Clase 1 12oct13

Catedrática: Ing. Yanira Aparicio

2013

Administración y Gestión de

Proyectos de Investigación

MISIÓN “Formar profesionales con excelencia académica, conscientes del servicio a sus semejantes y con una ética cristiana basada en las sagradas escrituras para responder a las necesidades y cambios de la sociedad”.

2 Ing. Yanira Aparicio

TEMA 1. Administración Profesional de Proyectos

Ciclo de Vida de un Proyecto


• ¿Es lo mismo administrar empresas que administrar proyectos?

• ¿Es la administración de proyectos una profesión?

• ¿Son los proyectos un campo propio de la ingeniería, la ciencia y la técnica?

• ¿Cómo manejamos y administramos proyectos? ¿Habrá alguna forma de hacerlo diferente y mejor?

¿POR QUÉ ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS?


Sálvese quien pueda Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y

desesperación.

Castigo ejemplar a

los inocentes

Despedimos a los proveedores e integrantes

que menos culpa tienen

Recuperación del

optimismo perdido

Ahora sí, ya eliminamos a los supuestos malos

y encontramos el segundo aliento

Terminación del

proyecto a como de

lugar

Trabajos forzados, unos encima de otros,

noches, tiempo extra, domingos, desgaste,

presión, promesas y más presión

Condecoración y

premios a los no

participantes

El equipo ejecutor está muy cansado y

terminando los últimos pendientes, y los no

participantes, frescos para adjudicarse el mérito

y recibir los elogios

UN PROYECTO TRADICIONAL


Administración Tradicional Administración Profesional

Improvisación – Enfoque empírico,

principalmente intuitivo

Prevención – Desarrollo de

estrategias en equipo -

Estandarización de

procedimientos - orden

El proyecto depende principalmente

de una persona

Integración del equipo y

compromiso de todos los

involucrados en el proyecto

Manejo parcial del alcance del

proyecto – enfoque hacia la ejecución

Visión completa que asegura

cumplir los requerimientos del

cliente

Duplicación u omisión de recursos

humano y funciones

Integración del equipo -

distribución efectiva de

recursos, roles y funciones

Alto nivel de desgaste Calidad de vida

Cada quien se lleva en su memoria

los aprendizajes cuando el proyecto

termina

Capitalización de Aprendizajes

Documentación de lecciones

aprendidas

NUEVAS TENDENCIAS EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS


Administración Tradicional Administración Profesional

Deficiencias en la documentación;

decisiones y órdenes informales Toma de decisiones soportada

Cambios no documentados,

verbales y sin control

Sistema de control global de

cambios Riesgos de alto impacto sin

identificar

Identificación, y plan de

respuesta a riesgos

Proyecto fuera de presupuesto Ahorro en costos y controles

probados

Calidad deficiente Mejoras en la calidad

Proyecto fuera de programa y/o

presupuesto Resultados predecibles

Comunicación informal, deficiente -

burocracia

Comunicación efectiva e

información concreta,

relevante, veraz y oportuna

NUEVAS TENDENCIAS EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS

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Ing. Yanira Aparicio

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear

un producto, servicio o resultado único. La naturaleza

temporal de los proyectos indica un principio y un final

definidos.

El final se alcanza cuando se logran los objetivos del

proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus

objetivos no pueden ser cumplidos, o porque ya no

existe la necesidad que dio origen al proyecto.

¿Qué es un proyecto?


PROYECTO ENTREGABLE

Instalación y puesta en funcionamiento de una planta de tratamiento de aguas servidas

Producto

Renovación de los equipos médicos de un hospital gubernamental

Producto

Desarrollo de un nuevo medicamento Servicio

Campaña de vacunación a niños del área de los municipios de Jiquilisco y Puerto Parada

Servicio

Estudio de impacto de Ciudad Mujer y definición de programa de incentivos

Resultado

Estudio sobre disposición de desechos informáticos Resultado

EJEMPLOS DE PROYECTOS


¿Qué genera un proyecto?

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El marco lógica es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos. Se centra en la orientación por objetivos y facilitar la participación y la comunicación entre las partes interesadas.

Puede utilizarse en todas las etapas del proyecto: En la identificación y valoración de actividades que encajen en el marco de los programas país, en la preparación del diseño de los proyectos de manera sistemática y lógica, en la valoración del diseño de los proyectos, en la implementación de los proyectos aprobados y en el Monitoreo, revisión y evaluación del progreso y desempeño de los proyectos.

Metodología de marco lógico


La Metodología contempla dos etapas:

Identificación del problema y alternativas de solución

Se analiza la situación existente para crear una visión de la situación deseada y seleccionar las estrategias que se aplicarán para conseguirla.

Los proyectos son diseñados para resolver los problemas a los que se enfrentan los grupos meta o beneficiarios, incluyendo a mujeres y hombres, y responder a sus necesidades e intereses.

Existen cuatro tipos de análisis para realizar:

a. el análisis de involucrados,

b. el análisis de problemas (imagen de la realidad),

c. el análisis de objetivos (imagen del futuro y de una situación mejor)

d. y el análisis de estrategias (comparación de diferentes alternativas en respuesta a una situación precisa)

Etapas del marco lógico

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La etapa de planificación,

La idea del proyecto se convierte en un plan operativo práctico para la ejecución.

En esta etapa se elabora la matriz de marco lógico.

Las actividades y los recursos son definidos y visualizados en cierto tiempo

Etapas del marco lógico


Se identifica una problemática y la motivación para solucionarla. Dicha percepción o necesidad de estudiar y analizar determinada situación puede surgir de distintos ámbitos, algunos de ellos pueden ser:

a. La aplicación de una política de desarrollo

b. Recuperación de infraestructura

c. Necesidades o carencias de grupos de personas

d. Bajos niveles de desarrollo detectado por planificadores

e. Condiciones de vida deficitarias detectadas en algún diagnóstico en el ámbito local.

Identificación del problema y

alternativas de solución


Se estudian a las personas, grupos o instituciones que tengan un vínculo con el problema o necesidad identificada.

Al analizar sus intereses y expectativas se aprovecha el apoyo de aquellos con intereses coincidentes o complementarios al proyecto, y disminuir la oposición de aquellos con intereses opuestos al proyecto y conseguir el apoyo de los indiferentes.

El análisis de involucrados implica:

a. Identificar todos aquellos que pudieran tener interés o que se pudieran beneficiar directa e indirectamente

b. Investigar roles, intereses, poder relativo y capacidad de participación.

c. Identificar su posición, de cooperación o conflicto, frente al proyecto y entre ellos y diseñar estrategias con relación a dichos conflictos.

d. Interpretar los resultados del análisis y definir cómo pueden ser incorporados en el diseño del proyecto.

Análisis de los involucrados

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Al preparar un proyecto se requiere:

Analizar el problema principal de la situación a abordar.

Aplicar el método “ lluvia de ideas ” para establecer el problema central, aplicando criterios de prioridad y selectividad.

Definir los efectos más importantes del problema en cuestión.

Anotar las causas del problema central detectado.

Construir el árbol de problemas como una imagen global de toda la situación.

Revisar la validez e integridad del árbol dibujado, todas las veces que sea necesario. Esto es, asegurarse que las causas representen causas y los efectos representen efectos, que el problema central este correctamente definido y que las relaciones (causales) estén correctamente expresadas.

Análisis del problema


Análisis del problema


Los objetivos describen las situación futura a la que se desea llegar una vez se han resuelto los problemas.

Consiste en convertir los estados negativos del árbol de problemas en soluciones, expresadas en forma de estados positivos. Para tal fin se utiliza un diagrama de objetivos en el que se observa la jerarquía de medios y fines.

Una vez que se ha construido el árbol de objetivos es necesario examinar las relaciones de medios y fines que se han establecido para garantizar la validez e integridad del esquema de análisis.

Si al revelar el árbol de causas y efectos se determinan inconsistencias es necesario volver a revisarlo para detectar las fallas que se puedan haber producido.

Análisis de objetivos

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Análisis de objetivos

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Se debe buscar la eliminación de las causas raíz.

En el ejemplo de la empresa de transporte se establecen las siguientes acciones:

Prudencia en los conductores: puede resolverse con A. Contratación de nuevos conductores y/o B. Capacitación en manejo seguro.

Vehículos renovados: A. Compra de vehículos y/o B. Reparación de vehículos.

Buen mantenimiento de Vehículos. A. Contratación de servicios de mantenimiento y/o B. Crear unidad de mantenimiento.

Calles en buen estado. No se identifican acciones para este medio debido a que se considera que está fuera del alcance de la empresa.

Identificación de alternativas


Los proyectos de investigación implican la existencia de un objetivo concreto dentro del ámbito del conocimiento científico y tecnológico y de unos recursos humanos, materiales y financieros para poder conseguirlo en un período de tiempo determinado.

Un proyecto de investigación, bajo la concepción de este Sistema, se define como el abordaje planeado de una problemática de conocimiento científico, tecnológico o de innovación; tiene una duración limitada o, dicho de otra manera, un ciclo de vida finito.

El ciclo de proyectos de investigación tiene cinco etapas claramente delimitadas.

Proyectos de Investigación

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Ing. Yanira Aparicio Fuente: Universidad Mayor de San Simón. Bolivia

Inicio. Se fundamenta en el marco de política científica de la institución y de las convocatorias a dichos proyectos.

Planeación. Esta etapa comprende la formulación y elaboración de propuestas de proyectos de investigación realizadas por los equipos de investigación.

Tramitación. Esta etapa incluye los procesos de evaluación y selección de las propuestas de proyectos de investigación presentadas, así como la suscripción de contratos para la ejecución de los proyectos aprobados.

Ejecución. Esta etapa comprende la ejecución de los proyectos en el marco de las estipulaciones de los contratos correspondientes a los proyectos aprobados entre la institución y el investigador principal.

Cierre y evaluación. Una vez concluida la ejecución del proyecto de investigación se procede con el cierre formal y la evaluación de resultados.

Etapas de un proyecto de investigación

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El inicio de los proyectos de investigación tiene como punto de partida la emisión de la “Convocatoria a Presentación de Proyectos de Investigación”.

La elaboración de las convocatorias será realizada por la institución interesada sobre la base de los documentos de los Programas Temáticos de Investigación, las directrices vigentes, los recursos financieros disponibles, los criterios acordados con los entes financiadores, el Plan de Acción de la Investigación y otros documentos que sean necesarios.

La Convocatoria estará respaldada por los correspondientes formularios para la elaboración y presentación de proyectos de investigación.

Etapa de Inicio

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Etapa de Formulación

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La Gestación de proyectos de investigación se inicia luego de la difusión de la convocatoria respectiva.

Desde la publicación de la convocatoria hasta la fecha límite prevista, los investigadores conforman equipo de investigación para la elaboración de las propuestas de proyectos de investigación.

El investigador principal del equipo de investigación será quien articule la propuesta, tendrá el rol de interlocutor y negociador con las otras instancias y deberá asegurar que la propuesta reúna todos los requisitos señalados en la convocatoria.

Los coordinadores de los programas temáticos de investigación deberán resolver las consultas de los equipos de investigación y orientarlos de manera que las propuestas se encuadren dentro de los términos requeridos en la convocatoria y de los objetivos del respectivo Programa de Investigación.

Etapa de Administración

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En esta etapa se desarrolla el proyecto según lo establecido en la planeación y bajo el marco de los instrumentos legales contractuales así como los procedimientos de control previamente establecidos.

La Administración del proyecto demanda:

la gestión del alcance del proyecto,

de los interesados,

del cronograma establecido,

del presupuesto acordado,

de las comunicaciones hacia las partes interesadas,

del aseguramiento de la calidad,

de los riesgos previstos

y de los proveedores que puedan proporcionar insumos para el proyecto de investigación (si éste así lo demanda)

Etapa de Cierre

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Una vez terminado el desarrollo del proyecto, se considera que el mismo se encuentra cerrado cuando cumple con los siguientes puntos:

esta totalmente pagado,

Contar con una minuta o acta de entrega-recepción,

evento protocolario de cierre,

carta finiquito de liberación

documento de liberación de fianzas (si aplica).

Si el proyecto de investigación produce un nuevo conocimiento, la determinación de que resultados son susceptibles de protección industrial o intelectual deben considerarse, a través de una patente o modelo de utilidad o bien de la tramitación de derechos de autor.


Ciclo de vida de un proyecto

Hasta la próxima clase.

No olviden estudiar el material visto.

¿Dudas, preguntas? En foro de aula virtual.


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