LECTURA SEMANA CUATRO (4) 2.5. Caso prctico de aplicacin de los costos ABC Mediante este ejercicio, iremos avanzando, paso a paso, en el estudio de costos ABC, empezando con la presentacin de un estado financiero en la forma tradicional hasta llegar a asignar los costos mediante el mtodo ABC. Para poder calcular los costos bajo el ABC, se requiere que la empresa haya agotado el paso previo que es el anlisis de la cadena de valor determinando cules actividades o funciones son innecesarias o se hacen dos veces para eliminar las que no generen valor. Adicionalmente, se debe hacer una relacin de costos y gastos fijos de produccin, administracin y ventas que no estn distribuidos o lo estn bajo el sistema tradicional de tasas predeterminadas. A medida que se hace el estudio de las actividades, se determinan los inductores que van a servir para medir el nivel de actividad para asignar los costos a las actividades, todo lo anterior requiere de informacin nueva que la empresa muy seguramente no tiene a la mano, por lo cual tendr que contar con un sistema de informacin que le provea estos indicadores de gestin. Entonces, la primera parte es el diseo de la informacin requerida para adecuar el sistema de informacin y que la arroje al fin de periodo. 2.5.1. Identificar el objeto del costo que se desea costear En nuestro caso, partiremos de una empresa que tiene 3 lneas de distribucin y se desea saber cual es el costo de cada lnea, tomamos el estado de resultados el cual incluye todos los costos y gastos fijos y variables de la empresa, descomponemos el costo de ventas y los gastos de administracin y ventas en fijos y variables.

Estado de resultados del 1 de ene al 31 de dic. de 20XX Datos en Miles $ T a T Institucional Cadenas Total Ventas 2.475.832 841.050 1.871.564 5.188.446 Costo Ventas 1.766.843 642.562 1.670.371 4.079.777 Margen Bruto 708.988 198.488 201.193 1.108.669 Admon 168.037 Ventas 725.511 215.121

2.5.2. Discriminacin de los costos unitarios La siguiente es la composicin del costo unitario de acuerdo con la asignacin de costos realizada de la manera tradicional por tasas predeterminadas. La empresa fabrica sus productos y posee el costo por kilo vendido por lnea.

T a T Institucional Cadenas Total Kilos vendidos 1.125.378 336.420 935.782 2.397.580 COSTO DE VENTAS UNITARIO POR KILO (miles $) Materiales 1,020 1,350 1,210 Mano de obra 0,180 0,185 0,193 CIF Fijo 0,250 0,250 0,250 CIF variable 0,120 0,125 0,132 Costo unitario 1,570 1,910 1,785 Costo de ventas total 1.766.843 642.562 1.670.371 Costo CIF fijo 281.345 84.105 233.946 599.395 Unidades vendidas 1.500.504 112.140 1.871.564

Las unidades vendidas corresponden a la suma de productos vendidos de acuerdo a las diferentes unidades de empaque. Los recursos que an no han sido asignados mediante el uso del ABC, son los costos indirectos de fabricacin fijos y los gastos de administracin y ventas: Costos indirectos de fabricacin $599.395 Gastos de administracin 168.037 Gastos de ventas 725.511 TOTAL RECURSOS PARA ASIGNAR MEDIANTE EL ABC $1.492.943 2.5.3. Discriminacin de los recursos por grupo de cuentas Comprende un inventario de cmo quedaron contabilizados los costos y gastos que an no fueron asignados mediante costos ABC, es la composicin de los gastos de administracin, ventas y costos indirectos de fabricacin. Estos son los datos que arroja el estado de resultados, los recursos clasificados por concepto de acuerdo a estas tres cuentas son: Miles de $

Recurso Ventas Admon Produccin Sueldos administracin 128.473 Seguro inventarios 3.689 Arriendo inmueble 2.469 3.725 51.487 Fletes entrega 230.971 Leasing vehculos 62.814 Control de calidad 110.345 Energa servicios 2.476 1.865 56.275 Seguro activos 1.826 4.825 15.436 Salarios indirectos 213.534 Amortizacin diferidos 25.623 15.473 12.214 ICA 11,04 por mil mas 15 % avisos 65.873 Comisiones vendedores 220.570 Predial 12.826 Sueldos ventas 81.737 Depreciacin equipos 5.390 850 136.415 Mantenimiento vehculos 25.763 Total Recursos 725.511 168.037 599.395

2.5.4. Determinacin de actividades desarrolladas en la organizacin Las actividades desarrolladas en las organizaciones son las que realmente consumen los recursos, ya que si estas no se llevaran a cabo no tendramos este consumo, el paso ms importante es determinar las actividades, para esto partimos de la identificacin de un proceso y dentro de este las actividades desarrolladas, ejemplo, proceso de compras, en este proceso se llevan a cabo varias actividades como seleccin de proveedores, colocar rdenes de compra, realizar el comit de compras, cada actividad tiene un inductor que permite medir el nivel de actividad y de acuerdo a esto cargar los recursos correspondientes. En las grandes organizaciones es fcil identificar las actividades de cada proceso ya que estas consumen grandes recursos adems de desarrollarse de manera continua y repetitiva por numerosos individuos, esta es una de las razones por las cuales los costos ABC adquieren mayor relevancia en organizaciones de gran tamao. En este ejemplo, tomaremos algunas de las actividades ms comunes en casi todas las organizaciones y al frente el inductor que utilizaremos para medir el nivel de actividad, en las organizaciones existen muchas actividades, para nuestro ejercicio hemos tomado 7 tipos de actividad como lo muestra el siguiente cuadro:

Actividades

Distribuir Inyectar Alistar pedidos Comprar Almacenar Contabilizar Tomar pedidos

2.5.5. Determinacin del inductor de actividades Los recursos son consumidos porque se lleva a cabo una actividad, debemos determinar cul es la medida de esta actividad, esta medida es el inductor que dispara el consumo de recursos por las actividades que desarrolla la compaa. Se debe hacer una relacin del inductor que tiene que ver con el recurso correspondiente, cada empresa utiliza muchos recursos diferentes dependiendo de su actividad, se debe hacer un anlisis que justifique la escogencia del inductor correspondiente, a manera de ejemplo hemos escogido algunos de los inductores ms comunes:

Recursos fijos y variables De acuerdo con la clasificacin de los recursos segn su variabilidad, encontramos recursos que se causan a medida que se realiza una actividad, estos recursos tambin se denominan directos y su asignacin se har de manera directa con el objeto del costo como veremos ms adelante. Gastos de administracin: como cada recurso tiene su inductor, para los gastos de administracin hemos escogido el inductor de nmero de empleados, es decir, que a mayor nmero de empleados mayor es el gasto administrativo requerido, aunque en una empresa vamos a encontrar muchas actividades desarrolladas administrativamente como mensajera, contabilidad, recursos humanos, archivo, sistemas, gerencia general y mientras ms grande sea la organizacin, encontraremos mayor cantidad de actividades. Seguro inventarios: Este es un recurso directo y se causa segn el costo de ventas para nuestro ejemplo, pero podramos tomar el costo de los inventarios promedio en el ao, ya que las mercancas protegidas contra robo, incendio corresponde a las existencias de inventarios de la empresa. Arriendo inmuebles: aunque ya se hizo una asignacin previa de arrendamiento de inmuebles, deseamos reasignar el costo del arrendamiento a las actividades segn el rea en metros cuadrados que utiliza cada actividad. Fletes de entrega: muchas empresas cancelan un flete a contratistas externos que entregan las mercancas, estos fletes son un % sobre los valores entregados, luego para nuestro ejemplo son un recurso directo.

Recurso Inductor Sueldos Admon N. empleados Seguro Inventarios Costo ventas Arriendo inmueble Metros 2 Fletes entrega % costo venta Leasing vehculos Km. Recorridos Control de Calidad Horas Dedicadas Energa Servicios Kw/hora Seguro Activos Costo equipo Salarios Indirectos Unidades vendidas Amortizacin diferidos N.o facturas ICA 11,04 por mil mas 15 % avisos % ventas Comisiones vendedores %ventas Predial Metros 2 Sueldos Ventas N. PEDIDOS Depreciacin Equipos Costo equipo Mantenimiento vehculos Km. Recorridos

Leasing vehculos: Recurso directo, los vehculos son utilizados para entrega de pedidos, para poder asignar este recurso a cada objeto del costo, necesitamos el inductor de kilmetros recorridos y por lo tanto contar con esta informacin. Control de calidad. El costo del departamento de control de calidad es un costo indirecto de fabricacin y realmente este departamento no solo se dedica a la planta, tambin dedican tiempo en horas a todas las actividades que desarrolla la empresa, se asignar de acuerdo al numero de horas dedicadas por actividad. Servicio de Energa: Recurso que est asignado por departamentos, pero ahora hacemos una reasignacin del costo de la energa de acuerdo a los kilowatios hora utilizados por cada actividad. Seguro Activos: Este costo igualmente fue asignado por departamentos muy seguramente de acuerdo a los activos involucrados en cada uno de ellos, ahora se reasignar este recurso a actividades que se desarrollan en los diferentes departamentos y que cada una utiliza activos para llevar a cabo la actividad. Salarios indirectos: Este recurso fue asignado por departamentos, ahora lo reasignaremos en forma directa a cada objeto del costo, aunque en salarios indirectos podemos encontrar muchas actividades desarrolladas como alistamiento de pedidos, almacenamiento de productos, supervisin de unidades fabricadas entre otras mas y asignar este recurso de acuerdo al inductor adecuado, pero para nuestro ejemplo hemos tomado en nmero de unidades vendidas como inductor. Amortizacin de diferidos: en este caso al diferido al que nos referimos es el costo de la papelera, por eso hemos escogido para asignarlo en nmero de facturas elaboradas por lnea de productos de manera directa aunque encontraremos otros diferidos como el costo de software, moldes especiales de produccin, publicidad, sobre los cuales se analizar la actividad que consume este recurso y el inductor que mide este nivel de actividad. Impuesto de Industria y Comercio: este es un impuesto directo sobre las ventas, y dependiendo del municipio y del producto o servicio que se generen el ingreso, tienen diferentes taifas, para nuestro ejemplo tomaremos el ICA (industria, comercio y avisos) en Bogot la cual est fijada en el 11,04 por mil (0,01104 %) ms el impuesto de avisos que equivale al 15 % del valor del ICA, recurso invertido se carga a cada canal de distribucin (objeto del costo) de manera directa. Comisiones vendedores. Tambin son un gasto directo ya que este se causa con las ventas, para nuestro ejemplo cada canal de distribucin tiene su propio porcentaje, tienda a tienda 4 %, institucional 10 % y cadenas 2 %, el cual se cargar en forma directa. Impuesto predial. Este costo fue asignado por departamentos de acuerdo al rea de cada uno, ahora utilizaremos el mismo inductor pero asignado por actividad. Sueldos ventas. Este recurso que constituye un gasto fijo de ventas, se cargar de acuerdo al inductor nmero de pedidos por canal. Depreciacin equipos: Recurso que se reasignar por actividades de acuerdo con el costo de los equipos asignado a cada actividad. Mantenimiento vehculos: Este recurso ser asignado por canal de distribucin de acuerdo con los kilmetros recorridos por cada camin en la actividad de reparto de manera directa, como este recurso es utilizado en la actividad de distribuir, se cargar a esta actividad en forma directa y posteriormente asignada a cada canal de distribucin por los kilmetros recorridos.

2.5.6. Relacionar el inductor con la actividad

Observamos en este cuadro, que las actividades consumen parte de cada recurso. Mediante el uso de los inductores, haremos una asignacin de recursos a cada actividad con la aplicacin de la tcnica del prorrateo que consiste en calcular la participacin del inductor en cada actividad. 2.5.7. Asignacin de recursos a las actividades El primer recurso que vamos a asignar a las actividades es arriendo de inmuebles por valor de $57.681, el inductor que dispara el consumo es el rea en metros cuadrados utilizados por cada actividad, la metodologa a aplicar es encontrar costo por metro cuadrado mediante la divisin del costo total entre los metros cuadrados: Costo por metro = Costo total arriendo / total metros Costo por metro = $57.681 / 11.200 = $5,1500893 Es decir que a cada actividad le cargaremos $5,1500893 por metro quedando el siguiente costo por actividad:

Actividad Recurso Arriendo

Inmuebles Contabilizar 2.060 Almacenar 15.141 Inyectar 8.240 Comprar 17.510 Alistar pedidos 3.914 Tomar pedidos 4.635 Distribuir 6.180 57.681

Actividades / Inductor

Metros Costo

Equipos

Horas Dedicadas

Mes Kw/hora

N empleados

Km dia recorridos

Distribuir 1.200 400.000 101 30 16 600 Inyectar 1.600 1.100.000 350 8.630 25 0 Alistar pedidos 760 625.000 66 860 32 0 Comprar 3.400 1.348.000 670 9.450 42 0 Almacenar 2.940 56.000 36 450 20 20 Contabilizar 400 85.000 25 250 18 0 Tomar pedidos 900 139.000 78 136 15 0 11.200 3.753.000 1.326 19.806 168 620

El resto de inductores se distribuyen en cada actividad segn el siguiente cuadro:

Actividades / Inductor Costo

equipos

Horas dedicadas

Mes Kw/hora

N. empleados

Km da recorridos

Distribuir 400.000 101 30 16 600 Inyectar 1.100.000 350 8.630 25 0 Alistar pedidos 625.000 66 860 32 0 Comprar 1.348.000 670 9.450 42 0 Almacenar 56.000 36 450 20 20 Contabilizar 85.000 25 250 18 0 Tomar pedidos 139.000 78 136 15 0 3.753.000 1.326 19.806 168 620

Siguiendo el mismo procedimiento, distribuimos cada recurso a las actividades dependiendo del inductor obteniendo:

Actividad-Recurso Arriendo

inmuebles Maquinaria y

equipo Leasing

vehculos Seguro Predial

Contabilizar 2.060 3.231 0 500 458 Almacenar 15.141 2.129 2.026 330 3.367 Inyectar 8.240 41.812 0 6.474 1.832 Compras 17.510 51.239 0 7.933 3.894 Alistar pedidos 3.914 23.757 0 3.678 870 Tomar pedidos 4.635 5.284 0 818 1.031 Distribuir 6.180 15.204 60.788 2.354 1.374 57.681 142.655 62.814 22.087 12.826

Actividad-Recurso Control Calidad

Energa - Servicios

Sueldos admon

Mantenimiento vehculos

Total

Contabilizar 2.080 765 13.765 0 22.860 Almacenar 2.996 1.377 15.294 831 43.491 Inyectar 29.126 26.412 19.118 0 133.014 Compras 55.755 28.922 32.118 0 197.371 Alistar pedidos 5.492 2.632 24.471 0 64.815 Tomar pedidos 6.491 416 11.471 0 30.145 Distribuir 8.405 92 12.236 24.932 131.565 110.345 60.616 128.473 25.763 623.260

Observamos que los recursos de leasing vehculos y mantenimiento vehculos han sido asignados solo a las actividades de distribuir y almacenar ya que ellas son las nicas que los consumen. 2.5.8. Determinacin de los inductores de objeto del costo As como cada actividad consume los recursos, al trasladar estos recursos a los objetos del costo, tambin utilizamos un inductor que mide el nivel de actividad, en el siguiente cuadro observamos cules son los inductores ms comunes al momento de asignar los recursos a los objetos del costo:

Actividad Inductor de Objeto T a T Institucional Cadenas Total Contabilizar N. Clientes 1.856 56 15 1.927 Almacenar Unid vendidas 1.500.504 112.140 1.871.564 3.484.208

Inyectar Unidades procesadas 1.745.825 432.749 725.469 2.904.043

Comprar Kilos procesados 1.125.378 336.420 935.782 2.397.580 Alistar pedidos N de pacas bultos 28.134 16.821 37.431 82.387 Tomar pedidos N. pedidos 7.424 39 900 8.363 Distribuir N. entregas 8.909 43 720 9.672

Como veamos anteriormente, las actividades se miden por el nmero de veces que se repite un inductor. 2.5.9. Asignacin de los recursos a los objetos del costo Mediante la tcnica del prorrateo, asignamos los recursos de cada actividad a cada canal de distribucin que es el objeto del costo. Si distribuimos el costo de la actividad de contabilizar para la cual hemos escogido el nmero de clientes, obtenemos un costo por cliente as: Costo por cliente = Costo Contabilizar / nmero de clientes Costo por cliente = $22.860 / 1.927 = $11,86288 El costo as obtenido se multiplica por el nmero de clientes de cada canal de distribucin obteniendo el costo por canal.

Objeto - Costo Recurso Contabilizar Tienda a tienda 22.018 Institucional 664 Cadenas 178 Total 22.860

Siguiendo el mismo procedimiento, asignamos los costos de las actividades a los canales de distribucin a prorrata del inductor de cada actividad: Objeto - Costo Recurso Contabilizar Almacenar Inyectar Comprar T a T 22.018 18.730 79.964 92.642 Institucional 664 1.400 19.821 27.694 Cadenas 178 23.361 33.229 77.034 Total 22.860 43.491 133.014 197.371

Objeto - Costo Recurso Alistar

pedidos Tomar

pedidos Distribuir total T a T 22.134 26.760 121.184 383.431 Institucional 13.233 141 587 63.541 Cadenas 29.448 3.244 9.794 176.288 Total 64.815 30.145 131.565 623.260

Asignacin de recursos en forma directa al objeto del costo: varios de los recursos utilizados pueden ser asignados en forma directa a cada objeto del costo, esto se debe a que son variables, esto es que se causan con la venta, veamos estos costos y gastos asignados a los objetos del costo en el siguiente cuadro:

Objeto - Costo recurso Seguro

inventarios Sueldos ventas

Impuesto ICA Comisiones

T a T 1.598 78.725 31.433 99.033 Institucional 581 2.375 10.678 84.105 Cadenas 1.510 636 23.761 37.431 Total 3.689 81.737 65.873 220.570

Objeto - Costo recurso Salarios

indirectos fletes Amortiza diferidos total

T a T 91.960 88.342 23.193 414.285 Institucional 6.873 25.702 26.945 157.259 Cadenas 114.701 116.926 3.172 298.138 Total 213.534 230.971 53.310 869.683

El total de recursos asignados a los objetos del costo que son los canales de distribucin, quedaron como sigue: Objeto - Costo recurso Total por canal T a T 797.716 Institucional 220.800 Cadenas 474.427 Total 1.492.943

2.5.10. Presentacin nuevo estado de resultados por Canal de distribucin Miles de $

ESTADO DE RESULTADOS MEDIANTE ABC CANAL T a T Institucional Cadenas Total

Ventas $2.475.832 $841.050 $1.871.564 $5.188.446 Costos y gastos Materiales directos 1.147.886 454.167 1.132.296 2.734.349 Mano de Obra Directa 202.568 62.238 180.606 445.412 CIF Variable 135.045 42.053 123.523 300.621 Sub total costos directos 1.485.499 558.457 1.436.425 3.480.382 Sub total costos distribuidos con ABC 797.716 220.800 474.427 1.492.943 Total Costos y gastos 2.283.215 779.257 1.910.852 4.973.324 Utilidad Neta x Lnea 192.617 61.793 -39.288 215.121 Ventas en kilos 1.125.378 336.420 935.782 Costo por kilo 2,03 2,32 2,04 Costo por kilo distribuido 0,46 0,41 0,26 Margen por canal 7,78 % 7,35 % -2,10 %

Toma de decisiones Con los costos y gastos distribuidos mediante el uso del ABC, podemos observar la rentabilidad por canal, cuando se presentan resultados negativos, como es el caso del canal cadenas. Es importante evaluar cada gasto considerado individualmente y determinar su importancia y necesidad dentro de la cadena de valor de este canal, tambin se puede observar que este canal contribuye con parte de los costos y gastos fijos que asumi cuando se cargaron por actividades como por ejemplo salarios de administracin.

El ABC es una herramienta administrativa que nos sirve como soporte en la toma de decisiones, pero es importante discutir cada resultado obtenido y ver los pro y los contra que se generan en una toma de decisiones. El ABC nos permite ser ms competitivos al suprimir o disminuir costos innecesarios proporcionndonos informacin que nos deje disear, por ejemplo, nuevas formas de contratacin.