Caso de Estudio Inventarios de Aceras del Mar Tomado de: Aceras del mar es una de las aceras ms grande del norte de Latino Amrica. Se dedica a la explotacin de mineral de hierro y la transformacin del acero en diferentes presentaciones (perfilara, lmina,, entre otros). Por la especialidad del trabajo que se maneja en este tipo de industria, se necesita una gran diversidad de maquinaria especializada; para que estas mquinas funcionen adecuadamente y garantizar la confiabilidad y eficiencia de todas las lneas de produccin, la cantidad de repuestos que se deben manejar en el almacn es significativamente alta. Como otras empresas en este mercado global, Aceras del Mar decidi concentrarse a su objetivo de negocio, la explotacin de mineral de hierro y la transformacin del acero en diferentes presentaciones, descuidando otros sectores de la compaa que son de vital importancia, como sus polticas de inventario de repuestos para la maquinaria. El descuido planteado, se ve reflejado en aumentos significativos en los stocks de repuestos. En 1998 se tenan dos bodegas de 2.000 m2 y para el 2005 se destinaron cinco bodegas de la misma rea para la misma funcin. En el ltimo ao, debido a la cada del precio del acero, la liquidez de Aceras del Mar se ha visto afectada; esta situacin ha detenido proyectos expansioncitas de la compaa y ha ocasionado el despido de personal. El Presidente de esta compaa, Federico Domnguez, decide contratar a un Asesor Financiero que le ayude a afrontar la crisis. Para esta labor contrata al seor Carlos Snchez, especialista en esta materia. Carlos, antes de revisar los Estado Financieros de la compaa, decide realizar un recorrido general por toda la empresa. Al llegar a la zona de almacenamiento de repuestos para la maquinaria, sin conocer a profundidad temas como logstica o mantenimiento, se percata del exceso de inventario y le pregunta al seor Felipe Duque, encargado de las bodegas de repuestos, cul es la poltica de inventarios que se maneja dentro de la compaa, y el seor Duque no le sabe responder. Al ser Carlos un asesor en temas financieros, inmediatamente asume que el inventario de repuestos con el que cuenta Aceras del Mar es un activo fijo no corriente, y que estos inventarios estn afectando la liquidez de la compaa, sin mencionar los altos costos operativos que trae el sostenimiento de cinco bodegas. Despus de destacar este problema y comunicarlo al Presidente de la compaa, se crea un equipo de trabajo que se encargue de la unificacin de las bodegas con el fin de disminuir los niveles de inventario y a su vez crear una poltica de inventarios eficiente. El equipo de trabajo se constituy de la siguiente manera: Felipe Duque, encargado de las bodegas de repuestos; Camilo Castro, profesional de Logstica; Carolina Guzmn, encargada de la planeacin de inventario; Roberto Castro Jefe de Mantenimiento, y Francisco Restrepo Vicepresidente de Logstica (Lder del Proyecto). En las primeras reuniones Francisco y Carolina tomaron el direccionamiento del proyecto. La propuesta era realizar un anlisis de datos del inventario teniendo en cuenta la recepcin, el despacho y las operaciones de Picking; con base en los datos arrojados levantar indicadores y, a su vez, disear una bodega centralizada utilizando mejores sistemas de almacenamiento y manejo de materiales, para ser ms eficientes. Camilo, difera de la propuesta, pensaba que no se estaba solucionando el problema, la disminucin del inventario y la creacin de polticas para el mismo. Su posicin lo llevo a ser relegado del equipo de trabajo. Decidi hablar con Carlos, quien lo escucho muy atentamente, y despus de la conversacin estuvo de acuerdo con Camilo en su posicin. Decidieron hablar con el Presidente y contarle la situacin. Despus de plantearle sus argumentos al Presidente, este decidi que Camilo se encargara de buscar la forma ms efectiva de disminuir el inventario y de crear las polticas para el manejo del mismo. Gracias a la confianza dada por el Presidente a Camilo comenz a trabajar. Camilo, con poca experiencia profesional pero con los conocimientos adquiridos en la universidad muy frescos, sabe que lo primero que tiene que hacer es definir un modelo de inventario que le permita saber los puntos de reorden, la cantidad a ordenar, el inventario medio y el inventario mximo (el cual le va servir para dimensionar la bodega). Lo primero que revisa son los datos de la demanda de los repuestos, para su sorpresa, se da cuenta que no hay ningn registro de la demanda ni en la bodega, ni en produccin, ni en mantenimiento. Al verificar la falta de registros, salt a su mente una duda cmo se va a aplicar un modelo de inventario sin tener informacin de la demanda? Esto lo llev a realizar una bsqueda de los modelos de inventario existentes, pero prestando atencin a los aplicados a los stocks de repuestos. Encontr que un modelo simple como es el EOQ, es un modelo con muchos casos de xito en la planificacin de los inventarios de repuestos. A pesar del xito del EOQ en este contexto, Camilo todava contaba con el problema de los datos de la demanda, ya que este modelo parte de que se tengan datos de demanda, algo que en ese momento no contaba con l. Despus de pensar mucho tiempo, recurri a las viejas enseanzas de su profesor de Lgica y Filosofa, siempre cuestinate de donde vienen las cosas. Y comenz a cuestionarse sobre el proceder de la demanda de repuestos. Encontr la respuesta de su compaero de trabajo Roberto Castro, Jefe de Mantenimiento de la compaa, quin le explic que la demanda de un repuesto depende de que esa misma pieza haya fallado en la mquina que se est utilizando. Por ejemplo, un tipo de pin que se utiliza en una roladora, su tiempo de vida es en promedio de siete (7) meses, lo cual se puede interpretar como que en un ao se va a demandar 1,71 unidades de esa pieza. Ahora la compaa tiene cinco roladoras, por lo tanto, la demanda total de esa pieza ser de 8,57 unidades / ao. Conociendo estos antecedentes, Camilo comenz a indagar sobre el nmero de fallas de una pieza en un rango de tiempo o por el tiempo de vida de las mismas. Descubri que el tiempo de vida de una pieza sigue una distribucin Weibull y encontr, en los catlogos de cada pieza, los parmetros de esta distribucin Weibull para la pieza en particular. Con esta informacin Camilo conoca la distribucin de probabilidad del tiempo de vida de todas las piezas almacenadas en las bodegas. La distribucin Weibull se encuentra descrita de la siguiente manera: Donde K y son los parmetros de la distribucin Weibull. Esta informacin debe ser convertida por Camilo en trminos de demanda. Como vimos en el ejemplo anterior, conociendo el tiempo de vida de las piezas podemos saber el nmero de fallos en el ao, ahora el punto es que el tiempo de vida es una distribucin aleatoria, no un valor constante como vimos en el ejemplo. Conociendo el tiempo de vida de cada pieza, Camilo pudo identificar el nmero de fallos en el ao, pero debe tener en cuenta que el tiempo de vida de las piezas es una distribucin aleatoria y no un valor constante. Camilo, otra vez recordando lo aprendido en la universidad, record que si conoca la distribucin de probabilidad de una funcin aleatoria poda conocer su esperanza matemtica o tambin llamada la media, revis cmo se estimaba la media de una distribucin Weibull, encontrando que est en trminos de una funcin gamma, presentndole un inconveniente, que la solucin que l iba a dar deba quedar programada en el VBA del Excel, el cual no contaba con esa funcin gamma y adems entrar a programar un mtodo numrico para estimar el valor, poda tomar tiempo computacional al programa. Entonces acudi a sus conocimientos, muy frescos de la simulacin, l saba que si se conoca la funcin de distribucin de probabilidad, podra generar nmeros aleatorios con esa distribucin y con ello estimar la media del tiempo de vida de las piezas. Antes de comenzar, Camilo verifica que la distribucin de probabilidad que da cuenta del tiempo de vida de la pieza, en que unidades se encuentra (das, meses, aos). Ya que en el momento de generar nmeros aleatorios con esa distribucin esos nmeros tendrn esa unidad. En el caso de Camilo estos dan en das. Para comenzar verific las unidades (das, meses, aos) de la distribucin de probabilidad, que da cuenta del tiempo de vida de la pieza, en qu unidades se encuentra, ya que al generar nmeros aleatorios, con esa distribucin, esos nmeros tendrn esa unidad. Descubriendo que en su caso se encontraban en das. Posterior a esto, revisa cmo se generan nmeros aleatorios de una distribucin Weibull: Donde U es una variable aleatoria uniforme (0,1) y K y son los parmetros (los cuales encontr en el catlogo). Con toda la informacin obtenida Camilo: Realiza un programa que genera 1.000 tiempos de vida aleatorios Estima el promedio de los tiempos de vida Con el promedio, estima el nmero de fallas de esa pieza en el ao Ese nmero de fallas lo multiplica por el nmero de usos que tiene esa pieza en diferentes mquinas y guarda ese valor Ese procedimiento lo hace 1.000 veces. Por lo tanto, se tiene 1.000 datos del nmeros de fallos, con esos datos se estima su promedio y la desviacin, estos datos siguen una distribucin normal por el teorema del lmite central. Esta media y desviacin del nmero de fallos puede ser traducida como los estadsticos de la demanda de ese repuesto. Ahora, Camilo se debe enfrentar a una exhaustiva organizacin de los datos, ya que son muchos repuestos, y por cada repuesto debe hacerse el procedimiento anterior. Conociendo la media y la desviacin estndar de la demanda de cada repuesto, el problema est casi resuelto, slo falta tomar los valores y aplicarlos al modelo EOQ. Es importante aclarar que, los otros valores de entrada que se necesitan para aplicar este modelo como el Lead Time, el costo de ordenar y el costo de almacenar, son los valores suministrados por Felipe, el Jefe de Bodega. Despus de aplicar el modelo E0Q para cada repuesto, Camilo estima el inventario mximo que va tener ese repuesto, esto sirve para dimensionar la capacidad de la nueva bodega. Al comparar este estimado del nivel de inventario mximo, con el inventario mximo histrico de los repuestos, encontr que el estimado por el modelo EOQ es mucho menor al histrico, lo cual muestra un inventario innecesario, como lo presenta el Asesor Financiero de la compaa Carlos Snchez. Adems, el punto de reorden y la cantidad a ordenar que se estimaran con el modelo de inventario, va servir como una poltica clara de inventarios en los repuestos y va a garantizar que se maneje el inventario con los menores costos posibles. De esa manera, la empresa Aceras del Mar pudo disminuir el inventario en su bodega de repuestos, y trasladar esos activos no corrientes a unos activos lquidos en el banco, algo que buscaba el Presidente por la situacin que viva la empresa.