CÓDIGO MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS PR -0039 SE 0039 SE... · Secretaria General Fecha Julio de...

MANEJO Y CONTROL DE ACTIVOS

CÓDIGO

PR-0039-SE

EDICIÓN

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FECHA DE VIGENCIA Día Mes Año

PÁGINA 1 DE 13 01 08 2012

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Firma

Nombre Julio Cesar Zamora Araque Luis Eduardo Velásquez

Pineda. Rosa Lucía Rojas Acevedo

Cargo Auxiliar Técnico Activos Fijos. Jefe Departamento Servicios

Generales Secretaria General

Fecha Julio de 2012 Agosto de 2012 Agosto de 2012

1. OBJETIVO

Llevar el control e inventario de los bienes muebles e inmuebles adquiridos por FEDEARROZ – Fondo Nacional del Arroz, registrando todos sus movimientos: Ingresos, Mejoras, Traslados internos y entre Dependencias, Préstamos y Bajas, para garantizar una información y contabilización ajustada a los valores y existencias reales, reportando Ingresos y Bajas a la Oficina de Seguros para lo pertinente. 2. DIRIGIDO A Todos los funcionarios adscritos a FEDEARROZ – FONDO NACIONAL DEL ARROZ. 3. RESPONSABLES Jefe del Departamento de Servicios Generales, Profesional Activos Fijos y Técnico Auxiliar de Activos Fijos. 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones a éste Procedimiento las debe realizar el Jefe del Departamento de Servicios Generales, con la aprobación del Gerente General o de la Secretaría General. 5. DEFINICIONES

5.1 Manejo y Control de Activos: Este proceso se define como el conocimiento preciso del valor, ubicación y responsable de los bienes y propiedades de FEDEARROZ – FONDO NACIONAL DEL ARROZ, al cual se llega a través de varias etapas: Ingresos que se registran en el sistema y en contabilidad mensualmente, Mejoras, Traslados internos y entre dependencias, Préstamos y Bajas.

5.2 Activos Fijos Contables: Son todos aquellos bienes muebles o inmuebles caracterizados por tener una naturaleza duradera cuya vida útil es mayor a un (1) año, que FEDEARROZ – FONDO NACIONAL DEL ARROZ posee con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo normal de sus actividades o por el apoyo que prestan en la producción de bienes, productos y servicios, para el cumplimiento de su objetivo social, no destinados ni disponibles para la venta.


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5.3 Activos No Contables: Son aquellos cuyo valor es igual o inferior a medio salario mínimo legal mensual vigente, los cuales se registran afectando el gasto y, que por su naturaleza tienen el carácter de elementos devolutivos no contables, para efectos del control de inventarios individuales. 5.4. Ingreso de un Activo Fijo: Se presenta cuando una vez el Profesional o Técnico Auxiliar de Activos recibe los documentos soporte de la compra de un activo fijo contable o no contable para el ingreso al módulo de activos del sistema atlas, asignándolo a un funcionario y a una dependencia que se hace responsable del mismo. 5.5. Traslado de un Activo Fijo: Se presenta cuando por solicitud de un Funcionario, previa autorización del jefe del área, se cambia de forma permanente el responsable de un activo fijo contable o no contable. 5.6. Baja de un Activo Fijo: Se presenta cuando se determina que un activo fijo es inservible u obsoleto, (cuando se trate de equipos de computación se debe anexar el formato FR-128-DS-PR-0030 MANTENIMIENTO COMPUTADORES Y PERIFÉRICOS F.N.A., emitido por la División de Sistemas), se da el hurto o se tramita la donación. 5.7. Mejora de Activo Fijo: Se define como mejora de activo, a un mayor valor que se le da a un elemento con el fin de prolongar su vida útil o su productividad. 6. DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.1. PRECAUCIONES - Se debe activar toda compra de elementos cuyo valor y naturaleza ameriten la calificación y clasificación de Activo Fijo Contable o No Contable, de acuerdo con las normas contenidas en el Régimen Contable Colombiano. - Se deben ingresar con el valor de compra al listado general de Activos Fijos. - Se debe asignar placa de identificación individual a cada Activo Fijo. - Se debe destinar a una dependencia y asignar a cargo del funcionario responsable de su utilización y manejo. - Se deben registrar los movimientos de todos los Activos Fijos, los cuales siempre estarán precedidos de los trámites de rigor para cada caso particular, con la intervención del Departamento de Servicios Generales y la Auditoría Interna del Fondo Nacional del Arroz y Autorizados por el Ordenador. - Se deben reportar a la Oficina de Contabilidad del Fondo Nacional del Arroz y Oficina de Seguros, para su respectiva contabilización y pólizas de seguro cuando se trate de Ingresos, Mejoras o Bajas.


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- Se deben practicar visitas de inspección y verificación total o aleatoria, mediante pruebas selectivas, para conocer la existencia y estado general de los Activos Fijos Contables y No Contables. - Se deben hacer y legalizar mensualmente todos los Ingresos, Mejoras y Bajas. 6.2 FRECUENCIA 6.2.1 Cada vez que se presente un requerimiento o sea necesario registrar algún movimiento de Activos Fijos. 6.3 ANEXOS 6.3.1 FR-0051-SE-PR-0039 “Movimiento Equipos de Cómputo” (Digital en XLS). 6.3.2 FR-0052-SE-PR-0039 “Salida de Activos Fijos (Traslado, Préstamo o Mantenimiento)”. 6.3.3 FR-0053-SE-PR-0039 “Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos”. 6.3.4 AC-0006-SE-PR-0039 “Acta de Destrucción, Donación o Venta de Activos Fijos”.


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7. PROCEDIMIENTO 7.1 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /

REGISTRO ASOCIADO Se recibe físicamente el activo

solicitado verificando las especificaciones establecidas en la orden de compra.

Auxiliar Técnico Activos fijos / Profesional Activos Fijos. En seccionales Profesional que solicito el activo

Orden de compra Factura o remisión / Acta de recibo en seccionales

Cuando se trata de equipos de cómputo, acompañará el recibo un representante de la división de sistemas. Cuando sean equipos con especificaciones particulares por ejemplo de laboratorio acompañará el recibo un representante de la Dependencia solicitante.

Auxiliar Técnico Activos fijos / Profesional Activos Fijos / Representante de la Dependencia Solicitante.

Ingresar el Activo Fijo contable o no contable al respectivo inventario en el modulo de activos fijos del sistema “ATLAS”, cuyo código se asigna automáticamente. El responsable y la dependencia destino se toman con base en la información de la orden de compra.

Profesional / Técnico Auxiliar de Activos Fijos.

Sistema “ATLAS”

NO

SI

El Activo fue recibido en oficina principal.

Se instala la placa en el Activo fijo. Si son equipos de cómputo se envía a división sistemas para la correspondiente configuración.

Profesional / Técnico Auxiliar de Activos Fijos / Division Sistemas

Comprobante de entrada de activos fijos

RECIBO

ACTIVOS

Ingreso activo

al sistema

Instalación de

PLACA

INICIO

Activo

recibido en

Principal

1

1


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REGISTRO ASOCIADO Envío al centro de costo destino el

activo con placa de identificación, (cuando el activo es adquirido en la seccional se envía la placa),

anexando Comprobante de entrada de activos fijos generado por el sistema revisado y firmado por el Jefe del Departamento de

Servicios Generales

Profesional / Técnico Auxiliar de Activos

Fijos.

Comprobante de entrada de activos

fijos

Recibir el Activo Fijo contable o no contable por parte del funcionario responsable, en la seccional de destino.

Responsable del Activo Fijo

El responsable del activo debe verificar al momento del recibo y conforme con la solicitud realizada: que esté completo, su estado, hasta donde sea posible su adecuado funcionamiento y que tenga la placa de identificación.


NO: En el caso de que el activo no cumpla con lo solicitado se debe Informar por correo electrónico al departamento de servicios generales los motivos por los que el activo no está cumpliendo con la solicitud.


Correo electrónico

Se formalizará comunicación con el proveedor para evaluar las posibles soluciones (cambio del equipo, concesión, mantenimiento, otro).

Jefe del Departamento de Servicios Generales

Correo electrónico

Se comunicará al Responsable del activo fijo, para que evalúe nuevamente.


Correo electrónico

SI: Si la verificación es conforme debe firmar el comprobante de entrada y se devuelve al Departamento de Servicios Generales para su control y archivo.


SI

NO

Envío de Activo

y documentos al

centro de costo

Recibo de

activo en

Seccional

INFORMA A

SERVICIOS GENERALES

VERIFICACIÓN

CONFORME

INFORMA AL

PROVEEDOR

INFORMA AL

RESPONSABLE

DEL EQUIPO Y ENVÍA DE NUEVO

2

2

1

Acepta y firma

comprobante

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ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE

DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO

Remite información de ingreso de activos autorizadas a la Oficina de Seguros para su inclusión o retiro de la respectiva póliza de seguro y a Oficina de Contabilidad para control.

Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos

Archivo de soportes.


Supervisar y hacer seguimiento a todo el proceso, e informar cualquier inconsistencia al Jefe del Departamento de Servicios Generales.


Con el fin de verificar el estado general de los Activos Fijos, se realizarán visitas aleatorias a los diferentes centros de costo.


7.2 TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS


REGISTRO ASOCIADO

Solicitar y justificar mediante comunicación escrita la necesidad del traslado del Activo Fijo Contable o No Contable al Jefe de área e informar al director de la Seccional

Responsable inicial del Activo Fijo

Comunicación escrita – Correo electrónico

Autorizar y definir la asignación del nuevo responsable, enviar comunicación escrita estableciendo la justificación del cambio al Jefe del Departamento de Servicios Generales.

Jefe de área o director de la Seccional

Comunicación escrita – Correo electrónico

Diligenciar y firmar y hacer firmar al Jefe del área o Director Ejecutivo el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS


FR-0052-SE-PR-0039

Remite

información

Seguros y

Contabilidad

ARCHIVO

Seguimiento y

verificaciones

aleatorias

FIN

3

Solicitud de

Traslado

Establecer

nuevo

responsable y

comunicar

Diligencia FR-

0052-SE-PR-0039

1


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REGISTRO ASOCIADO

Trasladar físicamente a la nueva Seccional o Dependencia que lo requiere, adjuntando debidamente diligenciado y firmado el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS y suministrando la información complementaria como manuales de fabricante y hoja de vida del equipo.


FR-0052-SE-PR-0039

Una vez recibido el Activo por parte del Responsable Final del Activo Contable o No Contable se debe enviar copia al Departamento de Servicios Generales para la actualización de los inventarios en el Módulo de Activos del Sistema Atlas. El responsable inicial y el nuevo responsable del activo deben conservar copia del registro FR-0052-SE-PR-0039 diligenciado en su totalidad.

Responsable Inicial del Activo / Responsable

Final del Activo

FR-0052-SE-PR-0039

Correo electrónico

Recibir y confirmar la información y comunicar al Jefe del Departamento de Servicios Generales.


FR-0052-SE-PR-0039

Correo electrónico

Ingresar el traslado del Activo Fijo Contable o No Contable en el Módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS” (el que automáticamente modificará y actualizará el listado de activos fijos y el inventario individual) soportándose en el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS enviado. Este se entrega al Jefe del Departamento de Servicios Generales


FR-0052-SE-PR-0039

Documento de Traslado de Activos

Fijos del sistema ATLAS

Revisar y firmar el documento de Traslado de Activos Fijos emitido por el módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS” para su envío a la Dependencia solicitante.




Traslado

físico del

Activo

Envío de soporte diligenciado

FR-0052-SE-PR-0039

Recibo y

Confirmación de la

información

Actualización

del sistema

ATLAS

Firma del

documento emitido

por ATLAS

1

2


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REGISTRO ASOCIADO

Remitir debidamente firmado el documento de Traslado de Activos Fijos emitido por el módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS” al nuevo responsable del Activo Fijo.




7.3 PRÉSTAMOS DE ACTIVOS FIJOS


REGISTRO ASOCIADO

Previo consentimiento del Responsable del Activo Fijo solicitado en préstamo, diligenciar y firmar el formato SALIDA DE ACTIVOS FIJOS por parte del interesado y del funcionario responsable del Activo Fijo solicitado en préstamo.

Interesado en el préstamo del Activo Fijo

FR-0052-SE-PR-0039

Hacer efectivo el préstamo y deja el activo fijo en poder del Interesado en el préstamo.

Responsable del Activo Fijo.

FR-0052-SE-PR-0039

Ejercer control permanente, de la devolución de los Activos Fijos en préstamo en el estado entregado y archivar en cada caso los respectivos registros.

Responsable del Activo Fijo.

FR-0052-SE-PR-0039

Para la devolución del Activo Fijo se debe diligenciar nuevamente el FR-0052-SE-PR-0039, en constancia se deben conservar y archivar los respectivos registros.

Envío del documento

emitido por el

sistema ATLAS

2

FIN

Diligencia formato FR-0052-SE-PR-0039

Hace efectivo el préstamo

Control de la

devolución

INICIO

Devolución

FIN


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7.4 MEJORA DE ACTIVOS FIJOS ETAPA DESCRIPCION DE LA

ETAPA RESPONSABLE DOCUMENTO /

REGISTRO ASOCIADO

Recibir, revisar y aprobar la factura, orden de compra/servicio, orden de trabajo o contrato


Factura, orden de compra/servicio, orden de trabajo o contrato

Recibir copia del documento Correspondiente ya aprobado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales para su correspondiente registro y actualización en el módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS”.

Profesional de y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos.

Factura, orden de compra/servicio, orden de trabajo o contrato Aprobado.

Enviar, el documento de Mejora del Activo Fijo emitido por el sistema “ATLAS” con el incremento correspondiente, al funcionario responsable del Activo Fijo para su firma.

Profesional y/o Técnico Auxiliar de

Activos Fijos

Documento de Mejora del Activo Fijo emitido

por el sistema “ATLAS”

Recibir, firmar y devolver el documento de Mejora del Activo Fijo al Departamento de Servicios Generales para su control y archivo


Documento de Mejora del Activo Fijo emitido

por el sistema “ATLAS”

Recibir y archivar documento de Mejora, igualmente entregar el informe mensual actualizado de las Mejoras Realizadas a la Oficina de Seguros para los trámites pertinentes de esa dependencia.


Activos Fijos Informe mensual.

INICIO

Recibo de

documentos

Actualización

del sistema

ATLAS

Envío de

actualización

Aceptación y

devolución de

actualización

Archivo de

documento, entrega

de Informe.

FIN


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7.5 ACTAS DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA RESPONSABLE

DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO

Diligenciar, firmar y enviar, con el visto bueno del Director Ejecutivo, del Jefe de Planta o del Director del Centro de Investigación, según el caso, el formato “Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos”, al Departamento de Servicios Generales o presentarlo en la visita de inspección y verificación al Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos o al Jefe del Departamento de Servicios Generales, quien verificará físicamente el estado del Activo Fijo y si es procedente o no la baja solicitada.


FR-0053-SE-PR-0039

Si se trata de equipos de cómputo: Solicitar a la División de Sistemas el registro “Mantenimiento Computadores y Periféricos F.N.A.” del estado general del equipo o equipos cuya baja se pretende.

Jefe del Departamento de Servicios Generales.

FR-0128-DS-PR-0030

Entregar al Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz el registro “Solicitud y Concepto para Trámite de Baja de Activos Fijos” diligenciado y firmado, junto con los anexos.


Activos Fijos

FR-0053-SE-PR-0039

Recibir de parte del Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz el registro “Comunicación de Auditoria Interna” con el concepto favorable para tramitar el Acta de Baja de Activos Fijos Contables y No Contables


Activos Fijos

FR-0081-AF-PR-0048

INICIO

Solicitud de

Baja

Para equipos

de cómputo,

solicitud de

estado

Entrega de

soportes al

Auditor

Recibo de

concepto del

Auditor

1


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REGISTRO ASOCIADO

Elaborar y firmar el Acta de Baja en el modulo de activos fijos del sistema “ATLAS”, cuya información automáticamente se actualizara en los inventarios, y tramitar las firmas de la Secretaria General, del Auditor Interno del Fondo Nacional del Arroz y del Jefe del Departamento de Servicios Generales.

Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos,

Acta de Baja en el modulo de activos fijos del sistema “ATLAS

En la oficina principal y con intervención de la Auditoría Interna del Fondo Nacional del Arroz Destruir el Activo Fijo contable o no contable por parte del Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos. En las seccionales por parte del usuario, Director Ejecutivo y un representante de la Auditoria Interna, si se encuentra en la seccional en el momento de la Destrucción, Donación o Venta

En oficina principal: Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos Fijos. En seccionales: Usuario Responsable, Director Ejecutivo

Diligenciar y firmar por parte del los funcionarios que intervienen en la destrucción del (los) activo (s) el “Acta de Destrucción, Donación o Venta de Activos Fijos.

Funcionarios que intervienen en la destrucción del (los) activo (s)

AC-0006-SE-PR-0039

En caso de que el activo se destine para donación, se debe anexar solicitud por parte de la entidad que recibirá el Activo Fijo con los documentos que el Jefe del Departamento de Servicios Generales considere


Elabora y firma

Acta de Baja

Destrucción–

Donación –

Venta del

activo

Diligencia y

firma Acta de

Destrucción –

Donación -

Venta

1

FIN


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7.6 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LISTADOS DE ACTIVOS FIJOS

ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA

RESPONSABLE DOCUMENTO / REGISTRO ASOCIADO

Imprimir el inventario individual de Activos Fijos Contables y No Contables a cargo de cada funcionario


inventario individual de Activos Fijos Contables y No Contables

Constatar que todos los Activos Fijos Contables y No Contables registrados en el inventario se encuentren identificados con su respectiva placa y en poder del usuario o responsable


inventario individual de Activos Fijos Contables y No Contables

NO

Verificar si hay Activos fijos para dar de baja,


SI Si: Seguir procedimiento según 7.5

PR 0039 SE, Numeral 7.5

NO: Elaborar y presentar al Jefe del Departamento de Servicios Generales el informe de verificación y estado de los Activos Fijos, resultante de la visita realizada


Informe de verificación y estado de los Activos Fijos

Actualizar, los respectivos inventarios de Activos Fijos Contables y No Contables en el módulo de activos fijos del Sistema “ATLAS”

Profesional y/o del Técnico Auxiliar de Activos Fijos

inventarios de Activos Fijos Contables y No Contables del Sistema “ATLAS”

Imprimir, firmar y solicitar firma al Jefe del Departamento de Servicios Generales las cartas de responsables actualizadas y enviarlas a las Dependencias o Seccionales correspondientes

Profesional y/o del Técnico Auxiliar de Activos Fijos

Cartas de responsables actualizadas

INICIO

Inprimir inventario

individual

Constatar estado de

Activos

Hay activos

para baja

Seguir 7.6

Elaborar y presentar

Informe

correspondiente

Actualización de

Inventarios

Tramitar Cartas

de Responsables

y enviarlas

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ETAPA DESCRIPCION DE LA ETAPA

RESPONSABLE DOCUMENTO /

REGISTRO ASOCIADO

Recibir, verificar y firmar la respectiva carta de responsable y devolverla al Departamento de Servicios Generales para su correspondiente control

Responsable de los Activos Fijos Contables y No Contables

Cartas de responsables actualizadas

7.7 CIERRE MENSUAL CONTABLE 7.7.1 Imprimir los listados con base en la información del Módulo de Activos Fijos del Sistema “ATLAS” de los movimientos de Ingresos, Mejoras y Bajas de los Activos Fijos Contables y No Contables hechas durante el mes, para su respectiva consolidación mensual con la Oficina de Contabilidad del Fondo Nacional del Arroz por parte del Profesional y/o Técnico Auxiliar de Activos fijos, y correspondiente reporte a la Oficina de Seguros.

8. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA VERSION CAMBIOS

01 - 08 - 2012 3

Se ajusta procedimiento, se amplían definiciones, se integran al procedimiento: AX-0079-SE-PR-0039, AX-0080-SE-PR-0039, AX-0078-SE-PR-0039, AX-0075-SE-PR-0039 Se incluye numeral 8. Historial de cambios.

Firmar y devolver

la carta a Servicios

Generales

1

FIN

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