CAPÍTULO I -...

27INTRODUCCIÓN AL SISTEMA “INTACPAS”

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA INTEGRAL EINTERACTIVO CONTABLE POR ÁREAS

“INTACPAS”

VENTAJAS DEL SISTEMA “INTACPAS”

El autor, por medio de este manual, pretende dar todas las pau-tas coadyuvadas por los modelos que aparecerán constantemente yen coordinación con el desarrollo de esta obra para que el interesadoa su vez pueda confeccionar, mediante software, un sistema integrale interactivo contable para su Empresa sea comercial, industrial ominera.

Este Sistema está diseñado por ÁREAS, o sea, la contabilidadgeneral se divide por zonas independientes pero al mismo tiempo en-lazadas entre sí por cuentas de control.

A continuación expondré las ventajas más importantes que seobtienen al implementar este Sistema denominado “INTACPAS”:

I) CONTABILIZACIÓN Y SU CONOCIMIENTO INMEDIATO

Por ser este Sistema interactivo se conocen las operaciones con-tables efectuadas al momento sin necesidad de solicitarlas al opera-dor responsable del Área y eliminando los atrasos que se producíancon los sistemas tradicionales.

28 INTRODUCCIÓN AL SISTEMA “INTACPAS”

II) RESPONSABILIDADES DIRECTAS Y PRECISAS POR CADAÁREA

Para evitar que se trasladen responsabilidades con el pretextoen encubrir negligencia en el registrar operaciones contables o atra-sos, se crean Áreas que actúan en forma independiente pero al mis-mo tiempo enlazadas entre sí por las cuentas de control que el Siste-ma contempla.

III) CONTROL SOBRE OPERACIONES DE RESPONSABILIDA-DES COMPARTIDAS

Las cuentas de control en este Sistema cumplen, como el nom-bre lo indica, la función de controlar, por lo tanto los auditores internosy externos tienen en estas cuentas un aliado muy valioso para inves-tigar y detectar diferencias que podrían presentarse entre las Áreasinterlazadas.

IV) AHORRO EN LOS GASTOS DE IMPRENTA

Con este Sistema no se necesita, en la mayoría de los casos,recurrir a la imprenta para la impresión de los formatos, lo que conlle-va un ahorro importante porque el Sistema está diseñado de tal formaque con un simple clicado sobre uno de los códigos que aparecen enel Menú de Operaciones se obtendrá en pantalla el Comprobante-Gráfico único elemento indispensable para registrar el movimiento con-table correspondiente y al finalizar el día el operador responsable delÁrea obtendrá, por la impresora del P.C. los Comprobantes-Gráficoscontabilizados como también sus correspondientes Hojas-VoucherGráficas valorizadas.

V) EMISIÓN AUTOMÁTICA DE LOS TÍTULOS Y NÚMEROS CO-RRELATIVOS DE LOS COMPROBANTES Y VOUCHERSGRÁFICOS Y ARCHIVO

Este Sistema además de crear automáticamente los Compro-bantes-Gráficos y las Hojas-Vouchers Gráficas, crea también el nú-


mero correlativo en cada comprobante y voucher con su título corres-pondiente y el número correlativo del volante insertado en el compro-bante, enumerando de este modo los asientos contables producidosen el día.

Terminado el proceso arriba indicado se procederá al archivo delos documentos originales causantes de las operaciones efectuadasen el día anterior.

VI) CODIFICACIÓN DE PERSONAS Y COSAS

Por ser este Sistema integral los elementos que intervienen paradar origen a una operación contable sean personas o cosas se iden-tificarán por los anexos estructurados según los varios casos que sedescriben en este manual; por consiguiente el Sistema está en condi-ción de trabajar con una lógica que es necesaria para un normal de-sarrollo y para alcanzar las metas propuestas.

VII) CODIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES CONTABLES

Este Sistema contempla la existencia de tantos Comprobantes-Gráficos cuantas operaciones contables existen en las Áreas crea-das en función de las necesidades de cada Empresa.

Además el Sistema al momento de graficar el comprobante en lapantalla de las Áreas, solicitado por el Operador-Contable, otorgaamplias facilidades y pautas para ingresar los datos requeridos, redu-ciendo por consiguiente a un mínimo el porcentaje de errores.

VIII) CODIFICACIÓN DE LOS OPERADORES RESPONSABLESDE CADA ÁREA

Al establecerse las distintas Áreas según los requerimientos decada empresa, también se designarían los responsables, asignándo-les un código específico a cada uno de estos por Área. Por lo arribaexpuesto la gerencia estaría en condición de juzgar el grado de efi-


ciencia de cada uno de estos Operadores - Contables sin requerir laopinión de otras personas.

LAS ÁREAS CONTABLES SON:

01 - CAJA-BANCOS02 - CLIENTES Y NO/CLIENTES03 - PROVEEDORES Y NO/PROVEEDORES04 - ALMACENES05 - VALORES, INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO

E INTANGIBLES06 - ANÁLISIS Y CONTROL07 - COSTOS08 - MAYOR GENERAL

(VER CUADRO 1 pág. 34)

IX) ESTADOS DE SITUACIONES CONTABLES POR ÁREA ALMOMENTO

Este Sistema está diseñado en tal forma que puede almacenardesde el inicio de su funcionamiento, los datos en detalle de cadaoperación contable que se efectúe, con la finalidad de crear un impor-tante banco de datos que permita al funcionario conocer en cualquiermomento la situación contable de las distintas Áreas de la Empresa.

X) REPORTES GERENCIALES

Según lo indicado en el punto IX el Sistema dispone de un amplioy valioso banco de datos que además de proporcionar oportunamen-te los múltiples reportes que contempla este Sistema, también con-cede a los gerentes, si estos lo solicitan por pantalla, REPORTESGERENCIALES, herramientas necesarias para tomar decisiones in-mediatas para el desenvolvimiento financiero y económico de la Em-presa más aún en la actualidad en la que vivimos en un ambiente de


libre mercado en el cual sobrevivirá la Empresa que se anticipará conlas medidas más acertadas a la competencia.

Por las ventajas más resaltantes arriba señaladas, podríamosafirmar que el Sistema “INTACPAS” se encuentra a la vanguardia porser INTEGRAL e INTERACTIVO.OPERACIONES GENERALES BÁSICAS

32IN

TRO

DU

CC

IÓN

AL SISTEMA “IN

TACPAS”

Á R E A S C O N T A B L E S

(CUADRO 1)

ÁREA - 01

CAJA-BANCOS

ÁREA - 08

MAYOR GENERAL

ÁREA - 07

COSTOS

ÁREA - 06

ANÁLISIS Y CONTROL

ÁREA - 05VALORES

INM.MAQ. Y EQUIPOE INTANGIBLES

ÁREA - 04

ALMACENES

ÁREA - 02

CLIENTES YNO/CLIENTES

UNIDAD-CENTRAL

CONTABILIDAD

GENERAL

CENTRALIZADA

ÁREA - 03

PROVEEDORES YNO/PROVEEDORES


Este Sistema integral e interactivo contable está diseñado porÁreas y éstas a su vez son instituidas en función de las necesidadesde cada Empresa.

Las Áreas según su naturaleza funcionan combinando los códi-gos expresados en letras que corresponden a las operaciones gene-rales básicas con los códigos de números que representan los deta-lles de cada una de estas operaciones. Los códigos de las operacio-nes generales básicas son:

A - CÓDIGO DEL ÁREAB - CÓDIGO DE LA SUB-ÁREAC - CÓDIGO DE LA SECCIÓN SUB-ÁREAD - CÓDIGO DE PERSONAE - CÓDIGO DE MONEDAF - CÓDIGO DE TRÁFICO

Estos códigos arriba indicados clasifican lo siguiente:

CÓDIGO DE ÁREA : Clasifica las Áreas de la Empresa.

CÓDIGO DE SUB-ÁREA : Clasifica los trabajos contables delÁrea.

CÓDIGO DE SECCIÓNSUB-ÁREA : Clasifica las operaciones homogé-

neas contables de la Sub-Área.

CÓDIGO DE PERSONA : Clasifica la relación comercial de lapersona con la Empresa.

CÓDIGO DE MONEDA : Clasifica el tipo de moneda con lacual se ha realizado la operacióncontable.

CÓDIGO DE TRÁFICO : Clasifica el movimiento efectuado en


las Áreas de Almacenes y Activo Fijo.

Los códigos numéricos que identifican los detalles de las opera-ciones generales básicas se explican en los capítulos relacionados acada Área.

COMPROBANTE-GRÁFICO

Para la creación de los COMPROBANTES-GRÁFICOS se pro-cederá de la siguiente forma:

Se deberá efectuar un primer clicado para llamar en pantalla elMENÚ del Área y poder así visualizar en él todas las operacionescontables que registra el Sistema y una vez que el Operador-Conta-ble la identifica con la que corresponde contabilizar clicará sobre loscódigos: Tipo de Operaciones (T.O.) y Código Complementario (C.C.)que figuran al lado de la descripción operativa, obteniendo automá-ticamente en pantalla del P.C. el COMPROBANTE-GRÁFICO corres-pondiente.

La función de este COMPROBANTE-GRÁFICO es permitir alOperador-Contable ingresar en el día los registros contables requeri-dos por el SISTEMA según el documento original. Además, el docu-mento original deberá ser engrapado al Comprobante-Gráfico con finesde sustento y de fiscalización. Para evitar duplicidad en la contabiliza-ción del documento original el Operador-Contable del Área colocaráun sello: CONTABILIZADO Y FECHA al momento de efectuar laoperación arriba indicada.

(VER MODELO 1. Comprobante-Gráfico pág. 37)

DATOS QUE REGISTRA EL COMPROBANTE-GRÁFICO


COMPROBANTE - GRÁFICOMODELO-STANDAR

RAZÓNSOCIAL

TÍTULOCOMPROBANTE

N° COMPROBANTE

R.U.C.

VOLANTEVOUCHERLOC/EMISORAC.D.

C.C.X

X

T.O.XXX

5 6

2A

2

1

7

XX-X-XXX-XX-XXXX

X-XXX-X-X-XXXX-XX-XXXX-X-XXX-X-X-XXNOMBRE

N°Docmento

TOTALES

CodificadorResponsable: XXX V°.B°

MODELO 1. Comprobante-Gráfico

DETALLE OPERACIÓN

FechaDocto.

Loc.Afec.

CuentaSub-Ct Anexo IMPORTES M.E.

DEBE DEBEHABER HABERT.C. IMPORTES M.N.

XX

4

3

20

9

1716151413121110

19

18

8


Los DATOS del COMPROBANTE-GRÁFICO se clasifican en tresGRUPOS:

I GRUPO: Datos que aparecen automáticamente en el Compro-bante-Gráfico:

1.- RAZÓN SOCIAL Y CÓDIGO EQUIVALENTE. 2.- T.O. (Tipo de Operación) y 2A.- C.C. (Código Complementa-

rio) 3.- TÍTULO DEL COMPROBANTE 4.- N° DEL COMPROBANTE 5. C.D. (Comprobante de Diario) 6.- LOCALIDAD EMISORA 7.- VOUCHER 8.- FECHA EMISORA 9.- N° DEL VOLANTE19. CODIFICADOR RESPONSABLE

II GRUPO: Datos que deben ser copiados directamente del docu-mento original causante de la operación contable:

10.- N° DEL DOCUMENTO (Caso contrario se copiará el N° delcomprobante)

11.- FECHA DEL DOCUMENTO (Caso contrario se copiará la fe-cha emisora)

15.- IMPORTES EN MONEDA EXTRANJERA (DEBE Y HABER)del documento que se contabiliza)

17.- IMPORTES EN MONEDA NACIONAL (DEBE Y HABER) deldocumento que se contabiliza)

18.- DETALLE OPERACIÓN (Se explicará sucintamente el motivode ésta)

20.- R.U.C. (Según el caso)


III GRUPO: Datos que deben ser extraídos y seleccionados concriterio contable que la operación requiere, directamente de los SUB-MENÚS que se visualizarán en pantalla a pedido del Operador:

12.- LOCALIDAD AFECTADA (Operación contable)13.- CUENTAS Y SUB-CUENTAS14.- ANEXOS16.- T.C. (Tipo de cambio en el día de la operación contable)20.- R.U.C. (Según el caso)

ESTRUCTURA DE LOS CÓDIGOS DEL GRUPO I QUE


APARECEN AUTOMÁTICAMENTE EN EL COMPROBANTE-GRÁ-FICO

1.- RAZÓN SOCIAL: Nombre de la EMPRESA que aparece en elCOMPROBANTE-GRÁFICO al lado superior izquierdo acompa-ñado del CÓDIGO EQUIVALENTE.

2.- T.O. (Tipo de Operación): Código de tres dígitos acompañadopor el C.C. (Código Complementario): Código de un dígito queaparecerán en el COMPROBANTE-GRÁFICO en forma automá-tica al clicar el Operador-Contable del Área correspondiente so-bre estos mismos códigos que se visualizan en el MENÚ DEOPERACIONES.

3.- TÍTULO DEL COMPROBANTE: Nombre o título que apareceráen el COMPROBANTE-GRÁFICO obtenido en concordanciacombinatoria con los códigos T.O. y C.C.

4.- Nº DEL COMPROBANTE: Que aparece en el lado derecho decada COMPROBANTE-GRÁFICO está compuesto por docedígitos y cada uno de éstos expresan lo siguientes:

XX - CÓDIGO DE LA LOCALIDAD EMISORAX - CÓDIGO DEL ÁREAXXX - CÓDIGO DE LA SUB-ÁREAXX - PREFIJOXXXX -NÚMERO CORRELATIVO QUE INICIA CON EL 0001 Y

TERMINA A FIN DE CADA EJERCICIO ECONÓMICO.———-12 DÍGITOS EN TOTAL (VER CUADRO 2 pág. 43)

5.- C.D. (Comprobante de Diario): Código de dos dígitos que apa-rece en el COMPROBANTE-GRÁFICO representando el Áreaque pertenece, por consiguiente los códigos que corresponden alos C.D. (Comprobantes de Diario) son:C.D. 01 - CAJA-BANCOS


02 - CLIENTES Y NO/CLIENTES03 - PROVEEDORES Y NO/PROVEEDORES04 - ALMACENES05 - VALORES, INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO

E INTANGIBLES06 - ANÁLISIS Y CONTROL07 - COSTOS08 - MAYOR GENERAL

A su vez estos códigos servirán para confeccionar mensualmenteel DIARIO AUXILIAR teniendo en cuenta la correlatividad numéri-ca de éstos.

6.- LOCALIDAD EMISORA: Nombre de la LOCALIDAD emisora queaparece en el COMPROBANTE-GRÁFICO identificando de estemodo el lugar que interviene en la emisión y contabilización delComprobante-Gráfico. Por consiguiente el SISTEMA contemplala apertura de códigos por Localidades según las necesidadesde cada EMPRESA.

7.- VOUCHER: El NÚMERO que aparece en la parte superior cen-tral del COMPROBANTE-GRÁFICO está compuesto por diezdígitos y cada uno de éstos expresan lo siguiente:

XX - CÓDIGO DE LA LOCALIDAD EMISORAX - CÓDIGO DEL ÁREAXXX - CÓDIGO DE LA SUB-ÁREAX - CÓDIGO DE LA SECCIÓN DE LA SUB-ÁREA O DE

PERSONA SEGÚN LAS ÁREASX - CÓDIGO DE MONEDA O DE TRÁFICO SEGÚN LAS

ÁREASXX - NÚMERO CORRELATIVO QUE INICIA CON EL 01 AL

EMPEZAR CADA MES Y TERMINAR A FIN DE CADAMES EN FORMA CORRELATIVA.

——-10 DÍGITOS EN TOTAL (VER CUADRO 4 pág.

49)


8.- FECHA EMISORA: La FECHA que aparece en el COMPROBAN-TE-GRÁFICO consta de seis dígitos y expresan: el Día (XX), elMes (XX) y el Año (XX) que registra el asiento contable. El mes yel año deben coincidir con el mes de proceso.

Nota: Se sugiere que al ingresar el año 2000 utilicen en elcampo correspondiente al AÑO cuatro dígitos en lugar de dos.

9.- VOLANTE: El NÚMERO que aparece en la parte derecha delCOMPROBANTE-GRÁFICO está compuesto por ocho dígitos ycada uno de éstos expresan lo siguiente:

X - CÓDIGO DEL ÁREAXXX - CÓDIGO DE LA SUB-ÁREAX - CÓDIGO DE LA SECCIÓN DE LA SUB-ÁREA O DE


ÁREASXX - NÚMERO CORRELATIVO QUE COMIENZA CON EL 01

AL EMPEZAR EL DÍA Y TERMINA AL FINALIZAR LAÚLTIMA OPERACIÓN CONTABLE DEL MISMO DÍA ENFORMA CORRELATIVA.

——8 DÍGITOS EN TOTAL (VER CUADRO 3 pág.

44)

19.- CODIFICADOR RESPONSABLE: Los RESPONSABLES de laemisión, contabilización y archivo de los COMPROBANTESGRÁFICOS con los DOCUMENTOS ORIGINALES de las distin-tas ÁREAS, se identificarán mediante un código compuesto portres dígitos: ÁREA (X) NOMBRE DEL RESPONSABLE (XX) de-biendo éste CÓDIGO aparecer automáticamente en la parte in-


ESTRUCTURA EN LA NUMERACIÓNDEL COMPROBANTE-GRÁFICO

2 1 3 2 4

LOC.

CÓDIGODELALOC.EMISORA

CÓDIGODELÁREA

CÓDIGODELASUBÁREA

PREFIJO

NÚMEROCORRELATIVOAÑO

CÓDIGO: A CÓDIGO: B * PRF. N° CORR.

(CUADRO 2)

N° DECARACTERESPOR CAMPO

CAMPOS

* PREFIJO=Dos últimos dígitos del Código de Operación (T.O.)


ESTRUCTURA EN LA NUMERACIÓN DEL VOLANTEINSERTADO EN EL COMPROBANTE-GRÁFICO

1 1 13 2

(CUADRO 3)

CÓDIGODELÁREA

CÓDIGODELASUBÁREA

NÚMEROCORRELATIVODÍA

CÓDIGO: B CÓDIGO: C CÓDIGO: E

CÓDIGOSECCIÓN

SUB-ÁREA

O

CÓDIGO DE LAMONEDA

O

N° CORR.


CAMPOS

CÓDIGODE

PERSONA

CÓDIGO: D

CÓDIGO DETRÁFICO

CÓDIGO: F


ferior del COMPROBANTE-GRÁFICO.HOJA-VOUCHER GRÁFICA

El Sistema “INTACPAS” por ser INTEGRAL e INTERACTIVO con-templa entre otras cosas el ordenamiento y archivo de los Compro-bantes Gráficos creados por las distintas Áreas en forma automática.

La HOJA-VOUCHER GRÁFICA como el nombre lo indica es unahoja emitida en cada Área por el Sistema al finalizar de registrar en eldía todas las operaciones contables producidas.

La finalidad de la HOJA-VOUCHER GRÁFICA es de agrupar, to-talizar y archivar bajo un mismo título los COMPROBANTES-GRÁFI-COS que tengan también una misma naturaleza contable. Ademásestos Comprobantes-Gráficos deberán estar sustentados y ordena-dos correlativamente según su numeración progresiva que figura enel campo denominado volante.

El número de la HOJA-VOUCHER GRÁFICA servirá también paraconfeccionar mensualmente el DIARIO y MAYOR AUXILIAR.


MODELO 2. Hoja-Voucher Gráfica

HOJA - VOUCHER GRÁFICA

LOCALIDAD EMISORA:

ÁREA:

RAZÓN SOCIAL

TÍTULO VOUCHER:

NÚMERO DEL VOUCHER:

FECHA DEL VOUCHER:

ASIENTOS REGISTRADOS:

TOTAL DEL VOUCHER: S/.

RESPONSABLE:

V°.B°.

Día Mes Año

Al N°Volantes N°

XX - X - XXX - X - X - XX

XX

X

XX

1

2

3

4

5

6

7

8

9


(VER MODELO 2. Hoja-Voucher Gráfica pág. 46)DATOS QUE REGISTRA AUTOMÁTICAMENTE LA HOJA-VOUCHER GRÁFICA

1.- RAZÓN SOCIAL: Nombre de la EMPRESA y CÓDIGO EQUIVA-LENTE.

2.- LOCALIDAD EMISORA: Nombre de la LOCALIDAD que emiteel VOUCHER.

3.- ÁREA: Nombre del ÁREA que emite el VOUCHER:

CAJA-BANCOSCLIENTES Y NO/CLIENTESPROVEEDORES Y NO/PROVEEDORESALMACENESVALORES, INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO E

INTANGIBLESANÁLISIS Y CONTROLCOSTOSMAYOR GENERAL

4.- TÍTULO VOUCHER: Título del VOUCHER se obtiene con con-cordancia con el código de operación (T.O.) y el código comple-mentario (C.C.)

5.- NÚMERO DEL VOUCHER: El NÚMERO que aparece en laHOJA-VOUCHER GRÁFICA está compuesto por diez dígitos ycada uno de éstos expresan lo siguiente:

XX - CÓDIGO DE LA LOCALIDAD EMISORAX - CÓDIGO DEL ÁREAXXX - CÓDIGO DE LA SUB-ÁREAX - CÓDIGO DE LA SECCIÓN DE LA SUB-ÁREA O DE



ÁREASXX - NÚMERO CORRELATIVO QUE INICIA CON EL 01 AL

EMPEZAR CADA MES Y TERMINA A FIN DE CADA MESEN FORMA CORRELATIVA.

——10 DÍGITOS EN TOTAL (VER CUADRO 4 pág.

49)

6.- FECHA DEL VOUCHER: La FECHA que aparece en la HOJA-VOUCHER GRÁFICA que consta de cuatro dígitos y expresan: elDía (XX), Mes (letras) y el Año (XX) y corresponde a las operacio-nes contables registradas.

7.- ASIENTOS REGISTRADOS: Los VOLANTES están represen-tados por números correlativos que determina el SISTEMA. Es-tos números se encuentran insertados en el COMPROBANTE-GRÁFICO registrando cada uno de éstos a su vez un asientocontable. Por consiguiente los dos últimos números registradosen la HOJA-VOUCHER GRÁFICA indicarán la cantidad de ASIEN-TOS que se han producidos en el día.

8.- TOTAL DEL VOUCHER: El TOTAL que aparece en la HOJA-VOUCHER GRÁFICA corresponde a la suma que efectúa el SIS-TEMA al cerrar el proceso contable del día de todos los COM-PROBANTES-GRÁFICOS.

Este total sirve para constatar que los importes CARGADOS seanigual a los ABONADOS. Queda entendido que la SUMA de todaslas HOJAS-VOUCHERS GRÁFICAS del mes terminado deberáser exactamente igual a las SUMAS que arrojan las columnas desumas (DEBE y HABER) correspondiente al BALANCEMENSUAL DE COMPROBACIÓN.

9.- RESPONSABLE: En esta línea de la HOJA-VOUCHER deberáfigurar el CÓDIGO y FIRMA de la persona responsable de la con-tabilización y archivo de los COMPROBANTES-GRÁFICOS sus-


ESTRUCTURA EN LA NUMERACIÓN DELA HOJA-VOUCHER GRÁFICA

(CUADRO 4)

2 1 1 13 2

CÓDIGO: ALOC.

CÓDIGODELÁREA

CÓDIGODELASUBÁREA

NÚMEROCORRELATIVOMES

CÓDIGO: B CÓDIGO: C CÓDIGO: E

CÓDIGO DE LAMONEDA

O

N° CORR.

CÓDIGO DETRÁFICO

CÓDIGODE

PERSONA

CÓDIGOSECCIÓN

SUB-ÁREA

CÓDIGO: FCÓDIGO: D


CAMPOS


tentados con los DOCUMENTOS ORIGINALES correspondien-tes.V°. B°.

APLICACIÓN DEL PLAN CONTABLE Y SUS COMPLEMENTOS

Las cuentas correspondientes a los Centros de Costos (Clase9) llevarán indefectiblemente como ANEXO la Cta. de Gastos (Clase6) anteriormente cargada Ver Ejemplo Nº 1 o la Cta. de Existencias(Clase 2) anteriormente abonada Ver Ejemplo Nº 2.

EJEMPLO N° 1:

LOCALIDAD CTA S.CTA. ANEXO DEBE HABER

Minera No Minera

X-XXX XX 6XX - XXX XX,XXX.xx

X-XXX XX 4XX - XXX XX,XXX.xx

X-XXX XX 9XX - XXX 6XX-XXX XX,XXX.xx

X-XXX XX 7XX - XXX XX,XXX,xx————————-———XX,XXX.xx XX,XXX.xx===================

EJEMPLO N° 2:

X-XXX XX 9XX - XXX 2XX-XXX XX,XXX.xx

X-XXX XX 2XX - XXX XX,XXX.xx———————————XX,XXX.xx XX,XXX.xx===================

LOCALIDAD MINERA:


Se utiliza cuatro (4) dígitos que representa la localidad, estruc-turada de la siguiente manera: la primera posición corresponde alcódigo de la localidad primaria y las tres (3) siguientes y últimas posi-ciones corresponden al código de la localidad secundaria dentro decada localidad primaria.

1.- Unidad Minera 1-XXX9.- Lima 9-000

Las localidades secundarias pueden ser:

ESPECÍFICA O NO ESPECÍFICA

Se llama específica cuando sí existe la localidad secundaria ypara este caso se utilizará el código correspondiente.

Se llama no específica cuando no se puede determinar, por noexistir la localidad secundaria, para este caso se colocarán tres ce-ros.

(VER MODELO 3. Distribución de Gastos por Centro de Costos Mineropág. 53)

LOCALIDAD NO MINERA: (EMPRESA COMERCIAL O INDUS-TRIAL)

Se utiliza dos (2) dígitos que representan la localidad primaria noexistiendo la localidad secundaria para las Empresas Comerciales oIndustriales (Ver Relación de Localidades Primarias pág. 52).

(VER MODELO 4. Distribución de Gastos por Centro de Costos Co-mercial o Industrial pág. 54)


RELACIÓN DE LOCALIDADES PRIMARIAS:

LOCALIDAD CÓDIGO

LIMA 01TUMBES 11PAITA 12PIURA 13CHICLAYO 21CHEPÉN 22TRUJILLO 23CHIMBOTE 31HUACHO 32HUARAZ 33HUANCAYO 41TARMA 42HUÁNUCO 43CHINCHA 51ICA 52AREQUIPA 53CUZCO 61

__________

El Sistema “INTACPAS” registrará en cada Área según los re-querimientos de ésta las LOCALIDADES con sus CUENTAS, SUB-CTAS y ANEXOS que corresponden para las Empresas, sean estas:Mineras, Comerciales o Industriales.

El operador-contable del Área por consiguiente podrá solicitar porintermedio de los SUB-MENÚS DEL ÁREA los datos arriba indicados

51IN

TRO

DU

CC

IÓN

AL SISTEMA “IN

TACPAS”

CIA.MINERA S.A.DISTRIBUCIÓN DE GASTOS POR CENTRO DE COSTO

Mes ............................... Año ..........

LOC.: UND.MINERA SUB-LOC. CUENTA 9 -

ANEXO DESCRIPCIÓN DE LA CTA/SBCTA. IMPORTE

621 - 001 Sueldos 2 566.00622 - 001 Salarios 11 778.00625 - 106 Otras Remuneraciones -Bonificaciones- 641.00625 - 201 Otras Remuneraciones -T.O. Horas Extras- 879.00627 - 101 Seguro Social -T.E.- 235.00627 - 102 Seguro Social -T.O.- 1 125.00627 - 111 Sistema Nacional de Pensiones -T.E.- 235.00627 - 112 Sistema Nacional de Pensiones -T.O.- 1 125.00628 - 002 Seguro contra Accidentes de Trabajo -T.O.- 1 193.00629 - 010 Cargas del Pers.Div. -Senati- 408.00629 - 011 Cargas del Pers.Div. -Fonavi T.E.- 188.00629 - 012 Cargas del Pers.Div. -Fonavi T.O.- 900.00629 - 100 Cargas del Pers.Div. -Prov.Rem. y Cargs.Soc.Var. T.E.- 5 600.00629 - 200 Cargas del Pers.Div. -Prov.Rem. y Cargs.Soc.Var. T.O.- 34 000.00657 - 011 Otros Tributos -Impuesto a las Remuneraciones T.E.- 117.00657 - 012 Otros Tributos -Impuesto a las Remuneraciones T.O.- 1 257.00

TOTAL: LOC.: UND.MINERA-SUB-LOC. Y CTA.-SUBCTA. 9XX-XXX S/.62 247.00

MODELO 3. Distribución de Gastos por Centro de Costos Minero

52IN

TRO

DU

CC

IÓN

AL SISTEMA “IN

TACPAS”

CIA.COMERCIAL O INDUSTRIALDISTRIBUCIÓN DE GASTOS POR CENTRO DE COSTO

Mes ............................... Año ..........

LOC.: COMERCIAL O INDUSTRIAL CUENTA 9

ANEXO DESCRIPCIÓN DE LA CTA/SBCTA. IMPORTE

621 - 001 Sueldos 2 566.00622 - 001 Salarios 11 778.00625 - 106 Otras Remuneraciones -Bonificaciones- 641.00625 - 201 Otras Remuneraciones -T.O. Horas Extras- 879.00627 - 101 Seguro Social -T.E.- 235.00627 - 102 Seguro Social -T.O.- 1 125.00627 - 111 Sistema Nacional de Pensiones -T.E.- 235.00627 - 112 Sistema Nacional de Pensiones -T.O.- 1 125.00628 - 002 Seguro contra Accidentes de Trabajo -T.O.- 1 193.00629 - 010 Cargas del Pers.Div. -Senati- 408.00629 - 011 Cargas del Pers.Div. -Fonavi T.E.- 188.00629 - 012 Cargas del Pers.Div. -Fonavi T.O.- 900.00629 - 100 Cargas del Pers.Div. -Prov.Rem. y Cargs.Soc.Var. T.E.- 5 600.00629 - 200 Cargas del Pers.Div. -Prov.Rem. y Cargs.Soc.Var. T.O.- 34 000.00657 - 011 Otros Tributos -Impuesto a las Remuneraciones T.E.- 117.00657 - 012 Otros Tributos -Impuesto a las Remuneraciones T.O.- 1 257.00

TOTAL: LOC.: CIA.COMERCIAL O INDUSTRIAL Y CTA.-SUBCTA. 9XX-XXX S/. 62 247.00

MODELO 4. Distribución de Gastos por Centro de Costos Comercial o Industrial


que son imprescindibles para registrar los asientos contables.(VER CUADRO 1 que figura en los capítulos: II, III, IV, V, VI, VII y IX)

ANEXOS

El Responsable del Área contable una vez obtenido en el monitorde su P.C. el COMPROBANTE-GRÁFICO ingresará los datos reque-ridos por el SISTEMA según el documento original a contabilizarse.

Entre estos datos también figuran el ANEXO que deberá ingre-sar obligatoriamente sólo en el caso que lo requiera la CUENTA.

El Operador escogerá del Sub-Menú la cuenta que correspondesegún la operación contable y ésta en el caso que requiera Anexo loindicará en la derecha con un dígito o letra, caso contrario este ladoestará en blanco.

Los dígitos o letra que representan los tipos de anexos solicita-dos por las cuentas son:

0 - ANEXO - BANCO-1 - ANEXO - EMPLEADO-2 - ANEXO - OBRERO-3 - ANEXO - CLIENTE-4 - ANEXO - PROVEEDOR-5 -6 - ANEXO - EXISTENCIAS-7 - ANEXO - TRABAJO EN CURSO-8 - ANEXO - ACTIVO FIJO-9 - ANEXO - VARIOS-


C - GASTOS (6) EXISTENCIAS (2)

ESTRUCTURA DE LOS CÓDIGOS-ANEXOS

Los códigos que se utilizan para registrar los distintos TIPO DEANEXO están estructurados en la siguiente forma:

Para EMPLEADOS, OBREROS, PROVEEDORES, VARIOS yBANCOS el código consta de ocho dígitos que indican lo siguiente:

A) Primer dígito: Indica la relación que tiene la persona natural ojurídica con la EMPRESA.

B) Segundo y Tercer dígitos: Indican en qué localidad radica lapersona mencionada en el párrafo «A».

C) Cuarto y Quinto dígitos: Indican la letra por orden alfabéticoque corresponde al apellido paterno de la persona o razón socialsegún el caso.

01 - A 08 - G 15 - M 22 - S 29 - Z02 - B 09 - H 16 - N 23 - T03 - C 10 - I 17 - Ñ 24 - U04 - CH 11 - J 18 - O 25 - V05 - D 12 - K 19 - P 26 - W06 - E 13 - L 20 - Q 27 - X07 - F 14 - LL 21 - R 28 - Y

D) Sexto, Séptimo y Octavo dígitos: Indican el número secuencialo correlativo de la persona natural o jurídica codificada.(Ver Ejemplo N° 3 pág. 57)


EJEMPLO N° 3:

X XX(XX) XX XXX

TIPO DE ANEXOS1.- Empleado2.- Obrero4.- Proveedor9.- VariosØ.- Banco LOCALIDAD

RESIDENTEEQUIVALENCIA ALFABÉTICA

NÚMERO SECUENCIAL

Para el ANEXO DE BANCO hay una variante a partir de la IVposición o dígito hasta la VIII posición o dígito:

X XX XXX XX

NOMBREDEL BCO.Sub-cta.

(Plan de Ctas.) Nº DE LA CTA.BCO.

El CÓDIGO-ANEXO DE CLIENTE consta de nueve dígitos que indi-can lo siguiente:

A) Primer dígito: Indica la relación que tiene la persona natural ojurídica con la EMPRESA que en este caso por ser CLIENTEcorresponde el dígito (3), compatible solamente con las cuentas


relacionadas a los Clientes.

B) Segundo y Tercer dígitos: Indican en que localidad radica elCLIENTE.

C) Cuarto y Quinto dígitos: Indican la letra en orden alfabético quecorresponde a la razón social o apellido paterno del CLIENTE.

D) Sexto, Séptimo y Octavo dígitos: Indican el número secuencialo correlativo del CLIENTE.

E) Noveno dígito: Corresponde al DÍGITO DE CHEQUEO, pro-porcionado por SISTEMA, cuando éste crea directamente los CÓ-DIGOS-CLIENTES.(Ver Ejemplo N° 4)

NOTA: En el caso que SISTEMA no proporcionara los CÓDI-GOS-CLIENTES, la estructura de éstos serían iguales a los dePROVEEDORES quedando el código anexo clientes reducido aocho dígitos.

EJEMPLO N° 4:X XX XX XXX X

TIPO DE ANEXO3.- Clientes

LOCALIDADRESIDENTE

EQUIVALENCIAALFABÉTICA

NÚMEROSECUENCIAL

DÍGITO


DE CHEQUEO(SISTEMA)

El CÓDIGO-ANEXO DE EXISTENCIAS consta de nueve dígitos queindican lo siguiente:

A) Primer dígito: Indica el TIPO DE ANEXO (6) y éste a su vez lohace compatible solamente con las cuentas de EXISTENCIAS.

B) Segundo, Tercero y Cuarto dígitos: Indican la FAMILIA y lostres dígitos arriba mencionados son los mismos que conformanla SUB-CUENTA de las CUENTAS de Existencias según el Plande Cuentas.

C) Quinto y Sexto dígitos: Indican la SUB-FAMILIA de las CUEN-TAS de Existencias según el Plan de Cuentas.

D) Séptimo, Octavo y Noveno dígitos: Indican el número secuencialo correlativo del ÍTEM.(Ver Ejemplo N° 5)

EJEMPLO N° 5:Sub-Cta.

Existencias

X X-X-X XX XXX

TIPO DE ANEXO6.- Existencias

FAMILIAX- GrupoX- Clase de

ExistenciasX- Ultimo dígito de

la Cta.Existencias


SUB-FAMILIANÚMERO ÍTEM

EL CÓDIGO-ANEXO DE TRABAJOS EN CURSO consta de nuevedígitos que indican lo siguiente:

A) Primer dígito: Indica el TIPO DE ANEXO (7) y éste a su vez lohace compatible solamente con las cuentas relacionadas a losTRABAJOS EN CURSO.

B) Segundo, Tercero y Cuarto dígitos: Indican la FAMILIA y lostres dígitos arriba mencionados son los mismos que conformanla SUB-CTA. de las CUENTAS de Trabajos en Curso según elPlan de Cuentas.

C) Quinto y Sexto dígitos: Indican la SUB-FAMILIA de las CUEN-TAS de Trabajos en Curso.

D) Séptimo, Octavo y Noveno dígitos: Identifican siempre el tra-bajo en curso aún en los casos que los códigos de la SUB-FAMI-


LIA varíen por la naturaleza de las labores en curso.(Ver Ejemplo N° 6 pág. 61)

EJEMPLO N° 6:

Sub-CtaTrabajosen curso

X XXX XX XXX

TIPO DE ANEXO7.-Trabajos en

Curso

FAMILIASUB-FAMILIA01.-Construcciones Civiles02.-Construcciones Eléctricas03.-Construcciones Mecánicas04.-Construcciones Sanitarias05.-Instalaciones Maquinaria y Equipo

NÚMEROTrabajosen curso

El CÓDIGO-ANEXO DEL ACTIVO FIJO consta de nueve dígitos queindican lo siguiente:

A) Primer dígito: Indican el TIPO DE ANEXO (8) y éste a su vez lohace compatible solamente con las cuentas de ACTIVO FIJO yDEPRECIACIONES excluyendo TRABAJOS EN CURSO.

B) Segundo, Tercero y Cuarto dígitos: Indican la FAMILIA y lostres dígitos arriba mencionados son los mismos que conforman


la SUB-CUENTA de las CUENTAS del Activo Fijo y Depreciacio-nes excluyendo Trabajos en Curso según el Plan de Cuentas.

C) Quinto y Sexto dígitos: Indican la SUB-FAMILIA de las CUEN-TAS del Activo Fijo y Depreciaciones excluyendo Trabajos enCurso según el Plan de Cuentas.

D) Séptimo, Octavo y Noveno dígitos: Indican el número secuencialo correlativo del ÍTEM.(Ver Ejemplo N° 7)

EJEMPLO N° 7:

Sub-CtaActivo-FijoDepreciaciones

X XXX XX XXX

TIPO DE ANEXO 8.-Activo Fijo Depreciaciones

FAMILIA

SUB-FAMILIA

NÚMERO ÍTEM

RESUMEN GENERAL: CUENTA Y SUS COMPLEMENTOS

(VER CUADRO 5. pág. 63)

61IN

TRO

DU

CC

IÓN

AL SISTEMA “IN

TACPAS”

LOC. COMERCIAL/INDUSTRIAL

LOCALIDAD MINERA

CUENTA

SUB-CUENTA

CUENTAS-CLASE (2) Centro-Costo

CUENTAS-CLASE (6) Centro-Costo

BANCOS

EMPLEADOS

OBREROS

PROVEEDORES

VARIOS

ANEXO

CLIENTES

EXISTENCIAS

TRABAJOS EN CURSO

ACTIVO-FIJO 8

7

6

3

9

4

2

1

ø

6

2

DESCRIPCIÓNLOCALIDAD CUENTA SUB-CUENTA

1 1 1 12 2 2 23 3 3 34 4 5 6 7 8 9

ANEXO

RESUMEN GENERALCUENTA Y SUS COMPLEMENTOS

(CUADRO 5)

CAPÍTULO I -...

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