Indecom Por: Vctor Tateishi Saito

Indecom, Instituto de Computacin y Sistemas de Informacin, es una institucin educativa dedicada a la enseanza de temas relacionados con computacin y sistemas informticos. Cuenta, en la actualidad, con 5 locales distribuidos estratgicamente en la ciudad de Lima, especficamente en ambos conos, en el centro y en los distritos de Jess Mara y Lince.

Hace aproximadamente ao y medio se iniciaron programas de Reingeniera de Procesos, de Mejoramiento Continuo y de Calidad Total. La consecuencia de los rediseos de procesos decantaron en modificaciones organizacionales que implicaron rotaciones y reducciones de personal, as como una reestructuracin del organigrama de la empresa. Producto de ello, una de las gerencias ms afectadas fue la de Administracin y Finanzas, que tuvo un corte del 40% de su personal. Bajo esas circunstancias el Gerente anterior, se habra sentido a disgusto decidiendo retirarse de la institucin. El nuevo Gerente, Sr. Juan Rojas, haba asumido el cargo slo 2 semanas atrs.

En una de stas reuniones de Calidad, donde cada gerencia y jefatura exponen los problemas existentes y cules son sus objetivos a realizar, Juan Rojas al escuchar los comentarios de las dems gerencias le dijo a su Jefe de Logstica, Oscar Chirinos:

Juan: Oscar, te das cuenta? Directa o indirectamente, la mayora de las reas estn diciendo que gran parte de los problemas se inician en Logstica. Es necesario que hagamos algo al respecto, no es as?

Oscar: No slo eso Juan, contrariamente son ellos los que los generan y luego nos echan la culpa a nosotros.

Juan, un poco extraado y sorprendido por la respuesta de Oscar decide convocar a una reunin con el personal encargado del rea logstica para la siguiente semana, en donde cada persona deber mencionar los problemas existentes dentro de su rea y de la gerencia; pero desde dos pticas diferentes: como encargados y como si fueran usuarios.

Llegado el da, Oscar Chirinos lleg muy temprano y convers con Abel Correa, encargado de Compras y Pedro Martnez, encargado de Almacenes, comentando lo siguiente: Oscar: Creo que, ahora con el nuevo gerente, es tiempo de aclarar las cosas; no

importa la magnitud de los problemas ni las complicaciones que nos pudiera traer, hay que ser claros y transparentes, as choquemos con las dems gerencias.

La reunin se inici con la participacin de Juan Rojas, Oscar Chirinos, Abel Correa y Pedro Martnez. Juan Rojas, quien tena el uso de la palabra, les pidi que cada uno comente acerca de lo que pensaba de su trabajo y los principales problemas que afrontaban, iniciando con Oscar Chirinos.

Juan: Oscar, como Jefe de Logstica, te agradecer inicies esta reunin con tus opiniones y comentarios acerca de la problemtica del rea.

Oscar: Gracias Juan. La mayora de nosotros tenemos tiempo en nuestros puestos y la verdad es que a pesar de la informalidad reinante en la empresa siempre hemos tratado de trabajar organizadamente; pero la verdad es que no contamos con el apoyo necesario para aplicar las polticas estrictamente y siempre nos vemos afectados por las dems gerencias..

Juan: (Interrumpiendo) a qu te refieres con el apoyo necesario ?

Oscar: A decir verdad, los usuarios nos echan la culpa por varios motivos: porque no entregamos a tiempo, porque entregamos incompleto, porque entregamos otra cosa, porque en fin, de todo . Vayamos por partes, actualmente se trabaja de la siguiente manera, existe un presupuesto aprobado por cada gerencia el cual est ingresado en el sistema, donde los usuarios hacen sus solicitudes de acuerdo a lo presupuestado y donde almacenes recibe todas las requisiciones el ltimo da til de cada mes. Ese mismo da los consolida y solicita a Compras la atencin del pedido, va el sistema. Al ser tiles y materiales locales, Compras tiene 3 das para adquirirlos y los proveedores nos los entreguen en el Almacn. Una vez llegados al Almacn, se reparte en aproximadamente 2 3 das. Los problemas surgen cuando las compras no se completan al 100%, y esto se est dado en casi todas las Ordenes de Compras; dicen los proveedores que no les estamos cumpliendo a tiempo con sus facturas anteriores, y que tienen otros clientes por atender; no es que se nieguen a entregar, pero al parecer, no nos estn dando prioridad. Y encima sobre cuernos palos, el Departamento de Publicaciones siempre nos solicita fuera de fecha y nosotros siempre les indicamos que sean ms ordenados, pero finalmente viene una orden de la gerencia y tenemos que atenderla, por eso los problemas continan

Juan: Una pregunta (interrumpi), y cmo pueden atender fuera de fecha si el sistema no permite generar una solicitud a Compras sino el ltimo da de cada mes ?

Oscar: Lo que pasa es que el proveedor es de confianza y normalmente nos atiende y luego regularizamos. Pero esto slo lo hacemos con Publicaciones, con otras reas no.

Eso de trabajar justo a tiempo y stocks mnimos es un problema, creo que tanto Abel como Pedro van a explicarte mejor porque lo viven diariamente. Abel ?

Abel: En lo referente a Compras, los principales problemas se generan por la aplicacin de la nueva poltica sugerida por este proceso de mejora en que est la empresa y que estamos tratando de aplicar; nos afecta mucho y lo mismo sucede en almacenes. Pero el problema de fondo creo es que la Gerencia General quiere que el proceso de Calidad Total se aplique a todos los niveles y este clima ha hecho que cada gerencia busque mejorar sus procesos y lograr sus objetivos a como de lugar pero en forma aislada; es decir, como se dice comnmente, cada uno est tirando para su lado y lamentablemente Logstica se encuentra al medio de todos.

Juan: Abel, puedes explcame con ejemplos ?

Abel: Claro, se ha hecho un anlisis de nuestros principales proveedores y he estado calculando que hemos logrado un ahorro del 15% con relacin al ao pasado inclusive algunos proveedores nos atienden rapidsimo, tal es as que antes demorbamos una semana para hacer las compras y ahora slo 3 das, salvo algunas excepciones. Y a pesar de todo esto, los usuarios se quejan de que no los atendemos con rapidez y que no somos eficientes y no toman en cuenta el ahorro de nuestra gestin. Algo parecido sucede con Marketing que nos exige los materiales para ayer. Ellos mismo escogieron a los proveedores y nosotros no queremos ms problemas; imagnate que haya deficiencias en el trabajo de otro proveedor escogido por nosotros . seguro nos levantan en peso.

Pedro: Eso es cierto, a mi me sucede lo mismo desde que trabajamos con stocks mnimos; han sucedido problemas ya que me solicitan los materiales para los 1 de cada mes cuando yo recin consolido el ltimo da del mes anterior, y en un da no se puede comprar las cosas y repartirlas a los 5 locales que tenemos . ni que fuera mago por eso yo preferira elevar mis stocks mnimos para poder atender de inmediato, al menos las urgencias, hasta que los proveedores completen las Ordenes de Compra y pueda atender las requisiciones de rutina. Pero que voy a hacer si la Gerencia General quiere que se trabaje as

Oscar: (Dirigindose a Juan) como vers, ya estamos cansados de quejarnos y que no nos hagan caso por eso ahora que sabes todos los problemas te pedimos que nos apoyes porque como te habrs dado cuenta los culpables no somos nosotros.

Habiendo escuchado a su personal, Juan Rojas dio por terminada la reunin pensando que haba que mucho por hacer . y no solamente con los usuarios.

El Organigrama de la empresa es el siguiente:

TRABAJO POR HACER

Ud. es Juan Rojas. Qu coordinaciones hara Ud. con las dems gerencias a fin de que los procesos logsticos puedan satisfacer las necesidades de los usuarios y mantener las polticas dictadas por la empresa? Qu medidas tomara internamente en su rea logstica, sobre todo en lo que concierna a las compras y a los procesos de abastecimiento?

INDECOM

DirectorAcadmico

Gerente de Marketing

Gerente de Sistemas

Jefe de Contabilidad

Jefe de FinanzasCompras

Abel CorreaAlmacenes

Pedro Martnez

Jefe de LogsticaOscar Chirinos

Gerente de Administraciny Finanzas

Juan Rojas

Director General