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CHILEMAT S.A.

Plataforma de Pago SAF 2.0 Manual de usuario Módulo Caja

Plataforma de Venta SAF 2.0 Chilemat S.A

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CONTENIDO INTRODUCCION A CAJA, SISTEMA SAF 2.0 Pág. 1 Acceso…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 4 1.1 Recuperar Caja…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 1.2 Monto inicial……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4

2 Asignación de venta a Caja…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………. 5 3 Venta con Boleta o Factura……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 5 4 Información del detalle de la venta……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 5 5 Información pestañas del menú…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 6

5.1 Principal Caja……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 5.1.1 Listado de ventas…………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 6 5.1.1.1 Explicación menú……………………………………………………………………………………………………………………………………. 6 5.1.1.2 Actualizar……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 6 5.1.1.3 Ingreso/Egreso……………………………………………………………………………………………………………………………………….. 6 5.1.1.4 Eliminar NV……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 7 5.1.1.5 Cancelar NV…………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7 5.1.1.6 Monto inicial…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 7 5.1.1.7 Cierre Caja……………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7 5.1.1.7.1 Cierre parcial…………………………………………………………………………………………………………………………… 7 5.1.1.7.2 Informe consolidado………………………………………………………………………………………………………………… 7 5.1.1.7.3 Cierre Caja……………………………………………………………………………………………………………………………….. 7 5.1.1.8 Cambiar usuario…………………………………………………………………………………………………………………………………….. 7 5.1.2 Detalle.………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7 5.1.2.1 Agregar Ticket………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8 5.1.2.2 Quitar Ticket………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 8 5.1.2.3 Agregar Nota de crédito…………………………………………………………………………………………………………………………. 8 5.1.2.4 Quitar Nota de crédito……………………………………………………………………………………………………………………………. 8 5.1.2.5 Agregar documento……………………………………………………………………………………………………………………………….. 8 5.1.2.6 Quitar documento………………………………………………………………………………………………………………………………….. 9


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5.1.2.7 Agregar tarjeta………………………………………………………………………………………………………………………………………. 9 5.1.2.8 Quitar tarjeta…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 9 5.1.2.9 Pagar efectivo………………………………………………………………………………………………………………………………………… 9 5.1.2.10 Pagar……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10 5.2 Documentos pagados………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10 5.2.1 Factura………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10 5.2.1.1 Anular pago……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 10 5.2.2.2 Re imprimir DTE (Documento Tributario Electrónico)…………………………………………………………………………….. 10 5.2.3.3 Imprimir…………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 10 5.2.2 Boleta………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 10 5.2.2.1 Anular Boleta…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 10 5.2.2.2 Anular pago……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 10 5.2.2.3 Re imprimir DTE (Documento Tributario Electrónico)…………………………………………………………………………….. 10 5.2.2.4 Imprimir…………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 10 5.3 Guías emitidas…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 11 5.4 Cheques recibidos……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 11 5.5 NC disponibles…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 11 5.6 Informes cierre…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 11 5.6.1 Reparar folios………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 11 5.6.2 Imprimir………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 11 5.6.3 Informe consolidado……………………………………………………………………………………………………………………………………………. 11 5.6.4 Facturas emitidas………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 12 5.6.5 Boletas emitidas………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 12


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INTRODUCCION A CAJA VISION GENERAL DE LA PLATAFORMA SAF 2.0 VENTAS La plataforma de pago SAF 2.0, está diseñado para mejorar el rendimiento, el orden y la administración de venta en Caja, cada uno de sus componentes entrega soluciones y herramientas que agilizan los diferentes tipos de pagos que el cliente puede utilizar.

1.- Acceso Imagen 1: Al iniciar la aplicación, se despliega la pantalla de ingreso a sistema en donde deberá ingresar el usuario y la contraseña que previamente le ha sido

entregado.

1.1 Recuperar Caja, Imagen 2: Listado de Cajas: El programa permite recuperar una Caja anterior, para esto solo debemos dar click al cuadrado pequeño que aparece en la pantalla de acceso, Este abrirá otra ventana el cual mostrará un listado de Cajas anteriores ordenadas por fechas, con N° de Caja, Usuario, El estado y la fecha de apertura. Para abrirla solo debe hacer doble click sobre la línea que usted necesite.

1.2 Monto Inicial, Imagen 3: Después de ingresar en la plataforma, la Caja automáticamente le preguntará el monto inicial con la cual se comenzará a trabajar ese día, la cual se establecerá previamente con la persona a cargo. En este caso a modo de ejemplo se ha puesto el monto $120.000.

Imagen 1

Imagen 2

Imagen 03


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2.- Asignación de venta a Caja: Al entrar a la plataforma de Pago, se desplegará la siguiente ventana (Imagen 04) en la cual podrá ver las ventas asignadas desde el módulo MESON, las cuales pueden ser clientes que necesiten boleta o factura. Cada uno de ellos se verá en orden de llegada en la cuadrilla de la ventana.

Información Cliente

Monto a pagar

Pestañas menú

Productos

Menú

3.- Venta con Boleta y Factura: En la ventana del ejemplo vemos 2 simulaciones, uno es una boleta y el otro es una factura, al hacer doble click sobre uno de ellos este desplegará una ventana con los datos de la venta, ver imagen 04. 4.- Información del detalle de la venta: Se puede ver en el rectángulo de color Negro 6 espacios: EFECTIVO – SALDO A FAVOR – TICKET DE CAMBIO DOCUMENTOS BANCARIO - NOTA DE CREDITO – TARJETA DE CREDITO, los cuales al preguntar al cliente su forma de pago, el encargado de Caja tendrá que usar los botones del menú de color Amarillo al final de la ventana para la venta. Cuando se cancela por algún tipo de pago el monto desciende y éste se ve reflejado en el rectángulo color Morado. El rectángulo de color Rojo, muestra el tipo de documento que es la venta BOLETA, FACTURA O EXENTA, la cual SOLO se puede modificar si está asignada a un cliente. NOTA: No se puede convertir una boleta a factura en la CAJA, ya que necesita los datos del cliente, los cuales son llenados por módulo MESON. Lo que podría hacer en este caso es regresar la venta a mesón por medio del botón CANCELAR NV en el menú (rectángulo amarillo en la imagen 03) Allí el vendedor llenaría los datos del cliente y lo enviaría de nuevo a CAJA.

Imagen 04

Imagen 05


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5.- Información pestañas del menú: En la imagen 04 hay un menú en pestañas, rectángulo color Verde (Detallada en imagen 06), en ella encontramos diferentes opciones para ver, como son: Principal Caja, Documentos Pagados, Guías Emitidas, Cheques Recibidos, Notas de Créditos disponibles e Informes de cierre, las cuales las analizaremos a continuación:

5.1 PRINCIPAL CAJA: En ella encontramos los productos que han sido enviados por el módulo MESON, y se subdivide en 2 pestañas más, Listado de venta y Detalle: 5.1.1 LISTADO DE VENTAS: Se almacena las ventas derivadas del módulo MESON. 5.1.1.1 Explicación Menú

5.1.1.2 ACTUALIZAR (Ctrl+R): Es importante que la persona en Caja recuerde actualizar este botón cada vez que termina una operación de pago, ya que NO muestra los ítems

mandados por el módulo MESON hasta que se actualice. 5.1.1.3 INGRESO / EGRESO (F11): Este botón del menú se ocupa para ingresar o egresar dinero directamente en Caja. Cuando apretamos el botón se desplegará la siguiente ventana (Imagen 07) Como se puede apreciar en la ventana está está dividida en dos columnas, lado izquierdo el INGRESO y lado derecho el EGRESO. -INGRESO: Son todos los Documentos o Efectivo que se entregan para ser ingresados a la Caja. Ejemplo, el cobrador viene y entrega varios cheques con la recaudacion del día. -EGRESO: Aquí encontraremos un punto muy importante, si el encargado de Caja desea retirar dinero y este no goza de los permisos para ello (con usuario y clave asignado por el encargado) este no podrá hacerlo y el programa SAF 2.0 le pedirá dichos permisos. Ejemplo de la imagen, si presiona YES, este abrirá una ventana para ingresar el usuario y la clave para hacer la operación.

Imagen 05

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Nota: Casi siempre la persona encargada de Caja cuenta con dichos permisos, ya que al final del día necesita cuadrar Caja. 5.1.1.4 ELIMINAR NV (SUPR.): Con esta opción el encargado de Caja puede borrar una venta, para ello solo debe seleccionar la venta y luego presionar el botón ELIMINAR NV o Suprimir. 5.1.1.5 CANCELAR NV (SPACE): La siguiente opción es muy útil, el encargado de Caja puede regresar la venta a mesón, por ejemplo, el cliente necesita algún otro producto, el cliente ya no quiere uno de los productos o se arrepintió de comprarlos. 5.1.1.6 MONTO INICIAL: Al ingresar a la plataforma Pago, siempre le preguntará el monto con el cual comenzará sus operaciones (sencillo), esta debe ser previamente hablado con el encargado y así tener dinero en efectivo para las diferentes operaciones del día.

5.1.1.7 CIERRE CAJA (imagen 10): Al terminar el día el encargado tendrá que entrar a esta pantalla, el cual entrega las herramientas para hacer un cierre de Caja. Después que ajuste los montos en los espacios tendrá que usar los botones en el inferior de pantalla. 5.1.1.7.1 CIERRE PARCIAL: Aquí encontramos un reporte visual que ayuda a verificar que la Caja esta cuadrada, si no lo está, el encargado de Caja podrá modificar y rectificar los valores antes del cierre de Caja final, el reporte cuenta con 6 páginas que muestra lo ingresado y egresado del día. 5.1.1.7.2 INFORME CONSOLIDADO: Muestra el reporte completo con todas sus páginas. 5.1.1.7.3 CIERRE CAJA: Al tener todo cuadrado, damos esta opción para terminar el uso de la Caja con lo cual se levanta el informe final que se puede imprimir y al cerrar dicho informe automáticamente se terminan las operaciones.

Imagen 9


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5.1.1.8 CAMBIAR USUARIO: Si por alguna razón el encargado de Caja tiene que dejar su puesto, por medio de este botón puede cerrar su Caja y el nuevo usuario puede ingresar con su clave y seguir las operaciones, así no se mezclarán las informaciones de ambos. 5.1.2 DETALLE: Al hacer click sobre uno de los ítems y vamos a Detalle, este mostrará la ventana de la imagen 4, también podremos hacer doble click al ítem y entrará a Detalle. En la parte inferior se encuentra un menú con los siguientes detalles:

5.1.2.1 AGREGAR TICKET (F1): Esta función esta deshabilitada por el momento. Se pensó en su principio para no hacer notas de crédito. 5.1.2.2 QUITAR TICKET (F2): Ídem

5.1.2.3 AGREGAR NOTA DE CREDITO (F3): Por medio de este botón podremos asignar las Notas de Créditos almacenadas en el sistema. Si un cliente tiene una N/C, la persona encargada de Caja, sólo debe digitar el número asignado de la N/C, para ello debe ingresar a la pestaña que dice NC disponibles (imagen 15), luego teniendo el número, lo coloca en la ventana que se muestra a continuación (imagen 12), luego damos ENTER y será reconocido por el sistema y por último apretamos el botón Aceptar. 5.1.2.4 QUITAR NOTA DE CREDITO (F4): Sirve para quitar una nota de crédito ya ingresada en Caja, NO en el sistema. 5.1.2.5 AGREGAR DOCUMENTO (F5): Por medio de esta opción podremos ingresar los documentos de: CHEQUES BANCARIO - VALE VISTA - CHEQUE CAPITAL - DEPOSITO BANCARIO - TRANSFERENCIA BANCARIA, en una ventana para poder ingresar los datos necesarios para la transacción (Imagen 13).

Imagen 10

Imagen 15

Imagen 12 Imagen 13

Imagen 14

Imagen 11


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5.1.2.6 QUITAR DOCUMENTO (F6): Cuando ingresamos un documento y por alguna razón necesitamos quitarlo, por medio de esta opción podremos hacerlo. 5.1.2.7 AGREGAR TARJETA DE CREDITO (F7): Esta opción permite pagar por medio de tarjetas de crédito y casas comerciales (Imagen 14). 5.1.2.8 QUITAR TARJETA DE CREDITO (F8): Quita la operación ingresada.

5.1.2.9 PAGAR EN EFECTIVO (F9): Se muestra a continuación dos escenarios, (Imagen 16 y 17).

-Imagen 16: Al ingresar el pago justo, no genera vuelto y luego se presiona el botón Aceptar y así esta lista la operación. -Imagen 17: El cliente al cancelar con un monto mayor al precio (imagen13) el encargado de Caja debe ingresar el total con el cual se desea pagar en la ventana de color verde de la imagen 17 y luego presionar pagar, y aparecerá una subventana mostrando el vuelto que se debe entregar. Nota: En la subventana que se muestra en las imágenes 16 y 17, hay un pequeño cuadrado para poder colocar un ticket. Este cuadrado tiene que ver con la opción de generar saldo a favor del cliente o entregar vuelto si lo quiere, siempre y cuando pague con documentos o tarjetas. Si es un cliente ya ingresado en el sistema y este paga un producto de un valor determinado, y cancela con cualquier tipo de pago MENOS EFECTIVO y este excede al precio del producto y el cliente desea dejar el restante como saldo a su favor, el encargado de Caja tendría que NO marcar el cuadrado, pero si el cliente quiere pagar con cheque y éste excede el valor a pagar y necesita el vuelto, el encargado de Caja debe colocar el ticket para que se produzca un egreso automático y así entregar el vuelto al cliente. EJEMPLO:

: Si paga el cliente con efectivo, NO es necesario poner un ticket, solo se debe entregar vuelto si es que lo hay.

: Si el cliente al pagar con un documento de mayor valor que la venta quiere el vuelto y el encargado de Caja se lo entrega sin colocar el ticket, al final del día cuando cierre la Caja no podra cuadrar por falta de dinero.

: El encargado de Caja al ver que el documento excede el valor de la venta, debe entregar el vuelto al cliente, si no lo hiciera este generaría que la Caja al final del día no cuadraría por un exceso.

Imagen 16 Imagen 17


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5.1.2.10 PAGAR (F10): USAR SALDO A FAVOR: Si el cliente está ingresado en el sistema y tiene saldo a favor, el cual se visualiza en la ventana de pago (ver imagen 18 circulo Negro) él puede usarlo,

para esto debe hacer lo siguiente: colocar el valor a cancelar en el rectángulo de saldo a favor, luego apretar directamente el botón PAGAR (F10). USAR CREDITO DISPONIBLE: El cliente también cuenta con un crédito disponible (ver imagen 18 círculo color Rojo), el cual ha sido establecido por el encargado. El cliente puede usar menos o el total del crédito, pero cuando se excede de su cupo autorizado de crédito no puede comprar a menos que pague en otra forma el restante de la venta. Para usar el crédito debe: presionar el botón PAGAR o F10 y luego aceptar, esto genera automáticamente el uso del crédito del cliente. USAR SALDO A FAVOR Y CREDITO DISPONIBLE: En ocasiones encontraremos que un cliente tiene crédito y saldo a favor, él puede usar uno o hacer combinaciones usando parte de uno y el resto del otro, para eso el encargado de Caja debe preguntar cual quiere usar o si quiere usar ambos. (Ver ejemplo imagen 18). Si el cliente quiere pagar el monto usando parte de uno y el resto del otro, debemos preguntar a cuánto asciende la cifra que queremos pagar con el saldo a favor y colocamos esa cifra en el rectángulo (circulo Negro imagen 18). Luego damos click en el botón PAGAR (F10) y el programa tomará automáticamente el restante del crédito disponible.

5.2 DOCUMENTOS PAGADOS: Aquí encontramos dos sub pestañas Boleta y Factura con los detalles de las ventas ingresadas. (Imagen 19 círculo Negro) 5.2.1 FACTURA 5.2.1.1 ANULAR PAGO: para la Anulación de una boleta o factura. 5.2.1.2 RE IMPRIMIR DOCUMENTO TRIBUTARIO ELECTRONICO (DTE): Permite imprimir este tipo de documento. 5.2.1.3 IMPRIMIR: Permite imprimir una copia de las operaciones realizadas. 5.2.2 BOLETA 5.2.2.1 ANULAR BOLETA: Da la opción de cancelar una boleta, la cual siempre tendrá que ser autorizada por la persona a cargo con los permisos de usuario y clave. Al momento de cancelar la boleta, ésta regresará inmediatamente al listado de ventas. 5.2.2.2 ANULAR PAGO: Esta opción regresa la venta al listado de ventas sin la aprobación del encargado. 5.2.2.3 RE IMPRIMIR DOCUMENTO TRIBUTARIO ELECTRONICO (DTE): 5.2.2.4 IMPRIMIR: Permite imprimir una copia de las operaciones realizadas.

Imagen 19

Imagen 18


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5.3 GUIAS EMITIDAS: Muestra el N° de orden. N° de guía, Razón social, Monto pago, Tipo de cliente, Medio de pago y fecha de emisión de las guías que se han generado. 5.4 CHEQUES RECIBIDOS: Muestra el detalle de todos los cheques que han entrado a CAJA, también tiene la opción de IMPRIMIR. 5.5 NC DISPONIBLES: Muestra las Notas de Crédito disponibles de cada cliente ingresados en el sistema. 5.6 INFORMES CIERRE: Se puede encontrar en esta pestaña un menú con los siguientes puntos:

5.6.1 Reparar Folios: Foliador de documentos, Boletas y Guías.

5.6.2 Imprimir: Entrega un informe del cliente, listado de facturas nulas pagadas, fecha, N° de Caja, Quien lo atendió, Cantidad de documentos y Monto documentos. 5.6.3 Informe consolidado: Muestra un informe Caja. En esta opción se encuentra el historial total de los movimiento del día, el encargado de Caja imprime este informe para poder ver el cuadre de la Caja. El cual se muestra en la imagen 21, este informe se compone de una hoja con los datos generales, más otras 5 hojas con el desglose del total de Boleta, Cheques, Visas, Notas de créditos etc. Para entender un poco más esta hoja, lo pondremos en la siguiente ecuación sumamos:

A= 1 Total depósito día siguiente + 2 Monto cheque al día + 3 Monto cheque a fecha +

4 Total tarjeta de crédito y débito. Ahora tenemos el total $XXXXXXXX

B= ((5 Total boletas pagadas + + 7 Ingresos) Menos (8 Egresos 6 Total facturas pagadas

caja + 9 Notas Crédito utilizada caja)) + (10 Monto inicio caja – 11 Monto disponible día ) siguiente

Diferencia (en caja) = A – B debería quedar “0” 5.6.4 Facturas Emitidas: Muestra un detalle de facturación Diaria (Factura).

Imagen 20


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5.6.5 Boletas emitidas: Muestra un detalle de facturación Diaria (Boleta). La plataforma Caja, está diseñado para entregar herramientas útiles al encargado de la Ferretería, una vez entendida esta plataforma el encargado podrá: Recibir los pagos en diferentes tipos. Venta de boletas facturas y tarjetas. Podrá saber el detalle de la venta. Ingresar y egresar montos desde caja. Regresar ventas a caja. Cambiar usuarios. Saber el menú de las ventanas. Agregar Notas de Créditos. Anular Boletas y Facturas Ver informes consolidados Y cuadrar caja entre otras funciones. PLATAFORMA CAJA SAF II

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