CAPITULO IV DISEÑO DE UN SISTEMA DE AUDITORIA...
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140 CAPITULO IV DISEÑO DE UN SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PARA LA MEJORA CONTÍNUA DEL CAPITAL INTELECTUAL DE LAS EMPRESAS DEDICADAS A LA AUDITORIA EXTERNA UBICADAS EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR. A. GENERALIDADES SOBRE LA PROPUESTA DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE. En el presente capítulo se desarrollarán cuatro etapas que conforman el Sistema de Auditoria Inteligente, la etapa I denominada Investigación preliminar busca recopilar información general sobre la administración del capital intelectual y la metodología de trabajo de la firma; la etapa II denominada Planeación de la Auditoria Inteligente, en la cual se planearán y se darán los lineamientos específicos de las actividades a realizar en la auditoria; la etapa III denominada Herramientas a utilizar en el desarrollo del sistema de Auditoria Inteligente, persigue determinar las técnicas a utilizar en la ejecución de la auditoria, los procedimientos de revisión analíticos, elaboración y discusión de hallazgos para poder finalizar con un diagnóstico del sistema; la etapa IV denominada informe y comunicación de resultados contiene el informe, su comunicación. Como resultado de la ejecución de las etapas del sistema se obtendrá una mejora continua en el capital intelectual de las empresas dedicadas a la auditoria externa, pero esto depende principalmente de la administración de la firma ya que son ellos los que tomarán la decisión de poner en práctica las recomendaciones presentadas en el informe.
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CAPITULO IV
DISEÑO DE UN SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PARA LA MEJORA CONTÍNUA DEL CAPITAL INTELECTUAL DE LAS EMPRESAS DEDICADAS A LA AUDITORIA EXTERNA UBICADAS EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.
A. GENERALIDADES SOBRE LA PROPUESTA DEL SISTEMA DE AUDITORIA
INTELIGENTE.
En el presente capítulo se desarrollarán cuatro etapas que conforman el Sistema
de Auditoria Inteligente, la etapa I denominada Investigación preliminar busca
recopilar información general sobre la administración del capital intelectual y la
metodología de trabajo de la firma; la etapa II denominada Planeación de la
Auditoria Inteligente, en la cual se planearán y se darán los lineamientos
específicos de las actividades a realizar en la auditoria; la etapa III denominada
Herramientas a utilizar en el desarrollo del sistema de Auditoria Inteligente,
persigue determinar las técnicas a utilizar en la ejecución de la auditoria, los
procedimientos de revisión analíticos, elaboración y discusión de hallazgos para
poder finalizar con un diagnóstico del sistema; la etapa IV denominada informe y
comunicación de resultados contiene el informe, su comunicación. Como
resultado de la ejecución de las etapas del sistema se obtendrá una mejora
continua en el capital intelectual de las empresas dedicadas a la auditoria
externa, pero esto depende principalmente de la administración de la firma ya
que son ellos los que tomarán la decisión de poner en práctica las
recomendaciones presentadas en el informe.
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B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
1. General. Diseñar un Sistema de Auditoria Inteligente para la mejora continua del capital
intelectual, para las empresas dedicadas a la auditoria externa, ubicadas en el
municipio de San Salvador.
2. Específico. Proporcionar lineamientos generales y específicos que ayuden en la
investigación preliminar de la firma a evaluar, la planificación de las
actividades a realizar, así como de cuales herramientas pueden utilizarse en el
desarrollo de la auditoria y finalmente en la comunicación de los resultados
obtenidos.
C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
1. Para las firmas.
El capital intelectual es la parte medular de una empresa, este comprende el
conocimiento, experiencias, habilidades y demás capacidades mentales
combinadas del personal de la empresa. La utilización de un Sistema de
Auditoria Inteligente requiere invertir en el capital intelectual así como en la era
industrial se requería invertir en maquinaria y equipo para mantener y hacer
crecer la capacidad productiva así lo es el recurso humano, de manera que a
medida que exista una persistencia en la mejora continua de éste, los
resultados en las firmas de auditoria serán fructíferos, y positivos. Una firma
con brillante y exitosa trayectoria, si no esta capacitada para adecuarse a los
exigentes cambios de la era actual, puede estar condenada a un cercano
fracaso, ser incapaz de generar nuevas rentas, aunque cuente con un sólido
patrimonio.
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El Sistema de Auditoria Inteligente, es una herramienta de gran importancia
dentro del área de auditoria, específicamente en el capital intelectual, en lo
que respecta a su desempeño y mejora continua.
Debido a los acontecimientos ocurridos recientemente, con el inapropiado
proceder de varias firmas de renombre internacional, que han perjudicado el
prestigio y ponen entre dicho la profesión de contaduría pública, se ve la
necesidad de que el recurso humano conserve una mentalidad independiente
y honesta. Es así como se requiere el Sistema de Auditoria Inteligente, el cual
contribuirá a evaluar el capital intelectual de las firmas de auditoria, aportando
las recomendaciones necesarias que ayuden a obtener resultados eficientes y
eficaces en el desarrollo de los procedimientos y en el logro de los objetivos
de las firmas.
2. Para el personal
Nos parece necesario hacer mención que en cuanto más capacitado esta el
recurso humano, mejores oportunidades se le presentan ante este mundo
globalizado, en donde se pone de manifiesto la prioridad del recurso humano,
por lo cual es conveniente que tanto los empleados deban de conocer la
importancia de este sistema, ya que en consecuencia nuestra propuesta se
referirá principalmente a la evaluación del capital intelectual, lo cual brindará
aportes para promover que su desempeño satisfaga los requerimientos del
entorno globalizado.
El empleado representa para las firmas de auditoria el cerebro de todas sus
operaciones, ya que es él quien brinda la información resultante del trabajo
realizado.
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3. Para la sociedad
La inserción del país en la globalización tiene por consecuencia la apertura de
los mercados, generando con esto altos niveles de competitividad en las
organizaciones, las cuales son trasladadas a los individuos que las componen
y que hacen posible el funcionamiento de estas. Esto requiere la calificación
de profesionales técnicos y operarios a niveles de calidad internacional, sin
dejar afuera la auditoria como profesión.
En tal sentido es de resaltar la importancia que la información tiene hoy en día
en el mundo moderno de los negocios, y la auditoria como fuente confiable de
la información en la búsqueda de satisfacer necesidades de sus usuarios tiene
la tarea de incorporar en sus informes información cuantitativa y cualitativa
relevante y suficiente para la toma de decisiones, es decir emitir opiniones
sobre los resultados de las empresas, lo cual conlleva a contar con el personal
competente y preparado.
4. Para los clientes
La competencia es cada vez más agresiva y enfrentarla requiere de una visión
muy clara y definida de parte de los empresarios. Es de gran beneficio para
las firmas de auditoria como para los clientes que se cuenta con personal
altamente calificado en el desarrollo del trabajo. Lo cual conlleva un proceso
de formación y constante capacitación, en consecuencia es que se puede
brindar un determinado grado de seguridad sobre la información que revele.
El aportar un Sistema de Auditoria Inteligente como una herramienta para la
evaluación del capital intelectual de las empresas de auditoria externa, permite
dar una consideración e importancia mayor al recurso humano, que es el que
se ofrece al ejecutar una auditoria, que contribuya en su eficiencia y eficacia
para finalmente emitir una opinión de los estados financieros de sus clientes
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D. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA No cabe duda que las empresas dedicadas a la auditoria externa en nuestro país
no son muchas, por lo que se puede observar que aquellas que se encuentran
mejor preparadas y tienen las representaciones internacionales más conocidas,
son las que poseen más y mejores clientes.
Para lograr una adecuada preparación se le debe dar al capital intelectual un
elevado valor, debido a que es éste el que realiza la revisión financiera o fiscal,
brinda el servicio de consultoría o de llevar la contabilidad de las empresas que
les contratan, dicho trabajo es muy especializado y requiere de independencia,
debido cuidado, criterio y juicio profesional que permita al auditor emitir una
opinión sustentada en evidencias suficientes y competentes.
Es por ello que la mejora continua del capital intelectual a través de un Sistema
de Auditoria Inteligente se hace indispensable para poder sobresalir
positivamente en el mercado, lo que ayudará a cumplir los objetivos, misión y
visión de la firma de auditoria externa.
E. CONTENIDO DE LA PROPUESTA 1. Definición del Sistema de Auditoria Inteligente.
El Sistema de Auditoria Inteligente es un conjunto de procesos y cambios que se
aplica al capital intelectual de las empresas para el mejoramiento continuo del
desarrollo del trabajo que realizan.
El Sistema de Auditoria Inteligente constituye una base de cambio en el trabajo
para el cual se tienen procedimientos aplicados al personal con el fin de obtener
excelentes resultados.
Representa la oportunidad de capacitar a toda una organización para adaptarse
y establecer un sistema dinámico de transferencia de ideas que la faculte para
lograr un mejoramiento continuo basado en el conocimiento y la innovación.
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2. Objetivos del Sistema de Auditoria Inteligente. Objetivo General. Contribuir a la mejora continua del capital intelectual de las empresas dedicadas
a la auditoria externa, a través de las recomendaciones presentadas en el
informe.
Objetivos Específicos. Elaborar la matriz de riesgos del sistema de Auditoria inteligente, de acuerdo a
la información obtenida en la investigación preliminar.
Utilizar los programas del Sistema de Auditoria inteligente para verificar los
procedimientos de evaluación y control del capital intelectual de las empresas
dedicadas a la auditoria externa.
Comunicar en el informe los hallazgos con sus respectivas recomendaciones
que vayan encaminadas a la interacción al cambio del capital intelectual.
3. Características generales del Sistema de Auditoria Inteligente.
El Sistema de Auditoria Inteligente posee un proceso administrativo.
Proporciona las recomendaciones, acordes a la organización auditada, para el
mejoramiento continuo del personal.
Se basa mediante resultados obtenidos en la evaluación, para que la
administración de la firma tome decisiones.
Aplica pruebas específicas que sirven de base para la toma decisiones de la
firma. 4. Esquema del Sistema de Auditoria Inteligente.
Para una mejor comprensión del Sistema de Auditoria Inteligente, a continuación
se presenta un esquema que resume las etapas que lo conforman.
Asimismo, por sus iniciales le hemos llamado “SAIMCCI” (Sistema de Auditoria
Inteligente para la Mejora Continua del Capital Intelectual), para facilitar su
identificación.
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147
5. ETAPAS DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE.
5.1. ETAPA I. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR EN LAS EMPRESAS DEDICADAS A LA AUDITORIA EXTERNA.
Objetivo. Identificar mediante la investigación preliminar en la firma de auditoria
externa, los métodos de administración del capital intelectual, y su
metodología de trabajo.
5.1.1. Investigar acerca de los Métodos de Administración del capital intelectual.
a. Regulaciones existentes en la firma Documentar si la firma posee las siguientes regulaciones para la
administración del capital intelectual, con el propósito de conocer si están
utilizando parámetros previamente establecidos que ayuden a la
satisfactoria ejecución de las labores de los auditores y a una adecuada
administración del recurso humano. Vaciar la información obtenida en el
formato No.1 :
Formato No. 1
Regulaciones existentes en la firma.
Regulación Lo posee
No lo posee
Proporcionado por
Hecho por
Reglamento interno.
Políticas Administrativas y
de Calidad.
Manual de funciones. Fuente: Autoras de la tesis
148
b. Reclutamiento de personal Investigar de manera general el proceso de reclutamiento de personal
que posee la firma, es decir el perfil de profesionales que requiere y los
requerimientos que deben estar en capacidad de desempeñar o
desarrollar dentro del medio empresarial.
c. Selección de personal Investigar con el responsable de la selección de personal en forma
general, cual es la información que obtiene y considera necesaria para
determinar y evaluar cada una de las alternativas hasta obtener la mejor
decisión.
Investigar si las políticas y criterios usados en la firma para el proceso de
selección son las más acertadas y equitativas de manera tal que sea un
proceso acorde a los requerimientos de la firma y que provea para ella
misma elementos útiles para su buen funcionamiento.
d. Inducción del personal Investigar si la firma de auditoria posee un programa de inducción para el
nuevo personal que ingresa a la firma, encaminado a darle a conocer
todo lo referente a la metodología de trabajo y organización de la firma.
e. Capacitaciones impartidas por la firma. Las capacitaciones al personal de la firma son uno de los compromisos
que estas tienen, es decir entrenar a su personal de manera técnica,
para desarrollarlos profesionalmente y alcanzar su máxima capacidad,
por lo que en la investigación preliminar nos interesa conocer si se están
dando estas capacitaciones y si estas están diseñadas acorde a las
exigencias de la profesión. Una vez obtenida la información se vaciará en
el siguiente formato:
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Formato No. 2 Capacitaciones impartidas por la firma.
Regulación Sí No Información
proporcionada por
Hecho por
Programa de las capacitaciones
Temario de Capacitaciones a impartir
Archivo de los resultado de evaluaciones a los auditores
Material de apoyo al impartir las capacitaciones
Fuente: Autoras de la tesis
f. Proceso de evaluación del desempeño. Investigar si las evaluaciones del desempeño al personal se dan de
manera casual y no establecida, o si cuentan con un sistema de objetivos
bien claros y un sistema bien organizado para alcanzarlos.
Asimismo cual es la base sobre la que se compara a los individuos, o sea
los estándares de trabajo o si lo hacen respecto a unos objetivos
establecidos en un período anterior.
También debe investigarse si la evaluación se realiza cada cierto número
de horas o cada vez que termina una labor asignada o trabajo, y si se
realiza un informe y cual es la forma de comunicarlo a la persona
evaluada.
g. Política salarial Investigar si la firma posee políticas definidas para la fijación de salario.
Cuales son los principales criterios para la fijación individual de un
salario, es decir si se toman en cuenta algunos de los siguientes
aspectos (todos igualmente importantes): experiencia, desempeño en los
trabajos realizados, formación - idiomas, diplomado, postgrados - y
antigüedad en la empresa.
150
h. Relaciones interpersonales. Se utilizará la técnica de la observación en las reuniones de trabajo que
se realicen, para verificar cual es el compañerismo y entendimiento entre
los empleados. Aquí específicamente se tomara en cuenta, para las
conclusiones lo siguiente:
Empleados que se aíslan.
Empleados que se quejan de las labores de otro.
Empleados que desvalorizan y/o ridiculizan la participación de otros.
Empleados con mayor experiencia que no socializan el conocimiento.
Identificar si existe el rumor como forma de comunicación.
Identificar si existen procesos claros de negociación.
Identificar si existe colaboración.
Identificar si existe la capacidad de trabajo en equipo.
Si se da el reconocimiento de las capacidades individuales.
i. Canales de comunicación dentro de la firma. Obtener información de forma general acerca de los canales de
comunicación que se dan en la firma. Asimismo si la autoridad de la firma
es responsable de generar los medios de comunicación al interior de
esta.
j. Motivación al Capital intelectual en la firma. Investigar cuales son los principales estímulos otorgados a los
trabajadores con cierto nivel de antigüedad (1, 3 y 5 años), además de la
celebración de fechas especiales a lo largo del año, como navidad, año
nuevo, día de los niños, celebración de cumpleaños, despedida de
trabajadores que renuncian a su cargo para desempeñarse en otra
entidad, etc. Asimismo investigar si existen prestaciones dentro y fuera
del horario de trabajo.
151
5.1.2. Investigación de la Metodología de trabajo de la firma.
Consiste en identificar la metodología de trabajo de la firma, que sirve de
base para el desarrollo de las actividades por parte del personal.
Dentro de los aspectos a considerar en este apartado están, el código de
ética, trabajo en equipo, presupuesto de tiempo, programas de auditoria y
manejo de papeles de trabajo.
a. Código de ética
Investigar si en la firma tienen un Código de ética y cuáles son las
principales normas de conductas establecidas en él.
b. Trabajo en equipo.
Investigar si en la firma se fomenta el trabajo en equipo y si este forma
parte de su metodología de trabajo.
c. Presupuesto de tiempo para el desarrollo de las actividades de
auditoria Investigar si existe un presupuesto de tiempo que controle las actividades
de auditoria a realizar, quien lo elabora, revisa, autoriza, controla, y en
función de que factores se encuentra estructurado.
d. Programas de auditoria.
Investigar si la firma utiliza programas para ejecutar el trabajo de
auditoria.
e. Manejo de Papeles de trabajo De acuerdo a la manera de documentar el trabajo en la firma, ya sea por
medio de bases de datos o papeles elaborados manualmente, verificar si
los papeles de trabajo son parte de su metodología de trabajo, quien los
elabora, revisa y autoriza.
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5.2. ETAPA II. PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA INTELIGENTE DEL CAPITAL INTELECTUAL.
Durante esta fase se toman decisiones acerca de los aspectos a auditar y de
cómo se conducirá la Auditoria Inteligente, por tales razones la
responsabilidad de este trabajo debe asignarse a personal calificado, con los
conocimientos y capacidad técnica que permita desarrollar un entendimiento
de Auditoria Inteligente, preparar un estudio preliminar, seleccionar las
áreas prioritarias a evaluar o de mayor alcance, elaboración del plan global
de auditoria y programas de auditoria.
Plan Global del Sistema de Auditoria Inteligente (SAIMCCI)
I. Contratación y Carta Compromiso
a. Elaboración de Carta compromiso Mediante una carta compromiso se formalizan la obligación y la
responsabilidad contraídas por parte del auditor; estableciendo así los
objetivos de la auditoria, el alcance y el plazo estimado de discusión y
entrega del informe.
Ejemplo de una carta compromiso para una Auditoria Inteligente del
Capital Intelectual.
153
San Salvador, ___de ____ de 20___.
Señores:
XXXXXX
Ustedes nos han solicitado que auditemos su capital intelectual, para el período
comprendido entre el ____de___________ y el ____de____________ del _____. Por
medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro
entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoria será realizada con el objetivo de
que expresemos una opinión sobre el capital intelectual.
Efectuaremos nuestra auditoria de acuerdo a Normas Internacionales de Auditoria.
Dichas NIA’S requieren que planeemos y desempeñemos la auditoria.
En virtud de la naturaleza comprobatoria y otras limitaciones inherentes de una auditoria,
junto con las limitaciones inherentes de la gestión del capital intelectual, hay un riesgo
inevitable que puedan permanecer sin ser descubiertos algunos de sus elementos.
Además de nuestro informe, esperamos proporcionar una carta por separado, referente
a cualesquiera debilidades sustanciales de la gestión del capital intelectual de la firma.
La información que proporcione la firma para ser utilizada de base en la auditoria es
responsabilidad de la misma, ya que los resultados alcanzados estarán en función de la
calidad de la información.
Esperamos una cooperación total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a
nuestra disposición aquella información que se requiera en relación con nuestra
auditoria.
Favor firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y
acuerdos sobre los arreglos para nuestra auditoria.
Acuse de recibido a nombre de:
XXXX
F._________________
Nombre y puesto________________________________
Fecha_________________________
154
b. Responsabilidad Si bien el auditor es responsable de formar y expresar un informe sobre
el capital intelectual, la responsabilidad de contratar, entrenar,
capacitar, evaluar, promover al personal es de la administración de la
firma. El Sistema de Auditoria inteligente no exime a la administración
de sus responsabilidades.
II. Conocimiento de la Firma
a. Visión de la firma Si en la firma se ha establecido una visión, estarán encaminados a la
satisfacción de las necesidades de los clientes, y a una actualización
permanente que permita brindar un servicio que llene las expectativas.
b. Misión de la firma Si la firma posee una misión entonces, se encuentra encaminada a
brindar a todos los clientes un servicio con calidad garantizada, de tal
manera que pueda lograr la satisfacción de estos.
III. Objetivos de la Planeación. Objetivo General. Planear las actividades que se realizarán en la Auditoria Inteligente, para la
evaluación del capital intelectual, determinando las técnicas y
procedimientos a utilizar.
Específicos. Determinar si el capital intelectual está funcionando eficaz y
eficientemente y presentar como resultado de la evaluación un
diagnóstico con soluciones aplicables a través del informe definitivo de
auditoria.
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Elaborar los programas de auditoria siguientes: Evaluación de las
Regulaciones internas de la firma, Evaluación del reclutamiento y
selección de personal, Evaluación de la Inducción del personal de la
firma, Evaluación de las capacitaciones impartidas por la firma,
Evaluación del Desempeño, Evaluación de la Política salarial, Evaluación
de las relaciones interpersonales, Evaluación de los Canales de
Comunicación, Evaluación de la Motivación en el personal, Evaluación
del Código de Ética, Evaluación del trabajo en equipo, Evaluación de los
Métodos de Trabajo.
Formular la estrategia de auditoria que se utilizará en el desarrollo del
Sistema de Auditoria Inteligente.
Programar el tiempo estimado para las asignaciones al personal, en la
ejecución de la Auditoria Inteligente.
IV. Comprensión de la organización auditada y evaluación de riesgos
Al planear la auditoria se implementarán políticas y procedimientos de
control diseñados para asegurar que toda la auditoria es conducida de
acuerdo con el debido cuidado profesional.
Diagnóstico a través de un análisis FODA para determinar potencialidades Estudio y Evaluación del Control Interno
Se incluirán comentarios resultantes de la evaluación del control interno
realizado en la investigación preliminar.
Análisis FODA
Se debe realizar un análisis de las potencialidades que posee la firma,
mediante una matriz FODA, ya que es una estructura conceptual para
un análisis sistemático que facilita la adecuación de las amenazas y
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oportunidades externas con las fortalezas y debilidades internas de la
firma de auditoria.
Esto permite determinar el alcance de las pruebas de auditoria y los
elementos que necesitan una mayor atención en el desarrollo de la
misma.
El significado de la matriz FODA, (F) Fortalezas, (O) Oportunidades, (D)
Debilidades y (A) Amenazas.
Figura No. 16
FODA
Para poder clasificar los riesgos identificados en la firma de auditoria externa, se
han tomado cada uno de los aspectos investigados en la etapa I, y se les ha
establecido un criterio de asignación de riesgo, que puede ser bajo, moderado o
alto; tal como se muestra en el cuadro No.9:
F FORTALEZAS Son aquellas áreas en las que la firma es dominante, comprende la identificación de la cantidad y la calidad de recursos disponibles y de las habilidades distintivas de la firma.
OPORTUNIDADES Son los factores que se encuentran en el entorno donde se desenvuelve la firma, que se pueden convertir en ventajas y así facilitar el logro de los objetivos.
DEBILIDADES Es una situación que se produce cuando un estado de cosas real difiere del estado de cosas que se desea, sin embargo, muchos casos una debilidad puede no ser mas que una oportunidad disfrazada.
AMENAZAS Se identifican como los factores negativos externos a la firma que obstaculizan en un momento su crecimiento y desarrollo, los gerentes o supervisores deben ser objetivos al identificar lo que podría funcionar mal, y hacer una planificación que les permita solucionar las dificultades sin perder de vista las metas propuestas, deben ser capaces de detectar las partes positivas en el contexto para sacarles provecho.
O
D
A
157
Cuadro No.9
Parámetros para la Clasificación de la Evaluación del Riesgo
Riesgo identificado
Nivel de Riesgo Criterio de Asignación de Riesgo
La firma cuenta con políticas de calidad que le permiten encaminarse hacia el logro de los objetivos determinados
La firma cuenta con una visión y misión.
Existe un ambiente de lealtad dentro de la firma. Bajo
La firma cuenta con un reglamento y manual de funciones, los que son utilizados de manera apropiada y profesionalmente.
La firma cuenta con políticas de calidad que le permiten encaminarse hacia el logro de los objetivos determinados.
Existen desviaciones de las políticas de la calidad. La firma posee un reglamento y manual de funciones, sin embargo estos no se
están actualizando ni mejorando de acuerdo a las necesidades de la firma. La firma cuenta con una visión y misión, sin embargo no se cumple con los
objetivos de la misma.
Moderado
Es mínima la participación colectiva y de reconocimiento y apreciación de los esfuerzos de cada uno.
La firma no cuenta con políticas de calidad que le permitan encaminarse hacia el logro de los objetivos determinados.
La firma no cuenta con una visión y misión.
La firma no cuenta con un reglamento ni manual de funciones.
Políticas de Calidad y Regulaciones
internas
Alto
No existe un ambiente de lealtad dentro de la firma.
La firma cuenta con planes en materia de recursos humanos, políticas y procedimientos de reclutamiento y selección de personal idóneo para el puesto adecuado
La firma hace esfuerzos por retener a los auditores productivos
Los costos de reclutamiento y selección son proporcionales a los esfuerzos en reclutar y seleccionar a los auditores con capacidad profesional
Bajo
La rotación de personal es baja
La firma no cuenta con planes en materia de recursos humanos.
Falta de cumplimiento a ciertas políticas y procedimientos de reclutamiento y selección de personal
La firma hace esfuerzos por retener al personal productivo,
Los costos de reclutamiento y selección son proporcionales a los esfuerzos en reclutar y seleccionar al recurso humano con capacidad profesional
Moderado
La rotación de personal es moderada
La firma no cuenta con planes en materia de recursos humanos.
Existe una falla generalizada en el cumplimiento de políticas y procedimientos de reclutamiento y selección de personal o no existen
La firma no hace esfuerzos por retener al personal productivo
Los costos de reclutamiento y selección son altos con relación a los esfuerzos en reclutar y seleccionar a los auditores con capacidad profesional
Reclutamiento y Selección de
Personal
Alto
La rotación de personal es alta.
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Existen políticas y procedimientos relacionados con la inducción, entrenamiento, capacitación.
Desarrollo continuo para el capital intelectual de la firma de auditoria
Las inversiones en capacitación pueden justificarse con relación al incremento de la eficiencia del personal
Se cuentan con planes de seguimiento a la capacitación
Bajo
Existen programas actualizados de desarrollo y capacitación.
Existen políticas y procedimientos relacionados con la inducción, entrenamiento, capacitación y desarrollo continuo para el capital intelectual de la firma de auditoria,
Se observa desviaciones en las políticas existentes
La inversión en capacitación es baja
Se cuentan con planes de seguimiento a la capacitación
Moderado
Se carece de programas de desarrollo y capacitación.
Se carece de políticas y procedimientos relacionados con la inducción, entrenamiento, capacitación y desarrollo continuo para el capital intelectual de la firma de auditoria.
Las inversiones en capacitación no se pueden justificar con relación al incremento de la eficiencia del personal
No se cuenta con planes de seguimiento a la capacitación
Inducción y Educación Continuada
Alto
No existen programas actualizados de desarrollo y capacitación
La firma ha diseñado estándares para medir el desempeño con relación a los resultados reales.
Las prácticas de evaluación del desempeño son un proceso continuo Bajo
Se cuenta con políticas, procedimientos y programas diseñados para realizar una evaluación objetiva del desempeño.
La firma ha diseñado estándares para medir el desempeño con relación a los resultados reales.
Las prácticas de evaluación del desempeño se realizan y documentan periódicamente
Moderado
Existen algunas desviaciones en el cumplimiento de políticas, procedimientos y programas diseñados para realizar la evaluación del desempeño.
La firma de auditoria no ha diseñado estándares para medir el desempeño.
No se realizan prácticas de evaluación del desempeño.
Evaluación del Desempeño
Alto
La firma carece de políticas, procedimientos y programas por escrito para realizar una evaluación objetiva del desempeño.
En la firma poseen prestaciones dentro y fuera del horario de trabajo que motivan al personal en el desempeño de sus funciones.
Por la política salarial de la firma se evalúan constantemente los niveles salariales de otras firmas, para hacer estos más competitivos, esto a su vez ayuda a la motivación del personal.
Motivación y Política Salarial.
Bajo
Se dan bonificaciones por el trabajo realizado eficientemente por los auditores.
159
En la firma solo se ha contemplado algunas prestaciones dentro del horario de trabajo como una forma de motivar al personal.
La firma tiene una política salarial; sin embargo no evalúan constantemente los niveles salariales de otras firmas, lo que hace que estos no sean competitivos en el mercado.
Moderado
Solo en algunos casos se premia el esfuerzo adicional de los auditores en la ejecución de su trabajo.
En la firma no poseen prestaciones que motiven al personal en el desempeño de sus funciones.
En la firma no tienen una política salarial. Alto
No se da ninguna estimulación a los auditores por esfuerzos adicionales en la ejecución de su trabajo.
La firma cuenta con un reglamento de trabajo debidamente aprobado y actualizado
El personal de la firma cumple con el mismo Bajo
No existen infracciones y practicas disciplinarias
La firma cuenta con un reglamento de trabajo debidamente aprobado y actualizado
Existen desviaciones en el cumplimiento del mismo Moderado
Existen infracciones y prácticas indisciplinarias
La firma no cuenta con un reglamento interno de trabajo
La firma no ha diseñado un plan para su elaboración en el corto plazo
Relaciones interpersonales
Alto
Existen conflictos laborales entre el personal interno de la firma
Bajo
En la firma poseen un adecuado proceso de comunicación sistematizado, escrito, verbal y documental de las instrucciones, cambios de procedimientos y de todas aquellas acciones que requieran del conocimiento de todo el personal por parte de él.
Moderado En la firma el proceso de comunicación no se encuentra bien sistematizado, y no se documenta la mayoría de las instrucciones e indicaciones que se da al personal.
Canales de comunicación
Alto En la firma no cuentan con un proceso de sistematizado de comunicación, y no documentan las instrucciones y noticias que se les da al personal
El código de ética representa una parte importante en la disciplina del personal de la firma.
En la firma se fomenta en el personal las reglas de conducta del código de ética. Bajo
El capital intelectual de la firma mantiene independencia conforme a los lineamientos del código de ética
El código de ética representa una parte importante en la disciplina del personal de la firma.
En la firma se fomenta en el personal las reglas de conducta del código de ética. Moderado Existen algunas desviaciones en el cumplimiento de los lineamientos de la
independencia del código de ética por parte de los empleados de la firma.
El código de ética no representa una parte importante en la disciplina del personal de la firma.
En la firma no se fomenta al personal las reglas de conducta del código de ética.
Código de ética
Alto
El capital intelectual de la firma no mantiene independencia conforme a los lineamientos del código de ética.
En la firma de auditoria se fomenta el trabajo en equipo. Trabajo en equipo Bajo
En la firma los equipos de trabajo se comparten la información expresando sus opiniones abiertamente.
160
El personal de la firma se integra a los equipos de trabajo utilizando sus habilidades, entusiasmo y esfuerzo y mantienen una visión clara de su papel dentro del equipo.
En la firma de auditoria se fomenta el trabajo en equipo.
En la firma casi siempre los equipos de trabajo se comparten la información expresando sus opiniones abiertamente.
Moderado
Pocas veces el personal de la firma se integra a los equipos de trabajo utilizando sus habilidades, entusiasmo y esfuerzo y manteniendo una visión clara de su papel dentro del equipo.
En la firma de auditoria no se fomenta el trabajo en equipo.
En la firma los equipos de trabajo no se comparten la información ni expresan sus opiniones abiertamente.
Alto
El personal de la firma no se integra en equipos de trabajo, ni utilizan sus habilidades, entusiasmo y esfuerzo y no mantienen una visión clara del papel que deben asumir dentro de la firma al integrarse en equipos.
En la firma se realizan presupuestos de tiempo en función directa con la complejidad de los asuntos que tienen que atenderse, el volumen o número de datos a estudiar, examinar, evaluar, etc., y la capacidad y experiencia de los individuos que tiene que llevar a cabo la tarea.
La asignación del tiempo a invertir es hecha por personal con el suficiente conocimiento y criterio que asegure la estimación del tiempo que debe utilizarse en la ejecución de las actividades.
Bajo
Los programas de auditoria están elaborados por los encargados y son autorizados precisamente por los socios, dichos programas están acorde a las particularidades de cada uno de los clientes de la firma.
En la firma los presupuestos de tiempo no están en función directa con la complejidad de los asuntos que tienen que atenderse, el volumen o número de datos a estudiar, examinar, evaluar, etc., y la capacidad y experiencia de los individuos que tiene que llevar a cabo la tarea.
La asignación del tiempo a invertir es hecha por personal con poco conocimiento y criterio lo que no asegura que la estimación del tiempo que debe utilizarse en la ejecución de las actividades, sea el adecuado.
Moderado
Los programas de auditoria están elaborados por los encargados y no son autorizados por los socios, dichos programas están acorde a las particularidades de cada uno de los clientes de la firma.
En la firma no se realizan presupuestos de tiempo.
No hay una asignación del tiempo a invertir en la ejecución de las actividades.
Presupuesto de tiempo para el
desarrollo de las actividades de
auditoria y Programas de Auditoria
Alto
Los programas de auditoria están elaborados por los asistentes y no son autorizados por los socios.
Fuente: Autoras de la tesis
161
Para poder resumir los niveles de riesgos identificados, en la siguiente matriz de
riesgo, (cuadro No.10) se va a ubicar el nivel de riesgo que le corresponde a los
criterios por evaluar y los comentarios que se tienen al respecto:
Cuadro No.10
Matriz de riesgos de Auditoria del Sistema de Auditoria Inteligente
Riesgo Aspectos a Evaluar RB RM RA Comentarios
Regulaciones
internas Reglamento
Manual de funciones
Reclutamiento y
selección de
personal
Métodos de reclutamiento y selección de personal
Fuente de reclutamiento de la firma
Perfil de los auditores a contratar
Proceso de contratación
Oportunidad de desarrollo profesional
Desarrollo profesional interno
Niveles jerárquicos
Rotación del personal
Inducción y
Educación
continuada
Inducción
Programa de inducción al nuevo personal.
Capacitaciones
Programas de actualización de conocimientos.
Recursos utilizados en las capacitaciones
Mantenimiento y vigilancia de las capacitaciones impartidas
Programación de las capacitaciones
Temario de capacitaciones
Resultado de capacitaciones de evaluaciones a los auditores
Material de Apoyo
Políticas de
Calidad
Misión
Visión
Compromiso de los auditores con la firma
Principios y valores
162
Riesgo Aspectos a Evaluar RB RM RA Comentarios
Evaluación del
Desempeño y
Manejo de
papeles de
trabajo.
Técnicas de evaluación del desempeño
Políticas y procedimientos.
Periodicidad de la evaluación.
Política Salarial Política basada en competencia y habilidad profesional.
Relaciones
Interpersonales
Habilidad para hablar con los demás.
Habilidad de hacer sentir importante a las personas
Habilidad de saber mostrar cuando se esta de acuerdo o en desacuerdo
Habilidad de saber escuchar
Habilidad de conocer al otro
Habilidad de elogio y crítica a las personas
Habilidad de agradecer
Canales de
Comunicación
Comunicación escrita
Comunicación oral
Comunicación con el cliente
Motivación
Políticas de reconocimiento dentro de la firma
Prestaciones dentro del horario de trabajo
Prestaciones fuera del horario de trabajo
Código de Ética
Independencia
Integridad y objetividad
Competencia
Normas de auditoria
Principios de contabilidad
Pronósticos
Informaciones confidenciales del cliente
163
Riesgo Aspectos a Evaluar RB RM RA Comentarios
Trabajo en
Equipo
Lealtad
Espíritu de autocrítica y de crítica constructiva.
Sentido de responsabilidad para cumplir con los objetivos.
Capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad.
Inquietud de perfeccionamiento, para la superación.
Presupuesto de
tiempo y
Programas de
Auditoria
Asignación de trabajo adecuadamente
Delegación de funciones eficientemente
Programas de Auditoria: elaboración, revisión y autorización
Fuente: Autoras de la tesis
V. Estrategia de la Auditoria Inteligente.
a. Naturaleza de los procedimientos. Debido a que la Auditoria Inteligente se enfoca a la evaluación del
capital intelectual, los procedimientos que se aplicarán son analíticos y
de control interno del cumplimiento de manuales y políticas, estos
aportarán suficiente evidencia para sustentar conclusiones sobre el
desempeño del capital intelectual; los cuales se detallarán en los
programas de la auditoria inteligente.
b. Alcance de Auditoria. Los procesos claves identificados son los siguientes: Políticas de
Calidad y Regulaciones internas, Reclutamiento y Selección de
Personal, Inducción y Educación Continuada, Evaluación del
Desempeño, Motivación y Política Salarial, Relaciones interpersonales,
Canales de comunicación, Código de ética, Trabajo en equipo,
Presupuesto de tiempo para el desarrollo de las actividades de auditoria
y Programas de Auditoria
164
El trabajo estará orientado a evaluar el capital intelectual de la firma de
auditoria, por lo que se realizará una auditoria de alcance de acuerdo a
los procesos clave identificados.
c. Oportunidad de los procedimientos de Auditoria. La oportunidad con que se realizará la Auditoria inteligente, será de
acuerdo a un cronograma de actividades, que está en función de fechas
claves y tomando en consideración la temporada en la que se nos
contrate, si es alta o baja, así como la disponibilidad de los empleados
para poder llevar a cabo la evaluación.
VI. Administración de la Auditoria.
a. Establecimiento de presupuestos de tiempo y personal asignado. El personal asignado para la auditoria, y el total de horas a invertir para
el desarrollo de la misma, será conforme al cuadro No.11:
Cuadro No. 11
Presupuesto de tiempo para el personal asignado para el desarrollo de la auditoria
Actividades
Socio (Horas)
Encargado (Horas)
Total (Horas)
Preparación del memorando de planeación 44 44
Revisión y autorización de la planeación 1 1
Desarrollo de la Auditoria 572 572
Revisión de pt´s 3 3
Elaboración y revisión del borrador del informe 1 16 17
Discusión del informe con el Cliente 1 7 8
Revisión y firma del Informe Final 1 1
Comunicación de informes 1 1 2
Total Horas 8 640 648
% 1% 99% 100% Fuente: Autoras de la tesis
165
Cuadro No. 12. Presupuesto horas / hombre para el desarrollo de la auditoria
No Cargo
personal asignado
Salario Mensual
Horas cargables
Precio por hora
Gastos por salarios
Gastos Admón. y
Patronales14.25%
Otros gtos. administrativos
Viáticos y otros
imprevistos
% utilidad
25% Honorarios
a cobrar
1 1
Socio Encargado
1,000450
8 640
4.161.88
33.281,203.20
Total 1,450 648 1,236,48 176.2 300 200.00 478.17 $ 2390.85
IVA 13% $ 310.81
Total $ 2,701.66
Fuente: Autoras de la tesis
b. Cronograma de Actividades
Mes Actividad a Realizar 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Administración del Capital IntelectualRegulaciones existentes en la firmaReclutamiento de personal Selección de personalInducción del personalCapacitaciones impartidas por la firma.Proceso de evaluación del desempeño.Política salarialRelaciones interpersonales.Canales de comunicación dentro de la firma.Motivación al Capital intelectual en la firma.Metodología de trabajo de la FirmaCódigo de éticaTrabajo en equipoPresupuesto de tiempo para el desarrollo de las actividades de auditoriaProgramas de auditoria.Manejo de Papeles de trabajo
Contratación, Carta compromisoConocimiento de la firmaObjetivos de la planeacionComprension de la firma auditada y evaluación del RiesgoEstrategia de la Auditoria InteligenteAdministración de la AuditoriaAdecuación de ProgramasAgenda de entrevistas
Determinación de las Técnicas de Auditoria a utilizarPrograma de Auditoria para la Evaluacion de las Regulaciones internas de la firmaProgramas de Auditoria para la Evaluacion del Reclutamiento y Seleccion de personalPrograma de Auditoria para la Induccion del personal en las Firmas de AuditoriaPrograma de Auditoria para la Evaluacion de las capacitaciones impartidas por la firmaPrograma de Auditoria para la Evaluacion del Desempeño.Programa de Auditoria para la política de calidadPrograma de Auditoria para la Evaluación de las relaciones interpersonalesPrograma de Auditoria para la Evaluación de los canales de comunicaciónPrograma de de Auditoria para la Evaluación de la motivación en el personalPrograma de Auditoria para la Evaluación del Código de EticaPrograma de Auditoria para la Evaluación del Trabajo en equipoPrograma de Auditoria para la Evaluación de Métodos de TrabajoElaboracion y Discusion de hallazgosDiagnóstico del Sistema
Elaboración del InformeComunicación del Informe
Mes 1Semanas
Mes 2 Mes 3 Mes 4Semanas Semanas Semanas
ETAPA IV. INFORME, COMUNICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RESULTADOS.
ETAPA III. HERRAMIENTAS A UTILIZAR EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE AUDITORÍA INTELIGENTE.
ETAPA II. PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA INTELIGENTE.
ETAPA I. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
166
c. Fechas clave de la auditoria Cuadro No. 13
Fechas clave de la auditoria
Actividad Clave a realizar Período de Revisión Personal Asignado Investigación preliminar 3 semanas Encargado Planeación de la Auditoria 1 semana Socio, Encargado Desarrollo de la Auditoria 9 semanas Encargado Elaboración del Informe 2 días Socio, Encargado Comunicación de resultados 1 semana Socio
VII. Programas
Los programas de auditoria convierten el enfoque de auditoria
desarrollado por el equipo, en una descripción comprensiva del trabajo a
realizar, y constituyen un respaldo de lo adecuado del trabajo a ejecutar.
Los programas de la Auditoria Inteligente describen en detalle la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a ejecutar.
A continuación se propone un modelo de texto de programas de auditoria,
del Sistema de Auditoria Inteligente, los que se utilizarán para la
evaluación del Capital Intelectual, de las empresas dedicadas a la
auditoria externa. El sumario de los programas es el siguiente:
PRA01. Programa de Auditoria para la Evaluación de las Regulaciones
Internas de la firma.
PRA02. Programa de Auditoria para la Evaluación del Reclutamiento y
Selección de Personal
PRA03. Programa de Auditoria para la Evolución de la Inducción del
personal en las Firmas de Auditoria.
PRA04 Programa de Auditoria para la Evaluación de las Capacitaciones
Impartidas por la Firma
PRA05. Programa de Auditoria para la Evaluación del Desempeño
167
PRA06. Programa de Auditoria para la Evaluación de la Política Salarial
PRA07. Programa de Auditoria para la Evaluación de las Relaciones
Interpersonales
PRA08. Programa de Auditoria para la Evaluación de los Canales de
Comunicación
PRA09. Programa de Auditoria para la Evaluación de la Motivación en el
Personal.
PRA10. Programa de Auditoria para la Evaluación del Código de Ética.
PRA11. Programa de Auditoria para la Evaluación del Trabajo en Equipo
PRA12. Programa de Auditoria para la Evaluación de Métodos de Trabajo
A continuación se muestran los programas del Sistema de Auditoria
Inteligente:
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE
PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DE LAS REGULACIONES INTERNAS DE LA FIRMA
PRA01
NOMBRE DE LA FIRMA________________________________________________________ PERIODO________________________________________ Objetivos:
• Verificar si en la firma se tiene un reglamento interno
Verificar si la firma ha implementado políticas de calidad.
Investigar si la firma ha creado una visión y misión y si estas son transmitidas al personal.
Investigar si la firma fomenta los principios y valores al personal.
Indagar si la firma posee un manual de funciones. Tiempo
presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance Referencia
P/T Realizado
por Tiempo
real
Reglamento interno
1. Solicitar el reglamento interno de la firma.
2. Leer el contenido del reglamento y resuma aquellos aspectos más importantes.
3. Verificar si en las normas impuestas por la
firma, se han contemplado todas las áreas que están relacionadas con los derechos y
168
obligaciones del personal.
4. Verifique si la firma da a conocer el reglamento interno a su personal.
5. Entreviste a una muestra representativa de
los auditores, para identificar si tienen conocimiento del reglamento interno.
6. Concluya si el reglamento interno de la firma
está acorde a sus necesidades y las de su personal.
Políticas administrativas y de calidad
1. Indague si la visión esta de acuerdo con los objetivos que persigue la firma.
2. Verifique si el trabajo realizado por el personal
esta de acuerdo con los objetivos que persigue la visión y la misión de la firma.
3. Observe si en la firma se crea un ambiente de
lealtad con el personal.
4. Investigue si la firma cuenta con principios y valores para la prestación de servicios.
5. Indague si el personal de la firma muestra
honradez, honestidad y responsabilidad en el desempeño de su trabajo.
6. Observe si el personal cumple con las políticas
de calidad creadas por la firma.
Manual de funciones
1. Verificar el manual de funciones que posee la firma.
2. Investigar si en el manual de funciones se
describe correctamente la responsabilidad que amerita cada cargo.
3. Investigar si la firma proporciona al personal el
manual de funciones
4. Indagar si el personal de la firma cumple correctamente las funciones del cargo descritas en el manual de funciones.
169
5. Indague la asignación de niveles de personal
que mantiene la firma y si estos cumplen los requisitos de dichos cargos.
Nivel de Staff: Asistente Encargado
Nivel Ejecutivo Supervisor Gerente Socio
6. Concluya con el trabajo realizado y efectúe las sugerencias necesarias, para el informe.
Administrado por:______________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha Revisado por:_________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
170
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DEL
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL
PRA02
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________
Objetivos:
Evaluar los pasos de reclutamiento de selección de personal, contratación y los niveles de
personal que tiene la firma.
Determinar si la firma de auditoria prevé las necesidades de personal con el objetivo de
asegurar la cantidad de recursos humanos necesarios para desarrollar sus trabajos.
Evaluar la funcionalidad e idoneidad del método de selección y reclutamiento de personal
Tiempo
Presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance
Referencia P/T
Realizado por
Tiempo real
1. Elaborar y pasar al gerente o al encargado de
selección y reclutamiento de personal un cuestionario sobre el proceso de reclutamiento, que incluya al menos las siguientes preguntas:
a. ¿Existe manuales establecidos por la firma para los procesos de reclutamiento y selección de personal?
b. ¿Cuáles son las fuentes de reclutamiento que utiliza la firma?
Personal de la empresa Agencia de empleo Bolsa de trabajo Universidades Otros
2. Solicitar expedientes de empleados
seleccionados durante el ultimo año, verificando y examinando que exista evidencia de los siguientes puntos:
a. Que los aspirantes llenan una solicitud de
empleo que consigne sus datos personales y los relativos a su especialización, nivel académico, experiencia y referencias de trabajo
b. Que el encargado de la selección y
reclutamiento de personal verifique el
171
currículum vitae o solicitud de empleo contenga requisitos básicos del candidato.
c. Se verificarán los datos de la solicitud y
referencias de empleos anteriores.
3. Verifique si en los exámenes que se efectúan en la selección y contratación del personal son de acuerdo con el puesto solicitado.
4. Verifique si las personas se seleccionan de
acuerdo a las exigencias del puesto derivados de los resultados.
5. Concluya con el trabajo realizado y efectué las
sugerencias necesarias, para el informe.
Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
172
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DE LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL EN
LAS FIRMAS DE AUDITORIA
PRA3
NOMBRE DE LA FIRMA________________________________________________________ PERIODO________________________________________ Objetivos:
Investigar si en las firmas de auditoria han creado un programa de inducción para el nuevo
personal.
Verificar los procedimientos de inducción para el nuevo personal de las firmas de auditoria. tiempo
presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance Referencia
P/T Realizado
por Tiempo
real
1. Investigue si la firma de auditoria cuenta
con un programa de inducción para el nuevo
personal.
2. Indague si en la firma se le da la bienvenida
a los nuevos empleados y si los presentan
formalmente a todo el equipo de trabajo de
la firma.
3. Verifique si la firma induce al nuevo
personal referente a su misión, visión,
objetivos, reseña histórica, políticas, normas
internas, servicios que presta, estructura
organizativa, beneficios socioeconómicos,
etc.; y toda aquella información necesaria
para la identificación del mismo con la firma.
4. Indague si la firma de auditoria da a conocer
a los nuevos trabajadores sobre sus
derechos y deberes.
5. Investigue si la firma suministra al nuevo
173
trabajador información sobre los beneficios
sociales, económicos, actividades
deportivas y culturales, actividades de
desarrollo y de adiestramiento de personal.
6. Verifique si en la firma se le proporciona al
trabajador que ingresa, las bases para una
adaptación con su grupo de trabajo.
7. Indague si la firma de auditoria mantiene
informado a todo el personal de los cambios
que se producen en la firma en cuanto a
políticas, normas, procedimientos y cambios
de estructuras.
8. Verifique si la firma le muestra al nuevo
empleado dónde son suministrados los
artículos de papelería, y si le explican el
procedimiento a seguir para obtenerlos.
9. Indague sobre la satisfacción que tienen los
empleados acerca del programa de
inducción que posee la firma.
10. Concluya sobre el trabajo realizado y
efectué las sugerencias necesarias, para el
informe.
Administrado por:______________________________________________________________
Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:_________________________________________________________________
Nombre completo iniciales fecha
174
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACION DE LAS CAPACITACIONES IMPARTIDAS
POR LA FIRMA
PRA04
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________
Objetivos
Verificar si en la firma se capacita al personal
Verificar la aplicación de la Norma de Educación Continuada emitida por el Consejo de
Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoria.
Verificar si se incluyen las temáticas de educación emitidas por el Consejo
Verificar si están impartiendo los temas por personal calificado de la firma.
Verificar si en la firma se imparten temas innovadores. Tiempo
Presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance Referencia
P/T Realizado
por Tiempo
real
1. Investigue si la firma proporciona a su personal las
programaciones de las capacitaciones.
2. Verifique si los temas que están contemplados en
el temario están a la vanguardia, y de acuerdo a
las exigencias del Consejo de Vigilancia de la
profesión de la Contaduría Pública.
3. Seleccione muestra representativa y verifique la
importancia que le da el personal a los temas
impartidos, a través de entrevistas.
4. Solicite las programaciones de temas de
Educación Continuada y verifique que se
encuentren conforme a lo establecido en la
Norma.
5. Del punto anterior, investigue que se estén
impartiendo a todo el personal de la firma los
temas propuestos.
6. Solicite a la persona encargada de las
capacitaciones, los resultados de las evaluaciones
de los auditores.
7. Solicite los registros de participación de los
175
empleados en el desarrollo de las capacitaciones y
verifique que se encuentran custodiados
adecuadamente.
8. Indague si se imparten los temas por personal
debidamente calificado.
9. Solicite el plan anual de capacitaciones e
investigue si los tipos de capacitación son
impartidas por personal externo o interno y si es
desarrollado por personal calificado.
10. Investigue si la firma proporciona material de
apoyo al personal en las capacitaciones
11. Indague sobre la importancia y cuidado que le da
el personal al material de apoyo que le
proporciona la firma.
12. Concluya sobre la educación continuada dentro
de la firma y efectúe las sugerencias necesarias
para el informe.
Administrado por:_______________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:__________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
176
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO.
PRA05
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________ Objetivos:
Identificar el proceso de evaluación del desempeño de la firma.
Determinar si el proceso de evaluación del desempeño utilizado en la firma se adecua a las
necesidades de la firma.
Verificar el aporte que le esta dando al personal a la firma el proceso de evaluación del
desempeño utilizado. Tiempo
presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance Referencia
P/T Realizado
por Tiempo
real
Procedimientos de auditoria, para el Desempeño:
1. Solicite a los supervisores el proceso de
evaluación del desempeño.
2. Verifique si el proceso de evaluación de
desempeño se ajusta a las necesidades de
la firma.
3. Indague cuales son los métodos para
supervisar el trabajo de los auditores en el
campo.
4. Concluya si los métodos para supervisar el
trabajo en la firma son adecuados.
5. Verifique si las metas de desempeño de la
firma de auditoria son realistas y
alcanzables
6. Verifique si la firma cumple los objetivos
trazados en la evaluación del desempeño.
7. Verificar si en el proceso de evaluación del
desempeño del personal de la firma se
evalúa el conocimiento y habilidades.
8. Elabore un cuestionario que este dirigido al
gerente o encargado del personal de la
177
firma, que contenga al menos las
siguientes preguntas.
a. Está satisfecha la firma con el actual
proceso de evaluación del desempeño.
b. Cuál es el propósito de la firma de
evaluar el desempeño de los empleados.
c. Qué se hace con el personal de bajo
rendimiento en un período de
evaluación.
9. Seleccione una muestra representativa,
que no sea inferior al 40% del universo de
empleados, luego realice una entrevista
que contenga al menos los siguientes
puntos:
a. ¿Está satisfecho con el actual proceso
de evaluación de desempeño? Si su
respuesta es negativa, por que esta
insatisfecho.
b. ¿Qué aspectos considera deben
incluirse en la evaluación de
desempeño?
c. ¿Los resultados de la evaluación son
discutidos con usted?
d. ¿Ha obtenido beneficios de la evaluación
del desempeño? Si su respuesta es
positiva mencione algunos beneficios. Si
su respuesta es negativa mencione por
qué
e. ¿Con qué frecuencia considera debe
realizarse la evaluación del desempeño?
f. ¿Considera útil la evaluación del
desempeño?
10. Verifique si en el proceso de evaluación del
desempeño se toma en cuenta la
creatividad en la elaboración de los
papeles de trabajo por parte de los
178
auditores.
11. En la evaluación del desempeño realizada
en la firma indague si se evalúan los
siguientes aspectos:
c. ¿Se preocupa el auditor por
estudiar libros y revistas técnicas?
d. Asiste a seminarios técnicos y
cursos de actualización.
e. Mantiene contactos con
organizaciones profesionales.
f. Mantiene contacto con el
desarrollo profesional de otros
países.
12. Investigue si el personal adquirió
previamente un entrenamiento técnico
adecuado y por lo mismo si cuenta con
capacidad profesional suficiente.
13. Concluya sobre el trabajo realizado y
efectúe las sugerencias necesarias, para el
informe.
Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
179
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA SALARIAL
PRA06
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________
Objetivos Determinar si la firma de auditoria aplica una adecuada política salarial acorde al mercado
laboral, expectativa del personal y de acuerdo a la evaluación del desempeño.
Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Tiempo Presupuestado
Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance Referencia
P/T Realizado
por Tiempo
real
Política salarial:
1. Indague con el gerente o encargado del personal de la firma de auditoria sobre lo siguiente:
Periodicidad de los incrementos salariales al
personal.
Bases para establecer los porcentajes de incremento salarial
Si es política de la firma reconocer la
antigüedad el mérito y el desempeño sobresaliente a través de la estructura de trabajo.
2. Solicite al área de recursos humanos la
ultima encuesta salarial y verifique si los aumentos de sueldos están de acuerdo a:
La relación directa con el mercado.
Los resultados obtenidos en la evaluación de
desempeño la guía o estructura de la firma.
3. Concluya sobre el trabajo realizado mediante narrativa, y efectúe las sugerencias necesarias para el informe.
180
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DE LAS
RELACIONES INTERPERSONALES
PRA07
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________
Objetivos
Conocer los aspectos más importantes que afectan las relaciones interpersonales, ya sean
estos favorables o desfavorables.
Determinar si en la firma existe, cooperación, empatía y sensibilidad interpersonal.
Investigar cual es la forma de resolver conflictos entre los auditores, ya sea entre sus propios
compañeros como con el cliente. Tiempo
Presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance
Referencia P/T
Realizado por
Tiempo real
Relaciones Interpersonales 1. Observar si los auditores tienen la cualidad de
obrar en conjunto, para lograr los objetivos del trabajo propuesto.
2. Identificar si en el grupo de auditores existe
empatía, es decir, la capacidad de percibir el estado de ánimo y los sentimientos de los demás, sin que estos hayan sido comunicados con palabras.
3. Realizar entrevistas al azar, con el fin de conocer
si en el equipo de auditores existe la sensibilidad interpersonal, es decir la cualidad de sensibilizarse con las emociones de los demás, logrando adaptarse a las necesidades y expectativas de las personas.
4. Consultar con los supervisores los procedimientos
para resolver conflictos. 5. Concluya con la información obtenida de como se
encuentran las relaciones interpersonales en la firma, y efectúe las sugerencias necesarias para el informe.
Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
181
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN.
PRA08
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________
Objetivos
Investigar cuales son los canales de comunicación más utilizados en la firma.
Investigar si los auditores conocen los canales de comunicación que deben utilizar en el
ejercicio de sus diversas funciones.
Evaluar si los canales de comunicación utilizados en la firma son los más adecuados. Tiempo
Presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance
Referencia P/T
Realizado por
Tiempo real
Canales de Comunicación 1. Solicite el organigrama de la empresa con los
nombres de los empleados, y verifique la dirección
de los canales de comunicación.
2. Investigue cuales son los canales de
comunicación frecuentemente utilizados por los
socios, supervisores y auditores. (Mediante el
Cuestionario No.1)
3. Investigue las barreras más comunes que se han
presentado en la comunicación.
4. Investigue si al momento de dar las instrucciones
los supervisores son breves, precisos y directos.
5. Concluya su evaluación acerca de los canales de
comunicación, de acuerdo a lo investigado, y
efectúe las sugerencias necesarias para el
informe.
Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
182
Cuestionario No.1
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE
Los Canales de Comunicación
Objetivo: Determinar si los canales de comunicación que se emplean en la firma, son correctos.
Nombre de la Firma____________________________________________ Cargo que desempeña_______________________ Experiencia laboral (años):___________________ No. Personas bajo su responsabilidad____________ Fecha___________________
Conteste las siguientes preguntas:
1. Subraye cuales son los medios que utiliza para derivar indicaciones a sus subalternos e
indique un ejemplo cuando los utiliza.
VERBAL
-Verbal directa -Verbal por medio de otra persona
______________________________________________________________________
ESCRITA
-Memorándums -Cártel en periódico mural -Notas -Libreta
______________________________________________________________________
TECNOLÓGICO
-Correo electrónico -Teléfono - Fax
______________________________________________________________________
2. Cuál es el medio que valora más efectivo para comunicarse eficazmente y por qué.
3. Cuál es el medio de comunicación que causa mayor distorsión en la comunicación y por
qué.
4. Qué medio de comunicación solicita usted a sus subalternos para que le transmitan la
información.
5. Que canales de comunicación utiliza usted para brindarle la información al cliente de los
resultados obtenidos de las auditorias realizadas en su empresa.
Administrado por:_________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:____________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
183
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DE LA MOTIVACIÓN EN EL PERSONAL
PRA09
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________
Objetivos
Verificar si la firma posee políticas encaminadas a la motivación de los empleados.
Conocer cuál es la forma en que la firma motiva a sus empleados.
Conocer cuál es la respuesta de los empleados, ante los estímulos.
Evaluar si las estrategias de motivación de la firma, son adecuadas para su personal. Tiempo
Presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance Referencia
P/T Realizado
por Tiempo
real
Motivación 1. Investigue cuales son los motivos por los que se
estimula al personal.
2. Entreviste a una muestra representativa de
gerentes, supervisores y auditores, para conocer
su opinión acerca de los estímulos brindados por
la firma.
3. Documente si la firma posee estrategias para
motivar a su personal, y cuales son.
4. Verifique quien es la persona que autoriza los
estímulos al personal o los permisos especiales.
5. Concluya sobre si los mecanismos de motivación
a personal son los más adecuados en la firma, y
efectúe las sugerencias necesarias para el
informe.
Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
184
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DEL CÓDIGO DE ETICA.
PRA10
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________
Objetivos:
Verificar si el personal de la firma muestra altos estándares de ética profesional.
Determinar si el personal de la firma cumple con los requisitos establecidos por el código de
ética que utiliza la firma de auditoria.
Evaluar si en la firma, se realiza medios para asegurar la independencia del personal para
con los clientes.
Confirmar si se cumplen los requisitos técnicos, legales relacionados con la independencia de
las auditorias. Tiempo
Presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance
Referencia P/T
Realizado por
Tiempo real
1. Indague si la ética profesional representa una parte importante en la disciplina de la firma.
2. Observe si el comportamiento del personal es
adecuado en el lugar de trabajo.
3. Observe la integridad y objetividad que muestra el personal de la firma en los servicios profesionales que presta.
4. Observe si el personal de la firma tiene
capacidad para llevar a cabo su trabajo y si aplica sus conocimientos, habilidades y experiencias con razonable cuidado y diligencia profesional.
5. Indague si el personal de la firma actúa de
manera consistente con la buena reputación de la profesión.
6. Observe si el personal de la firma se abstiene
de cualquier comportamiento que pudiera desacreditar a la firma o a la profesión.
7. Indague si el personal de la firma respeta la
confidencialidad del cliente.
8. Indague si el personal de la firma mantiene independencia conforme a los lineamientos del código de ética profesional que utilizan en la firma.
185
9. Confirmar el cumplimiento de las reglas de conducta mediante una entrevista al personal de la firma.
10. Concluya sobre el trabajo realizado y efectué
las sugerencias necesarias, para el informe. Independencia. Normas de auditoria 1. Verifique las acciones efectuadas para asegurar
que el personal mantiene una actitud mental independiente.
Principios de auditoria. 2. Confirme la divulgación, existencia y puesta en
práctica del código de ética por los contadores profesionales emitido por la federación internacional de contadores, para dar cumplimiento al principio de independencia.
Ley reguladora del ejercicio de la contaduría publica 3. Verifique como se garantiza, mediante
evaluaciones y evidencia, que la firma de cumplimiento a la prohibiciones establecidas en la ley, plasmadas con la independencia.
Código de ética emitido por el Consejo de Vigilancia. 4. Analice como la dirección ejecutiva de la firma y el
personal técnico ha construido el fundamento dela estructura filosófica para que la independencia, integridad, objetividad se cumpla a acuerdo al código.
5. Asegúrese si el personal tiene un concepto firme
y conoce la normativa técnica y legal relacionada con la independencia.
6. Evalúe si los servicios prestados por la firma a la
cartera de clientes, no comprometen o pone en riesgo la independencia de los auditores.
7. Concluya sobre el trabajo realizado y efectúe
sugerencias para el informe Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
186
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DEL TRABAJO EN EQUIPO
PRA11
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________ Objetivos
Investigar cuál es el valor que le da la firma, al trabajo en equipo.
Conocer si en la firma se fomenta el trabajo en equipo. Tiempo
Presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance Referencia
P/T Realizado
por Tiempo
real
Trabajo en Equipo 1. Documente si entre los principios de la firma, se
encuentra el trabajo en equipo.
2. Verifique si en los equipos de trabajo se
comparten la información, expresando sus
opiniones abiertamente.
3. Investigue si los supervisores ayudan a los
miembros de su equipo con esfuerzo y motivación,
facilitando el enfoque del equipo gracias a su
cooperación.
4. Investigue si los auditores se integran al equipo,
utilizando todas sus habilidades, entusiasmo y
esfuerzo para el bien común, manteniendo una
visión clara de su papel dentro del equipo.
5. Concluya sobre los aspectos más importantes
investigados del trabajo en equipo, y efectúe las
sugerencias necesarias para el informe.
Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
187
SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EVALUACIÓN DE METODOS DE TRABAJO
PRA12
NOMBRE DE LA FIRMA____________________________________________________________ PERIODO________________________________________
Objetivos
Verificar el método que utiliza la firma para asignar actividades a su personal.
Verificar los programas de auditoria que elabora la firma para que el personal desarrolle sus
actividades. Tiempo
Presupuestado Procedimientos de auditoria, naturaleza y alcance
Referencia P/T
Realizado por
Tiempo real
Presupuesto de trabajo
1. Verifique si se establece un buen control de
actividades mediante el presupuesto de
tiempo asignado al personal de la firma.
2. Confirme si se asignan las actividades de
acuerdo al personal que tiene la capacidad de
desarrollar las auditorias encomendadas por la
firma.
3. Indague sobre la carga de trabajo asignada a
cada empleado y verifique que sea apropiada.
4. Verifique si el personal de la firma cumple con
los requisitos del presupuesto de tiempo en el
desarrollo de sus actividades.
5. Concluya sobre el trabajo realizado y elabore
una narrativa, y efectúe las sugerencias
necesarias para el informe.
Programas de auditoria:
6. Verifique si en la firma se están elaborando
programas de auditoria.
7. Verifique si los programas de auditoria son
elaborados de acuerdo a los procedimientos
establecidos por NIA´S.
8. Indague si el personal de la firma hace uso de
188
los programas para desarrollar sus actividades
de auditoria.
9. Observe la correcta aplicación de los
procedimientos establecidos en los programas
de auditoria por el personal.
Papeles de trabajo 1. Verifique mediante una muestra al azar de
clientes de la firma los papeles de trabajo
elaborados por los auditores.
2. Se verificará si los papeles de trabajo están
elaborados de acuerdo a NIA’S.
3. Se verificará el orden y limpieza de los
papeles de trabajo.
4. Se revisarán si los papeles de trabajo cumplen
con las normas de la firma.
5. Corroborar si los programas de auditoria se
encuentran archivados en los papeles de
trabajo y si estos son resguardados
correctamente.
6. Concluya sobre el trabajo realizado y elabore
una narrativa, y efectúe las sugerencias
necesarias para el informe
Administrado por:________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
Revisado por:___________________________________________________________________ Nombre completo iniciales fecha
VIII. Agenda de entrevistas.
Este apartado comprenderá en preparar agendas de las entrevistas a
sostener con el personal ejecutivo de las firmas de auditoria, con el
objetivo de mantener una constante comunicación.
Así mismo la naturaleza de la entrevista a realizar será determinada por
las necesidades del auditor.
189
5.3. ETAPA III. HERRAMIENTAS A UTILIZAR EN EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTELIGENTE. Para desarrollar el Sistema de Auditoria Inteligente, el auditor utilizará
diferentes técnicas de auditoria, las que constituyen una herramienta
importante para obtener evidencia comprobatoria durante la evaluación a
ejecutar y le proporcionará suficiente información para alcanzar los objetivos
de la auditoria, sustentar conclusiones y elaborar un diagnóstico del Sistema
de Auditoria Inteligente
5.3.1. Técnicas de auditoria para la Auditoria Inteligente.
Entre las técnicas de auditoria que el auditor puede utilizar durante la
ejecución de la auditoria están: el análisis, la inspección, la investigación, la
indagación, observación, confirmación y los procedimientos de revisión
analítica.
a. Análisis.
El objetivo de esta técnica es analizar la información y examinar la
documentación para evaluar su efectividad práctica. El desarrollo de
programas específicos, hechos a la medida de las circunstancias que
rodean a la firma, son de gran utilidad al auditor.
b. Inspección.
Durante la inspección el auditor debe examinar: registros, documentos,
base de datos, controles relacionados con la información del personal o
cualquier política y procedimiento relacionado, que proporcione la
evidencia de auditoria, por ejemplo inspeccionar los siguientes aspectos:
Los presupuestos del recurso humano.
La información precisa de los empleados desde los puestos, edad,
sexo, nivel de organización, tasa de salarios y funciones, hoja de vida,
190
etc. Con el propósito de verificar que se estén cumpliendo los
requerimientos de la firma.
Las políticas y procedimientos diseñados por la compañía para la
contratación del personal.
Inspección de solicitudes y curriculums con sus respectivas pruebas de
conocimientos, psicológicas y otras que se hayan realizado.
Inspección de políticas y procedimientos relacionados con el desarrollo
de recursos humanos desde el entrenamiento hasta la capacitación
constante dependiendo de las necesidades de retroalimentación. Así
como también el programa de Educación Continuada.
Revisión selectiva de papeles de trabajo.
c. Investigación. Mediante la utilización de la investigación el auditor busca información de
personas con los conocimientos suficientes y precisos acerca de la firma.
La investigación puede ser formal por escrito dirigida a socios, gerentes o
informal dirigida a cualquier otro personal dentro de la firma. La
investigación puede dar al auditor evidencia de auditoria corroborativa.
En la evaluación del Sistema de Auditoria Inteligente, el auditor puede
utilizar la técnica de la investigación considerando los siguientes
parámetros:
El punto que a su juicio convierte en excesivo el ausentismo o la
rotación, tiene que comenzar a investigar los problemas que están
causando esta situación (por ejemplo: investigar sobre el adecuado
proceso de selección, investigar sobre la suficiente capacitación a la
gerencia o cualquier otra razón).
Cuando existe la sospecha que la forma de capacitar al personal dentro
de la firma no es apropiada (por ejemplo, cuando se observa que en el
desarrollo de la auditoria el colaborador no ha realizado
191
adecuadamente su trabajo, aun cuando se le haya capacitado, se debe
investigar si se esta capacitando conforme a normas establecidas)
d. Indagación. El auditor debe indagar mediante una serie de preguntas que debe
realizar a los socios y empleados de la firma que esta evaluando, por
ejemplo pueden hacerse preguntas referente al por qué de ciertos
procedimientos, o para determinar los adecuados procedimientos de
control de personal, la adecuada administración de sueldos y salarios, el
adecuado entrenamiento y capacitación, entre otros.
La indagación para que sea suficiente por si misma debe ser
valiosamente corroborativa, esta puede llevar al auditor a descubrir
situaciones que exigen una revisión adicional.
El auditor puede utilizar el estudio del caso y la encuesta como técnicas
de indagación.
Estudio del Caso. Problemas típicos en que el estudio del caso puede
utilizarse para la indagación incluyen los siguientes aspectos:
Una tasa de rotación de personal excesivamente alta en la firma.
Un clima laboral muy tenso y presionante en la firma.
La encuesta se utiliza como cuestionario, las respuestas a las preguntas
pueden revelar también formas de mejorar el desempeño en la firma.
e. Observación. Esta técnica consiste en el uso de los sentidos para evaluar las
actividades realizadas por el capital intelectual. En esta auditoria existen
muchas oportunidades para utilizar la vista, el oído, el tacto y el olfato
para evaluar una amplia gama de cosas. Es importante mencionar que la
observación es raras veces suficiente en sí misma. Es necesario hacer
192
un seguimiento de las impresiones iniciales con otros tipos de evidencia
de corroboración. No obstante la observación será muy útil en la
auditoria.
f. Confirmación.
Esta consiste en obtener información verbal o escrita por parte de
terceras personas, en respuesta a las preguntas del auditor. Aunque se
pueden obtener muchas evidencias del capital intelectual de la firma a
través de confirmar, por lo general no puede considerarse como
concluyente porque no proviene de una fuente independiente y puede
estar prejuzgada a favor del capital intelectual. Por lo que, cuando no se
consigue evidencia a través de confirmación, es necesario obtener más
evidencia de comprobación a través de otros procedimientos.
g. Procedimientos de revisión analítica. El auditor puede utilizar procedimientos de revisión analítica mediante
análisis de índices y tendencias significativas incluyendo la investigación
resultante de fluctuaciones y relaciones que son inconsistentes con otra
información relevante o que se desvían de los montos pronosticados.
Ejemplo de estos procedimientos durante la Auditoria Inteligente son:
Costos de la Rotación de Personal. Se utiliza para evaluar la cantidad de recursos financieros que se
incurren por cada empleado retirado (ya sea por despido, renuncia, etc.),
desde que ingreso a la empresa (costos de reclutamiento, selección,
capacitación) hasta su separación definitiva de la misma, de acuerdo al
cuadro No14:
193
Cuadro No. 14
Costos de la rotación del Personal.
Empleados No
Concepto A B C
Total
1 Costo de Reclutamiento y selección.
Gastos de emisión y procesamiento de la solicitud
del empleado.
Gastos en publicación de avisos de reclutamiento
de periódicos.
Gastos en prueba de selección y evaluación de los
candidatos.
Gastos de exámenes médicos.
2 Costo de Registro y documentación.
Costos de registro y documentación.
Gastos de formularios, documentación, aperturas
de cuentas bancarias.
3 Costo de Ingreso.
Gastos de entrenamiento.
Costo del tiempo que el supervisor de la firma,
invierte en inducción.
4 Costo de retiro del empleado.
Costo del anticipo de pagos relacionados con
vacaciones proporcionales.
Prestamos personales anticipados.
Estudio de escala salarial externa vrs. Escala salarial interna. Mediante este análisis se pretende evaluar como se encuentra la
estructura salarial, tanto interna como externa. Un modelo de este
indicador se muestra en el cuadro No.15:
194
Cuadro No. 15
Estudio de escala salarial externa vrs. Escala salarial interna.
Empresas Cargo
A B C
Salario Promedio
Empresa evaluada
Variación Comentario
Supervisor Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxx
Encargado Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx
Asistente Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx
5.3.2. Elaboración y discusión de hallazgos.
Durante todo el proceso de evaluación el auditor va identificando
desviaciones a las políticas y procedimientos los que deben ir
documentando adecuadamente para soportar estas observaciones en
su informe. Es recomendable que en el momento, los hallazgos sean
identificados y discutidos con el personal responsable.
Un modelo de formato para construir un hallazgo se presenta a
continuación en el formato No.3.
195
Formato No. 3 Hallazgo de Auditoria del Sistema de Auditoria Inteligente.
SAIMCCI HALLAZGO DE AUDITORIA
Ref. Pt’s_________ Hecho por_______ Fecha:__________
TÍTULO:_______________________________________________________________________________________
CONDICIÓN O DESVIACIÓN
CRITERIO:
EFECTO:
CAUSA:
RECOMENDACIÓN:
DISCUSIÓN CON AUDITADO:
COMENTARIO O COMPROMISO DEL AUDITADO:
SEGUIMIENTO:
196
5.3.3. Diagnóstico del Sistema de Auditoria Inteligente.
Al finalizar el estudio y evaluación del capital intelectual y los
procedimientos de evaluación y control, el auditor debe sumarizar
hallazgos y señalar las conclusiones respectivas por cada área
evaluada. Debe reportar aquellos hallazgos notorios de fallas de
eficiencia y eficacia. No debe realizar explicaciones detalladas de
procedimientos, debe ser específico con las deficiencias que a su
juicio son reportables.
El auditor debe tener una visión clara, simple y precisa de la Auditoria
Inteligente que le provea de insumos para el informe de auditoria.
Básicamente este factor comprende:
Análisis de los problemas determinados. Debe revisarse y analizarse cada una de las situaciones reportables
detectadas durante la auditoria, a efecto de determinar las causas que
las generen e impiden un desarrollo satisfactorio y una mejora
continua del capital intelectual.
Diseño de soluciones. Para resolver los problemas detectados, se deben presentar diferentes
soluciones y deben seleccionarse las más adecuadas, para que sean
adoptadas aquellas cuya implantación sea coherente con las
necesidades y posibilidades de la firma de auditoria.
197
5.4. ETAPA IV. INFORME Y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS.
5.4.1. Naturaleza del Informe.
Por las características de la Auditoria Inteligente el informe debe tener la
naturaleza equivalente a un diagnostico, en el cual se plasmen los hallazgos
derivados del trabajo, relacionados con el desempeño del Capital Intelectual,
para su mejora continua, y las deficiencias en los procedimientos recontrol y
evaluación sobre éste.
Por lo mencionado en el párrafo anterior, no es posible que como resultado
final del trabajo realizado de auditoria, se presente una opinión fundamentada
tipo dictamen sobre estados financieros sobre el grado de desempeño del
Capital Intelectual.
El informe o diagnóstico de la Auditoria Inteligente para la mejora continua del
Capital Intelectual no tiene la finalidad de emitir un dictamen.
5.4.2. El contenido básico del informe debe incluir los siguientes elementos.
I. Antecedentes (Descripción de la firma auditada).
Destacar al cliente o a la firma auditada en cuanto a sus atributos, misión
visión, cantidad de personal, años de experiencia, etc.
II. Alcance y limitaciones del trabajo.
Esta sección debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del
trabajo realizado, el área evaluada, participación de especialistas si fuese
el caso, las limitaciones y la responsabilidad asumida durante todo el
proceso.
198
III. Situaciones que afectan desfavorablemente el desempeño del Capital Intelectual.
En esta parte del informe es conveniente presentar un resumen
jerarquizado en el que resalten los hallazgos más significativos y se
destaque el efecto de ellos en el buen desempeño del Capital Intelectual,
proporcionando una descripción clara de los datos sobre los problemas
detectados, ejemplos de los mismos, etc.
IV. Recomendaciones para mejorar las deficiencias encontradas.
Las recomendaciones o posibles alternativas de solución propuestas,
deberán estar enfocadas a que se mejore el desempeño y se cultive la
filosofía de la Mejora Continua.
Referente a los resultados obtenidos en las evaluaciones al capital
intelectual y a los procedimientos de control y evaluación del mismo por
parte de la firma de auditoria, se ve la necesidad de que esta adopte un
modelo de interacción al cambio mediante el movimiento de las cinco “S”
del Kaizen y el ciclo de mejora continua, integrado por las fases de:
Planificación de la Mejora Continua, Ejecución de la Mejora continua,
Control de la Mejora Continua, Acción de la Mejora Continua.
Es así como a continuación se presenta la propuesta de cambio,
recomendada a la firma a la que hemos llamado Interacción al cambio, lo
que se logrará con la ejecución de las siguientes fases:
A. Fase de Planificación de la Mejora Continua.
Inicialmente la firma debe priorizar aquellas áreas relacionadas con su capital
intelectual, que requieren su atención para una mejora y así poder
interaccionar al cambio, por lo que proponemos los siguientes objetivos que
deben trazarse para lograr dicha mejora:
199
• Implementar las recomendaciones presentadas en el informe de la
Auditoria Inteligente.
• Analizar, priorizar y actuar sobre aquellas áreas criticas que afectan el
desempeño del capital intelectual y requieren de una atención urgente.
• Fomentar el cambio en sus empleados para que el resultado de las
actividades que ellos desarrollen vaya encaminada a una mejora continua.
• Aplicar las cinco S del Kaizen: Seiri (enderezar), Seiton (poner las cosas
en orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (aseo personal), Shitsuke (disciplina)
al trabajo en equipo y al manejo de papeles de trabajo.
B. Fase de Ejecución de la Mejora Continua. Para que la firma de auditoria y el capital intelectual de la misma cumplan los
objetivos trazados en la primera fase de planeación es necesario que sus
actividades las ejecuten siguiendo las recomendaciones siguientes, que
ayudarán a su mejora continua:
1. Recomendaciones para la mejora de los métodos de administración del capital intelectual.
Dentro de los métodos de administración que la firma debe poseer para
interaccionar al cambio en su capital intelectual tenemos:
a. Creación de Regulaciones internas en la firma. Entre las regulaciones que debe considerar la firma para la
administración del capital intelectual, se encuentran, el reglamento
interno, las políticas administrativas y políticas de calidad. A
continuación se describirá cada uno de ellos:
Reglamento interno Es muy importante que dentro de la firma de auditoria exista un
reglamento interno que dicte políticas y procedimientos, delimitando los
200
derechos y obligaciones del capital intelectual, así como de la firma,
que sirvan de apoyo en el desarrollo de sus actividades laborales.
Políticas Administrativas Estas pueden encontrarse en un sólo documento en el que se describe
la estructura de los procedimientos administrativos de la firma,
definiendo los lineamientos a cumplir, y las disposiciones propias de la
firma en cuanto a:
Políticas salariales (períodos y formas de pago)
Forma de pago del aguinaldo, vacaciones e indemnizaciones.
Períodos de vacaciones.
Horario de entrada y salida.
Solicitud de permisos personales y de estudio.
Gastos de viaje.
Calendario de trabajo.
Control de asistencia.
Uso de papelería.
Uso de herramientas.
Vestuario del personal.
Políticas de Calidad La creación de una política de calidad es parte de la responsabilidad de
las firmas de auditoria, lo que le va a permitir perfilarse hacia el logro de
los objetivos determinados; estos se conforman de una visión, misión,
ambiente de lealtad en la firma y principios y valores, que a
continuación describiremos brevemente:
Visión Uno de los requisitos indispensables en la firma de auditoria es que
deben construir su propia visión de lo que quieren alcanzar o ser dentro
de un período determinado de tiempo.
201
El alcance de la visión debe ser medible y/o cuantificable.
Los objetivos deberán ser claros de tal manera que puedan
alcanzarse.
Qué es lo que se quiere alcanzar y cuando se desea lograr.
Cuáles son los recursos con los que se cuenta, y como
aprovecharlos al máximo.
Cuánto se está dispuesto a invertir.
Cómo se va a alcanzar la visión planteada.
El logro de la mejora continua del servicio y de su prestación.
Misión Si la firma de auditoria tiene clara su visión, le será fácil establecer su
misión pues esta no es más que las herramientas y los medios en los
cuales se apoyará para lograr los objetivos planteados, sin perder de
vista que el punto principal es llegar a brindar a todos los clientes un
servicio con calidad garantizada, de tal forma que pueda lograr la
satisfacción de estos.
Ambiente de lealtad en la firma. Es importante que dentro de la firma se cree un ambiente de lealtad, no
solo a la empresa misma, sino que también hacia sus compañeros,
desde las altas jerarquías deben dar el ejemplo a sus asistentes.
Principios y valores Toda firma de auditoria debe contar con principios y valores para la
prestación de servicios destacándose la ética profesional de auditoria y
los valores que contribuyen al buen desempeño de su personal.
Los principios y valores al igual que los demás elementos de la política
de calidad es responsabilidad de la firma, para plantearlos deben
considerarse los siguientes elementos:
Que su aplicación garantice un servicio eficiente y de calidad.
202
Que los principios y valores estén en relación con los objetivos
planteados.
Que sean alcanzables y promueva el bienestar para todo el
personal.
Se destaque la conducta mostrada dentro de la organización.
Defina la forma de actuar de su personal en los trabajos fuera de la
firma.
Valores o prácticas que debe asumir el personal de la firma.
El cumplir con la misión de la firma es tan importante y fundamental
como lo es la visión misma.
Los siguientes valores son básicos para el éxito de la firma:
Estar siempre al servicio de los clientes.
Honradez.
Esfuerzo por la mejora continua.
Confidencialidad.
Actualización permanente.
Cortesía y humildad.
En cuanto a aquellos principios que tienen una relación directa con la
calidad de los trabajos, destacan lo siguiente:
Independencia de criterio. Al expresar cualquier juicio profesional,
las firmas de auditoria aceptan la obligación de sostener un criterio
libre e imparcial.
Calidad profesional de los trabajos. En la prestación de cualquier
servicio se espera que la firma de auditoria preste un verdadero
trabajo profesional por lo que siempre tendrá presente las
disposiciones normativas de la profesión que sean aplicables al
trabajo específico que están desempeñando. Actuará asimismo con
la atención, el cuidado y la diligencia de una persona responsable.
203
Preparación y calidad del profesional. Como requisito para que las
firmas de auditoria acepten prestar servicios deberán tener el
entrenamiento técnico y la capacidad necesaria para realizar las
actividades profesionales satisfactoriamente.
Responsabilidad personal. Las firmas de auditoria siempre
aceptaran una responsabilidad personal para los trabajos llevados a
cabo por ella o realizados bajo su dirección.
En las firmas de auditoria el auditor debe ser independiente y proyectar
esa imagen a la comunidad, por lo que debe establecerse políticas y
procedimientos que den una seguridad de que el auditor y su personal
mantienen una independencia conforme a las Normas Internacionales
de Auditoria, y los lineamientos del Código de Ética, pudiendo ser:
Código de Ética emitido por el Consejo de Vigilancia de la Profesión
de la Contaduría Pública,
Código de Ética emitido por la IFAC
Código de Ética emitido por la Representación Internacional.
Se debe concientizar al personal de la firma que interviene en la
auditoria a mantener la independencia.
b. Manual de Funciones. Uno de los componentes a considerar en el manual de funciones es el
organigrama de la firma, para que todas las áreas identifiquen cuál es
su ubicación dentro de la organización.
Por lo tanto el manual de funciones de la firma debe contener el perfil
para cada labor dentro de la compañía, ya que las labores de gerentes,
supervisores o auditores no son nunca las mismas y por ende la
información que la descripción suministre a los procesos de
reclutamiento y selección serán básicos para el soporte de la
organización. De manera general podemos mostrar una sencilla
204
descripción de las funciones de los auditores asistentes, los
supervisores y los gerentes:
Los Auditores asistentes son aquellos encargados de llevar a cabo la
ejecución de la auditoria en cada una de las empresas que solicitan a la
firma su servicio, de ellos depende directamente la imagen de la
empresa ya que son los que llevan contacto directo con el cliente.
Los supervisores por su parte son los encargados de controlar la labor
realizada por los auditores y permanecer constantemente en la
empresa que realizó el contrato para verificar la labor desempeñada en
las auditorias.
Los gerentes por otra parte son los que planean, seleccionan y
distribuyen el personal dependiendo la empresa y labor a realizar en
cada contrato. Los gerentes son los que a su vez controlan y
supervisan periódicamente, en las instalaciones físicas del cliente, a
sus subordinados (supervisores y auditores).
Algunas de las principales funciones del socio son, coordinar el plan de
trabajo de la unidad de auditoria financiera y fiscal de la firma. Verificar
el plan de trabajo elaborado por los gerentes y/o supervisores. Atención
al cliente en las diferentes áreas de la unidad (financiera, fiscal e
interna). Discusión de las opiniones financieras ante la Junta General
de Accionistas del cliente. Dirigir las operaciones de la firma de
auditoria.
Es importante recalcar que las labores a realizar por cada cargo serán
definidas por la junta de socios a través del análisis de la experiencia
propia como auditores y de los requerimientos que ellos observan se
exigen dentro de la firma.
205
c. Reclutamiento y Selección. Las firmas de auditoria para reclutar y seleccionar a los candidatos
potenciales deben considerar lo siguiente.
Una vez que seleccionen al empleado y se le asigne el puesto
apropiado dentro de la firma, la colocación requiere el equilibrio entre
las aptitudes del empleado y las necesidades del puesto. Esta función
de colocación es un proceso continuo.
Los aspectos básicos a considerarse en el reclutamiento y selección de
personal son los siguientes:
Fuentes de Reclutamiento.
Recomendaciones por parte de algún miembro de la propia firma.
Por reclutamiento directo en las universidades.
Por bolsa de trabajo
Por anuncios clasificados en los periódicos
Por Internet
Características de los candidatos potenciales en la selección del personal.
Inteligentes, ambiciosos, motivados a desarrollar una carrera
profesional y capacitados a progresar hacia responsabilidades
mayores.
Que posean título profesional o que estén en vías de obtenerlo a
corto plazo.
Haber cursado estudios satisfactoriamente.
Tener buen desarrollo de su personalidad.
206
d. Inducción. Las firmas de auditoria deben diseñar un programa de inducción para el
nuevo personal que recién ingresa, por ser un factor importante
requiere se le de prioridad y se busque la mejor manera de lograr la
adaptación y la confianza al nuevo empleado, para que este pueda
desempeñarse en las actividades que se le asignen.
Es necesario que las firmas de auditoria elaboren el programa de
inducción para el nuevo personal, con el objetivo de ayudarles a
enterarse de lo que es su nueva fuente de trabajo.
Propósito de la orientación del programa de inducción
Explicar la estructura organizacional al nuevo personal.
Transmitir a los nuevos empleados una visión global de la firma sobre
su posición actual.
Inducir al nuevo personal sobre el reglamento, las políticas y los
procedimientos internos de la firma
Inducir al nuevo personal sobre la misión, visión, imagen, objetivos y
metas de la firma.
Integrar y orientar al nuevo empleado al puesto específico de trabajo.
Describir las prestaciones y los servicios que tienen derecho los
empleados.
Describir las funciones generales del nuevo personal
e. Capacitaciones impartidas por la firma
Las firmas de auditoria deben capacitar a su capital intelectual con
temas innovadores de la profesión de contaduría publica, de esta
manera estarán a la vanguardia para hacerle frente a la competencia y
los servicios prestados serán de calidad, cumpliendo así con las
expectativas del cliente.
En la planificación de las capacitaciones impartidas por la firma, se
deben considerar los siguientes puntos:
207
Programación de las capacitaciones Las firmas tienen el compromiso de entrenar a su personal de manera
técnica, para desarrollarlos profesionalmente y alcanzar su máxima
capacidad.
Para lo cual se propone en la figura No. 17, un esquema de la
preparación de un programa de capacitación:
Figura No. 17
Esquema de la Programación de las Capacitaciones
Fuente: Autoras de tesis
Temario de capacitaciones a impartir El contenido de las capacitaciones se determinará de acuerdo con la
evaluación de necesidades y los objetivos de aprendizaje.
Se puede proponer la enseñanza de habilidades específicas,
suministrar conocimientos necesarios o influir en las aptitudes. De
acuerdo a la Norma emitida por el Consejo de Vigilancia de la
Contaduría Pública, las materias básicas a tomar en consideración en
el plan de Educación Continuada son:
Normas Internacionales de Información Financiera.
Normas Internacionales de Auditoria.
Tributación.
Leyes Penales.
Leyes Mercantiles.
Áreas Especializadas.
Bancos.
Recomendaciones del Sistema de
Auditoria Inteligente Objetivo
Criterios de
evaluación
Conocimiento
Aptitudes
Evaluación Habilidades
Desarrollo de
programa
Principios de
aprendizaje
Contenido del
programa
Mejora
Continu
208
Seguros.
Administradoras de Pensiones.
Organizaciones no Gubernamentales.
Gubernamentales.
Municipales.
Comercio Electrónico.
Código de Ética Profesional.
Otras relacionadas con el trabajo profesional del contador público.
Evaluación de las capacitaciones Entre los puntos a evaluarse en las capacitaciones deberán
considerarse los siguientes:
Puntualidad y asistencia: cada empleado firmará su hora de llegada
y salida de la capacitación.
Participación: se evaluará la participación del personal para verificar
el interés e importancia que le dan a los temas impartidos.
Evaluaciones escritas: programar evaluaciones escritas acorde a las
necesidades, para medir el grado de asimilación de los
conocimientos adquiridos en las capacitaciones.
Investigaciones: asignar temas de investigación a cada auditor, para
que los desarrollen y los expongan.
Resultado de las capacitaciones. Los criterios a emplearse para evaluar la efectividad de la capacitación
se basan en resultados del proceso. Los capacitadores se deben
interesar especialmente en los resultados que se refieren a:
Verificación de la mejora continua en la aplicación de los
conocimientos en el campo de trabajo.
Análisis y comprensión de los temas técnicos.
Las reacciones de los capacitados acerca del contenido del
programa.
209
Los conocimientos que se hayan adquirido mediante el proceso de
capacitación.
Capacidad de criterio.
Reforzar las áreas más débiles de conocimiento.
Eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus actividades.
Recursos Materiales Para las capacitaciones impartidas se deberá proporcionar a cada uno
de los auditores los materiales necesarios que servirán de guía en la
ejecución de la capacitación, entre los que podemos mencionar:
Libretas de notas
Folletos con la información que se va a exponer
Información en CD o disquete.
f. Proceso de evaluación del desempeño.
Se requiere que se evalúe el desempeño del personal teniendo como
objetivo proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera
que el personal realiza sus labores y cumple con sus
responsabilidades. Como parte de la evaluación del desempeño en la
firma de auditoria ésta debe estar directamente relacionada con el
puesto, ser práctica y confiable.
Pasos en un programa de evaluación del desempeño.
Paso 1: Formular los requisitos de desempeño. Determinar lo bien que
se espera que el empleado desempeñe sus obligaciones.
Paso 2: Discutir los requisitos de desempeño con el empleado y
ajustarlos según sea necesario.
Paso 3: Observar lo que esta haciendo el subordinado.
Paso 4: Evaluar el desempeño comparado con sus requisitos
Paso 5: Discutir la evaluación realizada con el empleado.
Paso 6: Tomar la decisión adecuada.
210
Para efecto de que la firma realice evaluación del desempeño se
propone el siguiente cuestionario estructurado, el cual tiene el objetivo
de evaluar la competencia técnica, características del trabajo,
características de personalidad y desempeño general del auditor. El
evaluador deberá tener un nivel jerárquico superior y quien deberá
tener el contacto directo con el evaluado.
Para la evaluación del desempeño se sugiere el cuestionario No.2:
Cuestionario No. 2
Evaluación del Desempeño
Staff de Auditoria
Importante: Lea cuidadosamente las instrucciones. Las evaluaciones deben ser entregadas y completadas de forma oportuna.
Datos del Evaluado: Nombre del empleado:_____________________________________ Fecha de evaluación___________________________
Cargo:_________________________
Tiempo en la firma:___________________
Nivel de estudios:____________________
Datos del Evaluador: Nombre:________________________________________________________________
Cargo:__________________________________________
Tiempo en la firma:_____________________
Empresas auditadas para la evaluación del desempeño.
Nombre de la empresa Descripción de asignaciones Tiempo asignado ____________ ______________ __________ ____________ ______________ __________ Indicar la complejidad de la asignación en razón del grado de experiencia del individuo: Difícil Normal Fácil Evaluación del desempeño al prestar el servicio al cliente: (Considerando la complejidad de la asignación y el nivel de experiencia del miembro del Staff, marque el numero apropiado en cada una de las áreas descritas a continuación que caracterizan su actuación en el desarrollo de la auditoria, según los siguientes indicadores: (1) Actuación excepcional, (2) Actuación arriba de lo esperado, (3) Actuación esperada, (4) Actuación menos de lo esperado (Necesita mejorar), (5) Actuación no satisfactoria, (6) No aplica o no observada. Competencia Técnica Familiaridad con Principios y Normas de Contabilidad recientes 1 2 3 4 5 6 Normas de auditoria recientes 1 2 3 4 5 6 Papeles de Trabajo Preparación de Guías de auditoria 1 2 3 4 5 6 Nitidez, legitimidad y orden 1 2 3 4 5 6 Imaginación 1 2 3 4 5 6 Actitudes analíticas 1 2 3 4 5 6
211
Comunicaciones Escritura, gramática y estructura 1 2 3 4 5 6 Facilidad para la comunicación verbal 1 2 3 4 5 6 Claro y conciso 1 2 3 4 5 6 Escucha, atiende y responde 1 2 3 4 5 6 Comentarios: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Recomendaciones para mejorar la actuación: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Características del trabajo Exactitud 1 2 3 4 5 6 Productividad finalización De la asignación 1 2 3 4 5 6 Dependencia en producir trabajo a tiempo 1 2 3 4 5 6 Sigue instrucciones 1 2 3 4 5 6 Mantiene informado al supervisor. 1 2 3 4 5 6 Comentarios: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Recomendaciones para mejorar la actuación: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Características de personalidad Apariencia 1 2 3 4 5 6 Postura 1 2 3 4 5 6 Madurez 1 2 3 4 5 6 Independencia 1 2 3 4 5 6 Integridad 1 2 3 4 5 6 Relaciones con el cliente 1 2 3 4 5 6 Relaciones con el Staff 1 2 3 4 5 6 Confianza en si mismo 1 2 3 4 5 6 Motivación, iniciativa 1 2 3 4 5 6 Comentarios: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Recomendaciones para mejorar la actuación: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Desempeño General La evaluación global de la actuación del miembro del Staff, considerando la complejidad de la asignación y el nivel de experiencia puede ser descrito como: ________ Excepcional ___________ Lo esperado ___________ No satisfactorio ________ Arriba de lo esperado ___________ Menos de lo esperado Reacciones del miembro del Staff ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Preparado por: ________________________________________________________________________________________ Nombre completo Iniciales Fecha Comentarios de la persona encargada de la revisión ( Director o Socio) del desempeño del miembro del Staff. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Revisado por: ________________________________________________________________________________________ Nombre completo Iniciales Fecha
212
g. Relaciones interpersonales. Las relaciones interpersonales en la firma son de gran importancia, ya
que el contacto no sólo es con el equipo de auditoria, sino que también
con los clientes, y en ocasiones las personalidades y temperamentos de
cada uno pueden ser tan diversos que saber manejar una situación
requiere mucha habilidad y seguridad.
Es por ello que las relaciones interpersonales deben basarse en la
adquisición de habilidades fundamentadas en la comprensión de las
personas y su naturaleza particular. Para que en las firmas de auditoria
externa se den unas buenas relaciones interpersonales, es muy
importante que se fomente en el personal las siguientes habilidades:
Habilidad para hablar con los demás.
Habilidad de hacer sentir importante a las personas.
Habilidad de saber mostrar cuando se esta de acuerdo o en
desacuerdo.
Habilidad de saber escuchar.
Habilidad de conocer al otro.
Habilidad de elogio y crítica a las personas.
Habilidad de agradecer.
h. Canales de comunicación dentro de la firma. Debe desarrollarse un adecuado proceso de comunicación, escrito,
verbal y documental de las instrucciones, cambios de procedimientos y
de todas aquellas acciones que requieran del conocimiento de todo el
personal por parte de la firma.
En cuadro No.16, se muestran los medios de comunicación que pueden
utilizarse y el momento en el que se van a emplear:
213
Cuadro No. 16
Empleo de los canales de comunicación.
Medio Memorando Correo
electrónico Convocatoria
Teléfono celular
Periódico Mural
Cuando se va a emplear.
Comunicar a los auditores, asuntos administrativos y operativos
Envío de avances del trabajo realizado por parte de los auditores.
Se va a utilizar para informar a los auditores acerca de reuniones de trabajo, donde se necesita su presencia.
Se utilizará para comunicar asuntos de carácter urgente.
Se utilizará para comunicar acerca de reuniones sociales, felicitaciones cordiales a los cumpleañeros.
Fuente: Autoras de tesis
i. Motivación al Capital intelectual en la firma.
Como parte de la motivación al personal la firma de auditoria debe
considerar los siguientes aspectos:
Prestaciones fuera del horario de trabajo. Los períodos durante el empleado no labora pero tiene el beneficio de
recibir su pago o incluso recibir bonos adicionales como por ejemplo:
Pausas y descansos:
Las pausas para tomar una tasa de café o alimento o para asearse
antes y después de la jornada, un pequeño descanso puede
incrementar el nivel de energía del empleado y su productividad.
Actividades deportivas
Las firmas de auditoria deben impulsar las prácticas deportivas de su
personal, durante las horas libres, sufragando los costos de uniforme,
balones, alquiler de canchas, entrenadores, transporte. De esta manera
en el personal de la firma se creará un espíritu de equipo, y así se
identificarán con la firma y prácticas sanas.
214
Flexibilizar las normas.
Según leyes laborales resulta indudable que por cuidadosa que sea la
planeación de las políticas de la empresa se presentarán siempre
casos no contemplados en los que solo una actitud flexible y humana,
comprensiva pero justa, podrá dictar la norma a seguir.
Prestaciones dentro del horario de trabajo. Horarios flexibles
Es conveniente adoptar prácticas de horarios flexibles, como ejemplo,
los empleados pueden presentarse al trabajo dentro de intervalos
establecidos por el cliente. Por ejemplo entre las 7 y las 9 de la
mañana, y según la hora en que cada uno inicie sus labores, así como
la libre facultad de retirarse por la tarde si ha concluido su trabajo.
Servicios de cafetería y restaurante
Constituyen una ventaja que permite el nivel de salud de los integrantes
de la firma, el hecho de contar con una cafetería interna disminuye
mucho la tendencia a prolongar el período concedido a la comida,
porque los empleados no deben salir a una cafetería externa y permite
además la posibilidad de convivencia social, que no se daría de otra
manera. También es complementario proporcionarle al empleado
mejores hábitos de alimentación que a veces por el trabajo no son
considerados y este se ve afectado en su salud.
A continuación se listarán diversas actividades que ayudan a la
satisfacción del capital intelectual, lo que puede contribuir a disminuir la
deserción de personal en la firma:
Celebración de cumpleaños en el mes.
Salarios que busquen la satisfacción de los empleados.
Paseos organizados en períodos de asueto.
Tiempo para estudiar.
215
Oportunidades de ascenso.
Capacitaciones en el exterior.
Oportunidad de aprender otros idiomas.
2. Recomendaciones para la Mejora Continua de la Metodología de trabajo de la firma.
a. Adopción de un Código de ética Toda firma de auditoria externa existente debe estar regida por un
código de ética que guíe a su personal en el desarrollo de su trabajo. Si
la firma no posee un Código de ética, debe optar por uno de los que
han sido emitidos por diferentes entidades reconocidas de la profesión
de Contaduría Pública, siendo estas:
IFAC.
Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y
Auditoria.
b. Fomentar el Trabajo en equipo. En las firmas de auditoria se debe fomentar el trabajo en equipo
integrando grupos de trabajo donde se seleccione un líder que posea
un espíritu de liderazgo y que oriente a todo el grupo a realizar el
trabajo con éxito.
Asimismo en el trabajo en equipo pueden aplicarse las cinco S del
Kaizen, de la siguiente forma:
Paso 1: Seiri (enderezar) En este paso se debe visualizar el trabajo en proceso para proyectar
los procedimientos que deben realizarse para llegar a un trabajo
terminado; deben identificarse las herramientas innecesarias para
ahorrar los recursos que pueden ser utilizados en otras asignaciones,
216
desechar los papeles de trabajo y documentos que no sean relevantes
para documentar el trabajo de auditoria realizado.
Paso 2: Seiton (Poner las cosas en orden)
El equipo de trabajo debe mantener un adecuado orden en los papeles
de trabajo (archivo corriente, general, de cumplimientos legales, fiscal
y complementarios) de tal forma que cualquier miembro pueda
utilizarlos y entender el trabajo realizado en ellos, sus herramientas de
trabajo deben ubicarse en un lugar apropiado de manera que estén
accesibles cuando se necesiten.
Paso 3: Seiso (Limpieza) Para lograr un trabajo en equipo es indispensable que el equipo
mantenga constantemente el aseo en su lugar de trabajo, con el fin de
evitar un accidente involuntario que provoque una mala imagen de la
firma y del auditor mismo.
Paso 4: Seiketsu (Aseo personal) Un requisito indispensable de los auditores debe ser el aseo personal,
lo que ayudará a mantener una buena imagen ante el cliente y dentro
de la misma firma.
Paso 5: Shitsuke (Disciplina) Para trabajar en equipo, es importante que todos los miembros del
mismo sean disciplinados, capaces de seguir las normas y
procedimientos de trabajo dictados por la firma, ya sea dentro de la
misma o donde el cliente.
217
c. Elaborar presupuestos de tiempo para el desarrollo de las actividades de auditoria La determinación de tiempo al asignar una auditoria, está en función
directa de la complejidad de los asuntos que tienen que atenderse, el
volumen o número de datos a estudiar, examinar, evaluar, etc., y la
capacidad y experiencia de los individuos que tiene que llevar a cabo la
tarea. Para ello la asignación del tiempo a invertir debe ser hecha por
personal con el suficiente conocimiento y criterio que asegure la
estimación del tiempo que debe utilizarse en la ejecución de las
actividades.
A continuación se ha diseñado un presupuesto de tiempo sencillo, que
toma en cuenta los siguientes elementos, vea el cuadro No.17.
Cuadro No. 17
Formato de Presupuesto de tiempo para las asignaciones de auditoria. Personal asignado
No. Nombre del cliente Gerente Supervisor Asistente
Fecha de inicio
Fecha de finalización
Horas estimadas
Fuente: Autoras de tesis
d. Elaborar programas de auditoria. Uno de los objetivos de los programas de auditoria, es proporcionar una
guía a los auditores para obtener y evaluar evidencia mediante la
aplicación de procedimientos de auditoria. La firma es responsable de
elaborar y proporcionar al personal de auditoria los programas que se
van a cubrir en cada empresa y en su defecto adiestrar a personal
calificado para su elaboración.
Los programas se elaboran uno por cada rubro del balance y estado de
resultados, detallando en ellos los procedimientos que más cubran los
218
objetivos y riesgos de auditoria. En cada una de las pruebas se hace
referencia al papel de trabajo donde se encuentra la evidencia del
trabajo realizado y las iniciales del auditor que lo hizo.
Cuando estos se concluyen deben firmarse por el auditor que los
desarrollo, supervisor que los revisó y por el socio representante y se
archivan sobre los papeles de trabajo que documentan la evaluación
realizada.
e. Manejo de Papeles de trabajo Es necesario que los auditores apliquen las cinco S del Kaizen, en el
manejo de los papeles de trabajo, de la siguiente forma:
Paso 1: Seiri (Enderezar) Debido a que los papeles de trabajo tienen como propósito
proporcionar la evidencia suficiente y competente que ayude a la
comprensión global del trabajo de auditoria realizado, por ellos estos
deben ser completos y detallados, incluyendo lo siguiente:
Información referente a la estructura organizacional de la entidad
auditada.
Programas de trabajo.
Análisis del comportamiento de la entidad.
Memorándum de requerimientos.
Cartas de confirmación.
Carta de abogados.
Carta de salvaguarda.
Extractos de documentación del cliente.
Cédulas: de marcas, narrativas, sumarias, detalle de hallazgos.
Documentación proporcionada por los clientes.
Cédula de limitantes.
Evidencia del proceso de planeación.
219
Evidencia de la comprensión del auditor de los sistemas de
contabilidad y de control interno.
Paso 2: Seiton (Poner las cosas en orden) En todas las auditorias se debe tener un archivo de papeles de trabajo
que se refiere al soporte y evidencia de la auditoria realizada. Este
legajo debe contener un orden y una estructura lógica para poder
localizar en cualquier momento la documentación necesaria que
respalde la evidencia del área auditada.
Paso 3: Seiso (Limpieza) Los papeles de trabajo deben mostrar con limpieza y claridad la
evidencia que acumuló el auditor, ya que es el único medio con el que
cuenta para apoyar su opinión. Los papeles de trabajo deben guardarse
en un lugar apropiado que asegure su conservación.
Paso 4: Seiketsu (Aseo personal) Los auditores que elaboran los papeles de trabajo, deben mantener su
aseo personal, a fin de evitar accidentes que perjudiquen el buen
estado de los mismos.
Paso 5: Shitsuke (disciplina) La firma de auditoria debe adoptar procedimientos razonables para la
custodia de sus papeles de trabajo, debiendo conservarlos por un
periodo de tiempo suficiente de acuerdo con necesidades de su
práctica, y para satisfacer cualquier requerimiento legal con respecto a
la conservación de estos.
El trabajo de auditoria efectuado debe basarse en los programas
previamente establecidos por la firma, a fin de cumplir con los objetivos
trazados, y consecuentemente para cubrir los riesgos identificados.
220
C. Fase de Control de la Mejora Continua. En esta fase la firma de auditoria debe planificar y comprobar como una
auditoria interna si se han alcanzado las mejoras previstas en las
recomendaciones de la Auditoria Inteligente, si los objetivos trazados se han
cumplido, identificando aquellas áreas que no han experimentado una mejora
continua para retomarlas en la siguiente fase.
D. Fase de Acción de la Mejora Continua. Las firmas de auditoria deben tomar las medidas necesarias para corregir las
desviaciones encontradas en la fase anterior, de tal manera que se
identifiquen y evalúen las causas que no permitieron alcanzar los objetivos
planteados al inicio, seguidamente se trazarán nuevos objetivos que se
retomarán para trasladarlos a la fase de planeación y así continuar con el ciclo
de mejora continua escalonado.
El cumplimiento de todas las fases del ciclo de mejora continua escalonado,
evitará el declive en la firma, en otras palabras, si no se le da mantenimiento y
mejora permanente al ciclo, el capital intelectual no experimentará un cambio
real y efectivo y los efectos esperados serán neutralizados con el paso del
tiempo por el declive irremediable.
V. Responsabilidad. La responsabilidad del auditor que lleva a cabo una revisión de Auditoria
Inteligente debe expresarse en el informe, debe mencionar que la
implantación de las medidas necesarias para resolver los problemas
determinados es responsabilidad exclusiva de la administración de la firma
evaluada.
A continuación se presenta un modelo de informe de Auditoria Inteligente
del Capital Intelectual sobre la mejora continua:
221
San Salvador, __ de _____ de ____.
Modelo de Informe de Auditoria
Honorables Socios Accionistas Firma de Auditoria__________________________ Hemos evaluado el Capital Intelectual, mediante el Sistema de Auditoria Inteligente, en la firma de Auditoria ABC, S.A. de C.V., durante el período ___ de________a ____de _____. La gestión de capital intelectual es responsabilidad exclusiva de la administración de la firma, nuestra responsabilidad consiste en informar sobre la situación administrativa y operativa en que se encuentra el mismo a la fecha de nuestra auditoria. Planeamos y realizamos la auditoria para obtener evidencia suficiente que respalde nuestras conclusiones. La auditoria estuvo enfocada a evaluar la eficiencia y eficacia del Capital Intelectual. Creemos que nuestra auditoria proporciona una base razonable para emitir nuestro informe. A continuación detallamos los hallazgos determinados en las áreas auditadas: Regulaciones Internas de la firma, Reclutamiento y Selección de Personal, Inducción del personal en las Firmas de Auditoria, Capacitaciones Impartidas por la Firma, Evaluación del Desempeño, Política Salarial, Relaciones Interpersonales, Canales de Comunicación, Motivación en el Personal, Ética Profesional, Trabajo en Equipo, Métodos de Trabajo.
De acuerdo a las revisiones realizadas, por su naturaleza no podemos emitir un dictamen, habiendo determinado observaciones las cuales deben ser subsanadas con el objeto de mejorar continuamente el Capital intelectual. Auditor____________________ Fecha_____________________ Dirección____________________________________________
5.4.3. Comunicación del Informe
La comunicación de resultados a la firma de auditoria se realizará en la
medida en que se desarrolle el programa de auditoria, con el propósito que al
finalizar el informe de discutirán y comunicarán los resultados. Esta
comunicación de resultados se dirigirá mediante carta dirigida a la más alta
autoridad (Socios ó Accionistas, propietarios).
222
6. IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA.
6.1. Responsable de la implementación del Sistema.
El responsable de la implementación, debe ser la máxima autoridad en la
estructura organizativa de la firma.
6.2. Evaluación y Actualización.
Para que el Sistema de Auditoria Inteligente sea desarrollado eficaz y
eficientemente, se requiere el cumplimiento y desarrollo de cada una de las
políticas, técnicas y procedimientos que lo integran.
Una vez implementado el Sistema se requiere que se evalúen y actualicen
los procedimientos, a fin de mejorar la calidad de los resultados.
El auditor encargado de la implementación del Sistema podrá realizar
cambios que contribuyan a la mejora continua en su desarrollo.
6.3. Ventajas de la implementación del Sistema de Auditoria Inteligente.
Permite a las empresas de auditoria externa mantener un capital
intelectual innovado.
Aporta elementos para el desarrollo de habilidades
Planifica las tareas asignadas al capital intelectual
Ayuda a comprender las necesidades de personal que existen en cada
puesto dentro de la organización
Mantiene perfiles de candidatos potenciales para cada puesto.
Impulsa el trabajo en equipo.
Eliminar barreras para alcanzar decisiones efectivas.
Amplía las posibilidades de disminuir el riesgo y la incertidumbre del
personal.
Aumenta la creatividad e innovación.
Motiva la generación de servicios competitivos.
223
Mantiene un espíritu emprendedor dentro de la empresa
Genera e impulsa el cambio
6.4. Presupuesto de implementación. 6.5. Cronograma de implementación.
Sistema de Auditoria Inteligente Mes
Etapas o Actividades 1 2 3 4 Presentación del Sistema Contratación por parte de la firma para la puesta en marcha el sistema
Etapa I Etapa II Etapa III Etapa IV
No Cargo
personal asignado
Salario Mensual
Horas cargables
Precio por hora
Gastos por
salarios
Cuotas patronales
y otros Gastos.
Viáticos y otros
imprevistos Honorarios a
cobrar
1 1
Socio Encargado
1,000 450
8640
4.161.88
331,203
Total 1,450 648 1,236 476 200 $ 1,912
