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Proceso: GESTION DOCUMENTAL

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Versión: 01

FORMATO: ACTA DE REUNION

Fecha:2014/12/19

Página: Página 1 del

ACTA DE CIERRE EMPALME SECRETARÍA DE HACIENDA

FECHA: Ibagué, diciembre 12 de 2019

HORA: 8:25 a.m. - 11:00 a.m.

LUGAR: Salón Sala de Audiencia Contraloría Municipal

ORDEN DEL DÍA

1. Preguntas sobre la información subida en el drive por parte del despacho de la Secretaria de Hacienda para la comisión de empalme

2. solicitudes, sugerencias, cometarios y recomendaciones

DATOS GENERALES:

a. Nombre del servidor responsable que entrega: Juan Vicente Espinosa Mario Montoya Gómez Gandy Varón Martha Ascencio Liliana carotina moreno

b. Cargo:

Secretario de Hacienda Director Presupuesto Director Contabilidad Directora Tesorería Directora Rentas

La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través de la plataforma PiSAMI y/o de Intranet de la Administración Municipal. La copia o impresión diferente a la publicada, será considerada como

documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcaldía de Ibagué

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Fecha:2014/12/19


c. Dependencia: Secretaria de Hacienda

d. Tema de entrega: Sesión cierre mesa de empalme Secretaria de Hacienda

e. Ciudad y fecha de suscripción: Ibagué, diciembre 12 de 2019

f. Lista de nivel directivo de la dependencia:

- Secretaria de Hacienda: Juan Vicente Espinosa Reyes Dirección de Presupuesto: Mario Montoya

- Dirección de Contabilidad Gandy Varón - Dirección de Tesorería: Martha Ascencio

Dirección de Rentas: Carolina Moreno

g. Nombre del delegado del mandatario electo que recibe:

- Andrés Felipe Bedoya.

h. Nombre del delegado de la Oficina de Control Interno para la dependencia:

- Fredy Bastidas

1. PREGUNTAS SOBRE LA INFORMACIÓN SUBIDA EN EL DRIVE POR PARTE DEL DESPACHO DE LA SECRETARIA DE HACIENDA PARA LA COMISIÓN DE EMPALME

- La comisión de empalme le solicita a la Directora de Rentas explicar a

detalle todo lo relacionado con la devolución de dinero según el acuerdo

025 del 2013 y la nulidad frente a esto, la doctora Carolina Moreno expone

que el fallo le fue dado a conocer en el mes de junio del 2019 por parte

del Despacho de la Secretaria de Hacienda con el fin de que se realizaran

las gestiones administrativas correspondientes, también indica que la

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Dirección de Rentas ha realizado mesas de trabajo con la Oficina Jurídica

ya que existían valores muy dispersos entre estas dos oficinas. Se logró

establecer que con este fallo de nulidad se verían inmersos 2.321

contribuyentes esto producto de un estudio más a detalle que se realizó

para determinar cuántos contribuyentes eran y que valor se iba a devolver

para tener un estimado de aproximadamente $10.000 millones producto

de las actividades (trabajo de metales y combustibles), así mismo esta

dirección indica que para realizar la compensación y/o devolucion de

dinero necesariamente deberá ser a solicitud de parte. El proceso de

compensación y devolucion está en cabeza del Secretario de Hacienda,

sin embargo, de los actos administrativos y la verificación de requisitos la

realiza la Dirección de rentas.

La comisión de empalme le solicita a la Directora de Tesorería explicar el

proceso de cobro coactivo y las etapas procesales de cada uno frente a

lo que el Secretario de Hacienda informa que la oficina de Cobro coactivo

ya realizo el impulso procesal hasta junio del año 2020, es decir la próxima

administración no tendrá que preocuparse por realizar este proceso

durante el primer semestre del año mientras realizan todo su

acoplamiento administrativo. Respecto a las vigencias 2013 — 2017 la

Doctora Martha Ascencio expone que ya se realizó la liquidación de

determinación oficial y aún falta notificar la misma.



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La comisión de empalme pregunta sobre el proceso de re organización

empresarial y solicitan aclarar la posición tanto de la Secretaria de

Hacienda como de la Oficina Jurídica. El Doctor Casabianca expone que

la Oficina Jurídica envió a la Secretaria de Hacienda los procesos de re

organización, sin embargo, dentro de la Secretaria no existe ninguno

profesional grado 15 que pueda llevar la representación jurídica del

Municipio frente a estos procesos, quien en ese sentido tendría la

competencia es la Oficina Jurídica. Existe un decreto que designa a la

Secretaria de Hacienda en cabeza de la Dirección de Rentas.

La comisión de empalme pregunta sobre el proceso de exoneración a

madres sustitutas del Impuesto Predial Unificado, frente a este tema la

Directora de Rentas expone los procesos que se han llevado desde el año

2018, aclarando que la exoneración para la vigencia 2018 se encuentra

dentro de un proceso con entes de control y la proyección de los actos

administrativos para la exoneración de la vigencia 2019 ya están en el

Despacho de la Secretaria de Hacienda; interviene la contratista del

Despacho Jermy Castaño indicando que el proceso de exoneración para

madres sustitutas 2018 no ha sido otorgada ya que se encontraron una

serie de inconsistencias especialmente en las actas de visita, caso que

ya es de conocimiento de los diferentes entes de control, es preciso

indicar también que el Despacho de la Secretaria tiene bajo su custodia

los 75 expedientes de la vigencia en mención, así como la trazabilidad de

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todo el proceso desarrollado durante los años 2018 — 2019, en el que ha

hoy se designó a la profesional especializada de la Dirección de Rentas

Adiela Espinosa como directora AD HOC para realizar el proceso de

visitas y proyectar los actos administrativos de exoneración, frente a la

vigencia 2019, la Dirección de Rentas allego al Despacho de la Secretaria

el día 09 de Diciembre finalizando la tarde la proyección de los actos

administrativos de dicha vigencia para que sean realizados y firmados por

el secretario para otorgar la exoneración.

El Doctor Javier Gonzales le pregunta al Doctor Gandy Varón ¿Cuál es la

última fecha de deterioro de cartera? Respondiendo que la última fecha

es del 31 de diciembre del 2018, según el Manual de Contabilidad de la

Alcaldía Municipal, se debe realizar de manera anual.

La comisión de empalme pregunta ¿Cuál es la fecha de corte de los

planes de mejoramiento? Donde se responde que todos los planes de

mejoramiento suscritos ante los entes de control tienen corte a 30 de

diciembre del 2019.

2. SOLICITUDES, SUGERENCIAS, COMETARIOS, Y RECOMENDACIONES.

El secretario de Hacienda actual extiende su disponibilidad de tiempo

para resolver dudas que tenga la administración entrante, incluso

después del tiempo establecido por la ley.



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La comisión de empalme realiza solicitud a la Dirección de Tesorería para

que en la base de datos de cartera se identifiquen los años antes de la

prescripción. Frente a esto la Doctora Martha Ascencio expone la

dificultad que existe en los sistemas de información para poder detallar lo

solicitado por la comisión de empalme, ya que el proceso se debe hacer

de manera manual y uno a uno lo cual lo hace muy dispendioso y

demorado. Así mismo expone que no se puede clasificar por etapas

procesales y el valor de la cartera ya que para determinarlo habría que

hacerlo expediente por expediente.

La comisión de empalme solicita la relación de los procesos de re

organización antes y después de la expedición del Decreto, establecer en

qué estado procesal están y si tienen medida cautelar.

El Doctor Casabianca sugiere que la cartera en el año 2020 se debe

volver a depurar y prestarle especial atención a la cartera de las vigencias

2009 — 2010.

La comisión de empalme sugiere apropiar de los procesos de la

Secretaria al personal de planta.

- Respecto al tema del contrato del Censo comercial la mesa de empalme

solicita que insumo va a dejar el censo y el beneficio.



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- La comisión de empalme solicita adelantar las gestiones necesarias para

la liquidación del impuesto predial unificado de la vigencia 2020 con la

Secretaria de las TIC.

- Queda constancia de que se le entrega al Doctor Andrés Bedoya copia

del acuerdo Municipal por medio del cual se cambian las tarifas del

Impuesto Predial para el Municipio de Ibagué, debidamente sancionado.

- Queda constancia que el Doctor Javier Gonzales le entrega un CD

"Seminario Taller" de la Contaduría General de la Nación, sobre estados

financieros a partir del año 2019 al Director de Contabilidad, donde estos

deben quedar al día con las notas relevantes.

- El Doctor Andrés Bedoya se compromete a tramitar las firmas del acta

inicial, acta de sesiones aclaratorias y acta de cierre del proceso de

empalme para el final de la tarde del día 12 de diciembre del 2019.

4. FORMALIZACIÓN

Los abajo firmantes manifiestan su pleno conocimiento de lo manifestado en los

numerales anteriores y, así mismo, de haberse surtido de forma cabal y

transparente la sesión aclaratoria establecido en la normativa y los lineamientos de

las autoridades nacionales.

JU N VICENTE ESP NOSA REYES Secretario de Hacie d Directivo Saliente

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Oficina de Control Interno

OTRAS FIRMAS:

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FREDY BASTIDAS

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Nota aclaratoria: Recuerde que el Acta de Informe de Gestión debe contener los puntos establecidos en la Ley 951 de 2005; así que este formato le puede servir de base para elaborar el Acta de Informe de Gestión, pero debe agregar todos los demás requerimientos legales.

Elaboró: Alejandra Peñuela. Reviso: Jermy Castañojet.



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