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CAPITULO II

MARCO TEORICO SOBRE MODELO, AUDITORIA OPERATIVA, PROGRAMA DE MERCADEO, INTERMEDIACIÓN FINANCIERA, RESULTADOS

FINANCIEROS.

1. MODELO 1. 1 Definiciones a) “Una representación simplificada de un sistema que comprende únicamente las

variables más relevantes para definir su identidad y su funcionamiento”1

b) “Es un objeto, concepto o conjunto de relaciones que se utiliza para representar y

estudiar de forma simple y comprensible una porción de la realidad empírica”2

1. 2 Generalidades Los modelos pueden tener distintas formas y ser presentados con distintos grados de

formalismo matemático. El uso para el que se diseñe el modelo determinará el grado

de sofisticación que se requiera para convertirlo en un modelo apropiado. Sin duda,

en la vida diaria muchos sistemas se asocian con modelos mentales que no

involucran ningún tipo de formalización matemática. Para manejar un carro, por

ejemplo, se necesita el conocimiento según el cual al girar el timón a la izquierda se

logra que el carro gire a la izquierda, junto con cierta información subyacente en la

memoria muscular, que no debe ser subestimada3.

Para que los modelos puedan decirnos algo sobre el objeto que representan, es

necesario que se construyan estableciendo una relación con la realidad, que debe

1 Diccionario Contable y Comercial, O. greco y A. Godoy, 2º. Edición, 2003, pag. 474 2 www.fc.uni.edu.pe\labosin\. 3 http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/ingenieria/22110/lecciones/ljung/node1.html

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ser simétrica; es decir, la relación de correspondencia entre el objeto real y el modelo

debe ser menos parcialmente reversible y debe permitir la traducción de algunas

propiedades del modelo a la realidad.

2. AUDITORIA OPERATIVA

2.1 Generalidades

La auditoria inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un

negocio, y se le otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemáticos

de la contabilidad, también detectaba fraudes y malversación de fondos.

La auditoria se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situación del

capital aportado por los inversionistas). Cuando cambio la visión de la contabilidad,

se considero como una información que permite una buena gestión administrativa,

los auditores ampliaron su ámbito de revisión, como a los análisis financieros y las

evaluaciones de control interno.

De aquí la Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones

adoptadas en los distintos niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas,

planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicación, sistemas de información,

procedimientos, controles ejercidos, etc.

A través de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las

desviaciones de los planes originales trazados. La administración superior necesita

conocer objetivamente en que medida se están cumpliendo los objetivos y como se

están utilizando los recursos en todas las unidades de la empresa. Por esto se

necesitan profesionales que informen en forma objetiva e independiente de la

situación de la empresa.

28

Entonces la atención de la auditoria operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo

como este la persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el

desempeño de un grupo humano que persigue un objetivo.

De esto trata este trabajo de explicar que es la Auditoria Operativa, se trataran temas

como las normas y las metodologías, tratando una en particular.

2. 2 Antecedentes

El primer antecedente formal sobre el origen de auditoria operativa se remota al año

de 1945, cuando en ocasión de la conferencia anual de The Institute of Internal

Auditors, se incluye para discusión en el panel, el tema Scope of internacional

Auditing of Technical Operations (alcance de la auditoria interna en operaciones

técnicas).

En el año de 1948, Arthur H. Kents Auditor interno de la Estándar Oil Company of

California, escribe un articulo denominado Audits of Operations ( Auditoria de

operaciones).

En 1945 Frederic E. Mints, auditor interno de la Lockheed Aircraft Corporation,

comienza a utilizar de manera formal en sus trabajos y reportes el termino

Operational Auditing ( Auditoria operacional ) como se conoce hasta la fecha

causando gran revuelo entre la comunidad por lo novedoso del nombre a esta

naciente disciplina.4

Desde fines de los años 70´s algunos contadores públicos han venido realizando

trabajos de examen administrativo cuyo propósito es promover la eficiencia de las

4 Cepeda Alonso, Gustavo Auditoria y Control Interno Editorial Mcgraw-Hill 1999 Pag. 175

29

entidades a este tipo de examen se le denomina preponderantemente auditoría

operativa.

La importancia de dictar normas sobre este tipo de trabajo fue reconocida por el

Instituto Mexicano de Contadores Públicos en diciembre de 1972 la comisión de

auditoría operativa emitió su primer boletín con el propósito de identificar el trabajo

de la auditoría operativa realizado por el contador público independiente y con la

intención de unificar criterios sobre el tema.

2. 3 Definición

• La auditoria operativa es una evaluación objetiva, constructiva, sistemática y

profesional de las actividades relativas al proceso de gestión de una

organización, con el fin de determinar el grado de eficiencia, eficacia,

efectividad, economía, equidad, excelencia y valoración de costos

ambientales, con que son manejados los recursos, la adecuación y fiabilidad

de los sistemas de información y control.5

• “El examen critico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad,

para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la

eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto

de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro”6

2. 4 Alcance

5 http://www.cortedecuentas.gob.sv/Capitulo%20I-FRONTPAGE.htm#ALCANCE 6 Cita textual del libro de Nudman-Puyol “Manual de Auditoria Operativa

30

La auditoría operativa va más allá del examen de las actividades financieras y

contables de una entidad e implica:

• El período objeto de examen.

• Examen y verificación de la información relativa al desempeño institucional

• Revisión y elaboración de informes sobre la administración de recursos.

• Análisis de actividades y procesos clave, evaluación de sistemas de información

y control.

• Verificar la utilización de recursos públicos de conformidad a principios de

eficiencia, efectividad, economía, eficacia, equidad y excelencia.

• Verificar el cumplimiento de metas y objetivos.

• Evaluar la gestión

2. 5 Objetivos

• Establecer el grado en que la entidad y sus servidores han cumplido

adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados.

• Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y

evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes

adquiridos.

• Verificar que la cooperativa auditada cumpla con normas y demás

disposiciones legales y técnicas que le son aplicables, así como también con

principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia y

valoración de costos ambientales, según cada caso y formular

recomendaciones oportunas para cada uno de los hallazgos identificados.

31

• Fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organización.

• Promover la legalidad, la economía, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la

excelencia en las organizaciones.

• Estimular la adherencia del personal al cumplimiento de los objetivos y

políticas de la cooperativa.

• Mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la

cooperativa.

• Facilitar la consolidación de una política de control de calidad y de

productividad con una visión a largo plazo 7

2.6 Características de la auditoria Operativa

• Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización.

• Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la

organización.

• Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la decisión, así ellos

pueden planificar mejor.

• De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en

forma parcial, considerando una o más áreas especificas periódica y

rotativamente.

• La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde

cada profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus

conocimientos.

• El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general,

teoría de la organización, auditoria, economía, costos, psicología general y

7 http://www.cortedecuentas.gob.sv/CAPITULO%20I-FRONTPAGE.htm#ALCANCE

32

social, comercialización, finanzas, administración de personal, producción

política y estrategia de empresas entre otras mas.

• No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.

2.7 Fases de auditoria Operativa

La ejecución de una Auditoría Operativa implica el desarrollo de un proceso que se

cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes citadas.

Dichas fases son: FASE I Estudio Preliminar, FASE II Comprensión de la Entidad

Auditada, FASE III Selección de Áreas Críticas o Débiles, FASE IV Examen

Detallado de las Áreas Críticas y FASE V comunicación de resultados

2.8 Preparación de la Auditoría

La preparación de una auditoría operativa implica el cumplimiento de varias tareas,

tales como el relevamiento de información para determinar el grado de auditabilidad

que respecto a esta clase de auditoría tiene la entidad que se va auditar, la

ESTUDIO Y PLANIFICACION

EXAMEN O EVALUACION

INFORME

Estudio preliminar

Comprensión de la entidad auditada

Selección de Áreas Débiles o Criticas

Examen detallado de áreas Criticas

Comunicación de resultados

33

determinación de los términos de referencia de la misma o plan general del trabajo,

la asignación del equipo de profesionales que la efectuará y el cronograma general

de la ejecución

2.9 Planeación y Programación de la Auditoría

La planeación y programación del trabajo de una auditoría operacional se efectúa en

forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las cinco fases

del proceso. Es decir, que inicialmente se programará el trabajo de la Fase I y con

base en sus resultados se programará la Fase II, y así sucesivamente.

La presupuestación del tiempo a insumir en la ejecución de una auditoría operacional

es de por sí difícil; pero lo es aún mas cuando se trata de una primera auditoría para

una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la

cantidad de Horas/Hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No

obstante, es necesario elaborar un Cronograma que muestre el tiempo estimado

global para la ejecución de cada una de las cinco fases del proceso de auditoría

operacional, como resultado de la planeación general del trabajo que dió origen a los

Términos de Referencia. Con la elaboración de este cronograma termina la

preparación de la auditoría y con base en él, se procederá a la ejecución de cada

una de las cinco Fases mencionadas anteriormente8

8 Normas y Procedimientos de Auditoria integral “Yanel Balnco Luna” Pag. 231

34

3 PROGRAMAS DE MERCADEO

3.1 Esquema de programa de mercadeo

CONCEPTOS

GENERALES

PLAN GENERAL DE MERCADEO

a. La consistencia de la

Gestión. b. La Constancia de la

Gestión c. La efectividad de la

Gestión

MISION Y

VISION

PRESENTACIÓN

OBJETIVOS YMETAS

a. Criterios para definir las metas de captación y colocación.

b. Distribución de metas mensuales

c. Estrategias a utilizar para cada producto o servicio.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROGRAMAS

a. Descripción breve del programas.

b. Descripción detallado de los programas. • Retención

de afiliados • De nuevos

afiliados. • Para la

colocación de recursos.

• Para captación de recursos.-

• Para nuevos productos.

CRONOGRAMA DE MERCADEO.

PRESUPUESTO DE MERCADEO

CONTROL Y AJUSTES DE LOS PROGRAMAS

EVALUACIONES

ANALISIS

F O D A

PROGRAMAS DE MERCADEO

35

3.2 Conceptos Generales

A. La consistencia de la gestión

Se refiere a que cada acción de mercadeo debe estar dentro de una misma

estrategia, de manera tal que cada acción de mercadeo refuerce a las que se

realizaron antes, complemente las que se realizaron simultáneamente y

predisponga al mercado hacia las acciones que se realizaran en el futuro.

B. La constancia de la gestión

El mercadeo es una actitud gerencial que afecta a toda la organización ya que los

procesos de mercadeo tienden a integrar la gestión corporativa, por esa razón no

se puede concebir una acción de mercadeo eficaz si no se mantiene en el tiempo.

C. La efectividad de la gestión

La efectividad de la gestión de mercadeo depende del cumplimiento de los

programas de la resolución de los problemas que surgen en el mercado y del

aprovechamiento de las oportunidades que este brinda continuamente.

De estas tres premisas se impone la necesidad de planificar la gestión de mercadeo

ya que la consistencia solo se puede alcanzar cuando se integran y complementan

las acciones de mercadeo y esto solo es posible cuando se integran a un plan. Por

otra parte, la constancia solo se puede alcanzar sobre la gestión en el largo plazo,

esto no es posible sin planificación y finalmente, la efectividad implica organización y

orden en la gestión de mercadeo imposible de lograr sin la necesaria planificación.

Planificar el mercadeo es fácil, se puede ir desde un plan simple elaborado y

controlado manualmente hasta un plan incorporado a un sistema sofisticado de

control de proyectos con ruta critica en microcomputadora. El grado de sofisticación

36

depender de la dimensión del plan y de las necesidades y recursos de cada

Cooperativa Financiera en particular, lo que si es absolutamente necesario es la

obligación de planificar la gestión de mercadeo.

3.3 Plan General de mercadeo 3.3.1 Presentación El Plan de Mercadeo es un documento formal que debe estar debidamente

compuesto, organizado y encarpetado, de manera tal que se puedan realizar los

cambios y ajustes con facilidad, dejando constancia de los mismos.

Es también un documento de consulta regular por cuanto se deben realizar

revisiones y actualizaciones mensuales, razón por la cual debe estar siempre a la

mano de los Directivos y Ejecutivos de la Cooperativa Financiera.

El primer paso que debe realizar la persona de la Cooperativa Financiera

responsable del mercadeo es adquirir una carpeta de tres ganchos con un juego de

tapas índice En esta carpeta irá incorporando cada documento que se produzca en

el proceso de la planificación del mercadeo y, posteriormente, incorporará los

documentos de ajuste y control.

La carpeta deber estar debidamente rotulada indicando lo que contiene y el periodo

que cubre.

3.3.2 Objetivos y Metas El inicio de un Plan de Mercadeo es la definición de los objetivos que la Cooperativa

Financiera se ha fijado. Al margen de los diversos criterios que se han discutido

respecto a lo que son objetivos y metas, a los efectos de esta metodología, se

definirán como objetivos los aspectos cualitativos de lo que la Cooperativa Financiera

37

aspira lograr en el periodo del plan y metas los criterios cuantitativos que definen

cada objetivo. Así:

• "Mejorar la participación de mercado"

• "Mejorar la atención a los afiliados"

• "Aumentar el numero de nuevos afiliados"

• "Automatizar los procesos"

• " Agilizar el servicio de taquilla"

Serian objetivos cualitativos que permiten en una forma redaccional describir lo que

aspira realizar la Cooperativa Financiera durante la vigencia del Plan:

• "Alcanzar un 3% de participación en el mercado financiero"

• "Lograr un 50% de respuesta satisfactoria mínima entre los afiliados en

relación a la calidad de atención que reciben"

• "Alcanzar un incremento de 1.000 nuevos afiliados"

• "Se automatizarán el 60% de los sistemas de caja, contabilidad y crédito"

• "Se reducirán a 10 minutos el tiempo máximo de espera en la caja"

Como se puede apreciar, una vez definidas las estrategias en la forma de los

objetivos a alcanzar, se procede a cuantificar cada objetivo para el periodo del Plan

y, posteriormente, se procede a fraccionar las metas o definir su limite máximo de

ocurrencia en el cronograma de actividad.

Para describir los objetivos y posteriormente cuantificarlos, el Consejo de

Administración y el Personal Ejecutivo debe responder algunas preguntas como

estas:

A. Dónde estamos y hacia adonde queremos ir ?

38

B. Qué‚ cambios han ocurrido en el mercado y como podemos neutralizarlos o

aprovecharlos ?

C. Cuál es el potencial real que tiene la Cooperativa Financiera, cuales son las

Debilidades y Fortalezas ? (Si los desconocen tal vez hacer un FODA seria

muy conveniente)

D. Con cuales recursos cuenta la Cooperativa Financiera, financieros, técnicos y

humanos ?, ¨ Cual seria el limite realista de crecimiento con estos recursos ?

E. Cuál han sido nuestras tendencias naturales de crecimiento tanto en el rea

pasiva como en la activa ?

F. Cuales son las proyecciones futuras de la Cooperativa Financiera en cada

área de mercado ?

G. Cuál seria la imagen ideal de la Cooperativa Financiera, que sirva como norte

para alcanzar con objetivos escalonados y en cuanto tiempo se lograra ?

H. Cuál es la tendencia del mercado financiero de su zona de influencia,

necesidades, aspiraciones, expectativas, competencia, oportunidades, etc.

I. Qué‚ cambios van a ocurrir en su zona por efecto de políticas de desarrollo,

vialidad, turismo, etc. regionales del Gobierno, como van a afectar al mercado

J. Cuál es la actitud de los lideres de la Cooperativa Financiera en relación a

impulsar, apoyar y motivar la acción de mercadeo ?, Están dispuestos a

asumir las responsabilidades que implican esta actividad ?, Están dispuestos

a mantener el esfuerzo en el tiempo ?, Creen en el mercadeo como un recurso

estratégico ?

39

K. ¿Qué le ofrece la Cooperativa Financiera a sus afiliados ?, Están satisfechos

los socios con los servicios y retornos que le brinda la Cooperativa Financiera

L. Cuantos recursos esta dispuesta la Cooperativa Financiera a invertir en la

acción de mercadeo ?, Cuanto esta dispuesta a gastar ?, Qué mejoras

tecnológicas va a realizar ?, Cuantas personas va a involucrar y que nivel de

formación y autonomía les va a dar ?

Estas son algunas de las preguntas y planteamientos necesarios para definir los

objetivos de mercadeo del Plan de Mercadeo.

A- Criterios para definir las Metas de Captación y de Colocación Hay varios criterios para definir metas de las carteras de ahorro o las captaciones de

depósitos, algunos son más simples y otros más complejos, lo importante es que los

criterios sean realistas y funcionen, de lo contrario las metas pueden ser muy fáciles

de alcanzar y la Cooperativa Financiera no crecería apropiadamente o bien, las

metas sean muy difíciles de alcanzar, en cuyo caso, todo el personal se frustrarían al

esforzarse en exceso sin resultados, de ahí la importancia de usar sistemas

apropiados para estimar las metas.

Algunos sistemas son los siguientes:

1. Tomar los resultados del año anterior y aplicarle un porcentaje de incremento

2. Asumir que se deben mantener los resultados del año anterior y agregarle una

estimación de la captación que se generará adicionalmente, producto de los

programas de mercadeo

3. Proyectar las estadísticas históricas (Inercia) y agregar a las mismas, las

captaciones de los programas generen en forma directa

40

En muchos casos la respuesta está en una combinación de todas, dando peso a

unas más que otras, en función de lo que dicte la experiencia B- Distribución de Metas mensuales Se debe hacer una distribución de las metas mensuales de cada producto de

intermediación financiera y compararlo con la colocación y captaciones reales para

ver el cumplimiento que se esta dando de acuerdo a lo proyectado.-

C- Estrategias a utilizar para cada producto o servicio. Se deben definir estrategias a utilizar para el logro de los objetivos y metas 3.3.3 Descripción de los Programas a) descripción breve de los programas La primera acción es una breve descripción de lo que es el programa, este aspecto

es muy importante para poder ensamblar esta descripción junto con la de todos los

programas y tener una visual panorámica del Plan de Mercadeo, necesaria para

presentar el mismo a la Asamblea o a los Consejos de Administración o de

Vigilancia, según fuera el caso de lo establecido en los estatutos de la Cooperativa

Financiera.

b) Descripción detallado de los Programas

• Retención de Afiliados El Programa de retención de Afiliados tiene por objeto mandar al domicilio de los

afiliados información sobre las actividades que realiza, para mantener su interés en

la Cooperativa Financiera y así permanecer activos en la institución

41

• Programa de Nuevos Afiliados El Programa de captación de Nuevos Afiliados, tiene por objeto trasmitir al mercado

de ahorristas bancarios la oferta de servicio de la Cooperativa Financiera,

destacando las ventajas de autogestión y participación en el negocio, frente a la

posición pasiva del cliente bancario. Este Programa divulga la información a través

de 10 mantas ubicadas en la vías principales, cuñas de radio en dos emisoras

locales y distribución de 5.000 volantes casa por casa en la zona de influencia. Esta

acción se repetir cada tres meses, llegando al mercado en cuatro ocasiones en el

periodo de duración del Plan.

• Programa para la Colocación de recursos Se debe establecer un programa para la colocación de recursos (Prestamos )

• Programa para la Captación de recursos

Así como se elaboró un programa para la colocación de recursos también se debe

establecer un programa para la captación de recursos (Ahorros)

• Programa para nuevos productos

También se debe de elaborar un programa para nuevos productos que le generen

ingresos a la Cooperativa( Ventanilla de servicios, Remesas Familiares etc)

3.3.3 cronograma de mercadeo Una vez determinadas las actividades del programa, definidas su duración y

condicionalidad de acuerdo a las condiciones de las mismas, se procede a elaborar

el gráfico denominado Barras de Gantt. Este recurso gráfico es muy práctico ya que

permite visualizar globalmente la situación general del programa, si se colocan una

copia de los gráficos una encima de otra pegadas sobre una pared, cada mes es una

línea vertical que va en forma continua de un gráfico al otro, para saber en que

estado se encuentran los proyectos basta con ubicarse en el mes y anotar todos los

42

proyectos que tengan línea ese mes, después se investiga el estado en que se

encuentran y as¡ se sabe la situación global del Plan de Mercadeo.

En el gráfico de Barras de Gantt se coloca del lado izquierdo la lista de actividades y

en la parte superior los meses, sabiendo cuando arranca cada actividad y lo que

dura, se traza una línea aproximada que representa la actividad.

3.3.4 Presupuesto de mercadeo Al disponer de un cronograma que ubica cada actividad en su justo momento en el

tiempo, el siguiente paso es ensamblar el presupuesto de mercadeo, ubicando cada

gasto en el mes en el que se causará de acuerdo al cronograma del Plan de

Mercadeo.

3.3.5 Control y Ajuste de los Programas Una vez definidos los programas bajo la estructura de tiempo y levantadas las metas

y los presupuestos, el siguiente paso es la ejecución del Plan de Mercadeo, que no

es otra cosa más que realizar las actividades en el tiempo oportuno y dentro del

presupuesto previsto. Por lo tanto se requiere un instrumento de seguimiento y

control de avance

Se propone un control presupuestario en el cuál se comparan los resultados y gastos

reales contra las metas y el presupuesto; es evidente que lo deseable es que se

cumplan las metas sin exceder el presupuesto, pero solo un control sistemático

permite conocer a principio de cada mes, los resultados comparativos del mes

anterior

Las razones para llevar un control de seguimiento mensual, comparando los

resultados contra lo presupuestado se basa en las siguientes ventajas:

43

A. Permite conocer si el Plan de Mercadeo esta a tiempo, avanzando muy rápido

o muy lento

B. Permite reaccionar oportunamente a las diferencias entre los resultados y las

metas para determinar que ajustes se requiere hacer para compensar los

atrasos

C. Permite reaccionar oportunamente a las diferencias entre los gastos y el

presupuesto, para bien reducir los gastos o acelerar la ejecución del

presupuesto según sea el caso

D. Es una herramienta estratégica de gestión

Se resta la meta o presupuesto del resultado o el gasto, según el caso y si da un

número positivo, se ha excedido la meta o presupuestos; un número negativo indica

que está por debajo

44

CONTROL DE METAS Y PRESUPUESTARIO MES ____________________________ AÑO 2006 No. PROGRAMA RESULTADO META VARIACION /GASTO /PRESUPUESTO RESULTADOS/ (+) (-) (+-) ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________ ____ _____________________ ________________ ________________ ________________

45

3.3.6 EVALUACIONES Una vez completado el ciclo anual del Plan de Mercadeo, se requiere elaborar una

evaluación del mismo que permita determinar el grado de ajuste a la realidad que se

logro ese año, esta evaluación permite determinar el cumplimiento porcentual de las

metas y del presupuesto

Esta evaluación aporta una serie de ventajas:

A. Permite conocer si los criterios asumidos fueron o no correctos

B. Permite conocer el nivel de error en la definición de metas y de presupuesto

C. Permite adquirir experiencia sobre los elementos a considerar en futuros

planes de mercadeo

D. Permite hacer ajustes a futuros planes de mercadeo

Sincera y transparenta la realidad de la gestión del año, con fines de hacer una

crítica constructiva9

9 José Luis Fíntela Consultor “Manual de Plan de mercadeo para Cooperativas Financieras”

46

EVALUACIÓN DEL PLAN DE MERCADEO AÑO ______________

ELEMENTOS Resultado del

Gasto (A)

Meta Presupuesto

(B)

%

(A/B X 100 )

CUMPLIMIENTO DE METAS

Captación depósitos disponibles

Número de

Cuentas.....................

Monto US$......................

Captación depósitos a

plazo fijo

Número inversiones

Monto US$

Prestamos

Número de préstamos

Monto préstamos

Programa 1

Programa 2

Programa 3

Programa 4

Programa 5

Fuente: Asesores para el desarrollo depto. de mercadeo

47

3.4 Misión y visión La misión y la visión de la cooperativa financiera tiene que estar de la mano con un

programa de mercadeo ya que cada entidad debe tener claro que siempre se

persiguen metas y objetivos.

3.5 Análisis FODA Antes de tomar cualquier decisión estratégica, es imprescindible realizar un

diagnóstico de nuestra empresa. El análisis FODA es el método más sencillo y

eficaz para decidir sobre el futuro. Ésta es una estructura conceptual para realizar un

análisis sistemático, que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades

externas, con las fortalezas y debilidades internas de una organización. Esta matriz

es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar

diferentes opciones de estrategias. Es remirar el contexto interno y externo, a la luz

de la misión y las necesidades, determinando qué elementos constituyen un apoyo y

cuáles una desventaja en relación con los propósitos de la empresa( Ver desarrollo

capitulo IV )

4 INTERMEDIACION FINANCIERA

4.1 Generalidades

La gama u oferta de servicios financieros es el resultado de la actividad principal de

las Asociaciones Cooperativas de Ahorro y Crédito “La intermediación Financiera”

La cual consiste en términos sencillos en la movilización y administración de

recursos, mediante la captación de ahorros y aportaciones provenientes de los

Asociados y su colocación, en concepto de prestamos entre los mismos.

48

4.2 SERVICIOS FINANCIEROS DE LAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y

CREDITO.

TIPOS DE

AHORROS

PRESTAMOS SEGUROS

(INTERMEDIARIOS)

A LA VISTA

A PLAZO

SIMULTANEO

NAVIDEÑO

ESCOLAR

CONSUMO

COMERCIO

VIVIENDA(CORTO

PLAZO)

LINEAS ESPECIALES

MICROCREDITO

GERENCIAL

SERVICIOS

DE VIDA

VIDA COOP

DE BIENES

INMUEBLES

VEHICULOS

Fuente: ACOPACTO DE R.L

DESCRIPCIÓN

PRESTAMOS:

• PRESTAMOS CONSUMO: Son los créditos otorgados para la adquisición de

bienes de consumo.

• PRESTAMOS COMERCIO: Son los préstamos otorgados para financiar la

comercialización de productos o mercaderías en general.

49

• PRESTAMOS VIVIENDA: Son préstamos otorgados para financiar la compra,

reparación, mejoras y ampliación de la vivienda.

• MICROCREDITOS: Son prestamos especiales pequeños comerciantes como por

ejemplo vendedores del mercado Municipales.

• GERENCIAL: Créditos otorgados a los asociados con garantía de sus

aportaciones.

• SERVICIOS O DINERO RAPIDO: Nuevo Servicios adquirido en la mayoría de

Cooperativas de Ahorro y créditos afiliadas al sistema FEDECACES el cual

consiste en prestamos menores de $228.57 a empleadas de maquilas

principalmente a sectores que la Banca tradicional deja afuera.-

AHORROS:

DEPOSITOS A LA VISTA: Cuenta de Ahorro que funciona para hacer depósitos

y retiros cuando el Asociado lo requiera.

DEPOSITOS A PLAZO: Son depósitos programado para diferente tiempo

dándole una rentabilidad al asociado dependiendo del tiempo que lo tenga a

plazo el cual es depositado hasta un máximo a 365 días renovables.

DEPOSITOS DE SIMULTANEO: Son depósitos programados el que funciona

agregándoselo a su cuota de préstamo y le sirve a la Cooperativa como una

garantía el cual el Asociado puede retirarlo hasta cancelar su crédito.-

DEPOSITOS NAVIDEÑO: Son depósitos programados que como su nombre lo

indica el asociado apertura una cuenta en determinada fecha y lo retira hasta

utilizarlo en Navidad.

50

DEPOSITO EDUCACIONAL: Son depósitos programados que igual que el

navideño es apertura do en cualquier fecha para utilizarlo hasta la época de

compra de útiles escolares para sus Hijos.10

5 RESULTADOS FINANCIEROS

Los resultados financieros, requieren de ciertos análisis para que puedan expresar

como ha sido la gestión realizada en un periodo.

5.1 DEFINICIONES

• Son los originados en operaciones financieras.11

• Son aquellos que se dan en un ejercicio contable de una entidad.

5. 2 IMPORTANCIA

La importancia de los resultados financieros de una empresa es por que de ello

depende el funcionamiento de la misma y se pone a prueba el principio de

contabilidad “Negocio en Marcha”. El análisis financiero y de los resultados trata de

determinar en forma más beneficiosa el volumen de ventas y los mide los gastos en

base a los Activos.-

5.3 ANÁLISIS FINANCIERO

El estudio del balance desde el punto de vista financiero, tiene como objetivo

fundamental comprobar la capacidad de cada empresa para poder cumplir sus

obligaciones de pago. 10 Fuente ACOPACTO DE R.L. 11 Diccionario Contable y Comercial, O. Greco y A. Godoy, 2º. Edición 2003, Pag. 609.

51

El activo según el grado de liquidez o capacidad de sus partidas es capaz de

convertirse en dinero efectivo, mientras que el pasivo según la mayor o menor

exigibilidad dineraria de sus partidas en el tiempo.

El campo del Análisis financiero, la palabra capital se emplea tanto para designar los

medios de financiación o fuentes u orígenes de los fondos de la empresa como el

patrimonio de esta. Así podemos dividir el Activo en capital fijo o inmovilizado y

capital circulante, y el pasivo en capital no exigible y financiación exigible.

El análisis financiero trata de determinar la forma mas beneficiosa de obtener los

capitales necesarios para el desarrollo de la empresa y regular la actividad de esta

de forma que se mantenga su equilibrio financiero.

Bajo este prisma financiero, el activo esta formado por los objetos de inversión que

constituyen los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa,

mientras que el pasivo esta compuesto por los medios de financiación, o sea por el

origen de los fondos que han permitido obtener los medios de explotación.12

12 Enciclopedia practica de la Contabilidad, OCEANO Pag.493

52

Análisis: Es la descomposición de un todo en partes para conocer cada uno de los

elementos que lo integran para luego estudiar los efectos que cada uno realiza.

El análisis de estados financieros descansa en 2 bases principales de

conocimiento: El conocimiento profundo del modelo contable y el dominio de las

herramientas de análisis financiero que permiten identificar y analizar las

relaciones de los factores financieros y operativos.

Los datos cuantitativos más importantes utilizados por los analistas son los

datos financieros que se obtienen del sistema contable de las empresas, que

ayudan a la toma de decisiones. Su importancia radica, en que son objetivos

concretos y poseen un atributo de mensurabilidad.

Interpretación: es la transformación de la información de los estados financieros

a una forma que permita utilizarla para conocer la situación financiera y

económica de una empresa para facilitar la toma de decisiones.

Para una mayor comprensión se define el concepto de contabilidad que es el

único sistema viable para el registro clasificación y resumen sistemáticos de las

actividades mercantiles.

Entre las limitaciones de los datos contables podemos mencionar: expresión

monetaria, simplificaciones y rigieses inherentes a la estructura contable, uso

del criterio personal, naturaleza y necesidad de estimación, saldos a precio de

adquisición, inestabilidad en la unidad monetaria.

Importancia relativa del análisis de estados

financieros:

Son un componente indispensable de la mayor parte de las decisiones sobre

préstamo, inversión y otras cuestiones próximas.

La importancia del análisis de estados financieros radica en que facilita la toma

de decisiones a los inversionistas o terceros que estén interesados en la

situación económica y financiera de la empresa.

Es el elemento principal de todo el conjunto de decisión que interesa al

responsable de préstamo o el inversor en bonos. Su importancia relativa en el

conjunto de decisiones sobre inversión depende de las circunstancias y del

momento del mercado.

53

Relación con Estados

Financieros y Toma

de decisiones financieras

La toma de decisiones en la administración dependen de gran

medida de los resultados que se obtengan con esto se mide el

crecimiento de la empresa y en base a ello se tomas decisiones

y se ejecutan en una empresa.

Los resultados financieros como ya mencionamos anteriormente

son de mucha importancia en una empresa porque a través de

los resultados financieros se mide la capacidad de la

administración de mantener un crecimiento sostenible de la

empresa mediante el cual podemos ver crecimiento de los

activos y en todo caso dependiendo de su actividad económica

de los activos que le producen ingresos para aumentar sus

ganancias en el estado de resultado que hacen ser una entidad

mas sólida y sostenible. Para una empresa comercial aumentar

su cartera de clientes y en una empresa financiera su cartera de

préstamos que en ambos casos sirven para aumentar sus

productos financieros y obtener más ganancia enfrentando a los

gastos.

54

5.4 Razones Financieras: A continuación se presentan las fórmulas de las diferentes razones financieras que le

permitirán a la empresa medir los resultados obtenidos.

RAZONES FINANCIERAS

INDICADOR

FORMULA

RESULTADO 1. RAZONES DE LIQUIDEZ

1.1 Razones Corrientes o Indice de Liquidez Activo Corriente Veces Pasivo Corriente

1.2 Prueba Acida Activo Corriente - Inventarios Veces

Pasivo Corriente

1.3 Capital de Trabajo Activo Corriente - Pasivo Corriente US $

1.4 Rotación del Capital de Trabajo Ventas Veces Capital de Trabajo

1.5 Período Promedio de Cobranza 365 Días

Rotacion de Cuentas por Cobrar

1.6 Rotación de Cuentas Por Cobrar Ventas a Credito Veces Promedio Cuentas por Cobrar

1.7 Rotación de Inventario Costo de la Mercancia vendida Veces

Inventario Promedio

1.8 Dias Promedio de suministros en inventario 365 Días Rotación del Inventario

2. RAZONES DE ACTIVIDAD

2.1 Rotación Activos Fijos Ventas Veces Activos Fijos

2.2 Rotación de Activos Totales Ventas Veces

Activos Totales

55

3. RAZONES DE RENTABILIDAD 3.1 Margen de Utilidad Bruta Ventas - costo de Ventas %

Ventas

3.2 Margen de Utilidad Operación Utilidad Operación % Ventas

3.3 Margen de utilidad neta Utilidad Neta %

Ventas

3.4 Rendimiento de los Activos Utilidad Neta % Activo Total

3.5 Rendimiento del patrimonio Utilidad neta %

Patrimonio 4.RAZONES DE ENDEUDAMIENTO

4.1 Razones de endeudamiento Externo Pasivo total %

Activo total

4.2 Razon de endeudamiento interno Patrimonio total % Total activo

A continuación se presenta un detalle de los resultados que obtendrán con la

aplicación de cada una de las razones financieras presentadas:

Razones de Liquidez: Indice de liquidez: Al aplicar esta razón financiera, la empresa va a obtener el

número de veces que el activo de la empresa, da cobertura a sus obligaciones a

corto plazo. El resultado debe ser mayor que 1, para que la compañía tenga un

exceso que sirve de respaldo por cada dólar de pasivo a corto plazo; porque si es

igual que 1, el resultado sería nulo, y no hay respaldo que garantice la cobertura de

las obligaciones a corto plazo.

Prueba ácida: Si la empresa aplica esta fórmula, va a medir cuántas veces el activo

corriente de la empresa, sin tomar en consideración los inventarios, le da cobertura a

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sus obligaciones a corto plazo. En esta razón, la empresa no toma en cuenta el

inventario por su naturaleza de menor facilidad para realizarlo en efectivo.

El resultado debe ser mayor que 1, porque la diferencia es el respaldo que la

empresa posee por cada dólar presentado en el pasivo a corto plazo.

Activo corriente – Pasivo corriente: El resultado que la empresa determine con la

aplicación de ésta fórmula, le servirá para conocer el monto de disponibilidad que

debe tener para hacerle frente a sus obligaciones a corto plazo.

Rotación del Capital de Trabajo: Si la empresa aplica ésta fórmula financiera, el

resultado significará el número de veces que el capital de trabajo de la empresa ha

rotado para generar los ingresos por ventas. La compañía hará un análisis si el

capital de trabajo es utilizado para tener rendimientos deseados.

Período promedio de cobranza: La empresa al aplicar esta razón, estará

analizando si la gestión de cobros está siendo desarrollada en forma oportuna, de

acuerdo a las condiciones de créditos otorgadas a los clientes. Ejemplo: Si el número

de días es igual a 29 y los créditos están a 30 días, significa que los cobros se están

desarrollando bien.

Rotación de cuentas por cobrar: Al aplicar ésta razón financiera, la empresa

obtendrá el número de veces que tiene en el año para recuperar éstas ventas

concedidas al crédito. Si el resultado es 6, por ejemplo, indica que tiene seis veces

en el año para recuperar ése monto.

Rotación de inventarios: La empresa medirá cuántas veces rotará el inventario

durante el año, indicándoles las veces que tiene que reabastecer la mercadería en

sus existencias durante el período anual. Para este tipo de empresas en estudio,

tiene que ser doce veces en el año, porque se dedican a la comercialización de

productos sin procesar.

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Días promedio de suministro de inventarios: Al aplicar ésta razón financiera, la

empresa medirá cuál es el promedio de días que los artículos permanecen en el

inventario, el cual deberá hacer una comparación, con la condición de crédito que los

proveedores le otorgan. Esto debido a que debe ser un número de días que les

permita venderlos para recuperar el dinero.

Razones de Actividad:

Rotación de activos fijos: Con la aplicación de ésta razón, la empresa medirá la

eficiencia con la que emplea sus activos fijos para generar ingresos por ventas. Entre

mayor sea el número de veces que resulte, significa que existe más eficiencia en su

uso.

Rotación de activos totales: cuando la empresa aplique ésta razón, va a obtener un

indicador de la eficiencia con que usan sus activos para generar ingresos por ventas,

en cuánto sea mayor el número de veces que resulte, será que están usando los

activos totales con más eficiencia.

Razones de Rentabilidad:

Margen de utilidad bruta: La empresa al aplicar ésta razón va a medir el margen o

el porcentaje de utilidad bruta que resulta después de deducir sus costos de ventas

de los ingresos, efectuando un análisis de éstos valores con los rendimientos

esperados.

Margen de utilidad de operación: La empresa al aplicar ésta razón financiera, va a

medir el margen o porcentaje de utilidad después de deducir sus costos de ventas y

sus gastos de operación a los ingresos, efectuando un análisis de los resultados

determinados con los rendimientos esperados.

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Margen de utilidad neta: La empresa cuando aplique ésta razón financiera, estará

midiendo el margen o porcentaje de utilidad neta que queda después de deducir

todos los costos y gastos incluyendo los impuestos, de los ingresos; efectuando el

análisis a estos rendimientos y comparando con los esperados.

Rendimiento de los activos: En la aplicación de la razón financiera sobre

rendimiento de los activos, la empresa estará obteniendo un porcentaje que le

indicará la eficiencia y maximización de sus activos para generar utilidades.

Rendimiento del Patrimonio: El resultado que la empresa determinará con ésta

fórmula, es el porcentaje de rendimiento que ha tenido el patrimonio de los

accionistas y ser comparado con el rendimiento que tienen trazado recibir, por el uso

de su capital, en la generación de ingresos de la compañía.

Razones de endeudamiento:

Razones de endeudamiento externo: la importancia de aplicar ésta fórmula, es que

la empresa determinará el porcentaje de utilización de Capital ajeno en la generación

de utilidades para los propietarios, midiendo la proporción del activo que está siendo

aportado por los acreedores de la empresa.

Razón de endeudamiento interno: Esta fórmula al aplicarse, le sería de beneficio a

los propietarios de la empresa, al conocer cuál es el porcentaje de utilización del

patrimonio para generar utilidades de la compañía, el que podrán comparar con los

rendimientos esperados.13

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