AUTOR: Grau Costa, José Eduardo

TÍTULO: Ocho razones para externalizar el archivo y reducir costes

FUENTE: Estrategia Financiera, nº 223. Diciembre 2005

LOCALIZADOR: 112 / 2005

RESUMEN: Guardar la documentación de una empresa no es una tarea sencilla. Se debedisponer de un criterio homogéneo de archivo, que facilite la búsqueda y localización pos-terior. Tampoco es barata, si tenemos en cuenta que tiene que haber quien guarde los do-cumentos y un lugar dónde hacerlo. La externalización de la custodia documental a un especialista externo permite reducirlos costes internos relacionados con el archivo y el acceso a la documentación en más deun 70%. Asimismo, desde el punto de vista de la seguridad, garantiza una máxima dispo-nibilidad de los documentos cuando el usuario los necesite y la confidencialidad del accesoa los mismos.

DESCRIPTORES: Dossier outsourcing, gestión costes, beneficios, planificación estratégica,gestión de documentos, externalizar, custodia documental, workflow, tecnología ASP.

OCHO RAZONES paraexternalizar el archivo y

REDUCIR COSTES

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Ficha Técnica

La deslocalización de los documentos desde la oficina central hasta un archivodocumental gestionado de forma externa puede suponer un ahorro de másdel 70% en los costes de la empresa. Pero hay que tener criterio para optarpor la mejor opción en cada tipo de documento: archivo y custodia, archivo

vivo, digitalización, acceso en tiempo real... o destrucción

, José Eduardo Grau CostaDirector General de Recall España

G uardar los documentos en la em-presa es caro. Tiene que haberquién los guarda, dónde se guar-

dan y un tiempo para encontrarlos cuandose necesitan. Todo ello suma y sigue en lafactura de los servicios centrales de cual-quier entidad pública o privada, empresa oinstitución.

OCHO MOTIVOS PARA EXTERNALIZAR1. Guardar papeles no es tan fácil como

pueda creerse a simple vista. Lo funda-mental es imponer un criterio homo-géneo de archivo, que facilitará poste-riormente la búsqueda y localización dela documentación.

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2. La segunda ventaja clara de la externa-lización de un archivo documental esque no hay que ir a buscar la docu-mentación a los archivos físicos de laempresa, sino que el proveedor la en-trega al usuario que la necesita y encuanto la necesita.

3. Además, la seguridad ante pérdidas yextravíos crece cuando el especialistaexterno facilita la posibilidad de acce-der a fotocopias o imágenes de los do-cumentos sin perder tiempo y sin queel original salga de la zona de archivoexterno.

4. No hay que olvidar tampoco quecuando hablamos de tener la oficinasin papeles, en realidad estamos bara-jando dos supuestos bien distintos. Enprimer lugar, el mero archivo y custodiadocumental. Y, en segundo lugar, la di-gitalización de los documentos para unmayor acceso on line al fichero espejodel real.

5. Así pues, desde el punto de vista delposterior acceso a la documentaciónfísica, se puede conseguir recuperar encuestión de horas un documento ori-ginal o, si no es preciso contar con eloriginal, puede obtenerse en cuestiónde segundos un documento electró-nico.

6. Desde el punto de vista de los costes,hay que destacar que la externalizacióndel archivo permite jugar con costesvariables y transparentes. No hay cos-tes ocultos. No hay sorpresas. No haygastos generales escondidos detrás deldepartamento.

7. Esta flexibilidad en costes es traslada-ble a una mayor posibilidad de ampliaro reducir de forma inmediata el volu-men de archivo, repercutiendo inme-diatamente este efecto acordeón so-bre el coste mensual de nuestro ar-chivo.

8. El tema de la seguridad tampocoes un tema baladí. El proveedorexterno dispone en sus instalacio-nes de las máximas medidas deseguridad activas y pasivas que nosólo garantizan el archivo en perfec-tas condiciones, sino también la má-xima confidencialidad ante ataquesno deseados por robos o allana-mientos.

ASPECTOS CLAVE

Cuando uno mira estantería arriba y veuna distancia equivalente a un edificio desiete plantas... Cuando uno pierde la miradaen contenedores de cartón iguales uno aotro, hasta un total de dos millones de ca-jas, que si se pusieran una detrás de otrapodríamos ir desde la Puerta del Sol de Ma-drid hasta Valencia y volver... Cuando unocontempla todos los papeles depositadosen una única nave industrial creada ex pro-feso para archivar documentos... La pre-gunta clara es: ¿por qué? Por qué bancos,juzgados, empresas, ministerios, hospitales,registros oficiales, ayuntamientos, ... con-fían el archivo de «sus papeles» a una em-presa «desconocida». Pues bien, todas lasrazones anteriores se podrían resumir endos grandes principios:

1. La principal razón dada por esos mis-mos clientes para externalizar la custo-dia documental a un especialista ex-terno a la empresa es la seguridad quedan sus métodos de trabajo, que con-lleva así mismo una máxima disponibi-lidad de los mismos. Es decir, que ga-rantiza la confidencialidad del acceso ala documentación, el archivo en insta-laciones con las máximas medidas deseguridad y la garantía de un servicioprofesional de alto nivel que permite alos usuarios autorizados disponer de ladocumentación en el momento en quela precisen. En unas horas tienen copiadel original, si así lo piden (fax, e-mail),o en 24 horas disponen del original ensu domicilio (mensajería).

2. Pero no menos importante es la se-gunda razón: el ahorro económico.Externalizar el archivo de documenta-ción permite reducir los costes inter-nos relacionados con el archivo y ac-ceso a la documentación. Los cálculosde un estudio que hemos realizadopermiten afirmar que el ahorro se es-tima en más de un 75% para uncliente tipo; pero como indica la tablaadjunta realizada sobre un clientereal, estos ahorros en determinadoscasos puede suponer reducir en másde un tercio los recursos económicosdestinados al archivo propio, segúnun método tradicional.

Además, muchas organizaciones noson conscientes del tiempo que pierdensus empleados en buscar, localizar y ac-ceder a su documentación; ni tampoco en

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el coste por metro cuadrado utilizado enarchivos dentro de oficinas, que en gene-ral devengan un alquiler elevado.

Al trabajar con un proveedor externode custodia y archivo, la dirección de unaorganización sabe en qué forma está cla-sificada y archivada su documentaciónpara facilitar enormemente su localiza-ción. También pueden liberar espacio útilen sus oficinas y disminuir y gestionarlos costes reales de la actividad de ar-chivo.

La actividad de gestión y custodia dearchivos está ampliamente extendida enlos países anglosajones desde hace mu-chos años, siendo conocida y utilizada porprácticamente todos los organismos pú-blicos y privados.

DIGITALIZACIÓNY el último escalón en el desarrollo del

modelo de la “oficina sin papeles” y la exter-nalización del archivo documental estaría enel archivo electrónico de los documentos(paralelo al archivo físico de originales). Por-que el presente y futuro de la gestión docu-mental pasa por la digitalización de los do-cumentos originales asociados a servicios degestión electrónica de documentos. La in-dustria de la documentación ofrece serviciosde externalización para digitalizar documen-tación, archivar electrónicamente, sistemasde workflow, acceso web, etcétera. Y con tec-nología ASP se convierte en un servidor deaplicaciones que libera al cliente de todos loscostes asociados a la tecnología, pero conuna gestión integral de documentos origina-les digitalizados, indexados y accesibles desdetodos los departamentos que el cliente de-termine.

La clave a la hora de contratar estos ser-vicios está en encontrar un proveedor queno tiene como objetivo la venta de solucio-nes de gestión documental a sus clientes,sino que ofrece sus servicios para que clien-tes, sólo pagando «un alquiler mensual»,puedan disponer en sus organizaciones delos medios más avanzados en dicha gestión,pudiendo prescindir de grandes inversionesy adaptando su uso a las necesidades quevayan surgiendo en cada momento.

En definitiva, un modelo de gestión dedocumentos en donde todos los originalesestén a mano a través del archivo docu-mental físico; pero a la vez, donde todos lospapeles del archivo vivo (en gestión) esténintegrados en el propio sistema informá-tico de gestión interna. 9

La principal razón dada por los clientespara externalizar la custodia documentala un especialista externo es laseguridad que dan sus métodosde trabajo y la máximadisponibilidad de los papeles

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Tabla 1. Ejemplo de rentabilidad de costes por la externalización del archivo

TIPO DE COSTE INICIAL ARCHIVO GESTION COSTEARCHIVO (Amortizado 10 años) ANUAL

CLIENTE • 250 m de estantería metálica: • Superficie 50 m2 de • Mantenimiento • Amortización 740 €2.400 € oficina a un alquiler seguros y personal • Archivo 10.800 €

• Acondicionamiento de local: de 18 € m2 mensual dedicado (al año) • Gestión: 6.000 €

7.500 € 10.800 € 6.000 € 17.540 €

CENTRO DE • Compra material, trasvase • Custodia de 600 • 100 consultas/año • Amortización 366 €ARCHIVO DE referenciación inicial y contenedoresº + transporte ida • Archivo 3.240 €RECALL transporte de 600 durante 1 año y vuelta • Gestión 1.2400 €

contenedores a Recall

3.600 € 3.240 € 1.244 € 4.850 €

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