CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

1

Código de Ética y Buen Gobierno

CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

Versión 3

Caja de Compensación Familiar de San Andrés y

Providencia Islas CAJASAI

2


TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN .................................................................................................... 6

DEFINICIONES ..................................................................................................... 7

1. DISPOSICIONES GENERALES........................................................................... 10

1.2. Objetivo del Código de Ética y Buen Gobierno ............................................. 10

1.3. Ámbito de Aplicación del Código de Ética y Buen Gobierno .......................... 10

2. RESEÑA HISTÓRICA........................................................................................ 11

3. MARCO LEGAL ................................................................................................ 14

4. GOBIERNO CORPORATIVO .............................................................................. 16

4.1. Asamblea General de Afiliados ................................................................... 16

4.1.1. Composición de la Asamblea General de Afiliados .................................. 16

4.1.2. Facultades y Atribuciones de la Asamblea General de Afiliados ............... 16

4.1.3. Reuniones de la Asamblea General de Afiliados ..................................... 17

4.1.4. Quórum y Mayorías ............................................................................. 17

4.1.5. Derecho al Voto .................................................................................. 18

4.1.6. Funciones de la Asamblea General de Afiliados ...................................... 18

4.2. Consejo Directivo ...................................................................................... 19

4.2.1. Composición del Consejo Directivo ....................................................... 19

4.2.2. Perfiles de Elección de los Miembros del Consejo Directivo ..................... 19

4.2.3. Elección y período de los Miembros del Consejo Directivo ...................... 20

4.2.4. Reuniones del Consejo Directivo ........................................................... 21

4.2.5. Quórum .............................................................................................. 21

4.2.6. Funciones ........................................................................................... 22

4.2.7. Honorarios de los Miembros del Consejo Directivo ................................. 22

4.2.8. Evaluación de los Miembros del Consejo Directivo ................................. 23

4.2.9. Atribuciones de Control de Gestión del Consejo Directivo ....................... 23

4.3.Dirección Administrativa ............................................................................ 23

4.3.1. Elección del Director Administrativo ...................................................... 23

4.3.2. Periodo del Director Administrativo ....................................................... 24

4.3.3. Funciones ........................................................................................... 24

4.3.4. Prohibiciones para el Director Administrativo ......................................... 25

4.3.5. Responsabilidades del Director Administrativo ....................................... 26

4.3.6. Remuneración del Director Administrativo ............................................. 26

4.3.7. Evaluación del Director Administrativo .................................................. 26

3


4.3.8. Atribuciones de Control de Gestión del Director Administrativo ............... 26

5. COMITÉS ESPECIALES ..................................................................................... 27

5.1. Planteamiento General de los Comités Especiales ........................................ 27

5.2. Comités Especiales del Consejo Directivo .................................................... 27

5.2.1. Comité Administrativo Financiero ......................................................... 27

5.2.2. Comité de Servicios Sociales ................................................................ 28

5.2.3. Comité de Auditoria ............................................................................. 28

5.3. COMITÉS INTERNOS ................................................................................. 32

5.3.1. Comité de Dirección ............................................................................ 32

5.3.2. Comité Financiero ............................................................................... 33

5.3.3. Comité de Compras ............................................................................. 34

5.3.4. Comité de Técnico de Planificación ....................................................... 34

5.3.5. Comité de Riesgos ............................................................................... 35

5.3.6. Comité de Eventos ............................................................................... 37

5.3.7. Gobierno Escolar ................................................................................. 38

5.3.8. Comité de Archivo ............................................................................... 38

5.3.9. Comité de Calidad ............................................................................... 40

5.3.10. Equipo de Calidad ............................................................................. 40

5.3.11. Comité de Convivencia Laboral ........................................................... 41

5.3.12. Comité de Bienestar Social (COBISO) ................................................. 42

5.3.13. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) .......... 42

6. EL PERSONAL DE LA CAJA ............................................................................... 44

6.1. Metodología de Selección del Personal ........................................................ 44

6.2. Selección del Personal ............................................................................... 44

6.3. Políticas Generales de Selección del Personal .............................................. 44

6.4. Vinculación Laboral a la Caja ...................................................................... 44

6.5. Gestión de Desempeño.............................................................................. 45

6.6. Criterios de Remuneración ......................................................................... 45

6.7. Programas de Capacitación del Personal ..................................................... 45

7. MARCO ORGANIZACIONAL .............................................................................. 47

7.1. Misión ...................................................................................................... 47

7.2. Visión ....................................................................................................... 47

7.3. Organigrama de CAJASAI .......................................................................... 47

7.4. Política de Calidad ..................................................................................... 48

7.5. Objetivos de Calidad .................................................................................. 48

7.6. Mapa de Procesos CAJASAI........................................................................ 48

7.7. Valores o Principios Rectores de Nuestra Visión y Misión .............................. 49

4


8. POLÍTICAS ..................................................................................................... 50

8.1. Seguridad Social ...................................................................................... 50

8.2. Política de Gestión de Talento Humano ....................................................... 50

8.3. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo ................................................. 51

8.4. Política Anticorrupción ............................................................................... 51

8.5. Compromiso en la Lucha Antipiratería ........................................................ 52

8.6. Gestiones Operativas ................................................................................. 52

8.7. Prestación de Servicios .............................................................................. 53

8.8. Políticas de Atención al Cliente ................................................................... 53

8.9. Política de Tratamiento de Datos Personales ............................................... 54

8.10. Política Ambiental .................................................................................... 55

8.11. Compromiso Frente al Sistema de Control Interno ..................................... 56

8.12. De los Afiliados ....................................................................................... 56

8.12.1 Ingresos ............................................................................................ 56

8.12.2. Obligaciones ..................................................................................... 56

8.12.3. Sanciones ......................................................................................... 57

8.12.4. Políticas Frente a los Proveedores ....................................................... 58

8.12.5. Evaluación, Selección y Reevaluación de los Proveedores ..................... 58

8.13. Solución de Controversias ........................................................................ 58

8.14. Gestión del Riesgo ................................................................................... 59

8.15. Régimen de Vigilancia y Control ............................................................... 60

8.15.1. Controles Internos ............................................................................ 60

8.15.2. Consejo Directivo .............................................................................. 61

8.15.3. Auditoría Interna ............................................................................... 61

8.15.4. Comité de Dirección ........................................................................... 61

8.16. Controles Externos .................................................................................. 61

8.16.1. Revisoría Fiscal .................................................................................. 61

8.17. Superintendencia del Subsidio Familiar ..................................................... 62

8.18. Otras Instancias de Control Externas. ....................................................... 62

9. CÓDIGO DE ÉTICA .......................................................................................... 63

9.1. Objetivo y Finalidad ................................................................................... 63

9.2. Coherencia con las Políticas y Valores Corporativos ..................................... 63

9.3. Apropiación de la Visión y Misión de la Corporación ..................................... 63

9.4. Integridad Personal ................................................................................... 64

9.5. Manejo de Conflictos y Diferencias ............................................................. 64

9.6. Compromiso y Capacidad de Entrega.......................................................... 64

9.7. Sentido de Liderazgo ................................................................................. 64

5


9.8. Cumplimiento de Compromisos .................................................................. 64

9.9. Desarrollo Personal y Profesional ................................................................ 64

9.10. Austeridad .............................................................................................. 65

9.11. Respeto a las Normas Institucionales ........................................................ 65

9.12. Cuidado de la Salud de los Empleados ...................................................... 65

9.13. Relaciones Entre Sí y con Terceros. .......................................................... 65

9.14. Confidencialidad ...................................................................................... 65

9.15. Ausencias ............................................................................................... 66

9.16. Elaboración, Administración y Suministro de Información Institucional ........ 66

9.16.1. Responsabilidad del personal. ............................................................ 66

9.16.2. Responsabilidad en el manejo de la información. ................................. 66

9.16.3. Responsabilidad sobre la identificación de usuarios. ............................. 67

9.16.4. Propiedad de la información. .............................................................. 67

9.16.5. Privacidad de la información. .............................................................. 67

10. RELACIÓN CON AFILIADOS, USUARIOS, PROVEEDORES ................................. 69

11. USO Y PROTECCIÓN DE LOS BIENES Y RECURSOS ......................................... 69

12. MEDIOS INTERNOS DE COMUNICACIÓN ........................................................ 69

13. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO .................................................... 70

14. EVENTOS Y FIESTAS EN LA CORPORACIÓN .................................................... 70

15. ACTIVIDADES PARTIDISTAS .......................................................................... 70

16. RÉGIMEN TRANSPARENCIA ........................................................................... 71

17. CONFLICTO DE INTERESES ........................................................................... 73

18. DE LA INFORMACION .................................................................................... 74

19. VIGENCIA, DIVULGACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTE DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN

GOBIERNO ......................................................................................................... 75

19.1. Vigencia ................................................................................................. 75

19.2. Divulgación ............................................................................................. 75

19.3. Revisiones y Ajustes ................................................................................ 75

20. SANCIONES .................................................................................................. 75

6


PRESENTACIÓN

CAJASAI, consciente de la importancia que tienen las prácticas de buen gobierno Corporativo, ha adoptado y actualizado el presente Código, que compila los

distintos mecanismos e instrumentos mediante los cuales la Corporación garantiza una gestión transparente de todas las actividades relacionadas con el desarrollo de

su objeto social y asegura el respeto por los empleadores afiliados, trabajadores beneficiarios, proveedores y empleados.

El Código de Ética y Buen Gobierno estará a disposición de todos los afiliados y trabajadores de la corporación en la Oficina de Talento Humano de la Caja, en la

Intranet de CAJASAI y en la página Web. www.CAJASAI.com

http://www.comfanorte.com.co/

7


DEFINICIONES

Con el fin de comprender el contexto general adoptado dentro de la organización, deben tenerse en cuenta las siguientes definiciones:

CORPORACIÓN: Se denominará Corporación a la CAJA DE COMPENSACIÓN

FAMILIAR DE SAN ANDRÉS Y PROVIDENCIA ISLAS CAJASAI, dentro del presente documento.

ADMINISTRADORES: Los Miembros del Consejo Directivo, el Director (a) Administrativo, Jefes y/o Responsables de Procesos.

AFILIADOS: Aquellas personas que se encuentran vinculadas a la Corporación.

En este concepto general se entienden comprendidos los trabajadores afiliados, Empleadores afiliados, los afiliados facultativos y los pensionados afiliados.

USUARIOS: Persona natural o jurídica que utiliza las instalaciones, programas o servicios de los que dispone la Corporación.

EMPLEADORES AFILIADOS: Son las personas jurídicas o naturales que tienen por lo menos un trabajador y que, cumpliendo con los requisitos establecidos en la

ley y en los estatutos de la Corporación, han sido admitidas e inscritas en ella como afiliados. Tal calidad lleva consigo ciertos derechos y obligaciones determinados en los estatutos de la Corporación y en la Ley.

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO: Conjunto de mecanismos e instrumentos de que

disponen los administradores de la Corporación, para dar transparencia a las actuaciones de los órganos directivos y los funcionarios de la Corporación en todos

sus niveles, maximizar su valor como organización, reconocer y hacer posible el ejercicio de sus derechos a los grupos de referencia y de interés.

CÓDIGO DE ÉTICA: Es el fundamento de referencia para gestionar la ética en el día a día de la Corporación. Está conformado por los principios, valores y

Directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo trabajador debe observar en el ejercicio de sus labores. El código referencia la imagen de

sociedad que posee la Corporación y que busca desarrollar con su acción; establece pautas de comportamiento y caracteriza las relaciones deseadas y dicta parámetros para la solución de conflictos que puedan presentarse en la

organización o con el entorno inmediato.

CONFLICTO DE INTERÉS: Es la situación en virtud de la cual una persona en

8


razón de su actividad se encuentra en la posición en donde podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de

conducta. GRUPOS DE INTERÉS: Son aquellas personas, grupos o entidades sobre las

cuales tiene influencia o puede tener la Corporación en su actividad. Se consideran Grupos de Interés los usuarios de los servicios que presta la Corporación, las

personas a cargo y los cónyuges o compañeros permanentes de los trabajadores afiliados, los afiliados Facultativos, los desempleados con vinculación a la

corporación, los pensionados afiliados, las demás Cajas de Compensación Familiar, los consumidores, proveedores, acreedores, los organismos de Control, los competidores, los colaboradores, la comunidad.

GRUPOS DE REFERENCIA: Son aquellas personas que tienen un vínculo con la

Corporación, de manera que pueden participar en su dirección. Son los Empleadores Afiliados y Trabajadores afiliados a la Corporación.

SUBSIDIO FAMILIAR: Es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al

número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo

básico de la Sociedad. TRABAJADORES AFILIADOS: Son las personas naturales que están al servicio de

los Empleadores afiliados a la Corporación, estando vinculados a ella por este hecho y mientras que subsista el mismo. CAJASAI podrá aceptar como afiliados a los

trabajadores independientes y a otras que se vinculen.

TRABAJADORES BENEFICIARIOS: Son las personas naturales que están al servicio de los empleadores afiliados a la Corporación, con carácter permanente, y que son beneficiarios el régimen de subsidio familiar.

ÉTICA: Ciencia del impulso de la conducta humana. Parte de la filosofía que trata

de la moral. Es la ciencia del fin al que debe dirigir la conducta del hombre y de los medios para lograrlo, de acuerdo a la naturaleza humana.

PRINCIPIOS ÉTICOS: Creencias básicas sobre la forma correcta como debemos relacionarnos con los otros y con el mundo, desde las cuales se rige el sistema de

valores éticos al cual la persona o el grupo se adscriben.

VALORES: Principios morales rectores internos que guían la conducta de las personas.

9


VALOR ÉTICO: Forma de ser y de actuar de las personas que son altamente deseables como atributos o cualidades propias y de los demás, por cuanto

posibilitan la construcción de una convivencia gratificante en el marco de la dignidad humana. Los valores éticos se refieren a formas de ser o de actuar para llevar a la práctica los principios éticos.

DISPOSICIONES LEGALES O NORMAS JURÍDICAS: Conjunto de reglas de

obligatoria observancia que encauzan la vida de la sociedad, que aseguran el concierto de paz y respeto de los unos por los otros y de éstos por aquellos que exige el estado de sociedad.

NORMAS MORALES: Conjunto de principios rectores internos de la conducta

humana que indican cuáles son las acciones buenas o malas para hacerlas o evitarlas. No producen la facultad o el derecho de exigir su cumplimiento, la sanción

por su incumplimiento radica en el fuero interno en el remordimiento de conciencia.

NORMAS DE TRATO SOCIAL: Reglas de trato externo mandato de las

comunidades referentes al comportamiento consuetudinario necesario en algunos grupos. En caso de incumplimiento no existe sanción judicial, el infractor será mal

visto o repudiado.

POLÍTICAS: Directrices u orientaciones dadas por la alta dirección a través de las

cuales define el marco de actuación con el cual se orientará la actividad a desarrollar para la prestación de un servicio que conllevan al cumplimiento de los

fines constitucionales y misionales de la entidad, de manera que se garantice la coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.

PRINCIPIO: Fundamento de un razonamiento. Lo que contiene en sí la razón de alguna otra cosa. Máximas por donde cada cual se rige.

MORAL: Teoría de los deberes interiores. Conducta dirigida o disciplinada por normas. La Moral, objeto de la Ética, manda o prohíbe todo lo que el Derecho

ordena o prohíbe.

NO MALEFICENCIA: Principio de la ética que determina no causar daño.

RESPETO: Considerar sin excepción alguna la dignidad de la persona humana, los

derechos y las libertades que le son inherentes, siempre con trato amable y tolerante.

TRANSPARENCIA: Principio que subordina la gestión de las instituciones a las reglas que se han convenido y que expone la misma a la observación directa de los

grupos de interés; implica, así mismo, el deber de rendir cuentas de la gestión encomendada.

10


1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Código de Ética y Buen Gobierno

Son las disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el Gobierno de las entidades, que a manera de compromiso ético buscan garantizar una gestión

eficiente, íntegra y transparente para generar confianza en los clientes internos y externos de la Corporación. Este documento recoge las normas de conducta, mecanismos e instrumentos que deben adoptar las instancias de Dirección,

administración y gestión de la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas, CAJASAI

1.2. Objetivo del Código de Ética y Buen Gobierno El objetivo del presente Código es compilar las políticas, normas, sistemas y

principios éticos que orientan las actuaciones de CAJASAI y de todas las personas vinculadas con ella, con el fin de preservar la integridad ética institucional, asegurar

la adecuada administración de sus asuntos, el respeto por los empleadores afiliados, por los trabajadores beneficiarios y por la comunidad; asegurando una adecuada prestación de los servicios de la institución y el conocimiento público de su gestión.

1.3. Ámbito de Aplicación del Código de Ética y Buen Gobierno

El presente Código aplica a todas las actuaciones del Consejo Directivo, el Director(a) Administrativo, los Jefes de División, Jefes de Oficina, Líderes de Procesos y Responsables de Procedimientos, Profesionales Universitarios, Técnicos

Administrativos, Auxiliares y demás trabajadores de la Caja, contratistas, proveedores, trabajadores beneficiarios y empleadores afiliados de CAJASAI; con el

fin de que la actuación de la Corporación se ajuste a los principios éticos y prácticas de buen manejo corporativo.

1.4. Naturaleza Jurídica y Objeto de la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI

La Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI es

una persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, organizada como corporación en la forma prevista en el código civil, que cumple funciones de seguridad social, de conformidad con el artículo 41 de la ley 21 de 1982, adicionado

con el artículo 16 de la ley 789 de 2002.

11


2. RESEÑA HISTÓRICA

El 29 de diciembre de 1978, un grupo de 35 comerciantes se reunieron en el Salón Cultural del Banco de la República para fundar la Caja de Compensación Familiar de

la Cámara de Comercio de San Andrés y Providencia, Islas, “CAJASAI”. Fue un gran paso que, después de muchos tropiezos, produjo los frutos que los trabajadores

isleños han estado cosechando durante estos años.

En la XXIV Asamblea General de Afiliados a CAJASAI realizada el 20 de junio de 2003 se modifico el nombre de la Corporación retirando las palabras Cámara de Comercio quedando Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas

CAJASAI.

CAJASAI fue jurídicamente reconocida por resolución 0809 de febrero 27 de 1979 del Ministerio de Trabajo y comenzó prestando los servicios que por ley correspondían,

en especial el pago del subsidio en dinero para los trabajadores afiliados. El primer servicio que se ofreció fue el de salud con atención directa o remisiones a otras ciudades.

Su primer director administrativo fue el señor ERICK MAY CORPUS y el presidente del

primer Consejo Directivo fue el señor HERNÁN DELGADILLO. En febrero de 1980 se fundó el Colegio CAJASAI para brindar el servicio de educación

con destacada calidad académica, bajo la dirección y orientación de la Licenciada INGRID ARCHBOLD DE VILLALBA Y MARIA HOWARD. Le sucedieron JOSEFA

CÁRDENAS, MARTHA MORA, HUGO ESCAÑO, Y LUZ ELENA SOTO.

Desde Febrero de 1990 hasta diciembre de 2007, el Colegio estuvo bajo la dirección de la licenciada WILLA VILORIA HOWARD, actualmente se encuentra bajo la dirección de la psicóloga IRMA ROMERO CUBIDES, forjando su crecimiento hasta el

nivel de educación media técnica en la modalidad turística recreativa contable.

El plantel educativo de CAJASAI siempre se ha destacado en los diferentes eventos culturales y cívicos por su alto nivel académico, sus Bandas de Paz, su grupo de

porristas, sus revistas gimnásticas y sus grupos de danzas que buscan resaltar la cultura de nuestra región.

CAJASAI ha venido consolidándose bajo la dirección administrativa de ERICK MAY CORPUS, JORGE GARNICA WATSON, FRANKLIN ESCALONA HUDGSON, MANUEL

ANGARITA BARRAGAN, JOSÉ LEÓN CARDONA RODRIGUEZ, NINFA MARTÍNEZ ROCHA, HILDA MARIA BALLESTEROS RODRÍGUEZ, LEIDIS BARRIOS ORTEGA,

12


CHARLES ELIECER CARREÑO CORPUS y actualmente el Doctor ARNOVIS TAVERA WILCHES.

CAJASAI ha tenido importantes cambios para ampliar su gama de servicios. Se inauguró el Departamento de Recreación, área que cuenta con una sede en San Luis

donde las familias pueden disfrutar sus festivos cerca de la playa. En 1992 se iniciaron los créditos para vivienda, con tasas de interés subsidiadas, programa que

ha entregado préstamos por medio de un fondo rotativo.

A finales de 1994 CAJASAI inició el programa de subsidios para vivienda de interés social buscando ayudar a solucionar este gran problema de nuestras islas, hasta la fecha muchas familias afiliadas han recibido subsidio de acuerdo con la ley 49/90,

mejorando sus viviendas y por ende su calidad de vida. En 1997 se creó el Fondo de Créditos para libre inversión.

Mediante Resolución 0586 de mayo 24 de 1996 CAJASAI recibió autorización del

Ministerio de Salud para manejar los recursos del Régimen Subsidiado a través de CAJASAI ARS. Su área de salud, IPS CAJASAI acorde con la ley 100/93 entre los años 1997 a 2007, la Corporación ofreció los servicios de odontología y consulta

externa por medio de su IPS y atendía además a los afiliados del régimen subsidiado.

Siendo el propósito de la Caja mejorar la calidad de vida del trabajador afiliado y de su familia; ampliando sus servicios, inició en 1998 el programa CLUB EDAD DE ORO actualmente ADULTO MAYOR para la población de 50 años en adelante. Este

programa ha sido muy significativo e importante con la acogida de la mayor parte de la población de las islas, en las cuales actualmente se constituye en modelo para los

otros grupos de tercera edad, dándose a conocer igualmente a nivel nacional.

Se implementó el programa FONIÑEZ, Atención Integral a la Niñez y Jornada Escolar Complementaria, a partir de las apropiaciones obligatorias de los aportes recibidos. El programa de atención integral a la niñez ha apoyado a los hogares comunitarios y

centros de desarrollo infantil del ICBF, y el programa jornada escolar complementaria a los estudiantes de los institutos educativos del departamento.

En el año de 2010 la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia

Islas CAJASAI y el Politécnico Grancolobiano Institución Universitaria suscribió un convenio con el objeto de acordar las condiciones logísticas para entregar a estudiantes, programas académicos de educación superior por medio de la

plataforma virtual de la institución educativa siendo esta alianza una magnífica oportunidad de estudiar sin salir del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa

Catalina Islas y con la opción de poder trabajar simultáneamente, adicionalmente las personas que por diferentes circunstancias no pueden desplazarse al continente a

13


continuar con sus estudios especialmente por factor de trabajo encuentran en esta modalidad la virtual la opción más practica a sus necesidades de estudio y

profesionalización, es por eso que la gran mayoría de los estudiantes actuales son empleados.

Con la expedición de la Ley 1636 de 2013, la cual tiene por objeto “crear un Mecanismo de Protección al Cesante, cuya finalidad es la articulación y ejecución de

un sistema integral de políticas activas y pasivas de mitigación de los efectos del desempleo que enfrentan los trabajadores; al tiempo que facilitar la reinserción de la

población cesante en el mercado laboral en condiciones de dignidad, mejoramiento de la calidad de vida, permanencia y formalización”, al interior de la Caja de Compensación Familiar CAJASAI, nace la necesidad de apoyar a la población cesante

y a aquellas personas que buscan mejorar sus condiciones laborales actuales, brindándoles servicios orientados a mejorar las posibilidades de acceso al mercado

laboral. Dado lo anterior, mediante Resolución 4028 del 28 de octubre 2013, la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo autorizó a la Caja de

Compensación Familiar CAJASAI para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo, posteriormente modificada por la Resolución 753 de octubre de 2014 y más tarde Resolución 552 del 27 de Julio de 2015, es así como se crea la

Agencia de Gestión y Colocación de Empleo CAJASAI, cuyo objetivo es Implementar estrategias para mejorar la oferta de servicios de gestión y colocación de empleo, que

haga más eficiente el encuentro entre la oferta y la demanda laboral del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, reduciendo los tiempos de búsqueda de empleo, los costos de búsqueda de trabajadores, contribuyendo de esta manera al

mejoramiento de la calidad de vida de las personas y aumentar la productividad de las empresas.

14


3. MARCO LEGAL

El Sistema del Subsidio Familiar, encargando a las Cajas de Compensación Familiar es regulado por la Ley 21 de 1982. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

1072 de 2015, la Ley 789 de 2002, define que la Caja tiene por objeto el recaudo y el pago del Subsidio Familiar como prestación social pagadera en dinero, especie y

servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo. CAJASAI, autorizada por la misma Ley y desplegando

su experiencia, capacidad y vocación de servicio para el mejoramiento de las condiciones de vida de la población trabajadora, de aquella que no se encuentra vinculada a la fuerza laboral y de sus familias, ofrece servicios como los de Turismo

(Ley 300 de 1996), Educación (Ley 115 de 1997), Recreación, Crédito Social y Programas Especiales.

Las cajas de compensación en Colombia cumplen un papel de suma importancia en

el desarrollo social del país y en los últimos tiempos han ampliado el espectro de sus responsabilidades, abordando campos adicionales tales como el manejo de subsidios de vivienda de interés social y subsidio de desempleo, capacitación para

la intermediación laboral y crédito y micro crédito de acuerdo con la Ley 789 del 2002

Adicionalmente, han asumido el compromiso de realizar proyectos de inversión para generar mano de obra directa e indirecta y la ejecución de programas con

entes territoriales mediante los cuales apoyan al gobierno para enfrentar los retos sociales.

En consecuencia la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI, asume las siguientes funciones:

a) Recaudar, distribuir y pagar los aportes destinados al subsidio familiar y los otros

recursos que el estado le encomiende.

b) Organizar y administrar las obras y programas que se establezcan para el pago del subsidio familiar en especie o en servicios.

c) Ejecutar con otras Cajas o mediante vinculación con organismos y entidades públicas o privadas que desarrollen actividades de seguridad social, programas de

servicios, dentro del orden de prioridades señalado en la Ley. d) Ejecutar actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la seguridad

social directamente o mediante alianzas estratégicas con otras Cajas de

Compensación o a través de entidades especializadas públicas o privadas conforme las disposiciones que regulen la materia.

e) Participar, asociarse e invertir en el sistema financiero a través de bancos, cooperativas financieras, compañías de financiamiento comercial y organizaciones

15


no gubernamentales cuya actividad principal sea la operación de microcrédito, conforme las normas del Estatuto Orgánico del sector Financiero y demás normas

espéciales conforme la clase de entidad. f) Asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier

actividad, que desarrolle su objeto social, a las cuales también podrán vincularse

los trabajadores afiliados. g) Administrar, a través de los programas que a la Caja corresponda, las actividades

de subsidio en dinero; recreación social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales; cultura, museos, bibliotecas y teatros; vivienda de interés social;

créditos, jardines sociales o programas de atención integral para niños y niñas de 0 a 6 años; programas de jornada escolar complementaria; educación y capacitación; atención de la tercera edad y programas de nutrición materno infantil y, en general,

los programas que estén autorizados por Ley, para lo cual puede continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta.

h) Administrar jardines sociales de atención integral a niños y niñas de 0 a 6 años a que se refiere el numeral anterior, propiedad de entidades territoriales públicas o

privadas, pudiendo atender niños cuyas familias no estén afiliadas a la Caja. i) Crear el Fondo para la Atención Integral a la Niñez y Jornada Escolar

Complementaria con el porcentaje máximo que autoriza para este fin la Ley 633 de

2000 y se mantendrá para gastos de administración el mismo porcentaje en dicha norma para Fovis.

j) Administrar directamente o a través de convenios o alianzas estratégicas el Programa de Microcrédito para la pequeña y mediana empresa y la microempresa, con cargo a los recursos que se prevén en la Ley.

k) Realizar actividades de mercadeo, incluyendo la administración de farmacias. l) Invertir en fondos de capital de riesgo, así como cualquier otro instrumento

financiero para el emprendimiento de microcrédito, con recursos y bajo la regulación del Gobierno Nacional.

m) Desarrollar y administrar programas ambientales a través de convenios con instituciones privadas, públicas o mixta del orden Nacional e Internacional.

n) Prestar atención integral a la población desplazada vulnerable o con riesgo de

estarlo a través de convenios o alianzas estratégicas con otras organizaciones públicas o privadas del orden nacional e Internacional.

o) Desarrollar programas de alimentación y nutrición, mercadeo de productos alimenticios, suministro, preparación y distribución de productos alimenticios.

p) Asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier actividad que desarrolle su objeto social.

16


4. GOBIERNO CORPORATIVO

La Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI, estará dirigida y administrada por los siguientes órganos:

Asamblea General de Afiliados

Consejo Directivo

Dirección Administrativa

Los órganos de administración propenderán y estarán orientados por los postulados de transparencia, eficacia y eficiencia, sujetos a las normas legales vigentes.

4.1. Asamblea General de Afiliados

4.1.1. Composición de la Asamblea General de Afiliados

Artículo 1. La dirección de la Corporación corresponde en primer término a la

Asamblea General de Afiliados. La Asamblea General de Afiliados, como máximo órgano social de dirección, se

compone de los empleadores afiliados, personas naturales o jurídicas que se encuentran registradas en la Caja y que están obligadas a pagar el subsidio familiar

por conducto de ella, representados por sí mismos, o por sus apoderados, o por sus representantes legales, cuando los mismos se hallaren reunidos con el quórum y en

las condiciones previstas en los estatutos de la Corporación y la ley.

4.1.2. Facultades y Atribuciones de la Asamblea General de Afiliados

Son funciones de la Asamblea General:

a) Expedir los Estatutos que deberán someterse a la aprobación de la

Superintendencia del Subsidio Familiar. b) Elegir a los representantes de los empleadores ante el consejo Directivo para

períodos de dos (2) años.

c) Elegir el Revisor Fiscal y su suplente, para períodos de (2) años. d) Aprobar u objetar los Balances, Estados Financieros y Cuentas de ejercicio y

considerar los informes generales y especiales que presenta el Director Administrativo.

e) Decretar la liquidación y disolución de la Caja con sujeción a las normas legales y

17


reglamentarias que se expidan sobre el particular. f) Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja, por el cumplimiento de los

principios del Subsidio Familiar, así como de las orientaciones y direcciones que en este sentido profieran el Gobierno Nacional y la Superintendencia del Subsidio familiar.

g) Determinar en caso que lo estime conveniente, si los miembros del Consejo Directivo tienen derecho a honorarios por asistir a las reuniones y fijar su

cuantía, hasta por un 50% de un salario mínimo legal vigente máximo en cada mes, independientemente del número de reuniones que se realicen.

h) Fijar el monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo, sin autorización del Consejo Directivo, conforme a lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 54 de la Ley 21 de 1982.

4.1.3. Reuniones de la Asamblea General de Afiliados

La Asamblea General se reunirá en forma ordinaria dentro de los primeros seis (6)

meses de cada año de acuerdo con el Artículo 12 del Decreto 341 de 1988. Las reuniones extraordinarias se realizarán por convocatorias que haga el Consejo Directivo, el Director Administrativo, el Revisor Fiscal, ó por solicitud escrita de un

número plural de afiliados que representen por lo menos una cuarta (1/4) parte del total de los miembros hábiles de la Corporación.

La convocatoria para las reuniones de la Asamblea General, ó Extraordinaria, se hará por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación, por medio de avisos

publicados en el diario local si lo hubiere, cuñas radiales, o por medio de comunicación escrita a cada uno de los afiliados a la dirección registrada en la

Corporación.

Parágrafo: Las Asambleas Generales como las Extraordinarias deberán celebrarse en domicilio de la Corporación, en lugar y hora que se indique en la convocatoria, las determinaciones que se tomen en la Asamblea General que se celebre,

contraviniendo lo dispuesto en este parágrafo son nulas.

4.1.4. Quórum y Mayorías

Constituye quórum para las reuniones ordinarias y extraordinarias de las Asambleas Generales, la concurrencia de un plural de personas que representen el veinticinco (25%) por ciento de los afiliados hábiles. Transcurrida la hora señalada para la

reunión si no hay quórum para deliberar y decidir, la Asamblea podrá sesionar válidamente iniciando su deliberación dentro de la hora siguiente y podrá adoptar

decisiones con cualquier número de afiliados hábiles presentes.

18


Pasada la oportunidad anterior si no se realiza la Asamblea General será necesario

proceder a nueva convocatoria. Parágrafo: Cuando se trate de la disolución de la Corporación se requerirá una

mayoría compuesta por las tres cuartas (3/4) partes de los votos de los Miembros o Afiliados que integran la Corporación. Para reformas Estatutarias se decidirá por los

votos de las dos terceras (2/3) partes de los afiliados presentes y representados, además el texto de la reforma deberá enviarse a los afiliados con la Convocatoria de

la Asamblea.

4.1.5. Derecho al Voto

Cada afiliado por el solo hecho de serlo tiene derecho a un (1) voto en las Asambleas Generales y a representar máximo el 10% del total del quórum presente.

Siempre que en la Asamblea se trate de elegir dos o más personas se aplicará el sistema de cuociente electoral. Este se determinará dividiendo el número de votos

válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegir como principales.

En caso de empate en la designación de dignatarios, se preferirá al afiliado que ocupe un mayor número de trabajadores beneficiarios. Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cuociente electoral.

4.1.6. Funciones de la Asamblea General de Afiliados

Son funciones de la Asamblea general de Afiliados:

a) Expedir los Estatutos que deberán someterse a la aprobación de la

Superintendencia del Subsidio Familiar.

b) Elegir a los representantes de los empleadores ante el consejo Directivo para períodos de dos (2) años.

c) Elegir el Revisor Fiscal y su suplente, para períodos de (2) años. d) Aprobar u objetar los Balances, Estados Financieros y Cuentas de ejercicio y

considerar los informes generales y especiales que presenta el Director Administrativo.

e) Decretar la liquidación y disolución de la Caja con sujeción a las normas legales y

reglamentarias que se expidan sobre el particular. f) Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja, por el cumplimiento de los

principios del Subsidio Familiar, así como de las orientaciones y direcciones que

19


en este sentido profieran el Gobierno Nacional y la Superintendencia del Subsidio familiar.

g) Determinar en caso que lo estime conveniente, si los Miembros del Consejo Directivo tienen derecho a honorarios por asistir a las reuniones y fijar su cuantía, hasta por un 50% de un salario mínimo legal vigente máximo en cada

mes, independientemente del número de reuniones que se realicen. h) Fijar el monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo, sin

autorización del Consejo Directivo, conforme a lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 54 de la Ley 21 de 1982.

4.2. Consejo Directivo

El Consejo Directivo es un órgano administrativo, de asesoría y colaboración del

Director Administrativo, responsable de la supervisión del rendimiento de los ejecutivos y garante de beneficios para los grupos de referencia y de interés, que

circunscribe su actividad a lograr el desarrollo del objeto social de la Caja. El Consejo Directivo de la Caja tendrá una estructura que garantice la idoneidad,

experiencia e independencia de sus decisiones.

El Consejo Directivo será eficiente, independiente y responsable; actuará en función de los derechos de los grupos de referencia y de interés, y la sostenibilidad y crecimiento de la Corporación.

El Consejo Directivo actuará de buena fe y con la información suficiente para ejercer

sus derechos y obligaciones. Sus miembros se abstendrán de actuar como miembros individualmente, evitarán incurrir en situaciones que causen conflictos de interés y

se comprometerán a manejar con confidencialidad la información de uso interno a la que tengan acceso en ejercicio de su cargo.

4.2.1. Composición del Consejo Directivo

La Caja cuenta con un Consejo Directivo compuesto por diez (10) miembros principales con sus respectivos suplentes personales, de los cuales cinco (5) serán

elegidos por la Asamblea General de Afiliados, en representación de los empleadores afiliados y los cinco (5) restantes serán elegidos por el Ministerio competente para ello en representación de los trabajadores afiliados según Ley 789 de 2002.

4.2.2. Perfiles de Elección de los Miembros del Consejo Directivo

20


Los miembros del Consejo Directivo, además de las calidades que por ley deben detentar, deberán reunir, cuando menos, las siguientes características:

a) Tener reconocidas calidades morales y éticas. b) Tener un nivel educativo por lo menos de educación secundaria, o técnica.

c) Tener conocimientos o experiencia en alguna de las actividades que desarrolla la Caja.

d) No pertenecer a otro Consejo Directivo de Caja de Compensación Familiar. e) No haber sido suspendido o expulsado de la Caja.

El Director Administrativo asistirá a las sesiones del Consejo Directivo para mantener la relación legal e institucional con dicho órgano, salvo, cuando, excepcionalmente,

el Consejo Directivo no lo considere pertinente.

El Revisor Fiscal podrá ser invitado, por el Consejo Directivo, a sus sesiones o solicitar él mismo su presencia cuando lo considere conveniente.

4.2.3. Elección y período de los Miembros del Consejo Directivo

a) Miembros representantes de los empleadores afiliados

Los miembros del Consejo Directivo, representantes de los empleadores afiliados, son elegidos para períodos de dos (2) años, por sistema de cuociente electoral, sin embargo si se trata de la provisión de un solo renglón, se elegirá por el mayor

número de votos.

No obstante el período como miembros de los representantes de los empleadores ante el Consejo Directivo es de dos (2) años, está calidad sólo se mantendrá

mientras subsista la afiliación; así en caso de desafiliación del respectivo empleador la representación se entenderá vacante y será llenada por el suplente correspondiente hasta terminar el periodo o en su defecto se procederá a elegir al

nuevo consejero.

b) Miembros Representantes de los Trabajadores Beneficiarios

Los miembros del Consejo Directivo, representantes de los trabajadores beneficiarios, son elegidos para períodos de dos (2) años, por el Ministerio de Trabajo de listas que presentarán las centrales obreras con Personería Jurídica

reconocida y de los listados enviados por la Cajas de Compensación de todos los trabajadores beneficiarios no sindicalizados, las cuales solo incluirán los trabajadores

que cumplan con los requisitos legales y estatutarios y los perfiles definidos en el presente Código, sin tener en cuenta ningún límite de salario.

21


No obstante el período como miembros representantes de los trabajadores ante el

Consejo Directivo es de dos (2) años, está calidad sólo se mantendrá mientras subsistan las siguientes condiciones: Ser afiliado por parte de un empleador a la Caja; Vinculación laboral con un empleador afiliado; y En caso de pérdida de

cualquiera de estas dos (2) condiciones el consejero cesará en sus funciones y quedará la vacante, con lo cual el respectivo suplente deberá llenar la ausencia

hasta la terminación del período, o en su defecto se procederá a elegir al nuevo consejero.

4.2.4. Reuniones del Consejo Directivo

Las reuniones del Consejo deberán llevarse a efecto por lo menos una vez al mes en el lugar, fecha y hora que señale la convocatoria. El Consejo Directivo se reunirá por

resolución del mismo, por convocatoria del Presidente, de dos o más de sus miembros, del Revisor Fiscal o Director Administrativo. El Director Administrativo

tendrá voz pero no voto en las deliberaciones del consejo Directivo. Las reuniones se efectuarán en el domicilio de la Corporación o en el lugar que, para

casos especiales, acuerde el mismo Consejo.

El Consejo Directivo está encargado de establecer su propio reglamento el cual contiene: la forma de realizar las sesiones y de adoptar decisiones; la elección de dignatarios; las funciones del Presidente, Vicepresidente y secretario; los Comités;

las propuestas, el régimen de sanciones y lo referente a las actas.

4.2.5. Quórum

En concordancia con el artículo 31 de los estatutos de la corporación habrá quórum decisorio para las reuniones del Consejo Directivo con la asistencia de la mayoría de sus miembros y las decisiones se adoptarán por la mayoría de los votos presentes,

sin perjuicio de las mayorías calificadas que establezcan las normas legales que rigen para el sistema de subsidio familiar.

Los miembros suplentes del Consejo Directivo, serán convocados cuando medie

excusa del principal, no podrán actuar simultáneamente principal y suplente.

22


4.2.6. Funciones

Son funciones del consejo Directivo: a) Adoptar la política administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el

régimen orgánico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional.

b) Aprobar en consonancia con el orden de prioridad fijado por la Ley, los planes y programas a que deban ceñirse las inversiones y la organización de los servicios

sociales. Los planes y programas mencionados serán sometidos al estudio y posterior aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar c) Aprobar el presupuesto anual de Ingresos y Egresos.

d) Vigilar y controlar la ejecución de los programas, la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la Caja.

e) Elegir al Director Administrativo y a su respectivo Suplente; este último será escogido de entre los empleados de la caja.

f) Evaluar los informes trimestrales de gestión y de resultados que debe presentar el Director Administrativo. g) Elegir al Director Administrativo por un periodo igual al del Consejo Directivo de

dos (2) años, periodo que podrá ser renovable en concordancia con el Código de Buen Gobierno, y así mismo elegirá a su respectivo suplente; escogido de entre los

empleados de la Caja. h) Aprobar previamente los contratos que debe suscribir el Director Administrativo cuando su cuantía fuere superior a la suma que anualmente determine la Asamblea

General. i) Elegir de entre sus miembros Presidente y Vicepresidente del Consejo Directivo.

J) Elegir de entre sus miembros Presidente, Vicepresidente y Secretario del Consejo Directivo.

k) Dictar y reformar los reglamentos internos de la Corporación. l) Aplicar las sanciones a los miembros, ó afiliados conforme a los Estatutos, Reglamentos y la Ley.

m) El Consejo Directivo podrá ordenar que se contraten Auditorías Externas, con cargo a la caja de compensación, que a juicio de la mayoría simple se encuentren

necesarias. n) Acogerse íntegramente al código de Buen Gobierno que adopte CAJASAI, en

virtud de lo establecido en el parágrafo 2° del Artículo 21 de la Ley 789 de 2002 o) Sujetarse a lo establecido en el literal s) del Artículo 36 de estos estatutos.

4.2.7. Honorarios de los Miembros del Consejo Directivo

La Asamblea General de Afiliados fijará anualmente, para el período, los honorarios

23


por asistencia de los miembros del Consejo Directivo a cada reunión en consideración con sus responsabilidades y funciones.

Para la fijación de la remuneración, la Asamblea tendrá en cuenta los límites impuestos por la ley, la complejidad de la Caja y los honorarios habituales del

mercado por asistencia a cada reunión, para este tipo de cargo.

La Asamblea General de CAJASAI fijó como honorarios para cada miembro del Consejo Directivo una cuantía hasta por un 50% de un SMLV máximo en cada mes,

independientemente del número de reuniones que se realicen.

4.2.8. Evaluación de los Miembros del Consejo Directivo

Los Miembros del Consejo Directivo serán evaluados anualmente, de acuerdo con el

procedimiento dispuesto en el Reglamento Interno del Consejo Directivo, el cual incluirá por lo menos, la programación de sesiones, la asistencia a ellas, el

cumplimiento de las tareas asignadas, preparación de los temas, y el respeto al Código de Ética y Buen Gobierno.

La evaluación será realizada por la Asamblea General de Afiliados a iniciativa del Presidente del Consejo Directivo, y soportada en la información e indicadores que al

respecto proporcione el Comité de Buen Gobierno y Ética, de acuerdo con el reglamento interno.

4.2.9. Atribuciones de Control de Gestión del Consejo Directivo

El Consejo Directivo tiene como atribuciones de control de gestión adoptar los mecanismos de verificación, basados en indicadores de gestión, implantados por la

Asamblea General de Afiliados y monitorear que éstos se cumplan.

4.3. Dirección Administrativa

El Director Administrativo es el responsable de ejecutar las estrategias corporativas y las directrices aprobadas por la Asamblea General de Afiliados y/o el Consejo

Directivo, y quien representa legalmente a la Caja, según los estatutos.

4.3.1. Elección del Director Administrativo

El nombramiento y remoción del Director Administrativo está a cargo del Consejo

Directivo.

24


El Director Administrativo tendrá un (1) suplente que lo reemplazará en sus

ausencias accidentales, temporales y absolutas, debe ser empleado de la Caja.

4.3.2. Periodo del Director Administrativo

El Director Administrativo será nombrado para periodos de dos (2) años, reelegible

indefinidamente y removible libremente por el Consejo Directivo en cualquier tiempo, por decisión adoptada con la mayoría calificada correspondiente.

4.3.3. Funciones

Son funciones del Director (a) Administrativo las siguientes:

a) Llevar la representación legal de la Caja. b) Cumplir y hacer cumplir la Ley, los Estatutos y Reglamentos de la entidad, las

directrices del Gobierno Nacional y los ordenamientos de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

c) Ejecutar la política administrativa y financiera de la Caja y las determinaciones del

Consejo Directivo. d) Dirigir, coordinar, orientar la acción administrativa de la Caja.

e) Presentar a consideración del Consejo Directivo las obras y programas de inversión y organización de servicios y el proyecto de presupuesto de Egresos e Ingresos.

f) Presentar a la Asamblea General el informe anual de labores acompañado de los Balances y Estados Financieros correspondientes del ejercicio.

g) Rendir ante el Consejo Directivo los informes trimestrales de gestión y resultados. h) Presentar ante la Superintendencia del Subsidio Familiar los informes generales y

periódicos que se le solicitan sobre las actividades desarrolladas, del estado en la ejecución de los planes y programas, la situación general de la entidad y los tópicos que se relacionan con la política de seguridad social del Estado.

i) Presentar a consideración del Consejo Directivo los proyectos de planta de personal, manual de funciones y reglamentos de trabajo.

j) Suscribir los contratos que requiera el normal funcionamiento de la Caja, con sujeción a las disposiciones legales y estatutarias.

k) Ordenar los gastos de la entidad. l) Asistir con voz pero sin voto a las reuniones ordinarias, o extraordinarias del

Consejo Directivo y la Asamblea General.

m) Convocar la Asamblea General y el Consejo Directivo a las reuniones ordinarias y extraordinarias conforme a los presentes Estatutos y Reglamentos.

n) Delegar y determinar funciones a empleados de la Caja a nivel de Jefe de

25


División, especialmente en sus ausencias temporales de vacaciones, licencias, enfermedad, etc.

o) Dentro de los límites estatutarios y reglamentarios, girar, aceptar, endosar, negociar en cualquier forma títulos valores y ejecutar o celebrar todos los actos o contratos que se requieran para el cumplimiento de los fines de la Corporación.

p) Cuidar de la recaudación, inversión de los fondos de la Corporación. q) Nombrar y remover libremente los empleados de la corporación, señalarles

funciones y asignaciones dentro de los límites que señale el Consejo Directivo de los respectivos reglamentos y conforme a la Ley.

r) Resolver los recursos de apelación presentados por los empleadores morosos, frente a la liquidación presentada por el jefe de Aportes de CAJASAI.

s) Informar al Consejo Directivo aquellos casos en los cuales él o un Administrador,

miembro del Consejo Directivo, socio, asociado o Revisor Fiscal tenga parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil, con las

personas que se relacionan a continuación:

Los socios, asociados o de personas jurídicas que hagan parte de la red de servicios contratados directa o indirectamente por la entidad o de las

Entidades vinculadas, por razón de inversiones de capital. Los contratistas, personas naturales y los socios o asociados de personas

jurídicas con quienes la Entidad o sus Entidades vinculadas celebren cualquier tipo de contrato o convenio dentro del marco de la operación del Régimen.

Los socios, asociados o de personas jurídicas receptoras de recursos de capital de la Entidad o Entidades vinculadas, conforme su objeto social lo

permita. En estos casos el Representante Legal o la persona que tenga uno de los

vínculos anteriores deberá abstenerse de participar en los procesos de selección, contratación o auditoria y la Entidad deberá celebrarlos siempre y

cuando estos proponentes se encuentren en condiciones de igualdad con las demás ofertas o ser la mejor opción del mercado. Será causal de remoción

del Consejo Directivo u órgano Administrativo la violación a la presente disposición, incluyendo una inhabilidad para desempeñar esta clase de cargos por un término de diez (10) años. Artículo 23 ley 789 de 2002.

4.3.4. Prohibiciones para el Director Administrativo

El Director Administrativo no puede ser miembro del Consejo Directivo, no obstante,

estará presente en las sesiones para mantener la relación legal e institucional con dicho órgano administrativo, salvo los casos en que éste no lo considere conveniente.

26


4.3.5. Responsabilidades del Director Administrativo

El Director Administrativo está comprometido con la organización a cumplir todas las responsabilidades y deberes en materia social, administrativa, legal, laboral, tributaria, aduanera, contable, penal, financiera y de control interno que su cargo

lleve implícitas en relación con los estatutos, este Código de Ética y Buen Gobierno y la Ley. Todos los empleados de la Corporación, con excepción del Revisor Fiscal y

sus auxiliares, estarán supervisados por el Director Administrativo en el desempeño de sus cargos.

4.3.6. Remuneración del Director Administrativo

El Consejo Directivo señalará la remuneración correspondiente al Director Administrativo para el periodo en consideración, teniendo en cuenta las

recomendaciones del Comité de Buen Gobierno y Ética.

4.3.7. Evaluación del Director Administrativo El Director Administrativo será evaluado por el Consejo Directivo, de acuerdo con el

sistema de evaluación de desempeño que para tal fin apruebe este órgano.

4.3.8. Atribuciones de Control de Gestión del Director Administrativo El Director Administrativo tendrá atribuciones de control de gestión, debiendo

adoptar los mecanismos de verificación de la entidad, basados en indicadores de gestión de la Corporación, y monitorear que éstos se cumplan.

27


5. COMITÉS ESPECIALES

5.1. Planteamiento General de los Comités Especiales

Los comités especiales son importantes en gobierno corporativo por cuanto ayudan a la gestión administrativa y pueden cumplir funciones de cooperación referentes al

gobierno corporativo.

5.2. Comités Especiales del Consejo Directivo

A fin de colaborar con el Consejo Directivo en la adopción de políticas corporativas que desarrollarán los principios del Código de Ética y Buen Gobierno, se crearán

comités encargados de asesorar al Consejo Directivo en los asuntos que se les encomiende.

Estos Comités serán los siguientes:

5.2.1. Comité Administrativo Financiero

Coposición: El Comité deberá estar integrado por Cinco (5) miembros del Consejo Directivo,

quienes deben tener experiencia, ser conocedores de los temas relacionados con las funciones asignadas al referido órgano social, podrá nombrar asesores externos si el

Consejo Directivo lo considere. A las reuniones del Comité puede ser citado cualquier funcionario de la entidad, con el fin de suministrar la información que se considere

pertinente acerca de asuntos de su competencia. Función del Comité:

Se ocupa principalmente de analizar los balances y estados financieros mensuales,

presupuestados de funcionamiento y de inversiones, proponer las revisiones salariales de los empleados de la caja, estudiar los proyectos de sistematización, el

programa de seguros, reglamentos especiales y definición de políticas entre otros. Periodicidad de las reuniones:

El Comité se reunirá previa convocatoria de los miembros del mismo.

28


5.2.2. Comité de Servicios Sociales

Composición:

El Comité deberá estar integrado por cinco (5) miembros del Consejo Directivo, quienes deben tener experiencia, ser conocedores de los temas relacionados con las

funciones asignadas al referido órgano social, podrá nombrar asesores externos si el Consejo Directivo lo considere. A las reuniones del Comité puede ser citado cualquier

funcionario de la entidad, con el fin de suministrar la información que se considere pertinente acerca de asuntos de su competencia.

Función del Comité:

Maneja todos los asuntos relacionados de las áreas de Servicios Sociales así: recreación, deporte y turismo, programas especiales (adulto mayor y población en

condición de discapacidad), educación continua y complementaria, biblioteca, escuela de formación deportiva, crédito social y programas nuevos y el servicio de Educación Formal. A los comités asisten además de los consejeros que lo integran, las personas

que estos tengan que citar. Habrá quórum deliberativo para las sesiones de los comités, con la presencia de por lo menos dos consejeros.

Periodicidad de las reuniones:

El Comité se reunirá previa convocatoria de los miembros del mismo.

5.2.3. Comité de Auditoria

Para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde al Consejo Directivo por la SFCSF, éstas deben contar con un Comité de Auditoría, dependiente de ese órgano social, encargado de la evaluación del control interno de la misma, así como

a su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitución a la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde a la junta directiva u

órgano equivalente en la materia.

Composición: El Comité deberá estar integrado por lo menos por tres (3) miembros del Consejo

Directivo, quienes deben tener experiencia, ser conocedores de los temas relacionados con las funciones asignadas al referido órgano social, podrá nombrar

asesores externos si el Consejo Directivo lo considere. A las reuniones del Comité puede ser citado cualquier funcionario de la entidad, con el fin de suministrar la

29


información que se considere pertinente acerca de asuntos de su competencia.

Reglamento Interno: El Consejo Directivo de CAJASAI deberá adoptar el reglamento de funcionamiento del

comité, incluyendo para el efecto, además de las funciones aquí consagradas, todas aquellas que en su criterio sean propias de la institución y se adapten a sus

necesidades. Dicho reglamento deberá ajustarse a lo dispuesto en la Circular 023/10 SSF, dentro de los tres (3) meses siguientes a la entrada en vigencia de esta norma y

deberá mantenerse a disposición de la Superintendencia del Subsidio Familiar, cuando lo solicite.

Periodicidad de las reuniones:

El Comité de Auditoría deberá reunirse una (1) vez al mes, o con una frecuencia mayor si así lo establece su reglamento o lo ameritan los resultados de las

evaluaciones del SCISF. Informes sobre las tareas desarrolladas y las conclusiones alcanzadas por el Comité:

Las decisiones y actuaciones del Comité de Auditoría deberán quedar consignadas en actas, las cuales deberán cumplir con lo dispuesto en el artículo 189 del Código de

Comercio. Los documentos conocidos por el Comité que sean sustento de sus decisiones deberán formar parte integral de las actas, por lo cual en caso de no ser transcritos deberán presentarse como anexos de las mismas.

Así, cada vez que se entregue un acta, deberá suministrarse al interesado tanto el

cuerpo principal de la misma como todos sus anexos, los cuales deberán estar adecuadamente identificados y foliados, y mantenerse bajo medidas adecuadas de

conservación y custodia. Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa, se deberá remitir un informe especial al Consejo Directivo y a la Dirección Administrativa.

El Consejo Directivo deberá presentar a la Asamblea General de Afiliados o asociados,

al cierre del ejercicio económico, un informe sobre las labores desarrolladas por el Comité.

Funciones del Comité:

a) Aprobar la estructura, procedimientos y metodologías necesarios para el funcionamiento del SCISF.

b) Señalar las responsabilidades, atribuciones y límites asignados a los diferentes cargos y áreas respecto de la administración del SCISF, incluyendo la gestión de

30


riesgos. c) Evaluar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda

establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad, así como los de terceros que administre o custodie, y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente

autorizadas y registradas. d) Velar que los Funcionarios de la Administración suministren la información

requerida por los órganos de control para la realización de sus funciones. e) Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información

financiera se ajuste a lo dispuesto en las normas aplicables, verificando que existen los controles necesarios.

f) Estudiar los estados financieros y elaborar el informe correspondiente para

someterlo a consideración del Consejo Directivo, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus notas, sino también de los

dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los comités competentes y demás documentos

relacionados con los mismos. g) Diseñar, implementar y evaluar programas y controles para prevenir, detectar y

responder adecuadamente a los riesgos de fraude y mala conducta,

entendiendo por fraude un acto intencionado cometido para obtener una ganancia ilícita, y por mala la violación de leyes, reglamentos o políticas

internas. h) Supervisar las funciones y actividades de la auditoría interna u órgano que haga

sus veces, con el objeto de determinar su independencia y objetividad en

relación con las actividades que audita, determinar la existencia de limitaciones que impidan su adecuado desempeño y verificar si el alcance de su labor

satisface las necesidades de control de la entidad. i) Efectuar seguimiento sobre los niveles de exposición de riesgo, sus

implicaciones para la entidad y las medidas adoptadas para su control o mitigación, por lo menos cada tres (3) meses, o con una frecuencia mayor si así resulta procedente, y presentar al Consejo Directivo un informe sobre los

aspectos más importante de la gestión realizada. j) Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos,

revisoría fiscal u otros órganos, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

k) Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones dadas por la junta directiva u órgano equivalente, en relación con el SCISF.

l) Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo

de sus funciones. m) Analizar el funcionamiento de los sistemas de información, su confiabilidad e

integridad para la toma de decisiones. n) Presentar a la Asamblea de Afiliados, por conducto del Consejo Directivo, los

31


candidatos para ocupar el cargo de revisor fiscal, sin perjuicio del derecho de los accionistas de presentar otros candidatos en la respectiva reunión. En tal

sentido, la función del comité será recopilar y analizar la información suministrada por cada uno de los candidatos y someter a consideración del máximo órgano social los resultados del estudio efectuado.

o) Elaborar el informe que el Consejo Directivo deberá presentar al máximo órgano social respecto al funcionamiento del SCISF, el cual deberá incluir entre otros

aspectos: Las políticas generales establecidas para la implementación del SCISF de la

CAJA. El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del SCISF, con mención

expresa de los aspectos relacionados con la gestión de riesgos. Las actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoría.

Las deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las

medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión.

Las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y las sanciones impuestas, cuando sea del caso.

Presentar la evaluación de la labor realizada por la Auditoría Interna,

incluyendo entre otros aspectos el alcance del trabajo desarrollado, la independencia de la función y los recursos que se tienen asignados.

En caso de no existir, señalar las razones concretas por las cuales no se ha

considerado pertinente contar con dicho departamento o área.

p) Las demás que le fije el Consejo Directivo, en su reglamento interno. Participación del Director Administrativo en los Comités: El Director

Administrativo deberá participar en los Comités Especiales del Consejo Directivo cuando sea requerido.

Perfil de los miembros de los Comités Especiales del Consejo Directivo: Los miembros de los Comités Especiales, deberán reunir, cuando menos, el siguiente

perfil: Tener reconocidas calidades morales y éticas.

Tener conocimientos o experiencia comprobada en el área en que se vaya a

desempeñar en el respectivo Comité. Gozar de buen nombre y reconocimiento por su idoneidad profesional e

integridad. No pertenecer a más de un (1) Comité Especial.

Apoyo a los Comités Especiales del Consejo Directivo: La Administración de la

Caja, facilitará el apoyo técnico y operativo que requieran los Comités Especiales para su adecuado funcionamiento y el cumplimiento oportuno de

sus funciones.

32


5.3. COMITÉS INTERNOS

Comités Internos – Asesores Estratégicos del Director Administrativo El Director Administrativo contará con la ayuda estratégica de unos Comités Internos

encargados de desarrollar los principios del Código de Ética y Buen Gobierno, en los asuntos que se les encomiende.

Estos Comités internos serán, en principio los siguientes:

5.3.1. Comité de Dirección

Composición:

a) Director Administrativo, quien lo presidirá b) Profesional Universitario de Planeación, quien será el Secretario Técnico

c) Jefe Oficina Jurídica d) Jefe Oficina de Auditoría Interna e) Jefe División Servicios Sociales

f) Jefe División Fondos, Convenios y Negocios

Funciones del Comité: El Comité de Dirección de CAJASAI tiene las siguientes funciones:

a) Asesorar oportunamente a la Dirección Administrativa en las actuaciones

necesarias para el cumplimiento de los objetivos estratégicos y las metas de la Corporación

b) Proponer alternativas de decisión que requieran implementarse para el cumplimiento de los objetivos, estrategias, acciones y metas del direccionamiento estratégico de la Caja

c) Realizar seguimiento a los instrumentos de planificación de corto, mediano y largo plazo de la Caja

d) Monitorear y evaluar la gestión realizada por la Corporación, según lo aprobado en los instrumentos de planificación de corto, mediano y largo plazo de la Caja

e) Revisar los planes operativos y planes de inversión de la Corporación, antes de ser presentados a la Superintendencia de Subsidio Familiar, al Consejo Directivo y en general ante terceros

f) Revisar los programas y proyectos formulados, antes de ser presentados a la Superintendencia de Subsidio Familiar, al Consejo Directivo y en general ante

terceros. g) Revisar los informes de gestión trimestral y anual antes de ser presentados a la

33


Asamblea General, la Superintendencia de Subsidio Familiar, al Consejo Directivo y en general ante terceros.

h) Coordinar la implementación de las decisiones tomadas por la Dirección Administrativa

5.3.2. Comité Financiero

Composición:

a) Contador, quien lo preside b) Tesorero c) Profesional Universitario de Cartera

d) Profesional Universitario de Presupuesto e) Técnico Contable de Servicios Sociales

f) Profesional Universitario Crédito Social (Para Aprobación de los Créditos que superen 7SMLV)


a) Definir el plan financiero y el presupuesto de la Corporación para ser presentado al Director Administrativo;

b) Presentar propuestas de criterios y las macro estrategias comerciales y financieras; c) Elaborar propuesta del proyecto de inversión anual conforme a los poas y requerimientos de la organización;

d) Analizar y preparar la ejecución de planes de financiación; e) Desarrollo de un sistema de índices de gestión del desarrollo del desempeño

financiero de la Corporación; f) Establecer los mecanismos para la difusión de la información financiera pertinente

a los grupos de referencia y de interés. g) Asesorar a la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas en la definición de las políticas de Crédito y de recuperación de la cartera, valores objeto

de depuración y procedimientos sobre saneamiento de la cartera incobrable de la entidad.

h) Definir los parámetros de calificación para otorgar los Créditos y recaudos Cartera y los criterios técnicos del cálculo y registro de las provisiones.

i) Evaluar y aprobar los créditos superiores a siete salarios mínimos legales vigentes j) Estudiar y evaluar los informes que presenten las áreas competentes sobre los Créditos otorgados y la cartera, recomendar la depuración de los valores contables a

que haya lugar y su descargue o incorporación en los estados financieros de la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas, según sea el caso.

k) Evaluar los mecanismos utilizados por la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas (administrativos y/o financieros) para el cobro de la deuda,

34


los resultados de los mismos y la determinación de cuáles deudas de difícil cobro presentan una situación de imposible cobro.

l) Autorizar la devolución de valores o saldos a favor de terceros. m) Dictar su propio reglamento. n) Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo de la Caja de

Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas, según la naturaleza de sus funciones;

o) Analizar el estado de la cartera de la Caja, emitir conceptos técnicos y proponer al Director Administrativo las recomendaciones necesarias para la recuperación efectiva

de las cuentas por cobrar de la Corporación.

5.3.3. Comité de Compras

Composición:

a) Contador, quien lo preside

b) Jefe Oficina Jurídica, quien asume las funciones de Secretario Técnico c) Profesional Universitario de Presupuesto d) Profesional Universitario de Planeación

e) Técnico Administrativo Recursos Físicos

Función del Comité: Es un Comité interno de trabajo que emite conceptos técnicos sobre la adjudicación

de un contrato al Ordenador del Gasto, después de evaluar los proveedores proponentes.

5.3.4. Comité de Técnico de Planificación

El Comité Técnico de Planificación de CAJASAI, es una instancia u órgano asesor de la Dirección Administrativa. Sus recomendaciones, asesorías o conclusiones

debatidas en sus reuniones, no son obligantes por el Director Administrativo y deberán constar en actas para su validez, firmadas por el Presidente y el Secretario.

Composición:

a) Director Administrativo, quien lo presidirá b) Profesional Universitario de Planeación, quien será el Secretario Técnico

c) Jefe Oficina Jurídica d) Jefe Oficina de Auditoría Interna

e) Jefe División de Servicios Sociales

35


f) Contador g) Jefe de Talento Humano

h) Rector Colegio i) Jefe de Aportes y Subsidios j) Jefe Tecnologías de la Información

k) Tesorero l) Coordinador Agencia de Empleo

m) Dos (2) Técnicos Mercaderistas n) Dos (2) Profesionales Universitarios de área, representantes de la División de

Servicios Sociales


a) Aportar el conocimiento técnico y el soporte administrativo requerido en la

formulación, monitoreo y evaluación de planes, estrategias, programas y proyectos de la Caja, para el desarrollo de su objeto social.

b) Asesorar a la Dirección Administrativa en la aplicación de metodologías y técnicas de planificación de corto, mediano y largo plazo.

c) Emitir conceptos técnicos sobre alternativas de decisión que requieran

implementarse para el cumplimiento de los objetivos, estrategias, acciones y metas del direccionamiento estratégico de la Caja.

d) Asesorar a la Dirección Administrativa, y en general a las áreas de la Caja, en la implementación de un Sistema de Gestión Integral.

e) Orientar la definición y caracterización de los procesos y procedimientos de

CAJASAI. f) Divulgar los planes, estrategias, programas y proyectos adoptados por la

Corporación para el desarrollo de su objeto social. g) Proponer acciones correctivas y preventivas ante la aparición de problemas

reales y/o potenciales que afecten el mejoramiento continuo de la Corporación.

5.3.5. Comité de Riesgos

El Comité de Riesgos debe coordinar la Gestión de Riesgos y establecer políticas

para la administración del riesgo, estructura para su gestión, responsabilidades y procedimientos e informar sus resultados de Gestión de Riesgos al Comité de

Auditoría. Composición:

a) Líderes de procesos Misionales

b) Líderes de Procesos Estratégicos o Gerenciales c) Líderes de procesos de Apoyo

36


d) Auditor Interno, con voz pero sin voto e) Revisor Fiscal, con voz pero sin voto


a) Presentar a consideración del Director Administrativo y el Consejo Directivo las políticas y Guía Metodológica de administración de riesgos para su debida

aprobación. b) Identificar las amenazas que enfrenta la entidad y las fuentes de las mismas.

c) Definir y adoptar el modelo y los mecanismos y procedimientos para la gestión del riesgo a que se exponen las operaciones que acepte CAJASAI y las operaciones que se compensen y liquiden a través de la misma, así como el

sistema de garantías, incluidos los recursos financieros, los fondos y en general las salvaguardas financieras necesarias para el control y protección de los riesgos.

d) Evaluar los riesgos asociados con nuevos productos y servicios y emitir su opinión sobre la viabilidad de esos productos y/o servicios.

e) Definir las acciones correctivas y preventivas derivadas del proceso de seguimiento y evaluación de los riesgos (planes de mejoramiento).

f) Proponer a la Dirección Administrativa los límites de exposición al riesgo de

manera global y por tipo de riesgo. como también la modificación del reglamento.

g) Evaluar con criterio conservador, los controles existentes y su efectividad, mediante un proceso de valoración realizado con base en la experiencia y un análisis razonable y objetivo de los eventos ocurridos.

h) Autoevaluar los riesgos existentes en sus procesos, identificándolos y priorizándolos a través de un ejercicio de valoración cualitativa, teniendo en

cuenta los factores propios de su entorno y la naturaleza de su actividad. i) Hacer seguimiento a través de los órganos competentes, de acuerdo al campo de

acción de cada uno de ellos, estableciendo los reportes o acciones de verificación que la administración de la entidad y los jefes de cada órgano social considere pertinentes.

j) Evaluar los mapas de riesgos que resulten pertinentes, los cuales deben ser actualizados periódicamente, permitiendo visualizarlos de acuerdo con la

vulnerabilidad de la organización a los mismos. k) Divulgar entre los funcionarios que intervienen en los procesos respectivos, los

mapas de riesgos y las políticas definidas para su administración. l) Gestionar los riesgos en forma integral, aplicando diferentes estrategias que

permitan llevarlos hacia niveles tolerables. Para cada riesgo se debe seleccionar

la alternativa que presente la mejor relación entre el beneficio esperado y el costo en que se debe incurrir para su tratamiento. Entre las estrategias posibles

se encuentran las de evitar los riesgos, mitigarlos, compartirlos, transferirlos, aceptarlos o aprovecharlos, según resulte procedente.

37


m) Implementar, probar y mantener un proceso para administrar la continuidad de la operación de la entidad, que incluya elementos como: prevención y atención de

emergencias, administración de crisis, planes de contingencia para responder a las fallas e interrupciones específicas de un sistema o proceso y capacidad de retorno a la operación normal.

n) Trabajar coordinadamente con los otros comités de la institución para fortalecer el funcionamiento de un sistema de control interno adecuado a la naturaleza,

complejidad y riesgos inherentes a las actividades de la corporación. o) Presentar periódicamente informes sobre la gestión de riesgos a la Dirección

Administrativa y al Consejo Directivo que le permitan a ésta hacer un adecuado control a la gestión de riesgos y monitorear la exposición de la Caja. Como mínimo presentar un informe anual.

p) Medir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y su impacto sobre los recursos de la entidad (económicos, humanos, entre otros), así como sobre su

credibilidad y buen nombre, en caso de materializarse. Esta medición podrá ser cualitativa y, cuando se cuente con datos históricos, cuantitativa.

q) Evaluar medir y reportar los eventos de pérdidas por materialización de riesgos. r) Ejercer la demás funciones que le señalen las leyes, los estatutos y el

reglamento.

5.3.6. Comité de Eventos

Composición:

El Comité de Eventos estará conformado por los siguientes sub-comités para prestar apoyo en la ejecución de los Eventos programados por CAJASAI

El Comité de Logística de Eventos, estará integrado por los siguientes miembros:

a) Profesional Universitario de Recreación, Deportes y Turismo. b) Técnico Administrativo Recursos Físicos c) Profesional Universitario de Capacitación

d) Técnico Operativo de Recreación e) Técnico Operativo de Deportes

f) Técnico Mercaderista

El Comité Financiero de Eventos, estará integrado por los siguientes miembros: a) Profesional Universitario de Presupuesto b) Tesorero

c) Técnico Contable de Servicios Sociales

El Presidente del Comité Técnico de Eventos dependerá del tipo de evento que se vaya a ejecutar (Área / División).

38


Función del Comité:

Se conformará un Comité de Eventos para prestar apoyo al Coordinador de Eventos, Recreación y Turismo Sostenible en la ejecución de los eventos de CAJASAI.

5.3.7. Gobierno Escolar

Conjunto de comités de diversas instancias, cuyo fin es favorecer la participación y

toma de decisiones en la Institución, dentro de sus competencias y ámbitos de acción.

Composición:

El Gobierno Escolar de CAJASAI está compuesto por los siguientes Comités de gestión:

a) Consejo Directivo b) Comité Académico

c) Comité Financiero d) Comité de la Comunidad

e) Asociación de Padres de Familia f) Personero Estudiantil


a) Definir e implementar el plan de trabajo anual de cada comité b) Realizar reuniones periódicas

c) Identificar necesidades y puntos críticos a solucionar de la comunidad estudiantil

5.3.8. Comité de Archivo

Composición:

a) El Director Administrativo o su delegado, quien lo presidirá;

b) El responsable del archivo de la Caja, quien actuará como secretario técnico. c) El Jefe de la Oficina Jurídica; d) El Profesional Universitario de Planeación o la dependencia equivalente;

e) El responsable del área de Tecnologías de la Información y las comunicaciones (TIC´s).

39


f) El Jefe de la Oficina de Auditoría Interna, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.

g) Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionarios de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos

entre otros).


a) Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.

b) Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.

c) Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental de Archivos del Departamento

Archipiélago encargado de su convalidación, y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.

d) Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el registro único de series documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

e) Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la

información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

f) Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.

g) Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

h) Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad,

respetando siempre los principios archivísticos. i) Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en

la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

j) Aprobar el programa de gestión documental de la entidad. k) Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la

entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.

l) Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

m) Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.

40


n) Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.

o) Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al modelo integrado de planeación y gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

p) Expedir su reglamento.

5.3.9. Comité de Calidad

Composición: a) Líderes de procesos

b) Representante de la Dirección


a) Planear, implantar y controlar el Sistema de Gestión de Calidad b) Gestionar los recursos necesarios para la implementación del Sistema c) Realizar la Revisión por la Dirección

d) Asegurar el establecimiento de los procesos de comunicación apropiados para dar a conocer la eficacia del Sistema

e) Revisar la pertinencia de las acciones correctivas y preventivas ante la aparición de problemas reales y potenciales en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

5.3.10. Equipo de Calidad

Composición:

a) Representante de la Dirección (quien lo preside) b) El Coordinador de Calidad (Secretario)

c) Dos (2) representantes de procesos misionales d) Dos (2) representantes de procesos de apoyo

e) Un (1) representante del procesos estratégicos

Funciones del Comité: a) Viabilizar la elaboración o modificación de los documentos del Sistema de gestión

de calidad b) Implementar estrategias de comunicación para la implementación del Sistema de

gestión de calidad

41


c) Asesorar y acompañar a los líderes de procesos en la implementación del Sistema de gestión de calidad

d) Proponer acciones correctivas y preventivas ante la aparición de problemas reales y potenciales en la implementación del Sistema de gestión de calidad

5.3.11. Comité de Convivencia Laboral

El Comité de Convivencia Laboral debe ser constituido como una medida preventiva de acoso laboral que contribuirá a proteger a los trabajadores contra los riesgos

psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo y promover la salud física y mental de los mismos.

Composición:

a) Dos (2) representantes de la empresa con sus suplentes b) Dos (2) representantes de los Trabajadores, con sus respectivos suplentes.


a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las

soportan. b) Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se

formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de

acoso laboral, al interior de la Caja. c) Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que

dieron lugar a la queja. d) Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes

involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.

e) Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar

y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad.

f) Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo a lo pactado.

g) En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la alta dirección de CAJASAI, quien

cerrará el caso y el trabajador podrá presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente.

h) Presentar a la alta dirección de la entidad las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el

42


informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.

i) Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia Laboral a las dependencias de gestión del recurso humano y salud ocupacional de la empresa.

j) Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los

cuales serán presentados a la alta dirección.

5.3.12. Comité de Bienestar Social (COBISO) Composición:

a) Un (1) empleado designado por la Dirección Administrativa.

b) El Profesional Universitario de Talento Humano. c) El Profesional Universitario de Planeación

d) Dos (2) miembros elegidos por los empleados Funciones del Comité:

a) Participar en la formulación del plan de Bienestar Social.

b) Realizar el seguimiento y evaluación al plan de bienestar social. c) Promocionar y/o divulgar las acciones contenidas en el plan de Bienestar Social. d) Elaborar el cronograma de actividades o Plan de Acción del Comité de Bienestar

Social, para el cumplimiento de las funciones asignadas. e) Asesorar en la formulación y evaluación de los programas de incentivos o

estímulos a los empleados. f) Intervenir en disputas laborales entre el trabajador y su jefe inmediato, como

facilitador de soluciones que propendan por el buen clima organizacional. g) Intervenir en la concertación de resultados de evaluaciones de desempeño a

empleados cuando no hay acuerdos entre el trabajador y su jefe inmediato, como

facilitador de soluciones que propendan por el buen clima organizacional.

5.3.13. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST)

Composición: a) Dos (2) representantes del Empleador con sus suplentes

b) Dos (2) representantes de los Trabajadores con sus suplentes

43



a) Participar en las actividades de promoción, divulgación e información sobre medicina, higiene y seguridad industrial entre los patronos y los trabajadores, para obtener su participación activa en el desarrollo de los programas y

actividades de salud ocupacional en la empresa. b) Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de los programas de

salud ocupacional en los lugares de trabajo de la empresa e informar sobre el estado de ejecución de los mismos a las autoridades de salud ocupacional

cuando estas así lo requieran. c) Recibir copias por derecho propio de las conclusiones sobre inspecciones e

investigaciones que realicen las autoridades de salud ocupacional en los sitios de

trabajo.

44


6. EL PERSONAL DE LA CAJA

6.1. Metodología de Selección del Personal

El proceso de selección del personal de la organización se hará de acuerdo con las políticas aprobadas por el Consejo Directivo en el procedimiento PA-GTH-P02

SELECCIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL, basado en competencias y perfiles claramente definidos.

6.2. Selección del Personal

Para ingresar a la entidad se exigirá que el personal cuente con las capacidades

humanas y los conocimientos que exige el cargo que se va a desempeñar, bajo los más estrictos controles de selección, teniendo en cuenta los principios y valores

corporativos de la Caja.

6.3. Políticas Generales de Selección del Personal

Se preferirá al personal existente para que ascienda dentro de la organización sobre personal externo a la misma, siempre que reúnan los requisitos exigidos para el cargo en cuestión.

6.4. Vinculación Laboral a la Caja

Únicamente se vincularán a la organización aquellas personas que hayan pasado por un proceso de selección exigente, teniendo en cuenta los principios y valores corporativos.

Será necesario que las personas que se vinculen a la Caja pasen inicialmente por

un proceso estricto de inducción y adaptación.

Será necesario que se organice un sistema de vigilancia del proceso de inducción y adaptación de los trabajadores que ingresen a la organización, teniendo en cuenta el procedimiento PA-GTH-P02 SELECCIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL

Cualquier persona que se vincule a la Caja deberá ser capacitada sobre este Código

de Ética y Buen Gobierno.

45


6.5. Gestión de Desempeño

Se debe desarrollar un proceso por medio del cual se establecen guías y parámetros para darle seguimiento al desempeño de los trabajadores dentro de la organización.

Este proceso de gestión de desempeño debe cubrir una evaluación periódica de las

gestiones realizadas, partiendo del cumplimiento de los objetivos corporativos que serán obtenidos de los ejecutivos de la Caja.

Luego de recibir los resultados de la evaluación, la persona evaluada tiene un lapso de cinco (5) días hábiles para informar por escrito ante el jefe inmediato del

evaluador, que no está conforme con la evaluación de desempeño. Después de notificado, el jefe inmediato del evaluador tiene cinco (5) días hábiles más para

revisar el resultado de la evaluación del desempeño y decidir si lo ratifica o modifica.

Así mismo, el jefe inmediato deberá determinar acciones de mejoramiento y necesidades de capacitación y entrenamiento.

6.6. Criterios de Remuneración Se adoptarán los criterios para establecer la remuneración o compensación del

personal de la organización de acuerdo a propuesta del Director Administrativo presentadas al Consejo Directivo para su análisis y consideración.

6.7. Programas de Capacitación del Personal Es una de las Políticas de Gestión del Talento Humano que tiene como objetivo,

solucionar los problemas o deficiencias en el desempeño laboral de un empleado, mediante el fortalecimiento de sus competencias laborales, de tal manera que no

se afecten los objetivos de la empresa.

Las capacitaciones hacen referencia a actividades de educación no formal e informal (seminarios, talleres, simposios, congresos, diplomados).

Las jornadas de re-inducción se realizan mínimo una vez al año

El Plan de Capacitación, debe formularse y aprobarse cada año.

46


Un empleado puede realizar Solicitudes de Capacitación y Entrenamiento al

Profesional Universitario de Talento Humano, en aquellas necesidades de formación corta específicas para mejorar su desempeño laboral, que no se hayan incluido en el Plan de Capacitación.

47


7. MARCO ORGANIZACIONAL

7.1. Misión

Contribuir con el bienestar de nuestros afiliados, su familia y la comunidad del

archipiélago a través de un completo portafolio de servicios educativos, económicos y recreativos que generen un impacto social positivo en nuestro entorno; liderado

por un equipo de trabajo capaz de administrar y redistribuir de manera eficiente y confiable todos sus recursos.

7.2. Visión

CAJASAI se consolidara en el 2019 como el mejor aliado en la generación de

bienestar para los afiliados, promoviendo dentro de sus servicios de mayor calidad y variedad un compromiso social y cultural que los permita posicionarse como un autor determinante en el progreso de la isla.

7.3. Organigrama de CAJASAI

48


7.4. Política de Calidad

La Caja de Compensación Familiar CAJASAI orienta sus servicios hacia el mejoramiento de la calidad de vida de sus afiliados, beneficiarios y la comunidad isleña mediante un equipo de trabajo comprometido y competente, capaz de

administrar sus recursos físicos, financieros y tecnológicos, encaminados hacia el mejoramiento continuo que destaquen su presencia en la isla, enmarcada en el

cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

7.5. Objetivos de Calidad

Incrementar las coberturas de los servicios que presta la entidad, redundando

así en el mejoramiento del bienestar social de los afiliados, beneficiarios y

comunidad en general. Aumentar el número de programas y servicios que presta la entidad y que

estos sean acordes con las necesidades y expectativas de los afiliados. Fortalecer las competencias laborales del recurso humano a través de

programas de formación acordes a las necesidades de la entidad. Optimizar el funcionamiento de la infraestructura tecnológica acorde a las

necesidades de los procesos. Mejorar continuamente la eficacia de los procesos que contribuyan a la

satisfacción de nuestros Afiliados.

7.6. Mapa de Procesos CAJASAI

49


7.7. Valores o Principios Rectores de Nuestra Visión y Misión

RESPETO: Consideración y buena atención hacia los demás. Genera convivencia sana y pacífica. Protección de la intimidad y los derechos fundamentales.

TRANSPARENCIA: Comprende las actuaciones diáfanas claras y de cumplimiento

estricto, regidos de manera fiel a la luz de las normas.

COMPROMISO: Cumplimiento a cabalidad de la misión de CAJASAI. LEALTAD: Cumplimiento de los valores de franqueza, sinceridad, legalidad, fidelidad,

firmeza, honradez, rectitud en todas las acciones entre los actores de CAJASAI.

EFECTIVIDAD: Cumplimiento de los objetivos mediante el uso racional de los recursos asignados.

SOLIDARIDAD: Brindar a la comunidad en general el apoyo emocional, económico, material y social en el momento oportuno de forma incondicional.

HONESTIDAD: Los trabajadores de CAJASAI deberán tener conciencia clara de lo

que está bien y es apropiado sin contradicciones entre sus pensamientos, palabras y acciones.

50


8. POLÍTICAS

8.1. Seguridad Social

La Corporación a través del proceso de Gestión de talento Humano, gestiona que todo ingreso del personal sea oportuno y conforme a los perfiles de cargos

establecidos y se ubique y oriente para el desarrollo de sus responsabilidades y funciones, promoviendo en él los valores, actitudes, destrezas, conocimientos, la

salud en el trabajo, el fomento y mantenimiento de su bienestar físico, mental, social y clima laboral necesarios para mejorar la eficacia y el desempeño laboral, mediante el fortalecimiento de las capacitaciones y formaciones que lo hagan

altamente competitivo y a través del Programa de Salud Ocupacional y Bienestar Social, se le brinde la seguridad mediante la protección de los riesgos resultantes

por sus condiciones de trabajo, para el alcance de la excelencia del Talento humano bajo los parámetros establecidos en las políticas y Direccionamiento

Estratégico de la Corporación.

8.2. Política de Gestión de Talento Humano

Las Políticas de Talento Humano, constituyen un marco de referencia compuesto por pautas y criterios para la gestión de todos los integrantes de la Empresa que contribuyen a facilitar los procesos de comunicación y toma de decisiones, aportando

a las mismas claridad y agilidad.

Nuestra Política de Talento Humano, se basa en contar con un talento humano que posea las competencias necesarias para desarrollar su labor de manera eficiente,

eficaz y efectiva, proveyendo las herramientas necesarias tanto para su desarrollo y crecimiento en CAJASAI, como para el fomento de un clima organizacional adecuado que conlleven a la satisfacción del cliente interno, reflejado en la satisfacción del

cliente externo de CAJASAI.

Los procedimientos que componen la gestión del Talento Humano en CAJASAI son:

Selección e Inducción de Personal Entrenamiento y Capacitación de Trabajadores

Bienestar Social

Evaluación de desempeño Liquidación de nómina, prestaciones sociales y novedades

Subproceso de Seguridad y Salud en el Trabajo

51


Las políticas que regulan cada uno de éstos procesos, se encuentran contemplados

como GENERALIDADES en el manual de procesos y procedimientos de la Corporación.

8.3. Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE SAN ANDRES Y PROVIDENCIA

ISLAS CAJASAI, empresa dedicada a realizar actividades de planes de seguridad social de afiliación obligatoria, se compromete con la promoción y protección de la salud, Prevención de lesiones y enfermedades laborales de sus trabajadores

incluyendo los contratistas y temporales, procurando su integridad física y mental.

CAJASAI se compromete a desarrollar e implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, cumpliendo con los siguientes objetivos:

Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los

respectivos controles. Proteger la seguridad y salud de los trabajadores mediante la mejora continua

del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos

laborales. Fomentar la participación de todos los trabajadores, contratistas y temporales

en las actividades del sistema. Fomentar la cultura preventiva y de autocuidado.

CAJASAI, establece que la prevención y el control de los factores de riesgos laborales no son responsabilidad exclusiva del Proceso de Gestión del Talento Humano; sino de cada trabajador y especialmente de aquellos que tienen bajo su

responsabilidad grupos de personas o áreas de trabajo. La Administración del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo estará a cargo del proceso de

Gestión de TALENTO HUMANO.

8.4. Política Anticorrupción La Corporación está en contra de toda práctica corrupta y soborno, por lo cual

adoptará, entre otras, las siguientes medidas para impedir, prevenir y combatir estos fenómenos en su interior:

Dará publicidad a la promulgación de normas éticas y advertirá sobre la

determinación inquebrantable de cumplirlos en el giro ordinario de sus

52


actividades Garantizará que todos procedimientos sean claros, equitativos, viables y

transparentes. Denunciarán las conductas irregulares.

Capacitará al personal en materia de ética ciudadana y responsabilidad social,

como parte de un gran esfuerzo pedagógico a todos los niveles de la comunidad. En todo caso, al interior de la corporación se tendrán en cuenta toda

normatividad establecida en el ordenamiento nacional para la lucha contra la corrupción, especialmente las contenidas en la Ley 1474 de 2011 por medio de la cual se establece el estatuto Anticorrupción y demás normas que lo actualicen o

que regulen la materia.

8.5. Compromiso en la Lucha Antipiratería

La Corporación velará porque se respeten las normas de protección a la propiedad intelectual y los derechos de autor, estableciendo una política antipiratería. La

Entidad se compromete a excluir el uso de cualquier tipo de software o archivo de audio y video que no esté debidamente licenciado. Adicionalmente dará

cumplimiento a disposiciones internas que rijan el uso de internet y el correo electrónico. Ningún trabajador de la entidad, está autorizado para instalar en sus equipos software diferente a los debidamente adquiridos por la Corporación.

8.6. Gestiones Operativas

La Corporación recibe y administra los recursos provenientes de los aportes parafiscales de las empresas afiliadas destinándolos al pago de la cuota monetaria y la distribución de los subsidios en especie o servicios.

Ejecuta actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la seguridad social

directamente, o mediante alianzas estratégicas con otras Cajas de Compensación o a través de entidades especializadas públicas o privadas, conforme las disposiciones

que regulen la materia. Administra, a través de los programas que a la Corporación corresponda, las actividades de recreación, deportes, turismo, sede recreativa; vivienda de interés social; créditos, programas de atención integral para niños y

niñas de 0 a 6 años; programas de jornada escolar complementaria; educación y capacitación; atención de la tercera edad y en general, los programas que estén

autorizados por Ley.

53


8.7. Prestación de Servicios

La Caja entregará servicios y productos que cumplan con las expectativas de los clientes y los estándares de calidad de la Corporación. Esto lo logramos a través de un excelente trabajo en equipo, que se refleja en la efectividad, mejoramiento e

innovación de los procesos, contribuyendo así a mantener una organización de alto desempeño.

8.8. Políticas de Atención al Cliente

Brindar un servicio oportuno, cálido, respetuoso y personalizado hacia nuestros

afiliados y usuarios, desde una escucha activa y realizando un proceso de

acompañamiento permanente en la gestión de sus solicitudes. Cumplir a cabalidad con las políticas de tratamiento de la información personal

vigentes establecidas para la Caja. Recibir y tramitar todas las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y

felicitaciones que los afiliados y usuarios emitan ante CAJASAI, a través de los buzones de sugerencias, oficina de atención de PQR, página web, línea

018000955477. Recibir y tramitar todas las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y

felicitaciones que los afiliados y usuarios emitan ante CAJASAI de manera verbal, garantizando su registro el suministro de respuestas oportunas de acuerdo a lo

establecido en la normatividad legal vigente. Dar respuesta a las PQR en los términos establecidos por la normatividad legal

vigente. Brindar atención preferencial si se trata de adultos mayores, mujeres

embarazadas, personas con discapacidad y personas acompañadas de infantes. Garantizar la atención en condiciones de igualdad, sin preferencias ni

discriminaciones en el trato a todos los clientes y afiliados que soliciten información sobre la Caja, sin importar su raza, sexo, edad, religión, condición

socioeconómica, política o académica. Los afiliados y usuarios de la Caja tienen acceso al mecanismo de escucha y

resolución de no conformidades asociadas a la comercialización de bienes o servicios, denominado “Atención y Seguimiento de PQR”, y si fuese el caso,

obtener una compensación Realizar mediciones de satisfacción como herramienta que permita detectar la

necesidad de implementar acciones de mejoramiento. Llevar a cabo reuniones con los afiliados que hagan uso de los servicios, de

manera trimestral, aplicando la técnica de grupos focales, con el fin de que los

usuarios brinden retroalimentación sobre la atención recibida.

54


Adoptar y cumplir con los protocolos de atención al ciudadano, conforme a la normatividad legal vigente.

8.9. Política de Tratamiento de Datos Personales

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CAJASAI o frente al

Encargado del Tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros

frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a CAJASAI, salvo cuando

expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por parte de CAJASAI o por parte del Encargado del tratamiento

designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos

personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por

infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el

Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y

legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento CAJASAI o el Encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012

y a la Constitución. Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus

datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Para que CAJASAI realice cualquier acción de Tratamiento de datos personales, se

requiere la autorización previa expresa e informada del Titular, la cual deberá ser

obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral.

CAJASAI adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el

momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para los

cuales se obtiene el consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con

independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales

55


aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por CAJASAI siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos

públicos. En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del

Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la

autorización, CAJASAI comunicará estos cambios a los Titulares, antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del

Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad.

CAJASAI se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en

las Políticas del Tratamiento referidos a la identificación de CAJASAI y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el

contenido la autorización, CAJASAI comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

8.10. Política Ambiental

CAJASAI consciente de su responsabilidad social con sus afiliados y la comunidad del

Archipiélago se compromete a proteger el medio ambiente en la prestación de servicios de una forma limpia reduciendo los riesgos de contaminación, impactos ambientales negativos y aprovechamiento responsable de los recursos naturales

propendiendo por la mejora continua, cumpliendo las siguientes condiciones: Cumplir con la normatividad aplicable en materia ambiental.

Fortalecer y mantener actualizado el Sistema de Gestión Ambiental de forma que

permita prevenir, mitigar, controlar y/o reducir los riesgos de daño al ambiente.

Prestar servicios de forma limpia con un aprovechamiento responsable de los

recursos naturales, donde se promuevan el ahorro de agua y energía, la

reducción, recuperación, reutilización y reciclaje de residuos y el cumplimiento de

la normatividad ambiental vigente. Condición que debe tenerse en cuenta también

para la construcción y mantenimiento, la compra de suministros y la relación con

proveedores y asociados.

Contar con espacios con calidad ambiental para el desarrollo de todas las

actividades.

Informar, capacitar y sensibilizar a todo el personal y comunidad educativa con el

fin de mejorar los programas de Gestión Integral de Residuos Sólidos, buenas

prácticas en manejo de alimentos y buen uso de agua y energía.

Realizar seguimiento periódico al cumplimiento de los puntos mencionados.

56


8.11. Compromiso Frente al Sistema de Control Interno

CAJASAI adopta dentro de los marcos de referencia de la norma; los modelos COSO I (Marco Estructurado de Control Interno) y COSO II ERM (Gestión del Riesgo). El Modelo ajustado y diseñado con los elementos mínimos implementados e integrados

para tener un adecuado sistema de control interno, con sus Componentes, Objetivos y Procesos, de la Corporación. La Dirección Administrativa es la responsable de

Implementar las estrategias y políticas aprobadas por el Consejo Directivo en relación con el SCISF.

8.12. De los Afiliados

8.12.1 Ingresos

Todo empleador sea persona natural o jurídica, que reúna los requisitos legales

podrá solicitar por escrito al Consejo Directivo o al Director Administrativo cuando le haya sido delegada tal facultad, su afiliación a la Corporación, manifestando someterse al cumplimiento de la ley, los estatutos y reglamentos de la entidad.

Para efectuarse la afiliación, las solicitudes presentadas por los empleadores

deberán acompañar los siguientes documentos: Certificado de existencia y representación legal, o acta, o resolución o escritura

de existencia de la razón social.

Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal Fotocopia del RUT

Son miembros o afiliados a la corporación, los empleadores, empresas, ó patronos,

que de acuerdo con la Ley estén obligados a pagar el subsidio familiar y que hayan sido admitidos por el Consejo Directivo, o por delegación que éste haga a la

Dirección Administrativa.

8.12.2. Obligaciones Son obligaciones de los miembros o afiliados:

Respetar la totalidad de las normas contenidas en los presentes Estatutos y en

los Reglamentos de la Corporación. Cancelar oportunamente los aportes del subsidio familiar y demás contribuciones,

o cualquier otra obligación pecuniaria a su cargo y a favor de la Corporación,

57


dentro de los términos legales estatutarios o reglamentarios.

Asistir o hacerse representar en las reuniones de Asamblea General para la cual sea convocado.

Velar por el buen nombre de la Corporación. Acatar, llegado el caso, las sanciones que imponga el Consejo Directivo y durante

la suspensión, continuar cubriendo sus cuotas y demás obligaciones para con la

Corporación Remitir para efectos del registro de beneficiarios, las pruebas legales

correspondientes a sus trabajadores. Enviar mensualmente a la Caja, dentro de los términos legales, una copia de la

nómina de los salarios pagados en el mes inmediatamente anterior.

8.12.3. Sanciones

Las sanciones que se pueden imponer a los afiliados son dos: la suspensión y la expulsión.

Se suspende por decisión de desafiliación del Consejo Directivo, por mora en el pago de dos (2) meses de los aportes o inexactitud de los mismos para el subsidio

familiar, de acuerdo con las normas legales y previo agotar el debido proceso, el cual incluye la presentación de la liquidación por parte del Jefe de Aportes y Subsidios de CAJASAI la cual presta mérito ejecutivo para el cobro de los aportes,

ante esta procede el recurso de apelación ante el Representante Legal de la Caja, este procedimiento se hará en el transcurso de un (1) mes, a partir del recibo de la

liquidación escrita por lo adeudado.

La corporación mientras subsista la suspensión, podrá prestar servicios a los trabajadores de la empresa suspendida.

La Caja informará por escrito al inspector de trabajo que tenga competencia en el domicilio del empleador, la suspensión del ejercicio de los derechos del afiliado,

indicando el número de mensualidades adeudadas a efectos de que se adopten las providencias del caso.

La calidad de afiliado se pierde por retiro voluntario o por expulsión mediante decisión motivada por el Consejo Directivo fundada en causa grave. El Consejo

Directivo adoptará el procedimiento para expulsión de afiliados.

Constituyen entre otras causas las siguientes:

Violación del reglamento de pago de aportes a la Caja.

58


Fraude en la cuantía de los aportes. El envío de informes que den lugar a la disminución injustificada de aportes, o al

pago fraudulento del subsidio familiar.

Suministro de datos falsos a la corporación, y la violación de las normas sobre salario mínimo. 8.13 Régimen de Contratación.

8.12.4. Políticas Frente a los Proveedores

La Corporación ha establecido Políticas, un Procedimiento de Contratación, y sus Actividades para la ejecución de todos los procesos de contratación, compras y uso

apropiado de los recursos, con el fin de lograr que sean oportunos, pertinentes y eficientes, garantizando el mejor apoyo en la atención de las necesidades de bienes

y servicios que ayudarán al logro de los objetivos de la Corporación.

Podrán ser proveedores de la Corporación todas las personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, nacionales o extranjeras, consorcios, uniones temporales o cualquier tipo asociativo permitido por la Ley consideradas capaces según

disposiciones legales vigentes.

Las actuaciones de quienes intervengan en los procesos de contratación y compras deberán regirse por los principios rectores de buena fe, autonomía de la voluntad, igualdad, transparencia, economía, responsabilidad, imparcialidad o selección

objetiva, solemnidad del contrato, actuación ética o moralidad y pertinencia institucional, de conformidad con las medidas de control y prevención establecidas

por la Corporación.

8.12.5. Evaluación, Selección y Reevaluación de los Proveedores CAJASAI ha diseñado e implementado una herramienta de evaluación y reevaluación

de proveedores, garantizando a la Corporación calidad y eficiencia en los productos y servicios que adquiere, manteniendo una relación a largo plazo y en los mejores

términos con sus proveedores.

Toda empresa que desee ser proveedora de CAJASAI, debe cumplir con el proceso de evaluación de proveedores en los términos que se especifican en el procedimiento de clasificación y calificación.

8.13. Solución de Controversias

Toda controversia o diferencia relacionada con la ejecución, interpretación,

59


liquidación y terminación de algún contrato celebrado por la Corporación, se resolverá inicialmente por un Comité de diálogo conformado por dos (2)

representantes de cada una de las partes. Si los intentos por solucionar las diferencias y controversias fueran inviables en esta instancia, la caja procederá como lo considere conveniente de acuerdo al marco legal preestablecido para este

tipo de situaciones.

8.14. Gestión del Riesgo

Dada la importancia de la implementación y fortalecimiento de los sistemas de control interno, orientados hacia la evaluación continua de la eficiencia y la eficacia

razonable, CAJASAI, ha implementado la Gestión del Riesgo, de tal forma que contribuya al alcance de los objetivos establecidos en el Direccionamiento

Estratégico y a la eficiente administración de los riesgos.

La cultura en la administración del riesgo debe ser incorporada como una política de gestión por parte de la Alta Dirección, y debe reflejarse en los principios, normas, procedimientos y elementos de verificación y evaluación; contando con el apoyo y

participación de todo el personal.

CAJASAI basado en el COSO II ERM para la etapa de identificación de riesgos clasifica los riesgos de la siguiente forma:

Riesgo Estratégico (E). Se asocia con la forma en que se administra la

Corporación. El manejo del Riesgo Estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la

clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la Caja.

Riesgos Operativos y/o Comerciales (O). Comprende los riesgos relacionados con la parte operativa y técnica de CAJASAI, incluye riesgos

provenientes de deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos, en la estructura de la Corporación, y en la desarticulación entre las

Áreas; lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de requisitos legales, de calidad y/o seguridad.

Algunos tales como: Fraude Interno, Fraude Externo, Fallas en la Atención a los Clientes, Daños a Activos Fijos, Fallas en Relaciones Laborales, Fallas Tecnológicas, Errores en Administración y Ejecución de Procesos.

Riesgos Financieros (F). Se relacionan con el manejo de los recursos de

CAJASAI, que incluyen la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados

60


financieros, los pagos, otorgar y solicitar créditos, liquidez, inversiones financieras, custodia y realización de transacciones financieras, manejos de

excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de la misma.

Riesgos de Cumplimiento y/o Legales (M). Se asocian con la capacidad de

CAJASAI, para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública,

compromisos y acuerdos de nivel de servicio. En este riesgo se incluye lo referente a normatividad legal, tributaria, comercial, laboral y todo lo relacionado a cada uno de los negocios de la Caja.

Riesgos de Tecnología (T). Se asocian con la capacidad que tiene CAJASAI,

para que la tecnología disponible, tales como, información en medios magnéticos, herramientas tecnológicas como software, hardware, backups,

antivirus y seguridad informática, satisfaga sus necesidades actuales y futuras, y soporten el cumplimiento de la misión.

Riesgo de Entorno (DE): Se relaciona con factores ambientales y/o desastres

imprevistos, que afectan el desarrollo continuo de las actividades de la Caja, tales como: Terremotos, Maremotos, Erupciones volcánicas, sismos, inundaciones,

incendios, deslizamientos de tierra, etc.

8.15. Régimen de Vigilancia y Control

8.15.1. Controles Internos

Se entiende como Control Interno el conjunto de políticas, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por el Consejo Directivo, la Dirección Administrativa y demás personal, con el propósito de

proporcionar un grado de seguridad razonable para lograr los siguientes objetivos o políticas generales de control:

Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones de la Caja. Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, originados tanto en el interior como

en el exterior de la Caja.

Realizar una gestión adecuada de los riesgos. Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la información generada por la Caja

Dar un adecuado cumplimiento de la normatividad y regulaciones aplicables a la

Caja.

Fundamentalmente se deben aplicar principios generales y específicos bajo sistemas de autocontrol, autorregulación, autogestión y algunos elementos de control, para establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos de

61


prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la Caja de Compensación Familiar que le permitan tener seguridad razonable acerca de la

consecución de sus objetivos, cumpliendo las normas que la regulan.

8.15.2. Consejo Directivo

Corresponde al Consejo Directivo en su calidad de administrador, definir las políticas

y diseñar los procedimientos de control interno que deban implementarse, así como ordenar y vigilar para que los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad,

permitiéndole realizar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos.

8.15.3. Auditoría Interna

Como parte del sistema de control interno, asesora y apoya a la Corporación

promoviendo la Cultura del autocontrol, evaluando el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos para proteger los recursos, alcanzar mayor eficacia,

eficiencia y efectividad en los procesos y contribuir al logro de las metas de la Caja.

8.15.4. Comité de Dirección

El Comité de Dirección está conformado por un grupo de Directivos que se reúnen

con el propósito de analizar, estudiar, discernir asuntos de relevancia que conlleven a la toma de decisiones adecuadas y oportunas que permitan el desarrollo y progreso de la Caja. El Comité estará integrado por el DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO, JEFE

OFICINA JURÍDICA, AUDITOR (A) INTERNO, JEFE DE DIVISIÓN DE SERVICIOS SOCIALES, JEFE DIVISIÓN FONDOS, CONVENIOS Y NEGOCIOS Y PROFESIONAL

UNIVERSITARIO DE PLANEACIÓN quien será el secretario técnico y demás miembros que la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA considere pertinente invitar.

8.16. Controles Externos

Son los ejercidos por la Revisoría Fiscal, por entidades Gubernamentales como la

Superintendencia del Subsidio Familiar y por otras entidades oficiales que de una o de otra forma tengan injerencia en el desarrollo del objeto social de la Caja

8.16.1. Revisoría Fiscal

Nombramiento y Periodo

La corporación tendrá un Revisor (a) con su respectivo suplente, quienes deberán

62


ser personas naturales, contadores públicos, de libre nombramiento y remoción de la Asamblea General, la que señalara la asignación mensual correspondiente.

Funciones

El Revisor Fiscal ejercerá las siguientes funciones: a) Asegurar que las operaciones de la Caja se ejecuten de acuerdo con las

decisiones de la Asamblea General y el Consejo Directivo con las prescripciones de la Ley, el régimen orgánico del Subsidio Familiar y los Estatutos.

b) Dar oportuna cuenta por escrito a la Asamblea, el Consejo Directivo, el Director Administrativo y a la Superintendencia del Subsidio Familiar de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la Entidad, en el desarrollo

de sus actividades. c) Colaborar con la Superintendencia del Subsidio Familiar y rendir los informes

generales periódicos y especiales que le sean solicitados. d) Inspeccionar los bienes o instalaciones de la Caja y exigir las medidas que

tiendan a su conservación, ó a la correcta y cabal prestación de los servicios sociales a que están destinados.

e) Autorizar con su firma los inventarios, balances y demás estados financieros.

f) Convocar a la Asamblea General a reuniones extraordinarias cuando lo considere necesario.

g) Las demás que le señale los Estatutos y las que siendo compatibles con las anteriores, le encomienden la Asamblea General y la Superintendencia del Subsidio Familiar.

h) Conocer y acogerse íntegramente al código de buen gobierno que adopte CAJASAI en virtud de lo establecido en el parágrafo segundo del artículo 21 de

la Ley 789 de 2002 i) Sujetarse a lo establecido en el literal s) del artículo 36 de los Estatutos.

8.17. Superintendencia del Subsidio Familiar

La superintendencia del subsidio familiar es una entidad pública adscrita al Ministerio

del Trabajo, encargada de ejercer la supervisión, inspección, el control y la vigilancia sobre las cajas de compensación familiar.

8.18. Otras Instancias de Control Externas.

En el desarrollo de la prestación de los diferentes servicios de La Caja, hacia los afiliados y la comunidad en general, la Corporación está sujeta a la vigilancia y

control de otras entidades que como tal y para ese efecto definen las Leyes por lo que la Caja se somete a la normatividad que nos cobije y estén vigente

63


9. CÓDIGO DE ÉTICA

9.1. Objetivo y Finalidad

El objeto del presente código es el de establecer las normas de ÉTICA Y DE CONDUCTA y las acciones que debe observar toda aquella persona natural o

jurídica que preste servicios bajo cualquier modalidad de contratación en la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI

Orientar el comportamiento de la Organización en general y de sus colaboradores en particular, mediante la divulgación y apropiación de la Visión, la Misión, los

Principios, los Valores y las Políticas Corporativas.

9.2. Coherencia con las Políticas y Valores Corporativos

El contenido de las siguientes disposiciones es aplicable a todas las personas naturales o jurídicas con vínculos con la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI. Constituye el marco ético dentro del cual la

corporación pretende que se desenvuelvan todas las actuaciones de sus colaboradores, en interacción respetuosa y armónica entre sí y con los diferentes

públicos, buscando que prime el interés general sobre el particular y cuyas normas son de rigurosa y obligada observancia por todas las personas vinculadas a la Caja. Su desconocimiento o trasgresión son considerados falta grave conforme a las

disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo.

Todas las actuaciones y el comportamiento de toda aquella persona natural o jurídica que preste servicios bajo cualquier modalidad de contratación en la Caja de

Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI. Quienes formen parte de la organización, deben ser acordes con los valores y

políticas de la Caja.

9.3. Apropiación de la Visión y Misión de la Corporación

Es un deber apropiarnos de la Visión y de la Misión para que todos contribuyamos a que CAJASAI sea en la región la mejor opción para el aseguramiento y la prestación de los servicios inherentes a los regímenes de Compensación Familiar, Seguridad

Social y Protección Social, acorde con sus Políticas.

64


9.4. Integridad Personal

La conducta de quienes hacen parte de la Corporación debe testimoniar siempre la coherencia entre su pensar, sentir, decir y hacer, de acuerdo con los Principios y Valores definidos para la Caja.

9.5. Manejo de Conflictos y Diferencias

Los conflictos deberán entenderse como una oportunidad para el crecimiento personal e institucional y tratarse con madurez y prudencia, claridad y respeto, evitando el distanciamiento entre los integrantes del equipo.

9.6. Compromiso y Capacidad de Entrega

El compromiso y la lealtad con la Corporación exigen la entrega generosa y sincera del conocimiento, la experiencia y el uso de los talentos personales en el cumplimiento de las funciones y la ejecución de los procesos.

9.7. Sentido de Liderazgo Todo el personal podrá inspirar e influir con sus acciones en la marcha de la

Corporación, deberá educar con su ejemplo y reconocer sus logros y realizaciones a quien lo merezca.

9.8. Cumplimiento de Compromisos Cumplimiento a cabalidad de lo dispuesto en la legislación y en el presente Código, y

de los compromisos pactados con los afiliados, entes de control y toda aquella persona natural o jurídica que preste servicios bajo cualquier modalidad de

contratación en la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Isla – CAJASAI.

9.9. Desarrollo Personal y Profesional

El ambiente institucional favorecerá el aprendizaje, el crecimiento y el desarrollo

personal y profesional, con innovación y creatividad.

65


9.10. Austeridad

Moderación, racionalidad y rectitud en el manejo de los bienes para evitar el despilfarro de los recursos institucionales, con el fin de brindar más y mejores servicios.

9.11. Respeto a las Normas Institucionales

Acatamiento a las normas y a los reglamentos internos y externas establecidos.

9.12. Cuidado de la Salud de los Empleados

Es deber de todos identificar, evaluar y prevenir en los lugares de trabajo los riesgos para la salud y la vida.

9.13. Relaciones Entre Sí y con Terceros.

Toda relación que afecte a la Corporación, bien sea dentro o fuera de ella, deberá

estar determinada por la aceptación de la buena fe, la honestidad y la cortesía. La Caja se abstendrá de establecer vínculos comerciales o de cualquier otra índole

con personas naturales o jurídicas cuyo comportamiento ético, social y empresarial sea evidente o probadamente contrario a las leyes, a los postulados éticos que la

rigen o a las buenas costumbres.

9.14. Confidencialidad

Para evitar la divulgación o mal uso de la información se le encomienda al personal acatar las siguientes reglas:

Mantener la debida reserva y protección, en todo momento, de los documentos

de trabajo y de la información confidencial que esté a su cuidado. No comentar temas relacionados con las actividades y proyectos de la Caja con

personal ajeno a ésta, incluyendo amigos y parientes y menos aún en lugares donde se encuentren terceros.

Las actividades que comprometan información confidencial y que se realicen en

las oficinas de la Caja, se deberán tratar fuera del alcance del personal no responsable de los mismos.

66


Los asesores externos contratados por la Caja deberán tratarse como tales y se mantendrán al margen de los proyectos internos, a menos que la consultoría

esté relacionada con ellos. Los visitantes deberán esperar en los sitios dispuestos para ello y no se les

permitirá el acceso a oficinas, archivos y otras áreas de trabajo, a menos que sea necesario y siempre que dicha visita esté supervisada.

9.15. Ausencias

CAJASAI, concederá a sus trabajadores los permisos necesarios para el ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeño de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación, en caso de grave calamidad doméstica debidamente comprobada para

concurrir en su caso de servicio médico correspondiente, para desempeñar comisiones sindicales inherentes a la organización y asistir a sepelios de

compañeros, siempre que notifiquen con la debida oportunidad CAJASAI y a sus representantes, que en los dos últimos casos, el número de los que se ausenten no

sea tal que perjudique el funcionamiento de la Corporación y otras que disponga el Director Administrativo, La concesión de los permisos antes dichos estará sujeta a las condiciones establecidas en el Procedimiento PA-GTH-P05 LIQUIDACION DE

NOMINA, PRESTACIONES SOCIALES Y NOVEDADES.

9.16. Elaboración, Administración y Suministro de Información Institucional

9.16.1. Responsabilidad del personal.

Toda aquella persona natural o jurídica que preste servicios bajo cualquier

modalidad de contratación en la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Isla CAJASAI, serán responsables del cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y estándares establecidos que buscan garantizar la

seguridad de la plataforma tecnológica.

9.16.2. Responsabilidad en el manejo de la información.

Es responsabilidad de toda aquella persona natural o jurídica que preste servicios bajo cualquier modalidad de contratación en la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI. Velar por la veracidad, integridad,

seguridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos y porque la información sea elaborada, generada, operada, modificada, almacenada,

67


conservada, transportada, accedida, divulgada o destruida, de acuerdo con las normas y reglamentos establecidos.

La información confidencial y la jerarquía de los usuarios han de emplearse de manera acorde con su naturaleza y carácter, y ningún empleado podrá

aprovecharse de ellas para obtener ventajas o beneficios para sí o para terceros, ni ejercer tráfico de influencias con ellas.

La circulación de “rumores o comunicaciones informales” es un comportamiento

contrario a la cultura de la Corporación y a la dignidad de las personas que afecta. El adecuado manejo de la información y de la comunicación obliga a brindar, un trato digno, respetuoso y cordial. Los contratistas que tengan acceso a la información de

CAJASAI, tendrán iguales responsabilidades y ésta exigencia deberá hacerse constar en los contratos por ellos suscritos.

9.16.3. Responsabilidad sobre la identificación de usuarios.

Todos los usuarios deben tener una identificación única e intransferible para hacer uso de la información y de los recursos tecnológicos en cada una de las plataformas.

La identificación puede ser requerida si la norma lo especifica. La persona dueña de la identificación es responsable de ésta y del uso que se haga de la misma.

Los datos concernientes a los usuarios que han intentado o realizado accesos sobre los recursos o la información pueden ser registrados, consultados, mantenidos y

divulgados si la norma lo especifica.

9.16.4. Propiedad de la información.

Toda la información generada, adquirida o administrada por las personas que laboran para la Caja es propiedad de CAJASAI, y como tal no debe ser empleada para usos diferentes al cumplimiento de sus funciones. Asimismo, toda la

información generada, adquirida o administrada por terceros, en virtud de la ejecución de procesos institucionales y de la prestación de servicios, también se

considera propiedad de la Corporación y en consecuencia no deberá ser empleada para usos diferentes a los que se acuerden contractualmente.

9.16.5. Privacidad de la información.

La información institucional será clasificada y requerida por cada Jefe y/o Responsable de Proceso, según el grado de privacidad y confidencialidad, los

usuarios de la información tendrán restricciones para el acceso a la misma, de

68


acuerdo con las clasificaciones establecidas, según la norma.

Las normas y procedimientos restrictivos para el acceso a la información no aplicarán cuando se trate de suministrarla a los entes de control y a las instancias que legalmente tengan derecho, siempre y cuando busquen acceder a ella a través

de los conductos regulares. La información oficial de la Caja, dirigida a públicos externos deberá siempre contar con la revisión de la Secretaría General y la

aprobación de la Dirección Administrativa, quien la suscribirá. En consecuencia sólo la Dirección Administrativa podrá delegar ésta responsabilidad.

69


10. RELACIÓN CON AFILIADOS, USUARIOS, PROVEEDORES

Los afiliados y usuarios son la razón de ser de CAJASAI. Con ellos deben

establecerse relaciones serias, delicadas y con calor humano, para satisfacer sus necesidades reales, sin perjuicio de la compensación por el servicio

prestado y de las acciones de resarcimiento a que haya lugar por circunstancias excepcionales.

Los procesos de evaluación, selección y seguimiento de proveedores se harán

de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Corporación. Se

evitarán relaciones de negocios con personas naturales o jurídicas que observan un comportamiento contrario a la ley.

La Caja contará con un registro actualizado de proveedores, que podrá ser

consultado para efectos de control por los entes de Vigilancia, Inspección y

Control de los sectores del Subsidio Familiar, la Seguridad y la Protección Social. Este registro se hará de acuerdo con las especificaciones y exigencias del Sistema de Calidad. Para el efecto se tendrán los registros de proveedores

de bienes, y servicios, tanto de personas naturales como jurídicas.

11. USO Y PROTECCIÓN DE LOS BIENES Y RECURSOS

Todo bien y recurso de propiedad de CAJASAI sólo podrá ser usado por el personal a ella vinculado, en forma única y exclusiva, para fines empresariales. Los equipos,

muebles, enseres y herramientas colocados a disposición de los puestos de trabajo deberán ser bien conservados y en caso de préstamo deberán ser restituidos en

buen estado, salvo el deterioro natural ocasionado por el buen uso. Los recursos de la Corporación deben ser manejados con responsabilidad, velando

tanto por los ingresos como por la racionalidad en los gastos.

12. MEDIOS INTERNOS DE COMUNICACIÓN

La Caja tendrá definidos los procedimientos de inducción y reinducción del

personal; el primero para facilitar a los recién vinculados su adaptación al ambiente laboral y el segundo para actualizar el conocimiento de los cambios,

transformaciones y nuevos servicios. Divulgación permanente de los cambios presentados en los diferentes procesos

y subprocesos de la Caja, a través de los diferentes medios de comunicación interna los cuales son correos electrónicos, mensajería instantánea, intranet y

carteleras informativas.

70


13. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

El Proceso de Gestión de Talento Humano, velará en forma permanente por el

fortalecimiento de la cultura Organizacional, facilitando procesos funcionales de asesoría, apoyo y comunicación para el análisis y la eficiente toma de decisiones y

para el establecimiento de las Relaciones de las personas con la Corporación. Respecto a sus colaboradores los Jefes y/o Responsables de Procesos o equipos de

trabajo tienen la responsabilidad de garantizar y realizar el entrenamiento y fomentar su desarrollo y crecimiento laboral, profesional y personal, con la asistencia, asesoría y acompañamiento del Proceso de Gestión Humana.

Las responsabilidades y funciones asignadas a todos los empleados, así como las competencias cognitivas, personales y laborales que estos deben acreditar, se

establecen previamente a la asignación o provisión del cargo y se consignan en los respectivos descriptivos de cargos.

14. EVENTOS Y FIESTAS EN LA CORPORACIÓN

Al asistir a eventos, fiestas o actividades lúdicas institucionales, es deber de todos

los empleados de CAJASAI conservar un comportamiento socialmente aceptable y apropiado a cada ocasión. La conducta social debe ser testimonio de vida personal, rectitud e integridad.

15. ACTIVIDADES PARTIDISTAS

Ninguna persona natural o jurídica que preste servicios bajo cualquier modalidad de contratación en la Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI está facultado para autorizar o realizar en nombre de la Caja y con

bienes de ésta, contribuciones y aportes a favor de partidos o campañas políticas.

71


16. RÉGIMEN TRANSPARENCIA

La Caja de Compensación Familiar de San Andrés y Providencia Islas se abstendrá de realizar las siguientes actividades o conductas, siendo procedente la imposición de sanciones personales a los directores o administradores que violen la presente

disposición a más de las sanciones institucionales conforme lo previsto en la presente ley:

a) Políticas de discriminación o selección adversa en el proceso de adscripción de

afiliados u otorgamiento de beneficios, sobre la base de que todas las Cajas de Compensación Familiar deben ser totalmente abiertas a los diferentes sectores empresariales. Basta con la solicitud y paz y salvo para que proceda su afiliación.

b) Operaciones no representativas con entidades vinculadas, conforme las definiciones que al efecto establezca el reglamento.

c) Acuerdos para distribuirse el mercado. d) Remuneraciones o prebendas a los empleadores o funcionarios de la empresa

diferentes a los servicios propios de la Caja. Los funcionarios públicos que soliciten esta clase de beneficios para si o para su entidad incurrirán en causal de mala conducta.

e) Devolución, reintegro o cualquier tipo de compensación de aportes a favor de una empresa con servicios o beneficios que no se otorguen a todas las empresas

afiliadas o los convenios u operaciones especiales que se realicen en condiciones de privilegio frente a alguna de las empresas afiliadas, desconociéndose el principio de compensación y por ende el valor de la igualdad.

f) Incluir como objeto de promoción la prestación de servicios en relación con bienes de terceros frente a los cuales, los afiliados, no deriven beneficio.

g) Cuando se trate de la administración de bienes públicos, las Cajas de Compensación Familiar se abstendrán de presentarlos sin la debida referencia a

su naturaleza, precisando que no son bienes de la Caja. h) Ofrecer u otorgar dádivas o prebendas en relación con servicios de la Caja a

personal de empresa s no afiliadas, excepción de las acciones que tengan como

propósito presentar sus instalaciones, programas o servicios. i) Ofrecer servicios que no se encuentren efectivamente en su portafolio de

operación frente a sus afiliados, al no haber superado la etapa de planeación. j) Retardar injustificadamente la expedición de paz y salvo a las empresas que

hubieran tomado la decisión de desafiliarse con sujeción a los procedimientos legales. Para efecto de la expedición del paz y salvo se tendrá un plazo no superior a 60 días a partir de la solicitud.

k) Ejercer frente a los empleadores cualquier tipo de presión indebida con el objeto de obtener la afiliación a la Caja o impedir su desafiliación.

l) Ejercer actuaciones que impliquen abuso de posición dominante, realización de prácticas comerciales restrictivas o competencia desleal en el mercado de Cajas

72


de Compensación Familiar. m) Las conductas que sean calificadas como práctica no autorizada o insegura por la

Superintendencia de Subsidio Familiar. n) Adelantar políticas de discriminación en la remuneración de sus redes de

comercialización. Para este efecto, se deben pagar comisiones o remuneraciones

iguales, con independencia de que se trate de empresas compensadas o descompensadas.

o) Incumplimiento de las apropiaciones legales obligatorias para los programas de salud, vivienda de interés social, educación, jornada escolar complementaria,

atención integral a la niñez y protección al desempleado p) Incumplimiento de la cuota monetaria del Subsidio en dinero, dentro de los plazos

establecidos para tal efecto.

q) Excederse del porcentaje autorizado para gastos de administración instalación y funcionamiento durante dos ejercicios contables consecutivos, a partir de la

vigencia de la presente ley. Para tal efecto, se considerarán como gastos de administración, instalación y funciona-miento, aquellos que se determinen

conforme las disposiciones legales. En todo caso, debe tratarse de un método uniforme de cálculo de gastos administrativos precisando la forma de distribución de costos indirectos que se deben aplicar a los distintos servicios,

proporcionalmente a los egresos que cada uno de ellos represente sobre los egresos totales de la respectiva Caja.

r) Aplicar criterios de desafiliación en condiciones de desigualdad frente a los empleadores, contrariando las disposiciones legales así como la violación de los reglamentos en cuanto al término en que debe proceder la desafiliación de la

empresa y la suspensión de servicios como consecuencia de la mora en el pago de los aportes.

s) Condicionar la comercialización de productos en las áreas de mercadeo o empresas subsidiarias, a la condición que el empleador deba afiliarse o

mantenerse afiliado a la respectiva Caja de Compensación. Además CAJASAI fijará y aplicará tarifas diferenciales para el acceso a los servicios

sociales, directamente proporcionales al ingreso de los afiliados y usuarios, verificando el cumplimiento de los requisitos para el acceso a cada servicio, con el

propósito de focalizar la aplicación de los recursos en los grupos poblacionales previstos por las normas y los objetivos de la Corporación.

Lo anterior se hace en concordancia con lo establecido en el Pacto de la Transparencia en el Sistema de Subsidio Familiar suscrito entre el Ministerio de

Trabajo, la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, la Superintendencia de Subsidio Familiar, la Asociación Nacional de Cajas de

Compensación Familiar – ASOCAJAS y la Federación Nacional de Cajas de Compensación Familiar – FEDECAJAS.

73


17. CONFLICTO DE INTERESES

Los Directivos, Administradores y empleados de CAJASAI deberán actuar con la lealtad y diligencia debidas, comunicando las situaciones donde existan conflictos

de interés, observando siempre el deber de confidencialidad.

Metodología para la resolución de conflictos:

Cuando cualquiera de las personas mencionadas anteriormente se enfrente a un conflicto de interés, o se tenga duda sobre la existencia del mismo, debe atender el siguiente procedimiento:

a) Informar por escrito del conflicto a su superior jerárquico, describiendo

detalladamente la situación. El superior designará al Funcionario que continuará con el respectivo proceso.

b) Abstenerse de actuar cuando tenga conocimiento de la situación de conflicto de interés y de intervenir, directa o indirectamente, en las actividades y decisiones que tengan relación con las determinaciones sociales referentes al conflicto.

c) El Director(a) Administrativo de la Corporación dará a conocer al Consejo Directivo en pleno la situación de conflicto de interés cuando ésta se presente

en el nivel directivo de la Caja. La duda de los Directivos, Administradores y empleados de la Corporación respecto

de la configuración de actos que impliquen conflicto de interés, no exime a estas personas de la obligación de abstenerse de participar en las actividades

respectivas.

74


18. DE LA INFORMACIÓN

La Corporación adoptará mecanismos para que la información revelada llegue a los

grupos de referencia y a los grupos de interés, para lo cual, se adoptarán todos los mecanismos de información a los cuales haya acceso con el fin de cumplir con este

objetivo de transmitirla de manera oportuna, clara, íntegra y veraz.

Al momento de adoptar un mecanismo de información se propenderá por implementar Medios de divulgación en línea.

Es responsabilidad de todos los empleados y terceros que presten servicios para la corporación del cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y estándares

establecidos que buscan garantizar la seguridad de la información.

La Caja establecerá mecanismos para garantizar que la información transmitida por medios electrónicos responda a los más altos estándares de confidencialidad e integridad.

Se asegurará el uso de una política de privacidad y manejo de información

reservada de los afiliados, beneficiarios, trabajadores y consumidores, para así garantizar el respeto al derecho de la intimidad y la protección de los datos personales.

Se establecerán sistemas que le permitan a la corporación cumplir con sus

obligaciones de registro y archivo de información, considerando que la utilización de bases de datos debe cumplir con los mismos requerimientos que la información

que tiene un soporte físico. Los destinatarios de la información serán todos aquellos que pertenezcan a los

grupos de referencia o a los grupos de interés de la Corporación.

Ninguno de los grupos de referencia o grupos de interés podrá, directa o indirectamente, utilizar información privilegiada y confidencial de la Corporación

para sus propios intereses.

75


19. VIGENCIA, DIVULGACIÓN, REVISIÓN Y AJUSTE DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

19.1. Vigencia

El Código de Ética y Buen Gobierno entrará en vigencia a partir de su aprobación

por el Consejo Directivo.

19.2. Divulgación

El Código de Ética y Buen Gobierno de CAJASAI deberá ser difundido entre todos

sus trabajadores, de acuerdo con la exigencia de la ley 789 de 2002.

Todos los aspectos no regulados en el presente Código, se regirán por lo contenido

en los Estatutos de la Corporación y por las normas legales vigentes sobre la materia

19.3. Revisiones y Ajustes

Cuando lo estime conveniente, CAJASAI hará revisiones para verificar que sus

contenidos sigan siendo pertinentes acordes con las prácticas de Buen Gobierno, las Leyes y los Estatutos.

20. SANCIONES

El no cumplimiento de estas políticas, normas y procedimientos, se calificará como falta grave y será sancionada de acuerdo con el Reglamento Interno de Trabajo de

la Caja de Compensación de San Andrés y Providencia Islas CAJASAI.

Se aprobó mediante acta número 04 del 25 de abril de 2018

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN NATURALEZA DE CAMBIO

10-07-2003 0 Primera Versión

26-03-2013 1 Se adapto a la Circular Externa de la Superintendencia del

Subsidio Familiar 23 del 2010

27-09-2017 2

Se adiciono:

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Políticas de Atención al Cliente

Política de Tratamiento De Datos Personales Política Ambiental

Régimen Transparencia

76


Se actualizo:

Reseña histórica

Estructura organizacional

Comités Internos Organigrama

Marco Organizacional (Misión, Misión, Valores)

Mapa de Procesos

25-05-2018 3

Se modificaron los cargos de los trabajadores conforme al Acuerdo No. 004 del 25 de abril del 2018, ORGANIGRAMA Y

MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES. Se incluyó al Profesional Universitario Crédito Social al comité

financiero para la aprobación de los Créditos que superen 7 SMLV

Comuníquese, Publíquese y Cúmplase.

CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO

Documents

Transcript of CÓDIGO DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO