Clase de Masc 4 Procedimiento Conciliatorio en Derecho Centros de Conciliacion Clase 5

7/18/2019 Clase de Masc 4 Procedimiento Conciliatorio en Derecho Centros de Conciliacion Clase 5

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PROCEDIMIENTO DE LA

CONCILIACIÓN ENDERECHO ANTE UNCENTRO DE

CONCILIACIÓNHace relación a los distintos pasos que elconciliador debe adelantar con la ayuda de uncentro de conciliación para realizar unaconciliación extrajudicial en derecho.



ETAPAS DE LA CONCILIACIÓN

1.- SOLICITUD: la conciliación se inicia con la solicitud.Quien esta legitimado para presentar la solicitud? No es cualquierpersona, sino aquella que hace parte del conflicto; puede ser una personanatural o jurídica a quien el conflicto la afecta de manera directa oindirecta. Es muy importante que el conciliador identifique quienes sonparte del conflicto. Ejemplo.

Victoria es prima en tercer grado de Felipe, cuyos padres son Catalina yNicolás, todos viven en la casa de Victoria. El conflicto se centra en laforma como Nicolás cree que Catalina esta ejerciendo de una malamanera su patria potestad sobre Felipe. En este caso a primera vista

Victoria no es parte pero para nuestro ejemplo Victoria ejerce un papelprincipal como prima en tercer grado propietaria de la casa y critica

constantemente la manera como Catalina educa a su hijo Felipe.Legalmente Victoria no esta legitimada por activa para iniciar una acciónlegal en relación con el ejercicio de la patria potestad de Catalina pero sipuede presentar una solicitud de conciliación toda vez que es parte delconflicto por el papel que cumple en la dinámica que se presenta, lo cualhace que se intensifique el conflicto entre Nicolás y su esposa Catalina.



QUIENES PUEDEN PRESENTAR LASOLICITUD DE CONCILIACIÓN?

Una de las personas que hace parte del conflictoEl apoderado de esa persona que hace parte del

conflicto, quien debe ser abogado (art. 65 del C. P.C.) otorgársele poder especial.Las personas que hacen parte del conflictoconjuntamente.

Vemos entonces que no opera de oficio, sino asolicitud de parte.



CARACTERÍSTICAS DEL PODER

Debe estar dirigido al centro de conciliacióndonde se va a presentar la solicitud o alconciliador que está citando a la audiencia.

Se debe identificar el objeto de la conciliacióncolocando datos de referencia como nombre de laspartes, conflicto a conciliar etc.

El poder debe autenticarse en notariaEl abogado debe aceptar el poder expresamente



El documento debe contener la palabra PODER yno un sinónimo de esta ya que tieneconnotaciones diferentes.

Si el abogado representa a una persona jurídica,con el poder deberá acreditar la existencia yrepresentación legal de la entidad para que elconciliador pueda revisar detenidamente lasfacultades y limitaciones del representante

legal.



TARIFAS

Dependiendo del operador de la conciliación queel solicitante escoja puede existir un cobro por elservicio.

Están autorizados para cobrar:

1.- Centros de conciliación que pertenezcan apersonas jurídicas sin animo de lucro

2.- Notarios



COMO SE LIQUIDA LA TARIFA?

Teniendo en cuenta lacuantía de las peticionesdentro de los siguientes limites:

Desde 0 y hasta $5.000.000: 9smdlv

Desde $5.000.001 hasta $7.500.000: 13smdlvDesde $7.500.001 hasta $10.000.000:16smdlvDesde $10.000.001 hasta $20.000.000: 21smdlvDesde $20.000.001 hasta $30.000.000: 25.smdlv

Desde $30.000.001 en adelante: 3.5%



La tarifa máxima para conciliaciones con cuantíasuperior a $30.000.000 es de 30 SMMLV.

La tarifa para solicitudes con cuantíaindeterminada es máximo de 14smdvl pero simas adelante se logra determinar la cuantía, seliquida normalmente y se cobra el excedente.

Si las partes presentan de común acuerdosolicitudes con cuantías diferentes, se suman

todas las peticiones y se liquidan las tarifas y elpago se hace por cada parte de formaproporcional y si esta es indeterminada pagaranpor partes iguales las tarifas.



COMO SE DISTRIBUYEN LASTARIFAS?

El 60% corresponde al conciliador y el 40% alcentro de conciliación.

Las tarifas son un limite, se encuentranestablecidas en el reglamento interno del centro ydeben estar aprobadas por el Ministerio delInterior y de Justicia, es el mismo valor quedebe cobrar un Notario.



OBLIGACIÓN SOCIAL

Estos centros de conciliación y los notarios debenrealizar semestralmente como mínimo un 5% detramites conciliatorios gratuitos según elnumero de casos que atendieron. El servicio se

presta a personas del grupo que deben seratendidos prioritariamente donde se les exijacomo requisito de procedibilidad la conciliación.



NO ESTÁN AUTORIZADOS PARACOBRAR:

Centros de conciliación que pertenezcan aentidades publicas.

Centros de conciliación que pertenezcan a losconsultorios jurídicos de las Universidades.

Funcionarios públicos autorizados para conciliar.



PRIORIDAD DE LA CONCILIACIÓNGRATUITA

Pobladores de estratos 1, 2 y 3Pobladores de las zona ruralPersonas desplazadas

Madre comunitaria activaPobladores del SISBENSer discapacitado, minorías étnicas, padre omadre cabeza de familia, adulto mayor, sin

capacidad económica.



QUE INCLUYE EL PAGO DE LASTARIFAS?

La realización de 3 sesiones de la audiencia deconciliación. Si las partes requieren de massesiones deberán pagar el equivalente a un 20%de la tarifa inicialmente liquidada, por cada

sesión. Además los servicios de conciliación estángravados con IVA el cual lo paga el solicitante.



CONCILIADORES INSCRITOS

Si la conciliación es realizada por un conciliador aprevención en su oficina particular, este puedecobrar la tarifa que le corresponde comoconciliador inscrito, y al solicitar al centro el

registro y archivo de los documentos, el centro lepuede cobrar como máximo el 10% de un salariomensual vigente.



COMPETENCIA DEL DIRECTOR

Antes de pagar la tarifa algunos centrosacostumbran a que el director analice el caso y leresponda a los solicitantes si el caso es o noconciliable.

Otros revisan la solicitud después de ser radicaday nombrado el conciliador le dan algunasinstrucciones de cómo proceder en ese casoconcreto

Y otros una vez nombrado el conciliador citan alas partes para acelerar el procedimiento yllaman al conciliador a las audiencias, es decir elcentro adelanta todo el procedimiento.



Estos procederes se han criticado porque elcentro de conciliación no está autorizadolegalmente para tomar decisiones que tenganimplicaciones de administración de justicia

porque el administrador de justicia transitorio yhabilitado por las partes es el conciliador. lacompetencia del centro es meramenteadministrativa, igual ocurre en las universidades

donde el director o asesor de área en lugar detener una labor de acompañamiento muchasveces hace la conciliación quitándole laoportunidad al alumno conciliador.



DESIGNACIÓN DEL CONCILIADOR

Cancelada la tarifa el conciliador se puededesignar así:

Por mutuo acuerdo entre las partes.

A prevención. Una de las partes puede acudirante un conciliador que esta inscrito en el centropero realiza las audiencias en su oficina.



Por solicitud ante un funcionario publicoconciliador , como un defensor de familia o anteun notario.

Por designación del centro de conciliación que lohace el director, de las listas oficiales deconciliadores según lo establece el reglamentointerno: por orden de lista, por sorteo, por lamateria del conflicto, etc.



ESTUDIO DE LA SOLICITUD

El conciliador debe primero que todo mirar si escompetente, porque si es estudiante de launiversidad esta limitado por la cuantía; o elasunto puede ser conciliable pero es competencia de

otro conciliador (laboral o administrativo).Debe mirar si hay impedimento o inhabilidad con elcaso o con las partes. Si no se declara impedidopuede ser recusado y el director decide. Las causalesson las mismas establecidas para los jueces. Puedeno estar impedido legalmente pero si éticamente. Nosolo debe parecer imparcial sino serlo.

Debe estudiar el caso y decidir si es conciliable o no.



Si no lo es deberá expedir una constancia de“asunto no conciliable”

Debe hacer un estudio jurídico y social de lasolicitud para identificar a las partes delconflicto y poder citarlas, esto no es fácil porqueen ella no están inicialmente relacionadas todaslas partes por ejemplo aquellas que seansolidariamente responsables por un vinculo

contractual. Es obligación del conciliador citarlasa todas.



CONSTANCIA DE ASUNTO NOCONCILIABLE

fecha de expedición debe ser dentro de los 10 díassiguientes ala presentación de la solicitud.

identificación del centro de conciliación, nombrecompleto, código de identificación, resolución deautorización por el Ministerio.

Lugar y fecha de presentación de la solicitudObjeto de la conciliación.

Razones de derecho (ley, jurisprudencia), quemotivan que el conflicto no es conciliableFirma del conciliador, cedula y código.



De esta constancia se entrega una a las partes y seguarda en el centro otra.

Se devuelven los documentos anexos a las partes y sedeja copia en el archivo como constancia de lo

actuado por el conciliador.Se expide también esta constancia cuando el asuntoya fue conciliado en otra oportunidad, pero la personapor desconocimiento, confusión o reincidencia delconflicto acude al centro nuevamente, situación queconfirma el conciliador cuando explora la historia delconflicto. En este caso aquella acta hizo transito acosa juzgada y presta merito ejecutivo, como loordena el art. 66 de la Ley 446 de 1.998.



ASUNTOS CONCILIABLES Y NOCONCILIABLES

Si en la solicitud hay conflictos que se puedenconciliar y otros no conciliables, se expide laconstancia respecto de estos últimos y se procedea citar a las partes respecto de los otros, lo cual

se debe dejar claro a las partes.



ASUNTOS CONCILIABLES QUE NO SONCOMPETENCIA DEL CONCILIADOR

En casos donde el asunto si es conciliable pero decompetencia de otro conciliador, el conciliadordebe informar por escrito a las partes, pero nodebe remitir el asunto porque violaría el

principio de autonomía o voluntad de las partes,basta con indicar quien es el competente, sindecir un nombre en particular. Ejemplo elcompetente es el conciliador ante la jurisdicción

contenciosa, sin decir Pedro Pérez.



CITACIÓN A LA AUDIENCIA

Quien tiene la obligación de citar a las partes a laaudiencia no es el centro, ni las partes sino elconciliador, la ley dice que lo hagaen debidaforma y por el medio mas expedito y eficazpero el

Ministerio recomienda que por escrito y porcorreo certificado.

Se puede hacer por correo electrónico y es validosi la persona responde que lo recibió.

En lugares de difícil acceso se puede pedir apoyoa las autoridades de policía. En todos los casos sedeja constancia en el expediente.



El conciliador esta en la obligación de citar unasola vez, si lo hizo en debida forma se entiendecumplida la citación.

Si la parte convocante entregó errada la direcciónel conciliador lo requerirá por escrito para que lacorrija, y el procedimiento queda suspendidomáximo por 3 meses a partir de la solicitud,pasados estos si no fue posible la citación el

conciliador expedirá un documento donde constelo sucedido y archivará la solicitud.



CONTENIDO DE LA CITACIÓN

Fecha, que debe ser lo antes posibleIdentificación del centro, nombre, dirección,Lugar y fecha de presentación de la solicitudIdentificación de las partes objeto de la conciliación.

La citación debe ser redactada en lenguaje amable, cálido,respetuoso y claro, que genere un impacto positivo en elconvocado, que infunda confianza, para que se sienta motivadoa asistir, no debe parecerse a una notificación judicial odisciplinaria, por ejemplo sírvase comparecer ….

Puede pedirles que lleguen 15 minutos antes con el fin deregistrarse.

Puede indicarles que tienen derecho a asistir con su abogado deconfianza.



CONSECUENCIAS DE LAINASISTENCIA

Si la parte convocada no asiste, el conciliadorexpedirá una constancia de inasistencia y noestá obligado a volverlo a citar.

Si se excusa y solicita una nueva cita, debe teneren cuenta si asistió el convocante, porque en estecaso es el quien decide si lo vuelven a citar.

Si no asiste pero se excusa debe anexar laexcusa a la constancia de no asistencia, ya que el

conciliador no está facultado para valorar lasexcusas.

Si ninguna de las dos asisten, en este caso elconciliador puede volverlos a citar.



Pero la inasistencia a las audiencias se cuentacomo sesión, si se pago la tarifa tiene derecho a 3sesiones y a partir de allí se cobra el 20% porcada sesión adicional.



QUIEN ES EL COMPETENTE PARA VALOR LAS EXCUSAS

Esta es competencia del juez, quien determina sila excusa es valida y PUEDE decidir si aplica ono las consecuencias jurídicas. Por ejemplo si laconciliación es requisito de procedibilidad y no

concurrió el juez debe decidir si da por cumplidoel requisito.

O podrá tenerse como indicio grave en contra desus pretensiones, etc.



QUE DEBE CONTENER LACONSTANCIA DE INASISTENCIA?

fecha de expedición la cual debe ser al cuarto díade la citación dejando 3 días hábiles para que laspartes puedan presentar sus excusas.

Identificación del centroLugar y fecha de presentación de la solicitudIdentificación de las partes, dejando constanciaquien asistió y quien no, dejando constancia de laforma como se hizo la citación

Objeto de la conciliación.Excusas presentadasFirma del conciliador.



AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

Todo debe estar listo antes de que las parteslleguen.

La sala debe estar equipada con los mueblesnecesarios y elementos tecnológicos que le faciliten

el desarrollo de la audiencia, como computador,video beam, micrófonos, códigos, etc.

Llegado el día y la hora, las partes se registran yson ubicadas en la sala de espera.

El conciliador se acerca hasta la sala y saluda a laspartes estrechándoles las manos y mirándolos a losojos.

Se presenta con sus nombres y los invita al salón dela diligencia.



UBICACIÓN ESTRATÉGICA DE LASPARTES

El conciliador en una de las cabecerasLas partes a cada lado de la mesa con susacompañantes

Los apoderados mas alejadosSe ofrece servicio de cafetaria



PRESENTACIÓN DEL CONCILIADOR Y DE LAS PARTES

El conciliador debe expresar agradecimiento.Debe reiterar su nombreDebe confirmar su rol de imparcialidad-(principio básico de la conciliación ley 23 de 1.991art. 76 que implica reserva frente a lomanifestado o desarrollado en la reunión)., esteprincipio puede contener como compromisosninguno de nosotros podrá facilitar a terceros

judicial o extrajudicialmente informaciónsuministrada e intercambiada o revelar losdocumentos presentados sin previa autorización.



Luego cede el uso de la palabra al convocante, suapoderado y acompañantes para que sepresenten, y después al convocado y demás.

Si la solicitud se hizo por ambas partes lapresentación podría ser:

primero las damasO siguiendo las manecillas del reloj-de derecha aizquiera.



AMBIENTACIÓN BREVE

el conciliador explica en forma breve, clara ysimple, los motivos por los cuales se hallanreunidos.

Las reglas del juegoLos efectos legalesLas aclaraciones pertinentes



RECHAZO DEL CONCILIADOR

Si una de las partes no acepta al conciliador noestá obligada a indicar las razones, basta con sumanifestación y este deberá apartarse.

Pero no puede permitirse que una de las partes

no habilite a ningún conciliador especialmentecuando la conciliación es requisito deprocedibilidad para acudir a la justicia ordinaria,de modo que si la parte no habilita al segundo

conciliador a solicitud del interesado expedirá undocumento dejando constancia del hecho, y seentiende cumplido el requisito de procedibilidad.



OTRA SOLUCIÓN CON EL CUMPLIMIENTODE LA CONCILIACIÓN

Es dejar pasar 3 meses a partir de lapresentación de la solicitud sin que el convocadohaya acudido, sin tener que preocuparse por lacaducidad de la acción judicial ya que esta se

interrumpe, y luego acudir a la vía judicial.



PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS

el conciliador otorga el uso de la palabra alconvocante para que presente los hechos y suspretensiones.

Finalizado el conciliador hace una síntesis

mediante la aplicación de la técnica de laspreguntas y complementa la información.

Conflicto claramente establecido.



PRETENSIONES POR CADA PARTE

el conciliador debe escuchar atentamenteObservar el lenguaje verbal y no verbal de laspartes

Estar pendiente de las reacciones ante lainformación que se recibe

Asegurarse del cumplimiento de las reglas del juegoNo admitir interrupciones o reaccionesincomodas

Escribir aspectos relevantes Ante situaciones incomodas hacer un alto



SÍNTESIS Y COMPLEMENTACIÓN DELA INFORMACIÓN

Después de la exposición de cada una de laspartes sobre el conflicto y sus pretensiones elconciliador deberá:

Hacer preguntas para aclarar dudas o

inquietudes Aclarar palabras, frases expresiones, símbolos,etc.

Hacer un resumen o síntesis del asunto



CONFLICTO CLARAMENTEIDENTIFICADO

El conciliador debe descubrir el verdadero interésde cada una de las partes.

Profundizar sus posiciones frente a lasalternativas de solución, hasta que tanto el comolas partes tengan plena claridad frente a lascondiciones particulares de la controversia y dela situación real entre ellas.



ACTITUDES A DESPLEGAR

Liberadas las partes de prejuicios y otrossentimientos que constituían barreras, elconciliador invita a plantear posibles opcionespara construir un arreglo, aquí pone en juego su

rol de conciliador, su creatividad, sus estrategias,propone una lluvia de ideas, otorgándoles el usode la palabra por breve pero igual tiempo,aplicando técnicas especiales que lleven a la

reflexión.



Deberá tener en cuenta que todas las ideas sonimportantes.

Realizar agrupación de las ideas por significado,quien dijo que?

Ejecutar una dinámica para priorizar las ideasde acuerdo con su importancia.

proponer alternativas, buscando siempre elprincipio GANA-GANA.



NECESIDAD DE REUNIONESPRIVADAS

Si observa en alguna de las partes los siguientes aspectos:un alto componente emocionalpresenta animo hostilpercibe irrespeto y/o sometimiento

negativa a participar en la lluvia de ideasdetecta intereses ocultosno hay animo conciliatorio, puede invitarlo a una reuniónprivada.

En la reunión hacerle ver las ventajas de un arreglopacifico y definitivo del conflicto.

Si es la persona que generó el conflicto, debe hacerle verel daño sufrido por quien no tiene la culpa y susconsecuencias. Etc. Tratar de motivarlo.



IMPOSIBILIDAD DE ACUERDOCONCILIATORIO

Si a pesar de los esfuerzos, no hay acuerdo elconciliador debe expedir una “constancia de noacuerdo conciliatorio” que debe contener:

Fecha de expedición que debe ser la del día que se

realizo la audiencia.Identificación del centro, dirección, código,resolución, etc.

Lugar y fecha de presentación de la solicitudIdentificación de las partesObjeto de la conciliaciónFirma del conciliador.



PREVENCIÓN DEL CONCILIADOR

El conciliador no debe dejar ninguna anotaciónsobre los motivos de fracaso de la diligencia, nide las ofertas que se hicieron, por las partes ocomentarios, etc, especialmente debe abstenerse

de dejar constancia de las intervenciones ysolicitudes de los abogados porque muchas vecesbuscan conformar pruebas para eventualesprocesos judiciales.



REGISTRO DE LA CONSTANCIA

El conciliador 3 días hábiles después deexpedidas las constancias de no conciliación, deinasistencia o de asunto no conciliable, solicitaráal centro el control del documento.

El centro cuenta con 3 días hábiles para realizarel control en el libro correspondiente

El conciliador hará entrega de copia al solicitantey la entrega de la constancia o la devolución de

los documentos dejando copia en el centro para elarchivo.



ASUNTO CONCILIABLE

Si las partes solucionan el conflicto se debelevantar un acta de conciliación el mismo día quese realizo la audiencia y la firman quienesasistieron a la diligencia. El acta de conciliación

es el documento mas importante delprocedimiento.

Se debe recalcar a las partes sobre laimportancia de su cumplimiento.



CONTENIDO DEL ACTA

Es un documento simple y único que no contieneanexos

Fecha de elaboraciónIdentificación del centroIdentificación de las personasHechos que originaron el conflictoRelación de las pretensiones de las partesCuantía de las pretensiones Acuerdo logrado por las partes, claro, expreso yexigible, sin indicar lo que dijo cada una de ellas

Plazos para el pagoLugar y fecha de pago



Formas del pagoGarantías

Responsable del pagoFirma de las partes intervinientes condocumento de identificación, incluyendo a losabogados

si se desea puede contener la expresión hacetransito a cosa juzgada y presta merito ejecutivo,estos se dan al momento en que se realiza elregistro sin necesidad de indicarlo expresamente.



DESPEDIDA

El conciliador agradece a las partes por laoportunidad que le bridaron y la confianza quedepositaron en el.

Felicita a las partes por el animo conciliatorioPromueve apretón de manos para consolidar ydemostrar la satisfacción por el arreglo logrado.



REGISTRO DEL ACTA DECONCILIACIÓN

Dos días después el conciliador entregara alcentro:

Los documentos que tenga en su podersuministrados para la conciliación

El original del actaUna copia del acta por cada parte



FACULTADES DEL DIRECTOR

Verificar la legalidad del actaQue la información sea completaQue no falten firmas

Y si esta buen proceder a registrarlaSi encuentra errores debe llamar al conciliadorpara que dedica pero no pude anularla ni negarsea registrarla el conciliador es el responsable no elcentro.



ENTREGA DE LAS CONSTANCIAS

El director entregara a las partes las primerascopias de la conciliación que son las que prestanmerito ejecutivo lo cual puede constar en un selloo escrito a mano.

Las actas no son susceptibles de recurso algunosolo un juez puede anular un acta previo procesode nulidad



PARA LA SOLICITUD DE CONTROL

El conciliador puede estar inscrito en varioscentros de conciliación y es el quien decide a cualcentro solicitar el control pero en el caso que elconciliador haya sido nombrado por un centro en

particular es a este al que debe solicitar elcontrol.



SANCIÓN AL CONCILIADOR

si el conciliador no cumple con solicitar el controlde las constancias o lo hace fuera del termino elcentro de conciliación deberá investigarlo ysancionarlo de acuerdo con el reglamento

interno.



COMO SE REALIZA EL CONTROL

El centro debe contar con un libro de control deconstancias que se abre cada año a principio delmismo, y debe estar debidamente foliado.

Debe tener el código asignado por el MinisterioNumero y fecha de resoluciónMención que se trata del libro de radicación deconstancias

Fecha en que se abre Si se agota antes del año se reemplaza con otroigual, si sobran hojas se anulan por el directorcon sello y firma en cada hoja y cada una de ellasdebe contener cierta información.



CONTENIDO DE LAS HOJAS

Fecha de recibo de la constanciaCódigo del conciliadorFecha de presentación de la solicitud

Nombre de las partesMotivo de expedición (No acuerdo, inasistencia,asunto no conciliable, asunto conciliable)

Fecha de expedición de la constancia materia del

asunto(civil, comercial, familia etc.



ARCHIVO DE LAS CONSTANCIAS

Relacionada la información en cada una de lascolumnas del libro se archiva en un lugar seguro,si se incurre en errores al anotar se corrigenpero deberán firmarse por el director sin lo cual

no valen las correcciones.El director, debería revisar periódicamente lasconstancias que expiden los conciliadores paraque se corrijan los errores, lo cual mantiene el

buen nombre y confianza en el centro.



ANULACIÓN DE LAS CONSTANCIAS

El único que puede anular o alterar el contenidode una constancia es el conciliador no el centro.En estos casos le informa a las partes lo sucedidoles solicitara la anterior y expedirá una nueva

que tenga validez.Por su parte el centro anulara el control anteriory procederá a hacer el nuevo guardando en elarchivo ambas constancias.



CUSTODIA DE LAS CONSTANCIAS

El centro de conciliación tiene el deber de deguardar y custodiar las constancias en su archivodirecto por un año y en el archivo central porcinco años cumplido el termino de 6 años puede

destruirlas siempre que las reproduzcadigitalmente y cumpla con los requisitosestablecidos en la ley 527 de 1.999, 594 de 2000,y Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo de

Archivo General de la Nación.



SEGUIMIENTO AL RESULTADO DECONCILIACIÓN

Tanto los centros como los conciliadores debenhacer seguimiento a los casos que realizan con elfin de evaluar sus servicios y mejorarlos ello loexige el ministerio en la resolución 1342 de 2004.

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