Código de Ética y Conducta para Proveedores · Bienvenida. Confidencial Código de Ética y...
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Código de
Ética y Conducta
para ProveedoresMarzo 2017
Confidencial
2Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Introducción
Código de Ética y Gobierno para Proveedores
Protección a los Derechos Humanos
Prácticas Comerciales
De la Privacidad de la Información
Del Medio Ambiente y Causa Social
De la Comunicación Empresarial
Observancia y cumplimiento al Código de Ética
Contenido
3Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Estimado Proveedor:
ids cuenta con más de 35 años en la Industria de TI , siendo una de las principales empresas mexicanas que haimpulsado su crecimiento en el actuar ético de todos los que conformamos esta compañía, aún en periodoscomplejos y de crisis a nivel nacional.
Desde nuestros orígenes, hemos buscado un constante crecimiento, no sólo a nivel económico, sino tambiéndesde el punto de vista personal y empresarial, acorde a nuestra misión, visión, valores y principios, que nos hanllevado a un actuar justo, ético e integro con empleados, clientes y proveedores, convencidos de obrar a favordel respeto, la dignidad de las personas y con una política de puertas abiertas en cualquier nivel de la empresaen seguimiento a nuestro Código de Ética y Conducta. Nuestra reputación en el mercado así nos distingue eidentifica.
Cada año renovamos este compromiso ratificando los lineamientos establecidos en nuestro Código de Ética yConducta, en el cual hemos plasmado nuestros valores y preceptos en materia de ética y gobierno corporativo,con el fin de asegurar que cada uno de nosotros estemos conscientes de que hacemos lo correcto y de queactuamos de manera justa y digna, por el bien común de todos y el crecimiento de la empresa.
Con su ayuda, ids seguirá siendo una de las empresas mexicanas, que goza de la confianza de clientes,colaboradores y otros proveedores en el sector de TI. Les agradezco unirse a ids en este esfuerzo.
Iker Vilá Gallardo
CEO Director General
ids Corporativo
Filosofía Institucional
Bienvenida
4Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
El compromiso voluntario de ids Comercial hacia un alto nivel de responsabilidad social
es el fundamento de nuestra misión, visión, valores y principios de Responsabilidad Social
y Sustentabilidad.
Junto con nuestros accionistas, tenemos un compromiso hacia la mejora de nuestras
comunidades locales como una inversión en nuestro futuro sentando así las bases para
la construcción de las próximas y futuras generaciones.
Con la intención de hacer clara nuestra posición hacia su empresa como nuestro
proveedor, hemos elaborado el presente documento. Es un requerimiento no
negociable de parte de nuestra organización que nuestro proveedor –o aquel con
quien consideramos negociar acuerdos de cooperación– se adhiera al mismo.
Nuestro objetivo es establecer en el presente Código de Ética y Conducta para nuestros
Proveedores y Socios Comerciales un espíritu de diálogo constructivo y en sociedad
para mutuo beneficio.
Introducción
Código de Ética y Conducta para Proveedores y Socios Comerciales
5Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Queremos promover y garantizar que nuestros Proveedores y Socios Comerciales tengan
los siguientes derechos y responsabilidades:
Responsabilidades Generales
Es responsabilidad del proveedor presentar a ids toda la información relevante y
documentación requerida en tiempo y en forma. Esto permitirá a ids monitorear la
adhesión y cumplimiento del proveedor para con este código a través de diálogos,
cuestionarios, reporteo sistemático, auditorías in situ o cualquier otra forma de
verificación y control que ids decida aplicar. El proveedor es el único responsable de
cumplir con lo establecido en este código así como de proveer la presentación de
documentos e información solicitada.
El incumplimiento del proveedor con los enunciados del presente documento permite a
ids dar por terminada cualquier relación con el proveedor y exigir y/o reclamar daños
por las pérdidas y gastos ocasionados.
Introducción
Condiciones Generales para los Proveedores y Socios Comerciales
6Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Si nuestros Proveedores y Socios Comerciales utilizaran personal
subcontratado u otros proveedores con el objetivo de satisfacer sus
funciones con ids, el proveedor es responsable de asegurar que los
mismos cumplan con los principios del presente Código de Ética y
Conducta. Nuestros Proveedores y Socios Comerciales deben
informar a ids la identidad del personal subcontratado o de
cualquier otro proveedor relacionado con los servicios prestados.
Introducción
Personal subcontratado/ sub- proveedores o socios comerciales
Contacto
Para preguntas y comentarios en general sobre el Código de Ética y Conducta para
Proveedores y Socios Comerciales, favor de contactar a:
Oscar López Ruiz
Director de Capital Humano
tel. (55) 2789-8400 ext. 1300
7Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
ViolenciaTrabajo
infantil
Discriminación
Trabajo
forzado
Trato
inhumano
Esclavitud
En ids nos comprometemos a proteger los Derechos Humanos fundamentales: civiles,
políticos, económicos, sociales y culturales. Nuestro compromiso no es sólo con nuestros
colaboradores, esperamos que nuestro proveedores y socios comerciales también estén
comprometidos en la protección de los Derechos Humanos, por ello, se declara en
contra de:
Respeto y Protección a los Derechos Humanos
Código de Ética y Conducta de Proveedores
8Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
ids respeta el derecho de los niños al desarrollo y a la educación. Por consiguiente no
apoyamos el uso de la mano de obra infantil, lo que significa que no estamos de
acuerdo con la utilización de menores como fuerza de trabajo. Esto también aplica a
nuestros Proveedores y Socios Comerciales. La mano de obra infantil se define como el
trabajo a tiempo completo de niños menores de 15 años o menores de la edad
requerida para completar la escolaridad obligatoria. Sin embargo, la edad mínima legal
para el trabajo a tiempo completo no debe ser jamás violada.
En circunstancias especiales –excepcionales–, el trabajo de menores es posible, pero
únicamente cuando las condiciones locales hacen necesario emplear menores con el
objetivo de protegerlos y de asegurar sus derechos y desarrollo. Lo arriba mencionado
sólo será tolerado de no tratarse de trabajo a tiempo completo y siempre que exista un
plan educativo ejecutándose de forma simultánea. En todos estos casos, el empleo
debe desarrollarse en un entorno de cercana cooperación y diálogo con la familia del
menor, por ello deberá contarse con la autorización por escrito del padre o tutor.
Trabajo Infantil
Protección a los Derechos Humanos
9Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Trabajo Infantil
Mano de obra infantil
Es el trabajo a tiempo completo de niños
menores de 15 años o menores de la edad
requerida para completar la escolaridad
obligatoria.
Trabajo peligroso
Es aquel trabajo, donde por la naturaleza
de las circunstancias en el que es llevado a
cabo, puede dañar la salud, poner en
peligro la seguridad y la moral de los niños.
Protección a los Derechos Humanos
En general, debe asegurarse que todos los niños menores de 18 años:
No sean empleados en trabajos peligrosos
No trabajen por la noche
Sean sujetos a más descansos que los adultos
10Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
ids respeta las diferencias culturales y no desea cooperar con Proveedores y Socios
Comerciales que practiquen cualquier forma de discriminación, ya sea racial, de género,
religión, edad, nacionalidad, orientación sexual, discapacidad física o mental, estatus
marital, condición médica o cualquier otra protegida por la ley, en sus lugares de trabajo.
Los empleados de nuestros Proveedores y Socios Comerciales no deben ser expuestos a
castigos físicos, amenazas de violencia o acoso físico, sexual, psicológico, verbal o
maltrato de ningún tipo.
Discriminación
Protección a los Derechos Humanos
11Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
No Violencia
En ids adoptamos la política de cero tolerancia a la
violencia en el lugar de trabajo, e ids espera que
esta política sea seguida por nuestros Proveedores y
Socios Comerciales para con sus empleados. ids no
tolerara actos que puedan hacer que otra persona se
sienta amenazada o insegura.
Entre estos se incluyen las agresiones, riñas, ataques
físicos y/o verbales, las amenazas o cualquier
expresión de hostilidad, intimidación, maltrato,
solapar o promover cualquier tipo de acto que
atente contra la dignidad de la persona, agresión o
novatadas, extorsión, golpes, uso de lenguaje soez o
altisonante, bullying, mobbing, actos inmorales o
deshonestos que atenten contra la integridad y
dignidad de cualquier persona.
Protección a los Derechos Humanos
12Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
El trabajo forzado o en contra de la voluntad de una persona, no es tolerado por ids.
Esto incluye trabajo en prisión, bajo contrato forzoso, esclavitud u otras formas de trabajo
concebidas en contra de la voluntad de la persona.
No debe haber deducciones en el salario como consecuencia de multas o penalidades
impuestas durante la ejecución de castigos disciplinarios, a menos que esto sea realizado
con base a un acuerdo colectivo o permitido por la ley.
ids no acepta el empleo a través de agencias que cobren comisiones que confinen al
empleado a ejecutar cualquier actividad por deudas irrazonables.
Trabajos Forzados - Esclavitud
Protección a los Derechos Humanos
13Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Protección a los Derechos Humanos
Ids apoya el derecho humano fundamental a
tener condiciones de trabajo sanas y adecuadas.
Todos los Proveedores y Socios Comerciales de ids
deben proveer un buen ambiente de trabajo que
cumpla con las leyes nacionales y reglamentos
vigentes. Las siguientes son las condiciones mínimas
a ser respetadas:
• Los trabajadores no deben ser expuestos a trabajos peligrosos sin tener la protección
adecuada.
• Las instalaciones deben cumplir con las reglas de seguridad en su construcción así
como con mecanismos de protección contra incendios y desastres naturales.
• Las instalaciones deben contar con la luz y ventilación apropiadas.
• Todos los materiales peligrosos deben ser almacenados en lugares seguros y usados de
forma segura y controlada.
• Toda la maquinaria debe contar con el mantenimiento adecuado.
• Las instalaciones para la recreación y el descanso deben mantenerse limpias y seguras.
Ambiente Laboral - No al trato inhumano
14Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Los Proveedores y Socios Comerciales que estén laborando en ids cumpliendo con su
jornada de trabajo, gozan en todo momento de libertad de movimiento y observando los
siguientes lineamientos:
Deberá existir una persona responsable en la organización como punto de contacto con
el proveedor, quien deberá de coordinar las actividades del mismo y gestionar los
requerimientos que pudiera tener de la organización, así como recibirlo en las
instalaciones y despedirlo al terminar sus actividades.
El proveedor deberá acudir a la recepción para registrarse y presentar una identificación
oficial para utilizar un gafete provisional.
Todos los proveedores de ids deberán de portar en un lugar visible su gafete, lo cual los
identifica como personal permitido en las oficinas durante el horario establecido para sus
actividades. Al finalizar sus actividades deberá de acudir a recepción para registrar su
salida y devolver el gafete provisional.
Libertad de Movimiento
Protección a los Derechos Humanos
15Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Los guardias de seguridad no podrán obstaculizar la libertad
de movimiento de los proveedores, ni impedir que un
proveedor salga de la empresa en cualquier momento.
Las áreas restringidas que por necesidades de seguridad de
información se tienen en ids, están indicadas para que sean
respetadas por los proveedores. Sólo los proveedores
autorizados podrán pasar a dichas áreas, siendo
responsabilidad de su punto de contacto gestionar dichos
accesos.
En días no hábiles u horarios que no sean laborables los proveedores que requieran
realizar actividades en ids ,a través de la persona responsable de sus actividades,
deberán de informar a Capital Humano los accesos requeridos, indicando día, hora
de entrada y salida, piso y el motivo del mismo.
Los guardias de seguridad podrán hacer revisiones físicas a la hora de la entrada y
salida, y revisar el contenido de paquetes, bolsas, carteras, mochilas y baúles de
vehículos si así lo consideran necesario.
Libertad de Movimiento
Protección a los Derechos Humanos
16Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Jornada Laboral
ids espera que sus Proveedores y Socios Comerciales sean responsables de asegurar
que sus empleados trabajen de acuerdo a las leyes aplicables en la Ley Federal del
Trabajo, referente al numero de días y horas de trabajo.
Jornada Laboral y Remuneración
Remuneración
Ids espera que sus Proveedores y Socios Comerciales proporcionen a sus empleados
salarios y beneficios en cumplimiento a la Ley Laboral del Trabajo.
Compromiso Organizacional
17Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
ids cree en la competencia justa y abierta, ya que esta estimula la creatividad e
innovación, al permitir un mercado libre, donde se asegure que todos tengan las mismas
oportunidades, permitiendo e impulsando el desarrollo de mejores productos y servicios de
calidad y promoviendo una relación comercial con nuestros proveedores de manera ética,
honesta, equitativa y en el cumplimiento de las leyes aplicables.
Las ofertas comerciales de nuestros Proveedores y Socios Comerciales son sometidas a una
evaluación y comparación entre ofertas similares, para llegar a una toma de decisiones en
la que se considera precio, calidad, entrega, garantía, y otros criterios ambientales y
sociales que buscan valorar a todos por igual de manera objetiva.
Las relaciones contractuales con nuestros proveedores serán de total imparcialidad,
privilegiando siempre nuestros intereses comerciales y la confianza en los proveedores que
estén en condiciones de cumplir con nuestras normas de negocios y de calidad de
productos.
Prácticas Comerciales
Política de Competencia Justa
18Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Al relacionarnos con nuestros proveedores debemos seleccionarlos
por la calidad vs precio de sus productos y servicios, deben
destacarse por ser honestos, competitivos y de alta calidad ya que
serán parte de la cadena de servicios que ids entregue a sus clientes
por ello debemos entablar relaciones sólidas y de largo plazo,
resolviendo todo tipo de conflicto con integridad y ética.
La comunicación deberá ser abierta, creando
accesibilidad, confianza y ofreciendo la información
necesaria de manera oportuna
para el logro de la entrega de
servicios acordados.
El trato con proveedores también es muestra de actuar con integridad en el mercado,
por ello hay que tratar a nuestros Proveedores con ética, equidad, honestidad y con el
cumplimiento de las leyes aplicables.
Practicas Comerciales
De los Proveedores
19Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Anti-corrupción
ids es una empresa integra en sus negocios, no tiene ventajas inapropiadas ni desleales,
promueve la protección de la identidad y privacidad de sus clientes, cumple las leyes
que rigen el Comercio Internacional sin fomentar ningún tipo de negocio ilegal o
simulación de operaciones, sino todo lo contrario se enfoca en que todas sus
operaciones sean lícitas y vayan de acuerdo a la ley y conforme a lo moral, es por ello
que pide la misma posición en los negocio a sus proveedores.
La corrupción y el soborno son reconocidos como algunas
de las barreras para el desarrollo sustentable. ids no
acepta estas prácticas y por consiguiente no ofrece o
acepta ninguna clase de pago indebido. ids espera que
sus Proveedores y Socios Comerciales actúen de la misma
forma.
Así mismo, se debe garantizar la honradez, legalidad y
claridad de todas sus operaciones, evitar prácticas
monopólicas o revelar información confidencial.
Prácticas Comerciales
20Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Colusión
Una colusión es un pacto que acuerdan dos o más personas u organizaciones, con el fin de
perjudicar a un tercero. En términos de economía, una colusión es un acuerdo en que dos o
más empresas de un mercado determinado actúan de manera concertada respecto del
resto de las demás empresas. El fin de este tipo de acuerdos es que cada una de las
empresas participantes en la colusión tome control de una determinada porción del
mercado en el cual operan, y actúan de manera monopolística, dificultando que otras
empresas entren en el mercado.
ids está comprometida con la competencia justa y
en contra de competencias desleales y que
perjudiquen al cliente. En todo momento busca
relaciones comerciales éticas con clientes y
proveedores en cumplimiento con las leyes.
Prácticas Comerciales
21Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Regalos y Cortesías
Ningún colaborador en ids podrá recibir de un proveedor, ningún objeto de
valor que pudiera ser o parecer como un intento de influir o inducir decisiones de
negocios.
Los colaboradores de ids nunca deben coludirse, demandar, requerir o
participar en una facilidad de pago, soborno, regalo o beneficio a un proveedor.
Si un Proveedor recibe algún tipo de propuesta de este tipo deberá de denunciar
estas acciones por el canal de denuncia de ids.
Prácticas Comerciales
22Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
De la Privacidad de la Información
El personal de Proveedores y Socias Comerciales en posesión o conocimiento de
información industrial, comercial, de negocio, personal, ya sea interna o externa
relacionada con ids, siempre deberá conducirse con honestidad, probidad, lealtad y
discreción para la custodia segura de la información; evitando en todo momento y por
cualquier medio la fuga de información y el mal uso que le pudieran dar por parte de
colaboradores, clientes o terceros.
El personal de Proveedores y Socios Comerciales
deberán denunciar a través de las instancias
correspondientes cualquier acto que pudiera poner en
peligro la información y mal uso de la misma.
Colaboradores, proveedores y clientes a través de
nuestra página tienen acceso al Código de Ética y
Conducta y al proceso de denuncias.
Seguridad de la información
23Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
En ids promovemos la Responsabilidad Social Empresarial, misma que representa
hoy en día, un valor agregado y una ventaja competitiva basada en la mejora
continua, situación que permite a la empresa ser más competitiva no a costa de,
sino respetando y promoviendo el desarrollo pleno de las personas, de las
comunidades en las que opera y del entorno. Por ello, ids busca en sus
proveedores el apego en sus políticas un actuar conforme a los cuatro ámbitos
básicos de la Responsabilidad Social:
1. Calidad de Vida en la Empresa.
2. Vinculación e impacto con la comunidad.
3. Cuidado y prevención del medio ambiente.
4. Ética empresarial.
Del Medio Ambiente y Causa Social
Compromiso con la Comunidad
24Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Todas aquellas faltas al presente código, deberán ser denunciadas de acuerdo al
siguiente sistema de atención a denuncias definido por ids.
Antes de hacer una denuncia, es importante:
1. Intentar solucionar y/o prevenir de forma oportuna el problema.
2. Hacer un análisis de la situación, considerando las opciones de solución yconsecuencias.
3. Considerar que si la percepción fue errónea, puede afectar a alguien más, sí no esalgo verdadero y/o comprobable.
4. Confiar en que las personas que llevarán el caso lo harán de forma confidencialcon la intención de no afectar a ninguno de los involucrados, ni a la persona quedenuncia, ni al denunciado.
5. Las denuncias que se presenten deben ser fundamentadas, sustentadas y objetivas;aportando las evidencias necesarias para comprobar su validez. Se debe tomar encuenta que presentar una denuncia basada en hechos falsos o inventados tienecomo consecuencia la violación del presente Código y en casos extremos puedehacerlo acreedor a una sanción de carácter legal y/o la acción jurídica delafectado.
De la Comunicación Empresarial
Denuncias
25Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
6. Para hacer una denuncia ante cualquier falta del Código de Ética y Conductapara Proveedores y Socios Comerciales puedes acudir a los siguientes canales:
Consulta el proceso de denuncia en nuestra página
http://www.ids.com.mx/nuestra-empresa/etica-y-gobierno-corporativo
Una vez requisitado el formato de denuncias, envíalo por correo electrónico a
De la Comunicación Empresarial
Denuncias
26Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Para finalizar deberás llenar con tus datos la siguiente hoja, donde confirmas que has
adquirido el conocimiento y compromiso de aplicar en tu trabajo diario, los
lineamientos definidos en el Código de Ética y Conducta de Proveedores de ids.
A partir de ahora, si tienes conocimiento de una posible violación al Código de Ética
y Conducta de Proveedores de ids, repórtalo inmediatamente a través de los
medios de denuncia establecidos para ello.
Responsabilidad Adquirida
Observancia y cumplimiento al Código de Ética
27Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial
Reconozco que he recibido el Código de Ética y Conducta para Proveedores de ids.
He leído y aceptado el Código de Ética y Conducta para Proveedores, como lo
manifiesto con mi rubrica en cada una de las hojas de este documento, y estoy obligado
a cumplir con las pautas descritas en ellos y, en caso de incumplimiento, seré sujeto de las
acciones disciplinarias y sanciones establecidas en dicho Código.
Entiendo que si tuviera conocimiento de alguna violación del Código de Ética y
Conducta de Proveedores de ids, deberé reportarlo inmediatamente a través de los
medios de denuncia establecidos para ello.
Nombre : __________________________________________________________Firma : __________________________________________________________Puesto: __________________________________________________________Fecha:__________________________________________________________Nombre del Proveedor:__________________________________________________________Domicilio: __________________________________________________________
Observancia y cumplimiento al Código de Ética