ChileCompra - Secretaria · 2017. 2. 16. · MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES...

Jlustre Munldpolidad dI Punta Ar~$ Plt1za Muiioz GaItltlfO Ir 745 - Fom Fax 61middot200 306

E-mail HCrtoriamIJJiexclsipalfeptmtwrmascl Punt7 Aremzs - hit~~ iquest iquest

Secretaria Municipal~ ~ bull

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PUNTA ARENAS [)Ielembre 20 de 2011

NUM 502 iexclSECCION B- VISTOS

E~mail de 30 de Noviembre de 2011 del Administrador Municipal

E~mail de 30 de Noviembre de 2011 de la Directora de Control

E~maiexcll de 30 de Noyiembre de 2011 del Administrador Mtmicipal

Antecedente ~061 recaldo en E-mallde19 de Diciembre de 2011 del Administrador Municipal (s)

E~mail de 20de Diciembre de 2011 del AlCaide (5)

las atribuciones qtl9 me confIere el artIculo 63~ de la Ley 18695 Orgeacutenica Constitucional de MuniCIpalidades Texto Refundido Coordinado Sistematizado yActualizado

Decreto Alcaldicio ND4912 de 14 de Dic4embre de 2011 y 4049 de 19 de Octubre de 2011

oE C RETO

APRUEBA8E a contar del 02 de Enero de 2012 el MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES MUNICIPALIDAD DE PUNTA ARENAS Y Flujogramas que forman parte integrante del presente Decreto Alcaldicio

PEREZ CARRILLO ALCALOE (SI

DPC1-LCCIJlJL D1SIB)~lClQN

Alcaldla Admlnlstraci6n Municpal DireCCIones Municipales Direccioacuten de Control OLRS Antecedentes Archivo~

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

ILMUNICIPALlDAD DE PUNTA ARENAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES MUNICIPALIDAO DE PUNTA ARENAS

IHDlCE

Introduccioacuten 3

1 Definiciones4

2 Normativa que regula el proGe$o de compra10

3 Organizacioacuten de abastecimiento en la Institucioacutenbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull12 31 Personas y unidades Involucrada en el proceso de abastecirnlento 12 32 El proceso de abastecimiento en la Institucioacuten Condiciones Baacutesicas 14

4 Procedimiento planificacioacuten de compras15

5 Procesos de compra 17 Sl Contrato de Suministros S2 Convenios Marco 19 53 Compras por licitacioacuten Menor o Igua alOa UTM 2Q 54 Compras menores a3 UTM __ _ 22 55 Convenio Marco Mayor alOa UTM y menor a 1000 UTM 27 56 Compras por Licitacioacuten Mayor alOa UTM y menor o iexclgual a 1000 UTM

Incluye contrato de suministro _29 57 Compras por Licltad6n Privada __ _ 31 58 Compras por Trato o Contratadoacuten Directa _ _ __31 59 Compras por Licitaciones Mayores a 1000 UTM 32

6 Formulacioacuten de Bases 34

7 Evaluacioacuten de la Ofertas35 71 Criterios de Evaluacloacuten35 72 Evaluacioacuten de ofertas para procesos de baja complejidad 36 73 Evaluacioacuten de ofertas para procesos de alta complejldad 37

5 Cierre de Procesos35

9 procedimiento de pago38

10 Garantiacuteas 38

11 Politica de Inventario y Bodega39 111 Inventario _ 39

NOVIEMBRE OE~ 2011 I _________Paacutegioa W ~ ae ~____ iexcl

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111~1Procedimientos _bull _ H 43 1112ProhlblClones _ _ 047

112 Bodega 48

12 Gestioacuten de contratos y de proveedores50

13 Uso del Sistema httDj11wwwmercadopublicocl52 Anexos ~Organigrama de la Ilustre Municipalidad de Punta Arenas -flujogramas

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----___



Introduccioacuten

Este Manual de procedimiento de adquisiciones se dicta en cumplimiento de lo

establecido en Decreto Ndeg 20 del MinIsterio de Hadenda de mayo de 2007 que

modifica Reglamento de la Ley NO 19886 de Bases sobre Contratos

Administrativos de Suministro y Prestacioacuten de Servicios

El presente Manual establece las condiciones y procedimientos que regiraacuten el

proceso de suministro de bienes muebles y de los servidos que la Ilustre

MuniCipalidad de Punta Arenas requIera para el desarrollo de sus funciones

cualesquiera sea su financiamiento el que se ajustaraacute a las normas y princiacutepios

que establece la Ley Ndeg 19886 Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de

Suministro de bienes muebles I contratos Prestacioacuten de Servicios Servloos

generales Servicios personales y habitualesiexcl su Reglamento y posteriores

modificaciones

El objetivo de este manual es definira forma en comuacuten que esta institucioacuten realiza

los procesos de compra y contratacioacuten para el abastecimIento de bienes y servicios

para su normal funcionamiento los tiempos de trabajo coordinacioacuten y

comunicacioacuten y los responsables de cada una de las etapas del proceso de

abastecimiento

Este manual seraacute conocido y apllcaoacuteo por todos los funcionarios de la Ilustre

Murllcipalldad de punta Arenas

NOVIEMBRE DEL 2011 I Paacutegina Ndeg 3 de S2

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ILMUNICIPALIDAD DE PUNTA ARENAS

1 Definiciones

Para efecto del presente Manual los siguientes conceptos tienen el significado que se Indica a continuacioacuten

bull Adjudicacioacuten Acto administratIvo tundado por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o maacutes Oferentes para la suscripcioacuten de un Contrato de Suministro o Servicios regido por la ley Ndeg 19886 en adelante tambiexcleacuten~ la Ley de compras

bull Adjudiciexclttoillrio Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotizacioacuten en un Proceso de Compras para la suscripcioacuten del contrato definitivo

bull Bases Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos condiciones y especificaciones establecjdos por la Municipalidad que describen los bienes y servidos a contratar y regulan el Proceso de Compras y el contrato definitivo InCluyen las Bases Administrativas y Bases Teacutecnicas o Teacuterminos de Referencla

bull Bases Administrativas Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera genera yo particular las etapas plazos mecanismos de consulta vIo aclaraciones criterios de evaluacioacuten mecanismos de adjudicacioacuten modalidades de evaluacioacuten claacuteusulas del contrato definitivo y demaacutes aspectos administrativos del Proceso de Compras

bull Bases T eacutecnicas Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general yo particular las especificaciones descripciones requisitos y demaacutes caracterlsticas del bien o servicio a contratar

bull Bodega Espado fiacuteSiCO organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios para evitar quiebres de stock en la gestioacuten de abastecimiento peri6dica

bull cataacutelogo de Convenios Marco Lista de bienes Ylo servicios y sus correspondientes condiciones de contratacioacuten previamente licitados y adjudicados por la Direccioacuten de Compras Puacuteblicas a traveacutes dej Sistema de Informacioacuten a disposicioacuten de las Municipalidades

bull Certificado de Inscripci6n Registro de ProVeacuteedores Documento emitiacutedo por la Direccioacuten Compras Puacuteblicas que acredita que una determInada persona natural o juriacutedica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorfas

E NOVIEMBRE DEL 2011 paacutegina N 4 de 52

C Ion



bull Competencias de los usuarios de la Municipalidad de Punta Arenas Los usuarios compradores de la municipalidad deberaacuten contar con las competencIas teacutecnicas suficientes para operar en el Sistema de Informacioacuten de acuerdo a lo establecido en las Polfticas y Condiciones de Uso del Sistema de Informacioacuten y Contratacioacuten Electroacutenica Tales competencias teacutecnicas estaraacuten referidas a los distintos perfiles de usuarios y comprenderaacuten materias relacionadas con gestioacuten de abastecImiento uso del porta aplicacioacuten de la normativa y conceptos de eacutetica y probidad en los Procesos de Compra entre otros

bull Contratista Proveedor Que suministra bienes o servicios a las Municipalidades en virtud de la Ley de Compras y del presente Manual de Procedimiento de Adquisiciones

bull Contrato de Suministro y Servicio~ Contrato que tiene por objeto la contratadoacuten o el arrendamiento incluso con opcioacuten de compra de bienes muebles o servicios

bull Conveno Marco Procedimiento de contratacioacuten realizado por la Direccioacuten de Compras para procurar el suministro directo de bienes Yo servicios a los Organismos del Sector Puacuteblico y Municipalidades en la formal plazo y demaacutes condiciones establecidas en dicho convenio

bull Cotizacioacuten Requerimiento de informacioacuten respecto de precios especificaciones y detalles del bien o serviciacuteo

bull Contrato de Suministro de Bienes Muebles Aquel Que tiene por objeto la compra o el arrendamiento incluso con opcioacuten de compra de productos o bienes muebles Un contrato seraacute considerado 19ualmente de suministro si el valor del servicio que pudiere contener es inferior al cincuenta por ciento del valor total o estimado del contrato

bull Contrato de servicios Aqueacutel mediante el cual las entidades de la Administracioacuten del Estado encomiendan a una persona natura o jundlca la ejecucioacuten de tareas actividades o la elaboracioacuten de productos intangibles Un contrato seraacute considerado Igualmente de servicios cuando el valor de los bienes que pudiese contener sean inferiores al cincuenta por dento del valor total o estimado del contrato

bull Direccioacuten de Compras o Direcci6n la Direccioacuten de Compras y Contratacioacuten Puacuteblica

bull Documentos Administrativos Se entiende por documentos adminiacutestrativos las certificaciones antecedentes y en generales aquellos Que dan cuenta de la

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lLMUNICIPALIDAD DE PUNTA ARENAS

existencia legal y situacioacuten econoacutemica y financiera de los oferentes y aquellos que los habilitan para desarrollar actividades eltonoacutemlcas reguladas

Documento de Garantiacutea Documento mercantil de orden administrativo vIo legal que tiene como funcioacuten respaldar los actos de compras ya sea para cursar solicitudes llamados a licitacioacuten (seriedad de la oferta) como tambieacuten la recepcloacuten conforme de un bien vIo servicio (fiel cumplimiento de contrato) En casos en Queacute el monto de la contratacioacuten sea superior a UTM 1000 ~raacute siempre exigible

Factura Documento tributario Que respalda el pago respecto de la solicitud final oacutee productos o servicIos y que estaacute asociado a una orden de compra

Fragmentacioacuten La Municipalidad no podraacute fragmentar sus contrataciones con el propoacutesito de variar el procedimiento de contratacioacuten

Guiacutea de Despacho Documento tributarlo emitido por el proveedor para la libre Circulacioacuten de la mercaderia

Ley de Compras Ley NO 19886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacioacuten de Servicios

Licitacioacuten o Propuesta Privada Procedimiento administrativo de caraacutecter concursal previa resoluci6n fundada que lo disponga mediante el cual la Administraci6n invita a determInadas personas para Que sujetaacutendose a las bases fijadas formulen propuestasf de entre las cuales seleccionaraacute y aceptaraacute la maacutes conveniente

Licitacioacuten o Propuesta Puacuteblica Procedimiento administrativo Ce caracter concursal mediacuteante el cual la municipaliacutedad realiza un llamado puacuteblico convocando a los interesados para que sujetaacutendose a las bases fijadas formulen propuestas de entre las cuales seleccionaraacute y aceptaraacute la maacutes conveniente

Monto de la contratacioacuten Cada Direccioacuten sollcltante de la Municipalidad seraacute responsable de estimar el pOSible monto de las contrataciones para los efectoS de determinar el mecanismo de contratacioacuten que corresponda En situaciones en donde no sea posible estimar el monto efectivo de la contratacioacuten la Municipalidad deberaacute efectuar dicha contratacioacuten a traveacutes de una Licitacioacuten puacutebUca

Notificaciones Todas las notificaciones salvo las que dicen relacioacuten con tuacute dispuesto en el Capiacutetulo V de la Ley de Compras que hayan de efectuarse en vIrtud de las demaacutes disposiciones de dicha ley y en virtud del presente Manual Incluso respecto de la resolucioacuten de Adjudicacioacuten se entenderaacuten realizadas

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegiacutena W 6 de 52

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luego de las 24 horas transcurridas desde que la Municipalidad publique en el Sistema de Informacioacuten el documento acto o resolucioacuten objeto de la notificacioacuten

bull Oferente Proveedor que participa en un Proceso de compras presentando una oferta o cotitacioacuten

bull Orden de Compra I Contrato Documento de orden administrativo y lega que determina el compromiso entre la unidad demandante y proveedor tiene como funcioacuten respaldar los actos de compras o contratacioacuten respecto de la solicitud final de productos o servidos Estos documentos son validados con la flrma de los responsables del proceso en toda su magnitudiexcl ya sea en el documento o en forma electroacutenica seguacuten lo establezcafl los procedimientos de acuerdo al tipo de compra que se efectuacutee

bull Plan Anual de Compras Corresponde a la lista de bienes ylo servicjos de caraacutecter referencial que la institucioacuten planiacutefica comprar o contratar durante un antildeo calendario Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determInada en el Plan anual de compras elaborado por cada Unidad Compradora

bull Portal Mercado Puacuteblico ( wwwmercadopublicocI ) Sistema de Informacioacuten de compras y contratadoacuten puacuteblicas y de otros mediOS para la compra y contratacioacuten eiexclectr6nlca de las Munic1palidades administrado y lic1tado por la Direccjoacuten de Compras y compuesto por software hardware e infraestructura electroacutenica de comunicaciones y soporte que permite a las Unidades de Compra realizar los procesos de Publicacioacuten y ContratacIoacuten en el desarrollo de los procesos de adquiexclsiexclc1oacuten de sus Bienes ylo Servicios

bull Portal Chile proveedores ( wwwchUeprQveedorescl )$ Registro electroacuteflico oficial de Proveedores a cargo de la Direccioacuten de Compras Puacuteblicas de conformidad a lo establecido por la Ley de Compras

bull Proceso de Compra$ Corresponde al Proceso de compras y contratacioacuten de bienes yo servicios a traveacutes de alguacuten mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento Incluyendo los Convenios Marcos Licitaciexcloacuten Publlca LIcitacioacuten Privada y Tratos o ContratacIoacuten Directa

bull Proveedor Inscrito Proveedor que se encuentra inscrito en alguna de las categoriacuteas del Registro de Proveedores certificando su validacioacuten para poder contratar son los Organismos del Estado

bull Proveedor Persona natural o juriacutedica t chilena o extranjera o agrupacioacuten de las mismas que puedan proporcionar bienes yo serVidos a la MUnicipalidad

NOVIEMBRE DEL 2011 l Paacutegln~~~ 7 de 5~_ --_

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IMANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES i


bull Renovaciones y opciones La Municipalidad no podraacute suscribir Contratos de Suministro y Servicio que contengan claacuteusulas de renovadon automaacutetica u opciones de renovadon por alguna de las partesl cuyos montos excedan las 1000 UTM a menos que existan motivos fundados para establecer dichas claacuteusolas y asiacute se hubiese sentildealado en las Bases

bull Requerimiento Es la manifestacioacuten formal de la necesidad de un producto O servicio que el Usuario Requirente solicita a la Unidad Compradora del Organismo

bull Resoludoacuten Decreto Alcaldiclo en el cual se contiene una declaracioacuten de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad puacuteblica existen varios tipos de acuerdo a los tipos de compra Que se realic~m Aprobacioacuten de Bases Autorizacioacuten de Compra Autorizacioacuten de Publicacioacuten] Nombramiento de Comisioacuten Evaluadora de Adjudicacioacuten etc

Para eFectos del presente reglamento los serviCIOS se claslficaraacuten en generales y personales los que a su vez podraacuten tener el caraacutecter de servicios personales propiamente tal y personales especializados segun lo seFalado en el capitulo XII (reglamento ley 19886 modificado)

bull Servicios Generales Aquellos que no requieren un desarrollo intelectual intensivo en su ejecucioacuten de caraacutecter estaacutendar rutinario o de cOmuacuten conocimiento

bull Servicies Personales Son aquellos que en su ejecucioacuten demandan un Intensivo desarrollo intelectual

bull Servicios Habituales Aquellos que se requieren en forma permanente y que utilizan personal de manera intensiva y directa para la prestacioacuten de lo requerido por la entidad licitante tales como servicios de aseo seguridad alimentacioacuten soporte telef6nico mantencioacuten de Jardines extraccioacuten de residuos entre otros

bull Solicitud de Pedido Este formulario electroacutenico estaacute destinado al requerimiento de cualesquier tipo de suministro de bieni3s y a la prestacioacuten de servicios menor a 3 UTM en donde seraacute necesario detallar con clandad la clase cantidad tipo peso medidas disentildeo f y especificaciones tecnlcas de los productos yo servidos que se solicitan

bull Teacuterminos de Referencia Pltego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratacioacuten Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones

NOViEMBRE DEL 2011 i Paacutegina Ndeg 8 de 52 I ---____ ~_____Ree~~laza a la hoja Ndeg pde~ de~middotmiddot~-de~g

Z le 2011

--------------------------iexcl MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

[LMUNICIPALIDAD DE PUNTA ARENAS

bull T-to O Contratacioacuten Directa Procedimiento de contratacioacuten que por la naturaleza de la negociacioacuten debe efectuarse sin la concurrencia de los requisiacutetos sentildealados para la Licitacioacuten por Propuesta Publica o Privada

bull Siglas Para los efectos del presente instrumento las siglas que se indican tendraacuten los SigUientes significados

Adquisicioacutenbull ADQ Convenio Marco bull CM

bull ChHeCompra Direccioacuten de Compras y Contratacioacuten Puacuteblica Licitacioacuten Puacuteblica bull LP licitacioacuten Privada bull LE

OC Orden de Compra

TDR Teacuterminos de Referencia bull UnIdad Compradora bull VC

7 O~IU011



2 Normativa que regula el proceso de compra

bull Ley NQ 19886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestacioacuten de Servicios en adelante Ley de Compras y sus modlficadones

bull Decreto NQ 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda que aprueba el Reglamento de la Ley Ndeg19886 en adelante el Reglamento y sus modificaciones

bull OFL 1~ 19653 que fija el texto refundido coordinado y sistematizado de la ley 18575 Orgaacutenica Constitucional de Bases Generales de la Administracioacuten del Estado

bull Ley NO 19880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de las Oacuterganos de la Administracioacuten del Estado

bull Resolucioacuten Ndeg520 de 1996 de la Contraloria General de la Repuacuteblica que fija el texto refundido cODrdinado y sistematizado que establece normas sDbre exencioacuten del traacutemite de Toma de Razoacuten

bull Normas e Instrucciones para la ejecucioacuten del PresJpuesto y sobre materias especiacuteficas sandDnadas por Resolucioacuten Ylo Circular del Ministerio de Hacienda documentos los cuales son praacutecticos y dictados antildeO a antildeo en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto

bull ley de Probidad NO 19653

bull Ley sobre documentos electroacutenicos firma electroacutenica y servicios de certificacioacuten de dicha firma Ndeg 19799

bull Pollticas y condiciones de usO del Sistema ChileCompra instruccioacuten que la Direccioacuten de Compras Puacuteblicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercadopublkocl

bull Dlrectlvas de ChUecompra

bull Ley 18695 Orgaacutenica Constitucional de Municipalidades

bull Ley Transparencia Ndeg20285

bull Decreto Ndeg 1179 de 2003 del Ministerio de Hacienda Que establece graduaUdad para la Incorporacioacuten de los Municipios de paiacutes a los sistemas a Que se refieren 105 artiacuteculos 18 19 Y 2Q de la Ley NI) 19886


lB C1611


~ ILMUNICIPAUOAD DE pUNTA ARENAS 2

o -

Ley de presupuesto del Sector Puacuteblico que se dicta cada antildeo

bull Decreto Alcaldiclo Ndeg 2338 del 21 de diciembre del 2001 que aprueba el REGLAMENTO DE ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LA ILUSTRE MUNICIPAllDAD DE PUNTA ARENAS Y sus posteriores modificadones

bull Decreto Alcaldicio Ndeg 92 del 09 de Enero del 2009 que otorga la facultad al Administrador Munidpal de finnar decretos Alcaldicios que resulten por adquisiciones o contrataciones mediante Tratos o Contrataciones Directas Compras Urgentesiexcl Proveedor Uacutenico y Trato Directo relativos al Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Publico

bull Decreto Alcaldlcfo NQ 1369 de mayo del 2006 el cual establece el Procedimiento AdminIstrativo para ta RecepCioacuten Custodia y Reintegro de las Boletas de Garantiacutea

bull Decreto Alcaldlco Ndeg 4672011 Ndeg 152112011 que designa unidades compradoras de la MunIcipalidad de Punta Arenas y sus modificaciones

bull Decreto NQ 4942 de 15122011 que establece Procedimiento para la Elaboracioacuten Tramitacioacuten de Bases y Emisioacuten de Decreto Aprobatorio

bull Decreto NO 43221 de fecha 09112011 que aprueba el Procedimiento para la tramitacioacuten de Decretos de Pagos y emisioacuten de cheques

NOVlEMBRE DEL201l Paacutegina Ndeg 11 de 52 ii------Reemplaza a la hoja Ndeg deL dedel 20


ILMUNICIPAUDAD DE PUNTA ARENAS

3 Organizaci6n del abastecimiento en la Municipalidad

31 Recurso Humano y unidades municipales involucradas en el proceso de abastecimiento

Los funcionarios y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la Municipalidad son~

bull Administradora del Sistema ChileCompra Nombrado mediante Decreto Akaldiclo por el Alcalde corresponde a un perfil del sistema wwwmercadQpublicQcI el cual es responsable de bull CrearI modificar y desactivar usuarios bull Determinar perfiles de cada usuario como supervisores y compradores bull Crear desactivar y modificar Unidades de Compra bull Modificar y actualizar la Informadoacuten institucional registrada en el Sistema

bull Administradora Suplente del Sistema ChileCompra Nomhrado mediante Decreto Alcaldido por el Alcalde y es responsable de administrar el Sistema Chilecompra en ausencia della Administradora ChlleCompra

bull Admlnlstrador Munidpal Responsable de firmar y autorizar los Decretos Alcaldiclos que resulten por Adquisiciones o Contrataciones mediante Tratos o Contrataciones Directas Compras Urgentes Proveedor Uacutenico y Trato Directo relativos al Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Puacuteblico y de supervisar Compras de acuerdo a 10 estipulado en el presente Manual

bull Alcalde Jefe de Servicio de la Municipalidad responsable de generar condiciones para que las aacutereas de la organizacioacuten realicen los procesos de compra y contratacioacuten de acuerdo a la normativa vigente preservando maacutexir1a eficienCia y transparencia y de las dectsones adoptadas en los procesos de compra sean directas o delegadas

bull ComIsioacuten de Evaluacioacuten Equipo de funCionariosas nombrados para evaluar ofertas y proponer el resultado de un namado a licitacioacuten Sus Integrantes seraacuten nombrados por el Alcalde mediante Decreto Alcaldicio pudiendo contratarse a Expertos Externos cuando el tipo de AdqUIsicioacuten lo amerite la fonnacioacuten de esta Comisioacuten seraacute obligatoria para AdquIsiciones superiores a 1000 UTM

bull Departamento de Abastecimiento UnIdad MuniCipal dependiente de la Direccioacuten de Adminiexclstracioacuten y Finanzast encargada de gestIonar los requerimientos de pedido de materiales almacenados en Bodega y la compra de bienes y contratadoacuten de servicios para provisiacuteonar a las unidades municipales menores de acuerdo a 10 establecido en este Manual de procedimientos

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1[ uacutel mil



bull Departamento de Contabilidad y Presupuesto Responsable de efectuar el compromiso presupuestario de las Oacuterdenes de Compra previo a la publicacioacuten en el portal wwwmercadopublicocI yo a la resolucioacuten de adjudicacioacuten del contrato en conformidad a la Ley de Compras y a su Reglamento y preparar los pagos relacionados con los procesos de compras

bull Direccioacuten de Asesoriacutea Juriacutedica Municipal Unidad responsable de los aspectos juriacutedicos de las adquisiciones y licitaciones de visar las Bases Administrativas que regulan las licitaciones y confeccionar los Contratos asociados a los procesos de compras prestar asesoriacutea a los encargados de cada Unidad de Compra en materias juriacutedicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administracioacuten

bull Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas Unidad Municipal responsable de la gestioacuten de compras y de gastos de bienes y o servicios participa de la elaboracioacuten del Plan Anual de Compras de acuerdo a la normativa vigente a traveacutes del Departamento de Abastecimiento y de la provisioacuten de bienes y servicios a las dependencias municipales

bull Direccioacuten de Control Unidad encargada de revisar las adquisiciones mayores a 3 UTM de acuerdo a las facultades que le otorga la Ley previo a su publicacioacuten en el portal wwwmercadopublicocl

bull Gestor Institucional Nombrado mediante Decreto Alcaldicio por el Alcalde responsable de recepcionar y responder los reclamos mediante la plataforma dispuesta en el portal wwwmercadopublicocI por la Direccioacuten de Compras Puacuteblicas

bull Gestor Institucional Suplente Nombrado mediante Decreto Alcaldicio por el Alcalde responsable de recepcionar y responder los reclamos mediante la plataforma dispuesta en el portal wwwmercadoDublicocI por la Direccioacuten de Compras Puacuteblicas en ausencia del Gestor Institucional

bull Operadoresas de compras Funcionario que participa directa y habitualmente en los Procesos de Compra de la Municipalidad en los teacuterminos previstos en el Reglamento de la Ley de Compras Nombrados mediante Decreto Alcaldicio encargados de completar en wwwmercadopublicocI la informacioacuten de la compra en el Portal Tendraacuten el perfil de Usuarios Compradores en el Portal

bull Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra Todas las Unidades Municipales partiacutecipes conforme a su funcioacuten siendo en general la de asignacioacuten yo autorizacioacuten de Marcos Presupuestarios de registro de los

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina Ndeg 13 de S2I Reemplaza a la hoja Ndeg del de del 20

7(1 c 7011



hechos economlCOS fiscalizacioacuten y de materializacioacuten de los pagos Estas Unjdades que se mendonan en funcioacuten de Sll rol apoyan la gestioacuten de abastecimiento de la Municipalidad

bull Scretariacutea de Planificacioacuten (Secplan) Unidad encargada de supervisar compras de acuerdo a lo estipulado en este Manual Vlsacioacuten de Bases de licltacloacuten

bull Supervisoresas de Compras Funcionarios nombrados mediante Decreto Alcaldlcio encargados de revisar y de validar los requerimientos de compra publicarlos y adjudicarlos en wwwmercadQpublicQc y tendraacuten el perfil de Usuarios Supervisores en el Portal

bull Usuario Requirente Corresponde a 105 Directoresas de la Municipalidad o funcionarios designados y autorizados por el Admlnistrador Municipal que para que a traveacutes de un correo electroacutenico interno puedan generar requerimientos de compra

bull Unkiad de Compra o Requirente Direcciones Municipales u otras unidades municipales nombradas mediante Decreto Alcaldido a la que pertenecen los Operadores y Supervisores de Compra le corresponde realizar los procesos de adquisiciones de Bienes y Servicios en el PotUl wwwmercadooubhcQd referida a las cuentas presupuestarias que administre

Usuario oferente Persona natural o jundica que utiliza el Sistema de Informacioacuten con el fin de participar en los Procesos de Compra que se realizariexcl a traveacutes de eacutel

32 El Proceso de abastecimiento en la Munldpalidad Condiciones Baacutesicas

Toda adquisidoacuten de bienes o contratacioacuten de servicios superiores a 3 UTM que realice la Municipalidad deberaacute realizarse a traveacutes de wwwmercadQPublj~pc1


Reemplaza a la hoja Ndeg deL dede20

IV vle 2011

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IlMUNICIPAllDAD DE PUNTA ARENAS

4 Procedimiento planificacioacuten de Compras

L la Administracioacuten Municipal a traveacutes de Aacuterea de lnformatica elaboraraacute un programa computacional simple (Base de Datos) en el cual las unidades compradoras ingresaraacuten su programa anual de compras

2 En el mes de diciembre de cada antildeol una vez aprobado el presupuesto municipal la Administracioacuten Municipal Instruiraacute a las unidades compradoras a traveacutes de sus usuarios requirentes de acuerdo al Decreto que asigna la administracioacuten de los Subprogramas y Subaslgnaclones Presupuestarias ingresar a la base de datos la planificacioacuten de las adquisiciones Que requeriraacute para el antildeo presupuestario siguiente El plazo para realizar el ingreso del plan de compras seraacute hasta el 30 de enero del antildeo siguiente

3 La informacioacuten ingresada seraacute consolidada por la Unidad de Informaacutetica y remitida a la Administracioacuten Municipal durante la la semana de febrero para ser analizada

4 El Administrador Municipal junto al Depto de Abastecimiento y Secplan priorizaraacuten la gestioacuten de compra institucional de acuerdo a los lineamientos estrateacutegicos Metas de gestioacuten anual Plan de Accioacuten Anual y otras actividades propias de la gestioacuten municipal

5 El Administrador Municipal solicitaraacute a la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas proceder a validar la disponibilidad presupuestaria y de caja

6 la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas remitiraacute las observaciones respecto de la disponibilidad presupuestaria y de caja al Administrador Municipal de acuerdo a la priorizacioacuten definida en el punto 4

7 El Administrador Municipal enviacutea el Plan de compra a la Direccioacuten de Cogtrol para conocer su pronunciamiento en materia de legalidad de gastos

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacuteglna Ndeg 15 de 52

Reemplaza a la hOja N deL bulldedel 20 ------------~-----

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8 Posterlor a ello el Administrador Munlcipaliexcl enviacutea el plan de compra al Alcalde a modo de proposicioacuten para que eacuteste lo derive a Secretaria Municipal para confeccIoacuten del Decreto Alcaldlc10 que aprueba el Plan de Compras durante el mes de marzo de cada afio si no lo aprueba lo devuelve con observaciones para su respectivo ajuste

9 El Administrador Municipal informa a las Unidades de Compra el Plan de ComprlS para su cumplimiento y ejecucioacuten

10 El Administrador del Sistema de Compras Puacuteblicas publicaraacute el Plan de Compras en el sistema de informacioacuten en la forma y plazo que establezca la Direccioacuten de compras puacuteblicas

11 Los supervisores por Direccioacuten efectuaraacuten el segUimiento del Plan de Compras comparaacutendolo con las compras y contrataciones realizadas por cada partida iacutetem que corresponda e informaraacute trimestralmente (junioseptiembrediciembre) a la Administracioacuten Municipal y a la Direccioacuten de Control para efectos de su verificacioacuten

12 El supervisor de cada DireCCioacuten en el informe determinaraacute

bull Compras realizadas de acuerdo al Plan de Compras bull Compras no realizadas de acuerdo al Plan de Compras bull Compras realizadas con modlficaciones bull Otras compras realizadas no preVistas en el plan

13 El Plan de Compras es de caraacutecter referencIal y podraacute ser modIficado cuando la Municipalidad lo determine lo cual deberaacute ser informado en el Sistema en la oportunidad y modalidad que la Direccioacuten de Compras Publicas determine

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina N 16 de 52

Reemplaza a la hoja Ndeg del de deI20 L-____________~____~__


ILMUNiexclCIPALIDAD DE PUNTA ARENAS

5 Procesos de COmpra

Los procesos de compras de la Ilustre Municipalidad de Punta Arenas seraacuten autorizados por el Departamento de Abastecimiento la Administracioacuten Municipal y a Secretariacutea de Planificacioacuten dependiendo del monto de la adquisIcIoacuten o lidtacoacuten y el tipo de adquisicioacuten o licItacIoacuten que se trate Los procesos seraacuten supervisados de acuerdo a la siguIente distribucioacuten

A) Compras entre O UTM Y menores o Iguales a 100 UTM seraacuten supervIsados por el Departamento de AbastecimIento

B) Compras mayores a 100 UTM Y menores oacute Iguales a 1000 UTM y los tratos O contrataciones Directas seraacuten supervisadas por la Administracioacuten Municipal

C) Compras mayores a 1000 UTM seraacuten supervisados por la Secretariacutea de Planiftcacion

Al Compras entre O UTM y menOfe$ o iguales a 100 UTM seraacuten supervisados por el Departamento de Abastecimiento

Para las adquisiciones cuyos montos totales sean inferiores Oacute iguales alOa unl los correos deberaacuten ser dirigidos al Jefe de Departamento de AbasteCimiento de acuerdo al siguiente formato

DIRECClON SOLICITANTE

Modalidad Sugerida

(Direccioacuten Solicitante)

(Contrato de Suministro ~ Convenio Marcomiddot Licitacioacuten Menor Il 100 UTM ~ Compra Menor a 3 UTM)

f-~~-MO==VOcd=SOltit=Oacute-~~~f(ldicar tItulo de la act_iv_ld_oacute~)~~~~~~~~_ De~r1pcI6n General I Detalle General

i--~~---F=Ct1a de la ActMdad (Fecha)

Monto Estlmad=o~~~~-+=(Ic=dic~mc0cctoccccticm=dQccCCC0cticc=i6cc_-I_h--bi-_--)~~-I

_~~~-c~Ncd=cC==cta=-~~~~-t (Indicar nuacutemero Cc__ta_)~c-~~~~~~~~--- N de Programa (Indicar rluacutemero Programa)

EspecifiqJcone$ Teacutecnicas de Productos 6 (Detalle Especiacutefico) f-~~SNIlt~__ 9~~~~~~~~

7

_____-L___~_~_~__~~~~~~~--- Observad6n (Observaoones SI las hubieren)

Antecedentes AdiCionales (En caso de disponer 00 un informe tampnico)



El Jefe del Depto de Abastecimiento deriva el requerimiento al Supervisor de Abastecimiento quien recepciona el pedido por e-mail determina y supervisa el meacutetodo de compra obligatoriamente en el siguiente orden

1) Contrato de Suministro 2) Convenio Marco 3) Licitacioacuten menor o igual a 100 UTM 4) Solicitud de pedido 3 UTM

A traveacutes de correo electroacutenico instruye al Supervisor de Compra de la Unidad Requirente mediante una resolucioacuten simple (estaacutendar) para utilizar el meacutetodo de compra que corresponda

51 Contratos de Suministros

1) A traveacutes de correo electroacutenico el Jefe del Departamento de Abastecimiento oacute los Supervisores del Departamento de Abastecimiento instruyen al Supervisor de Compras de la Unidad Requirente mediante una resolucioacuten simple (estaacutendar) para utilizar el meacutetodo de Contrato de Suministro

2) El Supervisor de Compras que se encuentra habilitado en la unidad requirente verifica el bien o servicio en la base de datos por Contratos de Suministros y coordina la compra con el Responsable del Contrato de Suministro

3) De acuerdo a lo que establezcan las bases del contrato se dan dos opciones

a) El Supervisor de Compra de la Unidad Requirente deberaacute solicitar compromiso del gasto directamente a Contabilidad con copia al Encargado del Contrato b) El Encargado del Contrato de Suministro realiza el compromiso de gasto de forma mensual juntando los requerimientos mensuales de todas las unidades

4) El Departamento de Contabilidad compromete gasto emite Orden de Compra interna y certificado de disponibilidad e informa de lo anterior a la Unidad Requirente

S) El Supervisor de Compras oacute el Responsable del Contrato de Suministro enviacutea la orden de Compra al proveedor con las instrucciones del despacho

6) La Unidad Requirente o Bodega recepciona el bien o servicio junto a la factura correspondiente

NOVIEMBRE DEL 2011 I Paacutegina Ndeg 18 de 52

Reemplaza a la hoja Ndeg del de del 20

~~~~~~~~ ~



7 Siacute el bien o servicio es recibido conforme por la unidad requirente la factura seraacute visada por el DIrector y remitIda al Responsable del Contrato de Suministro en un plazo no supenor a 48 horas

8) En caso de que el bien o servicio sea recepcionado conforme en Bodegaiexcl el encargado de Bodega confeccionaraacute el documento de entrada y salida de Bodega Esta salida de Bodega deberaacute ser firmada por el Director de la Unidad Requirente La factura y salida de Bodega se remitiran al Responsable del Contrato de Suministro en un plazo no superior a 48 horas

9) El Supervisor de la Unidad Requirente procederaacute a registrar la operacioacuten de gasto en el Plan Administrativo y presupuestario de la unidad sujeto a fiscalizacioacuten Monitorea la compra

52 Convenio Marco

1) A traveacutes de correo electroacutenico el Jefe del Departamento de Abastecimiento o los supervisores del Departamento de Abastecimiento Instruyen al Supervisor de Compras de la Unidad Requirente mediante una resotucioacuten simple (estaacutendar) para utilizar el meacutetodo de Convenio Marco

2) El Supervisor de Compras que se encuentra habilitado en la unidad requirente ubica y selecciona el bIen o servicio en el cataacutelogo electroacutenico crea la lista de productosiexcl y deja en estado guardada la Orden de compra en el portal wwwmercadQQu2liQc e informa al Departamento de Abastecimiento

3) El Departamento de Abastecimiento contaraacute can supervIsores aCiacuteediacutetados en Convenios Marco

4) El Jefe del Departamento de Abastecim~ento o los Supervisores del Departamento de Abastecimiento verlflcan Orden de Compra para VOBO en el cataacutelogot si lo estima conveniente puede discrepar con el Supervisor de Compra proponiendo otras opciones del cataacutelogo electroacutenico En caso de conflicto resuelve el Director de Administracioacuten y Finanzas y una vez dado el visto bueno a la orden de Compra se informa a la unidad Compracora

5 El Supervisor de Compras solicita al Departamento de Contabilidad el compromiso contable

6) El Departamento de Contabihdad compromete gasto emite Orden de Compra interna y certificado de disponibilldad e informa a la Unidad Compradora

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Reemplaza a la hoja Ndeg deL de del 20


ILMUNICIPAllDAD DE PUNTA ARENAS

7i La Unidad Requirente confeccIona Decreto de autorizacioacuten de la Orden de Compra y enviacutea la Orden de Compra al proveedor con las Instrucciones del despacho

8 La Unidad Requirente o Bodega recepclona el bien () servicio junto a la factura correspondiente

9) Si el bien o servido es recibido conforme por la unidad requirente la factura sera visada POi el Director y remitida al Departamento de Contabilidad en un plazo no superJor a 48 horas

10) Si el bien es inventariablc el Departamento de Contabilidad remite copia de los antecedentes a la Seccioacuten InventariOS para el registro respectivo

11) En caso de que el bien o servicio sea recepcionado conforme en Bodega el encargado de Bodega confeccionara el documento de entrada y salida de Bodega Esta salida de Bodega deberaacute ser firmada por el Director de la Unidad Requirente la factura y salida de Bodega se remitiraacuten al Departamento de Contabilidad en un plazo no superior a 48 horas

12) SI el bien es Inventarlable el Encargado de Bodega remite copia de los antecedentes a la Seccioacuten Inventarla para el registro respectivo

13) El Supervisor de la Unidad Requirente procede a registrar la operacioacuten de gasto en el Plan Administrativo y presupuestario de la unidad sujeto a fiscalizacioacuten Monitorea la compra

53 COmpras por licitadoacuten menor o igual a 100 UTM

1) A traveacutes de correo electroacutenico el Jefe del Departamento de Abastecimiento o los Supervisores del Departamento de AbasteCimiento nstruyen al supervisor de compra de la unidad requirente mediante una resolucioacuten simple (estaacutendar) para utilizar el meacutetodo de llcitadoacuten Menor o Igual a 100 UTM

2) El SupervIsor de Compras que se encuentra habllitado en la unidad requirente crea La Ficha de Licitacioacuten en el portal wwwmercadopublicod utilizando una Base de LicitaciOacuten Standard ore-aprobada Remite correo electr6nlco a Abastecimiento seflalando el ID de la liacutecltadoacuten

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina NO 20 de 52I



3) El Departamento de Abastecimiento contaraacute con Supervisores acreditados en licitacioacuten Puacuteblica Revisa el ID si lo estima conveniente puede discrepar con el supervisor de compra de la unidad requirente proponiendo otras los plazos criterios u otros datos relevantes de la licitacioacuten En casa de conflicto resuelve el Director de AdministraCioacuten y Finanzas Una vez dado el visto bueno esta unidad informa por correo electroacutenico al supervisor de la compra de la unidad requirente

4) El Supervisor de Compras de la unidad reqUirente procederaacute de acuerdo al procedimiento de aprobacioacuten de Bases de licitacioacuten conforme a lo establecido en el Decreto Ndeg 3649 de fecha 22092011

S) El Supervlsor de Compras una vez aprobadas las Bases de licitacioacuten por Decreto Alcaldicio remite correo a audltoriacuteacomprase-puntordfarenasd para la revisioacuten de la licitacioacuten antes de su publicacioacuten

6 La Direccioacuten de Control revisa la legalidad de gasto y asignacioacuten presupuestartar e Informa a traveacutes de correo electroacutenico al supervisor de compra 5t existen o no observaciones al respecto En caso de existir observaciones se devuelve a la unidad Compradora a traveacutes de emiddotmiddotmai con copia al Departamento de Abastecimiento por 10 cual el traacutemite vuelve al punto 5)

7) El Supervisor de Compras publica la licitacioacuten y posteriormente realiza el proceso de apertura de las ofertas recibidas confecciona la pauta de evaluadoacuten y la remite firmada al Jefe del Departamento de Abasteclm lento

8) El Jefe del Departamento de Abastecimiento recepcmiddotlona la pauta de evaluacioacuten da el visto bueno u observa para corregir posteriormente informa al Supervisor de Compras para proceder a adjudicar

9) El Supervisor de Compras solicita el compromiso contable al Departamento de Contabiiidad

10)EI Departamento de Contabilidad compromete el gasto emite la Orden de compra Interna y el Certificado de disponibilidad presupuestaria

l1)La Unidad Requirente confecciona el decreto de Adjudicacioacuten el cual es firmado por el Director de la Unidad Requirentet se adjudica la citaciacute6n en el portal wwwmercadQDublicQcJ y procede a enviar la orden de Compra al Proveedor adjudicado con tas instrucciones del despacho

12)La Unidad Requirente o Bodega recepciona el bien o serviCiO junto a la factura correspondiente

NOVIEMBRE DEliciUuml I Paacutegina NO 21 de si

Reemplaza a la hoja Nltgt deL de del 20 I --~~~~~~~~_

VriexclWImiddot) -dil



13)51 el bien o servIcio es recibido conforme por la unIdad requirente la factura seraacute visada por el Director y remItida al Departamento de Contabilidad en un plazo no superIor a 48 horas

14)5i el bien es inventariable el Departamento de Contabmdad remite copia de los antecedentes a la Seccioacuten Inventarios para el registro respectivo

15En caso de que el bien () servicio sea recepcionado conforme en Bodega el encargado de Bodega confeccionaraacute el documento de entrada y salida de Bodega Esta salida de Bodega deberaacute ser firmada por el Director de la Unidad Requlrente La factura y salida de Bodega se remltwaacuten al Departamento de Contabilidad en un plazo no superior a 48 horas

16)Si el bien es inventariablc el Encargado de Bodega remite copa de los antecedentes a la Seccioacuten Inventarios para el registro respectivo

17)E Supervisor de la Unidad Requirente procede a registrar la operacioacuten de gasto en el Plan Administrativo y presupuestario de la unidadiexcl sujeto a fiscalizacioacuten Monitorea la compra

54 Compras Menores a 3 UTM

La Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas a traveacutes del Departamento de Abastecimientoiexcl procederaacute a efectuar las adquisiciones de bienes y servicios inferiores a 3 UTM siguiendo el siguiente proceso

1) A traveacutes de correo electroacutenico el Jefe del Departamento de Abastecimiento o los Supervisores del Departamento de AbastecimIento instruyen al operador de compra de la unidad requirente mediante correo electroacutenico utilizar el meacutetodo de Compra Menor a 3 UTM

El Operador de Compra de la Unidad Requirente verificaraacute el saldo presupuestarlo de la cuenta a la cual se imputaraacute el gasto posteriormente confecdonaraacute la solicitud de pedido en el Sistema 1nterno de Adquisiciones denominado Unidad de Pedido de Adquisiciones con a lo menos siete (7) diacuteas de antlcipadoacuten al desarrollo de la actividad involucrada indicando lo siguiente

Seccioacuten de detalle o destino

bull Motivo por el que solicita el bien o servicio bull Cuenta presupuestaria a la que se le carga el gasto

NOVIEMBRE DEL 2011 Pagina Wmiddot 22 de 52 1----------00-- ~

Reemplaza a la hoja N deLdc del 20



Seccioacuten bien o servicio

bull Sentildealar claramente el bien o serVICIO indicando las especificaciones teacutecnicas como la clase tipo peso medida de los materiales y otros datos que complementen lo solicitado

Seccioacuten de Observaciones debe indicarse

bull Por instalaciones reparaciones o mantenciones de

Bienes muebles o actualizacioacuten de equipos computacionales el Ndeg de placa de inventario municipal

Mobiliario urbano su ubicacioacuten Vehiacuteculos Municipales su NO de placa patente

bull Por Adquisiciones de bienes o servicios para ser destinados a un beneficiario sentildealar su Nombre y Rut

bull Direccioacuten o lugar de recepcioacuten de los bienes o prestacioacuten del servicio bull Indicar la fecha del uso del bien o la realizacioacuten del servicio a contratar bull Otros datos informativos de la solicitud de pedido

2) El Operador de Compra de la Unidad Requirente solicitante responsable de confeccionar las solicitudes de pedidos remitiraacute correo electroacutenico al Jefe de Abastecimiento a la direccioacuten de email jefeabastecimientoeshypuntaarenascl indicando el NO de la solicitud de pedido emitida por el sistema y demaacutes informacioacuten asociada al requerimiento como descripcioacuten motivo observaciones monto (incluido impuestos) cuenta proveedor etc

3) Una vez recibido el correo electroacutenico el Jefe de Abastecimiento instruiraacute al Operador de Compra de Abastecimiento gestionar la solicitud de pedido que contiene el bien o servicio correspondiente para cotizar si es que no se adjuntaron cotizaciones o se estima necesario efectuar otras adicionales

4) El Operador de Compra gestionaraacute la solicitud de pedido en el Sistema de Adquisiciones para luego remitir un correo electroacutenico a la Direccioacuten de Control audltoriacomorase-puntaarenascl el que incorporaraacute adjunto la Solicitud de Pedido con los respaldos correspondientes para su revisioacuten Es importante sentildealar que la Direccioacuten de Control recibe las solicitudes los diacuteas martes en la mantildeana y los diacuteas jueves en la tarde

5) La Direccioacuten de Control recibe y revisa los antecedentes considerando siguientes aspectos

NOVIEMBRE DEL 2011 I

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Reemplaza a la hoja Ndeg del dedel 20

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bull Asignacioacuten presupuestaria bull legalidad del gasto

6) Si los antecedentes se encuentran conforme se procede a dar respuesta viacutea correo electroacutenico al Operador de Compra de Abastecimiento con copla al Jefe de Abastecimiento para continuar tramite de emisioacuten de la Orden de Compra

7) Si la solicitud presenta observaciones Informa el motivo del rechazo por correo electroacutenico al Operador de Compra de Abastecimiento con copla al Jefe de Abastecimiento con el objeto de regulari2ar las observaciones indicadas

8 El Operador de Compra del Departamento de Abastecimiento recibe el correo electroacutenico de la Direccioacuten de Control con la correspondiente aprobacioacuten procediendo a confeccionar la orden de Compra para luego proceder a vlsarla en el Sistema de Adqulsidones y llego Informar al Departamento de Contabilidad y Presupuesto el Ndeg y fecha de la orden de Compra al correo electroacutenico contabcompsmenoreseMoyntaarenascI en un plazo nO superior a 24 horas desde que fue recibida la solicitud sin observaciones por la Direccioacuten de Control

9 El Departamento de Contabilidad y Presupuesto recibido el correo procede a verificar la disponibilidad presupuestaria SI la orden de Compra emitida cuenta con presupuesto procede a aprobar la Orden de Compra en el Sistema de Contabilidad originando el compromiso del gasto en los iacutetems correspondientes dando respuesta por correo electroacutenico en un plazo no superior a 24 horas

10)Aprobada la Orden de Compra por parte del Departamento de Contabildad y Presupuesto el Operador de compra de abastecimiento procede a ~mprimir el correo con todos los antecedentes y los entrega al Jefe de Abastecimiento y DirectorIa de la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas para las firmas respectivas La Orden de Compra se imprime en original y tres (3) copiasr quedando el original para el proveedor una copia para archivo del Departamento de Abastecimiento una copia para remitir al Departamento de COntabilidad y la otra copta se adjunta a la factura con los demaacutes antecedentes

l1)Con la Orden de Compra firmada por la Direccioacuten de Administracioacuten y Fiexclnanzas se procede a solicltar o adquitir el elen entregando la respectiva Orden de COmpra al proveedor

12)La Unidad requirente o la eodega reltepciona el bien o servlco junto a la factura correspondiente

NOVIEMBRE DEL 2011 PaacutegIna Ndeg 24 de 52

Reemplaza a la hoja Ndeg



13)5i el bien o servicio es recibido conforme por la unidad requirente la factura seraacute visada por el Director y remitida al Departamento de Abastecimiento en un plazo no superior a 48 horas

14)51 el bien es inventariable el Operador de Compra de Abastecimiento remite copla de los antecedentes a la Seccioacuten Inventario para el registro respectivo

lS)En caso de que el bien o servicio sea recepcionado conforme en Bodega el Encargado de Bodega confecdonaraacute el documento de entrada y saUda de Bodega Esta salida de Bodega deberaacute ser firmada por el Director de la Unidad Requirente La factura y salida de Bodega se remitiran al Departamento de Abastecimiento en un plazo no superior a 48 horas y los productos deberaacuten ser entregados a la Unidad Requirente en un plazo no superior a TJ horas

16)Una vez recibido el bien o servicio en la Bodega se procederaacute a reviacutesarlo a objeto de verificar si corresponde a la adquisicioacuten efectuada seguacuten la orden de Compra En virtud de los productos recibidos en este proceso se pueden dar 2 condidones

Sin diferencias

Con diferencias

17)51 los antecedentes no presentan diferendas el Departamento de Abastecimiento remite al Departamento de Contabilidad y Presupuesto Factura visada Solicitud de Pedido Cotizacioacuten J Entrada y Salida de Bodega y demaacutes antecedentes en soporte papel para que procedan a su cancelacioacuten

18)En el caso de que exista disconformidad entre la factura y la orden de Compra el Departamento de Abastecimiento mediante el Operador de compra comunicaraacute a la Unidad RequIrente para subsanar lo observado

19)5I se tratara de ajustes por diferenCias de valores menores ya sea por descuentos cambio de precio etc la Unidad Requirente solicitaraacute el ajuste a traveacutes de correo electroacutenico a J~feabastecimiento(OleshyountaarenascI el jefe de Abastecimiento reVisaraacute e Instruiraacute al operador de Compra realizar el ajuste solicitado visando y aprobando las Oacuterdenes de Compra de ajustes

20)51 se tratara de ajustes por diferencias de valores mayores el Operador de Compra de Abastecimiento deberaacute solicitar nuevamente la aprobacioacuten de la Direccioacuten de Control

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina Ndeg 2S de S2

Reemplaza a la hOja NIgt

L

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUIS[C[ONES

[LMUN[CIPAllDAD DE PUNTA ARENAS

21)51 el bien es inventariable el Encargado de Bodega remite copia de los antecedentes a la Seccioacuten Inventario para el registro respectivo

22)EI Supervisor de la Unidad Requirente procederaacute a registrar la operacioacuten de gasto en el Plan Admiacutenistrativo y Presupuestario de la Unidad sujeto a fiscalizacioacuten Monitorea la compra


Reemplaza a la hOja Ndeg deLde deI20

e ni 17 i L LU


ILMUNIClPAllDAD DE PUNTA ARENAS

ordmb~ervaciQnes

bull Queda expresamente prohibido que el Procedimiento de compras menores a 3 UTM se utillce para fraccionar gastos La Fragmentacioacuten de compras seraacute de exclusiva responsabilidad del Director de la Unidad Requirente

La UnIdad Requirente no podraacute retirar productos que

No se encuentren detallados en la Orden de Compra Sean distintos a los autorizados Sean en una cantidad distinta a la autorizada

B) Compras mayores alOa UTM y menores o Iguales a 1000 UTM seraacuten supervisados por la Administracioacuten Municipal

Para las adquislclones cuyos montos totales sean mayores a 100 UTM y menores oacute Iguales a 1000 UTM los correos deberaacuten ser dirigidos al Administrador Municipal Indicando el motivo de la adquisicioacuten y ~os antecedentes generales Que dan origen a la compra

El Administrador Municipal deriva el requerimiento al Supervisor de Administracioacuten quien recepciona el pedido por e~mail determina y supervisa el meacutetodo de compra obligatoriamente en el siguiente orden

1) Convenio Marco 2) Udtadoacuten mayor a 100 UTM y menores o iguales a 1000 UTM Incluye Contratos de SuminIstro 3) Compras por LIcitacioacuten Privada 4) Compras por Trato oacute Contratacioacuten Directa (Art 10 Ley NO 19886)

A traveacutes de correo electroacutenicoiexcl instruye al operador de compra mediante una resolucioacuten simple (estaacutendar)iexcl para utilizar el meacutetodo de compra que corresponda

SS Convenio Marco mayor a 100 UTM Y menor 6 igual a LOGO UTM

1) El Supervisor de Compras de la Admirustracloacuten Municipal instruye al SupervIsor de Compras de la Unidad Requirente efectuar la compra mediante convenIO Marco

2) El Supervisor de Compras de la Unidad Requirente ubica y selecciona el bien o servicio en el cataacutelogo electroacuterllco crea el carrQ de compras y deja

NOVJEMBRE DEL 2011 Paacutegina Ndeg 27 de 52

Reemplala a la hOja Ndeg deLdedel 20

j liacute1iexcl



en estado guardada la Orden de Compra en el portal wwwmercadopubIiCQcl Luego informa al Supervisor de Compra de la Administracioacuten Municipal el NO de la Orden de Compra en el portal

3) El Supervisor de Compras de la Administracioacuten puede discrepar con el Supervisor de Compra de la Unidad Requirente proponiendo otras opciones del cataacutelogo electroacutenico En caso de Conflicto resuelve el Administrador Municipal

4) El Supervisor de Compra de la unidad ReqUIrente solicita compromiso contable al Departamento de Contabdidad

5) El Departamento de Contabilidad compromete gasto emite Orden de Compra interna y certificado de disponibilidad e informa a la Unidad Compradora

6) La Unidad Requiacuterente confecciona Decreto de autorizacioacuten de la Orden de Compra y envfa la Orden de Compra al proveedor COn las Instrucciones del despacho

7 La Unidad Requirente o Bodega recepclona el bien o servicio junto a la factura correspondiente

B) SI el bien o servicio es recibido conforme por la unidad requirente la factura seraacute visada por el Director y remitida al Departamento de Contabilidad en un plazo no superior a 48 horas

9) Si el bien es inventariable el Departamento de Contabilidad remite copia de los antecedentes a la Seccioacuten Inventarios para el registro respectivo

10)En caso de que el bien o servido sea recepcionado conforme en Bodega el encargado de Bodega confeccionaraacute el documento de entrada y salida de Bodega Esta salida de Bodega deberaacute ser firmada por el Director de la Unidad Requirente La factura y salida de Bodega se remitiraacuten al Departamento de Contabilidad en un plazo no superior a 48 horas

11)S1 el bien es inventariable el Encargado de Bodega remite copiacutea de los antecedentes a la Seccioacuten Inventarlos para el registro respectivo

12)EI Supervisor de la Unidad ReQulrente procede a registrar la operacioacuten de gasto en el Plan Administrativo y presupuestariO de la unidad sujeto a fiscalizacioacuten Monitorea la compra

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina Ndeg 28 de S2



S6 Compras por licitacioacuten mayor a 100 UTM y menor o igual a 1000 UTM inchlve Contratos de Suministros

1) A traveacutes de correo electroacutenico el Administrador Municipal o los Supervisores de la Administracioacuten Municipal instruyen al Supervisor de Compras de la Unidad Requirente mediante una resolucioacuten simple (estaacutendar) para utilizar el meacutetodo de licitacioacuten mayor a 100 UTM y menor o igual a 1000 UTM

2) El Supervisor de Compras que se encuentra habilitado en la Unidad Requirente crea la ficha de licitacioacuten en el portal ~wwmercadQPlJb~f utilizando un formato de Bases de licitaciOacuten Estaacutendar pre-ilprQbadQ Remite correo electroacutenico a la Administracioacuten Municipal sentildealando el ID de la licitadoacuten

3) La Administracioacuten Municipal contaraacute con Supervisores acreditados en licitacioacuten puacuteblica Que revisaraacuten el ID sj lo estima conveniente puede discrepar con el Supervisor de Compras de la Unidad Requirente proponiendo otros plazos criterios u otros datos relevantes de la licitacioacuten En caso de conflicto resuelve el Administrador Municipal Una vez dado e visto bueno por parte de esta unidad informa por correo electroacutenico al Supervisor de compras

4) El Supervisor de Compras deberaacute continuar con el proceso de aprobacioacuten de bases conforme a lo establecido en el Decreto Ndeg 3649 de fecha 22092011 El Supervisor de Compras una vez aprObadas las bases de licitacioacuten con Decreto Acaldidoiexcl remite correo a audiexcltoriaCQmprase Duntaarenascl para revisioacuten de la licitacioacuten antes de su publicacioacuten

5) La DirecciOacuten de Control rev(sa la legalidad del gasto y asignacioacuten presupuestaria e Informa a traveacutes de correo electroacutenico al Supervisor de Comprast si existen o no observaciones al respecto En caso de existir observaciones se devuelve a la Unidad COmpradora a traveacutes de email con copla a la Administracioacuten MuniCipal

6) El Supervisor de Compras procede a publicar la liCItacioacuten Posteriormente reallza el proceso de apertura de la licitacioacuten y confecciona la pauta de evaluacioacuten remitieacutendola firmada al Admlnistrador Municipal

7) El Administrador Municipal recepciona la pauta de evaluacioacuten da el visto bueno u observa para corregir posteriormente informa al Supervisor de Compras para proceder a adjudicar

8) Si la licitacioacuten es de un monto superior a las 500 UTM y es finanCiada con fondos municipalesl la unidad compradora solicita al Departamento de Contabilidad el certificado de dlsponibindad presupuestarla a fin de poder


l



remitir informe de evaluacioacuten y antecedentes al Alcalde para someter su aprobacioacuten al Concejo Municipal

9) El SupervIsor de Compras solicita al Departamento de Contabilidad el compromiso contable

lO)EI Departamento de Contabilidad compromete el gasto y emite la orden de Compra Interna

l1)La Unidad Requirente confecciona el Decreto de adjudlcadoacuten En las licitaciones superiores a 500 UTM el Decreto de adjudicacioacuten deberaacute ser firmado por el Alcaldel en el resto de las licitaciones el Decreto sera firmado por el Director de la Unidad Requirente

12La Unidad Requirente adjudica la licitacioacuten en el portal wwwmercadopublicQc enviacutea la orden de Compra al Proveedor con las instrucciones del despacho

13)La Unidad Requirente o Bodega recepciona el bien o servicio junto a ~a factura correspondiente

14)5i el bien o servicio es recibido conforme por la unidad requlrenteiexcl la factura seraacute visada por el Director y remitida al Departamento de Contabilidad en un plazo no superIor a 48 horas

15)51 el bien es Irwentariable el Departamento de Contabilidad remIte copia de los antecedentes a la Seccioacuten Inventarios para el registro respectivo

16)En caso de que el bien o servicio sea recepdonada mnfarme en Bodega el encargado de Bodega confeccionaraacute el documento de entrada y salida de Bodega Esta salida de Sodega debera ser firmada por el Oirector de la Unidad Requirente La factura y salida de Bodega se remitiraacuten al Departamento de Contabilidad en un plazo no superior a 48 horas

17)51 el bien es inventariable el Encargado de Bodega remite copia de los antecedentes a la Secdoacuten Inventarios para el registro respectivo

18)EI Supervisor de la Unidad Requirente procede a registrar la operacioacuten de gasto en el Plan Administrativo y presupuestario de la unidadiexcl sujeto a fiscalizacioacuten Monitorea la compra

NOVl EMBRE DEL 2011 Paacutegina Ndeg 30 de 52

Reemplaza a la hoja Ndeg bulldeL de del 20 1 ----------- -----_ _


ILMUNlCIPALlDAD DE PUNTA ARENAS

57 Compras por licitacioacuten privada

los pasos a seguir para el procedimiento de compra a traveacutes de licitacioacuten privada deben ser los mismos que en el de la licitacioacuten puacuteblica exceptuando lo indicado en el arto 8 de la ley de compras y 10 del reglamento

Se procederaacute a realizar una contratacioacuten a traveacutes de licitacloacuten privada previa resolucioacuten fundada Que autorice la procedencia de eacuteste asiacute tambieacuten el tipo de convocatoria seraacute diferente ya que en este caso seraacute cerrada

58 Compras por Trato o Contratacioacuten Directa

1) La calificacioacuten de Trato o Contrataci6n Directa con caraacutecter excepcional de artiacuteculo 10degt nuacutemero del 1 al 7 del Reglamento de la ley Ndeg 19886 seraacute autorizada por el Administrador Municipal a solicitud viacutea correo electroacutenico de una unidad Requirente el cual deberaacute contener a lo menos los siguientes antecedentes

bull Fundamento de la Contratacioacuten Directa indicando el artiacuteculo del Reglamento de la Ley de Compras al cual se hace referencia y la causal del eventO

bull Teacuterminos de Referencia de la Contratacioacuten bull Certificado de Habilidad del proveedor a Contratar

2) El Administrador Municipal emite Decreto Alcaldlcio que autOriza el trato directo y remite copla de este a la Unidad Requirente

3) La Unidad Requirente solicita al Departamento de Contabilidad el oompromlso del gasto viacutea ema1 al correo rgotabcQmorase-guntaarenasd

4) El Supervisor de compra de la Unidad Requirente infOrmado del compromiso del gasto confecciona la Orden de Compra en el portal y la envia al proveedor con las instruccIones de despacho Una vez recibido conforme el bien o servido por parte de la Uniacutedad Requirente se firma la factura y se remiacuteten los antecedentes al Departamento de contabiexclidad para proceder al pago en un plazo no superior a 48 horas

S Si el bien es inventariableiexcl el Departamento de Contablliacutedad remite copla de los antecedentes a la Seccioacuten Inventarios para el registro respectivo

L _________~____~__________



el Compras mayores a 1000 UTM seraacuten supervisados pOr la Secplan

Para las adquisiciones cuyos montos totales sean mayores a 1000 los correos deberaacuten ser dirigidos al Director de Secpfan indicando el motivo de la adquisicioacuten y los antecedentes generales Que dan ongen a la compra

59 Compras por licitacioacuten mayor a 1000 UTM

1 la Secplan solicita via e-mail autorizacioacuten de la compra del bien o servicio al Alcalde y propone la Unidad Teacutecnica

2) El Alcalde autoriza el llamado a LIcitacioacuten Puacuteblica e instruye a la Unidad Teacutecnica su elaboraci6n

J) El Director de la Unidad Teacutecnica instruye al supervisor de compra de la respectiva Direccioacuten crear la ficha de la licitacioacuten publica mayor a 1000 UTM en el porta wwwmercadopubllcocl

4 El Supervisor de Compras crea la ficha de la licitacioacuten en el portal y continuacutea con el proceso de aprobacioacuten de bases conforme a lo estableCIdo en ef Decreto Ndeg 3549 de fecha 22092011

5) Una vez aprobadas las bases de liCitacioacuten con Decreto Alcaldiciacuteo (en el Decreto debe Ir incluida la Comisioacuten Evaluadora)iexcl remite correo a gydJtoriexclaQ)morase~puotaarenascl para revisioacuten de la licitacioacuten antes de su publicacioacuten

6) La Direccioacuten de Control revIsa la legalidad del gasto y asignacioacuten presupuestaria e Informa a traveacutes de correo electroacutenico al supervisor de compra si existen o no observaciones al respecto

7) Una vez visadas las Bases por la Direccioacuten de Control el Supervisor de Compra publica la licitacioacuten

8) La Comisioacuten Evaluadora Realiza proceso de apertura y confecciona pauta de evaluacioacuten

9) Con la pauta de evaluacioacuten la UnIdad Teacutecnica procede a solicitar al Departamento de Contabilidad comprometer gasto y emitir Certificado de Disponibilidad Presupuestarla

----==o-~----iexcl- --iexcl=~ ~-c-_ NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina NI 32 de 52 I

Reemplaleacutel a la hoja NO delde de 20 LL___-------_

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10)EI Departamento de Contabilidad compromete gasto emite Orden de Compra interna y certificado de disponlbilidad

l1La Unidad Teacutecnica remite al Alcalde pauta de Evaluacioacuten firmada por la Comisioacuten Evaluadora y certificado de Disponibilidad Presupuestana para ser presentada al Concejo MunIcipaL

12)EI Alcalde presenta su propuesta al Concejo Municipal

13)5i el Concejo Municipal no aprueba la adjudicacioacuten el Alcalde deberaacute centildeirse a lo establecido en la Ley 19886 y la Ley 18695

14)51 el Concejo Municipal aprueba la adjudicacioacuten se remiten los antecedentes a la Secretariacutea MunicipaL

15la Secretaria Municipal confecciona decreto adjudicacioacuten

16)La Unidad Teacutecnica envia Orden de Compra al proveedor con las instrucciones del despacho Una vez recibido conforme el bien o servico por parte de la Unidad Requirente se firma la factura y se remiten os antecedentes al Depto de Contabilidad en un plazo de 48 horas para proceder con los pasos pertinente de pago

17)Si el bien es inventariablej el Departamento de Contabilidad remite copia de los antecedentes a la Seccioacuten Inventarios para el registro respectivo

18)EI Supervisor de Compra de La Unidad Teacutecnica realiza el registro de la operacioacuten de gasto en el plan administrativo y presupuestario de la Unidad

19)La Secplan efectuacutea el monltoreo de la compra informa al Alcalde y Concejo cuando corresponda Mantiene base de datos con cartera de inversiones


ILMUNIClPAUDAD DE PUNTA ARENAS

6 Formulacioacuten de bases

Para determinar el contenido de las Bases se debe considerar la siguiente informacioacuten lo dispuesto en la Ley NO 19886 lo sentildealado en los artiacuteculos 9 19 al 43 y 57 letra b) del Reglamento de la ley NO 19886 Y lo indicado en las normas comunes de esta normativa junto con la responsabilidad de cada actor dentro de proceso

Contenidos de las Bases

bull IntroducCioacuten bull Objetivos de la LIcitacIoacuten bull Perfil y requiSitos de 105 participantes bull Etapas y Plazos de la Licitacioacuten bull Calificacioacuten e idoneidad de los part1cipantes Este punto seraacute validado con

los antecedentes legales y administrativos que los oferentes en forma fiacutesica presenten o que esteacuten disponibles en el portal ChileProveedores

bull Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades) bull Definlmiddotdoacuten de criterios y evaluacIOacuten de las Ofertas (Nombramiento de

Comisioacuten si corresponde) bull Contenido del Contrato objeto del contrato plazo y duraciOacuten

administrador del contrato teacutermino anticipado etc bull Modalidad de Pago bull Naturaleza y monto de las garantlas de seriedad de la oferta de fiel

cumplimiento y de anticipo cuando corresponda bull Montos de las garantiacuteasiexcl forma y oportunidad de restitucioacuten bull Multas y Sanciones bull Nombre y Medio de contacto en la Institucioacuten

En cuanto a las espeCificaciones teacutecnlcas de 105 bienes y servicIos a contratar se requiere de lo miacutenimo

bull Descripdoacuten de los ProductosServicios bull Requisitos miacutenimos de los Productos bull Plazos de entrega del 8ien yo Servicio

Estas condiciones deben ser expresadas en forma geneacuterica De ser necesario hacer referencia a marcas especiacuteficas debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente (Artiacuteculo 22 del Reglamento)

las Bases pOdraacuten contener otros elementos que se relacionen con el Hamado a licitacioacuten con el objeto de precisar la materia de la compra del bien ylo serviciol

siempre que no contradigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento

NOVIEMBRE DE~_ 2011 1__ Paacutegina Ndeg 34 ~

Reemplaza a la hoj~ NQ=deide =~~J



De estas definiciones se extraeraacute la Informacioacuten necesaria para completar el formularlo de Bases disponible en el Portal

Evaluacioacuten de 185 ofertas

1 Criterios de evaluacioacuten

los criterios de evaluacioacuten son parametros cuantitativos y objetivos que siempre seraacuten considerados para deddlr la adjudicacioacuten atendiendo a la naturafeza de Jos bienes y servicios Que se licitan la idoneidad y calificacioacuten de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicacioacuten

Es obliacutegatorio que todos los procesos de contratacioacuten cuenten con criterios de evaluacioacuten

Para efectos del anterior anaacutelisis la Unidad Compradora debera remitirSe a los criterios de evaluacioacuten definidos en las Bases

La Unidad Compradora aSignaraacute puntajes de acuerdo a los Criterios que se establecen en las respectivas Bases

Los criterios de evaluacioacuten se pueden clasificar en

Criterios EconOacutemicos Referidos al precio de los productos o serviCiOS debe incluirse recargos por fletes

Criterios Teacutecnicos Referidos a la garantiacutea de post venta de los productos experiencia del oferente y del eQuipo de trabajo la metodologiacutea asistencia teacutecnica plazos de entrega infraestructura solidez financiera calidad teacutecnica de la solucioacuten propuesta cobertura consideraciones medioambientales de eficencia energeacutetica etc

En el caso de la prestacioacuten de servIcios habituales que deben proveerse a traveacutes de licitadones o contrataciones perioacutedicas las bases deberaacuten contemplar como criterio teacutecnico las condiciones de empleo y remuneradoacuten Para evauar este criterio se podraacuten considerar como factores de evaluacioacuten el estado de pago de las remuneraciones y cotizaciones de los trabajadores la contratacioacuten de dIscapacitados el nivel de remuneraclones sobre el sueldo miacutenimo la composicioacuten y reajuste de las remuneraciones l la extensioacuten y flexibilidad de la jornada de trabajo la duracioacuten de los contratos la eXistencia de incentlvosiexcl asiacute como otras condiexclCiacuteones que resulten de Importancia en consideracioacuten a la naturaleza de los servicios contratados

~



entlriOI Administrativos Relacionados con el cumplimiento de presentacioacuten de jos antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes constitucioacuten de la sociedadiexcl vigencia de la sociedad l certificado de la inspeccioacuten del trabajo declaraciones juradas o simples de diversa iacutendole boletas de garantiacutea entre otros Estos elementos en generall no tienen ponderacioacuten en la evaluacioacuten de la oferta sino que maacutes bien se consideran requisitos de postulacioacuten debido a que si alguno se omite la oferta quedaraacute incompleta Estos antecedentes se pueden encontrar vigentes en wwwChUeProyeedQrescl por lo cual no deben ser solicitados por papel adicionalmente

La aplicacioacuten de los criterios debe ser realizada uacutenicamente en funcioacuten de los paraacutemetros y ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TORJ seguacuten corresponda

Para determinar los Criterios de Evaluacioacuten es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la contratacioacuten (queacute se quiere obtener) los que deben estar asociados a variables cuantificables (Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetIYos) Estas variables deben estar asociadas a ponderadores en funcioacuten de la relevancia de cada una de ellas para el proceso de contratacioacuten

Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estaacutendar (Valor deseado o ideal para cada indicador Incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de Evaluacioacuten (Valoracioacuten de las diferencias en relacioacuten a la meta) y Meacutetodo de medicioacuten

Cada proceso de compra debe constar de al menos dos criterios de eyaluacioacuten siendo el criterio econoacutemico para compras de baja complejidad no inferior a 70 y para compras de alta complejidad no Inferior al 60

NOTA Si en la Bases se indica el Artiacuteculo Ndeg 40 de Regamento de la Ley de Compras Publicas necesariamente deberaacute establecerse un criterio de evaluacioacuten de cumplimiento de requisitos

72 Evaluacioacuten de ofertas para procesos de baja complejidad

Para contrataciones de baja complejidad la evaluacioacuten de las ofertas presentadas por los proveedores debe ser realizada por el Unidad Compradora Guiacuteen debe levantar la informacioacuten de las ofertas y aplicar a eacutestas los criterios de evaluacioacuten previamente definidos en las respectIvas Bases o TDR seguacuten corresponda

NOVIEMBRE DEL 2011 Pagina Ndeg 36 de S2



Con la informacioacuten de las ofertas recibidas el Gestor de Compra debe generar el Cuadro Comparativo de Ofertas documento que registra la informacioacuten de los distintos paraacutemetros a considerar en la evaluacioacuten de las ofertas

A partir del Cuadro Comparativo de Ofertasl el Gestor de compras aplica los Criterios de Evaluacioacuten y genera el Informe de Evaluacioacuten documento que registra el puntaje final obtenido por cada una de la ofertas en funcioacuten de los Criterios de EvaluaciOacuten y que debe estar anexado a la Resolucioacuten que da cuenta del resultado final del proceso de contratacioacuten

73 Evaluacioacuten de ofertas para procesos de alta complejidad

En los casos de contrataciones de alta complejidadiexcl la evaluacioacuten de las ofertas presentadas por los proveedores seraacute realizada por una ComisIoacuten de Evaluacioacuten

Podraacuten integrar la Comisioacuten de Evaluacioacuten una o maacutes personas del Departamento o Unidad al que pertenece el Usuario Requirente una o maacutes personas de Departamento Jurldcoiexcl una O maacutes personas del Departamento de Finanzas una o maacutes personas del Departamento de Adminlstradoacuten expertos externos unidades teacutecnicas espeCiales u otras personas seguacuten lo detennine el Alcalde

La Comisioacuten de Evaluacloacuteniexcl a traveacutes de metodologiacutea de panel de expertos u otra qUe defina al efecto procederaacute a apUcar los Criterios de Evaluacioacuten y generar el Acta de Evaluacioacuten documento que deja constancia entre otros aspectos de

bull loacutes lntegrantes que participaron en el proceso de evaluacioacuten bull Las ofertas evaluadas bull Los criterIos ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y

que fueron utHizados para la evaluacioacuten las solicitudes de aclaraciones pruebas y rectificaciones de defectos

formales y las respuestas a dichas solicitudes bull Las evaluaciones de cada oferta el puntaje final obtenido por cada

una de las ofertas en funcioacuten de los Criterios de Evaluacioacuten y la recomendacioacuten de adjudicacioacuteniexcl desercioacuten o declaracioacuten de lnadmislbiacutelldad y su justificacioacuten

El resultado del trabajo realizado por la ComisiOacuten de Evaluacioacuten quedaraacute registrado en una Acta de Evaluacioacuten firmada por todos los miembros de la comisioacuten evaluadora y debe anexarse a la Resolucioacuten que da cuenta del resultado final del proceso de contratacioacuten

NOVIEMBRE DEL 2011 Pagina NI) 37 de 52

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8 Cierre de Procesos

Terminado el proceso de evaluacioacuten de ofertas y generado el Informe o Acta de Evaluacioacuteniexcl seguacuten corresponda la unidad Compradora debe realizar el cierre del procesof entregando toda la informacioacuten necesaria para fundamentar la decisioacuten fina respecto del proceso establecer meacutetodos para resolver las inquietudes de proveedores respecto del proceso y agradecer la participacioacuten de proveedores

81 fundamentacioacuten de la decisioacuten de compra

Cada decisioacuten de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluacioacuten 5eg(ln corresponda por la Unidad Compradora documento que debe dar cuenta en forma clara y ajustaacutendose a los criterios previamente establecidos en las respectivas Bases o TDR del resultado final del procesos y de la deciSioacuten final de la Institucioacuten y que debe ser anexado a la Resolucioacuten que establece la deciSioacuten final del proceso

La ResolucIoacuten que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o Acta de Evaluacioacuten y establecer claramente las condiciones en las cuales se contrataraacute con los proveedores adjudicados o de lo contrario las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o parte del proceso

9 Procedimiento de Pago

La Ilustre MuniCipalidad de Punta Arenas procederaacute a efectuar el pago a los Proveedores de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Tramitacioacuten de Decretos de pago Decreto Ndeg 4322 de fecha 09112011

10 Garantiacuteas la Ilustre Municipalidad de Punta Arenas para dar cumplimiento a lo establecido en el artiacuteculo W1 68 del Reglamento de la ley de Compras y que dice relacioacuten con la obligacioacuten de soliCItar garantiacuteas de los procesos de licitacioacuten ademaacutes de la Directiva Ndeg 7 Instrucciones para uso de garantiacuteas en procesos de Compra se regiraacute de acuerdo a lo establecido en Decreto Ndeg 1369 del 10052006 sobre Procedimiento Administrativo para la Recepcioacuten Custodia y Reintegro de las SOletas de Garantiacutea

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11 Poliacutetica de Inventario y Bodega

111 Objetivo

El objetivo principal de esta poliacutetica es realizar control de inventanos reside en el oacuteptimo manejO y resguardo de los bienes

Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como estrateacuteqicos asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Institucioacuten

Establecer y determinar los voluacutemenes de producto que se manejaraacuten en el Inventarlo asegurando que diChos nIveles sean oacuteptimos y que representen un adecuado cOsto de operacioacuten

Identificar los puntos del proceso asoCiado al manejO de inventariO definiendo mecanismos de registro y control del mismo que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimIento y disponer de elementos Que apoyen la gestioacuten del mismo

Respecto del concepto de Bienes Muebles de Uso se entenderaacute lo siguiente

a) Son aquellos que no extinguen por el empleo de ellos seguacuten su naturaleza b) Pueden trasladarse de un lugar a otro sin Que pierdan su Individualidad c) Pueden haber sido adquiridos con recursos municipales o externos o

provenir de donaciones d) Para efectos de control informaacutetiCO de Contabilidad deberaacute tambieacuten

Incorporarse como activos fijos

Para el registro y control de los bienes se entenderaacuten tos siguientes conceptos

a) Inventarlo fisico aquel que contiene la relacioacuten completa de los bienes muebles de uso que sean de propiedad de la municrpalidad de Punta Arenas esteacuten bajo su administracioacuten o los tenge otra persona o entidad a su cargo en calidad de Comodato

b) Inventario fiacutesico Valorado aquel que consigna ademaacutes los valores de tales bienes siendo este uacuteltImo el que se considera para efectos de la contabilidad muniCipal

e) Hoia Mural al documento fiacutesico que contiene la relacioacuten de todos los bienes muebles de uso de una unidad operativa y Que debe estar ubicada en un lugar vislb~e para los usuarios y unidad de Control ademaacutes debe

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contener el nuacutemero de Inventario de la especie descripcioacuten del bien nuacutemero de decreto de Alta y nuacutemero de Decreto de Traslado si lo hublera

Seraacuten objeto de inventario aquellos Sienes Muebles de Uso cuyo valor unitario sea igualo superior a 1 UTM respecto de aquellos de valor inferior al indicado el control de su eXistencia se registraraacute en noacuteminas de control interno (Registros de Bienes Fungibles) de acuerdo a procedimientos Independientes y que no son objeto de este Manual

Cada bien inventar1able deberaacute ser identificado mediante la adhesioacuten o escritura del nuacutemero de inventarlo que designe el o los encargados de llevar los registros y que estos SOn de forma correlativa dicho registro (nuacutemero de Inventario) es uacutenico e irrepetible y no podraacute ser sacado o borrado del bien por ninguacuten usuario salvo peticioacuten muy justificada que tendraacute que ser solicitada por escrito a la Unidad de Inventario

El Inventarlo deberaacute contener a lo menos los siguientes datos nuacutemero de Inventarlo asignado al bien descripcioacuten del bien ubicacioacuten en Que se encuentra estado de conserva(ioacuten (bueno malo regular) valor unitario actualizado (reajustes y depreciaCioacuten) debe revalorizarse al 31 de diciembre de cada antildeo fecha de adquIsicioacuten nuacutemero Decreto de Alta y Decreto de Traslado si lo hubiera situacioacuten del bien (si estaacute dado de baja con o sin enajenacioacuten)

El inventario general de bienes debe ser funcional al sistema contable por lo que las especies seraacuten clasificadas de acuerdo a la nomenclatura que util1za Contab1Udad seguacuten las normas impartidas por Contraloria General

En cada ofidna o recinto en que se depositen bienes inventariables deberaacute existir una Hoja Mural en la que constaraacute una relacioacuten de todos los bienes existentes en el recinto Esta Hoja Mural seraacute emitida por el Sistema de Control del Activo Fijo o planilla Excel (Sistema de registros y Control de Inventarla) de Contabilidad y deberaacute actualizarse una vez al antildeo a lo menos Armaraacuten esta hoja el Funcionario Responsable de los bienes designado por cada Direccioacuten (DIRECTOR) el Jefe de Abastecimiento usuario y el Encargado de Inventarlo

Seraacuten aplicables como definiciones en la descripcioacuten de procedimientos de inventarlo de bienes muebles de uso los siguientes

a) Alta o entrada de Sienes al Ingreso y Registro de JoS Bienes A la operacioacuten mediante la cual se registra la incorporacioacuten fiacutesica de un bien mueble al Inventario de Bienes con todos los datos que lo identifican

NOVIEMBREacuteDEL 2011 I p9iacutena-iexcliexcl040(j~1

L________R_ee_mp_I_za_a~~__ hoja No~~l de dei 29

---_~~~~~~~- middot_-1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES


b) Baja o salida de Bienes al proceso que reconoce el teacutermino de la vida util de un Bien ocurrido por dantildeo definitivo o por obsolescencia lo que implica su eliminacioacuten del Registro contable y Ffslco del Inventario La baja de un bien podraacute ser con o sin enajenacioacuten

bl Baja () Salida de Bienes por Enajenacioacuten se entenderaacute todo acto juriacutedico a traveacutes del cual la munidpalidad se desprende del dominio de un bien mueble en este caso para que otro 10 adquiera Esta puede ser a tiacutetulo oneroso o a tiacutetulo gratuito La primera implica que la Munldpalidad recibe un beneficio evaluable en dinero por la enajenacioacuten (Acto que se realiza mediante Subasta Publica) en tanto que la segunda significa una disminucioacuten del patrimonio municipal sin que se requiacuteera nada a cambio romo acontece con las donadones que haga a instituciones sin fines de lucro () destruccioacuten y que en este caso se requiere Decreto Alcaldlcio y que al momento de proceder a la destruccioacuten de los bienes deberaacute asistir como ministro de Fe Funcionarios de la Direccioacuten O a quien se designe para este cometido

b2 Baja o salida de Bienes Muebles sin enajenacioacuten la que se produce cuando los bienes son transferidos a titulo gratuito o son destruidos totalmente

e) Traslado de Bienes al cambio de ubicacioacuten fiacutesica de un Bien respecto de su ubicacioacuten actual ya sea en forma Temporal o Definitiva

d) Transformadoacuten de Bien todo cambio practicado sobre un bien mueble que determina la perdida de su individualidad y la adquisicioacuten de otra

e) Modificacioacuten de Bienes) todo cambio practicado sobre un bien mueble por el cual se muda alguno de sus elementos o caracteriacutesticas sin que por ello pierda su individualidad

Los Directores de cada unIdad tendraacuten la Administracioacuten de los Bienes Muebles de Uso a que se refiere este Manual En especial les corresponderaacute

a) Supervisar el correcto Uso y Cuidado de los BieneS asignados a su Direccioacuten

b) Supervisar los movimientos de los Bienes asignados bajo su responsabilidad

e) Supervisar la aplicacioacuten del presente Manual

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_------- MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES


Las Direcdones y Jefaturas podraacuten delegar esta tarea a Funcionarios de Planta o Contrata que se denominaraacuten para estos efectos Encargados de Inventarios de su Unidad o Seccioacuten En especial les corresponderaacute

a) Coordinar el control de los bienes aSignados a su Unidad b) Informar del desprendimiento o extraviacuteo de las placas de inventario e) Informar de la peacuterdida extraviacuteo estado y traslado de bienes aSignados a

su Unidad d) Informar cada vez que un bien sea transformado o modificado

Seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas asesorar al Alcalde en la administracioacuten de los bienes municipales y ademaacutes mantener actualizado los registros de bienes de la municipalidad y los inventarlos valorados por los mismos tanto en su registro fiacuteSICO como en su registro contable

La Unidad de Inventarlo dependiente del Departamento de Abastecimiento seraacute responsable de llevar la adminiacutestracioacuten del Sistema Informaacutetico de Contra del Activo fijo En especial les corresponderaacute

a) Supervisar ef adecuado funcionamiento del sistema y su mantencioacuten

b) Fiexclscalizar el buen uso del sistema controlar la existencia de la documentacioacuten soportante que avala la adquisicioacuten de los bienes sin perjuicio que los propios funcionarios puedan bajar la Informacioacuten Imprimir y archivar los Decretos relacionados con esta materia en la paacutegina httPUotranet

c) Efectuar revisiones perioacutedicas de bienes asignados a una determinada Direccioacuten El resultado de la revisioacuten deberaacute quedar registrado en un acta en la cual se indicaraacute fecha mes antildeo y hora del acto realizado la cual seraacute firmada por el encargado del inventario o quien se le asigne esta funcioacuten maacutes el DirectOr de la DirecciOacuten

d) El resultado obtenido en esta revisioacuten seraacute informado al Director en el que se realizoacute el acto de revisioacuten

e) Asesorar y apoyar a las Oirecclones en relaciexcloacuten al uso del Sistema de Inventario en caso que este sea autorizado y en que solamente se podraacute realizar consultas con respectos a los bienes destinados a una Direccioacuten

f) Otras tareas que le aSigne su jefatura

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina Ndeg 42 de 52 i

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MANUAL D~ PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

ILMUNIClPALIOAD DE PUNTA ARENAS

Seraacute responsabilidad de todos los funcionarios que tengan asignado bienes muebles de uso hacerse responsables de su uso abuso empleo ilegal y de toda la peacuterdida y deterioro de los mismos que le sean Imputables sin perjuicio de la responsabilidad del encargado de inventario cuando se compruebe negligencia en el cumplimiento de sus fundones

la peacuterdida uso indebido o deterioro grave de todo bien esteacute o no inventariado deberaacute dar de inmediato origen a una Investigacioacuten sumaria los hechos tambieacuten deberaacuten ser denunciados ante los organismos policiales competentes para determinar responsabiliacutedades administrativas Ello no obsta al ejercicio por parte del munrdpio de las acciones civiles o penales que procedan

Cuando el uso indebido recayera sobre un vehiacuteculo municipal deben remitirse jos antecedentes a la Contraloriacutea General de la Repuacuteblica por ser este el organismo con competencia exclusiva al respecto seguacuten el DL 799 de 1974

Con el meacuterito de las conclusiones del procedimiento disciplinarioiexcl haya o no sancioacuten se procederaacute a dar de baja el bien extraviado O destruido Igualmente deberaacute darse de baja el bien aun cuando el funcionario deposite el valor actual o superior en las arcas municipales

Si el fundonano responsable repone el bien extraviado o destruido con otro ideacutentico no soacutelo no debe darse de bajal pues ha sido sustituido sino que tampoco deberia Instruirse la investigacioacuten sumaria salvo que los hechos revistan caraacutecter de dellto

Antes de aceptar la renuncia de un funcionario municipal deberaacute requeriacutersele un Informe de entrega de bienes asignados a su uso suscrito por la Unidad de Inventario

1111 Procedimientos

El procedimIento de Alta o Ingreso de Bienes Muebles de Uso tendraacute los siguientes pasos

L- Abastecimiento dependiente de la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas de acuerdo a necesidades del servIcio gestiona la adquisicioacuten de Bienes Muebles de uso seguacuten corresponda conforme a las Disponibilidades Presupuestarias en las cuentas municipales

11- Cada vez que se proceda a realizar el arriendo de un bien o adqUirirlo por medio de conveniacuteo que involucre a cuentas complementarias se deberaacute informar a las unidad correspondiente para su asesoramiento en la adquisicioacuten del bien es decirl si se procede a realizar el arriendo o compra


---_______Reemplaza a la hoja Ndeg ndei= dedel 20 1

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MANUAL DE PRDCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES


de ofimaacutetica e Informaacutetica la unidad de asesoramiento en el tema seraacute la Administracioacuten Municipal con su departamento de Informaacutetica en caso de realizar arriendo o adquisicioacuten de muebles o escritorios la unidad asesora seraacute la Dlrecd6n de Administracioacuten y Finanzas con su departamento de Abastecimiento

2- Una vez adquiridos los bienes la unidad compradora deberaacute remitir al encargado de la unidad de Inventarlo la documentacioacuten respectiva (copias de Facturas u originales orden de compra y guia de recepcioacuten conforme) indIcando ademaacutesiexcl la unidad de destino de los Bienes Adquiridos

3- La unidad de Inventario una vez recibida la documentacioacuten por parte de la Unidad Compradora elaborar una solicitud exenta de Alta que incorpora los Sienes al Patrimonio Municipal

4- Donaciones de bienes muebles al municipio todos aquellos bienes que sean donados por parte de casas oomerciales u otro organismo estos deben ser fonnales y documentados es decir deberaacuten entregar una carta u oficio de donacioacuten en la cual deberaacuten estipular e valor comercial de bien y a su vez facilitar una copla de la factura para ser registrada y solicitar su alta correspondiente en los bienes municipales

El Procedimiento de Baja o Salida l de Bienes Muebles de Uso1 tendraacuten el siguiente procedimiento

Enajenacioacuten de Bienes municipales dados de baja

Mediante Subasta Puacuteblica

1- Se procede a solicitar la baja de iexclos bienes mediante decreto Alcaldicio solicitado por la unidad de Inventario 2- Se procede a verificar los bienes que se encuentran dados de baja y cada Unidad que lo solicita confecciona los lotes seguacuten sus caracteriacutesticas 3- La Uniacutedad que desea subastar los muebles o bienes procede a solicitar el decreto Alcaldido de subasta puacuteblica en el cual se establece lo Siguiente

a) Se adjunta listado de todos los bienes dados de baja para realizar la subasta

b) Se establece en el mismo decreto nombramiento del martillero que realizaraacute la subasta y que legalmente recae en la secretaria municipal o tesorera municipal o en su caso qUien lo subrogue

c) Se establece en el mismo decreto diacutea lugar y hora donde se procederaacute a realizar dicha subasta

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KMUNICIPALIDAD DE PUNTA ARENAS

d) Se debe efectuar una publicacioacuten de a lo menos tres avisos en el diario de mayor circulacioacuten de la regioacuten todo esto se procede en un lapso de 15 diacuteas haacutebiles al remate en esta publicacioacuten se detalla los bienes a subastar y en las condiciones y estado en Que se encuentran

s) Las especies a subastar son exhibidas al puacuteblico 2 diacuteas antes de realizarse la subasta mas el diacutea en Que se realiza dicho acto

4~ Las personas que se adjudicaron lotes de la subasta deben proceder a realizar su cancelacioacuten en dinero efectivo Inmediatamente una vez finalizado dicho remate

5~ Los oferentes que se adjudicaron lotes en la subasta pueden retirar sus especies una vez finalizada la subasta y posterior cancelacioacuten

6 ~ Los oferentes que se adjudicaron especles en la subasta podraacuten hacer reuumlro de estos el mIsmo diacutea ejecutado el acto y tendraacuten un maacuteximo de 2 diacuteas haacutebiles para su retiro en el caso de que esto no sucediera se procederaacute a notificar por escrito a los oferentesiexcl daacutendole el plazo de 3 dras haacutebiles para realizar el retiro de los bienes adjudicados

Donaciones de Bienes a Institucion4ils siacuten Fines de Lucro

1- La institudoacuten que solicita muebles debe remitir carta solicitando los bIenes al Sr Alcalde de la comuna de Punta- Arenas 2- El Alcalde remite dicha solicitud a la Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas 3- La Direccioacuten de Administracioacuten y Finanzas instruye al departamento de Abastecimiento la existencia de bJenes solicitados 4- La unidad de Inventarlo procede a verUlcar si la institucioacuten solicitante tiene personalidad juriacutedica y dIrectiva vi-gente a la Direcci6n de Desarrollo Comunitario 5- Se verifica en bodega la existencia de muebles para su donacioacuten en caso de existir bienes muebles se le solicita la baja correspondiente 6~ Una vez decretada la baja se remite junto a todos los antecedentes a la Administracioacuten Municipal para que esta donacioacuten pase a consideracioacuten del Concejo Municipal 7- Una vez aprobada la donacioacuten por el Concejo MUniCipal se notifica eacutel la institucioacuten mediante decreto y certificado de donacioacuten 8- La unidad de Inventario procede a confeccionar acta de entrega de los bienes donados 9- En el caso de que no existieren bienes para ser donados el Sr Alcalde notifica mediante oficio eacutel la institucioacuten de la no existencia se estos 10- No se podraacuten donar bienes El instituciones o personas naturales seguacuten art3S de la Ley Orgaacutenica de Municipalidades


11 I ~



Procedimiento de dada de Baja

1- Enviacuteo de Solidtud al Departamento de Abastecimiento con copia a la Unidad de Inventarioiexcl viacutea correo electroacutenico Indicando la especie a dar de Baja y la Direacutecdoacuten en la cual se encuentra y que deberaacute contener la siguiente informacioacuten

a-Nombre del Bien a dar de Saja b-Coacutedigo de Inventario c-Especificaciones de la Especie d-Decreto de Alta Respectiva e-Decreto de Traslado si lo Hubiera

Para realizar traslados de Bienes Muebles de Uso se deberaacute seguir el siguiente procedimiento

Traslado Interno

1- Cuando el traslado se realiza en forma interna es decJr desde una unidad a otra y dependiente de la misma Direccioacuten

L2- Informar al Departamento de Abastecimiento COn copia a la Umdad de Inventario viacutea correo electroacutenico indicando desde y hacia donde se efectuaraacute el Traslado respectivo y que deberaacute contener la siguiente Informacioacuten

a) Identificacioacuten del bien a trasladar b) Coacutedigo de Inventario e) Especificaciones de la Especie d) Decreto de alta respectivo

Traslado desde Direccioacuten a Otra

2- Cuando el traslado sea desde una DireccIoacuten a Otra y que en este caso si se requiere Decreto Aceldlcio

21- Informar al Departamento de Abastecimiento con copia a la Unidad de Inventario viacutea correo electroacuteniCO indicando desde y hada donde se efectuaraacute el Traslado respectivo y que deberaacute contener la siguiente informacioacuten

e) Identificacioacuten del bien a trasladar f) Coacutedigo de inventario g) Especificaciones de a Especie h) Decreto de alta respectivo

NOVIEMBROEDEL2Ol1--- iexcl ----ccP7aacutegiexcl-na-N-o-46 de 52 I

Reemplaza a la hoja Ndeg deLu de del 20

~~

1shy

2 shy

3~

----__-_



Para realizar Transformaciones y Modificaciones de Bienes Muebtes de Uso se deberaacute cumplir con el slglJlente procedimiento

Toda Transformadoacuten Que sufra alguacuten Bien Municipal deberaacute contar con fa Autorizacioacuten del DIrector Respectivo

Una vez realizada tal Transformacioacuten de la Especie se deberaacute comunicar al Departamento de Abastecimiento con copia a la Unidad de Inventarlo de las nuevas Caracteristicas del Bien Municipal conteniendo la siguiente informacioacuten

8- Identificacioacuten del bien Transformado b~ Coacutedigo de Inventario c~ Especificaciones de la Especie d- Factura en caso Que el trabajo sea Realizado por alguacuten Proveedor e- En el caso Que la transformacioacuten sea realizada por servicios

generales de munidplo se deberaacute remitir a la Unidad de lnventarlo Certificado u otro documento que indique las nuevas caracteriacutesticas de la especie

Una vez Recepcionado estos Antecedentes la Unidad de Inventario Procederaacute a Soliacutecitar la Modificacioacuten mediante Decreto Alcaldicio de las nuevas Caracteristicas de la Especie

1112 Prohibiciones

Seraacuten consideradas prohibiciones para todos 105 funcionarios las sigUIentes situaciones o conductas

a) Hacer uso de los Bienes Muebles asignados en lugares Que no sean propios del Municipio salvo que funcionarios se encuentre en alguacuten cometido Que tengan relacioacuten con alguna actividad programada por la Ilustre Municipalidad y que deberaacute estar en pleno conocimiento del Director responsable de la activIdad a realizar

b Transportar fuera de la comunal regioacuten o paiacutes cualquIer especIe de propiedad municipal se deberaacute comunicar a quien corresponda es decir al respectivo Director que depende el funCionario que se le encomendoacute la comisioacuten sea cual sea el su cometido y que para el efectoiexcl y en cuyo caso en el mismo decreto se deberaacute consignar la o las especies a utiexclllzar Indicando NLIacutemero de Inventarioiexcl Marcaiexcl Modeloiexcl Color y otras caracteriacutesticas que identifique plenamente la O las espeCies


lLMUNlCIPALlDAD DE PUNTA ARENAS

e) Efectuar traslados modificaciones transformaciones de bienes muebles de uso sin cumplir con los procedimientos que para los efectos se hacen exigibles en este Manual

112 Bodega

La Bodega de Materiales Que forma parte del Departamento de Abastecimiento de la Municipalidad de Punta Arenas le corresponderaacute la funcioacuten general de

Recibir registrar almacenar controlar y custodiar los elementos necesarios para el funcionamJento de las unidades de la Municipalldad

FunciQnes

La Bodega de Matertales seraacute la encargada de recepcionar revisar Ingresar egresar y abastecer los materiales o insumos seguacuten los requerimientos de las distintas direcCiones

A) Recepclonar

La recepcioacuten de los materiales de bodega deben ser avalados por medio de una factura o guiacutea de despacho anexada con su respectiva orden de compra

Se prohiacutebe toda recepcioacuten de materiales que no Seuroan avalados por los documentos que se indican anteriormente

Estas adQutsclones se realizan por medio de adquisiciones menores o iguales a 3 UTM (Solicitud de Pedido) oacute a traveacutes del Portal de Compras Puacuteblicas

B) Revisioacuten

Se reallza en el momento Que el proveedor entrega el producto material que seraacute recepcionado y visado por el encargado de bodega

C) Ingreso

La recepcioacuten de estos materiales ya sean de permanentes (stock) oacute transitoriOS deberaacuten guardarse y ser custodiados en bodega para posteriormente ser ingresados a un sistema computacional (Sistema de Bodega e Inventario)

F INOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina Ndeg 49 de 52



D) Egresos

Insumos Permanentes Para ta entrega de los materiales cada Direccioacuten deberaacute elaborar un listado con sus requerimientos para el antildeo siguiente el cual seraacute elaborado por las respectivas secretariacuteas de las unidades requirentes oacute a quien el Director de la unidad asigne dicha funcioacuten Eacutesta funcioacuten debe realizarse en el mes de noviembre de cada antildeo a traveacutes de correo electroacutenlcoiexcl con copia a su Director y dirigidos al Jefe del Departamento de Abastecimiento respecto de sus necesidades para el primer y segundo semestre del antildeo siguiente Excepcionalmente el Jefe del Departamento de Abastecimiento autorizaraacute la entrega de requerimientos urgentes que sean solicitados por las respectivas unidades

lnsumos Transitorios (Compras menores oacute iguales a UTM) La recepcioacuten y el despacho de estos materiales deberaacute ser realizado por el Encargado de Bodega quieacuten en conjunto con el Auxiliar de Bodega gestionaraacuten la entrega de los materiales a las dIstintas direcciones o departamentos solIcitantes por medio de un Certificado de Salida de Bodega Posteriormente se remitiraacute la Factura al Departamento de Contabilidad para gestionar el pago respectivo

E) Abastecimiento

La Bodega de Materiales seraacute la encargada de abasteceriexcl de les productos requeridos por las distintas unidades y departamentos de la MunIcipalidad de Punta Arenas

a) Insumes de escritorios b Insumos de aseo e) Insumas de computacioacuten d) Insumes mobiliarios

Stock permanente de Ma~rjales

El personal de bodega estaraacute a cargo de mantener en forma constante un stock de materiales de insumos de uso corrienteiexcl para el normal funcionamiento de las oficinas de la Municipalidad

Le corresponderaacute a la Bodega llevar el control de la existencia de bodega y el control de registro de ingreso egresos y saldos de bienes de materiales en stock

2_



Seraacute responsabilidad de bodega municipal la entrega oportuna de los materiales solicitados por las diferentes direcciones o departamentos munIcipales

Le corresponde a la bodega muniCIpal verlficar el estado de conservacioacuten y proteccioacuten de los productos en existencia

En caso de existir aiexclguna disconformidad entre la Orden de Compra y la Factura no se realizaraacute la recepcioacuten correspondiente

Emitir Informes semanales sobre los movimientos de bodega y los estados de saldo

Realizar todos los antildeos en el mes de diciembre un Inventario de materiales en stock en bodega municipal

Para el procedimiento de reposiCioacuten de stock se deberaacuten definirse los tiempos de entrega

12 Gestioacuten de contratos y de proveedores

La Gestioacuten de contratos significa definir las reglas de negocio entre la entidad compradora y los proveedores - minimizando los riesgos del proceso ~ y manejar eficaz y efic1entemente su cumplimiento

Comprende la creacioacuten del contrato su ejecucioacuten ta gestioacuten de las entregas de los productos o servidos y la relac1oacuten COn los proveedores

Una visioacuten jnt~ral incluye ademaacutes la gestioacuten post entrega (o post ventaL la evaluacioacuten de los contratos el registro y uso de la informac1oacuten generada en cada adquisiCIoacuten para planifICar las compras y tomar mejores deciSiones

El Departamento de Abastecimiento llevaraacute un registro actualizado de los contratos Vigentes en la Instituc1oacuten que tengan relacioacuten con las cuentas generales del iacutetem gestioacuten Esto de acuerdo a familias claslflcadas de la siguiente manera

bull Contratos de Suministro por adquisicioacuten de bienes mantenimientos y servidos generales Materiales de Aseoiexcl Materiales de Escritorio Servicio de Cerrajeriaiexcl Instalacioacuten de Vidrios Servicio de Fotocopiado Reparacioacuten de Neumaacuteticos Fletes Mantencioacuten de Infraestructura entre otros)

bull Otros servicios

NOVIEMBRE DEL 2011 Pagina Ndeg SO de 52

~ _-shy

L

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISlCONES


Las distintas Unidades Compradoras llevaraacuten el registro actualizado de todos los contratos vigentes de la Instituaoacuten que tengan relacioacuten oon sus propias funciones y de acuerdo a las cuentas de sus subprogramas y subasignacionesiexcl como ser

bull Contratos de Suministro por ServIcios Funerarios bull Contratos de Servido de Publicaciones bull Contrato de Suministro por Medicamentos bull Otros Contratos

El registro actualizado debe subirse a la Paacutegina de Intranet conternendo los siguientes datos

bull Todas las contratacIones reguladas por contrato bull Fecha de inicio de contrato bull Antlguedad del Contrato (en antildeos y meses) bull Monto anual de contrato bull SI tiene claacuteusula de renovacioacuten automaacutetica bull Si tiene claacuteusula de teacutermino anticipado bull Fecha de entrega de productos o cumplimiento de hitos bull Fecha de pago bull Funcionario de la entidad responsable o coordinador de ese contrato bull Garantiacuteas bull Multas

Esta informacioacuten debe Ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovacioacuten teacutermino u otros hitos

La evaluadoacuten de 105 contratos debe ser realizada antes de la fecha de termino o renovacioacuten establedda en los mismos Se debe considerar los plazos de avisos anticipados establecidos en los contratos

Criterios a evaluar cuando corresponda

o Antiguumledadl

~ Especificidad o Complejidad de liexclCitaro (] Claacuteusulas de teacutermino de contrato iexcl Cumplimiento del contrato por parte del proveedor

Las distintas Unidades Compradoras definiraacuten un calendario de actividades para realizar la evaluacioacuten oportuna considerando fechas de vencimiento contrato condiciones de teacutermino antiguumledad del contrato

NOVIEMBRE DEL 2011 Paacutegina Ndeg 51 de 52 ~-J

Reemplaza a laacute hoja Nltgt del de ctel 20



Los funcionarios de la instItucioacuten desIgnados coordinadores de contratos y los que esteacuten a cargo de los pagos tienen la obHgadoacuten de entregar al funcionario encargado de gestionar los contratos toda la Informacioacuten que eacuteste ftGuiera en forma oportuna con el fin de evitar posibles reclamos de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de eacuteste

Suscripcioacuten de Contrato

Deberaacute suscribirse un contrato entre el proveedor y el Municipio por todas las adjudicaciones por contratos de suministros y servicios superiores a 100 UTM lo que deberaacute indicarse en el decreto de adjudicacioacuten de acuerdo a lo dispuesto en Capiacutetulo VIII del Reglamento de la ley nO 19886

Phzo para la suscrjpcioacuten de 105 contratos

El plazo para la suscrlpcioacuten del contrato seraacute aquel Que se contemple en loS teacuterminos de referenda o en las bases respectivas si nada se dice deberaacute ser suscrito en un plazo no superior a 30 diacuteas corridos a partir de la fecha de la notificacioacuten de la adjudicacioacuten

El contrato definitivo podraacute ser suscrito por medios electroacutenicos de acuerdo a la legislacioacuten sobre firma electroacutenica

Una vez suscrito se deberaacute publicar en el Sistema de Informacioacuten httpwwwmercadopubllcocL

13 Uso del Sistema httpiwwwmercadopubUcod

El uso del Sistema de Compras puacuteblicas estaacute establecido en el siguiente link

https IIwwwm~rcadovubiexcliexclcaelPortallMP2selCioneslmiexcliexclnuales-Y-51uiaJhtm I

NOVIEMBRE DEL 2011 I - --PflgmaNdeg 52 de 52 J [-________~ReemPlaza a la hOJa N(I bullcc bullc del 20 cde~lcc bullde L- - -- _-_----

--__ _ _ _--- _ _ _ - _shy~ ~ ~ ~

ANEXO VII LICITACIONES SUPERIORES A 1000 UTM

-UNIDAD DlRECCION COMISIOfI CONCEJO DEPARTAMENTO

SECPLAN ALCALDE TECNICA DE CONTROL EVALUADORA MUNICIPAL OE CONTABlLlOAD PROVEEDOR

iacuteNlClO)

1 EMAIL iquestJ 1 EMAIL~

APROB

~ CREA FICHA

-~-

CONFCCCIQN y VlSASION DE

BASES _~_

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Lr 6

PUBLICA 1shy ---shy ~ yUCITAC10N

l-APERTURA DE I iexcllIOFfli fAS

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V

ANEXO vII LICllACIONES SUPERIORES A 1000 UTM

UNIDAD DIREcCION COMISION CONCEJO DEPARlAMEIITO

SECPLAN ALCALDE reCNICA DECONrROL EVALUADORA MUNICIPAL DE CONTASILIOAO PROVEEDOR bull -

Y

bull

qgt I PAUTA~ EVAWACI

SOUCfTA COMPROMISO

~ICoMPROMErE-GASTO

~ OkOCN DE COMPRA

iexcl

CFRTIFICADO 1 PAUTADE

11 -----shy DE CERTIFICADO D1SPONISIUDAD

DE DiexclSPONI6IU~

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_[ PROPUESTAJ

-~ ANTECEDENTE iexclAPRUEBA 1 s UClfACION

~-

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7 O Ole


DEPARTAMENTOCONCEJOCOMISIONDIRECCIONUNIDADSECRETARIA DE CONTABILIDAD I PROVEEDORMUNICIPALEVALUADORADE CONTROL TECNICAMUNICIPALSECPLAN

B bull

OreacuteCRETOOE AOJUOICACiON

i ORDEN DE COMPRA---+-----+iacute(15) I I I ____n_u_un

---N ENTREGA l

SIENO jiIRE~~~~NA ~I I In I SERV1C1O

I -ln----shy -1 -l FACRAFIRMAOA

1i) REGISTRO r I nn_

EtNIA INF-O A

INVENTARIO CUANDO

PROCEDA MONITOREO

~ GU (l~

~U6f1



MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES MUNICIPALIDAO DE PUNTA ARENAS

IHDlCE

Introduccioacuten 3

1 Definiciones4

2 Normativa que regula el proGe$o de compra10

3 Organizacioacuten de abastecimiento en la Institucioacutenbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull12 31 Personas y unidades Involucrada en el proceso de abastecirnlento 12 32 El proceso de abastecimiento en la Institucioacuten Condiciones Baacutesicas 14

4 Procedimiento planificacioacuten de compras15

5 Procesos de compra 17 Sl Contrato de Suministros S2 Convenios Marco 19 53 Compras por licitacioacuten Menor o Igua alOa UTM 2Q 54 Compras menores a3 UTM __ _ 22 55 Convenio Marco Mayor alOa UTM y menor a 1000 UTM 27 56 Compras por Licitacioacuten Mayor alOa UTM y menor o iexclgual a 1000 UTM

Incluye contrato de suministro _29 57 Compras por Licltad6n Privada __ _ 31 58 Compras por Trato o Contratadoacuten Directa _ _ __31 59 Compras por Licitaciones Mayores a 1000 UTM 32

6 Formulacioacuten de Bases 34

7 Evaluacioacuten de la Ofertas35 71 Criterios de Evaluacloacuten35 72 Evaluacioacuten de ofertas para procesos de baja complejidad 36 73 Evaluacioacuten de ofertas para procesos de alta complejldad 37

5 Cierre de Procesos35

9 procedimiento de pago38

10 Garantiacuteas 38

11 Politica de Inventario y Bodega39 111 Inventario _ 39

NOVIEMBRE OE~ 2011 I _________Paacutegioa W ~ ae ~____ iexcl

Reemplaza a la hoja Ndeg deL de deI20 1

1n l 1011




112 Bodega 48



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Introduccioacuten












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1 Definiciones











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1112 Prohibiciones







112 Bodega



FunciQnes


A) Recepclonar




B) Revisioacuten


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D) Egresos



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SOUCfTA COMPROMISO

~ICoMPROMErE-GASTO

~ OkOCN DE COMPRA

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_[ PROPUESTAJ


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PROCEDA MONITOREO

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Introduccioacuten












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Traslado Interno










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1112 Prohibiciones







112 Bodega



FunciQnes


A) Recepclonar




B) Revisioacuten


C) Ingreso





D) Egresos



E) Abastecimiento






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Modalidad Sugerida








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112 Bodega



FunciQnes


A) Recepclonar




B) Revisioacuten


C) Ingreso





D) Egresos



E) Abastecimiento






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1112 Prohibiciones







112 Bodega



FunciQnes


A) Recepclonar




B) Revisioacuten


C) Ingreso





D) Egresos



E) Abastecimiento






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1112 Prohibiciones







112 Bodega



FunciQnes


A) Recepclonar




B) Revisioacuten


C) Ingreso





D) Egresos



E) Abastecimiento






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1112 Prohibiciones







112 Bodega



FunciQnes


A) Recepclonar




B) Revisioacuten


C) Ingreso





D) Egresos



E) Abastecimiento






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o Antiguumledadl


















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Modalidad Sugerida








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ChileCompra - Secretaria · 2017. 2. 16. · MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES...

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