Captulo 7 Administracin de la cadena de suministros.pdf
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Ca 7:
Aac acaa
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En portada: Un hombre huye por la frontera. Catholic Relief Services responde a las
necesidades urgentes de los refugiados sudaneses en Chad, quienes huyen de la
intensicacin del conicto al occidente de Sudn, en la regin de Darfur. Fotografa
de Kevin Hartigan/CRS.
2012 Catholic Relief Services Asociacin de Obispos Catlicos de Estados Unidos
228 West Lexington Street
Baltimore, MD 21201 [email protected]
Descargue sta otras publicaciones de CRS en www.crsprogramqualit.org
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Contenido
Cap 7: Amsrac a caa smsrs ...............................1
Mapa prcs Cmpras .........................................................................2
Prps sa ga ......................................................................................3
Q fc smpa Cmpras? ...............................................................3
Rsm sa ga .......................................................................................3
Prcps ca ..................................................................................................5
Proceso empresarial de Compras 7.1: Planicacin................................... 11
Etapa 7.1.1: Planicacin de la demanda .........................................................12
Etapa 7.1.2: Planicacin del suministro ..........................................................16
Etapa 7.1.3: Equilibrio del suministro y la demanda ........................................20
Etapa 7.1.4: Red de logstica del plan ...............................................................23
Prcs mprsara Cmpras 7.2: F smsr ..................... 26
Etapa 7.2.1: Solicitud ..........................................................................................28
Etapa 7.2.2: Compra adquisicin .................................................................... 31
Etapa 7.2.3: Contratos ........................................................................................36
Etapa 7.2.4: Gestin de los envos ....................................................................39
Etapa 7.2.5: Gestin de pagos ...........................................................................43
Etapa 7.2.6: Gestin de proveedores ................................................................ 47
Prcs mprsara Cmpras 7.3: Sr ............................................. 50
Pas 7.3.1: Gs amacs ar ........................................... 51
Etapa 7.3.2: Distribucin ....................................................................................59
Etapa 7.3.3: Administracin de la ota .............................................................63
Prcs mprsara Cmpras 7.4: ifrms .......................................... 67
Etapa 7.4.1: Informes tenedura de libros ......................................................69
Listas de vericacin de cumplimiento para adquisiciones ....................... 72
Gsar............................................................................................................ 85
Rfrcas ..................................................................................................... 95Apndice A: Muestra de formulario de informe de inventario .........................96
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Apndice B: Muestra de una carta de porte ..................................................... 97
Apndice C: Muestra de notas de bienes recibidos .........................................98
Apndice D: Muestra de informe de estado de bienes bsicos ......................99
Apndice E: Muestra de informe de estado del destinatario.........................100
Apndice F: Muestra de informe de suministro distribucin de
mosquiteros para camas ..................................................................................101
Apndice G: Muestra de la descripcin de funciones del encargado
de Compras .......................................................................................................102
Apndice H: Muestra de la descripcin de funciones del subencargado
de Compras .......................................................................................................104
Apndice I: Muestra de la descripcin de funciones del encargado
de Logstica EFR................................................................................................106
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CAptulo 7:
AdministrACin de lACAdenA de suministros
1
Misioneros del Centro para
Leprosos Gandhiji Prem Nivas
de la Caridad, cerca de Calcuta,
India, donde los pacientes reciben
tratamiento y aprenden a vivir
y trabajar con sus discapacidades.
Iniciado por la Madre Teresa
en 1958.
KARLGROBLPARACRS
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MAPA del PRoCeSo de CoMPRAS
mApA del proCeso de ComprAs
Planicacin
Prcs 7.1
p c acaa b q aa ca?
consultar la pgina 11
F smsr
Prcs 7.2
t aabc aa cc ca y ?
consultar la pgina 26
dspac
Prcs 7.3
Cmo maneja el fujo yaaca b?consultar la pgina 50
ifrms
Prcs 7.4
t a
q aaa a ca yac a?consultar la pgina 67
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propsito de estA guALas directrices presentadas en el presente documento son un compendio de las
descripciones comerciales de la administracin de la cadena de suministros (ACS),
los requisitos, las normas mnimas las mejores prcticas, tienen la intencin
de audar a la gerencia el personal de una organizacin en el desarrollo o
mejoramiento de sus polticas, procedimientos prcticas de ACS.
Las organizaciones interesadas en desarrollar o mejorar sus procesos comerciales,
polticas relacionadas procedimientos manuales usarn la informacin de esta
gua de diferentes maneras. Cada organizacin tiene su propia nica forma de
comprender, interpretar e implementar los procesos comerciales de la ACS.
Qu funCin desempeAComprAs?Todas las organizaciones tienen que comprar, almacenar y distribuir bienes,
materiales (productos) servicios para apoar sus actividades. Adems, las
organizaciones tienen que administrar y supervisar los productos cuando entran y
salen de su tienda o almacn.
Los componentes de la ACS (compras, transporte, almacenamiento gestin
de inventario) son procesos comerciales importantes que permiten a una
organizacin optimizar el valor de los recursos gastados en los bienes servicios.
La administracin ecaz de los recursos a travs de slidos procesos de compras,
almacenamiento gestin de inventario contribue al logro de las metas operativas
estratgicas de un proecto una organizacin. Los procesos de ACS ecientes
ecaces muestran profesionalismo, cumplimiento, equidad, conabilidad
transparencia a las personas asociadas con la organizacin (miembros, donadores,
destinatarios, autoridades locales el pblico en general). Por ende, la ACS exige
una considerable atencin.
No existe una manera correcta de establecer polticas procedimientos de ACS.
Factores como el tamao de la organizacin, la disponibilidad de los proveedores
para suministrar los bienes servicios necesarios, el ujo de efectivo el crdito
de la organizacin inuen en el enfoque de la organizacin sobre la funcin de
compras. El tamao de la organizacin tambin afecta la elaboracin de polticas
procedimientos de ACS.
resumen de estA guAEsta gua trata de la compra de bienes, materiales servicios el almacenamiento administracin de los inventarios. Se subdivide en cuatro secciones: planicacin,
fuente de suministros, surtido e informes. Cada una de estas secciones se relaciona
con informes especcos requisitos de tenedura de libros.
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los pilAres de lA ACs
PlAn
Planicar la demanda
Planes operativos
Proyectar la demanda
Validar la proeccin de la demanda
Planicacin del
Proyectar el suministro
Validar la proeccin del suministro
Equilibrio del suministro y la demanda
Colaboracin con proveedores
Igualar el suministro y la demanda
Identicar brechas
Resolver diferencias
Red de logstica del plan
Disear redes
Planicar el almacn
Planicar transporte
Fuente
Solicitud
Generar solicitud
Evaluar inventario
Compra
Solicitud de cotizaciones
Anlisis licitacin
Crear orden de compra
Gestin de envos
Obtencin de transporte de entrada
Recepcin en el puerto aduanas
Transporte al almacn
Gestin de pagos
Procesar las facturas de los proveedores
Gestin de proveedores
Administracin de proveedores donadores
Administracin del contrato
Administracin del catlogo los artculos
deSPAChAR
Almacn e inventario
Recibir
Eliminacin
Organizar almacenar
Escoger, hacer kits, empacar
Conteo cclico
Supervisin del nivel de existencias
Manejo de la antigedad del inventario
Devolucin reacondicionamientode materiales
Gestin de activos
Distribucin
Entrega de ruta y calendario
Recepcin en destino
Administracin de ota
Administracin de ota
Registros de mantenimiento
inFoRMeS yviSibilidAd
Informes Administracin de actividades Rastreo localizacin
El primer pilar de la ACS contiene secciones que se centran en los procesos
principales de planicacin de la ACS, los cuales incluen planicacin de la
demanda, planicacin del suministro, equilibrio de suministro, demanda
planicacin de logstica.
El segundo pilar contiene secciones que se centran en los procesos defuentes de suministro de la ACS e incluen solicitudes, compras, gestin
de proveedores, administracin de las donaciones, gestin de los envos
gestin de los pagos.
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El tercer pilar se centra en los procesos de surtido, con secciones sobre
almacenamiento, gestin de inventario distribucin gestin de activos.
Los informes se utilizan en los tres pilares para facilitar las transiciones y
permitir la comunicacin.
Se recomienda utilizar la herramienta de evaluacin IHECO (consultar el
captulo 2) los cuestionarios del pilar (los cuales se encuentran al inicio de
cada seccin) antes de leer la gua, para seleccionar las secciones pertinentes
a cada organizacin o usuario. Dependiendo de las necesidades de la
organizacin, podra no ser necesario leer todas las secciones o captulos.
prinCipios ClAve1. Dscrpcn gnra d s prncps cav
El proceso de la ACS se gua por principios que ofrecen orientacin. Cuando se
aplican debidamente, llevan a las mejores prcticas en el proceso de la ACS.
Los principios incluyen:
a. Cmpvdad, ransparnca aprra
Las actividades de compras se llevarn a cabo de una manera imparcial
abierta, usando procesos de compra transparentes y abiertos, sondeandoadecuadamente el mercado, evitando especicaciones sesgadas
tratando a todos los proveedores de manera uniforme y equitativa para
que los posibles proveedores donadores puedan tener conanza en el
resultado del proceso de compras
b. Relacin costo-benecio
Las agencias deben procurar resultados de compras con una buena relacin
costo-benecio (p. ej., sopesando los benecios de la compra contra su costo),
mediante la consideracin de los siguientes factores:
i. La compra satisface las especicaciones
ii. Garanta de calidad
iii. Capacidad del proveedor (p. ej., sus habilidades administrativas tcnicas)
iv. Las ventajas de comprar localmente, lo cual puede incluir benecios
como mejores tiempos de entrega, soporte y servicio locales y la
disponibilidad de piezas de repuesto
c. Cmpmn d ds s rss gas rgacns
Todas las compras se harn de conformidad con las regulaciones legales
de la jurisdiccin acatarn todas las regulaciones de los donadores.
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d. Cnrs nrns mddas d admnsracn d rsg
En la medida de lo posible, se establecern mecanismos de control interno
medidas de administracin del riesgo para proteger los recursos. Esto se
trata con maor detalle ms adelante.
e. Conicto de intereses
La organizacin su personal evitarn en todo momento situaciones en
las que los intereses privados puedan entrar en conicto, se pueda pensar
razonablemente que entran en conicto, o que tengan la posibilidad de
entrar en conicto, con el mandato de la organizacin. Esto se trata con
maor detalle ms adelante.
f. Rasr
Cada producto que ingresa en la cadena de suministros tiene que ser
registrado individualmente y permanecer plenamente localizable durante
toda la cadena, desde la planicacin hasta los informes posteriores a la
distribucin.
g. Rndcn d cnas
Las organizaciones tienen que garantizar que pueden rendir cuentas de
todos los bienes y servicios que compran, almacenan, distribuyen o usan.
Los informes regulares son necesarios para proporcionar a las personas
relacionadas con la organizacin una imagen clara de la situacin de la
cadena de suministros. Todos los procesos la informacin estn sujetos a
auditora.
2. Prncps cav: Cnrs nrns daads
a. Cncps scs d s cnrs nrns
Los empleados que realizan las transacciones comerciales a nombre de la
organizacin ocupan una posicin de conanza que exige que sus acciones
sean regidas por las normas ms altas de conducta personal comercial.
La organizacin no compra productos ni servicios para uso personal de sus
empleados, excepto en virtud de programas especcos aprobados por la
junta directiva. Todas las transacciones deben llevarse a cabo para el exclusivo
benecio de la organizacin su misin.
. Rss mnms d cnr nrn d a ACS
Existe una matriz de autoridad de aprobacin todas las solicitudes
rdenes de compra son aprobadas conforme a la matriz.
Ha una separacin de deberes entre las diferentes funciones.
El conicto de intereses se declara se maneja.
En pueblos lejanos dela zona de Du Lana
en Afganistn CRS haestablecido 64 escuelas.
La maora de ellas sonpara nias, quienes
tradicionalmente
no recorren largasdistancias fuera de sus
pueblos para llegar a lasescuelas del gobierno.
LAURASHEAHEN/CRS
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Los regalos, las donaciones las graticaciones se manejan en el
mejor inters de la organizacin la tica de compra. Una persona no aprueba sus propias solicitudes ni reembolsos.
c. Sparacn d drs
Es posible que el personal no tenga sucientes miembros para mantener
una plena separacin de deberes. El nivel mnimo de separacin de
deberes es como sigue:
lA PeRSonA Que no debe
prepara una solicitud de compra aprobar esa solicitud de compra
enva una solicitud de cotizacin dirige la reunin del comit de licitacin recibir la cotizacin de la compra
prepara una orden de compra aprobar esa orden de compra
emite una orden de compra recibir los bienes
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d. Marz d cnr nrn
3. Prncps cav: Nrmas cas cdgs d cndca daads
Las normas ticas las polticas del cdigo de conducta incluen una
declaracin de principios ticos, prcticas conductas esperadas adoptadas
por la organizacin. Esas normas cdigos dieren de una organizacin a
otra, pero por lo general establecen prcticas ticas procedimientos para
el manejo de los conictos de intereses, los regalos las graticaciones, la
condencialidad la precisin de la informacin.
ReAS de ContRol objetivoS de ContRol ACtividAdeS de ContRol
Sc cmpra prcs aprac
Las compras sontransparentes.
Se pone en prctica una clusula de Conicto de intereses.Los compradores los miembros del comit de licitacin tienenque declarar toda circunstancia en la cual exista un conicto deintereses.
Los artculos que se van acomprar son nicamente parauso de la agencia y su comprano se induce por requisitos deuso personal.
Las transacciones son revisadas y aprobadas por una personaautorizada para esa tarea, deben tener un propsito comercialvlido, deben ser apropiadas para las cuentas a las cuales secargan (p. ej., departamento, fuente de nanciamiento, cuentanatural o proecto). Se pone en prctica un cuadro de autoridad lassolicitudes se aprueban conforme a la autoridad.
Existe una separacin apropiada de deberes entre la persona queinicia, prepara y aprueba.
Todos los artculos comprados se reciben antes de que el pago seaautorizado, a menos que exista un acuerdo de pago anticipado.
Las facturas nicas nunca se pagan ms de una vez. Los pagosnales por los bienes solamente se efectan cuando han sidorecibidos totalmente y los procesos de control garantizan que nohaa una duplicacin en el pago.
Se establece un comit de licitacin.
Pag c cFazas
Los pagos se efectan trascompletar un proceso decompras de conformidad conel acuerdo con el proveedor.
Las facturas nicas nunca se pagan ms de una vez. Los pagos porlos bienes solamente se efectan cuando han sido recibidos losprocesos de control garantizan que no haa una duplicacin en elpago. Los pagos se efectan sobre la base de la orden de compraoriginal y las notas de bienes recibidos.
Existe una pista de auditoraadecuada.
Cada comprobante de pago se relaciona con el registro de compra se controla con una pista de auditora vlida. Cada pago debecontener un nmero de solicitud.
Mam rgsrs
Los registros se guardan y seconservan de conformidad conlos requisitos legales locales.
Existe un procedimiento ocial de archivo, los archivos seconservan de acuerdo con el procedimiento. El procedimiento deneel proceso de ponerles nombre, el perodo de retencin, el lugar el
contralor de los archivos.
Los archivos se destruen bajo la debida supervisin con lasaprobaciones adecuadas.
Todos los archivos se respaldan segn sea apropiado.
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Mientras se esfuerzan por cumplir la misin de la organizacin, es
responsabilidad de todos los que participan en las actividades de la ACS
trabajar para mantener el buen nombre de la organizacin, mantener buenas
relaciones entre la organizacin sus proveedores de bienes servicios,
recordar que los contactos personales son, en gran medida, la base de la
opinin que tienen los proveedores de bienes servicios de la organizacin.
a. Nrmas cas
En sus contactos personales con las partes externas, cada empleado
representa a la organizacin debe reejar dar a conocer el inters las
necesidades de todas las unidades funcionales de la organizacin. Todos
los empleados deben adherir a las siguientes prcticas ticas:
Considerar primero el inters de la organizacin observar sus polticas
establecidas, en todas sus transacciones.
Ser receptivo al asesoramiento competente de parte de colegas y
guiarse por ese asesoramiento sin perjudicar la responsabilidad del
cargo.
Comprar sin prejuicio, evitando toda prctica que pueda impedir una
competencia justa mientras procura obtener la maor relacin costo-
benecio. Exigir el pleno cumplimiento de la legislacin o los requisitos
administrativos comerciales correspondientes a todas las partes que
procuran proporcionar bienes servicios a la organizacin.
Exigir honestidad en la comercializacin otras declaraciones hechas a
la organizacin, a sean escritas, orales o en la forma de muestras del
producto.
Participar en los programas de desarrollo profesional para mejorar el
conocimiento el desempeo comerciales.
Adoptar la honestidad y trabajar para ella, y denunciar toda forma de
prctica comercial indebida.
Proporcionar una recepcin pronta corts a todos los que se
comunican con la organizacin con nes comerciales legtimos.
Asesorar y cooperar con todas las unidades funcionales en el
desempeo de sus deberes de ACS.
b. Conictos de intereses
Se espera que las personas que participan en las actividades de ACS
estn libres de intereses o relaciones que sean posiblemente perjudiciales
para el bienestar de la organizacin. Los empleados que tengan dichos
intereses o relaciones deben revelarlos antes de representar a la
organizacin ante las partes con las cuales tengan tal relacin.
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Los empleados no participarn en ninguna actividad ni decisin que
implique un conicto real o posible de intereses, a menos que la actividad
o decisin haa sido preaprobada por la gerencia de la organizacin. Si se
ha otorgado tal aprobacin, todos los trminos o condiciones elaborados
por la gerencia de la organizacin respecto a dicha actividad o decisin
deben cumplirse.
Para conocer maores detalles sobre los conictos de intereses, remtase a
la gua de cumplimiento (captulo 2).
c. Regalos y graticaciones
Al audar a lograr los intereses de la organizacin, ningn empleadodebe usar su autoridad en el puesto para benecio personal. Con el n
de preservar la imagen e integridad del empleado la organizacin, la
gerencia de la organizacin debe trazar polticas para la aceptacin
revelacin de regalos, muestras favores de ndole comercial.
Adems, no deben aceptarse prstamos de partes que tengan posibles
tratos con la organizacin, a menos que dichas partes estn en el negocio
de otorgar prstamos a las personas (p. ej., un banco o cooperativa de
crdito).
d. Condencialidad y precisin de la informacin
La maora de las transacciones que se relacionan con actividades de
la ACS son de naturaleza condencial deben ser tratadas como tales,
sobre todo en lo que respecta a los proveedores. Se considera poco tico,
as como perjudicial para la reputacin de la organizacin, permitir que la
informacin sobre la cotizacin de un proveedor se pase a otro proveedor.
La informacin dada en el curso de la participacin de una persona en la
actividad de la ACS debe ser veraz equitativa no puede estar diseada
para engaar ni hacer tergiversaciones.
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proCeso empresAriAl de
ComprAs 7.1 plAnifiCACindeSCRiP Ci n del P Ro CeSo
La planicacin de compras la administracin de la cadena de suministros
se reeren a la proeccin de bienes servicios, a sea para uso interno o para
distribucin a usuarios nales externos, tales como beneciarios de un programa
de distribucin de alimentos. El proceso determina la proeccin del suministro:
cunto se necesita, con qu especicaciones exactas cundo dnde los bienes
servicios sern necesarios. Tambin determina dnde cundo obtener losbienes servicios cunto inventario se debe tener. El proceso de planicacin
requiere una buena comprensin de la red logstica las limitaciones de la
cadena de suministros, tales como el espacio de almacenamiento, las opciones
de transporte, los tiempos de espera, los niveles ptimos de inventario, etc.
Cada cadena de suministros tiene que ser planicada en detalle para evitar
problemas durante la implementacin. Los problemas que ha que eliminar
o reducir al mnimo son, entre otros, las estimaciones imprecisas de las
necesidades, los malos tiempos de entrega, la denicin deciente de las
especicaciones necesarias, la capacidad de almacenamiento insuciente oexcesiva los atascos o interrupciones en la distribucin. Un proceso de cadena
de suministros bien planicado garantiza que se entreguen los bienes servicios
correctos en el momento y en el lugar en que se necesitan.
Flujo de P Ro CeSo
proCeso 7.1 plAnifiCACin
Planicacin de la
maa7.1.1
Planicacin del
smsr7.1.2
Equilibrio del
smsr amaa
7.1.3
ic prcs
F prcs
R gsca
pa7.1.4
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etAPA 7.1.1 PlAniFi CACin de lA deMAndA
noMbRe de lA etAPA PlAniFiCACin de lA deMAndA
nmr a apa 7.1.1
isms 1. Datos internos (planes operativos, proeccionesde los participantes en el programa, distribucionesreales, inventario, suministros entrantes,proecciones de demanda previas, especicacionestcnicas para productos usados con frecuencia,proecciones de ingresos)
2. Datos externos (informacin de la situacin del
mercado actual, polticas directrices nacionales,requisitos de donadores, condiciones ambientales,transporte capacidad de almacenamiento)
Prcs 1. Proyecciones de bienes, materiales y serviciosrequeridos
Rs a rgazac 1. Los gerentes de presupuestos y programas dirigen elproceso de planicacin de la demanda
2. Los directores ejecutivos aprueban las proyeccionesde la demanda
3. Los funcionarios de Logstica proporcionaninformacin logstica
4. Consideracin de los registros de proveedores decompras y suministros anteriores
5. Los donadores proveen informacin sobre losposibles recursos
Ps grac 1. Unidad de Finanzas: asignacin de presupuesto disponibilidad de fondos
2. Unidad de Compras: informacin previa de suministro3. Unidad de Logstica: informacin de logstica e
inventario, calendarios usuales de entrega4. Movilizacin de recursos: informacin sobre las
proyecciones de recursos
Rsm Todas las reas funcionales programticas de laorganizacin tienen que hacer proecciones realistaspara sus necesidades de suministro. Las proyeccionestienen que estar consolidadas en un plan de demanda yaprobadas por la direccin de la organizacin.
La planicacin de la demanda garantiza que la organizacin utilice un proceso
formal para la proeccin validacin de sus requisitos de bienes servicios para
la implementacin del programa. Los planes de demanda ideales hacen una
proeccin realista de qu cunto se necesita, cundo dnde, para qu plazo
especco (como un perodo contable o ciclo de proecto). Para lograr esto, siga
las subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:
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Se puede iniciar un proceso de planicacin de la demanda en respuesta a
a. la aprobacin de un proecto o programa, o
b. la actualizacin anual de un proecto o programa.
Cada equipo de programa o proecto el rea funcional de la organizacin tienen
que revisar sus objetivos para el perodo de planicacin (por lo general, un ao)
en colaboracin con el gerente del programa o de presupuesto para determinar
los bienes servicios necesarios para lograr los objetivos para el perodo.
La denicin de los bienes servicios necesarios se elabora aun ms
determinando cundo dnde se necesitan los bienes servicios, las
especicaciones exactas de lo que se necesita. Este ejercicio es el paso inicial en
la planicacin de la demanda da como resultado el proceso de la demanda.
Cada equipo de programa rea funcional tiene que comunicarse con las
unidades de Finanzas movilizacin de recursos respecto a la asignacin a la
disponibilidad de presupuesto fondos; la informacin tambin se compartir con
el departamento de Suministros para la planicacin del suministro.
Las unidades de Compras Suministros proporcionan informacin detallada del
producto en funcin de la experiencia de suministro previa de toda informacin
de la situacin actual del mercado requerida, as como tambin de los posibles
desafos respecto a los productos incluidos en el plan.
La unidad de Gestin de Inventario proporciona informacin sobre la capacidad
de distribucin la gestin de inventario para el movimiento, manejo,
almacenamiento rendicin de cuentas de las entradas.
La unidad de Manejo de Logstica ofrece informacin logstica asistencia para laproeccin de los requisitos de los productos, tiempos de espera de las entregas
calendarios.
Llevar a cabo laevaluacin
Proporcionarcomentariosconstructivos
sobre elpresupuesto
Determinar elrequisito por
ubicacin
Tiempo para proyectar
Compilar laevaluacin
Garantizar un proceso
de estandarizacinde bienes
Determinar lospresupuestosdisponibles
Basar la demandaen presupuestos
de evaluaciny bienes
estandarizados
Preparar el plande la demanda
Presentar el
plan de lademanda
-
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La planicacin de la demanda est completa cuando la determinacin o
proeccin se racionalizan sobre la base de informacin presupuestaria
limitaciones de la cadena de logstica o suministros.
ReQuiSitoS CoMeRCiAleS
1. Caracrscas prncpas
El plan integra fuentes existentes de datos a travs de hojas de clculo u
otra tecnologa.
Permite la adicin de planes multidepartamentales.
Ofrece un anlisis de datos simple directo clculos respaldados por las
hojas de clculo otra tecnologa.
El plan permite la comparacin de situaciones alternativas de conformidad
con las variaciones en la cantidad de participantes del programa, los
parmetros de los productos, las proecciones de nanciamiento las
condiciones del mercado.
Proporciona valores nancieros para nes de denicin de presupuesto.
El plan entrega datos agregados y no agregados.
2. Rss mnms
Todas las fuentes de informacin se comprueban para vericar la precisin se hace referencia a ellas claramente.
La planicacin la proeccin colaboran entre s cuando es apropiado para
garantizar la armonizacin racionalizacin en todas las reas funcionales.
Se utilizan mtodos apropiados para desarrollar proecciones minuciosas
especicaciones de productos.
Se dene un calendario de proeccin; el cumplimiento del calendario es
riguroso.
Se llevan a cabo planicaciones revisiones frecuentes.
3. Mjrs prccas
Se asigna la responsabilidad especca de la funcin de planicacin
proeccin.
Las metodologas de proeccin se aprueban se documentan como
procedimiento operativo estndar (POS).
Se usan slidos datos internos de la situacin actual del mercado
para elaborar una proeccin operativa a largo plazo, que inclue
especicaciones tcnicas minuciosas de todos los productos utilizados, losniveles de inventario actuales precisos que se estn utilizando los datos
del proveedor actual.
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19/11615
Existe un proceso estructurado y formal para recopilar y analizar datos
internos e informacin de la situacin actual del mercado provenientes de
varias fuentes.
La informacin de la situacin actual del mercado, los datos internos las
suposiciones de proeccin se validan actualizan regularmente.
Existe un intercambio de informacin en tiempo real entre las funciones de
la cadena de suministros.
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etAPA 7.1 .2 PlAniFi CACin del SuMiniS tRo
noMbRe de lA etAPA PlAniFiCACin del SuMiniStRo
nmr a apa 7.1.2
isms 1. Donador nuevo o informacin del subsidio2. Proeccin de la demanda3. Base de datos maestra del proveedor4. Informacin de mercado o base de datos de los
proveedores
Prcs 1. Proeccin del suministro
2. Calendario de pedidos3. Informe de brechas4. Plan de inventario5. Plan de contingencia
Rs a rgazac 1. Los gerentes de logstica dirigen el proceso2. Los gerentes de presupuesto o de los programas
revisan aprueban el proceso de planicacin delsuministro
3. Los proveedores proporcionan informacin tilpara el proceso de planicacin, como las fechasde suministro ms prximas, la disponibilidad demateriales, etc.
4. Los donadores proporcionan informacin sobre losposibles recursos
Ps grac 1. Programa: se comunica con el equipo de suministropara obtener informacin sobre disponibilidad,especicaciones, etc.
2. Compras: proporciona informacin, datos de lasituacin actual del mercado posibles desafos paralos productos incluidos en el plan
3. Manejo de inventario logstica: proporcionainformacin sobre la cadena de suministros losrequisitos de inventario
4. Gestin nanciera presupuestaria: planicacin depresupuesto, vericacin de asignacin de costos pericia contable
Rsm Las organizaciones tienen que tener un plan desuministros aprobado para responder a las necesidadesde bienes, materiales y servicios si quieren lograr unaeciente implementacin del programa.
La planicacin del suministro garantiza que la organizacin utiliza un sistema
formal a travs del cual el suministro satisface la demanda de la organizacinpor bienes, materiales servicios; mantiene una existencia mnima de los
productos que se necesitan regularmente, y tiene un sistema para equilibrar las
uctuaciones de la demanda estacional de emergencia. Para lograr esto, siga
las subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:
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El espacio delalmacn secalcula junto
con el espacioopcional
Prediccin dela demandaproyectada
La base de datosde proveedores se
mantiene y actualizaconstantemente
Tiempo para proyectar
Plan actualizadode suministro
Equilibrio delsuministro y la
demanda
Al momento de planicar la demanda (Etapa 7.1.1), los equipos de cada rea
funcional tienen que comunicarse con el equipo de administracin de la cadena
de suministros para obtener informacin sobre la especicacin del producto,
la disponibilidad, la experiencia previa con fuentes de suministro, los posibles
cuellos de botella y las ventajas de las diferentes proyecciones.
El equipo de administracin de la cadena de suministros debe proporcionar al
equipo de planicacin de la demanda informacin respecto a la experiencia
previa de suministro todos los datos de la situacin actual del mercado que se
requieran, as como tambin los posibles desafos relacionados con los productosincluidos en el plan.
La informacin sobre la capacidad de gestin las limitaciones del inventario
proporcionar una buena base para planicar el ujo del suministro, los
calendarios de entrega despacho, la frecuencia, los tamaos de los lotes los
requisitos de manejo.
La unidad de Finanzas debe proporcionar la informacin necesaria sobre
presupuesto ujo de caja para garantizar un gasto oportuno realista en los
bienes, materiales y servicios.
Muchas veces, la planicacin de la demanda del suministro (Etapa 7.1.1 y
Etapa 7.1.2) se realizan en forma simultnea como un esfuerzo cooperativo
de toda la organizacin. Esto da como resultado un ejercicio de equilibrio de la
demanda y el suministro (Etapa 7.1.3).
1. Caracrscas prncpas
El plan integra fuentes existentes de datos a travs de hojas de clculo u
otra tecnologa.
El plan permite la agregacin de los requisitos de suministro de variosdepartamentos.
El equipo puede calcular pedidos mnimos mximos sobre la base de
proyecciones de demanda por bienes, materiales y servicios requeridos.
El doctor Jon Fielderdel Hospital Kijabeconsulta con otromdico el expedientede un paciente. Eldoctor Fielder estestrechamenterelacionado con elcentro del Consejo yPruebas Voluntarias
en el hospital, pormedio del cual msde 300 pacientesreciben medicamentosantirretroviralesbrindados por PEPFAR.
DAVIDSNy
DER/CRS
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El plan incorpora tiempos de espera (proveedor, tiempo de distribucin,
liquidacin en aduanas, etc.) dentro de la proeccin del suministro.
El plan considera los niveles actuales de existencias, las rdenes de compra
en progreso las entregas en trnsito.
Ofrece informes sencillos directos que contienen un calendario de
compras recomendado para las proyecciones a corto, mediano y largo plazo
de los bienes, materiales y servicios requeridos respaldado por hojas de
clculo u otra tecnologa.
Con la informacin de la situacin actual del mercado la base de datos
de los proveedores se puede distinguir las limitaciones de la distribucin
para determinar cundo, dnde cmo se adquirirn almacenarn
los productos (p. ej., capacidad, recursos, espacio de almacenamiento,
condiciones de manejo, vida til, etc.).
2. Rss mnms
Se asigna la responsabilidad especca de la funcin de planicacin
proeccin.
Se comprueba la precisin de todas las fuentes de datos.
Los procesos de planicacin del suministro se aprueban se documentan
como procedimiento operativo estndar (POS).
Se utiliza informacin slida de la situacin actual del mercado de los
proveedores para hacer proyecciones a corto, mediano y largo plazo de los
bienes, materiales y servicios requeridos.
3. Mjrs prccas
Se elabora y mantiene una lista de proveedores o base de datos que utiliza
hojas de clculo u otra tecnologa.
Se desarrolla un proceso estructurado y formal para recopilar y analizar
informacin de la situacin actual del mercado los proveedoresproveniente de varias fuentes.
Asignar responsabilidades separadas para el mantenimiento de la
informacin de la situacin actual del mercado la base de datos de
proveedores.
La informacin sobre la situacin actual del mercado los proveedores se
valida y actualiza regularmente.
Se realiza un intercambio de informacin en tiempo real entre las funciones
de la cadena de suministros.
Los productos se clasican se disea una estructura de cdigos de
cuentas para logra una fcil identicacin comunicacin por parte de los
usuarios.
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Los requisitos de bienes, materiales servicios se equilibran con los lmites
de la capacidad de almacenamiento y transporte, los niveles de inventario y
los calendarios de la cadena de suministros.
Se calculan la capacidad de almacenamiento y transporte y se investigan y
documentan continuamente otras opciones para aumentar la capacidad.
Mantenimiento de sistemas de advertencia temprana para detectar
amenazas a la cadena de suministros y tendencias adversas dentro de la
cadena de suministros.
Se mantienen relaciones regulares, positivas y transparentes con los
proveedores clave designados.
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etAPA 7. 1 . 3 eQuil ib Rio del SuMiniStRo y lAdeMAndA
NoMbRe De lA etAPA equilibRio Del SuMiNiStRo y lA DeMANDA
nmr a apa 7.1.3
isms 1. Plan de la demanda2. Borrador de proeccin del suministro3. Informacin presupuestaria recaudacin de fondos4. Informacin de proveedores
Prcs 1. Suministro de compras proceso de distribucin del
consumo2. Informe conciliacin de la brecha de suministro
Rs a rgazac 1. El funcionario de Compras prepara el calendariode los materiales conforme a las necesidades deplanicacin
2. Los gerentes de presupuesto y de programas revisan aprueban el proceso de planicacin
3. Un funcionario ejecutivo de la organizacin o la juntade directores aprueban el proceso
4. El funcionario de Finanzas proporciona informacin aportes al proceso de proeccin
5. El funcionario administrativo facilita la funcin desuministro
Ps grac 1. Funcionario de Finanzas: Alinea la planicacinnanciera con el proceso de Compras
2. Funcionario administrativo: Lleva a cabo laseleccin oportuna del proveedor de servicios las contrataciones; maneja la administracin decontratos
Rsm El proceso de demanda consolidado en toda laorganizacin alineado con el presupuesto tiene queanalizarse y ajustarse para satisfacer las limitaciones
de la administracin de la cadena de suministros permitir la racionalizacin eciencia en el suministro,almacenamiento, manejo distribucin o uso.
Una vez que las necesidades del proecto de la organizacin se han estimado
a travs de la planicacin de la demanda, las opciones de suministro se
han identicado a travs de la planicacin del suministro, los dos elementos
tienen que alinearse para que la planicacin del suministro sea completa.
En la prctica, a menudo la planicacin del suministro su equilibrio con lademanda se hacen simultneamente como un esfuerzo de equipo entre los
departamentos solicitantes y la unidad o el funcionario de Compras. En este
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Los planes de demanda y suministro tienen que ajustarse y equilibrarsemediante una colaboracin multifuncional a nivel de la organizacin o del
proyecto para completar el proceso de compras y suministro.
El funcionario de Finanzas debe participar en las deniciones del proceso
de compras suministros para permitir una planicacin adecuada de los
recursos nancieros apoar el proceso de compras (sobre todo el pago a
los proveedores de servicios a los vendedores).
El funcionario administrativo debe estar informado del proceso y analizarlo
con el funcionario de Compras para saber en qu momento participanlos diferentes proveedores de servicios (como los transportistas) en el
proceso de compras entrega, as como tambin la cantidad de espacio
de almacenamiento que se va a requerir. Esta informacin permitir la
seleccin oportuna de los proveedores de servicios su contratacin.
1. Caracrscas prncpas
El plan integra fuentes existentes de datos a travs de hojas de clculo u
otra tecnologa.
Permite la colaboracin entre las funciones de la organizacin para lograruna planicacin eciente.
El plan ofrece un anlisis de datos simple directo clculos respaldados
por hojas de clculo u otras herramientas.
caso, el proceso de planicacin del suministro descrito antes(Etapa 7.1.2)
es una etapa terica. Para lograr esto, siga las subetapas que aparecen en el
diagrama de abajo:
Actualizarel plan desuministroen funcindel espacio
opcionaldisponible en
la base dedatos de losproveedores
Ajustar laproeccin de la
demanda
S
No
Tiempo paraproyectar
Aprobar el plande demanda y
suministroS
S
Se puedepresupuestar odonar espacio
adicional?
Trabajar en fondosadicionales paranes de espacio
Buscar msproveedores
NoEs adecuada la
base de datos de losproveedores?
Plan de demandaproyectada
Es adecuadoel espacio?
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Permite la comparacin entre situaciones alternativas de acuerdo con las
variaciones en las proecciones de nanciamiento, entorno de logstica o
condiciones del mercado.
Entrega datos agregados y no agregados.
2. Rss mnms
La responsabilidad del proceso especco se asigna para el equilibrio de
las funciones de demanda y suministro.
Se comprueba la precisin de todas las fuentes de datos.
Los procesos de equilibrio del suministro y la demanda se aprueban y se
documentan como procedimiento operativo estndar (POS). El plan tiene en cuenta las uctuaciones en los ciclos de demanda
suministro y las condiciones del entorno operativo1.
El proceso debe ser aprobado por el funcionario ejecutivo y los gerentes
de programas o presupuesto.
3. Mjrs prccas
Los gerentes tienen plena visibilidad de la demanda y el suministro
durante el perodo de planicacin deseado.
Existe exibilidad capacidad de respuesta ante el equilibriosuministro-demanda.
El plan ofrece opciones para satisfacer la demanda sobre la base de
condiciones operativas dinmicas.
Se consideran se identican los artculos de sustitucin las opciones
alternativas de fuente y entrega.
Los usuarios tienen opciones prcticas para compartir con las partes
interesadas, colegas otros interesados. (Es preferible que el ejercicio
de equilibrar el suministro con la demanda se lleve a cabo usando un
documento electrnico como Excel).
1 Por ejemplo, la adquicisin de medicamentos antipaldicos debe tomar en cuenta los puntos crticos nocrticos de la infeccin; la adquicisin de productos agrcolas debe tomar en cuenta que los precios son msbajos inmediatamente despus de la cosecha; la adquicisin de materiales para zonas que son difciles deacceder durante la temporada de lluvias necesita tomar este hecho en consideracin.
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etAPA 7.1 .4 Red de loGStiC A del PlAn
noMbRe de lA etAPA Red de loGStiCA del PlAn
nmr a apa 7.1.4
isms 1. Proceso2. Calendario de pedidos3. Plan de inventario4. Plan de contingencia5. Transacciones histricas (envos)6. Mantenimiento de registros del espacio de
almacenamiento
Prcs 1. Anlisis de mercado de los almacenes2. Anlisis de mercado del transporte3. Informe de la situacin de las instalaciones de
almacenamiento: ubicacin, tamao, distribucin,capacidad, costos, rendimiento, condiciones deseguridad, etc.
4. Informe de la situacin del transporte: ubicacin,capacidad condicin
5. Plan de reduccin del riesgo: seguridad,mantenimiento, fumigacin, control de plagas, etc.
6. Contrato de transporte7. Contrato con el almacn
Rs argazac
1. El gerente de presupuesto o programa proporcionalas entradas
2. El gerente de Logstica dirige el proceso3. El gerente de ota proporciona las entradas al
gerente de Logstica
Ps grac 1. Planicacin del programa2. Compras3. Gestin del inventario4. Gestin de logstica5. Gestin de presupuestos
Rsm Basndose en el proceso de compras suministro, elequipo de administracin de la cadena de suministrostiene que planicar con detalle las condiciones fsicasbajo las cuales se lleva a cabo el proceso.
La planicacin de logstica abarca la planicacin del transporte el
almacenamiento. Incluye determinar las ubicaciones de los almacenes, su
capacidad condiciones, lo cual inclue la distribucin estructural, la seguridad
el acceso. Tambin inclue planicar la forma en que se van a entregar los
productos en los puntos de distribucin previstos cmo hacerlo a tiempo.
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Cuando se aprueba el proceso, las actividades fsicas de transaccin, as como
las condiciones para la realizacin del proceso, tienen que ser planicados
minuciosamente por las unidades encargadas de la cadena de suministros y las
compras. Esto inclue la identicacin evaluacin detalladas de los almacenes
otras instalaciones de almacenamiento, as como la identicacin preliminar
de los proveedores de servicios y los vendedores.
La planicacin de logstica tambin inclue planes detallados paso a paso de
compras, suministro, recepcin, despacho desde el almacn distribucin, un
plan de administracin de ota transporte, un plan de informes de la ACS
anlisis planicacin de las necesidades de personal contratos.
1. Caracrscas prncpas
El plan integra fuentes existentes de datos a travs de hojas de clculo u
otra tecnologa.
Ofrece un anlisis de datos simple directo clculos respaldados por las
hojas de clculo otra tecnologa.
El plan permite la comparacin entre situaciones alternativas de acuerdo
con las variaciones en las variables de almacenamiento y transporte.
Inclue realizar anlisis de capacidad ubicacin de las instalaciones con
consideraciones de costos.
Inclue realizar anlisis de capacidad las necesidades de transporte con
consideraciones de costos.
El plan examina las alternativas de redes de logstica.
Reacciona ante cambios frecuentes o con poco aviso en los requisitos de
servicio.
El plan proporciona un repositorio de datos de almacenes y datos
relacionados con el transporte, y una manera de difundir esos datos.
2. Rss mnms
Se asigna la responsabilidad especca de la funcin de planicacin red
de logstica.
Se comprueba la precisin de todas las fuentes de datos.
Los procesos de planicacin de redes de logstica se aprueban se
documentan como un procedimiento operativo estndar (POS).
Existe una metodologa que facilita los procesos que se repiten.
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3. Mjrs prccas
El calendario de planicacin se dene se cumple en forma rigurosa.
Se lleva a cabo una planicacin cooperativa.
El plan utiliza fuentes de datos existentes, entre ellas, proyecciones del
suministro, calendarios de pedidos, informes de brechas, planes de
inventario y planes de contingencia.
Existe un proceso estructurado y formal para recopilar y analizar datos
internos e informacin de la situacin actual del mercado provenientes
de varias fuentes.
La informacin de la situacin actual del mercado los datos internos se
validan y actualizan regularmente.
Se mantiene un intercambio de informacin en tiempo real entre las
funciones de la cadena de suministros.
Se mantiene una lista de proveedores de servicios de transporte
existentes y potenciales, sus ubicaciones, capacidades y tarifas.
Se mantiene una lista de los almacenes existentes y potenciales, sus
ubicaciones, condiciones y capacidades.
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proCeso empresAriAl de
ComprAs 7.2 fuente desuministro
deSCRiP Ci n del P Ro CeSo
La fuente de suministro se reere a un nmero de procesos dirigidos a facilitar
el ujo de las solicitudes de bienes, materiales servicios de los departamentos
y unidades, convertir esas solicitudes en compras mediante la entrega de los
productos o servicios adquiridos y, en el caso de los productos, almacenarlos y
entregarlos a las partes usuarios nales que los solicitaron.
El proceso de fuente de suministro exige comprender las condiciones del mercado
de los suministros, encontrar, evaluar obtener la participacin de proveedores
y mantener una base de datos de ellos, y rastrear y administrar el movimiento de
bienes materiales desde el proveedor o donador hasta el destino nal.
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Flujo de P Ro CeSo
proCeso 7.2 fuente de suministro
Sc7.2.1
Gs sprrs
7.2.6
Cras src
7.2.3
F prcs
ic prcs
Gs s s7.2.4
Gs pag7.2.5
Cmpra adquisicin
7.2.2
-
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etAPA 7.2.1 SoliCi tud
noMbRe de lA etAPA SoliCitud
nmr a apa 7.2.1
isms 1. Especicaciones del producto, incluidas lasdescripciones de cantidad y calidad
2. Se requiere el destino de los productos y los usosprevistos
Prcs 1. Formulario de solicitud aprobado
Rs argazac 1. Solicitante2. Dueo del presupuesto o jefe de unidad3. Funcionario de Compras4. Funcionario de Finanzas
Ps grac 1. El solicitante presenta la solicitud2. El dueo del presupuesto o jefe de la unidad es quien
aprueba el sistema3. El funcionario de Compras recibe la solicitud4. El funcionario de Finanzas recibe copias de la solicitud
Rsm El solicitante genera una solicitud de compras basado en unplan de compras aprobado.
Una necesidad existente desencadena una solicitud de suministros en alguna
unidad funcional, a sea para un proecto aprobado (como productos alimenticios
bsicos o suministros mdicos para los beneciarios de un proecto) o para
consumo interno (como equipo o muebles de ocina). El solicitante tiene que
seguir procedimientos adecuados para solicitar los suministros.
Los bienes, materiales o servicios solicitados (de aqu en adelante denominados
productos) deben estar a identicados en el plan de suministro demanda
en el proceso aprobado, a menos que sea una necesidad no planicada o una
emergencia aprobada por la direccin de la organizacin. Para lograr esto, siga las
subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:
Evaluacin debeneciario
Procesode despachode materiales
Proceso de compra
Plan aprobadode suministro y
demanda
Identicacinde beneciarios
y materialespropuestos
Solicitudaprobada
Hay materialesdisponibles
en el almacn?
No
S
-
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Al nal del proceso de planicacin se aprueba un plan de suministro
demanda en la forma de un plan de proceso logstica (vase la Etapa 7.1.4).
La ejecucin del plan de logstica comienza con una solicitud de compras,
la cual se origina en la unidad funcional de la organizacin, de productos
para consumo interno o para ser distribuidos entre usuarios nales externos
(beneciarios).
Para los productos requeridos para uso interno, cada unidad funcional
prepara una solicitud de bienes (SB) o una solicitud de servicios (SS), de
preferencia una vez por perodo (por ejemplo, al principio del ao scal). La
solicitud es aprobada por la direccin de la organizacin enviada a la unidad
de Compras para su procesamiento.
Para los productos requeridos para distribucin externa, la unidad de
Programas prepara un plan de distribucin lo enva para su aprobacin a la
direccin de la organizacin. Dentro del plan de distribucin se identica una
serie de productos requeridos, el dueo del plan de distribucin (solicitante)
prepara una solicitud de servicios o una solicitud de bienes. La solicitud es
aprobada, entonces, por la direccin de la organizacin enviada a la unidad
de Compras para su procesamiento, a la unidad de ACS/Logstica para la
debida planicacin de la logstica.
Para las solicitudes de bienes, la ACS o el funcionario de Logstica comprueba
si ha bienes disponibles en existencias. Si los bienes estn en existencias, la
solicitud se despacha a partir de ah. Si los artculos no estn en existencias,
se inicia un proceso de compra.
1. Caracrscas prncpas
El plan se integra con las fuentes de informacin existentes, tales como
el mercado, el proveedor los sistemas de informacin del producto.
Reeja la informacin de planicacin contenida en el plan deoperaciones, en los programas aprobados, en el plan de suministro y
demanda en el plan de logstica.
El solicitante (gerente de presupuesto o programa u otro usuario
nal) identica los productos proporciona todas las especicaciones
pertinentes en un formulario de solicitud de compra, solicitud de bienes
(SB) o solicitud de servicios (SS). En el caso de productos que se repiten,
se puede hacer referencia a las entregas previas para asegurar que los
productos seleccionados satisfagan las expectativas de la demanda.
El solicitante se comunica con el funcionario de Compras o Logsticapara identicar la situacin de disponibilidad del producto cualquier
otro factor que pueda afectar la solicitud.
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Los formularios de solicitud son vericados conrmados por el dueo
del presupuesto o el jefe del departamento, aprobados por la direccin
de la organizacin antes de ser enviados al departamento de Compras.
Las solicitudes se documentan usando un sistema predenido de
tenedura de libros. La informacin se valida peridicamente.
2. Rss mnms
Las solicitudes se documentan usando procedimientos y formularios
preaprobados.
Se proporcionan especicaciones cantidades detalladas.
Las solicitudes se verican autorizan por un funcionario autorizado(dueo del presupuesto o jefe de unidad), son aprobadas por la
direccin de la organizacin.
3. Mjrs prccas
La solicitud se establece sobre la base de una necesidad rigurosa y una
evaluacin de inventario despus de conrmar la disponibilidad de los
productos requeridos dentro fuera de la organizacin a travs de la
unidad de Compras.
El solicitante llena formularios estndares de solicitud de compra
proporciona especicaciones exhaustivas del producto los requisitos de
entrega.
El dueo del presupuesto o el jefe de unidad revisan el formulario
de solicitud de compra despus de conrmar el nanciamiento la
pertinencia de la solicitud, la direccin de la organizacin lo aprueba.
El formulario de solicitud de compra se enva al departamento de
Compras para su procesamiento con un anlisis adecuado un plazo
de entrega. Las solicitudes urgentes frecuentes no son una buena
prctica. La unidad de Compras proporciona a la brevedad un comentario inicial
sobre la solicitud presentada y mantiene informado al solicitante del
progreso del procesamiento de la solicitud.
El solicitante no puede aprobar su propia solicitud.
En los casos en los que la organizacin est solicitando a nombre de
un socio externo, la solicitud original del socio debe incluirse en el
formulario de solicitud presentado por el funcionario o el departamento
que hace la solicitud.
Despus del surtido de la solicitud, el solicitante ofrece un comentario
constructivo sobre la calidad del servicio para supervisar el desempeo.
Reunin de agricultoresde una cooperativa enSvay Rieng, Camboya.
RICHARDL
ORDPARACRS
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etAPA 7.2.2 CoMPRA y AdQuiS iCin
noMbRe de lA etAPA CoMPRA y AdQuiSiCin
nmr a apa 7.2.2
isms 1. Poltica de compras2. Planicacin proceso de suministro demanda
aprobados3. Formularios de solicitud aprobados4. Lista de proveedores aprobados5. Lista de las especicaciones aprobadas o
permisibles de los artculos
6. Muestras o plantillas de contratos de compras7. Para las compras que se repiten, el contratoexistente, incluido el costo unitario negociado quese us previamente
Prcs 1. Solicitud de cotizaciones (SC)2. Informe del anlisis de la licitacin3. Orden de compra o contrato aprobados
Rs argazac
1. El solicitante2. Funcionario de Compras3. Comit de Compras4. Proveedores
5. Autoridad del gobierno local (si es necesario)
Ps grac 1. Unidad solicitante: inicia el formulario de solicitud2. Unidad de Finanzas: proporciona los cdigos de las
cuentas la informacin del ujo de caja3. Comit de compras, incluido el personal de las
diferentes unidades: atestigua el proceso desde lasolicitud de cotizaciones hasta el pedido
4. Funcionario de logstica: ingresa los productos en elsistema de gestin de inventario
5. Unidad de Cumplimiento: revisa los acuerdos decompras
6. Direccin de la organizacin: aprobaciones de lossubsidios
Rsm Una solicitud de compra aprobada desencadena unproceso de compra que comienza con una solicitudde cotizaciones y termina con una orden de compra ocontrato con los proveedores seleccionados.
La compra forma parte del proceso de adquisicin, durante el cual las solicitudes
de compra aprobadas se procesan ecazmente mediante la colocacin de la
orden de compra aprobada con el proveedor seleccionado. El proceso de comprageneralmente sigue los siguientes pasos:
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1. Presentacin de una solicitud de cotizaciones basada en el formulario de
solicitud de compra
2. Recibo de las licitaciones de los posibles proveedores
3. Anlisis de las licitaciones seleccin de un proveedor
4. Envo de una orden de compra o un contrato de compra al proveedor
seleccionado
Se prepara crea una orden de compra basada en la informacin contenida
en el formulario de solicitud la cotizacin recibida del proveedor seleccionado.
La compra de materiales, bienes servicios (de aqu en adelante denominados
productos) debe solicitarse mediante un formulario de orden de compra o usando
un contrato de compra aprobado.
En el caso de las donaciones en especie, el proceso de adquisicin consiste en
hacer una solicitud o un pedido de entrega, o aceptar un aviso de donacin o
una autorizacin de transferencia. En este caso, la organizacin no selecciona
un proveedor, pero podra colaborar con el donador en la denicin de las
especicaciones del producto la planicacin de la entrega. Para hacer ms fcil
la presentacin, esta seccin se centra en las compras, en el entendido de que
algunos procesos de la compra no son pertinentes a las donaciones en especie.
Para lograr esto, siga las subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:
Solicitudaprobada
Solicitud decotizacin
NoRecepcin
de lacotizacin
Licitacinaprobada
Orden decompraemitida
Proceso dedespacho
Fin del proceso
S
Hay materialesdisponibles en
el almacn?
El proceso de compra sigue los siguientes pasos:
La solicitud de compra es aprobada si los productos requeridos no estn
en existencias. El funcionario de Compras solicita cotizaciones a los proveedores.
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Una persona distinta del funcionario de Compras recibe las cotizaciones.
El comit de licitacin revisa las cotizaciones. La organizacin podradeterminar diferentes niveles de recepcin aprobacin de licitaciones
sobre la base del valor de los bienes. (Consulte Riesgos asociados con
la compra en la Lista de vericacin del cumplimiento para obtener
detalles).
La direccin de la organizacin aprueba el informe de comparacin de
licitaciones.
El funcionario de Compras prepara una orden de compra o un contrato,
el comit de licitacin lo verica la direccin de la organizacin lo
aprueba.
La orden de compra o el contrato se emite a los proveedores
seleccionados.
1. Caracrscas prncpas
Existe un sistema de informacin (manual o computarizado) para
registrar la informacin, desde las solicitudes de compra aprobadas
hasta la compra efectiva y el uso de los productos. Esto se hace para
garantizar uniformidad en la preparacin el despacho de la compra,
as como tambin para lograr una administracin adecuada delinventario.
Existe una poltica de compras que dene las normas, los
procedimientos y los pasos a seguir en el proceso de compra. La
poltica determina la imparcialidad la transparencia de la compra de
productos, establece los umbrales de aprobacin los umbrales de
los valores de compra que se necesitan para una compra directa sin
presentacin de licitaciones, as como tambin las compras que tienen
que pasar por un proceso de solicitud de cotizaciones (SC) un anlisis
de licitaciones. El que aprueba la orden de compra conrma que las lees las
prcticas comerciales locales permiten la compra de los productos de
la manera usada. (La compra el manejo de ciertos tipos de productos
siguen reglas normas nacionales e internacionales mu especcas).
Las solicitudes de cotizaciones se preparan a partir de la informacin
contenida en la solicitud aprobada.
Los procedimientos basados en concursos pblicos permiten una
competencia justa, imparcial y transparente.
La orden de compra concede una descripcin de las condiciones de
compra y las reglas que los proveedores deben cumplir para evitar
algn posible conicto durante el proceso de compra.
-
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El proceso de compra y los documentos asociados cumplen con los
requisitos, las polticas las reglamentaciones del gobierno local de
los donadores.
2. Rss mnms
Existen polticas de compra procedimientos operativos estndar (POS)
que proporcionan una gua clara sobre cada categora de compra,
incluidos los umbrales la matriz de aprobacin.
Los trminos de referencia de las compras denen los roles las
responsabilidades del personal de Compras, los solicitantes y el enfoque
y la estrategia para lidiar con los proveedores.
Un formulario de orden de compra aprobado contiene las condiciones
requeridas cuando se procesa la compra.
Existe un cdigo de conducta que inclue una poltica sobre el conicto
de intereses.
3. Mjrs prccas
Existen formularios de rdenes de compra muestras de contratos
de compra para diferentes tipos de compra (p. ej., compras locales
e internacionales, acuerdos de servicio, etc.) se usan de manera
coherente.
Existe un sistema actualizado para registrar el desempeo de los
proveedores cualquier otra informacin pertinente, lo cual permite
la gestin de los proveedores, la reduccin del riesgo la rendicin de
cuentas de la organizacin.
Se aprueba un umbral de compra existe una tabla de autorizacin.
Esto permite a la organizacin procesar la compra de bienes servicios
debidamente usar las categoras apropiadas de compra.
Se envan informes regulares de la situacin de las compras al personalpertinente para proporcionar informacin actualizada, as como tambin
el estado de cada orden de compra procesada. Los gerentes, Compras y
Finanzas celebran reuniones de coordinacin regularmente.
Existe un proceso de pago que contiene pasos minuciosos a seguir, as
como tambin una lista de documentos de respaldo que anexar a cada
solicitud de pago.
Los POS ofrecen una gua para la presentacin de las solicitudes
de cotizacin la recepcin de las licitaciones de los proveedores
interesados, que inclue el mtodo de correspondencia (p. ej., correoelectrnico, fax, sobres sellados), las fechas lmite el mecanismo (p.
ej., caja de licitaciones o designacin de un funcionario que reciba las
licitaciones).
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Existe un sistema de rastreo de compras que proporciona el estado del
pedido hecho, informacin minuciosa desempeo de los proveedores,
informacin histricade las transacciones comerciales de la organizacin
con los proveedores, calidad de los artculos cotizados entregados
duracin de la entrega de bienes servicios despus de recibir una
orden de compra aprobada.
Existe un sistema de informacin para validar que los bienes el
material adquiridos se ajusten a las limitaciones de la cadena de
suministros (capacidad del almacn, etc.).
Los procedimientos de seleccin de proveedores permiten obtener
informacin minuciosa sobre el tratamiento de las cotizaciones recibidas la documentacin del concurso pblico de presentacin de licitaciones
imparcial y transparente realizado.
Un sistema de archivo permite el mantenimiento de los comentarios de
los revisores que se puede usar como referencia en futuros negocios con
los mismos proveedores.
Un sistema de informacin permite a la organizacin enviar avisos de
rechazo de licitaciones a los proveedores cuyas licitaciones no han sido
aceptadas.
La orden de compra incluye opciones para asignar costos a los centros
de costos especcos (p. ej., un proecto o una fuente de nanciamiento
particulares).
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etAPA 7.2.3 ContRAtoS
noMbRe de lA etAPA ContRAtoS
nmr a apa 7.2.3
isms 1. Poltica de acuerdos2. Formularios de solicitud aprobados3. Lista de proveedores aprobados4. Muestras o plantillas de contratos
Prcs 1. Solicitud de cotizaciones2. Informe del anlisis de la licitacin
3. Orden de compra o contrato aprobados
Rs a rgazac 1. El solicitante2. Encargado de Compras3. Comit de Compras4. Proveedores de servicios y vendedores5. Gobierno del pas antrin, segn sea el caso
(algunos pases requieren que los contratos seregistren)
Ps grac 1. Unidad que hace la solicitud: inicia el formulario desolicitud
2. Unidad de Finanzas: maneja la codicacin decuentas la informacin del ujo de caja
3. Comit de compras, incluido el personal de lasdiferentes unidades: atestigua el proceso desde lasolicitud de cotizaciones hasta el pedido
4. Funcionario de logstica: ingresa los productos en elsistema de gestin de inventario
5. Unidad de Cumplimiento: revisa los acuerdos decompras
6. Direccin de la organizacin: aprueba los despachos
Rsm Deben redactarse contratos para todas las compras deproductos o servicios.
Estas directrices tratan el proceso de creacin de un arreglo comercial,
durante el cual los productos aprobados, las consultas, el servicio o las
solicitudes de equipos son efectivamente procesados mediante la celebracin
de un contrato con una persona o un proveedor comercial de bienes o
servicios.
El proceso de contratacin generalmente sigue los siguientes pasos:
Presentacin de una solicitud de cotizaciones basada en el formulario desolicitud de compra y el alcance del trabajo
Recepcin de licitaciones de parte de los posibles proveedores de bienes
o servicios
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Anlisis de las licitaciones seleccin de un proveedor de bienes o
servicios
Envo de una orden de compra2 o contrato al proveedor seleccionado de
bienes o servicios
El contrato se prepara con la informacin contenida en el formulario de
solicitud, el alcance del trabajo la cotizacin recibida del proveedor de
servicios o del vendedor de bienes seleccionado, preferiblemente usando una
plantilla aprobada de contrato.
El funcionario de Compras, con la ayuda de la unidad solicitante y la unidad de
Finanzas, debe redactar un contrato cada vez que se recluta a un contratista.
El contrato debe fundamentarse en las leyes laborales locales, los requisitos
del trabajo, el valor del contrato otros requisitos especiales, segn sea
necesario.
Los contratistas no son empleados de la organizacin. Sus contratos deben
establecer eso claramente e indicar las limitaciones de su asociacin con la
organizacin. Remtase al captulo 8, la gua sobre Recursos Humanos, para
entender las diferencias entre empleados y contratistas.
1. Caracrscas prncpas Existe un registro de acuerdos contratos (manual o computarizado)
para registrar la informacin de todos los contratos.
Existe una poltica aprobada para rmar acuerdos que se cumple.
Todos los contratos se basan en una plantilla que ha sido revisada y
aprobada desde el punto de vista legal.
2. Rss mnms
Existen polticas sobre contratos acuerdos procedimientos
operativos estndar (POS) que proporcionan una gua clara sobre los
umbrales de revisin aprobacin.
Los acuerdos se basan en un alcance claro del trabajo y una factura
de los materiales o servicios, con especicaciones detalladas de los
bienes o servicios pedidos.
Todos los contratos deben ser revisados para ver si ha conictos
programticos con otras unidades funcionales de la organizacin.
Debe haber revisiones presupuestarias para garantizar que las
obligaciones contradas se planiquen desde el punto de vista
nanciero.
2 Nota: Una orden de compra es un contrato.
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Debe llevarse un registro completo correcto de todas las
negociaciones de contratos y de la correspondencia relacionada con
estas.
Solamente aquellos miembros del personal que han sido delegados
para rmar contratos tienen autoridad para negociar, revisar celebrar
contratos a nombre de la organizacin.
Existe un cdigo de conducta, que comprende una poltica de conicto
de intereses.
En el caso de los contratos que involucran licitaciones, el proceso de
licitacin debe documentarse.
3. Mjrs prccas
Todos los contratos acuerdos se someten a una revisin legal
documentada para garantizar que establecen lo que tienen como
objetivo sin crear una carga legal innecesaria ni un riesgo excesivo para
la organizacin.
Todos los contratos deben ingresarse en el registro de contratos de la
organizacin.
Todos los contratos incluyen el puesto del miembro del personal
responsable del manejo del contrato.
Debe establecerse un archivo ocial de contratos para todos los
contratos nuevos. Los borradores de los contratos, las copias
enmendadas una copia completa del original rmado deben
conservarse en archivo en el departamento pertinente.
El personal involucrado en las negociaciones o en la celebracin de
contratos debe tener el conocimiento apropiado sobre las leyes de
contratos.
Refugio de unafamilia en Touloum,
Chad. Catholic ReliefServices responde a las
necesidades urgentesde los refugiados
sudaneses en Chad,
quienes huyen de laintensicacin del
conicto al occidente de
Sudn, en la regin deDarfur.
MATTHEWBREMAN/CRS
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etAPA 7.2.4 GeStin de loS envoS
noMbRe de lA etAPAGeStin de loS envoS (tRAnSPoRte y entReGA PoRloS PRoveedoReS)
nmr a apa 7.2.4
isms 1. Capacidad y condiciones de los almacenes derecepcin
2. Cantidad, calidad y requisitos de espacio3. Plazo previsto para el almacenamiento y tasa de uso
4. Cotizaciones, orden de compra o certicado dedonacin5. Fechas de entrega, trminos condiciones6. Informacin del transportista duracin del viaje
Prcs 1. rdenes y contratos de transporte2. Cartas de porte o notas de los bienes recibidos3. Bienes recibidos en buenas condiciones4. Informe de inspeccin de la entrega5. Reclamos por prdidas daos
Rs a rgazac 1. Funcionario de Compras o encargado de logstica2. Parte que decepciona (funcionario de almacn o
gerente de presupuesto o programa)3. Transportistas y proveedores4. Otros proveedores de servicios, como agentes de
aduanas, inspectores u obreros
Ps grac 1. Transportistas: suministran informacin sobre losenvos entrantes esperados, el tiempo de entrega los trminos condiciones
2. Proveedores: proporcionan los detalles de los envos3. Parte solicitante: proporciona informacin de entrega
Rsm El envo consiste en el movimiento la entrega de bienes
materiales adquiridos desde el almacn del proveedorhasta el funcionario que hizo la solicitud o el almacnde la organizacin. Tambin se puede ampliar hasta laentrega al usuario nal.
Los productos comprados tienen que ser entregados del proveedor a la
parte solicitante. El proceso de entrega incluye el transporte. En algunos
casos, los productos se adquieren localmente, p. ej., en el mismo pas,
y son recogidos por la agencia o entregados por el proveedor. En otros
casos, los bienes se procuran internacionalmente y tienen que ser
enviados por aire, mar, ferrocarril, carretera o una combinacin de estos
hasta el punto de entrega designado.
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Los bienes procedentes de fuentes internacionales tienen que pasar por
aduanas estn sujetos a las lees de comercio internacional a las lees
locales relacionadas con la importacin de bienes. Tanto el proveedor
o vendedor como la organizacin o comprador pueden organizar el
transporte. Los trminos de la entrega, el ttulo de propiedad asociado
los trminos de la transferencia del riesgo deben acordarse en el momento
de hacer el pedido (consultar la Etapa 7.2.2). Para lograr esto, siga las
subetapas que aparecen en el diagrama de abajo:
Orden decompra emitida
Recepcin delos documentosde transporteque detallan
la hora, lacantidad, etc.
No
Recepcinde materiales
S
Es el espacioadecuado?
Informar a
Transporte paraque cambiela cadena desuministros
Organizar elespacio dealmacn
Es el transporteadecuado?
Reorganizar
la cadena desuministros
Organizar
No
S
Los bienes son enviados desde el proveedor entregados en el almacnde la organizacin o a la parte solicitante conforme a la orden de compra
emitida o al contrato. En el caso de bienes de gran tamao que se van a
almacenar en el almacn de la organizacin, el encargado de logstica debe
determinar si ha espacio suciente para guardar los bienes antes de que
se compren se entreguen. Si no ha suciente espacio, el encargado de
logstica o el funcionario de Compras deben conseguir espacio adicional. La
entrega se retrasa hasta que haya espacio adecuado disponible.
Si la organizacin es responsable de recoger los bienes del almacn del
transportista, el encargado de logstica o el funcionario de Compras tambin
deben conseguir las opciones adecuadas de transporte para hacer posible
el proceso de entrega. Para obtener una explicacin detallada de los
trminos de entrega, remtase a los Incoterms 20003.
Todas las entregas deben documentarse usando una carta de porte, y debe
acusarse recibo en la carta de porte o en la nota de bienes recibidos. Toda
discrepancia en la calidad o cantidad debe registrarse.
Para los bienes de gran tamao o los bienes delicados, el proceso
de entrega debe ser presenciado por un inspector independiente ydocumentarse en un informe de inspeccin. El informe de inspeccin
debe describir claramente las condiciones de entrega y registrar toda
3 Pohjola (s.f.). Incoterms 2000: Critical points in international transports. Obtenido el 14 de diciembre dehttp://logistics.wfp.org/documents/le/incoterms2000.pdf o PBB Global Logistics (s.f.)
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discrepancia entre la cantidad y la calidad pedidas y las entregadas. La
responsabilidad por las prdidas los daos debe asignarse claramente
para la presentacin de informes sobre prdidas el procesamiento de
reclamos.
Los bienes recibidos deben ser almacenados de manera ordenada de
conformidad con la gua especca de almacenamiento manejo o con las
mejores prcticas. Generalmente, el proveedor o donador proporcionan una
gua especca para el manejo almacenamiento de los bienes.
1. Caracrscas prncpas
Existen sistemas conables manuales electrnicos para registrar manejar informacin de inventario.
Existe un sistema para certicar la cantidad la calidad de los bienes
recibidos contra el pedido o la documentacin, para manejar las prdidas
los reclamos en la orden de compra y el contrato de transporte.
Los funcionarios de Compras Logstica reciben avisos de entrega envo
por adelantado de parte de los proveedores.
Los funcionarios de Compras Logstica pueden determinar si un envo
programado para llegar no se puede recibir a causa de limitaciones
(capacidad del almacn, recursos, etc.) con el tiempo suciente para
coordinar medidas correctivas.
Los funcionarios de Compras Logstica estn en comunicacin
regularmente con los proveedores, transportistas y otras partes a lo largo de
la cadena de suministros para rastrear la entrega.
Los funcionarios de Compras Logstica reciben la documentacin
necesaria, como las cartas de porte las facturas, con suciente antelacin
para que se puedan sacar de la aduana a tiempo y aceptar la entrega de los
bienes. Los funcionarios de Compras Logstica estn informados, si es posible,
se les consulta, sobre la duracin del viaje la fecha de entrega el ujo
deseados para que se produzca una entrega adecuada se planique la
recepcin.
Los funcionarios de Compras Logstica son capaces de mantener una lista
de transportistas disponibles que tengan tarifas compatibles con la ruta y
los costos de transporte planeados.
Cuando la organizacin coordina el transporte, el comit de compras debe
someter a concurso el contrato de transporte de carga, as como tambin
los servicios de inspeccin liquidacin de aduanas, segn sea el caso. La
adquisicin de servicios de transporte, inspeccin liquidacin de aduanas
debe seguir el proceso descrito en la seccin de Compras.
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2. Rss mnms
El proceso de cobro, envo entrega se documenta a travs de la factura
comercial, la nota de entrega o la carta de porte, y la nota de bienes
recibidos o formulario de certicacin de recepcin.
Existe una infraestructura y equipos adecuados para recibir y almacenar
las entregas. Estos incluyen un espacio de almacenamiento adecuado y
herramientas o formularios para manejar el almacn.
Las fechas y horas aproximadas de entrega se informan al funcionario de
recepcin, junto con los trminos las condiciones de la entrega, antes
de que se produzcan las entregas.
Los contratos de compras y transporte deben ser claros en lo que
respecta a trminos de entrega; deben usar trminos especcos de
Incoterms.
3. Mjrs prccas
Existe un completo sistema de informacin de inventario impreso
electrnico, con buenas opciones de archivo recuperacin.
Existe un sistema de certicacin de la cantidad la calidad de los
bienes recibidos para manejar las prdidas, los reclamos el pago de los
transportistas. Si los bienes son especializados o en grandes cantidades, como los
productos agrcolas bsicos, es necesario contratar a un inspector
profesional independiente.
Si los bienes son importados y en grandes cantidades, es buena idea
contratar a un agente de etes o a un agente aduanero profesional para
hacer ms fcil el papeleo de importacin.
Los contratos de compras transporte deben especicar los niveles de
tolerancia en trminos de cantidad entregada, calidad trminos de
entrega.
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etAPA 7.2.5 GeSti n de PAGoS
noMbRe de lA etAPA GeStin de PAGoS
nmr a apa 7.2.5
isms 1. Solicitudes de compra2. Orden de compra3. Nota de los bienes recibidos4. Factura5. Informes de inspeccin otros informes de anlisis
Prcs 1. Solicitud de pago
2. Documentacin de pago (Finanzas)
Rs argazac
1. Proveedores2. Encargado de Compras3. Gerente de almacn4. Funcionario de Finanzas5. Director de la organizacin
Ps grac 1. Unidad de Finanzas: verica procesa el pago2. Base de datos de los proveedores/sistema de
informacin de mercado: lleva a cabo la vericacindel proveedor del desempeo del producto
Rsm Las facturas de los proveedores tienen que servericadas en relacin con su desempeo procesadascon prontitud para nes de pago.
La organizacin solamente debe efectuar los pagos a los proveedores
cuando los proveedores hayan cumplido todos los requisitos de suministro
de materiales, bienes o servicios conforme a la orden de compra o contrato.
Los requisitos incluen especicaciones de materiales o servicios, tiempos de
entrega, trminos de entrega condicin de los bienes en el momento de la
entrega.
Los funcionarios que efectan aprueban los pagos a los proveedores
deben asegurarse primero y ante todo de que se protejan los intereses de la
organizacin. Para las entregas que requieren un informe de inspeccin, el
pago solamente debe iniciarse cuando el informe de inspeccin haa sido
nalizado. Toda prdida o dao que se deban a una accin del proveedor u
otro contratista debe deducirse del pago, a menos que se haya llegado a otro
acuerdo de conciliacin del reclamo. Para lograr esto, siga las subetapas que
aparecen en el diagrama de abajo:
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Inicio delproceso
Facturarecibida
Fin del
proceso
Resolucin del error
de desempeo con elproveedor
Vericacinde tres
vertientes
Solicitudde pago
preparada
Solicitudde pago
aprobada
Comprobantede pago
preparadodespus deajustar elanticipo
SCoinciden los datos
unos con otros?
No
Pagoaprobado
yefectuado
Anticipopagado
El proveedor enva una factura despus de la recepcin de los bienes. La persona
encargada de recibir facturas hace una vericacin de tres vertientes para
garantizar que los bienes hayan sido entregados y recibidos conforme a la orden
de compra, que el precio cotizado sea el precio de la orden de compra, y que la
factura coincida con el conteo nal al momento de la recepcin la certicacin
de calidad. Si la vericacin de tres vertientes identica algn problema con
alguno de esos elementos, entonces la factura se devuelve al proveedor paranes de ajuste.
Se prepara una solicitud de pago basada en la factura, respaldada por la orden
de compra, la solicitud de compra, la comparacin de licitaciones, la nota de los
bienes recibidos cualquier otra informacin que se pueda requerir. La solicitud
de pago es aprobada por el supervisor del departamento solicitante.
La unidad de Finanzas prepara la documentacin del pago en funcin de la
solicitud de pago despus de hacer los ajustes necesarios por los anticipos
pagados toda sancin o inters que corresponda. El pago se aprueba deconformidad con la autoridad encargada de la aprobacin.
Para obtener una gua relacionada con nanzas sobre adquisiciones gestin de
cuentas por pagar, consulte el captulo 6, la Gua nanciera.
1. Caracrscas prncpas
El s