Caso Indecom

ESAN COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

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UNIVERSIDAD ESAN

COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

TEMA : ANALISIS DE CASO I

CASO : INDECOM

PROFESOR : Vctor Tateishi Saito

INTEGRANTES:

Cruz Maza, Gustavo

Vsquez Medina, Elizabeth

Santos Napan, Luis

Vegas Fernndez, Mariela

Leturia Carnero, Debora


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ANALISIS DEL CASO INDECOM

Como gerencia de administracin y finanzas observamos que la empresa se encuentra en un

proceso de Reingeniera, de Mejoramiento Continuo y de Calidad Total. Estos procesos buscan la

mejora de la empresa. Despus de habernos reunido con el jefe de Logstica Oscar Chirinos y su

personal a cargo Abel Correa (compras), y Pedro Martnez (almacn), podemos concluir que existe

un intento de mejoramiento, pero no se est trabajando de manera grupal sino de manera

individual. Podemos observar que cada rea implementa su propio proceso sin tomar en cuenta el

enlace que tendr con las dems reas, es decir vemos claramente que no hay procesos

establecidos y polticas claras, partiendo de la gerencia general estos procesos no son respetados,

aprobando rdenes fuera de fecha. Por tal motivo podemos ver el resultado de las operaciones.

Por ello tomaremos medidas en base a la informacin reunida.

COORDINACIONES CON LAS DEMAS GERENCIAS PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS LOGISTICOS

En coordinacin con las reas de Marketing, Sistemas, Finanzas y Contabilidad se concluye lo siguiente: COORDINACIONES GLOBALES Se tomaran las siguientes medidas para todas las reas:

1. Establecer procedimientos a los procesos de cada rea, de esta manera se estar asegurando el trabajo en cadena y no de manera individual como se vena haciendo, por otro lado se designaran responsabilidades a los gestores de cada proceso.

2. Revisar los procesos en cada rea, si son los adecuados y/o no estn ocasionando un cuello de botella, en las solicitudes de requerimientos, as como su atencin en el tiempo establecido y por ltimo los despachos, como se est realizando.

3. Se deber tener en cuenta al hacer el requerimiento de compra, las confirmaciones de Gerencia mediante el sistema para as evitar retrasos en la adquisicin y la puesta en el almacn.

4. Es importante tener un manual de funciones, polticas, cronogramas etc. para cada rea, 5. En caso exista alguna eventualidad y/o alguna urgencia las Gerencias responsables de cada

proceso, debern comunicar anticipadamente para prever estas situaciones y no comprar al precio que no sea el adecuado.

COORDINACIONES ESPECFICAS Se tomaran las siguientes medidas para cada rea especfica:

1. El rea de contabilidad, debe de prever el dinero de pago a los proveedores, segn corresponda el servicio que han venido desarrollando en la empresa.

2. El rea de Finanzas, de asegurar en realizar los pagos de las facturas en el plazo establecido y respetando los acuerdos, de esta manera se generar confianza entre los proveedores.

3. La Gerencia de Marketing, es un rea crtica ya que necesita los materiales con urgencia, es por eso que debe de prever la cantidad de sus productos que se va a necesitar y


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determinar cules son los productos ms relevantes, cuales son los que se usan ms y con qu frecuencia.

4. El rea de publicaciones, deben de realizar sus pedidos dentro de las fechas establecidas y acordadas para mantener la poltica de stocks mnimos.

5. La Jefatura de Finanzas juntamente con la Gerencia de Administracin y Finanzas, deben proporcionar a cada Jefatura la disposicin de tener caja chica para poder atender los requerimientos que lo ameriten, de esta forma disminuye la carga de trabajo para el rea de compras y permite a los encargados del rea atender otros pedidos que requieran mayor atencin.

6. De ninguna manera se aceptaran pedidos fuera de fecha. Salvo sea una solicitud expresa del cliente y se tenga que realizar una compra con urgencia.

COORDINACIONES DE MANERA INTERNA (AREA DE COMPRAS)

El rea de logstica en primera instancia revisara los procesos y se planteara mejoras.

1. Se aadir una segunda compra al mes en curso siendo: La primera a la quincena de mes y la otra al ltimo da til de cada mes.

2. Se generara un cronograma de compras y distribucin de materiales, para que se trabaje ordenadamente.

3. Se establecer un formato de requerimiento de compra as como un formato de requerimiento de servicio, los cuales debern ser respetados por todas las reas solicitantes y as poder distinguir el tipo de requerimiento que se esta realizando.

4. Logstica asignara un nro. de RQ a cada requerimiento de compra, respetando el plazo mximo de 3 das para la compra y 2 para el despacho: en caso los tiempos se prolonguen, se enviara un correo al usuario con copia a mi persona haciendo el descargo respectivo acerca de la demora.

5. En las pocas de mayor pedidos (dato lo brindara logstica) se establecer el aumento de los stocks mnimos en un 25 a 30% de su capacidad total.

6. Se deben fidelizar a los clientes a los cuales se les compra siempre, con la finalidad de que nos puedan atender de manera rpida, oportuna y en el menor tiempo posible.

7. Se realizara un feedback, a la vez emitir un informe a la gerencia, para que est enterado del comportamiento de la organizacin.

8. Se debern proponer KPIs, los cuales sern los siguientes: CERTIFICACIN DE PROVEEDORES

Objetivo: Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integracin con los mismos.

Definicion: Numero y porcentaje de proveedores certificados

Responsable: Jefe de Compras. (Abel Correa)

Impacto: Costos de implantar controles adicionales en la recepcin de productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivel de servicio inadecuados, con implicaciones como: costos de devoluciones, costos de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, costos de inspecciones adicionales de calidad, perdida de ventas, etc.


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CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOS

Objetivo: Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integracin con los mismos.

Definicin: Numero y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso o sin necesidad de informacin adicional.

Responsable: Jefe de Compras. (Abel Correa).

Impacto: Costos de los problemas inherentes a la generacin errada de pedidos como: Costo de lanzamiento de pedidos rectificados, esfuerzo del personal de compras para identificar y revolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios, perdida de ventas, entre otros aspectos.

ENTREGAS PERFECTAMENTE RECIBIDAS

Objetivo: Controlar la cantidad de los productos/ materiales recibidos, y la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercanca.

Definicin: Numero y porcentaje de productos y pedidos que no cumplan con las especificaciones de calidad y servicio definidas, como desglose por proveedor.

Responsable: Jefe de Almacn (Pedro Martnez).

Impacto: Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costos de retorno, costo de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, costo de inspecciones adicionales de calidad, etc.

RECOMENDACIONES

1. La Gerencia debe evaluar la posibilidad de aperturar un rea de Calidad, la cual deber encargarse de la implementacin y seguimiento de los procedimientos y procesos establecidos para la mejora continua.

2. Las polticas de calidad la empresa, como justo a tiempo y stock mnimos se deben alinear a los procedimientos del rea, es decir, establecer acciones como:

Reducir costos fijando una meta que debe ser mayor a la del ao anterior. Reducir los tiempos de atencin a los usuarios. Minimizar el tiempo en el proceso interno, es decir la distribucin a los

usuarios finales.


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DIAGRAMA DE PROCESO PARA EL REQUERIMIENTO DE COMPRAS

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