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CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC

ÁREA GESTIÓN COMERCIAL

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE

TRANSPORTE, MONTAJE, MANTENIMIENTO, VIGILANCIA Y DESMONTAJE DE LA

INFRAESTRUCTURA BÁSICA Y LOS MOTIVOS DEL ALUMBRADO NAVIDEÑO 2015 -

2016 EN MANIZALES Y MUNICIPIOS DE ÁREA DE INFLUENCIA DE CHEC.

MANIZALES, OCTUBRE DE 2015

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TABLA DE CONTENIDO

1. CONDICIONES CONTRACTUALES ......................................................................... 5

1.1. OBJETO ..................................................................................................... 5 1.2. ALCANCE DEL CONTRATO ..................................................................... 5 1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ............................................................ 7 1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA .............................................. 8 1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ....................................... 9

1.6. INFORMACIÓN GENERAL ..................................................................... 10 1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ........................... 10 1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN .................................................................................................... 10 1.6.3. TRANSPARENCIA ................................................................................... 11 1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO 11 1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES .............................................. 12

1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN......... 12 1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ...................................... 12 1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS .......................................................................... 12

1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ............................................. 13 1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA ............................................................. 13

1.9.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ................................................................. 13 1.9.2. IDIOMA DE LA OFERTA ......................................................................... 14 1.9.3. VIGENCIA DE LA OFERTA ..................................................................... 14 1.9.4. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ............................................................. 14 1.9.5. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ................................ 16 1.9.6. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ..................................................... 17 1.9.7. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA .......... 17 1.9.8. PRECIO .................................................................................................... 18 1.9.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA .......................................... 19 1.9.10. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ........... 20 1.9.11. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ...................................... 20 1.9.12. OTRAS CONDICIONES ........................................................................... 21

1.10. APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS .......................................... 21 1.10.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS .......................................................... 21 1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS .......................................... 22 1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ................................................................................................................ 23 1.10.4. CLÁUSULA DE RESERVA ...................................................................... 23 1.10.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA ......................................... 23 1.10.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ............................................................... 29

1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO .................................... 30 1.11.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ............................................................ 30 1.11.2. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO 30 1.11.3. INICIACIÓN .............................................................................................. 30 1.11.4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ............................................. 31 1.11.5. DOMICILIO CONTRACTUAL ................................................................... 31

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1.11.6. ADICIÓN O PRÓRROGA ......................................................................... 31 1.11.7. FONDOS .................................................................................................. 31 1.11.8. VALOR DEL CONTRATO ........................................................................ 31 1.11.9. FORMA DE PAGO ................................................................................... 31 1.11.10. RETENCIÓN DE PAGOS ......................................................................... 32

1.12. DOCUMENTOS DEL CONTRATO .......... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 1.13. GARANTÍAS DEL CONTRATO ............................................................... 32 1.14. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA........................................................... 34 1.15. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ............................... 34 1.16. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ............................................. 34 1.17. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS ............................................ 35 1.18. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ................................................... 37 1.19. RESERVA DE LA INFORMACIÓN .......................................................... 37 1.20. REQUISITOS DE LAS FACTURAS ......................................................... 38 1.21. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ........................................ 38 1.22. COMPENSACIÓN ................................................................................... 38 1.23. INTERVENTORÍA ................................................................................... 39 1.24. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL .................................................. 39 1.25. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............................................... 39 1.26. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ........ 44 1.27. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL45 1.28. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ................................................................ 45 1.29. INDEMNIDAD.......................................................................................... 45 1.30. CONFIDENCIALIDAD ............................................................................. 46 1.31. POLÍTICA AMBIENTAL ........................................................................... 46 1.32. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA ............................................. 47 1.33. CONTROL DE REGISTROS ................................................................... 48 1.34. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES .................................................. 48 1.35. TERMINACIÓN ....................................................................................... 48

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ........................................................................... 50

2.1. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA......................................... 50 2.2. OBLIGACIONES DE CHEC ..................................................................... 52 2.3. INFORMES ............................................................................................. 52 2.4. ETAPAS DEL PROYECTO ...................................................................... 52

2.4.1. ETAPA DE MONTAJE ............................................................................. 52 2.4.1.1. MONTAJE DE ALUMBRADO NAVIDEÑO MANIZALES ......................... 53 2.4.1.2. MONTAJE DE ALUMBRADO NAVIDEÑO MUNICIPIOS ........................ 54 2.4.2. ETAPA DE MANTENIMIENTO ................................................................. 55 2.4.3. ETAPA DE DESMONTAJE ...................................................................... 56 2.4.4. HORARIO DE TRABAJO ......................................................................... 57 2.4.5. PERSONAL .............................................................................................. 57 2.5. SALARIOS: .............................................................................................. 59 2.6. PERFIL Y EXPERIENCIA PERSONAL .................................................... 59 2.6.1. INGENIERO RESIDENTE ........................................................................ 59 2.6.2. TECNOLOGO ELECTRICISTA ................................................................ 60 2.6.3. PROFESIONAL EN SALUD OCUPACIONAL ......................................... 60 2.6.4. PERSONAL OPERATIVO ........................................................................ 60 2.6.4.1. Jefe de grupo: ......................................................................................... 61

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2.6.4.2. Liniero: .................................................................................................... 61 2.6.4.3. Ayudante Electricista: ............................................................................ 61 2.6.4.4. Almacenista: ........................................................................................... 61 2.6.4.5. Ayudante de almacenista: ...................................................................... 62 2.6.4.6. Conductor: .............................................................................................. 62 2.7. IDENTIFICACION DEL PERSONAL ........................................................ 62

2.8. ACTIVIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL ......................................... 63 2.9. VEHÍCULOS ........................................................................................... 64 2.9.1. PARA LA ETAPA DE MONTAJE ............................................................. 64 2.9.2. PARA LA ETAPA DE MANTENIMIENTO ................................................. 65 2.9.3. PARA LA ETAPA DE DESMONTAJE ...................................................... 65 2.10. BODEGA ................................................................................................. 65 2.11. ADMINISTRACION Y CONTROL DE MATERIALES ............................... 66 2.12. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ................................................................ 67 2.13. VALOR DE LOS TRABAJOS ................................................................... 67 2.13.1. COSTOS Y GASTOS DISTINTOS A LOS DE PERSONAL ...................... 68 2.13.2. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS ..................................................... 68 2.14. INFORMACIÓN DISPONIBLE ................................................................. 69 2.15. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS Y USO DE LOS DOCUMENTOS ....... 69 2.16. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES .............................. 69

3. FORMATOS ............................................................................................................ 71

3.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN .......................................... 71 3.2. FORMATO 2 - INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS 1 3.3. FORMATO 3 – CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA

NATURAL ............................................................................................................. 2 3.4. FORMATO 4 - APARTAMIENTOS............................................................. 3

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1. CONDICIONES CONTRACTUALES

Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

1.1. OBJETO

Prestación de servicios de transporte, montaje, mantenimiento, vigilancia y desmontaje de

la infraestructura básica y los motivos del alumbrado navideño 2015-2016 en Manizales y

municipios de área de influencia de CHEC.

1.2. ALCANCE DEL CONTRATO

En desarrollo del objeto el contratista deberá realizar las siguientes actividades: - Recibir, cargar, transportar y descargar en sus bodegas y/o sitios de montaje las figuras

volumétricas y planas que el contratista de “Fabricación, Reparación y Decoración” entregue antes y durante el montaje del alumbrado navideño (con base en cronograma de trabajo definido por el interventor).

- El contratista debe disponer de una bodega para el almacenamiento de todo el material

eléctrico, que será entregado por CHEC antes y durante la etapa del montaje. - Transportar las figuras volumétricas, planas, material lumínico al sitio donde se va a

montar, al igual que los materiales desde bodegas de CHEC a la destinada por el contratista, para el desarrollo del objeto contractual. Los oferentes deben considerar que en el transporte de materiales para el montaje y desmontaje se incluyen postes metálicos para el desarrollo del contrato.

- Elaborar actividades de levantamiento de requerimientos de materiales para la

instalación de las escenas conformadas por diferentes figuras (volumétricas y planas) e instalación de los circuitos necesarios para el suministro del fluido eléctrico a las figuras.

- Construcción y desmontaje de redes primarias y secundarias, incluidos replanteos. - Coordinar en conjunto con el personal designado por CHEC las acciones y permisos

requeridos con las autoridades municipales de tránsito, policía, obras públicas, autoridades ambientales, entre otras, requeridas durante la ejecución del montaje, mantenimiento y desmontaje del Alumbrado Navideño.

- Armado y pruebas de controles electrónicos secuenciales y controles de encendido y

apagado.

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- Ensamble, instalación, mantenimiento y retiro de controles eléctricos secuenciales y de encendido y apagado.

- Armado, pruebas y montaje de reflectores para iluminación de fachadas, árboles y otro

tipo de elementos. - Cableado de circuitos alimentadores y acometidas. - Instalación de medida directa y/o semidirecta.

- Por cada circuito de alumbrado navideño se debe hacer las adecuaciones del equipo de medida: acometida, instalación de caja hermética, medidor y líneas de carga (altura normalizada del equipo de medida dos metros).

- Montaje de todo lo requerido para la medida como cajas porta borneras, cajas para

medidor, medidores de energía, instalación de CT’s, acometida a tableros, tableros de distribución con su respectivo protecciones.

- Montaje de circuitos desde tableros para proveer de energía a las figuras navideñas. - Ensamble en sitio, montaje, pruebas y retiro de motivos navideños volumétricos y

planos. - Armado y conexionado de tableros de control. - Mantenimiento de todos los elementos instalados en las figuras navideñas. - Administración, almacenamiento, manejo y control de materiales durante todas las

etapas del proyecto, desde su instalación hasta el retiro y entrega de estos en el almacén de CHEC o el sitio que sea designado para tal fin en Manizales, incluyendo la etapa de mantenimiento.

- Control y vigilancia de los elementos y/o materiales del proyecto, una vez sean

instalados en terreno. - Suministro e instalación de formaletas en madera para reemplazo temporal de

adoquines o pavimentos en la zona de intervención. - Refacción de andenes en adoquín o en concreto o en cualquier material existente; las

refacciones deben quedar conformes al estado inicial de las zonas intervenidas. CHEC entregará un valor fijo para realizar estas labores, los cuales serán reportados en el formato de Lista de cantidades y precios de los Anexos Costos AN Manizales y Costos AN Municipios (deberá coordinar todos los aspectos relacionados con este tema con la oficina de Obras Públicas del municipio y/o propietario del área intervenida.)

- Vigilancia de los motivos durante el tiempo que estén en exhibición en el sitio destinado

para tal fin.

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En general todas las actividades requeridas para el montaje, mantenimiento y desmontaje del Alumbrado Navideño 2015 – 2016 a instalar en el Municipio de Manizales y demás municipios del área de cobertura CHEC, que garantice llevar a feliz término dicho proyecto. El contratista será responsable por los materiales y elementos entregados para el desarrollo del objeto contractual. Cualquier pérdida deberá ser justificada con la respectiva denuncia sin que con esto signifique que queda eximido de responder por los elementos perdidos, la forma de la reposición se coordinará entre el contratista y la interventoría de CHEC.

Definición del área de trabajo: Las labores serán ejecutadas en Manizales y los municipios del área de influencia de CHEC

citados en cuadro adjunto:

Municipios a Intervenir AN_2015

Chinchiná

Dosquebradas

Mistrato

Aránzazu

Salamina

San Felix (Salamina)

Dorada

Guarinocito (La Dorada)

Samaná

Riosucio

1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR

Podrán participar las personas naturales o jurídicas de nacionalidad colombiana que acrediten experiencia en las actividades objeto de este proceso contractual. Los requisitos que debe cumplir el oferente, son:

Tener una experiencia mínima en los últimos cinco (5) años contados hasta la fecha de cierre de la presentación de ofertas, en actividades de construcción y/o mantenimiento de Redes de Distribución de Energía Eléctrica en los niveles de tensión I y II; (No es válida la experiencia en instalaciones internas, domiciliarias, redes de datos, cableado estructurado o redes telefónicas). El monto de los contratos cuya experiencia se aporte no puede ser inferior a $1.000.000.000 (sin incluir el valor del IVA) para la sumatoria del valor de los contratos. Cuando los contratos realizados contengan actividades complementarias a las de esta contratación, se deberá acreditar solo la proporción correspondiente a las actividades de este objeto contractual. Se eliminará la propuesta en la que se llegare a comprobar certificaciones falsas, así sea una sola de ellas.

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En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. Esta experiencia debe ser reportada, antes de presentar la oferta en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC designará una persona para que realice la verificación directamente en la herramienta destinada para tal fin. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando en la oferta el número de los contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. Para incluir la experiencia en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, los certificados deberán ser expedidos por cada una de las empresas con que se tuvo contrato, firmados por el representante legal o el funcionario competente, conteniendo el objeto del contrato, su valor, la fecha de ejecución y toda la información que pueda ser relevante para comprobar la experiencia. Igualmente son válidas las copias de los contratos.

Asistir a la totalidad de la reunión aclaratoria, solo se aceptará un representante legal por oferente.

En caso de personas jurídicas, el objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los bienes o servicios requeridos en la presente solicitud de ofertas.

Igualmente, para participar, el interesado debe cancelar la suma establecida como pago de los términos de referencia, lo cual faculta al oferente para presentar la oferta.

El oferente debe tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra inscrito o con inscripción vigente, la oferta será rechazada.

No se admiten consorcios o uniones temporales, ni propuestas alternativas. En el caso de personas jurídicas, la experiencia de los socios no se tendrá en cuenta como experiencia de la firma.

De igual forma, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar

contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona, los empleados

de la CHEC ni los miembros de su Junta Directiva, y personas que se encuentren en curso

de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses

que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.

1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA

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CHEC realizará una reunión de carácter obligatoria en la cual se atenderán las inquietudes de los interesados en el proceso, acerca del objeto y las condiciones particulares del contrato previstas en los términos de referencia; dicha reunión se realizará el día martes 27 de octubre de 2015 a las 8.00 am., según el reloj del lugar donde se realizará la reunión: Sala del Área de Gestión Comercial, Estación Uribe, Manizales. La reunión estará a cargo de los profesionales Mónica Colorado García y Felipe Loaiza Correa. La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión y se deberá adjuntar con la oferta. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la asistencia a la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Tanto las personas naturales como el representante legal de las personas jurídicas que no puedan asistir, deberán enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria a persona diferente al posible oferente, siendo persona natural, o al representante legal siendo persona jurídica, será subsanable en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el asistente deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para el inicio de la reunión. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la asistencia a la reunión causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. Se recomienda que la persona que asista en representación de cada firma participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo un delegado solo podrá representar a un solo oferente. La no asistencia a la reunión aclaratoria será causal de rechazo de la oferta.

1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los términos de referencia tienen un valor no rembolsable de SEISCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS CINCUENTA PESOS ($644.350) M/CTE., valor que deberá consignarse a nombre de CHEC, NIT. 890.800.128-6, en la cuenta corriente número 7055010833-9 de BANCOLOMBIA, estipulando el concepto y NIT de quien consigna. Con la copia del recibo de consignación deberá acercarse a la oficina del equipo de trabajo Cadena de Suministro de CHEC, ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, o enviar la consignación vía fax (8899044)

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a nombre de Germán Augusto Osorio Ospina, o escaneada al correo german.osorio@chec.com.co, indicando nombre del oferente, NIT y concepto. El recibo de ingreso expedido por CHEC debe ser presentado con la oferta. Para la consignación respectiva, el oferente deberá estar matriculado como proveedor en CHEC; en caso de no estarlo, puede proceder con la consignación y posteriormente cumplir con este requisito, el cual será informado en su momento por la persona encargada de dicho trámite.

1.6. INFORMACIÓN GENERAL

1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE

La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Carácter Mixto, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las empresas del sector eléctrico.

1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN

Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.

Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

Sostenibilidad

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Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.

El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.

La protección y recuperación del medio ambiente.

La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás.

1.6.3. TRANSPARENCIA

La Empresa, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus servidores en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe a CHEC mediante el uso de la línea ética 01-8000-912432. La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministre.

1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO

El marco legal de la presente solicitud de oferta y del contrato que se derive de ésta será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142, 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigentes al momento de aceptar la oferta o suscribir el ‘contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994, 617 de 2000 y, de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9°, o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan. En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC. El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.

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1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008. El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato. CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.

1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN

1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la CHEC desde el día jueves 22 de octubre de 2015., así podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.

1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia podrán consultarse en el Área Gestión Comercial de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con los profesionales Mónica Colorado García y Felipe Loaiza Correa, teléfono 8899000 Ext. 1902, celular 311-3960171, en horario de oficina de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m., o por escrito a través de los correos monica.colorado@chec.com.co y felipe.loaiza@chec.com.co

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Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de ofertas. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC en días hábiles y horarios laborales.

1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrán lugar en el Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de la CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día martes 03 de noviembre de 2015 a las 3:00 p.m., en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de CHEC, Manizales, en original y una (1) copia. CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA

1.9.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN

Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.

Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.

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Estados financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2014

Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse y/o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable, siempre y cuando esté inscrito y vigente). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono 4445656, Medellín.

1.9.2. IDIOMA DE LA OFERTA

La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.

1.9.3. VIGENCIA DE LA OFERTA

La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha para efectos de la vigencia será esta última. En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.

1.9.4. DOCUMENTOS DE LA OFERTA

Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en Konfirma, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

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Certificado de Existencia y Representación Legal.

Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.

Estados financieros (Balance General y Estado de Resultados, con las notas respectivas) del último año, con corte a 31 de diciembre de 2014

Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos o fotocopiados, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el Oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación: a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato 1 adjunto.

(Subsanable a excepción de la firma). b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta

y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

a) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo

de caja), expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

c) Certificado de antecedentes fiscales del oferente, el cual podrá descargarse de la

página www.contraloriagen.gov.co (Subsanable). d) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente, cual podrá descargarse de la

página www.procuraduria.gov.co (Subsanable)

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e) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de pago de los términos de referencia de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.5. (Subsanable siempre y cuando el pago se haya realizado el pago antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas).

f) Paz y salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la

ley 789 de 2002. En caso de ser persona natural diligenciar el formato 3 adjunto. (Subsanable).

g) Constancia de asistencia a la reunión obligatoria. (Subsanable siempre y cuando se

haya asistido). h) Documento de autorización de asistencia a la reunión, en caso tal que no se haya

aportado el día de la reunión. (Subsanable). i) Oferta económica, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados

los formularios del, Anexo 1 .OFERTA ECONÓMICA., Anexo_2_Costos_A_N_Manizales_2015, Anexo_3_Herramienta_Manizales_2015, Anexo_4_Costos_A_N_Municipios_2015, Anexo_5_Herramienta_Municipios_2015.

Estos documentos se encuentran publicados en el Link ANEXOS. (No subsanable salvo errores aritméticos y lo descrito en el numeral 1.10.5.1. DESVIACIONES). j) USB que contenga archivos de Excel con la oferta económica

k) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato 2 adjunto.

(Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).

l) Formato 4 APARTAMIENTOS. En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las

especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado “APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo.

En cuanto a requisitos subsanables deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

1.9.5. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN

CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada. En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello

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implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental. El término “informalidad” se refiere a la utilización de expresiones o formatos diferentes a los indicados o corrientemente utilizados en el campo de la actividad que rige el objeto de la contratación, como ocurre cuando el oferente presenta datos por fuera de un formulario asignado para ello, pero en el cual se deduce claramente qué es lo que está ofreciendo.

1.9.6. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES

Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.

1.9.7. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA

Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación. Los oferentes presentarán la oferta en sobres cerrados, en original y una (1) copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:

“OFERTA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE, MONTAJE, MANTENIMIENTO, VIGILANCIA Y DESMONTAJE DE LA INFRAESTRUCTURA

BÁSICA Y LOS MOTIVOS DEL ALUMBRADO NAVIDEÑO 2015-2016 EN MANIZALES Y MUNICIPIOS DE ÁREA DE INFLUENCIA DE CHEC”

Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original. Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original. El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas, y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

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a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.9.4. Documentos de la Oferta.

b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados,

los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos. No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.

1.9.8. PRECIO

La oferta se debe presentar en pesos colombianos. Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir totalmente con el objeto y alcance estipulados en estos términos de referencia. Serán a cargo de contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la prestación del servicio que se pretende contratar, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato, además de los gastos generales y de administración de los servicios objeto del contrato. Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada. Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente,

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si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio. Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo con el porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC. Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.

1.9.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

El oferente deberá presentar la póliza de seriedad de la oferta, tomada a favor de particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales. El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448. El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6. La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.

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Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos: - No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato o el convenio, para el cual el oferente

Garantizado, presentó la oferta. - No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.

- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la

presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC.

- La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio, para el cual se ofertó.

- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado. La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.

1.9.10. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.

1.9.11. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN

Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.

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1.9.12. OTRAS CONDICIONES

El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la cotización conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.

Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de obra o servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.

1.10. APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS

En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerán los siguientes datos: Nombre de los oferentes y el valor total de la oferta incluido IVA. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, contractuales, financieros, técnicos y económicos de las ofertas.

1.10.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS

En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y

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condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.

1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS

CHEC, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia. Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia la oferta que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a. Cuando el oferente no tenga inscripción o inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM.

b. Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud pública de ofertas.

c. Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud de ofertas.

d. Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para

obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud de ofertas.

e. Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos requeridos

en la solicitud de ofertas que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por CHEC.

f. Cuando definitivamente no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el oferente o el representante legal de la firma, en las condiciones establecidas en la presente solicitud de ofertas o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

g. Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en

el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

h. Cuando CHEC al verificar la información presentada, encuentre que no corresponde

a la realidad.

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i. Cuando el oferente presente precios reajustables. CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, financieras y técnicas exigidas en la solicitud pública de ofertas y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS

CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:

a. En la fecha y hora de cierre de solicitud de ofertas y apertura no se presente ninguna oferta.

b. Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por CHEC.

1.10.4. CLÁUSULA DE RESERVA

CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes. Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa. Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC.

1.10.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA

1.10.5.1. DESVIACIONES

Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, de la siguiente manera: a) Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga

multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario.

b) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de

subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido.

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c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales (a) y (b) precedentes.

El oferente debe cotizar todos los ítems de insumos o recursos (cantidades, precios, materiales, mano de obra etc.) descritos en el formulario de precios unitarios. En caso de existir espacios en blanco, para efectos de la evaluación se tomará el mayor valor ofertado por los demás oferentes para ese ítem y para efectos de la aceptación de la oferta se tomará el menor valor propuesto por los oferentes para ese ítem. En el caso de que el ítem coincida en blanco para los oferentes se entenderá que el valor propuesto es cero y no se tomará como omisión y error del oferente. Si el ítem se presenta con valor cero se entenderá que el oferente no cobrara algún valor por ese ítem.

1.10.5.2. PRESELECCIÓN

El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán eliminadas. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse la evaluación económica final.

1.10.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN

La evaluación de las propuestas se fundamenta en los siguientes aspectos:

Análisis contractual y legal.

Análisis financiero.

Verificación cumplimiento de requisitos para participar.

Evaluación técnica.

Calidad comercial de la oferta.

a) Análisis contractual y legal: Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

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b) Análisis financiero:

Se trata de un análisis habilitador, para continuar el proceso de selección. En éste se evaluará y calificará la capacidad del oferente para cumplir con el objeto de la presente solicitud de ofertas en caso de resultar favorecido, los que aprueben la solidez financiera, puntaje mayor o igual a 14 puntos, continúan con la evaluación. El puntaje por solidez financiera del oferente se calculará teniendo en cuenta los estados financieros desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2014 que el oferente presente, para lo cual se aplicarán los siguientes cuatro (4) indicadores, cuyos puntajes se distribuyen de acuerdo con su importancia, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Ítem Nombre del indicador

Fórmula aplicada Puntaje si cumple

la condición Condición

1 EBITDA Ingresos Operacionales-Costo de

Venta Efectivos-Gastos de Administración Efectivos

8

No puede ser menor de

$107.819.712

2 Capital de

Trabajo Neto Operativo

Cuentas por Cobrar del Negocio + Inventarios – Cuentas por Pagar a

Proveedores de Bienes y Servicios

6 No puede ser

menor de $71.879.808

3 Índice de

Endeudamiento Pasivo Total / Activo Total 3

No puede ser mayor a 0,6

4 Cubrimiento

Carga Financiera

EBITDA/Gastos Financieros del Periodo.

3 No puede ser menor que 1,5

veces

Para efectos de calcular el EBITDA

En las ventas o ingresos del periodo, sólo se tendrán en cuenta los ingresos correspondientes a la operación del negocio. No se tendrán en cuenta los otros ingresos que no sean operacionales.

En los costos de venta efectivos se tendrán en cuenta los costos de operación, excluyendo las cuentas no efectivas.

En los gastos de administración efectivos, se tendrán en cuenta los gastos operacionales y se excluirán las cuentas no efectivas.

Para efectos de calcular el Capital de Trabajo Neto Operativo

Se entenderá como cuentas por cobrar del negocio la cartera y los anticipos entregados

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distintos a impuestos. En las cuentas por cobrar no se consideran para efectos de calcular el capital de trabajo neto operativo, los saldos de deudores varios, los saldos de préstamos a socios, los saldos de préstamos a particulares, los anticipos de impuestos, ni los préstamos otorgados a empleados.

Solo se tendrán en cuenta las cuentas por cobrar del negocio, netas, después de las provisiones de cartera.

En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta todas las cuentas del pasivo corriente, menos las obligaciones financieras de corto plazo, y algunas cuentas que pueden aparecer ocasionalmente como dividendos por pagar e intereses por pagar.

En las cuentas por pagar se tendrán en cuenta las cuentas por pagar a socios y si se tienen clasificadas en el largo plazo, serán reclasificadas para efectos de análisis de la solidez, en el corto plazo.

Se realizarán los cálculos para cada uno de los indicadores teniendo en cuenta las fórmulas descritas en el cuadro anterior, cuyos puntajes obtenidos se indican en la tercera columna.

Datos para el cálculo de los indicadores financieros

Los datos para el cálculo de los indicadores financieros se extractan únicamente del balance, estado de resultados y notas oficiales de aclaración de los mismos que estén debidamente suscritos por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si da lugar.

Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido en el análisis financiero serán descartadas.

c) Verificación cumplimiento de requisitos para participar: Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.

d) Evaluación técnica: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos. Se verificará que cada ítem tenga su correspondiente APU, y se verificará que el valor unitario logrado en el APU coincida con el registrado en la oferta económica.

e) Calidad comercial de la oferta: Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas

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con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos, será eliminada.

1.10.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD

Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores. La evaluación económica es la última etapa del proceso y se hará a partir de la información consignada en el formato de oferta económica, el cual incluye todos los ítems del contrato que deben ser calculados por el oferente. Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor económico e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:

Dónde: P: Puntaje de ponderación. P1: Valor oferta evaluable más baja. Px: Valor oferta que se está ponderando. Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir, el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones. En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes

1.10.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS

Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”.

100*1

XP

PP

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Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes. Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que ya se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV. La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.

1.10.5.6. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES

El informe de evaluación se pondrá a disposición de los oferentes que presentaron ofertas, por un término de tres (3) días hábiles, para que presenten observaciones sobre las mismas en el plazo mencionado. El informe de evaluación se enviará al correo electrónico de cada uno de los oferentes y estará disponible para tales efectos en el Equipo de Cadena de Suministro. En ningún caso se permitirá la toma de fotocopias, fotografías y similares de documentos; así mismo, en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, mejorar, retirar o modificar las ofertas propias o ajenas. Cualquier actuación encaminada a tal sentido conllevará el rechazo de la oferta del proponente responsable de tal conducta.

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Por el hecho de presentación de las ofertas y de acuerdo con lo contenido en la carta de presentación, los oferentes autorizan a CHEC para que durante el lapso de los tres días sus ofertas puedan ser enseñadas a los demás oferentes.

1.10.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

CHEC aceptará la propuesta al oferente que obtenga la mayor puntuación, siempre y cuando cumpla con todos los requerimientos descritos en la solicitud de ofertas. Si es del caso, CHEC podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico. Si ninguna de las ofertas se ajusta a los intereses económicos de CHEC, las ofertas podrán ser rechazadas sin necesidad de dar explicación o contraprestación a los oferentes.

1.10.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA

Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole. El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico. Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.

1.10.6.2. AJUSTE ECONÓMICO

Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; CHEC decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.

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Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable para CHEC. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.

1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

1.11.1. NATURALEZA DEL CONTRATO

El contrato se entenderá como de PRESTACIÓN DE SERVICIOS y por lo tanto el contratista actuará por su propia cuenta y riesgo, con absoluta autonomía, y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada.

1.11.2. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PERFECCIONAMIENTO

Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar las garantías requeridas por CHEC, necesarias para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. Las garantías y el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja) las debe dirigir al Equipo Cadena de Suministro. Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas las garantías por parte de CHEC.

1.11.3. INICIACIÓN

Una vez el contrato sea firmado y notificado al contratista, éste deberá entregar a CHEC las garantías solicitadas para la formalización. Una vez las garantías reciban la aprobación por parte de CHEC, se requerirá por escrito al contratista para que cumpla en un plazo no superior a cinco (5) días calendario posterior al requerimiento, con los siguientes requisitos:

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Implementación del plan básico del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Hojas de vida de todo el personal a contratar las cuales serán avaladas por CHEC, en cumplimiento de los requisitos de experiencia y educación exigida.

Surtir los exámenes médicos de ingreso y presentar los certificados de aptitud. Posterior al cumplimiento de estos requisitos se firmará el acta de iniciación de los trabajos por el interventor y el contratista, previa aprobación de CHEC. CHEC no pagará ni se hará responsable por los trabajos que realice el contratista con anterioridad a la fecha de iniciación estipulada en el acta.

1.11.4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato es de ciento veinte (120) días calendario, contados a partir de la firma del acta de inicio. 1.11.5. DOMICILIO CONTRACTUAL Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales.

1.11.6. ADICIÓN O PRÓRROGA

El contrato podrá ser adicionado o prorrogado por convenio entre las partes.

1.11.7. FONDOS

El valor del contrato será cancelado con recursos propios.

1.11.8. VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato es de cuantía estimada y su valor real dependerá de los trabajos realmente ejecutados multiplicados por los valores ofertados y aceptados por CHEC.

1.11.9. FORMA DE PAGO

CHEC cancelará al contratista mediante actas mensuales firmadas entre las partes, donde se liquidarán las cantidades recibidas a satisfacción por el interventor a los precios aceptados por CHEC. CHEC hará los pagos al Contratista mediante consignación en una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. Los pagos se efectuarán dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de la factura en Soporte Administrativo (Gestión Documental) de CHEC. En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:

Número del contrato

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Formato Distribución de la Ejecución de Servicios u obra por Municipios, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (En caso de que aplique)

Número de la suborden

Número de batch de recepción (En caso de que aplique)

Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece) Para el primer pago, el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2013, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la Ley. En ningún caso se concederá anticipo.

1.11.10. RETENCIÓN DE PAGOS

CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes o servicios defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para cubrir el valor de los perjuicios que cause el contratista a CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por éstas o para cubrir el pago de multas, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al contratista. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuará los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.

1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO

El contratista presentará garantías a favor de particulares que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia y preferiblemente con sucursal en Manizales. El Contratista podrá presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista.

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En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas. El contratista deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros. A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista, en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Estas garantías serán las siguientes:

De cumplimiento, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicional.

Calidad del servicio, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del contratista, por el término contractual y un año más.

De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y 3 años más.

De responsabilidad civil extracontractual, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor estimado del contrato (incluido IVA) y su vigencia será desde el día hábil siguiente al recibo por parte del contratista de la carta de aceptación de la oferta, por el término contractual y sesenta (60) días calendario adicional.

El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista. En caso de mora o incumplimiento del contratista de las obligaciones que aquí se establecen, CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de CHEC, para lo cual efectuará examen de la solicitud, valores, condiciones generales y particulares con

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sujeción a la póliza o certificado matriz e idoneidad del garante, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato.

1.13. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente.

1.14. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN

El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte, ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito del Representante Legal de CHEC o su delegado para tal fin. Esta autorización deberá solicitarse por escrito, con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte.

1.15. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS

El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, industria y comercio, y contribución de obra pública), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas el IVA o el impuesto al consumo tenga alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. El contratista deberá discriminar en su oferta el IVA, en caso de generarse. Si no se genera, manifestará el motivo por el cual no se genera. En caso que el IVA se genere y no se discrimine, se entenderá incluido en su oferta; si el oferente favorecido considera tal circunstancia como no viable, su oferta será rechazada. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley.

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Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista. El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. CONTRIBUCIÓN DE OBRA PÚBLICA En los contratos de obra pública se retendrá sobre el valor de todo pago, incluido el anticipo, el porcentaje vigente al momento del respectivo pago o anticipo. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna.

1.16. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS

En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta, en el contrato o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor

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de éste u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. En el evento en que el contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo, de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del contratista, se cobrará por la vía judicial. Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor total del contrato. Las causales de deducciones por incumplimiento son las siguientes:

Por demora en la presentación de los documentos para la formalización del contrato

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para la formalización del contrato, tales como las garantías exigidas por CHEC y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la carta de aceptación de la oferta, CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor estimado del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento.

Por retardo o incumplimiento En caso de mora o incumplimiento por parte del Contratista de las obligaciones establecidas en el contrato, éste autoriza a la CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en el cumplimiento o en la mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el Contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC.

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Por suspensión injustificada del contrato Si cumplido el plazo fijado para iniciar la ejecución del contrato el Contratista no ha dado inicio al mismo, la CHEC aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude.

Por omitir información sobre multas, deducciones y sanciones La omisión o el ocultar información sobre multas, deducciones y sanciones dará como resultado la imposición de una deducción por un valor correspondiente a 15 SMLMV.

Por omitir el reporte oportuno de accidentes de trabajo Si no se reportan los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas calendario siguientes a la ocurrencia de los mismos, se cobrará una deducción equivalente a 0.25 SMMLV por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora.

1.17. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

De conformidad con la Ley, el Contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por la CHEC, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de la CHEC al Contratista. Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse a CHEC por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan comenzado. Dentro de los diez (10) días siguientes, suministrarán a CHEC todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que CHEC pueda requerir. Es responsabilidad del interventor el cabal conocimiento de tales hechos, pues debe estar permanentemente al tanto de las actividades que se ejecutan y de los problemas que puedan surgir durante su desarrollo.

1.18. RESERVA DE LA INFORMACIÓN

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La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea.

1.19. REQUISITOS DE LAS FACTURAS

Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley, pues la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. El contratista podrá optar por emitir factura como título valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura, verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en las oficinas del Proceso de Gestión Documental; si la factura es título valor, en el original y las dos copias se colocará un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista o proveedor y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha de recepción de la factura. En la factura o título valor se debe indicar el número de la aceptación de oferta o contrato que CHEC haya asignado.

1.20. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA

La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita o por correo electrónico. No se autorizan órdenes verbales procedentes del Interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista

1.21. COMPENSACIÓN

Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista autoriza a la CHEC para que compense cualquier valor que el Contratista adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba , o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la

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presente solicitud de oferta, o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con la CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto , así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal , todo lo cual no obsta para que la CHEC pueda reclamar los valores que el Contratista quede adeudando una vez realizada la compensación.

1.22. INTERVENTORÍA

CHEC ejercerá la supervisión por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al Contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas instrucciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados. La entrega de informes de parte del contratista al interventor, deberá realizarse a través de medio magnético.

1.23. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL

Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre la CHEC y el Contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato.

1.24. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales. El contratista deberá contar con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1443 de 2014, el cual será evaluado por el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo CHEC S.A. E.S.P, una vez se haya adjudicado el contrato y como prerrequisito para el inicio de actividades. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en el país en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo; deben identificar y garantizar su cumplimiento, apropiarlas a los riesgos inherentes al objeto del contrato, como medida de control a los mismos. El plan de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá contener como mínimo:

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A. Requisitos legales: deberá cumplirse con TODAS las normas aplicables en materia laboral, de Seguridad y Salud en el Trabajo, considerándose principalmente las siguientes:

TITULO NORMA

Por la cual se dictan medidas que buscan preservar, conservar y mantener la salud de los individuos en sus ocupaciones.

Ley 9 de 1979 Tít. III, Tit VII. Congreso de Colombia

Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

Resolución 2400 de 1979.Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional en el país.

Decreto N° 614 de 1984. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo. COPASO.

Resolución 2013 de 1986 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Por la cual de dictan disposiciones para la implementación del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST).

Decreto 1443 de 2014 Presidencia de la República.

Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones

Ley 100 de 1993, decretos y resoluciones reglamentarias.

Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Decreto Ley N° 1295 de 1994, y sus actualizaciones.

Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Automotor Especial

Decreto 174 de 2001. Ministerio de Transporte

Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Automotor Mixto.

Decreto 175 de 2001. Ministerio de Transporte

Regula todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos

Decreto 3075 de 1997 Ministerio de Salud

Organización, administración y prestaciones del SGRP

Ley 776 de 2002.

Ley de Acoso Laboral, por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros.

Ley 1010 de 2006. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.

Resolución 2346 de 2007, Ministro de la Protección Social

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Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo.

Resolución 1401 de 2007 Ministerio de la Protección Social

Por la cual se adoptan medidas en relación con el consumo de cigarrillo o de tabaco.

Resolución 1956 de 2008. Ministerio de la Protección Social

Establece la obligatoriedad del registro del COPASO ante el Ministerio de la Protección Social

Resolución 1457 de 2008. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional.

Resolución 2646 de 2008. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se adopta el Reglamento de Salud Ocupacional en los Procesos de Generación, Transmisión y Distribución de Energía Eléctrica en las empresas del sector eléctrico (cuando aplique).

Resolución Número 1348 de 2009, Ministerio de la Protección Social

Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas

Resolución 1918 de 2009 Ministerio de la Protección Social

Ley de Seguridad Vial Ley 1503 de 2011. Ministerio de Transporte. Resolución 1565 de 2014.

Creación de comité de convivencia laboral. Resolución 652 de 2012. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.

Ley 1562 de 2012. Ministerio de la Protección social.

Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas (cuando aplique)

Resolución 1409 de 2012. Ministerio de la Protección Social

Por el cual se reglamentan los artículos 33,4,5,6,7,9,10,12,13,18 y 19 de la ley 1503 de 2011

Decreto 2851 de 2013. Ministerio de Transporte

Por la el cual se reglamenta el pago de incapacidades laborales a cargo del empleador

Decreto 2941 de 2013. Ministerio de Trabajo

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector del Trabajo

Decreto 1072 de 2015. Ministerio de Trabajo

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B. Comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASTT) El oferente deberá dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente, la resolución 2013 de 1986 que resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas a conformar un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). El artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la obligación de nombrar un Vigía Ocupacional.

C. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista. El oferente contratista deberá presentar su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), según lo establecido en el decreto 1443 de 2014, este debe incluir el cronograma de actividades de gestión; adicionalmente deberá contar y entregar al interventor el informe de indicadores de ausentismo de forma mensual en el formato establecido por CHEC, lo mismo que la investigación de los accidentes graves o fatales, en cumplimiento a la resolución 1401 de 2007. El contratista deberá contar con un profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo con experiencia y dedicación del 100%, 192 horas al mes durante el desarrollo del contrato (contratos que involucren riesgos críticos y aquellos que los que disponga el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo Chec), quien hará acompañamiento y gestionará el plan de seguridad y salud en el trabajo. El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de Chec y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas. En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las sanciones o multas a que haya lugar.

D. Programa de Ccapacitación e Iinducción en Seguridad y Salud en el Trabajo El oferente contratista deberá presentar su programa de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo, aplicado a la obra o servicio con base en la Identificación de peligros y evaluación de riesgos, mecanismos de control e identificación de aspectos e impactos ambientales e impacto social. Antes de iniciar el contrato el personal del mismo deberá recibir una Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo.

E. Exámenes médicos ocupacionales al personal

El contratista deberá realizar los exámenes médicos ocupacionales de ley y exámenes especiales de acuerdo a su actividad económica, cuando aplique, a los trabajadores

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adscritos al contrato. El contratista deberá tener disponibles los conceptos de aptitud del examen médico para la interventoría de CHEC, los cuales serán verificados antes de iniciar las actividades, éstos pueden estar en forma física o en medio digital.

F. Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos para el contrato a ejecutar. El oferente/contratista deberá presentar a CHEC la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos asociados al contrato. Para lo cual deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:

- Inventario de actividades y tareas.

- Identificación de peligros en cada actividad.

- Evaluación del riesgo asociado al peligro.

- Personal expuesto

- Valoración del riesgo

- Control existente

- Calificación del riesgo - control existente

- Tratamiento - controles futuros

- Implementación y seguimiento a las medidas de prevención y control para cada riesgo conforme lo establecido por la legislación nacional vigente, incluyendo las aplicables para el sector eléctrico.

G. Plan de emergencia. El oferente que resulte seleccionado, antes de iniciar el contrato, deberá tener diseñado y difundido el plan de emergencias, el cual debe estar alineado con el plan de emergencias de CHEC. La interventoría CHEC solicitará las evidencias del cumplimiento de éste requisito.

H. Descripción del equipo de protección personal, ropa y herramientas de trabajo. El contratista deberá poner a disposición del personal a su cargo todos los elementos de protección personal, requeridos para cumplir con las tareas de acuerdo a los riesgos identificados; deberá inspeccionar y mantener inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o pérdida. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato. El oferente, deberá tener en cuenta su oferta la cantidad y las características de los equipos de protección personal y ropa de trabajo resultante de la matriz de peligros y evaluación de riesgos, para cada actividad que se desarrolle en el contrato. Está terminantemente prohibido el uso de herramientas artesanales (hechizas o confeccionadas artesanalmente) o que no cumplan normas técnicas de calidad

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colombiana o reconocidas internacionalmente, así mismo no podrá hacer uso de herramientas en mal estado. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará

1.25. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL

El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensiones), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensiones) y parafiscales, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo. El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o factura, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente. El oferente debe tener en cuenta que la Ley 1607 de 2012 creó un tributo con destinación específica, denominado impuesto de renta para la equidad – CREE a cargo de las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, en beneficio de los trabajadores, la generación de empleo, y la inversión social, gravamen atribuible a la utilidad reportada en desarrollo del contrato. Pese a que las personas naturales no ostentan la calidad de sujetos pasivos del referido impuesto, el artículo 25 de la citada ley exoneró a las personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto de renta complementarios y las personas naturales empleadoras que contraten dos (2) personas o más de los aportes parafiscales con destino al SENA e ICBF a partir del 1 de mayo de 2013, sobre los trabajadores que individualmente considerados devenguen hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales, por tanto, las personas naturales y jurídicas no deberán incluir dichos conceptos como costos de personal al momento de preparar las ofertas. El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1 de enero de 2014, de los trabajadores que devenguen individualmente considerados hasta 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes, con sujeción a los artículos 21 y siguientes de la Ley 1607 de 2012. Por lo que el oferente no deberá contemplar estos costos en la propuesta.

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Los empleadores de trabajadores que devenguen individualmente considerados más de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes seguirán obligados a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y los pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 7 de la Ley 21 de 1982, los artículos 2 y 3 de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1 de la Ley 89 de 1988 y de acuerdo con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables en concordancia con los parágrafos 1 y 2 del artículo 25 de la ley 1607 de 2012.

1.26. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Cuando el contratista sea persona natural, la base de cotización para el sistema de seguridad social corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, ingreso base que no podrá exceder de 25 SMLMV ni ser inferior a 1 SMLMV, so pena de ser reportado a la UGPP (Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones de la Protección Social). Dando cumplimiento a lo consagrado en el Decreto 723 de 2013 expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas complementarias, CHEC realizará la afiliación de sus contratistas (personas naturales) al Sistema General de Riesgos Laborales, a la ARL que sea escogida por cada contratista, siempre que sea admitida dicha afiliación por parte de la Administradora de Riesgos Laborales. Al contratista le corresponderá pagar de manera anticipada el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. CHEC pagará el valor de la cotización de manera anticipada cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV o V, sin perjuicio de la verificación que CHEC realice del pago mensual de aportes por parte de sus contratistas al sistema general de riesgos laborales, para lo cual podrá decidir efectuar el pago anticipado de las cotizaciones por los riesgos I, II o III, y efectuar el recobro al contratista en la facturación o cuenta de cobro respectiva, en el mes inmediatamente siguiente al pago por parte de CHEC. Todo lo anterior será objeto de rigurosa verificación por parte del interventor.

1.27. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

El Contratista deberá proveer al personal que utilice para el desarrollo del objeto contractual de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de los trabajos a realizar, debiendo cumplir con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad.

1.28. INDEMNIDAD

El Contratista mantendrá indemne a la CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de éste contrato. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra la CHEC por este concepto, el Contratista será notificado por lo más pronto posible por la Empresa para que

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por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado.

1.29. CONFIDENCIALIDAD

El Contratista se obliga a guardar absoluta reserva de la información confidencial de CHEC de la que tengan conocimiento y que les sea suministrada para la ejecución del objeto contractual.

1.30. POLÍTICA AMBIENTAL

El CONTRATISTA deberá asegurar el cumplimiento del lineamiento ambiental de la Política del Sistema de Gestión Integral de CHEC y de manera estricta de las normas ambientales vigentes que le apliquen a las actividades que se deriven del contrato. Lineamientos de la Política Ambiental de CHEC:

Velar por el cumplimiento de la legislación ambiental y los compromisos voluntarios suscritos en el ámbito de su actuación.

Realizar la gestión ambiental con enfoque preventivo y hacer uso racional de los recursos que emplea.

Mejorar continuamente el desempeño ambiental, en el marco de las posibilidades tecnológicas y económicas.

Promover y fortalecer la cultura ambiental de los grupos de interés pertinentes.

Afianzar la comunicación transparente de la gestión ambiental con los grupos de interés y propiciar su participación basados en relaciones de respeto y confianza mutua.

Además deberá solicitar apoyo de los profesionales Ambientales de CHEC, para la obtención de los permisos ambientales que se requieran para el desarrollo de las actividades propias del contrato, para ejercer control y mitigación de los impactos ambientales que se puedan derivar en su desarrollo. Los profesionales Ambientales, llevarán acabo visitas de campo, solicitará reportes, certificados o reuniones de ser necesario, con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de estos requisitos. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción, con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Este canal entre contratista – CHEC será mediante la interventoría de dicho contrato. EL CONTRATISTA se responsabiliza ante CHEC y las entidades de control y vigilancia, de las mencionadas disposiciones, por el cumplimiento de ellas por parte del personal a su cargo.

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Requisitos legales aplicables Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones vigentes en el país. Igualmente debe presentar de manera consolidada la forma en que dará cumplimiento a los requisitos legales que le aplican con base en las actividades a desarrollar en el contrato. En caso de que se emita una norma nueva durante la ejecución del contrato, el contratista deberá establecer un plan de acción para darle cumplimiento. El contratista deberá conocer el plan de ordenamiento territorial de cada municipio donde realizará las obras y las deberá realizar de conformidad con éste (Chinchiná, Dosquebradas, Mistrató, Aránzazu, Salamina, San Félix, Dorada, Guarinocito, Samaná, Riosucio) Manejo de residuos: El CONTRATISTA deberá depositar de acuerdo a los procedimientos empleados los residuos y/o materiales generados durante el desarrollo de las actividades propias del contrato, para gestionar la adecuada disposición final, cumpliendo con la normativa ambiental vigente para tal fin. Los residuos generados tipo escombros serán dispuestos de acuerdo a las condiciones del lugar donde se generen (escombreras autorizadas de la zona). CHEC se encargará de dar disposición final de los elementos que se encuentren inventariados y aquellos acordados con la INTERVENTORIA, los elementos que poseen un valor comercial serán cargados y almacenados en la bodega de aprovechamiento, los residuos que no tengan valor comercial serán dados de baja y a estos se les dará una correcta disposición final de acuerdo a la normatividad ambiental vigente. Los residuos cuya disposición final sea responsabilidad del contratista, se encargará de gestionar la correcta disposición final, de acuerdo a la normatividad ambiental vigente, cabe destacar que en estos procedimientos CHEC podrá solicitar certificados de disposición final, certificados de eliminación, formatos, informes, etc. Intervenciones Forestales: Está totalmente prohibido realizar intervenciones forestales, dada la necesidad de realizar cualquier actividad de este tipo, es estrictamente necesario contar con el previo aval y concepto de la interventoría, por parte de CHEC S.A E.S.P El contratista solo podrá descopar o erradicar completamente la vegetación cuando se disponga del respectivo permiso de la autoridad ambiental competente y exista plena justificación para ello, para lo cual estará apoyado en primer lugar por la Interventoría, quien deberá soportar adecuadamente ante el proceso de Gestión Ambiental de CHEC S.A. E.S.P. la respectiva necesidad para lograrse el trámite ante la respectiva autoridad ambiental competente para cada departamento.

1.31. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA

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El Contratista será responsable hasta por culpa leve por todas las actividades que desarrolle en cumplimiento del objeto del contrato. De igual forma, el Contratista responderá civilmente por los perjuicios que cause a la CHEC o a terceros en desarrollo del mismo, hasta la terminación y liquidación definitiva del contrato. El Contratista será responsable si por causas imputables hasta por culpa leve por sus actos u omisiones ante CHEC o terceros, por todos los elementos y materiales transportados por él en la ejecución del objeto del contrato, en cualquier sitio que se encuentren durante la vigencia del mismo. El Contratista asumirá toda responsabilidad por cualquier demanda o reclamación contra la CHEC y sus empleados, instaurada por cualquier persona, por cualquier tipo de daño proveniente de sus actos u omisiones de sus funcionarios y/o empleados, en desarrollo del contrato.

1.32. CONTROL DE REGISTROS

En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros.

1.33. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato de Revaluación de Proveedores, a través del cual se evaluará el desempeño del contratista de acuerdo con los siguientes criterios: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto y servicio, criterios aplicados solo para los contratos de suministro de bienes. Para contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes se tienen los siguientes criterios: Calidad, oportunidad, comunicación clara y oportuna, asesoría de quejas y reclamos, y asesoría y conocimiento técnico. Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su sistema de gestión de calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista.

1.34. TERMINACIÓN

El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes o en forma unilateral por el contratante cumplido, cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las obligaciones a cargo de la otra parte.

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2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

2.1. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA

El Contratista deberá tener en cuenta las siguientes responsabilidades:

a) Desarrollar el objeto del presente contrato, de acuerdo con la propuesta presentada.

b) Después de la firma del contrato y como requisito para firmar el Acta de Inicio, el Contratista entregará en forma digital o en físico a la interventoría copia de las hojas de vida del personal seleccionado para realizar las actividades objeto de esta contratación con toda la documentación soporte, que evidencie lo condensado en cada hoja de vida, incluyendo documento de identidad. En una hoja electrónica relacionar los nombres, número de documento de identidad, dirección, teléfono, cargo y grupo de trabajo. CHEC podrá solicitar al contratista cambio de hojas de vida del personal, si a juicio del interventor, las hojas de vida presentadas no cumplen con el perfil requerido para ejecutar las labores objeto de la presente contratación; el contratista de manera independiente presentará otras hojas de vida que cumplan con los requisitos solicitados.

c) Cumpliendo con las directrices de imagen corporativa dadas por la empresa,

suministrar los uniformes con imagen corporativa CHEC para el personal que ejecute las labores de campo (montaje, mantenimiento, desmontaje), además el tipo de zapatos y demás elementos de seguridad requeridos para la labor de acuerdo a las disposiciones dadas por Seguridad y Salud en el Trabajo basadas en la normatividad del momento.

d) Para todos los efectos legales el Contratista asume la completa responsabilidad de los accidentes a él imputables que puedan producirse durante el desarrollo del contrato, comprendiendo esta responsabilidad todo accidente que pueda sufrir cualquier persona que al servicio del Contratista tome parte en la ejecución del trabajo, cualquiera que sea el servicio que se realice.

e) Mantener comunicación permanente con el interventor que CHEC delegue, quien

tendrá ante la empresa la responsabilidad y el liderazgo de la oferta.

f) Mantener el personal requerido, de acuerdo con las necesidades de la empresa, manteniendo la disponibilidad de ingresar o retirar personal de acuerdo con la dinámica operativa de los diferentes frentes de trabajo.

g) Reportar mensualmente en medio magnético toda la información que surja como parte del objeto del contrato a la Interventoría de CHEC; así mismo documentar con registros gráficos, fotográficos, testimoniales y/o audiovisuales las ejecutorias del contrato y demás información necesaria para evidenciar la trazabilidad de las actividades ejecutadas.

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h) Todo movimiento de personal, ingresos y retiros, debe ser previamente autorizado por el Interventor, quien también podrá recomendar la desvinculación de personal cuando considere que se lesionan los intereses de CHEC o sea inconveniente para el desarrollo del contrato.

i) El contratista se compromete a reemplazar aquel personal que por cualquier motivo

sea retirado o renuncie al contrato, dentro de un plazo máximo de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de renuncia o retiro del trabajador. Durante la ausencia de este recurso no se podrá realizar cobro alguno relacionado con el mismo.

j) El Contratista se obliga y compromete a observar rigurosa confidencialidad con toda

la documentación entregada por CHEC, tanto de su propiedad como de terceros, que hubieran podido servir de soporte en el estudio de otros documentos. Por ello, ninguno de los documentos podrá ser revelado total o parcialmente a terceros. Así mismo, el Contratista se obliga a no publicar libros, artículos, dar charlas, conferencias o a realizar cualquier otra actividad que revele información facilitada por CHEC, sin previo consentimiento por escrito de ésta. Este acuerdo de confidencialidad obliga al contratista no sólo durante la duración del Contrato con CHEC sino hasta que dicha documentación se haya hecho pública sin restricción.

k) A prestar el servicio objeto del contrato en el horario acordado entre el contratista y

CHEC.

l) Permitir la presencia permanente de la Interventoría por parte de CHEC en las reuniones efectuadas con el personal del contrato a suscribir.

m) Entregar constancias mensuales de pagos de seguridad social, correspondiente al

personal vinculados al contrato objeto de la oferta; así como los aportes parafiscales que se originen durante el desarrollo del contrato a suscribir.

n) Entregar toda la información requerida por el interventor, en cualquier momento de la ejecución del contrato, independiente de los informes reportados mensualmente.

o) El contratista debe consignar en los formatos suministrados previamente por la

interventoría, la relación de materiales instalados en cada escena Navideña detallando descripción y cantidades. Dichos formatos serán entregados a la interventoría en los plazos y periodicidad que esta establezca para su correspondiente revisión. Este requerimiento aplica para la totalidad de los ítems sin importar si el material es suministrado por CHEC o por el contratista.

p) Asegurar la no contratación de mano de obra infantil durante la ejecución de este contrato.

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2.2. OBLIGACIONES DE CHEC

a) Designar un profesional para la respectiva interventoría.

b) Propiciar y dinamizar los espacios de discusión frente al desarrollo conceptual,

técnico y práctico del contrato.

c) Facilitar la resolución de las problemáticas encontradas por los profesionales vinculados al contrato durante el trabajo de campo con el cliente, relacionadas con el servicio de energía.

d) Informar oportunamente sobre cambios que surjan como parte del objeto del

contrato.

e) Suministrar toda la información requerida por el contratista para el desarrollo normal del objeto del contrato.

f) La empresa podrá solicitar el aumento o disminución del número de recursos

vinculados al contrato, de acuerdo con la dinámica del proyecto, lo cual afectará directamente el valor del contrato.

g) Suministrar los Materiales requeridos para el desarrollo del contrato.

2.3. INFORMES

El contratista debe presentar informes mensuales de su gestión y de las actividades realizadas, así como aquellos adicionales que solicite la interventoría. La entrega de informes, de parte del contratista al interventor, deberá realizarse a través de medio magnético con el fin de facilitar el trámite correspondiente en NEÓN. La interventoría podrá solicitar informes detallados o específicos sobre cualquier tema en particular, en tal caso, deberán ser presentados en el menor tiempo posible, que en todo caso no excederá los cinco (5) días calendario después de la solicitud de la Interventoría. Los informes completos serán requisito para la aprobación del acta por parte de la interventoría.

2.4. ETAPAS DEL PROYECTO

El proyecto de alumbrado navideño 2015-2016 se divide en tres (3) etapas: Montaje, Mantenimiento y Desmontaje.

2.4.1. ETAPA DE MONTAJE

Los recursos que el contratista oferte deben estar disponibles en el horario establecido, para cumplir el programa de trabajo que determine CHEC a través del interventor. Los

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grupos del contratista podrán laborar simultáneamente en diferentes frentes de trabajo y en algunos casos compartiendo labores con grupos de CHEC, u otro actor de la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta que estará a cargo del Ingeniero residente. Para esta etapa existe un cronograma de trabajo que depende del proceso de fabricación de las figuras y proveedores de los elementos y materiales, por lo tanto la asignación de tareas puede ser para cada día, por lo que el Ingeniero Residente y los jefes de grupo deben permanecer disponibles y en comunicación permanente para la optimización de uso de los recursos. Sin embargo, las actividades en lo posible se irán ejecutando de acuerdo al cronograma realizado en la etapa de Montaje, el cual está sujeto a modificaciones, previa autorización del interventor. También se llevará un control de la entrega de materiales a cada uno de los grupos de trabajo o en un caso dado a un funcionario de CHEC vinculado al proyecto, de lo cual también llevará su debido registró. Es responsabilidad del contratista diligenciar un formato indicando la descripción y cantidades de los materiales instalados en cada escena (conjunto de figuras volumétricas o planas) o sector a iluminar. La interventoría suministrará el formato correspondiente. Los materiales no instalados deberán ser devueltos a CHEC entre el 18 y 21 de diciembre para efectos del cierre contable de la empresa. 2.4.1.1. MONTAJE DE ALUMBRADO NAVIDEÑO MANIZALES

Durante esta etapa se realizará el traslado de las figuras planas y volumétricas y los materiales eléctricos requeridos para la instalación, además de la extensión de redes eléctricas, instalación de apoyos (cuando se requiera), ensamble de escenarios, figuras, instalación de cajas porta borneras, cajas para medidores y medidores de energía, acometidas, armado e instalación de tableros de control on-off, tableros de secuencias, circuitos para conexión de motivos; conexión de los circuitos internos de los motivos, ensamble e instalación de reflectores, strobers, preparación de cadenas extensiones luminosas ( string light), instalación de bombillería y accesorios; es de resaltar que se requiere la ejecución de labores de obras civiles (levantamiento de adoquines, intervención de zonas verdes y mampostería entre otras), que serán responsabilidad directa del contratista. También se desarrolla la actividad de Vigilancia y Control (que se describe más adelante). El contratista deberá conservar todos los elementos de embalaje de los materiales, pues en estos mismos deberá hacer devolución a CHEC correctamente embalados; si por alguna razón el contratista pierde el material de embalaje original, deberá reponerlo y devolver los elementos y equipos de la misma manera en que fueron recibidos y poner las denuncias respectivas. De igual forma en el caso que deba intervenirse andenes con levantamiento de adoquines, mampostería u otros elementos, debe conservarlos para en la etapa de desmontaje restaurarlos y ubicarlos, procurando dejarlos en el mismo estado de cómo se encontraron

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(para el control de esto se tendrá evidencia fotográfica por parte del contratista y de la interventoría). El objetivo de esta etapa es lograr el encendido del 100% de los elementos que componen el proyecto cinco días antes del día de su inauguración, garantizando además su funcionamiento normal para todo el tiempo de duración del proyecto. Se considera terminada esta etapa el día siguiente a la inauguración del último alumbrado. En el caso que se presenten fallas en las instalaciones requeridas de medida directa e indirecta, serán verificadas por la interventoría y en el caso de comprobarse que su causa fue debido a malas operaciones del personal técnico del contratista, este deberá asumir los costos. Para efectos de cierre de almacén con motivo del fin de año, se deberá devolver el material no instalado, entre el 18 y el 23 de diciembre. 2.4.1.2. MONTAJE DE ALUMBRADO NAVIDEÑO MUNICIPIOS

Durante esta etapa se realizará el traslado de las figuras planas y volumétricas y los materiales eléctricos requeridos para la instalación, además de la extensión de redes eléctricas, instalación de apoyos (cuando se requiera), ensamble de escenarios, figuras, instalación de cajas porta borneras, cajas para medidores y medidores de energía, acometidas, armado e instalación de tableros de control on-off, tableros de secuencias, circuitos para conexión de motivos; conexión de los circuitos internos de los motivos, ensamble e instalación de reflectores, strobers, preparación de extensiones luminosas , instalación de bombillería y accesorios; es de resaltar que se requiera de la ejecución de labores de obras civiles (levantamiento de adoquines, intervención de zonas verdes y mampostería entre otras), que serán responsabilidad directa del contratista . El traslado de las figuras planas, volumétricas y los materiales eléctricos requeridos para la instalación correrá por cuenta y responsabilidad de CHEC. Este será entregado al contratista en el sitio de montaje para cada uno de los municipios. Notas:

- Es importante resaltar que la responsabilidad sobre las figuras y el material es del

contratista desde el momento que son descargados en el lugar para su instalación

hasta que realice la entrega oficial del alumbrado instalado al representante del

municipio (la valoración de los posibles costos que acarree este aspecto, podrán ser

incluidos por el oferente en el ítem costos adicionales de la lista de cantidades y

precios de anexo costos An Municipios 2015).

- El material será entregado por parte de Chec al personal que autorice el contratista,

y se generará como evidencia una orden de entrega y será avalada , revisada por

ambas partes, una vez se reciba el material por parte del contratista con todos los

requisitos quedara bajo su responsabilidad.

- El contratista debe garantizar limpieza del sitio de ejecución de las labores.

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- El contratista deberá conservar todos los elementos de embalaje de los materiales,

pues en estos mismos deberá hacer devolución a CHEC correctamente embalados;

si por alguna razón el contratista pierde el material de embalaje original, deberá

reponerlo y devolver los elementos y equipos de la misma manera en que fueron

recibidos y poner las denuncias respectivas.

- De igual forma en el caso que deba intervenirse andenes con levantamiento de

adoquines, mampostería u otros elementos, debe conservarlos para en la etapa de

desmontaje restaurarlos y ubicarlos, procurando dejarlos en el mismo estado de

cómo se encontraron (para el control de esto se tendrá evidencia fotográfica por

parte del contratista y de la interventoría).

- El objetivo de esta etapa es lograr el encendido del 100% de los alumbrados a

instalar en municipios diferentes de Manizales a más tardar tres días antes a la fecha

acordada con la administración municipal para su encendido, garantizando además

su funcionamiento normal para todo el tiempo de duración del proyecto. Se

considera terminada esta etapa el día siguiente al encendido del último alumbrado.

2.4.2. ETAPA DE MANTENIMIENTO

ALUMBRADO NAVIDEÑO MANIZALES Y MUNICIPIOS

Durante esta etapa los grupos asignados por el contratista realizarán:

- Recorrido nocturno de reconocimiento de encendido de figuras (Manizales).

- Recorrido diario de inspección general a las instalaciones de Manizales.

- Para Municipios se realizara conjuntamente entre la Interventoría de Chec y el

contratista un cronograma de recorrido para mantenimiento predictivo y/o

Correctivo.

- Prueba de controles de cada circuito. (Manizales y Municipios).

- Verificación del estado de los motivos (Manizales y Municipios).

- Corrección y Reporte de las fallas presentadas (Manizales y Municipios).

- Revisión del comportamiento mecánico de la estructura de las figuras, en los sitios

que se instale (Manizales y Municipios).

El interventor determinará el horario más conveniente para los recorridos de reconocimiento e inspección, teniendo en cuenta los horarios de encendido y apagado del alumbrado. Las fallas detectadas deberán superarse antes de las 6:00 p.m. del día posterior a la revisión nocturna.

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Diariamente se deberá entregar al interventor el informe sobre los puntos detectados como apagados, para lo cual se acordara un formato de entrega. No se permite la generación de horas extras para la realización de los recorridos de verificación. El horario de trabajo se discutirá previamente con la interventoría. El objetivo de esta etapa es mantener encendido el 100% de los motivos y elementos del proyecto hasta el día que se señale como final del mismo.

2.4.3. ETAPA DE DESMONTAJE

ALUMBRADO NAVIDEÑO MANIZALES Y MUNICIPIOS

El desmontaje comprende las actividades necesarias para desinstalar todos los elementos del proyecto, realizar el conteo, empaque, despacho, limpieza del sitio y entrega a CHEC según indicaciones del interventor. De igual forma en el caso que deba intervenirse andenes con levantamiento de adoquines, mampostería u otros elementos, debe realizar la restauración de estos; procurando dejarlos en el mismo estado de cómo se encontraron (para el control de esto se tendrá evidencia fotográfica por parte del contratista y de la interventoría). Se debe tener un estricto control de todos los elementos a desmontar desde su recolección en sitio hasta el punto de entrega a CHEC, en especial con los cableados de conexión de los motivos, acometidas y circuitos. El contratista deberá proveer recursos para la disposición final de los motivos y materiales en bodegas de CHEC. Para la entrega a CHEC, del material desmontado, el contratista deberá realizar su conteo, medición y empaque de forma clara, que sea verificable. Las cantidades desmontadas deben tener correspondencia con las cantidades instaladas o entregadas al contratista para el montaje por parte del almacenista del proyecto. De encontrarse diferencias, entre el material entregado por parte de Chec (evidencia en los formatos de Chec para tal fin ), para el montaje, lo instalado y lo reintegrado por el contratista al finalizar esta etapa, se considerará responsabilidad del contratista, por tanto deberá ser reintegrado en iguales características técnicas. Por lo anterior, durante todas las etapas del proyecto el contratista debe tener especial cuidado en el manejo de los materiales y conservación de los mismos. Notas:

- El contratista deberá disponer de personal encargado de realizar el cargue y

descargue de las figuras navideñas y el material eléctrico a ser instalado en cada

uno de los municipios, tanto en la etapa de montaje como de desmontaje (la

valoración de los posibles costos que acarree este aspecto, podrán ser incluidos por

el oferente en el ítem costos adicionales de la lista de cantidades y precios).

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- En el caso que se presenten fallas en las instalaciones requeridas de medida directa

e indirecta, serán verificadas por la interventoría y en el caso de comprobarse que

su causa fue debido a malas operaciones del personal técnico del contratista, este

deberá asumir los costos.

2.4.4. HORARIO DE TRABAJO

El horario de trabajo se acordara previamente entre el contratista y el interventor. Cuando CHEC lo considere conveniente se podrá trabajar en turnos adicionales de las 18:00 horas a las 22:00 horas, a fin de tener varios frentes de trabajo, este grupo o frente de trabajo se creará cuando así lo acuerden las partes. Por necesidades del servicio de CHEC se podrán programar trabajos durante los fines de semana y días festivos, estos deberán ser laborados y se remuneran según la norma laboral vigente.

2.4.5. PERSONAL Contar con un Profesional en salud ocupacional con licencia y experiencia mínima de dos años en la participación de proyectos de montaje de redes como apoyo (inspector) de salud ocupacional. La dedicación de este profesional al proyecto debe ser del 100% del tiempo de ejecución del contrato. Deberá prestar sus servicios tanto para los proyectos de alumbrado en Manizales, como los proyectos de alumbrado en los Municipios. Es de resaltar que deberá estar en todas las etapas del proyecto y la sede de trabajo de este profesional será la cuidad de Manizales. El contratista deberá garantizar el desplazamiento de este profesional, coordinando el uso de una las camionetas contratadas.

Para la etapa de montaje: Para el alumbrado de Manizales el personal requerido estará conformado así: Uno (1) Ingeniero Electricista Quince (15) Linieros. Quince (15) Ayudantes Electricistas. Cuatro (4) Jefes de Grupo. Un (1) Almacenista. Un (1) Ayudante de Almacenista. Para el alumbrado de Municipios el personal requerido estará conformado así: Uno (1) Tecnólogo Electricista Quince (15) Linieros. Doce (12) Ayudantes Electricistas. Cuatro (4) Jefes de Grupo.

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Para la etapa de mantenimiento: Para el alumbrado de Manizales el personal requerido estará conformado así: Uno (1) Ingeniero Electricista Tres (3) Linieros Tres (3) Ayudantes Electricistas. Un (1) Jefe de Grupo. Un (1) Almacenista. Para el alumbrado de Municipios el personal requerido estará conformado así: Uno (1) Tecnólogo Electricista Tres (3) Linieros. Dos (2) Ayudantes Electricistas. Dos (2) Jefes de Grupo.

Para la etapa de desmontaje: Para el alumbrado de Manizales el personal requerido estará conformado así: Uno (1) Ingeniero Electricista Quince (15) Linieros. Quince (15) Ayudantes Electricistas. Cuatro (4) Jefes de Grupo. Un (1) Almacenista. Un (1) Ayudante de Almacenista. Para el alumbrado de Municipios el personal requerido estará conformado así: Uno (1) Tecnólogo Electricista Quince (15) Linieros. Doce (12) Ayudantes Electricistas. Cuatro (4) Jefes de Grupo. Todo el personal operativo deberá tener la matrícula respectiva expedida por el CONTE o presentar comprobante de inicio de su trámite al momento de la iniciación del contrato, a excepción del ayudante electricista. La empresa por necesidades del servicio podrá solicitar al contratista el aumento o disminución de los recursos aquí indicados, los cuales deberán ser suministrados en las mismas condiciones salariales de la oferta. El contratista entregará previamente las hojas de vida del personal al interventor para la respectiva aprobación, con las certificaciones requeridas.

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NOTA: Se aclara que para toda la ejecución del proyecto se tendrá un (1) Ingeniero Electricista, (1) Tecnólogo Electricista, estarán de forma permanente durante la ejecución de todo el contrato.

2.5. SALARIOS: CHEC propende por una remuneración justa a las labores a desarrollar de personas calificadas en las actividades que conduzcan a un excelente desempeño y por ello deberá pagarse los salarios, más las prestaciones de Ley que consideren; el oferente debe indicar en la oferta económica (formatos anexos) el salario que considera pagar al personal de acuerdo a su perfil y experiencia. Se considera que todos los días laborados en Manizales de cada grupo de trabajo, se debe pagar un almuerzo a cada funcionario (no se incluyen vigilantes), encargado del montaje en campo. El oferente debe establecer o fijar en la propuesta (anexo Costos AN_Manizales_hoja lista de cantidades y precios) el valor a reconocer por efectos de auxilio de alimentación. En caso de requerirse también se aplicará esta misma tarifa a auxilio de alimentación por comida y simplemente se efectuará acta de acuerdo técnico. Para los grupos de trabajo que adelantarán labores en municipios diferentes a Manizales el contratista deberá pagar los viáticos correspondientes a su personal para la normal prestación de los servicios contratados, deberá indicar el valor de viáticos a suministrar al personal contratado en la presente oferta económica (formatos anexos AN_Municipios) Si el personal se desplaza a los municipios antes de las 6:00 a.m. se debe pagar el desayuno. Los viáticos serán de continuo seguimiento por parte de la interventoría de CHEC destinada para este contrato. En todo caso el contratista deberá pagar al personal los salarios, prestaciones, factor salarial y prestacional establecido por la Ley y demás conceptos sobre la misma base de costos que presente en su oferta y para la aceptación de las cuentas de cobro deberá presentar el recibido a satisfacción de cada uno de los funcionarios, en un formato que contenga la liquidación de todos los conceptos. Mensualmente se liquidará con los salarios básicos propuestos las horas realmente laboradas por el personal y así mismo el tiempo extra, bien sea nocturno, dominical y festivo causado.

2.6. PERFIL Y EXPERIENCIA PERSONAL

2.6.1. INGENIERO RESIDENTE

Educación básica: Ingeniero Electricista con matricula profesional vigente. Conocimientos Directos: Operación de redes de energía, RETIE, regulación, administración de personal, estadística básica y sistemas.

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Experiencia: Después de obtener el título profesional, dos (2) años de experiencia en residencia de obras eléctricas de nivel de tensión I y II, o actividades de mantenimiento de redes eléctricas de nivel I y II. Dedicación: Tiempo completo Dicho Ingeniero será el responsable de la Administración y Coordinación de las labores que demanden el contrato. La disponibilidad del ingeniero residente debe ser del 100% para el objeto del contrato y permanentemente estar en las actividades de campo.

2.6.2. TECNÓLOGO ELECTRICISTA Educación básica: Tecnólogo Electricista con matricula profesional vigente. Conocimientos Directos: Operación de redes de energía, RETIE, regulación, administración de personal, estadística básica y sistemas. Experiencia: Después de obtener el título profesional, con dos (2) años de experiencia en actividades relacionadas con obras eléctricas de nivel de tensión I y II, o actividades de mantenimiento de redes eléctricas de nivel I y II Dedicación: Tiempo completo. Dicho Tecnólogo será el responsable de la Coordinación de las labores que demanden el contrato. Su dedicación será del 100% para el objeto del contrato y permanentemente estar en las actividades de campo.

2.6.3. PROFESIONAL EN SALUD OCUPACIONAL Educación básica: Profesional en salud ocupacional, con licencia en Salud Ocupacional debidamente acreditada. Conocimientos Directos: administración de personal, trabajo en alturas. Experiencia: Después de obtener el título profesional, dos (2) año de experiencia en actividades relacionadas con el objeto contractual. Dedicación: Tiempo completo. Dicho Profesional será el responsable de diseñar e implementar el programa de salud ocupacional del contrato. Con el fin de intervenir los riesgos, evitando accidentes o enfermedades profesionales.

2.6.4. PERSONAL OPERATIVO

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2.6.4.1. Jefe de grupo:

Educación básica: Técnico Electricista con matrícula profesional expedida por el CONTE Categorías T1 y T5. Conocimientos Directos: Operación de redes de energía nivel de tensión I y II, RETIE, sistemas, administración de personal. Experiencia: Tres (3) años de experiencia en actividades relacionadas con las labores del cargo. Dedicación: Tiempo completo. 2.6.4.2. Liniero:

Educación básica: Técnico electricista (Matricula CONTE T5). Conocimientos Directos: Operación de redes de energía nivel de tensión I y II, RETIE, normas. Experiencia: Tres (3) años en las labores propias de su profesión de acuerdo con la tarjeta que lo acredita como tal. NOTA: Tanto para los grupos de trabajo de Manizales y Municipios, al menos Cuatro (4) de los linieros deben tener conocimiento y experiencia certificada en la instalación de la medida, para la conexión de la medida directa, semidirecta e indirecta. 2.6.4.3. Ayudante Electricista:

Educación básica: Cursos Básicos de electricidad Conocimientos Directos: Instalaciones eléctricas, RETIE. Experiencia: Dos (2) años en el manejo de materiales eléctricos, conexión e instalación de protecciones hasta 220 V, construcción de circuitos eléctricos hasta 220 V. Se desempeñará básicamente en la conexión tendido de alimentadores de baja tensión hasta 220 V, conexionado de cargas, protecciones y como ayudante de liniero cuando se requiera. 2.6.4.4. Almacenista:

Educación básica: Bachiller. Con estudios en alguna tecnología, y/o secretariado y/o contabilidad y/o manejo de almacén, y/o manejo de inventarios. Conocimientos Directos: Sistemas, habilidad para el manejo de Internet, Excel, Word, digitación y transmisión de archivos planos. Experiencia: Dos (2) años de experiencia como almacenista.

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Dedicación: Tiempo completo 2.6.4.5. Ayudante de almacenista:

Educación básica: Bachiller. Conocimientos Directos: Sistemas, habilidad para el manejo de Internet, Excel, Word, digitación y transmisión de archivos planos. Habilidad: Manual, mental y visual, excelentes relaciones interpersonales, buena presentación personal, facilidad de expresión oral y escrita. Experiencia: Un (1) año de experiencia laboral. Dedicación: Tiempo completo. 2.6.4.6. Conductor:

Es requisito que tenga licencia de conducción vigente y de la categoría requerida para el vehículo que deberá conducir para el transporte tanto del personal como de materiales, herramientas y/o equipos; conocimientos mínimos del funcionamiento del vehículo y conocimientos en primeros auxilios. En ningún caso se aceptará que el conductor sea uno de los integrantes de los grupos de trabajo, ni que asista como ayudante en las labores de montaje.

2.7. IDENTIFICACIÓN DEL PERSONAL

El Contratista dotará a todos sus trabajadores desde el inicio del contrato y desde el ingreso del personal de uniformes de trabajo de acuerdo con el régimen laboral colombiano cumpliendo con el anexo MANUAL DE IMAGEN.PDF. (el cual podrá ser consultado en el Link ANEXOS). Como requisito de CHEC, cada uniforme del personal operativo debe comprender como mínimo: dos pantalones, dos camisas, un par de zapatos dieléctricos, una gorra, una chaqueta impermeable y un par de botas pantaneras y los elementos de seguridad necesarios para cada tipo de actividad que el funcionario deba realizar. El personal del Contratista deberá contar con:

- Uniformes según lo estipulado en el anexo MANUAL DE IMAGEN.PDF.

- Carnet que lo identifique como Contratista y lo autoriza para ejecutar las obras. Este

debe portarse en un lugar visible, siempre que se adelanten actividades materia del

contrato. El carné debe cumplir con lo estipulado en el anexo MANUAL DE

IMAGEN.PDF.

- El Contratista se obliga a mantener la identificación de sus trabajadores y asumirá

los costos para la expedición de este documento, el cual debe ser elaborado con

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base en las condiciones especificadas por CHEC. Se aclara que las identificaciones

se deben hacer en material PVC.

El personal del contratista deberá contar con:

Uniforme con imagen corporativa CHEC, de acuerdo a lo establecido por el proceso de comunicaciones, para el personal que ejecute acciones en campo relacionadas. Se adjunta el Anexo 5. MANUAL DE IMAGEN en el Link ANEXOS.

Carnet portado en parte visible que lo identifique como contratista y lo autoriza para ejecutar el contrato. Los costos de carnetización serán asumidos por el Contratista, de acuerdo con las instrucciones de CHEC.

2.8. ACTIVIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL

Consiste en realizar tareas de revisión, vigilancia y cuidado de los elementos, materiales y motivos que componen el alumbrado navideño en Manizales objeto de esta contratación; durante las etapas de montaje, mantenimiento y desmontaje. El contratista tendrá bajo su custodia y responsabilidad todos los elementos, materiales y motivos que hagan parte del proyecto y que sean instalados por él mismo o por CHEC, previa notificación del interventor al contratista sobre las instalaciones realizadas.

En la etapa de desmontaje el contratista debe entregar todos los elementos en el mismo estado en que fueron suministrados para su instalación, salvo el deterioro normal de los motivos garantizando de todas formas la optimización de los recursos puestos bajo su custodia y vigilancia y en perfecto embalaje; para lo cual debe guardar los materiales del embalaje y proveer los que se requieran.

Para cumplir con esta actividad el contratista será responsable de las figuras y materiales instalados en cada punto. Estas labores tendrán que ser subcontratadas con empresas legalmente constituidas para prestar servicios de vigilancia, teniendo en cuenta todos los aspectos o requisitos de Ley. La CHEC por concepto de imagen, garantía y seguridad del proyecto solicita cotizar el valor por cada punto de vigilancia con una empresa de vigilancia formalmente constituida y certificada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. (24horas*30 días) de acuerdo al formato Anexo de Excel “Costos A.N. Manizales” en Lista y cantidades y Precios Alumbrado Navideño Manizales en el ítem de Punto de vigilancia para cada etapa. Es de resaltar que el ingreso de cada punto de vigilancia se realizará de acuerdo del avance de cada etapa y previa autorización de la Interventoría. El Contratista deberá suministrar a la interventoría copia de dicho contrato (el establecido con la empresa de vigilancia) acompañado de la certificación de la afiliación del personal a la seguridad social y todo lo referente a los aspectos laborales de Ley.

El contratista deberá presentar un reporte diario de las novedades en relación con afectación del material referente a robos, hurtos, actos de vandalismo, daños y demás,

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ocasionados a los elementos, materiales y motivos del proyecto, con el fin de tener un control oportuno del mismo. Salvo caso de fuerza mayor o fortuito comprobado por las autoridades, el contratista será responsable por el buen estado de los mismos. Toda novedad debe ser reportada a la interventoría dentro de las 12 horas siguientes, de no cumplirse con este plazo toda pérdida, daño, robo, hurto de alguno de los elementos que componen el proyecto será responsabilidad del contratista. Las actividades anteriormente descritas solo se realizarán para el alumbrado navideño de la ciudad de Manizales. En el caso del alumbrado de Municipios, el contratista será responsable de todo lo instalado hasta el momento en el que sea oficialmente recibido por parte del representante del municipio respectivo. De igual forma, durante toda las etapas del contrato, tanto para Manizales como para Municipios, el contratista deberá presentar el denuncio correspondiente en caso de que existan percances con las figuras o materiales instalados.

2.9. VEHÍCULOS

Todos los vehículos utilizados por el contratista deberán contar con el certificado de la revisión tecno mecánica y de gases, de acuerdo al Capítulo VIII de la Ley 769 de 2002, posteriormente modificada por la ley 1383 de 2012. Este podrá ser solicitado en cualquier momento por el interventor. El modelo de los vehículos no podrá ser inferior a 2010. Si algún vehículo no es de propiedad del contratista, deberá estar afiliado a una empresa de transporte público o cooperativa con un objeto similar, mantener el seguro obligatorio vigente y la revisión tecno-mecánica y ambiental vigente, certificada por un Centro de Diagnóstico Automotor autorizado. Así mismo deberán tener los elementos de seguridad exigidos por el Reglamento de Tránsito. Cada vehículo será suministrado con su respectivo conductor quien para todos los efectos deberá contar con todas las garantías laborales y de seguridad social exigidas por la Ley, el costo del conductor estará dentro del valor de suministro de los vehículos.

2.9.1. PARA LA ETAPA DE MONTAJE

Alumbrado navideño Manizales Ocho (8) camionetas doble cabina. Una (1) camioneta de estacas. Un (1) camión brazo grúa (32 horas de trabajo mensual). Un (1) camión carro canasta (96 horas de trabajo mensual) Un (1) camión 600 descarrosable de acuerdo a lo que requiera el contratista para transportar las figuras hasta los sitios de almacenamiento. Alumbrado navideño municipios Ocho (8) camionetas doble cabina. Una (1) camioneta de estacas.

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2.9.2. PARA LA ETAPA DE MANTENIMIENTO

Alumbrado navideño Manizales Dos (2) camionetas doble cabina. Un (1) camión carro canasta (36 horas de trabajo mensual) Alumbrado navideño municipios Dos (2) camionetas doble cabina.

2.9.3. PARA LA ETAPA DE DESMONTAJE

Alumbrado navideño Manizales Ocho (8) camionetas doble cabina. Una (1) camioneta de estacas. Un (1) camión brazo grúa (32 horas de trabajo mensual). Un (1) camión carro canasta (96 horas de trabajo mensual) Un (1) camión 600 descarrosable de acuerdo a lo que requiera el contratista para transportar las figuras hasta los sitios de almacenamiento. Alumbrado navideño municipios Ocho (8) camionetas doble cabina. Una (1) camioneta de estacas Nota: Para las figuras navideñas que serán Instaladas en municipios diferentes a Manizales, el costo del transporte de ida y regreso (de las figuras) estará a cargo de CHEC.

2.10. BODEGA

El contratista deberá disponer de una bodega ubicada en Manizales, con un área no menor a 200 metros cuadrados, Adicionalmente, deberá de contar con todas las instalaciones requeridas para que personal pueda desempeñar sus labores. La bodega además de sitio de almacenamiento de elementos y materiales servirá de base de trabajo para la adecuación de los mismos y su reparto a los sitios de instalación, por lo tanto deberá considerarse la provisión de mesas de trabajo, extensiones eléctricas, manejo de residuos, etc. La bodega debe estar disponible por todo el tiempo de vigencia del contrato y de dedicación exclusiva para el mismo, es decir, no se podrán desarrollar actividades comerciales, industriales, de almacenamiento de material ajeno al proyecto, ni tampoco debe ser compartida con otras actividades como la de vivienda. Debe contar por lo menos con dos extintores de fuego en estado útil y al acceso de cualquiera de los ocupantes de la misma. La seguridad de la bodega, de los elementos, herramientas, equipos y de las personas que la ocupen por la vigencia del contrato estará a cargo del contratista. El contratista deberá

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contemplar todos los costos asociados a este insumo, ya sea la bodega de su propiedad, alquilada, prestada o en cualquier calidad que la posea. Los traumatismos causados a la normal evolución de la ejecución del contrato, que sean causados por problemas de la bodega (falta de servicios públicos, taponamiento del acceso, desalojo, desperfectos de la infraestructura, seguridad, etc.) que no se originen en una fuerza mayor, serán por cuenta del contratista en función de las horas extras y/o costos adicionales de cualquiera de los servicios o suministros del contrato. Los costos adicionales en que incurra CHEC para normalizar la ejecución del contrato serán descontados al contratista.

2.11. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE MATERIALES

Para la administración y control de materiales el contratista dispondrá de un almacenista de tiempo completo durante todas las etapas del contrato: Etapa de Montaje: Un Almacenista Etapa de Mantenimiento: Un Almacenista. Etapa de Desmontaje: Un Almacenista CHEC entregará todos los materiales necesarios para la ejecución de las actividades en cada una de las etapas, con excepción de las formaletas para intervención de los andenes en adoquín u otro material y los requeridos para las refacciones del andén adoquinado en la zona de intervención. El contratista llevará un estricto control de entrada de los materiales suministrados por CHEC y los suministrados por él (formaletas y los materiales de refacción de andenes en zona de intervención) en el cual quedará el registro del tipo de material, la cantidad, la destinación, el nombre y firma de los funcionarios que entregan y reciben y las observaciones del caso. El formato, que deberá ser suministrado por el contratista deberá generar copia para cada una de las partes. También se llevará un control de la entrega de materiales a cada uno de los grupos de trabajo o en un caso dado a un funcionario de CHEC vinculado al proyecto, de lo cual también llevará su debido registró. Es responsabilidad del contratista diligenciar un formato indicando la descripción y cantidades de los materiales instalados en cada escena (conjunto de figuras volumétricas o planas) o sector a iluminar. La interventoría suministrará el formato correspondiente. Los materiales no instalados deberán ser devueltos a CHEC entre el 18 y 21 de diciembre para efectos del cierre contable de la empresa. Todas las cajas, empaques, bolsas, rótulos de cajas, elementos de cierre, accesorios que vengan con los materiales deberán conservarse en perfecto estado y ser reintegrados con el material sobrante. Una vez terminada la etapa de montaje, el contratista hará el reintegro a CHEC del material sobrante con los registros de soporte. Todos los retales, en especial de cables deberán ser reintegrados a CHEC y será pesado en presencia del interventor o

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su delegado, el contratista deberá entregar debidamente embalados todos los materiales a devolver a CHEC. CHEC entregará los materiales al contratista en las Sedes de CHEC – Subestación Marmato. El transporte de los mismos hasta la bodega del contratista y desde allí a los sitios de trabajo será por cuenta y riesgo del contratista. Se requiere especial atención en el control, en la instalación y retiro de todo tipo de cableado que se utilice en el proyecto en cada una de sus etapas, tratando de optimizar al máximo su uso, generando el mínimo desperdicio posible y evitando la pérdida del mismo.

2.12. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

El Contratista deberá proveer al personal de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de trabajos en instalaciones eléctricas, debiendo cumplir las mismas con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad y adecuado a las tareas que realiza, de acuerdo a las especificaciones que para cada caso tenga estipulado CHEC, si las herramientas y equipos no cumplen con los requerimientos, éstas deberán reemplazarse y hasta tanto no se haga efectivo ese reemplazo, no podrá iniciarse ningún tipo de trabajo. El Contratista exonera a CHEC de todo tipo de responsabilidad por el mal uso de los elementos de seguridad. En los Anexos Herramientas_Manizales.xls y Herramientas_Municipios.xls se encuentra el listado de las Herramientas y Equipos necesarios para la ejecución de las diferentes actividades descritas en el alcance del contrato, estas deben cumplir con su respectiva norma de fabricación y en ningún caso se aceptaran herramientas hechizas o que presenten defectos de fabricación. De todas formas, herramientas y equipos no relacionados que se requieran para las labores deberán ser suministradas por el contratista y desde ya el mismo declara que los suministrará oportunamente, para lo cual adjuntará una comunicación en tal sentido (subsanable). El valor de las herramientas ofertadas el cual se debe consignar en los anexos de Herramientas Manizales y Herramientas Municipios, será el valor reconocido por la CHEC durante la totalidad de todo el proyecto (para todas las etapas Almacenamiento, Montaje, Mantenimiento y Desmontaje). Los materiales necesarios para cumplir con el objeto del contrato serán suministrados por CHEC (exceptuando formaletas para pavimentos, adoquín y los de refacciones en los andenes de las zonas de intervención del proyecto) e instalados por el contratista; en casos especiales y con la autorización de CHEC el contratista podrá suministrar materiales y servicios complementarios para la ejecución de los trabajos, caso en el cual CHEC le reembolsara dicho gasto reconociéndole el porcentaje de administración pactado en la propuesta.

2.13. VALOR DE LOS TRABAJOS

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Para elaborar la propuesta se deberán tener en cuenta, los siguientes aspectos a fin de definir el valor final es decir la OFERTA ECONÓMICA correspondiente a los trabajos cotizados:

2.13.1. COSTOS Y GASTOS DISTINTOS A LOS DE PERSONAL

El proponente deberá presentar, de acuerdo con los Anexos Costos A.N_Manizales.xls y Costos A.N_Municipios.xls, una relación de todos los costos distintos a los de personal, a los de prestaciones sociales, parafiscales y a los honorarios. El proponente deberá anexar una descripción y justificación detallada de cada uno de los costos en el incluidos, en cuanto a su necesidad y monto, teniendo en cuenta que todas las justificaciones e informaciones aquí solicitadas deberán ser completamente consecuentes con el aspecto técnico de la propuesta. Este reconocimiento se hará mediante actas parciales. Nota: Los valores por costos y gastos distintos a personal y valor dotación se reconocerán solo si se presentan los costos justificados. Los valores mes se pagarán solo si se presentan los soportes respectivos. El cálculo del valor final para cada etapa será el valor del ítem por el factor a reconocer de los costos. Los valores de las pólizas deberán ser mensualizados. Los factores son la consideración que CHEC estima en que un contratista incurre al desarrollar este contrato. Para cada etapa del proyecto (montaje, mantenimiento, desmontaje), debe tramitarse el cuadro correspondiente.

2.13.2. LISTA DE CANTIDADES Y PRECIOS

El proponente deberá presentar, de acuerdo con los Anexos Costos A.N_Manizales.xls, Costos A.N_Municipios.xls, Herramientas Manizales y Herramientas Municipios, en los cuales se incluyen los recursos humanos técnicos, administrativos, transporte, etc. requeridos para el desarrollo de las tareas, alcance y actividades del contrato. CHEC pagará al contratista los ítems relacionados con el proyecto de acuerdo a lo indicado en 1.11.9. FORMA DE PAGO. Notas: Con el fin de manejar una igualdad de condiciones para las ofertas, CHEC realizó un cálculo estimado por gastos correspondientes a la refacción de andenes. Estos valores ya encuentran definidos en los anexos Costos A.N_Manizales.xls y Costos A.N_Municipios.xls. Los mismos no son modificables por el oferente. El oferente incluirá un factor multiplicador por servicios que representará su margen de utilidad sobre los trabajos que se le encomiendan. El factor multiplicador será aplicado sobre los costos directos del contrato (exceptuando el ítem: Refacción andenes). De la misma manera se plantea el ítem costos adicionales con el fin de que el oferente pueda relacionar costos que no hayan sido contemplados en los diferentes anexos.

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El total de costos administrativos deberán ser incluidos en el costeo de Manizales ya que esta ciudad será la sede y los municipios no se tendrán bodegas por parte del contratista. El oferente presentará los valores unitarios, con cero decimales. Las cantidades finales podrán variar por cualquier circunstancia (aumentar o disminuir incluso a cero), el valor final del contrato será el que resulte de multiplicar las cantidades realmente ejecutadas por los precios fijos contratados. Los cuadros correspondientes a los anexos Costos A.N_Manizales.xls y Costos A.N_Municipios.xls deberán completarse en su totalidad. Los cálculos deben realizarse con base en la jornada de trabajo a cubrir. Los equipos y programas informáticos y los demás elementos que se requieran para el desarrollo del objeto del contrato serán por cuenta y riesgo del Contratista. En el evento de que sea necesario utilizarlos dentro de las instalaciones de la Empresa, serán sometidos a los procedimientos administrativos, técnicos y de seguridad establecidos por cada una de ellos, en especial si tienen acceso a la red de datos de la CHEC.

2.14. INFORMACIÓN DISPONIBLE

La Empresa pondrá a disposición del Contratista la información necesaria para la ejecución del contrato, previa solicitud, en la cual se deberán establecer los objetivos y la duración del respectivo trabajo, el tipo de información que se precise y el tiempo de acceso a las bases de datos que pueda requerirse. En todo caso, se observarán los procedimientos de seguridad vigentes en la Empresa para el acceso y/o suministro de información.

2.15. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS Y USO DE LOS DOCUMENTOS

La CHEC conservará en su totalidad el derecho de propiedad sobre bienes, documentos, escritos, planos, diseños, fotografías, material de informática, plantillas, modelos, conceptos, métodos y procedimientos que comuniquen al Contratista y que pongan a su disposición en desarrollo del contrato y el Contratista no deberá, sin la autorización escrita de la respectiva Empresa, utilizarlos para fines diferentes a los relacionados con la ejecución del contrato.

2.16. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES LABORALES

Las obligaciones laborales con el personal de los contratistas de CHEC, están a cargo del respectivo empleador, sin embargo, es importante que para facilitar el cumplimiento cabal del objeto de los contratos se verifique el cumplimiento de las obligaciones mínimas que se especifican en los términos de referencia En tal sentido, el interventor del contrato verificará periódicamente que el Contratista cumpla con las siguientes obligaciones legales:

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a) Aportes al sistema de seguridad social en salud, riesgos profesionales y pensiones,

desde el momento de ingreso de los trabajadores y hasta el término de la relación laboral.

b) Afiliación y aportes a una caja de compensación familiar.

El contratista está obligado al pago de todas las prestaciones sociales que están a cargo del empleador, incluyendo, cuando se den los supuestos de hecho legales para el efecto, el subsidio de transporte. Este costo estará incluido en el valor de administración de la oferta presentada por el Contratista.

Se deberá tener en cuenta el pago de primas, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, ausencias justificadas. Se deberá tener en cuenta que en caso de prorrogarse el contrato, se tendrá que realizar el trámite respectivo para cumplir con las disposiciones en cuanto a vacaciones del personal. Igualmente, deberá tenerse en cuenta que aquellos trabajadores que vienen laborando con el contratista desde fechas anteriores a la iniciación del contrato objeto de esta contratación, pueden requerir reemplazos por vacaciones para cumplir con la legislación vigente. NOTA 2. El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de equipos, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, requeridos para la normal ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio. Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo al porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por CHEC. Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de los trabajos, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.

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3. FORMATOS

3.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN

Ciudad y fecha Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO Gerente General CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. – CHEC Manizales

ASUNTO: Presentación de oferta.

El suscrito, obrando en nombre y representación legal de la

firma________________________ presenta su oferta para la “Prestación de servicios de

transporte, montaje, mantenimiento, vigilancia y desmontaje de la infraestructura básica y

los motivos del alumbrado navideño 2015-2016 en Manizales y municipios de área de

influencia de CHEC”.

La oferta tiene un valor de ____________________________________________ ($______________) incluido el IVA (si aplica) y una vigencia de noventa (90) días calendario, de acuerdo con el contenido de los términos de referencia respectivos.

EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE:

1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la oferta

compromete totalmente a la firma que legalmente represento. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _______________________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de ______________________________________

3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas, términos de

referencia, incluidos sus adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asumo la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. Ha tomado cuidadosa nota de las características de los servicios a prestar y de las

condiciones que puedan afectar su ejecución.

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5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u omisión.

6. Conozco las condiciones generales de la solicitud de oferta, del contrato a celebrar, el

cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y particulares, y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.

7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona tiene interés

en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.

8. Para la determinación de los precios unitarios y/o globales tuve en cuenta todos los

gastos e impuestos legales vigentes necesarios para el cumplimiento del objeto y alcance descritos en estos términos de referencia.

9. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias.

10. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a favor de

terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

11. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan. Así mismo, declaro que no soy trabajador ni miembro de la Junta Directiva de CHEC.

12. Se revisaron, además de los términos de referencia, los Link correspondientes a las

adendas, anexos y observaciones.

13. Autorizo a CHEC para que durante el período en el cual se ponga a consideración de los oferentes los informes de evaluación, la oferta pueda ser enseñada a los demás oferentes que lo soliciten, con excepción de aquellos documentos que se consideren reservados.¹

14. Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y descontadas del primer pago.

Pagaremos las pólizas directamente.

Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: . . (Relaciones aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida).

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Atentamente,

_______________________________________

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

CC

El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:

Empresa oferente:

NIT:

Nombre de Representante Legal:

Cédula de Ciudadanía:

Dirección:

Teléfono:

Correo electrónico:

Fax:

Ciudad:

1 El oferente deberá indicar cuál de la información consignada en la oferta tiene carácter de reservada, en que folios se encuentra esa información y en cuales normas sustenta dicha reserva, señalando expresamente la norma específica que le otorga ese carácter. En el evento en que no se señale los folios o las normas específicas que le otorgan ese carácter o la señale pero no concuerde con el documento del cual quiere estipular la reserva, se entiende que la misma no existe y que la Empresa se encuentra autorizada para suministrar la información cuando sea solicitada por otro oferente.

3.2. FORMATO 2 - INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS

Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del proponente en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en estos términos de referencia.

En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que en caso de no presentarse este formato y comprobarse que el oferente ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. Yo __________________, obrando en nombre propio o en nombre y representación de __________________, manifiesto bajo la gravedad de juramento que no he sido penalizado durante el lapso estipulado en estos términos de referencia.

FIRMA

No. CONTRATO

OBJETO

ENTIDAD CONTRATANTE

VALOR DEDUCCIÓN

FECHA DE LA IMPOSICIÓN DE LA MULTA

CANTIDAD DE MULTAS POR CONTRATO

2

3.3. FORMATO 3 – CERTIFICACIÓN PAGOS PARAFISCALES PERSONA NATURAL

Ciudad y fecha________________________ Señores CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. Manizales Yo, __________________________________identificado con la Cédula de Ciudadanía No.________________ expedida en_________________, manifiesto bajo la gravedad del juramento: Que he cumplido con los pagos al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud y pensiones) y con los aportes parafiscales correspondientes a los empleados que he vinculado por contrato de trabajo, por lo que declaro que me encuentro a paz y salvo con las Empresas Promotoras de Salud – EPS, Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías – AFP, Administradoras de Riesgos Laborales – ARL, Cajas de Compensación Familiar - CONFAMILIAR, Instituto de Bienestar Familiar – ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA. Firma________________________ Nombre______________________ Cédula______________________

3

3.4. FORMATO 4 - APARTAMIENTOS

En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las especificaciones técnicas o de

cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos

en el presente formato para que puedan hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario,

los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la

oferta, no harán parte de la misma.

En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se

tienen apartamientos.

TÉCNICOS

COMERCIALES

CONTRACTUALES

OTROS