1. TRABAJO PRESENTADO POR LUZ ANGELA DIAZ MENDEZ SOLANYI VANESSA CASTRO CASO EMPRESARIAL COLTEUNIDOS 2. INTRODUCCION PROCESO DE COMPRAS El proceso de compras en una organizacin comprende desde la planificacin hasta el logro total de abastecimiento de materias primas o recursos requeridos. El xito de la gestin de compras depende bsicamente de la correcta implementacin de dichos procesos, de esta forma se conseguirn negociaciones ptimas y condiciones favorables para la misma, que se vern reflejados en el ahorro de costos, satisfaccin del cliente, beneficios en tiempos, pagos y servicios, pues la gestin de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga xito o fracaso en el mercado. 2. 3. PROPUESTA PLANEACIN ESTRATEGICA MISION: En COLTEUNIDOS trabajamos en la creacin y desarrollo de un concepto de diseo propio; fabricando y comercializando prendas de vestir para una mujer actual, ejecutiva y moderna. La marca COLTEUNIDOS, nace de la necesidad en el mercado de un producto con diseo propio, una imagen de marca unificada, bajo una cultura de servicio basada en generar una experiencia de compra para nuestra mujer moderna y urbana. VISION: Ser los lderes nacionales en ropa formal femenina, cumpliendo con las expectativas de nuestros clientes. DOFA: FORTALEZAS Industria Nacional No subcontratan, la fabrica es colombiana y produce sus lineas Diseos propios Cuentan con sus propios canales de distribucin OPORTUNIDADES Mejoramiento del proceso de compra y almacenamiento. Necesidad del producto Expansin a nivel internacional Adaptacin a diferentes mercados DEBILIDADES Al no tener un ptimo proceso de compras, se incrementan los costos, esto se ve reflejado en el valor de los productos, afectando a los consumidores y las ventas. Falta de organizacin a nivel operativo productos poco competitivos AMENAZAS Altos precios Falta de abastecimiento Inventarios que no cubren la totalidad de la demanda 3. LOGO: C T U N SLOGAN: CT/UN HECHO PARA TI 4. ESTRATEGIAS DE MERCADO: COLTEUNIDOS- MARCA DE ROPA FEMENINA CT/UN para mujeres de 20 aos en delante de clase media, media-alta PRODUCTO: ROPA FEMENIDA CT/UN PRECIO POSICIONAMIE NTO DE LA MARCA: Target Group, estilos propios, prendas llamativas DISTRIBUCION PROMOCION: Fechas especiales, porcentajes de descuentos, fidelizacin de clientes con descuentos en sus cumpleaos. Compras en lnea por medio de la pgina WEB con descuentos en el carrito de compras. PUNTOS DE VENTA: instalaciones agradables, personal capacitado, surtido de colecciones. Estrategia de negocios enfocada en los clientes ABASTECIMIENTO PROCESOS PROCEDIMIENTO 5. 4. PROPUESTA PROCESO DE COMPRAS NACIONALES PLANIFICACION COMPRAS PARTIENDO DEL AREA DE PRODUCCION ESTUDIO DE LAS NECESIDADES QUE PRESENTAN LAS DIFERENTES AREAS DE LA ORGANIZACION REQUISICION DE COMPRA. FORMATO DE REQUISICION APROBADO POR EL AREA DE COMPRAS ANALISIS DE MERCADO, SI ES COMPRA NACIONAL O IMPORTACION, EN DONDE SE ENCUENTRA EL PRODUCTO QUE SE REQUIERE SOLICITUD DE COTIZACIONES, ESTUDIO DE PRESUPUESTO NEGOCIACION CON PROVEEDORES, EVALUACION DE OFERTAS RECIBIDAS SELECCION DE PROVEEDORES ORDEN DE COMPRA O CONTRATO CON LAS CONDICIONES ESTABLECIDAS (PAGO, SERVICIO, FECHA DE ENTREGA, ETC) - SOLICITUD DEL PEDIDO SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Y LOS ACUERDOS ENTEGA DEL BIEN O SERVICIO RECEPCION O VERIFICACION TANTO DEL PRODUCTO COMO DE LA DOCUMENTACION. SEGUIMIENTO AL PROVEEDOR GENERACION DE ENTRADAS - SALIDAS DE ALMACEN. FIN. 6. INTERNACIONALES - IMPORTACION ESTUDIO DE MERCADO (PARTIENDO DE LA NECESIDAD EN EL AREA DE PRODUCCION, PRESUPUESTO GENERAL Y COSTOS) COTIZACION INTERNACIONAL (TERMINOS DE NEGOCIACION, BASADO EN LAS INCOTERMS SE ESTABLECE CUALES SERN LAS CONDICIONES CON EL PROVEEDOR) APROBACION PERMISO DE IMPORTACION (SEGUN REQUISICION DE IMPORTACION SE DA PASO A LA APROBACION) NEGOCIACION DIRECTA CON EL PROVEEDOR SELECCIONADO (NOTIFICACION Y DOCUMENTOS DE EMBARQUE) SEGUROS - MEDIO DE PAGO - EMBARQUE - RESPONSABILIDADES. (AVISO DE LLEGADA, MEDIO DE TRANSPORTE, ENTREGA DE DOCUMENTOS, INGRESO) ENTERGA DEPOSITO O ZONA FRANCA. (SE RECIBE LA CARGA,PLAZOS PARA DOCUMENTACION, VERIFICACION) NACIONALIZACION DE LA MERCANCIA (PREINSPECCION, VALORES A PAGAR) LEGALIZACION GIROS AL EXTERIOR RECEPCION MERCANCIA, SEGUIMIENTO DEL PEDIDO Y LOS ACUERDOS FIN 7. 5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA ACTUAL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PRODUCCIN-MERCADEO-ADMINISTRACION-ALMACEN: SOLICITUD COMPRAS DE ELEMENTOS REQUERIDOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS-SOLICITUD COTIZACIONES PROVEEDORES DEPARTAMENTO FINANCIERO -APROBACION DE COMPRAS DEPARTAMENTO DE COMPRAS-INICIO Y CULMINACION DE PROCESO DE COMPRAS JEFE DE COMPRAS AUXILIARES DE COMPRAS SECRETARIA MENSAJERO ACTIVADOR DE PEDIDOS 8. PROPUESTA GENERACION DE SOLICITUD DE COMPRA POR DEPARTAMENTO VS INVENTARIOS AUTORIZACION JEFE DE AREA. EL AREA DEBE REALIZAR PREVIA A LA SOLICITUD DE COMPRA UN ESTUDIO DE MATERIAS PRIMAS. FICHA TECNICA DE LOS PRODUCTOS SOLICITADOS VERIFICACION ESTADO DE INVENTARIOS POR EL DEPARTAMENTO DE ALMACEN E INVENTARIOS GENERACION ORDEN DE COMPRA - COTIZACIONES EVALUACION DE PROVEEDORES Y OFERTAS QUE SE AJUSTEN A LOS REQUERIMIENTOS DE LAS AREAS. ANALISIS Y PRUEBAS APROBACION POR EL AREA QUE HA GENERADO EL REQUERIMIENTO RECEPCION POR LA COMPRA A ALMACEN - CONTROL DE CALIDAD ENTRADA AL SISTEMA DE INVENTARIOS - UBICACION DE ACUERDO A LA DEPENDENCIA SOLICITANTE SEGUIMIENTO AL PROVEEDOR FIN GERENCIA FINANCIERO MERCADEO COMPRAS PRODUCCION ALMACEN E INVENTARIOS CANALES DE DISTRIBUCION 9. 6. OBJETIVOS, POLITICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS OBJETIVOS El objetivo del departamento de compras dentro de una organizacin es precisar y detectar cules son las necesidades tanto de bienes como de servicios que requiera sta en un momento determinado con el fin de lograr una identificacin de proveedores que suplan las necesidades de abastecimiento que tenga la organizacin. El fin del departamento de compras es que por medio de una planeacin se minimicen los costos, aumentando la productividad, optimizando los recursos y permitiendo ms rentabilidad en las operaciones. POLITICAS Cada requerimiento debe cumplir con el proceso establecido a nivel interno de la organizacin. Es compromiso del departamento de compras cumplir a cabalidad con los requisitos que genere la empresa con el fin de satisfacer las expectativas de los clientes. Las compras estn sujetas a la aprobacin del departamento financiero. La base de datos de proveedores aprobados para compras deber ser utilizado y para cambio de proveedores se deber contar con la aprobacin del rea que presenta el requerimiento, con un estudio previo tanto de las condiciones ofrecidas como de las caractersticas del producto que ofrece. Cualquier proveedor que presente competencia desleal ser descartado. FUNCIONES Minimizar costos de entrada con el fin de aumentar la productividad y optimizar los recursos de la organizacin. Integracin con otros departamentos de la empresa. Con el departamento de produccin, en relacin a las especificaciones y flujo de material requerido. Con el departamento de mercadeo de acuerdo a pronsticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales. Con el departamento de finanzas para mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido. Con el departamento de recursos humanos para una correcta dotacin de personal y correcta utilizacin del talento humano de la organizacin. 10. Desarrollar fuentes alternativas de suministros e insumos aumentando la capacidad de negociacin con los proveedores minimizando el costo de los materiales y aumentando la capacidad de responder a las emergencias. Mantener actualizado el registro de proveedores con sus respectivos datos de manera eficiente y eficaz para que pueda ser utilizado por los interesados. Llevar de manera actualizada los registros de compras y el catalogo de requisitos y fichas tcnicas de las materias primas. Presentacin de informes peridicos. FUENTES DE ABASTECIMIENTO Guas telefnicas, pginas web. Organismos Oficiales. Asociaciones empresariales y profesionales. Prensa y revistas especializadas. Ferias y exposiciones del sector. Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones. 11. 7. BASE DE DATOS PROVEEDORES NATURALEZA OBJETOS OFRECIDOS TIPO DE COMPRA FABRICATO Telas e insumos para confecciones Nacional COLTEJER Telas e insumos para confecciones Nacional CENTRAL DE ADORNOS, BOTONES Y ACCESORIOS Insumos para acabados en cofecciones Nacional PAPELES KIMBERLY Papeleria para oficina Nacional FAHILOS Insumos para confecciones Nacional SINGER Maquinaria Internacional EUROTEX Repuestos especializados para maquinaria textil Internacional TELAS LAFAYETTE Telas e insumos para confecciones Internacional ATLAS INC. Bases y anilinas para confeccin Internacional 8) ESTABLECER LOS TRMINOS DE NEGOCIACIN CON LOS PROVEEDORES NACIONALES E INTERNACIONALES ( PARA ESTE CASO USAR LOS INCOTERMS QUE DEBATIMOS EN EL FORO NO 1 , EXPLICAR POR QU ESCOGEN ESE Y CULES SERAN LOS BENEFICIOS PARA EL COMPRADOR Y EL VENDEDOR). La provisin de materias primas consta de las telas, los cierres, los forros plsticos, tintes y apliques varios. Destacamos que el de mayor importancia es el que provee las telas. Las compras son de gran volumen y abonadas en tiempo y forma. Adems, debido a la antigedad de la relacin se poseen slidos lazos comerciales. Es por eso que los proveedores no tienen poder de negociacin. A su vez trabaja con 3 proveedores que le confeccionan el estampado de las telas y un taller de costura y armado del producto. Con ellos se encuentra en una posicin ventajosa con respecto a pedidos de otras empresas ya que por el tipo de ciclo productivo, les da trabajo tanto en temporada alta como en temporada baja. De esta forma, tanto las estamperas como los talleres priorizan sus pedidos de los del resto. 12. Finalmente, podemos concluir con que el poder de negociacin de los proveedores es bajo. No podemos unificar los clientes para hablar del tipo de negociacin que tienen para con la empresa ya que cada caso merece ser tratado en forma particular. Sin embargo podemos distinguir 2 grandes grupos que se distribuyen por su tipo de negociacin: los consumidores particulares y los mayoristas que compran para la venta en otros mercados del pas. Si hablamos de las compras de los consumidores particulares tienen un gran poder de negociacin ya que imponen sus condiciones al haber una gran cantidad de opciones y marcas en el mercado de ropa femenina y si no se somete a sus exigencias y condiciones puede perder una parte muy grande de su mercado. En cuanto a los mayoristas la relacin es inversa debido a que nuestra empresa impone sus propias condiciones, disminuyendo el poder de negociacin de los clientes. Para los proveedores nacionales no se establece ningn termino de negociacin, teniendo en cuenta que estos solo aplican para operaciones de compra y venta Internacionales. En cuanto a los trminos de negociacin elegidos para la compra e importacin de materias primas se elige inicialmente uno solo que es FOB. Este trmino FOB fue pactado debido al manejo y conocimiento de los costos en origen por parte de los proveedores quienes cuentan con agentes aduaneros con los cuales han realizado operaciones diversas y el dominio y control que pueden tener del producto vendido dentro de su pas, as como del conocimiento del comprador dentro del pas hacia dnde va a ingresar el producto Los terminos de negociacin con los proveedores a nivel nacional e internacional ms utilizados son el FOB y el CIF/CIT puesto que permite mayor control sobre la logstica y por tanto ahorrar los costes al importar. El INCOTERM FOB (Libre a Bordo) puerto de carga convenido, es uno de los terminos ms utilizados para la importacin ya que tiene un coste bajo y los beneficio para el comprador parten en que le brindan la capacidad de elegir una compaa de seguros de transporte solvente, eficaz y conocida y puede optar por la cobertura que ms le convenga, adems puede contratar un nico seguro de transporte puerta a puerta (house to house), por parte del proveedor las ventajas radica que su responsabilidad conlleva a cargar la mercanca en el barco en el lugar de origen y desde ese momento la responsabilidad y todo los costos son responsabilidad del comprador. El INCOTERM CIF (Costo, Seguro y Flete) puerto de destino convenido, Los beneficios para el comprador radica que con la implementacin de este trmino para una negociacin comercial el proveedor se hace cargo de todos los costos incluidos el transporte principal y el seguro, hasta que la mercanca llegue al puerto de destino. Por parte del proveedor este trmino le brinda la facultad de negociar el seguro, transporte ms cmodo con el fin de reducir costos y poder extender su negocio a nivel internacional, incorporndose en la globalizacin actual de los negocios. 13. 9) ELABORAR UNA PROPUESTA PARA DISEAR EL PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESO DE COMPRAS, TENIENDO EN CUENTA LA OFERTA Y LA DEMANDA DE LOS PRODUCTOS Y EL CICLO DE VIDA EN EL QUE SE ENCUENTREN LOS PRODUCTOS COMERCIALIZADOS POR LA EMPRESA COLTEUNIDOS. El departamento de Compras est conformado por el Jefe de Compras, dos auxiliares de Compras, un activador de pedidos, una secretaria y un mensajero. Todas las dependencias de la empresa incluyendo produccin, solicitan permanentemente los elementos directamente al Departamento de Compras sin consolidacin ni programacin previa, quien inicia el proceso de compras solicitando cotizaciones a los proveedores para que posteriormente se efecte el proceso de aprobacin y compra de elementos, por lo que se genera duplicidad en el gasto, exceso de compras de material, des administracin del talento humano, compras de elementos no utilizables e inservibles. Un gran nmero de elementos solicitados no se encuentran en el mercado, por cuanto su descripcin no corresponde a las especificaciones de los proveedores, por lo que estos cotizan productos sustitutos o complementarios que se compran sin concepto tcnico, sin comprobacin funcional o de uso. No existe un catlogo de materiales con codificaciones tcnicas que permita la homogenizacin de los pedidos. En produccin se presenta exceso de materiales inservibles, la materia prima comprada para las confecciones no brinda, niveles de calidad que garanticen la comercializacin de los productos terminados. Tanto en el almacn de materiales como en el de productos terminados se registra un gran nmero de productos con exceso de inventarios. Los puntos de venta y canales de distribucin no presentan utilidades considerables por ofrecer productos no competitivos y poco aceptados en el mercado . En el Departamento de compras no se realizan procesos tcnicos apropiados que garanticen la productividad y competitividad empresarial. 14. INSUMOS Y PRODUCTO S JEFE DE COMPRA CONFECCIONE S PRESUPUESTO JEFE DE COMPRA PROVEEDORES CONTRATO DE FORMAS DE DE PAGO Y FECHAS DE PAGO NEGOCIACION CON PROVEEDORES ( PRECIOS, OFERTAS Y FECHAS DE ENTREGA) ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION SEGN EL INVENTARIO ESTABLECIDO 15. 10) DISEAR LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CADA UNA DE LAS ETAPAS DEL PROCESO, DESCUBRIENDO SU FUNCIONALIDAD. LOS DOCUMENTOS SE DEBERN DISEAR TENIENDO EN CUENTA EL LOGO Y EL SLOGAN PARA CONTENIDOS, SON: REQUISICIN DE COMPRAS 16. FORMATO DE SOLICITUD DE COTIZACIN 17. FORMATO DE COTIZACIN DE LOS PROVEEDORES BIBLIOGRAFIA 18. http://virtualnet2.umb.edu.co/virtualnet/homec.php http://www.bdigital.unal.edu.co/2001/1/71656936.20101.pdf http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo%206/ca p6_j.htm http://www.eumed.net/cursecon/dic/incoterms.htm