Cartas comerciales: partes aadidas

1. Lnea de anotacin de correos o de carcter personal

2. Lnea de nmero de archivo

3. Lnea de atencin

4. Lnea de por conducto de

5. Lnea de referencia

6. Lnea de asunto

7. Lnea de antefirma

8. Lnea de nombre de archivo electrnico

9. Lnea de anexos o anejos

10. Lnea de copia

11. Lnea de visto bueno

12. Lnea de posdata

Lnea de anotacin de correos o de carcter personal

1. Esta lnea destaca el tipo de servicio postal utilizado.

2. Se escribe siempre en el margen izquierdo, no importa el estilo de carta que se use.

3. Hay dos formas de escribir la lnea de anotacin de correos:

a. Dos lneas despus de la fecha, en maysculas slidas:

i. EXPRESS MAILii. FEDERAL EXPRESSiii. CORREO CERTIFICADOiv. UPSv. ENTREGA ESPECIALvi. CERTIFICADO CON ACUSE DE RECIBO

19 de julio de 2000

EXPRESS MAIL

b. Debajo de las iniciales de referencia, de la lnea de anexo y de la lnea de archivo electrnico. Puede ir precedida por la palabra Por.

gsm gsmCorreo Certificado Anexo 2Por UPS

gsmdoc.prez 2-20Por Federal Express

4. Dos lneas despus de la fecha se puede escribir, en maysculas slidas, las palabras ENTREGA A MANO o CONFIDENCIAL.

Lnea de atencin

1. Indica el nombre o puesto de la persona que se interesa lea la carta.

2. Actualmente, esta lnea casi no se usa, ya que se prefiere dirigir la carta a la persona directamente en el destinatario.

3. Por esta razn, en este curso se preferir no usar lnea de atencin y s la de destinatario.

Lnea de copia

1. Esta lnea indica a aquellas personas a quienes se les enviaron copia del documento. 2. Se escribe dos lneas despus de las iniciales de referencia, si las hubiese.

3. Se escribe en el margen izquierdo.

4. Normalmente, se escribe una c en minscula. Se pueden escribir dos punto despus de la c y se deja un espacio despus de escribir los dos puntos o despus de la c.

5. Ejemplos:

gsmgsm

c: Sr. ngel Rodrguezc Sr. ngel Rodrguez

6. No es necesario escribir el ttulo de cortesa o universitario de la persona a quien se le enva la carta, aunque si se quiere, se le puede escribir de forma abreviada al frente del nombre.

gsm

c: Dr. ngel Rodrguezc: Dra. Valerie Mendoza

Lnea de nmero de archivo

1. Esta lnea se usa en oficinas que archivan por asuntos o por casos. Le asignan un nmero a cada uno.

2. Se escribe dos lneas debajo de la fecha y en forma bloque, en cualquiera de los estilos de las cartas. Se escriben dos puntos despus de escribir Nmero de Archivo.

5 de junio de 2014

Nmero de Archivo: 88-56-9044

3. Las palabras nmero de archivo se puede escribir de las siguientes maneras:

Nmero de Archivo: 88-56-9044

Nm. de Archivo: 88-56-9044

NMERO DE ARCHIVO: 88-56-9044

NM. DE ARCHIVO: 88-56-9044

Lnea de nombre de archivo electrnico

1. Algunas oficinas deciden escribir el nombre que se le ha asignado al documento en el archivo electrnico debajo de las iniciales de referencia, a espacio sencillo.

gsmdoc.santiago 2-01

Lnea de anexos o anejos

1. Indica que con la carta van incluidos uno o varios documentos.

2. Se escribe siempre en el margen izquierdo, dos lneas despus de las iniciales de referencia. Se puede escribir de cualquiera de las dos maneras siguientes:

gsm gsm

Anexos: Cheque Nm. 3020 Anexos: 3 Recibo Nm. 25-81 Orden Nm. 210

3. Se puede escribir con los dos puntos despus de la palabra Anexos, como no escribirlos:

Anexos: Cheque Nm. 3020 Anexos: 3 Recibo Nm. 25-81 Orden Nm. 210

Anexos Cheque Nm. 3020 Anexos 3 Recibo Nm. 25-81 Orden Nm. 210

Lnea de asunto

1. Se usa cuando se desea destacar el tema principal del cual trata la carta.

2. Se escribe dos lneas despus del saludo, en el margen izquierdo, en maysculas slidas o maysculas y minsculas.

3. No se escribe la palabra asunto.

4. Como en el estilo simplificado no hay saludo, la lnea de asunto se escribe dos lneas despus de la direccin.

Lnea de la postdata

1. Se usa para dar nfasis a algn asunto relacionado con la carta o para aadir algo que se omiti en el cuerpo de la misma.

2. Se escribe dos lneas despus de la ltima anotacin de la carta, a espacio sencillo; a menos que el texto sea demasiado corto que, entonces, se puede escribir a doble espacio.

3. En el estilo tradicional, se escribe la abreviatura P. D. seguido de los dos puntos. En el estilo moderno, no se escribe la abreviatura ni los dos puntos.

4. Se deja o no sangra dependiendo del estilo de la carta usado.

Estilo bloque extremo y bloque modificado

gsm

Recuerde que el horario de nuestras oficinas cambi. Ahora abrimos a las 9:00 am y cerramos a las 6:00 pm.

gsm

Recuerde que el horario de nuestras oficinas cambi. Ahora abrimos a las 9:00 am y cerramos a las 6:00 pm.

Estilo bloque modificado con prrafos sangrados (Semibloque)

Estilo tradicional (Bloque extremo y Bloque modificado)

gsm

P. D.: Recuerde que el horario de nuestras oficinas cambi. Ahora abrimos a las 9:00 am y cerramos a las 6:00 pm.

Estilo tradicional (Estilo Bloque modificado con prrafos sangrados, semibloque)gsm

P.D.: Recuerde que el horario de nuestras oficinas cambi. Ahora abrimos a las 9:00 am y cerramos a las 6:00 pm.

Lnea de referencia

1. Se escribe para mencionar un caso o asunto al que se har referencia en la carta.

2. Generalmente, est identificado por una numeracin.

3. Se escribe la palabra Referencia en maysculas slidas, en maysculas y minsculas, o abreviada, seguida de dos puntos.

REFERENCIA: Referencia:

RE: Re:

4. Se escribe dos lneas despus del saludo, en el margen izquierdo.

5. Si la carta tiene lnea Por conducto y lnea de Referencia, se escribe primero la lnea de Por conducto.

Lnea de Por Conducto De

1. Se usa cuando la carta se dirige a una persona por conducto de otra.

2. Se identifica por la abreviatura P/C o por la frase Por conducto de.

3. Se escribe dos lneas despus de la direccin, y dos lneas antes del saludo.

4. Se escribe en el margen izquierdo, sin importar el estilo de la carta.

5. En el estilo tradicional se escriben dos puntos despus de la abreviatura P/C o despus de la frase Por conducto de. En el estilo moderno, se eliminan los dos punto.

P/C: Sra. Sandra Morales, CoordinadoraPor conducto de: Sra. Sandra Morales, Coordinadora

P/C Sra. Sandra Morales, CoordinadoraPor conducto de Sra. Sandra Morales, Coordinadora

Lnea del Visto Bueno

1. Se usa cuando se desea que otra persona, que no es el que firma la carta, d el visto bueno de la misma entes de enviarla.

2. Se escriben las abreviaturas de las palabras Visto Bueno (Vo. Bo.)

3. Se escribe dos lneas despus de las iniciales de referencia o de la ltima anotacin de la carta.

4. En el estilo tradicional, se escriben los dos puntos despus de la abreviatura (Vo. Bo.:); en el estilo moderno, se eliminan los dos puntos.

gsm

Anexos 2

Vo. Bo.: Sra. Glorinda Molina Directora de Finanzas

gsm

Vo. Bo. Sra. Glorinda Molina Directora de Finanzas

5. La persona que da el Visto Bueno debe firmar o escribir sus iniciales para darle validez a la lnea de Visto Bueno.

Lnea de antefirma

1. Representa el nombre de la compaa, oficina o departamento que enva la carta.

2. Se escribe dos lneas despus de la despedida.

3. Se escribir en el margen izquierdo o derecho dependiendo del estilo de la carta.

4. Siempre se escribe en maysculas slidas.

5. Si se usa membrete, no es necesario escribir el nombre de la compaa como antefirma.

6. Si la carta es de carcter contractual, es obligatorio escribir el nombre de la compaa en la lnea correspondiente a la antefirma.

En la prxima pgina aparece un ejemplo con todas las partes de una carta: las principales y las aadidas, y en el orden en que deben aparecer.