

administrativos o sectoriales.

5.6 RESPONSABLES

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases.

5.7 POLÌTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se

determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las

distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las

situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los

procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben

considerarse en su planteamiento:

• Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco

general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas

• Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean

comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos

administrativos o con el procedimiento mismo.

• Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los

niveles jerárquicos superiores.

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5.8 CONCEPTOS O GLOSARIO

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las

cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información

o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del

manual.

5.9 PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMAS

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,

cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los

responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es

general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad

administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción

detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto

responsable de cada operación.

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las

unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen

(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer

mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas

representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción

clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es

aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

5.10 FORMATOS.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro

del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que

impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello

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números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden

adicionar instructivos para su llenado.

B CONTROL INTERNO

1. DEFINICIÓN

CONTROL: Proceso para verificar las actividades a fin de asegurarse de que se

están llevando a cabo como se planeó y de corregir cualquier desviación

significativa3.

Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una

dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de

desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación,

instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar

el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos,

metas y asignación de recursos.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una

dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la

organización, no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de

acuerdo con los objetivos.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se

revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

• Robert B. Buchele: Control es el proceso de medir los actuales resultados en

relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y

tomando las medidas correctivas necesarias.

3 STEPHEN P. ROBBINS, DAVID A. DE CENZO, Fundamentos de Administración conceptos y aplicaciones, Pag. 365

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• George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,

valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que

la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

• Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los

subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa

como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

• Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación

con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención

de los objetivos de acuerdo con el plan.

• Chiavenato: El control es una función administrativa, es la fase del proceso

administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva

cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente

regulador.

CONTROL INTERNO: El control interno no tiene el mismo significado para todas las

personas, lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales, legisladores,

reguladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de comunicación y

diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas. El

informe COSO nos da una definición integradora de control interno con el objetivo de

facilitar un modelo en base al cual las empresas y otras entidades pueden evaluar

sus sistemas de control y decidir como mejorarlos.

El control interno es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administración, la

Dirección y los demás miembros de una entidad, con el objeto de proporcionar un

grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en los siguientes

ámbitos o categorías: 4

- Eficacia y eficiencia de las operaciones.

- Fiabilidad de la información financiera.

- Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

4 SAMUEL ALBERTO MANTILLA, Control Interno: Informe Coso, Eche Ediciones, 3º edición, Colombia, 2003

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La anterior definición refleja ciertos conceptos fundamentales:

• El control interno es un proceso. Es un conjunto de acciones estructuradas y

coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.

• El control interno lo llevan a cabo las personas. No se trata solamente de

manuales de políticas e impresos, sino de personas en cada nivel de la

organización.

• El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad, no la

seguridad total, a la dirección y al Consejo de Administración de la entidad.

• El control interno está pensado para facilitar la consecución de objetivos en

uno o más ámbitos independientes, pero con elementos comunes.

2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO 5

El control es importante debido a su vínculo final en la cadena funcional de la

administración. Sin embargo, el valor de la función del control radica en su relación

con la planeación y la delegación de actividades.

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el

mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige

para eliminar errores.

• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organización.

• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra

5 http://www.monografias.com/trabajos14/control.shtm No. impo

[consultado 02/02/2007]

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muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de

esos productos y servicios nuevos a los clientes.

• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener

ventajas competitivas.

• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea

hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar

autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo.

Dos importancias generalizadas.

• Cierra el ciclo de la organización, de hecho, los controles son a la vez medios

de revisión.

• Que se dan en todas las demás funciones administrativas: hay control de la

organización, de la dirección, la interacción.

3. OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO

CONTROL: El objetivo es señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e

impedir que se produzcan nuevamente. Es decir, que el objetivo del control es medir

y evaluar el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este

modo, el control es un proceso esencialmente regulador. Es por ello que se dice que

la aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades

principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de

los procesos.

CONTROL INTERNO: Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que

espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la

entidad, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la entidad.

Aunque muchos objetivos pueden ser específicos para una entidad particular,

algunos son ampliamente participados:

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• Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la

entidad.

• Información financiera, relacionada con la preparación de estados financieros

públicos confiables.

• Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y

regulación aplicables.

4. TIPOS DE CONTROL INTERNO

SEGÚN SU PERIODICIDAD6

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de

los resultados dentro de la organización, estos son:

• CONTROL PRELIMINAR:

Se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de

recursos utilizados en la organización.

Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la

gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales

concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta

perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control

preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es

importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El

establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación,

mientras que su realización corresponde a la función de control.

• CONTROL CONCURRENTE:

Vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se

están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se

6 http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shml [consultado 02/02/2007]

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derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función

de la planificación.

Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus

subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye

a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando

supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza

adecuadamente.

La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada

superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles

más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la

naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados.

• CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN:

Se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la

mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre

sí.

La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste

en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las

acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan

para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son

los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o

actividades operativas.

5. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

• Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los

objetivos que se establecen en la planeación.

• Medición : Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

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• Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es

descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

• Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los

errores.

6. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO

El control se basa en principios de Administración, como precursores podemos

mencionar a Henry Fayol, George R. Ferry, entre otros.

• Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el

grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se

delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario

establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están

cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada

está siendo debidamente ejercida.

• De oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse

antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar

medidas correctivas, con anticipación.

• De objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos,

es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos

preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los

objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.

• De desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten

en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de

manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de

tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.

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• De costeabilidad : El establecimiento de un sistema de control debe

justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con

las ventajas reales que este reporte.

• De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las

actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y

tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren

el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos

o aleatorios.

• De la función controladora: La función controladora por ningún motivo

debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad de

control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función

que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

También pueden mencionarse los principios siguientes:

• De carácter administrativo de control.- Es necesario distinguir las

operaciones de control, de las funciones de control. La función es de

carácter administrativo y es respuesta al principio de delegación, esta no

se podría dar sin el control, cuanta mayor delegación se necesite sé

requerirá mayor control, en cambio las operaciones son de carácter técnico

por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones.

• Principio de los estándares.- El control es imposible si no existen

estándares de alguna manera prefijos y será tanto mejor cuanto más

precisos y cuantitativos sean dichos estándares.

Los principios del control interno son los siguientes:

• Segregación de funciones : esto es que ninguna persona debe tener control

sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y

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particularmente en las organizaciones grandes, complejas, ninguna persona

debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción.

• Autocontrol : La dirección, gestión, supervisión, evaluación y valoración del

control interno son resorte de la administración principal. No hay controles

internos que sean externos. El sistema a través del subsistema de control

interno, se controla así mismo.

• De arriba hacia abajo : “el tono desde lo alto” Siendo así implica que ningún

control interno puede funcionar de abajo hacia arriba, esto es un empleado de

nivel bajo u operativo no puede “controlar” a los directivos principales.

• Costo menor que beneficio: Este afianza el hecho sobre el cual el control

interno genera valor a la organización, lo que implica, de salida, que los

controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que

controla ni que los beneficios que proveen.

• Eficacia: Aquí se tiene una gran connotación, y es que si el control interno no

asegura el logro de los objetivos organizacionales, sencillamente no sirve. De

ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación.

• Confiabilidad: Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del

diseño de operación del sistema de control interno y la extensión de la

documentación, conciencia y monitoreo del control interno.

7. CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO

Características de los sistemas eficaces de control

Los sistemas confiables y eficaces de control presentan ciertas características

comunes, cuya importancia relativa varia según las circunstancias individuales, pero

en general los sistemas de control se fortalecen con su presencia.

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• Precisa. La información referente al desempeño tiene que ser precisa. Los

datos mal provenidos al control pueden hacer que la organización emprenda

acciones que no lograran corregir el problema o crearan uno cuando no lo

haya.

• Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y

evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr

mejoras.

• Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control

deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Cuando

menos subjetivo o ambiguo sea el sistema de control, mayores probabilidades

habrá de que las personas reaccionen de manera conocedora y eficiente ante

la información que reciben.

• Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha de

centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares

tienen mayores probabilidades de causar daño.

• Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá

ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte.

• Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible

con las realidades de la organización.

• Coordinada con el flujo de trabajo de la organizaci ón. La información

relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo en

toda la organización por dos razones: En primer lugar, es posible que cada

paso en el proceso del trabajo afecte al éxito o fracaso de toda la operación.

En segundo lugar, la información debe llegar a cuantos la deben recibir.

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• Flexible . Actualmente pocas organizaciones se encuentran en un ambiente

tan estable que no tengan que esforzarse ante la posibilidad del cambio. En

casi todas las organizaciones, los controles han de ser flexibles a fin de que

las organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios

adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.

• Prescriptiva y operacional. Los buenos sistemas de control deberían iniciar

después de detectar una desviación respecto a los estándares, cuales son las

medidas correctivas que convienen aplicar.

• Aceptable para los miembros de la organización. Los controles deberán

relacionarse con metas significativas y aceptadas. Tales metas deben de

reflejar el lenguaje y las actividades de aquellos que están directamente

interesados en el control.

8. FASES DEL CONTROL

El Control se divide en cuatro fases las cuales son:

• Establecer normas y métodos para medir el rendimien to : Representa un

plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de

planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen

fechas límites específicas.

• Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del

proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los

dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos

con las metas o criterios previamente establecidos.

• Tomar medidas correctivas : Este paso es necesario si los resultados no

cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se

deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio

en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

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• Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la

retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo

al correr del tiempo.

Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones

personales, críticas, interpretaciones, juicios, etc. Parece que cuando muchas

personas intervienen en la comunicación de los resultados, incluidos el

personal de staff o los supervisores y es difícil ser neutrales, aumenta el riesgo

de que surjan el conflicto y actitudes defensivas en los empleados que están

siendo controlados.

De la calidad de la información dependerá el grado con el que se retroalimente

el sistema.

9. VENTAJAS DEL CONTROL INTERNO

La ventaja de un Control garantiza que lo planeado ha sido ejecutado y corregido a

medida del tiempo transcurrido y será precedente para futuros proyectos que la

empresa tienda a ejecutar.

10. EJECUCION DEL CONTROL

Todos los tipos de control están condicionados por dos maneras de ejecución, que

pueden ser previos o posteriores a la acción; ambas formas tienen sus aspectos

negativos y positivos.

• El Control Previo: En materia financiera es saludable y recomendable, es

especial para la administración pública, donde existen el peligro latente del

peculado, malversación de fondos, dolo y otras irregularidades que se dan con

frecuencia en ese campo. El control previo en otras actividades no es muy

recomendable, puesto que mantiene la acción canalizada y restringida a las

normas establecidas, lo que incide negativamente sobre la iniciativa,

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desarrolla las restricciones, crea malestar en el personal, le resta capacidad

de creación, pierde dinamismo y vigor; lo que en su conjunto propende a

generar malestar colectivo dentro de la organización y afectar su capacidad

productiva.

• El Control Posterior: Se basa en una buena organización, cuerpo social

capaz, dirección y demás condiciones favorables al control. Esta forma de

control tiene, además, una base esencial, que es un buen sistema de normas

de control.

Estas son aceptadas y respetadas en la medida en que existan las

condiciones señaladas. Por oposición, este tipo de control estimula y

desarrolla los aspectos sobre los cuales actuaba negativamente el control

previo. Los tipos de control están en relación estrecha con las funciones más

comunes de una empresa y abarcan las áreas de: Producción, finanzas,

ventas, personal, relaciones públicas, publicidad y propaganda, seguridad.

Todas estas actividades pueden controlarse con uno o varios de los factores

siguientes: Cantidad, calidad, costos, empleo del tiempo, efectividad, normas.

11. BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO

El control interno sobre el proceso de presentación de reportes financieros consta de

políticas y procedimientos, diseñados y operados para proveer seguridad razonable

sobre la confiabilidad de la presentación de reportes financieros de una compañía y

sobre su proceso para preparar y presentar razonablemente estados financieros de

acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, incluye políticas y

procedimientos para mantener registros de contabilidad, autorizar ingresos y

desembolsos y salvaguarda de activos. El efectivo control interno sobre la

presentación de reportes financieros es esencial para que una compañía administre

de manera efectiva sus asuntos y para que cumpla plenamente su obligación para

con sus inversionistas.

49

12. LIMITANTES DEL CONTROL INTERNO . 7

El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad logre sus

objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el progreso de la

entidad, o hacia su consecución; pero no puede cambiar una administración

ineficiente por una buena. Y, transformándolas en políticas o programas de gobierno,

acciones de los competidores o condiciones económicas pueden ir más allá del

control administrativo. El control interno no asegura éxito ni supervivencia.

Un sistema de control interno, no importa que tan bien ha sido concebido y operado,

puede proveer solamente seguridad razonable- no absoluta- a la administración y a

la junta directiva mirando la consecución de los objetivos de una entidad. Otro factor

de limitación es que el diseño de un sistema de control interno puede reflejar

estrechez de recurso, y los benéficos de los controles se deben considerar con

relación a sus costos.

13. EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO 8

Los diferentes sistemas de control interno de las entidades operan en diversos

niveles de efectividad. De manera similar, un sistema particular puede operar de

varias maneras en diferentes tiempos: Cuando un sistema de control interno reúne

los siguientes estándares, se le puede denominar efectivo.

El control interno es efectivo en cada una de las tres categorías, respectivamente, si

el consejo de directores y la administración tienen seguridad razonable de que:

• Entienden que la duración en el tiempo durante el cual se esta consiguiendo

los objetivos de las operaciones de la entidad.

• Los estados financieros están siendo preparados confiablemente.

• Se esta cumpliendo con las leyes y las regulaciones.

7 O. RAY WHITTINGTON – KURT PNY ;Auditoria Un enfoque integral. Editorial McGraw Hill, 12º Edición Colombia, 200 Pág.

173 8 http\\www.monografías.com\controlinterno

[Fecha de Consulta 18/08/06 9:24 p.m. ]

50

Puesto que el control interno es un proceso, su efectividad se mide a través del

tiempo. La determinación de cuando un sistema particular de control interno es

efectivo, es un juicio resultante de evaluar si los ocho componentes se dan y

funcionan efectivamente.

Cuando se quiera determinar si un sistema de control interno es efectivo. Debe

reconocerse:

• Puesto que el control interno es una parte del proceso administrativo, los

componentes se discuten en el contexto de lo que la administración esta

haciendo en la ejecución de un negocio.

• Los principios discutidos se aplican a todas las entidades independientemente

del tamaño.

• Cada capitulo sobre componentes contiene una sección de evaluación con

factores que uno puede considerar en la evaluación del componente.

14. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO. 9

Actualmente existen 8 componentes Inter.-relacionados claves en el nuevo marco

del sistema COSO, quedando establecido de la siguiente manera:

• AMBIENTE INTERNO

Es la base fundamental para los otros componentes del ERM, dando disciplina y

estructura Incide en la concientización del personal respecto del riesgo y el control.

El modo en que las estrategias y objetivos son establecidos, las actividades de

negocio son estructuradas y los riesgos son identificados, evaluados y gerenciados.

Entre los factores que se contemplan tenemos:

Filosofía de la administración de riesgos:

9 MANTILLA SAMUEL ALBERTO, Control Interno: Informe Coso. Ecoe Ediciones 3º Edición, Colombia 2003, Pág. 19

51

Representa las creencias compartidas y las actitudes que caracterizan cómo la

entidad considera el riesgo en todas las actividades. Refleja los valores de la entidad,

influenciando su cultura y estilo de operar.

Afecta cómo los componentes del ERM son aplicados, incluyendo cómo son

identificados los eventos, los tipos de riesgos aceptados, y cómo son administrados.

La Dirección debe reforzar la filosofía no sólo con palabras sino con acciones de

todos los días.

Apetito al riesgo:

El apetito de riesgo es la cantidad de riesgo en un nivel amplio que una empresa está

dispuesta a aceptar para generar valor.

Se considera en el establecimiento de la estrategia.

Permite el alineamiento de la organización, las personas, procesos e infraestructura.

Expresado en términos cualitativos o cuantitativos

Integridad y valores éticos:

La estrategia y los objetivos de una organización y la forma en que se implementan

se basan en juicios, preferencias y estilos. La integridad y el compromiso con los

valores éticos influencian esas preferencias y los juicios. Los valores éticos deben

ser comunicados y acompañados de guías explícitas detallando lo que está bien y lo

que está mal.

• ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

Objetivos Seleccionados:

Condición previa para la identificación de eventos, evaluación de riesgos y respuesta

al riesgo.

Objetivos estratégicos:

52

Consisten en metas de alto nivel que se alinean con y sustentan la misión/visión.

Reflejan las elecciones estratégicas de la gerencia sobre cómo la organización

buscará crear valor para sus grupos de interés.

Objetivos relacionados:

Deben estar alineados con la estrategia seleccionada y con el apetito de riesgo

deseado. Se categorizan en forma amplia en: operativos, confiabilidad de la

información y cumplimiento. Cada nivel de objetivos se relaciona con objetivos más

específicos bajo un esquema de cascada.

Tolerancia al Riesgo:

La tolerancia al riesgo es el nivel aceptable de desviación en relación con el logro de

los objetivos. Se alinea con el apetito de riesgo (directamente relacionado con la

definición de la estrategia). Al establecer las tolerancias al riesgo, la gerencia

considera la importancia relativa de los objetivos relacionados

• IDENTIFICACIÒN DE EVENTOS

Eventos:

Se deben identificar eventos potenciales que afectan la implementación de la

estrategia o el logro de los objetivos, con impacto positivo, negativo o ambos.

Distinguiendo Riesgos y Oportunidades:

Los eventos con un impacto negativo representan riesgos, los cuales necesitan ser

evaluados y administrados. Los eventos con un impacto positivo representan

oportunidades, las cuales son recanalizadas por la gerencia al proceso de

establecimiento de estrategia y objetivos

53

Factores a considerar:

Los eventos pueden provenir de factores internos y externos. La gerencia debe

reconocer la importancia de comprender dichos factores y el tipo de eventos que

pueden estar asociados a los mismos.

Técnicas de Identificación de Eventos:

Existen técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro, y existen técnicas de

diverso grado de sofisticación. Ejemplos: Inventarios de eventos, análisis de

información histórica (de la empresa/sector), indicadores de excepción, entrevistas y

cesiones grupales guiadas por facilitadores y análisis de flujos de procesos

• EVALUACION DE RIESGOS

Permite a la entidad considerar el grado en el cual eventos potenciales podrían

impactar en el logro de los objetivos. La evaluación de riesgos puede realizarse

desde dos perspectivas: probabilidad de ocurrencia e impacto. Considera que la

evaluación se debe realizar tanto para riesgos inherentes como residuales.

La metodología de evaluación de riesgos comprende una combinación de técnicas

cualitativas y cuantitativas.

• RESPUESTA AL RIESGO

Una vez evaluado el riesgo, la gerencia identifica y evalúa posibles respuestas al

riesgo en relación al apetito de riesgo de la entidad.

Evaluando Posibles Respuestas:

Las Respuestas son evaluadas con el objetivo de obtener un riesgo residual alineado

con el nivel de tolerancia definido. En la evaluación de las respuestas al riesgo, la

gerencia considera varios aspectos.

54

Categorías de respuesta al riesgo

• Evitarlo : Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que

generan riesgo

• Reducirlo : Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la probabilidad

de ocurrencia del riesgo o ambos

• Compartirlo : Se toman acciones de modo de reducir el impacto o la

probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo

• Aceptarlo : No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de

ocurrencia del riesgo.

Visión de portafolio de Riesgos:

ERM (Enterprise Risk Management –Integrated Framework - Marco Integrado de

Administración de Riesgos Corporativos) propone que el riesgo sea considerado

desde una perspectiva de la entidad en su conjunto o de portafolio de riesgos.

Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de unidades de

negocio como a nivel de la entidad. Es necesario considerar como los riesgos

individuales se interrelacionan y permite determinar si el perfil de riesgo residual de la

entidad esta acorde con su apetito de riesgo global.

• ACTIVIDADES DE CONTROL

Son las políticas y procedimientos necesarios para asegurar que las respuestas al

riesgo se llevan a cabo de manera adecuada y oportuna. La selección o revisión de

las actividades de control comprende la consideración de su relevancia y adecuación

a la respuesta al riesgo y al objetivo relacionado. Se realizan a lo largo de toda la

organización, a todos los niveles y en todas las funciones.

Tipos de Actividades de Control

* Preventivas, defectivas, manuales, computarizadas y controles gerenciales.

55

• INFORMACION Y COMUNICACIÓN

La información es necesaria en todos los niveles de la organización para identificar,

evaluar y dar una respuesta al riesgo. Se debe identificar, capturar y comunicar la

información pertinente en tiempo y forma que permita a los miembros de la

organización cumplir con sus responsabilidades.

La información relevante es obtenida de fuentes internas y externas. La

comunicación se debe realizar en sentido amplio, y fluir por la organización en todos

los sentidos (ascendente, descendente, paralelo). Asimismo, debe existir una

comunicación adecuada con partes externas a la organización como ser: clientes,

proveedores, reguladores y accionistas.

• MONITOREO

Implica monitorear que el proceso de Administración de Riesgos mantiene su

efectividad a lo largo del tiempo y que todos los componentes del marco ERM

funcionen adecuadamente a través de:

Actividades de monitoreo continuo, que se llevan a cabo durante el curso normal de

las operaciones.

Evaluaciones puntuales, realizadas por personal que no es el responsable directo de

la ejecución de las actividades. Su alcance y frecuencia de realización depende de

los resultados de la evaluación de riesgos y de la efectividad de las actividades de

monitoreo continuo.

C. CONTROL INTERNO FINANCIERO

1. DEFINICIÓN

Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de

acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los

demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales

56

acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para

influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

2. OBJETIVOS

Según la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de

Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), el control interno puede ser definido

como el plan de organización, y el conjunto de planes, métodos, procedimientos y

otras medidas de una institución, tendientes a ofrecer una garantía razonable de que

se cumplan los siguientes objetivos principales:

• Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como

productos y servicios de la calidad esperada.

• Preservar al patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión,

errores, fraudes o irregularidades.

• Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las directivas y

estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la organización a

las políticas y objetivos de la misma

• Obtener datos financieros y de gestión completos y confiables y presentados a

través de informes oportunos.

Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados con economía de

esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para ello debe controlarse que

sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el sentido que las acciones

ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un esquema básico que permita

la iniciativa y contemple las circunstancias vigentes en cada momento.

Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de INTOSAI, incumbe a la autoridad

superior la responsabilidad en cuanto al establecimiento de una estructura de control

interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica.

57

Ambas definiciones (COSO e INTOSAI) se complementan y conforman una versión

amplia del control interno: la primera enfatizando respecto a su carácter de proceso

constituido por una cadena de acciones integradas a la gestión, y la segunda

atendiendo fundamentalmente a sus objetivos.

3. IMPORTANCIA

El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la

empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y

financieros que ayudan a que la empresa realice su objetivo.

Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando

todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas

contables para que el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y

manejos empresariales.

4. BENEFICIOS

El control interno sobre el proceso de presentación de reportes financieros consta de

políticas y procedimientos de la compañía, diseñados y operados para proveer

seguridad razonable sobre la confiabilidad de la presentación de reportes financieros

de una compañía y sobre su proceso para preparar y presentar razonablemente

estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente

aceptados, incluye políticas y procedimientos para mantener registros de

contabilidad, autorizar ingresos y desembolsos y salvaguarda de activos.

El efectivo control interno sobre la presentación de reportes financieros es esencial

para que una compañía administre de manera efectiva sus asuntos y para que

cumpla plenamente su obligación para con sus inversionistas. La administración de

una compañía, sus propietarios, inversionistas públicos y otros para tomar decisiones

tiene que ser capaces de confiar en la información financiera reportada por las

compañías.

58

5. CARACTERISTICAS

• Un plan de organización que provea segregación adecuada de las

responsabilidades y deberes.

• Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea

adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y

gastos.

• Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los

departamentos de la organización.

• Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las

responsabilidades.

Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio pero son tan

básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia

importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema.

Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede

considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los

procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione.

D. FLUJO DE DISPONIBILIDADES DE EFECTIVO

1. DEFINICIÓN

DISPONIBILIDADES DE EFECTIVO 10: Son aquellos integrantes del patrimonio del

ente que se destacan por su liquidez inmediata, es decir, son medios de pago.

Es importante asignarle una inclusión correcta en el rubro, por cuanto puede hacer

variar el análisis financiero del ente, dado que a mayor disponibilidad mejor es

su posición financiera. 10 http://www.southlink.com.ar/vap/sitios.interesantes.html. [consultado 03/03/2007]

59

Por otro lado la inflación puede influir negativamente cuando se mantienen abultadas

disponibilidades (saldos improductivos).

Se deben tener en cuenta algunos aspectos importantes como son:

a) Elementos que se incluyen y que no corresponden:

• Anticipos de sueldos al personal

• Anticipos de viajes

• Cheques posdatados

• Depósitos a plazo fijo

b) Sistema de control interno:

Separación de la función del custodio del dinero y de las restricciones contables

vinculadas.

• Endoso de los cheques con la leyenda para depositar en cuenta determinada

• Facturas de ventas y recibos prenumerados

• Cheques emitidos por la empresa firmados por lo menos por dos personas

• Conciliaciones bancarias realizadas por personal distinto al que tiene la

responsabilidad del dinero.

La definición del rubro se denomina Caja y Bancos, y lo define: "como el dinero en

efectivo en Caja y Bancos del país y del exterior y otros valores de poder

cancelatorio y liquidez similar".

Los componentes del rubro son:

• Efectivo en moneda nacional

• Efectivo en moneda extranjera

• Saldos en bancos en cuentas corrientes

• Cheques corrientes

60

Se incluyen conceptos líquidos como dinero en caja, saldos en bancos en cuenta

corriente, cheques corrientes; pero no se incluyen los depósitos en caja de ahorro y

los depósitos a plazo fijo por no tener la característica de medio pago.

FLUJO: Es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado

en las actividades de operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su

implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance General que inciden

en el efectivo11.

Un Flujo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el

efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un período contable,

en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.

En toda empresa cuando está elaborando un reporte de las ventas realizadas, así

como de los gastos que se han generado, se obtiene un diferencial que permite

conocer la utilidad obtenida y además se realiza una proyección a futuro,

considerando las experiencias de periodos anteriores, logrando en esta forma prever

en que momento es posible realizar nuevos gastos o inversiones, si así lo requiere

nuestra empresa.

Lo anterior es un estado proyectado de las entradas y salidas de efectivo en un

periodo determinado o también conocido como flujo de efectivo y se realiza con el fin

de conocer la cantidad de efectivo que requiere el negocio para operar durante un

periodo determinado, como puede ser una semana, mes, trimestre o año.

Un problema frecuente en la micro y pequeñas empresas es la falta de liquidez para

cubrir necesidades inmediatas, por lo que se recurre frecuentemente a particulares

con el fin de solicitar préstamos a corto plazo y de muy alto costo. Una forma muy

sencilla de planear y controlar a corto y mediano plazo las necesidades de recursos,

consiste en calcular el flujo de efectivo de cualquier negocio.

11 Normas Internacionales de Contabilidad , NIC 7 Flujo de Efectivo

61

2. IMPORTANCIA12

• Tomar la decisión del mejor mecanismo de inversión a corto plazo cuando exista

un excedente de efectivo.

• Tomar las medidas necesarias para definir la fuente de fondeo cuando exista un

faltante de efectivo como puede ser el manejar recursos del propietario, o en su

caso iniciar los trámites necesarios para obtener préstamos que cubran dicho

faltante y permitan la operación continua de la Cooperativa.

• Cuándo y en que cantidad se deben pagar préstamos adquiridos previamente.

• Cuándo efectuar desembolsos importantes de dinero para mantener en operación

a la Cooperativa.

• De cuanto se puede disponer para pagar prestaciones adicionales a los

empleados como son el aguinaldo, vacaciones, reparto de utilidades, etcétera.

• Con cuanto efectivo se puede disponer para asuntos personales sin que afecte el

funcionamiento normal de la empresa.

3. COMPONENTES13

Las cuentas que integran el rubro de caja son las siguientes:

• Caja en moneda nacional.

• Fondo fijo.

• Recaudaciones a depositar.

• Caja en moneda extranjera.

• Valores a depositar.

• Recaudaciones a depositar.

12 Tesis “La Importancia de la Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo como una Herramienta Básica para la Toma de

Decisiones Universidad de El Salvador 2002

Tesis “Análisis de Estados Financieros en un trabajo de auditoria. Su importancia Y presentación en el informe del profesional

de la Contaduría Publica en El Salvador” 13

PRIOTTO, HUGO C.: Sistema de información contable básica, Ediciones Eudecor

62

La cuenta recaudaciones a depositar se utiliza cuando el ente hace uso restringido

en caja para efectuar control sobre las operaciones.

Este procedimiento consiste en que las cobranzas e ingresos de caja de una fecha

se depositan al día siguiente.

Valores a depositar cuando el movimiento de cheques en una empresa es

importante, a fin de tener un mejor control de los mismos, suele utilizarse esta cuenta

para la registración contable de la entrada y salida de los cheques, ya sean

corrientes o posdatados. Esta cuenta suele acompañarse también de mayores

auxiliares o de subsistemas que registran el movimiento y deben coincidir con la

cuenta de control "Valores a Depositar"

Fondo fijo: El fondo fijo es un sistema que permite efectuar pagos menores en

efectivo, dado que la emisión de cheques para los egresos que no sean significativos

ocasiona ineficiencia administrativa.

Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se

deben utilizar ingresos para efectuar pagos y éstos se deben realizar por medio de

cheques.

El sistema de fondo fijo funciona de la siguiente forma:

Se constituye una suma de dinero determinada (fija) para realizar pagos de menor

cuantía. Para ello se debe establecer cuales son estos pagos menores y que, entre

otros pueden ser:

• Gastos en fotocopias

• Gastos en taxis

• Envío de correspondencia

• Gastos en servicio de limpieza

• Gastos en artículos de limpieza

Se efectúa el pago de éste tipo de gastos menores en efectivo.

63

Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizados;

para ello es conveniente confeccionar una plantilla que se utiliza para solicitar la

reposición de los fondos.

La documentación respaldatoria está formada por los componentes que dan origen al

egreso agregando en este caso la planilla resumen a los efectos de que las áreas

responsables de la emisión del cheque y de la contabilidad puedan efectuar la

imputación contable.

4. ELABORACIÓN DEL FLUJO DE DISPONIBILIDADES 14

Para elaborar un flujo, deberá hacerse una lista en la que se estime por adelantado

todas las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se prepara el flujo, por

lo que se deberán de seguir los siguientes pasos:

• Establecer el periodo que se pretende abarcar.

• Hacer una lista probable del ingreso del periodo determinado y después de

registrar los valores de cada centro de costos se suman los valores y se

obtiene el total.

• Se enlistan las obligaciones que implican gasto de efectivo, sumando el valor

de cada egreso para obtener el total.

• Una vez que se han obtenido los totales de los ingresos y egresos, estos se

restan para obtener el resultado. Si el resultado es positivo, significa que los

ingresos son mayores que los egresos y por lo tanto existe un excedente, lo

que indica que la empresa opera favorablemente. En caso contrario, el

empresario deberá estudiar las medidas para cubrir los faltantes o prever los

14GITMAN LAWRENCE J.: Principios de Administración Financiera Décima Edición

64

periodos en los que los resultados sean negativos, reflejándose estos datos en

una partida llamada saldo a fin del periodo.

• Si se quiere trabajar el flujo con mayor detalle, se puede emplear un saldo

acumulado que es la suma del saldo obtenido en el periodo más el saldo del

periodo anterior.

5. OBJETIVOS

Entre los objetivos principales del Flujo tenemos:

• Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir

sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al

desenvolvimiento de la empresa.

• Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite

mejorar sus políticas de operación y financiamiento.

• Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará

como resultado la descapitalización de la empresa.

• Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos

de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya

utilidad neta positiva y viceversa.

• Reportar los flujos pasados para facilitar; la predicción de flujos futuros.

• La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el

efectivo.

• La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar

intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen.

65

• Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.

6. FINALIDAD

La finalidad del flujo es presentar en forma comprensible la información sobre el

manejo de efectivo, es decir, su obtención y utilización por parte de la entidad

durante el período determinado y, como consecuencia, mostrar una síntesis de los

cambios ocurridos en la situación financiera para que los usuarios de los estados

financieros puedan conocer y evaluar la liquidez o solvencia de la entidad.

El flujo se diseña con el propósito de explicar los movimientos de efectivo

proveniente de la operación normal del negocio, tales como la venta de activos no

circulantes, obtención de préstamos y aportación de los accionistas y aquellas

transacciones que incluyan disposiciones de efectivo tales como compra de activos

no circulantes y pago de pasivos y de dividendos.

7. FINES DEL CONTROL DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio,

porque es el medio para obtener mercancías y servicios.

Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a

que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo

generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el

control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación

y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios

de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la protección de

todos los activos de la empresa.

66

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control

interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de

la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los

siguientes:

• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

• Promover la contabilización adecuada de los datos.

• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

• Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

8. FLUJO DE EFECTIVO

8.1 ESTADOS DE FLUJO DE EFECTIVO GENERAL

• Actividades Operativas

Son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos de una empresa,

así como otras actividades que no pueden ser calificadas como de inversión o

financiamiento.

Estas actividades incluyen transacciones relacionadas con la adquisición, venta y

entrega de bienes para venta, así como el suministro de servicios.

Las entradas de dinero de las actividades de operación incluyen los ingresos

procedentes de la venta de bienes o servicios y de los documentos por cobrar, entre

otros.

Las salidas de dinero de las actividades de operación incluyen los desembolsos de

efectivo y a cuenta por el inventario pagado a los proveedores, los pagos a

empleados, al fisco, acreedores y a otros proveedores por diversos gastos.

67

Se consideran de gran importancia las actividades de operación, ya que por ser la

fuente fundamental de recursos líquidos, es un indicador de la medida en que estas

actividades generan fondos para:

• Mantener la capacidad de operación del ente.

• Reembolsar préstamos.

• Distribuir utilidades.

• Realizar nuevas inversiones que permitan el crecimiento y la expansión del

ente.

Todo ello permite pronosticar los flujos futuros de tales actividades. Las entradas y

salidas de efectivo provenientes de las operaciones son el factor de validación

definitiva de la rentabilidad. Los componentes principales de estas actividades

provienen de las operaciones resumidas en el Estado de Resultados, pero ello no

quiere decir que deba convertirse al mismo de lo devengado a lo percibido para

mostrar su impacto en el efectivo, ya que estas actividades también estarán

integradas por las variaciones operadas en los saldos patrimoniales vinculados.

Por lo tanto incluyen todas las entradas y salidas de efectivo y sus equivalentes que

las operaciones imponen a la empresa como consecuencia de concesión de créditos

a los clientes, la inversión en bienes cambio, obtención de crédito de los

proveedores, etc.

En el caso particular del IVA, que es un impuesto que no está relacionado con

cuentas de resultado por ser un movimiento netamente financiero de entradas y

salidas de fondos, entendemos que la mejor ubicación que se le puede asignar es

dentro de las actividades de operación, por cuanto fundamentalmente se halla

originado por las ventas de bienes y servicios y sus consecuentes costos y gastos.

Dentro de la definición, se incluye la frase “... y otras actividades no comprendidas en

las actividades de inversión o de financiamiento”, lo cual resta precisión al concepto,

y lleva a que tenga que definirse y analizarse las otras actividades a exponer, para

incluir en las actividades operativas todo lo que no encuadre en las otras dos.

68

Por otra parte, dentro del mismo concepto destaca que “Incluyen a los flujos de

efectivo y sus equivalentes, provenientes de compras o ventas de acciones o títulos

de deuda destinados a negociación habitual”.

Esto significa que para exponer las actividades operativas deberá tenerse presente el

objeto que desarrolla la empresa; por cuanto pueden existir actividades que para un

ente sean esporádicas y realizadas al margen de la actividad principal, y para otros

constituyan su razón de ser.

En un ente dedicado a la producción y comercialización de indumentaria la compra

de un título de deuda– caso de una obligación negociable o un bono del gobierno –

puede entenderse hecha con el ánimo de obtener una renta para un recurso que de

otra manera estaría ocioso. Pero para una empresa de que hace habitualidad en la

compra y venta de títulos, estas operaciones hacen su actividad fundamental y son la

fuente principal de generación de recursos financieros.

El párrafo 15 de la NIC 7 aclara que las transacciones que comprendan títulos o

préstamos efectuadas en forma habitual por razones de intermediación u otros

acuerdos comerciales habituales que constituyan el objeto del ente y, por lo tanto, la

fuente principal de ingresos, se considerarán similares a las transacciones con

inventarios efectuadas por una empresa que se dedique a la compra y reventa de los

mismos, y por lo tanto deberán incluirse dentro de las actividades de operación.

De la misma manera en el caso de las entidades financieras respecto de sus

operaciones de toma y préstamos de dinero.15

• Actividades de Inversión

Son las de adquisición y desapropiación de activos a largo plazo, así como otras

inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo. Las actividades

de inversión de una empresa incluyen transacciones relacionadas con préstamos de

dinero y el cobro de estos últimos, la adquisición y venta de inversiones (tanto

15 Según Norma Internacional de Contabilidad 7 Flujo de Efectivo

69

circulantes como no circulantes), así como la adquisición y venta de propiedad,

planta y equipo.

Las entradas de efectivo de las actividades de inversión incluyen los ingresos de los

pagos del principal de préstamos hechos a deudores (es decir, cobro de pagarés), de

la venta de los préstamos (el descuento de pagarés por cobrar), de las ventas de

inversiones en otras empresas (por ejemplo, acciones y bonos), y de las ventas de

propiedad, planta y equipo.

Las salidas de efectivo de las actividades de inversión incluyen pagos de dinero por

préstamos hechos a deudores, para la compra de una cartera de crédito, para la

realización de inversiones, y para adquisiciones de propiedad, planta y equipo.

La forma en que una compañía clasifica ciertas partidas depende de la naturaleza de

sus operaciones.

La NIC 7 también aclara que, en el caso de contratos que impliquen cobertura, los

flujos financieros se clasificarán como actividades de inversión o de financiación,

dependiendo de la posición que aquellos intenten cubrir: posición comercial o

posición financiera. Se trata entonces, de todas las transacciones que se pueden

presentar en la parte izquierda del Estado de Situación Patrimonial, y que por lo tanto

involucran a los recursos económicos del ente que no hayan quedado comprendidos

en el concepto de equivalentes de efectivo ni en las actividades operativas.

• Actividades de Financiación

Son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición del capital en

acciones y de los préstamos tomados por parte de la empresa. Las actividades de

financiamiento de una empresa incluyen sus transacciones relacionadas con el

aporte de recursos por parte de sus propietarios y de proporcionar tales recursos a

cambio de un pago sobre una inversión, así como la obtención de dinero y otros

recursos de acreedores y el pago de las cantidades tomadas en préstamo. Las

entradas de efectivo de las actividades de financiamiento incluyen los ingresos de

70

dinero que se derivan de la emisión de acciones comunes y preferentes, de bonos,

hipotecas, de pagarés y de otras formas de préstamos de corto y largo plazo.

Las salidas de efectivo por actividades de financiamiento incluyen el pago de

dividendos, la compra de valores de capital de la compañía y de pago de las

cantidades que se deben.

La mayoría de los préstamos y los pagos de éstos son actividades de financiamiento;

sin embargo, como ya se hizo notar, la liquidación de pasivos como las cuentas por

pagar, que se han incurrido para la adquisición de inventarios y los sueldos por

pagar, son todas actividades de operación.

8.2 FLUJO DE EFECTIVO BRUTOS NETOS

Según la NIC 7 Todo flujo de efectivo proveniente de actividades de operación,

inversión y financiación pueden ser presentado en términos netos Incluye: cobro y

pagos a cuenta de clientes, cobro y pagos procedentes de partidas en que la rotación

es elevada. Ejemplo de éstos son la aceptación y reembolso de depósitos a la vista

por parte de un banco, compra y venta de inversiones financieras.

Como regla general, el FASB-95 requiere la revelación de los flujos brutos en el

Estado de Flujos de Efectivo. Se supone que los importes brutos de las entradas y

salidas tienen mayor relevancia que los importes netos. Sin embargo, en ciertos

casos puede ser suficiente revelar el importe neto de algunos activos y pasivos y no

los importes brutos. Según el FASB-95, pueden revelarse los cambios netos para el

ejercicio.

Para los activos y pasivos de rotación rápida, de importe elevado y de vencimiento a

corto plazo pueden revelarse los cambios netos obtenidos durante el ejercicio. Como

ejemplo están las cobranzas y pagos correspondientes a:

- Inversiones, en documentos que no son equivalentes al efectivo.

71

- Préstamos por cobrar, y deuda, siempre y cuando el plazo original del vencimiento

del activo del pasivo no exceda los tres meses.

8.3 FLUJOS DE EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA

Los Flujos de efectivo de transacciones en moneda extranjera deben convertirse a la

moneda que utiliza la empresa, utilizando la tasa de cambio que esté vigente al

momento de haberse realizado cada flujo. De igual forma los flujos de efectivo de

una subsidiaria extranjera deben ser convertidos, utilizando la tasa de cambio vigente

al momento de haberse realizado cada flujo.

Para la presentación de flujos de efectivo en moneda extranjera se puede utilizar una

tasa de cambio que se aproxime al cambio que se ha dado en las transacciones de

un periodo, si se puede, a través de una media ponderada.

Si se dan pérdidas o ganancias por las diferencias en el cambio no se producen

flujos de efectivo para conciliar el efectivo al principio y al final del periodo, este

importe se presentará por separado de los flujos de actividades de inversión,

operación y financiación.

9. BASES DE PREPARACIÓN

Las bases para preparar El Flujo lo constituyen:

• Dos Estados de Situación o Balances Generales (o sea, un balance

comparativo) referidos al inicio y al fin del período al que corresponde el

Estado de Flujo de Efectivo.

• Un Estado de Resultados correspondiente al mismo período.

• Notas complementarias a las partidas contenidas en dichos estados

financieros.

72

El proceso de la preparación consiste fundamentalmente en analizar las variaciones

resultantes del balance comparativo para identificar los incrementos y disminuciones

en cada una de las partidas del Balance de Situación culminando con el incremento o

disminución neta en efectivo16.

Para este análisis es importante identificar el flujo de efectivo generado por o

destinado a las actividades de operación, que consiste esencialmente en traducir la

utilidad neta reflejada en el Estado de Resultados, a flujo de efectivo, separando las

partidas incluidas en dicho resultado que no implicaron recepción o desembolso del

efectivo.

Asimismo, es importante analizar los incrementos o disminuciones en cada una de

las demás partidas comprendidas en el Balance General para determinar el flujo de

efectivo proveniente o destinado a las actividades de financiamiento y a la inversión,

tomando en cuenta que los movimientos contables que sólo presenten traspasos y

no impliquen movimiento de fondos se deben compensar para efectos de la

preparación de este estado.

10. PLANIFICACION Y CONTROL DEL FLUJO DE EFECTIVO

El presupuesto del flujo de efectivo (también llamado flujo de caja proyectado o

presupuesto de efectivo) es un programa de ingresos y egresos físicos de dinero

esperados de acuerdo a la planificación operativa y al plan de inversiones. Es la

herramienta fundamental de la función tesorería, y para efectos de planificación, se

desarrolla en forma mensual, trimestral o anual (responsabilidad de finanzas).

Este presupuesto se compone de:

• Flujos de ingresos (desarrollar previamente un programa de cobranzas netas)

• Flujo de egresos (desembolsos de gastos y programa de pagos netos)

16 http://www.monografias.com/trabajos6/defe/defe.shtml Fecha de consulta 12/12/06

73

• Saldo de caja inicial (es la cantidad existente en caja al inicio del periodo)

• Financiamiento (en caso se requiera para alcanzar el saldo final deseado)

• Saldo de caja final (es la cantidad existente en caja al finalizar el periodo)

Los flujos de ingresos y egresos pueden clasificarse según de donde provengan:

• Flujos de actividades operacionales (relacionados a las operaciones de la

empresa, que son repetitivas; se les llama flujos normales).

• Flujos de actividades de inversión (relacionadas al presupuesto de inversión,

usualmente movimientos de dinero para adquirir activos y financiamiento)

• Flujos de actividades financieras (obtención de dinero vía financiamiento

externo o interno, y el pago por rendimiento a los acreedores – inversionistas;

se les llama flujos anormales, igual que en las actividades de inversión).

Para elaborar el flujo de caja se pueden seguir dos métodos:

• Método directo: Es detectar y estructurar todos y cada uno de los ingresos y

egresos físicos de dinero proyectados durante el año.

• Método indirecto: Se parte de la utilidad neta resultante en el Estado de

Pérdidas y Ganancias, y a ese valor se corrige los movimientos contables que

no generan movimiento real de dinero (cobros y pagos diferidos, depreciación,

amortización de intangibles, ganancias ó pérdidas por la venta de activos)